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FORMACIN DE AUDITOR INTERNO LA NORMA ISO 9001:2015

By: iO

TRAINING COURSE

FORMACIN DE AUDITOR INTERNO


LA NORMA ISO 9001:2015
Mediador: Oscar E. Ziga Fernndez

CENTRO OFTALMOLGICO
EBENEZER S.A.S
OPERADOR AUTORIZADO

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FORMACIN DE AUDITOR INTERNO LA NORMA ISO 9001:2015

PRESENTACION DEL FACILITADOR

By: iO

Facilitador: Oscar E. Ziga Fernndez

Administrador Industrial, Magster en Sistemas de Gestin (con nfasis en Calidad, ambiente y Seguridad
y Salud Ocupacional), Especialista en Gerencia de Mercadeo, Auditor Lder IRCA en ISO 9001, Auditor
Interno Integral en ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, e ISO 17025, Formacin en Planificacin
Estratgica y Desarrollo de Proyectos.

Asesor, Consultor, Capacitador y Auditor con ms de 14 aos de experiencia en Proyectos de


Mejoramiento Empresarial, Planeacin estratgica, Marketing, Control de Gestin BSC, Indicadores de
Gestin e Implementacin de Sistemas de Gestin HSEQ. Se ha desempeado como director de
proyectos en empresas del sector productivo y de servicios, en distintos sectores econmicos. Se
desempe como Gerente de Divisin de HSEQ para Colombia y Ecuador de la firma multinacional de
consultora Applus Norcontrol. Actualmente se desempea como Docente de Universidades de la ciudad
de Cartagena, y consultor en empresas de la Regin Caribe.

Algunas Empresas Intervenidas: Empresa de Energa del Pacfico (EPSA E.S.P. S.A); Salicas del Ecuador;
Organizacin de Estados Iberoamericanos (OEI); Federacin de Exportadores del Ecuador (Fedexpor);
Gobernaciones de la Guajira, Antioquia, Tolima; Alcalda de Cartagena, Distribuidora de Energa del Choc
(DISPAC E.S.P. S.A.), COOSALUD EPS-S, Incubar Bolvar, Fundacin Universitaria Tecnolgico Comfenalco,
Universidad de Cartagena, Universidad del Norte, FENALCO, entre otras empresas.
OPERADOR AUTORIZADO

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ORIENTACIN GENERAL

By: iO

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MDULO I
Calidad, enfoque sistmico y
gestin por Procesos

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Taller No.1 (Introductorio)

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CONCEPTOS E INTERROGANTES

Qu es un Sistema de Gestin?
Qu es el SGC?
Qu es un proceso?
Reconozco el (los) proceso(s) en donde participo?
Qu es una poltica de calidad?
Qu son los objetivos de calidad y para qu sirven ?
Cmo puedo alinear los objetivos de calidad y la poltica de calidad? es
necesario hacerlo, por qu?
Entonces, la poltica de calidad, con qu debera estar alineada?
Cmo verifico que el sistema de gestin de calidad esta funcionando de
acuerdo a lo planificado?, Con qu herramientas cuenta el SGC para esto?
Cmo comunico que el sistema esta funcionando?

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Cul celular tiene mayor calidad?

VS.

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"Cuando un hombre se sienta


con una chica bonita durante una
hora, parece que fuese un
minuto. Pero djalo que se siente
en una estufa caliente durante
un minuto y le parecer ms de
una hora. Eso es relatividad
Albert
Einstein
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QUE ES CALIDAD?

ISO 9000: GRADO EN EL QUE UN


CONJUNTO DE CARACTERSTICAS
INHERENTES CUMPLEN CON LOS
REQUISITOS

+
Cliente

Legales
Requisitos

ES LA SATISFACCIN TOTAL DE LOS


REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE.
HACER LAS COSAS BIEN DESDE EL
PRINCIPIO
PREVENIR ANTES DE CORREGIR.
ELIMINAR EL DESPERDICIO Y LAS TAREAS
QUE NO AGREGAN VALOR AL PRODUCTO.
UN CAMBIO DE ACTITUD, UNA FORMA DE
VIDA
EL RESULTADO DEL TRABAJO EN EQUIPO.
EL CUMPLIR LO PROMETIDO

Norma

Organizacin

A lo largo de la
historia, el
concepto de calidad
ha ido
evolucionando OPERADOR AUTORIZADO

ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN: IDENTIFICAR, ENTENDER Y GESTIONAR LOS


PROCESOS INTERRELACIONADOS COMO UN SISTEMA, CONTRIBUYE A LA EFICACIA Y
EFICIENCIA DE UNA ORGANIZACIN EN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS.

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ISO 9000 - SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD


VENTAS Y MERCADEO

C
L
I
E
N
T
E

DISEO /
PLANIFICACIN

GERENCIA

CONTABILIDAD

MATERIALES

DESPACHOS

PRODUCCIN /
PRESTACIN DEL
SERVICIO

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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

ISO 9000: CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE


RELACIONADOS PARA DIRIGIR Y CONTROLAR UNA
ORGANIZACIN CON RESPECTO A LA CALIDAD

ES LA SUCESIN DE TAREAS Y PROCESOS QUE


ASEGURAN QUE UNA ORGANIZACIN SATISFACE LOS
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE.

LA DEFINICIN DE LAS CARACTERSTICAS DEL


PRODUCTO Y LA FORMA COMO SE CONTROLAN LOS
PROCESOS PARA ESTAS SE CUMPLAN.

ESTANDARIZACIN EN LA FORMA DE REALIZAR EL


PRODUCTO.

CUMPLIMIENTO DE LAS POLTICAS, LOS MANUALES Y


PROCEDIMIENTOS

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APLICACIN PRACTICA DE LA
GESTION POR PROCESOS

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ORGANIZACIN ORIENTADA A LOS


PROCESOS:

Visin holstica de los procesos


C
L
I
E
N
T
E

C
L
I
E
N
T
E

EMPRESA
NIVEL 0

Proceso 1
Proceso 2
3

Proceso 7
Proceso 8

NIVEL 1

Proceso 1
3

Proceso 7
Proceso 8

NIVEL 2

OPERACIONES
Proceso
8

TAREAS

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Enfoque basado en procesos y PHVA


Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y

que transforman entradas en resultados (ISO 9000)

Entradas

Actividades

Salidas o
Resultados

La organizacin debe gestionar


sus procesos a travs de la
metodologa PHVA para la
implementacin, mantenimiento y
mejoramiento de su SGC.

Taller - Video: Gestin por Procesos: VER EN CASA


https://www.youtube.com/watch?v=a0OPgqTJCUU
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ORGANIZACIN ORIENTADA A LOS PROCESOS:


Todo proceso tiene un cliente y un proveedor (Interno
Ext.).
Tiene una entrada y una salida
La salida de un proceso, es la entrada de otro.
Debe tener mecanismos de seguimiento y control.
Asignacin de responsabilidad y autoridades*
Abordar los Riesgos y oportunidades*
Mayor nfasis en el logro de los resultados deseados*
(ISO 9001:2015*).

GUAS (CONTROLES
Y PROCEDIMIENTOS
ENTRADA

SALIDA

PROCESO
RECURSOS

Los procesos pueden formar parte de un proceso mayor


Identificar riesgos y oportunidades
para cada proceso

Guas A
Entrada A

Salida A

PROCESO A

Control C

Control B
Recursos A
Entrada B

PROCESO B

Salida B

PROCESO C

Salida C

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Recursos B

Recursos C

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ANLISIS DE LOS PROCESOS CON ENFOQUE HSEQ


Alcance
del proceso
1.

Responsable del
proceso

Objetivos del
SIG asociados
al proceso.

Requisitos asociados (HSEQ)

Recursos

2. Objetivo del
proceso
Flujograma
del proceso
(actividades con
sus entradas y
salidas, y clientes y
proveedores)

Peligros SYSO
y aspectos
ambientales
asociados
Indicadores
de Gestin

Ver ejemplo: Caracterizacin de un


proceso de la Clnica

Info. documentada
(docs y registros)

Riesgos y controles
operacionales
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CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

(incluyendo procesos de evaluacin)


Procesos Estratgicos:
Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de
comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos Misionales:
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la Entidad en el cumplimiento de su
objetivo social o razn de ser.
Procesos de Apoyo:
Procesos necesarios para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos,
misionales y de medicin, anlisis y mejora.
Procesos de Evaluacin:
Procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora
de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento, auditora interna, acciones
correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratgicos, misionales y de apoyo
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Procesos Operativos de la Organizacin

Requisitos satisfechos
de las partes interesadas

Requisitos esperados
por las partes interesadas

COMO ORIENTARSE A PROCESOS

Procesos Estratgicos de la Organizacin

Procesos de Soporte de la Organizacin

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MAPA DE PROCESOS (ejemplo)

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PROCESOS ESTRATEGICOS
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

MEDICIN, ANLISIS Y
MEJORA

GESTIN HSEQ

PROCESOS CLAVES
DESARROLLO DE
PROYECTOS

GESTIN
COMERCIAL

PLANIFICACIN

PROYECTOS DE
CONSTRUCCIN

REQUISITOS
CLIENTE

PROYECTOS ESPECIALES

GESTIN DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA
DOCUMENTACIN

GESTIN DE
RECURSOS
HUMANOS

GESTIN DE
GESTION
BIENES Y
HACIENDA
SERVICIOS

GESTIN
GESTION LEGAL
FINANCIERA

Seleccin, Contratacin / Gestin del personal /


PROCESOS
Dllo. De competencias

GESTIN DE
MANTENIMIENT
O
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DE SOPORTE

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ISO 9001:2015 DIS

Actualizacin a cargo del Comit Tcnico ISO / TC 176. Actualmente en etapa DIS (Draft
International Standard), la cual es una etapa de consulta a los miembros de la ISO por la
Secretaria Central para la votacin y comentarios. Caractersticas ms relevantes:

Ms genrica
Menos prescriptiva
Comprender los grandes cambios a la norma.
Estructura y terminologa
Enfoque basado en procesos
Productos y servicios
Contexto de la organizacin
Informacin documentada
Productos y servicios suministrados externamente
Pensamiento basado en riesgo
6.1 Planificacin
Aplicabilidad
Organizacin del conocimiento
Esta presentacin se enfocar en los requisitos en los que hay un cambio que es posible
que las organizaciones deban tener en cuenta.

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ISO 9001:2015 Estructura

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ISO 9001:2015 Estructura

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Carcter genrico de la norma (Qu y no el cmo)


Requisitos complementarios a requisitos de productos y servicios
Enfoque por procesos de la norma , el ciclo PHVA y el enfoque
basado en riesgo fueron base para su elaboracin
Resalta la influencia del contexto organizacional (interno y externo),
la gestin del cambio y del riesgo aplicable al SGC.
Normas adicionales de referencia (rango de las ISO 10000)
7 principios de la calidad (antes 8Ps)
LA COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN (Anexo SL)

Introduccin

Objeto y campo
de aplicacin

Especificar los requisitos genricos


Aspira a aumentar la satisfaccin del cliente, la mejora continua y el
aseguramiento de la conformidad de los requisitos del cliente y LyR
Demostrar capacidad para proporcionar productos o servicios que
satisfagan los requisitos del clientes y legales y reglamentarios (LyR).
No se mencionan exclusiones posibles. Se plantea establecer lmites y
aplicabilidad del SGC para establecer su alcance (4.3)

Referencias
normativas

No hay referencias normativas. Se incluye este captulo solo para


mantener la alineacin con otras normas (que s incluyen referencias, ej.:
ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000)

Trminos y
definiciones

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ISO 9000:2015
Se agregan ms trminos que la versin anterior

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Normas de apoyo

ISO 9000 SGC Fundamentos y vocabulario

ISO 9004 Gestin para el xito sostenido de una organizacin enfoque de G.C.
------------------------------------------------
ISO 10001 Satisfaccin del cliente Directrices para los cdigos de conducta

ISO 10002 Satisfaccin del cliente Directrices para el tratamiento de quejas

ISO 10003 Satisfaccin del cliente Directrices para la resolucin de conflictos de forma externa

ISO 10004 Directrices para el seguimiento y la medicin de la satisfaccin del cliente

ISO 10005 Directrices para los planes de la calidad

ISO 10006 Directrices para la gestin de la calidad en los proyectos

ISO 10007 Directrices para la gestin de la configuracin (identificacin y trazabilidad)

ISO 10008 Satisfaccin del cliente Directrices para las transacciones de comercio electrnico entre empresa
y consumidor

ISO 10012 Orientacin para la gestin de los procesos de medicin

ISO/TR 10013 Directrices para la documentacin del SGC

ISO 10014 Directrices para la obtencin de beneficios financieros y econmicos

ISO 10015 Gestin de la calidad. Directrices para la formacin

ISO/TR 10017 Orientacin sobre tcnicas estadsticas

ISO 10018 Directrices para la participacin activa y la competencia de las personas

ISO 10019 Directrices para la seleccin de consultores del SGC

ISO 10011 Directrices para los sistemas de gestin de auditora

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Estructura ISO 9001:2015

vs

ISO 9001:2008

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Su estructura
responde a la
estructura de alto
nivel del Anexo
SL (estructura
similar a las
normas de
sistemas de
gestin que
publica ISO a
partir de 2013)
Oscar E. Ziga F. Auditor y Asesor HSEQ

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Principios de la Calidad 2008 vs 2015

8 principios

7 principios

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Taller Revisin de requisitos


norma ISO 9001:2015
Actividad Grupal
Revisar y comprender los elementos claves
Siga las instrucciones del docente

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Estructura norma ISO 9001:2015

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Anexo SL. Estructura de Alto Nivel que ISO 9001:2015 comparte con otros sistemas de
gestin estandarizados por el comit de normalizacin ISO.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN (Cap.5)


4.1 Entendiendo la organizacin y su contexto.
4.2 Entendiendo las necesidades y expectativas
de las partes interesadas.
4.3 Establecimiento del alcance del Sistema de
Gestin de Calidad.
4.4 Sistema de Gestin de Calidad.

5. LIDERAZGO (Cap.5)

6. PLANIFICACIN (Cap. 4 y 5)
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las
oportunidades.
6.2 Objetivos de calidad y planificacin.
6.3 Planificacin y control de cambios.

7. SOPORTE (Cap. 4 y 6)
7.1 Recursos.
7.2 Competencia.
7.3 Concienciacin.
7.4 Comunicacin.
7.5 Informacin documentada.

5.1 Liderazgo y compromiso.


5.2 Poltica.
5.3 Roles, responsabilidad y autoridad.

Nota 1: Los captulos que se encuentran entre parntesis, corresponden a la correlacin con la versin 2008.
Nota 2: La norma mantiene la lgica del ciclo PHVA.

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Estructura norma ISO 9001:2015 (continuacin)


8. OPERACIN (Cap. 7)
8.1 Planificacin y control operacional.
8.2 Interaccin con los clientes y otras
partes interesadas.
8.3 Preparacin Operacional.
8.4 Control de procesos.
8.5 Diseo y desarrollo.
8.6 Ejecucin / Implementacin.

9 EVALUACIN DESEMPEO (Cap.8)


9.1 Seguimiento, medicin, anlisis y
evaluacin.
9.2 Auditoras Internas.
9.3 Revisin por la direccin.

10. MEJORA (Cap.8)


10.1 Generalidades.
10.2 No conformidades y acciones correctivas.
10.3 Mejora continua.
Nota 1: Los captulos que se encuentran entre parntesis, corresponden a la correlacin con la versin 2008.
Nota 2: La norma mantiene la lgica del ciclo PHVA.

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MDULO II
AUDITORAS INTERNAS DE LA
CALIDAD
Norma de referencia: ISO 19011:2011

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AUDITORA INTERNA
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Requisitos: 8.2.2 (ISO 9001), 4.5.5 (ISO 14001 y OHSAS 18001)

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LA ORGANIZACIN DEBE:
A Intervalos
Planificados
Realizar Auditoras
Internas Para
Determinar:

a)

Conformidad del SGI con actividades


planificadas, requisitos de esta Norma
Internacional y de ms requisitos del SGI

b)

Si el SGI se ha implementado y mantiene


eficazmente.

Programa de auditoras.
Definir criterios, alcance, frecuencia, y metodologa
de la auditora.

OTROS
REQUISITOS

Objetividad e imparcialidad en seleccin de auditores


y realizacin.
Procedimiento(s) documentado(s).
Conservacin de registros.
Tomar acciones sin demora injustificada.

OPERADOR AUTORIZADO

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QUE ES UNA AUDITORA?

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Proceso sistemtico, independiente y documentado,


para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el
fin de determinar en qu grado se cumplen los
criterios de auditora
Sistemtico: No aleatorio. La auditora debe ser una actividad planificada y
programada.
Independiente: Los auditores no deben pertenecer al rea auditada.
Documentado: El proceso de auditora debe tener un procedimiento escrito.
Evidencia: Elementos verificables.
Evaluar objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de la auditora,
utilizando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos.
Criterios de auditora: Los requisitos o patrones de referencia para determinar la
conformidad.
Se cumplen: Ocurren realmente.
Importante: NTC ISO 19011 incluye la gestin del riesgo para el proceso de auditora.

OPERADOR AUTORIZADO

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POR QU REALIZAR UNA AUDITORIA?

By: iO

Determinar si el SIG cumple con:


Los requisitos de las normas
Los requerimientos legales y reglamentarios aplicables
Los objetivos de la organizacin
Determinar si el Sistema de gestin est implementado y mantenido
Comprobar si los procesos se realizan de acuerdo con un procedimiento
establecido
Verificar la correcta implementacin de un proceso nuevo o que ha
sufrido cambio
Identificar reas que estn trabajando bien, de manera que el esquema
de trabajo se pueda recompensar y replicar con oportunidades de mejora
Mantener una acreditacin o certificacin
LA AUDITORA AGREGA VALOR SIGNIFICATIVO A UNA ORGANIZACIN

INCLUSO SI EL RESULTADO ES CONFIMAR QUE TODO EST BIEN!


OPERADOR AUTORIZADO

Enfoque basado
en la evidencia: el
mtodo racional
para alcanzar
conclusiones de
auditora fiables y
reproducibles en
un proceso
sistemtico

Independencia: la
base para la
imparcialidad de la
auditora y la
objetividad de las
conclusiones

Presentacin
ecunime:
obligacin de
reportar con
veracidad y
exactitud

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By: iO

Integridad: el
fundamento del
profesionalismo

Principios de Auditora

Confidencialidad:
seguridad de la
informacin
Debido cuidado
personal: la
aplicacin de la
diligencia y juicio al
auditar

OPERADOR AUTORIZADO

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TIPOS DE AUDITORA DE CALIDAD


A1
DE PRIMERA PARTE
La Organizacin

SEGN
EL CLIENTE
Y
EL AUDITOR

A2

DE SEGUNDA PARTE

A
3

El Comprador

DE TERCERA PARTE

Auditora Externa
del Cliente o
al Proveedor

Auditora Interna

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Certificador
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Auditora Externa
de Cumplimiento

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USTED NECESITA SABER QUE:


La auditora es una herramienta de gestin.
Las auditoras son actividades de aseguramiento.
La efectividad de una auditora est en manos de los auditores.
Las auditoras se realizan para establecer hechos, ms que para
detectar fallos.
Los auditores renen hechos y luego valoran la efectividad del
Sistema de Gestin Integral.
Los auditores NO resuelven los hallazgos y situaciones
detectadas.
OPERADOR AUTORIZADO

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LOS ACTORES

CLIENTE
Determina necesidad y
propsito.
Define quin, cmo y qu.
El informe va dirigido a l.
Seala las acciones de
seguimiento.

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AUDITOR
Comunica y aclara requisitos.
Desarrolla el proceso de auditora.
Documenta e informa. (Evidencias,
hallazgos)
Mantiene confidencialidad.

AUDITADO
Informa qu, cundo, cmo y
quin.
Asigna recursos.
Establece e implementa las
acciones correctivas.
OPERADOR AUTORIZADO

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SELECCIN DEL AUDITOR: COMPETENCIA,


FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El Coordinador de Auditoras o del Sistema Integrado de Gestin


establece:

Los objetivos y alcance de las auditoras


El equipo auditor (incluyendo experto, intrpretes)
Las responsabilidades, recursos y procedimientos de auditora
El programa de auditora
Hace seguimiento y revisa: el progreso de las acciones correctivas, el
programa para mejorar su eficacia
Lleva registros de auditora
Reporta a la direccin los resultados de la auditora
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El Lder del Equipo Auditor

Revisa la documentacin existente para determinar su suficiencia


Prepara un plan general de auditora
Dirige al equipo auditor y asigna deberes a los auditores
Coordina las actividades de los expertos (si aplica)
Presenta el equipo auditor al auditado

Reporta:

Cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora


Hallazgos
Elabora el informe de auditora
OPERADOR AUTORIZADO

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EL AUDITOR

DEBE:
Ser independiente con relacin al rea auditada
Planificar la auditora y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditora
Tratar la informacin confidencial con discrecin
Reportar los resultados

ATRIBUTOS DEL AUDITOR


tico
Buen observador
Perceptivo
Brinda apoyo

Buen comunicador
Diplomtico
Tiene mente abierta
Es justo

OPERADOR AUTORIZADO

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CRITERIOS DE CALIFICACIN AUDITOR


INTERNO
EDUCACIN
FORMACIN

EXPERIENCIA
HABILIDADES

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CRITERIOS DE CALIFICACIN - Ejemplo

Tcnico, tecnlogo,
Profesional en cualquier rea

Normas de referencias (14001,


18001, 9001,)
Reglamentaciones o normas
de sector aplicables
Norma NTC ISO 19011
Tcnicas de Auditora

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CRITERIOS DE CALIFICACIN - Ejemplo


Al menos 1 ao en implementacin de
sistemas de gestin. Experiencia de al menos
1 ao en empresas similares.
Participar proceso completo auditora (mn.
3) revisin documentacin, ejecucin e
informe.
Formular preguntas y realizar entrevistas
Redaccin de reportes
Hacer presentaciones
Capacidad de evaluacin y anlisis
Comunicacin
Capacidad de observacin

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Ejemplos de conocimientos y habilidades especficas por disciplina

Gestin de
Calidad

Gestin
Ambiental

Gestin en
S.S.T.

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Terminologa relacionada con calidad, gestin, procesos, proyectos, controles, etc.


Enfoque sistmico y Enf. por procesos. Enfoque y satisfaccin del cliente, PQRS.
Principios de calidad (8Ps de ISO 9001).
Herramientas de medicin, anlisis y mejora. Gestin del riesgo. Innovacin y aprendizaje.
Conocimientos del proceso productivo / prestacin de servicio, y del producto / servicio.
Normatividad legal y reglamentarios aplicables al producto

Terminologa ambiental. Mediciones, tcnicas y estadsticas ambientales


Interaccin de ecosistema y biodiversidad. Medios ambientales (aire, agua, suelo, flora y fauna)
Tcnicas determinacin del riesgo ambiental (Ident. De aspectos y evaluacin de impactos)
Prevencin y control de la contaminacin. Tecnologas renovables y de bajo carbono
Mtodos de monitoreo y reporte del desempeo ambiental.
Principios y prcticas para identificacin de situaciones potenciales de emergencia y para la preparacin y
respuesta ante emergencias. Normatividad legal y reglamentaria ambiental.
Terminologa en S.S.T., Tcnicas identificacin de peligros y valoracin del riesgo.
Clasificacin, control y comunicacin del riesgo. Programas en S.S.T.
Tipos y niveles de competencias en seguridad y salud ocupacional. Mtodos de participacin. Proceso y
mtodos de rendicin de cuentas.
Principios y prcticas para identificacin de situaciones potenciales de emergencia y para la preparacin y
respuesta ante emergencias.
Comprensin de informacin mdica (incluye terminologa mdica relacionada con lesiones y
enfermedades). Mtodos para monitoreo y reporte del desempeo en S.S.T.
Normatividad legal y reglamentaria en S.S.T. aplicable a la organizacin

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MANDAMIENTOS DEL AUDITOR


I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.

Recordar siempre el objetivo de la auditora


Ajustarse a los hechos observados
Indagar en las causas
Concentrarse en las cosas importantes
Comportarse con un espritu de colaboracin
Comunicarse correctamente con los entrevistados
Actualizarse

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LOS EJES DE LA AUDITORA


INTERNA
OBJETIVOS
Y
RESULTADOS

Lo que se quiere lograr

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Metas de los indicadores,


Objetivos del SGI,
Disminucin de servicios no conformes
Mejora del desempeo
Imagen positiva en el mercado
Satisfaccin del cliente.
Etc

Manual del SGI


Procedimientos, controles

CRITERIOS
Lo que se debe hacer

PROCESOS

Normas y reglamentos,

Pliegos,
Trminos de referencia.
Los del mapa de procesos,
Evidencias, soportes

Lo que realmente se hace

Resultados de la verificacin

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3. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE


AUDITORA

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El Programa de Auditora Interna:


LOS ELEMENTOS
Los Objetivos y Alcance: Basados en las
necesidades de la direccin y del departamento;
no siempre son los mismos. Permite direccionar
la auditora y planear sus actividades operativas.

El Enfoque: Por procesos y subprocesos, por


reas del departamento, por proyectos, por
numerales del estndar.

La Informacin de Entrada: Permite establecer


prioridades y la frecuencia de las auditoras. No
siempre se programa igual.

Los
Recursos
para
su
Implementacin:
Disponibilidad de auditores competentes, las
tcnicas y los mtodos, los criterios.

LOS CONTROLES
La Revisin y Aprobacin: Por parte del cliente
(Direccin).

El Seguimiento: Para verificar su cumplimiento y


efectuar oportunamente los ajustes pertinentes.
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Inicio de la
auditora

Generalidades
Establecer contacto inicial con el auditado
Determinar la viabilidad de la auditora

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+
Preparacin de
actividades de
auditora

Realizacin de
las actividades
de auditora

Revisin de documentos en preparacin para la auditora


Preparacin del plan de auditora
Asignacin del trabajo de equipo de autora
Preparacin de los documentos de trabajo

PLAN DE
AUDITORA
CHECK
LIST

Generalidades
Realizacin de la reunin de apertura
Revisin documental durante la realizacin de la auditora
Comunicacin durante la auditora
Asignacin de roles y responsabilidades de guas y observadores
SACs
Recoleccin y verificacin de la informacin
Generacin de Hallazgos de auditora
Preparacin de conclusiones de auditora
Realizacin de reunin de cierre
INFORME DE AUDITORA

Preparacin y distribucin del reporte de auditora


Auditora de
Seguimiento

Si est especificado en el plan de auditora

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4. TCNICAS PARA LA PREPARACIN Y PLANEACIN

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El Plan de Auditora y Check List.

EL PLAN

REVISIN
DOCUMENTAL

La agenda de la auditora.
Objetivos y alcance alineados al programa.
Se determinan los criterios de la auditoria
Asignacin guardando la independencia.
Aprobado por la direccin y/o su representante.
Comunicado oportunamente a los interesados.
Coordinacin adecuada de procesos, auditores, tiempos
y secuencia lgica en el desarrollo.

Se revisa para los siguientes propsitos:


Determinar adecuacin.
Conocer el proceso.
Obtener la informacin y datos que permitan la
posterior preparacin.
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PLANIFICACIN
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

PLAN DE AUDITORA INTERNA

Cdigo: F-SGI-014
Versin: 1
Fecha: 10/01/2010

OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORA :


CRITERIOS DE REFERENCIA :

PLAN DE ACTIVIDADES
Proceso/Actividad

Auditor

Fecha

Hora

Auditados/Responsables

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TALLER: Plan de Auditora

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PAUTAS PARA LA PREPARACIN

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El Check List.

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+
ABIERTAS: Se usan para estimular al auditado a hablar.
Abren la conversacin, permitiendo que el auditado se exprese.
Extraen informacin; generan respuestas largas.
Permiten ir enterando al auditor sobre un tema, de forma general y a la vez
obtener material adicional para otras preguntas.

PREGUNTAS
DE
AUDITORA

DE SONDEO O ACLARACIN: Se usan para aclarar un requisito o tema


especfico.
Son abiertas.
Brindan informacin especfica y profunda sobre un tpico.
Permiten aclarar temas.
CERRADAS: Confirmar y resumir lo visto.
Permiten obtener respuestas breves del auditado.
Permiten al auditor confirmar el resumen de un contenido.
Permiten verificar la comprensin de lo que el auditado desea afirmar.
Son de confirmacin.

HIPOTTICAS (WHAT IF...?): Permiten evaluar la capacidad de prevision y contingencia del proceso, a
traves de la identificacion de posibles riesgos para el logro de los resultados.

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PAUTAS PARA LA PREPARACIN - El Check List

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PROCESO A AUDITAR:
AUDITOR:
FASE

REQUISITOS
APLICABLES

ASPECTOS A VERIFICAR

NOTAS DE AUDITORIA

P
H

V
A
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PAUTAS PARA LA PREPARACIN - El Check List

PLANEAR

Planeacin del Cambio: Recursos,


tecnologa, responsabilidad y autoridad,
objetivos indicadores y sus metas.

Cunteme, qu cambios ha tenido su proceso?


Como se han planificado?
Con base en qu necesidad?
Mustreme

HACER

Manejo del cambio, el da a da, ejecucin de


actividades, su control, el registro de
resultados y la pertinencia de los
responsables y ejecutores.

Descrbame qu se hace en este proceso?


Cmo se controlan estas actividades, riesgos, impactos?
Que pasara si ?
Mustreme

VERIFICAR

El seguimiento y medicin a los procesos y


controles operacionales, indicadores y otros
mtodos, resultados, su anlisis.

Qu resultados o ndices ha obtenido en este periodo?


Por qu el resultado dio as?
Qu pas en este caso?
Qu anlisis se efectuaron al respecto?
Mustreme

ACTUAR

Decisiones tomadas con base en los anlisis


de los resultados de seguimiento y
medicin.
Resultados de la mejora

Qu decisiones y acciones se han tomado con base en los


anlisis?
Qu seguimientos se le han hecho a estas acciones?
Mustreme

No olvidar: recopilar suficiente evidencia que sustente el hallazgo, y confirmar la veracidad de la


evidencia; utilice siempre el: Mustreme !

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TALLER: Check List Lista de


Verificacin

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EJECUCIN DE LA AUDITORIA

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Reunin de apertura
- Agradecimiento
- Asistentes y presentacin
a) Equipo auditor
b) Miembros de la organizacin
c) Representante del SGI
- Revisin del Plan de Auditora
a) Recursos disponibles - Horario
b) Resumen del mtodo de Auditora
c) Canales de Comunicacin
d) Hallazgos
e) Presentacin de la Agenda
f)
Metodologa del Informe
- Normas de Seguridad
- Compromiso de Confidencialidad
- Criterio de Auditora

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Evaluacin del SGI


Evidencia objetiva: Informacin cualitativa o cuantitativa, registros
informes de hechos pertinentes a los Sistemas de gestin de la
organizacin y su implementacin.
a)

Informacin que se puede comprobar que es verdadera, con base en hechos


obtenidos

b)

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Tcnicas
a) Revisin de documentos
b) Entrevistas al personal
c) Observacin del proceso
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RECOLECCIN DE EVIDENCIAS

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FUENTES

PERSONAS

INFORMACIN

Declaraciones

MTODO

Entrevista

PROCESOS

Hechos

Observacin

DOCUMENTOS

Datos

Lectura / Anlisis

Debe mantenerse coordinado al equipo hacia un enfoque por procesos y adems


sistmico.

TENER
EN CUENTA

El propsito de la auditora no es buscar fallas; es recolectar informacin y


evaluarla objetivamente.
Confirme, verifique la informacin recolectada; recuerde que hasta lo que usted
observa, requiere ser confirmado.
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PAUTAS PARA LA REVISIN DE DOCUMENTOS

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Metodolgicamente es conveniente, enfocar la auditora hacia la


gestin del proceso (PHVA).
Identificar las actividades.
Identificar los requisitos aplicables.

PARA LAS
CARACTERIZACIONES
DE PROCESOS

Identificar responsabilidades, procedimientos asociados.


Identificar interacciones (enfoque sistemtico) es decir, entradas y
salidas conectadas con dems procesos.

Los requisitos de las normas estn relacionados en el Manual del


Sistema Integrado de Gestin.
Al preparar la auditora, tenga en cuenta, mantenerse dentro de los
objetivos de la misma (consulte programa y plan).
Identifique lo crtico, para dedicarle un nivel adecuado de tiempo y
profundidad en la preparacin y en la ejecucin:

CRTICO: Aquellos factores de alta incidencia en el logro de los objetivos y


resultados del proceso.

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PAUTAS PARA LA REVISIN DE DOCUMENTOS

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Con base en lo crtico, seleccione los procedimientos e


instructivos en el proceso a auditar, los cuales le
permitirn determinar la implementacin y aplicabilidad
del SGC.

PARA LOS
PROCEDIMIENTOS
E INSTRUCTIVOS

Nuevamente: identifique responsables .


Identifique registros y resultados generados.

Determine qu va a solicitar y cmo lo va a solicitar, para


evidenciar el cumplimiento.

CRTICO: Aquellos factores de alta incidencia en el logro de los objetivos y


resultados del proceso.
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EL AUDITOR ES
RESPONSABLE DEL
CONTROL DEL PROCESO
DE ENTREVISTA

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5. TCNICAS PARA LA ENTREVISTA

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CONDUCTA EN LA ENTREVISTA

Llevar hilo conductor de ideas.


Tener en cuenta: qu, por qu, dnde, quin,
cuando, cuantos, cual.
Solicitar explicacin de trminos y conceptos
confusos.
Separa hechos de las opiniones. Guiarse por
los hechos.

Discernir bien entre lo importante y lo


superfluo.
Efectuar sntesis parciales de los temas
tratados.

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DURANTE LA ENTREVISTA
Sea corts
Solicite explicacin de las
situaciones
Escuche cuidadosamente
Mantenga un contacto cara a
cara con el auditado
Mustrese interesado en las
explicaciones
Tome notas en corto tiempo
Inclnela cabeza (como prueba
de aceptacin)
Observe el lenguaje corporal
Hable clara y cuidadosamente

Conozca sus preguntas


Formule de otra forma la
pregunta si no es bien entendida
por el entrevistado
Formule preguntas abiertas
Confirme las respuestas que le
suministran
Utilice opciones alternativas
Busque entender
completamente las
explicaciones que le dan
Agradezca al auditado por su
tiempo

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PAUTAS PARA OBTENER INFORMACIN VERAZ

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Preguntar cifras.
Hacer referencia a documentos.
Precisar la fuente de informacin.
Asegurarse que las mismas
definiciones sean empleadas con los
mismos trminos.

Hacer preguntas relacionadas con la


frecuencia de los hechos.
Ayudar a crear hiptesis.

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TCNICAS PARA REDACCIN Y REPORTE DE HALLAZGOS

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IDENTIFICACIN DE NO CONFORMIDADES
Los Requisitos a Cumplir:
Del Cliente: requerimientos, derechos, solicitudes, entre otros.
Requisitos legales y reglamentarios
De la organizacin: polticas, normas internas, procedimientos, programas
ambientales y SYSO, entre otros.
Normativos: Normas de sistemas de gestin, reglamentarios (RETIE,)

Dems aplicables
Pueden Surgir No Conformidades de (las ms comunes):
Informes del Cliente: Quejas y reclamos.
Durante la prestacin del servicio, o la entrega del mismo.

De incidentes, impactos ambientales, e incumplimientos de procedimientos del


SGI.
Como resultado de auditora interna.
Como resultado del seguimiento y la medicin de procesos (indicadores).

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NO CONFORMIDAD

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Incumplimiento de un requisito especificado


NO CONFORMIDADES MS COMUNES (cont.)
No hay evidencia de la Interaccin de Procesos.
No hay evidencia de la disposicin de los documentos en los puntos de
uso.
No es evidente la planificacin del SGI.
No se cumple con lo establecido en los procedimientos.
Cambios en los documentos no autorizados y sin control.
No se han atendido las acciones correctivas de auditoras previas.
No se ha realizado la revisin gerencial o sta no incluye una de las
entradas obligatorias de sta.
No hay evidencia de seguimiento o medicin de algn proceso.
No se han probado los procedimientos establecidos para la preparacin
y respuesta a emergencias.
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Revisin de los hallazgos


Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada
frente a los criterios de auditora.

Son hechos" que se han encontrado


Los hallazgos pueden ser:
No conformidades
Observaciones
Recomendaciones (que mejorar, nunca como hacerlo)
Fortalezas
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PARA TENER EN CUENTAENTES CERTIFICADORES

Qu tanto afecta una no conformidad al Sistema de Gestin?


Mayor
Menor
CLASIFICACIN DE LAS NO CONFORMIDADES
MAYOR
Ausencia total de un procedimiento requerido por Norma.
Falla total de un procedimiento, proceso, instruccin de trabajo
(Implementacin)
Nmero de NC menores indicando una falla total del Sistema de
Gestin.
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CLASIFICACIN DE LAS NO CONFORMIDADES


MENOR
Un incumplimiento parcial de un procedimiento, instruccin de
trabajo o requerimiento del Sistema de Gestin.
Incidente con menor grado de afectacin.

PARA RECORDAR
Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evale
Registre
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TALLER: Hecho o Inferencia

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DOCUMENTACIN DE UNA NO CONFORMIDAD


Existen tres partes para una no conformidad bien documentada:

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1. La evidencia de auditora para apoyar los hallazgos del auditor;


2. Referencia al requisito frente al cual se detecta la no conformidad;
3. La declaracin de no conformidad.
NOTAS:
a. La evidencia de auditora puede ser un registro, una declaracin o una
situacin observada.
b. El requisito puede ser del cliente, legal, ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 de la
entidad.

EJEMPLO: 3
No se encontraron los registros de competencia del operario que se desempea
como almacenista, en la carpeta de hoja de vida del empleado, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento PR-GH-01.

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PAUTAS PARA DOCUMENTAR UNA NO


CONFORMIDAD
1.
2.

TENER
EN
CUENTA

3.
4.

5.

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No dirigir la no conformidad a personas; debe enfocarse a


procesos.
Evitar el uso de expresiones imprecisas tales como
algunos, varios, casi siempre, la mayora.
No generalizar, precisar el hecho observado.
El reporte de la no conformidad debe describir el hecho
observado, no debera incluir informacin que no sea
relevante para el hallazgo.
No debe incluirse los porqu de la no conformidad; esto
corresponde a la causa y es responsabilidad del auditado.

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PAUTAS PARA DOCUMENTAR HALLAZGOS

By: iO

Estructuras:
REDACCIN DE HALLAZGOS
1) OBSERVACIN = [Descripcin de la situacin detectada] + [Descripcin del riesgo
en que se puede incurrir].
2) NO CONFORMIDAD = [Descripcin de la evidencia] + [Referencia al requisito que
se incumple] + [Descripcin del incumplimiento].

ADICIONALMENTE:
4) RECOMENDACIN = [Verbo que indica la accin que se recomienda, en trminos
de qu hacer, ms no el cmo hacer].

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REDACCIN DE UNA NO CONFORMIDAD

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ESCENARIO
PRODUCCIN: Departamento de Lnea 1

Turno de la maana.
Se observa que 4 de 18 operarios no llevaban puestos cascos de
seguridad. Haba cascos disponibles a la entrada del rea.
La instruccin de trabajo 4-01, clusula 6, requiere que todo el
personal que entra al rea Lnea 1 debe utilizar casos de seguridad.
La instruccin estaba visible a la entrada.

REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Se evidencia incumplimiento de la instruccin de trabajo 4-01, clusula
6, en cuanto al uso de cascos de seguridad por parte de 4
operarios en el turno de la maana en la lnea 1.

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TALLER: Identificacin y
Redaccin de Hallazgos

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TALLER: REDACCIN DE UNA NO CONFORMIDAD

By: iO

ESCENARIO
PROCESO: Diseo y Desarrollo

Se revisa el manual de diseo y desarrollo y se encuentra que ste


documento no incluye las actividades y disposiciones relacionadas
con la validacin del diseo.
Al consultar al responsable de este proceso, manifiesta que ste no
requisito no se incluy, teniendo en cuenta que no les aplica ya que
siempre realizan un riguroso proceso de revisin y verificacin del
diseo, por lo cual decidieron excluirlo, teniendo en cuenta que la
norma ISO 9001, permite realizar exclusiones en el captulo 7.

ES UNA NC?, SI LO ES REPORTE LA NO CONFORMIDAD


SINO, MENCIONE QUE HARA PARA ASEGURARSE DE QUE
EXISTA CONFORMIDAD O NO?

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TALLER: REDACCIN DE UNA NO CONFORMIDAD

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ESCENARIO
PROCESO: Control de Calidad del Producto

Los registro control de la produccin de los das 3, 4, 5 y 9 de julio,


no cuentan con la firma de 2 de los 8 operarios que normalmente
laboran en la lnea de produccin del yogurt light.
El procedimiento de produccin de yogurt light, establece que
siempre debe dejarse evidencia en el registro control de la
produccin, de las personas que intervienen durante el proceso.

ES UNA NC?, SI LO ES REPORTE LA NO CONFORMIDAD


SINO, MENCIONE QUE HARA PARA ASEGURARSE DE QUE
EXISTA CONFORMIDAD O NO?

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INFORME DE LA AUDITORA

TENER
EN
CUENTA

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1. El informe como un producto o resultado del proceso


de auditora, debe estar enfocado al cliente.
2. La presentacin de los resultados: mantener tanto el
enfoque por procesos como el sistmico.
3. Es conveniente presentar el anlisis estadstico de los
datos arrojados por la auditora.
4. Incluir las conclusiones de la auditora.
5. Indicar aquellos aspectos a tener en cuenta para la
prxima auditora.

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SEGUIMIENTO

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NO CONFORMIDAD DETECTADA:
AUDITOR

AUDITADO
CLIENTE

Slo
identifica la
No Conformidad

Determina
e inicia
la Accin
Correctiva

Acuerda con
el auditado
y el auditor el
perodo de
cierre de la
accin correctiva

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EVALUACIN FINAL:
xitos!

OPERADOR AUTORIZADO

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Muchas gracias
por su atencin
Oscar E. Ziga Fernndez
Administrador Industrial
Magster en Sistemas de Gestin (c), nfasis HSEQ
Especialista Gerencia de Mercadeo
Auditor Lder ISO 9001 Registro IRCA
Auditor Interno Integral (HSEQ)
Consultor Empresarial
oscarezf@gmail.com
Mvil: 320-5412770

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