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MANUAL DEL PROGRAMA


1. COMO INGRESAR AL PROGRAMA: Para iniciar a digitar informacin en BU$INESSPRO siga
las siguientes instrucciones:

1. De doble click sobre el icono Business que se encuentra en el escritorio.


2. Elija con doble click la empresa en la que desea trabajar.
3. Click en Continuar.
4. Seleccione el nombre de usuario y digite su contrasea.
5. Click en Aceptar.
NOTA: Una vez haya ingresado, se encontrar con la pantalla principal del programa (Ver figura 1), la cual consta de
un escritorio que visualiza el nombre tanto del programa, como el de la empresa, el ao en el que se va a trabajar y el
nombre de usuario con el que se ingreso. Adems el usuario encuentra una serie de botones, los cuales contienen
todas las funciones del programa.

Figura 1: Pantalla principal del programa.

OPCIONES ADICIONALES EN LA PANTALLA PRINCIPAL

1.

2.

3.

1. Este botn le permite al usuario elegir el papel tapiz o fondo de pantalla que desea usar en el programa: Para
2.
3.

acceder a esta opcin, de click sobre el icono y despliegue las opciones con el botn que se encuentra al lado
derecho e indique la ruta de la imagen o fondo que desea seleccionar.
Este botn le permite modificar la clave del usuario con el que inicio sesin. De click sobre el botn y digite la
Contrasea Anterior, luego la Contrasea Nueva, confirme la Nueva Contrasea y de click en Aceptar.
Este botn le permite modificar la imagen que se asocia al usuario en la ventana de inicio de sesin. De click
sobre el icono y despliegue las opciones con el botn que se encuentra al lado derecho para buscar la ruta de la
imagen que desea elegir.

2. CAPTURAS
El primer botn que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla principal del programa se
denomina Capturas, por medio de este botn el usuario ingresa informacin a la empresa, a travs de
documentos que previamente han sido creados para tal fin (COMPRA DE INVENTARIOS, FACTURAS DE
VENTA, COMPROBANTES DE EGRESO, NOTAS DE CONTABILIDAD, RECIBOS DE CAJA, SALDOS
INICIALES, NOTAS DEBITO CREDITO...); El registro de dichos documentos realiza de la siguiente manera:
Click sobre el botn Capturas.
A continuacin se encuentra la pantalla de capturas (Ver figura 2), la cual consta de los siguientes botones:
Figura 2: Pantalla de Capturas

Figura 3: Opciones para los documentos en modulo Capturas

Este botn Permite Agrega r un nuevo documento (Factura de venta, Comprobante de Egreso...)
Este botn Permite M odi fi ca r un documento digitado anteriormente.

Este botn Permite Borra r un documento que no se necesite o que se elaboro por equivocacin.

Este botn permite Anula r un documento mal elaborado duplicado, sin perder el consecutivo.

En cualquier momento de una captura de una modificacin, puede Ca ncel ar la operacin, por
medio de este botn.
Como su nombre lo indica, permite Sa li r del mdulo de Capturas.

Figura 4: Opciones de desplazamiento y bsqueda de documento en Capturas.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

1. Este botn permite ir al registro (Documento) anterior. (Ctrl + A)


2. Este botn permite ir al siguiente registro (Documento). (Ctrl + S)
3. Este botn permite buscar todos los documentos realizados en el ao, con opcin de definir el parmetro a utilizar
para la bsqueda: (Documento, Nmero, Tercero, Documento de referencia referencia, Consecutivo).(Ctrl + B)

4. Este botn permite imprimir desde el mdulo de capturas algn tipo de reporte.(Ctrl + R)
5. Este botn permite buscar con mayor precisin un documento, indicando datos especficos. (Ctrl + F)
6. Este botn permite desde el mdulo de capturas acceder al mdulo Tablas, en caso que se necesite realizar
alguna modificacin o consulta en alguna de las tablas (Documentos, productos, terceros, cuentas...)

7. Este botn permite imprimir o visualizar el documento actual. ( Ctrl + I)


8. Este botn permite buscar los diferentes cheques elaborados con el respectivo nmero (Ver figura 5).

Figura 5: Bsqueda de cheques.

3. TABLAS
El siguiente botn en la pantalla principal del programa se llama Tablas. Aqu se encuentran todas las tablas
maestras del programa en las cuales se basa la empresa para su movimiento diario, como los documentos,
productos, terceros (Clientes y proveedores), bodegas, formas de pago... etc. Este es el esquema del mdulo
TABLAS (Ver figura 6).

Figura 6: Men Tablas.

3.1 DOCUMENTOS

En la opcin Documentos como su nombre lo indica, estn todos los documentos que se utilizan para ingresar
informacin, como Comprobante de Egreso, Recibo de Caja, Nota Contable, Factura de Venta, Compra de Inventarios,
entre otros, a travs de esta pantalla el usuario podr crear nuevos documentos, modificar, parametrizar y/o eliminar los
documentos ya existentes segn sea la necesidad. Al igual que en el mdulo de Capturas, (Ver figura 7)

Figura 7: Pantalla Tabla Documentos.

COMO CREAR UN DOCUMENTO


Click en el botn Agregar.
En el campo Documento, digitar mximo 4 caracteres que se usaran como cdigo del documento para operar con el mismo en el
resto del programa (Pueden ser letras, nmeros alfanumrico), (Ejemplo: COMP, 01, CE01), El usuario debe tener en cuenta
que una vez grabado el documento, el campo en mencin no podr ser modificado como si lo permiten los de mas campos de esta
pantalla
En el campo Nombre, digitar el nombre que va a llevar el documento (Ejemplo: Comprobante de Egreso).
En la opcin Asimilar a Documento Seleccione el tipo al que desea asimilar el documento que se est creando. Este campo es de
gran importancia dentro de la parametrizacion del documento puesto que este determinara la clase de documento que esta creando y
de esta manera actuara en todo el programa, es aqu donde usted debe indicar si el documento es factura de venta, factura de
compra, un comprobante de egreso, un recibo de caja, u otro, independiente del nombre que le asigno en el campo anterior.
En el recuadro Pedir en el detalle Seleccione los campos que sern solicitados, al momento de la captura.
VENDEDOR: Si selecciona esta opcin, en el momento de la captura, el programa solicitar en el detalle digitar el
cdigo del vendedor al que corresponde la transaccin que se va a realizar y permite modificar el cdigo que este
all, en caso que el movimiento le sea asignado a un vendedor diferente al que tiene asignado el cliente.
ZONA: Si selecciona esta opcin, en el momento de la captura, el programa solicitar en el detalle digitar el cdigo
de la zona a la que corresponde la transaccin que se va a realizar y permite modificar el cdigo que este all, en
caso que el movimiento sea asignado a una zona diferente a la que tiene asignado el cliente.

En el recuadro Varios, el usuario podr marcar las acciones que necesita que el documento realice en el momento de la captura.
CONTABILIZAR DOCUMENTO: Si selecciona esta opcin, inmediatamente se activa el botn Contabilizacin...
que est en la parte central de la pantalla. Esta opcin permite asignar la contabilizacin que llevar el documento
por defecto, a travs de unos Grupos Contables, de manera que el usuario no necesite registrar los rubros
correspondientes a la operacin efectuada. (No disponible para todos los documentos).
CAMBIAR NOMBRE DE TERCERO: Esta opcin permite al usuario cambiar el nombre del tercero en el momento
de la captura del documento, sin alterar la informacin real del tercero.
INACTIVO: Esta opcin permite inactivar un documento que no se va a utilizar ms, de modo que el usuario no
pueda
realizar ningn tipo de transaccin con este documento, sin alterar el movimiento de generado pro este
documento anteriormente.
VALIDAR DOCUMENTO REF : Si selecciona esta opcin, al momento de la captura de un documento, el
programa activa un control de datos sobre el campo Documento el cual no permite contenidos duplicados, por
ejemplo en el caso del nmero de una factura nmero de un cheque.
USAR VARIOS CONSECUTIVOS: Esta opcin permite al usuario llevar varios consecutivos en un documento.
Cuando se activa esta opcin, en el botn Numeracin... que esta en la parte central de la pantalla Documentos,
se habilita la posibilidad de agregar varios consecutivos, asignar una numeracin determinada para cada uno y
unas caractersticas especificas que mas adelante se exponen una a una.
No. LINEAS DOCUMTO: Esta opcin permite al usuario definir el numero de lneas de registro que tendr en la
grilla de captura.

En la opcin Control de fecha, Seleccione el tipo de fecha que tomar el documento al momento de la captura.
CONTRA FECHA DADA: Esta opcin permite al usuario definir la fecha manualmente contra una fecha que el
programa sugiere.
TOMAR FECHA DEL SISTEMA: Si selecciona esta opcin, el documento, al momento de su captura, tomar
automticamente la fecha que tiene definida el sistema (PC).
NO CONTROLAR: Este opcin cumple funciones similares a la opcin CONTRA FECHA DADA, permite al
usuario definir la fecha deseada, manualmente.
MES ACTUAL UNICAMENTE: Esta opcin permite al usuario llevar un control mes a mes de la fecha de los
documentos, asi pues, cuando el usuario elabore un documento con una fecha que no corresponda al mes actual
(como base toma la fecha del sistema), el programa mostrar un mensaje recordando que no se permiten
movimientos en fechas diferentes al mes actual.
FECHA EN BLANCO: Si selecciona esta opcin, al momento de la captura del documento la fecha aparecera en
blanco (como su nombre lo indica), y usted podr definir la fecha que desee para el documento.

Click sobre el botn Anexos.... Esta opcin permite al usuario asignar un anexo predeterminado al documento, para
que al momento de realizar la captura, no necesite buscar el anexo, que siempre va ser el mismo. (til para
documentos internos de una empresa, cuando el tercero anexo es la misma empresa). (Ver figura 8)

Figura 8: Anexos para documentos.

Click sobre el botn Numeracin.... Esta opcin permite al usuario, definir las especificaciones en la numeracin o
consecutivos que manejara el documento. (El programa trae una numeracin por defecto, si se quiere, se puede
cambiar la configuracin de sta), desde esta pantalla el usuario podr tambin parame rizar o asignar la resolucin de
facturacin en el caso de los documentos tipo factura de venta, y el programa controlara el rango de numeracin
autorizado por la DIAN segn se lo indique el usuario. (Ver figura 9).

COMO CREAR UN CONSECUTIVO PARA UN DOCUMENTO

Figura 9: Numeracin de Documentos.

Click en el botn Agregar.


En el campo Sucursal, digite el cdigo de la sucursal en la que se va a crear el consecutivo (Si se manejan varias

sucursales si no, el programa asignara automticamente la sucursal por defecto ).


En el campo Consecutivo, digite mximo 5 caracteres que identifiquen al consecutivo (Pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (Ejemplo: ENERO, 01, ENE07, E, 9/07, ).
En la opcin Numeracin, definir el rango de numeracin que tendr el documento (En el caso del documento Factura
de venta, segn Resolucin DIAN). El campo Anterior le permite ususario definir a partir de que numero iniciar la
numeracin.
En la opcin De manera, seleccionar la forma como el programa tomar la numeracin del documento al momento de la
captura. (Automtica, Captura multiusuario y Manual)
NOTA: Use la opcin captura multiusuario, cuando el documento sea elaborado simultneamente en dos o ms
Estaciones, para evitar inconvenientes al momento de grabar el documento por numeracin duplicada. Ejem:
Facturas de venta
En la opcin Control consecutivos, (Si se manejan varios consecutivos) establezca la fecha inicial y final para llevar el
control del consecutivo.
En la opcin Avisar al grabar el documento, si se desea, activar la casilla Avisar final numeracin cuando falten y en la
casilla del frente digitar un nmero para que el programa avise cuando se este acabando la numeracin; y seleccionar una de
las opciones de aviso (Siempre - Una vez por da).
En el campo Resolucin numeracin facturas, digitar la resolucin asignada segn la DIAN, nmero de resolucin, fecha y
prefijo, si lo tiene. (Aplica nicamente para el documento 'Factura de venta').
Click en Grabar.
NOTA: La opcin Inactivo que se encuentra en la parte central derecha de la pantalla numeracin, permite al
usuario, como su nombre lo indica, inactivar un consecutivo que ha caducado, que no volver a ser utilizado.

Click sobre el botn Detalles.... Esta opcin permite al usuario, crear un nmero determinado de leyendas, que
servirn como Observaciones en la captura de documentos, y que evitarn tener que escribir en el campo, el detalle
correspondiente, cuando siempre ir a ser el mismo. (Ver figura 10). Esta opcin permite Agregar, Eliminar establecer un
detalle Predeterminado (Aparece por defecto en el documento al momento de la captura).
NOTA: Para establecer un detalle como predeterminado, se puede realizar de la siguiente manera:
1. Al momento de crear el detalle, activar la opcin de predeterminado.
2. Una vez creado el detalle, seleccionar el que desee dejar como predeterminado y luego hacer click sobre el
botn Predeterm que se encuentra en la parte inferior de la ventana. En el mensaje Predeterminar
Detalle..., dar click en SI.
3. Para asegurarse que el detalle qued como predeterminado, fjese que este tenga al lado izquierdo,
iniciando el nombre, un ( * ).
4. Se puede agregar ms de un detalle en el mismo documento, dado que en ocasiones se usa el
documento para diversas transacciones (Recibo de caja: Abonos, cancelacin saldo), posteriormente
para utilizarlo se debe presionar (F1) en el campo de observaciones para escoger el detalle a utilizar.

Figura 10: Detalles de Documentos

Click sobre el botn Configuracin.... Esta opcin, como su nombre lo indica, permite Configurar el
documento de acuerdo a las necesidades del usuario (La configuracin no es la misma para todos los
documentos), la pantalla de configuracin varia dependiendo el tipo de documento que este agregando o
modificando como se puede observar a continuacin:

3.1.1 Nota Contable (Ver figura 11)


La primera opcin de la configuracin de este documento Es saldo inicial define a la nota contable, como un
documento de saldos iniciales de contabilidad, este tipo de documento es el nico que obliga sumas iguales entre
dbitos y crdito en el momento de grabar.
La opcin Es cierre contable define a la nota contable, detal manera que el documento se utilice para la
contabilizacin de los asientos de cierre del periodo contable.
La opcin Forzar tercero hace que el documento requiera siempre de un tercero al momento de la captura.
La opcinForma de pago del cliente le solicita al usuario que defina una forma de pago al momento de la
captura del documento.
La opcin Fecha de docum. del proveedor habilita el campo Fecha doc en la pantalla de capturas, para
que el usuario pueda digitar la fecha del documento del proveedor y pueda tener registro de la fecha del
documento, sin recurrir al fsico.
La opcin Calcular Retencin I.C.A. como su nombre lo indica, calcula el porcentaje de retencin por
concepto de I.C.A., previamente establecido.
Figura 11: Configuracin de documento tipo NOTA CONTABLE.

3.1.2 Factura de Venta (Ver figura 12)

Figura 12: Configuracin de documento tipo FACTURA DE VENTA.

En el recuadro titulado En la captura del documento, el usuario tiene la opcin seleccionar los valores que se
desean Ver en la pantalla, al momento de realizar la factura . Los valores se mostrarn en la parte inferior derecha
del detalle del documento. (Mostrar precio de venta 1 - Mostrar precio de venta 2 - Mostrar precio de

venta 3 - Mostrar costo de reposicin).


En el recuadro titulado Modificacin del precio venta, el usuario podr seleccionar una de las opciones que se
presentan, las cuales permitirn cambiar el precio de venta de un producto determinado, asignar descuentos a
este, asignar un descuento general a la factura, en su defecto, trabajar con el precio que tiene definido sin
alterarlo, en el momento de realizar la factura de venta. (Modifica precio Vta. Unitario Pedir descuento

Individual No modificar Pedir descuento general).

NOTA: Al seleccionar la opcin Pedir descuento individual, se activan dos cuadros de seleccin (Cambiar lista durante
captura Asignar descto del producto), las cuales permitirn al usuario durante la captura del documento, seleccionar la lista
de precio que va a tener el producto en ese momento y si se desea, asignar un descuento al producto, previamente
establecido. La opcin No modificar a diferencia de la anterior, solo activa el cuadro de seleccin 'cambiar lista durante
captura'.
La opcin Usar precio promocin, permite al usuario utilizar el precio de promocin establecido previamente en
un producto, al momento de registrarlo en la factura de venta.
La opcin Permite descuento en promocin, le da al usuario al usuario la alternativa de realizar descuentos
en productos que tengan definido precio de promocin.
La opcin Forzar cdigo caja/cxc, Solicita al usuario en el momento de la captura, el cdigo de la caja si la
venta es de contado y si es a crdito el cdigo de la cuenta por cobra.
La opcin Pedir zona en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, la zona a la cual
corresponde el tercero que est siendo afectado en el documento.

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La opcin Pedir vendedor en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, que digite el vendedor
al que corresponde el tercero que est siendo afectado en el documento.
La opcin Forma de pago del cliente, le permite al usuario modificar la forma de pago del cliente al momento
de la captura, teniendo en cuenta que el programa asigna automticamente (antes de ser modificado) a la factura la
forma de pago que se halla establecido a el cliente en la pantalla de terceros .
La opcin Modificar dias de crdito, le permite al usuario modificar los dias de crdito de la factura al momento
de la captura teniendo en cuenta que el programa asigna automticamente (antes de ser modificado) a la factura el
numero de das de crdito que se halla establecido a el cliente en la pantalla de terceros .
En la opcin Forma de pago, definir la forma de pago del documento Factura.(Crdito Contado

Credicontado Varios).
En la opcin Usar en la captura, seleccionar el precio de venta que usar la factura al momento de la captura
(Precio Venta 1 - Precio Venta 2 - Precio Venta 3 - Precio Venta 4 - Precio Venta 5). (La opcin Precio
sin IVA le permite al usuario Ver el precio antes de IVA de los productos).
La opcin Manejar cajero, le permite al usuario llevar un control del documento por cajero. Mediante esta opcin
se puede determinar en un caso dado, la persona que realiz el documento, por su respectivo cdigo. Y es de gran
utilidad para realizar el cuadre de caja.
La opcin Cargar pedidos, permite al usuario en el momento de la captura, cargar un pedido/cotizacin que se
halla elaborado previamente para ser facturado y evitar la digitacin de la informacin de los productos a facturar.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este, para el caso donde
la empresa facture productos de un inventario cargado a mas de una bodega, teniendo en cuenta que de igual
manera cada producto se puede asociar a una bodega des la tabla productos que veremos mas adelante.
La opcin Manejar embalajes, permite al usuario facturar un producto por medio de unos embalajes
previamente creados (CAJA, UNIDAD, DISPLAY, ARROBA, BULTO...etc.)
En la opcin Clientes con facturas vencidas, seleccionar las opciones que desee dentro del recuadro.
CONTROLAR CLIENTES CON VENCIM: Esta opcin permite al usuario llevar un control de las
facturas vencidas y por vencerse.
MOSTRAR DOCUMENTOS VENCIDOS: Esta opcin le permite al usuario Ver todas las facturas
vencidos de un cliente a la fecha.
NO DEJAR GRABAR DOCUMENTO: Esta opcin permite llevar un control ms restrictivo de las
facturas vencidas, debido a que no permite que el usuario pueda grabar una factura al cliente con
vencimientos, solo hasta que cancele las facturas pendientes.
En la opcin Control de cupo del cliente, si se desea, seleccionar el tipo de control que quiere que el sistema
lleve para el cupo de los clientes.
SI CONTROLAR: Esta opcin le permite al usuario controlar el cupo de los clientes y no admite mas
pedidos, si este ha exedido el monto establecido.
NO CONTROLAR: Esta opcin como su nombre lo indica, no lleva control alguno del cupo de los
clientes, permitiendo que el usuario persona encargada del rea, facture pedidos, sin importar en
cuanto exedan estos.
INFORMAR: Esta opcin, al igual que la primera, permite llevar un control del cupo del cliente; pero
en este caso, el sistema le informa del estado del cupo y le da la posibilidad de excederlo a pesar de
haber superado el monto establecido, permitiendo que el ususario la persona encargada del rea,
facture sin ningn problema.
La opcin Omitir pantalla contabilizacin, como su nombre lo indica, omite los registros de contabilidad cuando
se graba la factura, debido a que estos ya han sido establecidos a travs de los Grupos Contables.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar que la salida de inventario en la factura se
haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita en la captura del documento una columna (Cajas), que permite
al usuario facturar un producto por esta unidad de venta.
La opcin Pedir descuento financiero, permite aplicar un porcentaje de descuento al valor total de la factura,
en el momento de la captura.

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La opcin Manejar Fecha entrega Factura, le permite al usuario asignar una fecha de entrega diferente a la de
elaboracin del documento, a partir de la cual se calcularn los das de crdito.
La opcin Facturar Bordados, permite al usuario facturar servicios de bordados.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica

(Si existen varias sucursales).


Click en el botn Otros. (Ver figura 13)
En la opcin Control mx y mn, establecer la forma de control de stocks por bodega
SOLO INFORMA: Esta opcin solo informa de acuerdo al stock establecido (Mx min)
FORZA AMBOS: Esta opcin restringe las entradas y salidas de inventario segn el stock establecido
FORZA SLO MXIMO Esta opcin restringe las entradas de inventario segn el stock establecido.
FORZA SLO MNIMO Esta opcin restringe las salidas de inventario segn el stock establecido.
NINGUNO
La opcin Repetir item en captura, permite (Como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o
servicio durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir

Informar)
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el
documento tendr por defecto durante la captura. til cuando se asocian los productos a una sola bodega.
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del
documento, lo cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre
Nunca Sugerir).
La opcin Causar rtefte (No Autorr), permite al usuario causar el valor de retencin en la fuente a
favor, al momento de generar la factura de venta.
La opcin Ordenar reporte por nombre, permite ordenar los registros contenidos en el documento por
orden alfabetico.
La opcin Incluir en planilla de transporte, permite generar una planilla de los documentos elaborados
en un rango de fecha (Factura de venta).
La opcin Mostrar en informe fiscal, permite incluir el movimiento de este documento en el informe
fiscal, junto a las ventas del P.O.S.
La opcin Manejar venta por valor total, le permite al usuario definir un valor total a la factura, sin tener
en cuenta el precio del producto.
En el campo Descripcin Tipo de Facturacin, definir el tipo de facturacin de la empresa. Ejemplo:
POR CO PAPEL, P.O.S.

Figura 13: Configuracin pantalla otros.

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Elaboracin de una Factura de Venta


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum pulse la tecla F1 para buscar o escriba el
cdigo de documento que asigno en a la factura de venta (El que se menciono en la Seccion Crear un
documento), ejemplo FV01.
Elija la Fecha de elaboracin del documento, Recuerde que el programa funcionara siempre con el formato de
fecha Dia/Mes/Ao, posteriormente el Tercero a nombre de quin va a elaborar la factura, presionando la
tecla de ayuda F1, o siplemente digitando el nit o cedula del cliente.
En Observaciones, digite el concepto que desee.
De click en Detalle para desplegar la siguiente pantalla.
En la opcin de Cdigo elija con la tecla de ayuda (F1) el producto que va a ser facturado o podr de igual
manera utilizar el cdigo de barras del producto digitndolo o pasndolo por un lector. Adicionalmente con la
tecla (F3) podr cambiar la lista de precios a usar en el momento de la captura, (En caso de que el producto
utilice diferentes precios) la cual ser visualizada en la parte inferior izquierda.
En la casilla de Cantidad, digite la cantidad que desea facturar.
En la casilla de Unit. Bruto el sistema proporcionar el precio establecido con anterioridad en
Tablas/Productos.
En la casilla % Desc. Digite el porcentaje del descuento que va a practicar en la factura.
El sistema calcular automaticmente el valor total, los impuestos y proceder a su respectiva contabilizacin.
Figura 14: Elaboracin Factura de Venta.

NOTA: Si durante la elaboracin de la Factura requiere elegir ms de un producto, presione la tecla F1 para
desplegar el men de Productos, digite el nombre del producto, luego presione la tecla F4 para fijar el producto.
Repita este proceso hasta que haya elegido todos los productos que desea facturar.

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3.1.3 Devolucin de Ventas (Ver figura 15)


La configuracin del documento Devolucin de ventas se maneja de manera similar a la de la factura de venta (Ver
configuracin factura de venta),con la diferencia de que en la pantalla de configuracin de la devolucin de venta difiere
en una opcin que tiene la factura, pero no la devolucin (Manejar Fecha entrega Factura), y viceversa (No contabilizar
desde Procesos).
Figura 15: Configuracin Documento Devolucin de Venta.

La opcin No contabilizar desde procesos, permite excluir al documento en procesos de costeo,


contabilizacin y otros, que lleguen a afectar la informacin.
Click en el botn Otros (Ver figura 16). Esta configuracin al igual que la general, es exactamente la misma excepto
una opcin que no trae la ventana Otros de la factura de venta. (Entrada al Inv. Costo prom).
La opcin Entrada al Inv Costo prom, permite registrar las unidades de inventario de acuerdo al costo
promedio que este tenga segn su movimiento.
Figura 16: Configuracin botn otros - Documento Devolucin de Venta.

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Elaboracin de una Devolucin de Ventas


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la Fecha de elaboracin del documento, posteriormente el Tercero a nombre de quin va a elaborar el
documento, presionando la tecla de ayuda (F1).
En Observaciones, digite el concepto que desee.
De click en Detalle para desplegar la siguiente pantalla.
En la opcin de Cdigo elija con la tecla de ayuda (F1) el producto que va a ser devuelto.
En la opcin de Bod. Digite la bodega a la cual desea devolver el producto si maneja varias bodegas o el sistema
usar la bodega parametrizada a la creacin del producto.
En la opcin Cantidad digite el nmero de unidades que desea devolver.
En la opcin Vr. Unit. Neto el sistema proporcionar el valor con el que desea devolver el producto.
En la opcin Valor Total el sistema calcula el valor total de la Devolucin, calculando impuestos y contabilizndolos
automticamente.
NOTA: Si durante la contabilizacin de la Devolucin de Ventas, requiere afectar la cartera. Digite C en la
pantalla de contabilizacin, para elegir la Factura que desea afectar, y de este modo el saldo en Cartera
aparecer actualizado.

3.1.4 Recibo de Caja (Ver figura 17)


La opcin Pedir forma de pago permite asignar una forma de pago en el momento que se est grabando el
documento para as, poder afectar la cuenta correspondiente. (Ver figura 18).
Figura 17: Configuracin Documento Recibo de Caja

La opcin Pedir forma de pago detallada a diferencia de la anterior, sta permite definir una forma de pago
ms detallada, segn el catalogo de formas de pago definido desde la pantalla Tablas Formas de Pago, para
buscarlas por nombre utilice la tecla de ayuda del programa (F1). (Forma de pago No. Cheque Banco Valor),
En esta grilla los campos obligatorios son solo el campo FP (cdigo de la forma de pago) y el campo Valor (Valor
de la forma de pago) los otros dos campos (No. Cheque y Banco) se pueden opcionalmente. (Ver figura 18).
Figura 18: pantalla de formas de pago en Documento recibo de caja .

La opcin Forzar cdigo caja activa la casilla 'CAJA' en la pantalla de capturas, y exije al usuario digitar el
cdigo correspondiente, previamente creado. Todos los pagos recibidos, se registrarn en la cuenta de caja
respectiva, de acuerdo al cdigo.

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La opcin Manejar Cajero activa la casilla 'CAJERO' en la pantalla de capturas, si se desea que el documento
maneje cajeros.
La opcin Pedir fecha recibo provisional Activa el campo FECHA DOC, en la pantalla de capturas, para el
documento cancelado; por si el usuario quiere tener la fecha de este en el recibo de caja.
La opcin Datos por omisin en forma de pago ofrece la posibilidad al usuario de asignar unos cdigos para
la caja y el banco respectivamente. Estos cdigos aparecern en el momento que se est grabando el recibo de
caja, en el recuadro Forma de pago.
La opcin Otros conceptos permite al usuario definir hasta 3 conceptos ms, a excepcin de los pagos en
efectivo y abono en cuenta corriente o de ahorros (Banco), para que al momento de realizar el documento, no tenga
la necesidad de buscar las cuentas respectivas que afectan el pago.

Figura 19: Configuracin Documento Recibo de Caja.

Elaboracin de un Recibo de Caja (Ver figura 20)


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero al cual se le va a descargar el saldo de la factura.
Elija el detalle del documento (Abono-Cancelacin).
D click en Detalle, al desplegarse esta ventana, debe digitar C para que de esta manera el sistema reconozca que
el usuario desea hacer un cruce con la Cartera.
Posteriormente, presione la tecla de ayuda (F1) en el campo Doc. para que el sistema genere una lista de la cartera
vigente del cliente anteriormente elegido.
Digite el valor del recibo de caja.
Click en Grabar.
Escoja el cdigo de la cuenta donde ingresa el pago (Caja-Bancos), finalmente de click en Aceptar.

Figura 20: Elaboracin de Recibo de Caja.

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3.1.5 Compra de Inventarios (Ver figura 21)

Figura 21: Configuracin Documento Compra de


Inventarios.

En la opcin Control mx y mn seleccionar la opcin deseada para stocks de bodega. (Solo informa Forza
ambos Forza slo mximo Forza slo mnimo Ninguno).
La opcin Forzar cdigo proveedor hace que el programa le exija al usuario un cdigo de CXP, para causar el
documento 'Compra de Inventarios' y cargar las cuentas por pagar al proveedor respectivo. Sin este cdigo, el
usuario no podr elaborar el documento.
La opcin Pedir descuento por producto activa la casilla '% Desc' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda asignar un descuento al producto.
La opcin Manejar compra por valor total permite registrar el valor total de la compra de un producto.
La opcin Omitir pantalla contabilizacin, como su nombre lo indica, omite los registros de contabilidad cuando
se graba la compra, debido a que estos ya han sido establecidos a travs de los Grupos Contables.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita una casilla 'Cajas' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda ingresar mercanca por cajas.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de ste en el documento.
La opcin Fecha de docum. del proveedor, habilita el campo Fecha doc en la pantalla de capturas, para que
el usuario pueda digitar la fecha del documento del proveedor y pueda tener registro de la fecha del documento, sin
recurrir al fsico.
La opcin Calcular Retencin I.C.A., permite al usuario asignar el valor correspondiente a retencin por
concepto de I.C.A., al momento de grabar el documento.
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
En el campo Redondeo decimales, digitar el nmero de decimales que llevar el valor del costo total de la
mercanca.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Cargar Orden de Compra, le permite al usuario, cargar una orden de compra en la captura del
documento, previamente creada, y evitar digitar la factura de compra.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar, que la entrada de mercanca al inventario,
se haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto. Solo podr el usuario digitar
compras en cantidades de acuerdo a este item.
La opcin Ordenar reporte por nombre, permite ordenar los registros contenidos en el documento por orden
alfabetico.
La opcin Mostrar rentabilidad P.Vta 1, habilita una casiilla 'Rent %' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda Ver el porcentaje de rentabilidad del costo de la mercanca, frente al precio de venta 1.
La opcin Entrar costo con IVA Incluido, permite registrar el costo unitario de un producto ms el valor del iva.
La opcin Manejar embalajes, permite al usuario facturar un producto por medio de unos embalajes
previamente creados (CAJA, UNIDAD, DISPLAY, ARROBA, BULTO...etc.)
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica

(si existen varias sucursales).

17

La opcin Modificar dias de crdito, le permite al usuario modificar los dias de crdito de la factura al momento
de la captura.
En el recuadro Opcin pago contado, seleccionar la opcin Usar pago contado y definir la forma de pago
deseada (Pagar con Caja Pagar con Bancos).

NOTA: La opcin No usar ENTER permite bloquear la opcin pago de contado al pasar por ella pulsando esta
tecla, en el momento de la captura del documento.
La opcin Repetir item en captura, permite (como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.
Elaboracin de una Compra de Inventarios (Ver figura 22)
En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero al cual se le est realizando la compra.
En el campo de CxPagar, el sistema proporcionar el cdigo asignado a cada proveedor en el men
Tablas/Terceros.
En el campo de Factura, digite el nmero del documento del Proveedor.
Elija el detalle del documento (Compra de mercanca).
D click en Detalle, al desplegarse esta ventana la siguiente ventana:

Figura 22: Elaboracin de Documento Compra de inventarios.

En la opcin Cdigo digite el cdigo del producto que desea ingresar o presione la tecla de ayuda (F1) para
visualizar el producto.
Digite la bodega a la que desea ingresar el producto. Si al momento de la creacin del producto usted digit la
bodega, el sistema la tomar por omisin.
En la opcin Cantidad, digite la Cantidad del producto que est ingresando.
En la opcin Costo Unit, el sistema le proporcionar el valor de compra con el cual se cre el producto. Si desea
modificarlo el usuario puede digitar el nuevo costo en la casilla y el sistema actualizar automticamente el costo en
el men Tablas/Productos.
En la casilla de Costo total, el sistema calcula el valor total de la Factura.
De click en Grabar, para remitirse a la pantalla de contabilizacin. El sistema realiza el clculo de los impuestos de
acuerdo a los parmetros establecidos en cada Tercero.

18

3.1.6 Devolucin de Inventarios (Ver figura 23)

Figura 23: Configuracin Documento Devolucin de Inventario.

La configuracin del documento Devolucin de Inventarios es exactamente la misma del documento Compra de
Inventarios (Ver Configuracin), solo que en este caso, difiere en dos opciones que tiene el Documento de compra, pero
no la devolucin (Mostrar rentabilidad P.Vta 1 Modificar das de crdito).
Elaboracin de una Devolucin de Inventarios
En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero que desea afectar en la elaboracin del documento.
En la opcin Cdigo digite el cdigo del producto que desea devolver o presione la tecla de ayuda (F1) para
visualizar el producto.
Digite la bodega de la que desea devolver el producto. Si al momento de la creacin del producto usted digit la
bodega, el sistema la tomar por omisin.
En la opcin Cantidad, digite la Cantidad del producto que est devolviendo.
En la opcin Costo Unit, el sistema le proporcionar el valor de compra con el cual se cre el producto. Si desea
modificarlo el usuario puede digitar el nuevo costo en la casilla.
En la casilla de Costo total, el sistema calcula el valor total de la Devolucin.
De click en Grabar, para remitirse a la pantalla de contabilizacin. El sistema realiza el clculo de los impuestos de
acuerdo a los parmetros establecidos en cada Tercero.
3.1.7 Otros movim Inventarios (Ver figura 24)
En la opcin Control mx y mn seleccionar la opcin deseada para el manejo de stocks en bodega. (Solo
infiorma Forza ambos Forza slo mximo Forza slo mnimo Ninguno).
La opcin Usar en la captura, permite al usuario definir en el documento, el manejo de uno ms tipos de
movimientos. (Slo entradas Slo salidas Ambas).
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
La opcin Forzar tercero, obliga al usuario a asignar un tercero al documento para su elaboracin, de lo
contrario, el usuario no podr realizar el documento.
La opcin Es saldo inicial, define al documento, con caractersticas de un documento de saldos iniciales.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar

19

la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.


La opcin No contabilizar desde procesos, permite excluir al documento en procesos de costeo, contabilizacin y
otros..., que lleguen a afectar la informacin.
La opcin Omitir pantalla contabilizacin, como su nombre lo indica, omite los registros de contabilidad cuando
se graba el documento, debido a que estos ya han sido establecidos a travs de unos 'Grupos Contables'.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar, que las entradas salidas de mercanca,
se haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto. Solo podr el usuario registrar
movimientos, en cantidades de acuerdo a este item.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita en la captura del documento una columna (Cajas), que permite
al usuario facturar un producto por esta unidad de venta.
La opcin Modificar costo en salidas, le permite al usuario, como su nombre lo indica, modificar el costo de
cualquier producto en las salidas de inventario.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.
La opcin Fecha de docum. del proveedor habilita el campo Fecha doc en la pantalla de capturas, para que
el usuario pueda digitar la fecha del documento del proveedor y pueda tener registro de la fecha del documento, sin
recurrir al fsico.
La opcinEntrada al Inv Costo Prom., permite registrar las unidades de inventario de acuerdo al costo
promedio que este tenga segn su movimiento.
La opcin Ordenar reporte por nombre, permite ordenar los registros contenidos en el documento por orden
alfabtico.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica

(si existen varias sucursales).


La opcin Repetir item en captura, permite (Como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar).
La opcin Manejar embalajes, permite al usuario facturar un producto por medio de unos embalajes
previamente creados (CAJA, UNIDAD, DISPLAY, ARROBA, BULTO...etc.)
La opcin No recalcular costo.
La opcin Calcular I.V.A., Active esta opcin para que el sistema calcule automticamente el iva, del valor total,
tanto de entradas como de salidas de inventario.
Figura 24: Configuracin Documento Otros Movimientos de Inventarios.

Elaboracin de Otros movimientos de Inventario


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero que desea afectar en la elaboracin del documento.
En la opcin Cdigo digite el cdigo del producto al que desea realizar el ajuste o presione la tecla de ayuda (F1)
para visualizar el producto.
Digite la bodega en la que se encuentra el producto que desea ajustar. Si al momento de la creacin del producto
usted digit la bodega, el sistema la tomar por omisin.
En la opcin Entrada, digite la Cantidad del producto que desea ajustar.
En la opcin Salida, digite la Cantidad del producto que desea ajustar.
En la opcin Costo Unit, el sistema le proporcionar el valor de compra con el cual se cre el producto. Si desea
modificarlo el usuario puede digitar el nuevo costo en la casilla.

20

En la casilla de Costo total, el sistema calcula el valor total del ajuste.

NOTA: Los ajustes que se realicen usando este documento, no son contabilizados, por lo tanto, slo afectarn
el saldo del Inventario.
3.1.8 Traslado entre bodegas (Ver figura 25)
En la opcin Control mx y mn seleccionar la opcin deseada para el manejo de stocks en bodega. (Solo
infiorma Forza ambos Forza slo mximo Forza slo mnimo Ninguno).
La opcin Repetir item en captura, permite (como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
La opcin Forzar tercero, obliga al usuario a asignar un tercero al documento para su elaboracin, de lo
contrario, el usuario no podr realizar el documento.
La opcin Modificar bodegas, le permite al usuario al momento de la captura del documento, modificar las
bodegas de traslado, de modo que pueda hacer traslados entre distintas bodegas.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar, que los traslados de mercanca, se haga de
acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto. Solo podr el usuario registrar
movimientos, en cantidades de acuerdo a este item.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita una casiilla 'Cajas' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda realizar traslados por cajas y por unidades.
La opcin Ordenar reporte por nombre, permite ordenar los registros contenidos en el documento por orden
alfabetico al momento de la impresin.
La opcin Manejar embalajes, permite al usuario facturar un producto por medio de unos embalajes
previamente creados (CAJA, UNIDAD, DISPLAY, ARROBA, BULTO...etc.), y as, descargarlo del inventario,
evitando la creacin de varios cdigos de items.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica

(Si existen varias sucursales).


Figura 25: Configuracin Documento Traslado entre Bodegas.

Elaboracin de Traslado entre bodegas (Ver figura 26)


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero que desea afectar en la elaboracin del documento.
En la opcin Documento digite el nmero de Documento referencia.
En la opcin De digite la bodega de la cual est retirando el producto.
En la opcin A digite la bodega a la cual desea trasladar el producto.
En la opcin Observaciones digite el concepto por el cual est elaborando el Documento
De click en la opcin Detalle para visualizar la siguiente pantalla:

21

Figura 26: Elaboracin de Documento Traslado entre Bodegas.

En la opcin Cdigo digite el cdigo del producto del cual va a realizar el traslado o presione la tecla de ayuda (F1)
para visualizar el producto.
En la opcin De bod- A bod el sistema tomar automticamente el cdigo de las Bodegas que haya sido
parametrizado al inicio de la elaboracin del documento.
En la opcin Salida, digite la Cantidad del producto que desea ajustar.
En la opcin Costo Unit, el sistema le proporcionar el costo del producto.

NOTA: Los movimientos que se realicen usando este documento permiten no ser contabilizados y de
esta manera afectar nicamente el saldo de Inventario.
3.1.9 Ajuste al costo (Invent) (Ver figura 28)
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
La opcin Repetir item en captura, permite (Como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
La opcin Usar en la captura, le permite al usuario definir en el documento, el manejo de uno ms tipos de
movimientos. (Slo entradas Slo salidas Ambas).
La opcin Forzar tercero, obliga al usuario a asignar un tercero al documento para su elaboracin, de lo
contrario, el usuario no podr realizar el documento.
La opcin Omitir pantalla contabilizacin, como su nombre lo indica, omite los registros de contabilidad cuando
se graba el documento, debido a que estos ya han sido establecidos a travs de unos Grupos Contables.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.
La opcin Fecha de docum. del proveedor habilita el campo Fecha doc en la pantalla de capturas, para que
el usuario pueda digitar la fecha del documento del proveedor y pueda tener registro de la fecha del documento, sin
recurrir al fsico..
La opcin Calcular I.V.A., calcula el iva, del valor total, tanto de entradas como de salidas de inventario.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica

(Si existen varias sucursales).


La opcin Cargar factura de compra, le permite al usuario, cargar una factura de compra en la captura del
documento, previamente creada, y ajustar los valores de esta factura los registros que sean necesarios.
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.

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Figura 27: Configuracin Documento Ajuste al Costo.

Elaboracin de Ajuste al costo (Invent) (Ver figura 28)


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero que desea afectar en la elaboracin del documento.
En la opcin Documento digite el nmero de Documento referencia.
En la opcin Fecha doc, digite la fecha en la que fue elaborado el documento, que fue relacionado en la casilla
anterior.
En la opcin Observaciones digite el concepto por el cual est elaborando el Documento
De click en la opcin Detalle para visualizar la siguiente pantalla:

Figura 28: Elaboracin de Documento Ajuste al Costo.

En la opcin Cdigo digite el cdigo del producto al cual desea ajustar el costo.
Digite la bodega en la que se encuentra el producto que desea ajustar. Si al momento de la creacin del producto
usted digit la bodega, el sistema la tomar por omisin.
En la casilla Ajuste entrada, digite el valor por el cual desea realizar el ajuste al costo, en caso de que el ajuste
requiera incrementar el costo.
En la casilla Ajuste salida, digite el valor por el cual desea realizar el ajuste al costo, en caso de que el ajuste
requiera disminuir el costo.
De click en Grabar.

23

3.1.10Comprobante de Egreso (Ver figura 29)


La opcin Nmero de cheque nico, permite al usuariollevar un control de los cheques girados, debido a que
no admite un cheque en ms de un comprobante de egreso.
La opcin Permite pagos en efectivo, permite registrar pagos en efectivo por cualquier concepto, de lo
contrario el pago se realizara con cheque guardando la esencia de un Comprobante De Egreso. (seleccionar la
opcin pedir forma de pago').
La opcin Pedir forma de pago, le permite al usuario seleccionar la la cuenta o codigo de caja o banco que
desea afectar con el pago, dependiendo la forma de pago que dese utilizar (Cheque-cuenta banco , efectivo
Cuenta Caja). (Ver figura 30)

Figura 29: Pantalla de configuracin de


Documento Comprobante de Egreso.

Figura 30: Pantalla de asignacin del cdigo


del banco o de la caja en el documento Comprobante de Egreso.

La opcin Forzar cdigo banco, obliga al usuario a digitar el cdigo de banco correspondiente para registrar el
documento, con el fin de que los pagos se hagan nica y exclusivamente a travs de cheques. (Ver figura 30)
La opcin Pedir fecha cheque, activa el campo 'Fecha cheq', en la pantalla de capturas, para que el usuario
pueda registrar la fecha del cheque.
La opcin Calcular Retencin I.C.A. como su nombre lo indica, calcula el porcentaje de retencin por concepto
de I.C.A., previamnete establecido.
La opcinDatos por omisin en forma de pago ofrece la posibilidad al usuario de asignar unos cdigos para el
banco y la caja respectivamente. Estos cdigos aparecern durante la captura del documento, en el recuadro
forma de pago
Elaboracin de un Comprobante de Egreso
En la pantalla de capturas de click en Aceptar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero al cual se le va a realizar el pago.
En la opcin Observaciones digite el concepto del documento (Abono-Cancelacin-Servicio)
D click en Detalle, al desplegarse esta ventana:

24

Figura 31: Pantalla de elaboracin de Documento Comprobante de Egreso.

Debe digitar P para que de esta manera el sistema reconozca que el usuario desea hacer un cruce con la
Proveedores si el saldo ya se encuentra causado; o digite las cuentas a afectar al momento de realizar el pago.
Posteriormente, presione la tecla de ayuda (F1) en el campo Doc. para que el sistema genere una lista de los
saldos vigentes del proveedor anteriormente elegido.
El sistema calcula automticamente el valor a pagar. Si el usuario desea realizar un abono del saldo, digite el valor
del valor a pagar.
Click en Grabar.
Escoja el cdigo de la cuenta de donde se descargara el pago (Caja-Bancos), finalmente de click en Aceptar.

3.1.11 Cotizacin de Ventas (Ver figura 32)


En la opcin En la captura del documento, seleccionar los valores que se desean Ver en la pantalla durante la
creacin del documento. Los valores se mostrarn en la parte inferior derecha del detalle del documento. (Mostrar

precio de venta 1 - Mostrar precio de venta 2 - Mostrar precio de venta 3 - Mostrar costo de
reposicin).
En la opcin Modificacin del precio venta, seleccionar una de las opciones que se presentan en el recuadro,
las cuales permitiran al usuario cambiar el precio de venta de un producto determinado, asignar descuentos a este,
asignar un descuento general a la cotizacin, en su defecto, trabajar con el precio que tiene definido sin
alterarlo.(Modifica precio Vta Unitario Pedir descuento Individual No modificar Pedir descuento

general).
La opcin Permite descuento en promocin, permite al usuario realizar descuentos en productos que tengan
definido precio de promocin.
La opcin Forma de pago del cliente hace que el sistema le solicite al usuario una forma de pago al momento
de la captura del documento.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar que el movimiento de inventario en el
documento, se haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita en la captura del documento una columna (Cajas), que permite
al usuario registrar productos por cajas.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.
La opcin Pedir zona en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, la zona a la cual
corresponde el tercero que est siendo afectado en el documento.
La opcin Pedir vendedor en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, digitar el vendedor que
atiende al tercero que est siendo afectado en el documento.
En la opcin Forma de pago, definir la forma de pago del documento.(Crdito Contado Credicontado

Varios).
En la opcin Usar en la captura, seleccionar el precio de venta que usar el documento durante la captura.

(Precio Venta 1 - Precio Venta 2 - Precio Venta 3 - Precio Venta 4 - Precio Venta 5).
La opcin Controlar Saldo, le permite al usuario controlar el saldo de los productos, con el fin de hacer una
cotizacin de venta sobre inventario fsico.(sobre una base).
La opcin Repetir bodega, habilita el campo 'Bod' en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Ver Pvta sin IVA durante captura, como su nombre lo indica, permite al usuario visualizar el precio
de venta antes de iva, de los productos que se estan registrando en el documento.
La opcin Modificar dias de crdito, le permite al usuario, modificar los dias de crdito en el documento
durante la captura.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica.

25

(si existen varias sucursales).


En la opcin Control mx y mn seleccionar la opcin deseada para el manejo de stocks en bodega. (Solo
infiorma Forza ambos Forza slo mximo Forza slo mnimo Ninguno).
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
La opcin Repetir item en captura, permite (como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.

Figura 32: Pantalla de configuracin de Documento Cotizacin de Venta.

Elaboracin de Cotizacin de Ventas


En la pantalla de capturas de click en Agregar y en el campo Docum escoja la denominacin establecida al
momento de parametrizar el Documento.
Elija la fecha y el Tercero que desea afectar en la elaboracin del documento.
En la opcin Documento digite el nmero de Documento referencia.
En la opcin Observaciones digite el concepto del documento (Abono-Cancelacin-Servicio)
D click en Detalle para ingresar la informacin.
En la opcin de Cdigo elija con la tecla de ayuda (F1) el producto que va a ser cotizado. Adicionalmente con la
tecla (F3) podr cambiar la lista de precios a usar en el momento de la captura, (En caso de que el producto utilice
diferentes precios) la cual ser visualizada en la parte inferior izquierda.
En la casilla de Cantidad, digite la cantidad que desea cotizar.
En la casilla de Unit. Bruto el sistema proporcionar el precio establecido con anterioridad en Tablas/Productos.
En la casilla % Desc. Digite el porcentaje del descuento que va a practicar en la cotizacin.
El sistema calcular automaticmente el valor total, los impuestos y proceder a su respectiva contabilizacin.

26

3.1.12 Ajuste a Ventas (Ver figura 33)


La opcin Omitir pantalla contabilizacin, como su nombre lo indica, omite los registros de contabilidad cuando
se graba el documento de ajustes, debido a que estos ya han sido establecidos a travs de los Grupos Contables.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica.

(si existen varias sucursales).


La opcin Manejar cajero, le permite al usuario llevar un control del documento por cajero. Mediante esta opcin
se puede determinar en un caso, la persona que realiz el documento, por su respectivo cdigo.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Forzar cdigo caja/cxc,
La opcin Pedir zona en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, la zona a la cual
corresponde el tercero que est siendo afectado en el documento.
La opcin Pedir vendedor en cabecera, le solicita al usuario al momento de la captura, digitar el vendedor que
atiende al tercero que est siendo afectado en el documento.
La opcin Forma de pago del cliente hace que el sistema le solicite al usuario una forma de pago al momento
de la captura del documento.
La opcin Modificar dias de crdito, le permite al usuario, modificar los dias de crdito en el documento
durante la captura.
La opcin Manejar venta por valor total, le permite al usuario definir un valor total a la factura, sin tener en
cuenta el precio del producto.
La opcin Ver Pvta sin IVA durante captura, como su nombre lo indica, permite al usuario visualizar el precio
de venta antes de iva, de los productos que se estan registrando en el documento.
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.
En la opcin Forma de pago, definir la forma de pago del documento. (Crdito Contado Credicontado

Varios).
La opcin Repetir item en captura, permite (como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera.
En el campo Descripcin Tipo de Facturacin, definir el tipo de facturacin de la empresa, ejemplo: POR
COMPUTADOR, PAPEL, P.O.S.
La opcin Tipo de Ajuste, permite definir el tipo de ajuste que ser aplicado sobre un producto, (Mayor valor

Menor valor).

Figura 33: Configuracin Documento AJUSTE A VENTAS

27

3.1.13 Factura P.O.S. (Ver figura 34)


En la opcin Usar en la captura, seleccionar el precio de venta que usar la factura al momento de la captura

(Precio Venta 1 - Precio Venta 2 - Precio Venta 3).


En la opcin Asociar item a bod, Seleccione la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo cual
permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
La opcin Usar precio promocin. Seleccione esta opcin si desea que el sistema use el precio de promocin
en la Factura P.O.S.
La opcin Permite descuento en promocin, Permite al usuario realizar descuentos en productos que tengan
definido precio de promocin.
La opcin Manejar embalajes, . Permite que la Factura P.O.S maneje embalajes
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica.

(si existen varias sucursales).


La opcin Cdigo caja contable, permite al usuario asignar la cuenta donde se registrarn los pagos en
efectivo. previamente creado

Figura 34: Configuracin Documento FACTURA VENTAS

3.1.14 Devolucin P.O.S. (Ver figura 34)


La configuracin del documento Devolucin P.O.S. es exactamente la misma del documento Factura P.O.S. .
3.1.15 Pedido de Venta (Ver figura 32)
La configuracin del documentoPedido de Venta es exactamente la misma del documentoCotizacin de Ventas .
3.1.16 Inventario fsico/Conteo (Ver figura 35)
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
La opcin Usar en la captura, permite al usuario definir en el documento, el tipo de movimiento de inventarios.
(Slo entradas Slo salidas Ambas).
La opcin Manejar embalajes, Active esta opcin si desea que el documento maneje embalajes.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica.

(si existen varias sucursales).


La opcin Repetir item en captura, permite (como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)
La opcin Forzar tercero, obliga al usuario a asignar un tercero al documento para su elaboracin, de lo
contrario, el usuario no podr realizar el documento.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar que el movimiento de inventario en el
documento, se haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita en la captura del documento una columna (Cajas), que permite
al usuario registrar productos por cajas.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o

28

servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.


La opcin Entrada al Inv Costo prom, permite registrar las unidades de inventario de acuerdo al costo
promedio que este tenga segn su movimiento.
@ La opcin Ordenar reporte por nombre,
En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.
Figura 35: Configuracin Documento INVENTARIO FISICO / CONTEO

3.1.17 Orden de Compra (Ver figura 36)


En la opcin Control mx y mn seleccionar la opcin deseada para el manejo de stocks en bodega. (Solo
infiorma Forza ambos Forza slo mximo Forza slo mnimo Ninguno).
La opcin Forzar cdigo proveedor hace que el programa le exija al usuario un cdigo de CXP, para causar el
documento 'Orden de Compra' y cargar las cuentas por pagar al proveedor respectivo. Sin este cdigo, el usuario no
podr elaborar el documento.
La opcin Pedir descuento por producto activa la casilla '% Desc' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda asignar un descuento al producto.
La opcin Captura unidades en cajas, habilita en la captura del documento una columna (Cajas), que permite
al usuario registrar productos por cajas.
La opcin Detalle al elaborar documento, permite escribir un detalle al momento de registrar un producto o
servicio, que reemplace el nombre de este en el documento.
la opcin Fecha de docum. del proveedor habilita el campo Fecha doc en la pantalla de capturas, para que el
usuario pueda digitar la fecha del documento del proveedor y pueda tener registro de la fecha del documento, sin
recurrir al fsico..
La opcin Calcular Retencin I.C.A. como su nombre lo indica, calcula el porcentaje de retencin por concepto
de I.C.A., previamente establecido.
En la opcin Asociar item a bod, seleccionar la opcin que se requiera durante la captura del documento, lo
cual permitir al usuario, modificar la bodega del producto, si as lo quisiera. (Siempre Nunca Sugerir).
En la opcin Redondeo decimales, digitar el nmero de decimales que llevar el valor del costo total de la
mercanca.
La opcin Repetir bodega, habilita el campo Bod en la cabecera del detalle, para que el usuario pueda asignar
la bodega que tendr el documento, y en la que va a quedar registrado el movimiento de este.
La opcin Controlar unid. mnima de venta, se encarga de validar que el movimiento de inventario en el
documento, se haga de acuerdo a la unidad mnima de venta que tenga establecida el producto.
La opcin Mostrar rentabilidad P.Vta 1, habilita una casiilla 'Rent %' en el detalle de la captura del documento,
para que el usuario pueda Ver el porcentaje de rentabilidad del costo de la mercanca, frente al precio de venta 1.
La opcin Control por sucursal, permite llevar un control del documento por sucursal, como su nombre lo indica.

(si existen varias sucursales).


La opcin Modificar dias de crdito, le permite al usuario, modificar los dias de crdito en el documento
durante la captura.
La opcin Repetir item en captura, permite (Como su nombre lo indica) repetir un cdigo de un producto o servicio
durante la captura del documento. Seleccionar la opcin deseada (No repetir Si repetir Informar)

29

En el campo Bodega por omisin, pulsar la tecla de ayuda (F1) y seleccionar la bodega que el documento
tendr por defecto durante la captura.

Figura 36: Configuracin Documento ORDEN DE COMPRA

Click sobre el botn Contabilizacin.... Esta opcin permite crear unos grupos contables, donde
quedar registrada la contabilidad de todo el movimiento del documento.(No disponible para todos los
documentos).
3.1.17 COMO CREAR UN GRUPO CONTABLE (Ver figura 37)
Click en el botnAgregar.
En la opcinGrupo, digitar dos caracteres que identifiquen al grupo contable (pueden ser letras, nmeros

alfanumrico), (ejemplo: 01, A, A1).


En la opcinNombre, digitar el nombre que llevar el grupo contable. (ejemplo: Gravados 16%).
En la columnaValor Gravado, digitar las cuentas respectivas, de acuerdo al concepto. (Cuenta de inventarios
Cuenta costo (S. Prod) Cuenta de I.V.A. - Ret. IVA Rg Comn...etc).
En la columnaValor Excluido, digitar las cuentas respectivas, para todo concepto producto excluido de I.V.A.
Click en el botnGrabar.

Figura 37: Creacin de Grupos Contables


en Documentos.

30

Click en el botn Plantillas.... Esta opcin, le permite al usuario crear una plantilla con unas cuentas, en casos
cuando los registros de un documento son siempre los mismos, (ejemplo: pago de nmina); esto con el fin de que el
usuario no tenga que buscar y digitar las cuentas respectivas.
3.1.18 COMO CREAR UNA PLANTILLA (Ver figura 38)
Click en el botn Agregar.
En el recuadro Agregar Plantilla, digitar el nombre que llevar la plantilla.
Click en el botn Aceptar.
En el recuadro de abajo 'DETALLE', digitar las cuentas a afectar en la plantilla.
Click en el botn Grabar.

NOTA: El botn Copiar Plantilla, permite al usuario copiar la estructura de una plantilla a una nueva, cuando los
registros o la mayora de ellos son los mismos.

Figura 38: Plantilla de Documentos.

Click en el botn Mensajes... (Ver figura 39).

Figura 39: Mensajes en Documentos

Click en el botn Reporte.... Aqu se encuentra la configuracin y todas las especificaciones del reporte del
documento. Ajustar, segn las necesidades del usuario. (Ver figura 40)
En el campo Reporte, se encuentra el nombre del reporte que corresponde al documento.
El campo Largo de pgijna en renglones, determina el largo del reporte, segn la hoja o papelera en que se vaya
a imprimir. (66 Hoja tamao Carta, 33 Media Carta).

31

El campo No. de copias a imprimir, determina el nmero de copias que imprime cada vez que se enva una
impresin.
El campo No. de renglones a imprimir, determina el nmero de renglones que imprimir, de acuerdo al largo de
pgina.
El campo No. caracteres para valor en letras en el primer rengln, como su nombre lo indica, corresponde al
nmero de caracteres del valor en letras que imprimir el sistema en el primer rengln.
La opcin Surpimir salto de pgina antes de imprimir, como su nombre lo indica, elimina el salto de pgina antes
de comenzar la impresin del documento.
La opcin Surpimir salto de pgina despus de imprimir, hace lo mismo que la opcin anterior, pero al final de la
impresin del documento.
En la opcin Imprime al adicionar, el usuario puede decidir cuando grabe el documento, si lo imprime de inmediato
despus.
SI: Esta opcin hace que el documento se imprima de inmediato al momento de grabarlo.
NO: Esta opcin graba el documento pero no lo imprime. (Puede imprimirlo despus).
??: Esta opcin hace que el sistema, cuando grabe el documento, le pida su autorizacin para imprimirlo.
En la opcin Tipo de reporte del documento, el usuario puede definir que tipo de reporte desea imprimir.
Grfico: Esta opcin imprime el reporte del documento, en un ambiente grfico.
Caracteres: Esta opcin imprime el reporte del documento, en un formato de caracteres.
Caracteres usando cd de control: Con esta opcin se puede definir el tamao de la letra en el reporte.
NOTA: Al seleccionar la opcin Grfico, se activa en la parte inferior de la pantalla el botn MODIFICAR. Mediante
este botn el usuario puede ajustar el reporte de acuerdo a su gusto necesidad.

Click en Aceptar.

Click en el botn Grabar.

32

3.2 CUENTAS
En la segunda opcin Cuentas, se encuentran todos y cada uno de los rubros que conforman el P.U.C. de la empresa, y
que se utilizaran para registrar todos los movimientos que esta realice diariamente. (Ver figura 41).

Figura 41: Catalogo de Cuentas.

3.2.1 COMO CREAR UNA CUENTA

(Ver figura 41).

Click en el botn Agregar


En el campo Cuenta, digitar el numero de la cuenta a crear.
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevar la cuenta.
El campo Nivel le indica al usuario el nivel de la cuenta de acuerdo a su clasificacin (1 clase, 2 grupo, 3 cuenta, 4
Sub-cuenta, 6 mas- Auxiliar)
La opcin Es Auxiliar permite al usuario, asignar la cuenta como de nivel Auxiliar, independiente de su clasificacin,
para que pueda registrar movimientos en esta, Recuerde que en el programa solo prodra registrar informacin en las
cuentas auxiliares.
La opcin Manejar tercero permite llevar registro de los terceros que afecten esta cuenta.
La opcin manejar centro costo permite llevar un control de la cuenta por centros de costo.
La opcin Cuenta de Invent/costo vtas permite identificar las cuentas correspondientes a Inventarios y Costo de
ventas. (solo aplica para las cuentas mencionadas).
La opcin Cuenta de ventas permite identificar las cuentas correspondientes a Ventas.(solo aplica para las cuentas
mencionadas).

La opcin Cuenta Mayor y Balance, Clasifican las cuentas que formaran parte de este reporte.
En la opcin Cdigo para:, digitar un cdigo de dos caracteres (nmeros letras) de acuerdo a la cuenta (Cuenta de
Caja - Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Cuenta de Bancos). Ejemplo: 01 C1 CJ., De esta manera usted
puede segmentar su cartera por ti pos, marcar las cuentas de proveedores por cdigos, clasificar las cuentas de caja,
codificar los bancos, entre otros. Que sern de gran ayuda en el momento de Capturas o consultar la informacin
financiera o contable a travs del Software.
Click en el botn Banco... (Ver figura 42). Esta opcin le permite al usuario registrar informacin acerca del banco al
que corresponde la cuenta, y definir el reporte para la impresin del cheque.

33

Figura 42: Configuracin de banco en la tabla cuentas.

Click en el botn Deprec... (Ver figura 43). Esta opcin le permite al usuario definir el metodo de depreciacin para sus
activos fijos, y las cuentas a las cuales se llevarn estas depreciaciones.

Figura 43: Configuracin de Depreciacin en la tabla cuentas.

En la opcin Cuenta de cierre, digitar la cuenta respectiva de cierre.


En la opcin Nombre corto, digitar un nombre que le permita al usuario llamar la cuenta al momento de registrar un
asiento, mediante esta llave.(Opcional).
La opcin Es Ajuste por Inflacin permite identificar las cuentas de ajustes por inflacin.(solo aplica para las cuentas
mencionadas).

La opcin Ajustar esta cuenta, permite definir las cuentas respectivas para ajustar una cuenta determinada, Cuenta
de Ajuste y Correcin Monetaria.
NOTA: Al ajustar una cuenta, el usuario puede hacerlo por tercero si lo desea, activando la opcin Ajustar cada
Anexo.

La opcin Retencin fuente x pagar, permite al usuario definir en aquellas cuentas de retencin en la fuente por pagar
(2365), la base sujeta a practicar retencin, y el porcentaje respectivo a retener, sobre los valores que igualen superen
el tope establecido.(al igual que en las cuentas de caja, bancos, ctas x cobrar y ctas x pagar, estas cuentas exigen un cdigo de 2
caracteres que las identifica, ejm: R1 - 01 RP).

La opcin Retencin fuente x cobrar, permite al usuario definir en aquellas cuentas de retencin en la fuente por
cobrar (135515), la base sujeta a practicar retencin, y el porcentaje respectivo a retener, sobre los valores que igualen
superen el tope establecido.(al igual que en las cuentas de caja, bancos, ctas x cobrar y ctas x pagar, estas cuentas exigen un
cdigo de 2 caracteres que las identifica, ejm: R1 - 01 RC).

En la opcin Clasificacin Bce/E.Res, seleccionar el cdigo correspondiente, ya sea para el Balance General el
Estado de Resultados, de acuerdo a la cuenta, AC - Activo Corriente, AN - Activo no Corriente, AO - Otros Activos,
PC Pasivo a Corto plazo, PL Pasivo a Largo plazo, PO Otros Pasivos, PT - Patrimonio. (aplica solo para cuentas

34

del Balance, 1,2 y 3). IO Ingresos Operacionales, DV Devoluciones en Ventas, CV Costo de Ventas, GO Gastos

Operacionales, GA Gastos de Administracin, GV Gastos de Ventas, IN Ingresos no Operacionales, GN Gastos


no Operacionales, CM Correccin Monetaria, IR Impuesto de Renta. (aplica solo para cuentas del Estado de Resultados
4,5,6,7,8 y 9).

La opcin Cuenta Inactiva, permite como su nombre lio indica, inactivar una cuenta que ya no se va a utilizar, o se va a
cambiar por otra.
La opcin Es Retenc. IVA, define a una cuenta de retencin por concepto de IVA.[2367 135517]. (aplica solo para las
cuentas mencionadas).

La opcin Manejar Base, permite asignar un porcentaje de calculo en la cuenta, que el sistema realizar sobre una
base definida por el usuario. Ejm: Descuentos especiales, Comisiones...etc.
La opcin Es Retencin de I.C.A. Permite identificar las cuentas de retencin por concepto de I.C.A. [2368 135518]
(aplica solo para las cuentas mencionadas).

Click en el botn Grabar.

3.3 TERCEROS
La tercera opcin del men Tablas contiene todos terceros (Clientes Proveedores), que hacen parte del movimiento de
la empresa compras - ventas...etc.(Ver figura 44).

Figura 44: Tabla Terceros.

3.3.1 COMO CREAR UN TERCERO


Click en el botn Agregar.
En la opcin Anexo, digitar un cdigo que identifique al tercero.
En la opcin Nombre, digitar el nombre del tercero.(Apellidos y nombres).
En la opcin Clase Id (N,C,E,T,R), digitar el cdigo, de acuerdo al tipo de identificacin del tercero. (N Nit, C
Cdula, E Cedula Extranjera, T -Tarjeta de Identidad, R Registro Civil de Nacimiento).
En la opcin Apellidos y Nombres del tercero, verificar que los apellidos y nombres del tercero correspondan a cada
casilla como lo indica el sistema, si no es asi, corregirlos.
En la opcin Nombre Comercial, digitar el nombre comercial correspondiente al tercero.(Opcional).

35

En la opcin Nit, digitar el nmero de identificacin del tercero y su respectivo digito de verificacin, de acuerdo al tipo
de documento. (El digito de verificacin solo aplica para los terceros que tienen NIT Opcional).
En la opcin Direccin, digitar la direccin de domicilio correspondiente al tercero.
En la opcin Tipo de Documento, Digite el cdigo correspondiente de acuerdo al tipo de documento.(11 Registro
Civil de Nacimiento, 12 Tarjeta de Identidad, 13 Cedula de Ciudadana, 21 -Tarjeta de extranjeria, 22 -Cdula de
extranjeria,31 Nit, 41 Pasaporte,
42 Tipo de Documento Extranjero, 43 Documento definido para Informacin
Exgena).
En la opcin Ciudad, digitar el cdigo de la ciudad de domicilio del tercero (previamente creado Opcional); en el campo
del frente, digitar el nombre de la ciudad.
En la opcin DANE, digitar el cdigo respectivo del DANE de acuerdo a la ciudad.
En la opcin A.A., digitar el nmero de Apartado Areo del tercero. (Opcional).
En la opcin Telfono, digitar el nmero telefnico del tercero. (Opcional).
En la opcin Referencia, digitar una observacin o dato adicional que permita identificarlo, ejemplo: Nombre del
contacto, codigo postal, nmero de identificain interno...etc
En la opcin E-Mail, digitar la cuenta de correo electrnico del tercero. (Opcional).
A continuacin se presentan dos opciones que definen la clasificacin del tercero (Es Cliente Es Proveedor), y con ellas
sus respectivas caractersticas que los identifica como tales. Marcar la opcin deseada o en su defecto las dos, si el
tercero a crear es cliente y proveedor al mismo tiempo.

3.3.1.1 SI ES CLIENTE
Marcar la opcin Es cliente.
En la opcin Vendedor, digitar el cdigo respectivo del vendedor al que fue asignado el cliente (previamente
creado). (Opcional).

En la opcin Zona, digitar el cdigo respectivo de la zona a la que fue asignado el cliente (previamente creada).
(Opcional).

En la opcin Inters Mora, digitar el porcentaje de inters de mora que se cobrar al cliente a partir del
vencimiento de la factura de venta. (Opcional).
En la opcin Das de Crdito, digitar el nmero de das de crdito que se le aasignarn al cliente, para el pago de
sus facturas.(Opcional).
La opcin No facturar a crdito, permite restringir la facturacin a crdito, a aquellos clientes que su forma de
pago es Contado/Efectivo, que por comportamiento crediticio tienen un regular o mal desempeo. (Opcional).
La opcin Controlar cupo, le permite al usuario controlar las compras que el cliente realice a la empresa de
acuerdo a su liquidez y poder de endeudamiento. (en el campo que esta en frente, digitar el valor del cupo). (Opcional).
En la opcin Cdigo c x cobrar, digitar el cdigo de cuentas por cobrar (previamente creado), con el fin de
establecer la cuenta respectiva, donde se cargarn las cuentas por cobrar de los clientes. (facturas a crdito).
En la opcin Forma de pago, digitar el cdigo de la forma de pago asignada al cliente (previamente creado).
En la opcin Tipo de Negocio, digitar el cdigo que identifique al establecimiento del cliente de acuerdo a su
clasificacin (previamente creados). (Opcional).
En la opcin Da de Visita, digitar el numero correspondiente al dia de visita, de acuerdo a los das de la semana
(1 Lunes, 2 Martes, 3 Miercoles, 4 Jueves, 5 Viernes, 6 Sabado, 7 -Domingo). (Opcional).
En la opcin Regin, digitar el cdigo correspondiente a la regin en que se encuentra ubicado el cliente
(previamente creadas). (Opcional).

En la opcin Barrio, digitar el cdigo correspondiente al barrio en que se encuentra ubicado el cliente (previamente
creados). (Opcional).

La opcin Cliente retiene siempre, permite definir a un cliente como agente retenedor en la fuente, con el fin de
que el cliente, al momento de la compra, efecte la retencin correspondiente y esta pueda verse reflejada en la
factura.
La opcin Cliente TaT, permite definir a un cliente como TaT (Tienda a Tienda)... caraterstica para clientes de
Distribuidoras

3.3.1.2 SI ES PROVEEDOR
Marcar la opcin Es Proveedor.
En la opcin Das de crdito, digitar los das de crdito para el pago de las facturas al proveedor
La opcin Regimen comn, permite identificar al proveedor como Regimen Comn, de acuerdo al tipo de
contribuyente.
La opcin Retener siempre, permite al usuario efectuar retencin en la fuente sobre todas las compras que se
hagan al proveedor sin importar el monto de estas.

36

La opcin Gran Contribuyente, permite identificar al proveedor como Gran Contribuyente, de acuerdo al tipo de
contribuyente.
La opcin Autorretenedor IVA, define a un proveedor, como autorretenedor por concepto de I.V.A.
En la opcin Cdigo de c x pagar, digitar el cdigo de cuentas por pagar (previamente creado), con el fin de
establecer la cuenta respectiva, donde se cargarn las cuentas por pagar de los proveedores. (facturas a crdito).
La opcin No practicar Ret. Fuente, permite al usuario, determinar a que personas (Cliente Proveedor), no se les
debe hacer retencin en la fuente, ya sea porque son autoretenedores, o por otra razn que le impida efectuarle
esta deduccin.
La opcin Autorretenedor, permite definir a un tercero determinado (Cliente Proveedor), como Autorretenedor,
es decir que segn la DIAN, al tercero no se le puede practicar retencin en la fuente.
La opcin Es retenedor en la fuente, permite determinar, cuales terceros(Cliente Proveedor), son retenedores en
la fuente.
La opcin Inactivo, permite al usuario, como su nombre lo indica, Inactivar un tercero (Cliente Proveedor), que ya
no va a tener movimiento en la empresa y que no se puede borrar, porque contiene un historial.
Click en el botn Otros Datos... (Ver figura 36).
En el recuadro Informacin Adicional:, digitar la informacin que corresponda, de acuerdo a los conceptos que
el usuario haya definido. (Utilidades - Configuracin Nombre Anexos Anexos Terceros). (Opcional).
La opcin Controlar facturas vencidas, permite al usuario controlar las facturas vencidas de los clientes, con el
fin de tener una cartera moderada y al da. (Business le da la posibilidad de grabar facturas a estos clientes, por el
contrario, restringir los pedidos hasta que el cliente se ponga al da con sus pagos). (Opcional).

En la opcin No. de das adicionales de cobro, digitar los das adicionales que se darn al cliente para el
respectivo cobro de la(s) factura(s) vencida(s). (Opcional).
En la opcin Nombre Representante Legal del Cliente:, digitar el nombre del representante legal propietario
del establecimiento comercial. (Opcional).
En la opcin Observaciones:, el usuario puede digitar una nota u observacin acerca del tercero. (Opcional).
En la opcin Asociar precio de venta:, definir la lista de precio que manejar el tercero.
La opcin Pedir direccin de envo, (Opcional).
La opcin fecha de Ingreso, muestra la fecha de creacin del cliente fecha de ingreso. (Esta fecha se registra al
momento de grabar el tercero por primera vez).

En la opcin No. de visitas en el mes, digitar el nmero de visitas que la empresa hace al cliente durante el mes.
(Opcional).

La opcin Incluir en Planilla Transporte, permite al usuario crear una planilla de transporte al final del da, con
los pedidos facturados durante el mismo da, incluso, con facturas realizadas en das anteriores.
En la opcin Clculo Retencin I.C.A., seleccionar la opcin deseada:
NO RETENER: No efecta retencin por concepto de I.C.A.
RETENER SOBRE TOPES: nicamente efecta retencin sobre los topes establecidos previamente en la cuenta de
retencin de I.C.A.

RETENER SIEMPRE: Efecta retencin sobre cualquier suma sin importar el tope.
Click en el botn Movimientos (Ver figura 45). Esta opcin le permite al usuario tener registro de los ultimos movimientos
del cliente. (venta FACT compra recibo de caja comprbante de egreso).

Figura 45: Movimiento de terceros.

Click en Aceptar

37

Figura 46: Otros Datos en terceros.

Click en el botn Estado RUT


a presentar RUT.

(Ver figura 47).

Esta opcin le permite al usuario llevar un control de los terceros obligados

NOTA: Al seleccionar la opcin Obligado a presentar R.U.T., en la parte superior de la ficha del cliente, aparecer
un letrero que le indicar al usuario el estado de presentacin del RUT. RUT PENDIENTE.; Este no cambiar hasta
que el usuario haya recibido el documento, y posteriormente, haya seleccionado la opcin R.U.T. Ha sido recibido
con su respectiva fecha, para tener un registro de la fecha de recibo de este, automticamente el letrero cambiar su
significado y pasar a decir RUT Recibido.

Figura 47: Control de RUT.

38

3.4 PRODUCTOS
La cuarta opcin del men Tablas se denomina Productos. Aqu se encuentran todos y cada uno de los productos y
servicios que la empresa a codificado para su venta, Tenga en cuenta que en el momento de crear un producto o servicio
en la base de datos es de vital importancia registrar con veracidad cada uno de los datos, puesto que desde aqu se
definen por ejemplo: El cdigo contable, que ser el dato a tener en cuenta para la contabilizacin de los documentos de
inventarios (Factura de venta, Factura de compra, Ajustes, ), de igual manera el porcentaje de Impuesto a las Ventas
(IVA), El codigo de Retencin, Entre otros. (Ver figura 48).
COMO CREAR UN PRODUCTO SERVICIO
Click en el botn Agregar.
En la opcin Cdigo, digitar un nmero o letras que identifiquen al producto o servicio a crear. (ejemplo: 0001,
BORDADO, LOR001...etc)
En la opcin Tipo, seleccionar el tipo segn sea el caso. (Producto -- Servicio).
En la opcin Nombre, digitar el nombre que llevar el producto o servicio. (mximo 40 caracteres, 'Alfanmerico').
En la opcin Referencia, digitar un nombre o codigo de referencia para el producto o servicio (ejemplo: RX100, CAJA
X 48, UNIDAD, ID145211452...etc). (Opcional).
En la opcin Linea, ubicarse en la tercera casilla, pulsar la tecla F1 y seleccionar la linea segn su clasificacin en el
inventario.
En la opcin I.V.A., digitar la tarifa de I.V.A. correspondiente al producto o servicio (ejemplo: 16 10 0 35).
En la opcin Ref. Fabric, digitar un nombre o referencia de fabricante para el producto o servicio (ejemplo: RX100,
CAJA X 48, UNIDAD, ID145211452...etc). (Opcional).
En la opcin Cd. Ref., digitar un nombre o codigo alterno de referencia para el producto o servicio (ejemplo: RX100,
CAJA X 48, UNIDAD, ID145211452...etc). (Opcional).
En la opcin Talla, digitar el nmero de talla o letra, segn sea la prenda de vestir (ejemplo: 16, M, 32, S...etc).
(Opcional).

En la opcin Precio Vta + IVA, digitar el precio de venta del producto o servicio, con el valor del Iva includo segn su
tarifa. (Un producto servicio permite hasta 5 precios de venta Precio1 ... Precio5. ) (El Precio de Venta Sin Iva se calcula
automticamente, de acuerdo al precio de venta digitado y el valor del Iva segn su tarifa).

En la opcin Precio Vta sin IVA, digitar el precio de venta del producto o servicio sin Iva. (solo cuando se maneja precio
de venta sin Iva.). (El Precio de Venta + Iva se calcula automticamente, de acuerdo al precio de venta digitado y el valor del Iva
segn su tarifa).

NOTA: Los campos Precio Vta. anter -- Fech cambio -- Rentabil, son campos informativos que reflejan el
ltimo precio de venta que ha tenido un producto o servicio en el evento de un cambio de precio, la fecha en que
se realiz el cambio de precio y el porcentaje de Rentabilidad actual del producto, respectivamente.

En la opcin RetxP, pulsar la tecla F1 y seleccionar el codigo de retencin en la fuente por pagar, de acuerdo al tipo de
producto o servicio. (estos cdigos han sido previamente creados de acuerdo a la cuenta en que se registrar la retencin ).
(ejemplo: 01, R1...etc)
En la opcin RetxC, pulsar la tecla F1 y seleccionar el codigo de retencin en la fuente por cobrar, de acuerdo al tipo
de producto o servicio. (estos cdigos han sido previamente creados de acuerdo a la cuenta en que se registrar la
retencin).(ejemplo: 01, A1...etc)
En la opcin Contab, digitar el cdigo contable segn modelos contables previamente creados. (ejemplo: 01, 02,
J5...etc)
En la opcin Marca, pulsar la tecla F1 y seleccionar la marca respectiva para el producto servicio. (marcas previamente
creadas y codificadas.). (Opcional).
En la opcin Bod, pulsar la tecla F1 y seleccionar la bodega correspondiente al producto.(bodegas previamente creadas y
codificadas.)
La opcin Ccosto, pulsar la tecla F1 y seleccionar el centro de costo correspondiente al producto servicio.(centros de
costo previamente creados y codificados.). (Opcional).
La opcin Imp. Consumo, digitar el valor correspondiente al impuesto de consumo. (aplica exclusivamente para licores y
cigarrillos.). (Opcional).
En la opcin Costo reposicin, digitar el valor correspondiente al costo del producto Sin Iva.
En la opcin EAN13, digitar el cdigo de barras del producto. (Cdigo de barras de 13 dgitos). (Opcional).
En la opcin EAN8, digitar el cdigo de barras del producto. (Cdigo de barras de 8 dgitos). (Opcional).
La opcin Lista de precios No., permite el usuario manejar listas de precios personalizadas segn proveedor, producto

39

...etc. Digitar el nmero de lista correspondiente al producto o servicio. (Opcional).


Dar click sobre el botn Proveed.(Ver figura 49)
Para asignar un proveedor al producto ubicarse en la casilla Proveedor bsico, pulsar la tecla F1 y buscar el
proveedor correspondiente, seleccionarlo con Enter.
Click en el botn Salir.

Figura 49: Asignacin de proveedores en productos.

Dar click sobre el botn Mx y mn. (Ver figura 50). Esta opcin le permite al usuario tener un control de su inventario por
cada bodega que tenga, poder establecer cuanto inventario (mximo) podr tener en esta y asi mismo la cantidad
(mnima).

40

Figura 50: Asignacin de Mximos y Mnimos en Productos.

Marcar con una x la bodega en la cual se quiere llevar el control de inventario y en las casillas siguientes
mximo y mnimo digitar la cantidad correspondiente al stock en bodega.
Dar click en el botn Anexos. Esta opcin le permite al usuario definir campos donde puede almacenar
informacin adicional del producto. (campos previamente creados y codificadas.). (Opcional).
La opcin Inactivo, (Opcional)
Dar click en el botn Otros datos. Esta opcin le permite al usuario agregar mas informacion a los productos o
servicios creados.
En la opcin Varios, permite digitar y seleccionar la informacion a adicionar:
CD. ALTERNO: Permite al usuario digitar maximo 14 caracteres, (pueden ser letras, nmeros alfanumrico),
(ejemplo: PRODUCTOS, 0001, PROD0O01).
LOCALIZACIN: Esta opcin permite al usuario ingresar informacion en los tres campos para saber donde se
encuentra localizado el producto dentro de la empresa, (pueden ser letras, nmeros alfanumrico).
EXENTO DE IVA: Al actIVAr esta casilla el producto automaticamente quedara exento de IVA, siempre y cuando en la
pantalla de productos la casilla I.V.A no tenga ningun %.
CONCESIN: Se maneja cuando en la pantalla principal de productos en la opcin TIPO: se crea un SERVICIO, por
medio de esta opcin amarramos el SERVICIO con la opcin Tablas Concesionarios.
UNIDAD: Esta opcin permite seleccionar las unidades de venta a manejar con el producto.
PERMITIR SALDO EN ROJO: Al manejar facturacion de inventarios si selecciona esta opcin permitira trabajar con
saldos en negativo o en rojo los productos.
PERMITIR VENTA POR DEBAJO DEL COSTO: Al actIVAr esta opcin lo que permite es dejar vender el producto por
debajo del costo de repocisin .
DETALLE AL ELABORAR DOCUMENTO: Si selecciona esta opcin siempre tendra que darle un detalle o una
descripcion adicional al producto en una ventana nueva cada vez que vaya hacer facturado en CAPTURAS .
RESTRINGIR EN ORDEN DE COMPRA: Si selecciona esta opcin no permitira en el mdulo Capturas registrar
el ingreso de la compra del producto.
MODIFICAR PRECIO DE VENTA EN FACTURA: Si selecciona esta opcin, en el momento de la captura permitira al
usuario modificar el precio de venta en la factura.

En la opcin Sistema de salud, activa


MEDICAMENTOS DE CONTROL: Si selecciona esta opcin, le permitira
producto sera medicamento de control.

trabajar con el sistema de salud y el

PERTENECE AL PLAN OBLIG. SALUD (POS) Si selecciona esta opcin, le permitira trabajar con el sistema de salud
y los productos pertenecen al (POS) Plan obligatorio de salud.

En la opcin Ficha tcnica.


PESO UNITARIO (gramos): Permite registrar el peso unitario del producto en gramos.
PESO BRUTO / CAJA (kg ): Permite registrar el peso del producto por caja en kilogramos mas otros productos
adicionales.
PESO NETO / CAJA (kg ): Permite registrar el peso total del producto por caja en kilogramos.
UNIDADES X CAJA: Permite registrar la cantidad de unidades que trae la caja de un determinado producto.
UNIDAD MINIMA DE VENTA: Perrmite registrar la cantidad minima de venta de un producto.

41

En el botn Comision x producto Perrrmite registrar el porcentaje de comision por producto o servicio discriminando cada
vendedor,

En el botn Kit de Productos Perrrmite registrar un kit de determinados productos, totalizando y dejando una sola cantidad de
productos, el valor IVA y del valor total del kit para la venta.
En el botn Embalajes Escriba las presentaciones o embalajes en las que se dispone del producto.
En el botn Control por Sucursal Esta opcin selecciona las sucursales permitidas que trabajaran con el cdigo del producto.
GRUPO DE DESCUENTO:
Cod. EAN 1:
Cod. EAN 2:

Dar click en el botn P.O.S. Esta opcin le permite al usuario configurar el producto para ser utilizado en la facturacion
del P.O.S:
MODIFICAR PRECIO DE VENTA: Si selecciona esta opcin permitir al usuario modificar el precio de venta del
producto en el momento que este realizando la factura.
MODIFICA CANTIDAD: Si selecciona esta opcin permitir al usuario modificar las cantidades en el momento de
realizar la facturacion.
ACUMULA EN TIRA: Esta opcin hace que cuando un producto se registra en el POS varias veces en la misma
factura, este se muestre en un solo registro y sume las cantidades, si por el contrario no se, no se marca esta opcion al
producto, en el momento de registrarse, har una lnea por cada unidad del mismo producto.
FRUVER: Esta opcin se marca para los productos que deben ser pesado en el pos(Frutas y Verduras), para que el
programa de facturacin POS registre el precio del producto segn el peso que indica la balanza.
BALANZA TOLEDO: Esta opcin marca los producto que se registran con un cdigo de barras suministrado por un
abalanza Toledo u otra de este tipo, ya que dicho cdigo de barras tiene una estructura diferente, adems cuenta con
un prefijo y un digito de verificacin especial. La etiqueta generada por la balanza indica el cdigo y el peso del producto
a registrar.
EXCLUIR DE SISTEMA P.O.S: Si selecciona esta opcin el producto estara excluido de facturacin en el sistema
P.O.S, de manera que cuando el cajero digite el cdigo, le anunciara que este producto o servicio no se permite facturar
por este modulo.
USAR C. DE COSTO DEL ITEM: Si selecciona esta opcin el producto trabajara con el centro de costos con el cual fue
creado.
PREFIJO EAN (FRUVER): En este campo el usuario debe digitar el prefijo impreso en la etiqueta que genera la
balanza, (EJ: en la Balanza Toledo es 24)

En el opcin Decimales: Esta opcin le permite seleccionar los decimales con los que desea trabajar en la factura del P.O.S
SIN DECIMALES
2 DECIMALES
3 DECIMALES

En el opcin Descripcin opcinal para impresin factura: Permitira registrar un nombre corto al producto para que salga
impreso en la factura del P.O.S

Dar click en el botn Precio segn escala: Esta opccion permite seleccionar precios por escalas de acuerdo a las lista de
precio.

En la opcin Inactivo, Permite al usuario inactivar un producto para que no pueda ser facturado.
En la opcin Admite descuento, Si selecciona esta opcin permitir descuento en el producto al momento de ser facturado.
En la opcin Descto. Mx, Permite al usuario registrar el porcentaje mximo de descuento.
La opcin Und x caja, Permite al usuario registrar el valor de las unidades que contiene una caja, de un determinado producto.
La opcin Promocin, Permite al usuario registrar un precio nuevo por promocin del producto.
PRECIO + IVA: Se registra el precio de la promocin mas IVA.
DEL: Permite registrar la fecha inicial de la promocin DIA, MES, AO
AL: Permite registrar la fecha final de la promocin DIA, MES, AO

La opcin Precio (3) para cambio, permite dejar un producto pendiente para cambio para procesarlo en el momento oportuno.
La opcin Impoconsumo ley 1111/2007, Si selecciona esta opcin permitira

los productos con impconsumo.

grabarlos con

IVA.

Dar click en el botn MOVIMIENTOS: Esta opcin le permite al usuario Ver la ultima compra y venta del producto,
permitindole Ver los datos basicos de esos movimientos.

42

Dar click en el botn SALDOS: Esta opcin le permite al usuario Ver el saldo de los productos a una determinada
fecha, ordenado cdigo de bodega, nombre de bodega a y la cantidad existente.
Dar click en el botn IMAGEN: Esta opcin le permite al usuario ingresar una imagen que identificara el producto.

3.5 BODEGAS

Figura 51: Tabla bodegas.

La opcin Bodegas, permite crear las bodegas con las cuales cuenta la empresa para el almacenamiento y el manejo
del inventario de la mercanca.
Al igual que en las dems opciones, se encuentran parte de los botones que all se manejan. (Ver figura 3)
3.5.1 COMO CREAR UNA BODEGA
Click en el botn Agregar.
En el campo Bodega, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo a la bodega (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: BOD, 001, B01)
En el campo Nombre, digitar el nombre que va a llevar la bodega (ejemplo: Principal)
En la opcin Direccin, digitar la direccion donde se encuentra ubicada la bodega.
En la opcin Ciudad, digitar la ciudad donde se encuentra la bodega.
En la opcin Telfono, digitar el nmero telefonico donde podran contatarse con la bodega.
En la opcin Responsable, digitar el nombre de la persona encargada de la bodega.
En la opcin Cargo resp, digitar el cargo que tiene la persona responsable de la bodega.
Click en el botn Grabar. guarda los datos nuevos registrados en Bodegas.

43

3. LNEAS

Figura 52: TABLA LINEAS

La opcin Lneas, permite crear y organizar por lnea, sublnea, subgrupo y subgrupo2 los productos o servicios que la
empresa maneja en el mdulo de inventarios. (Ver figura 3)
3.6.1COMO CREAR LNEAS
Click en el botn Agregar.
En el campo lnea, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo a la lnea (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: LIN, 001, L01)
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevara la lnea, (ejemplo: Aseo Hogar)
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en una lnea.
3.6.2 COMO CREAR SUBLNEAS
Click en el botn Agregar.
En el campo lnea, digitar el cdigo de la lnea ya creada a la cual corresonde la Sublnea.
En el campo Sublnea, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo a la Sublnea (pueden ser letras,
nmeros alfanumrico), (ejemplo: SUB, 001, SL1).
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevara la Sublnea, (ejemplo: Detergentes )
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en una lnea.
3.6.3 COMO CREAR UN SUBGRUPO
Click en el botn Agregar.
En el campo lnea, digitar el cdigo de la lnea ya creada a la cual corresonde la Subgrupo.
En el campo Sublnea, digitar el cdigo de la sublnea ya creada a la cual corresonde el Subgrupo.
En el campo Subgrupo, digitar mximo 2 caracteres, que identifiquen un cdigo a el Subgrupo (pueden ser letras,
nmeros alfanumrico), (ejemplo: GR, 01, G1).
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevara el Subgrupo, (ejemplo: Polvo, liquidos)
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en lnea.
3.6.4 COMO CREAR UN SUBGRUPO2
Click en el botn Agregar.
En el campo lnea, digitar el cdigo de la lnea ya creada a la cual corresonde la Subgrupo2.
En el campo Sublnea, digitar el cdigo de la sublnea ya creada a la cual corresonde el Subgrupo2.
En el campo Subgrupo, digitar el cdigo del subgrupo ya creada a la cual corresonde el Subgrupo2.
En el campo Subgrupo2, digitar mximo 2 caracteres, que identifiquen un cdigo a el Subgrupo2 (pueden ser letras,
nmeros alfanumrico), (ejemplo: G2, 01, G1).

44

En el campo Nombre, digitar el nombre que llevara el Subgrupo2, (ejemplo: Polvo con aroma, polvo sin aroma)
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en lnea.

NOTA: Para crear una sublnea debo crear primero una lnea.
Para crear un subgrupo, debo crear primero una lnea y una sublnea.
Para crear un subgrupo2, debo crear primero una lnea, una sublnea y un subgrupo.

3.7 CENTROS DE COSTOS


La opcin Centros de costo, permite crear los centros de costo a manejar en la empresa creada en Business pro

(Ver

figura 4)

CMO CREAR CENTROS DE COSTOS


Click en el botn Agregar.
En el campo Centro de costo, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: CRC, 001, C01)
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevara el centro de costos, (ejemplo: Principal)
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Centro de costos.

3.8 VENDEDOR

Figura 53: Tabla Vendedores.

La opcin Vendedor, permite crear a la persona encargada de la venta de los productos o servicios . (Ver figura 3)

45

COMO CREAR VENDEDOR


Click en el botn Agregar.
En el campo Vendedor, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: VEN, 001, V01)
En el campo Nombre, digitar el nombre del vendedor.
En el campo Cdula, digitar el nmero de identificacion del vendedor (Cdula).
En el campo Direccin, digitar la direccin de residencia del vendedor.
En el campo Ciudad, digitar la ciudad de residencia del vendedor.
En el campo Telfono, digitar nmero telefonico donde podran contactarse con el vendedor.
En el campo Fecha ing, digitar fecha de ingreso a la empresa del vendedor.
En el campo C. Costo, digitar centro de costos al cual pertece el vendedor.
En el campo Categoria, digitar centro de costos al cual pertece el vendedor.
En el campo % Comisin, digitar el porcentaje de comisin establecido para el vendedor.
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Vendedor.

3.9 ZONA
La opcin Zona, permite dividir un rea territorial, un determinado nmero de ciudades o barrios y darles un nombre.
(Ejemplo: NORTE DEL TOLIMA)(Ver figura 4)
COMO CREAR UNA ZONA
Click en el botn Agregar.
En el campo Zona, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: ZON, 001, Z01)
En el campo Nombre, digitar el nombre de la zona.
En el campo Ubicacin Geogrfica, digitar la ciudad o departamento donde esta ubicada geograficamente la zona.
Click en el botn grabar para guardar los nuevos datos registrados en Zona.

3.10 SUCURSALES
La opcin Sucursales, permite crear los establecimientos dependientes de una sociedad y que actuarn bajo las
directrices de la sede central o la empresa creada. (Ver figura 3)
COMO CREAR SUCURSALES
Click en el botn Agregar.
En el campo Sucursal, digitar mximo 2 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: SU, 01, S1)
En el campo Nombre, digitar el nombre de la razn social de la sucursal.
En el campo Direccin, digitar la direccin de ubicacin de la sucursal.
En el campo Ciudad, digitar el nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la sucursal.
En el campo Telfono, digitar nmero telfonico de contacto con la sucursal.
En el campo Responsable, digitar el nombre de la persona encargada de la sucursal.
En la opcin Cargo resp, digitar el cargo que tiene la persona responsable de la sucursal.
En el opcin Tipo de inventario: seleccionar el tipo de inventario que manejara la sucursal.
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Sucursales.

46

3.11 CAJEROS
La opcin Cajero , permite registrar el nombre de la persona encargada del manejo de la caja de un establecimiento
comercial de la empresa. (Ver figura 3)
COMO CREAR UN CAJERO
Click en el botn Agregar.
En el campo Cajero, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: CAJ, 001, C01)
En el campo Nombre, digitar el nombre de la persona encargada de la caja.
En el botn opciones P.O.S: Permite confijurar al usuario para trabajar en el mdulo P.O.S.
ID USUARIO: Digitar nombre de identificacion con el cual trabajara en el mdulo P.O.S.
FACTURAR: Si selecciona esta opcin permitir al usuario facturar en el mdulo P.O.S.
DEVOLVER: Si selecciona esta opcin permitira al usuario realizar devolucion en las venta en el mdulo P.O.S.
CANCELAR VENTA/DEVOL : Si selecciona esta opcin permitira al usuario cancelar una venta o una devolucion
en el mdulo P.O.S.
BORRAR REGISTRO: Si selecciona esta opcin permitira al usuario borrar un registro en el momento de realizar
una venta o una devolucion en el mdulo P.O.S.
DISMINUIR CANTIDAD: Si selecciona esta opcin permitira al usuario disminuir la cantidad de los productos en el
momento de realizar una factura o una devolucion en el mdulo P.O.S.
DESCUENTO POR ITEM MX: Permite registrar la cantidad maxima de productos a permitir a descuento en el
mdulo P.O.S.
DESCUENTO GENERAL MX: Permite registrar la cantidad maxima general a permitir a descuento en el mdulo
P.O.S.
CAMBIAR CUALQUIER PRECIO: Si selecciona esta opcin permitir al usuario cambiar cualquier precio de los
productos en el mdulo P.O.S.
SELECCIONAR PRECIO DE UNA LISTA: Si selecciona esta opcin permitir al usuario seleccionar precio de una
lista en el mdulo P.O.S.
MODIFICA COBRO DE PROPINA: Si selecciona esta opcin permitir al usuario modificar el valor de cobro de
propina en el mdulo P.O.S.

En el opcin Utilidades :
HACER CIERRE DIARIO: Si selecciona esta opcin le permitir al usuario hacer el cierre diario de la caja en el mdulo
P.O.S.
ANULAR DOCUMENTOS: Si selecciona esta opcin permitira al cajero anular documentos realizados en el mdulo
P.O.S.
CONFIGURAR P.O.S:
REIMPRIMIR DOCUMENTO:
ABRIR MONEDERO: Si selecciona esta opcin el cajero podra dar la funcion de abrir y cerrar el monedero en el
mdulo P.O.S.
CAMBIAR FECHA P.O.S: Si selecciona esta opcin el cajero podra cambiar la fecha a trabajar en el mdulo P.O.S.
VERIFICAR CIERRES: Si selecciona esta opcin el cajero podra verificar si el ciere de la caja quedo perfectamente y
gravado en BUSINESS-PRO.
ASOCIAR VENDEDOR: Esta opcin permite al cajero asociar un vendedor a la venta de los procdutos en el mdulo
P.O.S.

En el opcin Otros datos:


ACCESO A TABLAS: Si selecciona esta opcin el usuario tendra acceso al menu TABLAS en BUSINESS-PRO desde
el mdulo P.O.S.
ACCESO A CAJEROS: Si selecciona esta opcin el usuario tendra acceso al menu TABLAS, CAJEROS en
BUSINESS-PRO desde el mdulo P.O.S.
ACCESO A USUARIOS: Si selecciona esta opcin el usuario tendra acceso al menu UTILIDADES, USUARIOS en
BUSINESS-PRO desde el mdulo P.O.S.
CONFIGURACION GENERAL:
ACCESO A REPORTES: Si selecciona esta opcin el usuario tendra acceso al menu REPORTES, en BUSINESS-PRO
desde el mdulo P.O.S.
VER COSTO EN CONSULTA

Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Cajeros.

47

3.12 MARCAS.
La opcin Marcas, permite crear las marcas de los productos que se van a manejar en el mdulo de inventarios en
Business pro. (Ver figura 3)
COMO CREAR UNA MARCA
Click en el botn Agregar.
En el campo Cajero, digitar mximo 4 caracteres, que identifiquen un cdigo,
alfanumrico), (ejemplo: MARC, 0001, M001)
En el campo Nombre, digitar el nombre de la marca del producto.
Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Marcas.

(pueden ser letras, nmeros

3.13 FORMAS DE PAGO

Figura 54: Formas de pago

La opcin Forma de pago, permite crear las formas de pago que van a ser utilizadas por la empresa (Permitiendo
estipular si es en Efectivo, Cheque, Tarjeta, Bonos....) (Ver figura 3)
COMO CREAR UNA FORMA DE PAGO
Click en el botn Agregar.
En el campo Cdigo, digitar mximo 2 caracteres, que identifiquen un cdigo, (Pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (Ejemplo: EF, 01, E1)
En el campo Nombre, Digitar el nombre que llevara la forma de pago.
En el campo Se asimila a: Seleccionar a que se asimila la forma de pago a crear.
En el campo Cuenta contable: Seleccionar la cuenta contable que trabajara con la forma de pago creada.
En el opcin Usar caja de tabla Documentos:
En el campo Nit tercero: Este campo permite seleccionar un tercero a esta forma de pago.
En el opcin Exportar:
En el opcin Obligar identificacin del tercero:
En el opcin Obligar documento referencia:
En el opcin Es Efectivo:
En el opcin Imprimir reglon para firma:
En el opcin Nmero de copias factura P.O.S

48

Click en el botn grabar. guarda los datos nuevos registrados en Formas de pago.

3.14 FORMA DE PAGO DE CLIENTE


La opcin Forma de pago cliente, permite crear las formas de pago de los clientes que manejara la empresa creada en
Business pro. (Ver figura 3)
COMO CREAR UNA FORMA DE PAGO CLIENTE
Click en el botn Agregar.
En el campo Forma de pago, digitar mximo 2 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
caracteres alfanumricos), (ejemplo: EF, 01, E1)
En el campo Nombre, digitar el nombre que llevar la forma de pago.
En el opcin Pedir dias cliente al elaborar factura:
Click en el botn Grabar. guarda los datos nuevos registrados en Forma de pago cliente.

3.15 CIUDADES
La opcin Ciudades, permite crear los espacios denominadoCiudad donde se desarrollaran actividades inherentes
a lo urbano, industrial, comercial y servicios en general a manejar en la empresa creada en Business pro. (Ver figura
3)

COMO CREAR UNA CIUDAD


Click en el botn Agregar.
En el campo Ciudad, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: IBG, 001, IB1)
En el campo Nombre ciudad: digitar el nombre de la ciudad.
En el campo Nombre departamento: digitar el nombre del departamento de acuerdo a la ciudad creada.
En el campo Pais: digitar el nombre del pais de acuerdo al departamento creado.
En el campo DANE: digitar el cdigo segn el DANE de la ciudad creada, teniendo la opcin de buscarlo en la parte
superior segn la ciudad.
Click en el botn grabar: guarda los datos nuevos registrados en Ciudades.

3.16 TIPOS DE NEGOCIO


La opcin Tipo de negocio, permite crear los tipos de negocios que tiene cada uno de los clientes creados enl la base
de datos del programa Business pro. (Ver figura 3)
COMO CREAR UN TIPO DE NEGOCIO
Click en el botn Agregar.
En el campo Tipo de negocio, digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (Pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: TIE, 001, T01)
En el campo Nombre: digitar el nombre que llevar el tipo de negocio.
Click en el botn Grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Tipos de negocio.

3.17 REGIONES
La opcin Regiones, permite crear una divisin territorial y nombrarla por medio de la opcin regin en Business pro.
(Ver figura 3)

COMO CREAR UNA REGION


Click en el botn Agregar.
En el campo Regin: digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumricos), (ejemplo: SUR, 001, S01)
En el campo Nombre: digitar el nombre que llevara la regin a crear.
Click en el botn grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Regin.

49

3.18 BARRIOS
La opcin Barrios, permite crear las subdivisiones con identidad propia de la ciudad Barrios que necesitar la
empresa para trabajar en Business pro. (Ver figura 3)
COMO CREAR UNA BARRIO
Click en el botn Agregar.
En el campo Regin: digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo,
alfanumrico), (ejemplo: BAR, 001, B01).
En el campo Nombre: digitar el nombre del barrio.
En el campo Comuna: digitar el nmero de la comuna a la cual pertenece el barrio.
Click en el botn Grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Barrios.

(pueden ser letras, nmeros

3.19 ACTIVIDADES I.C.A

Figura 55: Actividades I.C.A

La opcin Actividades I.C.A, permite crear las subdivisiones con identidad propia de la ciudad Barrios que
necesitara la empresa para trabajar en Business pro. (Ver figura 3)
COMO CREAR UNA ACTIVIDAD I.C.A
Click en el botn Agregar.
En el campo Actividad: Este campo permite digitar el cdigo correspondiente a la Actividad ICA (Servicio-Compras),
segn el cdigo asignado por la Alcalda
En el campo Descripcin de la actividad: Se debe detallar el concepto correspondiente al Impuesto (Compras
Generales- Servicios)
En el campo Base de aplicacin: Estipula la base gravable, a partir de la cul se liquidar el impuesto.
En el campo Retencion ICA:
FACTOR POR MIL: Se digita la tarifa establecida para la actividad creada anteriormente. (3X1000-5X1000)
CONTABILIZAR EN : Esta opcin permite seleccionar una cuenta contable segn el concepto y el factor de la actividad
I.C.A.

50

En el campo Avisos y tableros:


FACTOR %: Este campo permite digitar el valor de porcentaje que corresponde a avisos y tableros.
CONTABILIZAR EN : Esta opcin permite seleccionar una cuenta contable segn el concepto y el factor de la actividad
I.C.A.

En el campo Sobretasa Bomberos:


FACTOR %: Este campo permite digitar el valor de porcentaje que corresponde a la Sobretasa de Bomberos.(6%
CONTABILIZAR EN : Esta opcin permite selecionar una cuenta contable segn el concepto y el factor de la actividad
I.C.A.

Click en el botn Grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Actividades I.C.A.

3.20 UNIDADES
La opcin Unidades, permite crear las distintas presentaciones que tiene un producto para la venta. (Ver figura 4)
COMO CREAR UNIDADES
Click en el botn Agregar.
En el campo Unidades: digitar mximo 3 caracteres, que identifiquen un cdigo, (pueden ser letras, nmeros
alfanumrico), (ejemplo: UNI , 001, U01)
En el campo Nombre: digitar el nombre de la presentacion del producto.
Click en el botn grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Unidades.

3.21 COSTOS POR PROCESOS


En la opcin Costos por procesos,
COMO CREAR SISTEMA COSTOS POR PROCESOS
Click en el botn Agregar.
En el campo Proceso:
En el campo SubProceso:
En el campo Elemento
En el campo Nombre:
En el campo Cdigo del producto final:
En la opcin Bloqueado:
Click en el botn grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Costos por procesos.

3.22 MEDICAMENTOS
La opcin Medicamentos, permite crear medicamentos que se van a manejar en desarrollo del objeto.(Ver figura 4)
COMO CREAR UN MEDICAMENTO
Click en el botn Agregar.
En el campo cdigo Med: Digitar mximo 14 caracteres, que identifique el cdigo del medicamento, (pueden ser
letras, nmeros alfanumrico).
En el campo Nombre: Digitar el nombre del medicamento.
Click en el botn Grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Medicamentos.

51

3.23CONCESIONARIOS
La opcin Concesionarios, permite
crear
los productos o servicios
por concepto de
concesionarios.
(Concesionarios locales o lugares que dentro de la misma empresa se ofrece el servicio de arrendamiento).
COMO CREAR UN CONCESIONARIO
Click en el botn Agregar.
En el campo Concesionario: Digitar mximo 3 caracteres, que identifique un cdigo al concesionario, (pueden ser
letras, nmeros alfanumrico).
En el campo Nombre: Digitar el nombre del concesionario.
Click en el botn Grabar: Guarda los datos nuevos registrados en Concensionario.

52

4. REPORTES

El botn Reportes permite Ver la variedad de informes de cada uno de los mdulos contabilidad, cartera,
proveedores, tesoreria, inventarios, ventas, P.O.S y nmina, en pantalla, impreso, archivo de texto, hoja de
clculo y hoja WK1. se realiza de la siguiente manera:
4.1 CMO VER UN REPORTE
En el campo Mdulo o en la pantalla Capturas: Escoga el mdulo que desea y seleccione Opciones.
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar y d doble click o enter para activar al botn Condiciones
(Alt + C )
.En el botn Condiciones: Aparece una ventana nueva en donde se digitan las condiciones que requiera el sistema y
se adapten a las necesidades del usuario y de click en Aceptar. (Ctrl + W)
En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
PANTALLA: Seleccione est opcin para que el programa automticamente le permita observar el reporte en pantalla.
IMPRESORA: Seleccione est opcin para activar el botn Elegir impresora. De click sobre la impresora
determinada (Epson- Generic Solo Text), dependiendo del documento que desee imprimir. Luego escoga el Tamao del
Papel y click en aceptar para imprimir el reporte.
ARCHIVO DE TEXTO: Seleccione esta opcin para generar un reporte en Archivo de Texto, (esta opcin le facilita el
envo de reportes por correo electrnico). Luego determine la ruta donde el archivo va a ser grabado
(C:/business/reportes/BALANCE). Nombre el archivo y de click en Aceptar. Para visualizar el archivo
siga la ruta donde fue grabado inicialmente el Reporte.
HOJA DE CALCULO: Seleccione esta opcin para generar un reporte en Microsoft Excel , (esta opcin le facilita el
manejo de un reporte determinado). Luego elija la ruta donde el archivo va a ser grabado
(C:/business/reportes/BALANCE). Nombre el archivo y de click en Aceptar. Para visualizar el archivo
siga la ruta donde fue grabado inicialmente el Reporte.
HOJA WK1: Seleccione esta opcin para generar un reporte en formato WK1, . Luego elija la ruta donde el archivo va a
ser grabado (C:/business/reportes/BALANCE). Nombre el archivo y de click en Aceptar. Para visualizar
el archivo siga la ruta donde fue grabado inicialmente el Reporte.

El usuario debe tener en cuenta que para generar un reporte en archivo de texto, hoja de clculo o WK1 debe
seleccionar una ruta y asiganar un nombre sin estacios o caracteres especiales. (No se deben seleccionar rutas como
por ejemplo mis documentos).
En el campo Nmero de copias: Esta opcin le permite definir el Nmero de Copias que desea generar del reporte o
documento a imprimir.
En el botn Incluir / excluir: esta opcin nos permite incluir o excluir en cada uno de los mdulos los reportes para
que sean vistos o no en el campo opciones
En el botn Tablas: Nos permite ingresar al botn Tablas sin necesidad de salir del botn reportes.
4.2 AYUDA EN REPORTES Y OPERADORES DISPONIBLES
Los siguientes operadores estn disponibles para ser utilizados en las expresiones alfanumricas en la parametrizacin
de los reportes con la tecla (F2):
DESDE-HASTA (..) : Esta opcin le permite parametrizar el reporte, en caso de requerir que el sistema liste una cuenta
hasta otra. Ejem: Desde 4 hasta 6. (4..6).
LISTA DE OPCIONES ( , ): Esta opcin le permite parametrizar el reporte, en caso de que requiera que el sistema liste
diferentes cuentas o documentos dentro del mismo. Ejem: Cuenta 1305 y Cuenta 1105 ( 1305 , 1105 )
EXACTAMENTE IGUAL ( ==) Esta opcin le permite parametrizar el reporte, en caso de que requiera que el sistema
liste nicamente una cuenta o un documento especfico. Ejem: Exactamente igual (== 13659501, ==RC)
DIFERENTE A ( # ! ): Esta opcin le permite parametrizar el reporte, en caso de que requiera que el sistema liste un
informe excluyendo una cuenta o un documento. Ejem: Diferente a 15 ( # 15 ! 15)

53

4.3 COMO VER REPORTES


MDULO CONTABILIDAD: En este mdulo existen diferentes reportes ue permiten conocer la informacin de la
Empresa, de una manera rpida, facilitando la preparacin de informes y anlisis de los datos e indicadores de la
Compaa.
4.3.1 BALANCE GENERAL: Este reporte est creado para que de una manera rpida el usuario pueda visualizar este
Estado Financiero bsico con una fecha de corte determinada. Esta herramienta facilita la preparacin de los Estados
financieros de la Empresa.

En el campo Mdulo: Seleccione Contabilidad.


En el campo Opciones: Escoja el reporte a visualizar Balance General (3.5a) . De doble click para activar el botn
de condiciones.
En el botn Condiciones: Se parametrizan las condiciones del Reporte. (Ver Figura 47)
FECHA DE CORTE: En este campo se digita da, mes y ao de la fecha de corte del balance.
SUCURSAL: En este campo se selecciona la sucursal de la empresa de la cual se desea Ver el balance.
CENTRO DE COSTO: En este campo se selecciona el centro de costos de la empresa de la cual quiere Ver el balance.
NIVEL DE CUENTAS: Esta opcin le permite al usuario, digitar el Nivel al que desea observar el Balance General.
LISTAR TERCEROS S/N: En este campo el usuario puede elegir si desea Ver el Balance detalladamente con los saldo
de los terceros o slo las cuentas a nivel mayor.
EXCLUIR CTAS. AXI S/N: Esta opcin le permite determinar si desea excluir o listar las cuentas de Ajuste por
Inflacin.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Esta opcin se utiliza cuando se ha realizado cierre de Fin de ao, y se requiere
visualizar el Balance sin estos ajustes.

Figura 56: Condiciones de un reporte

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.2 BALANCE DE PRUEBA: Este reporte esta creado para que el usuario pueda visualizar los saldos de las cuentas
o cuenta que elija, con su respectivo saldo inicial, y los movimientos que ha tenido durante el perodo parametrizado. El
principal objetivo de este reporte es facilitar el anlisis de la informacin, ya que posee todo el movimiento de una
empresa de una manera resumida, adems de permitir detectar posibles errores en la informacin.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Balance de Prueba y de doble click para activar el botn
Condiciones
CUENTA: Se selecciona la cuenta contable a visualizar por medio del Balance de prueba con F1.

54

TERCERO: Se selecciona el tercero para observar su movimiento por medio del Balance de prueba con F1.
FECHA DE CORTE: Se selecciona la fecha de corte del balance de prueba a observar, da,mes y ao.
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver el Balance de prueba por sucursal.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Balance de prueba por centro de costos.
NIVEL DE CUENTAS: Esta opcin permite digitar el nivel de cuentas a observar en el balance de prueba.
LISTAR TERCEROS S/N: Si en la opcin Tercero sea selecionado alguno, esta campo permite dejar Ver o no la
identificacion del tercero en el reporte Balance Prueba
EXCLUIR CTAS. AXI S/N: Esta opcin le permite determinar si desea excluir o listar las cuentas de Ajuste por Inflacin.
EXCLUIR CTAS. SALDO 0 S/N: Esta opcin permite excluir cuentas con saldo en 0 y no mostrarlas en el Balance de
prueba.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Esta opcin se utiliza cuando se ha realizado cierre de Fin de ao, y se requiere
visualizar el Balance sin estos ajustes.
UNICAMENTE ASIENTOS CIERRE S/N: Esta opcin permite visualizar nicamente los asientos de cierre generados
en el ltimo perodo.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.3 CERTIFICADO RETENCIN EN LA FUENTE: Este reporte es una herramienta til que permite elaborar

los Certificados de Retencin en la Fuente, de una manera rpida y eficiente, agilizando los procesos de la
empresa y permitiendo la verificacin de la informacin. (Ver Figura 48)

Figura 57: Certificado de Retencin en la Fuente

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Certificado retencion fuente y de doble click para activar
el botn Condiciones
CUENTA: En este campo selecciona la cuenta contable de retencia a certificar.
DESDE MES: Se digita la fecha inicial de la certificacion dia,mes y ao.
HASTA MES: Se digita la fecha final de la certificacion dia,mes y ao.

55

ANEXO: Se selecciona el tercero a certificar con F1.


NIT: Se digita el nit del tercero a certificar.
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver el Certificado de retencion fuente por sucursal.
DOCUMENTO: Esta opcin permite seleccionar el documento mediante el cual fue aplcada la retencin.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Certificado retencin fuente por centro de costos.
FECHA DE EXPEDICIN: Esta opcin permite digitar la fecha con la cual se expide la certificacin.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.4 ESTADO DE RESULTADOS: Este reporte est creado para que de una manera rpida el usuario pueda visualizar
este Estado Financiero bsico con una fecha de corte determinada. Esta herramienta facilita la preparacin de los
Estados financieros de la Empresa y el conocimiento oportuno de la situacin de la empresa.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Estado de resultados y de doble click para activar el
botn Condiciones:
FECHA INICIAL: Se digita la fecha inicial del estado de resultados dia,mes y ao.
FECHA FINAL: Se digita la fecha final del estado de resultados dia,mes y ao.
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver el Estado de resultados por sucursal.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Certificado retencin fuente por centro de costos.
EXCLUIR CTAS.AXI S/N: Esta opcin le permite determinar si desea excluir o listar las cuentas de Ajuste por Inflacin.
EXCLUIR CTAS. SALDO 0 S/N: Esta opcin permite excluir cuentas con saldos en 0 y no mostrarlas en el Estado de
resultados.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Esta opcin se utiliza cuando se ha realizado cierre de Fin de ao, y se requiere
visualizar el Balance sin estos ajustes.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Esta opcin permite visualizar nicamente los asientos de cierre generados en el
ltimo perodo.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.5 RESUMEN DE DOCUMENTO 1: Esta herramienta le permite al usuario crear el reporte que necesite y
parametrizar la manera en la que desea obtener la informacin. Es til ya que es dinmico y se ajusta a los
requerimientos del usuario. El sistema permite configurar ocho (8) reportes de este estilo.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Resumen de documento 1


COMO CONFIGURAR RESUMEN DE DOCUMENTOS
Seleccione el Reporte dando click, en la parte inferior de la pantalla aparece la opcin Opciones Reporte de click para
activar una nueva ventana luego de un nuevo click en Columnas:
NOMBRE COLUMNA: Se digita el nombre que llevaran los campos del reporte a configurar.
CUENTAS: Se selecciona las cuentas a observar en el reporte.
DEBITO/CREDITO: Se selecciona el saldo a mostrar de las cuentas debito o crdito.

Dando doble click se activa al botn Condiciones:


DOCUMENTO: Esta opcin permite seleccionar el documento segn la configuracion del Resumen de documento.
CONSECUTIVO: Esta opcin permite seleccionar el consecutivo de los documentos.
No DOCUMENTO: Esa opcin permite seleccionar un documento en especial a observar en el reporte.
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial a Ver el Resumen de documento dia,mes y ao.
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del Resumen de documento dia,mes y ao.
ANEXO: Se selecciona el tercero a observar en el Resumen de documento con F1.
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver el Resumen de documento por sucursal.
CUENTA: En este campo selecciona con F1 la cuenta a observar en el Resumen e documento.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Resumen de documento por centro de costos.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

56

4.3.6 LIBRO AUXILIAR: Este reporte facilita al usuario observar los movimientos que ha tenido una cuenta con su
respectivo tercero en un perodo determinado.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Libro Auxiliar y de doble click para activar el botn
Condiciones
CUENTA: En este campo selecciona la cuenta contable de la cual desea generar el Libro Auxiliar.
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial dia,mes y ao.
HASTA FECHA: Se digita la fecha final dia,mes y ao.
ANEXO: Se selecciona el tercero del cual desea informacin presionando la tecla de ayuda (F1).
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver este reporte por sucursal.
DOCUMENTO: Esta opcin le permite al usuario estipular el documento que requiera, para obtener informacin
ms precisa.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Libro Auxiliar detallado por centro de costos.
SLO SALDOS INICIALES: Esta opcin le permite observar slo saldos Inciales incluidos a la fecha de corte.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.7 LISTADO DE MOVIMIENTOS CONTABLES:

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Listado de Movimientos Contables y de doble click para
activar el botn Condiciones
DOCUMENTO: En este campo parametriza el documento del cual desea que sean listados los movimientos.
CONSECUTIVO: Estipula el consecutivo del documento.
No. DE DOCUMENTO: Digite el nmero del documento que desea observar.
DESDE FECHA: Se digita la fecha final dia,mes y ao
HASTA FECHA: Se digita la fecha final dia,mes y ao.
TERCERO: Se selecciona el anexo del cual desea informacin presionando la tecla de ayuda (F1).
SUCURSAL: Esta opcin permite Ver este reporte por sucursal.
CUENTA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte con la cuenta de la cual desea el movimiento detallado.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Libro Auxiliar detallado por centro de costos.
SLO SALDOS INICIALES: Esta opcin le permite observar slo saldos Inciales incluidos a la fecha de corte.
SUCURSAL 2: Esta opcin permite Ver este reporte por sucursal.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO CARTERA: Este mdulo posee diferentes reportes que le permiten al usuario estar atento
con la informacin pertinente a Cartera, controlar los das de vencimiento y observar el Movimiento a lo l
argo de un perodo de determinado tercero.
4.3.8 CARTERA VENCIDA RESUMIDA CLIENTE: Este reporte le permite al usuario observar de forma resumida y por
tercero la cartera con una fecha de corte determinada con antelacin. Facilita la identificacin de clientes que presenten
das de vencimiento o facturas por vencerse de una manera gil.

En el campo opciones: Seleccionamos el reporte a visualizar Cartera Vencida Resumida Cliente, y dando doble
click se activa al botn Condiciones.
MODIFICAR RANGO DIAS ? S/N: Si selecciona esta opcin permitir modificar los rangos de vencimiento de la cartera al
momento de Ver el reporte. (Ver figura 58)

57

Figura 58: Modificacin rango de das para la edades de la cartera.

FECHA DE CORTE: Se digita la fecha de corte de la Cartera resumida dia,mes y ao.


IDENTIFICACIN: Se selecciona el Nit del tercero con la tecla de ayuda (F1).
NOMBRE: Permite digitar el nombre del cliente del cual desea Ver el resumen de la Cartera.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
ZONA: Permite seleccionar la zona al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
VENDEDOR: Permite seleccionar el vendedor al cliente para observarlo en el reporte de cartera, en el caso en que
requiera visualizar slo el resumen de la cartera de determinado vendedor, excluyendo los clientes que no estn
asignados al cdigo del vendedor parametrizado.
FORMA DE PAGO CLIENTE: Permite seleccionar la forma de pago que a manejado el cliente y observarla en el
reporte.
REGIN: Permite seleccionar regin al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
DESDE DIAS VENCIMIENTO: Permite digitar desde que dia de vencmiento se va a mostrar el reporte.
HASTA DIAS VENCIMIENTO: Permite digitar hasta que dia de vencmiento se va a mostrar el reporte.
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.9 CARTERA VENCIDA POR CLIENTE: Este reporte le permite al usuario observar la cartera detallada que posee a
la fecha de corte estipulada. El reporte detalla el cliente, los datos del mismo, y las facturas pendientes de pago con su
fecha de elaboracin, fecha de vencimiento, das de vencimiento y el estado de la Cartera ( Por vencerse- De 1 a 30
das-31 a 60 das- De 61 a 90 das-Ms de 90), y el total adeudado por el cliente.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Cartera Vencida por Cliente y de doble click para activar
el botn Condiciones
MODIFICAR RANGO DE DAS? S/N: Si selecciona esta opcin permitir modificar los rangos de vencimiento de la
cartera al momento de Ver el reporte.
FECHA DE CORTE: Se digita la fecha de corte de la Cartera resumida dia,mes y ao.
IDENTIFICACIN: Se selecciona el Nit del tercero con la tecla de ayuda (F1).
NOMBRE: Permite digitar el nombre del cliente del cual desea Ver el resumen de la Cartera.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
ZONA: Permite seleccionar la zona al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
VENDEDOR: Permite seleccionar el vendedor al cliente para observarlo en el reporte de cartera, en el caso en que
requiera visualizar slo el resumen de la cartera de determinado vendedor, excluyendo los clientes que no estn
asignados al cdigo del vendedor parametrizado.
FORMA DE PAGO CLIENTE: Permite seleccionar la forma de pago que a manejado el cliente y observarla en el
reporte.
REGIN: Permite seleccionar regin al cliente para observarlo en el reporte de cartera.

58

DESDE DIAS VENCIMIENTO: Permite digitar desde que dia de vencmiento se va a mostrar el reporte.
HASTA DIAS VENCIMIENTO: Permite digitar hasta que dia de vencmiento se va a mostrar el reporte.
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.
MOSTRAR FACTURAS HASTA: Permite determinar la fecha hasta la cual se desea observar la cartera.
VER CLIENTES SIN CARTERA: Permite listar la totalidad de los clientes, incluso si no poseen saldos pendientes de
pago. Digite S para que sean listados o N para omitir la informacin de estos terceros.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.10 MOVIMIENTO CLIENTE-DOCUMENTO: Este reporte facilita la revisin del estado de cartera, ya que permite
visualizar los movimientos que ha tenido un cliente con sus respectivos documentos.

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Movimiento Cliente-Documento y de doble click para
activar el botn Condiciones
IDENTIFICACIN: Se selecciona el Nit del tercero con la tecla de ayuda (F1).
NOMBRE: Permite digitar el nombre del cliente del cual desea Ver el resumen de la Cartera.
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial dia,mes y ao.
HASTA FECHA: Se digita la fecha final dia,mes y ao.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
CUENTA: Permite seleccionar la cuenta que desea observar en el reporte.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite observar detallado el informe por centro de costos.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de cartera.
DOC CRUCE: Permite seleccionar el documento mediante el cual se realiz un documento afectando la cuenta del
proveedor.
NO. CRUCE: Digite el nmero del documento cruce.
ZONA: Permite seleccionar la zona al cliente para observarlo en el reporte de cartera.
VENDEDOR: Permite seleccionar el vendedor al cliente para observarlo en el reporte de cartera, en el caso en que
requiera visualizar slo el resumen de la cartera de determinado vendedor, excluyendo los clientes que no estn
asignados al cdigo del vendedor parametrizado.
DOCUMENTO : Permite seleccionar el documento del cual desea recibir informacin
No. DOCUMENTO: Si conoce el nmero del documento esta casilla le permite digitarlo y asi depurar la informacin que
el usuario requiera.
DOC REFERENCIA: Permite al usuario parametrizar la bsqueda por documento usado como referencia.
FORMA DE PAGO CLIENTE: Permite seleccionar la forma de pago que a manejado el cliente y observarla en el
reporte.
REGON: Permite seleccionar regin al cliente para observarlo en el reporte de cartera.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO PROVEEDORES: Este mdulo posee diferentes reportes que le permiten al usuario estar
atento
con la informacin pertinente a Proveedores, controlar los das de vencimiento y observar el
comportamiento
de determinado tercero.
4.3.11 EXTRACTO DE PROVEEDOR: Este reporte permite visualizar las facturas cargadas con el valor

correspondiente a determinado Proveedor con el respectivo documento de cancelacin o el saldo


pendiente de pago en caso de que la deuda existe an.
En el campo opciones: Seleccionamos el reporte a visualizar Extracto de proveedor, y dando doble click se
activa al botn Condiciones
IDENTIFICACIN: Seleccione el proveedor del cual desea obtener informacin presionado la tecla de ayuda (F1).
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial del reporte (Dia,mes y ao).
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del del reporte (Dia,mes y ao).
CDIGO PROVEEDOR: Se digita el cdigo del Proveedor suministrado al momento de la creacin del mismo.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.
CUENTA: En este campo selecciona con la tecla de ayuda ( F1) la cuenta contable de la cual requiere informacin y ha
tenido movimiento en relacin con el Proveedor.
CENTRO DE COSTOS: Esta opcin permite Ver el Extracto de proveedor seleccionando el centro de costos.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.
DOC CRUCE: Permite seleccionar el documento mediante el cual se realiz un documento afectando la cuenta del

59

proveedor.
NO. CRUCE: Digite el nmero del documento cruce.
DOCUMENTO: Permite seleccionar el documento mediante el cual se generaron las deudas a los proveedor.
No DOCUMENTO: Permite seleccionar el nmero del documento mediante el cual se generaron las deudas a los
proveedor
DOC REFERENCIA: Permite al usuario parametrizar la bsqueda por documento usado como referencia.
NO MOSTRAR ANULADOS S/N: Permite la opcin de mostrar o no los documentos anulados del proveedor a observar
mediante el reporte Extracto del proveedor.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.12 PROVEEDORES POR VENCERSE: Este reporte le permite al usuario a identificar las fechas en las que la
Facturacin de proveedores se vence, con el fin efectuar a tiempo los pagos a Proveedores.

En el campo opciones: Seleccionamos el reporte a visualizar Proveedores por vencerse, y dando doble click se
activa al botn Condiciones
FECHA INICIAL: Se digita la fecha inicial a Ver el reporte Proveedores por vencerse dia,mes y ao.
FECHA FINAL: Se digita la fecha final del reporte Proveedores por vencerse dia,mes y ao.
ANEXO: Se selecciona el proveedor para observar su movimiento por medio del reporte Proveedores por vencerse
con la tecla de ayuda (F1)
CDIGO PROVEEDOR: Se digita el cdigo del Proveedor suministrado al momento de la creacin del mismo.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.13 PROVEEDORES VENCIDOS: Este reporte le permite al usuario observar el Estado detallado que posee a la
fecha de corte estipulada, con sus proveedores.. El reporte detalla el Proveedor, los datos del mismo, y las facturas
pendientes de pago con su fecha de adquisicin, fecha de vencimiento, das de vencimiento y el estado de Cuenta
( Por vencerse- De 1 a 30 das-31 a 60 das- De 61 a 90 das-Ms de 90), y el total adeudado al proveedor.

En el campo opciones: Seleccionamos el reporte a visualizar Proveedores vencidos, y dando doble click se
activa al botn Condiciones
MODIFICAR RANGO DIAS ?S/N : Si selecciona esta opcin permitira modificar los rangos de vencimiento de
proveedores al momento de Ver el reporte.
FECHA DE CORTE: Se digita la fecha de corte del reporte Proveedores vencidos (Dia,mes y ao).
ANEXO: Se selecciona el proveedor para observar su movimiento por medio del reporte Proveedores vencidos con
la tecla de ayuda (F1).
CDIGO PROVEEDOR: Se digita el cdigo del Proveedor suministrado al momento de la creacin del mismo.
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.
SUCURSAL2: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de proveedor.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO TESORERIA: Este reporte facilita al usuario el control del efectivo, ya que con sus informes resume
todas las transacciones realizadas, con sus respectivos documentos
4.3.14 INFORME CUADRE DE CAJA : Permite al usuario visualizar el movimiento de la cuenta Caja en un

perodo determimado, listando las entradas y salidas de dinero, con su respectivo tercero, documento
elaborado y monto. Facilita al usuario la realizacin del cuadre de caja.
En el campo opciones: Seleccionamos el reporte a visualizar Informe cuadre de caja, y dando doble click se
activa al botn Condiciones
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial a Ver el reporte Informe cuadre de caja (Dia,mes y ao).
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del reporte Informe cuadre de caja (Dia,mes y ao)
SUCURSAL: Permite seleccionar la sucursal a observar en el reporte de tesoreria.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

60

MDULO INVENTARIO: Este mdulo permite al usuario visualizar diferentes reportes, que le suministren
informacin acerca de sus inventarios, Saldos por bodega, costo de los productos y otras opciones que le
faciliten el manejo de los inventarios al usuario.
4.3.15 INVENTARIO PARA CONTEO: Seleccione este reporte si desea realizar un Inventario Fsico, para que

de manera gil pueda determinar las unidades existentes de acuerdo a la parametrizacin y condiciones
establecidas.
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Inventario para conteo, y de doble click para activar el
botn Condiciones
PROVEEDOR: Si se quiere Ver el saldo de un producto por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
BODEGA: Si se quiere Ver el saldo de un producto por bodega se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CDIGO: Si se quiere Ver el saldo de un producto por su cdigo se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del saldo del producto, (Dia,mes y ao).
SUCURSAL: Si se quiere Ver el saldo de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el saldo de un producto por su nombre para el inventario.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el saldo de un producto por su referencia para el inventario.
LNEA: Si se quiere Ver el saldo de un producto por lnea para el inventario.
SUBLNEA: Si se quiere Ver el saldo de un producto por sublnea para el inventario.
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el saldo de un producto por subgrupo para el inventario.
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el saldo de un producto por subgrupo2 para el inventario.
MARCA: Si se quiere Ver el saldo de un producto por marca para el inventario.
INACTIVO 1:SI 0:NO: Esta opcin permite listar o no los productos inactivos.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.16 TARJETA KRDEX: Este reporte le permite al usuario verificar el movimiento que ha tenido un

producto en un perodo determinado, visualizando cantidades por Entradas y Salidas, costo unitario, costo
total, y documento con el cual se elabor dicha transaccin
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Tarjeta Krdex, y de doble click para activar el botn
Condiciones

CDIGO: Elija el cdigo del producto del cual desea Ver la Tarjeta Krdex con la tecla de ayuda (F1)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea observar el listado on la tecla de ayuda (F1).
DOCUMENTO: Seleccione el Documento del cual desea observar el movimiento (FV, COMP...)
No DOCUMENTO: Si se quiere Ver el krdex de un producto por nmero de documento.
DESDE FECHA: Se digita la fecha inicial del krdex del producto, (Dia,mes y ao).
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del krdex del producto, (Dia,mes y ao)
NOMBRE: Si se quiere Ver el krdex del producto por su nombre.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el krdex del producto por su referencia.
ANEXO: Si se quiere Ver el krdex del producto por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda (F1).
SUCURSAL: Si se quiere Ver el krdex del producto por sucursal se selecciona la tecla de ayuda (F1).
CENTRO DE COSTO: Si se quiere Ver el krdex del producto por Centro de Costo se selecciona con la tecla de
ayuda (F1).
LNEA: Si se quiere Ver el krdex del producto por lnea.
SUBLNEA: Si se quiere Ver el krdex del producto por sublnea.
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el krdex del producto por subgrupo.
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el krdex del producto por subgrupo2.
MARCA: Si se quiere Ver el krdex del producto por marca.
BODEGA ENTRA: Seleccione el cdigo de la bodega
INACTIVO 1: SI O 0: NO: Esta opcin permite listar o no los productos inactivos.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

61

4.3.17 SALDOS POR BODEGA: Este reporte le permite al usuario identificar el Saldo de producto en un

perodo determinado, visualizando cantidades y costo total.


En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Saldos por bodega, y de doble click para activar el botn
Condiciones
VR A COSTO REPOS S/N: Escoja S o N para Ver el inventario a costo de Reposicin.
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea observar el listado on la tecla de ayuda (F1).
CDIGO: Elija el cdigo del producto del cual desea Ver la en el Listado de Saldos por Bodega con la tecla de
ayuda (F1)
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el saldo de un producto por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
HASTA FECHA: Se digita la fecha final del Listado Saldo por Bodega (Dia,mes y ao)
SUCURSAL: Si se quiere Ver el saldo de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el Saldo por bodeba del producto por su nombre.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por su referencia.
REFABRICA: Si se quiere Ver el Saldo de bodega del producto por la referencia de Fbrica.
LNEA: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por lnea.
SUBLNEA: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por sublnea.
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por subgrupo.
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por subgrupo2.
ANEXO: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda
(F1).
MARCA: Si se quiere Ver el Saldo por bodega del producto por marca.
INACTIVO 1:SI 0:NO: Esta opcin permite listar o no los productos inactivos.
POR NOMBRE/CDIGO: .Esta opcin le permite elegir el orden en el que desea observar el listado, es decir, por
nombre del producto en orden alfabtico o el cdigo del producto.
FILTROS ADICIONALES POR CANTIDAD O VALOR: Elija si desea Ver los Saldos en bodega por Cantidades o
por Valor.
CANTIDADES: Esta opcin le permite al usuario elegir si desea Ver todas las cantidades, Solamente positivas,
Solamente negativas o Diferentes a cero facilitando la clasificacin de la informacin.

Figura 59: Condiciones adicionales Saldos por bodega

VALORES: Esta opcin le permite al usuario elegir si desea Ver todos los valores, Solamente positivos, Solamente
negativos o Diferentes a cero facilitando la clasificacin de la informacin.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

62

MDULO VENTAS: Este mdulo le permite al usuario conocer distintas estadsticas y comportamientos de las
ventas, logrando mantener actualizada la informacin y agilizando la preparacin de distintos informes.
4.3.18 VENDEDOR-CLIENTE-FACTURA: Este reporte le permite al usuario visualizar en un perodo

determinado las facturas generadas a nombre del tercero que se requiera, con su fecha de elaboracin,
Nmero del documento y el Valor antes de Iva, discrimina el Impuesto y el Valor total de la Factura.
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Vendedor-Cliente-Factura, y de doble click para activar el
botn Condiciones
DOCUMENTO: Seleccione el documento acerca del cual desea visualizar el reporte.
No. DOCUMENTO: Digite el nmero del documento si lo conoce.
CDIGO: Esta opcin le permite parametrizar el reporte por un producto determinado.
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar.(Da, Mes, Ao)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea obtener informacin.
ANEXO: Elija el NIT, del tercero que desea listar la informacin.
SUCURSAL: Si requiere el reporte de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CENTRO DE COSTO: Si requiere Ver el listado de Vendedor-Cliente-Factura por Centro de costo se selecciona con la
tecla de ayuda (F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el el reporte de las ventas por nombre de producto o tercero.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el reporte por referencia del producto.
REFABRICA: Si se quiere Ver el el reporte por producto por la referencia de Fbrica.
LNEA: Si se quiere Ver el reporte por lnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la lnea con la tecla de ayuda (F1)
SUBLNEA: Si se quiere Ver el reporte por sublnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la sublnea con la tecla de
ayuda (F1)
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo, escoja el subgrupo determinado con la tecla de ayuda (F1)
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo2, escoja el subgrupo2 determinado con la tecla de ayuda (F1)
MARCA: Si se quiere Ver el reporte del por marca.
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener informacin de ventas.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.
CAJA: El usuario puede parametrizar el reporte de acuerdo al cdigo asignado a la caja en el momento de la creacin
de la cuente.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
CDIGO P.O.S.:Elija el cdigo P.O.S del cual desea listar el informe.
CONCESIN 0= No 1= Si: Digite 0 para listar el reporte incluidas las concesiones o 1 para que sean excludas.
TIPO DE NEGOCIO: Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el reporte por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.19 VENDEDOR-RESUMIDO: Este reporte le permite al usuario visualizar en un perodo determinado el total de

ventas realizado, de manera resumida, por vendedor, totalizando la cantidad, el valor sin Iva, luego discrimina el
impuesto y totaliza las ventas. Es til para el control del volumen de ventas por vendedor, liquidacin de comisiones
sobre ventas y para establecer comparativos que permitan hacer ms competitiva la empresa.
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Vendedor-Resumido, y de doble click para activar el
botn Condiciones
DOCUMENTO: Seleccione el documento acerca del cual desea visualizar el reporte.
No. DOCUMENTO: Digite el nmero del documento si lo conoce.
CDIGO: Esta opcin le permite parametrizar el reporte por un producto determinado.
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar.(Da, Mes, Ao)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea obtener informacin.
ANEXO: Elija el NIT, del tercero que desea listar la informacin.
SUCURSAL: Si requiere el reporte de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CENTRO DE COSTO: Si requiere Ver el listado de Vendedor-Resumido por Centro de costo se selecciona con la tecla
de ayuda (F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el el reporte de las ventas por nombre de producto o tercero.

63

REFERENCIA: Si se quiere Ver el reporte por referencia del producto.


LNEA: Si se quiere Ver el reporte por lnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la lnea con la tecla de ayuda (F1)
SUBLNEA: Si se quiere Ver el reporte por sublnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la sublnea con la tecla de
ayuda (F1)
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo, escoja el subgrupo determinado con la tecla de ayuda (F1)
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo2, escoja el subgrupo2 determinado con la tecla de ayuda (F1)
MARCA: Si se quiere Ver el reporte del por marca.
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener informacin de ventas.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.
CAJA:El usuario puede parametrizar el reporte de acuerdo al cdigo asignado a la caja en el momento de la creacin
de la cuente.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
CDIGO P.O.S.:Elija el cdigo P.O.S del cual desea listar el informe.
CONCESIN 0= No 1= Si: Digite 0 para listar el reporte incluidas las concesiones o 1 para que sean excludas.
CDIGO CONCESIN :En el caso de listar el reporte por concesiones elija el cdigo de la misma.
TIPO DE NEGOCIO: Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el reporte por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.20 CLIENTE-PRODUCTO 2: Este reporte le permite al usuario listar las ventas de determinado perodo

especificando el tercero, el producto, la cantidad y el valor que ha sido vendido a a cada tercero. til para
verificar las preferencias de los clientes.
DOCUMENTO: Seleccione el documento acerca del cual desea visualizar el reporte.
No. DOCUMENTO: Digite el nmero del documento si lo conoce.
CDIGO: Esta opcin le permite parametrizar el reporte por un producto determinado.
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar.(Da, Mes, Ao)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea obtener informacin.
ANEXO: Elija el NIT, del tercero que desea listar la informacin.
SUCURSAL: Si requiere el reporte de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CENTRO DE COSTO: Si requiere Ver el listado de Cliente-Producto2 por Centro de costo se selecciona con la tecla de
ayuda (F1).

NOMBRE: Si se quiere Ver el el reporte de ventas por su de producto o tercero.


REFERENCIA: Si se quiere Ver el reporte por referencia del producto.
LNEA: Si se quiere Ver el reporte por lnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la lnea con la tecla de ayuda (F1)
SUBLNEA: Si se quiere Ver el reporte por sublnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la sublnea con la tecla de
ayuda (F1)
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo, escoja el subgrupo determinado con la tecla de ayuda (F1)
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo2, escoja el subgrupo2 determinado con la tecla de ayuda (F1)
MARCA: Si se quiere Ver el reporte del por marca.
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener informacin de ventas.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.
CAJA: El usuario puede parametrizar el reporte de acuerdo al cdigo asignado a la caja en el momento de la creacin
de la cuente.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
CDIGO P.O.S. :Elija el cdigo P.O.S del cual desea listar el informe.
CONCESIN 0= No 1= Si: Digite 0 para listar el reporte incluidas las concesiones o 1 para que sean excludas.
CDIGO CONCESIN :En el caso de listar el reporte por concesiones elija el cdigo de la misma.
TIPO DE NEGOCIO:Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el reporte por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

64

4.3.21 CLIENTE-PRODUCTO 2: Este reporte le permite al usuario listar las ventas de determinado perodo

especificando el tercero, el producto, la cantidad y el valor que ha sido vendido a a cada tercero. til para
verificar las preferencias de los clientes.
DOCUMENTO: Seleccione el documento acerca del cual desea visualizar el reporte.
No. DOCUMENTO: Digite el nmero del documento si lo conoce.
CDIGO: Esta opcin le permite parametrizar el reporte por un producto determinado.
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar.(Da, Mes, Ao)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea obtener informacin.
ANEXO: Elija el NIT, del tercero que desea listar la informacin.
SUCURSAL: Si requiere el reporte de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CENTRO DE COSTO: Si requiere Ver el listado de Cliente-Producto2 por Centro de costo se selecciona con la tecla de
ayuda (F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el el reporte de ventas por su de producto o tercero.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el reporte por referencia del producto.
LNEA: Si se quiere Ver el reporte por lnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la lnea con la tecla de ayuda (F1)
SUBLNEA: Si se quiere Ver el reporte por sublnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la sublnea con la tecla de
ayuda (F1)
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo, escoja el subgrupo determinado con la tecla de ayuda (F1)
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo2, escoja el subgrupo2 determinado con la tecla de ayuda (F1)
MARCA: Si se quiere Ver el reporte del por marca.
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener informacin de ventas.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.
CAJA: El usuario puede parametrizar el reporte de acuerdo al cdigo asignado a la caja en el momento de la creacin
de la cuente.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
CDIGO P.O.S. :Elija el cdigo P.O.S del cual desea listar el informe.
CONCESIN 0= No 1= Si: Digite 0 para listar el reporte incluidas las concesiones o 1 para que sean excludas.
CDIGO CONCESIN :En el caso de listar el reporte por concesiones elija el cdigo de la misma.
TIPO DE NEGOCIO:Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el reporte por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
4.3.22 LINEA (RESUMIDO) Este reporte le permite al usuario listar las ventas de determinado perodo por

lnea, especificando el tercero, el producto, la cantidad y el valor que ha sido vendido a a cada tercero. til
para realizar un seguimiento a las lneas ms vendidas por la Empresa.
DOCUMENTO: Seleccione el documento acerca del cual desea visualizar el reporte.
No. DOCUMENTO: Digite el nmero del documento si lo conoce.
CDIGO: Esta opcin le permite parametrizar el reporte por un producto determinado.
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar. (Da, Mes, Ao)
BODEGA: Seleccione el cdigo de la bodega de la cual desea obtener informacin.
ANEXO: Elija el NIT, del tercero que desea listar la informacin.
SUCURSAL: Si requiere el reporte de un producto por sucursal se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CENTRO DE COSTO: Si requiere Ver el listado de Lnea (Resumido) por Centro de costo se selecciona con la tecla de
ayuda (F1).
NOMBRE: Si se quiere Ver el el reporte de ventas por su de producto o tercero.
REFERENCIA: Si se quiere Ver el reporte por referencia del producto.
LNEA: Si se quiere Ver el reporte por lnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la lnea con la tecla de ayuda (F1)
SUBLNEA: Si se quiere Ver el reporte por sublnea, escoja la lnea determinada. Seleccione la sublnea con la tecla de
ayuda (F1)
SUBGRUPO: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo, escoja el subgrupo determinado con la tecla de ayuda (F1)
SUBGRUPO2: Si se quiere Ver el reporte por subgrupo2, escoja el subgrupo2 determinado con la tecla de ayuda (F1)
MARCA: Si se quiere Ver el reporte del por marca.
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener informacin de ventas.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.

65

CAJA:El usuario puede parametrizar el reporte de acuerdo al cdigo asignado a la caja en el momento de la creacin
de la cuente.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
CDIGO P.O.S. :Elija el cdigo P.O.S del cual desea listar el informe.
CONCESIN 0= No 1= Si: Digite 0 para listar el reporte incluidas las concesiones o 1 para que sean excludas.
CDIGO CONCESIN :En el caso de listar el reporte por concesiones elija el cdigo de la misma.
TIPO DE NEGOCIO: Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
PROVEEDOR:: Si se quiere Ver el reporte por proveedor se selecciona con la tecla de ayuda ( F1).
CIUDAD: Permite seleccionar ciudad al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO P.O.S.: Este mdulo le permite al usuario controlar las ventas y transacciones realizadas en el
P.O.S El mdulo de P.O.S facilita el control sobre esta forma de ventas.
4.3.23 INFORME DIARIO: Este reporte facilita el control de los P.O.S ya que permite listar un movimiento

diario del mismo.


En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Informe diario, y de doble click para activar el botn
Condiciones
DESDE FECHA: Se selecciona la fecha inicial del informe a visualizar. (Da, mes, ao)
HASTA FECHA: Se selecciona la fecha final del informe a visualizar. (Da, mes, ao)
CDIGO P.O.S.: Se digita el cdigo P.O.S del informe.
CAJERO: Se selecciona el cajero.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO NMINA: Este mdulo le permite al usuario listar la informacin concerniente a la liquidacin de
Salarios, Prestaciones sociales, Pago de aportes, entre otros.
4.3.24 LISTADO DE PRIMA:

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Listado de prima, y de doble click para activar el botn
Condiciones
SUCURSAL: Se selecciona la sucursal para observar el listado de prima.
FECHA DE CORTE: Se selecciona la fecha de corte de la prima..
EMPLEADO: Se digita el nombre del empleado.
SECCION: Si de sea filtrar el reporte por la seccin (EJ: Puntos de Pago)
SUBSECCION: Para filtrar por el reporte por sub. Seccin (EJ: Cajeros)

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
MDULO OTROS: Este mdulo le permite al usuario tener de manera rpida y resumida la informacin de bases de
datos que existan en el Sistema. (Listado de clientes, Listado de precios, Listado de Proveedores). Facilitando la
consulta de dicha informacin y agilizando su procesamiento.
4.3.25 LISTADO DE DOCUMENTOS: Este reporte le permite al usuario listar de una manera resumida todos

los documentos creados para el registro de la informacin, con su respectivo cdigo.


En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Listado de documento, y de doble click para activar el
botn Condiciones
DOCUMENTO: Seleccione el nombre del documento que desea listar.
NOMBRE: .Digite el nombre del documento que desea listar.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

66

4.3.26 LISTADO DE CLIENTES POR VENDEDOR: Este reporte le permite visualizar un listado de los clientes

detallando el nombre del tercero, el NIT, la direccin, Nmero Telefnico, Ciudad, Tipo de Negocio, Cupo y
Forma de pago, clasificada segn cada vendedor. Facilita la verificacin de la asignacin que ha tenido
cada vendedor con los clientes.
En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Listado de Clientes por Vendedor, y de doble click para
activar el botn Condiciones
ANEXO: Seleccione el NIT del tercero del cual desea visualizar informacin.
NOMBRE: Seleccione el nombre del tercero del cual desea visualizar informacin.
EXCLUIR INACTIVOS? S/N/I: Esta opcin le permite elegir si desea listar los clientes que se encuentren inactivos. Para
que el listado le permita visualizar los clientes excluyendo los inactivos digite (S) de lo contrario digite (N). Para generar
un listado de clientes inactivos digite (I)
VENDEDOR: Esta opcin le permite escoger el vendedor del cual desea obtener el Listado.
ZONA: Esta opcin le permite parametrizar el reporte de acuerdo a la zona estipulada para cada cliente en el momento
de la creacin del tercero.
CDIGO CARTERA: Elija el cdigo de la cartera asignada al momento de la creacin del cliente.
FORMA DE PAGO DEL CLIENTE: Elija la forma de pago que desee listar (Contado-Crdito)
CDIGO CIUDAD:
TIPO DE NEGOCIO: Elija el cdigo de tipo de negocio asignado a los clientes al momento de su creacin.
CDIGO REGIN:
BARRIO: Permite seleccionar barrio al cliente para observarlo en el reporte de ventas.
DIA DE VISITA: Permite parametrizar el reporte de acuerdo a los das de visita asignados a cada cliente.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

67

5. PROCESOS

El botn Procesos permite realizar procesos en cada uno de los mdulos que incluye el sistema:
Contabilidad, Cartera, Proveedores, Tesorera, Inventarios, Ventas, P.O.S y Nmina.
COMO GENERAR UN PROCESO
En el campo Mdulo: Seleccione el mdulo en el cual va a efectuar el proceso. Luego de click en Opciones.
En el campo Opciones: Seleccione el proceso que va a ejecutar y de doble click o enter para activar la opcin
Imprimir en
En la opcin Imprimir en: Seleccione de que manera desea visualizar el proceso:
PANTALLA: Seleccione est opcin para que el programa automticamente le permita observar el reporte en pantalla.
IMPRESORA: Seleccione est opcin para activar el botn Elegir impresora. De click sobre la impresora
determinada (Epson- Generic Solo Text), dependiendo del documento que desee imprimir. Luego escoga el Tamao del
Papel y click en aceptar para imprimir el reporte.
ARCHIVO DE TEXTO: Seleccione esta opcin para generar un reporte en Archivo de Texto, (esta opcin le facilita el
envo de reportes por correo electrnico). Luego determine la ruta donde el archivo va a ser grabado
( C:/business/reportes/NOMBREARCHIVO). Nombre el archivo y de click en Aceptar. Para
visualizar el archivo siga la ruta donde fue grabado inicialmente el Reporte.
HOJA DE CLCULO: Seleccione esta opcin para generar un reporte en Microsoft Excel , (esta opcin le facilita el
manejo de un reporte determinado). Luego elija la ruta donde el archivo va a ser grabado (

C:/business/reportes/NOMBREARCHIVO). Nombre el archivo y de click en Aceptar. Para visualizar


el archivo siga la ruta donde fue grabado inicialmente el Reporte.

5.1 MDULO CONTABILIDAD


5.1.1 GENERAR COMPROBANTE CIERRE AO: (Ver figura 60): Este procedimiento se utiliza para Generar el
comprobante de cierre al final del perodo contable, agilizando la obtencin de la informacin a final del perodo
contable.
Figura 60: Condiciones Generar comprobante cierre de ao

68

En el campo opciones: Seleccione el reporte a visualizar Generar comprobante cierre ao, y de doble click
para activar el botn Aceptar. Luego aparece una ventana nueva que le genera las siguientes opciones:
GENERAR CIERRE EN COMPROBANTE:

En el campo Sucursal: Seleccionar la sucursal donde se generara el comprobante.


En el campo Docum: Seleccionar el documento donde se grabara el cierre.
En el campo Consec:Seleccionar el consecutivo del documento.
En el campo Fecha documento: Digitar la fecha que llevara el Comprobante de cierre.
En el campo Detalle: Digitar el detalle u observacin en el Comprobante de cierre.
SUCURSAL: Permite seleccionar si el cierre se va a realizar en toda la empresa o en alguna sucursal determinada:

En la opcin Slo una: Permite seleccionar la sucursal para hacer el Comprobante de cierre.
En el opcin Todas: Esta opcin selecciona todas las sucursales existentes, es decir, el cierre se efectuar en toda la
empresa.
5.1.2 PASAR SALDOS DE CONTABILIDAD (Ver figura 61): Este procedimiento se utiliza para Pasar los saldos finales de un
ao a otro al final del perodo contable al ao siguiente como saldos iniciales, cada ves que se modifique algo o se agregue
nueva informacin en aos anteriores es necesario realizar este proceso, para actualizar saldos.

En el campo Opciones: Seleccione el proceso a ejecutar Pasar saldos contabilidad, y de doble click para activar
el botn Aceptar, a continuacin aparece la siguiente ventana:

Figura 61: Pasar saldos de contabilidad

De click en Si o No.
5.1.3 RECLASIFICACIN DE TERCEROS (Ver figura 62): Este procedimiento es til para unificar terceros en algunas
cuentas de Balance que requieran reclasificacin como por ejemplo las cuentas de Impuestos. (2365-2408).

En el campo Opciones: Seleccione el reporte a visualizar Reclasificacin de Terceros, y de doble click para
activar el botn Aceptar. Luego aparece una ventana nueva que le genera las siguientes opciones:
Figura 62: Reclasificacin de Terceros

69

GENERAR RECLASIFICACIN DE TERCEROS EN DOCUMENTO:

En el campo Sucursal: Seleccionar la sucursal donde se generara el comprobante.


En el campo Docum: Seleccionar el documento donde se grabara la reclasificacin de terceros.
En el campo Consec:Seleccionar el consecutivo del documento.
En el campo Nmero: Digite el nmero con el cual desea grabar el documento.
En el campo Fecha: Digitar la fecha que llevara la Reclasificacin de terceros
En el campo Detalle: Digitar el detalle u observacin de la Reclasificacin de Terceros.
SUCURSAL: Permite seleccionar si la Reclasificacin de Terceros se va a realizar en toda la empresa o en alguna
sucursal determinada:

En la opcin Slo una: Permite seleccionar la sucursal para hacer la Reclasificacin de Terceros. Digite la sucursal
elegida.
En el opcin Todas: Esta opcin selecciona todas las sucursales existentes, es decir, la reclasificacin se efectuar en
toda la empresa.
CONDICIONES PARA LA RECLASIFICACION DE TERCEROS:

En la opcin Fecha corte de saldos: Digite la fecha de corte en la que desea realizar el proceso.
En la opcin Cuenta a cerrar: Elija con la tecla de ayuda (F1), la cuenta que va a cerrar.
En el opcin Cuentra contrapartida: Elija con la tecla de ayuda (F1), la cuenta contrapartida.
En la opcin Tercero contrapartida: Con la tecla de ayuda (F1) seleccione el Anexo que desea adicionar al
documento.
5.2 MDULO INVENTARIOS
5.2.1AJUSTE POR INVENTARIO FSICO: Este proceso le permite ajustar su inventario fsico al final del

perodo contable o cuando el usuario lo requiera.


En el campo Opciones: Seleccione el reporte a visualizar Ajuste por inventario fsico, y de doble click para
activar el botn Aceptar, aparece una nueva ventana con las siguientes condiciones:
En el campo Fecha de corte: Digite la fecha de corte en la cual va a realizar el ajuste por Inventario Fsico.
En el campo Bodega a ajustar: Seleccione la bodega en la cual desea realizar el ajuste de Inventario fsico.
GENERAR AJUSTE EN DOCUMENTO:

En el campo Sucursal: Seleccione la sucursal que se ajustara por el proceso Ajuste por inventario fsico
En el campo Documento: Seleccione el documento en donde se registrara el Ajuste por inventario fsico
En el campo Consecutivo: Seleccione el consecutivo del documento.
En el campo Nmero: Digite el consecutivo del documento.
AJUSTAR:

En la opcin Toda la bodega: Esta opcin permite ajustar toda la bodega y todos los productos.
En la opcin Por lnea: Esta opcin permite que el ajuste se realice por lnea, sublnea y subgrupo.
En la opcin Por proveedor: Esta opcin permite que el ajuste se realice por proveedor.
En la opcin Lnea y proveedor: Esta opcin permite seleccionar el proveedor y la lnea que desea ajustar.
Para finalizar de click en Aceptar.
NOTA: Para realizar este procedimiento es necesario elaborar con antelacin el Documento Conteo Fisico, donde
el usuario ingreso el cdigo del producto y la cantidad verificada en el Inventario Fsico. Lo anterior se requiere
para que el sistema pueda actualizar automticamente los saldos en la bodega seleccionada.

70

5.2.2 PASAR SALDOS INVENTARIOS: Mediante este proceso el sistema le permite pasar los saldos con corte

a 31 de Diciembre del ao inmediatamente anterior al siguiente perodo.


En el campo Opciones: Seleccione el proceso a ejecutar Pasar saldos inventarios, y de doble click para activar el
botn Aceptar, aparece una nueva ventana:

Figura 63: Pasar saldos de Inventario

De click en Si o No.
5.3 MDULO VENTAS
5.3.1 MODIFICAR ZONA, VENDEDOR Y CENTRO DE COSTOS: Este proceso permite modificar la Zona, el

Vendedor y el Centro de Costos en determinado documento que el usuario elija.


En el campo Opciones: Seleccione el reporte a visualizar Modificar zona, vendedor y centro de costos, y de
doble click para activar el botn Aceptar, aparece una nueva ventana, que le solicita las siguientes condiciones:
En el campo Sucursal: Seleccione la sucursal que se ejecutar el proceso.
En el campo Docum: Seleccione el documento en donde se registrara la modificacin.
En el campo Consec:Seleccione el consecutivo en donde se registrara la modificacin.
En el campo Nmero: Seleccione el nmero del documento en el que se registrara la modificacin.
MDULO P.O.S.
5.3.2 INTERFACE A CONTABILIDAD: Este proceso le permite unificar y contabilizar las transacciones

registradas en el P.O.S. durante un perodo determinado, es recomendable cada maana correr la


interface de las ventas realizadas el da anterior para mantener actualizados la contabilidad y la cartera.
En el campo Opciones: Seleccione el Proceso a realizar Interface a contabilidad, y de doble click para activar el
botn Aceptar, aparece una nueva ventana:
En el campo Sucursal: Seleccione la sucursal donde quedar grabada la interface.
En el campo Desde fecha: Seleccione la fecha inicial de la interface.
En el campo Hasta fecha: Se seleccione la fecha final de la interface.
En la opcin No hacer interface contable: Si selecciona esta opcin solamente se hace interface de inventarios y
no de contabilidad.
Figura 64: Interface a Contabilidad

71

5.3.3 INTERFACE A INVENTARIOS Y CONTABILIDAD: Este proceso realiza el registro del movimiento de

inventarios correspondiente a las ventas efectuadas en el POS diariamente, al igual que la interface de
contabilidad se recomienda correr el proceso cada maana, los pasos para efectuar este proceso son
idnticos a la Interface de Contabilidad.

6. UTILIDADES

Este botn se denomina Utilidades, es til para acceder a las Utilidades Generales del Sistema, como
configuracin de la empresa, y otras opciones que facilitan el desarrollo de las diversas funciones de la
empresa, a travs de los botones que se detallan a continuacin. (Ver figura 65).
Figura 65: Utilidades Generales del Sistema

6.1 CONFIGURACIN

Dentro de esta opcin el usuario encontrar las herramientas necesarias para la parametrizacin de la
empresa. A continuacin se listan las opciones permitidas dentro de este men (Ver figura 66).
La opcin Empresa: Permite registrar los datos bsicos de la empresa (Nombre, Nit, Direccin, Apartado areo,
Ciudad, Telefono y E-mail ).
La opcin Varios, permite seleccionar las acciones con las cuales se parametrizar la empresa en Businesspro
BORRAR DOCUM ANULADOS: Esta opcin le permite al usuario borrar documentos anulados desde el botn capturas.
MANEJAR SUCURSAL: Al activarse permite selecionar la sucursal al momento de realizar un documento en capturas.
MANEJAR MARCA: Al activarse permite al usuario agregar la marca en el momento de creacion de los productos.

72

MANEJAR C. DE COSTOS: Esta opcin le permite al usuario manejar diferentes Centros de Costos en la configuracion de las
cuentas, creacin en TABLAS de documentos y productos.
LIMPIA DETALLE DOC AL GRABAR: Esta opcin se utiliza para que el sistema automticamente limpie el detalle al agregar
un nuevo documento.
PREGUNTA SI ENVIA A IMPRESORA: Al seleccionar esta opcin se activa una ventana que informa si la informacin debe
ser enviada a la impresora al momento de finalizar una contabilziacion en capturas, al Ver un reporte o generar un proceso.
EN CAPTURA TOMA FECHA SISTEMA: Esta opcin le permite al momento de generar un documento en la pantalla de
Capturas que la fecha se tome automticamente del sistema sin permitir que se generen modificaciones. (Herramienta til para
la elaboracin del documento de Factura de Venta)
REPORTES EN PANTALLA D.O.S.: Seleccione esta opcin para modificar la visualizacin de los reportes en Pantalla.

En la opcin En pantallas de ayuda, permite seleccionar las siguientes opciones:


MOSTRAR TERCEROS INACTIVOS: Esta opcin le permite visualizar en la pantalla de ayuda a los terceros inactivos
al momento de realizar un Documento en la pantalla Capturas.
MOSTRAR CUENTAS INACTIVAS: Esta opcin le permite visualizar en la pantalla de Cuentas, las cuentas que se
encuentren inactivas, al momento de realizar un Documento en la pantalla Capturas.
MOSTRAR ITEMS INACTIVOS: Esta opcin le permite visualizar los Items o productos Si selecciona esta opcin
permitira Ver items o productos inactivos en la pantalla ayuda, al momento de reaizar un comprobante en capturas.
MOSTRAR DOCUMENTOS INACTIVOS: Esta opcin le permite visualizar los documentos inactivos, al momento de
elegir el documento a elaborar con la tecla de ayuda (F1) en la pantalla de Capturas.

Figura 66: Pantalla de Configurar sistema

73

6.1.1 EL BOTN CONTABILIDAD: Permite la configuracin general del modelo contable que la empresa va a usar.
FECHA SALDOS INICIO: Permite digitar la fecha con la cual el usuario desea registrar los saldos iniciales, e iniciar a
trabajar con el Sistema en fechas posteriores.
CDIGO RET. FUENTE FLETES : Este campo permite ingresar el cdigo de la cuenta de Retencin en la Fuenta por
fletes.
TERCERO AJUSTE X INFLACIN Y CIERRE AO: Permite seleccionar el tercero para el Proceso de Ajuste por
inflacin y Cierre de ao que realiza el sistema.
NO PASAR SALDOS AL CERRAR AO: Este campo permite registrar el nivel 1 de las cuentas que se cancelan al final
del ejercicio contable.

En la opcin Libro Mayor y Balance, permite seleccionar la siguiente opcin:


ELEGIR CUENTAS INDIVIDUALMENTE: Permite al usuario elegir individualmente las cuentas que desea registrar en
el Libro Mayor y Balance.
NIVEL CUENTAS MAYOR Y BALANCE : Permite al usuario elegir el nivel de las cuentas que observar en el libro
mayor y balance.
En el campo Ciudad donde se consign la retefuente: Le permite al usuario digitar la ciudad en donde se consigna la retefuente.
Ciudad que aparecer en el Certificado de Retencin en la Fuente, al momento de la expedicin del mismo.
En la opcin Guardar temporalmente cada registro: Este campo permite digitar la cantidad de registros a partir de los cuales el
sistema elabora una copia que permite en caso de que ocurra una eventualidad, recuperar los datos digitados en determinado
documento sin haber grabado los datos.
En la opcin Modificar Estructura de Cuentas: Esta opcin le permite al usuario realizar modificaciones en la estructura del Plan de
cuentas (P.U.C.). que no pueden ser realizadas en: Tablas/Cuentas directamente. Los cambios que aqu se digiten modificarn
directamente los datos registrados con anterioridad a la modificacin.
En el opcin Manejar tarifas IVA en captura: Este campo le permite al usuario visualizar las diferentes tarifas de IVA al momento de
realizar el documento en la pantalla de Capturas.
En el opcin Ver saldo de la cuenta en captura: Seleccione esta opcin para que al realizar un documento en capturas y digitar el
digo de la cuenta pueda observar el saldo de la cuenta y el saldo del tercero en la parte inferior izquierda de la ventana.
En al opcin No pedir separacin de nombres y apellidos: Seleccione esta opcin si desea que al momento de la creacin de los
Terceros, el sistema no le solicite separar la Razn Social del tercero por Apellidos y Nombres. Desactive esta opcin si desea facilitar
la generacin de Archivos para Informacin Exgena.
En la opcin Balance de prueba: sta opcin le permite al usuario parametrizar el Reporte Balance de Prueba mediante las
siguientes opciones:
SALDOS B/CE. CTAS CRDITO EN ROJO: Esta opcin le permite visualizar las cuentas que presentan saldo crdito
en
negativo en el Balance de Prueba.
LNEA EN BLANCO A NIVEL 3: Seleccione esta opcin para que en el Balance de Prueba las cuentas tengan un
espacio de separado cada 3 niveles.
LNEA EN BLANCO A NIVEL 4: Seleccione esta opcin para que en el Balance de Prueba las cuentas tenga un
espacio de separado cada 4 niveles.
IMPRIMIR EL ANEXO SIN CUENTA: Seleccione esta opcin si desea que en el reporte Balance de Prueba, cada
anexo sea visualizado sin la cuenta que registra el movimiento, ya que esta aparece solo a nivel mayor.

En la opcin Cuenta Resultados del Ejercicio (Reporte de Balance General): Esta opcin permite seleccionar las
cuentas que desea utilizar en las siguientes parametrizaciones:
CUENTA DE UTILIDAD: Permite registrar la cuenta correspondiente a la utilidad del ejercicio segn el P.U.C que
maneje la empresa. (Ejem. 360505).
CUENTA DE PRDIDA: Permite registrar la cuenta correspondiente a Prdida del ejercicio segn el P.U.C que maneje
la empresa. (Ejem. 361005).

En la opcin Cuentas cuadre de Caja: Esta opcin permite registrar el cdigo de la cuenta Caja, para el respectivo
cuadre de Caja en los Reportes de Tesorera.

74

6.1.2 BOTN INVENTARIOS: Esta opcin permite configurar el manejo de inventarios de la empresa.
En el Campo Bonificacin en compra: Seleccione esta opcin al momento de registrar los productos en una factura de compra.
en Capturas/Detalle se activar una nueva casiila Bonificacin en donde el usuario debe registrar las cantidades que se
obsequian por Bonificacin en compras.
En el Campo Modo de Rentabilidad: Seleccione uno de los dos Modos de Rentabilidad que maneja el programa.
En el Campo Bonificacin en venta: Seleccione esta opcin al momento de registrar los productos en una factura de venta en
Capturas/Dellate para activar una nueva casiila Bonificacin en donde el usuario puede registrar las cantidades que se
obsequian por Bonificacin en ventas.
En el Campo Items consecutivos: Seleccione esta opcin para que al momento de ingresar un producto nuevo el sistema le
sumunistre el cdigo consecutivo de productos automticamente.
En el Campo Llenar con ceros hasta: Este campo permite registrar la cantidad de digitos numricos a manejar en el campo
Tablas/Producto/Cdigo.
En el Campo Inventario permanente: Seleccione esta opcin si el sistema de inventario que maneja su empresa es el
Inventario Permanente.
En el Campo Permite saldo en rojo: Seleccione esta opcin si desea que el Sistema le permita al usuario elaborar diferentes
documentos con saldos negativos o en rojo en cualquiera de las bodegas o sucusales creadas con anterioridad.
En el Campo Costear devolucin a proveedores: Al activar esta opcin al elaborar el documento Devolucin a Proveedores, el
costo unitario sera calculado automticamente por el sistema y no podr digitarlo de manera manual.
En el Campo Pedir costo en devolucin clientes: Seleccione esta opcin para que al momento de elaborar una Nota por
Devolucin de Clientes, el sistema le solicite digitar el costo con el que desea realizar el documento.
En el Campo Manejar impuesto consumo: Seleccione esta opcin en Tablas productos para activar y usar la opcin Imp.
consumo
En el Campo Asignar bodega por omisin: Seleccione esta opcin para que al momento de crear un producto, o elaborar un
documento el sistema tomar automticamente el cdigo de la primera bodega.
En el Campo Pedir Nit transportador : Seleccione esta opcin para que al crear un comprobante de compras se active una
casilla que solicita el Nmero de Identificacin del Transportador. til para el control de transporte de mercanca de la
empresa.
En el Campo Cambiar costo repocisin si es mayor: Seleccione esta opcin si desea que al momento de elaborar un nuevo
documento de Compra de Mercanca, el costo de reposicin se actualice en Tablas/Productos de manera automtica, en caso
de que sea mayor que el Costo de Reposicin anterior
En el Campo No Ver Referencia en ayuda: Seleccione esta opcin si desea que al momento de desplegarse la pantalla de
bsqueda de un producto con la Tecla de ayuda (F1), no aparezca la referencia que fue digitada en el momento
En el Campo Cargar Impoconsumo al gasto: Esta opcin le permite que al momento de la contabilizacin del producto que maneje
Impoconsumo, el valor sea cargado directamente al gasto.
En el Campo Costear traslados entre bodegas segn bodega: Seleccione esta opcin si desea que los traslados entre bodegas
sean costeados nuevamente por el sistema.
En el Campo Usar costo reposicin histrico: Active esta opcin para que el sistema use el costo de reposicin histrico.
En el Campo No limpiar datos al crear productos: Seleccione esta opcin para que al momento de agregar un producto nuevo no se
borrn los datos del producto selecionado y visto anteriormente en pantalla, se procedera a sobreescribirlo o dejarlos si se requiere.
En la opcin Sistema de salud: Seleccione esta opcin para activar en Tablas/Productos la opcin Medicamentos que permite
amarrar los servicios a este para el mdulo de salud.
En la opcin Cambiar precio desde compra: Permite al usuario que al momento de realizar el documento de
Compra de Mercancas, en el campo Detalle se puedan observar los diferentes precios en pantalla, lo que permite elegir el precio
correspondiente.

75

PRECIO DE VENTA 1: Este campo se activa al momento de registrar un producto en detalle, puede ser utilizado por el
usuario para realizar el cambio del precio de venta anterior por el precio de venta nuevo.
PRECIO DE VENTA 2: Este campo se activa al momento de registrar un producto en detalle, puede ser utilizado por el
usuario para realizar el cambio del precio de venta anterior por el precio de venta nuevo.
PRECIO DE VENTA 3: Este campo se activa al momento de registrar un producto en detalle, puede ser utilizado por el
usuario para realizar el cambio del precio de venta anterior por el precio de venta nuevo.
PRECIO DE PROMOCIN: Este campo se activa al momento de registrar un producto en detalle, puede ser utilizado
por el usuario para realizar el cambio del precio de venta promocin anterior por el precio de venta promocin nuevo.
En la opcin Manejo con cdigo de barras:
EN CREACIN DE PRODUCTOS: Seleccione esta opcin para crear los cdigos de barra de los productos en su
respectivo campo.
EN BSQUEDA DE PRODUCTOS: Seleccione esta opcin para que el sistema le permitabuscar los productos con el
lector de cdigo de barra.
EN CAPTURA DE MOVIMIENTOS: Seleccione esta opcin al momento de facturar productos para que se el sistema le
permita buscar y capturar los productos por el lector de cdigo de barras.
En la opcin Buscar por Referencia :
GUARDAR TEMPORAL CADA ____ REG: Digite el nmero de registros digitados en los que desea que el sistema
elabore copia del documento.
DOCUMENTO AJUSTE INVET. FSICO: Seleccione el documento que usa para el Ajuste de Inventario Fsico.
COMPRAS GRAVADAS A RGIMEN SIMPLIFICADO CONTABILIZARLAS COMO GRAVADAS: Permite que las
compras efectuadas al Rgimen Simplificado sean contabilizadas como Compras Gravadas.
PERMITE EAN-13 DUPLICADO: Active esta opcin si desea que el sistema le permita usar Cdigos de Barras
duplicados.
OCULTAR COSTO DE REPOSICIN: Seleccione esta opcin para ocultar el Costo de Reposicin.
NMERO DECIMALES EN KIT: Permite configurar el numero de decimales en el precio de venta para los KIT de
productos (Anchetas).
En la opcin Precios de venta: Active esta opcin para usar un slo precio de venta. Desactivela en caso de que el usuario requiera
manejar diferentes precios de venta o precios especiales. Digite en la opcin Tablas/Productos los precios de Venta 2,3,4 y/o 5 para
que el sistema le permite elegirlos con la tecla (F3) al momento de la creacin del documento.
NO USAR PRECIO DE VENTA 2
NO USAR PRECIO DE VENTA 3
NO USAR PRECIO DE VENTA 4
NO USAR PRECIO DE VENTA 5
En la opcin Rtulos
PRECIO 1
PRECIO 2
PRECIO 3
PRECIO 4
PRECIO 5
En la opcin En pantalla de productos
NO MODIFICAR PRECIO DE VENTA ANTERIOR: Active esta opcin para que al momento de modificar el precio de
venta en la pantalla de Productos, no se refleje el precio de Venta anterior
NO MODIFICAR COSTO DE REPOSICIN: Permite que el Costo de Reposicin no sea modificado ni actualizado.
USAR PRECIO DE VENTA SIN IVA:Permite que los precios sean visualizados y manejados sin el IVA
|REDONDEAR PRECIO VENTA SIN I.V.A : Seleccione esta opcin si desea que el precio de venta sin IVA sea
redondeado.
REDONDEAR PRECIO VENTA CON I.V.A:Permite que el precio de Venta con IVA sea redondeado.
REDONDEAR COSTO REPOSICIN: Permite que el Costo de Reposicin sea redondeado.
REDONDEAR CONTABILIZACIN MOVIMIENTOS: Permite que al ejecutar la contabilizacin de los movimientos, los
valores sean redondeados.

76

6.1.3 BOTN VENTAS: Esta opcin permite configurar el Mdulo de Ventas que la empresa va a manejar.
En la Opcin Descuento despus de IVA: Active esta opcin para que el descuento sea liquidado despus del impuesto.
En la Opcin Calcular rentabilidad en reportes a partir de costo reposicin almacenado: Elija esta opcin para que al momento
de visualizar un Reporte de Rentabilidad por producto, este porcentaje sea liquidado a partir del costo de reposicin almacenado por el
sistema.
En la Opcin Manejar Descuento Pronto Pago: Esta opcin le permite manejar descuento por pronto pago.
En la Opcin Control de saldo en lnea durante facturacin: Active esta opcin si al momento de elaborar la Factura en la pantalla
de Capturas, desea que en la parte inferior derecha se visualice
En la Opcin Activar obsequio de productos en la Factura: Esta opcin le permite que al momento de facturar, se puedan agregar
productos como obsequio.
En la Opcin Permitir venta por debajo del costo: Active esta opcin para que en la elaboracin de la factura en la pantalla de
Capturas, el sistema le permita usar un precio de Venta que se encuentre por debajo del costo.
En la Opcin Contabilizar descuento comercial (Pie Factura): Esta opcin se activa para que el sistema liquide el descuento a pie
de factura.
En la Opcin Redondear Descuento Unitario: Seleccione esta opcin para redondear el valor del Descuento Unitario.
6.1.4 BOTN P.O.S: Esta opcin permite configurar las caractersticas del Mdulo de P.O.S que se requieren para

un adecuado desarrollo de las labores en la empresa.


En la opcin Interface a Inventarios :
RESUMIDA ITEM:.Seleccione esta opcin si desea que la Interface a Inventarios sea realizada de manera Resumida
con el parmetro Item.
DOCUM. INTERFACE: Escoja el cdigo de documento con en el que desea que quede grabada la interfase.
HACER INTERFACE CONTABLE: Elige si desea contabilizar de una vez el movimiento registrado por el POS, o de lo
contrario el programa realizara solo los registros del movimiento de Inventarios.
GRABAR INT. A INV CON ERRORES: Si se marca este campo, el programa grabara el registro de movimiento
generado por la interface asi tenga errores, de todas formas se le avisara al usuario que la interface no termino
correctamente, de igual manera podra verificar el estado de la interface por el prodeso Estado de Cierres desde el
modulo POS en la opcin Procesos.
DOCUM. BASE CONT FACT: En este campo se asigna el cdigo del documento tipo factura de venta POS que servir
como base para la contabilizacin a travs de la interface de contabilidad de las transacciones derivadas del POS.
(EJ: FP01)
DOCUM. BASE CONT DEVOL: En este campo se asigna el cdigo del documento tipo devolucin de venta POS que
servir como base para la contabilizacin a travs de la interface de contabilidad de las transacciones derivadas del
POS.
(Ej: DV01)
En la opcin Copia de factura : Active esta opcin si desea que el sistema realice copia de las facturas elaboradas en el P.O.S
GUARDAR COPIA POR DOCUMENTO: Indica si el usuario desea guardar copia del texto impreso por cada una de las
facturas de venta emitidas por el POS.
CONSERVAR COPIA POR ___ DAS:. Escriba el Numero de das que desee que la copia de facturas del POS
permanezcan guardadas en el disco duro del equipo, esto no hace que se pierdan la copa de las facturas, ya que la
copia de las facturas en general se guarda en el servidor.
DIRECTORIO COPIA EN EL SERVIDOR: Digite la ruta en la cual desea elaborar la copia (Ejem. C:\business\copia) o
presione la Tecla de ayuda (F1) y seleccione el destino de la copia.
En la opcin Ayuda de productos en : Seleccione esta opcin de acuerdo al tamao de letra que desee visualizar en la Pantalla
de Ayuda de productos.
LETRA GRANDE
LETRA PEQUEA

77

En la opcin Varios :
FACTURAR SERVICIOS: Active esta casilla si desea facturar servicios en el P.O.S.
FACTURAR CONCESIONES: Active esta casilla si desea facturar concesiones desde el P.O.S.
ABRIR CAJA EN DEVOLUCIN: Seleccione esta opcin si desea que la Caja del P.O.S sea abierta al momento de
registrar una devolucin
DESCUENTO ANTES DE IVA: Seleccione esta opcin si desea que el descuento en el P.O.S sea liquidado antes de
IVA.
IMPRIMIR BASE DEVOLUCIN IVA: Seleccione esta opcin para que en la tirilla se visualice la base de devolucin del
IVA
ACTIVAR BOTN MINIMIZAR VENTANA: Active esta opcin si desea visualizar el botn que le permita minimizar la
ventana.
IMPRIMIR VALORES DATAFONO: Esta opcin le permite imprimir los valores del datafono.
USAR FECHAS PROMOCIN: Esta opcin verifica la fecha en la que se encuentra en promocin un producto para
determinar cuando aplicar la promocin
CAMBIAR DATOS CLIENTE EN SERVIDOR: Active esta opcin para que los cambios que se realicen en datos de
terceros desde el POS se realicen tambin en la base de datos del servidor.
En la opcin Llaves adicionales de bsqueda
BUSCAR POR COD. REFERENCIA: Seleccione esta opcin si desea buscar los productos por Cdigo de
Referencia.
BUSCAR POR REF. FABRICANTE: Seleccione esta opcin si desea buscar los productos por Referencia de
Fabricante
BUSCAR POR REFERENCIA: Seleccione esta opcin si desea buscar los productos por Referencia.
En la opcin Mostrar imagen : Seleccione la imagen que desea visualizar en el P.O.S.
LOGO EMPRESA
IMAGEN DE ITEM
NINGUNO
En la opcin Manejo de vendedor : Seleccione la manera en la que desea visualizar el manejo del vendedor, el usuario puede
elegir entre las siguientes opciones:
EN CADA ITEM
AL FINAL DEL DOCUMENTO
NO MANEJAR VENDEDOR
Si selecciona la Opcin Logo Empresa ubique la imagen con el botos empresa, esta sera la que se mostrara en el POS.
En la opcin Cambio de precio en lote: Mrquela si desea realizar un cambio de precio a un grupo de productos de en lote.
En la opcin Precio venta para cambio: Indique el precio de venta al cual desea realizar cambio de presio en lote (Precio de venta
1, Precio de venta 2, Precio de Venta 3 Precio de Venta 4)
En la opcin Nit por defecto en movimientos: Digite el Nit que desea que el sistema use por defecto en los movimientos del POS.
DESCUENTOS Y EVENTOS: De click sobre este botn para activar la pantalla de Configuracin de Eventos y
Promociones, donde el usuario podr parametrizar todas las opciones correspondientes a Eventos y Promociones que
se realicen en la empresas.

78

Figura 67: Configuracin de Eventos y promociones

En la opcin Estado de Eventos y Promociones : Active esta opcin para seleccionar si existe algn evento activo o ninguno.
NINGN EVENTO ACTIVO
ACTIVAR EVENTO TIPO 1
En la opcin Descuento automtico por Venta mnima :
DESCTO VENTA MNIMA RANGO 1 ___%:
VENTA MNIMA CON IVA RANGO 1:
DESCTO VENTA MNIMA RANGO 2 ___%:
VENTA MNIMA CON IVA RANGO 2:
FORMA DE PAGO POR OMISIN:
En la opcin Descuento automtico por cantidad mnima : Active esta opcin para realizar un descuento automtico por cantidad
mnima.
DESCTO POR CANTIDAD MNIMA __%: Digite el porcentaje del descuento que se ofrece por cantidad mnima
CANTIDAD MNIMA VENDIDA: Digite la cantidad mnima vendida para realizar el descuento.
FORMA DE PAGO POR OMISIN: Elija la forma de pago por omisin que desea manejar
NMERO DE DGITOS A REDONDEAR EN EL DESCUENTO: Digite el nmero de dgitos a redondear en el
descuento.
OTROS: Este botn le permite parametrizar opciones adicionales para el adecuado manejo del P.O.S. a travs de la
Pantalla de Configuracin P.O.S.
En la opcin Mensajes en Tira : Digite los mensajes que desea que salgan en la tirilla en el P.O.S.
En la opcin Colores pantalla P.O.S.: Mediante esta opcin el usuario puede parametrizar los colores que desea visualizar en la
Pantalla de las opciones que se listan a continuacin:
1. Fondo nmeros
2. Nmeros
3. Recuadro precio

79

4.
5.
6.
7.
8.

Detalle productos
Comandos ayuda
Fondo Pantalla
Cuadro de estado
Fondo nomb. Prod

En la opcin Fuentes: Esta opcin le permite elegir la Fuente, el estilo de la Fuente el Tamao, que el usuario desea visualizar
tanto en la impresora como en la Pantalla. Para acceder a esta configuracin de click sobre el botn que aparece al final del texto. Elija
las opciones y de click en Aceptar.
En la opcin Archivo de Sonido para errores en P.O.S. : De click sobre el botn que aparece al final del texto para elegir la ruta
del archivo que desea escoger
. De click en Aceptar.
En la opcin Manejo de Fecha de cumpleaos
FECHA DE NACIMIENTO
FECHA DE CUMPLEAOS
NINGUNO
En la opcin Activar Manejo de Propina : Seleccione esta opcin para activar o desactivar el Manejo de Propina en el P.O.S
PORCENTAJE A CALCULAR __%: Digite el porcentaje que desea que el sistema calcule para la propina.
MENSAJE EN FACTURA: Digite el mensaje que desea que se visualice en la Factura impresa en el P.O.S
NMERO DE CEROS A REDONDEAR PROPINA: Elija el nmero de ceros a redondear en el clculo de la propina.
En la opcin Fecha Venta temporal P.O.S :
En la opcin Calcular Saldo Local en el P.O.S :
En la opcin Imprimir hora en Factura: Active esta casilla para que al momento de imprimir la factura en el P.O.S el usuario pueda
visualizar la hora impresa en la factura.
6.1.5 BOTN CARTERA: Esta opcin le permite realizar la configuracin general del mdulo de Cartera.
En la opcin Liquidacin de Comisiones No. 3 : De click sobre esta opcin para activar la pantalla de Liquidacin Comisiones por
Recaudoso. 3 (Ver figura 68).
Figura 68: Pantalla de Configurar sistema

80

En la opcin Desde : Digite desde el nmero de das que desee que se inicie la liquidacin de comisiones.
En la opcin Hasta: Digite hasta el nmero de das que desee que se inicie la liquidacin de comisiones.
En la opcin Factor Comis: Establezca, segn el nmero de das parametrizados con anterioridad, el porcentaje de comisin que
corresponde.
De click en Grabar para guardar los cambios o en Salir para no guardar ningn cambio.

6.

BOTN DATOS COMERCIANTE: De click en este botn para digitar datos bsicos de la compaa. (Ver figura 69).

Figura 60: Datos del comerciante

En la opcin Datos del comerciante :


PERSONA (NATURAL O JURIDICA): Elija el Rgimen al que pertenece su empresa, si es persona Natural de click en
Natural, de lo contrario de click en Jurdica.
RGIMEN IVA (COMN/SIMP/NING): Elija el tipo de Rgimen de IVA que maneja la empresa.
GRAN CONTRIBUYENTE: Active esta casilla si la empresa est clasificada como Gran Contribuyente.
RESOLUCIN: Digite el nmero de la Resolucin de Gran Contribuyente.
FECHA: Digite la fecha de la Resolucin.
RETENEDOR DE IVA: Active esta casilla si la empresa est clasificada como Retenedor de IVA
RESOLUCIN: Digite el nmero de la Resolucin de Retenedor de IVA
FECHA: Digite la fecha de la Resolucin.
RETENEDOR EN LA FUENTE: Active esta casilla si la empresa est clasificada como Retenedor en la Fuente
AUTORRETENEDOR: Active esta casilla si la empresa est clasificada como Autorretenedor.
RESOLUCIN: Digite el nmero de la Resolucin de Autorretenedor.
FECHA: Digite la fecha de la Resolucin.
En la opcin Datos Representante Legal : En este campo el usuario puede digitar los Datos del Representante Legal, facilitando la
consulta de Datos bsicos cuando el usuario lo requiera.
NOMBRE: Digite el nombre completo del Representante Legal.
CARGO: Digite el cargo que desempea el Representante Legal.
CDULA: Digite el nmero de la cdula del Representante Legal

81

En la opcin Datos Revisor Fiscal : En este campo el usuario puede digitar los Datos del Revisor Fiscal, facilitando la consulta de
Datos bsicos cuando el usuario lo requiera.
NOMBRE: Digite el nombre completo del Revisor Fiscal.
MATRCULA: Digite los datos de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal.
CDULA: Digite el nmero de la cdula del Revisor Fiscal.
En la opcin Nombre Comercial : Esta opcin le permite digitar el nombre comercial de la empresa.
En la opcin Razn social factura P.O.S: Esta opcin le permite digitar la Razn Social que desea visualizar en la Factura del
P.O.S.
En la opcin Actividad ICA: Digite el cdigo de la actividad ICA de la empresa.
En la opcin Datos informacin Exgena- DIAN: Esta opcin le permite parametrizar informacin solicitada en la presentacin de
Informacin Exgena realizada a la DIAN. De click sobre el botn Exgena para desplegar la siguiente ventana (Ver figura 70).
Figura 70: Configuracin para Informacin Exogena Resolucin 08973

ACTIVIDAD ECONMICA: Digite el cdigo de la Actividad econmica de la empresa.


CDIGO CIUDAD DANE: Digite el cdigo DANE de la ciudad.
SISTEMA INVENTARIOS Y MTODO VALUACIN: Elija el Sistema de Inventario y Mtodo de Valuacin que usa la
empresa (Permanente/Peridico)
USAR NIT EN LUGAR DE CDIGO DE TERCERO: Active esta casilla si desea que el sistema use el NIT del tercero en
lugar del cdigo asignado por el sistema en el momento de la creacin del mismo.
ELIMINAR CARACTERES ESPECIALES:
TOPE DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA, TOMARLO POR BENEFICIARIO DEL PAGO: Active esta casilla si
desea que el Sistema tome como base para el tope de pagos por beneficiario del pago.

82

6.1.7 BOTN NOMBRES DE ANEXOS: Este botn le permite parametrizar opciones adicionales en las tablas de

Productos y de Terceros.
PARA ITEMS: Digite los campos adicionales que desea visualizar en Tablas/Productos en la opcin Anexos. Esta
opcin posee 10 campos libres para que parametrice informacin adicional que requiera.
PARA TERCEROS Y ANEXOS: Digite los campos adicionales que requiera visualizar en la pantalla de
Tablas/Terceros/Otros datos. Esta opcin posee 7 campos disponibles para ser utilizados. 4 de ellos son para texto.
Ingrese informacin adicional en este campo (Ejem. Contacto, Representante de Ventas, entre otros). Los 3 restantes
son campos numricos.
6.1.8 BOTN VALORES POR DEFECTO: Este botn le permite digitar alguna informacin que el sistema usar

automticamente al momento de realizar un documento en la Pantalla de Capturas como lo son:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Sucursal
Bodega
Centro de Costo
Zona
Vendedor
Marca
Tercero
Cod. Retfte
Grupo contable
IVA general

En la opcin Porcentajes de comisin durante la captura: En este campo el usuario puede digitar el porcentaje de comisin
generado durante la captura a 30, 60 y 90 das.
6.1.9 BOTN OTROS: Este botn le permite configurar datos adicionales que el sistema usar automticamente.
En la opcin No. de das para avisar vencimiento de usuarios: Esta opcin le permite digitar el nmero de das de anticipacin
con el que desea que se notifique el vencimiento de la clave de cada usuario.
En la opcin Das entre reindexacin: Seleccione el nmero de das que desea que existan entre una Reindexacin y otra.
En la opcin Impresora: Puede determinar el tipo de impresora que utilizara para la impresin de los reportes, dependiendo de esta
se tomara el tamao de la lectra o de caracteres por pulgada.
En la opcin Colores para ventana de reportes por pantalla: Elija la configuracin que desee para los colores de la ventana de
reportes cuando stos sean visualizados por pantalla.
En la opcin Fuente reportes por pantalla: Le permite dar formato a la fuente en la que desea visualizar los reportes por pantalla.
En la opcin Sin salto de pgina en documento: Active esta opcin para que se imprima sin salto de pgina en el documento.
En la opcin Manejar ciudad en Clientes: Active esta opcin para que el sistema le permita asignar a los clientes la ciudad de
donde provienen, adems de poder parametrizar los diferentes reportes con est caracteristica.
En la opcin Ayuda en productos y anexos estilo Brow: Active esta opcin, para que al momento de usar la opcin de Buscar
presionando la tecla de ayuda (F1), en la elaboracin de documentos, el sistema redireccione su bsqueda al Tercero o Producto que
concuerde con su bsqueda. Adems permite visualizar en la parte superior derecha las palabras que se han digitado.
En la opcin Manejo nico de usuarios y accesos: Puede marcar esta opcin en el caso en el tenga mas de un empresa en el
programa y desea que los usuarios y los accesos sean los mismos para todos, adems de marcar el campo deber indicar la ruta
donde almacena los datos de la empresa que desea que maneje los usuarios y accesos.
En la opcin Papel tapiz general: Esta opcin le permite elegir el papel tapiz que desea visualizar en la pantalla principal.
En la opcin Nombre empresa a mostrar: Esta opcin le permite elegir entre las opciones que se listan a continuacin, los datos
de la empresa que desea visualizar en la Pantalla Principal:

83

1. Razn social
2. Nombre comercial
3. Ambos
En la opcin Buscar terceros por Nit: Esta opcin le permite buscar en Tablas/Terceros, los terceros ubicndolos por NIT, y no por
Anexo. Facilita la bsqueda del tercero.
En la opcin Sugerir ltimo anexo 1-100000: Esta opcin se activa para que al momento de agregar un Tercero en
Tablas/Terceros, el sistema le asigne en el Anexo un nmero del 1 al 100000, de manera consecutiva.
En la opcin Rtulos Anexos: Use esta opcin para modificar algunos campos de datos para el cliente en Tablas/Terceros. (Ver
figura 71).

1.
2.
3.

A. Ejem Vendedor.
B. Ejem Zona.
C. Ejem Regin.

Figura 71: Rtulos Anexos

84

6.2 USUARIOS

Dentro de esta opcin el usuario encontrar las herramientas necesarias para la configuracin de los usuarios
que van a usar el sistema. De click para activar la siguiente pantalla. (Ver figura 72).

Figura 72: Usuarios

En la opcin Nombres: Digite el nombre completo del usuario.


En la opcin Id: Digite el nombre que identificar al usuario para ingresar al programa, el ID que elija aparecera en la pantalla
principal.
En la opcin Clave: Digite la clave que puede ser alfanumrica, no superior a 10 caracteres, se recomiendan mnimo 6 caracteres
para mayor seguridad.
En la opcin Vencimiento: Digite la fecha de vencimiento que tendr el usuario para ingresar al sistema.
En la opcin Asimila a: Esta opcin le permite, en caso de que desee crear un usuario con los mismos accesos de otro que ya est
creado, pulse la tecla de ayuda (F1) y seleccione el usuario correspondiente.

En la opcin Superusuario: Active esta casilla, para que el usuario pueda acceder a todas las opciones del programa, sin ningn
tipo de limitacin.

NOTA: Si el usuario creado no es Sper usuario, de click en el botn que tiene el dibujo de
una llave para elegir los accesos y opciones que podr tener el nuevo usuario.

85

6.3. BLOQUEO DE PERIODOS:

Esta opcin le permite al usuario bloquear los periodos y de sta manera impedir que sean modificados los
datos de meses anteriores. Esta herramienta es til para controlar el manejo de informacin despus de
realizado el cierre contable. De click para activar la siguiente pantalla. (Ver figura 73).
Figura 73: Bloqueo de periodos

En la opcin Ao: Verifique el ao en el cual desea bloquear el perodo.


En la opcin Mes : Verifique el mes que desea bloquear.
En la opcin Bloqueado: Active esta casilla para que el periodo sea bloqueado.
En la opcin Bloqueo por Usuario: De click sobre este botn para desplegar una ventana donde podr elegir los usuarios
permitidos en el perodo elegido con anticipacin. Presione la tecla de ayuda (F1) para elegir los usuarios. De click en Grabar.
En la opcin Mostrar: Esta opcin le permite elegir si desea visualizar todos los aos creados en el Sistema o nicamente el ao
activo.

6.4 CAMBIO DE AO:

Esta opcin le permite pasar de un ao a otro cuando requiera verificar informacin, datos o movimientos de
aos pasados.
De click sobre la opcin cambio de ao para activar una nueva pantalla en la que el usuario debe digitar el ao del cual desea
consultar informacin.
De click en Aceptar.

86

6.5 FECHA DE DOCUMENTOS:

Esta opcin le permite digitar la fecha para el control de elaboracin de documentos. De click sobre el botn y
elija la fecha que desea parametrizar.
6.6 REINDEXAR :

Esta opcin le permite generar un proceso que limpie la base de datos y reconstruya los ndices.
En la opcin Reindexar archivos correspondientes al ao ___: Verifique que el ao en el que se va a generar el proceso.
En la opcin Eliminar registros borrados: Active esta casilla para que el sistema borre automticamente los registros que han sido
borrados.
En la opcin Archivos P.O.S del mes __: Verifique el mes en el cual desea realizar el proceso.
De click en Aceptar.

6.7 CAMBIAR DOCUMENTO :

Esta opcin le permite realizar cambio de la numeracin de un documento a otro, sin necesidad de volver a
digitar la informacin. De click para activar la siguiente pantalla. (Ver figura 74).
Figura 74: Cambiar nmero documento

En la opcin Documento actual: Digite el tipo de documento, consecutivo y nmero en el cual requiere efectuar el cambio.
En la opcin Anular documento: Active esta casilla si requiere que el documento anterior sea anulado.
En la opcin Nuevo documento: Digite el nmero del documento que desea crear. El Doc y consecutivo sern asignados
automticamente.
De click en Cambiar.

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6.8 BORRAR DOCUMENTO:

Esta opcin le permite sin necesidad de estar en la pantalla de capturas, borrar un documento que presente
inconsistencias o que requiera ser borrado.
De click en la opcin borrar documento.
En la pantalla Borrar documento inconsistente Digite el tipo de documento, consecutivo y nmero del registro que desea eliminar.
De click en Borrar.

6.9 CAMBIAR TERCERO:

Esta opcin le permite modificar los documentos en los que haya usado un tercero errado, sin necesidad de
modificar cada docuemento. De click para activar la siguiente pantalla. (Ver figura 75).
Figura 66: Cambiar tercero

De click en la opcin cambiar tercero.


En la opcin Tercero actual o errneo: Digite o elija con la tecla de ayuda (F1), el tercero que desea modificar.
En la opcin Inactivar este tercero: Active esta casilla, para que al momento de realizar el cambio el sistema inactive el tercero
automticamente.
En la opcin Nuevo tercero: Esta opcin le permite digitar el nmero de identificacin del nuevo tercero.
De click en la opcin Cambiar para que el sistema efecte el cambio.

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6.10 SALIR:

Este botn permite salir del men de Utilidades y regresar a la pantalla principal de Business Pro.

7. IMPRESIN DE LIBROS OFICIALES


El sistema le permite imprimir la numeraracin y realizar la impresin de los Libros Oficiales.
7.1 NUMERACIN DE LIBROS OFICIALES:

Esta opcin que se encuentra en Tablas/Reportes/Numeracin de Hojas (Ver figura 67.1 y 67.2). , le facilita al usuario
la impresin de la numeracin de las hojas para registrar en la Cmara de Comercio.
Elija la opcin Tablas/Reportes/Numeracin de Hojas
Elija el Reporte Numeracin de Hojas para visualizar la numeracin de la siguiente manera. (Ver figura 67.1)
Elija el Reporte Numeracin de Hojas 2 para visualizar la numeracin de la siguiente manera. (Ver figura 67,2)

Figura 67.1 Numeracin de Hojas

Figura 67.2: Numeracin de Hojas 2

En la opcin Cdigo del Libro: Digite el cdigo que va a asignar al libro. Ejem. LM
En la opcin Nombre del Libro: Digite el nombre del libro que va a numerar Ejem. LIBRO MAYOR
En la opcin Desde pgina: Digite el nmero en que desea que se inicie la numeracin de las hojas. Ejem. 1
En la opcin Hasta pgina: Digite el nmero en que desea se finalice la numeracin de las hojas. Ejem. 1000

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7.2 IMPRESIN DE LIBROS OFICIALES:


7.2.1 LIBRO MAYOR Y BALANCE

En el campo Reportes/Contabilidad: Seleccione el reporte a visualizar Libro mayor y de doble click para activar el
botn Condiciones
MES DE CORTE: Digite el nmero del mes que desea visualizar en el Libro mayor y balance de Enero a Diciembre (1
a 12).
SUCURSAL: Esta opcin le permite Ver el Libro mayor y balance por sucursal.
EXCLUIR CTAS. SALDO 0 S/N: Esta opcin le permite excluir cuentas con saldos en 0 y no mostrarlas en el Libro
mayor y balance.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea excluir los asientos de cierre, de tal manera que las
cuentas no aparezcan con saldos errados.
UNICAMENTE ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea visualizar nicamente los asientos de cierre.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)
7.2.2 LIBRO DIARIO :

En el campo Reportes/Contabilidad: Seleccione el reporte a visualizar Libro Diario y de doble click para activar el
botn Condiciones
MES DE CORTE: Digite el nmero del mes que desea visualizar en el Libro Diario de Enero a Diciembre (1 a 12).
SUCURSAL: Esta opcin le permite Ver el Libro Diario por sucursal.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea excluir los asientos de cierre, de tal manera que las
cuentas no aparezcan con saldos errados.
UNICAMENTE ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea visualizar nicamente los asientos de cierre.

En la opcin Imprimir en: Seleccione la manera en la que desea visualizar el reporte.( Impresora, Pantalla...)

NOTA: El usuario puede elegir la manera en cmo desea visualizar el reporte:


* Libro Diario- Resumido2: Al listar este informe visualizar cada cuenta, los documentos y valores
con su respectivo Dbito o Crdito.
* Libro Diario- Detallado: Al listar este informe el usuario podr visualizar: La fecha, El documento,
El nombre de la cuenta, el tercero, Documento Referencia, Detalle y los valores con su respectivo
Dbito o Crdito.

7.2.3 LIBRO INVENTARIO Y BALANCE

En el campo Reportes/Contabilidad: Seleccione el reporte a visualizar Libro Inventario y Balance y de doble click
para activar el botn Condiciones.
SUCURSAL: Esta opcin le permite Ver el Libro Inventario y Balance por sucursal.
LISTAR TERCEROS: Elija la opcin que desee visualizar S/N. Digite S si desea Ver el Libro con el detalle de Terceros,
de lo contrario digite N.
EXCLUIR ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea excluir los asientos de cierre, de tal manera que las
cuentas no aparezcan con saldos errados.
NICAMENTE ASIENTOS CIERRE S/N: Elija esta opcin si desea visualizar nicamente los asientos de cierre.

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