BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan
istilah rekam medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat. Rekam medis
ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih efisien dan memungkinkan
pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang diberikan dengan lebih efektif.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam
medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. 1
Setiap rumah sakit harus memiliki rekam medis.

Dalam

penyelenggaraannya, rumah sakit berusaha memberikan pelayanan terbaiknya

sebagai bagian dari penilaian mutu pelayanan suatu sistem. Mutu pelayanan harus
selalu ditingkatkan baik dari sisi medis maupun non medisnya. Faktor lain yang
harus diperhatikan adalah bagaimana rumah sakit menyelenggarakan rekam medis
bagi pasiennya, baik pasien rawat inap maupun rawat jalan.1
Rekam medis mempunyai peranan yang sangat penting untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Sebab suatu rekam medis berisikan catatan indifikasi pasien,
anamnese, pemeriksaan, diagnosa, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang
diberikan kepada pasien selama pasien berobat/dirawat di rumah sakit, baik yang
terjadi dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan yang akan terjadi dimasa
mendatang. Rekam medis adalah milik rumah sakit dan isinya merupakan milik
pasien yang harus di pelihara karena banyak pihak yang berkepentingan
membentuknya dan sangat bermanfaat bagi pasien, dokter dan rumah sakit itu
sendiri. Melihat begitu pentingnya suatu rekam medis, perlu adanya pengelolaan
yang baik dan benar untuk mencapai keberhasilan tertib administrasi dalam
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit kepada masyarakat. 2
Dalam hal ini rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang
ada di dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau

pemalsuan data yang ada di dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak
berhak, serta tidak boleh dibawa keluar dari rumah sakit kecuali permintaan
pengadilan dengan izin tertulis dari direktur rumah sakit tersebut.. 2
Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang baik. Petugas atau pegawai rekam medis pada setiap rumah sakit diharapkan
adalah orang-orang yang benar-benar mampu mengelola rekam medis baik fisik
maupun isi daripada rekam medis. Pegawai atau unit rekam medis merupakan unit
vital dalam pengelolaan, pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses
pemusnahan rekam medis. Pegawai rekam medis diharapkan dapat mengontrol
siklus daripada rekam medis yang merupakan milik dari setiap pasien rumah sakit
tersebut.2
Dengan demikian faktor keahlian sumber daya manusia merupakan hal yang
sangat menentukan untuk kelancaran pelayanan rekam medis. Tetapi pada
kenyataannya, rekam medis tersebut sering terlambat sampai di poliklinik. Hal ini
dapat diketahui dari keluhan pasien yang datang berobat jalan, Mereka harus
menunggu lama supaya dilayani dokter di poliklinik, karena rekam medisnya
belum sampai. Keluhan pasien akan adanya keterlambatan rekam medis
merupakan masalah dan tantangan bagi pengelola rekam medis untuk
meningkatkan kualitas pengelolaan rekam medis. Keterlambatan rekam medis ini
kemungkinan disebabkan oleh petugas rekam medis yang tidak memiliki
pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan rekam medis. 3
Pengelolaan rekam medis perlu ditingkatkan lagi guna kepuasan pasien
yang dilayani. Pengelolaan rekam medis dimulai dari pengadaan rekam medis
yang baru, penyimpanan, perawatan, serta penggunaan rekam medis itu sendiri
dalam memberikan pelayanan kepada pasien.3
Selain permasalahan tersebut terdapat pula permasalahan dalam sistem
pelaporan rumah sakit yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
Pelaporan yang dibuat oleh rekam medis berupa pelaporan internal dan pelaporan
eksternal. Pelaporan internal ditunjukkan kepada internal RS, sedangkan
pelaporan eksternal ditunjukkan kepada Dinas Kesehatan, SPGDT, dan pusat.
Periode pelaporan dilakukan secara harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

Adapun pada bagian koding atau indeksing diagnosa penyakit dan tindakan
pelayanan pada pasien rawat inap maupun rawat jalan.
Berdasarkan pelaksanaan praktek kerja di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr
Cipto Semarang masih banyak permaasalahan yang ditemukan pada Rekam Medis
baik di Pendaftaran rawat jalan maupun rawat inap, filling, koding maupun pada
sistem pelaporan rumah sakit, masalah masalah dalam sistem manajemen rekam
medis rumah sakit dapat di selesaikan dengan metode problem solving cycle.
Problem solving cycle (siklus solusi masalah) adalah proses mental yang
melibatkan penemuan masalah, analisis dan pemecahan masalah. Tujuan utama
dari pemecahan masalah adalah untuk mengatasi kendala dan mencari solusi yang
terbaik dalam menyelesaikan masalah .5
Problem solving cycle merupakan proses yang terdiri dari langkah
langkah berkesinambunganyang terdiri dari analisa situasi, perumusan masalah
secara spesifik, penentuan prioritas masalah, penentuan tujuan, memilih alternatif
terbaik, menguraikan alternatif terbaik menjadi rencana operasional dan
melaksanakan rencana kegiatan serta mengevaluasi hasil kegiatan. 5
Berdasarkan permaasalahan yang ditemukan pada Rekam Medis baik di
Pendaftaran, filling, koding maupun pada sistem pelaporan rumah sakit,
permasalahan dalam sistem informasi rekam medis rumah sakit dapat di
selesaikan dengan metode problem solving cycle. Dengan melakukan analisis
kesenjangan antara yang terjadi dengan yang seharusnya di SOP, analisis prioritas
masalah, penyebab masalah,alternatif solusi,prioritas solusi, uji kelayakan solusi.
1.2 Tujuan
1. Tujuan Umum
Kegiatan magang bertujuan untuk mendeskripsikan hasil observasi dan
mengananalisa masalah yang ada dengan problem solving cycle.
2. Tujuan Khusus
a. Menganalisis kesenjangan atau adanya permasalahan pada rekam
medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto

b. Menganalisis prioritas masalah pada rekam medis di Rumah Sakit

Panti Wilasa Dr. Cipto.
c. Menganalisis penyebab masalah pada rekam medis di Rumah Sakit
Panti Wilasa Dr. Cipto
d. Menganalisis alternatif solusi pada rekam medis di Rumah Sakit
Panti Wilasa Dr. Cipto
e. Menganalisis prioritas solusi pada rekam medis di Rumah Sakit Panti
Wilasa Dr. Cipto
f. Menganalisis uji kelayakan solusi pada rekam medis di Rumah Sakit
Panti Wilasa Dr. Cipto
1.3 Manfaat
1. Bagi Mahasiswa
a) Memperoleh pengetahuan, keterampilan dan pengalaman kerja
dalam bidang Sistem Informasi dan Rekam Medis di Rumah Sakit
Panti Wilasa Dr. Cipto.
b) Dapat melakukan problem solving cycle untuk menangani
permasalah pada Sistem Informasi dan Rekam Medis di Rumah
Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto
2. Bagi Fakultas Kesehatan Masyarakat
a. Mendapatkan tambahan informasi dan referensi terkait gambaran
sistem informasi dan rekam medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.
Cipto
b. Mendapatkan masukan tentang perkembangan bidang keilmuan dan
teknologi yang telah diterapkan di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.
Cipto

3. Bagi Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto

Memberikan saran dalam hal Sistem Informasi dan Rekam Medis di
Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto melalui
deskripsi permasalahan yang ditemukan mahasiswa selama kegiatan.

1.4 Metode
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah tindakan
yang dilaksanakan untuk memperoleh data primer maupun sekunder guna
memperoleh informasi tentang Sistem Informasi Rekam medis Rumah
Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto:
1. Studi Pustaka menggunakan suatu bahan refrensi seperti buku,
makalah, peraturan perundang-undangan, dan surat keputusan, landasan
hukum dan pedoman pelaksanaan kegiatan yaitu sistem pengelolaan rekam
medis. Kegiatan ini dilakukan penulis guna memperoleh data sekunder
untuk membandingkan terhadap data primer yang diperoleh secara
langsung di Rumah Sakit.
2. Observasi melakukan pengamatan dan pencatatan secara
langsung untuk memperoleh data primer dan gambaran terhadap
pelaksanaan sistem pengelolaan rekam medis yang dilaksanakan di Rumah
Sakit.
3. Wawancara melaksanakan kegiatan tanya jawab dengan petugas
yang secara langsung menangani pengelolaan rekam medis di Rumah
Sakit. Dengan memperoleh penjelasan secara langsung dari narasumber
dan akan diperoleh informasi mengenai sumber daya manusia yang
bertugas, tugas-tugas pokok petugas, dan kendala yang dihadapi petugas
dalam pengelolaan rekam medis

1.5 Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan
Bidang yang terkait dengan penelitian ini adalah kesehatan
masyarakat yaitu Biostatistika dan Ilmu Kependudukan yang terkait dengan
Rekam Medis.
2. Lingkup Masalah

Masalah Kegiatan ini dibatasi pada Gambaran Sistem Informasi

Rekam Medis Rumah sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang.
3. Lingkup Sasaran
Seluruh Kegiatan Sistem Informasi Rekam Medis Rumah sakit Panti
Wilasa Dr. Cipto Semarang.
4. Lingkup Metode
Metode yang digunakan pada kegiatan ini adalah Kualitatif dengan
pengamatan dan praktik.
5. Lingkup Lokasi
Kegiatan ini dilakukan di Medis Rumah sakit Panti Wilasa Dr. Cipto
Semarang
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Juni hingga Agustus tahun
2016.

1.6 Waktu Pelaksanaan

Tabel 1.1. Flowchart Kegiatan Magang
Kegiatan

Juni
I

Perijinan

Juli
II

III

VI

V I

Agustus
II III IV V I

II

III

&

Proposal
Magang
6

Pelaksanaan
Laporan

Magang dilaksanakan selama tiga puluh enam hari kerja yaitu pada
tanggal 20 Juni 2016 8 Agustus 2016 di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.
Cipto Semarang. Jam kerja mulai pukul 07.00 sampai 14.00 WIB setiap hari
Senin hingga Sabtu. Mahasiswa melakukan berbagai kegiatan yang terbagi
dalam beberapa bagian di rekam medis khususnya pada rawat jalan dan rawat
inap.

BAB II
Tinjauan Pustaka
2.1 Problem Solving
Problem solving cycle (siklus solusi masalah) adalah proses mental yang
melibatkan penemuan masalah, analisis dan pemecahan masalah. Tujuan utama
dari pemecahan masalah adalah untuk mengatasi kendala dan mencari solusi yang
terbaik dalam menyelesaikan masalah . 5
Problem solving cycle merupakan proses yang terdiri dari langkah
langkah berkesinambunganyang terdiri dari analisa situasi, perumusan masalah
secara spesifik, penentuan prioritas masalah, penentuan tujuan, memilih alternatif
terbaik, menguraikan alternatif terbaik menjadi rencana operasional dan
melaksanakan rencana kegiatan serta mengevaluasi hasil kegiatan. 5
Langkah-langkah dalam problem solving cycle ini yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Analisis situasi
Identifikasi masalah
Prioritas masalah
Alternatif solusi
Pelaksanaan solusi terpilih
Evaluasi solusi yang dilaksanakan

2.1.1

Analisis situasi

Tujuan analisis situasi

Memahami masalah kesehatan secara jelas dan spesifik
Mempermudah penentuan prioritas
Mempermudah penentuan alternative pemecahan masalah
Analisis situasi meliputi analisis masalah kesehatan dan faktor-faktor yang
mempengaruhi masalah kesehatan tersebut . HL Blum telah mengembangkan
suatu kerangka konsep tentang hubungan antar faktor-faktor yang mempengaruhi
derajat kesehatan.5

Langkah yang dapat dilakukan untuk mencari penyebab masalah

kesehatan masyarakat agar sistematis antara lain :
a. Lakukanlah brainstroming agar didapatkan penyebab atau faktor dari
masalah kesehatan yang ada secara kompherensif lalu penyaringan terhadap
ide ide penyebab atau faktor resiko utama dan klasifikasikan menjadi beberapa
kategori.
b. Pilihlah penyebab utama atau faktor resiko dengan melibatkan peserta
termasuk yang terkait dengan bidang atau sektor lain
c. Jika menggunakan pendekatan analisis fishbone letakkan maslah pada kepala
dan penyebab atau faktor resiko pada duri durinya , penyebab atau faktor
resiko yang lebih detail.
d. Cocokkan penyebab atau faktor resiko tersebut dengan masalah kesehatan
yang ada apakah relevan atau tidak, lalu melakukan survey lapangan dengan
pendekatan kuantitatif maupun kualitatif.\
2.1.2

Identifikasi masalah

Masalah merupakan kesenjangan (gap) antara harapan dengan kenyataan.

Cara perumusan masalah yang baik adalah kalau rumusan tersebut jelas
menyatakan adanya kesenjangan. Kesenjangan tersebut dikemukakan secara
kualitatif dan dapat pula secara kuantitatif
Penentuan masalah dapat dengan cara membandingkan dengan yang lain,
memonitor tanda-tanda kelemahan, membandingkan capaian saat ini dengan
tujuan atau dengan capaian sebelumnya, Checklist, brainstorming dan dengan
membuat daftar keluhan.6
2.1.3

Penentuan prioritas masalah

Penentuan prioritas masalah kesehatan adalah suatu proses yang dilakukan

oleh sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan
urutan masalah dari yang paling penting sampai yang kurang penting. Penentuan

prioritas masalah dapat menggunakan metode delbeg, metode hanlon, metode

delphi, metode USG , metode pembobotan dan metode dengan rumus
Langkah penentuan prioritas masalah terdiri dari :
Menetapkan kriteria
Memberikan bobot masalah
Menentukan skoring setiap masalah
Prioritasi Penyebab Utama atau Faktor Resiko dalam Masalah Kesehatan
Masyarakat dengan MCUA
Metode pendekatan yang dapat digunakan anatara lain dengan voting
terbobot,matriks

MCUA

langkah

voting

dengan

pembobotan

untuk

memprioritaskan penyebab utama atau faktor resiko :

Buatlah tabel seperti pada tabel 4

Pada kolom paling kiri tulis secara berurutan kebawah penyebab atau
faktor resiko dari masalah kesehatan masyarakat yang telah teridentifikasi

pada fishbone diagam

Pada kolom selanjutnya tulis nama masing masing anggota kelompok

sebanyak anggota kelompok ersebut

Kolom terakhir tulis jumlah skor
Anggota kelompok memberikan penilaian aau skor misalnya jika
penyebab atau faktor resiko tersebut merupakan penyebab atau faktor
resiko paling dominan maka diberikan skor yang tinggi, misal: 3= tinggi ;
2= sedang ; 1 = rendah. Ingat : pemberian skor ini harus ada dukungan
data atau informasi yang akurat dan skor bisa dibuat rentang antara 1-5 , 1-

10 dst.
Jumlahkan skor untuk masing masing penyebab masalah atau faktor resiko

secara horizontal
Pengambilan keputusan jumlah skor total paling tinggi yang merupakan

penyebab atau faktor resikodari masalah yang ada

Jika ada nilai total yang sama lakukan langkah yang sama mulai dari atas
untuk nilai penyebab atau faktor resiko yang sama tersebut sehingga
didapatkan urutan penyebab atau faktor resiko.

10

Ingat : penyebab atau faktor resiko dari masalah kesehatan masyarakat

bisa lebih dari satu. 7
2.1.4

Penyebab Masalah

Penyebab masalah dapat dikenali dengan menggambarkan diagram sebab

akibat atau dengan membuat mindmap. Mindmap sebagai alat untuk
menggambarkan penyebab-penyebab suatu masalah secara rinci.Diagram ini
memberikan gambaran umum suatu masalah dan penyebabnya. Diagram tersebut
memfasilitasi tim untuk mengidentifikasi sebab masalah sebagai langkah awal
untuk menentukan focus perbaikan, mengembangkan ide pengumpulan data
dan/atau mengembangkan alternatif solusi. 7
2.1.5

Alternatif Solusi

Alternatif

solusi

dapat

diketahui

dengan

metode

brainstorming.

Brainstorming merupakan teknik mengembangkan ide dalam waktu yang singkat

yang digunakan untuk mengenali adanya masalah, baik yang telah terjadi maupun
yang potensial terjadi, menyusun daftar masalah, menyusun alternatif pemecahan
masalah, menetapkan kriteria untuk monitoring, mengembangkan kreativitas, dan
menggambarkan aspek-aspek yang perlu dianalisis dari suatu pokok bahasan. 8
Setelah penyebab masalah kesehatan masyarakat atau faktor resiko
kesehatan masyarakat prioritas masyarakat,selanjutnya dibuat rencana cara atau
alternatif pemecahan masalah.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi alternatif solusi
maslah kesehatan masyarakat:
a. Lakukanlah review terhadap kelemahan pelayanan kesehatan
b. Dengan melihat diagram penyebab atau faktor resiko masalah kesehatan
lakukanlah brainstroming untuk memunculkan ide-ide pemecahan masalah dan
dapat

di

implementasikan

oleh

sektor

kesehatan

atau

sektor

terkait.klasifikasikan ide-ide solusi kedalam kategori-kateori yang spesifik

sehingga komprehansif.

11

c. Lakukankanlah pembuatan kriteria yang feasibel dan efektif terkait ide solusi
yang diberikan
d. Dari penyebab atau faktor resiko utma lakukan lah strategi atau aksi utama
untuk melakukan solusi tersebut
e. Jika dibuat dengan cara mind map ,letakan solusi untuk mengurangi atau
mengatasi masalah pada kotak ditengah,pada kotak disekitarnya berikan
tindakan spesifik untuk mengatasi masalah.
Dua syarat dalam mencari alternatif solusi dari penyebab atau faktor resiko
,masalah adalah:

pemahaman akan masalah yang ada

pemahaman tenteng sistem masalah,kalau perlu dibuat model masalah

2.1.6

Pelaksanaan Solusi Terpilih

Solusi yang paling tepat dapat dipilih dengan menggunakan 2 cara

yaitu teknik skoring dan non skoring. Pada teknik skoring dilakukan dengan
memberikan

nilai

(skor)

terhadap

beberapa

alternatif

solusi

yang

menggunakan ukuran (parameter). Pada teknik non scoring alternative solusi

didapatkan melalui diskusi kelompok sehingga teknik ini disebut juga nominal
group technique (NGT).

PARAMETER SKORING

Realistis.
Dapat dikelola (manageable).
Teknologi yang tersedia dalam melaksanakan solusi (technical
feasiblity).

12

Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk

melaksanakan solusi (resources availability).

SKORING
Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila
alternative solusi tersebut realistis diberi nilai 5 paling tinggi dan bila sangat
kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Alternatif
solusi yang memperoleh nilai tertinggi (terbesar) adalah yang diprioritaskan,
masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua memperoleh prioritas kedua
dan selanjutnya.8
NON SKORING
Memilih prioritas masalah dengan mempergunakan berbagai parameter,
dilakukan bila tersedia data yang lengkap. Bila tidak tersedia data, maka cara
menetapkan prioritas masalah yang lazim digunakan adalah tekhnik non
skoring. 8
Teknik Non Skoring
Delphi Technique
Yaitu alternatif solusi didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai
keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan solusi paling
mungkin bagi pemecahan masalah yang disepakati bersama.
Delbeq Technique
Menetapkan solusi paling mungkin melalui diskusi kelompok namun
peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya maka
sebelumnya dijelaskan dulu sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama
terhadap alternatif solusi terhadap masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini
adalah solusi paling mungkin bagi pemecahan masalah yang disepakati bersama.
Langkah-langkah implementasi solusi:

Menyusun POA (Plan of Action)

Efektifitas

13

Efisiensi
Produktifitas

2.1.7 Monitoring Evaluasi Solusi Yang Dilaksanakan

Hasil yang dicapai sesuai dengan rencana (masalah terpecahkan)
Terdapat kesenjangan antara berbagai ketetapan dalam rencana dengan

hasil yang dicapai (tidak seluruh masalah teratasi)

Hasil yang dicapai lebih dari yang direncanakan (masalah lain ikut
terpecahkan)8

Langkah langkah problem solving cycle tersebut akan digunakan sebagai

alat untuk menemukan maslah yang ada di rekam medis hingga mencari solusi
kemudian melakuakan intervensi yang bermanfaat untuk bagian rekam medis.

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis
Rekam medis merupakan berkas/dokumen penting bagi setiap instansi
rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008:1),
rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan

kepada

pasien.

Peraturan

Menteri

Kesehatan

Nomor

749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan. 9
Sedangkan menurut Huffman dalam Fajri (2008:5) rekam medis adalah
fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan
masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan
pelayanan kepada pasien tersebut. Dengan melihat ketiga pengertian di atas dapat
dikatakan bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai arti yang lebih luas
daripada hanya sekedar catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah

14

memuat segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar
untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien. 9

2.2.2

Kegunaan Rekam Medis

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan No. 749 a tahun 1989 menyebutkan

bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat, yaitu : 1. Sebagai dasar pemeliharaan
kesehatan dan pengobatan pesien 2. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara
hukum 3. Bahan untuk kepentingan penelitian 4. Sebagai dasar pembayaran biaya
pelayanan kesehatan dan 5. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan
Menurut International Federation Health Organization (1992:2), rekam
medis disimpan dengan tujuan: 1. Fungsi komunikasi Rekam medis disimpan
untuk komonikasi diantara dua orang yang bertanggungjawab terhadap kesehatan
pasien untuk kebutuhan pasien saat ini dan yang akan datang. 2. Kesehatan pasien
yang berkesinambungan Rekam medis dihasilkan atau dibuat untuk penyembuhan
pasien setiap waktu dan sesegera mungkin. 3. Evaluasi kesehatan pasien Rekam
medis merupakan salah satu mekanisme yang memungkinkan evaluasi terhadap
standar penyembuhan yang telah diberikan. 4. Rekaman bersejarah Rekam medis
merupakan contoh yang menggambarkan tipe dan metode pengobatan yang
dilakukan pada waktu tertentu. 5. Medikolegal Rekam medis merupakan bukti
dari opini yang yang bersifat prasangka menegnai kondisi, sejarah dan prognosi
pasien. 6. Tujuan statistik Rekam medis dapat digunakan untuk menghitung
jumlah penyakit, prosedur pembedahan dan insiden yang ditemukan setelah
pengobatan khusus. 7. Tujuan penelitian dan pendidikan Rekam medis di waktu
yang akan datang dapat digunakan dalam penelitian kesehatan.
Berdasarkan aspek diatas maka rekam medis mempunyai nilai kegunaan
yang sangat luas, yaitu:
1. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
2. Bahan pembuktian dalam hukum
15

3. Bahan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan

4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
5. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan
6. Fungsi komunikasi
7. Kesehatan pasien yang berkesinambungan
8. Rekaman bersejarah.

2.2.3

Bentuk Pelayanan Rekam Medis

Pelayanan rekam medis memiliki berbagai bentuk. Bentuk pelayanan

rekam medis ini dapat dilihat dari level terendah sampai pada level yang lebih
tinggi dan canggih. Menurut DEPKES RI (2008:10 ), bentuk pelayanan rekam
medis meliputi: 1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas Rekam medis manual
(paper based documents) adalah rekam medis yang berisi lembar administrasi dan
medis yang diolah ditata/ assembling dan disimpan secara manual. 2. Pelayanan
rekam medis manual dan registrasi kompterisasi Rekam medis berbasis
komputerisasi, namun masih terbatas hanya pada pendaftaran (admission), data
pasien masuk (transfer), dan pasien keluar termasuk meninggal (discharge). 10

Pengolahan masih terbatas pada system registrasi secara komputerisasi.

Sedangkan lembar administrasi dan medis masih diolah secara manual. 3.
Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan terbatas Pelayanan rekam medis yang
diolah menjadi informasi dan pengelolaannya secara komputerisasi yang berjalan
pada satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan. 4.
Pelayanan Sistem Informasi Terpadu Computerized Patient Record (CPR), yang
disusun dengan mengambil dokumen langsung dari sistem image dan struktur
system dokumen yang telah berubah. 5. Pelayanan MIK dengan Rekam Kesehatan

16

Elektronik (WAN) System pendokumentasian telah berubah dari Electronic

Medical Record (EMR) menjadi Electronic Patient Record sampai dengan tingkat
yang paling akhir dari pengembangan Health Information System, yakni
Electronic Health Record (EHR) Rekam Kesehatan Elektronik.10

17

BAB III
Tinjauan Umum Lokasi

3.1 Latar Belakang Rumah Sakit

Rumah Sakit Panti Wilasa Dr Cipto adalah sebuah rumah sakit umum kelas
C yang merupakan salah satu unit kerja dari Yayasan Kristen Untuk Kesehatan
Umum (YAKKUM), yaitu sebuah yayasan kesehatan kristen yang berdiri sebagai
hasil kerjasama antara Sinode Gereja Kristen Jawa dan Sinode Gereja Kristen
Indonesia. Dan diresmikan pada tanggal 19 Januari 1950. Rumah Sakit Panti
Wilasa terletak di Jalan Dr Cipto nomor 50 Semarang, Jawa Tengah.
3.2 Dasar Penyusunan
1. Visi
Rumah Sakit Bermutu Pilihan Masyarakat
2. Misi
a. Meningkatkan nilai bagi stake holder
b. Menciptakan pengalaman bagi pelanggan
c. Meningkatkan sistem pelayanan
d. Meningkatkan kualitas SDM
e. Budaya cinta kasih dan bertanggung jawab sosial
3. Moto
Care With Love Quality First
Melayani dengan cinta kasih mengutamakan kualitas pelayanan
4. Falsafah
a. Setiap pasien adalah sesama yaitu ciptaan Allah yangharus dikasihi
melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas secara professional
dengan hati tulus hangat dan bersahabat
b. Pelayanan kesehatan diberikan secara holistic dalam bentuk kerjasama
yang dinamis dan sinergis dari seluruh civitas hospitalia RS Panti
Wilasa Dr. Cipto
5. Tujuan
Mewujudkan kasih kepada sesama melaluipelayanan kesehatan yang
berkualitas untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang optimal
6. Nilai-Nilai
a. Kasih yang nyata dalam pelayanan
b. Kebersamaan yang dinamis dan sinergis
c. Kualitas pelayanan yang optimal

18

3.3 Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi yang ada di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto
Semarang saat ini sudah menggunakan teknologi berbasis komputer dan dalam
proses penyempurnaan.

3.4 Sumber Daya Teknologi

Untuk meningkatkan pelayanan, Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto
Semarang memiliki beberapa sumber daya teknologi di antaranya:
1. CT- Scan Multy Slice
2. Laparoskopi
3. Spirometri
4. USG ( Ultra Sonografi )
5. Anestesi
6. USG 4D (belum dapat digunakan)
7. EKG
8. Haemodialisa
9. C-Ar
10. AGD (Analisa Gas Darah )
11. Ventilator
12. Panoramic Gigi
13. Radioterapi
14. Ekokardiografi
15. Pacho Katarak
3.5

Sumber Daya Fasilitas

1. Instalasi Gawat Darurat

2. Instalasi Rawat Jalan
a. Klinik Umum
b. Klinik Gigi
c. Klinik Spesialis
c.1. Spesialis Penyakit Dalam
c.2. Spesialis Jantung Pembuluh Darah
c.3. Spesialis Bedah
c.3.1 Bedah Umum
c.3.2 Bedah Orthopaedi
c.3.3 Bedah Tumor

19

c.3.4 Bedah Disgestive

c.3.5 Bedah Urologi
c.3.6 Bedah Mulut
c.4. Spesialis Kebidanan dan Penyakit Kandungan
c.5. Spesialis Kesehatan Anak
c.6. Spesialis THT
c.7. Spesialis Mata
c.8. Spesialis Kulit dan Kelamin
c.9. Spesialis Syaraf
c.10 Spesialis Asma dan Paru
d. Klinik Ibu Hamil dan Anak Sehat (KIA)
e. Klinik Keluarga Berencana
f. Klinik Akupuntur/Terapi Zona
g. Klinik Konsultasi Gigi
h. Klinik Rematik
i. Klinik Rehabilitasi Medik
3. Instalasi Rawat Inap
a. Ruang Alpha
: Pelayanan Keperawatan Medikal Bedah
b. Ruang Betha
: Pelayanan Keperawatan Bedah
c. Ruang Gamma : Pelayanan Keperawatan Anak + Medikal Bedah
d. Ruang Etha
: Pelayanan Keperawatan Medikal
e. Ruang Familia : Pelayanan Keperawatan Medikal Bedah
f. Ruang Gracia : Pelayanan Keperawatan Medikal Bedah
g. Ruang Helsa
: Pelayanan Keperawatan Maternitas
h. Perinatologi
: Pelayanan Keperawatan Bayi Resiko Tinggi
4. Unit Khusus
a. Instalasi Bedah Sentral
b. Instalasi Rawat Intensif
c. Instalasi Rawat Bersalin
d. Hemodialisa
5. Instalasi Penunjang Medis
a. Instalasi Farmasi
b. Instalasi Laboratorium
c. Instalasi Radiologi
d. Instalasi Rehabilitasi Medis
e. Rekam Medis
f. Sanitasi dan Gizi

20

BAB IV
Hasil Pelaksanaan Magang
4.1 Prosedur Kegiatan
Tabel 4.1 Prosedur Kegiatan Magang
No
1.

Jenis Kegiatan
Filing

Keterangan
Melakukan pengambilan DRM dari rak filing

2.

Input SEP

menggunakan tracer
Menginput dan membuatkan SEP untuk

3.
4.
5.

Koding
Assembling
Pelaporan

pasien rawat jalan

Mengkoding pasien rawat jaln dan rawat inap
Merakit dokumen pasien rawat inap
Membuat laporan sensus harian

Adapun kegiatan yang dilakukan di masing-masing bagian tersebut antara lain:

1. Pendaftaran
Pasien Baru
a. Konfirmasi tujuan berobat pasien ( jenis pelayanan yang hendak di
tuju/ screnning awal)
b. Konfirmasi pada pasien atau keluarga bahwa pasien belum pernah
berobat atau di rawat di rumah sakit
c. Cek kedalam komputer cari pasien dengan memasukan nama pasien,
tanggal lahir, berdasarkan identitas pasien, bahwa pasien memang
benar baru.
d. Konfirmasi jenis pembiayaan yang digunakan pasien
e. Minta pasien untuk mengisi formulir sesuai kartu identitas
f. Input data pasien berdasarkan formulir pasien dan data identitas pasien
ke dalam komputer
g. Konfirmasi kembali identitas pasien dengan meminta menyebutkan
nama dan alamat
h. Cetak formulir Rekam Medis rawat jalan pasien
i. Konfirmasi jenis pelayanan dan poli tujuan
j. Lakukan proses pendaftaran berdasarkan poli tujuan
k. Jelaskan keguanaan kartu identitas berobat kepada pasien
l. Tujukan kamar pemeriksaan pasien sesuai poli tujuan
Pasien Lama

21

a. Konfirmasi tujuan berobat pasien ( jenis pelayanan yang hendak di tuju/

screnning awal)
b. Konfirmasi pasien membawa kartu berobat /kartu kembali periksa/
c.
d.
e.
f.

surat kontrol
Cari kedalam komputer jika pasien tidak membawa KIB / kartu berobat
Konfirmasi jenis pembiayaan yang digunakan pasien
Ketik kedalam komputer nomor RM pasien
Konfirmasi kembali identitas pasien yang tertera di komputer dan poli

tujuan
g. Konfirmasi kembali identitas pasien dengan meminta pasien / keluarga
h.
i.
j.
k.
l.

menyebutkan nama / tanggal lahir / alamat

Edit bila ada perubahan
Lakukan proses pendaftaran sesuai poli tujuan
Tulis di Tracer untuk meminta DRM lama
Input TTU kedalam komputer sesuai jenis pembiayaan
Tujukan kamar pemeriksaan pasien sesuai poli tujuan

2. Penyimpanan dan Pengambilan DRM (Dokumen Rekam Medis) dengan

Tracer
Pengambilan dengan Tracer
a. Petugas menuliskan tanggal ,peminjam, nama pasien, no rekam medis
dari setiap DRM yng dipakai pada satu lembar tracer ( Penggunaan
warna tracer hijau untuk IRJ, merah untuk TPPRI dan IGD)
b. Petugas filling menerima tracer yang terisi penuh informasi pasien yaitu
tanggal,peminjam, nama pasien, no rekam medis
c. Petugas filling mengambil DRM di rak filling dan menggantinya dengan
tracer tersebut
d. Tracer diletakan tepat pada posisi DRM yang keluar
e. Tracer dapat dipakai berulang kali hingga tulisan penuh
f. Petugas poliklinik harus mengembalikan DRM yang telah dipakai untuk
berobat max 1x 24 jam
g. Peugas pendaftaran harus meneliti semua DRM dr poliklinik dan
mencocokan dengan catatan di buku ekspedisi
h. Selain petugas rekam medis dilarang melakukan pengambilan dan
pengembalian DRM
Penyimpanan dengan Tracer
a. Sebelum disimpan dokumen rekam medis harus melalui pengecekan
(IRJ,IRNA & IGD), assembling (IRNA) , koding (IRJ,IRNA, IGD)

22

b. Mengekspedidi dokumen RM menurut tanggal lahir

c. Memisahkan dokumen RM sesuai urutan puluhan terakhir
d. Masukan dokumen ke reak filling, pastikan ada tracer dan sesuai dengan
nama dan nomor RM yg tercantum di DKM
e. Pastikan lagi nomor rekam medis dan nama pasien
f. Masukan dengan tertata rapi
g. Petugas rekam medik baru tidak boleh menggembalikan DRM hinggan
min 3 bulan.
3. Assembling
a. Mengecek kelengkapan dokumen rekam medis pasien yang masuk
b. Mengembalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap.
c. Melakukan penyusunan lembar demi lembar sesuai nomor, urut, kode
RM
Dengan urutan sebagai berikut:
1. Resume Medis
2. Lembar Keluar masuk pasien (F.RM.RI.01)
3. Assesmen pasien rawat inap (F.RM.RI.02)
4. Assesmen pasien rawat ianp DPJP (F.RM.RI.03)
5. Catatan Terintegrasi (F.RM.RI.04)
6. Grafik (F.RM.RI.05)
7. Hasil hasil penunjang
8. Laporan Operasi, Laporan Persalinan, Laporan Anestesi
9. Rencana asuhan keperawatan (F.RM.K.7.1- F.RM.K.7.47)
10. Catatan Tindakan dan catatan perkembangan (F.RM.K..4.0)
11. Catatan Pemberian Obat (F.RM.K.4.1)
12. Catatan infus (F.RM.K.4.2)
13. Resume Keperawatan (F.RM.K.8)
14. Lembar Dischange Planning (F.RM.RI.07A)
15. Pesan Pasien Pulang (F.RM.RI.07B)
16. Lembar Penemplan Tindakan Resep (F.RM.RI.09)
17. Pernyataan Persetujuan Konsul Spesialis (F.RM.RI.10)
d. Bila ditemukan berkas yang kosong tidak dipakai diambil dengan
nomor dan yang kurang untuk dilengkapi
e. Setelah di isi lengkapi dokumen diambil kembali
f. Berkas dilimpahkan ke bagian koding rawat inap
4. Koding rawat jalan
a. DRM yang telah di kembalikan dr poli diberi koding dengan melihat
buku panduan ICD X vol 3, dan ICD IX CM untuk tindakan.
b. Menginput koding berdasarkan diagnosa penyakit yang diderita pasien
rawat jalan dan input kode penyakit ke SIM RS dengan komputer
c. DRM yang telah dikode dan di input dikembalikan ke filling

23

5. Koding rawat inap

a. Mengisi informasi

tanggal

masuk,

pulang,

lama

menginap,

penanggung biaya, prosedur masuk,status cara pulang

b. Melakukan koding berdasarkan diagnosa penyakit yang diderita
pasien rawat inap sesuai ICD X untuk diagnosa dan input kode
penyakit
c.
d.
e.
f.

Mengisi informasi dokter penanggung jawab

Mengisi informasi resume diagnosa dan hasil pemeriksaan penunjang
Melakukan koding tindakan sesuai ICD IX CM
Dan apabila dilakukan operasi, mengisi informasi kegiatan operasi

6. Pelaporan
a. Melakukan entry data kunjungan rawat jalan per jenis kelamin dan
jenis pasien
b. Melakukan entry rekapitulasi harian pasien rawat inap berdasarkan
sensus harian..
c. Merekap data surveilans terpadu per ICD/penyakit rawat jalan dan
rawat inap berdasarkan golongan umur dan jenis kelamin.
d. Merekap data PTM dan PM per ICD/penyakit rawat jalan dan rawat
inap berdasarkan golongan umur dan jenis kelamin.
e. Merekap data jika terjadi KLB untuk pelaporan ke Dinkes Semarang
f. Merekap data laporan kesehatan indera penglihatan dan pendengaran
per ICD/penyakit rawat jalan dan rawat inap berdasarkan golongan
umur dan jenis kelamin.
g. Merekap jumlah semua ruangan yang terpakai untuk pelaporan
wilayah.

24

4.2 Hasil Observasi

Pada bagian Filing melakukan pengambilan dokumen dengan
menggunakan tracer di ruang filling, pengembalian dokumen yang sudah
dilakukan melalui pengecekan (IRJ,IRNA & IGD), assembling (IRNA) ,
koding (IRJ,IRNA, IGD).
Pada

bagian

assembling,

melakukan

pengecekan

kelengkapan

dokumen rekam medis, pengembalian dokumen rekam medis yang belum

lengkap, pengurutan dokumen rekam medis berdasarkan nomor dokumen,
melengkapi identitas dokumen rekam medis berdasarkan dokumen yang ada.
Pada bagian koding, mahasiswa melakukan pengkodean dan
mengindeks penyakit kedalam program komputerisasi (Billing System) rumah
sakit. Di RS Panti Wilasa Dr. Cipto, koding dibagi menjadi koding rawat inap
dan koding rawat jalan.
Pada bagian pengolahan data dan pelaporan, mahasiswa melakukan
beberapa kegiatan. Kegiatan yang dilakukan secara harian yaitu entry data
kunjungan rawat jalan per jenis kelamin dan jenis pasien danrekapitulasi
harian pasien rawat inap berdasarkan sensus harian.
Kegiatan yang dilakukan untuk bahan laporan bulanan yaitu
menghitung sebaran kunjungan pasien, merekap data surveilans terpadu per
ICD/penyakit rawat jalan dan rawat inap berdasarkan golongan umur dan jenis
kelamin, merekap data PTM per ICD/penyakit rawat jalan dan rawat inap
berdasarkan golongan umur dan jenis kelamin, merekap data laporan
kesehatan indera penglihatan dan pendengaran per ICD/penyakit rawat jalan
dan rawat inap berdasarkan golongan umur dan jenis kelamin, dan merekap
jumlah ruangan yang terpakai untuk pelaporan SPGDT wilayah. Sedangkan
kegiatan lain yang dilakukan pada bagian pelaporan adalah merekap data
visum et repertum.
Rumah Sakit Panti Wilasa Dr Cipto menggunakan cara Sentralisasi
pada penyimpanan dokumen, yaitu dengan menyatukan semua formulirformulir rekam medis pasien ke dalam satu folder. Penjajaran dokumen rekam
medisnya mengikuti urutan nomor rekam medis dengan sistem penyimpanan

25

angka terakhir (Terminal Digit Filing) yaitu penyimpanan dokumen rekam

medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem
ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi
100 section sesuai 2 angka kelompok terakhir mulai section 00,01,02, dan
seterusnya sampai 99.
1. Sistem Informasi Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto,
Semarang
Rekam medis terdiri dari penerimaan pasien (TPPRJ, TPPRI,
TPPGD), pengelolaan data (assembling dan coding), pelaporan (internal
dan eksternal), dan penyimpangan (filing). Sistem rekam medis di RSPanti
Wilasa Dr. Cipto, menggunakan sistem penomoran Unit Numbering
System dimana setiap pasien mendapatkan nomor untuk berobat dan
digunakan setiap kali berkunjung.
2. Statistik Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang
Statistik rumah sakit adalah statistik yang menggunakan dan
mengolah sumber data dari pelayanan kesehatan di suatu Rumah Sakit.
Informasi yang dihasilkan berdasarkan statistik tersebut di antaranya
pemanfaatan tempat tidur dalam 1 periode (BOR), rata-rata pemakaian
tempat tidur dalam periode tertentu (BTO), rata-rata lama perawatan
(AVLOS), dan lamanya tempat tidur tidak diisi (TOI) di suatu Rumah
Sakit dan jumlah pasien rawat inap selama 1 tahun di suatu Rumah Sakit.
Jumlah keseluruhan tempat tidur di RS Panti Wilasa Dr. Cipto
yaitu 165 bed yang digunakan dalam proses penghitungan statistik rekam
medis.Rekapitulasi harian dikirim ke unit perawatan untuk melihat
indikator mutu pelayanan (BOR, LOS, BTO, dan TOI) di masing-masing
unit perawatan. Informasi tersebut digunakan untuk menentukan berapa
lama pasien tinggal di rumah sakit, menentukan rata-rata hari rawat inap
pasien, menentukan interval penggunaan tempat tidur serta frekuensi
penggunaan tempat tidur. Rekapitulasi tersebut kemudian digunakan
sebagai bahan laporan bulanan internal terkait peningkatan mutu
pelayanan Rumah Sakit Panti Wilasa Dr Cipto Semarang.

26

4.3 Analisis dengan Problem Solving Cycle

Langkah-langkah dalam problem solving cycle ini yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
4.3.1

Analisis situasi
Identifikasi masalah
Prioritas masalah
Penyebab Masalah
Alternatif solusi
Pelaksanaan solusi terpilih
Evaluasi solusi yang dilaksanakan
Analisis Situasi
Kegiatan magang meliputi hal-hal yang berkaitan denganrekam medis yaitu

assembling, koding, pelaporan dan filling.Berdasarkan pengamatan dan

pelaksanaan magang yang telah dilakukan di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto
Semarang masing-masing bagian mempunyai beberapa permasalahan.
a. Assembling
Masalah yang ada di bagian ini terdapat pada sumber daya yang dimiliki,
yaitu hanya 1 orang. Sedangkan setiap harinya semua unit rawat inap
harus menyetorkan berkas rekam medis ke bagian assembling. Minimnya
sumber daya ini menyebabkan kegiatan di bagian assembling seringkali
tertumpuk. Apalagi jika terdapat tanggal merah atau libur, pekerjaan yang
harus diselesaikan semakin banyak. Selain itu, pengecekan kelengkapan
berkas rekam medis seringkali diutamakan bagian pentingnya dahulu
seperti persetujuan tindakan dokter, persetujuan operasi, sedangkan
kelengkapan identitas pasien ditunda terlebih dahulu. Alasannya karena di
sampul depan berkas rekam medis sudah tertera nama pasien dan nomor
rekam medisnya. Jadi kelengkapan identitas pasien yang belum lengkap
diisikan setelah pengecekan bagian penting dan pengurutan berdasarkan
nomor rekam medisnya.
b. Koding
Bagian koding dibagi menjadi koding rawat inap dan koding rawat jalan.
Permasalahan yang terdapat di bagian ini adalah penulisan diagnosa yang

27

kurang spesifik sehingga menyebabkan peng-koding kebingungan dalam

menentukan kode penyakit tersebut. Yang kedua pada penulisan tindakan
karena aplikasi rekam medis baru di update dan tidak adanya sosialisasi
maka dalam menentukan tindakan petugas koding kebingungan
menentukan kode tindakan sehingga tidak di tulis. Dan pada bagian
koding rawat jalan juga minimnya sumber daya yang dimiliki, hanya ada
1 orang yang setiap harinya melakukan peng-kodean, sedangkan dokumen
pasien menumpuk dan harus segera dimasukan kembali dirak filling.
c. Pelaporan
Bagian pelaporan identik dengan adanya pengolahan data yang akan
dijadikan sebuah informasi. Informasi tersebut akan dilaporkan ke internal
dan eksternal. Dalam prosesnya, yang menjadi permasalahan di bagian ini
adalah keterlambatan pelaporan baik pelaporan internal maupun eksternal.
Keterlambatan ini dikarenakan pelaporan yang terlambat dari masingmasing unit ke unit rekam medis dan banyaknya pekerjaan yang
dibebankan kepada bagian pelaporan.
d. Filing
Masalah yang ada di Filling yaitu seringnya salah dalam pengambilan
dokumen, sehingga harus mengulang kembali untuk mengambil dokumen
yang benar dengan menggunakan tracer. Dokumen pasien yang terselip
atau hilang.
4.3.2

Identifikasi Masalah :
1. Filing : Kesalahan pengambilan DRM dengan tracer
2. Koding : Penginputan koding diagnosa penyakit dan tindakan
3. Assembling : Kurangnya Sumber daya
4. Pelaporan : Keterlambatan pelaporan

4.3.3

Prioritas Masalah

Setelah dilakukan analisis situasi identifikasi masalah ada beberapa masalah

yang harus diprioritas kan yaitu pada bagian Filing adalah Kesalahan pengambilan
DRM dengan tracer, Koding adalah penginputan koding diagnosa penyakit dan
tindakan, Assembling adalah Kurangnya Sumber daya dan Pelaporan adalah
Keterlambatan pelaporan.
28

Untuk skoring dalam penilian kriteria dilakukan dengan brainstroming

berdasarkan realita keadaan di lapangan dan juga wawancara kepada petugas
rekam medis.
Skor Tidak memenuhi harapan pelanggan :
1= sangat memenuhi
2=memenuhi
3=cukup memenuhi
4= kurang memenuhi
5=tidak memenuhi
Skor Efisinsi
1 = sangat efisien
2 = efisien
3= cukup efisien
4 = kurang efisien
5 = tidak efisien

Skor Banyak orang yg dirugikan ( Besar Pengaruh)

1 = tidak dirugikan
2 = kurang dirugikan
3 = cukup dirugikan
4 = dirugikan
5 = sangat dirugikan
Kemapuan Mengatasi masalah
1 = sangat mampu
2 = mampu
3 = cukup mampu
4 = kurang mampu
5 = tidak mampu
Tabel 4.2 Prioritas Masalah Problem Solving Cycle

Kriteria

Bobot

Filling

Koding

Assembling

Pelaporan

Nil

NB

Nil

NB

Nil

NB

Nil

NB

Banyak org yg

0.3

1.2

0.9

0.6

0.9

di rugikan
Tdk memenuhi

0.2

0.6

0.4

0.4

0.4

harapan
29

pelanggan
Kemampuan

0.2

0.4

0.8

0.6

0.6

masalah
Efisiensi

0.2

0.4

0.6

0.6

0.6

Jumlah

mengatasi

2.6

2.7

2.2

2.5

30

4.3.4

Analisis Penyebab Masalah

Setelah dilakukan prioritas masalah dan jumlah skor tertinggi ialah masalah
koding yang harus diatasi , maka dilakukan analisis penyebab menggunakan
diagram mindmap sebagai berikut.

Koding

SIMRS
dimaksi
mal-kan
ada yg ma
Penginputan
kode diagnosa penyakit
dantdk
tindakan
yang
tidak (masi
lengkap
Human error

ulisan dokter yang tidak

jelas
dan tidak
Kode
penyakit
yangspesifik
tidak spesifik
Kurangnya kemampu-an
dlmSIMRS
bhs inggris
Website
error (tidak bisa login)
Peng-updatean
tanpa sosialisasi

Gambar 4.1 Digram Mindmap Penyebab Masalah

31

Prioritas Penyebab Masalah dilakukan dengan MCUA dengan skor dan

kriteria berdasarkan realita keadaan dilapangan dan wawancara mendalam dengan
petugas rekam medis rumah sakit.
Skor Banyak orang yg dirugikan ( Besar Pengaruh)
1 = tidak dirugikan
2 = kurang dirugikan
3 = cukup dirugikan
4 = dirugikan
5 = sangat dirugikan
Skor Efisinsi
1 = sangat efisien
2 = efisien
3= cukup efisien
4 = kurang efisien
5 = tidak efisien
Skor Sumber Daya
1 = tidak ada
2 = kurang ada
3 = cukup ada
4 = ada sumber daya
5 = sangat ada
Kemapuan Mengatasi masalah
1 = sangat mampu
2 = mampu
3 = cukup mampu
4 = kurang mampu
5 = tidak mampu
Tabel 4.3 Prioritas Penyebab Masalah
Kriteria

Bobot

Kode
penyakit
yang tidak
spesifik

Tulisan dokter
yang tidak
jelas dan tidak

SIMRS tdk
Kurangnya
dimaksimalk kemampuan dlm
an (masih ada
bhs inggris &
yg manual)
bahasa medis

Banyak org
yg di rugikan
Sumber daya

0.2

Nil
4

NB
0.8

Nil
2

NB
0.4

Nil
2

NB
0.4

Nil
3

NB
0.6

0.2

0.4

0.6

0.4

0.6

Kemampuan

0.3

0.6

0.9

0.6

0.9

32

mengatasi
masalah
Efisiensi

0.2

Jumlah

0.6
2.4

0.6

2.5

0.6

2.0

0.8
2.9

Prioritas masalah yang akan dilakukan analisis solusi adalah Kurangnya

kemampuan petugas koding dalam bahasa inggris dan bahasa medis .
4.3.5

Analisis Alternatif Solusi

Setelah mengetahui prioritas penyebab masalah, bisa dilakukan analisis

solusi untuk yaitu dengan menggunakan digram how how .
SIMRS tdk dimaksimalkan

SIMRS

SDM

Pecatatan secara Komputerisasi

Updating
Programpengetahuan
/ SIMRS Penambahan
Peningkatan
Petugas (b.
petugas
Inggrisyang
& medis
lebih mahir dalam
Gambar 4.2 How How Diagram Analisis Solusi
Ditemukan beberapa solusi yaitu Pecatatan secara Komputerisasi, Updating
Program / SIMRS, Peningkatan pengetahuan Petugas (bahasa Inggris dan bahasa
medis, dan Penambahan petugas yang lebih mahir dalam teknologi informasi.
-

Prioritas Solusi
Prioritas Solusi dilakukan dengan CARL dengan skor dan kriteria

berdasarkan realita keadaan dilapangan dan wawancara mendalam dengan petugas

rekam medis rumah sakit, dengan kriteria sebagai berikut.
1= tidak
2= kurang
3= cukup
4= baik
5= sangat baik
Tabel 4.4 Prioritas Solusi

33

CARL

Pecatatan
secara
Komputerisas
i

Pengupdatea
n Program/
SIMRS

Peningkatan
pengetahuan
Petugas (b. Inggris
& medis

Penambahan
petugas yang
lebih mahir
dalam IT

Capability
(Ketersedian
Sumber Daya)
Accessibility
(Kemudahan
method/rules)
Readiness
(kesiapan)
Leaverage
(besar
pengaruh)
Jumlah

13

12

14

11

Penghambat

Sko

Minim Jumlah SDM

Kesadaran petugas

r
3
2

Waktu Pelaporan

Kelayakan Solusi
Tabel 4.5 Kelayakan Solusi

Sko
r
3
4
4
3
14

Faktor Pendorong
Pengupdate SIMRS
Pengkodingan secara
Komputerisasi
Dukungan Manajer Rekam
Medis

Peningkatan
pengetahua
n Petugas
(b.Inggris
& medis)

Kemudahan Askes
Jumlah Skor

yang Minim
Dana

3
11

Dengan dilakukan FFA atau uji kelayakan solusi dapat dinyatakan bahwa
solusi tersebut layak untuk dilaksanakan, maka dari skor diatas Solusi
Peningkatan pengetahuan Petugas (b.Inggris dan bahasa medis) layak untuk
dilaksanakan.

34

4.3.6

Implementasi Solusi dan Evaluasi

Setelah melihat permasalahan lalu menganalisis penyebab, memprioritaskan

ditemukan penyebab masalah yaitu Kurangnya kemampuan pengkoding dalam
bahasa inggris dan bahasa koding maka dianalisis dan diprioritaskan solusi yaitu
Peningkatan pengetahuan Petugas (b. Inggris & medis) dengan mengindeksing
kode diagnosis penyakit dan kode tindakan yaitu dengan cara sebagai berikut ;
1. Membuka ICD IX cm dan ICD X
2. Mencari diagnosis penyakit dan tindakan yang biasanya dilakukan oleh
dokter atau terjadi di rumah sakit
3. Mengartikan diagnosis penyakit dan tindakan yang berada di ICD IX
mapun ICD X dari bahasa inggris ke dalam bahasa indonesia
4. Mencatat / Mengindeksing kode diagnosis penyakit dan kode tindakan
beserta tindakan medis / penyakit dengan bahasa indonesia dan bahasa
inggris / bilingual
5. Menerapkan dan

mengajarkan cara mengartikan penyakit maupun

tindakan medis (dalam bahasa inggris ) yang berada di ICD IX maupun

ICD X ke bahasa indonesia menggunakan aplikasi google translate .
6. Contoh :

35

Gambar 4.3 Koding Tindakan Katarak

Tindakan Operasi Katarak :
ICD-9-CM Procedure Code 13.51
Extracapsular Extraction of Lens by Temporal Inferior Route

36

Gambar 4.4 Koding Tindakan Terapi Fisik

Tindakan Terapi Fisik:
ICD-9-CM Procedure Code 93.39
Physical Therapy NEC

Rontgen bagian Pelvis :

ICD-9-CM Procedure Code 91.39

37

Gambar 4.5 Koding Tindakan Rotgen Ginjal

Micro Exam-Low Urin NEC (Microscopic Examination Of Specimen
From Bladder, Urethra, Prostate, Seminal Vesicle, Perivesical Tissue, And
Of Urine And Semen, Other Microscopic Examination)

38

Hemodialisis :
ICD-9-CM Procedure Code 3995

ICD-9 Code: 3995 Procedure

Hemodyalisis

39

BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut :
1. Proses rekam medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Dr Cipto Semarang
adalah input data, assembling, koding, pengelohan data dan
pelaporan.
2. Permasalahan yang terdapat di bagian unit rekam medis Rumah Sakit
Panti Wilasa Dr Cipto Semarang adalah kurangnya sumber daya di
bagian assembling, diagnosa penyakit dan tindakan yang kurang
spesifik, kurangnya sumber daya di bagian koding rawat jalan,
keterlambatan pelaporan dan kurang telitinya petugas filling saat
pengambilan dan pengembalian tracer.
3. Berdasarkan analisis MCUA dapat ditemukan prioritas masalah pada
bagian koding yaitu diagnosa pemyakit dan tindakan tidak spesifik,
jika dibandingkan dengan masalah dari bagaian lain nya di rekam
medis rumah sakit Panti Wilasa.
4. Berdasarkan analiis diagram mindmap dan prioritas penyebab
masalah dengan MCUA ditemukan penyebab masalah dari diagnosa
penyakit dan tindakan tidak spesifik adalah

karena kemapuan

petugas koding dalam bahasa inggris dan bahasa medis kurang..

5. Dilakukan analisis solusi dengan how how diagram dan ditemukan
beberapa solusi yaitu Pecatatan secara Komputerisasi, Updating
Program / SIMRS, Peningkatan pengetahuan Petugas Bahasa Inggris
dan bahasa medis, dan Penambahan petugas yang lebih mahir dalam
IT.
6. Berdasarkan

analisis CARL ditemukan prioritas solusi yaitu

Peningkatan pengetahuan Petugas dalam kemapuan bahasa inggris

dan bahasa medis
7. Dilakukan Force Field Analysis atau FFA untuk menguji kelayakan
solusi yang ditemukan , maka solusi Peningkatan pengetahuan
40

Petugas dalam kemapuan bahasa inggris dan bahasa medis layak

untuk dilaksanakan.
5.2 Saran
Selama kami menjalankan kegiatan magang diRumah Sakit Panti Wilasa Dr
Cipto Semarang, kegiatan rekam medis rumah sakit sudah berjalan dan terlaksana
dengan baik. Namun kami masih menemukan beberapa kekurangan, oleh sebab
itu kami memberikan saran sebagai berikut :
1. Dapat melakukan kode tindakan dan diagnosis penyakit dengan benar
dan terus menerus dengan bantuan kode tindakan yang telah dilakukan
indeksing tindakan sesuai ICD X
2. Penambahan kuantitas sumber daya di bagian assembling dan koding
rawat jalan.
3. Petugas Filling harus meletakan dokumen rekam medis di tempat yang
sesuai saat pengambilan, pengembalian dokumen maupun pencatatan
berkas rekam medis pasien.

41

DAFTAR PUSTAKA

1. Menteri Kesehatan RI. (2008). PERMENKES No. 269 Th. 2008.

2. Utara, U. S. (n.d.). Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen.
3. Utara, universitas sumatra. (2014). Universitas sumatera utara, (X), Rekam
Medis Rumah Sakit . https://doi.org/10.1007/s13398-014-0173-7.2
4. Praktikum kesmas 2016. (2016). Problem Solving Cycle
5. Musa, H. (n.d.). Desa Dan Kelurahan Siaga Aktif Di Kota Tidore
Kepulauan Problem Solving Cycle Of The Implementation Dinas
Kesehatan Provinsi Maluku Utara Bagian Administrasi Kebijakan
Kesehatan , Fakultas Kesehatan Masyarakat , Bagian Promosi dan Ilmu
Perilaku Kesehatan .
6. Ui, F. K. M. (2009). (Master Plan), 637.
7. Yanmed, D. D. (1996). Problem Solving Cycle, 15.
8. Sakit, R., Ulama, N., Masyarakat, F. K., & Airlangga, U. (2010). Riset
Operasional Menggunakan Modified Problem Solving Cycle untuk
Meningkatkan Kinerja Manajer Operational Research Use Modified
Problem Solving Cycle to Improve Performance of Manager, 194
199Belakang, L., Motherhood, S., Ibu, G. S., Ibu, H., Ibu, G. S., Gerakan,
I., Ibu, G. S. (n.d.). Bab I, 116.
9. Salmani. (2010). Sistem Rekam Medis Rumah Sakit .
10. Book, M. (2014). Manual Book Aplikasi Complete Medical Software
Management ( Cmsm ).

42

Rekapilutasi Pelaporan

43

Penginputan Kode Penyakit dan Tindakan

44

45

46

47