Cul es el rol de las oficinas de Control

Interno?
Por: Carlos Mario Rios Osorio | Diciembre 01 de 2015
La Funcin Pblica respondi mediante un chat temtico los interrogantes de
los servidores pblicos acerca de la funcin de la oficina de Control Interno,
dependencia encargada de evaluar y realizar seguimiento continuo, de forma
independiente, a la gestin de las entidades y al mejoramiento de sus procesos.
A continuacin, se exponen algunas preguntas de los ciudadanos que
participaron en el chat:
Qu beneficios brinda la implementacin de un Sistema de Control
Interno?
Mediante la implementacin del Sistema de Control Interno, la entidad cuenta
con una serie de herramientas que de forma razonable le van permitir alcanzar
la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de sus funciones.
Qu funciones tiene la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces en las entidades?
Las funciones de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces se
enmarca en cinco funciones: valoracin del riesgo, acompaamiento y asesora,
evaluacin y seguimiento, fomento de la cultura del control y relacin con los
entes externos.
Cul es la misin de la Oficina de Control Interno?
La misin de la oficina de Control Interno debe estar centrada en asesorar a la
direccin en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los
planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Qu informe se debe presentar al nuevo lder de la entidad en calidad
de Control Interno?
La Circular Conjunta 018 de 2015 establece los aspectos generales y etapas
para el proceso de empalme; as mismo, la Funcin Pblica y el Departamento
Nacional de Planeacin determinaron una serie de formatos para poder realizar
el empalme, de acuerdo con esta informacin se deber elaborar un informe
que responda a este proceso que puede variar en extensin y contenido de
acuerdo con la complejidad de cada entidad.
La Circular dice que el jefe de Control Interno y el Personero deben
elaborar un informe, claro y pormenorizado del proceso de empalme.
Este informe debe ser presentado por los dos o por cada uno aparte?
La circular establece para ambos servidores un informe, cada uno debe
presentar uno.

Si una entidad pblica no cuenta con jefe de Control Interno de planta,

pero s cuenta con asesores en este tema, Es viable participar en los
empalmes?
Para las entidades que no tienen creado el cargo, los representantes legales
estn en la obligacin de asignar las funciones de control interno a otro cargo
dentro de la entidad, este servidor es quien hace las veces de Jefe de Control
Interno y deber participar en el proceso de empalme.
Cmo funciona el tema de los empalmes en las Empresas Sociales del
Estado, por cuanto las gerencias de stas van hasta el 31 de marzo?
El proceso de empalme es para las administraciones centrales; no obstante,
para las entidades descentralizadas del municipio cada administracin
determinar lo que deban incluir de stas.
El control previo debe ser ejercido por Control Interno?
El control previo fue eliminado por la Constitucin del 91; ahora, las oficinas de
Control Interno realizan procesos de auditoria y actividades de seguimiento que
facilitan la generacin de alertas a la administracin. Este es un tema
preventivo que no debe confundirse con el control previo.
El seguimiento a la contratacin que hace la Oficina de Control Interno
se puede hacer aplicando una muestra de los contratos o tiene que ser
a todos los contratos?
Efectivamente se pueden aplicar muestras, dependiendo del universo de
contratos; en general, no es posible atender todo el universo dada la capacidad
de la Oficina de Control Interno.
Dentro de los roles de la Oficina de Control Interno se encuentra la de
asesora y acompaamiento, que generalmente se realiza con la
asistencia del jefe de la oficina a los diferentes comits. En el caso de
que el jefe de Control Interno no sea invitado por la administracin a
los comits, Qu se puede hacer?
Este tema se debe tratar en el marco del Comit de Coordinacin de Control
Interno, dando a conocer a la administracin sobre sus roles y la importancia
de poder acompaar este tipo de procesos internos, se deber hacer nfasis en
que se trata de un tema preventivo y que usted puede asistir con voz pero sin
voto.
El rol de asesora y acompaamiento se puede hacer porque los
procesos lo solicitan o es necesario entrar a ofrecer la asesora y correr
el riesgo de terminar haciendo las actividades y perder la
independencia?
Las actividades de asesora y acompaamiento se pueden programar al inicio
de cada vigencia a travs del Programa Anual, de modo tal que se establezcan
claramente los lmites de la asesora y evitar situaciones como las
manifestadas.

Cmo pueden acceder la Oficina de Control Interno a las herramientas

de las guas de auditora?
El
interesado
debe
webmaster@funcionpublica.gov.co

enviar

la

solicitud

al

correo

Qu actividades estn incluidas en el rol de administracin del riesgo,

adems de realizar la evaluacin de los controles?
Frente a la administracin del riesgo, la Oficina de Control Interno debe tener
un papel proactivo, a travs de la medicin de la efectividad de los controles,
capacitando en la metodologa y haciendo seguimientos a la actualizacin de los
mapas de riesgos estn actualizados.
Hay alguna informacin que tenga restriccin
confidencialidad no sea suministrada al equipo auditor?

que

por

En principio, no existe ninguna informacin vedada o restringida a la Oficina de

Control Interno, pero se debe garantizar la confidencialidad de la informacin
cuando por ley sea necesario.
Cules son las formas ms comunes de adelantar el rol de promocin
de la cultura del autocontrol?
No hay una forma comn para fomentar la cultura del control, pero
generalmente se utilizan actividades ldicas que permitan la apropiacin de los
conceptos del autocontrol. As mismo, pueden incrementar su efectividad a
travs de metodologas y buenas prcticas, orientando a los procesos y sus
lderes hacia stas.
El periodo de los funcionarios que hacen las veces de los jefes de
Control Interno (secretarios generales y/o secretarios de planeacin)
tambin se debe tomar hasta la mitad del periodo del alcalde electo?
Los servidores que tienen asignadas las funciones de Control Interno como son
los Secretarios de las alcaldas no les son aplicables los lineamientos de la Ley
1474 de 2011. Siguen siendo servidores de libre nombramiento y remocin, as
tengan asignadas las funciones de Control Interno.
Qu pasar con el perfil de los servidores de la Oficina de Control
Interno, pues conforme a la ley 87 deben ser multidisciplinarios ms no
auditores?
Es importante recordar que el perfil del jefe de Control Interno no se limita a la
Ley 87 de 1993. Acorde con la Circular 100-02 de 2011, emitida por Funcin
Pblica, se determina una serie de competencias sobre las cuales cada servidor
debe propender por profundizar.
El jefe de Control Interno y los servidores de la Oficina pueden
adelantar auditoras internas de calidad?

La Oficina de Control Interno puede adelantar auditoras de calidad siempre y

cuando estn formados como auditores internos de calidad.
Frente a la Circular 05 del 19 de octubre de 2015, qu lineamientos
deben seguir los jefes de control interno para elaborar el informe de
control interno contable y el de los estados financieros de la entidad?
El tema de Control Interno Contable debe ser consultado directamente a la
Contadura General de la Nacin, entidad competente para pronunciarse en la
materia.
Si la oficina de control interno hace recomendaciones frente a una
situacin y se observa que el funcionario competente no emprende la
accin, Con qu herramientas cuenta la oficina para hacer frente a
este
caso?
En este caso se debe acudir el comit de coordinacin de control interno para
que se tomen las decisiones necesarias, quedando en el acta la posicin de la
oficina de control interno y la decisin del Comit.
Cul es el rol de la Oficina de Control Interno ante los planes de
mejoramiento, en especial los suscritos con ocasin de las auditorias
de la Contralora?
Es importante recordar que la gua rol de las oficinas de Control Interno
determina las actividades en torno a los 5 roles de la oficina, que no se limita al
tema de auditoras internas; adicionalmente, la gua de auditoria refuerza los
dems roles haciendo nfasis en la asesora y en el acompaamiento de esta
oficinas. Si bien no le compete a la oficina resolver o elaborar los planes de
mejoramiento para el organismo de control s debe asesorar a los procesos con
el fin de adelantar estas actividades con mayor eficiencia y efectividad.

En el tema de riesgos Existe una gua emitida por Funcin Pblica?

La gua de riesgos ha sido actualizada en el 2014 y la puede solicitar con sus
herramientas
al
correo
webmaster@funcionpublica.gov.co
Frente al tema de acompaamiento y asesoras Qu soportes debe
dejar
la
Oficina
de
Control
Interno?
Depender de la actividad que est programando: si se trata, por ejemplo, de
acompaamiento en el tema de riesgos, podran ser las actas de las mesas de
trabajo. Si se trata de actividades ldicas, el soporte podra ser material
fotogrfico, no existen evidencias genricas depender de las actividades que
se realicen.
Frente al rol de relacin con los entes externos, Es la Oficina de
Control Interno la encargada de contestar los requerimientos remitidos
por ellos, o simplemente debe velar por que los servidores los
contesten
en
los
trminos
fijados?
Frente a los requerimientos de entes externos, la Oficina de Control Interno
podr consolidar la informacin que se necesite, si bien no le compete a la
oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de
control s debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades
con mayor eficiencia y efectividad.
Qu papel debe asumir la oficina en caso de que un servidores no
haya cumplido con la entrega de algn producto o servicio?
En este caso depender de la complejidad del incumplimiento, pero podr poner
en conocimiento de la Administracin tal situacin, con el fin de que se tomen
las decisiones del caso.
El jefe de Control Interno puede ser supervisor del contrato de
auditora
externa
de
calidad?
Si bien el jefe de Control Interno es el lder de las auditoras internas, es
importante recordar que la ley 87 de 1933 prohbe expresamente su
participacin mediante autorizaciones o refrendaciones, por lo que no sera
viable que fuera supervisor de ningn contrato as sea tenga que ver con
auditoras externas.
El seguimiento a la contratacin que hace la Oficina de Control Interno
puede centrarse en el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones?
El alcance de la auditora lo determina la Oficina de Control Interno, de tal
forma que podr hacer seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de
Adquisiciones si as lo determina; sin embargo, es recomendable que se hagan
otros seguimientos a temas prioritarios por los recursos e impactos.