MANUAL DE ACCESS

MANUAL DE BASE DE
DATOS DE ACCESS.

MANUAL DE ACCESS

CONTENIDO
Definicin y funcionamiento Bases de datos.
Los diferentes tipos de datos de Access.
Tablas y relaciones.
Cmo relacionar dos tablas o ms. Trabajar con
columnas, filas y hojas secundarias de datos.
Definicin y funcionamiento Consultas.
Definicin y funcionamiento Formularios.
Definicin y funcionamiento Informes.
Calcular totales.
Macros.
Mdulos: Automatizar las tareas rutinarias y
crear soluciones empresariales.
Especificaciones de Access.
Determinar la finalidad de la base de datos.

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Introduccin al Microsoft
Access

El Microsoft Access es un software utilizado para el

desarrollo de sistemas de Base de Datos. l est
basado en el argumento de las bases de datos
relacionales en el cual el usuario/proyectista
mantiene informaciones organizadas en forma
tabular. No es el objetivo de esta apostilla detallar
cualquier metodologa de anlisis de sistemas
orientado a la especificacin de soluciones basadas
en el argumento relacional. Normalmente este
anlisis y reflexin previos, constituyen pasos
importantes para la obtencin de buenos sistemas
Informaciones.

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Definicin y
funcionamiento Bases
de datos
Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos,
debe ser creada bajo el programa Access, el cual crea un archivo .mdb
con la estructura ya explicada.
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un
asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de
datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes
de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base
de datos.

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Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la

informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro
del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que
necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo
especfico.
Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos
de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios
lugares.
Este programa nos sirve en negocios agendas para gente
empresaria estudiantes y de hogar

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LOS
DIFER
ENTE
S
TIPOS
DE
DATO
S DE
ACCES
S

Al crear tablas en Access, debe seleccionar un

tipo de datos para cada columna de datos. El
tipo de datos texto corto es una opcin
popular, ya que le permite escribir casi
cualquier carcter (letra, smbolo o nmero).
Sin embargo, cuidado de seleccin de tipos de
datos puede ayudar a aprovechar las ventajas
de ms caractersticas de Access (como la
validacin de datos y funciones) y mejora la
precisin de la informacin que est
almacenando. La tabla siguiente proporciona
informacin general sobre los tipos de datos
disponibles en bases de datos escritorio de
Access (.mdb y .accdb). Para obtener
informacin sobre los tipos de datos en
aplicaciones web de Access, vea tipos de datos
para aplicaciones web de Access.

Para obtener una lista completa de todas las

diversas propiedades de campo disponibles
para los distintos tipos de datos, vea
Introduccin a los tipos de datos y las
propiedades de campo.

Tipo de
datos
Texto
corto
(anteriormen
te conocido
como
"Texto")
Texto
largo
(anteriormen
te conocido
como
"Memo")

Uso

Tamao

MANUAL DE ACCESS
Hasta 255
Datos alfanumricos (nombres,
caracteres.
ttulos, etc.)

Grandes cantidades de datos

alfanumricos: oraciones y prrafos.
Para obtener ms informacin sobre
los detalles de texto largo, vea tipo
de datos Memo l ahora se llama
"texto largo" .

Nmero

Datos numricos.

Hasta 1 gigabyte
(GB)
aproximadamente,
pero los controles
para mostrar un
texto largo se
limitan a los
primeros 64 000
caracteres.
1, 2, 4, 8 o 16 bytes.

Fecha y
hora
Moneda

Fechas y horas.

8 bytes.

Datos monetarios, almacenados con

4 posiciones decimales de precisin.

8 bytes.

Valor nico generado por Access

para cada registro nuevo.

4 bytes (16 bytes

para el Id. de
replicacin).
1 byte.

Auto
numeracin
S/no

Objeto
OLE
Hipervncu
lo

Datos booleanos (verdadero/falso);

Access almacena el valor numrico
cero (0) para Falso y -1 para
Verdadero.
Imgenes, grficos u otros objetos
de ActiveX desde otra aplicacin
basada en Windows.
Una direccin de vnculo a un
documento o archivo en Internet, en
una intranet, en una red de rea
local (LAN) o en el equipo local

Tablas y relaciones
Tablas
Almacenar y administrar los datos

Hasta unos 2 GB.

Hasta 8192 (cada

parte de un tipo de
datos Hipervnculo
puede contener un
mximo de 2048
caracteres).

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Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como

productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada
tema, los datos se almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado
una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo

tipo de informacin para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada
uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin acerca de
un producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor,
las unidades en existencia, etc.

Creando una tabla

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin
de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en
una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina
relaciones entre las tablas.

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La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo

ahora reside en la tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de
clculo ahora reside en la tabla Pedidos.

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Un Id. Exclusivo, como un Id. De cliente, permite distinguir los

registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. Exclusivo de una

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tabla a otra tabla y despus se define una relacin, Microsoft Access

puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que
se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.
Vista diseo de la tabla
En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el
principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla
existente.

11

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue

ms campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente
descriptivo, puede cambiarlo.

La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo:

caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que

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puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es

Texto puede almacenar datos que consten de letras o nmeros,
pero un campo de tipo Numrico slo puede almacenar datos
numricos.) de un campo define el tipo de valores que puede
escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo
almacene valores numricos que puede utilizar en clculos,
establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda.
Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal (clave
principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores
identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una
clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) para
identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla
se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas.
Las propiedades de los campos son un conjunto de caractersticas
que proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan,
escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades
disponibles dependen del tipo de datos de un campo.
Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access
puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o
imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave
principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) Que se establece en la vista Diseo (vista
Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de
datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de
acceso a datos. En la vista

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Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el

diseo de otros existentes.) De la tabla. Ese mismo campo tambin
existe en la tabla relacionada como una clave externa (clave externa:

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uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o

campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo
estn relacionadas las tablas.)

En la tabla Proveedores, incluir el Id. de proveedor, nombre de

la compaa, etc. para cada proveedor. Id Proveedor es la clave
principal que se establece en la vista Diseo de la tabla.
En la tabla Productos, incluir el campo Id Proveedor, de manera
que cuando inserte un nuevo producto pueda identificar su
proveedor insertando el Id. nico de ese proveedor. Id Proveedor
es la clave externa en la tabla Productos.
Vista Hoja de datos de la tabla
En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos:
ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista
Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.)
Proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos.

13

Las barras de herramientas se refieren a barra con botones y opciones

que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de

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herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a

continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Hoja de
datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta proporcionan muchas
de las herramientas necesarias para buscar, modificar e imprimir
registros.

Imprimir u obtener una vista previa de los datos.

Revisar la ortografa.
Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros
completos o toda la hoja de datos.
Ordenar registros.
Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
Agregar o eliminar registros.

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MANUAL DE ACCESS

TABLAS:
TRABAJAR
CON
COLUMNAS
, FILAS Y
HOJAS
SECUNDAR
IAS DE
DATOS

Puede encontrar herramientas para trabajar

con columnas, filas y hojas secundarias de
datos (sub hoja de datos: hoja de datos que
est anidada en otra hoja de datos y que
contiene datos relacionados o combinados con
la primera hoja de datos.) en la propia hoja de
datos, o haciendo doble clic en un selector de
columna (selector
de
columna:
barra
horizontal en la parte superior de una
columna. Puede hacer clic en el selector de
una columna para seleccionar la columna
entera en la cuadrcula de diseo de consultas
o de filtros.).

Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una

columna, o cambiar su nombre.
Cambiar el tamao de columnas o filas.

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Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.

MANUAL DE ACCESS

Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se

muestre a medida que se desplaza hacia la derecha.
Desplazarse por los registros
Puede utilizar la barra de herramientas de exploracin para desplazarse
por los registros en una hoja de datos.

Ir al primer registro
Ir al registro anterior escribir un nmero de registro al que desplazarse
Ir al registro siguiente
Ir al ltimo registro.

Relaciones en una base de datos

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos
y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada
con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft
Jet administra los datos.), necesita una forma de indicarte a Microsoft
Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso
de este proceso es definir relaciones (relacin: asociacin que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) Entre las
tablas.

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Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e

informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por
ejemplo, este formulario incluye informacin de cuatro tablas:

MANUAL DE ACCESS

La tabla
Clientes.
La tabla
Pedidos.
La tabla

Productos.
La tabla Detalles de pedidos.

Cmo funcionan las relaciones

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas
deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del
mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las
relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos
de los campos clave (normalmente un campo con el mismo
nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos
campos coincidentes son la clave principal (clave principal: uno o
ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede
permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) De una tabla, que proporciona un
identificador nico para cada registro, y una clave externa (clave

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MANUAL DE ACCESS

Externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia

al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa
indica cmo estn relacionadas las tablas de la otra tabla.)Por ejemplo,
los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son
responsables mediante la creacin de una relacin entre los campos Id.
De empleado.

Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...

... y como clave externa.
Una relacin uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este
tipo de relacin, un registro de la tabla a puede tener muchos
registros coincidentes en la tabla B, pero un registro de la tabla b
slo tiene un registro coincidente en la tabla A.

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MANUAL DE ACCESS

Un
proveedor...
... puede suministrar ms de un producto...
... pero cada producto tiene un nico proveedor.
Una relacin varios a varios
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener
muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de
relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla
de unin) cuya clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro
de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un ndice exclusivo.

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MANUAL DE ACCESS

Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) Consta de dos campos: las claves externas
(clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una
clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) De las Tablas
A y B. Una relacin de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a
varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla
Productos tienen una relacin de varios a varios que se define mediante
la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de
pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto
puede aparecer en muchos pedidos.

Clave principal de la tabla Pedidos.

Clave principal de la tabla Productos.
Un pedido puede incluir muchos productos ...
... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

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MANUAL DE ACCESS

Una relacin uno a uno

En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener
un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin
no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada
de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a
uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una
tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo
se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede
crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido
de ftbol benfico. Cada jugador de ftbol de la tabla Jugadores de
ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.

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MANUAL DE ACCESS

Cada jugador de ftbol tiene un registro coincidente en la tabla

Empleados.
Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de
empleado y la tabla Empleados.
Definicin de relaciones
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn
definidos los campos relacionados.
Una relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos
relacionados es una clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro
de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) O tiene un
ndice nico (ndice nico: ndice que se define al establecer la
propiedad Indexado de un campo como S (Sin duplicados). Un ndice
nico no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al
establecer un campo como clave principal, queda automticamente
definido como exclusivo.).
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son
claves principales o tienen ndices nicos.
Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a
varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos:
las claves externas (clave externa: uno o ms campos de tabla
(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal
de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las
tablas.) De las otras dos tablas.

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Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos
que contiene. Esto es til en situaciones en que deba realizar una

MANUAL DE ACCESS

bsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados

se puede definir una relacin entre los campos Id. De empleado y Jefe,
Por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que
procedan de un Id. De empleado coincidente.
Nota Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un
ndice nico hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni
tiene un ndice nico, se crea una relacin indeterminada. En las
consultas que contienen tablas con una relacin indeterminada,
Microsoft Access muestra una lnea de combinacin (combinacin:
asociacin entre un campo de una tabla o consulta y un campo del
mismo tipo de datos de otra tabla o consulta. Las combinaciones
indican al programa cmo se relacionan los datos. Los registros que no
coinciden pueden incluirse o excluirse, dependiendo del tipo de
combinacin.) Predeterminada entre las tablas, pero no se exige la
integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para
preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican
o eliminan registros.) y no hay garantas de que los registros sean
nicos en ninguna tabla.
Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft
Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas
relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican
accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad
referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal (tabla principal: extremo
"uno" de dos tablas unidas por una relacin "de uno a varios". En la
tabla principal debe haber una clave principal y cada registro debe ser
nico.) Es una clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores

23

Identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave

principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla

MANUAL DE ACCESS

con claves externas de otras tablas.) O tiene un ndice nico (ndice

nico: ndice que se define al establecer la propiedad Indexado de un
campo como S (Sin duplicados). Un ndice nico no permite entradas
duplicadas en el campo indexado. Al establecer un campo como clave
principal, queda automticamente definido como exclusivo.).
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos (tipo de datos:
caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede
albergar.
Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple,
Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).). Hay dos
excepciones.
Un campo Autonumrico (tipo de datos Autonumrico: tipo de
datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access,
almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en
el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres
tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. De rplica.) Puede estar
relacionado con un campo Numrico con la propiedad tamao del
campo (fieldsize) establecida en Entero Largo, y un campo
Autonumrico con la propiedad tamao del campo (FieldSize)
establecida en Id. De rplica puede estar relacionado con un campo
Numrico con la propiedad tamao del campo (FieldSize) establecida
en Id. De rplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.
Si las tablas son tablas vinculadas (tabla vinculada: tabla almacenada
en un archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access
puede tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar
registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su
estructura.), deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe
abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder
establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede
exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros
formatos.

24

MANUAL DE ACCESS

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas

siguientes:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa (clave
externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de
otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las
tablas.) de la tabla relacionada que no exista en la clave principal
de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo
(Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o
ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor
Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden
contener Null.) en la clave externa, especificando que los
registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puede tener un
pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un
pedido asignado a nadie mediante la introduccin de un valor
Nulo en el campo Id. de cliente.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen
registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no
puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si
existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal
si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede
cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen
pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.
Actualizaciones y eliminaciones en cascada
Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial
(integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las
relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan
registros.), puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en
cascada (actualizacin en cascada: para relaciones que aplican
integridad referencial entre tablas, la actualizacin de todos los

25

MANUAL DE ACCESS

Registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando cambia

un registro de la tabla principal.) Y elimine en cascada (eliminacin en
cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial entre
tablas, la eliminacin de todos los registros relacionados de la tabla o
tablas relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.)
automticamente los registros relacionados. Si establece estas
opciones, las operaciones de eliminacin y actualizacin que
normalmente impedira la integridad referencial se permiten ahora. Al
eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal (clave
principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) De una tabla principal (tabla principal:
extremo "uno" de dos tablas unidas por una relacin "de uno a varios".
En la tabla principal debe haber una clave principal y cada registro
debe ser nico.), Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las
tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.
SI activa la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos
relacionados al definir una relacin, siempre que cambie la clave
principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access
actualizar automticamente la clave principal con el nuevo valor en
todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. De
cliente en la tabla Clientes, el campo Id. De cliente de la tabla Pedidos
se actualizar automticamente en cada uno de los pedidos de ese
cliente, de modo que la relacin no se rompa. Microsoft Access
actualiza en cascada sin mostrar ningn mensaje.
Nota Si la clave principal de la tabla principal es un campo
Autonumrico (tipo de datos Auto numrico: tipo de datos de campo
que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena
automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el
momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres
tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. De rplica.)La activacin
de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos

26

MANUAL DE ACCESS

relacionados no tendr ningn efecto, porque no puede cambiar el

valor de un campo Autonumrico.
Si selecciona la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros
relacionados al definir una relacin, siempre que elimine registros de la
tabla principal, Microsoft Access eliminar automticamente los
registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina el
registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente
se eliminarn automticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los
registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros
de Pedidos).
Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de
verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados activada,
Microsoft Access le avisa que es posible que tambin se eliminen los
registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una
consulta de eliminacin (consulta de eliminacin: consulta (instruccin
SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de
una o ms tablas.), Microsoft Access elimina automticamente los
registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.
Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access
puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o
imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave
principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) Que se establece en la vista Diseo (vista
Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de
datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de
acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos
nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) De la tabla. Ese
mismo campo tambin existe en la tabla relacionada como una clave
externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que

27

MANUAL DE ACCESS

hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla.

Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.).

En la tabla Proveedores, incluir el Id. De proveedor, nombre de la

compaa, etc. para cada proveedor. Id Proveedor es la clave principal
que se establece en la vista Diseo de la tabla.
En la tabla Productos, incluir el campo Id Proveedor, de manera que
cuando inserte un nuevo producto pueda identificar su proveedor
insertando el Id. nico de ese proveedor. Id Proveedor es la clave
externa en la tabla Productos.
Vista Hoja de datos de la tabla
En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos:
ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista
Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.)
Proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos.

28

Con las barras de herramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de

datos de la consulta

MANUAL DE ACCESS

Las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones

y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men
Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de
herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta
proporcionan muchas de las herramientas necesarias para buscar,
modificar e imprimir registros.

Imprimir u obtener una vista previa de los datos.

Revisar la ortografa.
Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros
completos o toda la hoja de datos.
Ordenar registros.
Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
Agregar o eliminar registros.

29

MANUAL DE ACCESS

Trabajar
con
columna
s, filas y
hojas
secundar
ias de
datos

Puede encontrar herramientas para trabajar

con columnas, filas y hojas secundarias de
datos (sub hoja de datos: hoja de datos que
est anidada en otra hoja de datos y que
contiene datos relacionados o combinados con
la primera hoja de datos.) en la propia hoja de
datos, o haciendo doble clic en un selector de
columna (selector de columna: barra
horizontal en la parte superior de una
columna. Puede hacer clic en el selector de
una columna para seleccionar la columna
entera en la cuadrcula de diseo de consultas
o de filtros.).

Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna, o

cambiar su nombre.

Cambiar el tamao de columnas o filas.

Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.

Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se
muestre a medida que se desplaza hacia la derecha.
Desplazarse por los registros

30

MANUAL DE ACCESS

Puede utilizar la barra de herramientas de exploracin para desplazarse

por los registros en una hoja de datos.

Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Escribir un nmero de registro al que desplazarse.
Ir al registro siguiente.
Ir al ltimo registro.
Ir a un registro en blanco (nuevo).

DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO CONSULTAS

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MANUAL DE ACCESS

Las consultas son una forma de buscar

y recopilar informacin de una o ms
tablas para conseguir informacin
detallada de una base de datos. Al
crear una consulta en Access 2010, de
fines condiciones especficas de
bsqueda para encontrar,
exactamente, la informacin que
deseas.

Cmo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho ms que filtros o bsquedas simples que
puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes
acceder a informacin de mltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar
una bsqueda en la tabla de clientes para encontrar la direccin de uno
de ellos o un filtro en la tabla vehculos para ver cul es el carro que
corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una
consulta bien diseada te puede dar informacin que no podras
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...
na tabla. Pero cuando la ests diseando, te aparecer la vista Diseo de consulta. Al

32

MANUAL DE ACCESS

Con las Consultas se puede (Funcionamiento):

Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los datos
de una tabla.
Elegir registros: se pueden especificar criterios que deben cumplir los
registros.
Ordenar registros: se pueden ver los registros en un orden
determinado, ejemplo: ordenar alfabticamente los nombres de los
clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas).
Responder a una pregunta sobre datos procedentes de ms de una
tabla y ver los datos en una sola hoja de datos, incluso se puede
preguntar sobre los datos de otras bases de datos como

33

Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, as como SQL

SERVER de Microsoft o SYBASE.

MANUAL DE ACCESS

Realizar clculos: Se pueden crear nuevos campos, llamados campos

calculados que contengan el resultado de un clculo.
Usar una consulta como origen de los datos para un formulario,
informe y otras consultas.
Para seleccionar slo los datos que deben aparecer en un formulario o
informe. Se puede crear una consulta de seleccin y utilizarla como
origen de los datos del formulario o informe que puede incluir datos de
varias tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto
limitado de datos. Cada vez que abra el formulario o imprima el
informe, la consulta recuperar, informacin actualizada de las tablas.
Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la
hoja de datos de la consulta o bien en un formulario que est basado en
esta consulta.
Modificar los datos de las tablas
Actualizar, eliminar o aadir un grupo de registros simultneamente o
tambin puede crear una nueva tabla que contenga registros de otras
tablas.
Tipos de consultas
Consultas de seleccin
Son las de ms frecuente uso. Con ellas podr ver datos de las tablas,
analizarlos e incluso hacer cambios en ellos. Access recopila los
datos solicitados en una Hoja de Respuestas Dinmicas que se
comporta como una tabla y tiene la misma apariencia pero no lo es.
A travs de estas Hojas de Respuestas Dinmicas se modifican los
datos que afectan a las tablas subyacentes.

34

Consultas de tabla de referencia cruzada

Presenta los datos con ttulos en las filas y columnas, como en una
hoja de clculo. Este tipo de consulta puede resumir gran cantidad
de informacin en un formato de fcil lectura.

MANUAL DE ACCESS

Consulta de acciones
Modifica muchos registros en una sola operacin. Se utiliza para
crear una nueva tabla, eliminar registros, aadirlos o
modificarlos en una tabla.
Consulta de unin
Combina campos coincidentes de dos o ms tablas en las que las
tablas que participan tienen que devolver el mismo nmero de
campos y en el mismo orden; el resultado es una instantnea
"Snapshout", que es un tipo de conjuntos de registros no
actualizables.
Consulta de paso a travs
Enva comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de
Microsoft o SYBASE.
Consulta de definicin de datos
Crear, modificar o eliminar tablas de una base de datos Access
utilizando instrucciones SQL.
Consultas para usuarios avanzados
Consultas de Parmetros
Si ejecuta con frecuencia una misma consulta de seleccin pero
cambia los criterios cada vez que la ejecuta, ahorrar tiempo si
crea una consulta de parmetros.
Para los parmetros puede seleccionar un tipo de datos y estos
pueden ser criterios definidos en un formulario.
Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas
Puede crear estas consultas para resumir los datos en un formato
compacto tipo hoja de clculo; resulta til como base para un
informe. Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas
sin un asistente es similar a crear Consultas con Totales.
Debe especificar qu campo usar para encabezados de fila, que
campo se usar para encabezado de columna y que campo
suministrar los valores. Cuando se ejecute esta devolver una
instantnea que es un conjunto de registros no actualizable.

35

Especificar encabezados de columnas

MANUAL DE ACCESS

Cuando ejecute una consulta de tabla de referencias cruzadas, quizs

desee tener un mayor control sobre la apariencia de los encabezados de
columnas del conjunto de registros. De forma predeterminada estn
ordenados en orden alfabtico o numrico.
Puede definir las propiedades ttulos de columna para:
Especificar el orden de los encabezados de columna (Ej.: Si estos
encabezados son nombres de pases quizs desee verlos en un
determinado orden. Estos deben de coincidir exactamente con los
nombres de las columnas)
Mejorar el rendimiento (Si la consulta se ejecuta con mucha
frecuencia o si la utiliza como base para un formulario o informe,
puede acelerar su ejecucin especificando encabezados de
columnas fijos.
Especificar qu columnas se deben mostrar en el caso de que
quiera mostrar informacin incluso si la consulta no devolviera
informacin para alguna columna.

Definicin y funcionamiento
formularios
Un formulario es a menudo el mejor diseo para introducir,
cambiar y ver los registros de su base de datos. Al disear un
formulario se especifica la manera en que se presentan los datos.
Al abrir un formulario Access recupera los datos deseados de las
tablas y los presenta de acuerdo con su diseo, ya sea en la
plantilla o en formato impreso. En un formulario es posible
incluir listas de valores entre los

36

Que puede elegir, usar colores para resaltar los datos

importantes, y presentar mensajes para validar si ha captado un
valor incorrecto, adems puede hacer que Access incluya datos

MANUAL DE ACCESS

automticamente y presente los resultados de clculos. Se utiliza

para introducir, modificar y ver los datos utilizando el formulario
propiamente dicho.
Los formularios proporcionan una forma sencilla de ver los datos.
Puede ver todos los valores de un registro en el modo de
presentacin de formulario o bien puede cambiar al modo de
presentacin de hoja de datos para ver todos los registros del
formulario.
El uso de Formulario tambin es un modo eficiente de
introducir los datos y para ello cuenta con diversos
elementos de diseo
(Texto, datos, (imgenes, lneas y color) como para tambin verlos y
modificarlos.

Los
formul
arios
son
tiles
para:

Presentar los datos en un formato

atractivo, con fuentes especiales y otros
efectos grficos, tales como colores y
sombreado.
Ofrecer una apariencia similar a los
formularios en papel que ya conoce.
Calcular totales.
Mostrar datos de varias tablas.
Automatizar tareas que realiza
habitualmente.

37

MANUAL DE ACCESS

La forma ms rpida de entender el funcionamiento de un formulario

es observarlo y ver el origen de datos. Parte de la informacin de un
formulario puede proceder de una tabla o consulta aunque tambin
puede ser independiente, como por ejemplo: un Logotipo.
La apariencia de un formulario se almacena en el diseo del mismo.
Toda la informacin de un formulario est contenida en controles.
Estos muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.
Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o
consulta subyacente, y le permite introducir datos en los campos,
modificarlos o verlos. Por ejemplo: puede introducir y mostrar
nombres y nmeros utilizando cuadros de texto, mientras que para ver
imgenes se utilizan marcos de objetos.

CMO CREAR UN
FORMULARIO?
Los formularios se pueden crear con o sin la ayuda de asistentes.
Los asistentes aceleran el proceso de creacin ya que realizan
automticamente todo el trabajo bsico.
Con la ayuda del asistente puede crear:

38

Formulario Automtico: La forma ms rpida de crear un

Formulario. Este asistente no le pide informacin creando
inmediatamente uno de columna simple, presentando todos los
campos existentes en la tabla o consulta subyacente.

MANUAL DE ACCESS

Formulario de columna simple: muestra los valores de los

registros en una sola columna, incluye cada valor en una lnea
distinta y presenta un registro cada vez.
Formulario tabular: muestra los valores de los registros
utilizando un formato de filas y columnas. Este formulario
muestra varios registros a la vez.
Formulario principal / subformulario: muestra una relacin de
uno a varios entre los datos de formulario principal y los datos
del subformulario. Presenta en una sola columna los datos del
formulario principal (extremo uno) y muestra los datos del
subformulario (extremo varios) en formato de hoja de datos.
Grfico: un formulario grfico muestra los datos en formato
grfico como grficos de barra, columnas, pae, etc.

Defini
cin y
funcio
namie
nto
Infor
mes

Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos
de informe con rapidez. Utilice el Asistente
para etiquetas si desea crear etiquetas
postales, el Asistente para grficos si desea
crear grficos o el Asistente para informes si
desea crear un informe estndar. El asistente
hace preguntas y crea un informe basndose
en las respuestas que obtiene. Despus, el
informe se puede personalizar como se desee
en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de
datos:
tablas,
consultas,
formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos.

39

MANUAL DE ACCESS

En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y

modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que
est basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden
ascendente o descendente. Tambin puede agrupar los registros
de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales en un
informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones
Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de ttulo y
otros elementos de la ventana Informe.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao
los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe.
Tambin puede establecer propiedades de seccin para controlar
la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al
imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las
propiedades de fuente de un control. Tambin puede agregar
controles
para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales,
y otra informacin que sea de utilidad en un informe.
Pginas de acceso a datos: Publicar los datos en el Web
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web
diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una
intranet; los datos estn almacenados en una base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos
y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada
con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft
Jet administra los datos.) O una base de datos de Microsoft SQL Server
(base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft

40

MANUAL DE ACCESS

SQL Server consta de tablas, vistas, ndices, procedimientos

almacenados, funciones y desencadenadores.). La pgina de acceso a
datos tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo,
Microsoft Excel.

Una pgina mostrada en la vista Pgina o en Microsoft Internet

Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior
La utilizacin de una pgina de acceso a datos es similar a la utilizacin
de un formulario: se pueden ver, insertar, modificar y eliminar datos en
una base de datos. No obstante, tambin se puede utilizar una pgina
fuera de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto.
El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.); de este
modo, los usuarios pueden actualizar o ver los datos a travs de
Internet o una intranet.
La siguiente ilustracin muestra el aspecto de la pgina de acceso a
datos Productos, que se utiliza para especificar y actualizar informacin
relativa a productos, en la vista Pgina (vista Pgina: ventana de Access
en la que se puede examinar el contenido de una pgina de acceso a
datos. Las pginas tienen la misma funcionalidad en la vista Pgina que
en Internet Explorer 5.0 o posterior.) O en Microsoft Internet Explorer
5.01 con Servicie Pack 2 (SP2) o posterior.

41

MANUAL DE ACCESS

Escriba la informacin acerca de productos en los cuadros de texto, el

cuadro de lista desplegable y la casilla de verificacin.

Utilice la barra de herramientas de exploracin de registros para

desplazarse entre los registros, agregar, eliminar, guardar, ordenar y
filtrar registros, y para obtener Ayuda.
Una pgina en la vista diseo
La siguiente ilustracin muestra la pgina de acceso a datos Productos
en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos
objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes,
macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros
existentes.).

42

MANUAL DE ACCESS

Informes
Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos,
cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe
datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato
para imprimir etiquetas postales.

43

MANUAL DE ACCESS

Utilice un
informe para crear
etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular totales.
Pginas de acceso a datos
Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con
el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera
interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con
el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en
el Asistente para pginas.

44

MANUAL DE ACCESS

Haga

clic en el

indicador de expansin...
... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y
registros para el siguiente nivel de detalle.
Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para
desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener
ayuda.
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un
informe de las siguientes maneras:
o Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las
reas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla
dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y datos en la
vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de un rea
a otra y quitar campos de la vista.

45

MANUAL DE ACCESS

o Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista

agregando o moviendo un campo al rea de filtros. Tambin
puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas.
o Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos de
fila y columna en orden ascendente o descendente. Tambin
puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la
vista Tabla dinmica.
o Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en
los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.
Dar formato a los elementos y cambiar ttulos: En la vista Tabla
dinmica, puede cambiar la configuracin de la fuente, alineacin,
color de fondo y formato de nmero de un campo. Tambin puede
cambiar los ttulos de los campos y grupos personalizados. En la vista
Grfico dinmico, puede cambiar el tipo de grfico, aplicar formato a
los marcadores de datos, etc.

46

MANUAL DE ACCESS

Informes: Presentar datos

Un informe es un mtodo eficaz
de presentar los datos en formato
impreso. Dado que tiene el
control sobre el tamao y el
aspecto de todo el informe, puede
mostrar la informacin en la
manera que desee verla.

Crear etiquetas postales.

Mostrar totales en un grfico.
Agrupar registros en categoras.

Calcular totales
La mayora de los informes estn enlazados a
una o ms tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las
tablas o solicitud para llevar a cabo una accin
en los datos. Una consulta puede unir datos de
varias tablas para servir como origen de datos de

47

MANUAL DE ACCESS

Un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) De la base de

datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los
campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe
contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las
que est basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base.
Otra informacin acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el
nmero de pgina, se almacena en el diseo del informe.

El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el

diseo del informe.
La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del
informe.
Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL
base.
Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del
informe.

48

El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante

objetos grficos denominados controles (control: objeto de interfaz
grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de

MANUAL DE ACCESS

verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando, que

permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para
mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la
interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edicin que muestren
nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o lneas
decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la
presentacin del informe.

Las lneas son decorativas.

Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por
fecha.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.
Crear un informe

49

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez.

Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el
Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para
informes si desea crear un informe estndar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene.
Despus, el informe se puede personalizar como se desee en la vista

MANUAL DE ACCESS

Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos

de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que
est basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden
ascendente o descendente. Tambin puede agrupar los registros
de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales en un
informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones
Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de ttulo y
otros elementos de la ventana Informe.

Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao

los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe.
Tambin puede establecer propiedades de seccin para controlar
la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al
imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las
propiedades de fuente de un control. Tambin puede agregar
controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora
actuales, y otra informacin que sea de utilidad en un informe.

50

Comprender la funcin Suma y las otras funciones de

agregado

MANUAL DE ACCESS

Las funciones de agregado realizan clculos en columnas de datos y

devuelven un resultado nico. Las funciones de agregado se usan
cuando se necesita calcular un valor nico, como una suma o un
promedio. Cuando proceda, recuerde que las funciones de agregado se
usan con columnas de datos. Puede parecer una frase obvia, pero
cuando se disea y usa una base de datos, el usuario tiende a centrarse
en filas de datos y en registros individuales; es decir, el usuario suele
preocuparse de que otros usuarios puedan incluir datos en un campo,
mover el cursor a la derecha o a la izquierda para rellenar el siguiente
campo, etc. En cambio, las funciones de agregado se usan para
centrarse en grupos de registros en columnas.
Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y controlar datos
de ventas. Puede usar funciones de agregado para contar el nmero de
productos vendidos en una columna, calcular importes de ventas
totales en una segunda columna y calcular el promedio de ventas para
cada producto en una tercera columna.
En esta tabla, se enumeran y se describen las funciones de agregado
disponibles en Access para la fila Totales. Recuerde que Access proporciona
otras funciones de agregado, pero se deben usar en consultas.

Funcin
Descripcin

Se usa con los tipos

Disponi

de datos

ble en
fila
Totales?

Promedi
o

Calcula el valor
medio de una
columna. La
columna debe
contener datos
numricos, de
moneda o de fecha
y hora. La funcin

Nmero, Decimal,
Moneda, Fecha/Hora

51

MANUAL DE ACCESS

pasa por alto los

valores nulos.

Cuenta

Mximo

Mnimo

Todos los tipos de

datos excepto datos
escalares extensibles
complejos, como una
Cuenta el nmero columna
de
listas
de elementos en multi
valor.
Para
una columna.
obtener
ms
informacin sobre las
listas multi valor, vea
los artculos Gua de
campos
multi
valor y Agregar
o
cambiar un campo de
bsqueda que permita
almacenar
varios
valores.

Devuelve
el
elemento
de
mayor valor. Para Nmero, Decimal,
datos de texto, el Moneda, Fecha/Hora
mayor valor es el
ltimo
valor
alfabtico,
y
Access
no
distingue
maysculas
y
minsculas.
La
funcin pasa por
alto los valores
nulos.
Devuelve
el Nmero, Decimal,
elemento
de Moneda, Fecha/Hora
menor valor. Para
datos de texto, el
menor valor es el

52
S

MANUAL DE ACCESS

primer
valor
alfabtico,
y
Access
no
distingue
maysculas
y
minsculas.
La
funcin pasa por
alto los valores
nulos.

Mide el grado de Nmero, Decimal,

dispersin de los Moneda
n
valores respecto a
estndar un valor promedio
(una media). Para
obtener
ms
informacin,
vea Ms
informacin sobre
las
funciones
Desviacin
estndar
y
Varianza,
ms
adelante en este
tema.
Desviaci

Suma

Suma
los
elementos de una
columna.
Slo Nmero, Decimal,
sirve para datos Moneda
numricos y de
moneda.

Mide la varianza
estadstica de
todos los valores

53

MANUAL DE ACCESS

Varianza

de la columna.
Esta funcin slo
se puede usar con
datos numricos y
de moneda. Si la
tabla contiene
menos de dos
filas, Access
devuelve un valor
nulo.

Adems, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access

conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), puede usar un
conjunto mayor de funciones de agregado. Para obtener ms
informacin sobre estas funciones adicionales, vea la Ayuda en lnea
para SQL Server.
Sumar valores mediante la fila Totales
Si necesita sumar una columna de datos o usar rpidamente otra
funcin de agregado, puede agregar una fila Totales a una tabla, a un
conjunto de resultados de una consulta, o a un formulario dividido (un
formulario que contiene una hoja de datos). Las filas Totales ahorran
mucho tiempo, porque no hay que agregar una funcin a una consulta
ni escribir cdigo VBA.
Recuerde estas reglas a medida que avance:
Las funciones proporcionadas por la fila Totales pueden variar con el
tipo de datos definido para la columna de datos. Por ejemplo, Access
slo proporciona la funcin Cuenta para los campos configurados con
el tipo de datos Texto porque no se pueden realizar operaciones
matemticas con datos de texto.

54

El primer campo de una fila Totales contiene la palabra Total hasta que
se cambia cuando se selecciona una funcin.

MANUAL DE ACCESS

No se puede agregar una fila Totales a un informe. Las funciones de

agregado se pueden usar en informes, pero hay que emplear otras
tcnicas. Se puede agregar una fila Totales a tablas y consultas abiertas
en la vista Hoja de datos. Tambin se puede agregar una fila Totales a
un formulario dividido abierto en las vistas Formulario.
De forma predeterminada, Access excluye la filas Totales de las
operaciones de filtrado y ordenacin.
En las secciones siguientes, se explica cmo utilizar una fila Totales en
una hoja de datos y un formulario dividido.

Agregar una fila Totales

Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario
dividido en la vista Formulario. Para ello, en el panel de exploracin,
haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla,
consulta o formulario, y haga clic en Vista Diseo o Vista Formulario
en el men contextual.
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Aparece una fila Total nueva debajo de la fila asterisco en la hoja de

datos o formulario dividido.

55

NOTA: Si trabaja en un formulario dividido creado con una versin

anterior de Access y convertido luego al nuevo formato .accdb, no ver

MANUAL DE ACCESS

una fila asterisco en la hoja de datos. Esta diferencia no afecta a una fila
Totales en absoluto.
En la fila Total, haga clic en el campo que desea sumar y
seleccione SUMA en la lista.

Para obtener ms informacin sobre la funcin, vea la seccin

Comprender la funcin Suma y las otras funciones de agregado,
previamente en este artculo.
Quitar una fila Totales
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga
clic en Totales.

56
NOTA: Una fila Totales no se puede cortar ni borrar; slo se puede
activar o desactivar. Sin embargo, se puede copiar y pegar la fila Totales

MANUAL DE ACCESS

en otro archivo, como un libro de Microsoft Office Excel 2007 o un

documento de Microsoft Office Word 2007. Los siguientes pasos
explican cmo copiar una fila Totales.

Copiar una fila Totales

1Haga clic en el selector de filas (el cuadro en el extremo derecho o
izquierdo de la fila Total) para resaltar la fila entera.
2En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar o bien
Presione CTRL+C.

3. Abra el archivo de destino en el que desea pegar los datos.

4. Seleccione la ltima fila de la tabla, el conjunto de
resultados de la consulta o el formulario de destino.
5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic
en Pegar.

57
Contar el nmero de valores de una columna

MANUAL DE ACCESS

La funcin Cuenta se utiliza cuando se necesita contar el nmero de

elementos de una columna. La funcin Cuenta se ejecuta en una nica
columna de datos y devuelve un solo valor. La funcin sirve para todos
los tipos de datos.
Contar los elementos de una columna
1.

Abra una tabla, un conjunto de resultados de una consulta o un

formulario. Puede utilizar cualquiera vista excepto la vista Diseo.

2.

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Aparece una fila Totales nueva debajo de la fila asterisco en

la hoja de datos.
3. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y
seleccione contar en la lista.
NOTA: Access no calcula el valor correspondiente a la funcin hasta que se

confirmen los cambios. Para ello, puede indicar un valor nuevo en otro
campo, o presionar F9 para repetir la consulta.

Ms informacin sobre las funciones Desviacin

estndar y Varianza
Las
funciones Desviacin
estndar y Varianza calculan
valores
estadsticos. Especficamente, calculan dnde se agrupan los valores en
torno a su media (su valor promedio) en una distribucin estndar
(una curva en campana).

58

Por ejemplo, suponga que rene aleatoriamente 10 herramientas

fabricadas con la misma mquina y mide su resistencia a la rotura (un
proceso que prueba las medidas de control de calidad y la mquina). Si
calcula un valor promedio de la resistencia a la rotura, ver que la
mayora de las herramientas tienen una resistencia cercana a dicho

MANUAL DE ACCESS

promedio, mientras que algunas tienen una resistencia mayor y otra

menor. Sin embargo, si slo calcula el promedio de la resistencia a la
rotura, el valor no indica qu tal funcionan los procesos de control de
calidad, porque algunas herramientas excepcionalmente fuertes o
dbiles pueden incrementar o reducir el valor promedio.
Las funciones Varianza y Desviacin estndar resuelven este problema
indicando cunto se aproximan los valores a la media. Para la
resistencia a la rotura, cuanto menores sean los valores devueltos por
las funciones, mejor estarn funcionando los procesos de fabricacin,
porque significar que pocas herramientas tienen una resistencia a la
rotura por encima o por debajo del valor promedio.
Una explicacin completa de la varianza y la desviacin estndar se sale
del mbito de este artculo. Puede consultar diversos sitios Web sobre
estadstica si desea obtener ms informacin sobre ambos temas.
Recuerde estas reglas cuando utilice las
funciones Varianza y Desviacin estndar:

Las funciones pasan por alto los valores nulos.

La funcin Varianza utiliza esta frmula:

La funcin Desviacin estndar utiliza esta frmula:

Macros

59

MANUAL DE ACCESS

Las macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft

Access. Utilizando stas es posible automatizar tareas repetitivas
eliminando la posibilidad de introducir errores de operacin y
liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos
decir que una macro no es ms que una lista de tareas que
queremos que Access lleva a cabo automticamente.
Una macro realiza automticamente una tarea o una serie de
tareas. Cada tarea se denomina "accin". Access ofrece una lista
de acciones, entre las que usted selecciona una o ms para crear
una macro. Access realiza las acciones en el mismo orden en que
figuran dentro de la Macro, utilizando de los objetos o datos
especificados.
Cualquier tarea repetitiva o rutinaria que realice Access es buena
candidata para ejecutarse desde una Macro. Automatizando
tareas rutinarias conseguir mayor eficacia y precisin en la base
de datos, ya que una macro siempre realiza la tarea de una misma
forma.
Las macros permiten:
Hacer que sus formularios e informes funcionen conjuntamente,
por ej.: crear un botn a un formulario para imprimir un informe.
Buscar y filtrar registros automticamente, las macros pueden
acelerar el proceso de bsqueda de los registros que desea ver por
ej. , en un formulario de empleados puede adjuntar macros a
botones de forma que filtren automticamente los registros para
presentarlos en subgrupos.
Establecer valores en controles: las macros le permiten asignar a
un control de formulario el valor resultante de un clculo o un
valor procedente de otra tabla.
Asegurar la exactitud de los datos: las macros son idneas para el
manejo de datos y para su vinculacin en formularios.
Establecer propiedades de formularios, informes y controles: las
macros se pueden utilizar para establecer la mayor parte de las
propiedades de formularios, informes y controles.

60

MANUAL DE ACCESS

Automatizar transferencias de datos: puede utilizar una macro

para importas o exportar automticamente sus datos entre
distintos formatos de archivos, por ej.: a Excel.
Crear su propio entorno de trabajo personalizado.
Con las macros puede combinar partes individuales de una base
de datos para integrarlas en una aplicacin.
Incluso sin saber programar, se pueden utilizar macros para
automatizar las acciones bsicas y lograr que los objetos trabajen
en conjunto. Una macro es una lista de acciones que usted desea
que Access efecte de forma automtica, por ejemplo abrir un
Conjunto de formularios o imprimir un reporte. Estas se pueden
usar en una variedad de lugares. Por ejemplo podr adjuntar una
macro a un formulario, informe, control, pulsaciones de teclas o
comandos de men.
Obtener informacin sobre el Generador de macros
El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir
el Generador de macros:
En el grupo Otros de la pestaa Crear, haga clic en Macro. Si el
comando no est disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el
botn Mdulo o Mdulo de clase y luego haga clic en Macro. Imagen de
botn

Se muestra el Generador de macros.

61

MANUAL DE ACCESS

En la

ventana del
Generador
de
macros, se
crea la
lista de
acciones que
se
desea
realizar al
ejecutar la
macro. Al abrir por primera vez el Generador de macros, se muestran
las columnas Accin, Argumentos y Comentario.
En Argumentos de accin, se especifican y modifican los argumentos
en la parte izquierda de cada accin de macro, si es necesario. En la
parte derecha se muestra un cuadro de descripcin que contiene una
breve descripcin de cada accin o argumento. Haga clic en una accin
o argumento de accin para leer la descripcin del cuadro.
Puede utilizar los comandos de la ficha Diseo del Generador de
macros para crear, probar y ejecutar una macro.
En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha
Diseo.
Grupo

Comand
o

Descripcin

Herramientas

Ejecutar Realiza las acciones incluidas en

la macro.

62

MANUAL DE ACCESS

Filas

Paso a
paso

Habilita el modo de paso a paso.

Cuando se ejecuta la macro en
este modo, las acciones se
realizan de una en una. Cada vez
que finaliza una accin, se
muestra
el
cuadro
de
dilogo Macro paso a paso. Haga
clic en Paso a paso en el cuadro
de dilogo para pasar a la
siguiente
accin.
Haga
clic
en Detener
todas
las
macros para detener sta y todas
las dems macros en ejecucin.
Haga clic en Continuar para salir
del modo paso a paso y realizar
las
acciones
restantes
sin
interrupciones.

Genera
dor

Este botn se habilita cuando se

especifica un argumento de
accin que puede contener una
expresin.
Haga
clic
en Generador para
abrir
el
cuadro de dilogo Generador de
expresiones, que puede utilizar
para crear la expresin.

Insert

Inserta una o varias filas de

ar filas accin en blanco sobre la

fila o filas seleccionadas.
Elimin

Elimina

la

fila

filas

de

ar filas accin seleccionadas.

Mostrar
ocultar

u Mostrar
todas
las
accione
s

Muestra ms o menos acciones

en la lista desplegable Accin.
Para mostrar una lista ms
larga de acciones de macro,

63

MANUAL DE ACCESS

haga clic en Mostrar todas las

acciones. Cuando haya una
lista ms larga disponible, el
botn Mostrar
todas
las
acciones aparece seleccionado.
Si selecciona una accin de
macro de esta lista ms larga
de acciones de macro, es
posible
que
tenga
que
conceder a la base de datos un
estado de confianza explcita
para poder ejecutar la accin.

Para cambiar de una lista

larga de acciones de macro a
una lista corta que contenga
nicamente las acciones de
macro que puede utilizar en
una base de datos sin el estado
de
confianza
asignado,
asegrese
de
que
el
botn Mostrar
todas
las
acciones no est seleccionado.
SUGERENCIA: Si

el

botn Mostrar
todas
las
acciones est
seleccionado, haga clic en l para
borrar la seleccin. Cuando el
botn Mostrar todas las acciones no
est seleccionado, se muestra la
lista corta de acciones de macro de
confianza.

Nombre Muestra
u
oculta
la
s
de columna Nombre de macro. Los
macro
nombres
de
macro
son
necesarios en los grupos de
macros
para
distinguir
las
macros unas de otras, pero son
opcionales en los dems casos.
Para obtener ms informacin,

64

MANUAL DE ACCESS

vea la seccin Crear un grupo de

macros.
Condici
ones

Muestra
u
oculta
la
columna Condicin.
Esta
columna sirve para especificar
expresiones
que
controlen
cundo se realiza una accin.

Argume
ntos

Muestra
u
oculta
la
columna Argumentos.
Esta
columna
contiene
los
argumentos de cada accin de
macro y permite leer la macro
ms fcilmente. Si no aparece la
columna Argumentos, tendr que
hacer clic en cada accin y leer
los argumentos en Argumentos
de accin. No puede especificar
argumentos
en la
columna
Argumentos.

SUGERENCIA: El Generador de macros se ha vuelto a disear en

Access 2010 para que crear, modificar y compartir macros de Access
sea incluso ms sencillo.

65
Crear una macro independiente

MANUAL DE ACCESS

1. En el grupo Otros de la pestaa Crear, haga clic en Macro. Si el

comando no est disponible, haga clic en la flecha que aparece
bajo el botn Mdulo o Mdulo de clase y luego haga clic
en Macro.

Se muestra el Generador de macros.

2. Agregue una accin a la macro:
o En el Generador de macros, haga clic en la primera celda
vaca de la columna Accin.
o Escriba la accin que desea utilizar o haga clic en la flecha
para mostrar la lista de acciones disponibles y, a
continuacin, seleccione la accin que desee.

66

MANUAL DE ACCESS

En Argumentos de accin (en la parte inferior del Generador de

macros), especifique argumentos para la accin, si es necesario.

NOTA:
Al escribir los argumentos en el panel Argumentos de accin, aparecen en la
columna Argumentos en la lista de acciones. No obstante, la
columna Argumentos es slo para visualizacin; no puede especificar argumentos
en esa columna.
Para ver una breve descripcin de cada argumento, haga clic en el
panel Argumentos de accin, en el cuadro del argumento y, a continuacin, lea la
descripcin en el cuadro adyacente.
Sugerencias

Para un argumento de accin cuya configuracin sea un nombre de

objeto de base de datos, puede establecer el argumento arrastrando el
objeto desde el panel de exploracin hasta el cuadro del argumento
Nombre del objeto de la accin.
Tambin puede crear una accin arrastrando un objeto de base de
datos desde el panel de exploracin a una fila vaca en el Generador de
macros. Si arrastra una tabla, consulta, formulario, informe o mdulo
al Generador de macros, Access agrega una accin que abre la tabla,
consulta, formulario o informe. Si arrastra una macro al Generador de
consultas, Access agrega una accin que ejecuta la macro.

67

MANUAL DE ACCESS

Escriba, si lo desea, un comentario para la accin en la columna

Comentario.
Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y
repita el paso 2.
Cuando ejecuta la macro, Access lleva a cabo las acciones en el orden
en que se incluyen.
Crear un grupo de macros
Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto de macro,
puede crear un grupo de macros.
1. En el grupo Otros de la pestaa Crear, haga clic en Macro. Si el
comando no est disponible, haga clic en la flecha que aparece
bajo el botn Mdulo o Mdulo de clase y luego haga clic
en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic
en Nombres de macro
si no est seleccionado todava.
Se muestra la columna Nombre de macro en el Generador de macros.
NOTA: En los grupos de macros, los nombres de macro son necesarios
para distinguir las macros unas de otras. Estos nombres aparecen en la
misma. Lnea que la primera accin de la macro. La columna de
nombre de macro aparece en blanco para las siguientes acciones de la
macro. La macro termina cuando se encuentra el siguiente nombre de
macro.
3. En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la
primera macro del grupo de macros.

68

4. Agregue las acciones que desea que realice la primera macro:

o En la columna Accin, haga clic en la flecha para mostrar la

lista de acciones.

MANUAL DE ACCESS

o Haga clic en la accin que desee utilizar.

o En Argumentos de accin, especifique argumentos para la
accin, si es necesario.
Para ver una breve descripcin de cada argumento, haga clic en el
cuadro del argumento y, a continuacin, lea la descripcin en la parte
derecha del argumento.
Sugerencias
Para un argumento de accin cuya configuracin sea
un nombre de objeto de base de datos, puede
establecer el argumento arrastrando el objeto desde el
panel de exploracin hasta el cuadro del
argumento Nombre del objeto de la accin.
Tambin puede crear una accin arrastrando un
objeto de base de datos desde el panel de exploracin
a una fila vaca en el Generador de macros. Si arrastra
una tabla, consulta, formulario, informe o mdulo al
Generador de macros, Access agrega una accin que
abre la tabla, consulta, formulario o informe. Si
arrastra una macro al Generador de macros, Access
agrega una accin que ejecuta la macro.
o

Escriba, si lo desea, un comentario para la accin.

5. Desplcese a la siguiente fila vaca y escriba un nombre para la

siguiente macro en la columna Nombre de macro.
6. Agregue las acciones que desea que realice la macro.
7. Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo de macros.

69

MANUAL DE ACCESS

La siguiente ilustracin muestra un pequeo grupo de macros. El grupo

de macros contiene dos macros, cuyos nombres aparecen en la
columna Nombre de macro. Cada macro contiene dos acciones.

NOTA:
Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique
ser el nombre del grupo. En el ejemplo anterior, el nombre del
grupo de macros es Macro3. Este nombre aparece en Macros en
el panel de exploracin. Para hacer referencia a una macro
individual incluida en un grupo de macros, use esta sintaxis:
Nombre _ de grupo _de_ macros. nombre_ de_ macro
Por ejemplo, en la ilustracin anterior, Macro3.FoundMsg hace
referencia a la segunda macro del grupo de macros.
Si ejecuta un grupo de macros haciendo doble clic en l en el
Panel de navegacin o haciendo clic en Ejecutar
en el
grupo Herramientas de la pestaa Diseo, Access ejecuta solo la
primera macro del grupo, detenindose cuando llega al nombre
de la segunda macro.

70

MANUAL DE ACCESS

Crear una macro incrustada

Las macros incrustadas se diferencian de las macros independientes en
que se almacenan en las propiedades de evento de los formularios,
informes o controles. No se muestran como objetos bajo Macros en el
panel de exploracin. Estas macros permiten administrar la base de
datos ms fcilmente, ya que no es necesario realizar un seguimiento
de los distintos objetos de macro que contienen macros para un
formulario o informe. Asimismo, las macros incrustadas se incluyen
con el formulario o informe siempre que lo copie, importe o exporte.
Por ejemplo, si desea impedir que se muestre un informe cuando no
contenga datos, puede incrustar una macro en la propiedad del
evento Al no haber datos del informe. Puede utilizar la accin Cuadro
mensaje para mostrar un mensaje y, a continuacin, utilizar la
accin Cancelar Evento para cancelar el informe en lugar de mostrar
una pgina en blanco.
1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn derecho en el
formulario o en el informe que contendr la macro y, despus,
haga clic en vista Diseo
o vista Presentacin
.
2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
3. Haga clic en el control o seccin que contiene la propiedad de
evento en la que desea incrustar la macro. Puede seleccionar
tambin el control o seccin (o todo el formulario o informe)
mediante la lista desplegable en Tipo de seleccin en la parte
superior de la hoja de propiedades.
4. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Eventos.
5. Haga clic en la propiedad de evento en la que quiere incrustar la
macro y, despus, haga clic en
.

71

6. En el cuadro de dilogo Elegir generador, haga clic en Generador

de macros y despus en Aceptar.

MANUAL DE ACCESS

7. En el Generador de macros, haga clic en la primera fila de la

columna Accin.
8. En la lista desplegable Accin, haga clic en la accin que desee.
9. Especifique todos los argumentos necesarios en Argumentos de
accin.
10.
Si desea agregar otra accin, haga clic en la fila siguiente de
la columna Accin y repita los pasos 8 y 9.
11. Una vez finalizada la macro, haga clic en Guardar y luego
en Cerrar.
La macro se ejecuta cada vez que se desencadena la propiedad.
NOTA: Access le permite crear un grupo de macros como una macro
incrustada. Pero solo la primera macro del grupo se ejecuta cuando se
desencadena el evento. Las macros posteriores del grupo se ignoran.
Modificar una macro
Para insertar una fila de accin Haga clic con el botn
secundario en la fila de accin sobre la que desea insertar la
nueva fila de accin y, a continuacin, haga clic en Insertar
filas
.
Para eliminar una fila de accin Haga clic con el botn
secundario en la fila de accin que desea eliminar y, a
continuacin, haga clic en eliminar filas
.
Para mover una fila de accin Seleccione la fila de accin
haciendo clic en la cabecera de fila situada a la izquierda de la
accin y, a continuacin, arrstrela a la nueva posicin.

72

Puede insertar, eliminar o mover varias filas seleccionando primero el

grupo de filas y ejecutando luego la operacin que desea. Para
seleccionar un grupo de filas, haga clic en el ttulo de la fila para la

MANUAL DE ACCESS

Primera fila que desea seleccionar, mantenga presionada la tecla

MAYS y haga clic en el ttulo de la fila para la ltima fila que desea
seleccionar. (El ttulo de la fila es el cuadro atenuado a la izquierda de
cada fila de accin.)
Un mtodo alternativo para seleccionar varias filas es colocar el
puntero sobre el ttulo de la fila de la primera fila que desea
seleccionar, y luego haga clic y arrastre hacia arriba o hacia abajo para
seleccionar las dems filas.
NOTA: Al seleccionar filas haciendo clic y arrastrando, la primera fila
que seleccione no debe estar seleccionada. Si ya est seleccionada,
Access supondr que est intentando arrastrar la fila a una nueva
ubicacin.

73

MANUAL DE ACCESS

Mdulos: Automatizar las tareas

rutinarias y crear soluciones
empresariales.
Los mdulos son objetos donde se almacena cdigo escrito en lenguaje
de programacin denominado Access Basic.

Para obtener el mximo control posible sobre el funcionamiento de sus

bases de datos, Access incorpora un poderoso lenguaje de
programacin de bases de datos llamado Access Basic. Los
procedimientos escritos en Access Basic le permiten resolver
operaciones que requieren un proceso automatizado ms complejo de
lo que permiten realizar las macros. Un mdulo es un objeto de Access
que contiene los procedimientos de Access Basic que usted escribe.

74

MANUAL DE ACCESS

SUGERENCIA: Puede utilizar un asistente de Access para

automatizar los formularios sin necesidad de escribir macros ni
mdulos. Estos asistentes son expertos en base de datos que le
plantean preguntas acerca del objeto que desea crear y lo generan
basndose en las respuestas que usted vaya indicando. Usando el
asistente para botones denominados Botn de Comando, se le pide al
usuario que elija la accin que ejecutar el Botn (por ej.: abrir un
formulario)
Usar condiciones para controlar las acciones de macro
Puede utilizar cualquier expresin que se evale como Verdadero/Falso
o S/No en una condicin. La accin de macro se ejecutar si la
condicin se evala como Verdadero (o S).
Para especificar una condicin para una accin de macro, primero debe
mostrar la columna Condicin en el Generador de macros:
En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic
en Condiciones

Escriba una expresin en la columna Condicin. No anteponga un

signo de igualdad a la expresin (=). Para que una condicin se aplique
de inmediato a varias acciones, escriba... en cada fila subsiguiente. Por
ejemplo:

SUGERENCIA: Para hacer que Access omita temporalmente una

accin, especifique Falso como condicin. Omitir temporalmente una
accin puede ser de utilidad cuando est tratando de encontrar
problemas en una macro.

75

Ejemplos de condiciones de macro

MANUAL DE ACCESS

Utilice esta expresin

[Ciudad]="Pars"

DCont("[IdPedido]",
"Pedidos")>35
DCont("*", "Detalles de pedido",
"[IdPedido]=Formularios!
[Pedidos]![IdPedido]")>3

[FechaEnvo] Between #2-Feb2007# And #2-Mar-2007#

Formularios![Productos]!
[UnidadesEnStock]<5

EsNulo([Nombre])

Para llevar a cabo la accin

si
Pars es el valor de Ciudad
en el campo en el
formulario desde el cual se
ejecut la macro.
Hay ms de 35 entradas en
el campo IdPedido de la
tabla Pedidos.
Hay ms de tres entradas
en la tabla Detalles de
pedidos para los cuales el
campo IdPedido de la
tabla coincide con el
campo IdPedido del
formulario Pedidos.
El valor del campo
FechaEnvo del formulario
desde el cual se ejecuta la
macro no es anterior a 2Feb-2007 y no es posterior
a 2-Mar-2007.
El valor del campo
UnidadesEnStock del
formulario Productos es
menor que cinco.

El valor Nombre del

formulario desde el que se
ejecuta la macro
es Nulo (no tiene valor).
Esta expresin es
equivalente a [Nombre]

76

MANUAL DE ACCESS

[Pas]="UK" And Formularios!

[Total Ventas]![Total
Pedidos]>100

[Pas] In ("Francia", "Italia",

"Espaa") And Longitud([Cdigo
Postal])<>5

CuadroMsj("Confirmar
cambios?",1)=1

[Variables Temporales]!
[MiVar]=43

[ErrorDeMacro]<>0

Es Nulo.
El valor en el campo pas
del formulario desde el
que se ejecuta la macro es
u, y el valor del campo
total pedidos del
formulario total ventas es
mayor que 100.
El valor en el campo Pas
del formulario desde el
cual se ejecuta la macro es
Francia, Italia o Espaa y
el cdigo postal no es de 5
caracteres de longitud.
Haga clic en Aceptar en un
cuadro de dilogo donde la
funcin CuadroMsj muestr
a "Confirmar cambios?".
Si hace clic en Cancelar en
el cuadro de dilogo,
Access omite la accin.
El valor de la variable
temporal MiVar (creada
mediante la accin de
macro DefinirVariableTem
poral) equivale a 43.
El valor de la
propiedad Nmero del
objeto ErrorDeMacro no
es igual a 0, lo que
significa que se ha
producido un error en la
macro. Esta condicin se
puede usar junto con las
acciones de
macro borrarerrordemacr

77

MANUAL DE ACCESS

o y al ocurrir error para

controlar lo que sucede
cuando se produce un
error.

Obtener ms informacin sobre las acciones de las macros

Mientras trabaja en el Generador de macros, puede obtener ms
informacin sobre una accin o un argumento haciendo clic en l y
leyendo su descripcin en el cuadro de la esquina inferior derecha de la
ventana del Generador de macros. Adems, cada accin de macro tiene
asociado un tema de la Ayuda. Para obtener ms informacin sobre
una accin, elija la accin de la lista de acciones y, a continuacin,
presione F1.

Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones

y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para
organizar el cdigo de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic:
versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel.
Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas
en Windows.). Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos: mdulos
estndar (mdulo estndar: mdulo en el que puede colocar los
procedimientos Sub y Function que desee que estn disponibles para
otros procedimientos de la base de datos.) y mdulos de clase (mdulo

78

MANUAL DE ACCESS

Automa
tizar las
tareas
rutinari
as y
crear
solucio
nes
empres
ariales

de clase: mdulo que puede contener la

definicin de un nuevo proyecto. Cada
instancia de una clase crea un objeto nuevo.
Los procedimientos definidos en el mdulo se
convierten en propiedades y mtodos del
objeto. Los mdulos de clase pueden existir
solos o con formularios e informes.).
Los mdulos, un conjunto de declaraciones y
procedimientos de Visual Basic, se almacenan
en una sola unidad.

Cuadro Objeto
Cuadro Procedimiento

Declaraciones
Procedimientos
Botn Vista Procedimiento
Botn Ver mdulo completo

Mdulos de clases

79

MANUAL DE ACCESS

Los mdulos de formularios (mdulo de formulario: mdulo que

incluye cdigo para todos los procedimientos de evento
desencadenados por los eventos que suceden en un formulario
especfico o en sus controles.) y los mdulos de informes (mdulo de
informe: mdulo que incluye cdigo para todos los procedimientos de
evento desencadenados por los eventos que tienen lugar en un informe
especfico o en sus controles.) son mdulos de clases que estn
asociados con un formulario o informe determinado. Los mdulos de
formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta
automticamente en respuesta a un evento iniciado por un usuario o
cdigo de programa o el sistema desencadena.) que se ejecutan en
respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los
procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los
formularios e informes, y su respuesta a acciones de los usuarios, como
hacer clic en un botn de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario
o informe, Microsoft Access crea automticamente un mdulo de
formulario o un mdulo de informe.

Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los

objetos del formulario en el cuadro Objeto...
... y, a continuacin, seleccione un evento en el cuadro Procedimiento.
Los nombres de eventos que ya tienen procedimientos aparecen en
negrita.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes
pueden llamar a procedimientos que haya agregado a los mdulos
estndar.

80

MANUAL DE ACCESS

En Access 97 o versiones posteriores, los mdulos de clase pueden

existir con independencia de un formulario o informe, y este tipo de
mdulo de clase se muestra en la ventana Base de datos (ventana Base
de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de
base de datos nuevos y abrir otros existentes.). Puede usar un mdulo
de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. En
Access 95, los mdulos de clase existen nicamente en asociacin con
un formulario o informe.

Mdulos estndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no
estn asociados a ningn otro objeto y procedimientos usados con
frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base
de datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y un
mdulo de clase que no est asociado a un objeto determinado son el
alcance y la duracin. El valor de las variables y constantes declaradas o
existentes en un mdulo de clase sin un objeto asociado est disponible para su
uso slo cuando el cdigo se est ejecutando y slo desde ese objeto.

Nombre y argumentos de la funcin

Declaraciones e instrucciones de cdigo de Visual Basic

Los mdulos estndar se muestran en Mdulos, bajo Objetos, en la ventana Base
de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base
de datos o un proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos
de base de datos nuevos y abrir otros existentes.). Los formularios, informes y
mdulos estndar se enumeran tambin en el Examinador de objetos (Examinador
de objetos: cuadro de dilogo que muestra informacin sobre objetos,
propiedades, mtodos y constantes en el proyecto actual y en bibliotecas de
objetos a las que se hace referencia, y que se utiliza para buscar un elemento,
obtener ayuda sobre l o pegarlo en un mdulo.).

81

MANUAL DE ACCESS

ESP
ECIF
ICA
CIO
NES
DE
ACC
ESS.

Especificaciones
Base de datos de Access

Atributo
Tamao de archivo de una
base de datos de Microsoft
Access (.mdb) (base de datos
de Microsoft Access:
coleccin de datos y objetos
(como tablas, consultas o
formularios), que est
relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.)
Nmero de objetos en una
base de datos
Mdulos (incluyendo
formularios e informes con la
propiedad tiene un mdulo
asociado (hasmodule)
establecida a Verdadero)
Nmero de caracteres en un
nombre de objeto
Nmero de caracteres en una
contrasea
Nmero de caracteres en un
nombre de usuario o de grupo
Nmero de usuarios que
pueden tener acceso a la vez

Mximo
2 gigabytes menos el espacio
necesario para los objetos de
sistema (objeto del sistema:
objetos de base de datos que
define el sistema, como la
tabla MSysIndexes, o el
usuario. Puede crear un objeto
del sistema dando nombre al
objeto con USys como
primeros cuatro caracteres en
el nombre del objeto.).
32,768
1,000

64
14
20
255

82

MANUAL DE ACCESS

Tabla
Atributo

Mximo

Nmero de caracteres en un nombre de

tabla

64

Nmero de caracteres en un nombre de

campo

64

Nmero de campos en una tabla

255

Nmero de tablas abiertas

2.048; el nmero real puede ser menor

debido a las tablas que abre Microsoft
Access internamente.

Tamao de tabla

2 gigabytes menos el espacio necesario para

los objetos de sistema

Nmero de caracteres en un campo de

texto

255

83

MANUAL DE ACCESS

65.535 cuando se introducen datos desde la

interfaz de usuario;
Nmero de caracteres en un campo memo
1 gigabyte de almacenamiento de caracteres
cuando se introducen datos mediante cdigo
Tamao de un campo objeto OLE

1 gigabyte

Nmero de ndices en una tabla

32

Nmero de campos en un ndice

10

Nmero de caracteres en un mensaje de

validacin

255

Nmero de caracteres en una regla de

validacin

2,048

Nmero de caracteres en una descripcin de

255
tabla o campo
Nmero de caracteres en un registro (sin
incluir los campos memo y objeto OLE)

2,000

Nmero de caracteres en la configuracin de

255
una propiedad

Consulta

84

Atributo

Mximo

Nmero de relaciones
forzadas

32 por tabla menos el nmero de ndices que hay en

la tabla para campos o combinaciones de campos que

MANUAL DE ACCESS

no forman parte de las relaciones

Nmero de tablas en una
consulta

32

Nmero de campos en un
conjunto de registros

255

Tamao de un conjunto de
registros

1 gigabyte

Lmite para ordenar

255 caracteres en uno o ms campos

Nmero de niveles de
consultas anidadas

50

Nmero de caracteres en
una celda de la cuadrcula
de diseo de consulta

1,024

Nmero de caracteres para

un parmetro en una
consulta de parmetros

255

Nmero de AND en una

clusula WHERE o
HAVING

99

Nmero de caracteres en
una instruccin SQL

aproximadamente 64.000

85

MANUAL DE ACCESS

Formulario e informe
Atributo

Mximo

Nmero de caracteres en una etiqueta

2,048

Nmero de caracteres en un cuadro de texto

65,535

Ancho de formulario o informe

22 pulgadas (55,87
cm)

Alto de seccin

22 pulgadas (55,87
cm)

Alto de todas las secciones ms los encabezados de

seccin (en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y
pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede
crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseo de otros existentes.))

200 pulgadas (508

cm)

Nmero de niveles de formularios o informes anidados

Nmero de campos o expresiones que se pueden

ordenar o agrupar en un informe

10

Nmero de encabezados y pies en un informe

1 encabezado/pie de
informe; 1
encabezado/pie de
pgina; 10
encabezados/pies de
grupo

86

Nmero de pginas impresas en un informe

65,536

MANUAL DE ACCESS

Nmero de controles y secciones que puede agregar a lo

754
largo de la vida del formulario o del informe
Nmero de caracteres en una instruccin SQL que
acta como la propiedad Origen Del Registro
(Recordsource) u Origen De La Fila (Rowsource) de un
formulario, informe o control (tanto .mdb como .adp)

32,750

Macro
Atributo

Mximo

Nmero de acciones en una macro (macro: accin o conjunto de acciones

999
utilizados para automatizar tareas.)
Nmero de caracteres en una condicin (condicin: parte del criterio que
debe cumplir un campo cuando se realiza una bsqueda o se aplica un
255
filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor; por ejemplo, el
campo Autor con la condicin igual a con el valor Juan.)
Nmero de caracteres en un comentario

255

Nmero de caracteres en un argumento de accin (argumento de accin:

informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por
ejemplo, el objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las
que tiene lugar la accin.)

255

Proyecto de Access

87

MANUAL DE ACCESS

Atributo

Mximo

Nmero de objetos en un proyecto de Microsoft Access

(.adp) (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se
conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza
32,768
para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no
contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como,
por ejemplo, tablas o vistas.)
mdulos (incluyendo formularios e informes con la propiedad
tiene un mdulo asociado (has module) establecida a verdadero)

1,000

Nmero de caracteres en un nombre de objeto

64
250
(Microsoft
SQL Server
6.5)

Nmero de columnas en una tabla

1024
(Microsoft
SQL Server
7.0 y 2000)

Base de datos de Microsoft SQL Server

Las especificaciones de capacidad mxima de Microsoft SQL Server se
encuentran descritas en la documentacin de SQL Server. Para obtener
ms informacin acerca de los manuales en lnea de SQL Server, visite
el sitio Web de MSDN (slo disponible en ingls).

88

Formulario e informe
Atributo

Mximo

MANUAL DE ACCESS

Nmero de caracteres en una etiqueta

2,048

Nmero de caracteres en un cuadro de texto

65,535

Ancho de formulario o informe

22 pulgadas (55,87
cm)

Alto de seccin

22 pulgadas (55,87
cm)

Alto de todas las secciones ms los encabezados de

seccin (en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y
pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede
crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseo de otros existentes.))

200 pulgadas (508

cm)

Nmero de niveles de formularios o informes anidados

Nmero de campos o expresiones que se pueden

ordenar o agrupar en un informe

10

Nmero de encabezados y pies en un informe

1 encabezado/pie de
informe; 1
encabezado/pie de
pgina; 10
encabezados/pies de
grupo

Nmero de pginas impresas en un informe

65,536

Nmero de controles y secciones que puede agregar a lo

754
largo de la vida del formulario o del informe

89

MANUAL DE ACCESS

Nmero de caracteres en una instruccin SQL que acta

como la propiedad origen del registro (recordsource) u
32,750
origen de la fila (Rowsource) de un formulario, informe
o control (tanto .mdb como .adp)

Macro
Atributo

Mxim
o

Nmero de acciones en una macro (macro: accin o conjunto de

999
acciones utilizados para automatizar tareas.)
Nmero de caracteres en una condicin (condicin: parte del
criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una
bsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben
utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la
condicin igual a con el valor Juan.)

255

Nmero de caracteres en un comentario

255

Nmero de caracteres en un argumento de accin (argumento de

accin: informacin adicional que requieren algunas acciones de
255
macro, por ejemplo, el objeto al que afecta la accin o
condiciones especiales en las que tiene lugar la accin.)

90

MANUAL DE ACCESS

Deter
minar
la
finalid
ad de
la base
de
datos.

La finalidad de la base de datos: El primer

paso para disear una base de datos de
Microsoft Access es determinar la finalidad de
la base de datos y cmo se utiliza. Debe saber
qu informacin desea obtener de la base de
datos. A partir de ah, puede determinar sobre
qu asuntos necesita almacenar hechos (las
tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre
cada asunto (los campos de las tablas). Hable
con los dems usuarios que utilizarn la base
de datos. Piense detenidamente en las
preguntas que desea que responda la base de
datos. Realice bocetos de los informes que
desea que produzca. Rena los formularios
que utiliza actualmente para registrar los
datos. Examine bases de datos bien diseadas
similares a la que va a disear.

En pocas palabras podemos decir que la

finalidad es mantener datos (registros)
organizados, para una mejor manipulacin de ellos, fcil y gil acceso y
en el caso de una empresa o negocio, favorecer la toma de decisiones
porque pueden chequear los registros y estadsticas de hechos
anteriores que estaran registrados ah.

91

MANUAL DE ACCESS

92