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JV*'637-2OO7-UNSM/R.^
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1131-2006-UNSM/Ol
2 3 de J U H O de 2 0 0 7 .
Carta N 583-2007-UNSM/OI,
Tcnicos, Ejecucin
Liquidacin de Obras Realizados por Administracin Directa de la
de Obras y
UNSM'T.
CONSIDERANDO:
Que, el Director de la Oficina de Infraestructura hace llegar mediante
583-2007-UNSM/OI, Gua para l Aprobacin de Expedientes Tcnicos,
Obras y Liquidacin de Obras Realizados por Administracin
UNSM-T, para su aprobacin Hedante emisin de resolucin;
Cirtft N*
Ejecucin de
Directa de la
f' ' ^ f
Id aprueba las Normas para la Ejecucin <ye Obras Pblicas por Administracin
Directa; con Resolucin de Contralora N' 072-98-CG, se aprueba las Normas
tcnlcftf* de Control;
para la Aprobacin de Expedientes
Que, es necesario aprobar "Gua
Oii Ejecucin de Obras y Liquidacin de Obras Realizados por
Directa de la UNSM-T", p ^ a permitir u n mejor seguimiento y
titracln
i d obras;
rp'lr^^Sa USO'dc
itp
luBlUELVi::
'
l-tleillo
Aprobar "GUA PARA LA APROBACIN D E EXPEDIENTES
TtClfXOOi, EJECUCIN D E OBRAS Y LIQUIDACIN D E OBRAS REALIZADOS
POIt ADMSntTRACIN DIRECTA D E LA UNIVERSIDAD NACIONAL D E SAN
' MARTlf TARAPOTO'*, a partir de la emisin de la presente, cuya copia en
parto
presente resolucin.
anexo brma
de la
ArtJgulo 2*f La Oficina
presente reaolucln.
TEROS GARCA
UNSM-T
Ing^Ji-;^^ yiM^I
SAVARRO
^ V r e t a rio \ cuera!
GUA N 01-2006-UNSM
OBJETO DE LA GUIA
Establecer las condiciones, requisitos, funciones, obligaciones y procedimientos
adecuados para el mejor manejo con criterio de eficacia, efectividad y economa
de los recursos materiales y financieros de las obras ejecutadas por
Administracin Directa, segn el siguiente
a)
b)
c)
2.00
FINALIDAD
Establecer los lineamientos que faciliten la a) Aprobacin de los expedientes
tcnicos, b) su Ejecucin y c) Liquidacin tcnica y financiera de la obra, en
concordancia con los dispositivos legales vigentes y con lo dispuesto por esta
gua.
3.06
3.07
3.08
3.09
3.10
3.11
3.12
3.13
4.00
ALCANCE
La presente Gua es de aplicacin obligatoria por las Unidades Estructurales
los rganos desconcentrados y Unidades Ejecutoras, ( que en adelante se les
denominar como Entidad), en lo concerniente a la ejecucin de obras pblicas
por la modalidad de Administracin Directa: a) Aprueben expedientes
tcnicos, b) Ejecuten obras pblicas, y c) Recepcionen y liquiden las obras
ejecutadas.
5.00
5.01
5.02
6.00
6.02
6.03
Cautelar permanentemente que los fondos aprobados para cada obra sean
exclusivamente invertidos en la ejecucin de la misma.
6.04
6.05
6.06
6.07
6.08
6.09
6.10
6.11
6.12
7.00
6.13
6.14
8.00
8.02
8.03
8.04
8.05
8.06
Cada obra debe contar con su expediente tcnico, el que debe estar
constituido por los documentos siguientes, sin ser limitativos:
1.2.3.45.6.7.8.9.-
Cdigo SNIP
Ficha Tcnica original de Obra
Memoria Descriptiva
Especificaciones Tcnicas (Generales y Especficas)
Planos de Ejecucin de obra
Presupuesto con fecha actualizada
Valor referencial y su fecha
Metrados (sustentados con sus respectivos planillas de metrados)
Anlisis de precios unitarios actualizados, que incluye la
descripcin de los trabajos comprendidos en cada precio unitario.
En los citados anlisis NO debe incluirse el IGV, caso
contrario el expediente y la Resolucin que lo aprueba resultar
nula.
10.Anlisis detallado de los Gastos Generales
11.Relacin de insumos, por unidad de medida, cantidad total de
insumo, sus precios unitarios sin IGV (Salvo el caso de
materiales cuya adquisicin fuera de la zona resulte
imprescindible), el parcial por insumo y el total de todos y
cada uno de los insumos.
12.Frmulas Polinmicas de reajustes
13.Programacin de la obra, que comprender:
a.- El Diagrama de Red (PERT-CPM), mtodo de las procedencias
o similar), con la secuencia e interrelacin, desfase y duraciones
estimadas (en das hbiles) de todas las actividades necesarias
para la ejecucin de la obra y su respectiva ruta crtica, con la que
se demostrar fehacientemente el plazo previsto por la Entidad
para la ejecucin de la obra, una vez ajustadas sus duraciones en
el calendario (das calendario).
b.- Diagrama de Barras o de Gantt por cada frmula polinmica;
c.- Calendario valorizado de avance de obra, por cada formula
polinmica, y de adquisicin de materiales
14.El presupuesto analtico del gasto.
Dicho presupuesto analtico de costos se formular de acuerdo al
Clasificador por objeto del gasto del ao vigente.
8.07
8.08
8.09
9.00
EJECUCIN
DE
OBRAS
ADMINISTRACIN DIRECTA.
POR
LA
MODALIDAD
DE
9.01
La
etapa de ejecucin de la obra ser concordante con el Plan Anual
Operativo de la Entidad. No puede ejecutarse una obra por
Administracin Directa, si no est considerada en el Plan Anual de
Inversin Pblica y en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
de la Entidad, debiendo reformularse el citado plan anual de ser el caso,
para llevar a cabo los procesos de adjudicacin de materiales y dems
insumos que se requiera.
9.02
9.03
9.04
9.05
9.06
9.07
9.08
9.09
El replanteo del trazo parcial y/o total de la obra estar a cargo del
ingeniero Residente, verificado y aprobado por el inspector o supervisor.
Las obras se ejecutarn segn lo disponen los documentos que
conforman el expediente tcnico de la obra y de acuerdo a las rdenes
impartidas por el inspector o supervisor, a travs del Cuaderno de Obra.
Estas respondern a la buena prctica de la ingeniera.
Las ordenes procedentes de la Direccin de Infraestructura o la que haga
sus veces, o de cualquier autoridad competente de mayor nivel, sern
transmitidas
al Residente, por intermedio del Ing. Inspector o
Supervisor. Estas rdenes sern consignadas en el Cuaderno de Obra,
podrn ser ejecutadas si el caso y la coyuntura lo ameritan.
En caso de existir diferencias entre los documentos del expediente
tcnico de la obra, el ingeniero Residente har las consultas mediante el
Cuaderno de Obra y debern ser absueltas por el inspector o supervisor,
previa consulta al autor del proyecto (proyectista), o a la Direccin de
Infraestructura (o la que haga sus veces), si lo considerar necesario. El
plazo para resolver ser de 10 (diez) das hbiles.
Toda variacin y/o modificacin de las condiciones y alcance del
contenido del original del expediente tcnico de obra ser probado
sucesivamente por el inspector o supervisor, por la Unidad de Estudios o
la que haga sus veces; y mediante Resolucin emitida por la mxima
autoridad administrativa.
Las valorizaciones de obra :
En las obras por Administracin Directa, se deber formar valorizaciones
tcnicas de avance y valorizaciones financieras segn lo siguiente:
- Las valorizaciones tcnicas de Avance,
se formularn
mensualmente, con la informacin de las valorizaciones de avance de
obra y con los otros montos reconocidos,
(adicionales,
disminuciones, mayores gastos generales por ampliatorias de plazo,
9.10
Las valorizaciones
financieras
mensuales y acumuladas,
elaboradas por el Residente y el inspector o supervisor, deben ser
revisadas y contrastadas con el avance fsico de ejecucin. El
inspector o Supervisor plantear el correctivo pertinente en caso de
encontrar diferencias marcadas con el avance fsico.
b)
9.12
9.13
De los adicionales :
a) Para la aprobacin de un presupuesto adicional por cualquier
variacin y/o modificacin del contenido pre-establecido en el
original del expediente tcnico de obra, el Residente deber presentar
al inspector o supervisor, un expediente contenido.
1.- Informe debidamente sustentado, solicitando la aprobacin del
adicional. En este documento y en todos los otros se consignar
el nmero y la denominacin del adicional, especificndose
adems con los precios del presupuesto aprobado, o si es con
precios nuevos ( y su fecha).
2.- Copias de las anotaciones efectuadas tanto por el Residente, como
del inspector en el Cuaderno de Obra, sobre la necesidad de
ejecutar el adicional.
3.- Planos y/o croquis del adicional a ejecutar.
4.- Presupuesto del adicional, elaborado con los precios del original,
pero considerando slo los gastos generales variables. En el
10.0
GLOSARIO
10.01 Asignacin Presupuestaria: Son los recursos pblicos contenidos en la
Ley Anual de Presupuesto, aprobados para una determinada Entidad del
sector pblico. Dichos recursos deben permitir lograr los objetivo
institucionales del Pliego, debiendo consignarse necesariamente en el
presupuesto institucional como condicin necesaria para su utilizacin
por parte de la Entidad. Salvo a la existencia de un encargado expreso
para tal fin.
Los recursos pblicos estn constituidos por los : recursos ordinarios (
Tesoro Pblico), recursos directamente recaudados ( Ingresos propios),
encargados, las donaciones y los crditos externos.
10.02 Calendario Valorizado de Avance : Es el documento en el que consta
la programacin valorizada de la ejecucin de la obra del expediente
tcnico, por perodos ( mes, quincena, semana, etc.) sealada en la ficha
original de la obra. De no precisarse perodo alguno, se entender que los
perodos sern mensuales.
10.03 Calendario Valorizado de Avance, Fechado : Es el Calendario
Valorizado de Avance que empieza en la fecha de inicio oficial de la
obra.
10.04 Clasificador por objeto del gasto : Es el clasificador segn las
categoras ( genricos
y especifica) establecidas en la Ley del
Presupuesto vigente.
10.05 Cronograma de Ejecucin : Es el documento en el cual consta la
programacin prevista para la ejecucin de la obra, la misma que ser
desarrollada mediante : a) Diagramas de red ( CPM o similar), y b)
Diagrama de barras o de GANTT.
10.06 Componente : Es la divisin de una actividad o proyecto que permite
identificar un conjunto de acciones presupuestarias concretas. Cada
componente a su vez comprende una o mas metas presupuestarias
orientadas a cumplir los objetivos especficos de las actividades o
proyectos previstos a ejecutar durante el ao fiscal.
10.07 Cuaderno de obra : Es el documento que, debidamente legalizado por
Notario Pblico o Juez de Paz, foliado, se abre al inicio de toda obra y en
ANEXO 1 :
FUNCIONES DEL RESIDENTE
Sin ser limitativas, las funciones del Residente con relacin a la obra se ejecute por
Administracin Directa sern las siguientes :
1.-
2.-
3.-
4.-
7.-
Efectuar los trazos parciales y totales de la obra, los mismos que debern
contar con la aprobacin del Inspector o Supervisor.
8.-
9.-
10.-
11.-
12.-
13.-
Ejecutar la obra dentro del plazo oficial, actualizado y vigente (con las
ampliaciones del plazo autorizadas, es decir aprobadas oficialmente por la
mxima autoridad administrativa de la Entidad).
14.-
15.-
16.-
17.-
18.-
19.-
21.-
22.-
23.-
24.-
25.-
26.-
Elaborar los planos de Post construccin, los mismos que debern ser
suscritos por el Residente e Inspector o Supervisor.
27.-
28.-
29.-
30.-
ANEXO 2 :
FUNCIONES DEL INSPECTOR Y/O SUPERVISOR
Sin ser limitativas, las funciones del Inspector o Supervisor sern las de supervisar las
obras en sus aspectos tcnicos-econmico-administrativo segn el siguiente detalle :
1.-
El Expediente Tcnico
La buena prctica y arte de la ingeniera
Lo dispuesto por la presente Gua
Administrar.
2.-
3.-
4.-
5.-
6.-
Velar porque la obra se ejecute dentro del plazo oficial vigente establecido en el
expediente tcnico y sus variaciones y/o modificaciones oficiales aprobados
con Resolucin de la mxima autoridad administrativa.
7.-
8.-
9.-
10.-
11.-
12.-
13.-
14.-
15.-
16.-
17.-
Velar que el Residente efectivamente Jefature la direccin tcnicaadministrativa-econmica de la obra ( con excepcin de las adquisiciones de
bienes y servicios que, por ley, es funcin propia de la Oficina de
Abastecimiento de la Entidad, o quien haga sus veces).
18.-
19.-
20.-
21.-
22.-
23.-
24.-
25.-
26.-
27.-
28.-
29.-
De los informes :
a) Revisar el expediente tcnico de la obra
y emitir
el informe
correspondiente, dentro de los primeros quince (15) das calendario de
iniciada oficialmente la obra, recomendando a la Entidad, se ser el caso, las
medidas que deben adoptarse en resguardo de la calidad y buena ejecucin
de los trabajos, que permitan el mejor cumplimiento de las metas
propuestas.
b) Presentar el informe mensual de la obra dentro de diez (10) das hbiles de
vencido cada mes, informe que tendr el esquema en el anexo respectivo
que forma parte integrante de esta Gua.
c) Presentar informes especiales: adems del informe mensual, el Supervisor
deber presentar, cada vez que se le requiera los informes especiales sobre
31.-
32.-
33.-
34.-
35._
expediente
36.-
37.-
ANEXO 3 :
FICHA TCNICA ORIGINAL DE LA OBRA
Documento cuyo contenido debe ser, como mnimo, el siguiente :
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.-
12.13.14.15.16.17.18.19.20.-
ANEXO 4 :
ESQUEMA DEL INFORME MENSUAL DEL INSPECTOR Y/O
SUPERVISOR
El informe mensual de inspeccin deber ser elaborado por el Inspector o Supervisor
dentro de los ocho (08) das hbiles del mes siguiente al que se informa, dirigido a la
Gerencia Regional de Infraestructura, o quien haga sus veces.
El informe mensual ser presentado en original y una (01) copia, el que ser
considerado como No objetado si en el plazo de diez (10) das hbiles de presentado
no merecen pronunciamiento alguno.
El informe debe contener la informacin siguiente, sin ser limitativa.
1.0
2.0
2.02
2.04
2.05
3.0
Informacin Contables
3.01
3.02
3.03
4.0
Informacin Financiera
De los gastos efectuados realmente en la ejecucin de la obra por
Administracin Directa.
4.01 Efectuar el control presupuestario, reportando mensualmente los montos
parciales y acumulados de la disponibilidad presupuestal aprobada por la
obra.
4.02 Verificar y aprobar las Valorizaciones Tcnico Financieras, reportando
mensualmente los montos parciales y acumulados de los desembolsos
efectuados para la obra, sustentado con las copias fedateadas de las
facturas y/o comprobantes de pago u otros documentos proporcionados
por la Oficina Administrativa, dentro de los plazos previstos.
4.03 Las Valorizaciones Financieras se verificarn con los documentos fuentes
disponibles a la fecha de la valorizacin de avance.
4.04 Presupuesto Analtico de los gastos ejecutados y saldos, parcial y
acumulados; y los porcentajes correspondientes.
5.0
5.02
6.0
Conclusiones y Recomendaciones
6.01
6.02
1.0
OBJETIVO :
FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
-
5.0
DISPOSICIONES GENERALES
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6.0
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1
Liquidacin Tcnica.
a) Ejecucin de la Obra
El Inspector o Ingeniero Residente de Obra presentar dentro del
plazo de quince (15) das calendario a la fecha de trmino de la obra,
toda la informacin mensual y acumulada del avance fsico ejecutado
y que ha determinado el Costo Total Valorizado de la Obra, tomando
los metrados realmente ejecutados, con los precios unitarios
aprobados y reajustados de acuerdo a la (s) Frmula (s) de Reajuste
de Precio que fuera (n) de aplicacin de ser procedente: as como
deduccin de la Valorizacin de Metrados sobrantes ( Deductivos de
Obra).
Esta informacin se presentar mediante un documento que contendr
lo siguiente :
1.- Nombre de la Obra y Cdigo del Componente
2.- Ubicacin de la Obra : indicar el Distrito, Provincia y
Departamento donde se encuentre ubicada la Obra.
3.- Unidad Ejecutora.
4.- Funcionarios Responsables de la Ejecucin : indicar los nombres
y apellidos del Ingeniero Supervisor, del Ingeniero Residente o
Inspector del Asistente Administrativo e incluir las Resoluciones
Directorales de designacin respectiva y los periodos.
5.- Naturaleza de la Obra (tipo de Proyecto)
Antecedentes
Base Legal.
Alcances de los Trabajos y Metas
Descripcin de las Partidas Ejecutas
Procedimientos Constructivos Empleados
Cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas
Descripcin de Obras Adicionales Ejecutadas
Comentarios de las principales ocurrencias del Cuaderno
de Obra respecto de los materiales utilizados, personal de
campo por categoras, equipos mecnicos utilizado en
obra, estado de operatividad, comentarios por los cuales
no se alcanzaron las metas previstas, de ser el caso, etc.
10.-Valor Referencial de la Obra ( Presupuesto del
Expediente
Tcnico).
11.-Cronograma de Avance de Obra Programado
12.-Frmula Polinmica de Reajuste de Precios
13.-Ampliaciones de Plazo : Justicia Tcnica y Resoluciones
14.-Adicionales de Obra: Justificacin Tcnica y Resoluciones
15.-Deductivos de Obra : Justificacin Tcnica y Resoluciones
16.-Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra (Formato VM 1).
17.-Valorizaciones Adicionales Mensuales de Avance de Obra (
Formato VM-1)
18.-Planos de Obra Post Construccin
b) La Comisin con la informacin presentada por el Ing. Inspector o
Ingeniero Residente procesar la liquidacin tcnica actualizada
determinando el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada,
mediante la aplicacin de los siguientes formatos :
1.- Metrados Realmente Ejecutados (Formato N 01-LT)
2.- Resumen de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra
Actualizados ( Formato N 02 LT)
- Clculo de Factores de Reajustes Mensuales Formato N 03 LT).
- Clculo de los Reintegros Mensuales (Formato N 04 Lt).
3.- Resumen de Valorizaciones Adicionales Mensuales de Avance de
Obra Actualizado ( similar Formato N 02 Lt.)
4.- Resumen Costo Total Valorizado de Obra Actualizada Formato
N 05 LT.)
5.- Cronograma Real de Adquisiciones de Materiales ( Formato N
06 - LT.).
6.- Calendario de Avance de Obra Programado o reprogramado
(Formato N 07 LT).
Liquidacin Financiera :
a) Ejecucin del Gasto
Previo a la Liquidacin Financiera el Ing. Inspector o Ingeniero
Residente de Obra y el Asistente Administrativo encargado dentro del
plazo establecido en el tem 6.2 a. deber entregar toda la
informacin de gastos ejecutados en la construccin de la obra, segn
el presupuesto analtico los estados de almacn, movimiento de
bancos y conciliaciones bancarias de Cta. Cte., y dems
informaciones pertinentes.
Se presentar, por lo menos la siguiente informacin :
1.- Presupuesto Analtico Asignado
2.- Relacin de Gastos Mensuales segn partidas especficas del
Analtico por Fuente de Financiamiento (Adjuntar copias del
Libro Auxiliar Estndar).
3.- Ejecuciones Analticas Presupustales Mensuales por Partida
Especfica del Gasto o por Fuente de Financiamiento (
Formato EAP-1).
4.Ejecuciones Analticas Presupustales Mensuales con Costos
Directos y Gastos Generales por Fuente de Financiamiento (
Formato EAP-2)
5.Resmenes Ejecuciones Analticas Presupustales Mensuales
con Costo Directo y Gastos Generales por Fuente de
Financiamiento (Formato EAP-3)
6.Resmenes de Acumulado de Ejecucin Analtica
Presupuestal ( Formato AEP-4).
7.Resmenes de Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual Real
( Formato AEP 5 ).
8.Resmenes de Ejecucin Analtica Presupuestal Acumulado
Real (Formato EAP-6).
9.Movimiento de Bancos Mensuales por Fuente de
Financiamiento.
10.- Conciliaciones Bancarias Mensuales por Fuente de
Financiamiento
11.- Resumen del Consumo Mensual de Almacn Valorizado (
Formato EAP-7)
12.- Resumen General de Movimiento de Almacn (Formato EAP8)
13.- Resumen de Maquinaria Propia Mensual Formato EAP-9)
14.- Resumen de Maquinaria Contratada Mensual (Formato EAP9)
15.- Horas Trabajadas Mensual de Maquinaria Alquilada (Formato
EAP-10)
16.-
RESPONSABLES
1.- Los Directores de la Oficina de Infraestructura o los que hagan sus veces
as como los Ingenieros Residentes y/o Inspectores, Administradores de
Obra y/o Administrativos de las Obras, son responsables de la correcta
aplicacin de la presente Directiva.
2.- La omisin y/o aplicacin incorrecta de la presente directiva por parte de
los funcionarios responsables constituye falta administrativa sancionable,
de conformidad con lo dispuesto por las normas vigentes.
3.- Las Oficinas de Auditoria Interna de la Universidad Nacional de San Martn
- Tarapoto son responsables de supervigilar la correcta y oportuna
aplicacin de la presente Directiva.
ANEXOS
1.-
FORMATOS
1.1
Ejecucin de la Obra :
VM 1 :
Valorizado N Obra Principal o Adicional
1.2
Liquidacin Financiera :
Formato N 01-LF
Formato N 02-LF
Formato N 03-LF
Formato N 04-LF
Formato N 05-LF