Gestión de Los Costes PDF

Unidad 12.
Gestin de los Costes

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI
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PMPeople 2016 | Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI
Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM
PMPeople 2016
1. Introduccin
2. Alcance
3. Tiempo
4.Communicaciones
e Interesados
Estudio del Caso
5. Calidad y
Adquisiciones
6. Recursos Humanos
7. Riesgos
Practicar Examen
8. Costes
9. Integracin
10. Intensivo Tests
Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 2
Unidad 12. Gestin de los Costes

ndice
Introduccin a la Gestin de los Costes del Proyecto
Planificar los Costes
o
o
o
Proceso 7.1 Planificar la Gestin de los Costes

Proceso 7.2 Estimar los Costes
Proceso 7.3 Determinar el Presupuesto
Controlar los Costes

o
Proceso 7.4 Controlar los Costes
Preguntas tipo examen PMP/CAPM

Caso Prctico: Gestin de los Costes
PMPeople 2016
Introduccin a la Gestin de los Costes

del Proyecto
rea de Conocimiento 7
Gestin de los Costes del Proyecto
La Gestin de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados

en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento,
gestionar, y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro
del presupuesto aprobado.
PMPeople 2016
Ejercicio: Calcular el margen directo previsto

Como Director de Proyectos, le interesa saber el margen directo del proyecto que acaba de asumir:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
El proyecto durar 125 das. Se ha vendido al cliente por 1M.

En esta organizacin se reserva un 10% para imprevistos desconocidos.
Se estiman unas reservas para contingencias de 50 k.
Sern necesarios 15 viajes a 5.000 cada uno.
Se ha de comprar un software por 12.000 y un servidor hardware por 13.000.
El director del proyecto dedicar 1.000 horas al proyecto. Su tarifa de venta es de 100 /h.
Trabajarn 5 empleados: 1.000 horas cada uno x 40 /h (selling rate tarifa venta).
Margen de venta: 25% sobre Standard Cost Rate (SCR tarifa coste estndar).
Se subcontratar a 2 personas: 1.000 horas cada una x 50 /h (selling rate tarifa venta).
Se subcontratar un proyecto a precio cerrado por 250k.
El coste de la direccin repercutible a este proyecto es de 7.500.
El coste del departamento de ventas repercutible a este proyecto asciende a 12.500.
El coste por utilizacin de equipos, espacio y resto de instalaciones asciende a 10.000.
PMPeople 2016
Solucin al Ejercicio:
Margen directo planificado previsto = 18%
1.000
25
250
75
Miles de Euros
100
50
-82%
500
Software y Hardware
Subcontratacin Externa FP
Viajes y Dietas
Reserva de Gestin
Reserva para Contingencias
Subcontratacin Externa T&M
Honorarios Internos
100
225
175
DM = 18%
Presupuesto
PMPeople 2016
Gastos
Reservas
Ppto.
Neto
Costes
Directos
Margen
Directo
Operative Margin
= 15%
Comparando Inicio y Cierre

Real
Planificado
Software y Hardware
Subcontratacin Externa FP
1.000
25
1.050
25
Viajes y Dietas
Reserva de Gestin
250
250
Reserva para Contingencias

Subcontratacin Externa T&M
100
Honorarios Internos
75
120
100
50
50
500
505
100
84
225
297
175
124
Presupuesto
PMPeople 2016
Gastos
Reservas
Ppto.
Neto
Costes
Directos
Margen
Directo
Presupuesto
Gastos
Reservas
Ppto.
Neto
Costes Margen
Directos Directo
Financiacin (Facturacin)
Real
Planificado
1.050
1.000
300
400
100
50
200
300
300
50
150
150
50
M1
PMPeople 2016
M2
M3
M4
M5
M6
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
WIP (Work In Progress)

DSO (Days Sales Outstanding)
DSO = DSO sin facturar + DSO facturado
Valor Ganado
k
en curso sin facturar (WIP)
Valor Ganado
Facturado
das
DSO sin facturar
das
k
k
Trabajo en Curso (WIP)
Valor Ganado
facturado pte. de cobro
das
das
DSO facturado
PMPeople 2016
Paso a paso con TALAIA OpenPPM

9) Desempeo de Costes (22/07/2014)
250
EV = 250k
Billed = 150k
WIP = 100k
200
150
100
50
0
0
PMPeople 2016
10
20
30
40
50
60
70
DSO = 32d
80
Herramientas de Estimacin de Costes

Estimacin anloga
Un tipo de estimacin descendente (top-down)
Usa el conocimiento de proyectos similares

Estimacin paramtrica
Estimacin a partir de los costes unitarios
A partir de las relaciones matemticas
Anlisis de regresin, curva de aprendizaje
Estimacin ascendente
Estimacin detallada de costes
Comenzar a nivel de detalle y sumar hacia arriba
Estimacin por tres valores
Sin un +/- no es una estimacin de coste
Optimista, pesimista, ms probable
PMPeople 2016
Pros y Contras de las Estimaciones

La estimacin anloga
o Ventajas: rpida, poco coste, y no requiere identificar las actividades.
o Inconvenientes: Poco precisa (orden de magnitud), requiere mucha experiencia, no considera las diferencias entre
los proyectos, no sirve para justificar las necesidades, y es muy difcil de aplicar en proyectos con incertidumbre.
La estimacin ascendente
o Ventajas: Es ms precisa (rangos de 10%), transmite credibilidad al patrocinador y al equipo, se basa en un anlisis
detallado, y proporciona una base para el seguimiento y el control.
o Inconvenientes: Requiere tiempo, esfuerzo y conocimiento para descomponer el proyecto en unidades ms
pequeas.
Las estimaciones ms precisas son: La estimacin paramtrica, ascendente y por tres valores (con rango de
incertidumbre pequeo).
Las estimaciones menos precisas son: La estimacin por analoga, y por tres valores (con rango de incertidumbre
grande).
A veces, la estimacin por analoga se denomina tambin estimacin descendente (top-down).
PMPeople 2016
El Cono de la Incertidumbre
1,75x
1,1x
x
+75%, -25%
+10%, -5%
Tiempo
0,95x
Definitiva
0,75x
Orden de
Magnitud
PMPeople 2016
Estimaciones de Coste, Reservas

Lnea Base y Presupuesto
Imprevistos Desconocidos
Imprevistos Conocidos
= Reserva de Gestin
= Reservas para Contingencias

50
Lnea Base
Costes
Reserva
Gestin
100
Miles de
1.000
1.150
1.100
Mitigacin
Incluido en el Coste de
Las Actividades
Estimaciones Reservas para
de Coste
Contingencias
PMPeople 2016
Presupuesto
Estimaciones de Coste, Reservas

Lnea Base y Presupuesto
Presupuesto del Proyecto

Presupuesto
del Proyecto
Reserva
de Gestin
Lnea Base
de Costes
(BAC)
Cuentas
de Control
Reserva para
Contingencias
Estimaciones
de Costes de
los Paquetes
de Trabajo
BAC
Reserva para
Contingencias
de las
Actividades
Estimaciones de
Costes de las
Actividades
PMPeople 2016
Cmo va el proyecto?
Buena prctica: En un proyecto deben monitorizarse slo las actividades principales
Caso:
Proyecto en 6 meses, con 4 actividades principales
Queremos determinar el avance en la reunin de seguimiento de finales de abril
Proyecto
ene
feb
mar
abr
may
jun
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Actividad D
30.04.2009
El punto de corte 30 de abril no indica grado de avance
PMPeople 2016
Cmo va el proyecto?
Al planificar cada actividad tenemos duracin y coste previstos
Si no queremos cuantificar el coste en euros, podemos cuantificarlo en horas
El presupuesto puede periodificarse a lo largo del tiempo
A medida que avanza el proyecto pueden registrarse horas incurridas
Cost
BAC
AC
PV
Caso:
Presupuesto total = 6.000 horas (1.500 + 1.500 + 2.000 + 1.000)
Presupuesto a finales de abril = 4.000 horas (1.500 + 1.500 + 1.000 + 0)
Horas incurridas a finales de abril = 3.700 horas (1.200 + 1.000 + 1.500 + 0)
Proyecto
ene
feb
mar
abr
may
jun
PD
Time
6.000 / 4.000 / 3.700 (*)

1.500 / 1.500 / 1.200
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Actividad D
1.500 / 1.500 / 1.000

2.000 / 1.000 / 1.500
1.000 / 0 / 0
(*) Horas Presupuestadas totales / hasta la fecha /

Incurridas hasta la fecha
30.04.2009
Hemos gastado 300 horas menos que las presupuestadas.

El proyecto parece que va bien, pero con estos datos no se sabe
PMPeople 2016
Cmo va el proyecto?
Para cada actividad, puede registrarse el % de trabajo completado, o producido
Con la tripla presupuestado-incurrido-producido:
Podemos cuantificar las desviaciones hasta la fecha
Podemos proyectar las desviaciones futuras
Cost
BAC
AC
PV
EV
PD
Caso:
Time
Situacin actual (58% de avance):
Desviacin prevista a la conclusin:
sobrecoste actual: 200 horas-persona
sobrecoste a la conclusin: 343 horas-persona
retraso actual : 10 das
retraso a la conclusin: 17 das
Proyecto
ene feb mar abr may jun
1.500 / 1.500 / 1.200 / 1.500 (100%)
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Actividad D
(*) Horas Presupuestadas totales / hasta la fecha /
Incurridas hasta la fecha / Producidas hasta la fecha
6.000 / 4.000 / 3.700 / 3.500 (*)

1.500 / 1.500 / 1.000 / 500 (33%)
2.000 / 1.000 / 1.500 / 1.500 (75%)
1.000 / 0 / 0 / 0 (0%)
30.04.2009
Presupuestado-Incurrido-Producido dicen cmo va el proyecto y cmo terminar

EVM es la nica forma estandarizada de cuantificar el grado de avance (ANSI 748)
PMPeople 2016
EVM (estndar ANSI 748) en Wikipedia
PMPeople 2016
Coste
Terminologa EVM (estndar ANSI 748)

EAC
ETC
PV
BAC
AC
trabajo
pendiente
EV
AT
TEAC
PD
Lnea Base
PMPeople 2016
tiempo
Situacin
BAC
Budget At Completion
(Presupuesto a la
Conclusin)
EV
BCWP
Earned Value (Valor Ganado)

BCWP (Budgeted Cost of Work Performed
Coste Presupuestado del Trabajo Realizado)
PD
Planned Duration
(Duracin Prevista)
PV
BCWS
Planned Value (Valor Planificado)

BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled
Coste Presupuestado del Trabajo Planificado)
AC
ACWP
Actual Cost (Coste Real)

ACWP (Actual Cost of Work Performed Coste
Real del Trabajo Realizado)
AT
Actual Time (Tiempo Real)
Pronstico
EAC
Estimate At Completion
(Estimacin a la
Conclusin)
TEAC
Time Estimate At
Completion (Duracin
Estimada a la Conclusin)
ETC
Estimate To Complete
(Estimacin hasta la
Conclusin)
Frmulas bsicas de EVM
Lnea Base
Situacin
Pronstico
Planned
Value
Earned
Value
Actual
Cost
Estimate at
Completion
Budget at
Completion
PV
EV
AC
EAC
BAC
Schedule
Performance
Cost
Performance
Estimate to
Complete
SV = EV PV
SPI = EV / PV
CV = EV AC
CPI = EV / AC
ETC = EAC AC
EAC = AC + ETC
Variance at
Completion
VAC= BAC EAC (1) Suponiendo
EAC(1) = BAC / CPI que las
desviaciones
se mantienen
PMPeople 2016
Frmulas EVM
PMPeople 2016
Aplicando EVM al ejemplo anterior
Informe de situacin (completado al 58%):
Pronstico a la conclusin:
sobrecoste actual: 200 horas-persona
sobrecoste a la conclusin: 343 horas-persona
retraso actual: 10 das
retraso a la conclusin: 17 das
Project
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
6000 / 4000 / 3700 / 3500 (*)

1.500 / 1.500 / 1.200 / 1.500 (100%)
Control Account 1
Control Account 2
Control Account 3
Control Account 4
1.500 / 1.500 / 1.000 / 500 (33%)

2.000 / 1.000 / 1.500 / 1.500 (75%)
1.000 / 0 / 0 / 0 (0%)
April 30th
Datos:
Situacin:
Pronstico:
BAC = 6000
POC = EV / BAC = 3500 / 6000 = 58%
EAC = BAC / CPI = 6000 / 0.945 = 6343
PD = 6 *20 = 120
CV= 3500-3700 = -200
VAC = BAC EAC = 6000 - 6343 = -343
PV = 4000
SV = 3500-4000 = -500
TEAC = PD / SPI = 120 / 0.875 = 137
AC = 3700
TV= SV / (BAC/PD) = -500/(6000/120) = -10
TVAC = PD - TEAC = -17
EV = 3500
CPI = 3500 / 3700 = 0.945

SPI = 3500 / 4000 = 0.875
PMPeople 2016
EVM en accin
Un proyecto de 10 semanas de duracin, presupuesto a la finalizacin 100 k. En la reunin de seguimiento se tiene PV=60 k, AC=80 k,
EV=50 k.
o La desviacin en coste (Cost Variance) se calcula CV= EV-AC=50-80= -30 k (es negativo, hay un sobrecoste de 30 k).
o La desviacin en plazo (Schedule Variance) se calcula SV= EV-PV=50-60= -10 k (es negativo, hay retraso). A la finalizacin del
proyecto, SV=0.
o El ndice de rendimiento de costes (Cost Performance Index) se calcula CPI = EV/AC = 0,63 (es menor que 1, hay sobrecoste: 1
invertido produce 0,63 ).
o El ndice de rendimiento del cronograma (Schedule Performance Index) se calcula SPI = EV/PV = 0,83 (es menor que 1). A la
finalizacin del proyecto, SPI=1.
100
Budget
at
Completion
(BAC)
Cost (K)
80
60
Actual
Cost
(AC)
Planned
Value
(PV)
50
Earned
Value
(EV)
Al finalizar el proyecto:
EV=BAC; SPI=1; SV=0
Durante el proyecto puede
ser EV>PV pero nunca
EV>BAC.
time
10 weeks
Schedule at Completion (SAC)
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Lnea Base de Costes y

Requisitos de Financiacin
meses
coste
Requisitos de Financiacin
(Funding Requirements)
coste
coste
Lnea Base de Costes

(Cost Baseline)
BAC
PV
tiempo
BAC: Presupuesto a la Finalizacin
PV: Valor Planificado
tiempo
PMPeople 2016
Pronsticos
Coste
La Estimacin del Coste a la Finalizacin (EAC, Estimate At Completion) es siempre igual al Coste Real ms la Estimacin hasta la
Conclusin (ETC, Estimate To Complete)
Es decir, siempre: EAC = AC + ETC
Pero hay 5 formas distintas calcular ETC:
o 1) Si los supuestos no eran correctos: Estimacin detallada bottom-up del Trabajo Pendiente
o 2) Si las desviaciones no eran tpicas -> Proyeccin basada en el presupuesto: ETC = BAC - EV
EAC
ETC
PV
BAC
AC
trabajo
pendiente
EV
TEAC
AT
o
PD
tiempo
EAC =
BAC/CPI
Si las desviaciones se mantendrn:

3) Proyeccin basada en el desempeo de costes: ETC = (BAC - EV) / CPI
4) Proyeccin basada en el desempeo de costes y cronograma: ETC = (BAC - EV) / (CPI * SPI)
5) Proyeccin basada en el desempeo proporcionado de costes y cronograma: ETC = (BAC - EV) / (0.8*CPI + 0.2*SPI)
PMPeople 2016
TCPI (To Complete Performance Index)

ndice de Desempeo del Trabajo por Completar
Cunto trabajo hay que completar por
financiado
para terminar sin sobrecoste?
Trabajo
pendiente
TCPI = 1,09
Para terminar sin sobrecoste,
por cada euro invertido
deberan producirse 1,09
Financiacin
restante
CPI = 0,95
pero por cada euro invertido
se estn produciendo 0,95
TCPI
Coste
EAC
PV
TCPI2 = (BAC-EV) / (EAC-AC)
financiacin
restante 1
BAC
AC
EAC
Coste
TCPI1 = (BAC-EV) / (BAC-AC)
PV
BAC
AC
trabajo
pendiente
EV
trabajo
pendiente
EV
TEAC
AT
PMPeople 2016
financiacin
restante 2
PD
TEAC
tiempo
AT
PD
tiempo
Usando EVM
Un proyecto tiene un presupuesto de 100 M, duracin 5 aos (60 meses)

Al finalizar el 4 ao, se ha gastado 90 M, se haba presupuestado 80 M
El trabajo se ha terminado al 75% (se ha ganado 75 M)
EV = 75 M; AC = 90 M; PV = 80 M
CPI = 75 / 90 = 0,83
CV = 75 - 90 = -15 M
ETC = (100 - 75)/ 0,83 = 30 M
EAC = 90 + 30 = 100 / 0,83 =120 M
PCO = 120 - 100 = 20 M = 20%
SPI= 75 / 80 = 0,94
SV = 75 - 80 = -5 M
TV = (75 - 80) / (100/60) = -3 meses
TEAC = 60 / 0,94 = 64 meses
TVAC = 60 - 64 = -4 meses
El proyecto tiene un sobrecoste actual de 15 M

El sobrecoste previsible al final del proyecto ser de 20 M
El proyecto tiene un retraso actual de 3 meses
El retraso previsible al final del proyecto ser de 4 meses
PMPeople 2016
Sarbanes-Oxley
material
financial
issues
Informacin ejecutiva a nivel Proyecto
Presupuestado 758 k; Incurrido 798 k; Producido 559 k; ETC 2.178 k

Situacin actual: Sobrecoste 239 k; Retraso 1,3 meses
Previsin a fin de proyecto: Sobrecoste 891 k (43%); Retraso 5 meses
2008
Proyecto PR1
2009
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01
VENTA / INCUR. / PROD.

(2.276 / 798 / 559)
(417 / 480 / 417)
Lanzamiento
1.12.08
Sistema A
Diseo Tcnico
(208 / 115 / 121)

1.1.09
Codificacin Factora
(313 / 122 / 18)

1.3.09
Implantacin
(313 / 0 / 0)
1.5.09
Sistema B
Diseo Tcnico
(208 / 81 / 0)
1.2.09
Codificacin Factora
(313 / 0 / 0)
1.6.09
Implantacin
(313 / 0 / 0)
1.8.09
(191 = 31,8*6 / 0 / 0)
Mantenimiento
1.6.09
1.7.09
1.8.09
1.9.09
1.10.09
1.11.09
31.12.08
PMPeople 2016
Earned Value Measurement Methods

Discrete Effort: Percent Complete / Fixed Formula
Status Date (fecha de medicin del estado)
Paquete de Trabajo A: PV = 100
100% completado
Paquete de Trabajo B: PV = 100
80% completado
Paquete de Trabajo C: PV = 100
30% completado
Paquete de Trabajo D: PV = 100
0% completado
%
completado
PMPeople 2016
50/50
Frmula Fija
25/75
0/100
A=
100
100
100
100
B=
80
50
25
C=
30
50
25
D=
CC=
0
210
0
200
0
150
0
100
Earned Value Measurement Methods
PMPeople 2016
Plazo Ganado (Earned Schedule ES)
ES es el momento en el que el dato

actual de EV estaba planificado que
ocurriera en la lnea base de costes.
Cost
PV
EV
PMPeople 2016
Plazo Ganado (Earned Schedule ES)
PMPeople 2016
Terminologa del Plazo Ganado (ES)

SV($) = EV-PV
PMPeople 2016
SPI($) = EV/PV
Control del Proyecto con Plazo Ganado (ES)
CPI
1,6
1,4
46
1,2
21 41
36
26
1,0
0,8
16
6
0,6
51
56
31 66 61
11
0,4
0,2
SPI(t)
0,0
0,0
PMPeople 2016
0,2
0,4
0,6
0,8
1,0
1,2
1,4
1,6
Clculo del Plazo Ganado (ES)

40.000
35.000
(25, 23560)
30.000
23.560
25.000
23.220
19.480
20.000
(20+, 23220)
15.000
PV
EV
10.000
AC
5.000
0
5
10
15
20
25
30
35
45
50
(20, 19480)
23220 19480
SV(t)
ES
40
23560 19480
=
AT
25-20
ES = 20 + = 24,58 das
SV(t) = Variacin del cronograma en tiempo = ES- AT = 24,58-35 = -10,42 das
PMPeople 2016
Algunas grficas usadas en EVM

5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
0
SV(t)
50.000
44.788
40.000
-5
34.968
-10
27.797
30.000
-14
20.000
-15
PV
EV
10.000
AC
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
10
15
20
25
30
35
40
45
50
CV
-10.000
-16.991
-20.000
PMPeople 2016
EVM en Microsoft Project

Vista Task Sheet, tabla EVM.
Antes es necesario:
Asignar recursos a las tareas
o Detallar el coste horario de cada recurso
o Registrar las horas incurridas
o Actualizar la estimacin de las horas
pendientes de cada tarea
o
PMPeople 2016
EVM en Microsoft Project

Algunas versiones de Microsoft Project mantienen las denominaciones antiguas:
o PV = BCWS: Budget Cost of Work Scheduled (Coste Presupuestado del Trabajo Planificado)
o EV = BCWP: Budget Cost of Work Performed (Coste Presupuestado del Trabajo Realizado)
o AC = ACWP: Actual Cost of Work Performed (Coste Real del Trabajo Realizado)
A veces, las siglas se traducen al espaol:
o PV = CPTP: Coste Presupuestado del Trabajo Programado
o EV = CPTR: Coste Presupuestado del Trabajo Realizado
o AC = CRTR: Coste Real del Trabajo Realizado
o BAC = CPF: Coste Presupuestado al Finalizar
o SV = VP: Variacin de la Programacin
o CV = VC: Variacin del Coste
o SPI = IRP: ndice de Rendimiento de Plazo
o CPI = IRC: ndice de Rendimiento de Costes
o EAC = CEF: Coste Estimado al Finalizar
o TCPI = IRPC: ndice de Rendimiento para Completar
PMPeople 2016
Caso prctico con EVM: La Valla

Su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 da de trabajo de
un operario, por 200. Los lados se hacen secuencialmente. Comienza el trabajo el
da 12/09/2011. Usted presupuest 800 .
Al final del da 3 (14/09/2011):
o Ha completado el lado 1 (coste 200)
L2
o Y el lado 2 (coste 275)
o El lado 3 est completado al 50% (coste 200)
L1
Cunto pagar finalmente?
L3
L4
PMPeople 2016
Resumen del Ejercicio de la Valla
PMPeople 2016
Resumen del Ejercicio de la Valla
PMPeople 2016
Gestin de los Costes: Procesos

Planificacin
Inicio
IPECC
4. Integracin
.1
.2
.1
.2
5. Alcance
.3
.3
.4
.1
.2
7. Coste
.7
.3
.4
8. Calidad
.1
.2
9. RR.HH.
.1
.2 .3 .4
10. Comunicaciones
.1
.2
.2
.1 .3 .5
11. Riesgos
13. Interesados
PMPeople 2016
.1
.3
.3
.6
.4
12. Adquisiciones
.6
.5 .6
.1 .3 .5
.2 .4 .6
6. Tiempo
.4 .5
.1
.2
.3
.2
.3
.4
.4
Gua del
PMBOK
Control
Ejecucin
Cierre
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del P. 8.1 Planificar la Gestin de Calidad

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del P. 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad
4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del P.
8.3 Controlar la Calidad
4.4 Monitorizar y Controlar el Trabajo del P.
9.1 Planificar la Gestin de RR.HH.
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones
5.2 Recopilar Requisitos
10.2 Gestionar las Comunicaciones
5.3 Definir el Alcance
10.3 Controlar las Comunicaciones
5.4 Crear la EDT
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos
5.5 Validar el Alcance
11.2 Identificar los Riesgos
5.6 Controlar el Alcance
11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos
6.1 Planificar la Gestin del Cronograma
11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos
6.2 Definir las Actividades
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 11.6 Controlar los Riesgos
12.1 Planificar la Gestin de Adquisiciones del P.
6.5 Estimar la Duracin de las Actividades
12.2 Efectuar las Adquisiciones
6.6 Desarrollar el Cronograma
12.3 Controlar las Adquisiciones
6.7 Controlar el Cronograma
12.4 Cerrar las Adquisiciones
7.1 Planificar la Gestin de los Costes
13.1 Identificar a los Interesados
7.2 Estimar los Costes
13.2 Planificar la Gestin de los Interesados
7.3 Determinar el Presupuesto
13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados
7.4 Controlar los Costes
13.4 Controlar la Participacin de los Interesados
Gua del PMBOK Captulo 7

Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar, y controlar los costes de modo que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado
7.1
Planificar la Gestin Establecer las polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para
planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costes del proyecto.
de los Costes
7.2 Estimar los Costes

7.3
Determinar el
Presupuesto
Desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar

las actividades del proyecto.
Sumar los costes estimados de las actividades individuales o de los paquetes de
trabajo para establecer una lnea base de coste autorizada.
Monitorizar el estado del proyecto para actualizar los costes del mismo y gestionar
7.4 Controlar los Costes posibles cambios a la lnea base de costes.

PMPeople 2016

Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar, y controlar los costes de modo que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado
auto-examen
sobre Entradas,
Herramientas y
Tcnicas, y Salidas
Terminologa 1
Terminologa 2
PMPeople 2016
PMBOK Guide Chapter 7

Documents
Project Management Plan

Change management plan
Communications management plan
Configuration management plan
Cost baseline
Cost management plan
Human resource management plan
Process improvement plan
Procurement management plan
Scope baseline
- Project scope statement
- WBS
- WBS dictionary
Quality management plan
Requirements management plan
Risk management plan
Schedule baseline
Schedule management plan
Scope management plan
Stakeholder management plan
PMPeople 2016
Project Documents
Activity attributes
Activity cost estimates
Activity duration estimates
Activity list
Activity resource requirements
Agreements
Assumption log
Basis of estimates
Change log
Change requests
Forecasts
- Cost forecasts
- Schedule forecasts
Issue log
Milestone list
Procurement documents
Procurement statement of work
Project calendars
Project charter
Project funding requirements
Project schedule
Project schedule network diagrams
Project staff assignments
Project statement of work
Quality checklists
Quality control measurements
Quality metrics
Requirements documentation
Requirements traceability matrix
Resource breakdown structure
Resource calendars
Risk register
Schedule data
Seller proposals
Source selection criteria
Stakeholder register
Team performance assessments
Work performance data
Work performance information
Work performance reports

Documentos
Plan de Gestin del Proyecto

Plan de gestin de los cambios
Plan de gestin de las comunicaciones
Plan de gestin de la configuracin
Lnea base de costes
Plan de gestin de los costes
Plan de gestin de los recursos humanos
Plan de mejoras del proceso
Plan de gestin de las adquisiciones
Lnea base del alcance
- Enunciado del alcance del proyecto
- EDT
- Diccionario de la EDT
Plan de gestin de la calidad
Plan de gestin de los requisitos
Plan de gestin de los riesgos
Lnea base del cronograma
Plan de gestin del cronograma
Plan de gestin del alcance
Plan de gestin de los interesados
PMPeople 2016
Documentos del Proyecto

Atributos de las actividades
Estimacin de costes de las actividades
Estimacin de la duracin de las actividades
Lista de actividades
Requisitos de recursos de las actividades
Acuerdos
Registro de supuestos
Base de las estimaciones
Registro de cambios
Solicitudes de cambios
Pronsticos
- Pronsticos de costes
- Pronsticos del cronograma
Registro de incidentes
Lista de hitos
Documentos de las adquisiciones
Enunciado del trabajo relativo a adquisiciones
Calendarios del proyecto
Acta de constitucin del proyecto
Requisitos de financiacin del proyecto
Cronograma del proyecto

Diagramas de red del cronograma del proyecto
Asignaciones de personal al proyecto
Enunciado del trabajo del proyecto
Listas de verificacin de calidad
Mediciones de control de calidad
Mtricas de calidad
Documentacin de requisitos
Matriz de trazabilidad de requisitos
Estructura de desglose de recursos
Calendarios de recursos
Registro de riesgos
Datos del cronograma
Propuestas de los proveedores
Criterios de seleccin de proveedores
Registro de interesados
Evaluaciones del desempeo del equipo
Datos de desempeo del trabajo
Informacin de desempeo del trabajo
Informes de desempeo del trabajo
Planificar los Costes

49
Procesos de Planificacin de
Planificacin
Inicio
Control
Ejecucin
Cierre
PMPeople 2016
Proceso 7.1 Planificar la Gestin de los Costes

Establecer las polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y
controlar los costes del proyecto.
PMPeople 2016
Salida 7.1.3.1 Plan de Gestin

de Costes
Describe la forma en que se planificarn, estructurarn y controlarn los costes
del proyecto. Documenta los procesos de gestin de costes, as como sus
herramientas y tcnicas asociadas. Incluye:
o Unidades de medida
o Nivel de precisin
o Nivel de exactitud
o Enlaces con los procedimientos de la organizacin
o Umbrales de control
o Reglas para la medicin del desempeo
o Formatos de los informes
o Descripciones de los procesos
o Detalles adicionales:
PMPeople 2016
fuentes de financiacin
gestin de fluctuaciones de divisas
procedimientos para el registro de costes incurridos
etc.
Salida 7.1.3.1 Plan de Gestin

de Costes
Reglas para la medicin del desempeo con EVM:
Definir los hitos de medicin de las cuentas de control.
o Establecer los mtodos de medicin del valor ganado (p.ej., para los
paquetes de trabajo que suponen esfuerzo discreto, se podra elegir
entre los siguientes cuatro mtodos de medicin: porcentaje
completado, hitos ponderados, frmula fija o avance fsico)
o Especificar las metodologas de seguimiento y las frmulas de cmputo
de gestin del valor ganado
o
PMPeople 2016
Proceso 7.2 Estimar los Costes

Desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
PMPeople 2016
Cunto cuestan los recursos de cada actividad?

En este proceso se estiman los costes para todos los recursos que se van a asignar
al proyecto. Estos incluyen:
personal
materiales
equipamiento
servicios e instalaciones
otras categoras especiales:
factor de inflacin
costes de financiacin
reservas para contingencias
Las estimaciones de costes se expresan normalmente en unidades de alguna
moneda (p.ej., dlares, euros, yenes, etc.), aunque en algunos casos pueden
emplearse otras unidades de medida, como las horas o los das de trabajo del
personal para facilitar las comparaciones, al eliminar el efecto de las fluctuaciones
de las divisas.
Lnea base del Alcance

EDT
Proyecto
Enunciado
del Alcance
Cuentas
de Control
Paquetes
de Trabajo
Diccionario
de la EDT
Actividades
Recursos
Costes
PMPeople 2016
El Cono de la Incertidumbre
Revisar y refinar las estimaciones de costes de las actividades a lo largo del
transcurso del proyecto
1,75x
1,1x
+75%, -25%
+10%, -5%
Tiempo
0,95x
Definitiva
0,75x
Orden de
Magnitud
PMPeople 2016
Entradas 7.2.1
1. Plan de gestin de costes

2. Plan de gestin de los recursos humanos
3. Lnea base del alcance
4. Cronograma del proyecto
5. Registro de riesgos
6. Factores ambientales de la empresa
7. Activos de los procesos de la organizacin
PMPeople 2016
Tcnicas y Herramientas 7.2.2

1. Juicio de expertos
2. Estimacin por analoga
3. Estimacin paramtrica
4. Estimacin ascendente
5. Estimacin por tres valores
6. Anlisis de reserva
7. Coste de la Calidad
8. Software de gestin de proyectos
9. Anlisis de ofertas de proveedores
10. Tcnicas grupales de toma de decisiones
PMPeople 2016
Tcnica 7.2.2.5 Estimacin por Tres Valores

Sin no es una estimacin
PMPeople 2016
Una estimacin sin un no es una estimacin

Ejercicio PERT
2 paquetes de trabajo A y B
o Estimacin para paquete A: 45.000 300 (confianza 68%)
o Estimacin para paquete B: 65.000 800 (confianza 95%)
Cul es la estimacin para la cuenta de control AB?
o Solucin: 110.000 1.000 (confianza 95%)
o Clculo:
Coste esperado de AB = 45.000 + 65.000 = 110.000
PMPeople 2016
Varianza de A = 300^2 = 90000

Varianza de B = (800/2)^2 = 160000
Varianza de AB = 90000+160000 = 250000 (varianza de la suma = suma de las varianzas)
Desviacin estndar de AB = SQRT(250000) = 500

Ejercicio
La tabla muestra los 3 valores para las actividades de un proyecto.
Calcular la estimacin para el proyecto completo.
PMPeople 2016

Solucin
El proyecto costar 208.783 9.247 (confianza 68%)
El proyecto costar entre 199.536 y 218.030 (confianza 68%)
Notar que se tienen en cuenta todas las actividades (no slo las del camino critico)
PMPeople 2016
Proceso 7.3 Determinar el Presupuesto

Sumar los costes estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una lnea base de
coste autorizada.
PMPeople 2016
Entradas 7.3.1
1. Plan de gestin de costes

2. Lnea base del alcance
3. Estimacin de costes de las actividades
4. Base de las estimaciones
5. Cronograma del proyecto
6. Calendarios de recursos
7. Registro de riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los procesos de la organizacin
PMPeople 2016

1.
2.
3.
4.
5.
Agregacin de costes
Anlisis de reservas
Juicio de expertos
Relaciones histricas
Conciliacin del lmite de financiamiento
PMPeople 2016
Salidas 7.3.3
1.
2.
3.
Lnea base de costes

Requisitos de financiamiento del proyecto
Actualizaciones de los documentos del proyecto
coste
Financiacin
tiempo
Lnea Base de Costes
coste
BAC
PV
tiempo
PMPeople 2016
Controlar los Costes

67
Control de Costes
El Director de Proyectos es responsable de terminar el proyecto con el presupuesto asignado. Para alcanzar
este objetivo debe medir continuamente el grado de avance real y comparar contra lo planificado en la lnea
base del rendimiento de costes
Si las desviaciones son significativas, se debe investigar las causas, proponer cambios que implican tomar
acciones correctivas o preventivas. A veces es necesario actualizar la lnea base del rendimiento de costes,
lo cual es un cambio muy importante y debe hacerse de forma consensuada con los interesados
Cualquier cambio, incluyendo el cambio de la lnea base de costes, debe canalizarse a travs del proceso 4.5
Realizar Control Integrado de Cambios
BAC
PMPeople 2016
Procesos de Control de
Planificacin
Inicio
Control
Ejecucin
Cierre
PMPeople 2016
Proceso 7.4 Controlar los Costes

Monitorizar el estado del proyecto para actualizar los costes del mismo y gestionar posibles cambios a la lnea base de costes.
PMPeople 2016
Entradas 7.4.1
Plan para la direccin del proyecto (lnea base + plan)
Requisitos de financiamiento del proyecto
Datos de desempeo del trabajo
Activos de los procesos de la organizacin
Project Cost Baseline

480
Thousands
500
400
Project Finance Plan
493
500
Thousands
1.
2.
3.
4.
500
400
400
380
275
300
300
200
200
165
200
100
100
60
100
Planned Value
PMPeople 2016
Planned Financing

Gestin del Valor Ganado
Pronsticos
ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI)
Revisiones del desempeo
Software de gestin de proyectos
Anlisis de reservas
Coste
1.
2.
3.
4.
5.
6.
EAC
ETC
PV
BAC
AC
Trabajo
restante
EV
TEAC
AT
PMPeople 2016
PD
tiempo

73
Consideraciones para el examen PMP

1. Un Director de Proyectos no debe aceptar sin ms las restricciones de presupuesto impuestas por la organizacin ejecutora si no son
realistas. Por el contrario, debe analizar las necesidades reales del proyecto, obtener sus propias estimaciones y resolver las diferencias
para establecer objetivos realistas.
2. En las estimaciones de los costes de las actividades deben colaborar los especialistas, o las personas ms familiarizadas con la
naturaleza del trabajo.
3. La estimacin anloga tiene las siguientes ventajas: Es rpida, poco costosa, y no requiere identificar las actividades.
4. La estimacin anloga tiene los siguientes inconvenientes: Es poco precisa (rangos de 50%), requiere mucha experiencia, no
considera las diferencias entre los proyectos, no sirve para justificar las necesidades, y es muy difcil de aplicar en proyectos con
incertidumbre.
5. La estimacin ascendente tiene las siguientes ventajas: Es ms precisa (rangos de 10%), transmite credibilidad al patrocinador y al
equipo, se basa en un anlisis detallado, y proporciona una base para el seguimiento y el control.
6. La estimacin ascendente tiene los siguientes inconvenientes: Requiere tiempo, esfuerzo y conocimiento para descomponer el
proyecto en unidades ms pequeas.
7. Las estimaciones ms precisas son: La estimacin paramtrica, ascendente y por tres valores (con rango de incertidumbre pequeo).
8. Las estimaciones menos precisas son: La estimacin por analoga, y por tres valores (con rango de incertidumbre grande).
9. A veces, la estimacin anloga se denomina tambin estimacin descendente (top-down).
PMPeople 2016
Consideraciones para el examen PMP

10. La lnea base de costes incluye reservas para contingencias, pero no incluye las reservas de gestin. Las reservas de gestin: s
forman parte del presupuesto; no pertenecen al mbito de control del Director de Proyectos, sino de la Direccin; no se incluyen
como parte de los clculos de la medicin del valor ganado. Cuando se materializan riesgos desconocidos o cambios inesperados, el
Director de Proyectos pedir a la Direccin que libere parte de esas reservas.
11. En el examen suelen salir unas 12-15 preguntas relacionadas con el Valor Ganado, solo la mitad pueden requerir algunos clculos. Lo
ms importante es tener claro los conceptos.
12. Se recomienda memorizar las frmulas de CV, SV, CPI, SPI, ETC, EAC, TCPI. Es muy til escribirlas en un papel antes de comenzar el
examen. EV es el primer elemento en las frmulas:
o
o
desviaciones (CV=EV-AC; SV=EV-PV)

ndices (CPI=EV/AC; SPI=EV/PV)
13. Interpretar variaciones:

o
o
un valor negativo es malo.

un valor positivo es bueno.
14. Interpretar ndices:

o
o
un valor mayor que 1 es bueno.

un valor menor que 1 es malo.
15. Al finalizar el proyecto: EV=BAC; SPI=1; SV=0. Durante el proyecto puede ser EV>PV pero nunca EV>BAC.
16. Distinguir entre datos de desempeo (p. ej. se han imputado 3.000 a la cuenta de control 43) de informacin del desempeo (el
ndice de desempeo de costes es 0.7, vamos con sobrecoste).
PMPeople 2016
PMPeople 2016
Caso Prctico: Gestin de los Costes

77
Caso Prctico
Acceso a TALAIA con el rol interesado
http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/
Usuario: pmpeople
Contrasea: pmpeople
Pestaa Planificacin
o Estimaciones de Costes
o Lnea base de Costes
PMPeople 2016
Caso Prctico: Estimaciones de Costes
PMPeople 2016
Caso Prctico: Lnea Base de Costes
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Leer y discutir material sobre Informe de Estado
PMPeople 2016
Caso Prctico
Acceso a TALAIA con el rol interesado
http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/
Usuario: pmpeople
Contrasea: pmpeople
Pestaa Control
o Valor ganado a 31/12/13?
o Desviaciones a 31/12/13?
o Pronstico a la finalizacin?
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Valor Ganado al 31/12/13
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Desempeo de Coste al 31/12/13
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Desempeo de Coste al 31/12/13
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Desviacin de Coste al 31/12/13
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Desviacin del Cronograma al 31/12/13
PMPeople 2016
Caso Prctico:
Pronstico al 31/12/13
PMPeople 2016

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Unidad 12.

Gestin de los Costes

PMPeople 2016 | Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM

Estudio del Caso

10. Intensivo Tests

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 2

Unidad 12. Gestin de los Costes

Proceso 7.1 Planificar la Gestin de los Costes

Controlar los Costes

Proceso 7.4 Controlar los Costes

Preguntas tipo examen PMP/CAPM

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 3

Introduccin a la Gestin de los Costes

PMPeople 2016 | Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI

La Gestin de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 5

Ejercicio: Calcular el margen directo previsto

El proyecto durar 125 das. Se ha vendido al cliente por 1M.

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 6

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 7

Comparando Inicio y Cierre

Reserva para Contingencias

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 8

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 9

WIP (Work In Progress)

en curso sin facturar (WIP)

Trabajo en Curso (WIP)

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 10

Paso a paso con TALAIA OpenPPM

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 11

Herramientas de Estimacin de Costes

Usa el conocimiento de proyectos similares

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 12

Pros y Contras de las Estimaciones

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 13

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 14

Estimaciones de Coste, Reservas

= Reservas para Contingencias

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 15

Estimaciones de Coste, Reservas

Presupuesto del Proyecto

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 16

El punto de corte 30 de abril no indica grado de avance

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 17

6.000 / 4.000 / 3.700 (*)

1.500 / 1.500 / 1.000

(*) Horas Presupuestadas totales / hasta la fecha /

Hemos gastado 300 horas menos que las presupuestadas.

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 18

Situacin actual (58% de avance):

Desviacin prevista a la conclusin:

sobrecoste actual: 200 horas-persona

sobrecoste a la conclusin: 343 horas-persona

retraso actual : 10 das

retraso a la conclusin: 17 das

ene feb mar abr may jun

1.500 / 1.500 / 1.200 / 1.500 (100%)

6.000 / 4.000 / 3.700 / 3.500 (*)

Presupuestado-Incurrido-Producido dicen cmo va el proyecto y cmo terminar

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 19

EVM (estndar ANSI 748) en Wikipedia

Curso de preparacin para el examen PMP/CAPM del PMI | 20