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Cdigo: GDOC-M-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1.
2.
3.
4.
5.
Sistemas de Ordenacin
12
6.
7.
14
18
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1.1. Definicin
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una
Unidad Administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
1.2. Importancia
Facilitar el manejo de la informacin.
Contribuir a la racionalizacin de la produccin documental.
Permitir a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitar el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin estipulados.
Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Garantizar la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
Permitir el manejo integral de los documentos.
Normalizar la organizacin de los documentos a partir del sistema de Archivo Total.
Controlar la produccin y trmite documental.
Identificar y reflejar las funciones institucionales.
Delimitar los documentos de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter deben
eliminarse en el archivo de gestin
1.3. Seguimiento y actualizacin de las TRD
La unidad de archivo de la SUPERINTENDENCIA, deber establecer un cronograma de
seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las
modificaciones o actualizaciones de las Tablas de Retencin documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de
la Entidad, aprobadas por el Comit de Archivo de la misma y ratificadas por acto administrativo
expedido por el representante legal de la entidad.
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2.
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Fecha: 12-10-2012
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LEY 4 DE 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ARTICULO 289. Los jefes de las oficinas
vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que
corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto impondrn multas sucesivas a los secretarios que han
funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.
Constitucin Poltica Art. 8, 15, 20, 23, 72, 74, 95, Proteccin Patrimonio Cultural, Derecho a la
Intimidad Personal y Familiar, Derecho a recibir y entregar informacin veraz Ejrcito imparcial, Derecho
a presentar peticiones respetuosas por motivos de inters general o particular, Derecho a acceder a
documentos pblicos, salvo los que establezca la ley.
Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nacin como ente rector de la poltica archivstica a
nivel nacional; Formula, orienta, coordina y controla la Poltica de Archivos y promueve la organizacin
de los archivos en el orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Apoya los archivos privados.
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Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin
documental a partir de su valoracin.
LEY 594 DE 2000. Ley General de Archivos: Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno
Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus
respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como falta gravsimas cuando fueren
realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por
su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y
372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las
sanciones patrimoniales previstas.
El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin
de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas,
3.
Identifique las series documentales que se producen en su oficina (ver Tabla de Retencin
Documental).
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Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando una carpeta para cada
expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada oficina (ver Tabla de Retencin
Documental).
Recuerde: siempre se debe mantener el orden de procedencia de los documento, es decir que en
la primera hoja debe ser la ms antigua y la ltima la ms reciente.
Utilice carpetas debidamente marcado en la etiqueta (Identificando el asunto que contiene).
La etiqueta de la carpeta identifica el nombre de la serie que contiene.
b.
Clasificacin Documental
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo seccin y sub-seccin), de acuerdo a la estructura orgnico
funcional de la Entidad.
En la clasificacin documental se debe tener en cuenta el PRINCIPIO DE PROCEDENCIA el cual
establece que Todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina que en razn de
sus funciones especficas lo gener, recibi o lo debe conservar.
c.
Ordenacin Documental
Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series y unidades documentales en el
orden previamente establecido.
Normalizacin en la Ordenacin Documental: La ordenacin se da al interior de cada una de las
Series Documentales. Los sistemas de ordenacin son:
ALFABTICO: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las
iniciales de las voces escogidas como representativas de su informacin. Por ejemplo para la
ordenacin de las Serie Historias Laborales se emplea el sistema alfabtico por apellido o
nombre de las personas.
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NUMERICA: La ordenacin numrica tiene que ver con la ubicacin consecutiva de piezas
documentales cuya referencia es el nmero. Por ejemplo para, Actas, Procesos, etc.
Ordenacin de la carpeta
El ms reciente
ABRIL
MARZO
FEBRERO
El ms antiguo
d.
Actualizacin
Para actualizar las Tablas de Retencin Documental se deber informar al Archivo Central, sobre las
carpetas que se abran durante el ao, siguiendo el formato de la tabla con el propsito de asignarle
el nombre de la serie, el tiempo de conservacin y el destino final a los nuevos documentos.
La persona encargada de la administracin del Archivo soportado en esta informacin verificar si
puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignar un cdigo a la serie requerida, informando
al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento y posteriormente la presentar al
Comit de Archivo para su aprobacin oficial. De no hacerse el reporte para la actualizacin, el
archivo central no recibir las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales.
Es de aclarar, que al abrir una carpeta debe estar relacionada con la funcin de la dependencia, es
decir, que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman debe reflejar dicha
funcin.
e.
Destruccin de Documentos
Los criterios para destruccin de documentos debern aplicarse de acuerdo con lo establecido en la
tabla de retencin documental, al caducar los trminos de los valores primarios y mediante acta del
comit de archivo.
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f. Ubicacin Fsica
Para garantizar la seguridad, confidencialidad y reserva de la informacin de las carpetas una vez
ordenadas e identificadas se proceder a ubicarlas consecutivamente en la estantera en estricto
orden ascendente de izquierda a derecha iniciando siempre en el espacio superior de cada estante.
Como se muestra en la siguiente figura:
g.
Entrega de Inventarios
El presente documento tiene como propsito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre
foliacin en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de organizacin
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archivstica, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto
al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad
archivstica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la
gestin administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prestamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). De otra parte, la foliacin es requisito
ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como
secundario (archivo central al archivo histrico).
Este documento esta dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentacin de
archivo.
Definiciones
1.
Folio: Hoja.
2.
3.
Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental2
4.
Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta. 3
5.
6.
Pgina: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogot, 1997.
Ibdem.,
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Requisitos
1.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada.
La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD).
2.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir,
que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El nmero uno (1)
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a
la fecha ms antigua.
3.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin
consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
4.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se
ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales
complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada
uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de
forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
Materiales
1.
La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra
alternativa el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta
corregir una foliacin mal ejecutada.
2.
No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes
sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos, este documento se
refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.
1.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
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2.
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. En documentos
de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrar el nmero correspondiente en la cara
recta del folio.
3.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4.
Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5.
papel.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte
6.
7.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento
de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se dejar constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y en este se
indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.
8.
Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se
numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se
har la correspondiente referencia cruzada.
9.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a
sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos,
ttulo, asunto y fecha de los mismos.5
10.
Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de
mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del
documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una
o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero
5
Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.
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Cdigo: GDOC-M-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar
este material se har la correspondiente referencia cruzada.
5.
Sistemas de Ordenacin
En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin que materializan la idea de secuencia:
Numricos (ordinales y cronolgicos), alfabticos (onomsticos, toponmicos, y temticos) y los
mixtos o alfanumricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacin se
subordina a las caractersticas de cada serie. (Cartilla de ordenacin documental. Archivo General
de la Nacin, 2003. p.16 20)
6.1 Sistemas de ordenacin numricos
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Actas
Estadsticas
Informes
6.3 Sistemas de Ordenacin Mixtos
2005 01 20
2005 02 10
2005 03 01
En el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se establece que es obligacin
de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
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en sus diferentes fases. Para ello el Archivo General de la Nacin ha regulado un formato nico de
inventario documental.
En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artculo Sptimo: Inventario documental. Se establece que las
entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato nico de Inventario Documental y en
el instructivo de este formato, se seala: Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar la finalidad del
inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de
Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales
por vinculacin, traslado, desvinculacin. El formato regulado es el siguiente:
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Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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INSTRUCTIVO
PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Entidad remitente:
Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentacin que se va a transferir.
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que
produce o produjo los documentos.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de
entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se
registrar el total de hojas del inventario.
Cdigo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
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Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de
entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados
en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).
Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de
una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos, soportes
electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
Notas: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error
en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografas sueltas: luego el nmero
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la informacin. Especificar programas
de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo
componen.
As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin,
especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces,
faltantes), qumico (oxidacin de tintas, soporte dbil) y/o biolgico (ataque de hongos, insectos,
roedores).
7.
GENERALIDADES
Las transferencias documentales permiten:
Garantizar el acceso a la informacin.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin.
Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos en las
dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histrico institucional.
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben
numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se
registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas. Los folios
totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni vuelto) y que estn
sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo,
no deben separarse ni foliarse.
La numeracin existente no
debe corregirse si se detecta
algn error debe numerarse
nuevamente
tachando la
anterior.
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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- Materiales: Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a
base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles elaborados en
el mismo cartn.
- Tamao: Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad
12.5 cms. El diseo con pliegues y lengetas que encajan por presin (a manera de caja y
espigo), permiten el ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas, y/o adhesivos,
fuentes de deterioro para la documentacin.
- Capacidad: Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no
queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso
de fuelles de cartn.
- Identificacin: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos
generales:
CODIGO (de la entidad)_____________________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N __________
N CONSECUTIVO _______________
N CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
CARPETAS
- Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
- Diseo: Debe adaptarse al volumen y tamao de la documentacin, garantizando la adecuada
proteccin de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando
este sobrepase los doscientos folios, la separacin deber hacerse respetando el contenido de
los cuadernos o temas.
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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- Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes
datos:
FONDO ________________________________________
SECCION ______________ SUBSECCION____________
SERIE _________________ SUBSERIE________________
N DE FOLIOS ___________
N DE CARPETA _________
N DE CAJA _____________
Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten
desprendimiento de la cubierta o fragmentacin del cuerpo de la unidad, se han diseado
bandejas de cartn protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la
cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fcil manipulacin y a su vez protegen la
documentacin del polvo y condiciones medio-ambientales.
Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.
De acuerdo con los tiempos de permanencia fijados para cada una de las series documentales
correspondientes a su dependencia, en las Tablas de Retencin, se deber proceder a descartar
los documentos que por su naturaleza no son sujetos de traslado al Archivo Central y que ya
cumplieron con el tiempo asignado en el Archivo de Gestin.
Las Unidades Documentales seleccionadas para descarte no se trasladarn al Archivo Central,
cada rea ser responsable del uso de los mismos para que sean recicladas.
Se deber trasladar al Archivo Central la copia del consecutivo de comunicaciones internas que
guarda cada rea remitente como prueba de que el memorando fue entregado en la dependencia
asignada.
El consecutivo de las comunicaciones enviadas no debe ser transferido al Archivo Central, ya que
el administrador de la correspondencia es el responsable de dicho consecutivo.
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Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002
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BIBLIOGRAFA
MINIMANUAL DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL, Archivo General de la Nacin
GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Archivo
General de la Nacin.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versin Vigencia
Desde
001
15-02-2011
002
12-10-2012
Vigencia
Hasta
12-10-2012
Identificacin de los
cambios
Creacin del documento
Ajustes
de
acuerdo
normatividad vigente
Responsable
Coordinador
Documental
a Coordinador
Documental
Gestin
Gestin
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