Manual Usuario Mercurio

Sistema Para El Control De
Comunicaciones Oficiales
MANUAL DE USUARIO
Ing. ANGEL MAURO AVELLANEDA BARRETO

Ing. JUAN CARLOS BERNAL LATORRE
Versin del producto: 1.2.26

Fecha del producto: Marzo de 2011
CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

Documento de referencia - http://www.cssingenieros.com
INDICE
INTRODUCCION
I. MARCO NORMATIVO
II. ENTORNO DE LA APLICACION
III. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO
IV GUIA DE OPERACIN
A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA
a. Crear Vigencia
b. Parametrizacin de la Estructura del cdigo de
radicado
c. Definir los Consecutivos de numeracin
d. Definicin de los tipos de documentos del tercero
e. Definir los perfiles
f. Crear los terceros Directores de Dependencias
g. Crear los funcionarios, Directores de Dependencias
h. Definir dependencias de la entidad
i. Parametrizacin de las formas presentar un
radicado
j.
Definir las series documentales a utilizar en la

entidad
k. Definir tipos de documentos (subseries) a utilizar por

la entidad
Manual de usuario
Mercurio versin 1.2.26
l. Definir los documentos a utilizar por la entidad

m. Definir por vigencia y dependencia, que documentos
se utilizaran
B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA
PUEDA ACCEDER AL SISTEMA.
a. Crear el tercero, ingresando la informacin
correspondiente
b. Crear el usuario
c. Crear el funcionario
C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA
a. Etapa 1. Ingreso de radicado
b. Etapa 2. Distribucin de radicados
c. Etapa 3. Recepcin de radicados de ventanilla y
asignacin.
d. Etapa
4.
Revisin
de
bandejas,
copia/archivo/respuesta de radicados/ reasignacin
e. Etapa 5. Recoleccin y envi de Radicados
f. Etapa 6 Comunicacin Interna y Externa
D. SUPERVISION Y TRASLADO DE RADICADOS
a. Supervisor
b. Traslados de Radicados
V INFORMACION IMPORTANTE

INTRODUCCIN
MERCURIO es una solucin software para la gestin de la
correspondencia, documentacin oficial y trmites documentales.
Compuesto por diferentes procesos que acordes con las actividades
de gestin de las comunicaciones de una entidad. Proporciona un
modelo de seguridad por permisos que le permite al usuario gran
flexibilidad para controlar el acceso parcial o total del sistema,
autorizando la modificacin y consulta de informacin al nivel de base
de datos, y de listas de documentos. Basado en una clasificacin de
los usuarios por perfil (grupos) y sus permisos de acceso. Facilita la
radicacin y gestin electrnica va Web de los documentos de la
entidad (Documentos de Entrada, Salidas e Internos tales como
Memorandos y circulares); genera reportes que permiten controlar los
tiempos de los procesos, permite el almacenamiento digital de la
documentacin recibida.
MERCURIO evita los posibles perdidas de documentacin que se
puedan presentar, y optimiza el tiempo de respuesta al dar prioridad a
la documentacin urgente, permite ubicar rpidamente documentos
as como las respuesta emitidas a las comunicaciones oficiales y
dando la certeza de que se llevan los registros de seguimiento
necesarios para garantizar su gestin futura.
MERCURIO sincroniza los procesos de gestin documental,
manteniendo en forma clara y precisa la responsabilidad de gestin
de la informacin en funcionarios especficos de la entidad los cuales
pueden ejecutar sus tareas al mismo tiempo (trabajo en lnea), la
entidad puede hacer uso del producto software sin un limite de
usuarios ni de puestos de trabajo, hemos usado tecnologa Web con
la que estamos seguros no le ser difcil familiarizarse.
Manual de usuario
I. MARCO NORMATIVO.
MERCURIO ha sido desarrollado teniendo en cuenta el marco
normativo colombiano, en ese sentido cumple con las
especificaciones de : @@ DECIR LAS NORMAS QUE REGULAN
LAS COMUNICACIONES OFICIALES.

II. ENTORNO DE LA APLICACIN.
INICIO DE SESION
Una vez se instala MERCURIO la entidad define la url de acceso, la
cual puede ser una direccin IP o una dominio, en todo caso se debe
acceder por medio de un navegador Web (Mozilla, Internet Explorer,
Google Chrome, Opera entre otros)
Aparecer entonces una pantalla similar a esta:
Debemos entonces seleccionar el link a MERCURIO dando clic sobre

el mismo, este nos llevar a la ventana de Inicio de sesin, as:
Manual de usuario
Esta es la primera ventana que nos aparece al abrir el software, en l

vamos a ingresar el usuario y contrasea de cada funcionario los
cuales han de ser definidos con anterioridad.
Si no recuerda su contrasea el sistema enviara un email al correo
asociado al usuario para esto basta con dar click olvido a su
contrasea, se mostrara una ventana como esta:
Donde nos permite ubicar el usuario por nombre o por Documento,

una vez se suministra la informacin enviara a un correo electrnico
antes mencionado.

De lo contrario si se tienen los datos correctos, se debe ingresar el

nombre del Usuario asignado y la respectiva contrasea, una vez
digitados estos datos, hacer click sobre el Icono de Ingresar o pulsar
la tecla ENTER, para ingresar al sistema.
Se desplegara en el navegador el panel inicial de la siguiente manera:
Manual de usuario
SOBRE EL DESPLEGADO DE MENUS.

MERCURIO presenta dos formas de desplegar los mens, una en
forma vertical (por defecto) y otra de forma horizontal. En la mayora
de navegadores el men horizontal funciona adecuadamente, sin
embargo algunos no responden adecuadamente a JavaScript, en
cuyo caso se recomienda ubicarse sobre el icono que aparece al final
de los mens y dar clic sobre la imagen con forma de flecha , esto
conlleva a que los mens se muestren en forma horizontal, a
continuacin se muestran las dos formas de men que se pueden
encontrar:
Men en forma vertical (por defecto)
Men en forma horizontal
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III. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO

A continuacin haremos una breve descripcin de las principales
acciones que se encuentran en las opciones de cada men.
Encontramos los siguientes mdulos:
Comunicaciones: en l encontramos las opciones bsicas de

manejo de la radicacin de correspondencia, as como las
opciones para el manejo de las diferentes bandejas.
Procesos: En este men se encuentran agrupados los

diferentes procesos a realizar dentro del proceso de Control de
las Comunicaciones. En l encontramos Cambio de
Documento del tercero, Distribucin, Asignacin, asignacin
directa, Recoleccin y Envo, Supervisin y Traslados.
Reportes: permite generar de una serie de

reportes
predeterminados en el aplicativo el que se requiera segn la
necesidad.
Administrar: En este men se encuentran las opciones que

permiten realizar la parametrizacin del Aplicativo.
Herramientas: es un complemento al men de administracin,

en este se puede realizar la creacin de usuarios, la creacin
de los perfiles de usuarios, as mismo como desde este
modulo se realizan las copias de seguridad del aplicativo y
auditorias a los usuarios.
Ayuda: En esta opcin se encuentra el contenido temtico de

las funciones del sistema as como informacin sobre las
actualizaciones e informacin acerca del Software.
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Manual de usuario
A continuacin mostraremos la interfaz para cada uno de los mdulos

antes referidos y sus diferentes opciones, tal como se observa en el
navegador.
1. Comunicaciones
1.1. Panel: Muestra informacin al usuario al ingresar al sistema, es el

escritorio del usuario, permite saber cuntos radicados tiene,
cuantos pendientes por gestionar, tambin permite saber cundo
se vencen los radicados pendientes.
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1.2. Terceros: Permite la creacin y/o modificacin de los terceros en

el sistema.
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Manual de usuario
1.3. Radicacin. Mediante esta opcin se ingresan los datos de los

diferentes radicados recepcionadas en la Ventanilla nica el
proceso en detalle, se describe en el capitulo Gua de Operacin-.
1.4. Bandejas. Muestra al Usuario el resumen por bandeja, de los

radicados a su cargo, est a su vez contiene 8 carpetas para el
manejo de los radicados. el proceso en detalle, se describe en el
captulo Gua de Operacin-.
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1.5. Nueva Comunicacin Externa. Permite la generacin de un

nuevo radicado de salida por parte del funcionario. el proceso en
detalle, se describe en el captulo Gua de Operacin-.
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Manual de usuario
1.6. Nueva Comunicacin Interna Permite la generacin de una

nueva Comunicacin Interna por parte del funcionario. el
proceso en detalle, se describe en el capitulo Gua de Operacin-.
1.7. Cerrar sesin

Cierra la sesin de trabajo del usuario.
2. Procesos:
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2.1. cambiar documento: Permite al usuario cambiar el tipo de

documento del tercero, mediante el suministro del documento
actual y el que se reemplazara, una vez le damos click en la
primera opcin del men procesos se abrir la siguiente ventana:
2.2. Distribucin: este procedimiento se realiza cuando el radicador

de ventanilla nica no enva los radicados directamente a
distribucin, el coordinador de ventanilla procede a enviar todos
los radicados a distribucin por esta opcin, cuando se utiliza
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Manual de usuario
esta opcin no se puede realizar la asignacin directa. el

proceso en detalle, se describe en el captulo Gua de Operacin.
2.3. Asignacin permite al funcionario coordinador de rea la

asignacin de los documentos recibidos en la ventanilla nica el
proceso en detalle, se describe en el captulo Gua de Operacin.
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2.4. Asignacin directa permite al Coordinador de ventanilla la

asignacin directa al funcionario que le corresponde la gestin del
radicado, esta se utiliza en (empresas pequeas) sin necesidad
de distribuir a los coordinadores de rea, el proceso en detalle,
se describe en el captulo Gua de Operacin-.
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Manual de usuario
2.5. Recoleccin: este procedimiento lo realiza el coordinador de

dependencia. el proceso en detalle, se describe en el captulo
Gua de Operacin-.
2.6. Envi esta opcin permite enviar los radicados fuera de la

entidad. el proceso en detalle, se describe en el captulo Gua de
Operacin-.
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2.7. Supervisor. Esta opcin permite al administrador supervisor,

revisar las gestiones por funcionario, una vez se ubica en la
dependencia a supervisar y elije el funcionario se enlaza con la
bandeja de entrada del mismo y puede observar en detalle los
documentos de sus bandejas sin opcin de modificarlos (solo es
de lectura) es decir que puede ver cuntos documentos tiene
pendientes o archivados el funcionario.
2.8. Traslados. Esta opcin permite al administrador, realizar traslado

de radicados de un funcionario a otro, cuando amerite hacer
entrega del cargo, se tiene acceso a la bandeja de entrada,
vencidos, enviados y archivados del funcionario que entrega y
trasladarlos al funcionario que recibe, esto para continuar con los
consecutivos y radicados segn el cargo en una dependencia,
independientemente del funcionario. Con la opcin de modificar
(lectura, traspaso) se describe en el captulo Gua de Operacin-.
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Manual de usuario
3. Reportes:
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Contiene una cantidad de opciones, las cuales dando un clic se

despliega un men que permite la impresin de reportes por
pantalla o PDF, segn las especificaciones dadas, permite ubicar
uno o muchos datos especficos.
Por ejemplo: en la siguiente ventana estn los datos del reporte de
comunicaciones oficiales, donde se solicita el tipo de reporte
(pantalla o PDF) tipo de comunicacin (entrada, Salida, Interno o
todos) dependencia (una de las que existan en la entidad o todas),
las fecha inicial del reporte y la final.
Despus de dar todas las especificaciones se da click en el icono
de la parte superior derecha imprimir (encerrado en crculo rojo)
3.1. Control de Comunicaciones oficiales. Genera el reporte

comnmente llamado Libro Radicador pero este no tiene opcin
para firma de recibido.
3.2. Historial. Genera reporte en el cual se despliega el seguimiento
de un radicado desde su recepcin y su recorrido y situacin
actual.
3.3. Radicados x Tercero: genera un listado de radicados por cada
tercero en la entidad, una vez se suministre sus datos
3.4. Funcionarios. Genera un
dependencia de la entidad.
listado
de
funcionarios
por
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Manual de usuario
3.5. Dependencias. Genera un listado de Dependencias de la

entidad.
3.6. Tabla de Retencin Documental. Genera el reporte con las
Tablas de Retencin Documental empleadas por la entidad.
3.7. Usuarios. Genera listado de usuarios del Sistema.
3.8. Permisos por perfil. Genera Listado de permisos por perfiles
3.9. Gestin de Comunicaciones por funcionario genera listado de
toda la correspondencia que ha gestionado cada funcionario
3.10. Gestin de Comunicaciones por Dependencia genera
listado de toda la correspondencia que ha gestionado por
Dependencia
3.11. Gestin de Comunicaciones por Documento genera listado
de toda la correspondencia que ha gestionado por tipo de
documento.
3.12. Listado de funcionarios por perfil: genera el listado de los
funcionarios por perfil de trabajo
3.13. Libro Radicador: Genera un listado de radicados, por
dependencias o generalizado dentro de un rango de fechas o por
numero de Distribucin, es el mismo libro de radicados pero este
permite firmar de recibido de los documentos.
4. Administrar
4.1. Terceros. Permite la creacin y/o modificacin de un tercero.
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4.2. Vigencias
4.3. Estructura del Radicado. Esta opcin permite definir como se

estructurara el radicado a partir de las variables que el sistema
dispone (vigencia, dependencia, consecutivo etc.)
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Manual de usuario
4.4. Consecutivos de numeracin: Permite definir claramente los

diferentes consecutivos de numeracin que usar el sistema.
4.5. Tipo de Documento Tercero: Se han definido previamente por

el sistema, pero permite la creacin de nuevos tipos de ser
necesario.
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4.6. Funcionarios: Una vez se define el tercero, este puede ser

ingresado al sistema como funcionario a travs de este mdulo
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Manual de usuario
4.7. Dependencia: Este mdulo

organizacional de la entidad.
permite
definir
la
estructura
4.8. Forma de presentar Radicado Se han definido previamente por

el sistema, pero permite la creacin de nuevos tipos de ser
necesario.
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4.9. Series Documentales. Este modulo permite ingresar el cdigo y

nombre de la serie documental, por parte del funcionario.
4.10. Subseries Documentales Este modulo permite ingresar el

cdigo y nombre de las subseries documental, por parte del
funcionario.
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Manual de usuario
4.11. Documentos
4.12. Documentos por dependencia: En este modulo se define por

vigencia y dependencia que tipos de documento se utilizaran en
la misma.
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5. Herramientas
5.1. Datos Personales: Opcin que permite modificar los datos del
usuario.
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Manual de usuario
5.2. Cambiar contrasea: Opcin del sistema, que permite el cambio

de clave de ingreso al sistema por parte del usuario.
5.3. Usuario
5.4. Perfil: Permite la creacin y/o modificacin de los diferentes

perfiles de seguridad del sistema.
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5.5. Copia de seguridad: De ser necesario, con esta opcin se

puede elaborar un Backup de la informacin a una fecha
determinada.
6. Ayuda
6.1. Contenido: En este link encontrar los tems de ayuda en lnea
del sistema.
6.2. Acerca de.. En este link se accede a la ventana de
reconocimiento de derechos de autor y a un descripcin de las
funciones y caractersticas que se le han incluido al sistema.
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Manual de usuario
IV GUIA DE OPERACIN
A. parametrizacin inicial del sistema
B. pasos necesarios para que una persona pueda acceder al
sistema.
C. Etapas de la gestin documental
D. Supervisin y Traslados de Radicados
A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA
Para que software Mercurio opere de manera correcta se
deben PARAMETRIZAR y definir claramente los TRECE (13)
tems siguientes.
1. DEFINIR LA VIGENCIA ACTUAL
2. DETERMINAR LA ESTRUCTURA DEL CODIGO DE

RADICADO
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3. ESTABLECER LOS CONSECUTIVOS DE NUMERACION
4. REALIZAR
LA
DEFINICION
DE
TIPOS
DE
DOCUMENTOS DEL TERCERO
En el men ADMINISTRAR se seleccionara la opcin TIPO
DE DOCUMENTO DEL TERCERO y se llenaran los datos tal
como se muestran a continuacin.
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Manual de usuario
Una vez diligenciado se proceder a grabar.

5. DEFINIR PERFILES (DE SER NECESARIO)
En el men de herramientas, se selecciona la opcin
PERFIL y se llenaran los datos tal como se muestran a
continuacin.
Adicionalmente se har clic en aquellos campos que han de

ser incluidos dentro de los permisos del perfil que se esta
definiendo, para ello basta con hacer clic sobre la palabra
INCLUIR, para quitar el permiso se har clic sobre la
palabra RETIRAR.
36

Una vez definido el perfil se proceder a grabarlo.

6. CREAR
LOS
TERCEROS
DIRECTORES
DEPENDENCIAS
7. CREAR LOS FUNCIONARIOS,

DEPENDENCIAS
DIRECTORES
DE
DE
37
Manual de usuario
8. DEFINIR LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD

En el men ADMINISTRAR, se selecciona la opcin
DEPENDENCIAS y se llenaran los datos tal como se
muestran a continuacin.
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Una vez diligenciada la informacin se proceder a grabar.

9. PARAMETRIZACIN DE LAS FORMAS PRESENTAR
UN RADICADOS
En el men de Administracin, se selecciona la opcin
Forma de presentar un radicado
y se llenaran los
datos tal como se muestran a continuacin.

10. DEFINIR
LAS
SERIES
DOCUMENTALES
A
UTILIZAR EN LA ENTIDAD
El sistema esta en la capacidad de guardar la informacin
relacionada con las TRD, para ello en esta opcin se
ingresara los siguientes datos:
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Manual de usuario
Una vez diligenciada la informacin se proceder a

grabar.
11. DEFINIR LAS SUBSERIES DOCUMENTALES A
UTILIZAR EN LA ENTIDAD
Se debe ingresar al sistema adicionalmente la informacin
relacionada con las subseries, tal como se muestra a
continuacin:
12. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS A UTILIZAR

POR LA ENTIDAD
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En el men de Administracin, se selecciona la opcin

DOCUMENTOS y se llenaran los datos tal como se
muestran a continuacin.
Ingresado el cdigo y el nombre se debe definir si este tipo

de documento requiere respuesta, marcando la casilla
correspondiente.
La casilla de activo nos indica la disponibilidad del tipo del
documento en el momento que hacer una radicacin.
Se asigna que tipo de consecutivo de entrada, envo as
como el tipo de consecutivo de correspondencia interna del
documento.
Si debe marcar si el documento para la dependencia que se
esta trabajando, requiere respuesta, de ser as se ingresara
el tiempo de respuesta, este tiempo puede definirse en das
u horas e igualmente se podr indicar si este es modificable
o no.
Finalmente, se brinda la posibilidad de cargar el formato de
respuesta del documento que se acaba de crear, para ello
se debe seleccionar la opcin:
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Manual de usuario
Se mostrara la siguiente ventana de dialogo en la cual se

realizara la bsqueda del formato a subir, dando click en
Examinar
Se busca el formato a subir en la ventana de Carga de

Archivos, tal como se muestra a continuacin:
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Una vez seleccionado el formato, se procede a Cargarlo al

sistema, dando click sobre el icono, tal como se muestra a
continuacin:
El sistema emitir mensaje de carga realizada de manera

correcta.
13. DEFINIR LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR EN CADA
DEPENDENCIA DE LA ENTIDAD
Se procede a seleccionar una vigencia, la dependencia y el
tipo de documento. Si la casilla de Incluir en TRD esta
marcada se debe diligenciar la informacin complementaria
relacionada con las TRD.
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Manual de usuario

B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA PUEDA
ACCEDER AL SISTEMA.
1. INGRESAR EL TERCERO
Esta opcin se encuentra disponible en el men de
CORRESPONDENCIA opcin TERCEROS, y se debe
diligenciar de la siguiente manera.

2. DEFINIR EL USUARIO
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HERRAMIENTAS opcin USUARIOS, y se debe

3. DEFINIR EL FUNCIONARIO
ADMINISTRACION opcin FUNCIONARIOS, y se debe
Una vez diligenciada la informacin se proceder a

grabar.
4. ACCEDER AL SISTEMA
Desde la ventana de Inicio de sesin:
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Manual de usuario
Ingresamos el usuario y contrasea del funcionario

creado con anterioridad.
Se debe ingresar el nombre del Usuario asignado y la
respectiva contrasea, si no recuerda su contrasea el
sistema enviara un email al correo asociado al usuario
para esto basta con dar clic olvido su contrasea
C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA

El proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte de la
ventanilla nica, posteriormente el administrador de la ventanilla
despus de la revisin fsica de los radicados proceder a la
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DISTRIBUCION DE RADICADOS. El funcionario designado en cada

seccin (o piso), realiza entonces la RECEPCION DE RADICADOS
DE VENTANILLA tanto en fsico como en el sistema de la
correspondencia y proceder a su ASIGNACION al funcionario de la
dependencia, quien ser el encargado del tramite respectivo.
Este funcionario podr REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el
radicado asignado; de haber seleccionado la alternativa de
RESPONDER, una vez proyecte la respuesta, podr ENVIAR la
respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla nica, previo
proceso de RECOLECCION y finalmente har el ENVIO respectivo de
la correspondencia.
Adicionalmente, se pueden generar comunicaciones internas o
nuevas comunicaciones desde la entidad al exterior, una vez
proyectadas se ENVIA la COMUNICACIN al coordinador o
directamente a la Ventanilla nica, previo proceso de
RECOLECCION y finalmente har el ENVIO respectivo de la
correspondencia.
A continuacin detallaremos las ETAPAS antes mencionados:
ETAPA 1. INGRESO DE RADICADO
En el men COMUNICACIONES, opcin RADICACION, tal como se
muestra:
Encontramos la ventana para el ingreso de los datos del radicado, el

funcionario encargado debe diligenciar los campos que aparecen en
la ventana de radicacin:
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Manual de usuario
i. Numero de oficio: Se ingresara de ser necesario el nmero

que contiene el oficio fsico de ser necesario.
ii. Forma de presentacin: Se escoger el modo de recepcin
de los tipos previamente definidos.
iii. Folios: Como su nombre lo especifica se ingresara el numero
de folios del radicado recepcionado (mnimo 1).
iv. Tipo de documento del remitente: Se escoger de la lista
que se despliega, en la cual se muestra los tipos de
documentos previamente definidos.
v. Numero: Corresponde al nmero de identificacin de la razn
social o de la persona
vi. Direccin de respuesta: Se carga este campo con el
asociado al tercero, pero puede ser re digitado de ser
necesario.
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vii. Dependencia: Se seleccionara de la lista dependencias,

previamente definidas en la opcin administrar dependencias.
viii. Tipo de documentos: Se escoger el tipo de documento de la
lista que se desplegara y que contiene aquellos documentos
que hallan sido previamente
definidos en la opcin
administracin / tipos de documentos, para la dependencia
seleccionada.
ix. Tiempo de respuesta: Se cargara automticamente,
mostrando el tiempo mximo de repuesta al documento
recepcionado; cabe anotar que este tiempo se mostrara
nicamente para aquellos documentos que requieran
respuesta obligatoria.
x. Asunto: En este espacio se debe explicar la naturaleza del
documento, generalmente corresponde a la referencia o
asunto.
xi. Descripcin: Se ingresara una breve descripcin del
contenido del documento.
xii. Precedente: este campo se utiliza cuando se encuentra un
remitente frecuente y el usuario le crea a este usuario un folder
en donde reposaran todos los documentos recibidos de este
usuario.
Digitalizar el documento
El fsico puede ser digitalizado, lo cual generara un archivo
este archivo ser el que se debe seleccionar y adjuntar al
sistema.
Para ello se realizan los siguientes pasos:
PROCESO 2. DISTRIBUICION DE RADICADOS opcin 1
(empresas grandes).
El funcionario encargado del proceso de ventanilla nica,
realizar la distribucin a la dependencia correspondiente, para
ello debe verificar el campo de DESTINATARIO, y de ser
necesario realizar su correccin, Grabando los cambios en caso
de encontrar errores al digitar los datos del fsico al sistema. Una
vez realizado esta revisin, proceder a la DISTRIBUCION a
travs del sistema para ello en la opcin PROCESOS del men,
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Manual de usuario
selecciona DISTRIBUCION, y se desplegara la ventana que

permite realizar el proceso as:
Se selecciona la dependencia y el sistema cargara aquellos

radicados que en el momento se encuentran recibidos y tienen
como destino la dependencia seleccionada, se marcan aquellos
que se van a distribuir y una vez realizada la seleccin se
procede a generar la lista de distribucin utilizando para ello el
icono:
Realizada la distribucin en el sistema, se podr generar el

reporte de distribucin utilizando para ello el icono:
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Es importante indicar que un radicado despues de haber

sido distribuido no permite modificaciones
ETAPA 3. RECEPCION DE RADICADOS DE VENTANILLA Y SU

ASIGNACION
Con el listado ya generado y con los fsicos de la correspondencia, el
coordinador de ventanilla llevara estos al Coordinador de
dependencia, quien en el Sistema deber hacer la RECEPCION,
utilizando para ello la opcin PROCESOS del men principal y
seleccionando el proceso ASIGNACION, se desplegara la siguiente
ventana:
Seleccionamos el nmero de distribucin que trae el coordinador de

ventanilla, se verifican los radicados del listado con los que estn
fsicamente, sin son correctos aceptamos los radicados en la parte
superior de la ventana dando clic en aceptar radicados (encerrado en
Azul).
51
Manual de usuario
Una vez aceptamos la distribucin, automticamente se cargan los

radicados en la parte inferior de la ventana, empezamos la asignacin
ubicando el funcionario (encerrado con Azul) luego seleccionamos los
documentos que se le asignaran seleccionando la casilla de
asignacin (encerrada Rojo) despus de asignar los radicados le
damos clic en la opcin asignar radicado (encerrado en verde) este
proceso se repite para la asignacin de cada funcionario que recibir
la correspondencia.
DISTRIBUICION DE RADICADOS opcin 2 (empresas pequeas)
ASIGNACION DIRECTA.
El funcionario encargado de realizar los radicados, una vez
guarda el radicado en el sistema, debe enviar el radicado a
distribucin mediante el icono que se detalla a continuacin:
Este icono automticamente traslada el radicado ha asignacin

directa para que el administrador de ventanilla nica lo asigne
directamente al funcionario que corresponde.
52

El procedimiento se realiza a travs del men principal

PROCESOS, en la opcin ASIGNACIN DIRECTA:
Se despliega la siguiente ventana:
Se debe ubicar la dependencia a la que corresponde el

funcionario en el rengln desplegable dependencia; luego
precedemos a ubicar el funcionario en el rengln desplegable
Funcionarios, podemos agregar una nota de asignacin
(Opcional), luego en la parte inferior aparece una tabla ubicando
los radicados para asignacin, ( No radicado, remitente,
Referencia, Fecha, Vencimiento) en las dos ltimas columnas
aparece la opcin asignar (encerrada en circulo rojo) o liberar en
caso de equivocarnos de funcionario, (esta opcin se puede
realizar antes de asignar el radicado, una vez asignamos los
documentos al funcionario damos clic en el icono ASIGNAR
RADICADOS ubicado en la parte superior izquierda de la tabla
(encerrada circulo azul). Una vez se da clic este radicado
desaparece de la lista y se traslada a la bandeja de entrada del
funcionario.
ETAPA 4. REVISION DE BANDEJAS (ARCHIVO/REASIGNACION o
RESPUESTA DE RADICADOS)
El usuario, puede acceder a sus bandejas para realizar los procesos
de gestin de la correspondencia, seleccionando para ello el men
COMUNICACIONES, opcin BANDEJAS.
53
Manual de usuario
Se desplegara entonces la siguiente ventana, en la cual podra

observar de manera general la correspondencia a su cargo y en que
bandeja se encuentra:
Para seleccionar un radicado, basta con dar doble click sobre su

nmero y este ser desplegado, brindando la posibilidad de Archivar,
Reasignar o Responder, o enviar copias, tal como se muestra a
continuacin:
54

Se despliega la informacin bsica contenida en el fsico, brindando la

oportunidad al funcionario de gestionar el proceso respectivo con
celeridad.
1. Historial: permite ver la trazabilidad del radicado, se despliega
la siguiente ventana.
2. Copia: permite enviar copia de los radicados a otros

funcionarios. Se despliega la siguiente ventana, elijo la opcin
adecuada en el men Enviar A, luego procedo a ubicar el usuario,
puedo escribir el cdigo o buscarlo por la herramienta Buscar
que despliega otra ventana Bsqueda de Funcionarios.
55
Manual de usuario
Una vez ubicamos el usuario le damos clic en guarda para que el

sistema lo incluya en la lista de la parte inferior de la ventana y por
ultimo le damos clic en ENVIAR COPIA., posteriormente le damos clic
en atrs
en la parte superior derecha de la ventana.
3. Archivar: permite archivar los radicados de la carpeta Bandeja
de entrada y vencidos, se despliega la siguiente ventana:
4. Responder: esta opcin permite radicar la respuesta del

radicado entrante, se despliega la siguiente ventana:
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Los campos obligatorios es esta ventana son el numero de folios,

tipo de documento y asunto, en este caso el destinatario lo
cargara el sistema automticamente.
Despus de digitar la informacin le damos clic en Guardar
5. Reasignar: permite reasignar el radicado a otro funcionario, se
desplegara la siguiente ventana:
Ubicamos el funcionario de la dependencia a la cual reasignamos el

radicado, podemos agregar nota de asignacin pero opcional,
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Manual de usuario
damos clic en el icono reasignar de la parte inferior derecha de

cuadro de Nota.
6. Bsqueda de Funcionarios:
Esta opcin se activa en cualquier sitio donde se encuentre el icono
Buscar, despliega la siguiente Ventana:
Nos permite ubicar un tercero o funcionario, podemos buscar, por el

nombre, razn social, apellidos o por cualquiera de las opciones, o
simplemente damos clic en la lupa y nos lista todos los terceros
creados en el sistema, seleccionamos y damos clic en el icono
aceptar
ETAPA 5. RECOLECCION Y ENVIO DE RADICADOS
Recoleccin: este procedimiento lo realiza el coordinador de
dependencia, una vez los funcionarios de cada rea le entregan los
radicados para envi, se verifican los documentos fsicos con los que
figuran en el listado de la parte inferior de la pantalla y se da guardar.
Esta opcin la encontramos en el men PROCESOS la opcin
Recoleccin.
58

Envi: La encontramos en el men PROCESOS la opcin Envi

.
Permite enviar los radicados fuera de la entidad, aparece un listado
de documentos en la parte inferior, para realizar el envi automticos
nos ubicamos en el men ACCIONES (encerrado en rojo) y
buscamos una de las opciones para enviar todos los documentos,
luego le damos guardar (encerrado azul).
Si queremos hacerlo manualmente, sin tocar el men de acciones le
damos clic en enviar (encerrado en verde) al radicado a enviar y
luego le damos guardar (encerrado Azul)
ETAPA 6. COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA: dos procesos

adicionales que puede realizar cualquier funcionario en el sistema.
Comunicacin Externa: este permite radicar cualquier comunicacin
que un funcionario enva por fuera de la entidad, despliega la
siguiente ventana:
59
Manual de usuario
Es muy similar a la ventana de responder radicado y se maneja igual,

con la diferencia de que se debe colocar el destinatario, si no existe
en el sistema se debe crear el tercero (Men Comunicaciones Opcin
2)
Comunicacin Interna: este permite radicar cualquier comunicacin
que un funcionario enva internamente, despliega la siguiente
ventana:
60

Se digita el documento o la comunicacin, se da guardar y luego

damos clip en destinatarios
Despliega una ventana similar a la de copias.
Se maneja de la misma manera con la diferencia de que no se da clic

en enviar copia sino que le damos enviar en la ventana principal.
Iconos que se encontrarn en mercurio
D. SUPERVISIN Y TRASLADOS DE RADICADOS

a. Supervisor: Esta opcin permite al administrador
supervisor, revisar las gestiones por funcionario:
El supervisor selecciona la dependencia y luego el usuario de una
lista desplegable, una vez selecciona el funcionario tendr acceso
al men comunicaciones opcin bandejas del usuario y podr
61
Manual de usuario
supervisar cada carpeta como se muestra en la imagen, teniendo

la posibilidad de ver cuntos radicados tiene pendientes por
ejecutar o cuantos tiene vencidos, esta opcin no permite
modificar las carpetas, es de solo lectura.
b. Traslados. Esta opcin permite al administrador,

realizar traslado de radicados de un funcionario a otro:
RECOMENDACIONES:
Antes de realizar este procedimiento es conveniente seguir las
siguientes Observaciones:
Si el funcionario que entrega se trasladara a otro cargo
62
Si el funcionario se traslada de cargo se debe realizar los

traslados respectivos de los radicados que manejaba al
funcionario que lo remplazara.
Teniendo cuidado que el funcionario que lo reemplace no

tenga radicados de otra rea, si es as primero se debe
hacer el traslado de los radicados a otro funcionario. Esto
para evitar que se mezclen los radicados y se confunda la
informacin.

Tambin es conveniente tener a la mano los nmeros de

radicado del funcionario del traspaso, en caso de confusin
de radicados, poder ubicarlos por el historial.
Si el Funcionario No Continua en la entidad.

-
Si el funcionario sale de la entidad y es remplazado por

otro totalmente nuevo el traslado no tendr ningn
inconveniente y podr realizarse directamente.
Una vez se tenga en cuenta

procedimiento es el siguiente:
las
recomendaciones
el
Ingresamos por el men Procesos, opcin traslados, se cargara

una ventana como lo muestra la imagen, seleccionamos el
usuario que entrega, si no lo conocemos podemos usar la opcin
buscar que seala la flecha roja en la parte superior de la
imagen, luego de que ubicamos el usuario y lo seleccionamos
procedemos a ubicar el usuario que recibe de la misma manera,
como lo indica la flecha azul en la parte central del la imagen, una
vez se tienen los dos funcionarios se puede observar la bandeja
del funcionario que entrega, esta opcin permite trasladar los
documentos de la bandeja de entrada, vencidos, enviados y
archivados, seleccionamos una de las bandejas y
automticamente se cargaran los radicados correspondientes
para el traslado. Como lo indica la imagen 1.
63
Manual de usuario
Imagen 1
Una vez se tiene cargada la carpeta del funcionario a realizar
el traspaso se procede a seleccionar los documentos a
trasladar, si deseamos ubicar uno especficamente, nos
permite filtrar el radicado por el asunto en la opcin filtrar
(encerrada con rojo) como lo indica la imagen.
Imagen 2.
Seleccionamos los radicados a trasladar y damos clic en
trasladar como lo indica la flecha azul. En la imagen 2.
64

V - INFORMACIN IMPORTANTE:
Para solucin de dudas, envo de sugerencias o comentarios
puede comunicarse con CSS Ingenieros y Asociados S. A. S.
mediante correo electrnico a contacto@cssingenieros.com o
telefnicamente a los nmeros de contacto que encontrar en
el sitio Web http://www.cssingenieros.com.
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Sistema Para El Control De

Ing. ANGEL MAURO AVELLANEDA BARRETO

Versin del producto: 1.2.26

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Definir las series documentales a utilizar en la

k. Definir tipos de documentos (subseries) a utilizar por

l. Definir los documentos a utilizar por la entidad

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

II. ENTORNO DE LA APLICACIN.

Debemos entonces seleccionar el link a MERCURIO dando clic sobre

Esta es la primera ventana que nos aparece al abrir el software, en l

Donde nos permite ubicar el usuario por nombre o por Documento,

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

De lo contrario si se tienen los datos correctos, se debe ingresar el

SOBRE EL DESPLEGADO DE MENUS.

Men en forma horizontal

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

III. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO

Comunicaciones: en l encontramos las opciones bsicas de

Procesos: En este men se encuentran agrupados los

Reportes: permite generar de una serie de

Administrar: En este men se encuentran las opciones que

Herramientas: es un complemento al men de administracin,

Ayuda: En esta opcin se encuentra el contenido temtico de

A continuacin mostraremos la interfaz para cada uno de los mdulos

1.1. Panel: Muestra informacin al usuario al ingresar al sistema, es el

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

1.2. Terceros: Permite la creacin y/o modificacin de los terceros en

1.3. Radicacin. Mediante esta opcin se ingresan los datos de los

1.4. Bandejas. Muestra al Usuario el resumen por bandeja, de los

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1.5. Nueva Comunicacin Externa. Permite la generacin de un

1.6. Nueva Comunicacin Interna Permite la generacin de una

1.7. Cerrar sesin

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2.1. cambiar documento: Permite al usuario cambiar el tipo de

2.2. Distribucin: este procedimiento se realiza cuando el radicador

esta opcin no se puede realizar la asignacin directa. el

2.3. Asignacin permite al funcionario coordinador de rea la

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

2.4. Asignacin directa permite al Coordinador de ventanilla la

2.5. Recoleccin: este procedimiento lo realiza el coordinador de

2.6. Envi esta opcin permite enviar los radicados fuera de la

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

2.7. Supervisor. Esta opcin permite al administrador supervisor,

2.8. Traslados. Esta opcin permite al administrador, realizar traslado

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

Contiene una cantidad de opciones, las cuales dando un clic se

3.1. Control de Comunicaciones oficiales. Genera el reporte

3.5. Dependencias. Genera un listado de Dependencias de la

CSS Ingenieros y Asociados S. A. S. 2010 - 2013

4.3. Estructura del Radicado. Esta opcin permite definir como se

4.4. Consecutivos de numeracin: Permite definir claramente los

4.5. Tipo de Documento Tercero: Se han definido previamente por

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4.6. Funcionarios: Una vez se define el tercero, este puede ser

4.7. Dependencia: Este mdulo

4.8. Forma de presentar Radicado Se han definido previamente por

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4.9. Series Documentales. Este modulo permite ingresar el cdigo y

4.10. Subseries Documentales Este modulo permite ingresar el

4.12. Documentos por dependencia: En este modulo se define por