ACTIVIDAD N 1 GESTION DOCUMENTAL

TUTORA
DR.

JACKELINE E TAPIAS REALES

SENA
2016

El presente trabajo tiene como finalidad profundizar sobre gestin documental

lo importante y valioso que son los documentos para las empresas ya que una
mala gestin de la empresa puede perjudicar la agilidad operativa de la
organizacin; las leyes que rigen y la importancia en cada empresa ; para eso
debemos afianzar nuestros conocimientos sobre la ley 594 del 2000 tiene por
objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin
archivstica del Estado. Para esto algunas definiciones encontradas all:
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal
por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de informacin
producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus
actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Patrimonio documental.

Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. Soporte

documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos
y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Recalcando que El Sistema Nacional de Archivos Es un conjunto de

instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el
desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin,
los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados
podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema
actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto
adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad
normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la
sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca
de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin
esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la
memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen
el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn
siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y
autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional
de Archivos. ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,

llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn

acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin,
as:
a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los
consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de
formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y
privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de
conformidad con lo dispueEl Sistema Nacional de Archivos: a) Es un conjunto
de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el
desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin,
los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados
podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema
actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto
adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se
desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin
administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; d) El
Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la
sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca
de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin
esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la
memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivsticos de las
instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn,
ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin,
descentralizacin y autonoma; f) El Archivo General de la Nacin orientar y
coordinar el Sistema Nacional de Archivos. ARTCULO 6. De los planes y
programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de
acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y
programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control,

seguimiento y coordinacin, as: a) La planeacin y programacin la formularn

las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y
los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los
consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de
formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y
privadas que presten este servicio; c) La ejecucin, seguimiento y control de los
planes y programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del
orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado; d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la
Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentariassto en la presente ley y sus normas reglamentarias

ALCALDIA DE EL MUNICIPIO DE EL ZULIA NORTE DE SANTANDER

Alcalda del Zulia, en el cual me encuentro trabajando en este momento en la

organizacin de el archivo, no cuento mucho con la experiencia puesto que mi
carrera es totalmente opuesta soy regente de farmacia ,pero adquiriendo
nuevos conocimientos con el jefe experto en el tema, con la realizacin de este
curso, para ponerlos en prctica en dicho trabajo.
En el momento empezamos con la organizacin del archivo sacando entidad
por entidad como por ejemplo, salud, planeacin, hacienda, y cada una de ellas
sacndolo por la serie y subserie correspondiente, organizadas primero que
todo por aos, y en la segunda parte de nuestro contrato organizamos por
fechas de contratos, la gestin documental me e dado cuenta que es de
cuidado ya que cada documento es de mucho cuidado como se trate y el
nombre que se le d a cada uno de ello para una mejor bsqueda.
Dependencia de planeacin se maneja una produccin documental a diario de
los cuales se genera diferentes tipos de documentos regulados mediante el
programa de gestin documental ; el cual cada documento debe conformar un
documento ejemplo contrato, resoluciones, des englobe ect.
Estn estipulados en una tabla de documentos que se llama tabla de retencin
documental el cual establecen los tiempos de permanencia en cada fase de
archivo.
Archivo de gestin: oficina, su tiempo de permanencia
Archivo central: donde reposan

Los documentos de todas las dependencias de la alcalda.

ARCHIVOS DE GESTION
HISTORICO

ARCHIVO CENTRAL

Activos

semiactivos

ARCHIVO
inactivos

Valores primarios

historia

Legales

cultural

Tcnicos

cientfico

Administrativos
Jurdicos
Contables