Microsoft Project est un logiciel de

gestion de projets dit par

Microsoft. Il permet aux chefs de
projet et aux planificateurs de
planifier et piloter les projets, de
grer les ressources et le budget,
ainsi que d'analyser et communiquer
les donnes des projets. Utilis par
plus de 20 millions de chefs de projet,
Microsoft Project est le logiciel de
gestion de projet le plus utilis au
monde

MS Project
2010
Initiation

Concepteur Fred BONNET - LV consultants

PROJECT 2010

Contenu
Utiliser le Ruban ................................................................
................................................................................................
............................................................ 3
Vocabulaire et description de linterface................................................................................................
...................................................... 3
Options de configuration ................................................................................................................................
................................
.............................................. 5
Mode Backstage ................................................................................................................................
................................
........................................................ 5
Premires Etapes ................................................................................................................................
................................
.......................................................... 6
Cration dun calendrier : ................................................................................................................................
................................
............................................. 6
Fonctionnement des calendriers ................................................................................................
................................
.............................................................. 6
Relations entre les calendriers................................................................................................
................................
...................................................................... 8
ASSOCIER UN CALENDRIER A DES VUES PARTICULIERES ................................................................
.............................................................. 8
ASSOCIER UN CALENDRIER A DES TACHES PARTICULIERES ................................................................
.......................................................... 8
ORGANISER LES CALENDRIERS ................................................................................................
................................
...................................................................... 9
CREATION DE TACHES ................................................................................................................................
................................
................................................. 10
SAISIR LES DIFFERENTS
FERENTS TYPES DE DUREE................................................................................................
.................................................... 11
LES DIFFERENTES UNITES DE DUREES ................................................................................................
................................
......................................................... 11
CHANGEMENT DE LA STRUCTURE ET FORMATAGE SIMPLE ................................................................
....................................................... 12
TACHES ET DEPENDANCES ................................................................................................................................
................................
.............................................. 13
Tches dpendantes : quel ordre ?................................................................................................
................................
............................................................. 13
LIER LES TACHES ET COMPRENDRE LA DYNAMIQUE ................................................................
.................................................................. 13
La liaison FIN/DEBUT ................................................................................................................................
................................
............................................... 13
La liaison DEBUT/DEBUT ................................................................................................
................................
......................................................................... 14
La liaison FIN/FIN ................................................................................................................................
................................
.................................................... 14
PLANIFICATION MANUELLE OU AUTOMATIQUE ................................................................
........................................................................ 14
Les plus du MODE MANUEL ................................................................................................
................................
........................................................................ 15
LES DELAIS SUR LES LIAISONS ................................................................................................
................................
..................................................................... 15
DEFINIR LES CONTRAINTES SUR LES TACHES ................................................................................................
.............................................. 16
DEFINIR DES ECHEANCES ................................................................................................................................
................................
............................................ 17
MANIPULATIONS PARTICULIERES SUR LES TACHES................................................................
.................................................................... 18
Fractionnement des tches :................................................................................................
................................
................................................................... 18
Les tches de HAMMOCK ou HAMAC : ................................................................................................
................................................... 18
Marquer une tche en tant que jalon. ................................................................................................
.................................................... 20

2
Utilit du mode manuel sur les dates et dures ..................................................................................................... 21
Le report de tches ................................................................................................................................................. 21
Prparation du fichier pour envoi aux quipes .............................................................................................................. 22
Ajout de notes et de pices jointes sur une tche. ................................................................................................. 22
Activation de la grille et des rfrences utiles dans le Gantt ................................................................................. 22
Prparation du zoom et de lchelle de temps ....................................................................................................... 23
Cration d'une colonne de calcul avec la dure cumule ...................................................................................... 23
Cration d'une colonne avec le nom des responsables d'quipe. .......................................................................... 24
Ressources : personnes, lieux et matires .................................................................................................................. 25
Cration de ressources locales de type travail humain ou machine -. ................................................................... 25
Crer une ressource gnrique................................................................................................................................... 25
Crer des ressources groupes ..................................................................................................................................... 1
Partager les ressources ................................................................................................................................................. 1
Importer des ressources depuis Outlook ...................................................................................................................... 2
Dfinir la disponibilit ................................................................................................................................................... 3
Variations de disponibilit ............................................................................................................................................ 3
Affectation simple des ressources de type simple ................................................................................................... 4
Ajout d'hyperliens dans les taches ou les ressources ............................................................................................... 5
Quest-ce que la planification initiale ?............................................................................................................................. 7
quoi ressemble une planification initiale ? ................................................................................................................ 7
Enregistrer une planification initiale ............................................................................................................................. 7
Enregistrer une planification temporaire ..................................................................................................................... 8
Assurer le suivi .................................................................................................................................................................. 9
Les outils de suivi .......................................................................................................................................................... 9
Saisir les donnes pour le suivi ..................................................................................................................................... 9
Date dtat .................................................................................................................................................................. 10
Saisir le temps pass ................................................................................................................................................... 10
Mettre jour un projet ............................................................................................................................................... 11

Utiliser le Ruban

Le Ruban occupe le haut de la fentre Project et prsente une collection colore de boutons de commandes
et de paramtres. Le Ruban est une amlioration du bon vieux systme de menus, car il vous permet de
visualiser simultanment une srie de commandes et dexcuter des fonctions dun simple clic.
Le Ruban est divis en onglets qui regroupent les commandes par actions. Si vous voulez travailler avec des
informations sur des ressources, nul doute que vous trouverez les commandes et paramtres quil vous faut
dans longlet Ressource. Certains onglets saffichent ou se masquent en fonction des besoins
Lorsquun bouton du Ruban est associ une flche pointant vers le bas, un clic sur la flche permet douvrir
un menu proposant des commandes supplmentaires. Dans la plupart des cas, vous pouvez cliquer
directement sur le bouton pour excuter la commande ou cliquer sur la flche qui pointe vers le bas pour
consulter les autres options possibles.

Vocabulaire et description de linterface

Dplacer la barre rapide sous le ruban.

Personnalisation de la barre rapide :

Choisir Autre commande , puis dans personnaliser, choisir Pour Projet pour crer un modle, gnr
pour les chefs de projet.

Crer des nouveaux Onglets et choisir le contenu attribu ces onglets.

Afin de garder ses personnalisations et de pouvoir les utiliser sur sur dautres postes et projets il va falloir
exporter sa personnalisation.

Rduire le ruban. ( clic droit )

Utiliser les contrles claviers grce ALT.

Chronologie :
Vue simplifie de lensemble des taches effectuer :

Afin de la dsactiver : Affichage >>

Barre de lgende de laffichage :
Clic droit >> barre daffichage

Options de tables : ( Onglet AFFICHAGE)

Permet de mixer les informations au sein mme du diagramme
de Gantt.

Afficher les fiches de taches : ( Onglet AFFICHAGE)

options : Afficher tout type de fentre dans le fractionnement de linterface.

Cre une subdivision permettant laffichage des fiches de taches paralllement au planning et au diagramme de
Gantt.

Menus contextuels :
Il existe 5 manires de parvenir crer et grer des actions dans Project 2010 :

Taper directement dans nom de la tche du diagramme de Gantt

Cliquer sur le bouton tche de longlet tche
Appuyer sur ALT puis H et suivre les raccourcis claviers afin darriver au mme rsultat.
Se placer entre deux tches et appuyer sur le bouton insert du clavier, afin de crer une nouvelle tche.
Clic droit >> Insrer une tche.

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Personnaliser la barre dtat ( Clic droit)

Options denregistrement :
Nota : ne pas enregistrer des noms avec espace et caractres spciaux
Ajout de mot de passe : bouton Outils >> options denregistrement.
Dans les projets rcents punaiser les lments les plus utiliss.
Dans Fichier >> Informations >> Modle global
Dans Fichier >> Informations >>informations sur le projet.
Voir les modles Microsoft Office.

Options de configuration
Mode Backstage
Le bouton vert situ lextrmit gauche du Ruban est appel onglet Fichier. Il permet douvrir le mode Backstage
qui propose plusieurs commandes utiles pour travailler avec des fichiers et vous invite modifier des options dans
Project. Les principales commandes du mode Backstage sont listes sur la gauche. Un clic sur certaines de ces
commandes, comme Ouvrir, permet dafficher une bote de dialogue ou dexcuter directement une action. Dans les
autres cas, la slection dune commande du mode Backstage ouvre une liste de commandes supplmentaires ou une
fentre graphique vous invitant raliser laction souhaite. Un clic sur Rcent affiche la liste des fichiers
rcemment utiliss que vous voulez ventuellement rouvrir. Un clic sur Imprimer ouvre une fentre dans laquelle
vous tes invit configurer les paramtres dimpression.
Fichier >> Options >> Planification :

Dbut/Fin par dfaut heures par jour

Type de tche par dfaut >> Dure fixe mode calculatoire par dfaut de Project.
Enregistrer >> enregistrer toutes les X mn Avec ou sans Confirmation.
Centre de gestion de la confidentialit si vous exportez vos plannings sous Excel :

Formats Hrits : Autorisez le chargement de fichiers avec des formats hrits ou de formats autres que par dfaut.

Premires Etapes
Lors dun nouveau projet, pensez ajouter dans la barre daccs rapide, le bouton information sur le projet - clic
droit (Ajouter la barre daccs rapide)

Ainsi quatteindre la Tche :

Si rtro-planification, pensez dans les informations de projet mettre les options de prvisions partir de la date de
fin de projet.

Cration dun calendrier :

Fonctionnement des calendriers

Voyons quel est le rle de chacun des quatre calendriers de Project 2010 (nous verrons leurs interactions dans la
section suivante) :
Calendrier de base : Cest le modle de calendrier dont sinspirent tous les autres. Il existe trois calendriers de
base : Standard, 24 heures et quipe de nuit (nous y revenons plus loin dans ce chapitre).
Calendrier de projet : Cest le calendrier standard pour raliser le planning. Vous dfinissez ce calendrier en
choisissant un modle parmi les trois calendriers de base.
Calendrier de ressource : Ce calendrier combine les paramtres du calendrier de base avec certaines exceptions
(priodes chmes) dfinies pour une ressource spcifique.
Calendrier de tche : Il permet de dfinir des exceptions pour une tche spcifique.
Lorsque vous crez des tches puis affectez des ressources pour les raliser, Project 2010 doit disposer dhoraires de
travail pour calculer les dures. Par exemple, si vous dcidez quune tche doit tre ralise en une journe, Project
2010 sait quune journe de travail correspond 7 heures (ou 12 heures, cest vous qui choisissez) car cest ainsi que
vous avez dfini une journe de travail dans le calendrier de projet. Autre exemple : supposons que vous affectez
une ressource une tche effectuer en deux semaines, dans une entreprise dont la semaine de travail standard
compte 5 jours. Si le calendrier de cette ressource est dfini sur une semaine de travail de 4 jours, les deux semaines
de travail effectues par cette ressource correspondent un total de 8 jours de travail sur le calendrier de ressource.

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Onglet Projet >> Modifier le temps de travail >> Crer un nouveau calendrier

Donner un nom ce calendrier, puis changer les horaires pour la semaine de travail, en cliquant sur dtails..

Puis dfinir vos nouveaux horaires selon vos dsirs :

Pensez aux jours chms dans exceptions slectionnez les jours dans le calendrier et ajoutez un nom ainsi que les
dbuts et fins de ces jours chms.

Pensez aller dans dtail aprs slection de la date si cette journe est partiellement chme et inscrivez vos
horaires

Validez par OK, puis dans Projet >>Information sur le Projet >> Calendrier, choisir le calendrier prcdemment
cr.
Pour supprimer ou renommer un nouveau calendrier :
FICHIER>>Informations >>Organisateur>> Calendriers

Relations entre les calendriers

Par dfaut, tous les calendriers de votre projet dpendent des paramtres du calendrier de projet. Une remarque
simpose nanmoins : lorsque vous modifiez le calendrier dune tche ou dune ressource (ce qui revient crer une
exception), il faut savoir quel paramtre est prioritaire.
Voici quelles sont les priorits entre les calendriers :
Si rien ne sy oppose, le modle du calendrier de base choisi pour le calendrier de projet lors de la cration de ce
dernier contrle les heures et jours travaills pour toutes les tches et ressources.
Si vous modifiez les horaires dune ressource, ces paramtres sont prioritaires pour cette ressource ds que vous
laffectez une tche. De mme, si vous affectez un autre calendrier de base une tche, ce calendrier est
prioritaire pour cette tche, par rapport au calendrier du projet.
Si vous appliquez un calendrier une ressource et un autre calendrier une tche laquelle cette ressource est
affecte, Project 2010 utilise uniquement les heures communes pour calculer les horaires de la ressource. Par
exemple, si le calendrier de tche dfinit les horaires de travail de 8 heures 17 heures alors que le calendrier
de ressource les fixe de 6 heures 14 heures, la ressource nest considre comme active que de 8 heures 14
heures, soit la plage horaire commune aux deux calendriers.
Vous pouvez forcer une tche ignorer les paramtres du calendrier de la ressource qui lui est affecte. Ouvrez
la bote de dialogue Informations sur la tche (il suffit de double-cliquer sur le nom de la tche dans laffichage
Diagramme de Gantt) et cochez la case Les prvisions ignorent les calendriers des ressources dans longlet
Avances. Cette case cocher nest pas disponible si loption Aucun est dfinie pour le calendrier de la tche.
Configurer ce paramtre est utile si toutes les ressources sont impliques dans une tche (par exemple, une
runion dentreprise), au mpris des horaires de travail habituels.

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES VUES PARTICULIERES

Lors dun nouveau projet le calendrier spcifique nest pas appliqu de manire visuelle notre diagramme de
Gantt.
CTRL + B : Atteindre pour aller directement une date spcifique. au 24 dcembre, les jours chms
napparaissent pas.
Pour parer ce problme, faire un clic droit sur la barre de temps et choisir chelle de temps

Choisir priode chme >> Calendrier et slectionner notre calendrier spcifique.

Nota : faire la mme chose pour chaque affichage : Suivi de Gantt et calendrier ( chelle de temps >> Palette) afin de
faire coller lensemble vos choix originaux.

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES TACHES PARTICULIERES

Si vous souhaitez travailler avec des calendriers diffrents sur des taches concernant des plannings externes votre
socit. Il vous faudra crer un nouveau calendrier comme prcdemment vu :
PROJET >> Modification du temps de travail >> Crer un nouveau calendrier.

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Puis lassocier une tche : double clic sur la tache ou aprs avoir slectionn une tche,onglet Tche>>
Informations.
Puis dans onglet informations avances dans calendrier choir le nouveau calendrier prcdemment cr.
A prsent le calendrier est associ la tche.

ORGANISER LES CALENDRIERS

Lorsque vous vous retrouvez travailler avec des fichiers Project externes, il ne possde pas vos calendriers et
manires de travailler. Pour pallier ce problme de compatibilit il vous faudra associer vos calendriers ceux-ci.
FICHIER >> ORGANISATEUR

Choisir les calendriers disponibles, puis les faire passer via le bouton COPIER dans la partie du projet ouvert.
Puis dans le projet, faire Onglet PROJET >>modifier le temps de travail et choisir dappliquer notre nouveau modle
de calendrier.

Puis Onglet PROJET >>informations sur le projet>> Calendriers et choisir votre calendrier.

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CREATION DE TACHES
Les normes veulent que lorsquon dmarre un projet on active le N Hirarchique et la Tche rcapitulative du
projet :
Onglet FORMAT >>cocher N Hirarchique et Tche rcapitulative du projet
la Tche rcapitulative du projet est le nom qui apparaitra en ligne 0, comme le rsum dun portefeuilles de projets
( fusion de projets)
Partons dun projet X :

Pour une structure lmentaire typique de projet nous devons avoir :

Tout dabord crer deux tampons, le jalon Kick-off et le jalon clture
Puis le Phasage avec un jalon de dbut et de fin et enfin lordonnancement que constitue les diffrentes tches
internes aux diffrentes phases.
Ajout de tches priodiques : pour les runions de cadres, nous allons Ajouter une tche priodique.
Onglet Tche>>Tche>> Tche priodique.

Nous allons choisir le nombre doccurrences, le dbut, la fin de la runion, sa dure et sa priodicit.

11

SAISIR LES DIFFERENTS TYPES DE DUREE

On peut atteindre une 100aine de niveaux et un million de taches pour un seul fichier.
Afin de rester dans une structuration professionnelle nous allons ajouter une nouvelle colonne qui
contiendra le code Hirarchique. Nous allons donc dcocher loption de lOnglet Format, N
Hirarchique et crer ne nouvelle colonne par un clic droit insrer une colonne et choisir la
nomenclature suivante WBS - work breakdown structure SFT en franais ( structure de fractionnement
de travail), qui nous donnera le code hirarchique directement.

DUREE ESTIMEE
Pour les dures de runion par ex. il est impossible de dterminer si oui ou non, elles dureront vraiment 30mn, cest
pourquoi nous allons ajouter une notion destimation celles-ci.
Slectionnez toutes les dures concernes, puis cliquez sur longlet TACHE >> informations
Cochez la case Estime , validez.

A prsent, notre dure est suivie dun ? , qui signifie bien quil sagit dune estimation de dure.

LES DIFFERENTES UNITES DE DUREES

Min : Minutes
Hr : heures
Jours : Jours
Sm : Semaines
Mois : Mois

Pour ajouter un nombre dheures sans pauses induites par le planning intgr, comme un temps de schage par ex. il
faudra ajouter un la suite des heures qui correspond coules

Pour aller plus loin, on pourrait imaginer un rattrapage dheure dun employ avec la mme technique.
En mode normal
En mode coul

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CHANGEMENT DE LA STRUCTURE ET FORMATAGE SIMPLE

Vous pouvez utiliser des couleurs de police et des couleurs de fond comme tout logiciel de Microsoft office, via
lOnglet Tche >>groupe de travail Police
Par principe le kick-off est en vert.

Attention : si vous souhaitez arer vos plan comme ci-dessous, vous naurez aucun soucis dans les modes de calcul
de Project, mais risquez lors de vos exports vers des logiciels tiers de faussez vos rsultats ou affichages. Ou perdre
du temps nettoyer vos tables (ex. Excel)

On peut galement changer la couleur de la barre des tches, en double-cliquant dessus et changer ses valeurs.

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TACHES ET DEPENDANCES
Dans le Chapitre 4, nous vous avons conseill de ne pas forcment dfinir les dates de dbut de tche,
car les projets changent souvent et grandissent trs vite. Si vous introduisez une logique temporelle
plutt que dattribuer des dates spcifiques aux tches, Project peut tenir compte des changements et
adapter le projet conformment cette logique.
Par exemple, si la tche qui consiste acheter des fournitures prend une semaine de retard, la tche
dpendante qui consiste dmarrer la fabrication est automatiquement retarde dune semaine. Il vous
suffit de spcifier les changements quand vous effectuez le suivi de votre planning et Project applique ses
ajustements en consquence. Lautre possibilit est de modifier la date de dbut de chaque tche du
planning chaque fois quune tche accuse un retard. Mieux vaut ne pas y penser !

Tches dpendantes : quel ordre ?

Comme dans les relations humaines, les relations entre tches impliquent des rles : une tche est soit
prdcesseur, soit successeur. Deux tches dpendantes forment un couple prdcesseur-successeur,
mme si leur planning se chevauche ou si elles se droulent en parallle. Il est primordial de noter que la
planification de la tche prdcesseur influe sur la date de planification de la tche successeur,
notamment en mode de planification automatique.

LIER LES TACHES ET COMPRENDRE LA DYNAMIQUE

Un diagramme de Gantt doit tre connexe passer dune tache lautre par des liaisons Parmi les 4 liaisons les plus utilises lors dune gestion de projets, nous en verrons 3 lors de cette formation.

La liaison FIN/DEBUT
En slectionnant deux tches par exemple le Kick-off et la premire runion, en cliquant dans longlet
Tche >>groupe planifier et Cliquez sur le bouton liaison fin-dbut
- liaison par dfaut -

Vous obtiendrez ceci dans la partie chelle du temps

Vous remarquerez galement que la colonne prdcesseur sest charg de nous indiquer le numro de ligne qui
le lie lui dans une relation fin-dbut

Nota : Il vous est possible de taper directement le numro de la tache le liant cette tche.

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La liaison DEBUT/DEBUT
Pour faire commencer plusieurs tches au mme moment, la manire la plus simple est de lier normalement une
tache une autre, puis de double-cliquer sur cette liaison dans le Gantt, pour se retrouver avec cette fentre :

Choisissez Dbut Dbut (DD) et validez.

Vous obtiendrez ceci :

Vous pouvez bien videment taper directement dans la colonne Prdcesseur le N de tche, suivi
de DD

La liaison FIN/FIN
Si vous dsirez obtenir une fin programme pour plusieurs tches. Utilisez comme prcdemment la fentre
interdpendance des tches et slectionnez Fin Fin . Ou tapez directement le N de tche suivi de FF ,
pour obtenir ceci :

Pour finir sachez, que le suivi est toujours li au Kick-off soit 1 . et quil est possible de lier une tche plusieurs
autres en sparant les tches par un point-virgule.

Et quenfin la clture doit tre lie au suivi et la fin de planification afin de boucler le projet.

PLANIFICATION MANUELLE OU AUTOMATIQUE

Lun des aspects les plus apprciables de Project est sa capacit recalculer le planning des tches
lorsque vous modifiez le dbut du projet ou lorsquune modification apporte un planning affecte une
ou plusieurs tches dpendantes (associes). Cela vite au chef de projet (oui, vous !) de devoir repenser
et ressaisir des donnes pour des tches replanifies tout au long du projet.

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Malheureusement, il y a toujours une contrepartie aux bnfices de lautomatisation. En matire de
planification de projet, lautomatisation peut entraner des modifications indsirables de planning, dues
un raisonnement machine, bien loin de lexpertise humaine.
Pour permettre aux chefs de projet de profiter du gain de temps quoffre lautomatisation tout en
gardant le contrle sur le planning en cas de besoin, Project 2010 lance la planification contrle par
lutilisateur.
Grce la planification contrle par lutilisateur, vous pouvez choisir un mode de planification pour
chaque tche :
Avec les tches planifies automatiquement, Project continue dutiliser sa mthode de calcul de planification,
base sur la date de dbut de projet et des dpendances entre tches.
Avec les tches planifies manuellement, Project vous permet de reporter la saisie de la dure et des dates. Au
lieu de cela, vous pouvez entrer des informations sur la dure ou les dates. Si vous saisissez la dure et les dates,
Project dfinit le planning de la tche et ne le modifie pas moins que vous ne le fassiez manuellement. Dans la
plupart des cas, les tches planifies manuellement sont modifies lorsque vous replanifiez lensemble du projet.
Lapparence des barres du Gantt reprsentant les tches planifies manuellement est diffrente de celle des barres
du Gantt qui reprsentent les tches planifies automatiquement.

Les plus du MODE MANUEL

Afin de simuler votre projet et de voir limpact de variation dune tache sur lautre, vous pouvez choisir dutiliser la
planification manuelle , en slectionnant les taches voulues et en cliquant sur le bouton planification manuelle
du groupe tches de longlet Tche

Vous obtenez ceci dans le Gantt :

Lors dun changement impliquant un chevauchement de tache votre reprsentation graphique va changer daspect
comme ceci :

LES DELAIS SUR LES LIAISONS

Dans le cadre dun projet raliste, on ne peut bien videment penser quune tache commence en flux tendu la
seconde prs la fin de la prcdente, sauf dans le cadre dun squenage de tches mcaniques opr par des
machines. Il vous faudra donc donner des dlais dans votre passage dune tche lautre.

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La manire la plus simple est double-cliquer dans le Gantt sur les liaisons et ajouter du temps ou den supprimer, via
la zone retard , qui est une mauvaise traduction de dlais.

Nota : il est possible dexprimer ce temps en %

Vous pouvez bien videment taper vos dlais directement dans la colonne Prdcesseurs comme ceci :

Loption planification manuelle vue prcdemment ne prend pas en compte les dlais, lors dun changement
impactant. Project 2010, vous propose alors un bouton vous permettant de continuer la simulation tout en voyant ce
qui se passerait si vous tiez en planification automatique .
Vous pouvez le trouver dans longlet tches >>Groupe planifier >> Respecter les liaisons

DEFINIR LES CONTRAINTES SUR LES TACHES

Pour dfinir une contrainte sur vos taches, il vous faut slectionner cette tche, ouvrir la fentre informations sur
la tche et dans longlet Avanc , choisir le type de contrainte voulue.

Par convention le Kick-off doit tre en doit commencer le .

On ne peut mettre de contraintes sur une planification manuelle.

Les types de contraintes :

17

Les contraintes strictes :

Doit commencer le
Doit finir le
Les contraintes fortes : -ne peuvent voluer que dans un seul sens de chronologie

Dbut au plus tard le

Dbut au plus tt le
Fin au plus tard le
Fin au plus tt le

Les contraintes faibles : - sans date

Ds que possible
Le plus tard possible

DEFINIR DES ECHEANCES

Une chance est un objet qui la diffrence des contraintes saffiche dans le Gantt.

Pour obtenir cette reprsentation, il vous faut aller dans la fentre dinformation de la tche et ajouter une donne
dans la zone chance

Si votre chance est dpasse par une tache, vous obtiendrez ceci dans le Gantt :

Et ceci dans la table des entres :

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Nota : si vous souhaitez, lors de la prparation de votre projet voir apparaitre vos taches sans que les contraintes ne
les impactent, il vous faudra aller dcocher une option se trouvant dans longlet Fentre >>
option>>Planification>> options de planification pour ce projet>> les taches respectent toujours les contraintes

MANIPULATIONS PARTICULIERES SUR LES TACHES

Fractionnement des tches :
Il arrive parfois quune tche, doive subir une rupture ex. un partenaire qui ferme ses portes sur quelques jours
Il vous faudra alors indiquer ceci sur votre Gantt via une procdure qui consiste utiliser le bouton fractionner la
tche dans longlet Taches du groupe planifier
Aller sur le Gantt et Cliquer-dplacer le nouveau curseur du dbut la fin de la procdure.

Vous obtiendrez alors ceci :

Il est galement possible de rattacher, toujours en cliquer-dplacer le bloc un autre prcdemment fractionn.

Nota : prfrez utiliser une tche double avec des dlais entre les deux reviendrait une utilisation bien plus prcise
de vos objectifs.

Les tches de HAMMOCK ou HAMAC :

Ce type de tche particulier est une tche impacte par deux autres en bordure de celle-ci, do la forme dun
hamac :
A
|
C
|-----B-----|

Elle est donc lie par les informations dune autre tche ex. la Tche B doit toujours finir en mme temps que la
tche A.

19

Afin de lier une dure une autre, il vous faudra slectionner la cellule maitresse, faire un copier, puis dans la cellule
dure esclave, faire un collage spcial coller avec liaison

Vous obtiendrez alors une cellule avec un angle gris vous indiquant quelle dpend dune autre.

La liaison ne se fait que dans le sens maitre-esclave et non pas linverse.

Les taches de HAMMOCK se pratiques sur tout type de cellule des tables dentres.
Afin de supprimer cette liaison il suffit de slectionner la cellule esclave et de faire un suppress du clavier.
Nota : lorsque vous r ouvrez un fichier contenant des liaisons de type HAMMOCK vous obtiendrez ce message :

Utilisation des tches fantmes et masquage de tche

Les tches fantmes servent palier un problme de la gestion des contraintes dans les tches. En effet une seule
contrainte est propose par tche, mais nous savons quelle peut tre double, du genre pas avant le et au plus
tard le. Ce que ne prvoit pas le logiciel de manire normale.
Ce sont donc des tches caches qui vont servir crer des contraintes doubles. Elles peuvent galement servir
dfinir que mon planning ai du retard ou pas de commencer telle ou telle tche une date ou horaire fixe.

20
Nous allons voir le 2eme cas de figure et crer une tche fantme pour organiser une tche qui doit se passer
imprativement quels que soient les dpassements de planning un certain moment.
Onglet Projet >> groupe Proprit>> Modifier le temps de travail.
On cr un nouveau calendrier de base tache fantme 1 . et dans les dtails de la semaine, on passe en chm
tous les jours, sauf le mercredi de 13h30 a 13h31. On valide.
Au-dessus de la tche 6, on cr une tache que lon nomme tache fantme 1 laquelle on rattache le calendrier
prcdemment fait.

On cr une liaison fin-dbut entre la tche 5 et la tche fantme et galement avec la tche 6 qui va se
retrouver affecte par la tache fantme. Par convention, on passe la couleur dcriture de la tche fantme en blanc
pour ne pas la voir dans la table dentres et quelle napparaisse pas limpression et on ajoute une note pour
commenter cette tche. Onglet tache , groupe proprit,
Et pour finir la faire disparaitre dans le Gantt en ouvrant ses proprits, onglet gnral , et cochez masquer la
barre .
Voil nous venons de faire en sorte que cette tche 6 commence quoi quil arrive tel
jour telle heure quel que soit le planning.

Marquer une tche en tant que jalon.

Si par exemple vous voulez rester ralistes, la clture ne peux tre dfinie sur 0 jours,
elle prendra toujours quelques minutes se raliser. Mais ce moment-l le jalon se
transformera en tache dans le Gantt. Pour pallier ce problme vous pouvez doublecliquer sur la tche, puis dans les proprits, onglet avanc , cochez loption
marquer en tant que jalon

Nota : peux servir masquer des problmes techniques dans la table dentre et restant invisibles pour les clients
dans le Gantt.
Dsactiver une Tche
Vous aurez parfois, lors dune suppression de tche, lobligation de conserver sa trace malgr tout.
Pour se faire slectionnez une tche, puis dans longlet tche , groupe planifier , bouton dsactiver

La tche sera alors barre et grise, ainsi que sa reprsention dans le Gantt en blanc.

21

Nota : afin de faire disparaitre la tache dans le Gantt, proprit de la tche

>> onglet gnral >> masquer la barre

Utilit du mode manuel sur les dates et dures

Depuis Project 2010, nous avons la possibilit de ne plus dterminer des dures et/ou des dates de dbut et de fin.
Ainsi nous pouvons lorsque quune tache nest pas vraiment dfinie, lui imputer des valeurs textuelles.

Le report de tches
Normalement prvu pour les gestions administratives, Gestion de salles ou chambres dhtel par exemple. Elle va
nous permettre de voir sur une seule ligne les occupations de salles prvues.
On cre des taches sans liaison pour les diffrentes runions prvues dans les salles, puis en les slectionnant toutes
, puis informations des taches >>, onglet gnral, puis report

On obtient ainsi sur la phase, lensemble des rservations.

22

Prparation du fichier pour envoi aux quipes

Ajout de notes et de pices jointes sur une tche.
Lors dune insertion de note, vous avez la possibilit dajouter une pice jointe celle-ci.

Nota : afin de changer le nom du fichier joint sous forme dicne, cliquez le bouton changer dicne

Pensez lier vos documents sources si vous

souhaitez quils se mettent jour
automatiquement lors de changements de la
pice jointe.

Pour accder ces notes : clic droit sur la tche >> notes ou dans le ruban, tache >>groupe proprits

Activation de la grille et des rfrences utiles dans le Gantt

Avec un clic droit sur le Gantt, nous accdons aux proprits de dfinitions graphiques du Gantt.

Par tradition, le dbut de projet est en vert, la fin de projet en vert. Pensez rendre plus visible la date du jour.

23
Prparation du zoom et de lchelle de temps
Voyons prsent comment rattraper les petits comportements douteux du zoom au bas du Gantt.
Il vous suffit de cliquer droit sur les jours du Gantt, afin de voir apparaitre loption zoom

Puis de grer lchelle de temps par 3 niveaux, clic droit chelle de temps , puis de dterminer les trois niveaux,
les plus demands dans les projets europens, c'est--dire :

Niveau suprieur : anne

Niveau intermdiaire : trimestre
Niveau infrieur : semaines ( 152) nota : S1,S2 ( a partir du dbut) correspond votre dbut de projet.

Ce qui donnera ceci :

Cration d'une colonne de calcul avec la dure cumule

On ajoute une colonne qui va nous servir a cumuler les dures prendre dure 10 afin de ne pas empiter sur les
dures qui sont utilises par des extensions payantes, qui elles prennent les premire
On slectionne la colonne clic droit > champs personnalis
On renomme le champ , puis cliquez sur "formule"

On ajoute un champ [dure] puis ok.

La formule est valide mais seulement pour les taches, mais pas pour les phases. Afin d'ajouter cette option, vous
devez cliquer sur "Report" et choisir dans la liste droulante "somme"

24
Cration d'une colonne avec le nom des responsables d'quipe.

On ajoute une colonne qui va nous servir a crer une liste droulante avec divers champs prendre "texte 30"
On slectionne la colonne clic droit > champs personnalis
Nommer en "responsable", puis "choix"

On ajoute des valeurs en laissant la premire en "slectionner" et en la mettant en valeur par dfaut.

Vous aurez alors une nouvelle liste droulante dans votre champ personnalis:

25

Ressources : personnes, lieux et matires

Pour la plupart des gens, le terme ressources dsigne les ressources humaines. Cest effectivement la
ressource la plus importante dans tous les projets, mais ce nest pas la seule. Les ressources peuvent tre des
quipements que vous louez ou que vous achetez, des matires premires ou des objets (trombones, etc.).
Vous pouvez mme crer des ressources qui symbolisent des lieux lous lheure comme un laboratoire ou
une salle de confrence. Par exemple, vous pouvez crer une ressource Visite dusine et lui affecter un cot
unitaire de 400 , ce prix couvrant le voyage aller-retour et lhbergement.
Voici quelques exemples de ressources plus ou moins videntes :

Ingnieurs.

Honoraires dinterprte.

Stand dans un salon.

Mobilier de bureau.

Fournitures de bureau.

Logiciels informatiques.

Salle de confrence dun htel.

Services dimpression.

Secrtaire administrative.

Concepteurs graphiques.

Carburant de fuse.

Conception dun prototype.

Vous comprenez quune ressource est tout ce qui est ncessaire pour raliser votre projet.

Cration de ressources locales de type travail humain ou machine -.

Pour acceder aux ressources vous avez la possibilit d'y arriver par deux moyens:
Soit par la barre d'affichage de gauche

Soit a gauche du zoom en cliquant sur l'icne ci-dessous.

On ajoute les donnes dans les champs:

Crer une ressource gnrique

Dans la phase de planification dun projet, toutes les ressources ne sont pas forcment identifies. Parfois, vous ne
savez pas encore quelle ressource vous allez utiliser alors que le projet a dj commenc. Vous savez seulement que

1
la ressource doit possder certaines comptences pour pouvoir raliser la tche que vous voulez lui confier. Dans ce
cas, mieux vaut crer des ressources gnriques.
Pour crer une ressource gnrique, attribuez-lui un nom dcrivant sa comptence, par exemple Ingnieur,
Concepteur ou bien Salle de runion. Cochez ensuite la case Gnrique dans la bote de dialogue Informations sur la
ressource.

On peut ajouter galement des "remarques" toujours dans l'onglet "ressource":

On obtient ceci :

Nota: pensez lorsque vous utilisez des ressources gnriques multiplier par le nombre d'lments la capacit max
en pourcentage exemple: 3 ing risques gale 80% x 3 = 240% -

Crer des ressources groupes

Les affectations groupes reprsentent plusieurs ressources. Plutt que daffecter des ressources une une une
tche, vous pouvez affecter un groupe de personnes qui travaillent ensemble. En affectant une ressource groupe
(ou consolide), vous gagnerez sans doute beaucoup de temps dans les projets de grande ampleur.
Il ny a pas de paramtre spcifique pour crer une ressource groupe. Vous avez donc intrt lui attribuer un nom
prcisant le nombre de ressources quelle reprsente. Par exemple, vous appellerez une ressource Groupe_
Concepteurs Web 4 si vous savez que lquipe compte quatre personnes. Le seul lment qui dfinit les ressources
groupes est le nombre dunits daffectation : 400 % indique que le groupe compte quatre ressources.

Partager les ressources

Dans de nombreuses entreprises, plusieurs projets se droulent en mme temps. Parmi ceux-ci, le projet de
dmnagement de lentreprise est plutt unique. En revanche, dans un cabinet darchitecture, un projet de
conception dimmeuble risque de se prsenter plusieurs fois et donc de solliciter les mmes ressources que dautres
projets (architectes, dessinateurs, etc.).

2
Ds que plusieurs projets similaires se droulent simultanment dans une entreprise, il est utile de crer des
ressources centralises, ce qui vous vite davoir en crer alors quelles existent dj. Cela simplifie galement le
suivi des ressources dun projet lautre.
Project offre une autre fonction qui peut vous faire gagner du temps : rcuprer des ressources existantes dans le
carnet dadresses de lentreprise ou dans votre propre carnet dadresses Outlook.

Vous pouvez utiliser longlet Affichage pour ouvrir laffichage Tableau des ressources. Dans le groupe Affichages des
ressources de cet onglet, cliquez sur le bouton Tableau des ressources.
Lorsque quelquun affecte une ressource issue dun fichier partag, cette information sinscrit dans le fichier rservoir de
ressources et permet tous les autres chefs de projet de savoir quelle est laffectation de la ressource au niveau de
lentreprise.

Procdez comme suit pour accder une ressource partage :

1.
2.

Ouvrez le fichier rservoir de ressources puis le fichier emprunteur.

Dans le fichier emprunteur, cliquez sur Ressource/Partager les ressources.

La bote de dialogue Partage des ressources souvre.

3.

Spcifiez les ressources du projet.

Si le projet utilise ses propres ressources, cochez la case Utiliser les ressources propres (paramtre par dfaut). Si
le projet utilise des ressources partages, cochez la case Utiliser les ressources (voir Figure 7.5) et slectionnez un
projet dans la liste De.
4.

Dterminez le comportement que Project doit adopter en cas de conflit.

Si votre projet est prioritaire, cochez la case Le fichier emprunteur est prioritaire. Si cest le rservoir qui domine,
slectionnez loption La liste de ressources (fichier prteur) est prioritaire.
5.

Cliquez sur OK pour terminer le processus.

Toutes les ressources du rservoir sont ajoutes la liste de ressources de votre projet, prtes tre affectes des
tches.

Importer des ressources depuis Outlook

Certains utilisateurs ont consacr beaucoup de temps la cration et la gestion dune liste de contacts dans leur
carnet dadresses Outlook. Ce travail na pas t vain puisque Project peut rcuprer les ressources dans le carnet
dadresses Outlook.
Il faut bien sr quOutlook soit votre programme de messagerie par dfaut pour que cette opration soit possible.
Lorsque vous lancez Outlook et quil vous demande si vous voulez que ce soit le programme de messagerie par
dfaut, vous devez accepter.
Lorsque vous insrez une ou plusieurs ressources Outlook dans votre projet, elles sont ajoutes dans la liste de votre
projet. Le nom de la ressource et ladresse de messagerie sont rcuprs tels quels dans le carnet dadresses
Outlook. Linitiale par dfaut et le type de travail sont galement prdfinis. Libre vous ensuite dajouter des
informations supplmentaires sur la ressource.
Pour insrer des ressources du carnet dadresses Outlook, ouvrez laffichage Tableau des ressources et respectez les
tapes suivantes :
1. Cliquez sur Ressource/Ajouter des ressources/Carnet dadresses.
La bote de dialogue Slectionner les ressources apparat.
2.
3.
4.
5.

Spcifiez la ressource souhaite.

Cliquez sur Ajouter pour insrer la ressource dans la liste Ressources.
Rptez les tapes 2 et 3 pour ajouter dautres ressources importer dans votre projet.
Cliquez enfin sur OK.

Les noms saffichent dans la liste de ressources de votre projet. Vous pouvez alors ajouter dautres informations.
Quand vous affectez une ressource de travail une tche, Project multiplie son taux horaire standard par le
nombre dheures de travail. Or, les ressources matrielles ne se comptent pas en heures de travail. Vous les
payez en fonction de leur quantit. Ainsi, lorsque vous dfinissez une ressource matrielle, vous spcifiez un
taux standard par unit (mtre, tonne, kilo, par exemple) et affectez un nombre dunits chaque tche. Le cot
est gal au nombre dunits multipli par le cot dutilisation. Techniquement, vous pouvez affecter un cot
dutilisation une ressource matrielle, mais rares seront les occasions de le faire.

Procdez ainsi pour affecter un taux unitaire standard une ressource matrielle :
1. Ouvrez laffichage Tableau des ressources.
2. Cliquez sur la cellule de la colonne tiquette Matriel de la ressource et saisissez un nom pour lunit (kilo,
par exemple).
3. Dans la colonne Tx. standard de la ressource concerne, entrez un montant en euros (le prix au kilo, par
exemple).
4. Appuyez sur Entre ou sur la touche de tabulation pour enregistrer votre saisie.

Dfinir la disponibilit
Le paramtre de capacit (disponibilit) vous aide dtecter la surutilisation des ressources, lorsque celles-ci
travaillent simultanment sur plusieurs tches du projet.
Voici comment spcifier la disponibilit dune ressource :
1. Ouvrez laffichage Tableau des ressources.
2. Cliquez dans la colonne Capacit max. de la ressource.
3. Entrez le pourcentage correspondant la disponibilit de la ressource.
Saisissez, par exemple, 33 si la ressource nest disponible quun tiers du temps ou bien 400 pour une ressource
qui fournit quatre personnes plein temps (les valeurs suprieures 100 % reprsentent des ressources
fournissant un groupe ou une quipe pour grer les affectations). La valeur par dfaut est 100 %, ce qui
correspond une ressource travaillant plein temps sur la tche.
4. Appuyez sur Entre ou sur la touche de tabulation.
Lentre est enregistre.

Variations de disponibilit
Une mme ressource peut tre disponible plein temps pendant une partie du projet puis temps partiel pendant
une autre partie du projet. Ce peut tre le cas si vous faites appel une ressource dun autre service ou un
intervenant indpendant qui travaille simultanment sur votre projet et sur dautres. Pour spcifier ces variations
dans Project, entrez une plage de dates dans les colonnes Disponible partir de et Disponible jusqu de la section
Ressource disponible dans la bote de dialogue Informations sur la ressource.
Procdez comme suit pour spcifier une priode pendant laquelle une ressource est disponible pour travailler sur votre
projet :
Ouvrez laffichage Tableau des ressources.
1.

Double-cliquez sur une ressource.

La bote de dialogue Informations sur la ressource souvre et vous propose longlet Gnral
2.
3.

Utilisez les colonnes Disponible partir de et Disponible jusqu (dans la section Ressource disponible)
pour spcifier la priode de disponibilit.
Dans la colonne Units, cliquez sur les flches pour augmenter ou diminuer le pourcentage de disponibilit
par chelons de 50 % ou tapez un pourcentage.

4
Appuyez sur Entre pour enregistrer la saisie.
4.
5.

Rptez les tapes 3 et 4 pour spcifier dautres priodes de disponibilit dans les lignes suivantes du
tableau Ressource disponible.
Cliquez sur OK.

Affectation simple des ressources de type simple

Pour affecter des ressources

ssources une tche, on slectionne le ou les intervenants dans la liste droulante du champ:

On obtient ceci dans le Gantt,

Pour obtenir des versions raccourcis de ces textes, on double clique sur la tache, pour accder la mise en forme ,
puis dans l'onglet "texte" on clique sur "nom de la ressource" pour choisir l'option "initiales de la ressource"

5
Il est d'usage pour connaitre l'effort total des ressources affectes cette tche d'ajouter une colonne avant la
colonne "dbut" nomme "travail" qui nous donnera le nombre total des heures effectues par les diffrentes
ressources.
Si on ajoute dans l'onglet "affichage">groupe "fractionner l'affichage", l'option "dtail" on obtient une 3me partie qui
nous renseigne un peu plus sur les diffrents temps imputs a la tche.

Un clic droit >"travail" nous permet ce type de renseignement:

On peut galement de retour dans le tableau des ressources, ajouter deux colonnes nous renseignant sur l'ensemble
des donnes imposes par les taches Travail et cout qui donneront ceci:

Ajout d'hyperliens dans les taches ou les ressources

Afin de gagner du temps sur les possibilits de contacter les ressources, nous allons donner a la ressources une
nouvelle option. On slectionne la ligne de la ressource, puis clic droit: "lien hypertexte".

On ajoute des informations qui nous permettrons de gagner du temps pour les futurs emails:

On obtient ceci dans la ressource :

6
et en faisant un CTRL + clic sur ce nouvel icne, on va ouvrir automatiquement le logiciel de messagerie,
avec un mail pr-format.
On peut galement ajouter ceci dans l'affectation des taches par la mme procdure:

Pour pr formater ce mail tout ecrire dans la partie texte du

Quest-ce que la planification initiale ?

Il sagit dun enregistrement fig de vos prvisions en termes de dures, de cots et de charge de travail.
Vous ralisez cette planification initiale au moment o vous considrez que le plan a t finalis et que
vous tes prt le mettre en uvre. La planification initiale est stocke dans le fichier du projet et reste
inchange, quelles que soient les modifications que vous allez apporter vos tches.
Les planifications initiales vous servent notamment faire des bilans davancement au cours du projet.
Vous en avez absolument besoin en fin de projet pour pouvoir comparer le rals avec le prvisionnel,
surtout aprs des semaines, des mois ou des annes defforts. Cette confrontation entre rel et
prvisionnel vous fait naturellement progresser dans la matrise de Project, car vous faites des
estimations de plus en plus ralistes ds le dpart dun projet. La planification initiale, lorsquelle est
compare au ralis, vous permet en outre de trouver les causes des retards ou des dpassements de
budget pour fonder vos arguments lorsquil faut les justifier votre suprieur ou vos clients, en vous
appuyant sur une vaste palette de rapports et daffichages imprims.
Vous pouvez enfin limiter des planifications initiales certaines tches. Si une tche en particulier subit
un gros retard, vous pouvez modifier vos estimations pour cette tche sans perturber le reste de la
planification initiale. Dans ce cas, il peut tre utile de ne mettre jour que ce qui concerne la tche
modifie.

quoi ressemble une planification initiale ?

Une fois que vous avez enregistr une planification initiale puis avez saisi des pourcentages dachvement de
certaines tches, vous commencez collecter des donnes dexcution relle que vous pouvez confronter celles de
la planification initiale. La comparaison peut galement faire lobjet dune reprsentation visuelle.

Enregistrer une planification initiale

Vous pouvez crer une planification initiale tout moment dans la bote de dialogue Dfinir la planification initiale.
Elle propose notamment une option qui permet de dterminer comment Project reporte les donnes des tches
subordonnes dans les tches rcapitulatives quand vous dfinissez la planification initiale. Cette option mrite une
petite explication.
Par dfaut, ds que vous avez enregistr une planification initiale, les donnes initiales des tches rcapitulatives ne
sont plus mises jour si vous modifiez les tches subordonnes qui en dpendent, mme si vous allez jusqu
supprimer une tche subordonne. Vous pouvez modifier ce comportement en configurant les options de
planification initiale. Vous pouvez exiger que les modifications des tches subordonnes soient reportes dans
toutes les tches rcapitulatives ou seulement dans les tches rcapitulatives que vous avez slectionnes. Cette
seconde option nest possible que si vous avez slectionn des tches rcapitulatives sans ses tches subordonnes.
Voici comment enregistrer une planification initiale :

8
1. Pour enregistrer uniquement la planification initiale de certaines tches, slectionnez les numros des
tches concernes.
2. Cliquez sur Projet/Dfinir la planification initiale/Dfinir la planification initiale.

La bote de dialogue Dfinir la planification initiale saffiche.

3. Cochez la case Ensemble du projet ou Tches slectionnes.

4. Si vous avez opt pour Tches slectionnes dans ltape 3, dfinissez les options de report de
planification des tches subordonnes.
Vous pouvez reporter les donnes dans toutes les tches rcapitulatives ou seulement dans les tches slectionnes.
5. Cliquez
iquez sur OK pour enregistrer la planification initiale.

Enregistrer une planification temporaire

Les planifications temporaires utilisent la mme bote de dialogue que les planifications initiales. La seule diffrence
est que vous devez prciser lorigine
ne des donnes que vous voulez enregistrer. Par exemple, si vous voulez
sauvegarder les dates de dbut et de fin de votre Planification2 dans la troisime planification temporaire, il faut
copier les donnes de Planification2 dans Dbut3/Fin3. Si vous voulez
voulez copier les dates de dbut et de fin du planning
actuel pour toutes les tches, copiez Dbut/Fin.
Si vous avez besoin de mettre jour les dates de dbut et de fin dune planification sans toucher aux autres donnes
quelle contient, il suffit de copier Dbut/Fin dans la planification initiale modifier.
Agissez comme suit pour enregistrer une planification temporaire :
1. Pour enregistrer une planification temporaire pour seulement certaines tches, slectionnez-les.
slectionnez
2. Cliquez sur Projet/Dfinir la planification initiale/Dfinir la planification initiale.
La bote de dialogue Dfinir la planification initiale apparat :

3.

Slectionnez loption Dfinir la planification temporaire.

4.

Dans la liste droulante Copier, slectionnez les donnes que vous voulez copier dans la planification
temporaire.

5.

Dans la liste droulante Dans, slectionnez les champs dans lesquels vous voulez stocker les donnes.

6.

Cochez la case Ensemble du projet ou Tches slectionnes.

7.

Si vous voulez enregistrer la planification pour les tches slectionnes, dfinissez les options de report
des planifications dans les tches rcapitulatives.

8.

Cliquez sur OK pour enregistrer la planification.

Grce aux listes Copier et Dans de la bote de dialogue Dfinir la planification initiale, vous pouvez crer jusqu dix
planifications temporaires qui se basent sur les donnes dune planification initiale ou sur les donnes relles.

Assurer le suivi
Une fois que vous disposez des informations concernant lavancement, les cots fixes et les heures passes, vous allez
pouvoir les saisir. Vous disposez dun vaste choix daffichages et de tables pour saisir les donnes dans les colonnes du
tableau. Vous pouvez opter pour la saisie dans la bote de dialogue Informations sur la tche ou utiliser les outils de suivi
proposs dans le groupe Planifier de longlet Tche du Ruban.

Les outils de suivi

On pourrait parfois croire que Microsoft prvoit des outils pour tout. Cest
aussi le cas pour le suivi. En effet, vous pouvez utiliser les outils de suivi
proposs dans le groupe Planifier de longlet Tche pour mettre jour les
tches slectionnes dans nimporte quel tableau. La Figure 13.1
reprsente les outils de suivi et dautres boutons du groupe Planifier.
Vous disposez des outils suivants pour mettre jour les tches
slectionnes :
Cliquez sur Acheve (0 % 100 %) pour marquer rapidement lavancement dune tche, bas sur le
pourcentage dheures de travail ddies la tche.
Si vous slectionnez une tche puis cliquez sur le bouton Avancement conforme, vous enregistrez
automatiquement lactivit la date dtat dfinie dans votre planification initiale. Une prochaine section explique
comment dfinir la date dtat.
Loutil Mettre jour les tches, disponible dans le menu qui souvre lorsque vous cliquez sur la flche en regard
de Avancement conforme, affiche une bote de dialogue prsentant des champs de suivi (certains figurent aussi
dans la bote de dialogue Informations sur la tche) ainsi que dautres champs permettant de mettre jour le projet.
Par exemple, vous pouvez indiquer si la planification relle dune tche diffre de sa planification initiale.

Saisir les donnes pour le suivi

Vous allez devoir saisir plusieurs types dinformations pour suivre lavancement de votre projet. Vous devez dabord
dfinir la date dtat, cest--dire la date laquelle vous voulez suivre lavancement. Par dfaut, Project utilise la
date systme de votre ordinateur. Vous pouvez cependant saisir les donnes de suivi pour nimporte quelle autre
date, par exemple pour la date de fin dun trimestre de lactivit de lentreprise.
Au niveau des tches, vous pouvez saisir les dates relles de dbut et de fin, le pourcentage dachvement (par
exemple 75 % achevs) et les heures que les ressources ont passes sur la tche. Bien sr, si vous constatez quune
tche va pouvoir tre ralise en moins ou en plus de temps que prvu, vous en profiterez pour modifier la dure de
la tche en cours. Vous pouvez enfin saisir des quantits de matriels utiliss et les montants dpenss au niveau
des cots fixes, par exemple, pour la location des quipements et les prestations de consultants.

10

Date dtat
Si vous ne connaissez pas la date du jour, vous ne serez pas trs prcis dans lavancement de vos propres activits. Il
en va de mme dans le suivi. La premire chose faire est de choisir
choisir une date dtat, cest--dire
cest
la date qui va servir
de rfrence pour les informations de suivi davancement.
partir du moment o la date dtat est dfinie et que des informations davancement ont t saisies, Project
utilise cette date comme date de rfrence. Ainsi, les informations dachvement de tche et les courbes
davancement du volet diagramme se rapportent
rapportent cette date. Tous les rapports et imprims daffichages que vous
gnrez vous offrent un aperu de ltat du projet cette date.
Voici comment dfinir la date dtat :
1. Dans le groupe tat de longlet Projet, cliquez sur la date sous Date dtat.

La bote de dialogue Date dtat indique la date actuelle, cest--dire

cest dire la date systme de votre ordinateur.

2. Dans la zone Slectionner une date, cliquez sur la flche pour afficher le calendrier.
3. Si besoin, utilisez les flches pointant vers la droite et la gauche pour changer de mois.
4. Slectionnez la date souhaite.

Saisir le temps pass

Si vous avez opt pour un suivi trs dtaill, il vous faut spcifier les heures consacres par chaque ressource vos
tches. Cest une activit peu prs aussi passionnante que de ressaisir lannuaire tlphonique. Pourtant, elle a
certains avantages. Une fois que vous avez dcid de faire le suivi des heures passes, vous pouvez obtenir des
totaux par ressource, par jour, par semaine ou par mois. Cela vous sera indispensable si vous avez besoin de
facturer des clients au temps pass (cest utile, par exemple, pour un cabinet davocats). Cela vous donne une
excellente base pour valuer vos montants facturer.
facturer. Si vous avez besoin de suivre en dtail un budget, la
multiplication des heures passes par le taux horaire permet dobtenir une image prcise des cots.
Si vous ne saisissez pas les heures passes, Project calcule une moyenne du temps pass sur la tche par rapport
la dure totale. Cela suffit de nombreuses personnes, mais pas toutes. Si vous avez besoin de tous les
dtails, vous devez spcifier les heures passes par les ressources sur chaque tche ou jour par jour pendant le
droulement de chaque tche.
Agissez comme suit pour saisir les heures des ressources :

1.

Ouvrez laffichage Utilisation des tches.

2.

Localisez la tche dont vous voulez assurer le suivi et ses affectations de ressources.
Chaque ressource affecte figure sous le nom de la tche.
3. Procdez la saisie des heures :

11

Si vous ne voulez saisir que des totaux : Insrez la colonne Travail rel dans le tableau. Pour ce faire,
effectuez un clic droit sur une colonne, slectionnez Insrer une colonne puis Travail rel. Entrez ensuite le
total dheures dans la nouvelle colonne.

Si vous voulez saisir les heures passes sur la tche jour par jour : Effectuez un clic droit sur le volet droit et
cliquez sur Travail rel pour afficher la
la ligne Trav. rel. La Figure 13.6 reprsente cette ligne prsente dans
laffichage Utilisation des tches. Cliquez sur la cellule Trav. rel dun jour durant lequel la ressource a
travaill sur la tche et entrez le nombre dheures. Rptez la saisie pour tous les jours .

Mettre jour un projet

Si votre dernier suivi de lavancement date et si vous voulez mettre jour votre planning, loutil Mettre jour le projet peut
vous intresser. Il permet deffectuer le suivi de toutes les activits dune priode.
priode. Loutil est particulirement utile si la
plupart des tches ont t ralises dans les dlais prvus.
Il ne sagit plus ici de suivi dtaill : cest un peu comme quand vous vrifiez le solde de votre compte bancaire sans prendre
prend
le temps dexaminer les
es sommes dbites et crdites. Ainsi, vous considrez que les dates des retraits et des dpts
correspondent celles indiques par la banque. Rveillez-vous,
Rveillez
reprenez le suivi !
La fonction Mettre jour le projet vous propose les options suivantes :
Mettre jour le travail comme tant achev jusquau : Cette option vous permet de mettre jour le projet la date
que vous spcifiez. Deux options sont possibles. La premire, Dfinir 0 % - 100 % achev,
achev autorise Project
valuer le pourcentage dachvement de chaque tche qui aurait d dbuter cette date. Avec cette option, Project
suppose que les tches ont dbut et ont progress comme prvu. La seconde, Dfinir 0 % ou 100 % achev
seulement, est plus
lus radicale. Project se contente de considrer comme acheves 100 % les tches qui auraient d
ltre daprs la planification initiale et maintient toutes les autres tches 0 % dachvement.
Prvoir nouveau le travail non achev pour quil commence
comme
aprs le : Cette option replanifie les portions de
tches qui ne sont pas encore acheves pour quelles commencent aprs la date spcifie.
Respectez les tapes suivantes pour utiliser la fonction Mettre jour le projet :
1.

Ouvrez laffichage Diagramme de Gantt.

2.

Pour mettre jour seulement quelques tches, slectionnez-les.

slectionnez

3.

Cliquez sur Projet/Mettre jour le projet.

La bote de dialogue Mettre jour le projet apparat

4.

5.

Slectionnez la mthode de mise jour : Dfinir

0 % - 100 % achev ou Dfinir 0 % ou 100 %
achev seulement.
Pour modifier la date dtat, spcifiez une date
dans le coin suprieur droit de la bote de
dialogue.

6.

Si vous prfrez que Project replanifie le travail

inachev au lieu de le considrer comme
comme achev, cochez la case Prvoir nouveau le travail non achev pour
quil commence aprs le puis slectionnez une date.

7.

Prcisez si vous voulez que ces modifications sappliquent lensemble du projet ou aux tches
slectionnes.

8.

Cliquez sur OK pour que

ue Project effectue les mises jour.

La fonction Mettre jour le projet permet dappliquer des modifications globales. Vous pouvez, par exemple, marquer
toutes les tches qui, selon la planification initiale, auraient d tre acheves comme acheves 100 %. Ensuite, libre
vous dentrer dans les dtails et deffectuer un suivi tche par tche des tches qui ne sont que partiellement acheves.