PLANTEAMIENTO DEL CASO EJEMPLOESTRUCTURA DE TABLAS - SEMANA 1

La empresa de Nicols ha crecido y se ha dado cuenta que para administrar la informacinNicols es un joven emprendedor y
su deseo es crear su propia empresa.
1.
Para analizar adecuadamente la informacin de su negocio algo que l considera una clave para el xito-, Nicols inicia
la bsqueda de una herramienta que le permita administrar todos sus datos. Uno de sus mejores amigos le habla del
programa Excel, en el que a travs de hojas de clculo podr acceder, analizar, disear y presentar su informacin de
manera rpida y eficiente., ya no necesita un hoja de calculo, sino algo mas avanzado, que le permita tener toda su
informacin mas protegida. Ha investigado y algunos amigos le han aconsejado que Microsoft Access esta una buena
alternativa

METODOLOGIA
OBJETIVO DE LA SEMANA 1
Explorar la Interfaz Microsoft Excel y blablablaCAccess
TEMAS POR DIAS DE FORMACION

TIEMPO ESTIMADO DE
FORMACION

DIA 1
EXPLORANDO EXCEL

Abrir Excel, Guardar archivo, Conceptos, Insertar

datos, Formato a Datos, Cambiar nombre de hoja
de clculo

2 Horas

DIA 2

TEMAS

2 Horas

DIA 3

TEMAS

2 Horas

DIA 4

TEMAS

2 Horas

DIA 5

TEMAS

2 Horas

10 HORAS

INGRESAR A MICROSOFT ACCESS

1.
2.
3.
4.

Hacer clic en inicio.

Seleccionar todos los programas.
De la lista ubicar Microsoft Access 2007.
Hacer clic en Microsoft Access 2007.

PRIMERA VENTANA
Se visualiza la ventana de inicio, para comenzar a trabajar en el programa.

DESCRIPCION VENTANA INICIO

(se comienza de izquierda a derecha)

Categora de Plantillas- Destacado

En el rea central, se ven las opciones que esta categora contiene.
Base de datos en blanco, la cual permite crear una nueva base de datos.
Plantillas destacadas en lnea; la cual permite descargar formatos de bases de datos, localizadas en el servidor de Microsoft.

Categora de plantillas Locales

Se visualizan las plantillas instaladas en el computador.

Abrir bases de datos recientes

Aqu se puede ver el listado de las bases de datos en las cuales se ha trabajado.

CREAR BASE DE DATOS

para comenzar a crear la base de la base de datos que Nicols utilizara para almacenar la informacin.
1. Ubicar el grupo nueva base de datos en la ventana inicio.
Hacer clic en base de datos en blanco.

DIA 1: explorando Excel

TEMAS DEL DIA DE FORMACION

Inicio a Trabajar con Excel

EntrarIngresar a Excel
Salir Conocer el rea de trabajo
reas del libro Excel
Ingresar Datos a la Hoja de Clculo
Formato a Texto

Conceptualizacin y Generalidades de La Hoja Excel

Definicin Excel
Caractersticas de Excel
Conceptos
Libro de Trabajo
Hoja de Trabajo
Fila
Columna
Celda

DIA 1: explorando

Excel

Ingresar a Excel y conocer el rea de trabajo

Ir al botn de INICIO ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. Dar Clic.
Dar Clic en Todos los programas
Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office. Dar Clic.
All se despliega un mini men en el que aparece la opcin Microsoft Excel 2007. Dar Clic.
El programa se inicia.

Nota
Este sistema operativo es XP, pero si su sistema operativo es VISTA, el botn de inicio queda ubicado en el mismo sitio y el procedimiento
es igual.

Conocer el rea de trabajo

Una vez Excel est abierto en la pantalla, aparece un mensaje de inicio que se aconseja leer antes de cerrar.
Es posible que la ventana del programa aparezca reducida. Ampliar dando clic en el botn RESTAURAR.

2
5

1
5

Recuerde que:
Minimizar, es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla.
Para cerrar el programa (recuerde guardar su trabajo primero)
Maximizar
X o ampliar. Pantalla vista al 100%

reas del libro Excel

rea MEN CINTA

BARRA DE ACCESO
BOTON

BARRA
DE DE
BARRA
TITULO

FICH

MENU

GRUPO
AREA DE TRABAJO

CUADRO DE
NOMBRES

Sirve para viajar rpidamente al interior del documento. Ubicando

coordenadas. Ejemplo: B5. Celda ubicada en la columna B y la fila
5.

INSERTAR
FUNCIONES

FILA (numerada de
forma descendente)

CELDA:
Interseccin
entre una columna y
una fila.

COLUMNA
(numeradas con
letras)

AREA DE HOJAS DE TRABAJO

Esquina inferior izquierda. Al tratarse

de un libro, el libro Excel est
conformado por hojas (Hoja 1, Hoja 2,
Hoja 3). Cada hoja puede ser
renombrada,
copiada,
eliminada,
ocultada, protegida, personalizada
con colores, entre otros.

HOJAS DE CLCULO

Exhibe los mensajes de control de los

procedimientos adelantados. Puede
personaliza
la
informacin
que

Sirven para mover el rea de trabajo.

BARRAS DE

BARRA DE

ZOOM

Ingresar datos a la Hoja de clculo

Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesin de estudio) debemos seguir los siguientes pasos:

Cambiar el nombre de la hoja a trabajar

Con el cursor sealar la pestaa Hoja 1.
Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
Dar clic sobre el rea resaltada
Digitar el nombre deseado, en este caso ser Productos.

2
5
1
5

3
5
4
5

Nota
Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el titulo o nombre de la informacin.
Ejemplo: Cdigo de producto.

Formato a Texto
Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando
por la celda A1 hasta la E5:

CHICOS, ASI SIGUE TODO EL DOCUMENTO, ES QUE TENGO UNA DUDA DE AQU PARA ADELANTE, PUES EN EL BORRADOR QUE HIZO
NATALIA NO SE SI AQU ES DONDE SE LE DA FORMATO AL TEXTO (ALINEACION, FUENTE, TAMAO DE CELDA, ETC) PUES PORQUE AQU
SERIA PARA SEGUIR CON ESOS TEMAS O DE UNA SE PASA AL SIGUIENTE PASO QUE ES LA EXPLICACION DE CAMBIO DE HOJA.

Aqu empieza la informacin de formato y personalizacin. Es mejor crear una pestaa en la plantilla que tenga este nombre donde se
pueda agrupar toda la agrupacin referente a este tema
Explicacin de cambio de hoja (se puede dejar para despus).
Se diligencia la hoja 2 (Se puede dejar para trabajo en casa, pues ya se explic una vez cmo ubicar las categoras.
Explicacin de cmo guardar la informacin (Esta explicacin puede pasarse para el inicio). Clic en Botn de Office. Clic en Guardar como.
Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el documento (Crear carpeta para las actividades del curso). Dar clic en Guardar. Verificar
que en el campo Tipo de archivo diga Libro Excel.
ESTE DOCUMENTO VA CON ESTILOS POR FAVOR PONGALO EN CONTROL DE CAMBIOS
PARA EL FONDO DE LOS CUADROS DE TEXTO, YO ESCOGI ESTE FORMATO:

LLAS IMGENES DENTRO DE ESTOS CUADROS VAN A LLEVAR SOMBRA:

Y los estilos usados los pueden revisar en los comentarios que puse al documento.

UN ABRAZITO PA TODOS Y QUE NOS RINDA

MUCHOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOP_TIPOSID. ALMACENA LOS TIPOS DE IDENTIFICACION QUE SE
MANEJARAN.

Nombre
de
campo
cIdTipoID
cDescripcion

Tipo
dato
Texto
Texto

de

Tamao

Descripcin

3
35

Cdigo del tipo de identificacin.

Almacena el nombre del tipo de identificacin

Datos de la tabla
cIdTipoI
D
CC
TI

cDescripcion
Cedula de Ciudadana
Tarjeta de identidad

PAS
NIT

Pasaporte
Numero
de
tributaria

Identificacin

P_DOCUMENTOS. ALMACENA LOS DOCUMENTOS QUE MANEJARA EL SISTEMA

M_PERSONAS.
ALMACENA LAS PERSONAS COMO CLIENTES, VENDEDORES Y PROVEEDORES

Nombre
campo

de

Estructura de tabla
Tipo de Descripcin
dato

cNumIdPerson
a
cNombre1
cNombre2
cApellido1
cApellido2

Texto

dFechaNacimie
nto

Fecha/Hor
a

Fecha de nacimiento

cDireccion
cTelefono
cEmail
nEsVendedor
nEsProveedor

Texto
Texto
Texto
Numero
Numero

Direccin
Telfono
Correo Electrnico
Indica si la persona es Vendedor
Indica si la persona es Proveedor

Texto
Texto
Texto
Texto

Nmero de identificacin
persona
Primer nombre del tercero
Segundo nombre del tercero
Primer Apellido
Segundo Apellido

Tama
o
del
campo
de

la

20
30
30
30
30

100
20
150
Entero
Entero

Propiedades de Campos
Mascara Lugares Titulo
de
decimal
entrada es
Formato
Nro.
identificacin
Primer nombre
Segundo nombre
Primer Apellido
Segundo
Apellido
00/00/00
Fecha
de
00Fecha
Nacimiento
Corta
Direccin
Telfono
E mail
0
Es Vendedor
0
Es Proveedor

Valor
Predeterminad
o

0
0

M_VENDEDORES.
ALMACENA LA INFORMACIN ADICIONAL DE LAS PERSONAS QUE SON VENDEDORES.
Nombre
campo

de

cNumIdVended
or
nSalario
nPorComision

Estructura de tabla
Tipo
de Descripcin
dato

Tamao
campo

Texto

Nmero de identificacin del

vendedorl tercero
Valor del salario del vendedor

2015
Entero largo

Propiedades de campos
Mascara
Format Lugare
de
o
s
entradaTit
decima
ulo
les
Id.
Vendedor
Salario
Moneda 4

Porcentaje comisin de ventas

Entero

% Comision

Entero
Largo
Entero

del

Valor
predetermina
do

0
0

M_PROVEEDORES.
ALMACENA LA INFORMACION ADICIONAL DE LAS PERSONAS QUE SON PROVEEDORES
Nombre
campo

de

cNumIdProveedor

Estructura de tabla
Tipo
de Descripcin
dato
Texto

Nmero de identificacin
terceroproveedor

Tamao
campo
del

2015

del

Propiedades de campos
Titulo
Lugares
decimales
Id. Proveedor

Valor
predetermin
ado

nPorDescuento
Nombre
de
campo
cIdDocumento
cDescripcion
nSigConsecutivo

Entero
Tipo
dato
Texto
Texto
Entero

Datos de la tabla
cIdDocum
cDescripcion
ento
CTZ
Cotizacin
FACT
Factura

Porcentaje descuento
de

Entero

% Descuento

Tamao

Descripcin

5
50

Cdigo de Identificacin del documento

Descripcin del Documento
siguiente numero consecutivo

nSigConsec
utivo
301
301

M_PRODUCTOS.
ALMACENA LOS PRODUCTOS QUE VENDE NICOLASQUE HAY EN EL ALMACEN
Nombre
campo

de

Estructura de tabla
Tipo
de Descripcin
dato

cIdProducto

Texto

cDescripcion
nValorUnitario

Texto
Entero

Cdigo de Identificacin
producto
Descripcin del producto
Valor unitario del producto

Propiedades de campo
Tamao
campo

del

del

Formato

Mascara
de
entradaLuga
res
decimales

Titulo

Cdigo
Producto

255

Descripcin

Entero largo

Moneda

Valor Unitario

Valor
predeterminado

nPorIVA
nStock

Entero
Entero

Porcentaje IVA del producto

Indica la cantidad de productos
en bodega

Entero

Porcentaje IVA

Entero

Cantidad
inicial

Datos de la tabla
cIdProduc
to
1
14

cDescripcion
ACETATO PARA FOTOCOPIADO
ANILLO
PLASTICO
PARA
ENCUADERNACION DE 11MM

nValorUnita
rio
100
1500

nStock
1500
2500

M_TERCEROS. ALMACENA LAS PERSONAS, COMO VENDEDORES, CLIENTES Y PROVEEDORES.

Nombre
de
campo
cTipIdTercero

Tipo
dato
Texto

cNumIdTercero
cNombre1
cNombre2
cApellido1
cApellido2
dFechaNac

Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha/Hor
a
Texto
Texto
Texto
Numero
Numero
Numero

cDireccion
cTelefono
cEmail
nEsCliente
nEsVendedor
nEsProveedor

de

Tama
o
3

Formato

15
20
20
20
20
dd/mm/aa
aa
100
20
150

Descripcin
Cdigo de Identificacin del tipo
identificacin
Nmero de identificacin del tercero
Primer nombre del tercero
Segundo nombre del tercero
Primer Apellido
Segundo Apellido
Fecha de nacimiento
Direccin
Telfono
Correo Electrnico
Indica si el tercero es cliente
Indica si el tercero es Vendedor
Indica si el tercero es Proveedor

de

Datos de la tabla
cNumIdTerc
ero

cNom
bre1

cNombr
e2

cApellid
o1

cApellid
o2

dFechaNa
c

cDireccion

cTelefono

cEmail

93408745

Jos

Mara

Cano

Prez

Cra 2 44-89

2987452

josemaria@miempresa.com

963288745

Mara

Milena

Camac
ho

12/05/19
80
25/12/19
78

2963587

mariamilena@eljefe.com

Diagonal
78-96

96

M_CLIENTES
Nombre
de
campo
cTipIdCliente
cNumIdCliente
cIdSucursal
cNomSucursal

Tipo
dato
Texto
Texto
Texto
Texto

de Tama
o
3
15
20
20

Descripcin
Cdigo de Identificacin del tipo de identificacin
Nmero de identificacin del tercero
Cdigo de la sucursal
Nombre de la sucursal

M_VENDEDORES
Nombre
de
campo
cTipIdVendedo
r
cNumIdVended
or
nSalario
nPorComision

Tipo
dato
Texto
Texto
Entero
Largo
Entero

de

Tama
o
3

Lugares
decimales

Descripcin
Cdigo de Identificacin del tipo
identificacin
Nmero de identificacin del tercero

15
4

Valor del salario del vendedor

Valor comisin de ventas

de

M_PROVEEDORES
Nombre
de
campo
cTipIdProveedor

Tipo
dato
Texto

cNumIdProveedor

Texto

nPorDcto

Entero

de

Tama
o
3

Lugares
decimales

Descripcin
Cdigo de Identificacin del tipo
de identificacin
Nmero de identificacin del
tercero
Porcentaje descuento

15
2

T_COTIZACION.
ALMACENA EL ENCABEZADO DE LA COTIZACION_ENCAB
Estructura de tabla
Nombre
de Tipo
de Descripcin
campo
dato
cIdDocCot
Texto
Documento
cotizacin
nNumCotizacion
Numero
Numero
cotizacin
nAno
Numero
Ano
nMes
Numero
Mes
dFechaCotizacion Fecha
Fecha cotizacin
cConcepto
Texto
Concepto
cIdTipoVendedor
Texto
Tipo id vendedor
cNumIdVendedor
Texto
Numero
vendedor
cIdTipoCliente
Texto
TipoId Cliente
cNumIdCliente
Texto
Numero cliente

Tamao
Campo
Entero

del

Propiedades de campo
Lugares
Formato
decimales

Titulo

Nro. Cotizacin

150

Fecha Corta

Fecha Cotizacin
Descripcin

20

Id. Cliente

T_COTIZACION_DETALLE
ALMACENA EL DETALLE DE LA COTIZACION

Nombre
campo

Estructura de tabla
de Tipo
de Descripcin
dato

cIdDocCot
nIdCotDetalle

Tamao del Formato

campo

Documento
Codigo detalle

15

nNumCotizacion

Texto
Autonumeric
o
Numero

Numero documento

Entero3

nAno
nMes
nItem
dFechaCot
cIdProducto

Numero
Numero
Numero
Fecha
Texto

Ano
Mes
Item
Fecha cotizacin
Cdigo producto

nCantidad

Numero

Cantidad

nValorUnitarioIte
m
nValorTotal
nPorIVA
nValorIVAItem
nTotalPagarItem

Numero

Valor
unitario
producto
Valor total
Porcentaje IVA
Valor IVA
Total a pagar

Numero
Numero
Numero
Numero

Entero
Entero largo
Entero largo
Entero
3Entero
largo
EnteroEntero
largo
del Entero Largo

Entero Largo
Entero largo

Propiedades de campo
Lugares
Titulo
decimales

Valor
predetermin
ado

Nro.
Cotizacion

Id. Producto
0

Cantidad

Moneda

Valor
Unitario

Moneda
Moneda

4
4

Valor IVA
Total Item

0
0

T_FACTURA
ALMACENA EL ENCABEZADO DE LA FACTURA
Estructura de tabla
Nombre
de Tipo
de Descripcin
campo
dato
nNumFactura
Numero
Numero Factura
dFechaFactura
Fecha
Fecha factura
cConcepto
Texto
Concepto
cNumIdCliente
Texto
Numero cliente
cNumIdVendedor
Texto
Numero
Vendedor

Tamao
Campo
Entero

del

Propiedades de campo
Lugares
Formato
decimales
0
Fecha Corta

150
20
20

Titulo
Nro. Factura
Fecha Factura
Descripcin
Id. Cliente
Id. Vendedor

T_FACTURA_DETALLE
ALMACENA EL DETALLE DE LA FACTURA
Nombre
campo

Estructura de tabla
de Tipo
de Descripcin
dato

nIdFactDetalle
nNumFactura
cIdProducto
nCantidad
nValorUnitarioIte
m
nValorIVAItem
nTotalPagarItem

Autonumeric
o
Numero
Texto
Numero
Numero
Numero
Numero

Codigo detalle
Numero factura
Cdigo producto
Cantidad
Valor
unitario
producto
Valor IVA
Total a pagar

Tamao del Formato

campo

Propiedades de campo
Lugares
Titulo
decimales

Valor
predetermin
ado

Entero largo
Entero
3
Entero
del Entero Largo

0
Moneda

0
4

Entero Largo
Entero largo

Moneda
Moneda

4
4

Nro. Factura
Id. Producto
Cantidad
Valor
Unitario
Valor IVA
Total Item

0
0
0
0

T_COMPRA
ALMACENA EL ENCABEZADO DE UNA COMPRA
Estructura de tabla
Nombre
de Tipo
de Descripcin
campo
dato
nNumCompra
Numero
Numero Compra
dFechaCompra
Fecha
Fecha Compra
cConcepto
Texto
Concepto
cNumIdProveedor Texto
Numero
Proveedor

Tamao
Campo
Entero

del

Propiedades de campo
Lugares
Formato
decimales
0
Fecha Corta

150
20

Titulo
Nro. Compra
Fecha Compra
Descripcin
Id. Proveedor

T_COMPRA_DETALLE
ALMACENA EL DETALLE DE LA COMPRA
Nombre
campo

Estructura de tabla
de Tipo
de Descripcin
dato

nIdCompDetalle
nNumCompra
cIdProducto
nCantidad
nValorUnitarioIte
m
nValorIVAItem
nTotalPagarItem

Autonumeric
o
Numero
Texto
Numero
Numero
Numero
Numero

Tamao del Formato

campo

Propiedades de campo
Lugares
Titulo
decimales

Valor
predetermin
ado

Codigo detalle
Numero Compra
Cdigo producto
Cantidad
Valor
unitario
producto
Valor IVA
Total a pagar

Entero
3
Entero
del Entero Largo

0
Moneda

0
4

Entero Largo
Entero largo

Moneda
Moneda

4
4

Nro. Compra
Id. Producto
Cantidad
Valor
Unitario
Valor IVA
Total Item

0
0
0
0

P_INVENTARIOTIPOSMOVIMIENTO.
ESTA TABLA ALMACENA LOS TIPOS DE MOVIIENTO QUE SE UTILIZARAN PARA IDENTIFICAR LOS TIPOS DE
INVENTARIOS DENTRO DE LA COMERCIALIZADORA. II: INVENTARIO INICIAL. CPA: COMPRA FAT: FACTURA.
Nombre
campo

Estructura de tabla
de Tipo
de Descripcin
dato

cCodTipoMovimie
nto
cDescripcion

Texto
Texto

Cdigo
movimiento
Descripcin
movimiento

Propiedades de campo
Tamao del Formato
Lugares
Titulo
campo
decimales
tipo 3
tipo

Valor
predetermin
ado

Tipo
movimiento
Descripcin
Movimiento

de 30

T_MOVIMIENTOINVENTARIO. AL MOMENTO DE REALIZAR COMPRAS O VENTAS, SE CREA UN REGISTRO EN

ESTA TABLA. PARA ALMACENAR EL MOVIMMIENTO DE LOS PRODUCTOS Y PODER ACTUALIZAR LA TABLA DE
LOS PRODUCTOS.
Nombre
campo

Estructura de tabla
de Tipo
de Descripcin
dato

Tamao del Formato

campo

nIdMovInventario
s
cCodTipoMovimie
nto
nNumDocumento

Autonumeri
co
Texto

dFechaMovimient
o
cIdProducto

Fecha/hora

Cdigo
tipo 3
movimiento
Numero de movimiento 3
que genera el registro,
sea factura o compra
Fecha de Movimiento

Texto

Codigo del producto

nCantidad

Numero

Cantidad del producto

Entero

Numero

Propiedades de campo
Lugares
Titulo
decimales

Valor
predetermin
ado

Cdigo Inventario

0
Fecha Corta

Cdigo
Movimiento
Id.
ProductoDoc
Fecha
Movimiento
Cod.
Producto
Cantidad