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FICHE PRATIQUE

METTRE EN PLACE UN ERP AVEC SUCCES

par Christian DOUCET
Les fiches pratiques sont des guides simples sur les sujets traits.
Si vous les rutilisez, merci de citer la source.
mise jour du mercredi 1er octobre 2008

La mise en place dun ERP (cest--dire dun progiciel de gestion intgre, qui gre tout les flux
des produits, des commandes aux livraisons, y compris, stocks, approvisionnements,
facturation) dans les entreprises est frquemment difficile : A la mise en service, le logiciel
est souvent mal adapt, des fonctionnalits manquent, le personnel est mal form, la
documentation est absente Et lentreprise entre alors dans une vritable galre qui peut
durer des annes. Cette fiche donne quelques conseils pour bien russir.
Les cueils essentiels viter
Lors de la mise au point initiale pour le paramtrage du logiciel, on se focalise souvent sur le
processus nominal. Or ces logiciels savent en gnral parfaitement raliser les oprations courantes.
Les problmes proviennent des oprations rares ou accessoires : report dune anne sur lautre,
inclusion de documents, laboration de statistiques et de bilans, traitement des commandes
spciales , etc Et, dans ce domaine, les piges fourmillent et ils peuvent rendre le logiciel
impraticable cause de dtails en fait fondamentaux
Lorsque lon na pas trop lhabitude de ces logiciels, il est trs conseill de se faire assister par un
conseil expriment, extrieur lditeur ou linstallateur. Ce conseil doit bien connatre les dfauts
courants des ERP et la dmarche qualit fonctionnelle. Il vous aidera efficacement mettre en place
un ERP russi.
Les tapes
1- Commencer par schmatiser toutes les tapes du processus qui va de la commande (parfois
de la prospection) la facturation, en incluant galement toutes les autres oprations
annexes : gestion des diffrents stocks, bilans, comptabilit, connaissance des prix de
revient Vous devez retrouver dans ces schmas tous les postes de travail et toutes les
fonctions qui sont concerns de prs ou de loin.
2- Interviewer les diffrents acteurs pour bien comprendre leurs besoins et leurs mthodes :
surtout aller dans le dtail des crans et des paramtres souhaits, approfondir tous les cas
atypiques, tous les problmes qui drogent la procdure nominale. Prendre des exemples
des diffrents types de commande, de bilans, de documents de sortie afin dtre srs.
Analyser le type de gestion souhait selon les produits et articles : sur stock ou la
commande, en nombre ou lunit Il est important de ne pas se tromper sur ce point car
cest toute la logique de lexploitation par le logiciel qui en dpend.
3- Rcapitulez le tout dans un cahier des charges prcis, poste par poste.
Ce travail est faire indpendamment de linstallateur du progiciel. Le consultant sus-nomm
vous aidera la raliser si vous connaissez encore mal les ERP.
4- Le cahier des charges prcdent vous permettra un dialogue clair et sans erreur avec
linstallateur du progiciel, pour son choix puis pour son paramtrage.

5- Une fois le logiciel paramtr, validez-le, poste par poste, par rapport au cahier des charges
prcdent, en associant les personnels intresss.
6- Profitez de la validation pour prparer une fiche mthode pour chaque poste expliquant
clairement comment procder pour les oprations courantes (faire court). Dtailler aussi les
oprations rares et les cas de problme (vous pourrez ensuite enrichir ces guides). Faire
simple, avec des photos dcran.
Ces fiches, que vous tiendrez jour, vous faciliteront ensuite fortement les formations et
lapprentissage initial des personnels. Vous viterez le mouvement brownien habituel lors
de la mise en service de ces logiciels.
7- Organisez soigneusement la mise en place, en anticipant les problmes : installation des
postes informatiques, information, formations, mise en place de la Hot-line
8- Suivez attentivement et accompagnez les personnels : bon fonctionnement de la hot-line,
rponses aux questions, ajustements du paramtrage du progiciel, amlioration des guides,
complments de formation
Une telle mise en place introduit une profonde mutation du fonctionnement. Il faut que les
habitudes se reprennent, que les personnels se rapproprient les nouvelles mthodes Le
paramtrage du progiciel est galement gnralement finaliser. Un bon accompagnement
initial est donc clef pour un bon usage final.
Les signes de la russite ?
Ainsi, prpar par des spcifications prcises prenant en compte les diverses particularits, valid
avant implantation, associ un effort de mthode et attentivement suivi lors de sa mise en place, un
ERP peut tre mis en service rapidement, en vitant les dsordres habituels.
Ces mesures peuvent sembler importantes, mais quand on les rapporte au cot du progiciel et son
rle central dans lentreprise, il ne faut pas hsiter les prendre. Mme si elles prennent du temps et
demandent ventuellement un petit investissement supplmentaire, elles seront rentabilises au
centuple par la suite si elles vitent davoir utiliser un logiciel mal adapt.
Le signe de la russite ? Un progiciel qui permet un fonctionnement nettement amlior et qui entre
en service rapidement et sans drames.