AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

I CONGRESO REGIONAL DE TURISMO EL GUA DE TURISMO: COMO

ELEMENTO CLAVE DEL SERVICIO TURSTICO.

FACULTAD

: Administracin de Servicio de Hostelera

DOCENTE

: Evelyne Acleto Robles

ALUMNA

: Alemerce Amasifuen Agustin

CICLO

: IV

TURNO

: Maana

CURSO

: Planeamiento y Organizacin del Evento

PUCALLPA _ UCAYALI
2016

CONGRESO REGIONAL DE TURISMO

PRE EVENTO
ORGANIZADORES: MUNDO EVENTOS A & K
Somos una empresa que se encarga de realizar eventos empresariales de grandes
prestigios. El grupo esta compuesto x 5 integrantes: Martn Salgado, Juan Prez, Silvio
Ramrez, Karina Olad, Alemerce Amasifuen. Cada uno realiza tareas diferentes en reas
determinadas, pero juntos tomamos decisiones para llevar a cavo lo solicitado por el
cliente.
EVENTO: I Congreso Regional de Turismo El gua de turismo: como elemento clave
del servicio turstico.
MOTIVO: El propsito del congreso es expandir los conocimientos, ideas y opiniones
entre especialistas Sobre la Importancia del Gua de Turismo.
OBJETIVOS:

Integrar a los Estudiantes y especialistas para el intercambio de ideas.

Desarrollar criterios para la promocin de los elementos claves del gua de

turismo con el fin de fortalecer el servicio turstico en nuestra regin.

Fomentar el crecimiento y el desarrollo de la investigacin turstica.

Promover la realizacin de acciones de educacin, para fortalecer la enseanza

del servicio turstico

OPORTUNIDAD DE REALIZACION:
Es conveniente realizar el I Congreso Regional de Turismo El gua de turismo: como
elemento clave del servicio turstico, para compartir conocimientos, experiencias,
estrategias, mtodos, tcticas, y las mejores practicas que pueden mejorar y acelerar la
aplicacin de las estrategias para la mejor atencin en cuanto al servicio turstico.
SECUENCIA DEL CONGRESO:
Para determinar la organizacin de este congreso determinamos la siguiente secuencia:

Al inicio de cada da se realizara la acreditacin correspondiente para organizar a

los asistentes

Luego de la acreditacin se realizara el acto de inauguracin del congreso,

seguido por un Desayuno.

Mas tarde, se proceder al desarrollo de las actividades hasta el medioda

Se dejara libre un periodo de tiempo no menor a una hora y media para q los
asistentes puedan almorzar

Se retomaran las actividades programadas hasta el final de la primera jornada

DIA, HORARIO Y DURACION:

Del 15 al 18 de Diciembre del 2016

Desde las 08:30 hasta las 17:00 hs

Tres das donde se realizaran diferentes actividades durante los horarios

programados

SEDE, LUGAR, INFRECTUSTRUTURA Y SERVICIO:

El congreso se llevara a cabo en el Ucayali River Hotel el cual est ubicado en el Jr. San
Martin N 200 Pucallpa. Es uno de los hoteles principales del departamento de
Ucayali, en Per. Este edificio est ubicado en el ncleo urbano de la ciudad de
Pucallpa. De ello es categorizado como el primer hotel cinco estrellas en construirse en
la regin.

Para realizar este Congreso, cuenta con 14 salones de reuniones con excepcionales
instalaciones para banquetes, tienen capacidad de hasta 1.500 invitados. Las cinco salas
para reuniones estn completamente equipadas y de varios tamaos. Cada sala dispone
de una mesa para reuniones, cmodas sillas, amplias ventanas vidriadas que filtran la

luz solar durante el da. El centro de convenciones proporciona un escenario perfecto

para cualquier ocasin. Cuentan con personal altamente capacitado de servicios, cocina
y reuniones, el que se encargara de todos sus pedidos antes de su reunin o evento y
durante el transcurso de los mismos. Esto, sumado a lo ltimo en tecnologa, promete un
evento exitoso.
Algunas caractersticas:

Acceso Inalmbrico a Internet de alta velocidad en todas las instalaciones para

reuniones y eventos (sin cargo)

Servicio de videoconferencias

Instalaciones para reuniones y eventos

Equipo Audiovisual

INSCRPCIN DEL EVENTO:

-

La Inscripcin costara S/. 150.00 Por Persona

PUBLICO:
100 personas aproximadamente

Lderes y autoridades de la Regin comprometidos con la definicin, la

determinacin y aplicacin de estrategias para mejorar el servicio turstico de
nuestra Regin.

Profesionales, comunidad, investigadores y voluntarios.

Asociaciones y fundaciones con y sin fines de lucro.

ROLES
COMITS
Honor
Organizador
Cientfico
Recepcin
Hotel y Transporte
Prensa
Finanzas
Turismo
Recursos Humanos
Ceremonial

ORGANIZADORES
Acreditacin
Secretaria
Documentacin
Sala
Distribucin
Escenografa
Operatividad
Disertantes
Sponsors

rea de acreditaciones: Representa a la primera imagen que el participante tiene

sobre el congreso, por lo tanto debe estar bien organizado. Se divide en:

Lugar donde se acreditan los participantes que ya se han inscripto con

anterioridad.

Lugar donde los participantes se inscriben en el momento

Secretaria: Es el lugar obligatorio de consulta de los participantes.Tambien se

ejercen tareas como especificas como las de, confeccionar la lista de participante
y diplomas, y controlar el personal, los materiales y los servicios.

Documentacin: durante el congreso se imprimen y reparten las conclusiones,

las minutas, todo lo tratado que se hace luego de finalizado el congreso. Al ser
Regional obliga a formar un equipo de documentacin de tal forma que los
documentos deben seguir un proceso con los siguientes pasos: taquigrafa,
traduccin, tipeo, correccin, reproduccin, compaginacin y distribucin.

Sala: all se produce el intercambio de conocimientos entre los participantes. Se

consideran dos aspectos:

Distribucin

Escenografia:

diagramacin

para

el

cumplimiento de los requisitos del congreso, y los distintos

elementos que constituyan la ornamentacin del saln

Operatividad: seleccin de personal experimentado y con

condicin para ejercer las tareas determinadas

Aspectos tursticos: tener claro los hoteles, tours programados

y opcionales, recepcin, traslados al aeropuerto, marcado de
pasajes y la informacin general

Prensa: el congreso debe alcanzar un grado de difusin destacado

Recursos Humanos:

Disertantes: deben ser informados previamente por notas de

sus temas y horarios a desarrollar

Sponsors: se invita a los principales directivos a los actos

sociales. Entre ellos: Jumbo, BC, La Serensima, etc.

Ceremonial: es importante tener en cuenta la composicin del estrado,

reservacin de lugares para autoridades, secuencias de discursos, etc.
Realizar un festejo de bienvenida y una cena de clausura.

ORGANIZACIN DEL CONGRESO:

Comit de Honor:

DR. Manuel Gambini Rupay - Gobernador del Departamento de Ucayali

DR. Eduardo Ferreyros Kppers Ministro de Comercio Exterior y

Turismo.

Son los cargos honorficos en mano del gobernador del departamento y el ministro de
Comercio Exterior y Turismo
Comit Organizador:

Presidente Antonio Machado ( presidente de la sociedad Peruana de

Asuntos Tursticos)

Secretario Juana Ramrez

Tesorero Juan Jurez

Vocales: Hernn Lpez, Paola Prez, Maria Jerez, Vanesa Durand

Este comit tendr a cargo la planificacin del congreso y la conformacin de

comisiones.
El presidente se har cargo de abrirlo y cerrarlo. El secretario deber establecer los
tiempos, los lugares, contactarse con expositores, el publico y el resto de las comisiones.
Comit Cientfico:

DR, Azeglio Armando/

Especialista en Turismo y autor de Yield Management en Hotelera

DR. Wagner Mariela

Autor del Libro Calidad Turstica Total

DR. David Heber

De la universidad de California los ngeles

Sileo Silvia

Especialista Latinoamrica Sobre el Gua Turstico

DR. Alberto Everardo Julio Cormillot

Doctor cormillot

DR. Xavier Hormiguera

Presidente de la fundacin para el estudio del Gua de Turismo

DR. Miguel ngel Baret

Guia Turistico especializado

Wallingre, Noemi

Programa de televisin canal 13

Este comit realizara tareas como: normas sobre la presentacin de los trabajos
cientficos, tipos de reuniones y duraciones de las secciones del congreso, redaccin de
los programas cientficos, determinacin del material auxiliar necesario para el
desarrollo del congreso, etc.
Comit de Recepcin:
MUNDO-Eventos A & K: nuestra organizacin se encargara de la recepcin de los
asistentes desde el momento en que lleguen a la ciudad o a la sede del congreso.
Contrataremos personal para que realice las tareas especficas como: intrpretes,
promotores, etc.
Comit de Hoteles y Transporte:
Realizaremos la estada de los miembros invitados, en la sede del Ucayali River Hotel,
el cual esta ubicado Jr. San Martin N 200 7ma Cuadra. Se encuentra estratgicamente
emplazado a 2 minutos del centro principal de la ciudad, y 1 minutos del centro
comercial de las principales calles de la Ciudad. En solo 30 minutos accede al
aeropuerto. El mismo posee 194 habitaciones y suites confortables y cuenta con una
variada gastronoma local e internacional en el restaurante y con ccteles y bebidas en el
lobby bar.

Contrataremos una empresa de combis privada para el traslado de los invitados desde el
Aeropuerto hacia la sede tambin hacia los lugares que ellos lo solicitan.
La empresa que contrataremos ser Preuvian Airlines.
Comit de Prensa:
Se contrata una empresa de publicidad para hacer publicidad del congreso, tanto en
medios de difusin, en Internet, invitaciones personales, etc.
Comit de Finanzas:
Nuestra organizacin contara, con sponsor como: JUMBO BC LA SERENISIMA
ETC.
RECURSOS NECESARIOS PARA EL CONGRESO
Recursos Humanos:

Coordinador

Correctores

Jefe de inscripcin, sala, secretaria, documentacin, ceremonial y

protocolo

Asistentes de informes, inscripciones, sala, proyecciones, exposiciones,

actos sociales.

Mensajeros

Operadores de fotocopias y compaginacin.

Cajeros

Locutor

Recursos Materiales:

Computadoras

Fotocopiadoras

Portafolios, carpetas y bolsos

Lpices o bolgrafos

Credenciales

Impresos: recibos, diplomas, invitaciones, etc.

SERVICIO A CONTRATAR PARA EL CONGRESO

Dentro de la sede que seleccionamos para realizar el congreso, que ser el Ucayali River
Hotel, cuenta con todos los servicios necesarios para llevar a cabo. Entre ellos:

Acceso a inalmbrico Internet de alta velocidad en todas las instalaciones

para reuniones y eventos

Servicio de videoconferencia

Instalaciones para reuniones y eventos

Equipo audiovisual

Ofrecemos el siguiente temario con caminatas y recreacin, los das 15 y 16 de

Diciembre para nuestros invitados. Dispondremos de personal encargado para
acompaar la jornada.
Jueves 15 de Diciembre:
Salida desde el hotel hacia la Laguna de Yarinacocha, recorrido por toda la playa, hacer
un descanso y seguir hasta llegar al centro de la ciudad, recorrer y conocer los museos y
parques de la cuidad.
Viernes 16 de Diciembre:
Salida desde el hotel hacia el Parque Natural para divertirnos con los temarios que tiene
el Parque.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DIAS ANTES DEL CONGRESO:

FECHA TOPE

TAREA

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

7 das

Designar comit

Tener en cuenta:

Organizadores

Determinar

cantidad de

evento

nombres

invitados, superficie

Establecer

del evento

secretaria
Auspiciantes,
10 das

Patrocinadores,
Realizar

Valor de inscripcin

Organizadores
evento

presupuesto
Planificar la
distribucin de
espacios,
Eleccin de logos,
30 das

Imprimir folletos,

Detalles de plan de

tramitar las

difusin

invitaciones a

Organizadores
evento

entidades,
auspiciante y
propuesta
90 das

publicitaria
Realizar convenio

Eleccin de agencia

Organizadores

con agencia de

turismo, determinar

evento

turismo, nombrar

sede, tener en cuenta

transportador

penalistas, oradores,

oficial, planificar

etc.

lanzamiento,

Y confirmacin

preparar programa

disertante

acadmico, tramitar
declaraciones de
inters provincial,
comprometer
disertantes,
determinar actos
sociales, redactar
programa de
congreso, imprimir
invitaciones,

efectuar
contrataciones de
personal, materiales
y servicios.
3 a 5 das

Realizar reunin
final de ajuste y
coordinacin

Organizadores
evento

PRESUPUESTO
DESCRIPCIN
Trasportes
Pasajes de Especialistas
Especialistas
Hotel
Comida
Publicidad
Logstica
TOTAL

S/. MONTO
S/. 300.00
S/. 800.00
S/. 5000.00
S/.1400.00
S/.2000.00
S/. 500.00
S/. 300.00
S/. 10.300.00

POST EVENTO
El Personal de Limpieza Contrato se encarga de Limpiar y dejar todo como nos
entregaron porque parte del contrato se estableci clausulas donde dice que tenemos que
entregarles en perfectas condiciones el ambiente.

ANEXOS
PSICINA DEL HOTEL DONDE SE HOSPEDARAN LOS ESPECIALISTAS

EL COMEDOR DEL HOTEL

SALA DE CONFERENCIA DONDE SE DESARROLLARA EL EVENTO

LOS CUARTOS O SUITE