Artculos

Cmo cotizar una prestacin de servicios?

Por Frdric Jean-Baptiste

Parece un tema muy complicado y de mayor importancia segn lo que resalt de las

diferentes charlas o seminarios de diseadores en las cuales particip. Aqu voy a darles unas pautas
tericas que les permitirn aclarar sus dudas.
Primer paso, tomar conciencia que de cualquier manera que usted est trabajando (en una oficina o en la
cocina de la casa, solo o con un equipo), usted est manejando una empresa para generar ganancias,
reinvertirlas y crecer, lo que se diferencia del auto-empleo que sirve para vivir da a da. Si tienen dudas
respecto a eso, no vayan ms lejos, no sirve complicarse la vida en hacer clculos.
Ahora empezamos. Una empresa genera ganancias cuando cubre todos sus costos de funcionamiento. Pero
cmo saber si cubro mis costos al realizar un trabajo? El nico calculo que vale es aquel del punto de
equilibrio.
Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aquella cifra de ventas en que la
empresa ni pierde, ni gana; es decir, cuando la empresa cubre nicamente todos sus gastos.
Cmo calcular el punto de equilibrio? Muy simple.
Los costos de funcionamiento de una empresa se componen de la manera siguiente:
Costos fijos (CF). Son aquellos que tendr la empresa independientemente de que venda o no venda y del
volumen de negocios que realice: Sueldos, Cargas sociales o cuota mensual monotributo, Luz, Gas, Alquiler,
amortizaciones de equipos, Hosting de un sitio Web, Abono compaa de telecomunicaciones, Seguros,
Intereses por prstamo...
Costos variables (CV). Son aquellos que estn en funcin de las ventas: Viticos, Telecomunicaciones,
Compras soportes digitales (CD, papelera,..), Servicios contratados (imprenta, taller,.), Comisiones de
agente de ventas, Gastos financieros (Comisin bancos por transferencia bancaria, por recibir pago por
tarjeta,.). Lo ideal es mantener sus costos variables en un 30% de las ventas.
Vamos a tomar un ejemplo que facilite la comprensin.
Ricardo es un diseador grfico recin egresado. Para empezar su actividad, se arm un sitio web
institucional para comunicar sus servicios, compr equipos y trabaja desde su casa.
Considera que para el primer ao de trabajo, se asignar un sueldo mensual de 1200 pesos, incluyendo las
cargas sociales. Paga un alquiler mensual de 700 pesos (seguro incluido). Su inversin en la programacin

del sitio web y en compras de equipos suma 5000 pesos.

El conjunto Luz + Gas + Abono Compaa de telecomunicaciones + Hosting Sitio Web suma 200 pesos/ mes.
La idea es calcular el total Costos fijos + Costos variables sobre un periodo de 1 ao mnimo.
Empezamos con los costos fijos (CF)
La compra de mquina y equipos es una inversin inicial que sigue el concepto de amortizacin. Me explico,
todo equipo tiene un periodo de vida, en general se considera entre 3 a 5 aos. El sitio web, aun siendo
virtual, se puede amortizar, porque tiene una duracin de vida tambin.
Cada ao, el equipo se desprecia hasta no valer nada o que se estime no valer nada, ah se necesita comprar
otra mquina.
Ricardo pens en un periodo de amortizacin de 5 aos. Lo que significa una amortizacin anual de 5000/5
= 1000 pesos.
*Este monto de amortizacin se considera como un costo porque representa la suma que tendra que poner
de lado Ricardo cada ao para comprarse una nueva mquina dentro de 5 aos. Obviamente, Si baja o sube
el valor de tal equipo en el mercado, el monto de amortizacin se ajustar en funcin.
Entonces,
Amortizaciones: 1000 pesos / ao
Sueldos: 1200*12 = 14 400 pesos/ao
Alquiler: 700*12 = 8400 pesos/ ao
Luz + Gas +.. = 2400 pesos / ao
Entonces CF = 26.200 pesos
El punto de equilibrio corresponde a la ecuacin siguiente: Ventas - (CF + CV) = 0
Decidimos que los costos variables tendran que mantenerse en el 30% de las ventas para que la empresa
sea viable (CV = 0,3* Ventas).
Tenemos entonces: Ventas - CF - CV = Ventas - CF - 0,3 * Ventas = 0
O sea 0,7* Ventas - CF = 0
Ventas = CF/ 0,7 = 26.200/ 0, 7 = 37 429 pesos.
37429 pesos es el monto de ventas que tiene que alcanzar Ricardo para ni ganar, ni perder dinero.
Se considera que en un ao, no se puede trabajar mas que 1840 horas/persona (obviamente no es as!)
pero se usa como base terica de clculo (46 semanas * 5 das * 8 horas)

Entonces, por cada hora de trabajo, Ricardo tendra que cobrar como mnimo:

37.429 / 1840 = 21 pesos / hora.

Con este precio por hora, Ricardo no ganar, ni perder dinero. Sin embargo la idea de una empresa es
generar utilidades, es decir tener Ventas - (CV + CF) = Utilidades del negocio.
Se considera, en general, un margen de utilidades, despus de cobertura de los costos, alrededor del 30%
de las ventas.
Consideramos una margen de utilidades del 32%. El clculo se vuelve as: Ventas - (CF + CV) = 0,32 *
Ventas
O sea Ventas - CF - 0,3* Ventas = 0,32* Ventas
0,7* Ventas - CF = 0,32* Ventas
0,38* Ventas = CF
Ventas = CF/0,38
Ventas = 26.200 / 0,38 = 68 947 pesos.
Para lograr un margen de utilidades del 32%, o sea 22063 pesos de utilidades a fin de ao, Ricardo tendra
que cobrar:
68.947 / 1840 = 37,5 pesos / hora de trabajo.

Conclusiones
1. Este monto horario es una base de trabajo. Es obvio que todo proyecto no se pueda cobrar por hora,
a veces se necesita cotizar un monto global. Sin embargo, se darn cuenta que les servir mucho a la hora
de presupuestar.
2. Toda realizacin de presupuestos tiene que basarse en este clculo pero no es suficiente. Un
presupuesto de servicio no puede ser tan estndar, sino a veces se perder una oportunidad de realizar un
buen negocio. La segunda etapa consiste en identificar el valor percibido por el cliente respecto al servicio
brindado. Esta etapa tiene ms que ver con estrategias de ventas (En caso de inters sobre el tema, mandar
un mail con sus datos a info@good-consulting.com)
3. Este clculo se puede adaptar a cualquier estructura de empresa, solamente se actualizarn los
montos de Costos Fijos y Variables, y obviamente por ser ms gente trabajando, el nmero de horas
disponibles por ao.