Sigem 009 2016

Gerencia Infraestructura y Tecnologas
Proyecto SIGEM
Telfonos 2539-0617 Fax 2539-0609 /
git_sigem@ccss.sa.cr
1 de julio de 2016
SIGEM-009-2016
Seor
Roy Mauricio Guzmn
Sales Director Public Sector
ORACLE
roy.guzman@oracle.com
Asunto: Informacin para el Estudio de Mercado Contratacin para la adquisicin de una
Solucin Tecnolgica para la gestin del proceso de mantenimiento en la Caja Costarricense de
Seguro Social (CCSS)".
Estimado seor:
En das pasados, su empresa nos suministr informacin general relacionada con nuestro inters
de adquirir una solucin tecnolgica, para la gestin del proceso de mantenimiento en la Caja
Costarricense de Seguro Social (CCSS).
La solucin a adquirir por parte de la Caja Costarricense de Seguro Social forma parte del Sistema
de Informacin para la Gestin de Mantenimiento (SIGEM), el cual se divide en tres elementos:
Software, Infraestructura de Tecnologa y Gestin de Cambio.
Dicha solucin ser implementada en una primera fase, en el Hospital San Vicente de Paul, en
Heredia, especficamente en Salas de Ciruga.
Con el fin de ampliar la informacin, respetuosamente le solicitamos suministrarnos la siguiente

informacin:
Informacin para Estudio de Mercado
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1)
Costo por licencia acorde al nivel de acceso requeridos por la CCSS.

Costo Individual
Licencia
Licencia
concurrente
nombrada
Niveles de licencias
Corporativo
Costo por 130 licencias

Licencia
Licencia
concurrente nombrada
No aplica
No aplica
Administracin Local
Supervisor
Tcnico
Solicitantes de servicio
Licencias por adquirir en Salas de Ciruga del Hospital San Vicente de Paul
Niveles de
Cantidad
licencias
Proyectada
Corporativo
Administracin
Costo Individual
Licencia
Licencia
concurrente
nombrada
Costo 130 licencias

Licencia
Licencia
concurrente nombrada
No aplica
No aplica
Local
Supervisor
50
Tcnico
76
Solicitantes
de
servicio
Por
definir
se
solicita el precio
de 1 para su
proyeccin
a.
Costo por tipo de solucin a adquirir.
Costo por total del licenciamiento
Costo por total del licenciamiento + Costo de Infraestructura de Tecnologas y

Comunicaciones.
Costo por total del licenciamiento + Costo Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones

+ costo por Almacenamiento en Data Center del proveedor.
Costos en un Esquema de Servicio en la Nube. (SAAS - Software como Servicio).
Costos en un Esquema de Servicio en la Nube + CCSS adquiere la licencia.
Nota: La Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones se refiere a todos los componentes

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de comunicacin, tales como anchos de banda y equipo fijos, entre otros que el proveedor
considere oportunos para la solucin.
b.
Otros aspectos.
Costo de la hora profesional para adaptar los procesos actuales de la CCSS a los procesos
que utilice la solucin.
Costo por el proceso de implementacin del software.
Se debe indicar el motor de base de datos utilizado en la solucin.
La solucin debe permitir ejecutarse sobre cualquier dispositivo mvil (Android, IOS,
Windows, entre otras).
Que la solucin se pueda integrar con los esquemas de seguridad del Mdulo Interno de
Seguridad (MISE), Autenticacin de Windows (Directorio Activo) y Firma Digital.
Capacitacin para equipo tcnico y usuarios finales. Indicar si el proceso de capacitacin

tiene incorporado la capacitacin de los usuarios finales y tcnicos.
Soporte tcnico de la solucin tecnolgica durante un perodo de 12 meses. desglosando

los costos mensuales y considerando una prorroga a dos perodos iguales consecutivos.
Indicar el costo por soporte tcnico y detallar en qu consiste, asimismo indicar si la

empresa cuenta con acuerdos de servicio y cules son sus mtricas bsicas de atencin.
Integracin con otros sistemas institucionales de la CCSS. Sobre este apartado dado que
la institucin desea ir realizando una integracin paulatina se solicita mostrar los cost de
la hora profesional de la siguiente forma:
Profesional requerido
Costo por hora de

anlisis
Costo por hora de

adaptacin
Costo por hora de

implementacin
Analista
Arquitecto de la
aplicacin
Programacin
Implementacin
2)
Infraestructura de Tecnologa y Comunicaciones
La Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones se refiere a todos los componentes de

comunicacin, anchos de banda y equipo fijos, que al menos el proveedor considere oportunos
para la solucin.
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Para el caso en que el proveedor ofrezca el Data Center, este debe indicar si los costos de
comunicacin hacia la CCSS son considerados en la oferta.
En caso contrario, indicar tipo y cantidad de servidores necesarios, plataforma requerida,
elementos para conectarse al Cloud, tipo de conexin necesaria para la conexin y si sera en
una Nube Privada o Pblica.
3)
Gestin de Cambio.
Se requiere que la empresa realice un acompaamiento durante todo el proyecto, ejecutando al

menos las siguientes acciones.
Preparacin
Ejecucin
Fortalecimiento
Como referencia a esta solicitud, en el Anexo 1 se muestra una descripcin general de los
mdulos que se consideran como mnimos que debe tener el software.
Por ltimo, le insto a participar posteriormente con una oferta formal en el concurso que
estaremos publicando a este efecto, para lo cual debe estar inscrito como Proveedor de la CCSS,
inscripcin que se realiza en las oficinas centrales, especficamente en el Edificio Laureano
Echandi, piso 11, en el Departamento de Adquisiciones.
De forma atenta y respetuosa, se le solicita hacer llegar la informacin a la direccin de correo

git_sigem@ccss.sa.cr, a ms tardar el 8 de julio de 2016 a las 03:00 pm.
Atentamente,
MANUEL EMILIO MONTILLANO
VIVAS (FIRMA)
Firmado digitalmente por MANUEL EMILIO

MONTILLANO VIVAS (FIRMA)
Fecha: 2016.07.01 10:13:33 -06'00'
MSc. Manuel Montillano Vivas

Direccin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones
CC:
Expediente
Archivo
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Anexo 1
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Descripcin general del Sistema de Gestin en Mantenimiento

(SIGEM)
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Sistema de Informacin para la Gestin de Mantenimiento

(SIGEM)
A continuacin, se muestra en la Figura 1, la estructura propuesta para la solucin
tecnolgica. En l se puede observar que el SIGEM se divide en tres elementos:
Software, Infraestructura de Tecnologa y Gestin de Cambio.
Software
Infraestructura
Tecnolgica
Gestin de
Cambio
Fuente: DTIC
Figura 1. Estructura del SIGEM

Debido a la complejidad en los procesos que posee la institucin, la solucin tecnolgica
SIGEM deber ser capaz de ofrecer una propuesta para los procesos propios de
mantenimiento, adems de una integracin a otros sistemas institucionales los cuales
representan los procesos de apoyo que requiere mantenimiento para su correcta
ejecucin, en la Figura 2 se muestra el ciclo de procesos operativos mnimos que la
solucin requiere.
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Administracin
OT
Biblioteca
Virtual
Gestin de
Indicadores
Gestin de
Contratos
Gestin de
Activos e
Inventario
Gestin y
Planificacin
de Mtto
Gestin
Flota
Vehicular
Fuente: DTIC
Figura 2. Procesos Operativos que debe soportar el SIGEM

En lo que se refiere a las caractersticas que debe presentar el SIGEM, a continuacin,
se presentan las mnimas:
Administracin OT
Debe ser fcil para el usuario del sistema el poder crear una solicitud de orden de
trabajo, ya sea, desde un dispositivo mvil o de escritorio.
El usuario debe poder visualizar durante todo el proceso en qu estado se encuentra

la orden de trabajo, y quien es el responsable de la misma
El sistema debe de ser capaz de clasificar y dar prioridad a las rdenes de trabajo
por Servicios crticos de una Unidad y criticidad de los equipos.
Si una solicitud de orden de trabajo no es solucionada en un tiempo prudente el

usuario podr solicitar un escalamiento lo cual generar una notificacin a la jefatura
inmediata del funcionario que tenga la orden de trabajo asignada en ese momento.
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El sistema debe generar los indicadores necesarios para la adecuada gestin de las
rdenes de trabajo.
El sistema debe de poder controlar los mantenimientos asociados a personal interno

(cargas de trabajo) y a externo (proveedores) con asociacin al contrato-expediente
contratado, y seguimiento completo de la actividad del contrato
Debe permitir la inclusin de documentos en grupos de trabajo predefinidos
Debe poder generar automticamente rdenes de trabajo con una notificacin

electrnica al usuario correspondiente.
Control del mantenimiento de los recursos fsicos, por medio de cronogramas,
El sistema debe de generar un historial de eventos por recurso.
Gestin de Indicadores
El sistema debe permitir crear indicadores, tanto por el encargado del sistema o la
institucin. Esta informacin debe ser almacenada y relacionada al ID del
encargado, permitiendo que cada sesin nueva tenga la informacin.
Generacin automtica de resultados por tipo de indicador.
Se debe contemplar al menos indicador de costos, disponibilidad, estado de las

rdenes de trabajo, horas hombre, tipos de mantenimiento, entre otras.
Construir y proveer graficas de tendencia de costos de mantenimiento por nmero

de activo para comparar el costo de mantenimiento.
Debe manejar costos planificados de las rdenes de Trabajo, versus costos reales
de las rdenes de trabajo finalizadas.
Debe almacenar datos de relacin en tiempo real para medir el desempeo de

equipos.
Debe permitir mostrar informacin de costos para todos los aspectos de

mantenimiento.
Debe generar mtricas de planes de trabajo u rdenes de trabajo, en cualquier

secuencia y en cualquier momento.
Debe permitir analizar costos y duracin de eventos.
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Debe genera informes de tiempos entre fallas y tiempo de respuesta (MTBF y

MTTR).
Se debe poder agrupar diferentes mediciones, para facilitar su administracin y

toma de decisiones.
El sistema debe permitir consolidar los costos, insumos, entre otros en diferentes
periodos de tiempo para planes de trabajo en un solo registro de Mantenimiento
Preventivo.
Debe permitir optimizar la frecuencia de tareas de administracin de trabajos

preventivos mediante anlisis de costos de reparacin, mantenimiento y valor de
reemplazo (comprar vs. reparar).
Debe poder definir las clases de fallas y las jerarquas de las fallas por equipo.
Debe proveer seguimiento de los costos de un proyecto y de la administracin de

trabajos.
Debe permitir visualizar y reportar el tiempo de respuesta a rdenes de trabajo.
Debe permitir visualizar y generar reportes sobre listas de espera de las rdenes de
trabajo.
Capacidad de comunicarse con controles automatizados a distancia (SCADA, BMS,

entre otros).
Requiere comunicacin con el mdulo de gestin y planificacin
Requiere comunicacin con el modulo Administracin de Ordenes de Trabajo.
Debe ser capaz de realizar grficas de mantenimiento programado vs realizado,

grfica costos, fallas, paros, entre otros; por especialidad, por servicio mdico, por
bien mueble, por familia de bien mueble, por locacin, por criticidad, entre otros.
Debe permitir realizar la comparacin de costos asociados a mantenimiento entre

equipos.
Debe permitir el clculo de MTBF y MTTR
Debe tener al menos los siguientes indicadores:
Asignacin presupuestaria:
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% presupuesto =
presupuesto asignado a mantenimiento por centro de trabajo

x 100
Presupuesto de operaciones por centro de trabajo
Costos de mantenimiento:
% costo del mantenimiento =
costo total del mantenimiento utilizado

x 100
costo total del mantenimiento presupuestado
Ejecucin presupuestaria:
% ejecucin presupuestaria =
Presupuesto de mantenimiento ejecutado

x 100
Presupuesto de mantenimiento asignado
Debe tener al menos los siguientes indicadores de eficiencia:
Cumplimiento:
% ejecucin cumplimiento =
Total de OT realizadas a tiempo

x 100
Total de OT realizadas
Disponibilidad:
% ejecucin disponibilidad
=
Horas totales horas paradas por mantenimiento

x 100
Horas totales
Disponibilidad total:
% ejecucin disponibilidad total =
disponibilidad de equipos criticos

x 100
nmero de equipos criticos
Debe tener al menos los siguientes indicadores de eficacia:
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Eficacia del desempeo:

Eficacia del desempeo
=
Produccion real para el tiempo programado(debe ser al menos 95%)

Produccion diseada para el tiempo programado
Debe tener al menos los siguientes indicadores de efectividad:
Mantenimiento preventivo:
Mantenimiento preventivo =
Tiempo de inactividad cuasado por averias

Tiempo total de inactividad
Gestin de Contratos
Debe permitir administrar contratos con terceros (proveedores) y sus detalles
El sistema debe tener la capacidad de administrar contratos de garantas y debe

permitir rastrear partes a travs de integracin con sistemas contable-financiero
Debe permitir bsquedas en los contratos (por ejemplo, programa de pagos,

trminos de contrato, informacin de contacto especfica para un contrato,
definiciones especiales de contrato, fechas de terminaciones, fecha en que se firm
el contrato, entre otros).
Gestin Flota Vehicular
Debe tener la capacidad de registrar informacin general del vehculo como:

condiciones de garanta, fecha de adquisicin, contratos de mantenimiento,
ubicacin, responsable del activo nmero de chasis, nmero de motor, nmero
placa, nmero de activo, nmero de pliza de seguro, estado del vehculo entre
otros.
El sistema deber ser utilizado para solicitar servicios de asesora, seguimiento o

mantenimiento, al rea de Servicios Generales.
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Debe permitir registrar las solicitudes de servicios de mantenimientos y

reparaciones por terceros.
Debe registrar los trabajos realizados mediante una orden de trabajo (OT), tanto por
recursos propios como por terceros.
Debe contar con una opcin que al menos contemple: la creacin de criterios
tcnicos, mano de obra y repuestos (adjuntar o digitar).
Debe manejar el historial de mantenimiento ejecutados por activo, por kilometraje y

fechas de mantenimiento, que al menos contemple mano de obra, insumos y
repuestos.
Debe permitir llevar el registro de todos los costos de mantenimiento vehicular.
Debe permitir registrar o adjuntar documentos tcnicos, rutinas de mantenimiento,

facturas, entre otros, segn kilometraje.
Debe permitir registrar el kilometraje de los vehculos.
El sistema deber permitir la migracin de bases de datos institucionales.
Debe tomarse en cuenta en los mdulos de:

Gestin y planificacin de mantenimiento
Gestin de Indicadores.
Gestin de activos e inventarios
Gestin de administracin de rdenes de trabajo
Gestin de contratos de mantenimiento por terceros
Biblioteca virtual
Requiere el acceso al sistema de Operacin de Vales de Transporte (SOVT).
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Gestin y Planificacin de Mantenimiento
Debe estar en la capacidad de administrar la gestin bajo una misma estructura,

para todos los servicios brindados por Mantenimiento.
Debe ser capaz de registrar la planificacin para el desarrollo de los diferentes tipos
de mantenimiento.
Debe poseer la capacidad de crear correlacin automtica de la ruta de un flujo de

trabajo, a un tipo especfico de plan de trabajo.
Debe poseer un flujo de trabajo que soporte los diferentes tipos de mantenimiento.
La solucin debe incluir una herramienta integrada de programacin de proyectos

con anlisis de Administracin de Proyectos, diagrama de Gantt para programacin
de trabajos, dependencia de tareas, visualizaciones de histograma para nivelacin
de carga de recursos, y automatizacin para administrar rdenes de trabajo en
visualizacin Gantt como por ejemplo fechas.
Debe permitir actualizar atributos de rdenes de trabajo y compartir datos entre las
herramientas de programacin de planeacin.
Debe permitir programar rdenes de trabajo preventivo, de reparacin y de

reemplazo.
La solucin debe permitir Planificar una lista de repuestos.
Debe permitir Planificar horas de mano de obra con sus respectivas tarifas.
Debe permitir Planificar herramientas a utilizar en la orden de trabajo.
Debe permitir Planificar el mantenimiento por servicios.
Debe poder asociar los protocolos seguridad para realizar el trabajo.
Debe contar con la capacidad de manejar calendarios, turnos y feriados en los

calendarios.
Debe poder definir y asociar programas, rutinas y protocolos de mantenimiento

utilizando frecuencias de tiempo y/o medidores entre otros.
Se debe poder definir a nivel de cada mantenimiento preventivo, los das de la

semana para los que ese mantenimiento pueda generarse, evitando por ejemplo
que un preventivo se ejecute el fin de semana.
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Debe permitir clasificar planes de trabajos mltiples en un mantenimiento preventivo

nico, donde se determina el siguiente a aplicarse de acuerdo a la secuencia de
preventivos ya aplicados.
Debe dar un pronstico de la futura fecha de mantenimiento preventivo para la

planificacin de recursos.
Debe soportar el establecimiento de rutas de Mantenimiento preventivo con

mltiples activos y/o ubicaciones designadas.
El sistema debe permitir el registro de tarifas de mano de obra regulares y por hora
extra por empleado.
Debe permitir la posibilidad de planificar los movimientos de equipos (uno o ms)

en la orden de trabajo.
Capacidad para establecer una lgica entre las actividades de una orden de trabajo.
Debe permitir definir una secuencia de Activos o Ubicaciones que definan rutas de
trabajo, las cuales pueden ser asociadas a la generacin de rdenes de trabajos.
Proveer informacin sobre las necesidades de reemplazo y/o caducidad u

obsolescencia tecnolgica de los activos.
Permitir un registro y administracin sobre el personal encargado de la ejecucin

del mantenimiento.
Tener comunicacin con el mdulo de Gestin de contratos de mantenimientos por

terceros.
Permitir Acceso a guas de reemplazo.
Tener comunicacin con el modulo Gestin de indicadores.
Extraer la informacin del inventario del recurso fsico del SIGMI (ubicacin
clasificacin, criticidad) y almacenarla en el sistema.
Permitir Acceso a polticas y reglamento del SIGMI y estrategias institucionales

vigentes.
Permitir Acceso a leyes y normativas nacionales (tcnicas y legales).
Permitir la consulta del Portafolio de inversiones local e Institucional.
Permitir Generacin de proyecciones presupuestarias.
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Gestin de Activos e Inventario
Debe permitir hacer referencia cruzada entre el nmero de placa y la ubicacin del
activo para realizar un inventario del recurso fsico.
Debe ser capaz de actualizar automticamente el inventario de bodega.
Debe permitir administrar y programar todos los aspectos relacionados con los
inventarios para su correspondiente optimizacin.
Debe ser capaz de integrarse con el sistema SCBM de la CCSS.
Debe poder administrar el recurso en su ciclo de vida completo, desde la adquisicin

hasta que se determine su reemplazo. Debe estar en la capacidad de integrarse con
las guas de reemplazo utilizadas en la CCSS.
El sistema deber llevar control del movimiento que se realice con el recurso fsico
utilizado en cada servicio.
El sistema debe de proporcionar un mdulo automtico que indique al usuario los

artculos que necesita, las cantidades, el usuario y el proveedor. Este sistema debe
de ser totalmente personalizable por el usuario, pudiendo indicar incluso tiempos de
entrega.
Debe poder generar requisiciones directas de compra para la adquisicin de los

materiales que se requieran.
El sistema debe contar con la posibilidad de definir lmites de montos de aprobacin

a cada grupo de usuarios, para los procesos de solicitud de compra, orden de
compra, contrato y factura de proveedor.
Las herramientas de flujo de trabajo deben soportar la automatizacin de los

procesos; por ejemplo requisiciones de compra, rdenes de compra, ordenes de
trabajo, administracin de cambio, solicitudes de capital.
El sistema debe soportar la automatizacin de los procesos; por ejemplo

requisiciones de compra, rdenes de compra, cotizaciones, rdenes, recepciones,
facturas, proveedores, entre otros.
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Biblioteca Virtual
El sistema debe permitir guardar y tener acceso a documentacin adicional en

formato como pdf, html, Word, Excel, entre otros formatos.
Debe tener la capacidad de adjuntar documentos en todos los mdulos para la

gestin de mantenimiento, y guardados como parte de historial de paquete de
trabajo.
Debe permitir guardar documentos y procedimientos estandarizados, listas de

verificacin, permisos, ilustraciones, dibujos, diagramas de partes, entre otros y a
su vez vincular esta informacin con rdenes de trabajo.
El sistema debe manejar modelos de trabajo para poder ser utilizadas en los
diferentes tipos de mantenimiento. El modelo de trabajo debe incluir operaciones,
actividades, mano de obra, materiales, herramientas, entre otras (planificados y
reales).
Debe permitir secuenciar mltiples planes de trabajo y consolidar mltiples

procedimientos en los diferentes tipos de mantenimiento.
Debe brindar el acceso a catlogos de equipos dentro de inventario.
Debe permitir al usuario tener acceso en cualquier momento a la informacin tcnica

que se encuentre dentro de la biblioteca
Debe enlazarse al menos con los siguientes documentos Institucionales:

Catlogo de Suministros, Materiales, Repuestos, Accesorios y Otros; segn
catlogo de la C.C.S.S.
Catlogo de Equipamiento Mdico (DEI).
Protocolos de Mantenimiento y aceptacin de equipos (DEI).
Catlogo de Bienes Muebles, de acuerdo a la normativa de inventario tcnico
de la CCSS
Instrumento para identificacin, localizacin y codificacin de bienes muebles
en las unidades de la CCSS.
Norma para la identificacin del recurso fsico en las unidades de la CCSS.
Norma para la clasificacin del recurso fsico en las unidades de la CCSS.
Norma para la codificacin del recurso fsico en las unidades de la CCSS.
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Gua de elaboracin de Programas de mantenimiento.

Gua rutina de gases medicinales.
Gua para la elaboracin de rutinas de mantenimiento.
Poltica Institucional de Mantenimiento.
Conceptualizacin del Sistema de Gestin de Mantenimiento Institucional.
Reglamento del Sistema de Gestin de Mantenimiento Institucional.
Leyes y reglamentos Institucionales.
Cualquier otra documentacin generada por la institucin.
Debe permitir descargar e imprimir todos los documentos de esta biblioteca.
Debe mostrar la cantidad de recurso bibliogrfico que posee.
Debe tener un buscador que facilite acceder y filtrar la informacin que se encuentre
en la biblioteca de acuerdo a los diferentes niveles o permisos de los usuarios.
La informacin que se encuentre en la biblioteca virtual solo podr ser editable por
funcionarios con permisos y niveles de seguridad previamente establecidos.
Para los usuarios con permisos o niveles generales, la informacin almacenada en

la biblioteca ser nicamente para visualizar, sin posibilidad de editar los
documentos.
El sistema le permitir subir o almacenar informacin solo a los usuarios con los
permisos correspondientes.
El formato de descarga de los documentos de la biblioteca virtual deber ser no

editable.
Debe tener un historial de accesos y descargas por usuario.
1.2. Software
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1.2.1. Funcionalidades del Sistema de Informacin para la Gestin de

Mantenimiento (SIGEM)
Funcionalidades del SIGEM
Anlisis
Movilidad
Gestin estratgica
Gestin operativa
Procesos
Seguimiento y mejora
Activos
Integracin con sistemas institucionales
Patrono
SICERE
Bienes
Muebles
SCBM
Presupu
esto
SIIP
Contabili
dad
SICS
Suministr
os
SIGES
SOCO
Planillas
SOGER
H
Fuente: DTIC
Figura 3. Funcionalidades del SIGEM
1.2.2. Movilidad
1.2.2.1.
Capa mvil
Transformar los entornos de la institucin para proveer accesos inmediatos y seguros a

la informacin es un punto importante en el cuidado de los pacientes, as como en el
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control y la gestin de los recursos de hospitales, tanto de personas como de

instrumentos, equipos, materiales y medicamentos. Los sistemas de gestin de activos
deben proveer la tecnologa, dispositivos de comunicacin mviles e infraestructura
necesaria para soportar los procesos de gestin en salud, administrativos y logsticos
existentes y los emergentes.
1.2.3.Anlisis
1.2.3.1.
Capa de anlisis
El buen uso de la informacin en la prctica clnica, junto a una adecuada gestin en el

cuidado de la salud, investigacin para mejorar la calidad y seguridad de los pacientes,
aparejados con una disminucin de los costos, que permita transformar todos los datos
existentes en la organizacin que sirva de soporte para la toma de decisiones a las
autoridades de la institucin en todos los mbitos: administrativos, financieros,
logsticos, entre otros con el fin de permitir asegurar una toma de decisiones basada en
datos reales y confiables.
1.2.4. Gestin Estratgica

Es el conjunto de decisiones necesarias para llevar a la institucin hacia una direccin a
nivel macro, para alcanzar un objetivo determinado en el proceso de mantenimiento.
Involucra por lo tanto la definicin de los objetivos estratgicos, elaboracin de polticas,
asignacin de recursos y la coordinacin de acciones para alcanzar esos objetivos.
2.
Mdulos del Sistema
2.1. Mdulo de Gestin y Planificacin

Este mdulo tiene abarcara las siguientes acciones:
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2.1.1. Planificacin de Mantenimiento

Definicin
Es la funcin que comprende el anlisis de la situacin, el establecimiento de metas y la
formulacin de planes de accin para lograr las estrategias institucionales, tendientes a
darle continuidad de la operacin correcta, alargar la vida til, evitar fallos inesperados y
brindar condiciones ms seguras al ambiente y a las personas con respecto al recurso
fsico institucional.
Entradas requeridas
SCBM: Permitir la consulta contable de los datos relacionados con los activos
Institucionales (ubicacin, responsable, fecha de adquisicin, vida til, depreciacin)
entre otros.
SOGERH: Obtencin de datos, en relacin al funcionario de mantenimiento como:

nombre completo, el salario por hora, disponibilidad.
SICERE: Debe permitir la comprobacin en lnea, si el proveedor se encuentra al

da con sus responsabilidades de Ley ante la CCSS.
SICS: Se requiere de este sistema es consultar la informacin de las ejecuciones y

sub ejecuciones presupuestarias asignadas a mantenimiento.
SIIP: Consultar los gastos que se generan en las diferentes cuentas contables
asignadas a mantenimiento.
SIGES: Debe obtener informacin de este catlogo para la identificacin y compra

de materiales, repuestos y herramientas que utilizar en la ejecucin de cada
mantenimiento.
Acceso a contratos de mantenimiento preventivo, correctivo y garantas.
Acceso a guas de reemplazo.
Acceso a ndices de mantenimiento.
Acceso al inventario tcnico del SIGMI (ubicacin clasificacin, criticidad)
Acceso a polticas y reglamento del SIGMI y estrategias institucionales vigentes.
Acceso a leyes y normativas nacionales (tcnicas y legales).
Acceso al Portafolio de inversiones local e Institucional.
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Salidas requeridas
Mdulo de creacin y modificacin de contratos de mantenimiento preventivo,

correctivo y garantas.
Mdulo de seguimiento y control (, presupuestario, recurso fsico y humano)
Mdulo de gestin de ndices de mantenimiento.
Mdulo de lineamientos para la programacin del mantenimiento
2.1.2. Gestin Operativa

Conjunto de acciones necesarias para orientar, dirigir, ejecutar y evaluar las actividades
de mantenimiento.
2.1.3. Programacin de Mantenimiento

Definicin
Proceso documentado en la biblioteca tcnica del sistema, que se fundamenta en el
orden de realizacin de las actividades establecidas para preservar las condiciones
normales de operacin del recurso institucional, en un periodo de tiempo establecido y
tomando en cuenta la periodicidad de estas actividades; el orden en que se debe realizar
el mantenimiento del recurso fsico segn la urgencia y criticidad del bien, la disponibilidad
del funcionario que realiza el mantenimiento, el material y herramientas necesarias para
efectuarlo.
Entradas requeridas
Mdulo de Solicitud de rdenes de trabajo.
Mdulo de ingreso de informacin de contratos de mantenimiento preventivos y/o

correctivos y garantas.
Acceso al mdulo de Indicadores de Gestin de Mantenimiento.
entre otros.
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Acceso a SOGERH: Obtencin de datos, en relacin al funcionario de

mantenimiento como: nombre completo, el salario por hora, disponibilidad.
Acceso a SICS: Se requiere de este sistema es consultar la informacin de las

ejecuciones y sub ejecuciones presupuestarias asignadas a mantenimiento.
Acceso a SIIP: Consultar los gastos que se generan en las diferentes cuentas
contables asignadas a mantenimiento.
Acceso a SIGES: Debe obtener informacin de este catlogo para la identificacin

y compra de materiales, repuestos y herramientas que utilizar en la ejecucin de
cada mantenimiento.
Acceso a proveedura local.
Salidas requeridas
Mdulo de Orden de Trabajo
SICS: Debe enviar la informacin de costo a las partidas presupuestarias de las

cuales se est tomando el dinero para la compra o reparacin del activo.
SIGES: Debe informar cuantos materiales fueron utilizados para realizar el

mantenimiento y si es necesario solicitar la compra de materiales o de solicitar el
servicio de mantenimiento por terceros.
Mdulo de generacin de ndices (vida til remanente, costos del mantenimiento,

tiempo fuera servicio)
Mdulo de solicitud y de informe de gasto de materiales a bodega local
Mdulo de solicitud de compra de material (repuestos, insumos, etc) y/o servicios

profesionales.
2.1.4. Gestin de Mantenimiento

Definicin
Es un conjunto de acciones necesarias para orientar, dirigir, ejecutar y evaluar las
actividades de mantenimiento.
Entradas requeridas
Comunicacin o integracin al control automatizado a distancia.
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Requiere el acceso a solicitud de Orden de Trabajo.
Acceso a la planificacin y programacin de mantenimiento.
Institucionales (ubicacin, responsable, fecha de adquisicin, vida til,
depreciacin) entre otros.
SICS: Se requiere de este sistema consultar la informacin de las ejecuciones y

asignadas a mantenimiento

mantenimiento.


Salidas requeridas
Indicadores de Gestin de Mantenimiento.


Administracin de orden trabajo.
Esta dentro del proceso de Gestin de Infraestructura y Tecnologas y se interpreta

mediante los siguientes procesos:
Procesos estratgicos a nivel regional y central.
Proceso de apoyo de la Gestin de Infraestructura y Tecnologas.
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Proceso operativo a nivel local.
2.1.5. Control Automatizado a Distancia

Definicin
Sistema a distancia que permite acciones de vigilancia, supervisin, manipulacin,
manejo y toma de decisiones de forma automtica segn parmetros establecidos, de un
conjunto de equipos mdicos, industriales y de tecnologa de informacin relacionados
entre s.
Entradas requeridas
Sistemas con posibilidad de comunicacin o integracin al control automatizado a

distancia.
Protocolos industriales de comunicacin que utiliza el sistema electromecnico,

como Modbus, Bacnet, entre otros.
SICS: Se requiere de este sistema consultar la informacin de las ejecuciones y


mantenimiento.


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Salidas requeridas


Esta dentro del proceso de Gestin Mantenimiento y se interpreta mediante los siguientes
procesos:
Proceso de anlisis
Proceso de apoyo de la gestin operativa.
2.2.
Mdulo de Gestin de Indicadores
2.2.1. Gestin de Indicadores

Definicin
Es determinar el funcionamiento del mantenimiento, a travs de un nmero determinado
de mtricas en reas de gestin, como lo son Efectividad, Rendimiento, Costos y
Seguridad, para dar a conocer su desenvolvimiento en el tiempo, logrando as una mayor
confiabilidad y disponibilidad en el recurso fsico y determinar su reemplazo oportuno.
Entradas requeridas
Comunicacin o integracin al control automatizado a distancia.
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entre otros.
SICS: Se requiere de este sistema consultar la informacin de las ejecuciones y sub

ejecuciones presupuestarias asignadas a mantenimiento.

mantenimiento.


Salidas requeridas
Indicadores de Gestin de Mantenimiento.


Esta dentro del proceso de Gestin de Infraestructura y Tecnologas y se interpreta

mediante los siguientes procesos:
Procesos estratgicos a nivel regional y central.
Proceso de apoyo de la Gestin de Infraestructura y Tecnologas.
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Proceso operativo a nivel local.
2.2.2. Procesos de Seguimiento y Mejora
Seguimiento de contratos.
Alarmas del sistema
2.2.3. Alarmas del sistema

Definicin
Es la seal o aviso que advierte que uno de los equipos mdico, industrial o de
tecnologas de informacin integrado al control automatizado a distancia, se encuentra
fuera de sus rangos de operacin normal.
Entradas requeridas
Sistemas con posibilidad de comunicacin o integracin al control automatizado a

distancia.
Protocolos de comunicacin que utiliza el equipo mdico, industrial o de tecnologas

de informacin, como Modbus, Bacnet, HL7 entre otros.
Alarmas de los sistemas.
Acceso y comunicacin con algn sistema que permita notificar alarmas a los
encargados, como el servidor de correos, entre otros.
Salidas requeridas
Comunicacin con el equipo mdico, industrial o de tecnologas de informacin,

para la toma de decisiones
Restablecimiento del sistema va remota.
Solicitud de orden de trabajo de forma automtica
Historiales de funcionamiento y errores del sistema
Notificacin a los encargados del sistema sobre cualquier anomala que est presente o
prxima a ocurrir.
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2.2.4. Seguimiento y Mejora

Definicin
Seguimiento es la observacin y registro de la evolucin y el desarrollo de un proceso,
de acuerdo con los puntos de control definidos, a travs de parmetros, evaluaciones o
informes peridicos. Mientras que, mejora es la correccin de las desviaciones
observadas en un proceso o activos, especficamente sobre estndares preestablecidos,
en relacin con los resultados obtenidos durante el seguimiento.
Entradas requeridas
Puntos de control establecidos.
Indicadores de gestin.
Informes peridicos.
Salidas requeridas
Informes peridicos hacia las autoridades superiores.
Proceso de mejora de actividades de mantenimiento.
Est dentro del proceso de Gestin Mantenimiento y se interpreta mediante los siguientes
procesos:
Proceso de anlisis.
2.3.
Mdulo de Activos e Inventario
2.3.1. Activos
Definicin
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Es el objeto o entidad que tiene valor real para una institucin o agrupacin, el cual puede
ser tangible o intangible que se destinan a diversas actividades productivas para la
prestacin de servicios y de apoyo.
Entradas requeridas
Requiere el acceso a la Orden de Trabajo.
entre otros.

asignadas a mantenimiento

mantenimiento.
Salidas requeridas


2.3.2. Inventario Recurso Fsico

Definicin
Es el registro y control documental del recurso fsico, requiere del enlace con el Sistema
Control de Bienes Muebles (SCBM), como insumo principal para la obtencin de los
activos institucionales.
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Entradas requeridas
Enlace con el Sistema Control de Bienes Muebles (SCBM).
Salidas requeridas
Inventario tcnico identificado, codificado y clasificado.
Enlace con el Sistema Control de Bienes Muebles (SCBM).
2.4.
Mdulo de Administracin OT
2.4.1. Administracin de Orden de Trabajo

Definicin
Consiste en la necesidad de realizar algn tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo
o predictivo) en el recurso fsico para mantenerlo funcionando de forma segura y eficiente.
Es analizar la solicitud de trabajo y decidir si procede o no. De proceder se asigna y
ejecuta el trabajo.
Entradas requeridas



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mantenimiento.
Salidas requeridas


2.5.
Mdulo de Gestin de Contratos de Mantenimiento por

Terceros
2.5.1. Gestin de contratos de Mantenimiento por Terceros

Definicin
Conjunto de actividades necesarias para dirigir, contratar y evaluar las actividades de
mantenimiento que se realizan mediante contratacin externa.
Lo anterior implica un acuerdo previo con una organizacin externa para que realice parte
del proceso de mantenimiento de la CCSS, mediante clusulas definitorias y definitivas
en cuanto al alcance del contrato, pagos por los servicios contratados, periodicidad de
las actividades, niveles de ejecucin, supervisin y aprobacin de los trabajos realizados.
Entradas requeridas
Programa de mantenimiento.
Definicin de actividades a contratar.
Conexin al SIGES para conocer banco proveedores.
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Conexin al SICERE.
Conexin al Sistema de Presupuesto.
Consultas a biblioteca virtual.
Salidas requeridas
Cartel de licitacin para contratacin por terceros.
Adjudicacin de contrato.
Reporte de trabajo recibido a conformidad.
Solicitudes de pago.
Historiales de mantenimiento
Esta dentro del proceso de Gestin Mantenimiento y se interpreta mediante los siguientes
procesos:
Proceso de anlisis.
2.5.2. Seguimiento de Contratos

Definicin
Es el conjunto de funciones o actividades desempeadas por un responsable designado
o contratado al efecto, que permite tener acceso, control y supervisin a la ejecucin de
contratos por entes externos a la institucin (empresas, servicios profesionales, entre
otros), con la finalidad de promover la ejecucin satisfactoria de un contrato.
Entradas requeridas
entre otros.
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mantenimiento.
Salidas requeridas


servicio de mantenimiento por terceros
procesos:
Proceso Operativo
Proceso Seguimiento y Mejora
2.6.
Mdulo de Gestin de Flota Vehicular
2.6.1. Gestin de flota vehicular

Definicin
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Es la actividad que permite identificar, clasificar, planificar el remplazo y la asignacin de

recursos, que correspondan al historial e intervencin de cada vehculo o transporte
terrestre, acutico, areo, entre otros de la institucin.
Entradas requeridas
Requiere el acceso al sistema de Operacin de Vales de Transporte.
SOGERH: Obtencin de datos, en relacin al funcionario de transportes como:


sub ejecuciones presupuestarias asignadas a mantenimiento de flota vehicular.

mantenimiento.
Salidas requeridas
Requiere el acceso al sistema de Operacin de Vales de Transporte.


procesos:
Proceso Operativo
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2.7.
Proceso Seguimiento y Mejora.
Mdulo de Biblioteca Virtual
2.7.1. Biblioteca Virtual

Definicin
Es un mdulo de informacin que rene, gestiona y difunde la documentacin tcnica
relacionada con la conservacin y mantenimiento del recurso fsico institucional, con el
fin de mejorar la gestin de la informacin a travs de diversas tecnologas.
Entradas requeridas
Solicitud del usuario de la informacin tcnica.
Asignacin de responsables para acceder a la informacin tcnica.
SCBM: Permitir la comprobacin en lnea, de las generalidades de los activos.

mantenimiento.

Salidas requeridas
Establecer un ndice de contenido de la informacin almacenada.
Cantidad de recursos bibliogrficos catalogados y digitalizados.
Historial de usuarios que acceden a la Biblioteca Virtual que incluya los ingresos a
enlaces de contenidos y descargas de la informacin.
2.8.
Procesos
Segn el Mapa de Procesos Institucional aprobado por Junta Directiva en sesin N 8606
del 06 de Noviembre del 2012, la funcin de mantenimiento en la institucin est dada
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como un proceso de apoyo en el proceso (nivel 0) Gestin de Infraestructura y

Tecnologas, por medio del proceso (Nivel 1) Gestin de Mantenimiento, como se
muestra en las figuras 4 y 5 respectivamente.
Fuente: Modelo para Implementacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento basado

en procesos en la CCSS
Figura 4. Modelo para agrupacin de procesos en el mapa de procesos
Fuente: Direccin de Sistemas Administrativos

Figura 5. Mapa de procesos Institucional (Nivel 0)
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Fuente: Direccin de Sistemas Administrativos

Figura 6. Mapa de procesos Institucional (Nivel 1)
Para el proceso (Nivel 1) Gestin de Mantenimiento, se establece un modelo que
contiene cuatro procesos (Estratgico, Operativo, Apoyo, Seguimiento y Mejora), en los
cuales se pueden agrupar las diferentes actividades realizadas para la gestin de
mantenimiento. Como se muestra en la Figura 6.
2.8.1. Procesos Estratgicos - Gestin Estratgica
Planificacin de Mantenimiento.
Gestin de Indicadores.
2.8.2. Procesos Operativos - Gestin Operativa
Inventario de Recurso Fsico.
Planificacin de Mantenimiento.
Programacin de Mantenimiento.
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Administracin de Orden de trabajo.
Gestin de contratos de Mantenimiento por Terceros.
Gestin de flota vehicular.
Control Automatizado a Distancia.
Biblioteca virtual.
2.8.3. Procesos de Apoyo - Integracin con sistemas institucionales
SCBM: Sistema de Control de Bienes Muebles.
SICERE: Sistema Centralizado de Recaudacin.
SICS: Sistema Institucional Contable.
SIGES: Sistema de Gestin de suministros.
SIIP: Sistema de Informacin Institucional de Presupuesto Institucional.
SOGERH: Sistema de Planillas Institucional.
2.8.4. Integracin con sistemas institucionales
Gestin de inventarios - SCBM
Gestin de Compras - SIGES
Anlisis de Proveedores - SIGES
Gestin de Recursos Humanos - SOGERH
Presupuesto - SIIP
Comprobacin que el proveedor est al da - SICERE.
Sistema de Operacin y Control de Mantenimiento SOCO.
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2.9.
Infraestructura de Tecnologa
Fuente: DTIC
Figura 7. Infraestructura de Tecnologa

Este segundo componente, ser utilizado segn las necesidades de mejoras en la
infraestructura tecnolgica que posea cada unidad donde se desarrolle el SIGEM.
2.10. Gestin de Cambio

En la Figura 8 se muestran etapas mnimas que se deben contemplar el proceso de
Gestin de Cambio.
Fuente: Elaboracin Propia
Figura 8. Proceso de Gestin de Cambio

1.
Preparando el Cambio
Diagnstico
Realizar un estudio preliminar de todo el entorno en que se ver involucrado el SIGEM.

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Compromiso
Establecer un compromiso por escrito por parte de las autoridades locales para cumplir
con xito la implementacin del SIGEM.
Diseo de Campaa
Elaborar y ejecutar una campaa de sensibilizacin en la unidad en que se implemente

el SIGEM.
Convencimiento al Usuario
Ejecutar acciones que permitan convencer al usuario sobre los beneficios del SIGEM.
Capacitacin
Realizar las capacitaciones necesarias y oportunas al personal que se ver involucrado

en la implementacin del SIGEM.
2.
Ejecutando el Cambio
Socializacin Tecnolgica
Promover la interaccin del usuario con el SIGEM.
Medicin de la Asimilacin del Cambio
Comprobar la aceptacin y uso del SIGEM por parte del usuario.
3.
Fortaleciendo el cambio
Evaluacin
Realizar una valoracin con el fin de corroborar y tener la certeza de que se alcanzaron
las metas previstas.
Mejora
Ejecutar las acciones tendientes para alcanzar las metas previstas.

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4.
Seguimiento y Acompaamiento
Realizar un seguimiento y acompaamiento a los usuarios de las unidades involucradas

en todo el proceso de la gestin de cambio.
3.
Glosario
Anomala: Es cuando un sistema o equipo se encuentra fuera de sus rangos de

operacin normal.
Biblioteca tcnica: Es el almacenaje de informacin virtual y fsica pertinente para su

uso oportuno, consulta y toma de decisiones
Capa: interface grfica para que un dispositivo interactu con dispositivos mviles,
Confiabilidad: Tener certeza del estado u operacin del recurso fsico, dentro de los
parmetros establecidos por el fabricante
Control automatizado a distancia: Sistema que permite acciones de vigilancia,

supervisin, manipulacin, manejo y toma de decisiones de forma automtica segn
parmetros establecidos, de un conjunto de dispositivos relacionados entre s a distancia.
Criticidad: Es una clasificacin aplicada sobre el recurso fsico, estableciendo tres clases
A, B, C; siendo los equipos Clase A de alta criticidad, Clase B de mediana criticidad
y Clase C de baja criticidad (Reglamento del Sistema de Gestin de Mantenimiento
Institucional, segunda seccin, articulo 45, inciso e).
Disponibilidad: capacidad de un bien para ser utilizado de forma inmediata para cumplir
una determinada funcin.
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ERP: Del ingls Enterprise Resource Planning, es lo que en espaol conocemos como
Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales.
Flota Vehicular: medios de transporte que se utilizan para el traslado de pasajeros y/o
carga.
Gestin: es el manejo o administracin de recursos, enfocado en su utilizacin eficiente.
Indicador: es un instrumento de medida que refleja el resultado de acciones tomadas o

l estado de una organizacin o institucin.
Intangible: en oposicin a la palabra 'tangible', algo que no se puede ver, tocar, pero que
existe.
Integracin: es hacer a un elemento parte un sistema ms grande
Mantenimiento: conjunto de acciones realizadas para darle continuidad de uso al

recurso fsico, para que opere con: seguridad, confiabilidad y disponibilidad.
Periodicidad: consiste en cuantas veces se repite una actividad de mantenimiento,

establecida por el fabricante del equipo o personal especializado, ejemplos: Semanal,
mensual, semestral, entre otros.
Recurso fsico: medio- -instrumento para acceder a los servicios institucionales, que
incluye el conjunto de bienes muebles e inmuebles utilizados por la institucin,
compuestos por: terrenos, infraestructura, instalaciones electromecnicas e informticas,
equipo mdico, industrial, de oficina, mobiliario y automotriz.
Reporte de Trabajo: documento en que se describe el trabajo realizado y el uso de

repuestos, materiales e insumos.
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Proyecto SIGEM
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SCBM: Sistema Contable de Bienes Muebles
SICERE: Sistema Centralizado de Recaudacin
SICS: Sistema Institucional Contable
SIGES: Sistema de Gestin de suministros
SIIP: Sistema de Informacin Institucional de Presupuesto
SOGERH: Sistema de Planillas Institucional
Tangible: es un adjetivo que indica que algo se puede ver, tocar. Tambin indica que se
puede percibir de manera precisa.
Urgencia: es dar prioridad al recurso fsico de ms alta criticidad, tanto para la

programacin del mantenimiento como para la atencin de averas.
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Gerencia Infraestructura y Tecnologas

Con el fin de ampliar la informacin, respetuosamente le solicitamos suministrarnos la siguiente

Informacin para Estudio de Mercado

Gerencia Infraestructura y Tecnologas

Costo por licencia acorde al nivel de acceso requeridos por la CCSS.

Costo por 130 licencias

Costo 130 licencias

Costo por tipo de solucin a adquirir.

Costo por total del licenciamiento

Costo por total del licenciamiento + Costo de Infraestructura de Tecnologas y

Costo por total del licenciamiento + Costo Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones

Costos en un Esquema de Servicio en la Nube. (SAAS - Software como Servicio).

Costos en un Esquema de Servicio en la Nube + CCSS adquiere la licencia.

Nota: La Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones se refiere a todos los componentes

Gerencia Infraestructura y Tecnologas

Costo por el proceso de implementacin del software.

Se debe indicar el motor de base de datos utilizado en la solucin.

Capacitacin para equipo tcnico y usuarios finales. Indicar si el proceso de capacitacin

Soporte tcnico de la solucin tecnolgica durante un perodo de 12 meses. desglosando

Indicar el costo por soporte tcnico y detallar en qu consiste, asimismo indicar si la

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Costo por hora de

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Infraestructura de Tecnologa y Comunicaciones

La Infraestructura de Tecnologas y Comunicaciones se refiere a todos los componentes de

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Se requiere que la empresa realice un acompaamiento durante todo el proyecto, ejecutando al

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Descripcin general del Sistema de Gestin en Mantenimiento

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Sistema de Informacin para la Gestin de Mantenimiento

Figura 1. Estructura del SIGEM

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Gerencia Infraestructura y Tecnologas

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El usuario debe poder visualizar durante todo el proceso en qu estado se encuentra

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El sistema debe de poder controlar los mantenimientos asociados a personal interno

Debe permitir la inclusin de documentos en grupos de trabajo predefinidos

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Control del mantenimiento de los recursos fsicos, por medio de cronogramas,

El sistema debe de generar un historial de eventos por recurso.

Generacin automtica de resultados por tipo de indicador.

Se debe contemplar al menos indicador de costos, disponibilidad, estado de las

Construir y proveer graficas de tendencia de costos de mantenimiento por nmero

Debe almacenar datos de relacin en tiempo real para medir el desempeo de

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Debe permitir analizar costos y duracin de eventos.

Informacin para Estudio de Mercado

Gerencia Infraestructura y Tecnologas

Debe genera informes de tiempos entre fallas y tiempo de respuesta (MTBF y

Se debe poder agrupar diferentes mediciones, para facilitar su administracin y