Compliance.

Buenas prcticas en
gobiernos corporativos
Roberto Medina
Compliance Manager
22 Octubre 2015

Agenda
BHP Billiton
BHP Billiton Copper
Programa de Compliance en BHP Billiton
Programa de Compliance en BHP Billiton Copper
Enfoque de Gestin de Riesgos
Aprendizajes
Desafos futuros

Roberto Medina, Compliance Manager, Octubre 2015

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Un portafolio global y diversificado

Coal
The worlds largest supplier of seaborne
metallurgical coal and one of the worlds
largest producers and marketers of export
energy coal.

Copper
One of the worlds premier producers of
copper, silver, lead and uranium, and a
leading producer of zinc.

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Iron Ore
One of the worlds leading iron ore
producers.

Petroleum and Potash

Conventional and unconventional oil and
gas operations and a potash development
project.

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El mensaje del CEO

En BHP Billiton nos sentimos orgullosos por la entrega
de valor a nuestros clientes y accionistas y de contribuir
hacia el bienestar de las comunidades en las cuales
operamos. Pero nuestro xito depende no solamente
en lo que logramos, sino cmo lo logramos.
La lucha contra la corrupcin es un asunto global, el
cual demanda la atencin de empresas, gobiernos,
reguladores y stakeholders de todo el mundo. Tenemos
un importante papel que desempear en este esfuerzo
mundial. Debemos mantenernos dentro de la norma
tica ms alta y nuestra conducta deber soportar el
escrutinio de los dems.
Andrew Mackenzie

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

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Copper
Copper es la Divisin que administra las operaciones que producen metales como cobre, oro,
plata y nickel.

En Chile funcionan las oficinas corporativas de la Unidad de Negocios Copper, cuyo Presidente
es Daniel Malchuk.

Forman parte de Copper:

Minera Escondida (Chile) 57,5%
BHP Billiton Pampa Norte (Chile) 100%
Cerro Colorado y Spence
Antamina (Per) 33.75%
Nickel West (Australia) 100%
Olympic Dam (Australia)100%
Resolution (USA) 45%

En Santiago de Chile tambin operan oficinas de Marketing, Exploraciones , Proyectos

(Project Hub) y de algunos Group Functions (Legal, Tax, Audit, HR Services y Financial Services).

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

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Copper Global Footprint

Resolution - US
Project (45%)
Copper

Antamina - Peru
Operation (34%)
Copper - Zinc

Singapore
Marketing Hub

Pampa Norte - Chile

CMCC and Spence
Operation - Copper

Santiago - Chile
Projects Hub

Santiago - Chile
Headquarters

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Escondida - Chile
Operation (57.5%)
Copper

Olympic Dam AU
Copper- Uranio
Nickel West - AU
Operation
Nickel

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Mensaje del Presidente

Como ustedes ya saben, el Cdigo de Conducta de Negocio y el
programa de Compliance nos ayudan a resguardar el cmo hacemos
las cosas, reforzando con ello la seguridad y sustentabilidad de
nuestro negocio. La forma en que logramos nuestros objetivos es
tanto o ms importante que los objetivos mismos.
Quiero reiterarles que revisen el Cdigo cada vez que tengan alguna
duda en la manera de proceder y conversen con su gerente de lnea
si la inquietud persiste.
Es probable que, al interactuar con terceros en el ejercicio de nuestras
responsabilidades, en ocasiones nos expongamos al riesgo de
atentar contra la libre competencia y/o de realizar transacciones
que sean o puedan ser percibidas como prohibidas desde el
punto de vista de la legislacin local, internacional y nuestra
poltica de anticorrupcin.
El Cdigo es de tremenda utilidad para saber identificar situaciones
riesgosas y, a la vez, saber cmo actuar frente a ellas.
Para reforzar nuestras buenas prcticas, contamos adems con
slidos programas de capacitacin asociados al programa de
Compliance y cada uno de nosotros tiene la obligacin de
cumplirla debidamente.
Ante cualquier duda, por favor contacten a Roberto Medina, Gerente
Compliance de Copper (Roberto.A.Medina@bhpbilliton.com).
Daniel Malchuk, Junio 2015
Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Diapositiva 7

Compliance en BHP Billiton

Carta

Anti -Corruption

GLD. 056 AntiCorruption

GLD. 008
Community

Cdigo de
Conducta de
Negocios

Competition

GLD.040
Competition

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Legislacin
Internacional
y Local

Foreign Corrupt Practices Act

(FCPA) EE.UU
UK Bribery Act
Sherman Antitrust Act EE.UU
The Clayton Act (Antitrust) EE.UU
Patriot Act EE.UU
Export Administration Act (Anti
boycott) EE.UU
Australian Anti-Bribery Law
(reformada 09/10)
Ley No.20.393 Chile

International Trade

GLD.018 Country Risk

Management

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Mandatos claves del programa de

Compliance

Roberto Medina, Compliance, Octubre Junio 2015

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Proceso de Compliance

PLAN

Improve
Denuncias (BCAS)
Investigaciones
Acciones de remediacin
Acciones disciplinarias

Compliance
Continuous
Improvement
Process

CHECK

Roberto Medina, Compliance, Octubre Junio 2015

GLDs
Evaluacin de Riesgo
Manual, procesos y
procedimientos

DO

Procesos de aprobacin
Capacitacin
Due Diligence
Registros
Comunicacin

Monitoreo
Transaccional
En lnea
Auditora
Certificacin y evaluacin independiente
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Programa de Compliance de Copper

GLDs
008, 017, 018, 040,
051, 056

Legislacin local e
internacional

Proceso del Negocio

(in-process-output)

Evaluacin de Riesgos

Capacitacin

Due Diligence

Manual &
Procedimientos

Monitoreo y
Auditora

Procesos de
Aprobacin

Registros

Comunicacin

Investigacin,
Disciplina,
Remediacin
Denuncias

Evaluacin Independiente (Certificacin en Chile)

Roberto Medina, Compliance, Octubre Junio 2015

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Anlisis de Riesgos (Enfoque Bow Tie)

Causas
Identifique todas las probables
causas, sea preciso y conciso en su
descripcin

Descripcin del
riesgo
(Conciso y preciso)

Impactos si el peligro se hace

realidad
Identifique todos los potenciales
impactos, clasifquelos y
cuantifquelos (cualitativa o
cuantitativamente)

Controles Preventivos
Existentes

Controles Mitigadores
Existentes

Identifique todos los controles

existentes y ascielos a las respectivas
causas a que apunta cada control.
Identifique o defina el dueo de cada
control

Identifique todos los controles

existentes y ascielos a los respectivos
impactos a que apunta cada control.
Identifique o defina el dueo de cada
control

Estn todas las causas suficientemente

cubiertas?

Tareas de Mejoramiento
Defina el qu, quin y cundo

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Estn todos los impactos suficientemente

cubiertos?

Tareas de Mejoramiento
Defina el qu, quin y cundo

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Ejemplo de Bow Tie para evaluacin de riesgo

Slide 13 Medina, Compliance, Octubre 2015

Roberto

Controles
Manual de Compliance:
Descripcin del programa
Roles y responsabilidades
Alcance y continuidad
Elementos claves del programa
Descripcin de los procedimientos
Procedimientos, los pocos claves:
Entrenamiento
Aprobaciones
Diligencia debida
Monitoreo
Denuncias e investigaciones
Registros: Entrenamientos, comunicaciones, recibidos, entregados
Flujo de aprobaciones (CAW)

Roberto Medina, Compliance, Octubre Junio 2015

Slide 14

Gestin del Riesgo

Dueo del Riesgo
Asset President. Responsable del ciclo de gestin del riesgo

Anlisis y Evaluacin del Riesgo

Anual. Dueo y actores claves

Dueos de Controles Crticos

Responsables funcionales de las reas claves (HR, CCAA, Supply)

Evaluacin del Diseo del Control Crtico

Anual. Foco en el diseo, procedimientos, herramientas, procesos
Acciones de remediacin

Evaluacin de la Efectividad del Control Crtico

Semestral. Foco en el resultado, anlisis de una muestra de casos
Acciones de remediacin

Roberto Medina, Compliance, Octubre 28 2014

Slide 15

Monitoreo
Casi todos los controles en Compliance son blandos
Sistema de control en lnea de proveedores
Revisin aleatoria de cumplimiento de los procedimientos y calidad de
los registros (FCPA)
Pagos a terceros
Cuentas registradas
Reportes de gastos
Proveedores creados en el periodo
Registro de regalos y atenciones recibidos

Roberto Medina, Compliance, Octubre Junio 2015

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Investigaciones y Plan de Mitigacin

Lnea de denuncia annima
Principios claves de investigacin:
Proteccin del anonimato del denunciante a toda prueba
Inocencia de los involucrados hasta que no se pruebe lo contrario
Procedimiento escrito y conocido por los actores claves
Cundo investigar
Cundo y cmo reportar y a quin reportar
Equipo de investigacin
Qu se puede y qu no se puede en una investigacin
Plan de mitigacin:
Equipo de litigacin
Medios de prueba
Comunicaciones, medios de prensa
Certificacin

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

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Aprendizajes
Independencia de Compliance
Enfoque desde lo global a lo particular
Combinacin de competencias de gestin, legales y especficas
No reinventar la rueda, la mayora de los controles existen, requieren adaptacin
Procesos de aprobacin especficos en reas de riesgo (donaciones, auspicios, programas de desarrollo
comunitario, comidas, viajes, etc.)
Apoyar la gestin del rea de Compliance con herramientas tecnolgicas especficas por ejemplo softwares
de due diligence, workflow de aprobaciones, y lnea de denuncias.
Monitoreo es una efectiva herramienta para verificar el adecuado uso de los controles
Este es un cambio cultural, requiere liderazgo, procesos, herramientas y consecuencias. Comunicacin,
comunicacin, comunicacin
El Entrenamiento del personal es un pilar clave del Programa de Compliance
Due Diligence (Conociendo a la contraparte) otro de los pilares claves

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

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Desafos durante la implementacin

El rol debe ser visto como de consejero confiable ms que de polica
Desde una molestia a un aliado
Balance entre Tone from the top versus Tone from the middle
Books & Records es un desafo en si mismo. Cultura de la meticulosidad
As como la seguridad, compliance est en el ADN de la organizacin
Alineamiento, Disciplina, Rigurosidad. ADR
Las cuatro P

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

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El valor de un buen programa

Un buen programa de Compliance no slo

minimiza la probabilidad de que el delito ocurra,
sino tambin ayuda a protegernos cuando ste
ha ocurrido

Roberto Medina, Compliance, Octubre 2015

Morgan regularly updated its policies: the DOJ

has said over and over, and has
included in Schedule Cits description of an
effective anti-corruption compliance programthat
companies must update programs, and have
several areas of compliance mentioned. Morgan
Stanley took that lesson and did exactly what the
DOJ expects.
Frequent training. Peterson was trained on the
FCPA seven times, and reminded about FCPA
compliance 35 times. You can tell from reading
the documents that everyone was impressed with
that. Over a 7-year period, Morgan Stanley trained
its Asia-based employees 54 times on anticorruption. Its hard to argue that Morgan Stanley
didnt care about compliance with that kind of
regularity.
Due Diligence, including transaction
monitoring: Morgan Stanley had a robust due
diligence program. The program included
transaction monitoringa sure sign that a
company really cares about diligence is the extent
it realizes diligence is ongoingand included
random audits of people and partners
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Ejemplos recientes de Impacto Reputacional

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