PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO

1.- FINALIDAD
Determinar la existencia fsica de los activos fijos y menores de propiedad de la
Empresa que se encuentren en las diferentes agencias. Dicha verificacin
deber ser contrastada con las existencias que figuran en los registros
contables de la empresa a la fecha del inventario.
2.- OBJETIVOS
a) Planificar la realizacin del inventario fsico en las agencias de la Empresa.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario fsico.
c) Organizar la toma de inventario fsico de tal manera que el mismo se lleve a
cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economa.
3.- ALCANCE
La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logstica.
4.- APROBACIN
- Aprobacin: Por Gerencia General
5.- NORMAS
5.1.-DEFINICIONES
a) Inventario fsico
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o
materiales almacenados, apreciar su estado de conservacin y condiciones de
seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
Inventario general
Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos los bienes
almacenados en los diferentes ambientes o depsitos de la empresa y sirve de
sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un
apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio.
Inventario al barrer
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el
inventario empezando por un punto determinado del almacn efectuando el
conteo de todos los bienes encontrados sin excepcin.
5.2.- NORMAS GENERALES
5.2.1 La Gerencia de Administracin es la encargada de disponer la
oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.
5.2.2 Se nombrara un responsable para la toma del Inventario General, y de
existencias en las agencias de la Empresa.
5.2.3 La Gerencia de Administracin en los casos que se requiera, podr
disponer se efecte inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que
se sealan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.

6.- PROCEDIMIENTOS
6.1 PROGRAMACIN DEL INVENTARIO
Paso 1-. La Gerencia de Administracin dispondr la oportunidad en que deba
realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la
segunda quincena del mes de Noviembre de cada ao.
Paso 2.- La Gerencia de Administracin en funcin al plazo establecido fijar el
cronograma de inventario para todas las agencias que cuenta la empresa.
6.2 PREPARACION DE INVENTARIO
Paso 3.- Se comunicara mediante Memorndum dirigido al Dpto. de Logstica la
ejecucin del inventario con indicacin de la fecha, hora y lugar, as como las
dems instrucciones que se consideren necesarias.
Paso 4.- El jefe de Logstica proceder a:
Preparar las agencias para la toma de inventario poniendo especial nfasis en
el orden y limpieza.
Designar al personal que deber atender al equipo de inventario.
Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la
realizacin eficiente del inventario.
Entregar al equipo de inventario para la toma de este.
6.3 EJECUCIN DE INVENTARIO
Paso 5.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn las personas
correspondientes en la agencia a inventariar.
Paso 6.- Se darn las instrucciones necesarias con el objeto de no afectar la
labor de os empleados.
Paso 7.- se proceder con la toma e inventario.
Paso 8.- El inventario ser al barrer siguiendo un orden establecido.
Paso 9.- Una vez concluida la labor de conteo de los activos el personal dar la
conformidad.
Paso 10.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el personal entregar el
material de trabajo.