ING. INDUSTRIAL.

INSTITUTO TECNOLGICO DE MILPA

ALTA II
Gerson Bentez Espn.
Andres Alberto Lpez Zamora
Administrador de operaciones
Resumen unidad 5
Flores Sampedreo Hipolito
Unidad 5
5 Semestre
Ing. Industrial.
INDICE.
5.

Administracin de Almacenes.......................................................................2
5.1

Funciones del almacn...........................................................................2

5.1.1

Manejo fsico de los inventarios.......................................................4

5.1.2

Recepcin.........................................................................................4
1

ING. INDUSTRIAL.
5.1.3

Organizacin.....................................................................................4

5.1.4

Despacho..........................................................................................5

5.1.5

Mantenimiento de registros..............................................................5

5.2

Localizacin y distribucin de los almacenes.........................................6

5.3

Seleccin de Mobiliario y Equipo de almacn.........................................6

5.4

Sistemas informticos de administracin de almacn............................7

5. Administracin de Almacenes.
Contrario a lo que parece, el almacn ocupa un lugar muy importante dentro de
la empresa y es un rea no muy sencilla de manejar. El almacn es un lugar en
donde existe mucho movimiento y debido a esto, puede ser un tanto difcil
darse cuenta realmente de lo que sucede dentro de l.
Establecer un control de los artculos y registrar los datos pertinentes a sus
movimientos es de gran importancia, pues as se tiene una mejor idea de cmo
funciona, pudiendo realizar anlisis estadsticos concernientes a su
desempeo.
Los principales tipos de datos necesarios para mejorar el control de los
materiales son los datos relacionados con cada tipo de artculo, los datos
relacionados con la entrada y salida de estos artculos y los datos relacionados
con la ubicacin de los artculos dentro del almacn.

5.1 Funciones del almacn.

El almacn es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de
mayor o menor tamao, contenido y complejidad. Es un rea desconocida
dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organizacin.
En el mbito de la gestin empresarial, el almacn se define como el lugar
donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales
guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a
elementos que garanticen el funcionamiento de la organizacin
(mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.). En su
2

ING. INDUSTRIAL.
aplicacin comercial, el almacn puede ser utilizado como establecimiento al
por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.
Su funcin bsica es la de almacenamiento, entendiendo como tal la
introduccin de datos o productos en un archivo o lugar fsico para ser
guardados all hasta el momento de su utilizacin.
Por tanto, el almacn se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar
existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo
siempre una cantidad mnima que asegure la comercializacin de los productos
y el consumo y uso de los materiales y herramientas all depositadas.
Los siguientes puntos resumen algunas de las principales caractersticas de los
almacenes:
Constituyen los puntos fijos del sistema logstico.
Entre ellos se mueven los elementos de transporte.
El almacn absorbe un % del costo logstico.
Son bsicos para una buena calidad de servicio.
Una acertada gestin de almacn permite eliminar las fluctuaciones de
demanda haciendo posible la realizacin de una programacin en lotes
econmicamente variables.
De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia,
liberndole de tener sus propios stocks.
Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de
compra (mayores lotes) y reducir los costos de transporte.

5.1.1 Manejo fsico de los inventarios.

Los materiales debern tener localizaciones fsicas especficas para las
actividades normales de almacn.
Planificar un flujo de materiales en lnea recta (recepcin, almacenamiento,
despacho).
3

ING. INDUSTRIAL.
Separar las reas de recepcin y despacho de materiales.
Considerar reas separadas fsicamente para materiales daados, reparables o
no, etc.
Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento
en reas especialmente acondicionadas para tal fin.
Tambin se debern disear pasillos de circulacin lo suficientemente anchos
para permitir la circulacin.
Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.
Establecer reas protegidas para materiales valiosos.
Plataformas de descarga a la altura de los vehculos de transporte tpicos.
Las puertas de acceso y salida fcilmente manipulables.
Disponer de suficiente espacio en el rea de recepcin de materiales para el
control de calidad.

5.1.2 Recepcin.
El realizar la recepcin de material en tiempo y forma permitir en un almacn:
Repartir la carga de trabajo de manera ms uniforme.
No causa tantas interrupciones a las actividades del almacn.
Permite disponer de informacin ms precisa sobre las existencias.

5.1.3 Organizacin.
La codificacin de los materiales se realiza con el fin de dar una descripcin y
hacer una identificacin rpida de stos. Al estar usando una clave para cada
artculo la identificacin es ms rpida porque de esta forma se evitan
equivocaciones cuando los nombres de los artculos son muy largos o muy
parecidos entre s.
La lista de materiales codificados sirve tambin como un medio de
comunicacin entre los distintos departamentos de la empresa, pues gracias al
cdigo se sabe bien de que material se trata, sin importar que el departamento
que haga referencia a l sea el de produccin o el de compras, y esto mejora la
4

ING. INDUSTRIAL.
comunicacin entre ellos. Es importante que todo el personal maneje el mismo
catlogo codificado.
La codificacin se puede realizar a conveniencia de cada industria; solo para
citar un ejemplo se puede mencionar el mtodo de codificacin alfanumrico,
es decir, el cdigo va a estar compuesto por letras y nmeros.
Por ejemplo el cdigo puede constar de tres letras y dos nmeros. La primera
letra indicara si el artculo es destinado como materia prima a la produccin o
es material auxiliar para el buen funcionamiento de cualquier maquinaria. La
segunda letra puede provenir de un anlisis ABC, para distinguir a los
materiales que requieren de mayor seguimiento y observacin. La tercera letra
sirve para indicar el tipo de familia a la que pertenece el artculo y finalmente,
los nmeros son para llevar un orden dentro de cada familia.

5.1.4 Despacho.
El despacho en un almacn es dar salida al inventario que se tiene en
resguardo de una forma controlada. Se puede auxiliar con los mtodos PEPS y
UEPS.
METODO PEPS. Siglas que significan primeras entradas-primeras salidas,
nombre con el que se designa el mtodo de valuacin de inventarios que
consiste en suponer que los primeros artculos que entran al almacn o a la
produccin son los primeros en salir. Por lo tanto al finalizar el ejercicio, las
existencias quedan prcticamente registradas a los ltimos precios de
adquisicin.
METODO UEPS. Siglas que significan ltimas entradas-primeras salidas,
nombre con el que se designa el mtodo de valuacin de inventarios que
consiste en suponer que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la
produccin, son los primeros en salir. Por lo tanto, al finalizar el ejercicio las
existencias quedan registradas a los precios de adquisicin o produccin ms
antiguos.

5.1.5 Mantenimiento de registros.

Como ya se menciono es muy til poner en prctica los mtodos PEPS y UEPS
para crear controles de acceso y salidas de los inventarios. Se sugiere efectuar
un conteo articulo por articulo y comparar contra lo que anuncia el kardex, las
diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un anlisis posterior.
Kardex: es el control de inventarios que se lleva en una empresa. Es el cuadro
en donde pones como encabezado nombre de la empresa, kardex de
5

ING. INDUSTRIAL.
inventario, fecha, en que moneda se expresa y el cuadro como tal, contiene
nmero de unidades, mtodo de inventario (PEPS, UEPS,etc.), valor de cada
unidad, unidades que compra y vende la empresa y monto en moneda de los
ingresos y egresos.

5.2 Localizacin y distribucin de los almacenes.

La localizacin y distribucin que debe obedecerse en un almacn debe de
tener los siguientes principios:

Mnimos recorridos (clasificar nuestras existencias segn el mtodo ABC).

Facilidad de acceso al stock: Modulacin ubicaciones.
Facilidad de recuento.
Minimizar: espacio, trfico, movimientos, riesgos.
La estructura e implantacin deben ser flexibles para adaptarse a futuras
necesidades.
Aprovechamiento del espacio: Superficie y volumetra.
Mnima
manipulacin:
unidades
de
almacenaje, unidades
de manipulacin.
Flexibilidad en la colocacin: Espacios libres, previsin de espacios.
Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que se originen
sean mnimos, siempre que se mantengan los niveles de
Servicio

5.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de almacn.

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin
implica
Compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las caractersticas
de equipamiento.
Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso
del volumen, y permitir un fcil y rpido acceso a los productos almacenados.
En general se puede admitir que un sistema de almacn bien diseado debera:
Usar adecuadamente el volumen construido
Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y
favorecer el flujo de bienes.
Favorecer el movimiento y el control de stocks.
Proteger contra incendios, daos y robos.
Prevenir el deterioro y/o la contaminacin del stock.
La seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente informacin:
Caractersticas fsicas de los bienes almacenados.
6

ING. INDUSTRIAL.

Contaminacin-olores que pueden afectar a los bienes.

Riesgos asociados a los bienes: Incendios, gases...
Factores de deterioro, obsolescencia y caducidad.
Valor de los bienes.
Nmero de lneas en los pedidos.
Nmero de referencias.
Niveles mnimos, mximos y medios de stock.
Disponibilidad de capital.
Caractersticas del equipamiento disponible.

5.4 Sistemas informticos de administracin de almacn.

Los sistemas informticos deben de permitir la alta precisin y velocidad en la
captura de datos (por ejemplo a travs de cdigos de barras), facilitar la
consignacin de entrada y salida de materiales y la toma fsica de inventarios y;
generalmente hacen uso de ERP (Enterprise Resource Planning).
Existen varias empresas desarrolladoras de software en la industria a nivel
comercial, se mencionan los siguientes solo por mencionar algunas:
Control de Activos Fijoswww.ConsultoriayAvaluos.com.mx
Inventario, Valuacin, Emplacado con cdigo de barras y Conciliacin.
StockWare SA de CV
Desarrollo, comercializacin y puesta en operacin de sistemas para
el control de inventario de negocios de compra y venta.
Categora: Software de gestin | Rubros: control del inventario, tiendas de
abarrotes, comercial abarrotera | Estado: Distrito Federal
ERP Objects
Software administrativo para el manejo de negocios de
comercializacin, distribucin y mayoreo. Control de inventario,
cotizaciones, sucursales y puntos de venta. Tijuana.
Categora:
Software de gestin | Estado: Baja California
XpertMart
Software de puntos de venta y control de inventario para cadenas de
tienda de moda. Consultora, capacitacin e implementacin del
producto.
Categora: Sistemas de Facturacin | Rubros: point of sale, office system, last
minute | Estado: Distrito Federal
BM Solutions
Sistemas de administracin de empresas en lnea: cobranza, ventas e
inventario. Acceda a estas herramientas a travs de Internet por
medio de cualquier dispositivo como PC, laptop, celular, PDA, sin
necesidad de instalacin.
7

ING. INDUSTRIAL.
Categora: Software de gestin | Rubros: administracin de inventarios, parque
industrial lagunero, sistemas de inventario | Estado: Durango
SCS
Centro de desarrollo de sistemas informticos comerciales y
organismos de gobierno. Desarrollo en Java de programas de
administracin, puntos de venta, control de inventario y recursos
humanos.