MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ESTACIN DE SERVICIO N 2530

Clave: DT-SDIFM-DAF-ES2530
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Sistema DIF
Morelos
Direccin de Administracin y
Finanzas

Manual de Polticas y Procedimientos

Estacin de Servicio 2530

Cuernavaca, Mor., 19 Mayo 2011

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II. CONTENIDO

Apartado

Consecutivo
de Apartado

Portada

Contenido

II

Hoja de Autorizacin

III

Introduccin

IV

Polticas

Procedimientos

VI

Directorio

VII

Hoja de Participacin

VIII

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III. AUTORIZACIN
Con fundamento en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de
Morelos en sus Artculos 45 al 49 y a la Ley de los Organismos Auxiliares de la
Administracin Pblica del Estado de Morelos en su Artculo 33 Fraccin XII y Artculo
48 Fracciones VI, VIII y IX, se expide el presente Manual de Polticas y Procedimientos
de la Estacin de Servicio No. 2530 del Sistema para el Desarrollo Integral de la
Familia-Morelos, el cual contiene informacin referente a sus Polticas y
Procedimientos, tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e induccin al
personal.

AUTORIZ

_____________________________
Lic. Rafael Martnez Flores
Director General del Sistema DIF Morelos

Revis

_____________________________
C.P. Alfredo Antonio Mendoza San Jos
Administrador de la Estacin de Servicio
2530

Aprob

____________________________
L.C. Rafael Vicente Maldonado Tern.
Director de Administracin y Finanzas

Elabor

Vo. Bo.

______________________________
C.P. Jessika Rivera Moreno
Jefe de Departamento Crdito y
Cobranza de la Estacin de Servicio
2530.

___________________________
LIC. Jorge A. Herrera Zazueta
Subdirector de Planeacin
Estratgica

Fecha de Autorizacin

Nmero de Pginas

19 Mayo 2011

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IV. INTRODUCCIN

El presente Manual de Polticas y Procedimientos tiene como objeto mostrar las funciones
que desempea el personal adscrito a la Estacin de Servicio N 2530, del Sistema DIFMorelos, con la finalidad de que cada individuo se desenvuelva dentro de su marco de
responsabilidad y competencia, respetando los lmites establecidos por la estructura
organizacional y de esta manera se entendern fcilmente todas las funciones a
desempear.
Siguiendo el precepto Administrativo referente a la Autoridad y que a la letra dice: la
Autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, es necesario que esta Estacin de
Servicio N 2530, cuente con los parmetros de toma de decisiones para actividades
rutinarias y comunes de una forma ecunime.
Las facultades encontradas en este manual establecen en una forma clara las rutas de
accin, que debe seguir el personal perteneciente a esta rea, para no complicar y dar una
sola respuesta y solucin a todas las problemticas iguales, as como consultar a su
superior jerrquico para las desiguales.

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V. POLTICAS
POLTICAS: Corte de Ingresos

1. Una vez que el Oficial Gasolinero rena la cantidad de $3,000.00 (tres mil pesos
00/100 m.n.) de la venta de gasolina, deber enviar el efectivo a la Oficina
Operativa por medio de capsulas a travs del sistema de envos neumticos.
2. Para efectos de realizar el corte de ingreso debern de efectuarlo un cuarto de hora
antes de su salida.
3. Si hubiera un faltante en el corte diario en alguna de las islas al momento de
realizar la conciliacin de la venta de combustible, el Oficial Gasolinero es el
responsable de cubrir el faltante.
4. En caso de existir algn faltante en el corte diario en el efectivo, mismo que se
enva en Paquete machimbrado a la Empresa de Traslado de Valores, el Jefe
Operativo conjuntamente con los oficiales gasolineros respectivos sern
responsables de cubrir el faltante.
POLTICAS: Revisin de Cortes

1. Todos los cortes diarios debern de contener anexo la Ficha de Depsito de la

empresa de Traslado de Valores Pan americano debidamente firmadas por las
personas responsables del servicio de Traslado de Valores.
2. Los cortes diarios debern de contener anexo el formato de captura de vales DIF de
gasolina recibidos en esta E.S. 2530.
3. Resguardo de los cortes diarios, el responsable es el Subdirector de Contabilidad
de la E.S. 2530.

POLTICAS: Inventario de Aceites y Aditivos

1. Solicitar Aceites y Aditivos a Proveedores que estn autorizados por PEMEX.

2. Diariamente los Jefes Operativos en Turno debern de realizar el inventario fsico
de los aceites y aditivos que se encuentran en los exhibidores en las bombas y en
almacn.

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POLTICAS: Reembolsos de vales de gasolina de ACCOR, EFECTIVALES Y GASSOPAS.

1. Los vales de gasolina recibidos de ACCOR, EFECTIVALES Y GASSOPAS est

estrictamente prohibido que se cambien por dinero en efectivo.
2. Los vales de gasolina recibidos de ACCOR, EFECTIVALES Y GASSOPAS debern
de contener las medidas de seguridad establecidas por las mismas empresas.
3. Los vales de gasolina recibidos de ACCOR, EFECTIVALES Y GASSOPAS se
debern de reportar y enviar a la empresa respectiva para su reembolso.
4. En caso de que las empresas de vales ACCOR, EFECTIVALES Y GASSOPAS

reporten que existen irregularidades en las medidas de seguridad en los vales,

asumiendo que los vales sean falsos, el Jefe Operativo conjuntamente con los
oficiales gasolineros respectivos sern los responsables de cubrir el importe de los
vales devueltos.

POLTICAS: Facturacin

1. Para efectos de facturacin al pblico en general se recibirn los tickets para su

canje mximo en los primeros cinco das hbiles del mes siguiente a su expedicin.
2. Las dependencias o clientes particulares a quienes se les otorga crdito y que
tengan adeudos, no se les seguir otorgando crdito hasta que cubran la totalidad
de sus atrasos mayores a quince das.
3. El cliente al recibir su factura original debern de anotar Nombre completo, Firma ,
Fecha y el concepto de Recib Factura original y vales o notas para su trmite de
pago.
4. En la facturacin de venta de vales de gasolina para dependencias de Gobierno del
Estado, si no traen el documento recibo de pago a proveedor debidamente
requisitado no se entregarn los vales solicitados.

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POLTICAS : Crdito y cobranza

1. Se otorga un crdito de 15 das mximo a dependencias de Gobierno del Estado

para cubrir sus facturas.
2. En caso de que el cliente se atrase en el pago su facturacin se le restringir el
consumo de Gasolina.
3. En caso de que el Banco nos regrese el cheque del cliente, se proceder a cobrarle
el adeudo ms la comisin generada por dicha operacin bancaria. Pago que se
deber de efectuar de manera inmediata. Lo anterior de acuerdo a la Ley de Ttulos y
Operaciones de Crdito.

POLTICAS : Compras a PEMEX y Proveedores de Bienes y Servicios.

1. Se deber de realizar los traspasos bancarios correspondientes a la cuenta

bancaria de PEMEX.
2. Se deber de realizar el pago a los proveedores de bienes y servicios estimando 15
das como mximo en el procedimiento de trmite de pago.
3. La entrega de los cheques por concepto de pago a proveedores de bienes y
servicios se debern de realizar en las instalaciones de la E.S. 2530.
POLTICAS : Elaboracin de Estados Financieros

1. Integrar todas las Plizas de Ingresos, Egresos y Diario con el Soporte respectivo.
2. Encuadernar y distribuir los Estados Financieros a las reas Pertinentes
3. Los Estados Financieros originales debidamente firmados y con sello de entregado
estarn en resguardo en las instalaciones de la E.S. 2530, de acuerdo al Cdigo
Fiscal de la Federacin.

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VI. PROCEDIMIENTOS
Se documenta a continuacin los procedimientos y sus respectivos anexos:

No.
Nombre
Procedimiento
1
Corte de Ingresos

Clave

Pg.

PR-SDIFM-DAF-ES-01

Revisin de Cortes

PR-SDIFM-DAF-ES-02

Inventario de Aceites y Aditivos

PR-SDIFM-DAF-ES-03

Facturacin de Notas y Tickets

PR-SDIFM-DAF-ES-04

PR-SDIFM-DAF-ES-05

Facturacin de vales de gasolina

DIF.
Facturacin de Serie A

PR-SDIFM-DAF-ES-06

Crdito y Cobranza

PR-SDIFM-DAF-ES-07

Reembolso de vales ACCOR

PR-SIDFM-DAF-ES-08

PR-SDIFM-DAF-ES-09

10

Reembolso de vales EFECTIVALES

Y GASSOPAS
Compras a PEMEX

PR-SDIFM-DAF-ES-10

11

Pago a Proveedores de Bienes y Servicios.

PR-SDIFM-DAF-ES-11

12

Elaboracin de los Estados

Financieros

PR-SDIFM-DAF-ES-12

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VII. DIRECTORIO
Nombre / Cargo
Lic. Rafael Martnez Flores
Director General del Sistema DIF
Morelos.

Telfonos
Oficiales
(01 777) 3 62 77 40

Direccin Oficial

Cuahutemotzin No.1
Colonia Club de Golf
Centro Cuernavaca,
Morelos
L.C. Rafael Vicente Maldonado Tern
(01 777) 3 62 77 40
Bajada Chapultepec No. 25
Director de Administracin y Finanzas
Col. Chapultepec
C.P. 62450
Cuernavaca, Morelos
C.P. Alfredo Antonio Mendoza San (01 777) 318 62 77 y 3
Av. Adolfo Lpez Mateos
Jos. Administrador E.S. 2530
18 02 10 Ext.1
S/N Col. Centro
Cuernavaca, Morelos
C.P.Juan
Enrique
Caballero (01 777) 318 62 77 y 3
Av. Adolfo Lpez Mateos
Villanueva
18 02 10 Ext.3
S/N Col. Centro
Subdirector E.S. 2530
Cuernavaca, Morelos
C.P. Jessika Rivera Moreno
(01 777) 318 62 77 y 3
Av. Adolfo Lpez Mateos
Jefe de Departamento de Crdito y
18 02 10 Ext.2
S/N Col. Centro
Cobranza de la E.S. 2530
Cuernavaca, Morelos

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VIII. HOJA DE PARTICIPACIN

Puesto
Participantes
Lic. Rafael Martnez Flores
L.C. Rafael Vicente Maldonado Tern

Director General del Sistema DIF

Morelos.
Director de Administracin y Finanzas

C.P. Alfredo Antonio Mendoza San Jos.

Administrador de la E.S.2530

C.P.Juan Enrique Caballero Villanueva

Subdirector de la E.S.2530

C.P. Jessika Rivera Moreno

Jefe de Departamento de Crdito y

Cobranza de la E.S.2530.

____________________________
C.P.Alfredo Antonio Mendoza San Jos
Administrador de la E.S. 2530
del Sistema DIF Morelos

____________________________
C.P. Jessika Rivera Moreno
Jefe de Departamento de Crdito y
Cobranza de la E.S.2530
Responsable de la Elaboracin
del Manual de Polticas y
Procedimientos