Aspecto Critico

No se han elaborado tablas de retencin y valoracin documental

Documentos sin unidades de conservacin y almacenamiento ni
signatura topogrfica
Los archivos de gestin estn desorganizados
No hay conocimiento en procesos archivsticos
No hay programas de conservacin y limpieza de documentos
No hay instructivos de transferencia de documentos al archivo
central
No existe un software para las bases de datos del archivo central
y regular el control de los documentos
No hay instrumentos de control para prstamos y transferencias

Riesgo
Perdida de documentos, no hay poltica de organizacin de
documentos en los archivos de gestin,
Perdida de informacin al exponer los documentos a la luz de
ambiente y material particulado, difcil recuperacin de
documentos
Perdida de informacin, el acceso a los documentos est
expuesto a cualquier persona
Los documento son organizados de acuerdo al criterio del
empleado
Perdida de informacin
Perdida de documentos
Perdida de informacin.
Perdida de informacin,

ASPECTO CRITICO

Los archivos de gestin estn

desorganizados

Aspectos criticos impactados

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

TOTAL

Se considera el ciclo vital de los documentos integrando

aspectos adminsitrativos, tecnicos, legales y funcionales

se cuenta con todos los instrumentos archivisticos

socializados e implementados

se cuenta con procesos de seguimiento, evaluacion y

mejora para la gestion de documentos

se tiene establecida la politica de gestion documetal

los instrumentos archivisticos involuvran la

documentacion electrnica
Se cuenta con procesos y flujos documentales
normalizados y medibles

se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver

las necesidades documentales y de archivo

El personal de la entidad conoce la importancia de los

documentos e interioriza las politicas y directrices
concernientes a la gestion de documentos

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las

necesidades documentales y de archivo
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ASPECTO CRITICO

Los archivos de gestin estn

desorganizados

Aspectos Criticos impactados

ACCESO A LA INFORMACION

TOTAL

Se cuenta con poiticas que garanticen la disponibilidad y

accesibilidad de la informacion

se cuenta con personal idonei para atender las necesidades

documentales y de archivo

se cuenta con esquemas de capacitacion y formacion para la

gestion de documentos

Se cuenta con instrumentos de descripcion y clasificacion para

los archivos

El personal hace buen uso de las herramientas tecnologicas

destinadas a la administracion de la informacion de la entidad
se ha establecido la caracteriazacion de los usuarios de
acuerdo a las necesidades de la informacion

se cuenta con iniciativas para fomental el uso de nuevas

tecnologias para optimizar le uso del papel
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ASPECTO CRITICO

Los archivos de gestin estn

desorganizados

Aspectos Criticos impactados

PRESERVACION DE LA INFORMACION
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la
preservacin y consevacin a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos,integrado a otros
sistemas de gestin
Se cuenta cona archivos centrales e historicos
La conservacin y preservacion se basa en la normatividad,
requisitos legales,administrativos y tecnicos que le aplican ala
entidad

TOTAL
*

Se cuenta con un sistema integrado de conservacion -SIC

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el

almacenamiento,conservacin y preservacin de la
documentacin fisica y electronica

Se cuenta con procesos documentados de valoracin y disposicin

final

Se tiene implementados estndares que garanticen lapreservacin

de los documentos

Se cuenta con esquemas de migracin y conservasin

normalizados
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
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ASPECTO CRITICO

Los archivos de gestin estn

desorganizados

Aspectos Criticos impactados

ASPECTOS TECNOLGICOS Y DE SEGURIDAD

Se cuenta con politicas asociadas a las herramientas tecnolgicas que
respaldan la seguridad,usabilidad,accesibilidad,integridad y autenticidad
de la informacin

TOTAL
*

Se cuenta con herramientas tecnolgicas acordes alas necesidades de la

entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y politicas de proteccin de
datos a nivel interno y con terceros
Se cuenta con politicas que permitan adoptar tecnolgias que contemplen
servicios y contenidos orientados a gestin de los documentos

Las aplicaiones son capaces de generar y gestionar documentos de valor

archivistico cumpliendo con los procesos establecidos

Se encuentra estandarizada la admisnistracin y gestin de la informacin

y losm datos en herramientas tecnolgicas articuladas con el Sistema de
Gestin de Seguridad de la informacin y los procesos archivisticos
Se cuenta con mecanismos tcnicos que permitan mejorar la
adquisicin,uso y mantenimiento de las herramientas tecnolgicas
Se cuenta con modelos para identificain,evaluacin y anlisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de informacin con relacin al
recurso humano,al entorno fisico y electrnico,el acceso y los sistemas de
informacin

*
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ASPECTO CRITICO

Los archivos de gestin estn

desorganizados

Aspectos Criticos impactados

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

TOTAL

La gestin documental se encuentra implementada

acorde con el modelo integrado de planeacin y de
gestin
Se tiene articulada la poltica de gestiona documental
con los sistemas y modelos de gestin de la entidad.
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la
funcin archivstica.

Se cuenta con un Sistema de Gestin Documental

basado en estndares nacionales e internacionales.

Se tienen implementadas acciones para la gestin del

cambio.
Se cuenta con procesos de mejora contina.
Se cuenta con COMIT DE ARCHIVO que formulen
lineamientos para la aplicacin de la funcin
archivstica de la entidad.
Se tienen identificados los roles y responsabilidades
del personal y las reas frente a los documentos.

La alta direccin est comprometida con el desarrollo

de la funcin archivstica de la entidad.
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