Caja Alta Edicin & Comunicacin

C/ Golondrina, 69
28023 Madrid (Espaa)
[+34] 91 455 70 97
info@cajaalta.es
www.cajaalta.es

La carta y el correo electrnico:

claves para una buena redaccin
La importancia de transmitir nuestros mensajes correctamente es fundamental,
pues de ello deriva lograr el objetivo perseguido, o no; por ello, este mes,
desde Caja Alta Edicin & Comunicacin os proporcionamos algunas claves
esenciales para comunicaros eficazmente mediante cartas y correos electrnicos.
En primer lugar, conviene recordar que una buena presentacin es
fundamental, pues invita a leer ms positivamente cualquier mensaje que
recibamos. Para conseguirla, se debe organizar el contenido de forma coherente,
as como diferenciar los elementos para que resulte agradable visualmente: una
tipografa clara y legible; unos mrgenes, un interlineado y una alineacin
adecuados, etc.
La carta formal es la ms utilizada para comunicaciones oficiales, pblicas y, en
algunos casos, comerciales, por lo que se ha tomado como referencia para las
siguientes recomendaciones. En general, se compone de cuatro partes:
1. Encabezado: espacio inicial que recoge (preferiblemente, alineado a la
izquierda) la informacin esencial del destinatario y el lugar y la fecha de
expedicin. Se debe insertar una coma entre el lugar y la fecha: Madrid, 10
de junio de 2016. Es habitual incluir un membrete con los datos del
remitente (nombre o razn social, direccin, cdigo postal1, localidad,
provincia [si procede], telfono y correo electrnico), especialmente, si quien
escribe lo hace como profesional de una empresa. Los nmeros de telfono
(cuya abreviatura correcta es Tel. o Telf.) suelen separarse en bloques de
tres cifras y es posible incluir el cdigo internacional y el prefijo regional.
Tras el saludo (que exige coma, como buen vocativo) se deben utilizar dos
puntos (Hola, Javier:) pues el uso de la coma (Hola, Javier,) no es
propio del espaol, sino del ingls. Tambin es posible utilizar el punto para
cerrar el saludo en caso de que este forme una frase autoconclusiva, tal como
recomienda la Fundu: Buenos das. Tengo que comunicarles que.
2. Cuerpo de la carta: espacio donde se desarrolla el mensaje. Para organizar
la informacin coherentemente, se debe comenzar con una introduccin
donde se exponga el motivo por el que se enva la carta, continuar con un
desarrollo detallado y finalizar con una conclusin en la que se resuma
concisamente el contenido del mensaje y se indique lo que se espera del
receptor del mensaje.
3. Despedida: cierre del mensaje. Es conveniente utilizar una frase breve y
cordial, finalizada en dos puntos o coma (Atentamente:; Saludos
cordiales,). En cualquier caso, depender del grado de confianza existente.

En la mayora de los pases europeos, el cdigo postal antecede a la localidad. As: 28023
Madrid.

__________________________________________________________________
Boletn ASPM, junio del 2016
Caja Alta Edicin & Comunicacin

Caja Alta Edicin & Comunicacin

C/ Golondrina, 69
28023 Madrid (Espaa)
[+34] 91 455 70 97
info@cajaalta.es
www.cajaalta.es

4. Firma: una carta siempre debe estar firmada por su remitente y, a su vez, la
firma debe ir acompaada por el nombre completo u otra informacin de
inters relacionada con el firmante.
Por lo general, muchas de las caractersticas de la carta formal indicadas
anteriormente son aplicables al correo electrnico (o e-mail), si bien su
estructura tiene algunas particularidades:
1. Destinatario: es fundamental comprobar que se ha escrito bien la direccin
de correo electrnico y que no se ha incluido a otras personas en copia por
error. El uso (adecuado) de los campos Copia y Copia oculta da para otro
artculo, que nos comprometemos a abordar prximamente.
2. Asunto: es uno de los aspectos ms importantes en un correo electrnico.
Debe resumir y contextualizar, de forma muy breve, el contenido del
mensaje. Un asunto expresado correctamente puede contribuir a que el
correo sea ledo con mayor urgencia e inters, y facilitar, adems, la tarea de
archivado y localizacin posterior del mensaje por parte del receptor. No
deben reutilizarse jams viejas cadenas de correos para nuevos o distintos
asuntos.
3. Cuerpo: al igual que en la carta, es preciso organizar la informacin de forma
coherente, dividir el texto en prrafos e incluir una introduccin y una
conclusin. Adems, el correo electrnico nos permite aadir hipervnculos,
imgenes y archivos adjuntos, los cuales pueden contribuir, si se emplean con
correccin, a facilitar la comprensin de nuestro mensaje. Es especialmente
importante, adems, escoger adecuadamente el tipo de fuente, ya que el uso
de colores inadecuados o de fuentes poco legibles puede dificultar la
legibilidad del texto y, con ello, debilitar la fuerza del mensaje.
4. Firma: al igual que sucede en la carta, es un elemento muy importante, ya
que cierra el mensaje y garantiza que el destinatario pueda identificar al
remitente correctamente. Con frecuencia, las direcciones de correo
electrnico no contienen toda la informacin necesaria para reconocer a la
persona que enva el mensaje, por lo que aadir una firma lo ms completa
posible aportar fiabilidad al correo. En una firma, se suele incluir el nombre
completo de la persona que enva el mensaje, el cargo que ocupa en la
empresa (en caso de que se trate de un correo electrnico vinculado a una
compaa), el nombre de la organizacin, el telfono y la direccin de correo
electrnico, la direccin postal, el logo y la pgina web de la empresa y, si se
desea, enlaces a las diferentes redes sociales vinculadas a la entidad.
Desde Caja Alta Edicin & Comunicacin, esperamos que este artculo os haya
resultado til y os recordamos que, en caso de que os surja cualquier duda
lingstica, la remitis a los profesionales del lenguaje y la comunicacin.

__________________________________________________________________
Boletn ASPM, junio del 2016
Caja Alta Edicin & Comunicacin