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Sujetos obligados.- Son las compaas controladas que prestan el servicio de transferencia nacional
o internacional de dinero o valores; o, de transporte nacional o internacional de encomiendas o
paquetes postales, incluyendo sus operadores, agentes y agencias.
Superintendencia de Compaas.- Para efectos del cumplimiento y debida aplicacin de la presente
resolucin, es el organismo de regulacin y control de las compaas que prestan el servicio de
transferencia nacional o internacional de dinero o valores; y, de transporte nacional o internacional
de encomiendas o paquetes postales, que en uso de sus atribuciones legales requiere informacin y
realiza controles extra sita e inspecciones in situ para verificar la existencia de polticas y la ejecucin
de procedimientos que permitan evitar que se utilice a dichas entidades para lavar activos o financiar
el terrorismo u otros delitos.
Unidad de Anlisis Financiera (UAF).- Entidad legalmente facultada para solicitar a las compaas
controladas y receptar informacin sobre operaciones o transacciones inusuales e injustificadas, con
el fin de realizar inteligencia financiera, en los trminos de la Ley de Prevencin, Deteccin y
Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
Usuarios.- Son aquellas personas naturales o jurdicas que sin ser clientes de la compaa
controlada, acceden a los productos o servicios que esta oferta.
Nota: Artculo reformado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
SECCION III
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Art. 3.- Los sujetos obligados deben contar obligatoriamente con polticas y procedimientos de
control para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos de conformidad con lo
establecido en la presente norma; y, adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas
a evitar que, en la realizacin de sus actividades, puedan ser utilizadas como instrumentos para
realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento de delitos.
Los sujetos obligados debern exigir y prever en sus contratos con personas naturales y jurdicas
que operan en calidad de agencias, agentes, subagentes pagadores, o agentes u operadores
postales, el cumplimiento de las polticas y procedimientos adoptados por ellos para prevenir el
lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Nota: Inciso segundo sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada
en Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 4.- Las polticas que adopten las compaas controladas para prevenir el lavado de activos y el
financiamiento de delitos, deben traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la
gestin de la entidad, considerando al menos los siguientes parmetros:
4.1 Abarcar toda clase de productos o servicios, sin importar que la respectiva transaccin se realice
o no en efectivo.
4.2 Impulsar la cultura organizacional de la empresa en materia de prevencin de lavado de activos y
de financiamiento de delitos.
4.3 Asegurar el conocimiento, acatamiento y aplicacin de la normativa legal y reglamentaria, y
dems disposiciones relacionadas con la prevencin de lavado de activos y el financiamiento de
delitos, y especialmente las de la presente resolucin, por parte de sus rganos internos de
administracin y control, as como de todos los funcionarios y empleados.
4.4 Minimizar el grado de exposicin inherente al lavado de activos y al financiamiento de delitos.
4.5 Sealar los lineamientos que adoptar la compaa frente a los factores de riesgo de exposicin
al lavado de activos y al financiamiento de delitos.
RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD
Art. 7.- Los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, funcionarios,
empleados, comisarios o auditores internos, y auditores externos en las compaas en que se cuente
con estos funcionarios, estn obligados a guardar reserva y confidencialidad respecto de las
operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones en la compaa, y quedan
expresamente prohibidos de dar a conocer a persona alguna y en especial a las personas que hayan
efectuado o intenten efectuar transacciones econmicas inusuales e injustificadas, que han
comunicado a las autoridades competentes la informacin sobre las mismas.
Igualmente quedan prohibidos de poner en conocimiento de persona alguna el hecho de que una
informacin haya sido solicitada por la autoridad competente o proporcionada a la misma.
El conocimiento de la Violacin de esta prohibicin, obliga al oficial de cumplimiento a informar al
representante legal de la compaa, para que este a su vez comunique del particular a la Unidad de
Anlisis Financiero (UAF), para que en los casos en que el Director General de esta unidad d a
conocer al Ministerio Pblico, incluya los nombres de los funcionarios o empleados que hubieran
transgredido esta prohibicin.
Si la violacin de esta prohibicin hubiere sido cometida por el representante legal de la compaa y
detectada por el oficial de cumplimiento u otro funcionario o empleado de la compaa controlada,
este informar del particular directamente a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF).
SECCION V
CODIGO DE ETICA Y MANUAL PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS
Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS
Art. 8.- Los sujetos obligados deben contar con un Cdigo de Etica, aprobado por la junta general de
accionistas y/o de socios, que recoja las polticas relacionadas con las normas de conducta tica y
legal que sus accionistas, personal directivo y de administracin, as como los funcionarios y
empleados deben observar en el desarrollo de los negocios de la compaa controlada, a fin de
evitar que esta sea utilizada para el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
Art. 9.- El Cdigo de Etica deber recoger, cuando menos, los siguientes preceptos:
9.1 El cumplimiento obligatorio de las polticas, procedimientos y mecanismos instaurados para la
prevencin de lavado de activos y de financiamiento de delitos, de acuerdo con la normativa vigente
sobre la materia.
9.2 Que cualquier incumplimiento de las normas vigentes, polticas, procedimientos y mecanismos
para la prevencin de lavado de activos y de financiamiento de delitos, se considerar como faltas y
sern sancionados en los trminos determinados por la institucin y recogidos en el manual para
prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
9.3 Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver conflictos de inters que
puedan surgir en el desarrollo de su objeto social.
El Cdigo de Etica debe ser distribuido, fsica o electrnicamente, en todas las dependencias de la
institucin, dejando evidencia de su recepcin y conocimiento por parte de todos sus funcionarios y
empleados, quienes, adicionalmente debern suscribir un documento mediante el cual asumen el
compromiso de observar estrictamente, en el ejercicio de sus funciones, con lo establecido en dicho
cdigo.
Art. 10.- Las compaas controladas, considerando su naturaleza, las caractersticas propias del
negocio y los diferentes servicios y productos que ofrecen, elaborarn un Manual para prevenir el
lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deber ser aprobado por la
junta general de accionistas o de socios. En el citado Manual se establecern las polticas,
procedimientos y mecanismos de control adoptados por las compaas controladas para evitar que
sean utilizadas o sirvan de medio para facilitar la realizacin de transacciones de lavado de activos y
de financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Nota: Artculo sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 11.- El manual deber contener disposiciones y procedimientos claros e inequvocos de la forma
como deben operar los mecanismos para la prevencin y control del lavado de activos y el
financiamiento de delitos, e incluir al menos los siguientes aspectos:
11.1 Describir las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores, funcionarios,
oficial de cumplimiento y empleados de la entidad en relacin a la prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos, expresados de forma que permita el seguimiento y verificacin de su
cumplimiento.
11.2 Describir los procedimientos para la vinculacin de nuevos clientes as como para la de
confirmacin y actualizacin de la informacin aportada por los clientes antiguos, sealando los
niveles o cargos responsables de su ejecucin.
11.3 Establecer el sistema de capacitacin en materia de prevencin de lavado de activos y de
financiamiento de delitos, as como su respectiva evaluacin.
11.4 Definir las polticas y procedimientos para conservar, proteger y contar con copias de seguridad
de todos los registros operativos, informaciones y documentos relacionados con sus clientes.
11.5 Determinar el procedimiento para atender los requerimientos de informacin por parte de
autoridades competentes.
11.6 Establecer canales de comunicacin e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y
dems reas de la compaa.
11.7 Definir los parmetros que se deben tener en cuenta para calificar una operacin como inusual
e injustificada.
11.8 Establecer los procedimientos para atender oportunamente los reportes peridicos.
11.9 Establecer seales de alerta que consideren la naturaleza especfica de los productos y
servicios que ofrece la compaa, as como los niveles de riesgo y dems criterios aplicables.
11.10 Definir los procedimientos para el cumplimiento de las polticas de conocimiento de los
clientes, de los empleados o colaboradores de la empresa, del mercado y de los corresponsales.
11.11 Determinar los procedimientos para la identificacin de los segmentos de mercado de mayor
riesgo en la utilizacin de los servicios o productos que ofrece la empresa.
Nota: Numerales 11.10 y 11.11 agregados por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10,
publicada en Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 12.- El manual debe ser actualizado, contener la descripcin y caractersticas de los productos y
servicios que ofrezca el sujeto obligado y distribuirse fsica o electrnicamente en todas las
dependencias de la compaa, en especial en sus oficinas, agencias y subagencias, debiendo existir
evidencias de que tal documento fue receptado y puesto en conocimiento de todos los funcionarios y
empleados.
Cualquier modificacin al manual deber ser notificada a la Superintendencia de Compaas dentro
del mes siguiente de introducida y puesta en vigencia.
SECCION VI
POLITICAS SOBRE LA DEBIDA DILIGENCIA
Art. ...- La debida diligencia se refiere al conjunto de acciones que el sujeto obligado debe
desarrollar, de la manera ms eficiente y diligente posible para conocer adecuadamente a los
clientes, reforzando el conocimiento de aquellos que por su actividad o condicin sean sensibles al
lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos y, en general, para cumplir con
todas y cada una de las obligaciones establecidas en la Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin
del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en su Reglamento General, en las
presentes normas, en el Manual para la Prevencin, en el Cdigo de Etica y en sus propias
disposiciones internas.
Los procedimientos de debida diligencia permiten al sujeto obligado anticipar con relativa certeza los
tipos de transacciones que realizarn sus clientes y determinar aquellas que sean inusuales.
Los procedimientos de debida diligencia deben aplicarse de acuerdo al riesgo que represente cada
cliente, segn el perfil asignado por el sujeto obligado. Si el cliente representa mayores riesgos, los
procedimientos de control debern ser mayores.
Nota: Artculo agregado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 13.- La poltica sobre "Conozca a su cliente" y los procedimientos que al respecto establezca la
compaa, propendern a un adecuado conocimiento de todos los clientes potenciales, actuales,
ocasionales y permanentes, as como a la verificacin de la informacin y soportes de la misma; y,
para asegurar la debida diligencia debern prestar especial atencin a los siguientes aspectos:
13.1 Identificar al cliente, lo que implica el conocimiento y verificacin previa de todos los datos de la
persona natural o jurdica, en los casos que a continuacin se enumeran:
13.1.1 Cuando se inicie la relacin comercial o contractual.
13.1.2 Existan cambios en la informacin de la base de datos del cliente.
13.1.3 Se establezca el perfil del cliente sobre la base de la informacin obtenida, de la actividad
econmica, de los productos a los que accede, del propsito de la relacin comercial y del anlisis
efectuado por la institucin controlada.
13.1.4 El sujeto obligado tenga dudas sobre la veracidad de la informacin del cliente o exista
incongruencia con los datos que sobre el cliente se haya obtenido con anterioridad.
Para las personas jurdicas, el conocimiento del cliente supone adems que se debe llegar hasta el
nivel de personas naturales en la estructura de propiedad, es decir, la identidad personal de los
accionistas o socios, especialmente aplicando una mayor diligencia a aquellos que tengan directa o
indirectamente el 25% o ms del capital suscrito de la empresa.
13.2 Identificar las caractersticas, montos y procedencia de las remesas, paquetes y
correspondencia entregadas o recibidas.
13.3 Identificar, respecto de los clientes vigentes, las caractersticas y montos de sus transacciones.
Las metodologas implementadas por las compaas controladas para conocer al cliente deben
permitir cuando menos recaudar informacin que le permita comparar las caractersticas de las
transacciones con la actividad econmica.
13.4 Monitorear permanentemente las transacciones de sus clientes a fin de:
13.4.1 Establecer el perfil transaccional del cliente en el que se incluya el origen de los fondos, la
frecuencia, volumen, caractersticas y el destino de las transacciones financieras de sus clientes.
13.4.2 Determinar que el volumen y movimiento de fondos guarden relacin con las actividades
declaradas por el cliente y su capacidad econmica.
13.5 Otros que disponga la Superintendencia de Compaas.
Nota: Numeral 13.2 sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 14.- Las polticas y procedimientos aprobados por el sujeto obligado deben posibilitar una
clasificacin de sus clientes considerando sus caractersticas singulares de acuerdo a la informacin
los sujetos obligados debern llevar un registro de clientes que contendr como mnimo los nombres
completos, nmero de identificacin, direccin domiciliaria, nmero de telfono, actividad econmica
de cada uno de ellos.
Art. 17.- En el caso de transferencias de fondos, las compaas controladas debern considerar
como mnimo lo siguiente:
17.1 En las transferencias internas de fondos, que son las realizadas dentro del territorio nacional,
as como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas transacciones por las cuales salen
del pas o ingresan divisas , debe obtenerse y conservarse la informacin relacionada con el
ordenante o remitente, y con el beneficiario.
17.2 En toda transferencia se debe obtener y conservar toda la informacin que aparezca en el
mensaje o que figuren datos relacionados con el o los ordenantes o remitentes, y con el o los
beneficiarios.
La compaa controlada deber identificar a los ordenantes o remitentes, y a los beneficiarios de las
transferencias, para cuyo efecto deber mantener con la transferencia o mensaje relacionado, a
travs de la cadena de pago, la siguiente informacin: nombres y apellidos, direccin, pas y, ciudad
tanto del ordenante como del beneficiario. En caso de que el mensaje relacionado contenga
informacin adicional, esta deber ser registrada y archivada.
En el caso de transferencias que no cuenten con la informacin del ordenante o remitente, el sujeto
obligado deber rechazar la operacin solicitada.
Nota: Inciso ltimo agregado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 18.- Los sujetos obligados deben contar con sistemas de gestin apropiados para determinar si
un potencial cliente es una persona polticamente expuesta en los trminos definidos en la presente
norma, en cuyo caso debern establecer procedimientos ms estrictos para el inicio de relaciones
contractuales con estos clientes. As mismo, mientras dicha relacin comercial est vigente, debern
implementar procedimientos de control y monitoreo ms exigentes respecto de las operaciones o
transacciones que realicen.
Para el caso de quienes ostenten cargos pblicos la aplicacin de estos procedimientos se har a
partir del grado 4 determinado en la "Escala de remuneracin mensual unificada del nivel jerrquico
superior" del Ministerio de Relaciones Laborales.
El inicio y continuacin de la relacin comercial con los clientes que respondan a las caractersticas
sealadas en este artculo, deben contar con la autorizacin del Gerente General o del funcionario
que tenga la representacin legal de la compaa.
La persona calificada por el sujeto obligado como polticamente expuesta ser considerada como tal,
hasta cuatro aos despus de haber cesado en las funciones que desempeaba.
Art. 19.- La debida diligencia reforzada es el conjunto de polticas, procedimientos y medidas de
control razonablemente ms rigurosas, profundas, exigentes y exhaustivas que el sujeto obligado
debe disear y aplicar a los clientes que por sus caractersticas, actividades, niveles de
transaccionalidad, ubicacin geogrfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al
riesgo de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Las compaas controladas aplicarn procedimientos reforzados de debida diligencia en los
siguientes casos:
19.1 Cuando los clientes y beneficiarios residan en pases o territorios cuyos sistemas de prevencin
de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen
suficientemente los estndares internacionales en esas materias; , cuando los fondos provengan de
tales pases o territorios.
19.2 Cuando los clientes y beneficiarios residan en pases o territorios considerados como parasos
fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; , cuando los fondos provengan de tales pases o
territorios.
19.3 Cuando los clientes sean personas polticamente expuestas en los trminos previstos en esta
norma.
19.4 Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles al lavado
de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
19.5 Cuando existan dudas sobre si los clientes actan por cuenta propia, , en su defecto, la
certeza de que lo hacen por cuenta ajena.
19.6 Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurdicas como compaas pantalla para
realizar sus transacciones.
19.7 Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado fsicamente presentes al
inicio de la relacin comercial, para su identificacin.
19.8 Cuando se trate de clientes que operan en industrias y actividades de alto riesgo.
19.9 Cuando se trate de clientes no residentes en el pas.
19.10 Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que estn
relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.
19.11 Cuando el cliente haya sido condenado, est siendo procesado o se encuentre bajo
investigacin por delitos de lavado de activos o financiamiento del terrorismo u otros delitos por parte
de las autoridades competentes; . figure en listas internacionales sobre los citados delitos.
19.12 Si la utilizacin de nueva tecnologa pudiera permitir o posibilitar el anonimato de los clientes o
las transacciones.
Nota: Artculo sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. ...- Los sujetos obligados, en los casos sealados en el artculo precedente, deben aplicar
controles internos ms rigurosos tales como:
a) Establecer y ejecutar procedimientos de verificacin ampliada sobre toda la informacin
suministrada por el cliente.
b) Obtener, evaluar y archivar informacin relevante y completa sobre las actividades de sus clientes;
y, en el caso de personas jurdicas, sobre su constitucin, autorizacin para operar, el nombramiento
del representante legal, sus polticas de control interno y la calidad de supervisin a la que se
encuentren sometidas.
c) Realizar, en el caso de personas jurdicas, visitas para verificar su existencia real, prevenir
actividades de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o actividad declarada guarde
relacin con el nivel de ingresos y perfil transaccional.
d) En caso de que el cliente est domiciliado en el extranjero, se deber verificar la direccin exacta,
el nmero de telfono, apartado postal y direccin electrnica; y, requerir constancia de los permisos
de la autoridad supervisora del pas donde el cliente ejerza su actividad, cuando se trate de persona
jurdica.
e) Evidenciar y documentar el origen de los fondos utilizados en la transaccin o de aquellos que se
utilicen para el pago de los servicios que le preste el sujeto obligado.
f) Obtener informacin de los accionistas o socios mayoritarios de las personas jurdicas que a su
vez sean accionistas o socios del cliente del sujeto obligado.
Nota: Artculo agregado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. ...- Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrn
aplicarse procedimientos de debida diligencia simplificada, lo que en ningn caso implicar omitir la
aplicacin de las medidas tendientes a la identificacin y verificacin del cliente conforme lo sealado
en los artculos precedentes.
El sujeto obligado podr aplicar procedimientos de debida diligencia simplificada, entre otros, a las
siguientes clases de clientes:
a) Instituciones estatales y municipales.
b) Empresas controladas y vigiladas por la Superintendencia de Compaas que sean sujetos
obligados en los trminos de la Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de
Activos y del Financiamiento de Delitos.
c) Instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados controladas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
d) Clientes ocasionales no recurrentes y con poca operatividad.
Nota: Artculo agregado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 20.- Para la adecuada aplicacin de la poltica "Conozca a su cliente", las compaas
controladas, a ms de cumplir con lo establecido en el artculo 15 de la presente resolucin, debern
verificar la veracidad de la informacin consignada en el formulario de solicitud de inicio de la
relacin comercial, y adems monitorear las transacciones de los clientes para determinar
comportamientos inusuales que no sean consistentes con el tipo de actividad declarada.
Art. 21.- La aplicacin de la poltica "Conocimiento del mercado" es un complemento del
conocimiento del cliente; por lo mismo, los sujetos obligados deben adoptar procedimientos para
conocer adecuadamente el mercado que corresponda a cada clase de producto o servicio que
ofrecen, as como los perfiles de los clientes de los mismos.
El conocimiento del mercado requiere que la entidad segmente grupos de clientes atendiendo al
perfil que identifique a cada uno de ellos de acuerdo con las caractersticas, montos, frecuencia,
origen y destino, complejidad de las operaciones, ubicacin geogrfica, regiones de alto riesgo de
lavado, clases de productos, actividad econmica o cualquier otro criterio que permita la clasificacin
de los diferentes clientes de la entidad.
La referida segmentacin debe permitir identificar las caractersticas comunes de las operaciones y
compararlas con las que realicen los clientes a efecto de detectar operaciones que salen de los
perfiles de actividad de los clientes o de los parmetros de normalidad vigente en el mercado al que
corresponden.
El sujeto obligado deber mantener informacin actualizada sobre los sectores econmicos con los
cuales se relaciona, y su evolucin.
Art. 22.- Los sujetos obligados deben establecer criterios objetivos de seleccin de personal, que
permitan prevenir la incorporacin de funcionarios o empleados vinculados a organizaciones
respecto de las cuales se presuma que efectan operaciones de lavado de activos y/o de
financiamiento de delitos.
Art. 23.- La poltica "Conozca a su empleado/colaborador" tender a que la compaa tenga un
adecuado conocimiento de todos los miembros del Directorio, representantes legales, accionistas y/o
socios, ejecutivos, funcionarios, empleados o personal temporal, para cuyo efecto se requerir,
revisar y validar la siguiente informacin:
23.1 Nombres y apellidos completos; y, estado civil.
23.2 Direccin domiciliaria, nmero telefnico y direccin de correo electrnico, si aplica.
23.3 Copia de la cdula de ciudadana o del documento de identificacin.
23.4 Copia de la papeleta de votacin.
23.5 Original del rcord policial.
23.6 Hoja de vida.
lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos. Para estos propsitos, como
mnimo, la informacin a ser archivada por la compaa es la siguiente:
30.1 Expediente del cliente que debe contener todos los documentos e informacin recopilada por el
sujeto obligado durante la relacin comercial, con los soportes de su verificacin.
30.2 Perfil del cliente.
30.3 Archivos de operaciones y correspondencia comercial.
30.4 Informacin relacionada con el manejo de fondos cuya cuanta o caractersticas no guarden
relacin con la actividad econmica de sus clientes, o cuyo origen no pueda justificarse, o sobre
transacciones de sus clientes y usuarios que por su nmero, por las cantidades transadas o por las
caractersticas particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que estn
usando a la compaa para lavar dineros o recursos provenientes de actividades ilcitas, o sobre las
transacciones complejas y/o inusuales que no tengan, aparentemente, una razn econmica y legal
que las justifique.
30.5 Informes que sustenten las razones por las cuales una operacin calificada por el sujeto
obligado como inusual no fue reportada a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF).
Los archivos a los que hace relacin el presente artculo deben mantenerse por un plazo de cinco (5)
aos.
Nota: Artculo sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 31.- Transcurrido el plazo de cinco (5) aos establecido en los artculos anteriores, los registros
de operaciones y los archivos de la informacin y documentacin derivada de la aplicacin de los
controles adoptados para la prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y
otros delitos, con los respectivos respaldos, podrn conservarse en medios informticos, de
microfilmacin o similares; y, debern contar con requisitos de seguridad, niveles de autorizacin de
acceso, criterio y procesos de manejo, salvaguarda y conservacin, a fin de asegurar su integridad,
confidencialidad y disponibilidad.
Los sujetos obligados mantendrn los archivos referidos en esta seccin por diez (10) aos,
contados desde la finalizacin de la ltima transaccin o relacin contractual.
Nota: Artculo sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 32.- Los sujetos obligados remitirn a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF) los reportes
determinados en la Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y
del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto.
Los sujetos obligados deben dejar constancia en sus archivos de cada una de las operaciones o
transacciones inusuales e injustificadas detectadas y reportadas a la Unidad de Anlisis Financiero
(UAF), as como la identificacin del responsable o de los responsables de efectuar el anlisis, de los
soportes utilizados y de los resultados obtenidos.
Art. 33.- Los sujetos obligados enviarn a la Superintendencia de Compaas, mensualmente y para
fines estadsticos, la informacin sobre los reportes remitidos a la Unidad de Anlisis Financiero
(UAF), de acuerdo al siguiente detalle:
33.1 Nmero de reportes sobre transacciones realizadas por cantidades superiores a los umbrales
establecidos en la ley.
33.2 Nmero de reportes por transacciones inusuales.
33.3 Localizacin geogrfica por ciudades, de las oficinas matrices, sucursales y agencias de la
compaa en las que se realizaron las transacciones reportadas.
33.4 Cualquier otra informacin que la Superintendencia de Compaas requiera con este mismo fin.
SECCION VIII
ADOPCION Y APLICACION DE POLITICAS PARA PREVENIR EL LAVADO DE
ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS
Art. 34.- Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compaa controlada,
la adopcin de polticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el
financiamiento de delitos, a cuyo efecto deber cumplir las siguientes responsabilidades:
34.1 Emitir las polticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, de
conformidad con lo previsto en la presente resolucin.
34.2 Aprobar el Cdigo de Etica y el Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de
delitos, as como sus actualizaciones.
34.3 Aprobar los procedimientos y mecanismos para la prevencin de lavado de activos y el
financiamiento de delitos, as como, al menos anualmente su funcionamiento, en base de los
informes del oficial de cumplimiento, del Comisario o del auditor interno, segn corresponda; del
auditor externo; y, adoptar las medidas necesarias para ajustado y corregir sus fallas o deficiencias.
34.4 Designar al oficial de cumplimiento, quien deber tener el perfil y cumplir con los requisitos
exigidos para ocupar el cargo; y, removerlo de sus funciones.
34.5 Aprobar el plan de trabajo anual que presente el oficial de cumplimiento en la primera reunin
anual.
34.6 Aprobar el procedimiento de control para la vinculacin de los clientes que por sus
caractersticas, actividades, niveles de transaccionalidad, entre otros, puedan considerarse
mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos, as como definir
las instancias responsables, las que deben involucrar funcionarios de alto nivel.
34.7 Aprobar la asignacin de los recursos tcnicos y la contratacin de los recursos humanos
necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevencin de lavado de activos y de
financiamiento de delitos.
34.8 Designar las instancias autorizadas para exceptuar clientes, del diligenciamiento del formulario
de transacciones en efectivo.
34.9 Establecer las sanciones por el incumplimiento de las medidas de prevencin de lavado de
activos y del financiamiento de delitos.
Art. 35.- En el mbito de la prevencin del lavado de activos y del financiamiento de delitos, los
representantes legales tendrn las siguientes obligaciones:
35.1 Cumplir y hacer cumplir las polticas, procedimientos y mecanismos que en materia de
prevencin para el lavado de activos y el financiamiento de delitos resuelva la junta general de
accionistas y/o socios.
35.2 Someter a la aprobacin de la junta general de accionistas y/o socios, el nombre del candidato
o candidatos para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compaa.
35.3 Someter a la aprobacin de la junta general de accionistas y/o socios de la compaa, las
polticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de
delitos, elaborados por el oficial de cumplimiento.
35.4 Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias vigentes sobre la materia, as
como de las disposiciones contenidas en la presente resolucin.
35.5 Suministrar al oficial de cumplimiento los recursos tecnolgicos, humanos y materiales que la
junta general de accionistas y/o de socios haya aprobado para el cumplimiento de sus funciones.
35.6 Analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contengan los informes presentados
por el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
35.7 Analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones o transacciones econmicas
inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento.
35.8 Conocer y aprobar, previo su envo a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF), los reportes
determinados en la Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y
del Financiamiento de Delitos y en los instructivos dictados por dicha Unidad.
35.9 Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el
adecuado acatamiento de sus funciones.
Nota: Numeral 35.8 sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 36.- Los funcionarios y empleados del sujeto obligado debern cumplir con lo dispuesto en el
Cdigo de Etica, as como en el Manual de prevencin para el lavado de activos y el financiamiento
de delitos; atender los requerimientos del oficial de cumplimiento y colaborar obligatoriamente con
este para el funcionamiento eficaz de los procedimientos de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos.
Art. 37.- El Comisario o el auditor interno del sujeto obligado, segn corresponda, deber
instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las disposiciones
que para la prevencin de lavado de activos se contemplan en la Ley de Prevencin, Deteccin y
Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del financiamiento de Delitos, en su reglamento
general, as como en la presente resolucin. Esta obligacin incluye el examen de las funciones que
cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento.
Adicionalmente, el Comisario o el auditor interno, segn corresponda, deber elaborar un reporte
trimestral especial dirigido al Directorio, y a falta de este al representante legal de la compaa
controlada, en el que detallar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluacin del
cumplimiento de las normas sobre prevencin y control del lavado de activos y financiamiento de
delitos, salvo que se detecten situaciones extraordinarias que deban ser reportadas en forma
inmediata.
Art. 38.- En las compaas controladas que tengan la obligacin de contar con auditor externo, dicha
auditora deber verificar el cumplimiento de lo previsto en este captulo as como las polticas,
procedimientos y mecanismos internos implementados por el sujeto obligado para la prevencin del
lavado de activos y el financiamiento de delitos; y asimismo, valorar su eficacia operativa y proponer,
de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras.
En el ao siguiente a la emisin del informe, el auditor externo elaborar un informe de seguimiento,
referido exclusivamente a la adecuacin de las medidas adoptadas por la entidad auditada para
solventar las deficiencias identificadas.
Las operaciones o transacciones detectadas durante las auditorias practicadas por los auditores
externos, que a su criterio constituyan actividades inusuales, debern ser informadas al oficial de
cumplimiento del sujeto obligado.
El informe que sobre los aspectos sealados en este artculo realicen los auditores externos, deber
anexarse al informe anual de auditora; y, ser entregado a la Superintendencia de Compaas
conjuntamente con el informe anual de auditora, en el plazo establecido para el envo de
informacin continua anual.
Art. 39.- La junta general de accionistas y/o de socios de los sujetos obligados deber designar un
oficial de cumplimiento, a tiempo completo, para coordinar las actividades de vigilancia, deteccin,
prevencin y reporte de operaciones o transacciones econmicas inusuales e injustificadas.
El oficial de cumplimiento deber ser independiente de las otras reas del sujeto obligado; tendr un
nivel de responsabilidad gerencial y estar dotado de facultades y recursos suficientes para cumplir
adecuadamente sus funciones.
La designacin del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado ni a sus funcionarios y
empleados, de la obligacin de aplicar las medidas de prevencin de lavado de activos y de
financiamiento de delitos.
El sujeto obligado notificar a la Superintendencia de Compaas la designacin del oficial de
cumplimiento de la compaa, dentro de los cinco (5) das siguientes a que esa designacin se haya
efectuado.
Art. 40.- En los casos en que por las caractersticas especiales de los sujetos obligados, relativas al
tamao de su organizacin, la complejidad o volumen de operaciones, los productos y servicios que
ofrece y su nivel de exposicin al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos, no se
justifique la designacin de un oficial de cumplimiento a tiempo completo, la Superintendencia de
Compaas, previa solicitud debidamente fundamentada, podr autorizar que dicho funcionario
ejerza otra funcin en la compaa.
Tratndose de un grupo empresarial, una misma persona puede ejercer el cargo de oficial de
cumplimiento en una, varias o todas la compaas que conformen dicho grupo, para cuyo efecto la
junta general de accionistas o socios de cada una de las empresas deber realizar la designacin
correspondiente.
La designacin prevista en el prrafo precedente podr ser aplicada por aquellas compaas que
mantengan al menos el 50% de accionistas comunes.
Nota: Incisos segundo y tercero agregados por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10,
publicada en Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 41.- Para ser oficial de cumplimiento de las compaas controladas mencionadas en esta norma,
las personas interesadas en obtener la calificacin de la Superintendencia de Compaas debern
cumplir previamente los siguientes requisitos:
41.1 Estar en pleno goce de sus derechos polticos.
41.2 Tener la mayora de edad.
41.3 Acreditar experiencia laboral en el mbito de gestin del sujeto obligado y conocimiento de las
actividades y productos que ofrece.
41.4 Poseer conocimientos suficientes para la formulacin y ejecucin de polticas y procedimientos
de prevencin de lavado de activos y de financiamiento de delitos, aspectos legales y auditora.
Art. 42.- No podrn designarse como oficiales de cumplimiento las personas que se encuentren
comprendidas en los siguientes casos:
42.1 Los accionistas, directores o administradores de la empresa.
42.2 Quienes hayan ejercido las atribuciones y responsabilidades respecto del control interno del
sujeto obligado, dentro de los seis (6) meses anteriores a la designacin.
42.3 Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio.
42.4 Los servidores pblicos.
42.5 Las personas extranjeras que no cuenten con la autorizacin del Ministerio de Trabajo y
Recursos Humanos, cuando fuere del caso.
42.6 La persona que haya sido declarada en quiebra y no haya sido rehabilitada.
42.7 Las que hubieren sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley de Prevencin, Deteccin y
Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos u otras relacionadas, en
materia de lavado de activos, mientras dure el proceso y se dicte sentencia.
42.8 Las que hubieren sido sentenciadas por violaciones a la Ley de Prevencin, Deteccin y
Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos.
En los casos en que por las caractersticas especiales de la empresa, participen en su estructura
organizacional nicamente sus accionistas o socios, la Superintendencia de Compaas, previa
solicitud debidamente fundamentada, podr autorizar que los mismos ejerzan las funciones de oficial
de cumplimiento.
Nota: Inciso ltimo agregado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 43.- El oficial de cumplimiento designado deber ser calificado por la Superintendencia de
Compaas, para lo cual deber remitir la siguiente documentacin:
43.1 Copia de cdula de ciudadana y certificado de votacin.
43.2 Hoja de vida profesional.
43.3 Certificados que acrediten su experiencia laboral.
43.4 Certificados que acrediten haber aprobado uno o ms cursos de capacitacin en materia de
prevencin de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos, dictados en el
Ecuador o en el extranjero, que acrediten por lo menos sesenta (60) horas de duracin.
En el caso de capacitacin dictada en territorio nacional, sta deber contar con la autorizacin de la
Unidad de Anlisis Financiero (UAF), salvo en los casos en que dicha capacitacin se haya
desarrollado antes de la vigencia de las reformas introducidas a la Ley para Reprimir el Lavado de
Activos.
La Superintendencia de Compaas evaluar los certificados presentados, para lo cual podr pedir
documentacin adicional, de estimarlo pertinente.
43.5 Declaracin del impuesto a la renta del ao inmediato anterior.
43.6 Certificado del Ministerio de Relaciones Laborales que acredite que el solicitante no es servidor
pblico.
43.7 Copia certificada y actualizada de la autorizacin otorgada por el Ministerio de Relaciones
Laborales, en caso de que la persona cuya calificacin se solicita sea extranjera.
43.8 Direccin domiciliaria, nmero de telfono del domicilio y oficina, nmero celular y direccin de
correo electrnico.
43.9 Declaracin juramentada de no encontrarse incurso en ninguna prohibicin legal o
reglamentaria, para desempear esas funciones.
43.10 Cualquier otro documento o informacin que la Superintendencia de Compaas considere
necesario.
En caso de que la calificacin requerida hubiera sido negada y solo si los impedimentos que
motivaron dicha negativa fueron superados, el interesado podr presentar nuevamente la solicitud y
documentacin sealada en el presente artculo.
Nota: Numeral 43.4 sustituido por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 44.- La Superintendencia de Compaas mantendr un registro actualizado de las personas
calificadas como oficiales de cumplimiento.
A efectos de lo establecido en el prrafo anterior, los oficiales de cumplimiento, hasta el 31 de marzo
de cada ao, debern actualizar sus datos remitiendo a la Superintendencia de Compaas la
siguiente informacin:
44.1 Nombre de la compaa en la cual se encuentra prestando sus servicios.
44.2 Direccin, nmero telefnico y direccin de correo electrnico.
44.3 Declaracin del impuesto a la renta del ao inmediato anterior.
44.4 Copia certificada y actualizada de la autorizacin otorgada por el Ministerio de Relaciones
Laborales, para el caso de oficiales de cumplimiento extranjeros.
44.5 Nuevos ttulos acadmicos obtenidos y el detalle de cursos de capacitacin sobre prevencin
de lavado de activos y financiamiento de delitos efectuados en el ao, de ser el caso.
45.14 Verificar la adecuada conservacin y custodia de los documentos requeridos para prevenir el
lavado de activos y el financiamiento de delitos.
45.15 Presentar a la junta general de accionistas y/o socios un informe anual que contendr un
resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el personal del sujeto
obligado, as como de los reportados a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF); y, as tambin los
incumplimientos por parte de los empleados del sujeto obligado y de las actividades desarrolladas. El
informe de gestin incluir los resultados de la aplicacin de polticas, procedimientos y mecanismos
para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
45.16 Exigir al representante legal de la compaa que adopte las medidas que fueren necesarias
respecto del incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, as como de los
procedimientos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, por parte de los
empleados del sujeto obligado.
45.17 Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitacin continuos dirigidos tanto a los
funcionarios y empleados antiguos como a los nuevos empleados, que permita a cada uno de ellos,
considerando sus funciones especficas, detectar operaciones inusuales.
45.18 Absolver consultas del personal del sujeto obligado relacionadas con la naturaleza de las
transacciones frente a la actividad del cliente y otras que le presentaran en el mbito de la
prevencin para el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
45.19 Ser interlocutor del sujeto obligado, frente a las autoridades administrativas, en materia de
prevencin para el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
45.20 Actualizar y depurar la(s) base(s) de datos que posea el sujeto obligado para la aplicacin de
las medidas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
45.21 Otras que establezca el sujeto obligado.
45.22 Coordinar con la Unidad de Anlisis Financiero (UAF) las actividades de reporte, a fin de que
se cumpla adecuadamente la obligacin de informar del sujeto obligado;
45.23 Proveer a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF), dentro del primer trimestre de cada ao, la
informacin relativa a la capacitacin dictada a los funcionarios del sujeto obligado.
Nota: Artculo reformado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 46.- En caso de ausencia temporal del oficial de cumplimiento, la que no podr ser mayor de
treinta (30) das, salvo casos debidamente justificados y aceptados por la Superintendencia de
Compaas y la Unidad de Anlisis Financiero (UAF), lo reemplazar provisionalmente la persona
designada por el representante legal de la compaa controlada. El citado reemplazo deber ser
notificado a la Superintendencia de Compaas y la Unidad de Anlisis Financiero (UAF) dentro de
los tres das hbiles siguientes de producido.
En caso de que la ausencia del oficial de cumplimiento sea definitiva o mayor a los treinta das, la
compaa deber designar un nuevo oficial de cumplimiento dentro de los quince das subsiguientes
y realizar los trmites para la calificacin de dicho funcionario, observando para el efecto lo previsto
en los artculos anteriores.
Nota: Artculo reformado por Resolucin Superintendencia de Compaas No. 10, publicada en
Registro Oficial Suplemento 733 de 27 de Junio del 2012.
Art. 47.- Los oficiales de cumplimiento estn prohibidos de:
47.1 Delegar el ejercicio de su cargo, salvo en el caso de reemplazo en los trminos sealados en el
artculo precedente.
47.2 Revelar datos contenidos en los informes, o entregar a personas no relacionadas con las
funciones de control, informacin alguna respecto a los negocios o asuntos de la entidad, obtenidos
en el ejercicio de sus funciones.
Art. 48.- Los oficiales de cumplimiento estarn sujetos a las siguientes sanciones:
48.1 Sancin pecuniaria por falta de entrega de los informes sealados en esta norma o de
informacin requerida por la Superintendencia de Compaas, en los plazos establecidos, siempre y
cuando no haya sido debida y oportunamente justificada ante el organismo de control.
48.2 Suspensin temporal de la calificacin, en caso de acumulacin de observaciones motivadas y
notificadas por la Superintendencia de Compaas.
48.3 Descalificacin, en caso de haber sido sujetos de sanciones pecuniarias reiteradas; o, de haber
sido suspendida anteriormente la calificacin.
Art. 49.- La suspensin temporal de la calificacin y la descalificacin determinarn que el
sancionado no pueda ejercer este tipo de funciones en las compaas sujetas al control de la
Superintendencia de Compaas.
Art. 50.- La implementacin del sistema para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de
delitos es de responsabilidad de la administracin de cada compaa y deber ser evaluada
peridicamente por esta, sobre la base de las polticas, procedimientos y mecanismos definidos y
aprobados por la junta general de accionistas y/o socios.
SECCION VIII
PROGRAMAS DE CAPACITACION
Art. 51.- Los sujetos obligados deben desarrollar un programa de capacitacin anual con el fin de
instruir a sus empleados sobre:
51.1 Las normas legales y reglamentarias vigentes en materia de prevencin de lavado de activos y
de financiamiento de delitos, incluyendo las modificaciones o reformas que pudieran haberse
incorporado.
51.2 Las polticas, procedimientos y mecanismos que haya adoptado la compaa para prevenir el
lavado de activos y el financiamiento de delitos.
51.3 Las seales de alerta establecidas para detectar operaciones o transacciones econmicas
inusuales e injustificadas.
51.4 Las tipologas detectadas que se enmarquen en el delito de lavado de activos y de
financiamiento de delitos.
Art. 52.- Los programas de capacitacin deben constar por escrito y cumplir, al menos, con las
siguientes condiciones:
52.1 Ser impartidos durante el proceso de induccin de los nuevos empleados y de terceros
relacionados con el negocio, -en caso de ser procedente su contratacin.
52.2 Ser constantemente revisados y actualizados.
52.3 Contar con mecanismos de evaluacin de los resultados obtenidos con el fin de determinar la
eficacia de dichos programas, comparando su nivel de cumplimiento con los objetivos propuestos.
52.4 Sealar el alcance de estos programas, los medios que se emplearn para ejecutarlos y los
procedimientos que se utilizarn para evaluarlos.
SECCION IX
CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAIAS
Art. 53.- La Superintendencia de Compaas, a travs de la unidad creada para el efecto y al amparo
de sus facultades legales, controlar especialmente los siguientes aspectos:
53.1 Que las polticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el
financiamiento de delitos adoptados por el sujeto obligado, estn encuadrados en las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes, la normativa contenida en esta resolucin y los tratados y
convenios internacionales suscritos y ratificados por el Estado Ecuatoriano en materia de prevencin