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FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA EN SISTEMAS Y COMPUTACIN
Trabajo de grado previo a la obtencin del Ttulo de Ingeniero en Sistemas y
Computacin.
TRABAJO DE GRADUACIN
Riobamba - Ecuador
2016
PAGINA DE REVISIN
Los miembros del tribunal de graduacin del proyecto de investigacin de ttulo:
Implementacin de las tcnicas de gestin en TI basada en la norma
ISO/IEC 20000, para la optimizacin de los procesos financieros en el
Instituto Tecnolgico San Gabriel, presentado por: Mary Cruz Chicaiza
Quishpi y Vernica Marisol Padilla Sampedro, dirigido por: Ing. Fernando
Molina.
Una vez escuchada la defensa oral y revisado el informe final del proyecto de
investigacin, con fines de graduacin escrito en el cual se ha constatado el
cumplimiento de las observaciones realizadas, remite la presente para uso y
custodia en la biblioteca de la UNACH.
Para constancia de lo expuesto firman:
FIRMA
FIRMA
FIRMA
AUTORIA DE LA INVESTIGACIN
"La responsabilidad del contenido de este Proyecto de Graduacin, nos
corresponde exclusivamente a: Mary Cruz Chicaiza Quishpi y Vernica Marisol
Padilla Sampedro, al Ing. Fernando Molina; y el patrimonio intelectual de la
misma a la Universidad Nacional de Chimborazo"
CI. 060479024-6
CI. 060409501-8
II
AGRADECIMIENTO
Agradezco en primer lugar a Dios, por haberme dado la vida, y permitirme el
haber llegado hasta este momento tan importante de mi formacin profesional. A
mis padres por darme su apoyo incondicional, amor y fortaleza en todo momento
para seguir adelante en el cumplimiento de una meta ms en mi vida.
Al Ing. Fernando Molina por su apoyo, direccin y gua para la realizacin de este
proyecto de tesis.
A los docentes de la Facultad de Ingeniera en Sistemas y Computacin por sus
horas de dedicacin para impartirnos sus conocimientos y experiencias
profesionales.
Mary Chicaiza
III
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mis padres por darme su apoyo incondicional, amor y fortaleza en
todo momento para seguir adelante en el cumplimiento de una meta ms en mi
vida.
Al Ing. Fernando Molina por su apoyo, direccin y gua para la realizacin de este
proyecto de tesis.
A los docentes de la Facultad de Ingeniera en Sistemas y Computacin por sus
horas de dedicacin para impartirnos sus conocimientos y experiencias
profesionales.
Vernica Padilla
IV
INDICE GENERAL
CONTENIDO
PAGINA DE REVISIN......................................................................................... I
AUTORIA DE LA INVESTIGACIN .................................................................. II
AGRADECIMIENTO .......................................................................................... III
AGRADECIMIENTO .......................................................................................... IV
INDICE GENERAL................................................................................................V
INDICE DE TABLAS .......................................................................................... IX
INDICE DE FIGURAS ...........................................................................................X
RESUMEN........................................................................................................... XII
SUMMARY ........................................................................................................XIII
CAPITULO I......................................................................................................... 15
MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 15
1.1.
1.2.
1.3.
PROGNOSIS ............................................................................................ 16
1.4.
DELIMITACIN..................................................................................... 16
1.5.
1.6.
OBJETIVOS ............................................................................................. 16
1.7.
JUSTIFICACIN .................................................................................... 17
ENFOQUE TERICO................................................................................ 18
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION (TI) .................................. 18
2.2
EVOLUCION Y TENDENCIAS DE LAS TECNOLOGIAS DE
INFORMACION Y COMUNICACIN........................................................... 18
2.3
2.4
2.5
GESTION DE SERVICIOS DE TECNOLOGIAS DE
INFORMACION. ................................................................................................ 22
2.6
ITIL (BIBLIOTECA DE INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGAS
DE LA INFORMACIN) .................................................................................. 23
2.7
2.8
2.9
2.10
2.12.1
2.13
SERVICIO DE TI .................................................................................... 32
2.14
2.15
2.16
2.17
HIPTESIS .............................................................................................. 39
2.18
3.1
3.1.1
3.1.2
PLANIFICACIN E IMPLEMENTACIN DE SERVICIOS,
NUEVOS O MODIFICADOS ............................................................................ 45
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.2
3.2.1
CONOCER LA DOCUMENTACIN........................................ 56
3.2.2
3.2.3
3.2.4
CAPITULO IV ...................................................................................................... 58
IMPLEMENTACIN DE LA NORMA ISO/IEC 20000 .................................... 58
4.1.
4.1.1.
LA PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL SERVICIO
(PLANIFICAR) ................................................................................................... 58
4.1.2.
IMPLEMENTACIN DE LA GESTION DEL SERVICIO Y
LA PROVICIN DEL SERVICIO. (HACER) ................................................ 73
4.1.3.
4.1.4.
VI
4.2
PLANIFICACION E IMPLEMENTACIN DE SERVICIOS
NUEVOS Y MODIFICADOS ............................................................................ 86
4.3
METODOLOGIA ................................................................................................. 93
CAPITULO V ....................................................................................................... 93
5.1
5.2
POBLACIN Y MUESTRA................................................................... 93
5.2.1
POBLACIN ................................................................................ 93
5.2.2
MUESTRA ..................................................................................... 93
5.3
5.3.1
ENFOQUE ..................................................................................... 94
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.4
TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE
DATOS ................................................................................................................. 94
5.4.1
5.5
5.6
PROCEDIMIENTOS .............................................................................. 97
5.7
RECURSOS .............................................................................................. 97
5.7.1
5.7.2
PRESUPUESTO............................................................................ 98
5.8
HIPTESIS .............................................................................................. 98
5.8.1
5.8.2
5.9
5.10
7.2
8.
9.
VII
9.2
9.3
9.4
DIAGRAMA DE SERVICIOS OFRECIDO POR EL CENTRO DE
SERVICIOS ....................................................................................................... 115
9.5
SERVICIOS PRESTADOS POR EL CENTRO DE SERVICIOS Y SU
IMPORTANCIA DENTRO DE LA ORGANIZACIN .............................. 116
9.6
INDICADORES DE GESTION UTILIZADO POR EL CENTRO DE
SERVICIOS PARA SU PROCESO DE NORMALIZACION ..................... 117
9.7
9.8
9.9
1.
2.
3.
4.
OBSERVACIONES................................................................................... 132
5.
9.10
10.9
9.12
9.13
VIII
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Descripcin del proceso .......................................................................... 66
Tabla 2. Descripcin del proceso .......................................................................... 68
Tabla 3. Responsabilidades del Departamento Financiero ................................... 69
Tabla 4. Responsabilidades Centro de Servicios .................................................. 70
Tabla 5. Disponibilidad del servicio ..................................................................... 70
Tabla 6. Servicio Mantenimiento .......................................................................... 71
Tabla 7. Mtricas de Servicio................................................................................ 72
Tabla 8. Hardware Recomendado ......................................................................... 77
Tabla 9. Software Recomendado .......................................................................... 77
Tabla 10. Medicin de Matriculas del 2014 al 2016 ............................................. 78
Tabla 11. Anlisis de incidentes Reportados ........................................................ 79
Tabla 12. Medicin de Proceso de Matricula........................................................ 84
Tabla 13. Medicin de Proceso de Pensiones ....................................................... 85
Tabla 14. Descripcin del proceso ........................................................................ 91
Tabla 15. Operacionalizacin de variables ........................................................... 96
Tabla 16. Recursos Humanos ................................................................................ 97
Tabla 17. Presupuesto ........................................................................................... 98
Tabla 18. Rango de Rendimiento ........................................................................ 100
Tabla 19. Evaluacin Tiempo en el proceso de matricula .................................. 100
Tabla 20. Rango de Rendimiento ........................................................................ 101
Tabla 21. Evaluacin tiempo en el proceso de pago de pensiones ..................... 102
Tabla 22. Datos Observados ............................................................................... 104
Tabla 23. Datos Esperados .................................................................................. 104
Tabla 24. Chi-Cuadrado Calculado ..................................................................... 105
Tabla 25. Servicios ofrecidos por el centro de servicios ..................................... 115
Tabla 26. Importancia del Centro de Servicios dentro de la Organizacin ........ 116
IX
INDICE DE FIGURAS
XI
RESUMEN
Se logr crear un nuevo sistema estable y productivo, que recopila todos los
procedimientos a seguir segn la norma ISO/IEC 20000. La restructuracin de los
procesos de pago de matrculas y pensiones. Evidenciando un crecimiento en la
productividad del personal involucrado en dichos procesos, as mismo se not un
decremento en el consumo de recursos como es el tiempo, en base a los resultados
obtenidos han tenido el xito esperado.
XII
SUMMARY
This research is based on analysis of ISO / IEC 20000 standards that were applied
at Technological Institute San Gabriel in the Financial department in the processes
of payment of tuition and fees. The deductive method was used and the used
techniques were: productivity indicators, observations, interviews and surveys.
It was possible to create a new stable and productive system that collects all the
procedures according to ISO / IEC 20000 standard. The restructuring in the
processes of payment of tuition and fees. A notable growth in productivity of staff
that was involved in these processes, likewise a decrease was noted in the
consumption of resources such as time, it was based on the results that have had
the expected success.
It is recommended that after each phase is carried out the respective validations
and system monitoring, to carry out an internal audit in order to ensure that the
results are expected.
It is important to point out that the process of payment of tuition and fees was
carried out manually, it was disorderly and had too much paperwork by the
performers in this process, with the implementation of ISO / IEC 20000 standard,
time improved in each phase, providing a quality service as well.
XIII
INTRODUCCION
Para esta investigacin se analizaron las normas ISO/IEC 20000 la cual se alinea a
los objetivos de la institucin, permitiendo tener servicios de calidad, adems de
establecer controles para medir y mantener niveles de servicio coherentes.
El objetivo de este estudio es analizar las normas ISO/IEC 20000 para mejorar los
procesos que se llevan en el Departamento Financiero como es el proceso de
matrculas y pensiones del Instituto Tecnolgico Superior San Gabriel y as poder
demostrar que el uso de normas ISO/IEC 20000 mejorar los mencionados
procesos.
14
CAPITULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1.
Por otra parte, la no aplicacin de una normativa especfica hace que con el
tiempo se vaya desorganizando e incluso desapareciendo la informacin
financiera de los estudiantes, lo cual a ms de ser un error administrativo puede
generar prdidas a la institucin en caso de una auditora.
1.2.
ANLISIS CRTICO
Las TI (Tecnologas de la informacin), nos abren la puerta a un mundo de
15
1.3.
PROGNOSIS
1.4.
DELIMITACIN
La presente investigacin se centra en la implementacin de tcnicas de
1.5.
1.6.
OBJETIVOS
1.7.
JUSTIFICACIN
Por otro lado, mediante el uso de las TI, se intenta desarrollar un manual de
procesos que permita sistematizar los procesos financieros, brindando al personal
una herramienta que les permita conocer exactamente como debe llevar a cabo sus
actividades.
17
CAPITULO II
MARCO TERICO
2.
ENFOQUE TERICO
2.1
2.2
La evolucin histrica de las TIC tiene sus inicios en la dcada de los 70 con la
revolucin electrnica, pero es en la dcada de los 80 cuando toma un mayor auge
18
19
2.3
20
2.4
2.5
GESTION
DE
SERVICIOS
DE
TECNOLOGIAS
DE
INFORMACION.
Para lograr este cambio de enfoque las reas de TI, necesitan concentrarse en la
calidad de los servicios que brindan, y asegurarse que los mismos estn alineados
a los objetivos de la organizacin.
22
2.6
ITIL
(BIBLIOTECA
DE
INFRAESTRUCTURA
DE
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN)
Es un conjunto de publicaciones que recogen las buenas prcticas en la
gestin de servicios de las TI. Define un modelo de procesos bastante amplio que
abarca desde la definicin de la estrategia hasta la gestin de las infraestructuras.
El xito y la fama de ITIL se han fundamentado en la calidad de sus buenas
prcticas y en la flexibilidad para que las empresas pudieran adaptarlas a sus
necesidades.
23
2.7
24
2.8
NIVELES DE SERVICIO
El nivel de servicio se encuentra asociado a los parmetros de servicio
requeridos por el usuario y convenidos con el proveedor. Para lograr una correcta
gestin de los niveles de calidad de los servicios se estructura tres documentos
esenciales:
25
2.9
UIT
(International
Telecommunication
Union,
Unin
Internacional
de
2.10
26
Las Normas ISO/IEC 20000 forman parte del conjunto de normas producidas por
la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) y la Comisin
Electrotcnica Internacional (IEC). Su adopcin como normas internacionales
surge a raz de la iniciativa de elevar a ISO e IEC las normas britnicas BS 15000
relativas a la gestin del servicio de las TI. Las Normas ISO/IEC 20000 hoy
vigentes se tramitaron en ISO a travs del procedimiento rpido denominado
procedimiento fasttrack.
Esto quiere decir, que estas normas tienen muchas similitudes con la original, que
la duracin del proceso es de aproximadamente un ao, y que ha contado con la
participacin y voto de los representantes nacionales en ISO/IEC.
27
2.11
No son unas normas sobre la tecnologa en s misma, sino que se centran en las
actividades de las personas para gestionarlas (procesos) y en identificar los roles
necesarios para llevarlas a cabo. En la figura 2 se muestra que el mbito de estas
normas es la gestin de las TI, por debajo del gobierno de las TI y por encima de
la gestin de equipos de trabajo, las herramientas (aunque influye en ellas y las
utiliza) y las capas tecnolgicas.
28
2.12
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
29
Normalmente, un proceso est formado por unas entradas, unas actividades y unos
resultados o salidas. Las actividades estn formadas por tareas y controladas
mediante indicadores, que se correspondern a los objetivos definidos del proceso
y ser el rol del propietario del proceso quien asuma las responsabilidades del
control.
30
Las Normas ISO/IEC 20000 definen una capa de procesos de TI que aglutina las
principales actividades para que los servicios se provean y presten segn las
exigencias del negocio.
31
2.13
SERVICIO DE TI
En unos casos, el servicio est directamente vinculado a una aplicacin como, por
ejemplo: la aplicacin de facturacin ligada al servicio de facturacin, atencin al
cliente, ficha de cliente, registro de llamadas. (SOMMET TECNOLOGY, 2009)
32
Figura 5. Servicios de TI
Fuente: (Abad, 2010)
33
2.14
PROVEEDOR DE SERVICIOS DE TI
2.15
Estos dos marcos tienen mucho en comn. Ambos cubren la gestin del
servicio de TI, se utilizan internacionalmente y cuentan con una oferta de
formacin reglada por instituciones sectoriales.
A pesar del acoplamiento que existe entre ISO/IEC 20000 e ITIL, no se alinean
completamente. Esto es en parte debido a la diferencia fundamental existente
entre una norma y un marco de mejores prcticas.
34
1. La gestin de nivel de servicio, que en estas normas trata todo lo relativo a los
servicios desde la perspectiva interna de TI, como por ejemplo la definicin, el
cumplimiento y seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), la
gestin del catlogo de servicios y el plan de mejora de los servicios.
35
Las Normas ISO/IEC 20000 incluyen los requisitos para la gestin de la seguridad
de la informacin, haciendo referencia a los requisitos de la Norma ISO/IEC
27001 sobre gestin de la seguridad de la informacin. ITIL v2 incluye un libro
sobre la de gestin de la seguridad, con una alineacin relativa con la Norma
ISO/IEC 27001. ITIL v3 se trata la seguridad como un proceso.
2.16
36
37
38
2.17
HIPTESIS
2.18
IDENTIFICACIN DE VARIABLES
39
CAPITULO III
En este captulo se va a tratar cada una de las secciones que forman la norma y sus
componentes, reflejando cules son sus objetivos y el nmero de requisitos de
control que segn la norma deben cumplir. (HAREN, 2008)
3.1
40
3.1.1
Las Normas ISO/IEC 20000, al igual que muchas otras normas internacionales,
establecen que la implantacin de los procesos para la gestin del servicio se
estructure en las cuatro etapas identificadas por las siglas PDCA. El concepto
original del ciclo PDCA fue desarrollado por Walter Shewhart, estadstico pionero
en el desarrollo de procesos de control estadstico en los Laborarios Bell de
EEUU durante la dcada de 1930. El ciclo de Shewhart fue adoptado y
promocionado posteriormente por un discpulo suyo W. Edwards Deming en la
dcada de 1950, difundindose como ciclo o rueda de Deming, quien propuso que
los procesos se deben analizar y medir para identificar las causas de las
41
variaciones que originan que los productos se desven de los requisitos de los
clientes.
42
internacional. Introduce el ciclo de mejora continua, pues una vez finalizadas las
mejoras, vuelve a empezar con otras nuevas.
3.1.1.1
43
los
Procesos
(documentacin,
responsables,
registros,
indicadores)
Implantar el Sistema de Gestin
3.1.1.3
3.1.1.4
44
3.1.2 PLANIFICACIN
IMPLEMENTACIN
DE
SERVICIOS,
NUEVOS O MODIFICADOS
Esta seccin contiene un solo proceso que tiene como objetivo asegurar
que la creacin de nuevos servicios, las modificaciones a los existentes e incluso
la eliminacin de un servicio, se puedan gestionar y proveer con los costes,
calidad y plazos acordados. Para ello, hay que gestionar el ciclo completo de la
provisin y entrega de los servicios, realizando una planificacin unificada e
integrada, considerando los costes y el impacto a nivel organizativo, tcnico y
comercial que pudiera derivar de su entrega y gestin, asegurando que todas las
partes implicadas conocen y cumplen con el plan y los compromisos acordados.
45
los procesos que componen esta seccin para conocer sus objetivos (HAREN,
2008).
46
47
son claves para la realizacin de una correcta gestin del servicio TI. En esta
seccin ISO/IEC 20000 trata los requisitos necesarios para cubrir estas relaciones
mediante dos procesos especficos: Gestin de Relaciones con el Negocio y
Gestin de Suministradores. Finalmente es interesante mencionar que esta seccin
de ISO/IEC 20000 tambin ha influenciado a ITIL, que en su versin 3 ha
incluido un proceso especfico para la gestin de suministradores. Sin embargo,
no han incluido ningn proceso especfico para gestionar de forma adecuada la
relacin con los clientes (HAREN, 2008).
49
negocio eficaz entre la organizacin TI y sus clientes. En este proceso se vela por
la satisfaccin
del
reclamaciones
y revisando
50
51
3.1.6
PROCESO DE CONTROL
La gestin de la configuracin y del cambio son dos procesos sobre los
que pivotan el resto de procesos de la gestin del servicio TI, gracias a ellos el
proveedor de servicios puede controlar adecuadamente los cambios que se
producen en los componentes del servicio y la infraestructura que los soporta, y
disponer de una base de informacin precisa y actualizada de la configuracin,
elemento indispensable para la toma de decisiones de todos los procesos incluido
gestin del cambio. (HAREN, 2008)
52
53
54
3.2
55
56
aportar una idea clara del grado de adopcin y cumplimiento con el que est
trabajando la organizacin. En este anlisis es posible identificar las fortalezas de
la compaa, as como las reas de mejora necesarias para lograr cumplir los
objetivos establecidos en la norma. (Abad, 2010)
57
CAPITULO IV
IMPLEMENTACIN DE LA NORMA ISO/IEC 20000
4.1.1. LA
PLANIFICACIN
DE
LA
GESTIN
DEL
SERVICIO
(PLANIFICAR)
Los jvenes bachilleres al tener una nueva opcin de adquirir una profesin
intermedia e innovadora, el Instituto selecciona a un grupo de profesionales,
docentes, con slidos conocimientos en cada una de las asignaturas, para cumplir
acertadamente con los propsitos de fundar la institucin que beneficia a los
bachilleres
que
desean
prepararse,
58
actualmente
cuenta
con
tres
VISIN
El Instituto Tecnolgico Superior San Gabriel se constituya hasta el ao 2016
en un centro Educativo generador de innovaciones acadmicas, pedaggicas,
tcnicas, administrativas y disciplinarias, que permiten a los y las estudiantes una
formacin integral, dirigida a cubrir las exigencias laborales del sector productivo
y tecnolgico para ejercer un rol protagnico en la sociedad.
MISIN
El Instituto Tecnolgico Superior San Gabriel es una Institucin Particular de
Educacin Superior, comprometida con la formacin integral de Tcnicos y
Tecnlogos, profesionales en el rea de la Contabilidad, la Informtica y el
Marketing, crticos y competentes, con una preparacin de eficiencia eficacia y
efectividad, acorde a la dinmica del mercado global, generando soluciones que
creen bienestar en nuestra sociedad y el mundo, a partir de la autoevaluacin, la
excelencia acadmica, cientfica y tecnolgica.
OBJETIVOS
Formar en nuestro centro de Educacin Superior tanto matriz y filiales a
nivel presencial, profesionales de nivel Tcnico y Tecnolgico, en las
reas de Informtica, Marketing y Contabilidad con fundamentacin
cientfica y vocacin profesional, que les permitan contribuir al desarrollo
socio-econmico de la provincia y el pas.
Desarrollar la capacidad intelectual, creadora y crtica de nuestros
educandos, respetando su identidad personal para que contribuyan
activamente a la transformacin de nuestro pas.
59
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
En el organigrama estructural del Instituto Tecnolgico San Gabriel se puede
apreciar que est conformado de la siguiente manera: Junta General como rgano
de direccin y la mxima instancia de decisin de la institucin.
60
SITUACIN
ACTUAL
DEL
INSTITUTO
TECNOLGICO
SAN
GABRIEL
PROPOSITO Y OBJETIVOS
Este acuerdo resalta los trminos y condiciones a partir de los cuales el
departamento de Informtica proporcionara servicios de automatizacin para el
proceso de pago de matrcula y pensiones. El objetivo es proporcionar una
herramienta que satisfaga las necesidades de los clientes del departamento
Financiero
61
FECHA DE INICIO
Este acuerdo iniciara el 1 de marzo del 2016.
REVISIONES PERIODICAS
Este acuerdo deber ser analizado por lo menos una vez al ao, sin embargo, bajo
la ausencia de cualquier revisin en cualquier periodo, este acuerdo permanecer
vigente.
62
SECRETARIA
63
64
65
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
En la descripcin de las actividades del proceso, se define a los responsables de
realizar cada actividad, se detalla una descripcin general del funcionamiento de
cada actividad y la forma en que se interrelacionan las actividades para crear
valores en el resultado del proceso.
Tabla 1: Descripcin del proceso
Actividad
Descripcin
Presenta
Realiza
pedido
la
Responsable
documentacin
Alumno
matrcula.
2
La secretaria es la encargada de
revisar que cumpla con todos los
Revisa Documentacin requisitos para poder realizar la Secretaria
matricula. Adems se encarga de
ingresar y registrar al alumno en
un determinado curso.
recibir
Contador
las
copias
de
los
66
Figura 16: Proceso pago de Pensiones del Instituto Tecnolgico San Gabriel
Fuente: Elaboracin Propia
67
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Actividad
Descripcin
Responsable
1
Realiza
pago
Alumno
pensin
2
La secretaria es la encargada de
revisar
que
el
alumno
se
la
contabilidad
de Contador
del
pago
pensiones.
Fuente: Elaboracin Propia
68
DEFINICION DE REQUERIMIENTOS
Requerimientos Funcionales
El estudiante presenta la respectiva documentacin en las que tenemos:
copia de CI, nmero de telfono, direccin de la ubicacin del domicilio,
correo electrnico.
La secretaria revisa los documentos y los datos del estudiante.
Emite orden de pago en caso de matrcula, o emite comprobante de pago
en el caso de pensiones.
Para poder realizar el registro del alumno en el caso de matrculas el
estudiante debe presentar la copia de orden de pago cancelado para poder
seguir con el proceso
El Contador realiza la contabilidad tanto del pago de matrcula como del
pago de pensiones.
Requerimientos no Funcionales
Control de registro de datos en campos obligatorios.
Presentacin de mensajes de conformacin de ingresos de datos.
de
servicios
necesarios
sus
69
Nombre del
Periodo de
Ventana de
Fallas
Servicio
Disponibilidad
Mantenimiento
Operativas
8*5
Dos horas a la
Proceso de
semana
Matricula
Proceso de
Pensiones
5%
8*5
Dos horas a la
Restricciones
Sbados y
domingos
5%
semana
Sbados y
domingos
RESTRICIONES DE RESPONSABILIDADES
Esta seccin especificar los tiempos en que el Centro de Servicio requiere de
restricciones de servicio. Estas restricciones incluyen mantenimiento rutinario del
sistema y tiempos fuera de lnea no calendarizados.
70
SABADO
DOMINGO
Inicio
Finalizacin
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
8:00
8:00
am
am
9:00
9:00
am
am
71
METRICA
DEFINICION
SERVICIOS
Promedio de Este
BAJO
ALTO
BASE
DESEMPEO
DESEMPEO
10-15 min
9 min
8-9 min
6 min
el
periodo
espera
de 10 min
las tiempo
durante
horas
es
LINEA
pico esperado
por
para
el los
proceso
de beneficiarios
matricula
para recibir la
atencin
durante
las
Este
espera
periodo
durante las
tiempo
horas bajas o
esperado
regulares
los
para el
beneficiarios
proceso de
para recibir la
pensiones
atencin
durante
es
el
de 7min
por
las
horas regulares
o bajas del da
Fuente: Elaboracin Propia
72
Una (1) hora (durante horas laborales) para situaciones clasificadas como
Crticas.
Dos (2) horas (durante horas laborales) para situaciones clasificadas como
de alta prioridad.
Cuatro (4) horas (durante horas laborales) para situaciones clasificadas
como prioridad media.
Ocho (8) horas (durante horas laborales) para situaciones clasificadas
como prioridad baja.
Veinte y Cuatro (24) horas (durante horas laborales) para solicitudes de
servicio general.
73
Ha
sido
desarrollado
especialmente
para
las
empresas
74
75
utilizar la que viene diseada especialmente para su pas el cual puede ser
manejado en. Con MONICA se puede tener el libro Diario, Mayor, y los
principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y
Prdidas, Balance Tributario, etc.
RESPONSABLES
Recursos humanos
a) Analistas:
Vernica Padilla
Mara Chicaiza
Recursos tcnicos
Hardware
La descripcin del Hardware con el que cuenta el Instituto tecnolgico San
Gabriel, principalmente el servidor en el cual se va a implementar el proceso, a
continuacin, se detalla el hardware:
76
HARDWARE
DESCRIPCIN
HP Proliant ML 150 G5
Intel Xeon E5405
2 GB
75 GB
Servidor
Procesador
Memoria RAM
Disco Duro
Software Recomendado
SOFTWARE
DESCRIPCIN
Monica 9
77
Por otro lado, tambin es necesario evaluar la percepcin que los usuarios tienen
del servicio y del soporte, aunque en algunos casos puede resultar subjetiva.
MEDICIN
2014
2015
2016
MARZO
200
350
800
ABRIL
500
500
820
MAYO
500
600
820
JUNIO
500
600
820
78
RESUELTOS
PENDIENTES SOLICITADOS
Fallas de Software
Fallas de Hardware
Fallas de Red
17
14
11
4
2
1
21
16
12
TOTAL
42
49
25
20
15
PENDIENTE
RESUELTOS
10
SOLICITADOS
5
0
Fallas de software fallas de Hardware fallas de Red
79
17%
SI
83%
NO
El 83% de los usuarios solicitan soporte del Centro de Servicios, esto nos indica que
la carga de solicitudes es muy grande, aunque la misma puede variar por lo que ser
necesario una vez implementado la herramienta de cobro de matrculas y pensiones,
el generar mensualmente los informes de Servicios de TI que ofrece el departamento
Financiero.
27%
35%
20%
20%
18%
0%
1H
2H
3H
OTROS
80
95%
En este resultado la satisfaccin del cliente es casi total, e indica que el personal lo
atiende muy cortsmente.
2222%
78 %
El 78% de los usuarios posee los programas que requiere, lo cual refleja que existe
an un grupo minsculo que no posee las herramientas necesarias para su labor a
nivel de software, esto se debe a que el usuario no maneja todava bien el software.
En futuras encuesta se espera que mejore este indicador debido a las capacitaciones
constantes que se le da al personal.
81
si
no
La opinin de los usuarios sobre si los tcnicos que le brindan soporte estn
capacitados da como resultado un preocupante 61,54% este factor debera estar
alrededor del 87% como factor ptimo.
25%
75%
SI
NO
82
37%
63%
SI
NO
Este otro resultado que preocupa, pues el 63% de los usuarios indica que la rapidez
con que es atendida sus solicitudes no es la que ellos desearan.
83
84
85
86
PROPOSITO Y OBJETIVOS
Este acuerdo resalta los trminos y condiciones a partir de los cuales el
departamento de Informtica proporcionara servicios de automatizacin para el
proceso de cobro por derechos de laboratorio de pago de matrcula y pensiones. El
objetivo es que se integre este nuevo proceso al proceso de pago de pensiones y
matriculas sin que este ocasione proporcione problemas y se lo realice siguiendo
los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la calidad.
FECHA DE INICIO
Este acuerdo iniciara el 9 de mayo del 2016.
REVISIONES PERIODICAS
Este acuerdo deber ser analizado por lo menos una vez al ao, sin embargo, bajo
la ausencia de cualquier revisin en cualquier periodo, este acuerdo permanecer
vigente.
87
SECRETARIA
88
COLECTOR
89
90
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
En la descripcin de las actividades del proceso, se define a los responsables de realizar
cada actividad, se detalla una descripcin general del funcionamiento de cada actividad y la
forma en que se interrelacionan las actividades para crear valores en el resultado del
proceso.
Tabla 14: Descripcin del proceso
Actividad
Descripcin
Responsable
1
Realiza
pago
de el carnet estudiantil.
Alumno
derecho de laboratorio
La secretaria es la encargada de
revisar
que
el
estudiante
matriculado.
comprobante
concepto
de
de
laboratorio.
se
Emite Secretaria
pago
por
derechos
de
Enva
copia
de
3
Contador
las
copias
de
los
91
4.3
Una vez creado el servicio y puesto con xito en explotacin regular, es necesario
desencadenar una serie de actividades que ayuden a garantizar que los servicios cumplen
los cometidos pactados con el negocio en trminos de: los niveles de servicio, la
continuidad, la disponibilidad, los presupuestos, la capacidad y la seguridad.
Para garantizar que se cumplen estos objetivos se han definido los procesos de provisin
del servicio, seis procesos especializados que engranan con las relaciones con el negocio y
con la creacin de servicios.
92
METODOLOGIA
CAPITULO V
5.1
TIPO DE ESTUDIO
La presente investigacin se la ha realizado en el Instituto Tecnolgico San Gabriel
en el departamento: Financiero para su desarrollo se opta por la investigacin descriptivaaplicada, mediante la cual, podemos conocer los requerimientos de la informacin que
puede ser sistematizada e informar los resultados obtenidos mediante el uso de la
metodologa ISO/IEC 20000.
Segn la fuente de informacin se constituye en una investigacin bibliogrfica, ya que est
basado en la obtencin y anlisis de datos provenientes de libros, textos y documentos de
apoyo de Internet.
El diseo del proceso de pago de matrculas y pago de pensiones, se basa en la obtencin de
informacin con la cual trabaja diariamente los departamentos anteriormente mencionados
con el propsito de ofrecer un servicio rpido y eficaz a sus estudiantes.
5.2
POBLACIN Y MUESTRA
5.2.1 POBLACIN
Se considera como poblacin a la persona a la cual se le aplicar la encuesta, quien es el
encargado de manejar la escogida para ser analizadas, siendo:
Manual(Excel)
Automatizado(Mnica)
5.2.2 MUESTRA
Al considerar la poblacin muy pequea se trabaja con toda la poblacin.
93
5.3
METODOS DE INVESTIGACION
5.3.1 ENFOQUE
Luego de haber obtenido los datos en el mismo lugar y acontecimientos son
expresados estadsticamente para luego revisarlos en forma crtica en el anlisis e
interpretacin de datos, los mismos que a la vez facilitaron formular conclusiones y
recomendaciones.
realiz
procedimientos
lgicos
que
permitieron
lograr
adquisicin,
5.4
94
Recopilacin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Representacin grfica.
Anlisis e interpretacin de la informacin.
95
VARIABLES
TIPO
DEFINICIN
DIMENSIN
INDICADORES
CONCEPTUAL
Tcnicas de gestin en
Variable
las TI mediante la
independiente
Encuestas
un conjunto de estrategias
que permiten mejorar un
proceso
Procesos financieros en
Variable
dependiente
optimizar
tiempos
Diseo
Optimizacin tiempo de
conservando la coexistencia
matrcula
de
estudiantes.
mtodos
facilitando
la
seguro,
intervencin
de
Optimizacin
tiempo
pensiones.
96
de
los
en
el
pago
de
5.6
PROCEDIMIENTOS
Mediante el mtodo cientfico se pretende negar o confirmar la hiptesis
documental
de
los
requerimientos
para
una
correcta
implementacin.
Observacin: el investigador participa en el proceso investigativo desde el
mismo lugar donde acontecen los hechos.
Recopilacin de informacin necesaria para lograr los objetivos
planteados.
5.7
RECURSOS
Nombre
Descripcin
Investigador
Empleados encargados
del proceso de pago de Persona que tiene a cargo el proceso de pago de
el
instituto
san Gabriel.
Gabriel.
Fuente: Elaboracin Propia
5.7.2 PRESUPUESTO
Actividad
Cantidad
P/Unitario
tiles de oficina
TOTAL
$ 10,00
$ 10,00
$ 3,60
$ 18,00
$ 45
$ 135,00
Empastados
$15,00
$45,00
Internet (horas)
100
$ 0,80
$ 80,00
Investigador (horas)
140
$6,00
$840,00
$ 100,00
Imprevistos (10%)
TOTAL
$ 1228,00
5.8
HIPTESIS
98
Variable independiente
Variable dependiente
PROCEDIMIENTO Y ANLISIS
99
TIEMPO
RANGO
De 1 a 6 minutos
De 6 a 12 minutos
Ms de 12
minutos
Fuente: Elaboracin propia
PARMETROS
MANUALMENTE
AUTOMATIZADO
Verificacin de Requisitos
Carga de datos
Visualizacin de estados de
cuenta por matricula
TOTAL
PORCENTAJE
11
91,7%
7
58%
100
100%
91,7%
90%
80%
70%
58%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
AUTOMATIZADO
MANUAL
Para evaluar este indicador se hace uso de un rango basado en el tiempo para lo
cual se emplea segundos y minutos; y en base a parmetros que permiten
determinar si se ha reducido el tiempo empleado al momento de realizar el
proceso de pago de pensiones.
TIEMPO
RANGO
De 1 a 3 minutos
De 3 a 10 minutos
Ms de 10
minutos
Fuente: Elaboracin propia
101
PARMETROS
MANUALMENTE
AUTOMATIZADO
Verificacin de Datos
Carga de datos
Visualizacin de estados de
cuenta por pago de pensin
TOTAL
PORCENTAJE
12
80%
8
53%
Utilizamos una regla de tres para poder calcular el valor en porcentajes para una mejor
comprensin
80%
80%
70%
60%
53%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
AUTOMATIZADO
MANUAL
102
5.10
VERIFICACIN DE LA HIPTESIS
Para obtener los datos se utilizar una tabla de contingencia, en la cual mostramos
un resumen de los datos observados.
103
DIMENSIN
INDICADOR
MANUAL
AUTMATIZADO
TOTAL
BONITASOFT
Optimizacin
tiempo
11
18
12
20
23
15
39
de
proceso de pago
Complejidad
de matrcula.
Optimizacin
tiempo
de
proceso de pago
de pensiones.
TOTAL
DIMENSIN
INDICADOR
Optimizacin
tiempo
MANUAL
AUTOMATIZADO
TOTAL
10,89473684
7,10526316
18
12,10526316
7,89473684
20
23
15
38
de
proceso de pago
Complejidad
de matrcula.
Optimizacin
tiempo
de
proceso de pago
de pensiones.
TOTAL
104
Fo
11
12
7
8
Fe
10,894737
12,105263
7,1052632
7,8947368
Fo Fe
0,1052632
-0,105263
-0,105263
0,1052632
Fo-Fe^2
0,011080332
0,011080332
0,011080332
0,011080332
((Fo-Fe)^2)/Fe
0,001017035
0,000915332
0,001559454
0,001403509
0,004895
= 0,004895
105
106
RESULTADOS
CAPITULO VI
6.1. DISCUSIN
= 0,004895
>
<
CAPITULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENTACIONES
7.1 CONCLUSIONES
Para el desarrollo de esta investigacin se determin dos procesos crticos
que lleva el Departamento Financiero del Instituto Tecnolgico Superior
San Gabriel los cuales son el proceso de matrculas y el pago de pensiones.
De los cuales se realiz una lnea base de cmo se lleva estos procesos en
la actualidad a travs de entrevistas con los actores directos de estos dos
procesos. Adems, con el diagrama de Ishikawa se pudo determinar los
principales
problemas
que
presentan
los
procesos
mencionados
7.2
RECOMENDACIONES
Se debe realiza capacitaciones permanentes a los empleados del
Departamento Financiero, debido a la constante evolucin de la
tecnologa, para poder producir beneficios y reducir costos.
109
8. BIBLIOGRAFA
A.H.M. ter Hofstede, B. K. (Julio de 2003). Workflow Patterns.
CURSO ITIL [Ao 2006], Fundamentos de la Gestin de Servicios de TI
ITIL, disponible en Web: http://www.osiatis.es
EVOLUCION DE LAS TICS OPORTUNIDADES Y AMENAZAS [Ao
2006],
Disponible
en
Web:
http://www.ibermatica.com/ibermatica/eventos/2006/mtevoluctionticsoppo
tunidadesamenazas
LAS TIC Y SUS APORTACIONES A LA SOCIEDAD [en lnea]. Dr.
Pere Marqus Graells, 2000 (ltima revisin: 31/12/05) Disponible en
Web: http://dewey.uab.es/pmarques/tic.htm
ALINEACIN DE TI [en lnea].Lic. Lorena Guzmn (ltima versin
12/05/07)
Disponible
en
Web
http://www.itson.mx/dii/jgaxiola/articulos/alineacion.html
Historia
BEV
[Ao
2007].
Disponible
en
Web:
110
1930699458.
Kiran Garimella, M. L. (2008). Introduccion a BPM para Dummies.
Indianpolis, Indiana: Wiley Publishing, Inc.
http://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/236/1/375.pdf
Perez, J. D. (2010). Notacion y lenguajes de Procesos. Sevilla.
ROIG, A. (1998). Evaluacin de la Gestin Documental. Obtenido de
http://www10.ujaen.es/sites/default/files/users/archivo/Calidad/Criterio5.p
df
111
9.
APENDICES O ANEXOS
112
9.2
Grfico de Ishikawa
Identificacin: Problema1
Ttulo: Procesos Defectuoso
Empresa Tratante: Centro de Servicios I.T.T San Gabriel
Mtodo Implementado: Diagrama de Causa Efecto
Fecha: 01/03/2016
Implementadores: Vernica Padilla & Mary Chicaiza
9.4
Formulacin
Planificacin
Diseo
Soporte Tcnico
Mantenimiento
Aplicaciones Integradas
Logstica
Contabilidad y
Finanzas
Coordinacin y
ejecucin
115
Asesora
Estudio del esquema
Propuesta basada en procesos
Recopilacin de datos histricos
Anlisis de Estructura
Establecer Objetivos
Estructura de nuevos procesos
Proceso en base a objetivos
Implementacin de procesos
Actualizacin de procesos
Capacitacin de usuarios
Modificacin y mejora continua de
procesos
Generacin de manual de procesos
Evaluacin de Costo
Evaluacin de presupuesto
Entrevistas
Planes de Contingencia
RECTOR
VICERRECTOR ACADEMICO
DEPARTAMENTO FINANCUERO
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
Extensiones telefnicas
Escritorio remoto
Correo Electrnico
JUNTA GENERAL
intranet
Internet
Portal Web
X
X
X
X
Fecha:20/04/2016
1. Definicin conceptual
1.1 Expresin conceptual
Medir el porcentaje de cumplimiento basado en el plan de capacitacin y
desarrollo orientado al personal que integra el departamento financiero
1.2 Expresin Matemtica}
CPCD=%ACUM ejecutado [%REAL mes en curso-%PLANIF mes en
curso]
1.3 Simbologa
CPCD: Cumplimiento del plan de capacitacin y desarrollo
%ACUM ejecutado: Porcentaje acumulado del CPCD desde el inicio del
ao hasta un mes prximo al clculo del indicador.
%REAL MES EN CURSO: Porcentaje real de ejecucin del mes en
curso del plan de capacitacin y desarrollo
%PLANIF mes en curso: Porcentaje planificado mensual para la
ejecucin del plan de capacitacin y desarrollo.
1.4 Unidad de medida porcentaje
2. Objetivos
Proporcionar la informacin sobre el cumplimiento de los objetivos
basados en el plan de capacitacin y desarrollo, en donde se encontrar
involucrado el personal del departamento financiero.
3. Tipo de Indicador
Tipo del indicador
Metodologa para el
calculo
Valor de referencia
Histrico
Mantiene
la Definido por la unidad
informacin de las
mediciones realizadas
en
los
periodos
anteriores al periodo en
curso
Real
Meta
4. Reportes y Consideraciones
Frecuencia de Reporte: Mensual
Consideraciones de Gestin:
Condicional
Bajo control
Significado
Rango de limitacin
118
Indicador en
programacin
la
atencin
de
requerimientos
y Fecha:24/04/2016
1. Definicin
1.1 Expresin conceptual
Permitir medir la relacin existente entre la cantidad de requerimientos y
tareas atendidas sobre la cantidad de solicitudes ingresadas en un
determinado periodo.
1.2 Expresin Matemtica}
1.3 Simbologa
EARP: Efectividad en la atencin de requerimientos y programaciones.
SA: Solicitudes atendidas dentro del periodo de anlisis.
SI: Solicitudes ingresadas en el periodo de anlisis.
1.4 Unidad de medida porcentaje
2. Objetivos
Suministrar informacin sobre la efectividad que mantiene el personal
de centro de servicios para atender las solicitudes de requerimientos y
programaciones enviadas por los usuarios de la misma manera se
evaluara el desempeo que se le dio en la atencin a esta solicitud.
119
3. Tipo de Indicador
Tipo del indicador
Metodologa para el
calculo
Valor de referencia
Histrico
Real
Meta
Significado
Rango de limitacin
120
1. Definicin
1.1 Expresin conceptual
Suministrar informacin sobre el tiempo promedio empleado por el
personal de atencin al cliente en corregir una informacin errada.
1.2 Expresin Matemtica}
1.3 Simbologa
TCPI: Tiempo promedio de respuesta en la correccin de la informacin.
TiempResp. Acumulada: Se basa en la sumatoria en los tiempos
empleados en la atencin de cada una de las correcciones reportadas por el
usuario
Num. Solicitudes: Es el nmero de requerimientos o solicitudes enviadas
para su posterior desarrollo dentro del periodo de anlisis.
1.4 Unidad de medida hora(h)
2. Objetivos
Permite medir la eficiencia del personal del centro de servicios con el
fin de perfeccionar el trabajo empleado por cada uno de ellos, y
posteriormente poder optimizar procesos y procedimientos.
121
3. Tipo de Indicador
Tipo del indicador
Metodologa para el
calculo
Valor de referencia
Histrico
Real
Meta
Significado
Rango de limitacin
122
NO.
2h 3h otros.
NO.
4. Usted cuenta con todos los programas que requiere para el servicio de cobro
de matrculas y pensiones.
SI.
NO.
NO.
NO.
123
9.8
NO.
FECHA
dd7mm7aa
I.
____________________________
____________________________
____________________________
Citados:
(6) Tipo de contrato:
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
124
(11)
III.
Especificaciones especiales
(12)
Condiciones Especiales
IV.
Nivel
Cargo
Contacto
Telfono
I
II
III
Nota. El tiempo de escalamiento est basado por las horas hbiles del
departamento de centro de servicios.
V.
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Nombre:
Nombre:
Nombre:
125
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Fecha: dd/mm/aa
Fecha: dd/mm/aa
Fecha: dd/mm/aa
I.
126
II.
III.
Factores Internos:
-
Factores Externos:
-
127
128
INTRODUCCIN
Financiero
para
la
Periodo Inicial:
Id de
accin
Detalle
Fecha de
cumplimiento
NIVEL DE
CUMPLIMIENTO
EC F CAP ETP REP
ESTATUS
P
OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
Estatus
Nivel de Cumplimiento
P= pendiente
EC= En curso
ETP=
Excedido
el
tiempo
de
la
programacin
F= Finalizado
Periodo
Final:
dd/mm/aaa
ACCIONES
Pendientes
En curso
Accin de Mejora
1
131
Finalizadas
Total
Accin de Mejora
2
Accin de Mejora
3
Accin de Mejora
4
TOTAL
3. ANALISIS GRAFICO
Grfico de Acciones
4. OBSERVACIONES
5. RESPONSABLES
132
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Nombre:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
9.10
dd/mm/aa
Formulario de Accin de Mejora
I.
Informacin General
Fecha: dd/mm/aa
Modulo Involucrado
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________
II.
Informacin Tcnica
Descripcin:
___________________________________________________________
Causas:
_______________________________________________________________
III.
Accin de Mejora
Descripcin:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________
Tipo de Accin:
Preventiva
IV.
___
Correctiva
Niveles de Escalamiento
133
___
Nueva ___
N
Acta.
1
2
3
4
V.
Descripcin
Responsable
Tiempo
Estimado
Tiempo Real
Registro de Firmas
Elaborado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
Revisado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
Autorizado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
Informe General
II.
Informacin Tcnica
III.
Accin de Mejora
IV.
Niveles de Escalamiento
134
V.
Registro de Firmas
VI.
Esta seccin se la utilizara para registrar los avances de cada una de las
actividades, esta puede contener diversas fechas de muestreo de un mismo
punto.
135
10.9
INFORME DE EVALUACIN
INTRODUCCIN
136
137
ACTIVIADES RELEVANTES
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago. Sep. Oct
I
N
D
I
C
A
D
O
R
E
S
Nov Dic
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago. Sep. Oct Nov Dic
%
100% 100% 100%
100% 100%
100% 100% 100%
100% 100% 100% 100%
Meta
Real
Desviacin
ANALISIS GRAFICO
Consideraciones de Gestin
Bajo Control
84.5%<IND
83%<=IND<84%
IND<83%
138
ESTADISTICAS
Estadsticas
Nombre:
Descripcin:
Fuente de Datos:
Responsable:
Frecuencia de medicin:
Fecha de Datos:
RESPONSABLES
Elaborado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
Revisado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
139
Autorizado por:
Nombre:
Cargo
Fecha: dd/mm/aa
9.12
140
141
9.13
MANUAL TCNICO
142
143
Una vez seleccionada la empresa se debe dar clic sobre el botn Parmetros
Figura 33: Configuracin de Parmetros
144
Aqu podemos ingresar todos los datos de nuestra empresa, agregar un logo, cambiar el
tipo de moneda, el pas y elegir el nmero de decimales.
Figura 35: Ingresar datos de la institucin
145
146
Para poder guardar nuestros respaldos debemos configurar los siguientes valores como
se muestra a continuacin:
Figura 40: Guardar Respaldos
147
148
Para la creacin de un nuevo cliente (estudiante) debe dar clic sobre la opcin Crear
Clte. Y llenar todos los campos que aparecen.
Figura 44: Llenar los campos
149
Una vez creados nuestros estudiantes se puede visualizar la lista como se muestra a
continuacin:
Figura 45: Visualizacin de los estudiantes
150
151
152
153
154
PAGO DE PENSIONES (De acuerdo a cada mes se emite un recibo para el pago
correspondiente de las pensiones)
Figura 53: Pago de pensiones
155
156
157
158
159
160
LISTA GENERAL DE
VERIFICACION DE
CUMPLIMIENTO DE LA
NORMA ISO/IEC 20000
161
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
Manual de Procedimientos
SI
NO
OBSERVACIONES
Proceso
matrculas
de
y
pensiones no existe
documentacin para
los dems procesos
que se manejan en la
institucin.
Se encuentra definida en la institucin una
poltica de calidad de acuerdo al propsito
y la misma se encuentra distribuida por
los diferentes sectores y procesos de la
institucin.
162
No
X
cuenta
con
polticas de calidad
la institucin.
SI
NO
OBSERVACIONES
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Responsabilidad
Autoridad
SI
NO
OBSERVACIONES
Comunicacin
Se ha definido la estructura de la X
organizacin
Se encuentran definidas las diferentes
responsabilidades y autoridades dentro
X
del Departamento financiero
Se ha definido los
actores del proceso a
travs
del
modelo
BPMN
Se ha identificado al personal
responsable de la toma de decisiones
sobre la aprobacin emisin de la
Declaracin de Conformidad con la X
implementacin de los procedimientos
163
Se ha definido los
actores del proceso a
travs
BPMN
del
modelo
SI
NO
OBSERVACIONES
Se
Gracias
realizado
los
manuales mensuales
y semestrales para
verificar
que
cumplan
se
los
requerimientos
establecidos por el
departamento
financiero.
los
manuales se puede
identificar
falencias
en
procesos
los
implementados
SI
NO
OBSERVACIONES
formacin.
La organizacin ha determinado la
competencia necesaria para el personal
X
que identifique falencia y a su vez
realice mejoras en el proceso de
matrcula y pensiones.
La organizacin proporciona formacin
o toma otras acciones para satisfacer
X
dichas necesidades.
Para la capacitacin
de personal se han
prestados todas las
facilidades por parte
de la institucin.
164
No se tiene en claro
X
los objetivos
por
SI
NO
OBSERVACIONES
Manuales mensuales
y semestrales
Prestacin de Servicios
SI
NO
OBSERVACIONES
Diagrama
de
Ishikawa
Disponibilidad de instrucciones.
Se
realiz
la
medicin de tiempos
X
para determinar si se
tubo mejoras en los
procesos
Implementacin de actividades de
liberacin, entrega y posteriores a la
X
entrega.
Se utiliz el modelo
PDCA la cual es
cclica con la cual se
tiene
continuas
165
mejoras
Auditoria interna
SI
NO
Manuales
encomendados por la
norma
SI
ISO/IEC
20000
Seguimiento y medicin
OBSERVACIONES
Acuerdos de nivel de
servicios (SLA)
NO
OBSERVACIONES
Se
realizara
auditoras
internas
por
de
parte
institucin.
La medicin se efecta en las etapas
apropiadas del proceso de acuerdo con las
X
disposiciones planificadas.
Se mantiene evidencia de la conformidad X
con los criterios de aceptacin.
Se garantiza que prestacin del servicio no
se llevan a cabo hasta que se hayan
X
completado
satisfactoriamente
las
disposiciones planificadas.
166
Modelo PDCA
la