INTRODUCCIN AL PROCESADOR DE TEXTOS

Microsoft Word es un procesador de texto creado por Microsoft, y actualmente integrado

en la suite ofimtica Microsoft Office.
Originalmente desarrollado por Richard Brodie para el ordenador de IBM con el sistema
operativo DOS en 1983. Se crearon versiones posteriores Apple Macintosh en 1984 y
Microsoft Windows en 1989, siendo esta ltima versin la ms difundida en la actualidad,
llegando a ser el procesador de texto ms popular.

EDICIN DE UN TEXTO
Comenzar una sesin de Word
Inicio/ Todos los Programas/ Microsoft Office/ Microsoft Office Word 2003

Ejecutar (WINDOWS + R) / Escribir Winword

Partes de la ventana del M.S. Word XP

La barra de titulo

La barra de mens

La barra de estado

Las barras de herramientas

La regla

Zona de texto y barras de desplazamiento

Zona de texto

Barra de desplazamiento

Diferentes vistas del documento

Vista normal

Vista diseo Web

Vista diseo de impresin

Vista Esquema

Diseo de lectura

Mens contextuales: Los mens contextuales o

emergentes son los mens que se despliegan haciendo
clic con el botn derecho del ratn.
Segn la situacin o contexto donde se encuentre el
puntero del ratn al hacer clic aparecer una
informacin u otra en el men contextual.
Por ejemlo, si hacemos clic con el botn derecho en la
zona de un documento en la que hay texto normal y
corriente aparecer el men contextual que ves aqu.

Finalizar una sesin de Word XP

Barra de Herramientas Men Archivo/Salir

INTRODUCIR TEXTO
Uso correcto del teclado alfanumrico: Para escribir correctamente debemos de usar los
10 dedos de las manos derecha e izquierda y no teclear con solo unos cuantos dedos.
El teclado introducir texto

Guardar un documento: Lo que se escribe se va almacenado en la memoria del

ordenador; si apagamos el ordenador, se perdera y no podramos recuperar. Con el
comando Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un disquete)
de forma permanente.
Existe varias formar de guardar un documento:

Mediante la Barra de Herramientas Men Archivo/ Guardar

Mediante la Barra de Herramientas Estndar

Presionando teclas de acceso rpido.

CTRL+G o F12 ambas combinaciones nos llevaran a una ventana como la siguiente.

Nuevo documento
Barra de Herramienta Men Archivo/ Nuevo

Combinacin de teclas CTRL+ U automticamente cargara el nuevo documento.

Imprimir un documento

Barra de Herramientas Men Archivo/ Imprimir

Combinacin de teclas CTRL. + P

Cerrar un documento: Una vez que hemos acabado de trabajar con Word debemos
cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar Botn
cerrar de la esquina superior
derecha de la pantalla o en la Barra de Herramientas Men Archivo/ Cerrar.

Trabajar con un documento: Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero,
hemos de abrirlo. Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de
abrirlo.
Abrir un documento

Barra de Herramientas Men Archivo/ Abrir

Combinacin de Teclas CTRL. + A

Desplazarse por el documento

Para desplazarnos por el documento lo hacemos de diferentes formas una es
mediante las barras de desplazamiento
Y otra de las formas es con el teclado:

Al inicio del Documento Ctrl.+ Inicio

Al final del Documento Ctrl.+Fin
De pantalla a pantalla hacia abajo Av. Pag.
De pantalla a pantalla hacia abajo Re. Pag.
De prrafo en prrafo ctrl.+ Flecha arriba y abajo
De rengln en rengln con las Flechas arriba y abajo
Para movernos dentro del prrafo las fechas direccionales.

Insertar/ sobrescribir texto

Para insertar o sobrescribir texto nos ubicamos en la barra de Herramientas
Estado damos doble clic sobre SOB y se activa Sobrescribir

Otra manera de activar es mediante el teclado presionando la tecla INSERT

Bloques de texto
Borrar texto: Para borrar texto primero nos fijamos en el texto q que deseamos
borrar ya ubicados tecleamos BACKSPACE o SUPR segn sea el caso, recordemos
que la tecla BACKSPACE borra de derecha a izquierda y SUPR borra de izquierda a
derecha.
Mover y copiar un texto: Seleccionamos el texto que deseamos mover y con el Clic
izquierdo lo arrastramos (mover) a donde queramos y luego soltamos

Para copiar texto lo hacemos de la misma manera Seleccionamos el texto y

Presionamos CTRL+C y luego si queremos pegar el texto nos ubicamos en alguna
parte del documento y presionamos CTRL+V
Deshacer: Para deshacer lo podemos hacer de dos maneras:

Con Teclado CTRL+Z

Por Barra de Herramientas Estndar como se muestra en el grafico
siguiente:

Buscar y reemplazar formato: Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el
comando Buscar y reemplazar.
Buscar un texto:

Mediante la Barra de Herramientas Men Edicin/ Buscar

Mediante combinacin de Teclas CTRL.+B

Buscar y reemplazar formato

Buscar un texto: Mediante la Barra de Herramientas Men Edicin/

Reemplazar
Mediante combinacin de Teclas CTRL+L

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con

pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora
podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:

Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar

Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre
automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de
ocurrencias que ha reemplazado.

FORMATO DEL TEXTO: Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos
refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de
presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un
borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la
forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l la forma en la que
lo vemos tambin tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word. Con un poco de trabajo
adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes
dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto.
Formato de prrafo: Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo
alineacin y sangras.
Negrita y cursiva: Se encuentra en la barra de Herramientas Formato
Mediante Teclas CTRL+N para la negrita y para la cursiva CTRL+K
Tipos de subrayado
Subrayado Sencillo
Seleccione el texto que desee cambiar.
Luego en la barra de Herramientas Formato darle clic a Subrayado
o Mediante
la combinacin de Teclas para el subrayado CTRL+S.
Subrayado Doble
Seleccione el texto que desee cambiar. Mediante la combinacin de Teclas
CTRL+Shift+D para el doble subrayado.
Tipos de alineacin: El Word tenemos 4 tipos

Alinear a la Izquierda (CTRL+Q)

Centrar (CTRL+T)

Justificada (CTRL+J)

Alinear a la Derecha (CTRL+D)

Sangrado de prrafos: Entre estos tenemos solo dos:

Sangra a la Derecha: ( ) Barra de Herramientas Men Formato/

Prrafo

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las

religiones denominadas cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como
dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su muerte al gnero humano y resucit
al tercer da despus de su muerte.

Sangra a la Izquierda:(
Prrafo

)Barra de Herramientas Men Formato/

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las

religiones denominadas cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como
dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su muerte al gnero humano y resucit
al tercer da despus de su muerte.

Sangrado de prrafos especial: Tenemos:

Sangra Primera Lnea: (

Prrafo

) Barra de Herramienta Men Formato/

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las

religiones denominadas cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de
Dios, redimi con su muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Sangra Francesa: (
Prrafo

) Barra de Herramienta Men Formato/

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo
de Dios, redimi con su muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su
muerte.

Mejoras en el documento
Tamao y tipo de letra
Tipo de Letra (denominada Fuente)
Tamao de Letra. Mediante el teclado:

CTRL+< para disminuir el tamao del Texto

CTRL+SHIFT+< para aumentar el tamao del Texto

Numeracin de pginas
Barra de Herramienta Men Insertar/ Nmeros de Paginas

Espacio entre caracteres

Barra de Herramienta Men Formato/ Fuente

Mediante combinacin de teclas CTRL+M.

REVISIN ORTOGRFICA
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo que han
sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante
conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere
decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto
que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras
de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas
reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el
significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y
"Vasta ya de gritar!". Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como
"vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la
palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
Ortografa gramtica
Correccin automtica: Mediante la auto correccin Word puede corregir algunos errores
que no es capaz de detectar por otros mtodos y nos ofrece la posibilidad de realizar
nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la
remplazar con la palabra u once. De igual forma reemplazar por o oscuro por u oscuro.
Para ver y modificar las
diferentes opciones de la Auto
correccin
ir
al
men
Herramientas, opciones de Auto
correccin... y aparecer un
cuadro de dilogo como este,
vamos a ver las posibilidades ms
interesantes.

Corregir
DOs
MAysculas SEguidas. Si
activamos
esta
casilla
cuando
aparezcan
dos
maysculas
seguidas
al
principio de una palabra
Word sustituir la segunda
mayscula
por
una
minscula.

Por ejemplo: "Corregir DOs MAysculas SEguidas" se corregira a: "Corregir Dos

Maysculas Seguidas".

Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la

primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin,
como por ejemplo un punto, un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay
texto en una celda hace que empiece por mayscula.

Corregir configuracin de teclado. Corrige posibles configuraciones

errneas del teclado automticamente.

Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres

de los das de la semana.

Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una

palabra con la primera letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por
la primera en mayscula y las siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de
maysculas.

Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las

palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma
se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra
"que" cuando va detrs de una interrogacin va siempre acentuada.

Agregar. Tambin podemos aadir y eliminar filas a esta lista. Basta con
rellenar los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el
botn Agregar ( aunque ahora este botn no se ve en la imagen porque hemos aadido
la palabra O.N.U. y nos ofrece la posibilidad de Eliminar).

Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las
reemplace por Organizacin de las Naciones Unidas.
Ortografa y gramtica: Barra de Herramientas Men Herramientas/Ortografa y
gramtica o la tecla de acceso directo F7

DISEAR FORMATOS
Interlineado y numeracin
Interlineado: Para llegar a esta parte tenemos q ir a la Barra de Herramientas
Formato/ Prrafo

Sencillo CTRL+1

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

1,5 Lneas CTRL+5

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Doble CTRL+2

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Mnimo

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Exacto

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Mltiple

Jess de Nazaret, llamado tambin Cristo o Jesucristo, es la figura central de las religiones denominadas
cristianas, las ms extendidas de las cuales establecen como dogma de fe que es el hijo de Dios, redimi con su
muerte al gnero humano y resucit al tercer da despus de su muerte.

Numeracin y vietas: Barra de herramientas Men Formato/ Numeracin y

Vietas

Mrgenes: Barra de herramientas Men Archivo/ Configurar Pgina

Margen Izquierdo:

Margen Derecho:

Tabulaciones
Activar/ desactivar ver regla: Barra de Herramientas Men Ver/ Regla.

Ver encabezado y pie de pgina: Barra de Herramientas Men Ver/Encabezado y

pie de pgina

IMPRIMIR DOCUMENTOS
Impresin
Vista preliminar: La vista preliminar
permite visualizar la pgina tal y como se
imprimir,
con
grficos,
imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc. pero
adems permite ver varias pginas a la vez,
aumentar y reducir el tamao, y algunas
cosas ms que vamos a ver ahora. Barra de
Herramientas
Men
Archivo/
Vista
Preliminar
O por Barra de herramientas Estndar

Funciones de impresin
Vamos a ver las
diferentes
opciones
que
ofrece
cada
elemento
de
este cuadro de
dilogo:
IMPRESORA.
En el recuadro
Impresora,
podemos elegir
la
impresora
por
la
que
queremos que
salga
la
impresin. Se
utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien
sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar
algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos
impresin en color o blanco/negro, etc...
INTERVALO DE PGINAS. En este recuadro indicamos las pginas que queremos
imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada:

Todo. Imprime todo el documento.

Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de
insercin en ese momento.
Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos
pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto
seleccionado.
Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si
queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por
coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un
intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por
ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo
sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas
1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por
ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas
inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores,
por ejemplo: 2, 3, 10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima.

COPIAS.

En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos

imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces
como indicamos en Nmero de copias.
Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra
copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina
juntas.
Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.
Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4
imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar
mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros
documentos.

Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en

nuestra impresora, por ejemplo A4.
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en
Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores
(A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede
producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable
es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este
tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

Configurar impresora

Barra de Herramientas Men Archivo/ Imprimir

Combinacin de teclas CTRL. + P

Dar clic al Botn Propiedades en esta parte podemos configurar la impresora

esto depende de las caractersticas de cada impresora. Se puede configurar la
calidad, la Orientacin, Impresin a doble cara, etc.

TRABAJAR CON TABLAS

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el
valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los
datos es mucho ms potente que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas,
agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se
puede insertar texto, nmeros o grficos.
Iniciacin a las tablas
Se puede crear una tabla por medio de la Barra
de Herramientas Men Tabla/ Insertar/ Tabla
O por medio de la barra de Herramientas
Estndar/ Insertar Tabla

Seleccionar fila o columna

Para seleccionar una fila: Posicionamos el puntero del Mouse a la izquierda

de la primera columna dar doble clic veremos como se selecciona.

Tambin se puede hacer con las teclas presionando SHIFT sin soltar y movindonos
con las flechas derecha izquierda dependiendo de la ubicacin de nuestro cursor.

Para seleccionar una columna: Posicionamos el puntero del Mouse encima

de la columna que deseamos seleccionar y damos un clic.

Tambin se puede hacer con las teclas presionando SHIFT sin soltar y movindonos
con las flechas abajo y arriba dependiendo si esta al comienzo o al final de nuestra
columna.

Insertar o eliminar filas o columnas

Para insertar filas o columnas vamos a la Barra de Herramientas Men Tabla/
Insertar ac podemos elegir la opcin que deseemos.

Para eliminar filas o columnas vamos a la Barra de Herramientas Men

Tabla/Eliminar ya en ac tambin podemos elegir que opcin necesitamos

COLUMNAS Y ORDENACIN
Columnas
Crear columnas: Barra de
Herramienta Men Formato/
Columnas
Numero y ancho: Barra de
Herramienta Men Formato/
Columnas . Otras ves nos
encontramos con la misma
ventan de Columnas y elegimos
el nmero de columnas y el
ancho de cada columna

Modificacin y borrado: B. H. Men Formato/ Columnas . En esta ventana

podemos quitar de nuevo la columna Marcando en la opcin de Preestablecidas
Marcando la opcin Una.
Tamao de las columnas: B. H. Men Formato/ Columnas . En la misma ventana se
puede cambiar el ancho de la Columna.
Ordenacin de tablas
1.

Seleccione la lista o la tabla que

desee ordenar.
2. En el men Tabla, haga clic en
Ordenar.
3. Seleccione
las
opciones
de
ordenacin que desee.
Esta opcin se encuentra
en la Barra de Herramientas
Tablas y Bordes. Permite ordenar
las celdas de la tabla en orden
descendente o ascendente segn
sea su contenido su contenido. Si
las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en cuenta al ordenar.
Registros y campos
Ordenacin
de
prrafos
en
tablas: Barra de Herramientas
Men Tabla/ Ordenar podemos
Ordenar por que vendra a ser la
columna 1. Luego escogemos
Utilizando y marcamos Prrafos.

OBJETOS Y GRFICOS
Recuadros grficos: Barra de
Herramientas Menu Insertar/ Imagen/ Grafico

Tipos de recuadros/ marcos: Barra de Herramientas Menu Formato/ Bordes y

Sombreado

Sombreado: Barra de Herramientas Menu Formato/ Bordes y sombreado aca se

puede dar sombra al fondo de de lo q se selecciona-

Otros objetos grficos

Barra de herramientas de dibujo

El editor de grficos (lneas, relleno, sombras) Barra de Herramientas Menu

Formato/ Autoforma

Relleno: En el recuadro relleno

tenemos dos opciones.

Estilo: Aca se encuentras

estilos predefinidos por
word

Color: El relleno del

cuadro o autoforma
Transparencia: Aca se
puede hacer transparente
el color.
Linea. En este recuadro tenemos
varias opciones:
Color: El color de la linea
en si
Tipo: Aca podemos el
elgir el tipo de linea en si
Grosor:
Aca podemos
elegir al grosor de linea q
querramos

Insertar una imagen prediseada

Haz clic en la Barra de Herramientas Men Insertar/ Imagen/ Imgenes
prediseadas. Vers el panel Insertar imagen prediseada.

Imgenes prediseadas. En el cuadro de Buscar

puedes introducir las palabras que quieres buscar
pero tambin puedes buscar por temas de la
siguiente forma: en el cuadro Buscar en haz clic
en Colecciones seleccionadas y se abrirn tres
posibilidades, Mis colecciones, Colecciones de
Office y Colecciones Web.
Para ver los temas o categoras de cada una de
ellas haz clic en el smbolo + y se expandir el
rbol de categoras. Por ejemplo, en la imagen de
al lado hemos expandido el rbol de Colecciones
de Office.
Inicialmente todas la categoras aparecen con la
casilla marcada, pero puedes dejar marcadas slo
las que te interesen.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia, Word nos permite incluir en un documento,
datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto
fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas,
la impresin de sobres, generar recibos, etc.
Fuente de datos
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en
el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del
cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Seleccionar tipo de documento

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrnico, sobres, etc.)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el
segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento

inicial, es el documento que contiene la
parte fija a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la
opcin seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y
hacer clic en Siguiente para continuar con
el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como
ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente
(una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una
lista nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista
existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de
datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de
Examinar... aparece la
opcin Elegir la carpeta
de contactos, hacer clic
en ella y elegir la
carpeta.
Si
seleccionamos
la
opcin Escribir una lista
nueva
en
lugar
de
Examinar... aparece la
opcin Crear..., hacer clic
en ella para introducir
los valores en la lista.

Podemos llenarlo de datos, y si los campos no estn como nosotros vamos a

necesitar tambin podemos modificarlos dndole clic en personalizar.
Podemos Agregar, Eiminar y
Cambiar de nombre a los
campos. A la ves tambien se
pueden mover de posiciones los
campos mediante las opciones
que brinda. Subir y Bajar.
Ya echa nuestra base de datos
podemos darle clic en aceptar y
luego cerrar en la venta de
dialogo
Nueva
Lista
de
Direcciones.
Luego seguidamente tendremos q guardar la base datos en cualquier parte de
nuestra computadora pero lo mas recomendable seria guardarlo en un lugar de fcil
acceso como nuestra carpeta en la Unidad C:.
Despus de haber guardado aparecer
otra
ventana
Destinatarios
de
combinar correspondencia, ac se ve
toda la lista de los nombres q
ingresamos
para
hacer
nuestra
combinacin. Tenemos muchas opciones
Seleccionar
todo,
Borrar
Todo,
Actualizar, Buscar, Modificar, Validar.
Dmosle clic en Aceptar. Y pasemos al
cuarto paso
Paso 4 En este paso redactamos en el
documento abierto el texto fijo de
nuestra carta (si no estaba escrito ya)
y aadimos los campos de combinacin.
Para ello debemos posicionar el cursor en la
posicin donde queremos que aparezca el campo de
combinacin y a continuacin hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos
insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una
Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si
tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos....
En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de
todos los campos del origen de datos y podremos
elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos
clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

Paso 5 En este paso examinamos las cartas tal

como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto,
Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios...
para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en
la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo
documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el
documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite
elegir combinar todos los registros, el registro
actual o un grupo de registros. El documento
creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones
anteriores cerramos el panel de tareas.
Carta modelo
Escribir la carta: aadir campos. Para aadir campos podemos ubicarnos en el
asistente en el paso 3 de 6 y en el paso 5 de 6 y darle clic a Editar Lista de
destinatarios
Barra de herramientas combinar correspondencia

Configuracin del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal
(carta, correo electrnico, sobres, etc...)
Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el
cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente.
Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de dilogo
Destinatarios de de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de

direcciones tal como vimos con el asistente.
Insertar lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos
tal como vimos con el asistente.
Insertar campos combinados. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del
origen de datos.
Permite insertar campos especiales de Word.
Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.
Resaltar campos de combinacin. Permite resaltar los campos combinados si la opcin
est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de
esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten
desplazarnos por las cartas combinadas como veremos ms adelante.
Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto.
Revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el
documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error.
Combinar en documento nuevo. Esta opcin la vimos con el asistente.
Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, enva las cartas a la impresora,
esta opcin la vimos con el asistente.
Combinar en correo electrnico. Enva tantos mensajes como destinatarios tenga el
origen de datos.
Combinar en fax. Esta opcin slo est disponible si tenemos la utilidad instalada.

Combinar carta:
Combinar en documento nuevo Este
opcin se encuentra en la Barra de
Herramientas Combinar correspondencias.
Darle clic y seguidamente aparecer la
ventana siguiente
Damos clic en Aceptar y en una ventana
aparte Aparecer con el nombre de Letras1, Letras 2, etc.