GESTIN DE LOS COSTOS

La Gestin de los Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Es el proceso que establece las polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para
planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona gua y direccin sobre cmo se gestionarn
los costos del proyecto a lo largo del mismo.
ENTRADAS
PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO
LNEA BASE DEL ALCANCE. La lnea base del alcance contiene el enunciado del alcance
del proyecto y los detalles de la EDT/WBS, que se utilizan para la estimacin y la gestin
de los costos.
LNEA BASE DEL CRONOGRAMA. La lnea base del cronograma especfica en qu
momento se incurrir en los costos del proyecto.
OTRA INFORMACIN. Para la planificacin de la gestin de los costos se utilizan
asimismo otras decisiones del plan para la direccin del proyecto relacionadas con los
costos, como programaciones, riesgo y comunicaciones.
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
Proporciona el resumen del presupuesto, a partir del cual se desarrollan los costos detallados
del proyecto, define asimismo los requisitos para la aprobacin del proyecto, que influirn en la
gestin de los costos del mismo.
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
La cultura y la estructura de la organizacin, condiciones del mercado, tasas de cambio de
divisas, informacin comercial publicada, listas de precios publicadas por los proveedores, y el
sistema de informacin para la direccin de proyectos, que proporciona diferentes posibilidades
para la gestin de los costos.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN
Procedimientos de control financiero; informacin histrica y lecciones aprendidas; Bases de
Datos financieras, y las polticas, procedimientos y guas existentes
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
JUICIO DE EXPERTOS
Aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno as como informacin de proyectos similares
realizados con anterioridad. El juicio de expertos tambin puede orientar sobre la conveniencia
o no de combinar mtodos y cmo conciliar las diferencias entre ellos.
TCNICAS ANALTICAS
Puede implicar la seleccin de opciones estratgicas para la financiacin del proyecto.
REUNIONES
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificacin para desarrollar el plan de
gestin de los costos.
SALIDAS
PLAN DE GESTIN DE LOS COSTOS
Unidades de medida: Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se
utilizarn en las mediciones (tales como las horas, los das o las semanas de trabajo del
personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilmetros o yardas cbicas
para medidas de cantidades, o pago nico en formato de moneda).
Nivel de precisin: Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se
aplicar a las estimaciones del costo de las actividades, en funcin del alcance de las
actividades y de la magnitud del proyecto.
Nivel de exactitud: Rango aceptable para estimaciones realistas sobre el costo de las
actividades, puede contemplar contingencias.

 Enlaces con procedimientos de la organizacin: Permite que haya coherencia con las
estimaciones, los presupuestos y el control de los costos.
Umbrales de control: Valor acordado para la variacin permitida antes de que sea
necesario realizar una accin. Los umbrales se expresan habitualmente como un
porcentaje de desviacin con respecto a la lnea base del plan.
Reglas para medir el desempeo: valor ganado, frmulas, proyecciones.
Formatos de informe: formatos y la frecuencia de presentacin de los diferentes informes
de costos.
Descripciones de procesos: Se documentan las descripciones de cada uno de los
procesos de gestin de los costos.
Detalles adicionales: Estos detalles adicionales sobre la gestin de costos incluyen, entre
otros:
Descripcin de las eleccin estratgica del financiamiento,
Procedimiento empleado para tener en cuenta las fluctuaciones en los tipos de
cambio, y
Procedimiento para el registro de los costos del proyecto.

ESTIMACIN DE LOS COSTOS

Desarrollo de una aproximacin de los Costos de los recursos necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
ENTRADAS
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO
Plan de Gestin de los Costos
Plan de gestin del cronograma.
Plan de gestin de recursos humanos.
Registro de riesgos.
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles
Bases de datos comerciales
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN
Polticas de estimacin de costos
Plantillas de estimacin de Costos
Informacin histrica
Archivos del proyecto
Conocimiento del equipo
Lecciones aprendidas
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO.
Necesidad del negocio.
Justificacin.
Requisitos.
Lmites.
Restricciones.
Asunciones.
Lista de entregables.
Criterios de aceptacin.
EDT
Suministra relacin entre todos los componentes del proyecto y los entregables
DICCIONARIO DE LA EDT
Identificacin de productos entregables
Descripcin del trabajo en cada componente de la EDT
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
JUICIO DE EXPERTOS
Sobre la base de la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa
sobre el entorno as como informacin de proyectos similares realizados con anterioridad. El
juicio de expertos tambin puede orientar sobre la conveniencia o no de combinar mtodos de
estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellos.

ESTIMACIN POR ANALOGA

Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para estimar el
coste del proyecto actual.
Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es limitada.
Utiliza el juicio de expertos.
Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin menos exacta.
Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia, y
cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.
ESTIMACIN POR TRES VALORES
Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica si se tienen
en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un
rango aproximado del costo de la actividad:
MS PROBABLE (cM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluacin
realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto previsto.
OPTIMISTA (cO). El costo de la actividad se estima sobre la base del anlisis del mejor
escenario para esa actividad.
PESIMISTA (cP). El costo de la actividad se estima sobre la base del anlisis del peor
escenario para esa actividad.
DETERMINACIN DE TARIFAS DE COSTOS DE RECURSOS
Se deben conocer las tarifas de Costos unitarios de cada recurso
Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores de escalamiento, bases de datos
comerciales, y listas de precios de los vendedores.
ESTIMACIN ASCENDENTE
Estimacin del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulacin
para obtener el costo total del proyecto.
El costo y precisin depende del tamao y complejidad de la actividad individual o paquete
de trabajo: sern mayores en la medida que estas actividades o paquetes sean ms
pequeos. Debe balancearse precisin adicional con costo adicional.
ESTIMACIN PARAMTRICA
Tcnica que utiliza relacin estadstica entre datos histricos y otras variables, para calcular
una estimacin de Costos.
Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la
informacin de Costos y recursos.
ANLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES
Anlisis de ofertas de proveedores.
Anlisis de lo que debera costar el proyecto.
ANLISIS DE RESERVA
Reservas o asignaciones para contingencias son Costos estimados que utilizar el PM para
gestionar eventos previstos, pero no ciertos.
Problema de posible exageracin de estimacin de Costos.
Reservas no forman parte de la lnea base de costos.
COSTE DE LA CALIDAD
Pueden utilizarse para preparar estimacin de Costos.
SOFTWARE DE GESTIN DE PROYECTOS
Software de estimacin de Costos.
Hojas de clculo.
Herramientas de simulacin y estadstica.
SALIDAS
ESTIMACIONES DE COSTOS
Evaluaciones cuantitativas de Costos probables de los recursos.
Presentacin resumen o detallada.
Se estiman Costos para todos los recursos, y categoras especiales como asignacin por
inflacin o reserva de contingencia.
INFORMACIN DE RESPALDO BASE DE LAS ESTIMACIONES
Cantidad y tipo depende del rea de aplicacin.
Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cmo se obtuvo la estimacin.

Debe incluir:
Descripcin de alcance de trabajo.
Fundamentos de la estimacin.
Asunciones y restricciones.
Rango de estimaciones.
Nivel de confianza de la estimacin final
CAMBIOS SOLICITADOS.
Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestin de Costos o Requisitos de
Recursos u otros componentes del Plan de Gestin del Proyecto.
Se procesan a travs del Control Integrado de Cambios.
PLAN DE GESTIN DE COSTOS (ACTUALIZACIONES)
Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestin de Costos en
caso de ser necesario.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO

Suma Costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una lnea base
de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.
ENTRADAS
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Limitaciones peridicas formales de gastos de fondos del proyecto.
EDT.
Diccionario de la EDT.
Estimaciones de Costos.
Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos.
Cronograma del Proyecto.
Calendarios de Recursos (De procesos anteriores).
CONTRATO
Informacin relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para
desarrollar el presupuesto.
PLAN DE GESTIN DE COSTOS
Componente del Plan de Gestin del Proyecto.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
SUMA DE COSTOS
Las estimaciones de Costos de actividades se suman hasta el nivel paquete de trabajo.
Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP).
Las estimaciones de CAPs se suman hasta el proyecto.
ANLISIS DE RESERVA
Reservas para contingencias de gestin son presupuestos reservados para cambios no
planificados o incgnitas desconocidas.
El Gerente de Proyecto debe obtener aprobacin antes de comprometer o gastar esta
reserva.
No forman parte de la lnea base del coste pero estn incluidas en el presupuesto del
proyecto.
ESTIMACIN PARAMTRICA
Usa caractersticas (parmetros) del proyecto dentro de un modelo matemtico para
predecir los Costos totales
Son ms fiables cuando:
La informacin histrica de base, es exacta.
Los parmetros son fcilmente cuantificables.
El modelo es escalable.
CONCILIACIN DEL LMITE DE LA FINANCIACIN
Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso stos se
concilian con los lmites de financiacin establecidos por el cliente o la organizacin.
La conciliacin requerir el ajuste del cronograma, lo cual se har aplicando restricciones
de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos, o componentes de la EDT.
SALIDAS

LNEA BASE DE COSTE

Presupuesto distribuido en el tiempo que sirve como base para medir, supervisar y
controlar el rendimiento.
Se desarrolla sumando los Costos por perodo y se representa por una curva S.
Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples lneas base de coste.

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIN DEL PROYECTO

Los requisitos de financiacin se derivan de la lnea base de coste y pueden establecerse
para excederlos con el fin de responder al avance temprano o los sobrecostos.
En general la financiacin no es continua y aparece como una funcin escalonada.
Los fondos totales necesarios son la lnea base ms las reservas de gestin.
PLAN DE GESTIN DE COSTOS (ACTUALIZACIONES)
Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestin de Costos en
caso de ser necesario.
CAMBIOS SOLICITADOS
Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestin de Costos u otros
componentes del Plan de Gestin del Proyecto.
Se procesan a travs del Control Integrado de Cambios.

CONTROL DE COSTOS

Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus
costos y gestionar cambios de la lnea base de costo.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones
con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
El control de costos del proyecto incluye:
Influir sobre los factores que producen cambios a la lnea base de costos autorizada;
Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;
Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por perodo, por componente de la
EDT/WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad;
Monitorear el desempeo del costo para detectar y comprender las variaciones con respecto a
la lnea base aprobada de costos;
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los gastos en los que se ha incurrido;
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilizacin de costos o de
recursos;
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos
asociados;
Realizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos dentro de
lmites aceptables.
ENTRADAS
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO
Plan de gestin de Costos.
Otros planes subsidiarios.
Lnea Base de Coste
La lnea base de costos se compara con los resultados reales para determinar si es
necesario implementar un cambio, una accin correctiva o una accin preventiva
Requisitos para la Financiacin del Proyecto
Incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.

INFORMES DE RENDIMIENTO
Informacin sobre rendimiento del coste y recursos.
INFORMACIN SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO
Entregables completados.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones al trmino.
Porcentajes fsicamente completados.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.
Las polticas, procedimientos y guas existentes, formales e informales, relacionados con el
control de los costos;
Las herramientas para el control de los costos; y
Los mtodos de monitoreo e informacin a utilizar.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTE.
Define los procedimientos por medio de los cuales ser modificada la lnea base de coste.
Incluye formularios, documentacin, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobacin.
Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
ANLISIS DE MEDICIN DEL RENDIMIENTO
Mtodo del valor ganado (EVM) es til para control de Costos, gestin de recursos, y
produccin.
Se basa en PV, EV, y AC.
Calcula variaciones:
CV = EV AC
y
SV = EV PV.
Calcula ndices:
CPI = EV/AC
y
SP I= EV/PV.

PROYECCIONES
ETC o estimacin para concluir trabajo restante
Basada en una nueva estimacin:
ETC = nueva estimacin.
Basada en variaciones atpicas:
ETC = BAC EV.
Basada en variaciones tpicas:
ETC = (BAC-EV)/CPI.

REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO

Comparan:
Rendimiento a lo largo del tiempo.
Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto.
Hitos alcanzados o vencidos.

 Se combinan con:
Anlisis de variacin.
Anlisis de tendencias.
Tcnica del valor ganado.
SOFTWARE DE GESTIN DE PROYECTOS
Se usan para supervisar PV frente a AC o para predecir efectos de los cambios o
variaciones.
GESTIN DE VARIACIN
Plan de gestin de coste describe como gestionar las variaciones.
SALIDAS
ESTIMACIONES DE COSTOS (ACTUALIZACIONES)
Son modificaciones a la informacin de costos usada para gestionar el proyecto.
Debe notificarse a los stakeholders apropiados.
Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.
LNEA BASE DE COSTE (ACTUALIZACIONES)
Cambios a lnea base de coste.
En general solo responden a cambios aprobados de alcance.
En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar
totalmente la lnea base.
MEDICIONES DEL RENDIMIENTO
Los valores de CV, SV, CPI, SPI se calculan y documentan para los componentes de la
EDT.
CONCLUSIN PROYECTADA
Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la organizacin
ejecutante.
Se comunica a los interesados.
CAMBIOS SOLICITADOS
Se pueden generar cambios que afecten algn aspecto del proyecto o del presupuesto en
particular.
Se procesan a travs del Control Integrado de Cambios.
ACCIONES CORRECTIVAS
Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de
gestin del proyecto.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN (ACTUALIZACIONES)
Lecciones aprendidas:
Causas raz.
Razonamiento subyacente a la accin.
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES)
Estimaciones.
Lnea base de coste.
Plan de gestin de Costos.
Documentos del presupuesto.

GESTIN DE LA CALIDAD
PLANIFICAR LA GESTIN DE LA CALIDAD
Planificar la Gestin de la Calidad es el proceso de identificar los requisitos y/o estndares de
calidad para el proyecto y sus entregables, as como de documentar cmo el proyecto demostrar
el cumplimiento con los mismos.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona gua y direccin sobre cmo se gestionar y
validar la calidad a lo largo del proyecto.
ENTRADAS
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
Regulaciones de agencias gubernamentales.
Reglas, estndares, y guas especficas al rea de aplicacin.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN
Polticas, procedimientos, y guas de calidad de la organizacin.
Bases de datos histricas.
Lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Principales entregables del proyecto.
Objetivos del proyecto, que sirven para definir requerimientos.
Umbrales, definidos como valores de costo, tiempo, o recursos, usados como parmetros
Criterios de aceptacin, requerimientos de performance y condiciones esenciales para
aceptar entregables.
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO
Lnea base del cronograma. La lnea base del cronograma documenta las medidas
aceptadas del desempeo del cronograma, incluidas las fechas de inicio y finalizacin.
Lnea base de costos. La lnea base de costos establece el intervalo de tiempo aceptado
que se va a utilizar para medir el desempeo en trminos de costos
REGISTRO DE INTERESADOS
El registro de interesados contribuye a la identificacin de aquellos interesados que tienen
un inters especfico o un impacto en la calidad.
REGISTRO DE RIESGOS
El registro de riesgos contiene informacin sobre las amenazas y oportunidadesque
podran tener impacto en los requisitos de calidad.
DOCUMENTACIN DE REQUISITOS
La documentacin de requisitos recoge los requisitos que debe cumplir el proyecto en
relacin con las expectativas de los interesados. Los componentes de la documentacin de
requisitos incluyen, entre otros, los requisitos del proyecto (incluyendo el producto) y los
requisitos de calidad.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
ANLISIS COSTE BENEFICIO
Se debe considerar el balance entre los beneficios y costos de la calidad:
Beneficio principal: es menor retrabajo, lo cual representa mayor productividad, menores
costos y mayor satisfaccin de los stakeholders.
Costo principal: es el gasto asociado con las actividades de gestin de la calidad del
proyecto.
Es axiomtico que el beneficio de la calidad supera a su costo.
ESTUDIOS COMPARATIVOS (BENCKMARKING).
Comparar prcticas reales o planeadas con otros proyectos, genera ideas de mejora y
estndares para medir rendimiento.
Otros proyectos pueden estar dentro o fuera de la organizacin, y pueden ser de la misma
u otra rea de aplicacin.
DISEO DE EXPERIMENTOS
Mtodo estadstico que ayuda a identificar factores que pueden influenciar variables
especficas.

Se usa para optimizar productos o procesos.

Proporciona un marco estadstico para cambiar todos los factores importantes en lugar de
hacerlo uno a uno.
Proporciona las condiciones ptimas para productos o procesos, resaltando factores que
influencian resultados y revelando interacciones y sinergias entre factores.
COSTE DE LA CALIDAD
Costos totales incurridos en la prevencin, evaluacin, y falla.
Costos de falla pueden ser internos y externos.
Costos de falla tambin son conocidos como costos por calidad deficiente.

HERRAMIENTAS ADICIONALES DE PLANIFICACIN DE CALIDAD

Tambin se utilizan otras herramientas para ayudar a definir la situacin y ayudar a planificar
efectivamente las actividades de gestin de calidad.
Entre estas tenemos: tormenta de ideas, diagramas de afinidad, anlisis de campo de fuerzas,
tcnicas de grupo nominal, diagramas matriciales, flujogramas, y matrices de priorizacin.
REUNIONES
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificacin para desarrollar el plan de
gestin de la calidad. Entre los participantes en estas reuniones se pueden incluir el director del
proyecto, el patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto,
determinados interesados, cualquier persona que tenga responsabilidades relativas a las
actividades de la Gestin de la Calidad del Proyecto.
SALIDAS
PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD
Describe cmo el equipo de gestin del proyecto implementar la poltica de calidad de la
organizacin ejecutante.
Debe incluir Control de Calidad, Aseguramiento de Calidad, y la mejora continua del
proceso.
Debe incluir los esfuerzos iniciales para asegurar que las decisiones tempranas sean
correctas.
Estos esfuerzos iniciales deben ser realizados por terceros.

MTRICAS DE LA CALIDAD
Definicin operativa que describe en trminos muy especficos cuales son los factores de
calidad relevantes y como sern medidos por el proceso de control de calidad.
Se usan en los procesos de Control de Calidad y Aseguramiento de Calidad.
LISTAS DE CONTROL DE CALIDAD
Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos
requeridos.
Especfica para componentes
Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar
consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.
En algunas reas de aplicacin, los checklists tambin estn disponibles en asociaciones
profesionales o proveedores comerciales de servicios.
PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO
Detalla pasos para analizar procesos, que facilitarn la identificacin de desperdicios y
actividades que no aaden valor.
Por ejemplo:
Lmites del proceso.
Configuracin del proceso.
Mtricas del proceso.
Objetivos de rendimiento mejorado.

LNEA BASE DE CALIDAD

Registra los objetivos de calidad del proyecto.
Es la base para medir e informar el rendimiento de calidad, como parte de la lnea base de
medicin de rendimiento.
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIN).
Puede ser actualizado incluyendo un plan subsidiario de gestin de calidad y un plan de
mejora de proceso.
Los cambios solicitados al plan de gestin o sus subsidiarios se procesan y revisan a travs
del proceso de control integrado de cambios.

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Aplicacin de actividades de calidad planificada y sistemtica, para asegurar que el proyecto
emplear todos los procesos necesarios para lograr los requerimientos.
ENTRADAS
PLAN DE GESTIN DE CALIDAD
Describe cmo el equipo de gestin del proyecto implementar la poltica de calidad de la
organizacin ejecutante.
Debe incluir Control de Calidad, Aseguramiento de Calidad, y la mejora continua del
proceso.
Debe incluir los esfuerzos iniciales para asegurar que las decisiones tempranas sean
correctas.
Estos esfuerzos iniciales deben ser realizados por terceros.
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS
Detalla pasos para analizar procesos, que facilitarn la identificacin de desperdicios y
actividades que no aaden valor.
En el anlisis se considera por ejemplo: Lmites del proceso. Configuracin del proceso.
Mtricas del proceso. Objetivos de rendimiento mejorado.
MTRICAS DE LA CALIDAD
Definicin operativa que describe en trminos muy especficos cuales son los factores de
calidad relevantes y como sern medidos por el proceso de control de calidad.
Se usan en los procesos de Control de Calidad y Aseguramiento de Calidad.
MEDICIONES DE CONTROL DE CALIDAD
Resultados de actividades de CC.
Retroalimentacin para procesos de AC.
Se usan para reevaluar y analizar estndares de calidad y procesos de la organizacin
ejecutante.
INFORME DE RENDIMIENTOS DEL TRABAJO
Incluye:
Mediciones de rendimiento tcnico.
Estado de entregables del proyecto.
Acciones correctivas requeridas.
Reportes de rendimiento del proyecto.
Informacin que se usa para:
Auditorias.
Revisiones de calidad.
Anlisis de procesos.
SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS
Incluye modificaciones a:
Mtodos de trabajo.
Requerimientos de producto.
Requerimientos de calidad.
Alcance.
Schedule.
Informacin que se usa para:
Auditorias.
Revisiones de calidad.

 Anlisis de procesos.
Analizar efectos en planes, mtricas, listas.
SOLICITUDES DE CAMBIO IMPLEMENTADAS.
Solicitudes de cambio aprobadas que ya han sido implementadas.
ACCIONES CORRECTIVAS IMPLEMENTADAS
Acciones correctivas aprobadas que ya han sido implementadas para que el rendimiento futuro
del proyecto cumpla con lo especificado en el plan de gestin del proyecto.
REPARACIN DE DEFECTOS IMPLEMENTADAS.
Correcciones aprobadas e implementadas a los defectos del producto.
ACCIONES PREVENTIVAS IMPLEMENTADAS
Acciones preventivas aprobadas e implementadas para reducir las consecuencias de los
riesgos del proyecto.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN DE CALIDAD
Anlisis coste beneficio.
Estudios comparativos (Benchmarking).
Diseo de experimentos.
Coste de calidad.
Herramientas adicionales.
AUDITORIAS DE CALIDAD
Revisin independiente y estructurada para determinar si las actividades del proyecto
cumplen con las polticas, procesos, y procedimientos del proyecto y la organizacin.
Sus objetivos son identificar polticas, procesos, y procedimientos ineficientes o inefectivos.
Pueden ser programados o al azar.
Pueden ser hechos con personal entrenado propio o externo.
Confirman implementacin de cambios, acciones correctivas, reparacin de defectos, y
acciones preventivas.
ANLISIS DE PROCESOS
Siguen los pasos delineados en el plan de mejora de procesos para identificar mejoras
necesarias.
Tambin examinan problemas experimentados, restricciones experimentadas, y actividades
que no aaden valor.
Incluyen anlisis de causas raz.
TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL DE CALIDAD
Diagramas causa efecto.
Cartas de control.
Diagramas de flujo.
Histogramas.
Cartas de Pareto, etc.
SALIDAS
CAMBIOS SOLICITADOS
Obtener mejoras de calidad incluye tomar acciones para incrementar efectividad y eficiencia de:
Polticas.
Procesos.
Procedimientos.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Obtener mejoras de calidad incluye recomendar acciones para incrementar efectividad y
eficiencia de la organizacin ejecutora.
Accin correctiva se recomienda inmediatamente como resultado de actividades de AC
tales como auditorias y anlisis de procesos.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN (ACTUALIZACIONES)

Estndares o normas de calidad actualizadas.
Se utilizan en el proceso de CC.
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES)
Se puede actualizar con cambios al plan de gestin de calidad que resultan de cambios a
los procesos de AC.
Pueden incluir incorporaciones de procesos que han pasado por la mejora continua.

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

Consiste en :
Monitoreo de resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen con los
estndares de calidad relevantes.
Identificacin de medios para eliminar las causas de resultados insatisfactorios.
ENTRADAS
PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD
Describe cmo el equipo de gestin del proyecto implementar la poltica de calidad de la
organizacin ejecutante.
Debe incluir Control de Calidad, Aseguramiento de Calidad, y la mejora continua del
proceso.
Debe incluir los esfuerzos iniciales para asegurar que las decisiones tempranas sean
correctas.
Estos esfuerzos iniciales deben ser realizados por terceros.
MTRICAS DE CALIDAD
Definicin operativa que describe en trminos muy especficos cuales son los factores de
calidad relevantes y como sern medidos por el proceso de control de calidad.
Se usan en los procesos de Control de Calidad y Aseguramiento de Calidad.
LISTAS DE CONTROL DE CALIDAD
Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos
requeridos.
Especfica para componentes.
Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar
consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.
En algunas reas de aplicacin, los checklists tambin estn disponibles en asociaciones
profesionales o proveedores comerciales de servicios.
INFORME DE RENDIMIENTOS DEL TRABAJO
Incluye:
Mediciones de rendimiento tcnico.
Estado de entregables del proyecto.
Acciones correctivas requeridas.
Reportes de rendimiento del proyecto.
Informacin que se usa para:

 Auditorias.
Revisiones de calidad.
Anlisis de procesos.
SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS
Incluye modificaciones a:
Mtodos de trabajo.
Requerimientos de producto.
Requerimientos de calidad.
Alcance.
Schedule.
Informacin que se usa para:
Auditorias.
Revisiones de calidad.
Anlisis de procesos.
Analizar efectos en planes, mtricas, listas.
ENTREGABLE
Producto, resultado, o capacidad nico y verificable.
Identificado en el plan de gestin del proyecto.
Debe producirse y suministrarse para completar el proyecto.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.
Polticas, procedimientos, y guas de calidad de la organizacin.
Bases de datos histricas.
Lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
DIAGRAMAS CAUSA EFECTO
Tambin llamados diagramas de Ishikawa o de espina de pescado.
Ilustran como se pueden asociar varios factores a problemas o defectos potenciales.

CARTAS DE CONTROL
Se usan para determinar si un proceso es estable o no, y si tiene un rendimiento predecible.
Muestra si el proceso est sujeto a variaciones especiales que crean una situacin fuera de
control.
Ilustra cmo se comporta el proceso en el tiempo.
Se usa para evaluar si la aplicacin de un cambio al proceso ha resultado en las mejoras
deseadas.
Cuando el proceso est fuera de lmites, debe ser ajustado.
Se pueden usar tanto para los procesos del producto como de la gestin del proyecto:

 Ejm. de procesos de la GP, Variaciones de costo y Schedule, ndices de perfomance de

costo y Schedule, volumen y frecuencia de cambios de alcance, errores en los documentos
de proyecto, etc., que sirven para determinar si los procesos de GP estn bajo control
Ejm. de procesos del producto, si el nmero de defectos encontrados en las pruebas son
aceptables o no de acuerdo a los estndares de calidad de la organizacin.

FLUJOGRAMAS
Ayudan a analizar como ocurren los problemas.
Es una representacin grfica del proceso.
Muestran actividades, puntos de decisin, y orden de procesamiento.
Muestran como se interrelacionan los distintos elementos de un sistema.
Ayudan a anticipar que problemas de calidad se pueden producir y donde.

HISTOGRAMAS
Es un diagrama de barras que muestra la distribucin de las variables.
Cada columna representa un atributo o caracterstica de un problema o situacin.
La altura de cada columna representa la frecuencia relativa de la caracterstica.
Ayuda a identificar la causa de los problemas en un proceso, por la altura y forma de la
distribucin.

DIAGRAMAS DE PARETO
Es un histograma ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuntos resultados
son generados por cada tipo o categora de causa identificada.
El orden o ranking se usa para guiar la accin correctiva, es decir el equipo de proyecto
debe tomar accin correctiva para solucionar primero los problemas que estn causando el
mayor numero de defectos.
Ley de Pareto: El 80% de los problemas son causados por el 20% de lascausas.

DIAGRAMAS DE COMPORTAMIENTO
Muestra la historia y el patrn de variacin.
Lnea grfica que muestra puntos de datos en el orden en que ocurren.
Muestra tendencias, variaciones, y declinaciones/incrementos en el tiempo.
Se utilizan en el anlisis de tendencias.
Este anlisis utiliza tcnicas matemticas para pronosticar resultados futuros basados en
datos histricos. Monitorea: Rendimiento tcnico. Rendimiento de costo y schedule.

DIAGRAMAS DE DISPERSIN
Muestra el patrn de relacin entre dos variables.
Permite al equipo de calidad estudiar e identificar la posible relacin entre cambios
observados en dos variables.
Se plotea la variable dependiente versus la independiente.
Mientras ms cerca estn los puntos de una lnea diagonal, mas cercanamente estarn
relacionadas las variables.
MUESTREO ESTADSTICO
Es la eleccin de una parte de la poblacin de inters para realizar la inspeccin.
Un muestreo apropiado puede reducir el costo del control de calidad.
Existe un extenso cuerpo de conocimientos respecto al muestreo estadstico, y en algunas
reas de aplicacin, es necesario que el equipo de gestin de proyecto este familiarizado
con una variedad de tcnicas de muestreo.
INSPECCIN
Comprende actividades tales como medir, examinar, y probar, para determinar si los
resultados estn en conformidad con los requerimientos.
Puede realizarse a todo nivel (desde una actividad especfica hasta el producto final del
proyecto).
Tambin se les llama revisiones, revisiones de producto, auditorias, o demostraciones, y en
algunas reas de aplicacin, estos nombres tienen significados especficos y precisos.
REVISIN DE REPARACIN DE DEFECTOS
Es una accin tomada por el departamento de CC o similar, para asegurar que los defectos de
los productos han sido reparados y llevados a conformidad con los requerimientos o
especificaciones.
SALIDAS
MEDICIONES DE CONTROL DE CALIDAD
Representan resultados de actividades de CC que son retroalimentadas hacia AC para
reevaluar y analizar los estndares de calidad y los procesos de la organizacin ejecutante.
REPARACIN DE DEFECTOS VALIDADOS
Los tems reparados se vuelven a inspeccionar y a su vez podrn ser nuevamente
aceptados o rechazados.
Los productos rechazados podrn requerir otra reparacin adicional.
LNEA BASE DE CALIDAD (ACTUALIZADA)
Registra los objetivos de calidad del proyecto.
Es la base para medir e informar el rendimiento de calidad, como parte de la lnea base de
medicin de rendimiento.
ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Involucra acciones tomadas como resultado de una medicin de CC, que indica que los
procesos de desarrollo o manufactura exceden los parmetros establecidos.
ACCIONES PREVENTIVAS RECOMENDADAS
Involucra acciones tomadas para adelantarse a condiciones que pueden exceder los
parmetros establecidos en los procesos de manufactura o desarrollo, las cuales podran haber
sido indicadas a travs de una medicin de CC.
CAMBIOS SOLICITADOS
Si la accin correctiva o preventiva requiere un cambio al proyecto, se debe emitir una solicitud
de cambio.
REPARACIN DE DEFECTOS RECOMENDADOS
Un defecto es cuando un componente no satisface sus requerimientos o especificaciones y
necesita ser reparado o reemplazado.
Son identificados y recomendados para reparacin por el departamento CC o equivalente.
Se debe minimizar los errores que causan la necesidad de reparacin.
Se puede usar un registro de defectos para recolectar las reparaciones recomendadas.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN (ACTUALIZADOS)
Listas de control completadas.
Documentacin sobre lecciones aprendidas:

Causas de la variacin.
Razonamiento detrs de la accin correctiva tomada.
Formarn parte de la base de datos histrica de proyectos.
Se documentan a travs de todo el ciclo de proyecto, y como mnimo en el proceso de
cierre.
ENTREGABLES VALIDADOS
Un objetivo de CC es determinar la correccin de los entregables.
Los resultados de la realizacin del control de calidad son los entregables validados.
PLAN DE GESTIN DE PROYECTO (ACTUALIZADO)
Se puede actualizar con cambios al plan de gestin de calidad que resultan de cambios al
realizar los procesos de CC.
Los cambios solicitados al plan de gestin o sus subsidiarios se procesan y revisan a travs
del proceso de control integrado de cambios (4.6).

GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

DEL PROYECTO
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan y gestionan al equipo de proyecto.
El equipo de proyecto est compuesto por la gente que tiene asignados roles y
responsabilidades para completar el proyecto.
Planificacin Planificacin de los RRHH Identificar y documentar roles,
responsabilidades y relaciones de reporte del proyecto, as como
crear el Plan de Gestin de Personal.
Ejecucin
Adquirir el Equipo de Proyecto Obtener los recursos humanos
necesarios para completar el proyecto.
Desarrollar el Equipo de Proyecto Mejorar las competencias y la
interaccin de los miembros del equipo para mejorar la performance
del proyecto.
Control
Gestionar el Equipo de Proyecto Realizar seguimiento al
rendimiento de los miembros de equipo, proporcionar
retroalimentacin, resolver temas pendientes, y coordinar cambios
para mejorar el rendimiento.

PLANIFICACIN DE LOS RRHH

Determina roles, responsabilidades, relaciones de reporte, y crea el Plan de Gestin
de Personal.
El beneficio clave de este proceso es que establece los roles y responsabilidades del
proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la gestin de personal, el cual
incluye el cronograma para la adquisicin y liberacin del personal.
ENTRADAS:

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organizacin.
Plan de gestin del proyecto: Requerimientos de recursos de las actividades.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

La definicin de los roles y responsabilidades del proyecto se desarrolla con un

entendimiento de los modos en que se involucrarn las organizaciones; y las
formas en que las disciplinas tcnicas y las personas interaccionan actualmente.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

A medida que las metodologas de gestin de proyectos maduran en una

organizacin, las lecciones aprendidas de experiencias previas estn disponibles
como activos de los procesos organizacionales para ayudar a planificar el
proyecto actual. Entre estos activos tenemos:
Plantillas.
Listas de verificacin.

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

Incluye los requerimientos de recursos de las actividades, y las descripciones de

las actividades de gestin de proyectos, tales como: aseguramiento de la calidad,
gestin de riesgos, y procura, que ayudarn al equipo de proyecto a identificar los
roles y responsabilidades requeridos.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:

Organigramas y descripciones de puestos.

Creacin de conexiones (networking).

Teora de la organizacin.

ORGANIGRAMAS Y DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Existen varias formas de documentar roles y responsabilidades, la mayora cae

dentro de los tipos jerrquicos, matriciales y texto.
Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de
proyecto.
Cualesquiera combinacin de mtodos que se utilice, el objetivo final es asegurar
que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo
tiene una clara comprensin de sus roles y responsabilidades.
ORGANIGRAMAS DE TIPO JERRQUICO:

Los organigramas tradicionales se pueden usar para

mostrar puestos y relaciones en forma jerrquica.
El WBS (EDT) muestra como los entregables se
descomponen en paquetes de trabajo.
El OBS muestra como se descompone una
organizacin en departamentos, unidades, o equipos,
y las actividades o paquetes de trabajo del proyecto
se listan debajo de cada unidad.
El RBS se utiliza para descomponer los recursos del
proyecto por tipo de recurso.
ORGANIGRAMAS BASADOS EN MATRIZ:

Una RAM (Responsibility Assigment Matrix) se utiliza para ilustrar las

conexiones entre el trabajo y los miembros del equipo de proyecto. Se pueden
usar a diferentes niveles.
Un ejemplo de una RAM de bajo nivel es una matriz RACI (Responsable,
Aprobador, Consultado e Informado sobre cada actividad.)
FORMATOS ORIENTADOS AL TEXTO:

Las responsabilidades de los miembros de equipo que requieren descripciones

detalladas se pueden especificar en formatos orientados al texto.
Proveen informacin tal como responsabilidades, autoridad, competencias, y
calificaciones.
Se conocen como descripciones de puestos o formatos rol-responsabilidad
autoridad.
Son excelentes plantillas para futuros proyectos sobre todo si la informacin es
actualizada por las lecciones aprendidas.
OTRAS SECCIONES DEL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO:

Algunas responsabilidades relacionadas con la gestin del proyecto se listan y

explican en otras secciones del plan de gestin del proyecto, por ejemplo:
El registro de riesgos lista a los propietarios de riesgos.
El plan de comunicaciones lista a los miembros del equipo responsables de
las actividades de comunicacin.
El plan de calidad designa a las personas responsables de llevar a cabo las
actividades de aseguramiento y control de calidad.

CREACIN DE CONEXIONES Y TEORA DE LA ORGANIZACIN

La interaccin informal con otros es una manera muy constructiva de entender

los factores polticos e interpersonales que impactarn la efectividad de las
diversas opciones para gestionar el personal.
Las actividades de creacin de conexiones incluyen correspondencia
proactiva, almuerzos de negocios, conversaciones informales, y conferencias

especializadas. Si bien esta tcnica es til al inicio del proyecto, tambin es

muy til emplearla en forma regular antes de que empiece el proyecto.
La teora organizacional proporciona informacin concerniente a los modos en
que se comportan las personas, equipos, y unidades organizacionales.
Aplicar estos principios disminuye la cantidad de tiempo necesaria para crear
las salidas del planeamiento de recursos humanos, y mejora la probabilidad
de que el planeamiento sea efectivo.
SALIDAS:

Roles y responsabilidades.
Organigramas del proyecto.
Plan de gestin del personal.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable
la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y
firmar aprobaciones.
Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar
para completar las actividades del proyecto.
Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las
actividades del proyecto.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus

relaciones de reporte.
Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma
general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL

Describe cundo y cmo se satisfar los requerimientos de recursos humanos.

Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozado en forma general,
de acuerdo las necesidades del proyecto.
El plan se actualiza continuamente durante el proyecto para dirigir el
reclutamiento continuo y el desarrollo del personal.
ADQUISICIN DE PERSONAL
Cuando se planifica el reclutamiento surgen las siguientes preguntas:
Los recursos humanos provendrn de la misma organizacin o de fuentes externas?
Los miembros trabajarn en un solo local o en varios?
Cules son los costos asociados con cada nivel de experiencia necesario?
Cunto apoyo se recibir del rea de RRHH de la organizacin?
HORARIOS

Se debe describir los marcos de tiempo para los miembros del equipo de

proyecto, tanto individual como colectivamente, as como tambin se debe

detallar cuando se iniciarn las actividades de adquisicin tales como el
reclutamiento y otras. Una herramienta que se utiliza para presentar el
requerimiento de recursos humanos en forma de diagrama es el histograma
de recursos.

CRITERIOS DE LIBERACIN

El determinar el mtodo y la oportunidad para liberar a los miembros del

equipo beneficia tanto al proyecto como a los miembros en s mismos. El
liberar a los miembros en forma oportuna reduce los pagos innecesarios. La
motivacin se mejora si se planifica con anticipacin la transicin de los
miembros hacia nuevos proyectos.
NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

Si los miembros del equipo no tendrn las competencias requeridas se debe

desarrollar un plan de entrenamiento como parte del proyecto. Este plan
puede incluir modos de ayudar a los miembros a obtener certificaciones que
podran beneficiar al proyecto.
RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS

El tener criterios claros para las recompensas y un sistema planificado para

usarlas, promover y reforzar los comportamientos deseados. Para ser
efectivos stos reconocimientos y recompensas se deben basar en
actividades y rendimientos bajo el control de la persona. El crear un plan para
esto asegura que el reconocimiento se har efectivo y no se olvidar a medida
que se ejecute el proyecto.
CUMPLIMIENTO

Se pueden incluir estrategias para cumplimiento de regulaciones

gubernamentales, pactos colectivos, y otras polticas establecidas de recursos
humanos.
SEGURIDAD

Se pueden incluir polticas y procedimientos para proteger a los miembros del

equipo de peligros de seguridad.

ADQUIRIR EL EQUIPO DE PROYECTO

Es el proceso de obtener los recursos humanos necesarios para completar el
proyecto.
El beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la seleccin del
equipo y la asignacin de responsabilidades para obtener un equipo competente.
ENTRADAS:

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organizacin.
Roles y responsabilidades.
Organigrama del proyecto.
Plan de gestin de personal.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Los miembros del equipo de proyecto se obtienen de todas las fuentes

disponibles, tanto internas como externas.
Cuando el equipo de proyecto puede influenciar o dirigir la asignacin del
personal, debe considerar:

ACTIVOS DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

Alguna de las organizaciones involucradas en el proyecto puede tener polticas,

guas, o procedimientos que gobiernen la asignacin de personal.
El departamento de recursos humanos puede tambin ayudar en el
reclutamiento, contratacin, y orientacin de los miembros del equipo de
proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la
persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y
firmar aprobaciones.
Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar
para completar las actividades del proyecto.
Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las
actividades del proyecto.

ORGANIGRAMAS DEL PROYECTO

Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones

de reporte.
Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general,
de acuerdo las necesidades del proyecto.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL

Describe cundo y cmo se satisfar los requerimientos de recursos humanos:

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:

Asignacin previa.
Negociacin.
Adquisicin.
Equipos virtuales.
Anlisis de Decisiones Multicriterio

ASIGNACIN PREVIA

En algunos casos se conoce con anterioridad quienes sern los miembros del
equipo, es decir estn pre asignados.
Esto puede ocurrir cuando:
El proyecto es resultado de personas especficas que han sido comprometidas
como parte de una propuesta competitiva.
El proyecto depende de experiencias particulares de ciertas personas.
Si ya ha sido definido as en el Project Charter (Acta de Constitucin del
proyecto).

NEGOCIACIN

En muchos proyectos se negocian las asignaciones de personal, por ejemplo con:

Gerentes funcionales para asegurar que el proyecto recibir el personal
competente requerido en el tiempo adecuado.
Otros equipos de gestin de proyectos que compiten por recursos escasos o
especializados.
La habilidad del equipo de gestin de proyecto para influenciar a otros, juega un
papel muy importante en las negociaciones de asignacin de personal.

ADQUISICIN

Cuando la organizacin no posee el personal necesario para completar el

proyecto, se pueden conseguir los servicios requeridos de fuentes externas.
Esto puede involucrar contratar consultores individuales o subcontratar trabajo a
otra organizacin.

EQUIPOS VIRTUALES

El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades cuando adquirimos a los

miembros del equipo de proyecto.
Los equipos virtuales se definen como grupos de personas con metas
compartidas que cumplen sus roles con muy poco o ningn tiempo empleado en
reuniones de trabajo en persona.
La disponibilidad de las nuevas modalidades de comunicacin electrnica ha
hecho posible estos tipos de equipos de proyecto.

ANLISIS DE DECISIONES MULTICRITERIO

Los criterios de seleccin se utilizan a menudo como parte de la adquisicin del

equipo del proyecto.
El uso de una herramienta de anlisis de decisiones multicriterio permite
desarrollar y utilizar criterios para calificar o puntuar a los miembros potenciales
del equipo del proyecto.
Los criterios se ponderan de acuerdo con la importancia relativa de las
necesidades dentro del equipo. Ejemplos de criterios de seleccin:

 Disponibilidad.
Costo.
Experiencia.
Capacidad.
Conocimiento.
Habilidades.
Actitud.
Factores internacionales.
SALIDAS:

Asignaciones del personal del proyecto.

Disponibilidad de recursos.
Plan de gestin de personal.

ASIGNACIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

El proyecto est dotado de personal cuando las personas adecuadas han sido
asignadas al trabajo.
La documentacin puede incluir:
Directorio del equipo de proyecto.
Memos a los miembros del equipo.
Nombres actualizados en otras partes del plan de gestin de proyecto tales
como organigramas o cronogramas.

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

La disponibilidad de recursos documenta los periodos de tiempo en que cada

miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
El crear y disponer de un cronograma final confiable depende de tener un buen
entendimiento de los conflictos de cronograma que cada persona pueda tener,
incluyendo las vacaciones y los compromisos con otros proyectos.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL (ACTUALIZACIONES)

A medida que las personas cumplen los roles y responsabilidades del proyecto,
se pueden necesitar cambios en el plan de gestin de personal debido a que rara
vez las personas se ajustan exactamente a los requerimientos planeados.
Otras razones para actualizar el plan son:

DESARROLLAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Mejora las competencias y la interaccin de los miembros de equipo para mejorar a
su vez el rendimiento del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado una mejora del
trabajo en equipo, mejoras de las habilidades y competencias personales, empleados
motivados, reduccin de las tasas de rotacin de personal y un desempeo general
del proyecto mejorado.
ENTRADAS:

Asignaciones del personal del proyecto.

Plan de gestin de personal.
Disponibilidad de recursos.

ASIGNACIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

La documentacin puede incluir:

 Directorio del equipo de proyecto.

Memos a los miembros del equipo.
Nombres actualizados en otras partes del plan de gestin de proyecto tales
como organigramas o cronogramas.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL

Describe cundo y cmo se satisfar los requerimientos de los recursos

humanos:
Adquisicin del personal.
Horarios.
Criterios de liberacin.
Necesidades de entrenamiento.
Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento de normas.
Seguridad.

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

La disponibilidad de recursos documenta los perodos de tiempo en que cada

miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:

Habilidades de gestin general.

Formacin.
Actividades de formacin de equipos.
Reglas bsicas.
Reubicacin.
Reconocimiento y recompensa.
Herramientas para la Evaluacin del Personal

HABILIDADES DE GESTIN GENERAL

Las habilidades interpersonales conocidas como habilidades blandas son

particularmente importantes para el desarrollo del equipo.

FORMACIN

La formacin incluye todas las actividades diseadas para mejorar las

competencias de los miembros del equipo de proyecto.
La formacin puede ser formal o informal.
Ejemplos de mtodos de formacin son:
En aulas.
En lnea.

Basado en computadoras.
En el trabajo.
Tutora.
Entrenamiento.

ACTIVIDADES DE FORMACIN DE EQUIPOS

Pueden variar desde una actividad de cinco minutos en la agenda de una reunin
de revisin de estado de proyecto hasta un evento especializado que se disea
para mejorar las relaciones interpersonales.

REGLAS BSICAS

Establecen expectativas claras relativas al comportamiento aceptable por los

miembros del equipo de proyecto.
Un compromiso temprano hacia lneas guas claras, reduce los malos entendidos
e incrementa la productividad.

REUBICACIN

Involucra colocar a todos o a la mayora de los miembros ms activos del equipo,

en el mismo lugar fsico para mejorar su habilidad de desenvolverse como
equipo.
La reubicacin puede ser temporal, durante perodos estratgicamente
importantes, o durante todo el proyecto.

RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS

Parte del proceso de desarrollo del equipo involucra reconocer y recompensar el

comportamiento deseado.
Los planes originales relativos a los modos en que se recompensar a las
personas se desarrollan durante el planeamiento de los recursos humanos.
Las decisiones de recompensa se hacen, formal o informalmente, durante el
proceso de gestionar al equipo de proyecto a travs de las evaluaciones de
rendimiento.

HERRAMIENTAS PARA LA EVALUACIN DEL PERSONAL

Proporcionan al director y al equipo del proyecto un conocimiento sobre las reas

de fortaleza y de debilidad. Ayudan al director del proyecto a evaluar las
preferencias y las aspiraciones del equipo, cmo procesan y organizan la
informacin, cmo tienden a tomar las decisiones y cmo prefieren relacionarse
con otras personas.
Existen diversas herramientas disponibles, tales como las encuestas de actitud,
las evaluaciones especficas, las entrevistas estructuradas, las pruebas de
habilidad y los grupos focales.
Estas herramientas pueden proporcionar una mejor comprensin, confianza,
compromiso y comunicacin entre los miembros del equipo y fomentar unos
equipos ms productivos a lo largo del desarrollo del proyecto.
SALIDAS:

Evaluacin del rendimiento del equipo.

Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa

EVALUACIN DEL RENDIMIENTO DEL EQUIPO

A medida que los esfuerzos de desarrollo de equipo tales como entrenamiento,

construccin de equipo, y reubicacin se van implementando, el equipo de
gestin de proyectos debe evaluar formal o informalmente la efectividad del
equipo.

Se espera que las estrategias y actividades efectivas de desarrollo de equipo

incrementen el rendimiento del mismo, lo cual incrementa la probabilidad de
lograr los objetivos del proyecto.

ACTUALIZACIONES A LOS FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Los factores ambientales de la empresa susceptibles de actualizacin como

resultado del proceso Desarrollar el Equipo del Proyecto incluyen, entre otros, la
gestin de personal, los registros de capacitacin de los empleados y las
evaluaciones de habilidades.

GESTIONAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Involucra hacer seguimiento al rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar
retro - alimentacin, resolver pendientes, y coordinar cambios para mejorar la
performance del proyecto.
ENTRADAS:

Activos de los procesos de la organizacin.

Asignacin del personal del proyecto.
Roles y responsabilidades.
Organigrama del proyecto.
Plan de gestin de personal.
Evaluacin del rendimiento del equipo.
Informacin de rendimiento del trabajo.
Informacin de rendimiento.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

El equipo de gestin de proyecto debe utilizar:

Polticas, procedimientos y sistemas de reconocimiento para los empleados
durante el curso del proyecto.
Cenas de reconocimiento, certificados de agradecimiento, boletines
informativos, tableros de anuncios, sitios web, estructura de bonificaciones,
indumentaria de la empresa y otros beneficios extra.

ASIGNACIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

Lista de los miembros del equipo de proyecto a ser evaluados durante este
proceso de monitoreo y control.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Lista de los roles y responsabilidades del personal, a ser usados en el monitoreo

y evaluacin del rendimiento.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Proporcionan una representacin de las relaciones de reporte entre los miembros

del equipo.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL

Lista los periodos de tiempo en que los miembros del equipo trabajarn en el
proyecto, junto con otra informacin tal como planes de entrenamiento,
requerimientos de certificacin, y temas de cumplimiento de normas.

EVALUACIN DE LA PERFORMANCE DEL EQUIPO

El equipo de gestin de proyecto realiza evaluaciones permanentes del

rendimiento del equipo de proyecto.
Mediante la evaluacin continua del rendimiento del equipo, se toman acciones
para resolver pendientes, modificar las comunicaciones, afrontar los conflictos, y
mejorar la interaccin del equipo.

INFORMACIN DEL RENDIMIENTO DEL TRABAJO

Como parte del proceso de Direccin y Gestin de la Ejecucin del proyecto, el

equipo de gestin de proyecto observa directamente el rendimiento de los
miembros del equipo conforme este acontece.
Para gestionar el equipo de proyecto se deben considerar observaciones
relacionadas a reas tales como nivel de participacin de los miembros,
seguimiento de puntos de accin, y claridad en las comunicaciones.

REPORTES DE RENDIMIENTO

Proveen documentacin acerca del rendimiento versus el plan de gestin del

proyecto sobre reas tales como: control del schedule, control de costos, control
de calidad, verificacin de alcance, y auditorias de procura.
Informacin de reportes de rendimiento y sus pronsticos relacionados ayudan a
determinar futuros requerimientos de recursos humanos, reconocimientos y
recompensas, y actualizaciones al plan de gestin de personal.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:

Observacin y conversacin.
Evaluaciones de performance de proyecto.
Gestin de conflictos.
Registro de polmicas.

OBSERVACIN Y CONVERSACIN

La observacin y conversacin se utilizan para mantenerse en contacto con el

trabajo y las actitudes de los miembros del equipo de proyecto.
El equipo de gestin de proyecto monitorea indicadores tales como: progreso
hacia los entregables del proyecto, logros que son motivo de orgullo para los
miembros del equipo, y temas interpersonales.

EVALUACIONES DE PERFORMANCE DEL PROYECTO

La necesidad de evaluaciones formales o informales de la performance del

proyecto dependen de la duracin del proyecto, complejidad del producto,
polticas organizacionales, requisitos de los contratos de trabajo, y la cantidad y
calidad de las comunicaciones regulares.

GESTIN DE CONFLICTOS

Una gestin de conflictos exitosa resulta en una mayor productividad y en

relaciones de trabajo positivas.
Las fuentes de conflicto incluyen:
Recursos escasos.
Prioridades de cronograma.
Estilos personales de trabajo.
Reducen el nivel de conflicto:
Reglas bsicas del equipo.
Normas de grupo.

 Prcticas slidas de gestin de proyectos.

REGISTRO DE POLMICAS

A medida que los temas polmicos se van presentando en el curso de la gestin

del equipo de proyecto, se documenta en un registro escrito la persona
responsable de resolver el tema especfico y la fecha lmite.
El registro ayuda al equipo de proyecto a monitorear los temas hasta su
conclusin, lo cual remueve obstculos que de otra manera podran bloquear al
equipo en la consecucin de sus objetivos.
SALIDAS:

Cambios solicitados.
Acciones correctivas recomendadas.
Acciones preventivas recomendadas.
Activos de los procesos organizacionales.
Plan de gestin de proyecto (actualizaciones).

CAMBIOS SOLICITADOS

Los cambios de personal podran afectar el resto del plan de proyecto, sea por
eleccin propia o por eventos no controlables.
Cuando los temas de personal van a afectar el plan de proyecto, por ejemplo
causando que el cronograma se extienda o que el presupuesto se exceda, se
debe procesar una solicitud de cambio a travs del Control Integrado de
Cambios.

ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS

Pueden incluir temas tales como:

Cambios de personal.
Entrenamiento adicional.
Acciones disciplinarias.

ACCIONES PREVENTIVAS RECOMENDADAS

Pueden incluir temas tales como:

Entrenamiento cruzado.
Clarificacin adicional de roles.
Adicin de tiempo personal.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

Input para las evaluaciones de rendimiento organizacional.

Documentacin de lecciones aprendidas.

PLAN DE GESTIN DE PROYECTO (ACTUALIZACIONES)

Las solicitudes de cambio aprobadas y las acciones correctivas pueden resultar

en actualizaciones al plan de gestin de personal, el cual a su vez es parte del
plan de gestin del proyecto.

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
Procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la
distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la
informacin del proyecto sean adecuados y oportunos.
El director del proyecto; pasa la mayor parte del tiempo comunicndose con los
miembros del equipo y los interesados en el proyecto.
Por lo tanto es el encargado de enviar y recibir informacin a ambas partes ;
asegurndose de que esta informacin sea apropiada y se entregue a la(s)
persona(s) adecuada(s) en tiempo y en forma.
COMUNICACIN EFICAZ
Crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en el proyecto
conectando diferentes:
Entornos culturales,
Entornos organizacionales,
Niveles de experiencia,
Perspectivas,
Intereses diversos.
DIMENSIONES DE LA ACTIVIDAD DE LA COMUNICACIN
Interna: dentro del proyecto.
Externa: Clientes, medios, pblico.
Formal: Informes, Memorandos, instrucciones.
Informal: Correos electrnicos, conversaciones ad-hoc.
Vertical: Hacia arriba y hacia debajo de la organizacin.
Horizontal: Entre colegas.
Oficial: Boletines, Informe anual.
No oficial: Comunicaciones extraoficiales.
Escrita y Oral.
Verbal y No verbal.
HABILIDADES DEL LDER
Escuchar de manera activa y eficaz.
Garantizar una mejor comprensin a travs de preguntas, sondeos, etc.
Educar, aumentar el conocimiento del equipo.
Confirmar informacin investigando.
Identificar y gestionar expectativas.
Persuadir.
Negociar.
Resolver conflictos.
PROCESOS DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Se divide en 5 procesos principales que son:
Identificar a los Interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir la Informacin
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Informar el Desempeo

Cada uno con una serie de herramientas para convertir las entradas (requisitos)
en salidas (entregables de cada proceso).
Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de
conocimiento.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Tambin conocido como Stakeholders, consiste en identificar a aquellas personas u
organizaciones cuyos intereses puedan verse afectados de manera positiva o
negativa por la ejecucin o terminacin del Proyecto, y en documentar informacin
relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del Proyecto.
Es fundamental para asegurar el xito del Proyecto, una temprana identificacin de
los interesados, analizando sus intereses, expectativas, importancia e influencia.
Esto permitir poder elaborar una estrategia para abordar a cada uno de ellos, a fin
de mitigar impactos negativos potenciales y por el contrario maximizar las influencias
positivas.

ANLISIS DE LOS INTERESADOS

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar
intereses, expectativas y la influencia de los interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
Matriz de poder/inters
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Se evala el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en

diferentes situaciones, a fin de planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo y
mitigar los impactos negativos potenciales
REGISTRO DE INTERESADOS
Una vez se van identificando a los interesados del proyecto se deben incluir en un
documento que permita conocer sus intereses y expectativas en el proyecto. Entre la
informacin que se puede registrar se encuentra:
Identificacin del interesado: nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol
en el proyecto, informacin de contacto.
Informacin de evaluacin: principales requisitos, expectativas, influencia en el
proyecto, fase del proyecto donde se concentra su inters.
Clasificacin del interesado: interno a la organizacin o externo, de acuerdo
con el proyecto o por el contrario en desacuerdo, etc.
ESTRATEGIAS DE GESTIN DE LOS INTERESADOS
Aumentar el apoyo y minimizar impactos negativos, representarlo mediante una
matriz de interesados.

PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Permite determinar las necesidades de informacin de los interesados en el Proyecto
y as poder determinar cmo se llevarn a cabo las comunicaciones.
A la hora de planificar las comunicaciones del Proyecto, debera darse respuesta a
las siguientes preguntas:
Qu informacin necesitan los interesados?
Cundo la necesitarn?
Cunto canales de comunicacin existen?
Quin debe comunicarse con quin?
Cmo y quin distribuir la informacin?
Qu tipo de tecnologa se utilizar?
Con qu frecuencia se establecern las comunicaciones?

PLANIFICACIN INCORRECTA DE LAS COMUNICACIONES

Demoras en la entrega de mensajes.
Informacin sensible a la audiencia equivocada.
Falta de comunicacin con interesados.
COMUNICACIN EFICAZ
Formato adecuado.
Momento justo.
Impacto apropiado.
COMUNICACIN EFICIENTE
Proporcionar la informacin necesaria.
HERRAMIENTAS
ANLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES
Analizar a los interesados en el proyecto para valorar sus necesidades de
informacin y las fuentes para las mismas.
Donde estn ubicados.
Qu necesidades de informacin tienen.
Cuando deben recibir la informacin.
Quienes van a tener acceso a qu informacin.
TECNOLOGA
DE
LAS
COMUNICACIONES
MODELOS
DE
COMUNICACIN
Codificacin
Mensaje
Medio
Ruido
Decodificacin.
SALIDAS
PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES
Indica como vamos a estructurar las comunicaciones.
Relaciones entre las personas.
Qu informacin se requiere.
Estructura, recoleccin y archivo de la informacin.
Estructura de distribucin que detalle a quin y como se entrega
informacin.
Frecuencia de emisin de informacin.
Personal involucrado.

DISTRIBUIR LA INFORMACIN
Es el proceso por el cual se pone a disposicin de los interesados en el Proyecto, la
informacin relevante, segn el plan de comunicaciones establecido.
Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los
procesos de direccin.
HABILIDADES DE COMUNICACIN
Se utilizan para intercambiar informacin.
El emisor debe hacer la informacin clara y completa.
El receptor debe asegurarse que recibe la informacin completa y las comprende
correctamente.
Tiene muchas formas.
Oral (hablar escuchar).
Escrita.

 Interna y externa.
Formal e informal.
Vertical y horizontal.
BARRERAS
Fingir escuchar
Distracciones
Prejuicio y mentalidad estrecha
Impaciencia
Saltar a conclusiones
RECOMENDACIONES
Centrar la atencin en la persona que habla.
Participar en una escucha activa.
Hacer preguntas.
No interrumpir.

SALIDAS
ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA
ORGANIZACIN
-Notificaciones a los interesados
Incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
-Informes del proyecto
-Presentaciones del proyecto
Se suministra la informacin a todos los interesados. Informacin y mtodo
de la presentacin relevantes.
-Registros del proyecto
Correspondencia, memorndums y dems documentos que describan el
proyecto.
-Retroalimentacin de los interesados
Se puede utilizar para mejorar el desempeo futuro del proyecto.
-Documentacin sobre lecciones aprendidas

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

El Director del Proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso, que consiste
en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus
necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.
Implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados en el Proyecto para
influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos o los
incidentes identificados.

INFORMAR EL DESEMPEO
Durante el proceso Informar el Desempeo, se recopila y distribuye la informacin
sobre el desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y
proyecciones.
Implica la recopilacin y anlisis peridicos de datos reales y su comparacin con la
lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeo del Proyecto,
as como proyectar los resultados del mismo.

HERRAMIENTAS
ANLISIS DE VARIACIN
-Verificar la informacin recopilada a fin de asegurarse de que est completa.
Sistemas manuales de archivos.
Bases de datos electrnicas.
Software de gestin de proyectos, etc.
-Comparar la informacin real con la lnea base del proyecto.
MTODOS DE PROYECCIN
Predecir el desempeo futuro del proyecto basndose en el desempeo real a la
fecha.
REUNIONES DEL ESTADO DE LA SITUACIN
- Son juntas para evaluar el estado del proyecto y / o su progreso.
- Tpicamente se utilizan en conjunto con una o ms tcnicas de reporte de
desempeo.
- Algunos puntos que se revisan en estas juntas:
Logros desde la ltima revisin.
Presupuesto, cronograma y alcance.
Tendencias, pronsticos y variaciones.

 Acciones correctivas, oportunidades de mejora.

SALIDAS
INFORMES DE DESEMPEO
Organizan la informacin obtenida y presentan los resultados de los anlisis.
Deben proporcionar el tipo de informacin y el nivel de detalles requerido por los
involucrados, de acuerdo al plan de administracin de las comunicaciones.
Incluyen:
-Diagramas de Gantt.
-Curvas S.
-Histogramas.
-Tablas de desempeo.