Concepto de Compras

Con el concepto de compra se hace referencia a la accin de obtener o adquirir,

a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio. Pero tambin se
considera compra el objeto adquirido, una vez consumado el acto de
adquisicin. Podemos decir que el hecho de que se produzca una compra
tambin presume la existencia de otra parte, que es la que recibe el precio
pactado por la prestacin, es decir, quien realiza la venta. Resulta obvio que cada
parte necesita de la existencia de la otra para cumplir su funcin, lo que se plasma
en la conocida expresin compra-venta.
No es fcil establecer el origen de las compras en la humanidad, pero se puede
afirmar que la compra va ligada a la idea de propiedad, que en el marco de la
legalidad solo puede modificarse sobre la base de un acuerdo previo.
Se cree que durante las primeras civilizaciones no exista la compra, ya que el
sistema que funcionaba era el de trueque: en vez de que exista un comprador y
un vendedor determinado, ambos estaban en igualdad de condiciones
entregando una cosa a cambio de otra. Con la aparicin de las unidades de
reserva, que en los primeros tiempos vinieron a satisfacer necesidades muy
bsicas asociadas a objetos que no pudieran encontrarse fcilmente en la
naturaleza, surge y se expande la compra.
De este modo, a partir de un consenso las personas trataron de acumular objetos
para poder luego intercambiarlos sin tener obligatoriamente otra cosa para
entregar. Con el tiempo, aparecieron las monedas metlicas o el papel moneda,
y mucho tiempo despus llegara el dinero electrnico que simplifica an ms
estas operaciones.
Como se seal, la operacin de compra est ligada a su contraparte, la operacin
de venta. Se conoce como compraventa al fenmeno legal de estas operaciones,
que est regulado jurdicamente por los Cdigos de Comercio. De este modo
quedan claramente especificadas las caractersticas de esta clase de acuerdos y
los eventuales impuestos o tasas que podr el Estado exigirles a las partes.

Al consumarse actos de compraventa se generan una serie de obligaciones para

cada una de las partes: el vendedor se compromete a garantizar una posesin
til, a conservar el bien hasta su entrega, y a transmitirlo junto a sus ttulos de
derecho, no entregando nada ms ni nada menos que lo acordado. El
comprador, en paralelo, se compromete a pagar el precio y los intereses
eventuales que se pudieran convenir, y a recibir lo comprometido en el estado
que estaba anunciado.
Objetivos especficos de la funcin de compras
Toda organizacin depende en gran medida de la compra de servicios o materiales, as que proveerse es una de las funciones vitales de cualquier
organizacin, por ello, es necesario saber cul es la mejor forma de suministrar todos los servicios necesarios y tener claros los objetivos.
Objetivos especficos de la funcin de compras:
1.

Formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en el perodo teniendo en cuenta las necesidades de cada una
de las reas de la empresa.

2.

Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, informacin general y
dems informaciones necesarias.

3.

Coordinacin del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operacin y recurso humano necesario.

4.

Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y servicios que se requieren en las diversas reas.

5.

Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones
sean las requeridas, as como su calidad y presentacin.

6.

Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercanca o servicio.

7.

Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

8.

Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

9.

Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin , ventas, tesorera, bodegas, almacn, etc.

10.

Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o secciones de la empresa hacen, as como el proceso de
devolucin.

11.

Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacn, calidad, cantidad y servicios por
parte del departamento de control de calidad .

12.

Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.

10 caractersticas de las compras estratgicas

Muchos departamentos de compras aspiran a ser estratgicos, de acuerdo a Charles

Dominick, SPSM: "Ellos buscan minimizar sus tareas tcticas e invertir ms tiempo en las
estratgicas.
Como ejemplo, a continuacin se listan 10 caractersticas de las compras estratgicas, en
contraste con las compras tcticas:
01. Anlisis de gasto.- Los equipos de compras estratgicas, examinan el monto de gasto
por cada categora de productos o servicios comprados y utilizan estos datos para
identificar oportunidades de mejora.
02. Administracin de las relaciones con los proveedores (SRM).- Los equipos de
compras estratgicas, miden el desempeo de los proveedores, y regularmente se juntan
con los proveedores ms importantes para implementar mejoras.
03. Implementacin de tecnologas.- Los equipos de compras estratgicas,
frecuentemente buscan nuevas tecnologas que tiendan a reducir el costo total, reducir
tiempos de ciclo y hagan un proceso de compras ms eficiente. Procesos como B2B
"Business to Business", P2P "Purchasing to Payables" (Compras a Cuentas por Pagar),
Subastas Electrnicas, Anlisis de Gasto "Spend Analysis", etc., son ejemplos de
herramientas modernas para la implementacin de un moderno modelo de gestin de
compras estratgicas.
04. Desarrollo de planes.- Los equipos de compras estratgicas, utilizan herramientas de
administracin de proyectos para identificar actividades recurrentes y proyectos de
ocurrencia nica.
05. Contratos corporativos.- Los equipos de compras estratgicas consolidan el gasto de
toda la corporacin, y cierran contratos con un base limitada de proveedores, para cubrir
las necesidades de toda la corporacin.
06. Pronsticos.- Los equipos de compras estratgicas, regularmente documentan los
cambios que ellos prevn en niveles de precios, disponibilidad y mercados, para asegurar
una ventaja competitiva para sus organizaciones.
07. Involucramiento en el desarrollo de especificaciones.- Los equipos de compras
estratgicas, estn involucrados en las fases iniciales del desarrollo de especificaciones.
Aportando un conocimiento especializado en relacin a la disponibilidad de materiales,
elementos de costo, componentes estndar y confiabilidad de la base de proveedores.
08. Desarrollo de herramientas de productividad.- Los equipos de compras estratgicas,
desarrollan herramientas (por ejemplo, formatos para el anlisis de informacin), para
que tareas repetitivas sean hechas ms rpido y sin posibilidad de errores.
09. Desarrollo de proveedores.- Los equipos de compras no aceptan ciegamente a los
proveedores y productos que estn actualmente disponibles. Ellos trabajan con los
proveedores para desarrollar nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar
calidad o costo.
10. Mejoras en la responsabilidad del trabajo.- Los equipos de compras estratgicas
constantemente identifican formas de automatizar, delegar, o eliminar trabajo que no
aporte valor a la actividad."
TIPOS DE COMPRAS

Si tenemos en cuenta la concentracin de la poblacin en grandes ciudades, nos daremos cuenta de la importancia
del hecho, todo ello unido al factor ms importante de las ltimas tres dcadas: La incorporacin de la mujer a la
sociedad laboral de una manera masiva. El rol de la mujer como ama de casa como nica profesin es un esquema
de escasa vigencia. El acto de la compra es cada vez ms familiar, ms ldico, ms compartido. Lo que hace unos
aos era impensable: el varn con su carrito, su lista, aprovisionndose en una gran superficie es hoy en da una
imagen cada vez ms habitual.

Podramos clasificar las compras hoy en da en varios tipos:

Compra Ocasional

Compra de Proximidad

Compra de Comodidad

Compra de Consumo

Compra Especialista

Compra Ocasional
Podramos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza espordicamente y que tiende a cubrir una
necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra
contempla igualmente las compras de impulso y de cuanta menor que cubren necesidades bsicas. Los sitios ms
habituales donde se realizan estas compras ocasionales se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las
novedosas tiendas de todo a cien, tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc.

Compra de Proximidad
Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del
hogar de manera prctica, rpida y cercana. Cubren las necesidades bsicas y habitualmente tienden a cubrir un
periodo de consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo ms semanal. En estos ltimos aos se
desarrollan espectacularmente los hard discounters, supermercados de proximidad pertenecientes en su
mayora a enseas multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La compra de
proximidad tiene una expansin inusitada en nuestro pas, reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad.
La concentracin de la poblacin en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales
bancarias, los supermercados que cada da tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen
reflejo de la importancia de este tipo de compra.

Las cadenas implantadas tienen un perfil muy definido:

Economa de escala

Pertenencia a cadenas nacionales o multinacionales que compran conjuntamente.

Proliferacin de marcas propias, tambin llamadas marcas blancas.

Surtido escaso y centrado en los productos de gran consumo alimentarios y del hogar.

Ritmo de ofertas semanales.

Carencia de parking.

ltimamente cada vez son ms las enseas que ponen en prctica una serie de servicios centrados en la
fidelizacin de clientes, (bonos, cupones, tarjeta) as como servicio de entrega a domicilio a partir de un volumen
determinado de compra. Dentro de este grupo cabe destacar cadenas como DIA, Unide, Sabeco, Zero etc.

Compra de Comodidad
Como antes explicbamos, las nuevas condiciones de vida y hbitat condicionan de manera indudable las formas
de consumo. La falta de tiempo, la incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas
formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos. En
este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusin de las empresas de comidas a domicilio al igual que la
compra telefnica o la compra electrnica a travs de Internet. Igualmente, la compra de comodidad tiene su
reflejo, cada vez ms comn, en que cada da son ms las grandes superficies que para no perder poder en ese
terreno y conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio, compra
por Internet etc.

La compra de comodidad es sin duda uno de los segmentos de desarrollo para los prximos aos. Conscientes de
ello son muchas las empresas que aprovechan su infraestructura logstica o tecnolgica para coger una parte muy
importante de la cuota de mercado en constante crecimiento y que obedece a una necesidad latente en la
sociedad. Algunos de los ejemplos ms importantes de este sector tienen su reflejo en Telepizza, El Corte Ingls y
su divisin de Internet al igual que la de Alcampo, Carrefour etc,. Cabe mencionar el ejemplo de asuhora.com,
como un ejemplo de aprovechamiento de tres elementos: Situacin, logstica y tecnolgico. Igualmente la
incorporacin de los supermercados a este modo de entender la compra (Condisline.com)

Compra de Consumo
Aunque la definicin pueda parecer de Perogrullo, ya que todas las compras son destinadas en principio al
consumo, esta denominacin tiene por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el tiempo de
provisin del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su presupuesto

familiar en cada tipologa de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan
va Internet algunos artculos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una
periodicidad cercana a los quince das (segn los ltimos estudios). Esta compra tiene casi un carcter familiar y
en los ltimos aos aparecen unos componentes importantes a la hora de analizar el modo y manera de
aprovisionamiento de los espaoles.
Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a los parques comerciales, para en un da
de compra o en unas horas, se aprovisionan por un periodo de tiempo ms largo . Estos parques comerciales son
actualmente autnticos centros ldicos de consumo y sin duda cierran el crculo, casi de una manera perfecta, de
las necesidades de toda la familia.

Los documentos bsicos de compra

Contenido presentado por Nacional Financiera

Introduccin
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad
que tiene cada persona para desempear ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede
evidencia escrita de lo que hace cada quien.

Es importante mencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer control sobre
ciertas funciones. Sin embargo, el xito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un
adecuado control.

Sin embargo, tambin debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelera o en
trmites que en lugar de facilitar la operacin del negocio la entorpezcan.
Solicitud de compras
La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una
solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la
operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de
materiales, y debe incluir toda la informacin referente al material solicitado:

1. Nmero de solicitud.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Clave del material.
4. Descripcin.
5. Cantidad requerida.
6. Punto de pedido.
7. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de
inventarios).
8. Firma de la persona que la autoriza.

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente
manejo:

1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitir corroborar que el
material que llega al almacn de materia prima, es efectivamente el que se solicit.
2. Otra copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad.
3. El original se enva a la persona encargada de hacer las compras.
Solicitud de cotizacin a proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras,
debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras
del material que se le solicit.

El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios
a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin con
varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito
de la investigacin realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un
documento conocido como: solicitud de cotizacin a proveedores. Dicho documento incluye la
siguiente informacin:

1. Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores.

2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripcin del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha lmite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha en la que se expidi.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir, del encargado de
compras.

La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio necesario para que el

proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

2. Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio enve las solicitudes de

cotizacin a los proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran adecuadas para
obtener los mejores precios. Asimismo, deber actualizar los datos y cotizaciones de sus
proveedores para poder elegir rpidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una
nueva compra.

Otra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.

Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotizacin de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello
le permitir constatar que la cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material
solicitado.

2. La otra forma, se enva a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a ms
tardar en la fecha fijada como lmite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el

proveedor no entrar en la seleccin.
Orden de compra
Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las
solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase
del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las
mejores condiciones y precios al negocio.

No est de ms que el encargado de compras le pida su opinin a la persona que le solicit el

material para hacer la eleccin del proveedor.

De lo mencionado en el prrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede

hacer ningn pedido, sin antes haber solicitado la cotizacin del material a varios proveedores.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el
encargado de compras efecta el pedido mediante un documento conocido como: orden de
compra, el cual tiene por objeto formalizar la operacin de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Nmero de orden de compra.

2. Nombre del proveedor.
3. Fecha en la que se efecta la orden.
4. Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha.
5. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca.
6. Condiciones de pago.
7. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero.
8. Clave del material.
9. Descripcin.
10. Cantidad solicitada.
11. Precio unitario.

12. Importe parcial (precio unitario x unidades).

13. Impuestos.
14. Importe total (importe parcial + impuestos).
15. Firma del encargado de compras.
16. Firma del proveedor.

En caso de que el proveedor no sea local, sino extranjero, en la orden de compras se debe hacer
mencin tambin de lo siguiente:

1. Medio de transporte que se utilizar.

2. Hacer notar, en su caso, que la mercanca est asegurada y los riesgos que cubre el seguro.
3. Fraccin aduanal aplicable.

Al ser la orden de compra, como se mencion anteriormente, un documento que formaliza la

operacin de compra, es importante que en el reverso de dicho documento se especifiquen los
derechos y obligaciones contrados por el vendedor, y que ste firme al calce del mismo.

Aunque las obligaciones del vendedor pueden ser diferentes en cada caso, en trminos generales
debe hacerse mencin de lo siguiente:

1. Que el vendedor queda obligado a resarcir los daos y perjuicios ocasionados al comprador en
caso de:

Incumplimiento en la fecha de entrega estipulada.

Incumplimiento en cuanto al lugar de entrega estipulado.
Incumplimiento en cuanto a la calidad del material solicitada por el comprador.
Infringimiento por parte del vendedor de marca registrada o patente alguna.

2. Que el vendedor asumir la responsabilidad de sustituir los bienes solicitados en caso de que
estos no sean nuevos, a menos que se hubiera pactado lo contrario, o bien en caso de que no
sirvan para el fin para el cual se adquirieron.

3. Que el comprador tiene el derecho de hacer la devolucin de los bienes, en caso de que la
inspeccin realizada por su personal no resultara satisfactoria.

En caso de que la compra se efecte a un proveedor local, se deben manejar las siguientes copias:

1. Una copia se enva a la persona encargada de controlar los inventarios para que haga el registro
correspondiente en las tarjetas de almacn.
2. Una copia para el proveedor, ya que dicha orden de compra constituye, en s misma, un contrato
de compra-venta.
3. Una copia a la persona encargada de la contabilidad.
4. Una copia para la persona encargada de recibir el material, ya que toda recepcin de material
debe ampararse con una orden de compra.
5. Dos copias para la persona encargada de efectuar las compras, una d ellas para su registro de
proveedores y la otra para llevar un registro de pedidos.

En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe expedir adems, una copia al agente
aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercanca en cuestin
Nota de recepcin
Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de
recibir los materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efecte la recepcin
de materiales deber tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.

No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder

la orden de compra, debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y
solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.

Las tareas del encargado de recepcin de materiales consisten en hacer un recuento fsico y
verificar que el material entregado por el proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la
orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspeccin para detectar la existencia de material
daado.

En caso de que la inspeccin realizada por el encargado de recepcin de materiales sea

totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha nota es el nico
documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.

La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la nota de remisin
expedida por el proveedor. La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin:

1. Nmero de nota de recepcin.

2. Fecha de recepcin.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.
5. Nmero de orden de compra.
6. Clave del material.
7. Descripcin del material.
8. Cantidad recibida.
9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercanca recibida.
11. Firma de la persona que recibi el material.

En caso de tratarse de proveedores forneos, se deber aadir:

1. El nmero de la nota de remisin expedida por el proveedor.

2. La fecha en la que se elabor la nota de remisin.
3. Transportista encargado de hacer la entrega.

La nota de recepcin deber emitirse con tres copias:

1. Una de ellas, se enva al encargado de efectuar la compra para que quede formalmente
enterado de que la mercanca est en el almacn.
2. Otra copia se enva al encargado de manejar los inventarios para que registre en su tarjeta de
almacn la entrada de mercanca.
3. La tercera copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el
pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de produccin. En caso de que
exista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de los costos de produccin,
a ella se le debe enviar otra copia.
Nota de devolucin de materiales a proveedores
En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas
condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trmite de

devolucin y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la
devolucin.

La nota de devolucin de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos:

1. Nmero de nota de devolucin.

2. Datos generales del proveedor.
3. Fecha en la que se efecta la devolucin.
4. Referencia de la nota de recepcin.
5. Clave del material.
6. Descripcin del material.
7. Cantidad.
8. Costo unitario.
9. Importe de la mercanca objeto de la devolucin.
10. Causa de la devolucin.
11. Firma del encargado de compras.
12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Con el objeto de que nicamente la persona involucrada en el clculo de los costos conozca esta
informacin, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas
las copias, al igual que en la nota de recepcin. Deben hacerse cuatro ejemplares de dicha nota:

1. Uno de ellos, para el proveedor.

2. Otro, se enva al encargado del control de inventarios, para que haga el registro correspondiente
a la salida de mercanca en sus tarjetas de almacn.
3. Otro ejemplar se enva al encargado de la contabilidad. De igual forma que se hace con la nota
de recepcin, si existe alguien dedicado al registro y control de costos, a dicha persona se le enva
otro ejemplar.
4. El encargado de efectuar las compras, debe mantener en su poder otro ejemplar.

La materia prima y su efecto en los costos de produccin.

Concepto y definicin de materia prima.

Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboracin de un
producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un
producto final. Un producto terminado tiene incluido una serie de elementos y subproductos,
que mediante un proceso de transformacin permitieron la confeccin del producto final.
La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las que
fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancas, son las encargadas de
comercializar los productos que las empresas industriales fabrican.
La materia prima debe ser perfectamente identificable y medibles, para poder determinar tanto
el costo final de producto como su composicin.
En el manejo de los Inventarios, que bien pueden ser inventarios de materias primas,
inventarios de productos en proceso e inventarios de productos terminados, se debe tener
especial cuidado en aspectos como por ejemplo su almacenamiento, su transporte, su proceso
mismo de adquisicin, etc.
La materia prima y su efecto en la administracin de los costos de produccin.
El producto final es el resultado de aplicarle una serie de procesos a unas materias primas, por
lo que en el valor o costo final del producto esta incluido el costo individual de cada materia
prima y el valor del proceso o procesos aplicados.
La materia prima es quizs uno de los elementos mas importantes a tener en cuenta para el
manejo del costo final de un producto. El valor del producto final, esta compuesto en buena
parte por el valor de las materias primas incorporadas. Igualmente, la calidad del producto
depende en gran parte de la calidad misma de las materias primas.
Si bien es cierto que el costo y la calidad de un producto final, depende en buena parte de las
materias primas, existen otros aspectos que son importantes tambin, como lo es el proceso de
transformacin, que si no es el ms adecuado, puede significar la ruina del producto final, as la
materias primas sean la de mejor calidad, o que el producto resulte mas costoso.

Las materias primas hacen parte del aspecto ms importante en una empresa y es el relacionado
con los costos.
En un mercado tan competitivo como el actual, ya no se puede aspirar a ganar mas, elevando
los precios de venta de los productos, hacer eso saca del mercado a cualquier empresa. As que
el camino a seguir es ser ms eficientes en el manejo de los costos. Un mayor margen de
utilidad solo se puede conseguir de dos formas: 1. Aumentar el precio de venta. 2. Disminuir
los costos y gastos.
Sabemos que la solucin para hacer ms rentable una empresa no es aumentar el precio de
venta, sino administrar eficientemente los costos, que en ltimas son los que mas determinan el
valor final del producto.
Importancia de los procesos de transformacin de la materia prima.
Si se quiere ser ms eficiente en la administracin de los costos de la empresa, necesariamente
la materia prima es una variable que no puede faltar. Pero, hasta que punto se puede jugar con
la materia prima en busca de hacer un producto menos costoso?
Para que un producto sea competitivo, no solo debe tener un precio competitivo, sino que
tambin debe ser de buena calidad, y es aqu en donde la calidad no deja mucho margen de
maniobrabilidad a la materia prima. Disminuir costos con base a las materias primas, puede ser
riesgoso en la medida en que, por lo general, para conseguir materia prima de menor costo,
significa que sta ser de menor calidad. La nica forma de disminuir costos recurriendo a la
materia prima sin afectar la calidad del producto final, es mejorando la poltica con los
proveedores, y es un aspecto que tampoco deja mucha margen de maniobrabilidad.
As la cosas, la mejor forma de disminuir costos sin afectar la calidad de la materia prima,
es le mejoramiento de los procesos. Hacer mas eficientes los procesos de transformacin de la
materia prima y los dems relacionados con la elaboracin del producto final, permite que en
primer lugar que se aproveche mejor la materia prima, que haya menos desperdicio y que no se
afecte la calidad de la materia prima, que se requiera de menor tiempo de transformacin,
menor consumo de Mano de obra, energa, etc.

La calidad y la eficiencia de los procesos de transformacin de la materia prima son los que
garantizan un producto final de buena calidad, y unos costos razonables. En la elaboracin de
un producto, son muchos los procesos que se pueden mejorar, o inclusive eliminar, por lo
que stos deben ser cuidadosamente analizados para lograr un resultado final ptimo.

IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE COMPRAS

En una empresa es tan importante vender bien como comprar bien. Por ello hay un departamento de compras
dedicado a esta funcin. Su objetivo es procurar los bienes y servicios necesarios para la produccin y el
funcionamiento de la empresa en cantidad, calidad, precio y lugar adecuado. La funcin de Compras es
adquirir, almacenar y proveer los bienes necesarios para que la empresa trabaje normalmente.
Las organizaciones de negocios no slo venden; tambin tienen necesidad de comprar inmensas cantidades de
materias primas, componentes manufacturados, equipos, insumos y servicios. Quienes venden a empresas
necesitan entender las necesidades del cliente pero tambin necesitan conocer las polticas y procedimientos
de compra y los recursos de las mismas. La venta a empresas se llama mercado de negocios y la venta a la
gente en la calle se llama mercado de consumo o minorista
TIPOS DE COMPRAS:
* Tipos de compra:
* Materias primas.* Semi-acabados y componentes.
* Productos terminados.
* Suministros operacionales (MRO).
* Inversiones.
* Servicios a terceros
* MATERIAS PRIMAS: comprende todo el material bsico sin procesar o con mnimos grados de
elaboracin, que va a formar parte del producto terminado.
* SEMIACABADOS Y COMPONENTES: forman parte del producto terminado pero no son transformados
(EJEMPLO: la compra de una Batera LTH para colocarlo en el auto)
* SUMINISTROS: no forman parte del producto terminado. Son elementos indispensables para la marcha, el
mantenimiento y la conservacin de las distintas secciones productivas y no productivas de una
empresa(ADMON,VTAS). Se trata, en general, de bienes que no entran en el producto final. (artculos de
librera, telefona, comedor, mantenimiento y limpieza).

TRANSPORTE

Logstica. Gestin de compras, almacenes y

transporte
El alcance de la Logstica abarca toda la organizacin, desde la gestin de materias primas hasta la entrega del
producto terminado. La misin de la gestin logstica consiste en planificar y coordinar todas las actividades
necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible. La logstica tiene una
funcin muy importante en la satisfaccin de los clientes, se considera la logstica como un componente valor

agregado o factor de rentabilidad, que enlaza las necesidades del mercado y la actividad operativa de la
entidad.

1. Conceptos sobre logstica

En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al
menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en da son todo un
proceso. La misin fundamental de la Logstica empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y
servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo mximo
posible a la rentabilidad de la firma. La logstica tiene como objetivo la satisfaccin de la demanda en las mejores
condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestin de los medios necesarios para alcanzar este
objetivo (superficies, medios de transportes, informtica) y moviliza tanto los recursos humanos como los
financieros que sean adecuados. La logstica es el conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la
organizacin de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribucin (RAE: 2001)

En el mbito empresarial existen mltiples definiciones del trmino logstica, que ha evolucionado desde la
logstica militar hasta el concepto contemporneo del arte y la tcnica que se ocupa de la organizacin de los
flujos de mercancas, energa e informacin.

recepcion
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida
por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se

efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas

revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS

Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber

relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que
sean necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

 Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir

los siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de

auditora.
B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y

confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y

caractersticas de las materias examinadas.
C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y

patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones

y recomendaciones de la auditora.
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern

proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el
uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a
personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y

archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en
compiladores tamao carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems
papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un

perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica,
Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin
de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran

los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin,
normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin,
debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la

auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin,
funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar

una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y
Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de
las reas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de

la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de
auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona
que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las
conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de

acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias,
analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.

1. Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o

estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento,
antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de
Trabajo).

2. Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o

movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que

permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y
que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de

algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte
de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del
costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones,
etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.

3. Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversin.

4. Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la

revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el
nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.

5. Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los
procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,

ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de
comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de
Observaciones).

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las

necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables

conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos
para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para
cumplir su cometido:

a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinin.

b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.

c)

Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d)

Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los

siguientes datos:

a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.

b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y

nombre del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido
y del alcance de la prueba.

f)

Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o

rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de

que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por

el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes
elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f)

Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de

los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan

principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula,

para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.

b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial

para ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y
elaboracin.

1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.

2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a

revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.

9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos
se escribirn en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.

11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para
facilitar su identificacin, localizacin y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a
manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin
contenida en dos o ms cdulas.

Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y

permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula
se elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.

Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.

Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.

NDICES DE AUDITORA

A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con

carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est
incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se
explicar en el documento correspondiente:

Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos

de la clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo
sistema de construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas
analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.)

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100

Sumaria de conclusiones.

200

Sumaria de ingresos.

300

Sumaria de costo de ventas.

400

Sumaria de gastos.

500

Activo.

600

Pasivo.

700

Capital contable.

800

Cuenta de orden.

900

Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.

HT

Hoja de Trabajo

BC

Balanza de Comprobacin

CP

Control Presupuestal

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1

Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados

en los libros autorizados.

201.2

Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en

cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros
econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos
de la Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200

Papeles de Trabajo
Son los registros efectuados por el auditor, de aquella informacin obtenida en el desarrollo
de la auditora. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan
las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos.

El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos los aspectos
importantes de la auditora, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llev a cabo
de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de
trabajo y de los programas de auditora. Adems, respaldan el informe de auditora, sirven
como fuente de informacin y facilitan la administracin de la auditora.

Se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios, y deben ser legibles,
lgicos, completos, fciles de entender y estar diseados tcnicamente.

Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para la fcil Identificacin de los
documentos y se clasifican as:

Archivo Permanente (A/P)

Son los documentos que sirven de informacin para la auditora. En este archivo se
consigna la normatividad interna y externa que rige al ente de control.

Archivo General (A/G)

Son los documentos que soportan la organizacin, planificacin y administracin de la
auditora. En este archivo se conserva la correspondencia, los informes de la entidad, entre
otros documentos.

Archivo Corriente (A/C)

En este archivo se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de la auditora. Se

organizan y referencian en concordancia con las tres fases de la auditora: planeacin,
ejecucin e informe.

Referenciacin
Referenciar en auditora es identificar los papeles de trabajo utilizados. La referenciacin
debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al
utilizado en la elaboracin del mismo, que de acuerdo con la norma de archivo se hace en
lpiz rojo.

El rea de control fiscal en mesa de trabajo define los cdigos de referenciacin segn los
componentes y factores que sern utilizados en la auditora.

La contralora territorial utilizar una referenciacin alfanumrica, es decir, la combinacin

de letras y nmeros.

La referenciacin cruzada es la utilizacin de cdigos para seguir el flujo de trabajo de

auditora.

Las reglas bsicas de referenciacin cruzada son:

Slo se referencian cruzadamente cifras idnticas.

Se deber hacer siempre en ambas direcciones.

La posicin de la referencia en relacin con el nmero referenciado indica la

direccin del flujo.

Todas las cifras, la informacin de los componentes de gestin, resultados y financieros del
ente o asunto a auditar deben rastrearse fcilmente con los papeles de trabajo.

Cuando los papeles de trabajo se lleven de manera electrnica el archivo, referenciacin y

marcas de auditora se har de conformidad con el sistema que cada contralora territorial
tenga adoptado

Los papeles de trabajos fsicos o magnticos podrn ser organizados en carpetas y

referenciados tal como se muestra en el siguiente esquema:

Una requisicin de compra es una autorizacin del Departamento de Compras con el fin
de abastecer bienes o servicios. sta a su vez es originada y aprobada por el Departamento
que requiere los bienes o servicios.
La requisicin de compra puede ser emitida por cualquier rea de la empresa tal como:
Produccin, Marketing, Almacn, Logstica, etc.
Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.

Contenido[editar]
Una Requisicin de Compra estndar debera contener lo siguiente:
1 Nombre del solicitante

2 Departamento del solicitante

3 Centro de costos del solicitante
4 Nmero de proyecto
5 Nombre del artculo
6 Cdigo o nmero del artculo
7 Cantidad solicitada
8 Proveedor o sugerencia del mismo
9 Fecha de entrega requerida

Principales Caractersticas[editar]

Una requisicin de compra es propiedad del Departamento que la origina

y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes
obtener la aprobacin del Departamento que la origin. Esto ltimo
(control esencial) es importante y actualmente no est claramente
definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento ms
populares en el mercado.

En algunos "ambientes" industriales (ej. la lnea de produccin), al

Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de
solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las
compras de materia prima donde el Departamento de Compras tambin
es responsable de la administracin del inventario.

Una requisicin de compra no es una orden de compra y por lo tanto

nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe
ser usada como autorizacin de pago para una factura proveniente de
un proveedor de bienes o servicios.

Firma de autorizacin
Para entrar en materia concretamos algunas definiciones de inters para un
mejor entendimiento de lo que es y hace esta rea

Definiciones
Compras: Es la operacin que se propone suministrar bienes o servicios en los
trminos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el
proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de
dinero
Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio
de una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un
departamento o persona que pertenecen a la empresa.
Por lo tanto, el rea de compras es la encargada de todas las adquisiciones de
la organizacin, como son; materiales para construccin, servicios
(subcontratos y similares de obra), y otras adquisiciones de operacin (no
aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y
servicio.
El proceso de compras est compuesto por una serie de actividades y
procedimientos bien definidos, comienza por una requisicin y termina con la
entrega de materiales para su aplicacin en obra o para lo que fue adquirido,
esto en lo que se refiere al aspecto tcnico, y en el aspecto administrativo
termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de
acuerdo a el compromiso del rea, ya que muchas veces se compromete o
incluye en sus funciones la supervisin de la aplicacin real de lo comprado,
cuestin de polticas y procesos de cada organizacin.
Objetivos del rea de compras
a) Generar utilidades en base a la reduccin de costos en todo el proceso de
compra (incluyendo la compra misma) respetando los estndares de calidad
que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa
competitivamente en operacin.
b) Contribuir con la ejecucin y operacin de los trabajos de construccin en
tiempo y forma generada por la planeacin estratgica de adquisiciones en su
proceso total.
c) Relacin con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio
de negocios, alianzas y capacitacin, entre otros.
d) Generar imagen ocasionada por las buenas prcticas comerciales basado en
valores ticos y morales
Funciones del rea de compras
a) Investigacin, evaluacin y seleccin de proveedores y precios.
b) Relaciones comerciales
c) Desarrollo del rea y del personal (compras - control de inventarios)
d) Recepcin, anlisis y registro de requisiciones

e) Elaboracin, emisin y envo de solicitudes de cotizacin

f) Seleccin de proveedores
a) Elaboracin, emisin, envo y seguimiento de rdenes de compra
b) Coordinacin de los sistemas de recepcin, almacenaje, cuidados y entrega
de materiales.
c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)
d) Concretar convenios y contratos con proveedores
e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisin y
pagos)
f) Levantamiento de inventarios
g) Auditora interna administrativa (procesos, actividades y documentos)
h) Supervisin de almacenes y bodegas
i) Investigacin de mercados
j) Prever situaciones de mercados
k) Minimizar o eliminar la interrupcin de los procesos de construccin por falta
de materiales
l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.
Responsabilidades del rea de compras
a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma
b) Elegir, tratar y negociar con proveedores
c) Investigar, cotizar, analizar y actualizacin de precios.
d) Poner en circulacin rdenes de compra y su seguimiento
e) Recepcin, revisin custodia y entrega de adquisiciones
f) Aseguramiento de la calidad
g) Medios de transporte (bsqueda de soluciones y costos)
h) Control de proveedores (cuentas por pagar)
i) Control de inventarios y almacenes
j) Logstica de compras y almacenes
k) Otros menores
La estructura del rea de compras
En la empresa constructora

El organigrama es un marco y campo de accin, el cual define tareas, organiza

actividades (divisin del trabajo) refleja autoridad, obligacin y
responsabilidades, define el tramo de control y est sujeto a procesos y
procedimientos de trabajo en la organizacin para el logro de los objetivos y
metas generales.
El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa,
pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus
funciones, como son el tamao de la empresa, la necesidad de compactar
funciones en pocas reas, los criterios de considerar a esta rea tcnica o
administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atpicas de la actividad,
entre otras.
A continuacin exponen algunos modelos de organigrama del rea de compras.
FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

El proceso de compra
El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organizacin
requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requicion, de ah
en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para
abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo
consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien
planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las
utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran
medida a la satisfaccion de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas
adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como
son; precios "comodos" para la organizacin de los mejores materiales y
servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y
montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de
competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas,
entre otros).
El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes
actividades
La requisicion de materiales.
Registro y clasificacion de requisiciones
Localizacion de proveedores
Solicitud de cotizaciones
Analisis de cotizaciones y presupuestos
Seleccion de proveedores y negociaciones
Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas

Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales

Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas
Otras actividades indirectas del proceso.
Control de inventarios
Control de cuentas por pagar a proveedores
Generacion y transferencia de informacion a contabilidad
Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos
Entre otras.
A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra
mas detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus
definiciones y sus formas.
EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier rea de la organizacin de sus necesidades

materiales o de servicios para poder operar correctamente en funcin de un
proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisicin puede ser de dos
tipos.
a) Requisicin directa. Es aquella que est ligada totalmente a un proyecto
constructivo (produccin) y est reflejada en el presupuesto de obra, como son
materiales, subcontratos y mano de obra.
b) Requisicin indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con
los procesos de produccin (obra), pero que contribuyen a la operacin de
todos los procesos de trabajo de la organizacin.
Elementos del documento "Requisicin"
Este documento deber contar con suficiente informacin la cual fundamenta
su trmite y proceso, por lo tanto deber contener:
Membrete de la organizacin
Concepto o titulo del documento
Area que requisita
Nombre del solicitante
Proyecto o rea de aplicacin de lo requisitado
Fecha de elaboracin
Cantidad, concepto y caractersticas o especificaciones de lo requisitado
Observaciones
Firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisicin
Por lo regular las polticas para el abasto de material despus de ingresar la
requisicin se encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto
dependiendo de los tiempos que marque el programa de construccin.
2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES
El comprador deber contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo
de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto
depende de muchos factores y polticas de la organizacin, pero sobre todo al
tipo de sistemas informticos con los que se cuenten. Un sistema informtico
sofisticado, en automtico cumple con esta funcin el cual relaciona la
informacin en cuadros de interfase, los sistemas debern estar adaptados
para dar informacin inmediata del estatus de las requisiciones
Algunos criterios de registro:
Por proyecto
Por obra

Por solicitante
Por tipo de compra
Por plaza
Por concepto de obra
Por folios
Localizacin de proveedores (fuentes)
La investigacin para la localizacin de proveedores hoy en da es ms rpida y
eficiente, por los avances tecnolgicos y la principal fuente es la internet. La
cual nos arroja informacin a nivel local, regional, e internacional, pero para su
localizacin hay que tomar estrategias y planes de investigacin, por lo tanto
enumeraremos las principales fuentes de informacin para nuestro propsito
a) Medios electrnicos.
Directorios telefnicos especializados
Guas de proveedores especializados
Ferias y exposiciones virtuales
Catlogos
Publicidad
Organizaciones de proveedores
Cmaras de la industria de la construccin
otros
b) Medios escritos
Directorios telefnicos
Catlogos
Publicidad
otros
a) Medios personalizados.
Recomendaciones (por compaeros de trabajo, proveedores, subcontratistas,
amistades etc., etc.)
Formas de contacto con los proveedores
Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas
Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del sector
Por recomendacin

Por concurso o por invitacin

Fuentes de informacin auxiliar del proveedor
Muestras fsicas
Catlogos fsicos
Catlogos virtuales
En la eleccin del proveedor para el envo de la solicitud de cotizacin, se
deber crear un criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las
que probablemente darn las mejores condiciones para ser elegidos como
proveedor y debern contar con las siguientes consideraciones
Imagen en el mercado - tamao, capacidad, calidad y servicio (a la vista)
Recomendacin - en base a experiencias o mismas recomendaciones
Criterios en base a las fuentes de informacin - anlisis de su proyeccin y su
contenido informtico.
Solicitud de cotizacin
La solicitud de cotizacin es el documento enviado al proveedor para requerirle
o solicitarle su cotizacin o presupuesto de un bien o servicio, con la intensin
de su adquisicin por medio de una compra. Este documento y proceso juega
un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotizacin del
proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organizacin, su
profesionalismo, su tamao, y su proyeccin, con datos reales o estimados, ya
que una buena relacin comercial inicia en este paso del proceso.
Elementos del documento "solicitud de cotizacin"
membrete de la organizacin
Concepto o titulo del documento
Folio del documento
Fecha de emisin
Nombre del proveedor
Nombre del contacto
Telfono del contacto
Nombre del comprador
Area responsable
Nombre del proyecto
Ubicacin

Clasificacin
Numero de partida.
Numero de catalogo
Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones o caractersticas del material
Unitario
Subtotal
Impuestos
Total
Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)
condiciones de venta
Observaciones
Firma del solicitante
Nmero de copias al pie.
Informacin complementaria de influencia o induccin (proyecciones)
Fecha lmite de recepcin de cotizaciones.
5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS
El proveedor enva a las oficinas de la empresa, especficamente al rea de
compras su cotizacin o presupuesto, la cual contiene toda la informacin
requisitada respecto del material o servicio sujeto de futuras adquisiciones, y
debern estar claramente especificadas sus condiciones de venta, adems de
sus servicios adicionales, por lo regular este documento contiene la siguiente
informacin:
Descripcin del producto (especificaciones, caractersticas, formas,
presentacin, empaques y similares)
Precios, crditos, montos, plazos y tiempos de entrega
Caducidad o vigencia de la cotizacin
Y datos generales del proveedor
Otros menores

6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIN DE COTIZACIONES O

PRESUPUESTOS
La cotizacin es el documento enviado por el proveedor al rea de compras
como respuesta a una solicitud de cotizacin, en la cual hace su propuesta de
venta de un bien o servicio y que segn l, son las condiciones ms ventajosas
para la organizacin respecto de precio, calidad y polticas de venta.
Para la seleccin de cotizaciones debern considerar elementos de
competitividad del proveedor como son:
Precio
Calidad
Servicio
Flexibilidad y facilidades (crditos, montos y tiempos)
Otros (fianzas, seguros, garantas entre otros)
Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y anlisis, a
reas especializadas de la organizacin para intercambio de criterios y
enfoques sobre la cotizacin, reas como diseo, presupuestos, calidad,
supervisin entre otras.
La generacin de cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones son
importantes, ya que sern parte fundamental de la seleccin del proveedor,
para poder realizarlos, estos se debern adaptar a las polticas de la
organizacin, ya que muchas veces limitan o condicionan este proceso. Los
criterios de evaluacin debern arrojar resultados con ventajas de rentabilidad
a la compra, soportado por un buen manejo en las variables calidad, precio,
servicio y crditos. El manejo de estas variables de alguna manera marcan el
compromiso y/o enfoque de crecimiento, generando prioridades en los
conceptos de competitividad, rentabilidad y productividad.
Importancia e influencia de las variables por su enfoque

Las negociaciones
Una vez terminado el proceso de anlisis, evaluacin y seleccin de
presupuestos, se proceder a negociar, pero para esto, se requiere de
experiencia, criterio, capacidad de anlisis, diplomacia y tolerancia, pero sobre
todo, sentido comn.
La esencia de la negociacin es llevar el precio a situaciones o reas cmodas
y razonables para la organizacin, siempre tomando en cuenta que un negocio
es parte de dos o ms individuos y que la equidad es parte fundamental para el
xito comercial, que generar una relacin cordial y de respeto en un marco de
cooperacin.
Los aspectos que se debern negociar.
Costos y utilidades (del proceso y la compra misma)
Calidad
Montos y plazos crediticios
Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.)
Asistencia (puntual y oportuna)
Devolucin, reposicin, garantas y fianzas
Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas
Algunas herramientas para negociar:
Crecimiento de la organizacin

Proyectos futuros
Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.)
Ideales (propsitos) y valores de la organizacin
Certidumbre econmica, solvencia, crditos, apalancamientos etc.
Garantas (respaldo de operaciones comerciales)
El comprador deber generar estrategias de negociacin bien fundamentadas,
planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el xito de
este proceso.
El negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino que es satisfacer,
convencer y generar confianza, ganar adeptos, pero sobre todo concretar ese
conjunto de ventajas para la organizacin, ventajas con un valor competitivo,
que a su vez contribuyen a satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
reflejada en precio y calidad, que sern transferidas por el proveedor.
Seleccin del proveedor
Este se da en funcin a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las
mejores ventajas para la organizacin en trminos competitivos.
Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubri las
necesidades de la empresa ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier
concepto de negociacin y que cumple con todos los requisitos.
Requisitos de influencia para la seleccin de proveedores.
Requisitos econmicos - financieros (precio, crditos y solvencia)
Requisitos tcnicos - calidad, infraestructura y produccin
Requisitos administrativos - aspectos legales y administrativos
Requisitos de desarrollo - cooperacin y desarrollo
Recomendaciones organizacionales
El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por
medio de una venta, generada por una compra de la empresa, por lo tanto
este, deber proveer de calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es
muy importante mantener relaciones comerciales integras, que marcarn un
crecimiento profesional del comprador y por lo tanto de la organizacin.
La orden de compra
Es el documento que ordena al proveedor el envo o la entrega del bien o
servicio adquirido, y que concreta una compra en los trminos comerciales
pactados, con las especificaciones, normas o caractersticas requeridas, en el
lugar y tiempo convenido.
Elementos o componentes del documento "orden de compra"

Membrete de la organizacin
Titulo del documento "orden de compra"
Folio de la orden de compra
Fecha de elaboracin
Referencia a requisicin
Referencia a cotizacin
Nombre del proveedor
Direccin del proveedor
Contacto (ventas)
Telfono
Nombre del comprador
Nombre del proyecto o dpto. requisitante
Ubicacin del proyecto o departamento
Lugar de entrega (punto LAB)
Poltica de crdito y formas
Partida
Numero de catalogo
Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones tcnicas
Unitario
Subtotal
Impuestos
Total (numrico y escrito)
Observaciones
Firmas de elaboracin y autorizacin
Nmero de copias al pie
El seguimiento de la orden de compra

El seguimiento consiste en la actualizacin de la promesa de entrega del

proveedor, la clave no esta en solo generar un proceso repetitivo de llamadas
telefnicas para saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el
proceso o progreso del envo y entrega del bien o servicio, para que mis plazos
establecidos se cumplan o se mejoren
Herramientas para acelerar el proceso
Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas
Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas
Cancelaciones
Trato amable y cordial a la exigencia
Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturacin
Repercusiones legales
Entre otros
No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten
las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo,
su interpretacin.
La confirmacin de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor
estar enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y est conforme
con los trminos estipulados, adems, que estos son perfectamente
comprendidos mutuamente segn acuerdos previos (esto es bsico en el
proceso).
Entrada de material y aseguramiento de calidad
Proceso en el cual empiezan actividades como recepcin, custodia, cuidado y
control de los materiales, pero sobre todo, la aplicacin de logstica de
distribucin y los procesos a considerar para la agilizacin de tiempos de los
sistemas establecidos de construccin.
Actividades a la recepcin de materiales.
Verificacin de la cantidad comprada contra lo entregado
Verificacin del buen estado de los materiales
Verificacin de la calidad solicitada
Empaques y presentaciones acordadas
Documentacin en regla /orden de compra, remisin de materiales del
proveedor. Etc.)
Devolucin de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.
Asignacin de la ubicacin de los materiales para su acomodo

Captura o registro en kardex manual o electrnico de la entrada

Actividades de la custodia y cuidados.
Mantener en buen estado y cuidado del material
Poner en prctica polticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir
instrucciones de manejo sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas
Mantenimiento de las instalaciones
Aseguramiento del almacn
Por todo este proceso, se debern tener que considerar a un encargado del
almacn, con experiencia y habilidades, con cierto nivel de preparacin
profesional.
12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA)
Los factores por lo cual procede una devolucin de materiales, son varios, en
los que destacan no cumplir con la calidad, caractersticas, especificaciones,
presentacin o simplemente mal estado de los materiales, entre otros.
Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero tambin se
pueden dar una vez entrada al almacn ya que durante el proceso de
construccin y almacenaje pudiesen resaltar a la vista (calidad) aspectos
ocultos que solo con el transcurso del tiempo o por pruebas posteriores
cientficas (de laboratorio) determinen su mala calidad, lo ms deseable es que
a la entrega el proveedor presente una carta de certificacin de calidad del lote
entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las pruebas pertinentes de
calidad, que nos den confianza para las futuras adquisiciones.
Para evitar este tipo de acciones perjudiquen las relaciones comerciales con
proveedores, se deber especificar en el contrato, convenio o simplemente en
la orden de compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto de una
mala prctica comercial.
13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL.
Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en todas sus
modalidades, calidad, precio y servicio.
Elementos del documento "entrada de almacn"
Membrete de la organizacin
Titulo del documento "entrada de almacn"
Consecutivo
Fecha
Proveedor
Concepto de entrada

Obra o proyecto
Ubicacin
observaciones
Referencia a orden de compra
Firma del almacenista
14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA)
El rea de control de inventarios se encargar del registro de la operacin de
entrada, la cual deber informar en lnea a reas fundamentales para su
proceso tcnico y administrativo, como es la misma rea de Compras,
Residencia de obra, Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisin, esta
funcin la puede desempear perfectamente el almacenista como apoyo a
control de inventarios como subordinado en el tramo de control
15.- LA SALIDA DE ALMACEN
Es un proceso en el que se terminan las responsabilidades para el rea de
compras en aspectos "tcnicos" por alguna manera de llamarle as, ya que el
proceso general termina con el pago de la factura que se vern ms adelante.
Las actividades del proceso que se tendrn que considerar son:
Recepcin de la solicitud de material (vale de bodega) requisitado por el
residente de obra por medio de los maestros a su cargo, y/o elaboracin de
salida de almacn
Verificacin de los datos del vale que deben contar con informacin como:
Cantidad y concepto solicitado (material)
Destino (obra y frente)
Fecha
Firma del solicitante (maestro de obra o residente)
En formato membretado y foliado
Y/o elaboracin de salida de almacn con sus contenidos (membrete, folio,
concepto, cantidad,
Unidad, obra, frente, fecha y firma del solicitante).
Entrega de material
Supervisin de la aplicacin de materiales o servicios (temporales, espordicos
permanentes etc.)
Un aspecto de relevancia es que hay materiales que merecen un trato especial
por su volumen o por sus formas de manejo, que debern simplificarse
respecto de su entrada y salida, (polticas especiales) pero que se debern

coordinarse con el residente de obra para su ubicacin y evitar prdidas de

tiempos por su manejo en obra (logstica de obra)
16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA)
Al igual que el punto 13 este proceso deber aplicarse para el control tcnico
administrativo y por lo tanto seguir dotando de informacin a las reas de
Compras, Residencias de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y
supervisin.
Elaboracin y envo de facturas para revisin
Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la
empresa (matriz) el cual se deber presentar en tiempo y forma de acuerdo a
las polticas que se marquen en este aspecto (revisin y pago), al momento de
la recepcin del documento se deber entregar un contra recibo al proveedor
con membrete o sello de la organizacin, el cual deber presentar contra el
pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.
18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS.
La recepcin de la empresa enva a el rea de compras las facturas que entran
a revisin, para que verifique y de proceso al documento, o en su defecto,
proceder a su devolucin, por no cumplir con los requisitos establecidos, ya sea
de tipo fiscal, contable o administrativo, que estn plasmados en los contratos,
convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento se
procede a la generacin de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la
cual deber sujetarse a las polticas de pago del proveedor que se hayan
convenido para cubrir adeudos. El departamento de cuentas por pagar
integrada al rea de compras deber mantener en custodia la documentacin
hasta su autorizacin de pagos, ya que ser soporte de la pliza de cheque
referente al proveedor.
Este proceso que es parte de las funciones de compra, constituye la
confirmacin y/o notificacin por parte del proveedor de que el material se ha
entregado, o en algunos casos se ha embarcado.
Autorizacin de pago a proveedores
El rea de compras por medio o en conjunto con cuentas por pagar (por su
vinculacin) autorizan el pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o
por situaciones de montos a tope, los cuales hay ocasiones que se tienen que
subsanar, para no parar la dinmica de operaciones comerciales y de
construccin, generando una orden de pago la cual se enva a bancos o
tesorera para su proceso.
20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO
El rea de bancos o tesorera reciben la informacin por medio de la orden de
pago para la generacin del cheque, siempre y cuando el proceso sea por este

medio, Adems esta orden deber ir acompaada de la documentacin que

soporte el pago requerido.
Por otra parte, si el pago se hace va transferencia electrnica, las polticas de
la organizacin debern considerar otro tipo de situaciones, pero siempre
protegiendo los intereses de la empresa, sobre todo en aspectos legales que se
pudiesen dar por errores o polticas de terceros (Bancos intermediarios),
obviamente, estas debidamente plasmados en contratos o convenios firmados.
Si fuese este el caso de pago, aqu concluira el proceso de compra tcnico y
administrativo
21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA
La recepcin de la empresa recibe los cheques para su entrega, y acatar las
polticas y procedimientos de la organizacin, en los das, horarios y requisitos
para este proceso.
22.- EL PAGO A PROVEEDORES
El pago se efectuar en horarios acordados, la entrega del cheque se har al
momento de la presentacin del contra recibo, debiendo firmar de recibido en
la pliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger
cheque debern estar autorizadas por el proveedor preferentemente con
identificacin personal.
Las plizas de cheques entregadas debern devolverse a bancos o tesorera,
los cheques no entregados podrn darse en custodia a compras (cuentas por
pagar) o a la misma rea de bancos dependiendo de las polticas o
procedimiento de la organizacin, el fin es que ambas reas estn enteradas
de que el proceso se cumpli o quedan pagos en stand by (en espera)
23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD.
El rea de compras estar generando informacin al rea contable con la
aprobacin y captura de facturas (pasivos - proveedores) la cual se estar
transfiriendo peridicamente de acuerdo a las polticas de la empresa.
24.- GENERACION DE INFORMACION DE INVENTARIOS
Los almacenes o bodegas estarn generando por medio de su control de
inventarios, informacin al rea de contabilidad que al igual que el punto
anterior estar sujeta a periodos, polticas y procedimientos de la organizacin,
independientemente que esta informacin ya se encuentre en lnea para
consulta de las reas competentes.
Fin del proceso
Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas informticos con los
que cuente una organizacin, pero son las bases para adaptar cualquier
software al proceso de la compra descrito, que por su funcionalidad es

adaptable y flexible a polticas y procedimiento que una empresa constructora

puede establecer.

Determinacin de precio de compra

Utilizacin
El clculo de un precio de venta para un artculo se basa en el precio de compra que representa los
costes de adquisicin medios del artculo para el nivel de organizacin para el cual se debe
calcular el precio de venta. El precio se denomina neto/neto precio de compra o, simplemente,
precio de compra.
La fijacin del precio de compra en la funcin de determinacin de precio de venta se conoce como
la determinacin de precio de compra. Se pueden utilizar varios procedimientos diferentes en la
determinacin de precio de compra. Estos estn relacionados con las caractersticas de artculo
particulares, caractersticas particulares de aprovisionamiento y los procesos empresariales para
las determinaciones de precio de venta.
Puede utilizar las clases de determinacin de precio de compra y las secuencias de determinacin
de precio de compra para estructurar la determinacin de precio de compra para adaptarse a las
necesidades de su empresa.

Condiciones previas
Puede definir sus propias secuencias para la determinacin de precios de compra en Customizing
para la determinacin de precios adems de los suministrados. Vase ms adelante para obtener
ms info detallada.

DATOS FISCALES

Todos hemos escuchado de contribuyentes que venden y compran comprobantes fiscales para
amparar operaciones falsas y disminuir el pago de impuestos. Esto se ha vuelto una prctica
muy comn en Mxico, lo cual est ocasionando una disminucin importante en la recaudacin
por parte de las autoridades fiscales.
Por lo anterior, la reforma fiscal recientemente aprobada por la Cmara de Diputados y
Senadores contempla una serie de disposiciones legales que buscan combatir los esquemas de
evasin fiscal consistentes en la enajenacin y adquisicin de comprobantes fiscales que
amparan operaciones falsas o simuladas.

En el pasado, este esquema consista en usar comprobantes apcrifos, con la finalidad de

deducir y acreditar las cantidades amparadas en los mismos, sin haber pagado las cantidades
reflejadas en ellos. Sin embargo, los controles de seguridad y requisitos que la autoridad ha
implementado, han llevado a los contribuyentes a recurrir a estructuras mucho ms complejas
para tratar de disminuir el pago de impuestos.
Tal es el caso de la venta de comprobantes fiscales, que en esencia consiste en colocar en el
mercado comprobantes fiscales autnticos y con flujos de dinero comprobables, aunque los
conceptos que se plasman en los mismos carecen de sustancia o la poca que pudieran tener no
es proporcional a las cantidades que amparan. En estas operaciones el adquirente del
comprobante fiscal generalmente recibe directamente, o a travs de una tercera persona, la
devolucin de la erogacin inicialmente facturada, menos el cobro de las comisiones cobradas
por el vendedor.
Con esta devolucin el adquirente logra su objetivo de deducir y/o acreditar un concepto por el
cual en realidad erog una cantidad mucho menor, disminuyendo con ello la base del impuesto
correspondiente. A su vez, los vendedores de comprobantes fiscales obtienen una utilidad por la
comisin pactada.
El fenmeno es grave y de acuerdo con datos de las autoridades, de los ejercicios fiscales de
2008 a 2012 se han identificado al menos 316 facturadores que realizaron operaciones por
105,369 millones de pesos. Ms de 12,000 contribuyentes utilizan indebidamente estas facturas
que amparan operaciones simuladas, slo en lo que se refiere al impuesto al valor agregado.
Conforme a la exposicin de motivos de la reforma fiscal, las autoridades fiscales han
detectado una serie de patrones que generalmente estn presentes en las sociedades que realizan
la venta de comprobantes fiscales, como son:
1. Tienen un objeto social muy amplio para poder ofrecer al cliente un comprobante fiscal con
un concepto que pueda relacionarse mejor con sus actividades.
2. Emiten comprobantes fiscales correspondientes a operaciones que no se realizaron.

3. Emiten comprobantes fiscales cuya contraprestacin realmente pagada por las operaciones
consignadas en los mismos es slo un mnimo porcentaje y no tiene proporcin con dichas
operaciones.
4. No tienen personal o ste no es suficiente para llevar a cabo las operaciones que se
especifican en los comprobantes fiscales.
5. No tienen activos o stos no son suficientes para llevar a cabo las operaciones que se
especifican en los comprobantes fiscales.
6. Reciben ingresos que no tienen proporcin a las caractersticas de su establecimiento.
7. Tienen cuentas bancarias o de inversiones que se encuentran activas durante un perodo
determinado y despus son canceladas, o las dejan con saldos menores.
8. Tienen sus establecimientos en domicilios que no corresponden al manifestado ante el RFC.
9. Sus sociedades se encuentran activas durante un perodo y luego se vuelven no localizables.
10. Sus ingresos en el ejercicio de que se trate son casi idnticos a sus deducciones.
11. Prestan servicios y, a la vez, reciben servicios por casi exactamente los mismos montos.
12. Comparten domicilios con otros contribuyentes tambin prestadores de servicios.
La complejidad y sofisticacin que han alcanzado estos grupos ha provocado que las medidas
actuales para combatir estas actividades, como lo es la posibilidad de rechazar la deduccin o
acreditamiento de los gastos, no resulten suficientes. En este sentido, la propuesta de reforma
fiscal establece un nuevo procedimiento en el Cdigo Fiscal de la Federacin dirigido a
combatir este esquema, buscando sancionar a los contribuyentes que vendan, adquieran o
coloquen los comprobantes fiscales.
Cuando la autoridad fiscal detecte que un contribuyente ha estado emitiendo comprobantes sin
contar con los activos, personal, infraestructura o capacidad material, directa o indirectamente,
para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan tales

comprobantes, o bien, que dichos contribuyentes se encuentren no localizados, se presumir la

inexistencia de las operaciones amparadas en tales comprobantes.
Una vez detectado lo anterior, la autoridad fiscal proceder a notificar en el buzn tributario del
emisor de facturas y a travs de la pgina de Internet del Servicio de Administracin Tributaria,
as como mediante publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de las empresas o
sociedades que presenten el patrn de comportamiento arriba indicado, otorgndoles la garanta
de audiencia para que manifiesten lo que a su derecho convenga. Hecho lo anterior, y en caso
de no demostrarse la veracidad de las operaciones, se publicar una lista de contribuyentes,
cuyo efecto sera la presuncin de que las operaciones amparadas por los comprobantes fiscales
emitidos nunca existieron y, por tanto, tales comprobantes no deben producir efecto fiscal
alguno.
Posteriormente, se abre una posibilidad para que los contribuyentes que hayan utilizado en su
beneficio los comprobantes fiscales puedan proceder a autocorregirse o, en su caso, acreditar
que la prestacin del servicio o la adquisicin de bienes en realidad sucedi, destruyendo as la
presuncin de inexistencia.
Ahora bien, si la autoridad fiscal acredita que un contribuyente continu utilizando
comprobantes que simulan actos u operaciones, se procedera a recalcular el pago de
contribuciones, sin tomar en cuenta dichos comprobantes y, en su caso, a liquidar las
diferencias que procedan con actualizaciones, recargos y multas. Adems, la autoridad
procedera por la va penal en virtud de la simulacin de las conductas.
Cabe mencionar que la reforma fiscal busca combatir este tipo de actividades desde el punto de
vista penal, al establecer como sujeto de un delito a quienes expidan, adquieran o enajenen
comprobantes fiscales de actos jurdicos simulados. Es decir, se va a sancionar penalmente a
quien enajene y adquiera los comprobantes fiscales mencionados.

Polticas Generales
1. Los auditores externos sern los responsables de controlar y custodiar los
papeles de trabajo durante la ejecucin de las auditoras y hasta su envo al
archivo de la empresa en la firma de auditores.
2. Por contener informacin de carcter confidencial, se restringe el uso y
consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la prctica y supervisin
de las auditoras.
3. Los papeles de trabajo comprendern las actividades realizadas en cada una
de las fases de auditora y contendrn evidencia de la planeacin, as como de
la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora
aplicados y de las conclusiones a que se lleg.
4. Los papeles de trabajo indicarn el personal que aplic los procedimientos
de auditora y su fecha de elaboracin.
5. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejar constancia de la
supervisin de la auditora mediante rbrica del servidor pblico a cargo.
6. Sin excepcin, los papeles de trabajo debern incluir ndices y marcas, as
como cruces, cuando la informacin contenida en stos derive de otro papel de
trabajo o documento, de acuerdo con lo establecido en la Gua de ndices,
Marcas y Llamadas de Auditora. Los ndices no slo facilitan la ubicacin de los
papeles de trabajo, sino que describen la tipologa de los papeles de trabajo
ms frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual forma
parte de las bases de los documentos justificativos y comprobatorios de la
Cuenta que debe conservarse, o respaldarse en medios electrnicos de
acuerdo con las necesidades derivadas de las actividades de revisin.
7. Los papeles de trabajo estarn completos y suficientemente detallados, con
el fin de que reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros, los
mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la
formacin de una opinin y la preparacin del informe.
8. Los papeles de trabajo contendrn informacin clara y comprensible para el
lector.
9. Los papeles de trabajo se foliarn, a efecto de tener control de ellos,
considerando un folio continuo en cada legajo.
10. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrn una portada principal
o cartula que incluya los datos generales de la revisin, as como un ndice
para facilitar su manejo y consulta.
11. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirn
en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su
consulta.
12. Todas las cdulas de informacin o de contenido homogneo se
enumerarn en forma consecutiva abajo del ndice. Es decir, si el anlisis de

cierto captulo comprende "n" cdulas, stas se indicarn de la siguiente

manera:
1/n, 2/n, 3/n,, n/n
Concepto
Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los
datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la
descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los
cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe.
Los papeles de trabajo estn constituidos por la documentacin en la cual el
auditor asienta la informacin obtenida en la revisin, as como por la que le
fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias o copias certificadas),
que en conjunto proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la
auditora.
Segn el caso, dicha informacin estar contenida en medios fsicos y archivos
electrnicos.
Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de
control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos por
medio de la elaboracin y conservacin de los papeles de trabajo, ya que stos
constituyen el sustento de la opinin que emite el auditor. Su importancia se
deriva de la informacin que puedan contener, de la interpretacin que de ella
se realice; del grado de calidad con que se planeen, preparen, revisen y
conserven dichos papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la
supervisin de las auditoras.
El propsito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las
auditoras realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditora aplicados; y de las conclusiones a que se lleg.
Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos
de auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad con las normas de
auditora; tambin deben hacer constar la supervisin y formulacin de
informes.
Con relacin a la fase de planeacin de la auditora, en los papeles de trabajo
se explicar la forma en que se seleccion al sujeto fiscalizado, el objetivo de la
revisin, el alcance de la auditora y el programa detallado de auditora, as
como los procedimientos por aplicar durante la etapa de ejecucin, con base
en el estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno implantado
por el sujeto fiscalizado.
Con relacin a la fase de ejecucin de la auditora, se elaboran los papeles de
trabajo que contienen la informacin que el auditor obtuvo en su revisin. Con
ellos sustentar las observaciones y resultados que presente al sujeto
fiscalizado en el Informe de Resultados de Auditoria.

A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditora fijados en

cada una de sus fases; se dejar evidencia de la revisin de los papeles de
trabajo, por los distintos niveles de supervisin, observando las polticas
relativas al diseo, estructura y caractersticas establecidas en la firma de
auditora; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la supervisin
se dar seguimiento a la cdula o minuta de puntos pendientes por aclarar, a
efecto de que no existan puntos pendientes de solicitar o verificar al concluir la
auditora.
El contenido de los papeles de trabajo, constituye el soporte de los hallazgos y
conclusiones derivados de la labor realizada por los auditores. Son el reflejo del
detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vnculo inseparable entre la
investigacin de campo y los resultados que se expongan en los informes de
auditora.
Todos los resultados y recomendaciones de la auditora se sustentarn en
evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en el conjunto de
elementos que comprueban la autenticidad de los hechos; la evaluacin de los
procedimientos contables, presupuestarios, programticos o administrativos
empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas por los
auditores. El carcter suficiente se refiere a la magnitud de la evidencia que se
requiere para formar una opinin razonable; por su parte, el carcter
competente se refiere al grado en que la evidencia puede ser considerada
como confiable.
Los auditores considerarn que el contenido y disposicin de sus papeles de
trabajo reflejen su grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles
de trabajo sern tan completos y detallados que posteriormente un auditor
experimentado, que no haya tenido ninguna relacin con la auditora, pueda
servirse de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se sustente el
informe de auditora.
La conformacin de la evidencia suficiente y competente implica someter la
evidencia primaria recopilada a procedimientos para corroborar la
razonabilidad de la informacin
proporcionada por el sujeto fiscalizado, explicando, en su caso, discrepancias y
ajustes derivados de la revisin, lo que permite que en el informe se consignen
los saldos y la informacin que constan alauditor. Estos procedimientos,
desarrollados de lo general a lo particular quedan plasmados en los diferentes
tipos de cdulas.
OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar
en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de
auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que
corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la
auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las

pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una

base de anlisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
- Facilitar la preparacin del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el
informe.
- Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
- Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.
- Servir de gua en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador
pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo
completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de
otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara
los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de
comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de
una opinin y preparacin del informe. Adems, deben identificar claramente
las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
Cualquier informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico
debern estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el
profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden
presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los
papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben
hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o anlisis preparado
durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por
consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinin
respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los
controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de
las operaciones o registros sujetos a revisin.

Estos tambin deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales
revisiones, los papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar
completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no
sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de
quien los prepar.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la
persona que efectu el examen sino por un supervisor, quien debe estar en
condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboracin de los papeles de
trabajo.
CONTENIDO
La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para documentar las
evidencias de auditora, los resultados encontrados y las conclusiones
alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las
circunstancias que requiere una cdula y el diseo adecuado de las cdulas
que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos
involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas:
Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como
nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de
quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice.
Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para
ayudar el archivo y organizacin.
Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditora
realizado.
Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los
objetivos para los cuales fue diseado.
Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditora que se
est considerando tambin se expresan en forma clara.
LOS PAPELES DE NO DEBEN CONTENER:
- no ser copia de la contabilidad de la empresa
- no ser copia de los estados financieros
- no ser copia de la auditoria del ao pasado.
CDULAS DE AUDITORA
Concepto
Las cdulas de auditora son documentos en los que se describen los
procedimientos y tcnicas utilizadas durante la ejecucin de la auditora, as
como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinin del auditor.

Tipos de cdulas de auditora

Por su contenido, las cdulas de auditora se clasifican de la siguiente manera:
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones
del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin sujeto a examen; por
ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores
contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los
estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese
momento desviaciones importantes que requieran de explicacin, aclaracin o
ampliacin de algn procedimiento de auditora, antes de concluir la revisin.
(Vase el Anexo nm. 1.)
2. Cdula analtica
En las cdulas analticas, adems de incluirse la desagregacin o anlisis de un
saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rubro (captulo, concepto o
partida) o subfuncin por revisar, mediante la aplicacin de uno o varios
procedimientos de auditora, se detallan la informacin con la que se cont, las
pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Es conveniente que la informacin y documentacin recabada se clasifique de
tal forma que permitan detectar fcilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o
aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.
Las pruebas que se consignen en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la
optimizacin del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y
dems obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los
programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula
sumaria.
En las cdulas analticas se incluye, adems, el razonamiento de cifras
especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el
resultado de las pruebas especficas de detalle o de anlisis. Su aplicacin
parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones
se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, produccin per
cpita, determinacin del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y
el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cdulas se
incluyen las observaciones o irregularidades. (Vase el Anexo nm. 2.)
3. Cdulas subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se efecta la desagregacin, detalle o
anlisis a profundidad de los datos contenidos en una cdula analtica,
mediante la aplicacin de los mismos procedimientos utilizados o de otros

complementarios. Un ejemplo del uso de estas cdulas, consiste en el examen

especfico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cdula
subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversin de dicha cuenta. (Vase el Anexo nm. 3)
4. Cdulas maestras
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas
en que se presenten las conclusiones, se deber integrar al inicio del legajo de
los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan
brevemente los antecedentes de ste y se resuman los procedimientos de
auditora aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura
ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones
por emprender.
Estructura de las cdulas de auditora
Las cdulas de auditora muestran en su estructura tres partes claramente
diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.
1. Encabezado
En l se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de
fiscalizacin y el nombre de la Firma de Auditora y de la Direccin de rea
encargada de la revisin. Se ubicar en la parte superior de la cdula, as como
los siguientes datos:
a) Razn social o denominacin del sujeto fiscalizado. b) Clave de la auditora.
c) Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado.
d) Perodo o ejercicio presupuestal sujeto a revisin. e) Clase o tipo de cdula.
f) Descripcin de la informacin que se presenta en la cdula.
g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cdula y su firma
o rbrica, a fin de deslindar responsabilidades.
h) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de de limitar
responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditora, se
presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento.
i) Clave o ndice de la cdula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que
permitir ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitar su
inmediata localizacin en el expediente.
2. Cuerpo o contenido principal
Es la parte ms importante de la cdula; en ella se asientan los resultados y la
informacin obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo
siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de

los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado.
c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
d) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o
incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado.
e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades
detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles
establecidos, as como determinacin del monto de dichos hechos e
irregularidades.
f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma
sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cdulas que
guarden relacin o complementen los procedimientos que en ella se consignen.
3. Pie o calce
Se ubica en la parte final de la cdula; en l se asientan principalmente los
siguientes datos:
a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer ms conciso o sencillo
algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, con el fin de aclarar o
ampliar informacin o sealar situaciones especiales que no signifiquen
observaciones o irregularidades y fallas de control interno.
b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cdula.
c) Descripcin de las marcas de auditora empleadas y su significado (si no se
elabora una cdula especial para ello).
d) Nmero de hojas que integran la cdula
Caractersticas de las cdulas
El diseo de una cdula se refiere bsicamente a su cuerpo o contenido
principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y
los del pie o calce derivan de la ejecucin de las pruebas de auditora.
Para el diseo de las cdulas, es preciso considerar las necesidades de la
revisin, en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones
a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos
para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los
procedimientos aplicados.
Con relacin a los objetivos establecidos para la elaboracin de los papeles de
trabajo, a continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula
para cumplir su cometido:
1. Que sea objetiva, es decir, que la informacin sea imparcial y
suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

2. Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de manera lgica, clara y
sencilla.
3. Que est completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del
trabajo de auditora realizado y sustente debidamente los resultados,
conclusiones y recomendaciones.
4. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas),
se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y
marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.
5. Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin
necesaria para cumplir el objetivo propuesto.
Reglas para la elaboracin de cdulas de auditora
A efecto de que las cdulas que integran los papeles de trabajo renan las
caractersticas enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en
seguida se establecen de manera enunciativa, ms no limitativa, algunas
reglas o principios para su diseo y elaboracin:
1. Adoptar, segn el tipo de auditora, sujeto fiscalizado y rubro (captulo,
concepto o partida) o subfuncin.
2. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y
procedimientos aplicados.
3. Efectuar un diseo previo y elaborarlas preferentemente mediante
computadora.
4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto
fiscalizado.
5. Anotar los datos en columnas.
6. Asentar en la cdula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de
que estn completos.
7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo
conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que
elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos
contenidos en la cdula con los asentados en otras cdulas.
9. Para efectos de correccin, en las cdulas elaboradas manualmente, las
palabras o nmeros incorrectos se tacharn y los correctos se escribirn en la
parte superior con la rbrica de quien elabor o supervis la cdula.
10. Una vez elaborada una cdula en forma manual, sta no deber
desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deber trabajar siempre con
limpieza y precisin.

11. Los datos y cifras de las cdulas que se elaboren manualmente, se

escribirn con letra legible o de molde y con tinta negra.
12. En caso de que las cdulas se elaboren mediante computadora, stas se
debern imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su
localizacin e identificacin en los legajos.
Marcas de auditora
Las marcas de auditora se debern escribir con color rojo y explicar su
significado al pie o calce de las cdulas. El uso de tales marcas debe
corresponder con las establecidas en la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de
Auditora emitido por la Firma, no obstante su uso es enunciativo ms no
limitativo, y el personal auditor podr crear algunas ms de conformidad con el
tipo de auditora y rubro revisado.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en
archivo permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo
actuales o del perodo. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada
uno de ellos.
1. Archivo permanente o expediente continuo de auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se
concentran los documentos relacionados con la informacin general del sujeto
fiscalizado, como antecedentes, organizacin, operacin, informacin legal,
fiscal, financiera, programtico-presupuestal y de revisiones de rganos de
control interno y externo. Esta informacin se actualizar en forma continua y
servir como instrumento de referencia y consulta en auditoras posteriores.
El archivo se integrar de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la
Integracin del Archivo Permanente emitidos por la Firma; es necesario que se
inicie con un ndice que permita identificar la informacin y facilitar su
localizacin.
2. Papeles de trabajo actuales o del perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el
transcurso de la auditora. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso
de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control
interno; de la seleccin de la muestra de auditora; del anlisis de saldos,
movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos y tcnicas de
auditora; de la supervisin realizada; de quin aplic los procedimientos y de
la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del
informe de auditoria en el que se incluyen las recomendaciones formuladas.
3. Integracin de expedientes y orden de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se archivarn conforme a un sistema alfanumrico, para

lo cual deber considerarse el tipo de auditora de que se trate y la secuencia
de los perodos o programas que han sido objeto de revisin.
Todos los archivos iniciarn con un ndice que permita conocer su contenido.
Los papeles de trabajo se sealarn con ndices y marcas para facilitar su
localizacin y relacionarlos entre s. Los ndices son de utilidad para indicar en
qu seccin del expediente se encuentran determinados papeles de trabajo;
las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas realizadas.
Generalmente, al poner en prctica un procedimiento de auditora, en el
anlisis se utilizan varias cdulas, por lo que stas deben numerarse
progresivamente, de acuerdo con los ndices asignados a los rubros (captulo,
concepto o partida) o subfuncin de aplicacin, de preferencia en forma
piramidal (cdulas sumarias, analticas y subanalticas).
Propiedad, custodia y confidencialidad
Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores pblicos de la Firma
elaboren e integren en el desempeo de sus funciones de auditora sern
responsabilidad de la Firma, en su manejo se asegurar la proteccin de los
datos personales, y respecto del carcter de la informacin, deber clasificarla
en sus modalidades de reservada o confidencial. Recordemos que dichos
papeles representan la prueba material del trabajo realizado.
El personal auditor ser responsable de la custodia y cuidado de los papeles de
trabajo durante la realizacin de la auditora, hasta que concluya la revisin y
se emita el o los informes respectivos.
Se sealar un lugar especfico en las instalaciones de la Firma,a efecto de que
en l se archiven adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una
vez cumplida su vigencia administrativa, pasarn a formar parte del archivo de
la Empresa dentro de la Firma.
Asimismo, para evitar el extravo de los documentos y que personal no
autorizado utilice indebidamente la informacin relativa a los hallazgos de
auditora, los papeles de trabajo se guardarn, en das y horas inhbiles, en el
lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente bajo llave.
El contenido de los papeles de trabajo deber ser valorado por el auditor, con
el fin de identificar y salvaguardar los datos e informacin de acceso
restringido.
CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.

Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cdulas sumarias o de Resumen.
- Cdulas de detalle o descriptivas.
- Cdulas analticas o de comprobacin.
POR SU USO:
Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios
(acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros
de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por
su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del
auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til
solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada,
contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este
caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del
ejercicio a que se refieran.
POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la
propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave
cuyo contenido esta ms o menos definido.
Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o
ejecucin del trabajo. Entre estos estn:
- Planificacin de auditoria
- Hojas de trabajo
- Cdulas sumarias o de resumen
- Cdulas de detalle
- Cdulas narrativas
- Cdulas de hallazgos
- Cdulas de notas
- Cdulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditada. Entre
los que figuran:
- Estados financieros
- Conciliaciones bancarias

- Manuales
- Organigramas
- Planes de trabajo
- Programacin de actividades
- Informes de labores
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados
u obtenidos de fuentes independientes al rea auditada. Algunos de estos son:
- Confirmaciones de saldos
- Interpretaciones autnticas y normativa publicada
- Decretos de creacin de unidades
- Opiniones Jurdicas
- Opiniones Tcnicas
CDULAS
Para realizar un trabajo de auditora, ya sea como empleado del departamento
de auditora interna o como contador pblico, el auditor necesitar examinar
los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deber,
adems conservar constancia de la extensin en que se practic ese examen,
formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas,
del consejo de administracin, de los contratos celebrados, etc. as como
anlisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de
registro, etc. Estos extractos, anlisis, notas y dems constancias constituyen
lo que se conoce como cdulas, y su conjunto debidamente clasificado y
ordenado los papeles de trabajo.
Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el
informe final. Una definicin de cdulas de auditora podra ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado
por el auditor sobre una cuenta, rubro, rea u operacin sujeto a su examen.
Las cdulas de auditora se pueden considerar de dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya
nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido;
dentro de estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias

Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras homogneas

de una cuenta, rubro, rea u operacin.
- Cedulas analticas
En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula
sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informar, por
grupos homogneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a
auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, as como el saldo total de cada
grupo. Las cdulas analticas se harn una por cada tipo de clientela,
sealando en ellas como est conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura
y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cdulas de
observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de
reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre
muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse.
CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad
respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las
empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen
que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados
financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo
hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo
tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el
curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si
el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir
y en algunos casos se ve obligado, a presentar sus papeles de trabajo, tanto
como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus
procedimientos para llegar a su dictamen.
La confidencialidad se establece como norma y est relacionada
estrechamente con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor.
En este sentido, queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo
a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice
labores durante el proceso de revisin; cuando los papeles coadyuven a
solucionar los problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen
parte de la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.
PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son la prueba
material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por
contener datos que puedan considerarse confidenciales, est obligado a
mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto
profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesin (a
menos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que
obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRNICOS
Los papeles de trabajo en medios electrnicos se refieren a informacin creada,
transmitida, procesada, grabada o conservada electrnicamente que dan
soporte a un informe de auditora. A dicha informacin slo se puede tener
acceso usando equipos y tecnologas idneas.
En funcin de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha
informacin, y en qu medida es viable para el desarrollo de las pruebas
sustantivas de auditora, se deber hacer nfasis en los procedimientos que
conduzcan a verificar los siguientes aspectos:
1. Autenticidad:
En qu medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que
crea la informacin.
2. Integridad:
La cual consiste en asegurar que la informacin sea completa, exacta,
actualizada y vlida.
3. Autorizacin:
Verificar que la informacin haya sido preparada, procesada, corregida,
enviada, recibida, y consultada por personas facultadas para ello.
4. Admisin:
Cuidar en la medida de lo posible que la informacin que recopile la entidad de
fiscalizacin, no sea susceptible de ser rechazada por las personas
involucradas en el intercambio de la misma, por motivos tales como que no se
pueda probar su origen, recepcin o contenido.
PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (PED)
Con los avances de la tecnologa, es necesario que el auditor conozca los
equipos electrnicos que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su
auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la programacin, pero
s que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TCNICA

Los sistemas PED se definen por su complejidad tcnica y el grado en que se

utilizan en una organizacin. Una mejor medida de la complejidad es la
capacidad de un sistema en comparacin con la capacidad de un sistema
conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podra servirse de los equipos
electrnicos
a) Pera obtener estados, relaciones, anlisis de cuentas, etc. que podr utilizar
como cdulas cuyo contenido facilite la verificacin de ciertas partidas. Como
medio para comprobar el funcionamiento del control interno, en caso que se
trate de una auditoria operacional.