Modulo II Sga PDF

CENTRO DE FORMACIN DE LAS AMERICAS
Formacin con Calidad

rea: CENTRO DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS, JURIDICOS Y DE NEGOCIOS.
Cdigo Diplomado: CE-1001-05
Diplomado: ISO 14001, Sistema de Gestin Ambiental.
Mdulo: No. 2.
Tipo: Desarrollo Contenido Tema de Mdulo
Tutor: Antonio Garca.
Email: centrodeformaciondelasamericas@gmail.com
MODULO II
ISO 14001, SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
TEMA: DOCUMENTACIN DE LA NORMA ISO 14001:2015
Todos los Derechos Reservados - Centro de Formacin de las Amricas.

Contacto: contacto@centrodeformaciondelasamericas.com

Mdulo: No. 2.
DOCUMENTOS Y REGISTROS EXIGIDOS POR LA ISO 14001:2015

La norma UNE EN ISO 14001:2015 incluye en el apartado 7.5 Informacin
documentada, es decir, se sigue manteniendo la obligacin de disponer de un
sistema de gestin ambiental perfectamente documentado, pero ahora todo se
denomina informacin documentada.
El trmino informacin documentada es la nueva denominacin que abarca toda
la documentacin que debe tener evidencia tangible en el sistema, puede
mantenerse en el formato ms apropiado para la organizacin: papel, electrnico,..
y es posible tenerla integrada con otros sistemas de gestin.
Como novedad ahora cada organizacin puede decidir los trminos utilizados para
la informacin documentada, no es necesario reemplazar la nomenclatura
actual, se pueden usar los trminos que mejor se ajusten a cada
organizacin como registros, documentacin o protocolos, en lugar de
informacin documentada.
Como el trmino informacin documentada es nico, la norma lo que hace es
una diferenciacin entre otra documentacin y registros, para ello, utilizando
dos frases:
mantener informacin documentada para indicar otra documentacin.
conservar informacin documentada como evidencia de cuando se
refiere a los registros.
Teniendo en cuenta lo anterior, de acuerdo a los criterios de la ISO
14001:2015 podemos determinar que se debe:
1. Mantener informacin documentada de:
Alcance del Sistema de Gestin Ambiental (Apartado 4.3): debe estar

documentado y disponible para las partes interesadas.
Poltica Ambiental (Apartado 5.2)
Riesgos y oportunidades que es necesario abordar (Apartado 6.1.1)


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Procesos necesarios para abordar riesgos y oportunidades para dar

cumplimiento a los apartados 6.1.1 a 6.1.4 (Apartado 6.1.1)
Aspectos ambientales e impactos ambientales asociados (Apartado 6.1.2)
Criterios usados para determinar los aspectos ambientales
significativos (Apartado 6.1.2)
Aspectos ambientales significativos (Apartado 6.1.2)
Requisitos legales y otros requisitos (Apartado 6.1.3
Planificacin y control operacional, en la medida apropiada (Apartado 8.1)
Preparacin y respuesta ante emergencias, en la medida apropiada
(Apartado 8.2)
2. Conservar informacin documentada como evidencia (Registros) de:
Objetivos ambientales (Apartado 6.2.1)

Informacin apropiada sobre la competencia de las personas (Apartado 7.2)
Evidencia de las comunicaciones (Apartado 7.4.1)
Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin, en la medida apropiada
(Apartado 9.1.1)
Evidencia de los resultados de la Evaluacin del cumplimiento
legal (Apartado 9.1.2)
Implementacin del programa de auditora (Apartado 9.2.2)
Resultado de las auditoras internas (Apartado 9.2.2)
Revisin por la direccin (Apartado 9.3)
Naturaleza de las no conformidades y cualquier accin tomada
posteriormente (Apartado 10.2)
Resultados de cualquier accin correctiva (Apartado 10.2)
La propia norma ya indica que la extensin de la informacin documentada del
Sistema de Gestin Ambiental puede variar de una organizacin a otra debido a
factores como:
El tamao de la organizacin y sus actividades, procesos, productos y
servicios
La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y
otros requisitos
La complejidad de los procesos y sus interacciones


Mdulo: No. 2.
La competencia de las personas.
As que cada organizacin, adems de la documentacin mnima exigida por la
norma, podr disponer de toda aquella documentacin que crea conveniente para
una buena implantacin y desarrollo de su sistema de gestin ambiental segn
la ISO 14001:2015.
DEMOSTRAR LIDERAZGO SEGN LA NORMA ISO 14001 2015

En la nueva norma ISO 14001 2015 se elimina la figura del representante de la
direccin, en trminos de asumir responsabilidades, aunque ciertas
responsabilidades especficas para otras tareas se pueden delegar en un
representante de la direccin. Se debe tener en cuenta que la direccin en s
misma ya es responsable de la eficacia del Sistema de Gestin Ambiental:
Se deben asegurar que los planes estratgicos de la organizacin y los objetivos

del Sistema de Gestin Ambiental sea compatible con el mbito del contexto de
la organizacin.
Asegurarse que se cuenta con todos los recursos necesarios para interactuar
con todos los procesos de negocio que existen en la empresa.
Se adopta la responsabilidad de delegar y dirigir a todas las personas que se

aseguren de cumplir con todos los objetivos.
Se garantiza la mejora continua en el Sistema de Gestin Ambiental.
Ejercer el liderazgo en otras funciones de apoyo en la organizacin para

asegurarse de que los objetivos se cumplan.
La comunicacin se asegura de que los objetivos, aspectos y las mtricas de

rendimiento y resultados crticos que se encuentran comunicados con eficacia a
todos los interesados.


Mdulo: No. 2.
El requisito del liderazgo es una novedad de la norma ISO 14001 2015, en lo que
la responsabilidad no se puede delegar en un representante de la direccin y otra
persona asignada. Lo que significa que se acerquen grandes cambios para los
altos directivos, ya que se incrementa la participacin y el conocimiento que deben
tener sobre el Sistema de Gestin Ambiental.
Control de documentacin
El control de la documentacin es un conjunto de procedimientos por lo que se
asegura que los documentos del Sistema de Gestin Ambiental se organizan, se
actualizan, se mantienen localizables y se controlan de forma que la eficacia de
stos est totalmente garantizada.
Es necesario mantener un control constante de la documentacin ambiental,
quitando o sustituyendo los documentos obsoletos, revisando, modificando,
aprobando y fechando los nuevos documentos que se sean expedidos. Los
documentos tienen que incluir referencias cruzadas entre los documentos que se
relacionan en el Sistema de Gestin Ambiental.
Se debe establecer un procedimiento escrito en el que se detalle cmo controlar
los documentos del Sistema de Gestin Ambiental con los que asegurarse de que
se pueden localizar, adems son revisados y modificados de forma peridica. El
procedimiento tiene que establecer cmo asegurar que se mantienen las
versiones actualizadas de los documentos y que stos son fcilmente localizables
cuando sean necesarios, adems que los documentos obsoletos sean eliminados
o se etiqueten de forma adecuada.
La documentacin del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001 tiene que
encontrarse controlada y se debe incluir en el manual del Sistema de Gestin
Ambiental.


Mdulo: No. 2.
DOCUMENTOS CONTROLADOS Y NO CONTROLADOS

En el Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001 se debe distinguir a la perfeccin
entre los documentos controlados y no controlados. Como regla general, se debe
establecer el estado controlado a los documentos son esenciales para implantar y
mantener un Sistema de Gestin Ambiental y de forma peridica se deben
recordar, actualizar o sustituir. Por el contrario se tiene que otorgar el estado de no
controlado a los documentos que no se actualicen cuando se han distribuido. Los
documentos controlados siempre se deben actualizar y lo que hayan sido
actualizados, deben ser etiquetados como corresponde. Para asegurarse que se
realizacin una manipulacin apropiada de los documentados controlados, resulta
esencial mantener un registro de qu documentos son controlados y dnde se
encuentran ubicados y, una vez se ha actualizado el documento controlado, las
nuevas versiones tiene que sustituirse todas las copias de la versin anterior de
dicho documento. Se debe contar con un procedimiento con las lneas generales
sobre cmo autorizar, distribuir, referencias, almacenar, recuperar, corregir,
redistribuir y sustituir dichos documentos. Para evitar la confusin, puede resultar
til poner un nmero de referencia nico a los documentos controlados.
Cuantas ms copias de los documentos controlados existan, mucho ms difcil
ser controlarlos. Para facilitar el control, cree una lista de distribucin y si fuera
posible, reducir al mnimo el nmero de documentos controlados que se
encuentren en circulacin.
Vamos a proceder a realizar ciertas recomendaciones para implementar con xito
un Sistema de Gestin Ambiental basado en ISO 14001.


Mdulo: No. 2.
Se tienen que mantener los procedimientos que se controlen todos los

documentos que se requieren para desarrollar la implementacin y el
mantenimiento del SGA.
Se deben mantener los procedimientos por escrito para preparar, almacenar,

expedir, corregir y revisar documentos.
Se tienen que asegurar de que todos los documentos que se establecen para
desarrollar, implementar y mantener el Sistema de Gestin Ambiental son legibles
y se encuentran marcados con la fecha en las que se prepararon, la fecha en la
que se debe revisar, el ttulo del documento y la versin del mismo.
Todos los procedimientos de control de la documentos tiene que asegurar que los
documentos que se requieren para desarrollar, implementar y mantener el Sistema
de Gestin Ambiental ISO 14001 son autorizados por un representante de la
gerencia, se encuentra fcilmente localizables, tienen un perodo de revisin
previsto en el que se revisan y actualizan los documentos, se sustituyen las
versiones anteriores y obsoletas, se distribuyen los nuevos documentos y se
guarda el original, est marcados como versiones antiguas y se mantienen por
razones legales, financieras, etc.
El procedimiento de control de los documentos tienen que diferenciar los

documentos controlados de los no controlados.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DE LA ISO 14001

Cualquier entidad tendr que crear, almacenar y mantener actualizada la totalidad
de documentacin que se estima necesaria para su Sistema de Gestin
Ambiental (SGA) fundamentado en la norma ISO 14001. Habitualmente, la
organizacin incluye en un manual de gestin ambiental, todos los elementos
bsicos e importantes del sistema.


Mdulo: No. 2.
Dicho manual es el elemento bsico del Sistema de Gestin Ambiental, y en l se

describe las responsabilidades, obligaciones, el alcance del propio sistema, as
como la estructura organizativa. Adems, se recogen todos los recursos y
mtodos especficos, generales, conocimientos, procedimientos o todo aquel
documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el
mismo. Incluso, el manual incluir la poltica ambiental, los objetivos y fines de la
entidad.
El manual responder a la totalidad de preguntas ligadas con el Sistema de
Gestin Medioambiental ya que en este documento se cuenta con toda la
informacin importante y destacada para saber lo que se necesitara hacer, el
cmo, cundo y a quin se le pueden pedir las responsabilidades al respecto.
Toda la documentacin tendr que aparecer muy especificada, lo bastante como
para describir los elementos referentes y centrales del SGA, sus interacciones y
proporcionar orientacin acerca de dnde obtener informacin ms especfica
respecto a una operacin puntual del Sistema de Gestin Ambiental basado en
la ISO14001. Dependiendo de la entidad, la documentacin se podr guardar
tanto en papel como en formato digital.
Normalmente, la forma de estructurar la documentacin del sistema es en forma
piramidal.


Mdulo: No. 2.
manual de
gestion
ambiental
procedimientos
oprativos
instruciones tcnicas
otros documentos ( planes de
auditoria, plan de formacin, etc.)
Niveles
Nivel 1manual de gestin ambiental
Nivel 2procedimientos operativos
Nivel 3instrucciones tcnicas
Nivel 4otros documentos (planes de auditoria, plan de formacin, etc.)
Nivel I:
Se conforma del manual del Sistema de Gestin Medioambiental. En dicho texto,
se detalla la poltica ambiental y se utiliza como gua para as documentar las


Mdulo: No. 2.
responsabilidades y funciones principales, especificar las relaciones del sistema,

los objetivos generales y ofrecer orientacin acerca de la documentacin de
referencia. En este escrito se reflejan la totalidad de los documentos que
conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos
especficos y generales.
Nivel II:
En el segundo nivel de esta pirmide se encuentran los procedimientos. En este
documento se detallan los mtodos a aplicar y los criterios a seguir para alcanzar
con los requisitos necesarios para implantar adecuadamente un SGA. Cada uno
de los captulos de este manual est desarrollado por uno o varios procedimientos,
e incluso en cada captulo se tiene que hacer referencia a los procedimientos que
lleva a cabo.
Nivel III:
En el tercer nivel se recogen los procedimientos especficos del sistema y
orientaciones tcnicas. Se trata de documentos de un nivel ms concreto acerca
de aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestin Ambiental.
Nivel IV:
Por otra parte, en este apartado se detalla toda la documentacin que tiene que
formar parte del SGA segn ISO-14001 y que no se encuentra recogida en
ninguno de los niveles anteriormente mencionados. Destacan los registros
del Sistema de Gestin Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos
en los procedimientos o planes de actuacin (de auditora, plan de formacin,
etc.).


Mdulo: No. 2.
En el momento en el que se desarrollen los cuatro niveles de la empresa de la

documentacin del Sistema de Gestin Ambiental, se tiene que hablar acerca del
control de la misma cuya responsabilidad cae en la misma empresa que tendr
que determinar y mantener al da uno o varios procedimientos con el fin de
controlar la documentacin de su SGA.
Es necesario que la documentacin de un Sistema de Gestin
Ambiental fundamentado en la norma ISO14001 se encuentre localizada, se
apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre ambigua
u obsoleta. La documentacin tiene que identificarse fcilmente (nombre, nmero
o referencia de los documentos), encontrarse accesible en el momento que se
precise (distribuyendo copias en los lugares detallados), aadir fechas de edicin,
adems de estar revisada y actualizada totalmente.
En algunos casos, el archivo del documento ya antiguo sirve para satisfacer un
requisito legal. En dicho caso, este texto tiene que identificarse de una manera
adecuada.
La organizacin tiene el deber de explicar los procedimientos a seguir para saber
cmo se efectuar la distribucin, revisin y aprobacin, identificacin y retirada de
los documentos obsoletos. Un sujeto tiene que encargarse de esta gestin
documental para revisar los textos y garantizar que no se contradicen con algn
requisito o requerimiento de la norma y, posteriormente, llevar a cabo su
aprobacin. El archivo de los documentos se mantendr, a lo largo de al menos
tres aos de vigencia del certificado ISO 14001, aunque alguno de ellos se quede
en situacin de desuso.
Cualquier documentacin que se produzca y genere como consecuencia de la
aplicacin de los procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental que no


Mdulo: No. 2.
establezca registros del sistema y aquella documentacin externa que perjudique

a la gestin ambiental, sern controlados, as como analizados.
El fin que se persigue en el control de la documentacin es determinar los
controles necesarios para garantizar que los aspectos ambientales se trabajan
correctamente, minimizando los impactos ambientales relacionados, identificando
las actividades que pueda n ocasionar colisin con el medio ambiente tanto en los
servicios como en los procesos de produccin
La organizacin tendr que determinar las actividades y operaciones que se
encuentren ligadas con los aspectos ambientales representativos para llevar a
cabo un correcto control, de acuerdo con su poltica ambiental, objetivos y fines.
Para contribuir a ello, la entidad podr hacer uso de la lista de aspectos
ambientales:
Almacenaje.
Vertidos.
Uso de energa.
Utilizacin de productos qumicos.
Riesgos de accidentes.
Uso de agua.
Generacin de residuos.
Uso de materias primas y empleo de recursos naturales.
Emisiones atmosfricas.
Contaminacin y degradacin del suelo.
Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.).


Mdulo: No. 2.
Continuamente, se tendrn que describir la manera en la que llevarn a cabo

estas actividades y actuaciones para que los impactos ambientales que produzcan
se pudieran considerar controlados o no lleguen a generarse. Para ello, se debera
realizar una planificacin, elaborar los criterios necesarios para decidir si se estn
desenvolviendo en base a lo planeado y determinar mtodos de correccin.
El control de las operaciones tiene que englobar a las operaciones de
mantenimiento, as como a proveedores y subcontratistas en sus actividades
ligadas a la organizacin en particular. Adems, es importante que los
procedimientos de control operacional se informen a cualquier proveedor y
subcontratista, as como el mantenimiento de un registro de tal comunicacin.
Asimismo, si la organizacin ve necesario incluir a los proveedores y
subcontratistas ambientales en el procedimiento de evaluacin, tendr que
establecer los criterios medioambientales que se exigen y tener control del anlisis
y de su mantenimiento.
Algunas actividades en las que se requiere un control operacional pueden ser: los
vertidos, las emisiones atmosfricas, proveedores, subcontratistas, la gestin de
residuos, el almacenamiento de productos qumicos, etc.
LIDERAZGO EN ISO 14001 2015
Es muy normal que todos los cambios que se aprecian en la norma ISO 14001
2015 establezcan cambios en las auditoras y en el alcance de la norma, y esto
solo puede ser asumido a lo largo del tiempo. Una vez llegue el momento de
realizar la auditora la direccin tendra que ser capaz de:
De manifestar el conocimiento de los objetivos del Sistema de Gestin Ambiental y

facilitar la visin general en la que se tenga en cuenta la visin general de la
organizacin.


Mdulo: No. 2.
Demostrar que se ha encargado de realizar la coordinacin de los objetivos

estratgicos del Sistema de Gestin Ambiental y los procesos internos de forma
conjunta.
Demostrar el liderazgo en el equipo que se encarga de comunicar la importancia

que tiene el SGA, y el proceso segn los objetivos ambientales.
Familiarizarse con el proceso de garantizar y fomentar la mejora continua y

demostrar que existe una cultura dentro de la organizacin como resultado del
liderazgo.
La alta direccin tiene que dirigir, comprender y justificar los objetivos, los
resultados y el mtodo del Sistema de Gestin Ambiental durante la realizacin de
la auditora. Es algo evidente y se une a los cambios en la norma ISO 14001 2015
sobre el pensamiento basado en riegos, que parece ser el principal motor
para impulsar los negocios y el medio ambiente.


Mdulo: No. 2.
BIBLIOGRAFIA
http://www.adaptaiso.com/documentos-y-registros-exigidos-por-la-iso-140012015/
http://www.isotools.com.co/iso-14001-2015-documentos-obligatorios/
http://www.nueva-iso-14001.com/2015/06/iso-14001-el-control-de-la-documentacion/
https://www.isotools.org/2015/01/14/iso-14001-estructura-documentacion-sistemagestion-ambiental/


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1. Mantener informacin documentada de:

Alcance del Sistema de Gestin Ambiental (Apartado 4.3): debe estar

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Se deben asegurar que los planes estratgicos de la organizacin y los objetivos

Se adopta la responsabilidad de delegar y dirigir a todas las personas que se

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Se tienen que mantener los procedimientos que se controlen todos los

Se deben mantener los procedimientos por escrito para preparar, almacenar,

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Utilizacin de productos qumicos.

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