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a. Champ dapplication
Larticle 16 du rfrentiel juridique prcise quil sagit de toutes les entreprises relevant du champ dapplication
du SYSCOHADA. En consquence toutes les entreprises relevant du SYSCOHADA sont tenues dtablir le
manuel des procdures. Il sagit notamment :
a. Contenu du manuel
Le rfrentiel juridique du SYSCOHADA, ne donne aucune prcision sur le contenu de la documentation.
Mais pour tre un ouvrage de rfrence sur le plan professionnel, le manuel doit contenir au moins les
informations suivantes :
Procdure dinventaire,
Procdures de passage des comptes aux postes des tats financiers,
Rgles dvaluation et options comptables retenues,
Procdures dlaboration de lannexe.
. Le libre entretien
Cette technique consiste se faire dcrire les procdures en vigueur sans utiliser le moindre support.
Procdure dachat
Commande
Rception
Enregistrement comptable
Paiement des factures
Avoirs
Suivi des comptes fournisseurs
Procdure des ventes
Prix de ventes
Commandes
Expdition
Facturation
Enregistrement comptable
Encaissement des factures
Avoirs
Suivi des comptes clients
Procdure des immobilisations
Suivi des mouvements
Inventaire physique
Enregistrement et suivi comptable
Protection
Procdure des stocks
Suivi des mouvements
Inventaire physique
Valorisation
Protection
Procdure de trsorerie
Dpenses
Recettes
Enregistrement et suivi comptable
Protection des valeurs
Procdure de paie
Gestion du personnel
Prparation de la paie
Enregistrement et suivi comptable
Paiement du personnel
Services
Achats
Rceptions
Comptabilit fournisseurs
Ventes
Immobilisations
Trsorerie
Commercial
Comptabilit clients
Acquisitions
Protection
Cession
Dcaissements
Stocks
Personnel
Encaissements
Contrle et conservation
Comptabilisation
Mouvements
(entres/sorties)
Conservation
Recensement
Embauche
Etablissement de la paie
Comptabilisation de la paie
GESTION DE LA CAISSE
OPERATIONS SE
RAPPORTANT A LA
CAISSE-DEPENSE
TRE.01
Rdig le :
09/12/04
Rvis le
OBJECTIFS
Les procdures de la gestion de la caisse dpense visent instaurer une organisation optimale de toutes les
transactions lies aux sorties despces.
Elles permettront de sassurer que toutes les oprations de dcaissements en espce sont autorises par la
direction de lentreprise et quelles sont justifies.
Rgles de gestion des dcaissements
Le seuil maximal de la caisse est de
Toutes les dpenses dun montant suprieur doivent obligatoirement tre rgles par chque ou virement
bancaire.
DESCRIPTION
TRE 01
Les oprations se rapportant la caisse dpenses
Le dcaissement en espce
Lapprovisionnement de la caisse
ETAPES
INTERVENANTS
1
Responsable du service
demandeur
Responsable du service
demandeur
Chef comptable
Chef comptable
Chef comptable
DESCRIPTION DE
LA TACHE
Sortie de caisse
1. tablit un bon de caisse
matrialise par une fiche
de sortie de caisse, en
deux (2) exemplaires
2. Transmet le document
au responsable
hirarchique pour
validation.
3. A la rception du bon
de caisse apprcie
l'opportunit de la dpense
conformment aux rgles
de gestion en vigueur au
sein de lentreprise
4. En cas de rejet du bon
de caisse, transmet les
exemplaires du bon de
caisse au responsable du
service demandeur en y
indiquant les motifs du
rejet ,
5. Dans le cas contraire,
signe les exemplaires du
DOCUMENT ET
INTERFACE
Bon de caisse
Bon de caisse
Bon de caisse
Bon de caisse
Bon de caisse
Assistante
Assistante de direction ou
autre
Assistante de direction ou
autre
2
Chef comptable
chef comptable
ou autre
chef comptable
ou autre
chef comptable
ou autre
chef comptable
ou autre
Le comptable
Le comptable
3
Assistante de direction ou
autre
Assistante de direction
Chef comptable
Journal de caisse
Bon de caisse
Bon dapprovisionnement
Chque + copie
Grant
Comptable
dapprovisionnement et
transmet la liasse au
responsable de la caisse.
Le grant fait le retrait
des fonds la banque et
les reverse dans la caisse
5. Procde la
comptabilisation de
lopration et archive la
copie du chque.
Chque
Objectifs
Cette procdure a pour objectif de doter lentreprise en personnel comptent dans le respect des
rglementations en vigueur.
Rgles de gestion
Grant
Responsable Comptable
Mmorandum
Mmorandum
Budget
Avis de recrutement
Grant
Responsable Comptable
Avis de recrutement
Avis de recrutement
2
Assistante de direction
Comit dEmbauche
Assistante de direction
Comit dEmbauche
PV de dlibration.
tablissement du contrat de
travail
Grant
Responsable Comptable
Contrat de travail
individuel du salari.
Lobjectif de cette procdure est de permettre une organisation rationnelle des dparts en vacances du
personnel de lentreprise afin :
De garantir la continuit du service aux clients par une planification.
Rgles de gestion
Le droit de jouissance au cong est acquis pour tous les travailleurs aprs douze mois de travail effectif (Art.2,
Dcret n 98-39 du 28 janvier 1998 du Code du Travail).
En dbut dexercice, un planning des congs doit tre tabli afin de concilier au mieux les priodes de vacances
choisies par le personnel de lentreprise et la ncessit de continuit de service.
Toute demande de congs doit tre signe par le Responsable du service du salari et par le Grant.
Si la date effective de reprise de service est postrieure la date officielle alors les jours additionnels doivent tre
justifis. Sils ne le sont pas, ils doivent tre traits conformment au rglement intrieur de lentreprise.
Il est dlivr au travailleur une note indiquant les dates de dbut et de fin du cong.
Moyens
TAPES
INTERVENANTS
DESCRIPTION DE
LA TACHE
DOCUMENT ET
INTERFACE
Grant
Comptable.
Formulation de la
demande de congs
Agent
1.
Fiche de demande de
congs
Responsable de service
1.
Fiche de demande de
congs
Planning des congs
Appose sa signature
sur la demande de
congs.
2. Informe le salari de
lacceptation de la
fiche de demande de
congs.
3. Transmet la demande
de congs au Grant.
Si les dates ne concordent
pas
1.
Grant
Responsable
Comptable
La demande de congs a t
accepte
1. Effectue deux copies
de la demande de
congs.
2. Classe une copie de la
demande de congs
dans le dossier des
variables de paie.
3. Transmet une copie de
la demande de congs
lagent.
4. Classe loriginal de la
demande de congs
dans le dossier
personnel de lagent
la rubrique
correspondante.
La demande de congs a t
rejete
1. Effectue une copie de
la demande de congs.
2. Transmet une copie de
la demande de congs
lagent.
3. Classe loriginal de la
demande de congs
dans le dossier
personnel de lagent
la rubrique
correspondante.
Dpart du salari
Demande de congs
Responsable
Comptable
1.
Fiche de demande de
congs
Attestation de congs
2.
3.
Grant
1.
2.
3.
4.
Responsable
Comptable
1.
2.
tablit lattestation de
cong.
Joint lattestation la
fiche de demande de
congs dment signe.
Transmet lattestation
au Grant.
Compare les deux
documents.
Fait corriger
lattestation de congs
sil y a lieu.
Appose sa signature
sur lattestation de
congs.
Transmet les
documents au
Responsable
Comptable.
Effectue une copie de
lattestation de cong.
Transmet loriginal de
Attestation de congs
lattestation lagent.
Recueille la signature
de lagent sur la copie
de lattestation.
4. Classe la copie de
lattestation dans le
dossier personnel de
lagent.
Reprise de service
3.
6
Responsable de Service
1.
Responsable
Comptable
1.
Informe le
Responsable
Comptable de la
reprise de service de
lagent.
Porte linformation
dans ltat des
variables de paie.
Soi-mme ;
Le responsable hirarchique ;
Occasionnellement les Auditeurs et Contrleurs internes ou externes et missions de supervision des
bailleurs de fonds.
O se situe la procdure ?
O trouve-t-on ces procdures dans le projet ?
A quelle tape de la procdure sommes nous ?
De quel type de procdure sagit-il ?
Quand la procdure a-t-elle t rdige ?
Qui intervient dans la procdure ?
A quel groupe de tche est affect un agent ?
Que doit concrtement faire cet agent ?
Comment doit-il le faire ?
De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ?
A quelles autres procdures doit-il se rfrer ?
Prsentation gnrale
o Prsentation de la socit
o Structure organisationnelle
o Descriptif des tches
o
3.2
Processus Mtiers
Processus Achats et relations avec les fournisseurs
Processus Production
Processus Ventes et relation avec les clients
Elles ne constituent pas des fiches de fonction. Elles rcapitulent, pour chaque agent, les diffrentes tches
identifies dans la description des procdures.
Les tches seront regroupes par domaine tudi.
Les postes dcrits sont les suivants :
Grant
Responsable commercial
Contrleur de gestion
Assistante de direction
Responsable Comptables
Responsable Informatique
Responsable Logistique
Responsable Commercial
CONTRLEUR DE GESTION
Service
: Contrle de gestion
Suprieur
: Grant
hirarchique
Services
: Aucun
dpendants
Domaine Gestion des ressources humaines
Domaine Gestion des courriers et de la communication interne
Domaine Accueil visiteurs
Domaine Imputations comptables:: Valide les provisions
Domaine Arrt des comptes
- Dfini et formalise les procdure dinventaire
- Ralise les inventaires
- Valorise le stock
Domaine Contrles gnraux
Domaine Gestion des stocks
- Dfinition et formalisation des procdures dinventaire
Domaine Vente
Domaine Gestion des immobilisations
Domaine Gestion des frais gnraux
Domaine Gestion de la trsorerie
Domaine Budget et Reporting
ACH02
VEN02
DIS
GRH01
GRH02
GRH03
GRH04
GRH05
GRH06
GRH07
GRH08
GRH09
Procdure de recrutement
Procdure de tenue des dossiers du personnel
Procdure dtablissement de la paie
Procdure de gestion des avances et acomptes
Procdure de gestion des prts
Procdure de gestion des congs
Procdure de gestion des absences et permissions
Procdure dvaluation
Procdure de gestion de la formation
COM01
Procdure de gestion des courriers arrivs
COM02
Procdure de gestion des courriers dparts
COM03
Procdure de gestion de la communication interne
VIS Domaine Gestion des visiteurs
Procdures comptables
Procdures financires
CTR
STO
IMM
FRG
BUD
TRE02
Domaine Budget et reporting
BUD01
BUD02
La mise jour du manuel de procdures incombe en premier lieu la socit qui est le tmoin privilgi
de limpact de lvolution de lenvironnement sur ses mthodes de travail. Toutefois, le concours de tout
intervenant ou de toute personne partenaire de la socit est vivement encourag.
Fiche de fonction
Intitul de la fonction
Directeur administratif et financier
Mission :
Contrleur de
Gestion central
Trsorier du groupe
Contrleurs de gestions
Des socits filiales
Responsable du service
Paie
Responsable informatique
de gestion
Activits principales
Organise le travail des services identifis ci-dessus et met en place les mthodes et procdures ncessaires
au bon fonctionnement de sa direction.
Sassure que la lgislation comptable , fiscale et sociale, ainsi que les procdures groupe sont bien
respectes par les responsables de services
Met en place , avec le service informatique de gestion , les logiciels ncessaires la production des
comptes (paramtrage, formation des utilisateurs, ), des bulletins de paie et des dclarations sociales et
fiscales
tudie les problmes fiscaux particuliers
tudie les restructurations juridiques ventuelles
Gre les relations avec la direction gnrale et avec le groupe
Rdige par :
Approuv par :
Directeur adm.et
financier
Directeur gnral