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La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems
funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben
cumplirse y qu debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para
actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los
planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina
dnde se pretende llegar, que debe hacerse, cmo, cundo y en qu orden debe hacerse.
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REA: PLANIFICACIN
QU ES UN PROCEDIMIENTO?
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el
manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones
requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera
exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es comn que los procedimientos
crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitacin de
pedidos de una compaa manufacturera involucrar casi indudablemente al
departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para
la confirmacin de la recepcin de fondos y la aprobacin de crdito al cliente), el
departamento de contabilidad (para el registro de la transaccin), el departamento de
produccin (dado que el pedido implica la produccin de bienes o la autorizacin para
extraerlos del almacn) y el departamento de trfico (para la determinacin de los medios
y ruta de transporte para su entrega).
Ejemplos de procedimientos que se realizan en el rea de Alimentos y Bebidas de un
hotel. Tomado de MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REA DE A&B, Hotel Valle
Grande IPAS Mrida
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REA: PLANIFICACIN
El supervisor de barra
Ayudante de barra
Polticas Internas:
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REA: PLANIFICACIN
El trago o coctel debe ser preparado con los parmetros especficos de la receta
estandarizada.
Es obligatorio archivar el formato de comanda al salir la bebida solicitada.
En caso de extraviarse una comanda es el supervisor de cocina la persona
responsable de estos formatos as que sobre este cargo recaer la medida
sancionatoria correspondiente.
Formatos:
Comanda
Receta estandarizada
Supervisor de bar:
1. Realiza la toma de pedido al cliente o husped especificando a travs de la
comanda toda la informacin que sea relevante.
2. Selecciona al ayudante indicado para preparar la bebida.
3. Supervisa que la preparacin se lleve de acuerdo a lo establecido en la receta
estandarizada.
4. Controla que se reserve la comanda al salir la bebida.
5. Entrega de las comandas por semana al departamento de costos.
6. Realiza el cobro de la venta en bebidas del da as como el cierre de turno del rea
de bar
Ayudante de bar:
1. Prepara la bebida por medio de las caractersticas que establece la receta
estandarizada y siguiendo las rdenes del supervisor de bar.
2. Muestra al supervisor de bar para su aprobacin y reserva la comanda junto con las
otras del da para demostrar que la salida del trago fue aprobada.
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HERRAMIENTAS DE CALIDAD
REA: PLANIFICACIN
AREA: PLANIFICACIN
DIAGRAMAS DE FLUJO
INTRODUCCIN
Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la construccin de un
Diagrama de Flujo. Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso:
Dota de una simbologa y una metodologa comunes para todos los diagramas, por lo que
se simplifica la interpretacin de los mismos y se homogeneiza la pauta de
comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.
OBJETIVO
Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y la correcta interpretacin de los
Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que pueden, o deben, ser utilizados.
Es de aplicacin a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo necesita
conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva
como base comn para todos sus componentes o se debe realizar un anlisis sistemtico
del mismo.
Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los
Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estn
implicados en la mejora de la calidad.
Adems se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades
habituales de gestin.
DEFINICIONES / CONCEPTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujo -tambin conocidos como flujogramas- son una representacin
grfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un
procedimiento o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica. Clasificndolos
mediante smbolos segn la naturaleza de cada cual.1 Es decir, son una mezcla de
smbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de
forma tal que este se comprenda ms fcilmente.
Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operacin, en pocas palabras son la representacin
simblica de los procedimientos administrativos.
Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su uso
contribuye en con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en aspectos como:
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Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace,
cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms importante y til
para el personal de ejecucin de una empresa, pues para recordar los pasos
de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama,
sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva,
etc. Cuando no se haga as, la instruccin debe ser clara.
Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener
ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y
uniformes para todos los empleados de la empresa, con el fin de que el
personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
Ejemplo:
PROCESO DE REPARACIN DE UNA COMPUTADORA.
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SIMBOLOGA
El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos, cada uno de
ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretacin como el
anlisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la
interpretacin unvoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseo y escogencia de
determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso, as como definir reglas claras con respecto a la aplicacin de estos.
Frecuentemente los smbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un
proceso de normalizacin, es decir, son diseados para que su interpretacin sea
universal.
Al normalizar o estandarizar el uso de estos smbolos, se busca evitar que diferentes
usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios smbolos para representar procesos
Diagramas de flujo. No obstante lo anterior, la simbologa utilizada para la elaboracin de
diagramas de flujo es variable y es escogida segn criterio discrecional de cada
institucin. En este contexto, diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos
de simbologas para graficar diagramas de flujo, siendo las ms reconocidas y utilizadas
las siguientes:
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Significado
Para qu se utiliza?
Inicio / Fin
Operacin / Actividad
Documento
Datos
Almacenamiento /
Archivo
Decisin
Lneas de flujo
Conector
Conector de pgina
Significado
Operacin
Operacin e
Inspeccin
Inspeccin y medicin
Transporte
Entrada de bienes
Almacenamiento
Decisin
Para qu se utiliza?
Indica las principales fases del
proceso, mtodo o procedimiento
Indica la verificacin o supervisin
durante las fases del proceso, mtodo o
procedimiento de sus componentes
Representa el hecho de verificar la
naturaleza, cantidad y calidad de los
insumos y productos
Indica movimiento de documentos,
personas, materiales o equipos
Representa la entrada de productos o
materiales que ingresan al proceso
Indica el depsito permanente de
un documento, informacin o producto
Indica un punto dentro del flujo en que
son posibles varios caminos alternativos
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Lneas de flujo
Conector
Conector de pgina
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