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Finalidad:
Uniformizar los criterios para la elaboracin y publicacin de los Planes
Anuales de Contrataciones de las Entidades del Sector Pblico bajo el
mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado.
Objetivo:
Precisar las obligaciones que las Entidades del Sector Pblico bajo el
mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado tienen
respecto de la elaboracin, contenido, aprobacin, modificacin,
publicacin, registro, difusin, ejecucin, supervisin y evaluacin del Plan
Anual de Contrataciones.
alcance
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todas las
Entidades del Sector Pblico comprendidas en el numeral 3.1 del artculo
3 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Base legal
Ley de Contrataciones de Estado, aprobado por Decreto Legislativo
NQ1017, en adelante la Ley.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por
Decreto Supremo N 184-2008-EF, en adelante el Reglamento.
Reglamento de Organizacin y Funciones del Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N 006009-EF.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
DISPOSICIONES GENERALES
o Todas las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la
Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a elaborar,
aprobar, modificar, publicar, difundir, ejecutar, supervisar y evaluar su Plan
Anual de Contrataciones - en adelante PAC, de acuerdo a lo dispuesto en
la presente Directiva.
o El Plan Anual constituye un instrumento de gestin que debe obedecer en
forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la
Entidad, las que a su vez provienen de todos y cada uno de los rganos y
dependencias de aqulla, en atencin al cumplimiento de sus funciones y
al logro de sus metas institucionales a lo largo del ao fiscal
correspondiente, conforme lo establece el artculo 80 de la Ley y el
artculo 60 del Reglamento.
o Cada Entidad en particular deber considerar en su PAC las
contrataciones de bienes, servicios y obras que la Entidad requerir
durante el ao fiscal" con independencia del rgimen que las regule o su
fuente de financiamiento.
o La informacin del PAC que se publique en el SEACE deber incluir todos
los campos consignados en el Anexo N2 1 de la presente Directiva.
o Conforme lo dispone el artculo 52 del Reglamento, la Entidad puede
realizar contrataciones a travs de sus rganos desconcentrados, siempre
que stos cuenten con capacidad para contratar; o por medio de otros
rganos funcionales con presupuesto propio y autonoma administrativa.
DISPOSICIONES ESPECFICAS
De la elaboracin del Plan Anual de Contrataciones
En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional El titular
de la entidad o, el rgano o funcionario al que se le haya delegado dicha
funcin, establecer el plazo mximo dentro del cual las diversas reas
usuarias presentarn al rgano encargado de las contrataciones, en funcin de
sus metas presupuestarias, sus requerimientos de bienes, servicios y obras.
El rgano encargado de las contrataciones deber consolidar y/o valorizar los
requerimientos de todas las reas usuarias de la Entidad para su inclusin en
el proyecto de PAC, teniendo en cuenta las funciones propias de la Entidad, en
armona con las metas presupuestarias propuestas y respetando el monto
financiado en el proyecto de presupuesto institucional.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos, el rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad, en coordinacin con cada una de las reas
usuarias de las cuales provienen los requerimientos, deber efectuar las
indagaciones de las posibilidades de precios que ofrece el mercado, con la
finalidad de definir la descripcin, la cantidad, las caractersticas y las
especificaciones de los bienes, servicios y obras que van a contratarse, as
como sus valores estimados y el tipo de proceso de seleccin mediante el cual
se realizar, dando como resultado de dicha actividad la elaboracin del
Cuadro Consolidado de Necesidades.
Para el financia miento de las necesidades, el rgano encargado de las
contrataciones deber remitir a la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la
que haga sus veces, el Cuadro Consolidado de Necesidades, para su
conformidad e inclusin en el proyecto de presupuesto institucional. Los
rganos desconcentrados u otros rganos funcionales de la Entidad, con
facultad para contratar directamente, podrn elaborar en el mismo plazo
establecido para la Entidad, el provecto de PAC a travs de su rgano
encargado de las contrataciones.
3)
EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
I.
Definicin
Todo procedimiento de contratacin administrativa sujeto a la Ley de
Contrataciones del Estado en adelante, la Ley requiere de la
tramitacin del respectivo Expediente de Contratacin.
En sentido amplio, el Expediente de Contratacin es el conjunto de
documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratacin
de bienes, servicios u obras. Se inicia con la formulacin del
requerimiento del rea usuaria y concluye con la culminacin del contrato.
El Expediente de Contratacin se origina en la fase de actos preparatorios
y sucesivamente ir incorporando documentos, dictmenes, decretos,
acuerdos, notificaciones, resoluciones, propuestas tcnicas y econmicas,
y dems diligencias hasta su cierre en la fase de ejecucin contractual,
especficamente con la culminacin del contrato.
El artculo 7 de la Ley prescribe lo siguiente:
La Entidad llevar un Expediente de Contratacin que contendr todas
las actuaciones de proceso de contratacin, desde el requerimiento del
rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo incluir las ofertas
no ganadoras. El referido expediente quedar bajo custodia del rgano
encargado de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento.
En efecto, el rgano encargado de las contrataciones tendr a su cargo la
custodia y responsabilidad del expediente de contratacin, salvo en el
perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.
En concordancia con lo antes expuesto, la Direccin Tcnico Normativa
del OSCE, mediante Opinin N 0582009/DTN, seala que El
Expediente de Contratacin contendr todas las actuaciones del proceso
de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la
culminacin del contrato, incluyndose las etapas y acciones en donde no
interviene el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad.
De otro lado, conforme lo dispone el artculo 42 de la Ley, el Expediente
de Contratacin se cerrar con la culminacin del contrato. En el caso de
los contratos de bienes y servicios, stos culminan con la conformidad de
recepcin de la ltima prestacin pactada y el pago correspondiente. En
los contratos de ejecucin o consultora de obras, estos concluyen con la
liquidacin y el pago correspondiente; liquidacin que ser elaborada y
presentada a la Entidad por el contratista, conforme los plazos y requisitos
sealados en el Reglamento.
En sentido estricto, podemos afirmar que el Expediente de Contratacin
comprende toda aquella documentacin tcnica y econmica que debe
4)
EL COMIT ESPECIAL:
A. Definicin
La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit
Especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y
conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin
con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin.
Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de
la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa
funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con
indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber
nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado.
El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular o para
ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en
adjudicaciones directas y de menor cuanta.
El encargo para desempear la funcin del comit especial es irrenunciable.
B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial
La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el
Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal
facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin.
Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin
expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber
precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con
los titulares para el caso de reemplazo.
Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y
cualquiera de los miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto
de la convocatoria.
Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se
deber contratarlo en calidad de experto independiente. Asimismo,
mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo
caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.
No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los
funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto
personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los
funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases,
o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y
los funcionarios que en su calidad de miembros de un Comit Especial
hubieren sido sancionados por resolucin debidamente fundamentada dejar
de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad
a su designacin.