Hojas de Calculo Google Docs

Unidad 1.
Hojas de clculo
1.1. Introduccin
Hasta ahora, hemos visto cmo utilizar Google Docs para crear documentos de texto. Pero
otra parte fundamental de la aplicacin es la que nos permite crear y trabajar con Hojas de
clculo.
A muy grandes rasgos, una hoja de clculo es una aplicacin que nos permite realizar
clculos con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos ms complejos como prstamos hipotecarios. Vamos a familiarizarnos con el
entorno de la hoja de clculo, y cmo nos desplazamos por ella. Y en el siguiente tema
comenzaremos a introducir datos y realizar operaciones.
1.2. El entorno
Para crear una hoja de clculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs,
seleccionamos Hoja de clculo en el men Nuevo.
Para abrir una hoja de clculo existente, simplemente hacemos clic sobre su ttulo.
Recuerda que tambin puedes subir a Google Docs una hoja de clculo de tu equipo, como
vimos en la segunda unidad.
En cualquier caso, se abrir la ventana de edicin de hojas de clculo. En la siguiente imagen
vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de clculo nueva:
TECNOLOGIAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN- ING. CAROL FABIAN CORONEL
El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.
En la parte superior encontramos el ttulo de la hoja de clculo que podemos cambiar

haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y os
botones Compartir yGuardar.
Sobre fondo azul, encontramos la barra de mens. Aqu encontramos mens propios de
hojas de clculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar,
imprimir, nuevo...).
En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso ms

frecuente.
Debajo, encontramos la barra de Frmula, donde podemos acceder a la frmula usada

en la clula seleccionada.
El rea de trabajo de una hoja de clculo est dividida en filas (con encabezados
numricos) y columnas (con encabezados alfabticos).
En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos
tener.
Iremos viendo cada uno de estos elementos a medida que los vayamos necesitando.
1.3. Columnas, filas y celdas

El aspecto de la hoja de clculo es el de una cuadrcula, una tabla.
La hoja se divide horizontalmente en filas. Para poder identificarlas, las filas estn numeradas
como podemos ver a la izquierda de cada una. En la siguiente imagen, estamos en la fila 4.
A su vez, la hoja est dividida verticalmente en columnas. A cada columna le corresponde

una letra, como podemos ver en el su encabezado. En la siguiente imagen, estamos en la
columna B.
Inicialmente, una hoja de clculo cuenta con cien filas (1 - 100) y veinte columnas (A - T),
pero podemos ir aadiendo ms a medida que las necesitemos.
Pero lo ms importante en una hoja de clculo son las celdas. Una celda es la interseccin
de una columna y una fila. Las celdas se identifican por el nombre se su columna seguido del
de la fila. As, la primera celda, que pertenece a la columna A y a la fila 1 se identifica como A1.
1.4. Moverse por la hoja

La hoja es mucho ms grande que la ventana del navegador, por lo que slo estaremos
viendo una parte de la misma.
Comenzaremos a trabajar en la esquina superior izquierda de la hoja, y cuando tengamos
pocos datos todos aparecen visibles. Pero a medida que la hoja vaya creciendo, la parte de la
misma que estamos utilizando no nos cabr en la ventana, y tendremos que desplazarnos para
ver los datos que nos interesan.
Podemos desplazarnos utilizando las barras de desplazamiento horizontal y vertical, a la
que estamos acostumbrados en todas las aplicaciones.
Tambin disponemos de una serie de atajos de teclado, que cuando nos sean familiares nos
permitirn desplazarnos con mayor velocidad por bloques de datos (un bloque de datos
son una o varias celdas contiguas con datos):

Teclas
Accin
Ctrl + Fin
Acceder a la ltima celda de una seccin de datos
Ctrl + Inicio
Acceder a la primera celda de una seccin de datos
Ctrl + flecha Acceder a la celda ms a la izquierda de la fila actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en
izquierda
blanco hacia la izquierda
Ctrl + flecha Acceder a la celda ms a la derecha de la fila actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en
derecha
blanco hacia la derecha
Ctrl + flecha Acceder a la celda ms a la parte inferior de la columna actual en una seccin de datos o la primera celda que no
abajo
est en blanco hacia abajo
Ctrl + flecha Acceder a la celda ms a la parte superior de la columna actual en una seccin de datos o la primera celda que no
arriba
est en blanco hacia arriba
Av Pag
Avanza hasta la primera fila no visible o hasta la ltima
Re Pag
Retrocede hasta la primera fila no visible o a la primera
Flechas
Desplazarse una celda en la direccin de la flecha
1.5. Guardar la hoja de clculo
En Google Docs, las hojas de clculo se guardan automticamente. Pero para que esto
suceda, debemos de guardarlas una vez. Para guardar, pulsamos el botn Guardar ahoraque
encontramos en la parte derecha de la pantalla.
Si no le hemos dado un ttulo al documento, al pulsar en Guardar nos aparecer un dilogo

para introducir el ttulo de la hoja.
Una vez guardado, el botn Guardar cambiar y ya no estar disponible. nicamente

mostrar cundo fue la ltima vez que se guardo la hoja.
A partir de ahora, la hoja se guardar automticamente cada vez que realicemos cambios.
En el men Archivo tambin encontraremos la opcin Guardar y cerrar, que guarda los
ltimos cambios y cierra la pgina, volviendo a la pantalla de inicio.
Como veremos ms adelante, podemos recuperar una versin de la hoja de clculo ms

antigua, antes de que se guardase automticamente, utilizando las Revisiones.
1.6. Mltiples hojas

Una hoja de clculo puede estar dividida en varias hojas de datos, formando lo que en otras
aplicaciones se conoce como libro.
A crear una hoja de clculo, sta est formada por una hoja, de 100 filas + 20 columnas.
Pero igual que podemos aadir filas y columnas, podemos aadir hojas, pulsando en el
botn
en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Cada hoja se muestra como si fuese un documento distinto, todo en blanco. Esto resulta muy
til cuando tenemos datos relacionados, pero que no se calculan entre ellos. Por ejemplo,
imagina una hoja de clculo para el censo de un pas, en la que queremos mostrar el nmero
de nacimientos por ciudad y mes, para cada ao de mujeres y hombres. Sera muy complicado
tener todos los datos en una hoja de gran tamao. Por eso crearamos una hoja por cada ao
y gnero, por ejemplo Varones - 1998, Mujeres - 1998, Varones - 1999, etc... y en cada hoja
una fila para la poblacin y una columna para el mes.
Otra opcin podra ser crear varios documentos independientes, pero nos resultar mucho
ms cmodo gestionar un slo documento que varios que hemos de tratar como uno.
Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o pestaa por cada
hoja, donde se distingue que hoja est activa.
Podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre el enlace con su nombre.
Tambin podemos utilizar combinaciones de teclas:
Teclas
Accin
Ctrl + Av Pag Hoja de datos siguiente

Ctrl + Re Pag Hoja de datos anterior
Si pulsamos sobre la hoja que est activa, se desplegar un men con opciones sobre la
hoja:
Suprimir borra la hoja seleccionada.
Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos.
Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento.
Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, con un dilogo como al
cambiar el ttulo.
Proteger hoja. Esta opcin nos permite establecer quin tendr permiso para modificar
la hoja.
Mover a la izquierda desplaza la posicin de la hoja hacia la izquierda.
Mover a la derecha desplaza la posicin de la hoja hacia la derecha.
Unidad 2. Trabajar con celdas (I)

2.1. Tipos de datos
Las celdas estn destinadas a contener informacin, datos, que darn "vida" a nuestra hoja
de clculo.
Bsicamente, una hoja de clculo podemos introducir estos tipos de datos:
Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varan a no ser

que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser nmeros, fecha / hora
o texto.
Frmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos,
etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula comienza
siempre por el signo =.
2.2. Introducir datos
Podemos introducir los tipos de datos que hemos visto en las celdas de nuestra hoja de
clculo.
Para hacerlo, basta con hacer clic sobre la celda y teclear lo que queramos introducir. Si
previamente habamos copiado algo, podemos pegarlo directamente tras hacer clic en la celda.
Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:
Aceptar los cambios y validar. Pulsamos la tecla Intro para terminar la edicin
y que los nuevos datos quedan reflejados en la celda, y pasamos a editar la celda de
debajo. En vez de Intro podemos utilizar las flechas de direccin, para pasar a
editar
la
celda
en
la
direccin
de
la
flecha.
Tambin podemos hacer clic en otra celda, a no ser que estemos escribiendo una frmula,
ya que en ese caso sirve para referenciar la celda, como veremos.
Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla
Esc y salimos de la celda sin que se
guarden los datos introducidos.

Hay que tener en cuenta que al hacer esto no editamos el contenido de una celda, lo
sustituimos.
Al introducir una frmula, en la celda se mostrar el resultado, Si seleccionamos la celda,

podemos ver su contenido real en la parte inferior de la pantalla.
Tambin podemos usar la Brra de frmulas, que adems, nos permite editar el contenido
de la celda.
Si esta barra no se muestra, puedes activarla a travs del men Ver Mostrar la barra de
frmulas.
2.3. Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o
ms tarde, despus de la introduccin.
Si hemos cometido un error al introducir datos, y an no hemos validado, podemos utilizar la
tecla Retroceso (Bcksp) para borrar los ltimos caracteres escritos. Recuerda que no se
puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de
la izquierda.
Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:
Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e
introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirn a los antiguos.
Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una
frmula, hemos de entrar a la celda en modo de edicin. Esto lo podemos hacer haciendo
clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ah,
podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de direccin para
desplazarnos
por
los
caracteres.
Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el
contenido de la celda antes de editarla.
Podemos usar la Barra de frmulas, tras seleccionar la celda.
2.4. Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula o una funcin y validamos los datos, puede que se
produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una funcin est mal escrita,
intentamos sumar un nmero y un texto, etc...
Cuando
esto
suceda,
donde
el
contenido
de
la
celda
cambiar
TEXTO_ERROR cambiar dependiendo del tipo de error.
En la esquina superior izquierda de la celda aparecer un tringulo naranja. Si dejamos el

cursor sobre l se mostrar informacin sobre el error.
Por ejemplo, estos son los errores ms frecuentes:
#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la frmula o el nombre de la funcin.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Por ejemplo, una
bsqueda no encuentra coincidencias.
#ERROR! cuando se produce un error de anlisis.
#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda
intentamos sumar esa celda ms otra.
2.5. Seleccin de celdas
Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles
formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.
Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.
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Un rango es un rectngulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la

celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha.
As, el rango B3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6.
En las ltimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, as que
puede que lo veas escrito de ambas formas.
Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir slo la letra. As,
el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C.
Para seleccionar una celda:
Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos
cambiando la celda seleccionada.
Para seleccionar un rango de celdas:
Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botn del ratn pulsado, arrastrar. A
medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando
aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botn.
Tambin podemos hacer clic en una de las celdas que quedarn en la esquina del rango,
y hacer Shift (Maysculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina
diagonalmente opuesta.
Otra forma sera utilizando slo el teclado, desplazndonos con las flechas de direccin
mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Maysculas) haciendo que el rango
seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las
teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en
su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se
seleccionarn tambin todas las columnas que haya entre las dos.
Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y
columnas.
Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda
de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.
Ampliar o reducir una seleccin.
Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift +

clic en el lugar donde queremos que termine la seleccin, el rango cambiar.
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Referenciar celdas
Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se referencian
estas celdas.
Hasta ahora hemos visto que por ejemplo, si en la celda B3 queremos sumar el contenido
de las celdas B1 y B2, basta con ir a la celda B3, e introducir =B1+B2.
Lo que hemos hecho realmente, es utilizar una referencia relativa a la celda. Esto quiere
decir, que si por ejemplo copiamos el contenido de la celda B3 a la celda D5, la frmula
cambiara porque es relativa a la posicin de la celda, pasando a ser =D3+D4. Podemos decir
que lo que indicaba esa frmula es que en la celda se sumaran los contenidos de las dos celdas
superiores de la misma columna.
Si lo que queremos en sumar concretamente los contenidos de las celdas B1 y B2, y que si
copiamos o movemos la celda de resultado siempre muestre la suma de esas celdas, debemos
de indicar una referencia absoluta. Para hacerlo, escribimos el smbolo $ delante del
identificativo de la celda y del de la columna. En este ejemplo, la frmula quedara=$B$1+$B$2,
y seguir as aunque la movamos o copiemos a otra celda.
Tambin podemos combinar referencias absolutas y relativas, formando as una referencia
mixta. Esto lo logramos dejando como absoluta slo la referencia a la celda o slo la referencia
a la columna de la celda. Por ejemplo, si en el ejemplo que estamos utilizando escribimos la
frmula como =B$1+B$2, estamos dejando como fijas las columnas. Si por ejemplo copiamos
la celda sobre la celda D5, la frmula cambiara a =D$1+D$2, es decir, siempre mostrar el
resultado de sumar las dos primeras celdas de la columna en que nos encontremos.
Enteneders esto mucho mejor cuando comencemos a copiar y mover celdas, en los
siguientes apartados.
Si queremos hacer referencia a una celda o rango de otra hoja debemos de escribir, entre
comillas simples si contiene espacios, el nombre de la hoja seguido de el signo de exclamacin
(!) y la referencia de la celda o rango, por ejemplo 'Hoja 2'!A1 o balances!B3:B9. Y por
supuesto podemos utilizar alias o nombres de rango si los hemos definido, como'Balance
Octubre'!total_ventas.
2.2. Copiar celdas adyacentes
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Podemos copiar fcilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratn.

Para hacerlo, seguimos estos pasos:
1. Seleccionamos el rango de celdas.
2. Hacemos clic sin soltar en su esquina inferior derecha, donde aparece un cuadradito.
3. Arrastramos el cursor, mientras vemos una lnea discontinua en el rea que se rellenar
con el contenido de las celdas.
4. Soltamos el botn cuando el rectngulo coincida con el rea que queremos utilizar.
El resultado obtenido depender del contenido de las celdas copiadas:
Si contenan frmulas, depender de si las referencias son relativas, mixtas o absolutas,

como hemos visto en el apartado anterior.
Si son valores constantes, se copiar el valor tal cual. A no ser que siga una secuencia,
por ejemplo, si las dos primeras celdas de una fila tienen los valores 1 y 2, y seleccionamos
ambas celdas, copindolas a lo largo de la fila, el resultado ser al secuencia 1, 2, 3, 4...
Para que esto funcione, debemos de seleccionar por lo menos dos celdas, y copiarlas
siguiendo la misma fila o la misma columna, dependiendo se si estan una al lado de la
otro, o una encima de otra, respectivamente.
Copiar celdas separadas

Si queremos copiar una celda o rango a otra posicin del documento utilizando el ratn,
podemos seguir estos pasos:
1. Selecciona las celdas a copiar.
2. Sita el cursor sobre el marco alrededor de las celdas, hasta que se muestre de color
marrn.
3. Haz clic y arrastra hasta la posicin donde quieras copiar la celda.
4. Con la tecla Ctrl pulsada, suelta el botn del ratn.
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2.9. Copiar celdas utilizando el portapapeles

Podemos una celda o un rango utilizando el portapapeles.
Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el men Editar Copiar, o
directamente las teclas Ctrl + C.
Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos
que
corresponda
con
la
esquina
superior
del
rango
copiado,
pulsamos Ctrl + V o Editar Pegar.

De este modo copiamos tanto el contenido (valores frmulas) como el formato (color del
texto, alineacin, etc., como veremos en el tema siguiente). En el men editar encontramos las
opciones Pegar slo el formato, si queremos pegar nicamente celdas vacas, pero que sigan
el mismo formato copiado, o Pegar slo los valores para que se pegue el contenido de la
celda, sin el formato.
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Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenan datos, porque se
borrarn.
Mover celdas
Podemos mover una celda o rango a otra posicin, de forma muy parecida a lo que hemos
visto para copiar:
Utilizando el ratn.
Tras seleccionar las celdas, situamos el cursor sobre el marco alrededor de stas, y,
cuando el cursor tenga forma de mano, arrastramos hasta el lugar donde queramos
colocar
las
celdas.
Es la misma operacin que al copiar celdas no adyacentes, pero sin mantener pulsada la
tecla
Ctrl.
Si queremos mover una fila completa, lo aremos arrastrando desde el encabezado de la
celda, hasta la nueva posicin de la celda.
Utilizando el portapapeles.
Podemos seguir los mismos pasos que hemos visto para copiar y pegar con el
portapapeles, pero en vez de utilizar el comando Copiar, utilizaremos el
comando Cortar (Ctrl+ X).
Tambin hemos de tener en cuenta que si movemos una celda sobre otra con contenido,
ste se borrar.
2.11. Borrar celdas

Al borrar una celda, eliminamos su contenido, dejando la celda de nuevo vaca.
Primero seleccionamos una celda o rango. Podemos utilizar cualquiera de los mtodos
de seleccin para seleccionar rangos, o una columna o fila entera.
A continuacin, lo ms cmodo es pulsar la tecla Supr (Del), aunque tambin podemos

utilizar el men Editar Borrar seleccin.
Otra opcin es borrar la fila o columna completa.

La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si
no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columna D, el
contenido de esta desaparecer, y se desplazar el contenido de la columna E a la D, el de
la F a la E, etc...
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Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro de
la fila o columna a borrar.
Despus debemos de ir al men Editar Eliminar Fila [N fila] o Eliminar columna

[letra columna].
Si hacemos esto con un rango seleccionado, podremos eliminar a la vez todas las filas o
todas las columnas que tengan celdas seleccionadas.
Unidad 3. Formato de celdas (I)

Si ya has utilizado alguna hoja que contenga muchos datos, vers que se hacen difciles de
leer. Y perdemos la informacin importante entre otra que puede que no lo sea tanto.
Por eso Google Docs nos permite utilizar formatos en nuestra hoja de clculo, tanto para
hacerla ms agradable a la vista y darle un aspecto profesional, como para poder resaltar mejor
la informacin importante.
Por ejemplo, en una hoja de clculo que utilicemos para apuntar nuestros gastos durante el
ao, podemos tener los ingresos en verde, los gastos en rojo, los totales en negrita, los
encabezados centrados, etc.
3.1. Color y fuente
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A una celda o rango le podemos aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los
procesadores de texto.
Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar.
Despus pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no loe
encontramos ah, podemos utilizar el men Formato.
Desde la barra de herramientas, accedemos directamente a los comandos:
Para poner o quitar un texto en negrita.
Para poner un texto tachado.
Para seleccionar el tamao del texto de la celda.
Si queremos cambiar el tipo de fuente, o utilizar otros estilos como cursiva y subrayado,
debemos de acceder al men Formato. En el encontraremos un submen con las fuentes
disponibles y el resto de formatos.
Recuerda que la forma ms cmoda de cambiar el estilo es con los atajos de
teclado, Ctrl + B para negrita,Ctrl + I para cursiva y Ctrl + U para subrayado.
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Tambin encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el Color
de fondo, seleccionado los colores de la paleta.

Debajo de la paleta nos aparece en enlace Cambiar colores con reglas. Esto nos permite
configurar un rango de celdas para que el color de fondo o relleno cambie en funcin a su
contenido, para que por ejemplo, se muestren los nmeros en rojo si son negativos.
Para quitar todos los formatos de la celda, disponemos del comando Borrar estilos en el
men Formato.
Alineacin
Ya conocemos que un prrafo puede estar alineado a la derecha, al centro o a la izquierda.
Esto se refiere a la alineacin horizontal del contenido de la celda.
A parte, una celda tambin dispone de alineacin vertical, que puede ser arriba, al medio o
al centro. La alineacin vertical solo la notaremos si el alto de la celda es de ms de una lnea.
La alineacin de la celda se obtiene combinando la alineacin vertical y la alineacin
horizontal.
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Podemos seleccionar la alineacin de la celda desde el icono alineacin de la barra de

herramientas:
En la fila superior, encontramos la alineacin horizontal.
En la fila de abajo, encontramos los valores para la alineacin vertical.
Por defecto, el contenido de la celda est alineado a la izquierda y abajo cuando es texto, y
a la derecha y abajo cuando es numrico.
Puedes practicar lo visto sobre alineacin con el ejercicio Alineacin de celdas.
3.3. Bordes
Podemos aadir un borde oscuro a celdas o rangos, lo que nos permite resaltar informacin,
o delimitar una tabla de datos relacionados en la misma hoja.
Para aplicar los bordes, primero seleccionamos el rango de celdas al que se lo queremos
aplicar, y seleccionamos el tipo de borde que queremos utilizar en el desplegable iconoBordes.
El icono
El icono
coloca el borde slo entre las celdas del interior del rango. Es lo opuesto al
icono anterior.
El icono
coloca el borde en todos los lados de todas las celdas del rango, es la suma
de los anteriores.
El icono
En la fila inferior encontramos un icono para cada uno de los cuatro lados de la celda o
rango
a la derecha.
coloca el borde slo alrededor del rango, en la parte exterior de las celdas.
quita todos los bordes.
. Podemos combinar varios, para tener por ejemplo borde abajo y
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Formatos numricos
A parte de los formatos que hemos visto, disponemos de formatos especficos para
representar nmeros y fechas. Estos formatos afectan slo a la forma en que se muestran los
datos, pero no a su valor. Por ejemplo, si elegimos un formato que oculta los decimales, no
quiere decir que se hayamos quitado. Los decimales siguen estando, y se utilizaran en las
operaciones.
Los formatos ms utilizados en Google Docs son los siguientes:
Valor
Formato
Resultado
2133,523
Normal
2133,529
Redondeado
2133,523
-2133,529
2 decimales
2133,529
Financiero redondeado
-2133,529
Finanzas
(2.133,53)
1234,562
Cientfico
1,23E+03
1234,562
Moneda
1.235
1234,562
Moneda
1.234,52
1,555
Porcentaje redondeado
1,555
Porcentaje
2.134
-2.133,53
2.134
2%
1,56%
15-10-2008 16:35:00 Fecha
15/10/2008
15-10-2008 16:35:00 Hora

15-10-2008 16:35:00 Fecha hora
440
Texto normal
16:35:00
15/10/2008 16:35:00
440
20
Los formatos de moneda y porcentaje se pueden aplicar directamente desde la barra de

herramientas, pulsando los iconos
(puede variar segn tu regin) y
Para el resto de formatos los podemos seleccionar del desplegable
respectivamente.
:
El formato Normal nos sirve para quitar el formato numrico.
Los formatos de finanzas y redondeados se diferencian en la forma de representar los

valores negativos, con parntesis o con el signo -.
Podemos seleccionar entre una gran variedad de monedas pulsando en Otras monedas.
En el formato de porcentaje, el 1 corresponde con el 100%, Por tanto, 0,2 es un 20% y

1,5 un 150%.
En Ms formatos encontramos otros formatos de fecha y hora, como hora y fecha cortas,
el mes con nombre, etc...
El formato Texto normal nos permite tomar valores numricos como si fuesen texto, y
utilizar con ellos funciones de texto.
21
Alto y ancho de las celdas
Al abrir una nueva hoja de clculo, vemos que todas las celdas son iguales: todas las filas
tienen el mismo alto y todas las columnas tienen el mismo ancho.
Pero si lo necesitamos podemos modificar esto para mejorar el aspecto de la hoja.
Alto de la fila.
En un principio, todas las filas tienen el alto de una lnea. Pero podemos modificar el alto de
la fila con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente, cuando
el cursor tome la forma de doble flecha
. Estirando hacia abajo, aumentamos el alto de la fila,
y hacia arriba lo reducimos.
Tambin hemos visto que el alto aumenta automticamente al introducir un texto que no cabe
en la celda. Estos e produce porque la opcin Ajustar al texto
est marcada (aparece
sombreada). Si la desmarcamos, el alto de la fila no cambiar con el texto, y la parte que no

quepa en la celda no se mostrar.
Ancho de la columna.
Del mismo modo podemos aumentar la anchura de una columna. Si ponemos el cursor entre
dos encabezados de columna, cambiar mostrando dos flechas
. Esto nos permite
ensanchar la columna arrastrando hacia la derecha, o estrecharla estirando hacia la izquierda.
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3.6. Combinar celdas

A veces necesitaremos que una celda sea ms ancha, pero slo esa celda, no toda la
columna, normalmente para insertar texto, como un ttulo al inicio de la hoja.
No podemos ensanchar slo una celda, pero podemos combinar varias celdas
adyacentes de la misma fila para tener una celda de mayor tamao.
Para hacerlo, seleccionamos el rango de celdas a combinar, en la misma fila, y pulsamos el
icono Combinar
de la barra de herramientas. Hemos de tener en cuenta que los
contenidos no se combinan, y solo permanecer el contenido de la celda ms a la izquierda.
Al combinarlas, desparece las divisiones de celda dentro del rango, mostrando una celda
sola.
Para referirnos a esta celda, utilizaremos la primera columna que forma la celda combinada.
Unidad 3. Formato de celdas (V)

3.2. Inmovilizar filas y columnas
Habrs observado que al abrir una nueva hoja de clculo, entre las filas 1 y 2 aparece una
separacin ms gruesa que el resto. Si ahora pulsas Ctrl + Flecha abajo para ir a la ltima
celda, ya no aparece la fila 2, pero al fila 1 se sigue mostrando.
Esto se debe a que, por defecto, la primera fila est inmovilizada. Lo que hace que
podamos utilizarla como encabezados, y que por muchas filas que tengamos siempre sepamos
que tipo de dato estamos viendo. Imagina muchas filas, con datos numricos para cada vez.
Sera muy incmodo estar en la fila 50 y no ver los encabezados para saber que mes estamos
mirando.
Inmovilizar filas.
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Podemos decidir cuntas filas queremos que aparezcan inmovilizadas en nuestra hoja de
clculo, entre 10 o ninguna.
Si pulsamos en el men Herramientas Inmovilizar filas, aparecer un submen con las

opciones de no inmovilizar ninguna fila (No hay filas inmovilizadas), o Inmovilizar (de 1 a 10)
filas, para decidir a cuntas aplicamos esta propiedad.
Tambin podemos hacerlo directamente con el ratn, haciendo clic sobre la barra que separa
las dilas inmovilizadas, pero en la zona de los encabezados de fila, y arrastrndola hacia arriba
o abajo para aumentar o disminuir las filas inmovilizadas.
Inmovilizar columnas.
Del mismo modo, podemos inmovilizar hasta 5 columnas. Las columnas inmovilizadas
aparecern a la izquierda de la hoja, y se mostrarn siempre aunque nos desplacemos por las
columnas hacia la derecha.
En el men Herramientas, tambin encontramos el submen Inmovilizar columnas, con
las opciones de no inmovilizar ninguna o inmovilizar hasta 5 columnas.
Tambin podemos hacerlo con el ratn. Al inicio del encabezado de columnas aparece una
barra que podemos arrastrar para ampliar el nmero de columnas encabezadas.
24
Del mismo modo, la barra nos permitir reducir el nmero de columnas inmovilizadas.
Si esto lo hacemos con varias filas o columnas seleccionadas, el tamao se cambiara en

todas a la vez.
3.8. Ordenar
Podemos reorganizar los datos de una hoja de clculo ordenndolos por una columna. Por
ejemplo, podemos ordenar una hoja de datos con los datos de los clientes alfabticamente, o
ordenarlo por la columna de importe del que ms al que menos ha comprado.
Para ordenar toda la hoja por una columna, seleccionamos alguna de sus celdas. Despus
podemos ordenar de dos formas:
A travs del men Herramientas, seleccionando Ordenar hoja por columna X seguido
de A Z si queremos ordenar en orden ascendente, de menor a mayor, o seguido de Z
A para ordenar en orden descendente.
A travs del men contextual, al hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.
Al ordenar por una columna slo se tienen en cuenta las celdas de la columna que no estn
vacas. Si entre los datos aparece una celda vaca se colocar siempre al final. Por eso, si
queremos ordenar valores numricos positivos y queremos que las celdas vacas las tome
como el valor mnimo, hemos de introducir un 0.
25
Al ordenar, es conveniente que todas las filas tengan el mismo tipo de datos. Por ejemplo,
los nmeros siempre son menores que el texto, y ordenados de A a Z, una celda con el
nmero 999 se colocar antes que una con el texto "1a".
Observa que podemos ordenar slo un intervalo. Al hacerlo, no cambiaran los datos de
columnas adyacentes que no estn seleccionadas. Antes de hacerlo, asegrate que los datos
de otras columnas no guardan relacin con los que se van a cambiar.
3.9. Insertar filas y columnas

En cualquier momento puede que necesitemos insertar ms filas o columnas a nuestra hoja
de clculo. Y no slo porque ya no nos quepan los datos. Imagina que tienes 80 filas con datos,
y quieres insertar un nuevo registro entre la fila 50 y 51. Nos resultar ms cmodo insertar una
fila en blanco debajo de la fila 50 e introducir los datos, que mover una posicin las filas de la
51 a la 80.
Para insertar una fila o columna, a partir de la celda seleccionada, pulsamos en el
men Insertar, o usamos el men contextual.
Podemos insertar una Fila encima o una Fila debajo de la celda seleccionada. Por ejemplo,
al insertar una fila debajo de la fila 3, se movern los datos de la fila 4 a la 5, de la 5 a la 6, etc,
quedando la fila 4 en blanco, y 101 filas en la hoja de clculo.
Del mismo modo, podemos insertar una Columna a la izquierda o una Columna a la
derecha de la columna de la celda seleccionada. A partir de la columna Z, las columnas se
nombrarn como AA, AB, AC... ZZ.
26
Si lo que queremos es aadir una cantidad de filas al final del documento, no lo haremos as,
ya que tendramos que ir de una en una. Al final del encabezado de las filas, abajo del todo,
encontramos un control para aadir filas:
Junto a Aade aparece una caja de texto, donde introducimos el nmero de filas a aadir, y
pulsamos Aceptar. Podemos aadir filas de 500 en 500 como mximo.
No obstante, antes de aadir demasiadas filas hemos de pensar si no nos resultara ms
prctico aadir una hoja nueva.
Utilizar funciones
Aunque es importante presentar los datos de forma adecuada, lo fundamental en una hoja
de clculo es saber trabajar con ellos. Y aqu es donde cobran una gran importancia las
funciones. Utilizar las funciones nos simplifica la escritura de frmulas, a la vez que nos permite
hacer clculos mucho ms potentes. Por eso, hay que estar familiarizado con los tipos de
funciones que podemos utilizar en Google Docs.
Una funcin es una frmula predefinida por Google Docs, que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
En una frmula, podemos utilizar una funcin igual que un valor o una referencia, por lo
que si va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
27
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8. As la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A2+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B2+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C2+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan.
As hay funciones matemticas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de
informacin, de bsqueda, de ingeniera, de informacin y funciones exclusivas creadas por
Google.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto.
ntroducir funciones en una frmula
Dentro de una frmula, colocaremos la funcin igual que un valor o la referencia a una celda.
Al introducir un texto que no est entre comillas, Google Docs interpreta que queremos
insertar una funcin, por lo que mostrar una lista con las funciones que comienzan por las
letras introducidas, que se ir acortando a medida que introduzcamos ms caracteres.
28
Esto resulta muy til, ya que no hemos de acordarnos exactamente del nombre para
encontrarla. Adems, se muestran los argumentos necesarios para cada funcin.
Tambin podemos insertar una funcin desde el men. Tanto si pulsamos sobre el
icono Frmulas
o en el men Insertar Frmulas podremos seleccionar las funcin
que queremos utilizar. Se mostrar una lista con las cinco funciones numricas ms comunes,
y el vnculo Ms frmulas... donde aparece la siguiente ventana:
En la columna de la izquierda, podemos seleccionar la categora de la funcin que

buscamos.
29
En la columna de la derecha, aparecen listadas todas las funciones de la categora.

Podemos insertar cualquiera de ellas haciendo doble clic.
En la parte inferior, podemos ver qu argumentos necesita la funcin.
Si pulsamos el vnculo Mas iremos a la ayuda de Google Docs, donde podemos

encontrar informacin de cada funcin.
Utilizar expresiones como argumentos de las funciones
Google Docs permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero
resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Se resolvern primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Google Docs tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin,
de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones,
la suma y el valor mximo. Se realizar primero la suma SUMA(A1:A4), por estar dentro de la
otra funcin, y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora

A la hora de operar con fechas las funciones son muy importantes, porque no podemos, por
ejemplo, sumar o restar directamente dos fechas, o concatenar texto para formar una fecha.
Todo esto, lo tenemos que hacer con funciones.
30
Hay que tener en cuenta que los ordenadores, aunque nos muestren la las fechas en un
formato comprensible, internamente las guardan como un nmero. Por eso, en las funciones
que admiten una fecha, podemos pasarle ese nmero o una fecha. Para que interprete una
valor como fecha, hay que pasarla entre comillas (p. ej. "21/10/2008").
Funcin
Descripcin
DATE(ao; mes; da)
Construye una fecha a partir de los nmeros para el ao, mes y da.
DATEVALUE("Texto")
Devuelve un texto con formato de fecha como una fecha.
DAY(fecha)
Devuelve el da de una fecha
DAYS360(fecha_1;
[tipo])
fecha_2;
Calcula el nmero de das entre las dos fechas
HOUR(fecha)
Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23
MINUTE(nmero)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
MONTH(nmero)
Devuelve el da del mes
NOW()
Devuelve la fecha y la hora actual
SECOND(nmero)
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
TIME(hora; minuto; segundo)
Crea una hora a partir de nmeros para la hora, minutos y segundos.
TODAY()
Devuelve la fecha actual del sistema.
WEEKDAY(nmero; [tipo])
Devuelve un nmero para el da de la semana, entre 0 y 2.
YEAR(nmero)
Devuelve el ao de una fecha
Siempre que sea posible, si tenemos que introducir directamente una fecha como argumento
de una funcin, utilizaremos las funciones DATE o DATEVALUE, ya que introducirla como texto
puede ocasionar errores.
Google Docs integra unas 18 funciones de fecha y hora. Vamos a ver las ms utilizadas.
Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero
tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas.
31
Funcin
Descripcin
CHAR(nmero)
Devuelve el carcter especificado por el

nmero de su cdigo ASCII
CODE(texto)
Devuelve el cdigo ACII de un carcter
CONCATENATE(texto1; texto2;, ... texto30)
Devuelve una cadena de caracteres con la

unin
EXACT(texto_1; texto_2)
Compara dos textos y devuelve un valor lgico,

TRUE si son iguales y FALSE si no.
FIND(texto_a_buscar; texto; [posicin])
Encuentra una cadena dentro de un texto,

devolviendo su posicin.
FIXED(nmero; decimales; [sep_miles])
Muestra un nmero con el formato indicado
LEFT(texto; [nmero])
Devuelve uno o ms caracteres de la izquierda

del texto
LEN(texto)
Devuelve la longitud del texto
LOWER(texto)
Convierte el texto a minsculas
MID(texto; inicio; nmero)
Devuelve los caracteres indicados de una

cadena, a partir de la posicin dada.
PROPER(texto)
Pone en mayscula la primera palabra de cada

letra
REPLACE(texto; posicin; longitud; nuevo_texto)
Reemplaza parte de una cadena de texto por

otra
REPT(texto; nmero)
Repite un texto un nmero de veces
RIGHT(texto; [nmero])
Devuelve uno o ms caracteres de la izquierda

del texto
SEARCH(texto_a_buscar; texto; posicin)
Funciona como FIND, pero no distingue entre

maysculas y minsculas.
SUBSTITUTE(texto; texto_bsqueda; nuevo_texto; [repeticin])
Reemplaza un texto por el indicado, dentro de

una cadena.
T(valor)
Muestra el valor vaco cuando es un nmero
TRIM(texto)
Quita espacios en blanco antes y despus del

texto
UPPER(texto)
Convierte un texto a maysculas
32
VALUE(texto)
Convierte un texto a nmero
33
Funciones de bsqueda
En una hoja de clculo es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar
bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda. Por ejemplo, si buscamos a una persona,
describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en
la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos
encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Google Docs para realizar bsquedas:
Funcin
Descripcin
ADDRESS(fila; columna; [abs]; [hoja])
Crea una referencia de celda en forma de texto
CHOOSE(ndice; valor1; ... valor30)
Elige un valor o una accin de una lista de

valores
COLUMN(referencia)
Devuelve el nmero de columna de una

referencia
COLUMNS(matriz)
Devuelve el nmero
componen la matriz
HLOOKUP(criterios_bsqueda; matriz; ndice; [ordenado])
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de

valores
HYPERLINK(URL; [texto_celda])
Crea un enlace a una URL en la celda
INDEX(referencia; [fila]; [columna]; [rango])
Devuelve el valor de una celda en la

interseccin de una fila y una columna
INDIRECT(referencia)
Devuelve una referencia especificada
MATCH(criterio_bsqueda; matriz_bsqueda; tipo)
Devuelve la posicin relativa de un elemento
ROW(referencia)
Devuelve el nmero de fila
ROWS(matriz)
Devuelve el nmero de filas
VLOOKUP(criterio_bsqueda; matriz; ndice; [orden])
Busca un valor en la primera columna de la

izquierda
de
columnas
Funciones financieras
Una hoja de clculo es una potente herramienta para trabajar con informacin y clculos
financieros, y ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja
de ahorros en casa".
34
que
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Finanzas. Vamos a ver algunas:
Funcin
Descripcin
DB(coste; rescate, duracin; perodo; Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado,
mes)
mtodo de depreciacin de saldo fijo
DDB(coste; rescate; duracin; perodo; Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado,
[factor])
mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo
FV(tasa; NPER; PAGO; VA; tipo)
Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y

constantes ms una tasa de inters constante
IRR(valores; estimacin)
Calcula la tasa de rendimiento interno de una inversin
NPER(tasa; PAGO; VA; VF; tipo)
Devuelve el nmero de pagos de una inversin
NPV(tasa; valor_1; valor_2; ... valor_30)
Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de

descuentos y una serie de pagos futuros
SLN(coste; rescate; duracin)
Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un

perodo dado
SYD(coste; rescate; duracin; perodo)
Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante

un perodo especfico
RATE(NPER;
estimacin)
Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin
PAGO;
VA;
VF;
tipo;
PV(tasa; NPER; PAGO; VF; tipo)
Devuelve el valor actual de una inversin resultante de una serie de pagos

regulares.
PMT(tasa, NPER, VA, VF, tipo)
Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters

constantes
IPMT(tasa, perodo, NPER, VA, VF, tipo)
Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo

determinado
PPMT(tasa, perodo, NPER, VA, VF, tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada
. Funciones matemticas y trigonomtricas

Una parte importante de las funciones son las que nos permiten realizar clculos
matemticos. Veamos algunas:
Funcin
Descripcin
ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero
COS(nmero)
Devuelve el coseno de un ngulo
EXP(nmero)
Devuelve e elevado a la potencia de un nmero

determinado
35
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de un nmero
INT(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms

prximo
LCM(entero_1; entero_2; ... entero_30)
Devuelve el mnimo comn mltiplo de un conjunto

de enteros
LOG(nmero; base)
Devuelve el logaritmo en la base indicada para el

nmero dado.
MOD(dividendo; divisor)
Devuelve el resto de una operacin
PI()
Devuelve el nmero Pi con 14 decimales
POWER(base; potencia)
Devuelve el resultado de elevar el nmero base a la

potencia.
RAND()
Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1
RANDBETWEEN (inferior; superior)
Devuelve un nmero aleatorio entero comprendido

en un rango
ROUND(nmero; [recuento])
Redondea un nmero a los decimales dados
ROUNDDOWN(nmero; [recuento])
Redondea un nmero hacia abajo
ROUNDUP(nmero; [recuento])
Redondea un nmero hacia arriba
SIN(nmero)
Devuelve el seno de un ngulo
SQRT(nmero)
Devuelve la raz cuadrada de un nmero
SUM(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Suma el rango o los valores indicados
TAN(nmero)
Devuelve la tangente de un nmero
Funciones lgicas
Las funciones lgicas operan con valores lgicos TRUE o FALSE para realizar
comparaciones.
Funcin
Descripcin
AND(valor_lgico_1; valor_lgico_2; ... valor_lgico_30)
Devuelve TRUE cuando todos los valores

son verdaderos
FALSE()
Devuelve el valor lgico FALSE (falso)
IF(prueba; valor_entonces; valor_deotromodo)
Si se cumple la prueba realiza una accin,

si no, realiza otra
IFERROR(prueba; valor)
Si prueba produce un error, devuelve

valor. Si no, devuelve prueba
NOT(valor_lgico)
Invierte un valor lgico
36
OR(valor_lgico_1; valor_lgico_2; ... valor_lgico_30)
Devuelve TRUE cuando algn valor es

verdadero
TRUE()
Devuelve el
(verdadero)
valor
lgico
TRUE
4.9. Funciones de informacin

Las funciones de informacin nos informan sobre el contenido de las celdas, nos "responden
a una pregunta", casi siempre con un valor lgico.
Funcin
Descripcin
ISBLANK(valor)
Comprueba si se refiere a una celda vaca
ISERR(valor)
Comprueba si un valor es un error
ISLOGICAL(valor)
Comprueba si un valor es lgico
ISNA(valor)
Devuelve TRUE cuando una celda produce el error N/A
ISNONTEXT(valor)
Comprueba si un valor no es de tipo texto
ISNUMBER(valor)
Comprueba si un valor es de tipo numrico
ISREF(valor)
Comprueba si el valor es una referencia vlida
ISTEXT(valor)
Comprueba si un valor es de tipo texto
Funciones estadsticas
Tambin encontramos un amplio abanico de funciones que nos permiten realizar clculos
estadsticos sobre un conjunto de valores o rangos de celdas. Veamos algunas:
Funcin
Descripcin
AVERAGE(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Devuelve la media aritmtica de la lista de

valores
COUNT(valor_1; valor_2; ... valor_30)
Cuenta los valores existentes en la lista.
HARMEAN(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Devuelve la media armnica de un conjunto de

nmeros positivos
MAX(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Devuelve el valor mximo de la lista de

argumentos.
MEDIAN(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Devuelve la mediana de un conjunto de

nmeros.
MIN(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores
37
MODE(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Calcula la moda de la lista de valores
VAR(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30)
Calcula la varianza de una lista de valores
Al seleccionar un rango, podemos ver directamente su suma, valor medio, mximo, mnimo
y recuento en la esquina inferior derecha de la pantalla.
4.11. Funciones de Google

Las funciones vistas hasta ahora son comunes a la mayora de hojas de clculo. A parte de
estas, en Google Docs podemos encontrar una serie de funciones propias de Google que
aprovechan las ventajas que ofrece que Google Docs sea una aplicacin en lnea.
A finales de 2008, estas funciones slo estn disponibles en ingles, por lo que los parmetros
debemos de pasarlos en ese idioma.
Funcin
Descripcin
GoogleFinance(smbolo; atributo)
Muestra las cotizaciones del mercado

de valores
GoogleLookup(entidad; atributo)
Responde a preguntas sobre el mundo
ImportData(URL)
Permite obtener informacin

archivos externos CSV y TSV
ImportFeed(URL; [consulta]; [encabezados]; [numItems])
Permite importar datos de feeds RSS y

ATOM
ImportHtml(URL; consulta; ndice)
Permite importar datos de una tabla

HTML
ImportXML(URL; consulta)
Permite importar datos de una pgina

HTML o XML
ImportRange(HojaClculo; [hoja!]rango)
Permite importar un rango de datos

desde otra hoja
38
de
39
Unidad 5. Grficos y gadgets (I)

5.1. Grficos
Ya hemos visto que dar formato a una hoja de datos nos facilita la comprensin de su
contenido.
Otra herramienta muy til para obtener transmitir informacin de un modo simple con nuestra
hoja de clculos, es utilizando grficos. Un grfico es la representacin grfica de una serie
de datos. Podemos encontrar grficos con muy diversos formatos: barras, porciones, lneas,
puntos.
Los grficos representan valores numricos, y cambiarn cuando estos cambien.
5.2. Crear un grfico
Antes de crear un grfico, hemos de introducir los datos en la hoja de clculo. Si queremos
utilizar una columna como encabezados de filas, la situaremos a la izquierda, y si queremos
utilizar una fula como encabezados de columnas, la situaremos encima. Por ejemplo, como en
la imagen:
Cada fila o columna, segn por qu lo agrupemos, representa una serie de datos.
Con el rango seleccionado, por comodidad, porque podramos indicarlo luego, nos vamos al
men Insertar y seleccionamos Grfico.
40
Accedemos as a la ventana Crear grfico, que est dividida en cuatro secciones:

Qu tipo?
Lo primero que podemos elegir es el tipo de grficos.
En la primera fila podemos seleccionar uno de los seis tipos de grficos posibles: Columnas,
Barras, Circular, Lneas, rea y De dispersin. En la fila interior, podemos seleccionar un
subtipo, dependiendo del tipo seleccionado.
El tipo es la forma en la que se mostrarn los datos, y no nos sirve cualquier tipo. Por
ejemplo, si queremos comparar varios valores, podemos utilizar un grfico circular. Pero este
no nos servir si queremos mostrar las ventas de varios vendedores en varios meses.
Qu datos?
En la parte inferior derecha, debemos de indicar qu datos representa el grfico.
41
La primera caja de texto debe contener el rango de celdas utilizadas. Si las tenamos
seleccionadas al crear el grfico, ya aparecern ah.
En Datos del grupo, debemos indicar si agrupamos por filas o columnas. Por ejemplo, si
agrupamos por filas, para cada columna se mostrar un dato de cada fila. Lo entenders mejor
cuando lo pruebes.
En la parte inferior debemos de indicar si utilizamos la primera fila como etiqueta, por lo que
marcaremos Utilizar fila X como etiqueta, o lo mismo para la primera columna,
marcando Utilizar columna X como etiqueta. Las etiquetas aparecern como leyendas en el
grfico. Si no marcamos estas opciones, se tomarn esas celdas como datos.
Etiquetas
A parte de las etiquetas para cada fila y columna, podemos aadir las siguientes etiquetas:
Ttulo del grfico, aadir el texto que indiquemos encima del grfico.
Eje horizontal, nos sirve para indicar qu informacin contiene el eje horizontal (abajo).
Eje vertical, nos sirve para indicar qu informacin contiene el eje vertical (a la izquierda).
42
A parte de estas etiquetas, que son opcionales, se mostrar una leyenda, donde se informa
de qu significa cada color del grfico. En el desplegable Leyenda podremos indicar en qu
posicin queremos que se muestre, o si la ocultamos.
Vista previa
En la parte inferior derecha, se previsualiza cmo quedar nuestro grfico, y va reflejando
los cambios a medida que los apliquemos, lo que nos permite comprobar que la informacin
que muestra se entiende de forma clara, que a fin de cuentas es el objetivo del grfico.
Cuando hayamos configurado el grfico, pulsamos en Guardar grfico para generarlo. Si

pulsamos Cancelar, lo descartamos.
Al insertar el grfico, si hacemos clic sobre sus valores (lneas, barras, porciones...) se
mostrar un bocadillo con informacin. Y si hacemos clic sobre los colores de las leyendas, se
seala el valor que representan.
43
Modificar un grfico
Al insertar un grfico, vemos que este no est en ninguna celda, aparece flotando sobre la
hoja.
Si hacemos doble clic sobre l, aparece un marco gris a su alrededor, y un men

llamado Grfico.
Para cambiar su tamao, no tenemos ms que redimensionar la ventana que lo contiene,

estirando de sus bordes o esquina.
Para moverlo, hacemos clic sobre el marco y arrastramos. Si lo que queremos es moverlo
a otra hoja, debemos seleccionar Mover a hoja propia... en su men. En este caso, el
grfico ocupar toda la hoja.
Si en el men seleccionamos Modificar grfico..., accedemos a la misma pantalla que al

crearlo, lo que nos permite cambiar el tipo, las etiquetas, el rango de datos, etc...
Si queremos borrarlo, seleccionaremos Eliminar grfico de su men.
5.4. Exportar un grfico

El grfico de nuestro documento est disponible tanto para nosotros, como para el resto de
colaboradores que podamos tener en el documento. Pero podemos exportarlo, convertirlo a
una imagen y utilizarlo fuera de nuestra cuenta de Google Docs.
Publicar el grfico. Esta opcin la encontramos dentro del men del grfico. Al elegirla
nos aparece una ventana con una etiqueta html IMG.
44
Lo realmente importante es el atributo src de la imagen, que contiene la direccin al grfico.

Pegando ese texto en el cdigo fuente de una pgina, se mostrar grfico.
Para que el grfico se visualice, hay que compartir tambin el documento, como se explica
en la unidad referente a Compartir y publicar.
Guardar como imagen. Otra opcin es guardar el grfico como una imagen PNG. Para
hacerlo, seleccionamos Guardar imagen en el men del grfico, lo que iniciar la descarga del
archivo.
La diferencia es que al descargarla obtenemos un archivo independiente, y por tanto esttico.
Mientras que si lo publicamos, se reflejan los cambios que realicemos en los datos o en el
diseo del grfico.
Gadgets
Un Gadget es una pequea aplicacin que utiliza los datos de nuestra hoja de clculo. Sirven
para mostrar informacin, pero adems pueden permitir a los usuarios interactuar con ellos.
Por ejemplo, hay un gadget que muestra direcciones de nuestra hoja en Google Maps, otros
muestran grficos de tiempo, otro tablas interactivas, otros realiza bsquedas en Google, otro
nos permite crear organigramas... y esto slo en los gadgets de Google, ya que podemos utilizar
gadgets de terceros, o incluso crearlos nosotros mismos, aunque esto ya requiere
conocimientos un poco ms avanzados.
Podemos insertar un gadget desde el men Insertar Gadget. Se abrir una ventana en
la que podremos elegir el Gadget segn su categora.
45
Para elegir un gadget que no estn en Google, seleccionamos Personalizados... e

indicamos la URL del gadget.
5.6. Modificar un gadget

El gadget tiene un aspecto similar al grfico, tambin aparece flotante sobre la pgina, y
podemos moverlo y redimensionarlo de la misma forma. Tanto al insertarlo como al editarlo,
podemos configurar algunos de sus parmetros. No vamos a entrar en detalles, ya que cada
gadget tiene unos parmetros distintos. A continuacin vemos las opciones del gadget Mapa
de Google.
46
Lo que s es comn a todos los gadgets es el enlace Editar a la izquierda, que muestra u
oculta esta configuracin, y los botones Aplicar, para que se reflejen los cambios, yAplicar y
cerrar para adems, cerrar las opciones.
Adems a la derecha encontramos un botoncito que muestra un men con las opciones del
gadget. Vamos a ver las bsicas:
Publicar gadget nos proporciona el cdigo necesario para incluir el gadget en una web,
siempre que hayamos publicado la hoja de clculo.
Aadir gadget a iGoogle nos permite colocar nuestro gadget en nuestra pgina de inicio
personal de Google.
Eliminar gadget borra el gadget de la hoja.
47
EJERCICIOS
Ejercicios unidad 2: Trabajar con celdas (I)
Ejercicio 1: Precio con iva.
1. Crea una nueva hoja de clculo.
2. Rellenar la primera hoja como indica en la siguiente imagen.
El precio sin IVA es un valor que se tendr que introducir, as como el porcentaje de IVA,
pero el importe de IVA se calcular con una frmula y el precio con iva tambin.
3. Guarda la hoja como Precios IVA.
Nota: El formato en porcentaje, se establece seleccionando la celda y pulsando el icono % de
la barra de herramientas.
Si necesitas ayuda con este ejercicio, puedes ver la solucin aqu.
Ejercicio 2: Factura muebles.

1 Crea una nueva hoja de clculo y llmala Factura muebles.
2 Crear una factura sencilla para la venta de muebles.
El modelo deber ser como el de la siguiente imagen, teniendo en cuenta que algunas celdas
contienen frmulas.
48
3 Guardar el libro.
4 Modificar el precio de la silla por 2000, y observar el resultado.
5 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
Ejercicios unidad 2: Trabajar con celdas (II)

Ejercicio 3: Venta frutas.
1 Crea una nueva hoja de clculo y llmala Venta frutas.
2 La hoja nos servir para realizar una previsin de ventas para todo el semestre a partir de
las ventas de Enero y del incremento o decremento de stos a lo largo del semestre.
Sabemos que:
Las ventas de Febrero son un 12% ms que las de Enero.
Las de Marzo, 5% menos que las de Febrero.
Las de Abril, 10% ms que las de Marzo.
Las de Mayo, 5% menos que las de Abril.
49
Las de Junio, 15% ms que las de Mayo.

El modelo deber ser como aparece en la figura inferior, teniendo en cuenta que las celdas
de los meses de febereo a junio son celdas calculadas.
Ejercicio 4: Venta frutas II.

1 Utiliza la hoja Venta frutas creada en el ejercicio anterior.
Vamos a ampliar el modelo.
2 Escribir TOTAL en la celda H3 .
3 Escribir en esa columna los totales del semestre para cada fruta.
4 Cierra el libro.
Ejercicio 5: Tabla de multiplicar.

1 Crea una nueva hoja de clculo, para crear un modelo que obtenga las tablas de multiplicar
desde la 1 hasta la 9, corresponde a la imagen siguiente:
50
2 Terminar el modelo escribiendo una frmula en la celda B5 para el resultado de 1*1 , y a

continuacin copiarlo en las dems celdas.
(Cuidado con las referencias a celdas!)
3 Cierra la hoja de clculo guardndola con el nombre de Multiplicar.
Ejercicio 1: Robos
Partiendo del archivo Robos.xls que puedes encontrar en la carpeta Ejercicios del curso,
formatalo para que tenga el aspecto del de la imagen:
51
Ejercicio 2: Carrera
El club "Rapidito" organiza una carrera de bicicletas. Los participantes tienen distintos tipos
de bicicletas, por lo que el tiempo que utilizan para cubrir la carrera se multiplica por un factor
de compensacin para que el resultado sea justo. Los organizadores de la carrera desean
realizar un modelo que les permita calcular el tiempo de carrera y poder elaborar una lista de
clasificaciones.
1. Crea una nueva hoja de clculo y llmala Carrera.
2 El modelo tendr el aspecto que aparece a continuacin. nicamente te pedimos que
recrees una hoja de clculo con el formato de la imagen sin definir los campos calculados:
52
Ejercicio 3: Tablas de multiplicar (II)

Abre la hoja de clculo Multiplicar creada en la unidad anterior y modifcala para que tenga
este aspecto:
53
Si necesitas ayuda con alguno de los ejercicios, puedes encontarla aqu.
Ejercicio 1: Precipitaciones
Crea una nueva hoja de clculo, llamada Precipitaciones, que contendr los siguientes
datos:
Las celdas en color azul indican que son celdas calculadas con frmulas.
Puedes encontrar la solucin a este ejercicio aqu.
Ejercicio 2: Vendedores
1 Empezar una nueva hoja de clculo y gurdala como Vendedores.
La divisin de ventas de una empresa necesita hacer un seguimiento continuo de las ventas
obtenidas por los vendedores para el primer cuatrimestre del ao. Los datos van a servir para
obtener informacin sobre las ventas de cada mes y para decidir la forma de actuar.
54
El jefe de ventas quiere tener un modelo que muestre los resultados de los vendedores con
sus correspondientes totales por mes y por vendedor.
2 Crear el modelo que tienes a continuacin, teniendo en cuenta que las celdas de color azul
contienen frmulas.
Ejercicio 3: Prstamo
1 Empezar un nuevo libro de trabajo, al que llamars Prstamo.
Vamos a pedir un prstamo de 60.000 a pagar en 5 aos con un inters fijo del 9 % a una
entidad bancaria y queremos saber el desembolso mensual que deberemos efectuar y el
desglose en intereses y amortizacin.
2 Crear la tabla que ves en la imagen. Ten en cuenta que las celdas resaltadas en azul son
resultados obtenidos mediante funciones, no debes copiarlos.
55
3 Completa la tabla con los valores que se correspondan en las celdas de las columnas de
Cuota, Interes y Amortizacin.
Para ello repasa las funciones PMT, IPMT y PPMT y utiliza frmulas matriciales.
Ejercicio 4: Personalidades
Crea una nueva hoja de clculo a la que debes llamar Personalidades, que debe de tener
un aspecto como el siguiente:
56
A la hora de utilizar la hoja, el usuario introducir slo el nombre, y la hoja de clculo buscara
el resto de datos para la persona indicada.
Cuando no se muestre algn dato, la hoja tendr el siguiente aspecto:
Observa que se muestra el texto No hay datos, y el color cambia a gris claro.
Ejercicio 5: Nombres
Crea una hoja de clculo, en la que al introducir un nombre con formato Apellido Apellido,
Nombre en la celda A1, muestre slo el nombre en la celda C1 y los apellidos en la celda C2.
Adems, debe quedar con la primera letra en maysculas y el resto en minsculas.
Ejercicios unidad 5: Grficos y gadgets

Si no tienes abierto Google Docs, brelo para realizar los ejercicios planteados a
continuacin.
Ejercicio 1: Robos
1 Abre la hoja de clculo Robo, utilizada en la unidad de formatos.
2 Crear un grfico de columnas para representar la evolucin del nmero de robos
en Alicante , Castelln y Valencia. Ms que los robos en cada municipio, que tambin han de
57
aparecer, nos interesa comparar los robos totales entre los tres municipios ao tras ao, para
ver si aumentan o disminuyen en global. El grfico deber estar junto con los datos en la hoja
de clculo.
3
Crear
un
grfico
de
barras
para
representar
el
nmero
de
robos
de Alicante , Castelln y Valencia. En el grfico de debe apreciar fcilmente como evolucionan

los robos a lo largo de los aos para cada ciudad. Adems, el grfico debe de estar en una hoja
nueva.
Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te lo explicamos.
Ejercicio 2: Precipitaciones
1 Abre la hoja de clculo Precipitaciones utilizada en la unidad anterior.
2
Crear
un
grfico
de
lneas
para
comparar
las
precipitaciones
de Valencia, Madrid y Barcelona a lo largo del ao. El grfico estar junto con los datos.
3 Crear un grfico circular para representar el porcentaje de precipitaciones de cada mes
de Madrid respecto del total del ao. Ser un grfico en su propia hoja.
58

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Unidad 1.

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El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

En la parte superior encontramos el ttulo de la hoja de clculo que podemos cambiar

En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso ms

Debajo, encontramos la barra de Frmula, donde podemos acceder a la frmula usada

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1.3. Columnas, filas y celdas

A su vez, la hoja est dividida verticalmente en columnas. A cada columna le corresponde

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1.4. Moverse por la hoja

son una o varias celdas contiguas con datos):

Acceder a la ltima celda de una seccin de datos

Acceder a la primera celda de una seccin de datos

Avanza hasta la primera fila no visible o hasta la ltima

Retrocede hasta la primera fila no visible o a la primera

Desplazarse una celda en la direccin de la flecha

1.5. Guardar la hoja de clculo

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Si no le hemos dado un ttulo al documento, al pulsar en Guardar nos aparecer un dilogo

Una vez guardado, el botn Guardar cambiar y ya no estar disponible. nicamente

Como veremos ms adelante, podemos recuperar una versin de la hoja de clculo ms

1.6. Mltiples hojas

en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

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Ctrl + Av Pag Hoja de datos siguiente

Suprimir borra la hoja seleccionada.

Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos.

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Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento.

Mover a la izquierda desplaza la posicin de la hoja hacia la izquierda.

Mover a la derecha desplaza la posicin de la hoja hacia la derecha.

Unidad 2. Trabajar con celdas (I)

Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varan a no ser

siempre por el signo =.

2.2. Introducir datos

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Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:

Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla

Esc y salimos de la celda sin que se

guarden los datos introducidos.

Al introducir una frmula, en la celda se mostrar el resultado, Si seleccionamos la celda,

2.3. Modificar datos

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Podemos usar la Barra de frmulas, tras seleccionar la celda.

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2.4. Errores en los datos

TEXTO_ERROR cambiar dependiendo del tipo de error.

En la esquina superior izquierda de la celda aparecer un tringulo naranja. Si dejamos el

2.5. Seleccin de celdas

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Un rango es un rectngulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la

Ampliar o reducir una seleccin.

Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift +

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2.2. Copiar celdas adyacentes

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Podemos copiar fcilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratn.

El resultado obtenido depender del contenido de las celdas copiadas:

Si contenan frmulas, depender de si las referencias son relativas, mixtas o absolutas,

Copiar celdas separadas

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2.9. Copiar celdas utilizando el portapapeles