Rev.

16
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DE NO
CONFORMIDADES, Y GENERACION DE ACPM.

Fecha: 02/09/16

1. OBJETO
Describir la metodologa definida por la Organizacin para asegurar que las no conformidades reales y/o
potenciales se identifican y reciben un tratamiento acorde con su incidencia en la calidad del producto, en la
ocurrencia de incidentes a los trabajadores, en el medio ambiente y en la afectacin a los procesos
organizacionales.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas los procesos y proyectos que desarrolle la compaa.

3. DEFINICIONES
No Conformidad (NC): Desviacin frente al cumplimiento de disposiciones establecidas, detectada por la
organizacin o sus clientes. Una no conformidad o trabajo no conforme es el incumplimiento de un requisito
establecido por:

El Cliente
la Organizacin
la legislacin, reglamentacin o normatividad aplicable.
la Norma ISO 9001,ISO 14001, OHSAS 18001, RUC.
las dems partes interesadas

Hallazgos: Resultados de una evaluacin, observacin o inspeccin a una actividad, que se constituyen
mecanismo propio de la compaa para recolectar y gestionar hallazgos que no comprometen decisivamente
la calidad del proyecto pero que deben ser corregidos y tenidos en cuenta para la mejora continua del SGI, por
lo que se orientarn y gestionarn segn su tendencia como acciones correctivas.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin
no deseable. Son de carcter reactivo, deben ser apropiadas a los impactos desfavorables o riesgos que
evidencie la No Conformidad que se desea eliminar. La accin correctiva es generada por una No
conformidad Real.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin
potencialmente no deseable y as evitar que el riesgo se materialice.
ACPM: Sigla utilizada para indicar las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Accin de Mejora: Accin que permite incrementar continuamente la eficacia del SGI.
Estas acciones buscan optimizar actividades y oportunidades para progresar, considerando la justificacin
y los recursos necesarios para implementarlas.
Auditora: Examen sistemtico para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son
conformes con las disposiciones planificadas, y si stas se implementan efectivamente y son aptas para
cumplir la poltica y objetivos.
Reproceso: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla los requisitos.

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Correccin: Accin inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

4.
DESCRIPCION
DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

IDENTIFICACIN DE NC REAL, POTENCIAL U OPORTUNIDAD DE MEJORA

El proceso se inicia con la identificacin del hallazgo que puede ser el
incumplimiento de un requisito y su origen puede ser:

Se identifica la NC
potencial, real o mejora

o
o
o
o
o
o
o

Quejas y reclamos de partes interesadas

Producto que no cumple especificacin
Control de proceso
Accidente de trabajo
Incumplimiento de la meta de un indicador
No conformidad de auditoria
Incidente ambiental

Cualquier persona puede identificar y reportar hallazgos.

Se
documenta
como N.C.?

NO

SI

La persona que identific el hallazgo debe reportarlo al Residente de

Calidad o al Residente de la disciplina del proyecto o Calidad en oficinas,
quienes en conjunto levantarn el reporte de la N.C. o el hallazgo segn
aplique.
SI: En proyecto se debe documentar como No Conformidad todo
hallazgo que comprometa las especificaciones, el costo o el tiempo de
ejecucin del proyecto (supera el tiempo planeado en el Last Planner)
y que no puede ser resuelto de manera inmediata sin incurrir en costos
de recursos ms all de los presupuestados para la actividad.
Se puede identificar como no conformidad el incumplimiento a
requisitos de tipo tcnico, administrativo, ambiental o SISO.
La NC se debe comunicar al Responsable de la disciplina o del proceso.

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A
A
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g
h
g

NO: Se reporta como hallazgo todo lo encontrado que no comprometa

de manera significativa el costo, la especificacin o el tiempo de
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ejecucin de la actividad (no supera la planeacin definida en el Last

Planner) y que pueda resolverse con los recursos presentes sin
ocasionar mayor traumatismo a la planeacin. Se documenta en el
formato de hallazgos.
Se puede identificar como hallazgo el incumplimiento a requisitos de
tipo tcnico, administrativo, ambiental o SISO.
Los hallazgos se deben resolver y cerrar para garantizar que no se
convierten en una No Conformidad.
Peridicamente el residente de calidad o quien asume este rol en una
obra revisa la recurrencia de los hallazgos y en caso de encontrar una
situacin 3 o ms veces la debe documentar como una No Conformidad
en el formato ACPM, para ser tratada como tal.
SI ES UNA NO CONFORMIDAD LE RESIDENTE QAQC O PERSONAL HSE
REGISTRA EN EL FORMATO DE ACPM DONDE SE DILIGENCIAN LOS
SIGUIENTES CAMPOS :
Se levanta el registro de
No Conformidad

Fecha de emisin: Corresponde a la fecha en que se detect la

situacin no conforme, problema, riesgo u oportunidad de mejora. Lo
diligencia quien detecta la situacin.
Proceso/ Proyecto: Corresponde al nom bre del macro proceso de
la organizacin (ejemplo AyL, Gestin Humana) o el nombre del
Proyecto en el que se detect.
Gestin: Corresponde al rea de Gestin del macro proceso o proyecto
a la que pertenece el ACPM.
CALIDAD: Corresponden tambin a las tcnicas y/o de procesos
constructivos
AMBIENTAL
SYSO
Origen : Se marca con una X alguna de las opciones.
INTERNA (I): Si se abri o detect en el Proceso o Proyecto.
EXTERNA (E): Queja o Reclamo expuesta por parte del cliente,
interventora o incumplimiento legal. Aplica para auditoras
externas ente certificador, RUC, y cliente.
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AUDITORIAS (A): Auditoras internas del Sistema de Gestin

Integral.
Responsable de la ACPM: El Cargo responsable de garantizar que se
haga la correccin, o se implemente la accin de mejora.
Tipo de ACPM: Se escoge una de las 3 opciones, de acuerdo a su
naturaleza. Las opciones son:
Correctivas (C): (Problema): Accin que describe un problema, riesgo
materializado o falta frente al cumplimiento de disposiciones
establecidas por la organizacin o los clientes, una queja o reclamo
sea del cliente es una Accin Correctiva.
Las quejas y reclamos de la interventora se documentan como
hallazgos y eventualmente se elevan a NC de acuerdo a su recurrencia
o criticidad segn lo descrito en punto anterior.
-Preventivas (P): Describe un problema o riesgo potencial que se
detecta.
-Mejora (M): Enuncia una situacin o proceso que se puede mejorar
y los cambios que se desean realizar.
Descripcin de la accin : Detalle del problema, riesgo u oportunidad
de mejora identificada.
Estado: Determina la etapa o estado en que se encuentra la ACPM en
el sistema: Abierta o cerrada.

Se identifica la causa raz

Anlisis de Causas: El responsable del proceso donde se identific la

no conformidad debe realizar el anlisis para llegar al origen del
problema (causa raz) utilizando el mtodo de los 5 porqus y para
obtener un mejor resultado en el proceso de identificacin de la causa
raz, esta se realiza con los profesionales involucrados en la disciplina.
NOTA 1: A las acciones de mejora no se les hace anlisis de causa, es
decir que para ese tipo de acciones se deja el espacio en blanco o se
coloca NA (No aplica).

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Se formula el plan de
accin

Fecha: 02/09/16

El responsable del proceso donde se identific la no conformidad

establece el plan de accin con base en la causa raz y debe incluir
fechas, responsables y resultados esperados; como tambin debe
considerar actividades a corto, mediano y largo plazo que garanticen
la erradicacin de la causa raz.
NOTA: Para cualquier accin correctiva o preventiva, el plan de accin
a mediano y largo plazo tomado debe ser apropiado a la magnitud de
los problemas y desviaciones a los requisitos del SGI, y proporcional a
los riesgos de Seguridad y Salud ocupacional y a los aspectos e
impactos ambientales aplicables.
Cuando la accin correctiva y la accin preventiva identifican peligros,
aspectos o impactos nuevos o que han cambiado, o la necesidad de
controles nuevos o modificados, el procedimiento debe exigir que
las acciones propuestas sean revisadas a travs del proceso de
valoracin del riesgo o de aspectos ambientales antes de su
implementacin.

Se realiza seguimiento a
la ejecucin del plan

Los seguimientos los puede realizar quien abri la accin o lderes

del SGI, se llevaran a cabo a partir del plan de accin propuesto
considerando las fechas definidas.

Los lderes de la gestin QAQC y HSE verifican si la accin tomada

est cumpliendo con lo requerido y al final de las acciones
propuestas se solucion el evento satisfactoriamente.
Se verifica la efectividad
del Plan

Se realiza el cierre de la
no conformidad

Para esta verificacin se deben solicitar las evidencias de su ejecucin

y registrar la fecha de verificacin determinando la eficacia del plan
de accin y la descripcin concreta.

Los lderes de la gestin QAQC y HSE registran el cierre de la no

conformidad en el formato una vez se tenga la evidencia de todo el
proceso.

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Se levanta el registro de
Hallazgo

Fecha: 02/09/16

El Residente de Calidad o Cualquiera de los residentes es responsable

de documentar el hallazgo reportado en el formato de Hallazgos,
detallando todo lo detectado en la actividad a corregir y anexando foto
del mismo.
NOTA 2: Para los hallazgos documentados en este formato se identifica
la posible causa enmarcada en Personal, Equipo, Mtodo, Material,
Supervisin o Diseo, seguidamente se propone la accin a tomar para
resolver la situacin.
Una vez documentado se procede a formular la correccin propuesta y
la fecha para su ejecucin.

Se ejecuta la correccin
El responsable del proceso es el encargado de gestionar que la
correccin propuesta se ejecute en la fecha determinada.

Revisin de la Correccin

Despus de ejecutada la correccin se reporta al Residente de Calidad

o el Residente Responsable quien realizar la revisin y podr dejar
foto de la evidencia de la correccin ejecutada.

El Residente de Calidad o los Residentes de rea analiza cuntas

solicitudes de correccin se han presentado respecto a un mismo tema.
Se analizan peridicamente
los reportes

En caso de encontrarse 3 o ms de reportes del mismo tema, se levanta

una N.C. y se procede con el proceso descrito anteriormente desde el
anlisis de causas.
Si no hay ms de 2 reportes se guardan hasta el final del proyecto para
su entrega a la Jefatura nacional de Calidad.

Se reporta a la Jefatura
Nacional de Calidad

Mensualmente el Residente de Calidad informa a la Jefatura Nacional

de Calidad los reportes de hallazgos y las N.C. levantadas en proyecto;
quien realizar consolidacin y anlisis de los mismos.
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Fecha: 02/09/16

ACCIN PREVENTIVA
El proceso se inicia con la identificacin del potencial incumplimiento
de un requisito.
Cualquier persona puede identificar un posible incumplimiento y debe
reportarlo segn aplique al Residente de calidad o Residente de la
disciplina o a la Jefatura Nacional de Calidad.
Se identifica la situacin
Potencialmente No
Conforme

Se documenta como
Accin Preventiva

Se analizan causas y se
formula plan de accin

Los medios de identificacin de una situacin potencialmente NC

pueden ser :
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Inspecciones en Campo
Visitas a campo
Planeacin del PIE
Auditoras (Interna, Externa, Cliente)
Revisin por la Direccin
Simulacros
Planes de Gestin Integral de Proyectos
Durante la elaboracin de las ofertas
Reuniones Last Planner, Comits
Anlisis de indicadores de gestin de cada proceso (objetivos,
metas, especificaciones)

Se describe la situacin potencial en el formato de ACPM, y se organiza

el grupo de posibles involucrados para buscar una solucin efectiva y
definitiva.

El grupo convocado hace el estudio de las causas potenciales siguiendo

la metodologa definida en el formato ACPM
Igualmente son responsables de formular las acciones para evitar la
posible ocurrencia de la situacin identificada y las fechas para su
ejecucin.
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Se verifica cumplimiento
y eficacia

Fecha: 02/09/16

Calidad verifica que las acciones formuladas se hayan ejecutado de

acuerdo a las fechas propuestas.
Despus de verificado el cumplimiento Calidad procede a verificar la
eficacia de las acciones tomadas, dejando evidencia de su verificacin.

Se cierra la accin
preventiva

Calidad cierra la accin preventiva una vez se hayan realizado los

anteriores pasos.

ACCIN DE MEJORA
El proceso se inicia con la identificacin de una posibilidad de optimizar
un proceso.

Se identifica la situacin
que se puede mejorar

Cualquier persona puede encontrar una mejora a un proceso que se

est realizando bajo condiciones controladas y de resultados
satisfactorios. debe reportarlo segn aplique al Residente de calidad o
Residente de la disciplina o a la Jefatura Nacional de Calidad.
Los medios de identificacin pueden ser :
o
o
o
o
o

Inspecciones en Campo
Visitas a campo
Planes de Gestin Integral de Proyectos
Reuniones Last Planner, Comits
Anlisis de indicadores de gestin de cada proceso (objetivos,
metas, especificaciones)

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CONFORMIDADES, Y GENERACION DE ACPM.

Se documenta como
Accin de Mejora

Se formula el plan de
accin

Se verifica cumplimiento
y eficacia de la accin.

Fecha: 02/09/16

Se describe en el formato de ACPM.

El grupo convocado formula las acciones para mejorar el proceso y las

fechas para su ejecucin.

Calidad verifica que las acciones formuladas se hayan ejecutado de

acuerdo a las fechas propuestas.
Despus de verificado el cumplimiento Calidad procede a verificar la
eficacia de las acciones tomadas, dejando evidencia de su verificacin
y del objetivo cumplido.

5. REGISTROS
Nombre del
Registro
Registro
y
Seguimiento
de
ACPM
Formato
Hallazgos

de

Almacenamiento

Recuperacin

Retencin

Disposicin

Calidad en Obra

Medio Magntico

Archivo
Jefatura
Calidad Nacional
por 5 aos

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Calidad en Obra

Medio Magntico

Archivo
Jefatura
Calidad Nacional
por 5 aos

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