OFICIO

Este documento se utiliza para solicitudes, autorizaciones, o proporcionar informacin, es usado

en el servicio pblico. Debe elaborase en papel bond tamao oficio o membretado de la
institucin.
Su redaccin debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la
correspondencia comercial, referente a la esttica, puntuacin, redaccin, entre otros aspectos,
si se tratan dos asuntos en un oficio se aconseja separarlos por prrafo distinto.

o
o
o
o
o

Elementos que lo conforman:

Lugar y fecha
Vocativo
Contenido
Firma de quien enva el oficio
Identificacin del ttulo y cargo a quien se dirige el oficio

El destinatario se escribe despus de la firma y cargo, en la parte inferior izquierda,

generalmente se aplica para informar alguna disposicin relacionada al servicio.

El oficio es un documento por medio del cual se puede; solicitar o rendir informes,
transmitir disposiciones u rdenes.

Debe llevar en el margen superior derecho su nmero de registro o referencia, debe

llevar destinatario, asunto, remitente, firma, sello y copia para el archivo.

Ejemplo:
SUPERVISIN EDUCATIVA
SECTOR 02-07-01, SANARATE, EL PROGRESO
Oficio No.07-009
18 DE MAYO DE 2009.

Respetable Profesora:
Yuri Josefa Archila
Directora EORM
Aldea El Pino
Por medio de la presente le informamos que debe asistir a una reunin el da mircoles 23 del
presente mes en el horario de las 8:00 a las 10:00hrs, concerniente a la administracin, que se
impartir a los directores del sector. Dicha reunin se llevar a cabo en el Instituto Nacional de
Educacin Bsica del municipio.
Atentamente:

Lic. Julio Marroqun

Supervisor Educativo.

CIRCULARES
Orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorias o recordatorias que sobre una
materia enva la autoridad a sus subordinados.
Elementos que la conforman:
o Nmero de orden
o Fecha
o Destinatario (os)
o Asunto o contenido
o Firma
Se utiliza para brindar informacin colectiva de un determinado tema o asunto.
Clases o tipos
o Interna
o Externa
Ejemplo:
Escuela Oficial Rural Mixta
Aldea La Jcama, Sanarate, El Progreso.

Circular No.003/2009

Aldea La Jcama, 26 de enero de 2009.

A: Personal docente
Atentamente me dirijo a ustedes, rogndoles presentar a sta oficina a ms tardar el da viernes
treinta del presente mes la planificacin correspondiente a la comisin de la cual son
integrantes.
Agradeciendo su atencin, me suscribo de ustedes,

Atentamente:
Prof. Gerardo Rodrguez
Director

cc.Archivo

CERTIFICACIONES
Es un documento que asegura y certifica la veracidad de un hecho o documento.
Dan certeza de algo (edad, enfermedad, estado civil, de estudios hechos, entre otros.) Deben
escribirse en forma ordenada, muy clara y, sobre todo, exacta. Las certificaciones tienen un
carcter forma y mayor fuerza legal.
En las certificaciones o transcripciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben
aparecer. La certificacin se debe hacer sin errores, sin embargo el OTROSI debe escribirse,
as mismo el nombre de las personas que firmaron el acta.

o
o
o
o
o
o
o
o
o

Las principales partes de una certificacin son las siguientes:

Membrete de la institucin
Puesto del que transcribe la certificacin
Nombre de la persona interesada
Ao en que se elabor
Asunto o contenido
Fecha en que se extiende
Firma de quien certifica
Visto Bueno de algn superior a la persona que certifica
Las certificaciones se utilizan para dar a conocer al interesado los resultados de los
datos requerido o de un documento de una manera clara y ordenada.

o
o
o

o
o

Cuando hacemos uso de certificaciones:

Por extravo de un certificado de estudios
Traslado
Un acta
Clases o tipos
En forma literal
En parte conducente

Ejemplos:
LA INFRASCRITA DIRECTORA DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA, DE ALDEA EL
PALMAR, MUNICIPIO DE SANARATE, DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO, CERTIFICA:
QUE PARA EL EFECTO HA TENIDO A LA VISTA EL EXPEDIENTE DE ESTUDIOS Y LA
DOCUMENTACIN OFICIAL QUE AMPARA A LOS MISMOS, EN DONDE CONSTA QUE LA
ALUMNA: CARLA EMILIA RIVAS RODAS, CURS Y APROB TODAS LAS ASIGNATURAS
CORRESPONDIENTES AL TERCER GRADO PRIMARIA DURANTE EL CICLO ESCOLAR
2007, HABIENDO OBTENIDO LAS CALIFICACIONES SIGUIENTES: - - - - - - - - - - - - - - - - - - -----Comunicacin y Lenguaje
Matemtica
Medio Social y Natural
Formacin Ciudadana
Expresin Artstica
Educacin Fsica

89 pts.
90 pts.
94 pts.
88 pts.
95 pts.
98 pts.

Aprobada
Aprobada
Aprobada
Aprobada
Aprobada
Aprobada

Y PARA LOS USOS LEGALES QUE A LA INTERESADA CONVENGAN, SE LE EXTIENDE LA

PRESENTE EN UNA HOJA DE PAPEL BOND BLANCO TAMAO CARTA, EN SANARATE, A
LOS DIECIECHO DAS DEL MES DE MARZO DEL DOS MIL NUEVE. - - - - - - - - - - - - - - - - - -------------------------------

Manuel Caldern

Director

Vo.Bo. Supervisor Educativo

Sello

EL INFRASCRITO DIRECTOR DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA, DE ALDEA EL

NANCE, MUNICIPIO DE SANARATE, DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO, CERTIFICA
HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS NMERO DOS DE DICHO
ESTABLECIMIENTO, EN EL QUE A FOLIO No. 45 APARECE EL ACTA NMERO 11-2009,
QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: - Acta No.11-2009. En la aldea El Nance, de Sanarate, El Progreso, a las diez horas con treinta
minutos del lunes trece de abril del dos mil nueve, reunidos en la Escuela Oficial Rural Mixta de
la mencionada aldea, los profesores: Jos Manuel Lpez, Director del establecimiento; Reina
Lucrecia Balcrcel Llamas, padres y madres de familia, para tratar lo siguiente: Primero: El
director del establecimiento da la bienvenida a todos los presentes y les da a conocer a agenda
a desarrollar; luego rinde informe en lo referente de la conducta de los alumnos y alumnas, la
asistencia, el horario de los estudiantes, el cumplimiento de las tareas para luego hacer entrega
de las notas bimestrales, recomendndoles que apoyen a sus hijos e hijas en el estudio.
Segundo: La seora Amalia Morata ya pide la palabra para manifestar el agrado y satisfaccin
por la labor de los docentes y les insta a continuar. Enterados de lo anterior, ratifican y firman la
presente, en el mismo lugar y fecha a las once horas con veinticinco minutos. Fs. (aparecen las
firmas ilegibles de los presentes y el sello respectivo del establecimiento) - - - - - - - - - - - - - - - -----------------Y PARA LOS USOS LEGALES QUE A LA INTERESADA CONVENGAN, SE LE EXTIENDE LA
PRESENTE EN UNA HOJA DE PAPEL BOND BLANCO TAMAO CARTA, EN SANARATE, A
LOS DIECIECHO DAS DEL MES DE ABRIL DEL DOS MIL NUEVE. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -------------------------------Certific:

Jos Manuel Lpez

Director
Vo.Bo.
Sello

ACTAS
Es un documento que se facciona en el libro autorizado para su efecto, contiene descripcin de
actos o hechos que ocurren en un momento determinado, los cuales son considerados muy
importantes y es necesario que formen parte de la memoria de una institucin. Las actas se
elaboran en un libro debidamente autorizado.

o
o
o
o
o
o

Los elementos que conforman un acta son los siguientes:

Nmero de acta.
Lugar, fecha y hora.
Identificacin de participacin.
Cuerpo del acta o sea las clusulas o puntos tratados.
Cierre.
Firmas de los participantes.

o
o
o
o
o
o

Requisitos para elaborar un acta:

Debe enumerarse y escribirse con letra legible script.
Todos los nmeros deben ir ratificados con letras.
Su redaccin debe ser clara, concisa y precisa.
Las clusulas o puntos tratados deben realzarse.
Los entrelineados deben salvarse y testarlos despus del cierre del acta.
Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolucin o
disposicin es conveniente; copiar literalmente la parte conducente o todo el documento,
esto entre comillas.
Las resoluciones que se tomen en una sesin debern sealarse e indicar si todos los
participantes estuvieron de acuerdo, o si hubo alguno que no aprob la mocin o la
resolucin.
La persona que participe como representante de otra persona deber presentar una
carta o poder legal que lo acredite para ello.
Los libros de actas deben estar autorizados por la autoridad competente y foliada.
Los nombres de los participantes de una sesin deben escribirse despus del cierre del
acta, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas veces stas son ilegibles.
Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir intercalaciones.
Cuando se omite algo y se agrega al final del acta se anota OTROSI, y se procede a
firmar otra vez, el OTROSI significa Adems de Esto se utiliza tambin cuando alguien
no est de acuerdo con el contenido del acta, sealando su inconformidad.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones, puede ser anulada por
medio de otra acta. Luego elaborar la que se anul, pero ya sin errores.
Nunca debern hacerse borrones ni podr utilizarse ningn tipo de corrector.

o
o
o
o
o
o

Clases de actas:
De inicio de labores
De fin de ciclo
De evaluaciones
De toma de posesin
De entrega del cargo
Por cualquier reunin o acontecimiento importante en el establecimiento

o
o
o
o
o

Ejemplo:
Acta No.11-2009. En la aldea El Nance, de Sanarate, El Progreso, a las diez horas con treinta
minutos del lunes trece de abril del dos mil nueve, reunidos en la Escuela Oficial Rural Mixta de
la mencionada aldea, los profesores: Jos Manuel Lpez, Director del establecimiento; Reina
Lucrecia Balcrcel Llamas, padres y madres de familia, para tratar lo siguiente: Primero: El
director del establecimiento da la bienvenida a todos los presentes y les da a conocer a agenda
a desarrollar; luego rinde informe en lo referente de la conducta de los alumnos y alumnas, la
asistencia, el horario de los estudiantes, el cumplimiento de las tareas para luego hacer entrega
de las notas bimestrales, recomendndoles que apoyen a sus hijos e hijas en el estudio.
Segundo: La seora Amalia Morata ya pide la palabra para manifestar el agrado y satisfaccin
por la labor de los docentes y les insta a continuar. Enterados de lo anterior, ratifican y firman la
presente, en el mismo lugar y fecha a las once horas con veinticinco minutos.

Jos Manuel Lpez

Reina Lucrecia Balcrcel Llamas

Amalia Morataya.

Sello

CONOCIMIENTOS
Es un documento que se realiza para dejar constancia de algn suceso, es muy utilizado
cuando se hacen visitas, o cuando se entregan documentos, u otros objetos, para dejar
constancia por escrito y tener un respaldo en futuras ocasiones.

o
o
o
o

Elementos que lo conforman:

Lugar y fecha
Nombre de quien recibe
Descripcin de lo recibido
Nombre y firma del receptor

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad
de no olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo:
CONOCIMIENTO No. 014-2009
Aldea Monte Grande, 25 de marzo de 2009.
En la presente fecha nos visita el seor: Joel Crisanto Ramrez, monitor de APROFAM, para
impartir una charla y exhibir una pelcula referente al Embarazo y Autoestima, dirigido a los
alumnos y alumnas de este centro educativo, actividad que inicia a las 9:00 horas y finaliza a
las 11:00horas. - - - - - - - - - - - - - - Profa. Judith Monterroso
Directora

Joel Crisanto Ramrez

Monitor.

Sello
MEMORNDUM
Viene del vocablo latn memorando; que quiere decir: cosa que debe tenerse en la memoria.
Es un instrumento donde se anotan las actividades que deben hacerse en determinada ocasin
o da. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la
finalidad de no olvidarlos u omitirlos.

o
o
o
o

Los elementos que conforman un memorndum son los siguientes:

Destinatario
Remitente
Asunto
Fecha

Sus caractersticas son:

Llevar en la parte superior central de la hoja en maysculas la palabra memorando o
memorndum
Iniciar en la parte izquierda con la palabra para
Continuando debajo de sta con la palabra de, seguidamente la palabra asunto
Luego se escribe el nombre del destinatario y despus el nombre del funcionario o de la
oficina de donde emana la comunicacin
Despus de asunto, el resumen o indicacin del objeto de aquella

o
o
o
o

Su redaccin se caracteriza por ser breve, desprovista de frases de cortesa, se utiliza dentro de
la misma dependencia, una caracterstica es que no lleva saludo, despedida, ni firma,
nicamente se anotan las iniciales de quien lo enva, ya sea despus de su nombre, en el
encabezamiento o en el punto final.
No requiere contestacin.
Clases o tipos
o Breve
o Extenso, llamado tambin Memo
Ejemplo:
MEMORANDUM
No.11/2009
A: Personal docente y alumnado
De: Yohana Lpez
Directora EORM
Aldea Los Cipreses
ASUNTO: Mantenimiento Escolar.
FECHA: 24 de abril de 2009.

____________________________________________________________________________
Atentamente me dirijo a ustedes manifestndoles mis saludos, as mismo les hago el
recordatorio que es obligacin de todos velar por la buena presentacin y mantenimiento de
nuestro establecimiento, por lo que se les recomienda mantener las aulas, patio y en general
todo el centro educativo limpio, para satisfaccin de todos.
cc.Archivo
YL
Providencia
Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trmite para resolver
un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.

Providencia resolutiva

En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,

Ejemplo:
MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN DEPARTAMENTAL COORDINACIN SECTOR
NORTE
---DINACIN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRS DE
MAYO DE DOS MIL OCHO.-----------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCA PREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana
Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita:
Incremento en cuota para aporte de limpieza y seguridad, para el establecimiento en mencin
para el ao dos mil nueve, por la cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el
establecimiento, ante la comisin de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios como
constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de enero a junio dos mil siete.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artculos Nos. 12, 13, y
16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de Q.3.00 (tres quetzales
exactos) destinada para la seguridad y limpieza del establecimiento para el ciclo escolar dos mil
nueve, quedando bajo el control de la comisin de finanzas, el buen uso del mismo, realizando
una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil
ocho.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Coordinador Sector Norte Guatemala
Cc. Archivo
Providencia administrativa
Es la razn consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trmite
que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposicin legal.

La providencia se escribe con los siguientes objetivos:

o Solicitar antecedentes
o Ratificar
o Escuchar a otra persona
o Solicitar pruebas
o Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
o Nombre de la oficina Administrativa
o Fecha (escrita en letras),
o Asuntos objetivos
o Nmero de la providencia,
o Objetivo de la misma
o Firma del funcionario que la enva.
Aplicacin
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una peticin recibida. Es necesario que
en la providencia se mencione de cuantas hojas tiles consta el expediente, la cantidad se
escribe con letras y la frase completa se anota con maysculas. A continuacin se presenta un
Ejemplo de la providencia administrativa:
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIN TCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
----VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DE DOS MIL
OCHO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca, vecina del
municipio de Chinautla, Profesora de enseanza Media y Catedrtica del Instituto Rubn
Daro del municipio de Chinautla, jornada matutina; solicita autorizacin para creacin y
funcionamiento de la academia de computo "Tecnologa y diseo" en jornadas, matutina,
vespertina y nocturna, con sede en la 126 calle final Jocotales.
PROVIDENCIA No. 128-2008 18-2401.
Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico de la Unidad de
Desarrollo de la Direccin Departamental de Educacin del Departamento de Guatemala, para
que se sirva emitir el dictamen correspondiente, adjunto 25 folios.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Educativo
Cc. Archivo

RESOLUCIONES
Es una orden que da una autoridad a la gestin o solicitud que se hace ante un despacho, en
ella se anotan nmero de resolucin, se hace mencin de lo que se solicit, lo que se consider
al analizar el expediente, luego se coloca la base legal, por ltimo lo que se resolvi, firma y
sello del responsable.

Se har en forma clara, precisa y sin ambigedades, deber comprender tambin la notificacin
a las partes y a la obligacin de reponer el papel, se usa para dar respuesta final a un asunto
planteado ya sea en forma favorable o desfavorable al peticionario.
Elementos que la conforman
o Identificacin
o Considerandos o motivos
o El por tanto, que contiene los elementos que fundamenta
o La resolucin o sea la decisin sobre el asunto
o Los puntos que contiene debern numerarse
Ejemplos:
INSTITUTO DE EDUCACIN BSICA, EL TRIUNFO
SANARATE, EL PROGRESO.
RESOLUCION No. 02-A/2009 Ref/AHL
Sanarate, 28 de febrero de 2010.
CONSIDERANDO:
Que se tiene a la vista la SOLICITUD de la seora Catalina Revolorio, quien por las razones
que expone, solicita Equivalencia de cursos y de ser necesario examen por suficiencia para su
hija Andrea Contreras Revolorio, de segundo grado del Ciclo de Educacin Bsica, plan diario,
pensum del INEB El Triunfo, Sanarate, El Progreso por el segundo grado del Ciclo de
Educacin Bsica, plan diario, del pensum de estudios del Colegio Ciencias Comerciales
Sanarate.
CONSIDERANDO
Que la solicitud planteada observa el plazo y los requisitos sealados por los procedimientos
que norman los exmenes de equivalencia y evaluaciones extraordinarios por suficiencia.
CONSIDERANDO:
Que el anlisis comparativo entre las asignaturas y el Plan de Estudios aprobado para la
alumna, Andrea Contreras Revolorio con el plan al cual solicita equivalencia de estudios, resulta
pendiente de aprobar menos del cincuenta por ciento de las asignaturas.
POR TANTO:
Con fundamento en el Artculo 32, inciso C, del Acuerdo Ministerial No. 2692-2007 de fecha 14
de diciembre del ao 2007 y Artculos 33, 34 y 35 del mismo Reglamento de Evaluacin de los
aprendizajes.
RESUELVE
ARTICULO 1. Autorizar la equivalencia solicitada, quedando de la manera siguiente:
-------------------SEGUNDO
GRADO
DE
SEGUNDO GRADO DEL CICLO DE
EDUCACION
BASICA,
PLAN
EDUCACIN BASICA CON ORIENTACIN
DIARIO,
DEL
INSTITUTO
DE
EN COMPUTACIN, PLAN DIARIO, DEL
EDUCACIN
MEDIA
POR POR COLELGIO
CIENCIAS
COMERCIALES
COOPERATIVA SANARATE DE
SANARATE, CON SEDE EN SANARATE, EL
SANARATE, EL PROGRESO
PROGRESO.
Idioma Espaol II
Matemtica II
Estudios Sociales II

Por
Por
Por

Idioma Espaol II
Matemtica II
Estudios Sociales II

Ciencias Naturales II
Ingls II
Artes Industriales II
------------------------------------

Por
Por
Por
por

Ciencias Naturales II
Ingls II
Artes Industriales II
Programacin Bsica II

Al interesado le queda pendiente de aprobar el rea o asignatura de Programacin Bsica

II.---------ARTICULO 2. Autorizar al alumno Andrea Contreras Revolorio, examen por suficiencia de la
asignatura Programacin Bsica II, correspondiente al segundo grado del ciclo de educacin
bsica en el Colegio Ciencias Comerciales Sanarate, ubicado en el municipio de Sanarate,
Departamento de El Progreso.
ARTICULO 3. El examen deber aprobarse con sesenta puntos, quedando bajo la
responsabilidad de la Comisin de Evaluacin del establecimiento educativo fijar la fecha y hora
para su respectiva aplicacin. De lo actuado srvase faccionar el acta correspondiente,
adjuntndola al expediente de estudios para futuras referencias.
ARTICULO 4. La presente RESOLUCION entra en vigencia inmediatamente,
NOTIFIQUESE
Armando Hernndez Lpez
Director

Vo.Bo.
Supervisor Educativo

SOLICITUDES
Es un documento utilizado para solicitar un favor, materiales, plazas, servicios empleos, etc.
Elementos de toda solicitud
o Lugar y fecha
o Se escribe al inicio los datos del solicitante
o A quien va dirigida la solicitud
o Luego los motivos y circunstancias
o Al final se pide o solicita lo deseado
o Nombre y firma del solicitante

Ejemplo:
Escuela Oficial Urbana Mixta No.2 J.M.
Sanarate, 2 de mayo de 2009

Sr. Gerente General

Despensa Familiar
Sanarate, El Progreso.

En vsperas de la celebracin del da de la madre el personal administrativo de la Escuela

Oficial Urbana Mixta No.2 J.M. Solicita a esa empresa tan prestigiosa que usted dirige una
colaboracin consistente en: cuatro canastas con productos de la canasta bsica, para poder
as realizar un sorteo de la misma con las madrecitas que nos acompaen en dicha actividad.

Atentamente:

Sello

Prof. David Dvila Sols

Director

PERMISOS
Deben ser redactados en forma clara, precisa, desprovista de frases de cortesa, se utiliza
dentro de la misma dependencia o ante la entidad superior correspondiente.

Elementos que debe tener:

Lugar y fecha

o Nombre de la persona a quien va dirigida y cargo que desempea

o Saludo
o Cuerpo
o Nombre y firma del solicitante.
Ejemplo:
Sanarate, 12 de abril de 2009.
Profa. Alicia Godoy Martnez
Directora EORM
Aldea El Pino
Respetable profesora:
Por este medio solicito permiso para ausentarme de mis labores docentes el da viernes 16 del
presente mes, motivo: debo acudir a una cita mdica y para lo cual presento ante usted la
constancia correspondiente que ampara la accin solicitada.
Sin otro particular me suscribo de usted,
Atentamente:
Profa. Leticia Alvarado Cataln
Maestra de tercer grado.