UNIVERSIDAD NACIONAL DE Chimborazo

Facultad de ciencias polticas y administrativas

Carrera de contabilidad y auditora

Tema:
Polticas sobre los activos fijos de la
empresa macrodistribuciones
Integrantes:
Daniel Lpez
Jos Luis Bonifaz Bonifaz
Erika Loaiza
Patricia Guamn
Edwin hipo
Jessica cujano
Vernica cabrera
Adonis pulgar

Semestre:
3ro B
Docente:
Ms. Mario Delgado
Fecha:
02/08/2016

EMPRESA MACRO DISTRIBUIDORA

MANUAL DE POLTICAS CONTABLES
POLITICAS DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO
El objetivo de estas polticas es establecer la contabilizacin de los activos que caben
dentro de la definicin de propiedades planta y equipo, de tal forma que los usuarios de
los estados financieros puedan conocer la informacin acerca de los mismos, y los
cambios generados.

Presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y

equipo, su medicin, los cargos por depreciacin, valor de desmantelamiento, valor

residual, prdidas por deterioro y revelacin.

ALCANCE
Esta poltica abarcar la contabilidad de las propiedades, planta y equipo, as como, a
las propiedades de inversin cuyo valor razonable no se pueda establecer sin un costo o
esfuerzo desproporcionado; y que por lo tanto no irn dentro de las propiedades de
inversin, sino que se incorporarn en esta poltica, como propiedad planta y equipo.

Dentro del alcance de la presente poltica, la entidad reconocer como Propiedades,

planta y equipo, aquellos activos tangibles que se conservan para el suministro de
bienes o servicios, para arrendarlos a terceros (de acuerdo a las propiedades de inversin
cuyo valor razonable no se pueda medir con fiabilidad sin costo o esfuerzo
desproporcionado) o para fines de la administracin y se esperan usar por ms de un
ao.
Algunos ejemplos que caben dentro del alcance de esta poltica podemos encontrar:
Construcciones en curso
Edificaciones y Mejoras a las mismas
Equipo de computacin y comunicacin
Equipo de Oficina
Flota y equipo de transporte
Muebles y Enseres

 Terrenos Urbanos y/o Rurales

Bienes recibidos en comodato que cumplan con la definicin de activo
establecida en el literal a) del prrafo 2.15, seccin 2 Conceptos y
Principios generales de la NIIF para PYMES, o las normas que le
modifiquen, regulen o sustituyan.

RECONOCIMIENTO
Con base en lo establecido en el prrafo 17.4 de la NIIF para PYMES; la entidad
aplicar los siguientes criterios (a) y (b) de reconocimiento (incorporacin en los
estados financieros) para determinar si se reconoce (Incorpora) o no un elemento de
propiedades, planta o equipo.

Por lo tanto, la empresa Macro Distribuidora reconocer el costo o valor econmico de

adquisicin de un elemento de propiedades, planta y equipo como un activo solo si
cumple con los dos siguientes requisitos:
Es probable que la entidad obtenga los beneficios econmicos futuros asociados
con ese elemento catalogado como propiedad, planta y equipo, y
El costo o valor econmico del elemento puede medirse con fiabilidad.
La Empresa Macro Distribuidora reconocer elementos catalogados como
propiedad, planta y equipo, de acuerdo a los siguientes criterios:

Tipo de Activo

Equipo de

Mtodo de

Vida til

Valor de

Valor

Depreciacin

en Aos

Desmantelamiento

Residual

15

Lnea Recta

Computacin
y
Comunicacin
Muebles y
Enseres

Lnea Recta

Construccione

Lnea Recta

10% de su
100

sy

adquisicin

edificaciones.
Flota y equipo

valor de

Lnea recta

de transporte

1% de su
15

valor de
adquisicin

MEDICIN INICIAL
La Empresa Macro Distribuidora registrar las partidas de propiedades, planta y equipo
por su costo en el momento del reconocimiento inicial (adquisicin o incorporacin del
elemento en los estados financieros).

El costo se compone de:

El precio de adquisicin, que incluye los honorarios legales y de intermediacin,
los aranceles de importacin y los impuestos no recuperables, despus de
deducir los descuentos comerciales y las rebajas.
Todos los costos directamente atribuibles a la ubicacin del activo en el lugar y
en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la
gerencia. Estos costos pueden incluir los costos de preparacin del
emplazamiento, los costos de entrega y manipulacin inicial, los de instalacin y
montaje y los de comprobacin de que el activo funciona adecuadamente.
La estimacin inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento,
as como la rehabilitacin del lugar sobre el que se asienta, la obligacin en que
incurre la entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber
utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propsitos
distintos al de produccin de inventarios durante tal periodo.

Los valores econmicos asociados con las operaciones durante la construccin o

desarrollo de un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocern en resultados

si dichas operaciones no son necesarias para ubicar el elemento de propiedad, planta y

equipo, en su lugar y condiciones de funcionamiento previstos.
Si al adquirir el elemento de propiedad, planta y equipo; su pago se aplaza mas all de
los trminos normales de crdito; el costo es el valor presente de todos los pagos
futuros.

MEDICIN POSTERIOR
La Empresa Macro Distribuidora medir todas las partidas de propiedades, planta y
equipo, despus de su reconocimiento inicial (despus de adquirirlas) al costo menos la
depreciacin acumulada y cualquier prdida por deterioro del valor acumulado.
La entidad reconocer las cuantas o valores econmicos del mantenimiento (diario o
mensual), de una partida de propiedad, planta y equipo, en los resultados del periodo en
el que incurra en dichos costos.

DEPRECIACIN
La depreciacin es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo a lo
largo de su vida til. La Empresa Macro Distribuidora, seleccionar un mtodo de
depreciacin que refleje el patrn con base en el cual se espera consumir los beneficios
econmicos futuros del activo. Los mtodos posibles de depreciacin incluyen el
mtodo lineal, el mtodo de depreciacin decreciente y los mtodos basados en el uso.

El importe depreciable de un activo equivale al costo del activo menos el valor residual.

El valor residual es el importe estimado que una entidad podra obtener en el momento
presente por la disposicin de un activo, despus de deducir los costos de disposicin
estimados, si el activo hubiera alcanzado ya la antigedad y las dems condiciones
esperadas al trmino de su vida til.

El cargo por depreciacin para cada periodo se reconocer en el resultado, a menos que
otra poltica basada en la NIIF para PYMES o en las normas que le adicionen,
modifiquen o sustituyan; requiera que el cargo por depreciacin se reconozca como
parte del costo de un activo.

Los valores residuales y la vida til estimada de las propiedades planta y equipo se
debern revisar peridicamente para determinar que el mtodo y periodo de
depreciacin corresponden a los beneficios econmicos que de estas propiedades se ha
previsto.

Los factores detallados a continuacin podran indicar que ha cambiado el valor residual
o la vida til de un activo desde la fecha sobre la que se informa, anual ms reciente, a
saber:
Un cambio en el uso del activo,
Un desgaste significativo inesperado,
Avances tecnolgicos y
Cambios en los precios de mercado

Si estos indicadores estn presentes, la Empresa Macro Distribuidora revisar sus

estimaciones anteriores y, si las expectativas actuales son diferentes, modificar el valor
residual, el mtodo de depreciacin o la vida til. La Empresa Macro Distribuidora
contabilizar el cambio en el valor residual, el mtodo de depreciacin o la vida til
como un cambio de estimacin contable.

La depreciacin de un activo comenzar cuando est disponible para su uso, esto es,
cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para operar de la
forma prevista por la administracin. La depreciacin de un activo cesa cuando se da de
baja en cuentas.

La depreciacin no cesar cuando el activo est sin utilizar o se haya retirado del uso
activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. Sin embargo, si se utilizan
mtodos de depreciacin en funcin del uso, el cargo por depreciacin podra ser nulo
cuando no tenga lugar ninguna actividad de produccin.

VIDA TIL
Para determinar la vida til de un activo, la Empresa Macro Distribuidora deber
considerar todos los factores siguientes:

a) La utilizacin prevista del activo. El uso se evala por referencia a la capacidad

o al producto fsico que se espere del mismo.

b) El desgaste fsico esperado, que depender de factores operativos tales como el

nmero de turnos de trabajo en los que se utilizar el activo, el programa de
reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservacin mientras el
activo no est siendo utilizado.

c) La obsolescencia tcnica o comercial procedente de los cambios en la demanda

del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo.

d) Los lmites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como
las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.

DETERIORO
En cada fecha sobre la que se informa; la Empresa Macro Distribuidora evaluar si sus
activos clasificados como propiedades, planta y equipos se han visto deteriorados. De
ser as; la entidad reconocer, medir y revelar dicho deterioro; con base en lo
establecido en la NIIF

BAJA EN CUENTAS

Un elemento de propiedades, planta y equipo se dar de baja en cuentas por las

siguientes razones:
Por su disposicin
Por no obtencin de beneficios econmicos futuros por su uso o por su
disposicin.
Al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se reconoce dicha prdida
en el resultado del perodo.

REVELACIONES
La Empresa Macro Distribuidora revelar para cada categora de elementos de
propiedad, planta y equipo, la siguiente informacin:

a) Las bases de medicin utilizadas para determinar el importe en libros bruto.

b) Los mtodos de depreciacin utilizados.

c) Las vidas tiles o las tasas de depreciacin utilizadas.

d) El importe bruto en libros y la depreciacin acumulada (agregada con prdidas

por deterioro del valor acumuladas), al principio y final del periodo sobre el que
se informa.

e) Una conciliacin entre los importes en libros al principio y al final del periodo
sobre el que se informa, que muestre por separado:

I.
II.

Las adiciones realizadas.

Las disposiciones.

III.

Las adquisiciones mediante combinaciones de negocios.

IV.

Las transferencias a propiedades de inversin, si una medicin fiable del

valor razonable pasa a estar disponible.

V.

Las prdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el

resultado de acuerdo con la Seccin 27 de la NIIF para PYMES.

VI.
VII.

La depreciacin.
Otros cambios.

a) La existencia e importes en libros de las propiedades, planta y equipo a cuya

titularidad la entidad tiene alguna restriccin o que est pignorada como garanta
de deudas.

b) El importe de los compromisos contractuales para la adquisicin de propiedades,

planta y equipo.

RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE

ACTIVOS FIJOS
La propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en
los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya
que constituye el principal activo de la Institucin y componente bsico del patrimonio
que peridicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluacin de los entes
que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
1. Que los inventarios fsicos estn correctamente valorizados.
2. Que la informacin contable en pesos sea equivalente al inventario fsico.
3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad de
los empleados (Jefes del rea) no solamente en cuanto a su custodia sino
tambin en cuanto al manejo y conservacin; que a su vez puede ser delegado a
sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal.
4. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de
activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que se encuentren en
funcionamiento.
5. Que las responsables del manejo y control acten coordinadamente en cuanto a
las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
dentro de la empresa

ADQUISICION DE ACTIVOS
Esta funcin debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien debe
cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el reglamento y ser
responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin de bienes acorde a
las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones
econmicas de pago. Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad de decepcionar
el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las caractersticas del mismo a
la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en
el rea de contabilidad se encarguen del respectivo ingreso de la informacin al sistema.

Compras y suministros participar en los inventarios que programe la Gerencia

Administrativa con el apoyo de Auditoria Interna y las reas con activos a cargo.

CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS

El control fsico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro y paqueteo
en la Unidad de Compras y Suministros. La Gerencia Administrativa programar un
inventario total con la identificacin numrica como punto de partida debidamente
conciliado en los registros. Una vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un
control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas,
prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparacin, baja por
obsolescencia o desuso, etc.)

INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA

INTERNA
La Gerencia Administrativa solicitar peridicamente al Departamento de Auditora
Interna para que conjuntamente con las reas responsables de los Activos elaboren un
plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar el
comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si est operando
adecuadamente la poltica y gestin de los mismos al interior de la Empresa Macro
distribuidora.

CONTROL FSICO PERMANENTE POR DEPENDENCIAS

El Departamento de Contabilidad que opera el aplicativo de control, conjuntamente con

cada rea y La Gerencia Administrativa, programarn por dependencias, oficinas o
bloques, las verificaciones selectivas que permitirn confirmar si los activos estn
correctamente ubicados y completos. Para este control se enviar el listado con los
activos asignados a la dependencia responsable y esta lo devolver debidamente
firmado en seal de aceptacin y confirmacin de que los activos estn en buen estado.
Los inventarios confirmados se enviarn tanto al rea como a La Gerencia
Administrativa, para su verificacin fsica en forma posterior y selectiva.

TRAMITE DE AJUSTES POR BAJAS O DESAHUCIO DE LOS ACTIVOS

Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser verificadas por Auditora Interna y
el rea en cuestin y del Gerente Administrativo de acuerdo con la siguiente
metodologa:
1. Determinacin tcnica del estado del activo por parte del Responsable del
2. rea, tcnico de la empresa Macro Distribuidora o tcnico externo.
3. Si es un equipo que va a ser reemplazado pero se encuentra en buenas condiciones
debe custodiarse a cargo de Auditora Interna hasta que se determine su reubicacin.
4. Si es un equipo que va a ser reemplazado debido a su mal funcionamiento y
deficientes condiciones y no amerita su reparacin El rea debe proponer la baja del
activo tramitando el Formato nico para el movimiento de Activos de la Empresa
Macro Distribuidora autorizado por quien dio el dictamen tcnico, El rea
responsable, Auditora Interna y la Gerencia Administrativa (generalmente con la
firma nica del seor gerente).

RESPONSABILIDADES
1. Usuario
Todo usuario es responsable del buen uso y manejo de activos fijos a su
cargo, as como hacer cumplir la poltica de activos fijos.
Utilizar de manera responsable, para los usos y propsitos de trabajo, los
activos fijos ubicados en las reas comunes de la institucin.
Recibir los activos fijos, firmar la tarjeta de responsabilidad y conservar
una copia de la misma, la cual debe ser presentada cuando as se
requiera.
Dar aviso de cualquier modificacin o traslado en los activos fijos al
Departamento de Servicios Generales, en los casos de Equipo de
Computo se notificara al Departamento de Tecnologa
Informar al Departamento de Servicios Generales o Departamento de
Tecnologa sobre el deterioro de un activo para determinar si procede
cambio o reparacin.
Al momento de baja o traslado de puesto de trabajo debe de entregar los
activos fijos en buen estado, segn tarjeta de responsabilidad, al personal
de Departamento de Servicios Generales.

 Si necesita equipo mvil para realizar algn evento fuera de la institucin

y/o internamente, deber de solicitarlos ingresando un ticket u otro
medio utilizado por el usuario con previa anticipacin de (15 das
hables) al Departamento de Servicios Generales y de (30 das hables) al
Departamento de Tecnologa.

2. Departamento de Contabilidad y Finanzas

Asignar cdigo y etiquetar los activos fijos de la Institucin.
Emitir y entregar copia de la tarjeta de responsabilidad al usuario.
Custodiar la tarjeta de responsabilidad original debidamente firmada.
Realizar el registro contable de todos los activos fijos de la institucin
tanto en altas como en bajas por medio de libros auxiliares, cdigos,
etiquetas, tarjetas e imgenes.
Realizar el registro contable de depreciaciones de acuerdo a la ley del
ISR y dejar un valor de desecho o valor residual de Q.1.00.
Actualizar peridicamente los registros de las tarjetas de responsabilidad
de acuerdo a los cambios requeridos.
Realizar la toma de inventario fsico de Activos Fijos.
Cuando exista una baja de personal el Departamento de Contabilidad y
Finanzas debe de proporcionarle al Departamento de Servicios Generales
la tarjeta de responsabilidad para la recepcin de activos fijos bajo su
responsabilidad.

3. Departamento de Recursos Humanos

Notificar al Departamento de Contabilidad y Finanzas, Departamento de
Servicios Generales y Departamento de Tecnologa las altas y bajas de
personal en tiempo optimo, previo a que se realice, las gestiones relativas al
manejo de activos fijos.
Integrar al finiquito laboral del colaborador la constancia de devolucin de
activos fijos segn tarjeta de responsabilidad.

4. Departamento de Servicios Generales

Informar al Departamento de Contabilidad y Finanzas cualquier movimiento
o retiro de activos fijos, por medio de ticket u otro medio ingresado por el
usuario, para que se realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de
responsabilidad.
Al momento de baja de personal deber realizar el conteo fsico de los
activos fijos en custodia del usuario, y a su vez informar por medio de una
copia de la tarjeta de responsabilidad
Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias de activos
fijos.
Coordinar la baja anual de activos fijos que se consideren obsoletos, para
su uso dentro de MACRO DISTRIBUCIONES, contando con el
diagnostico correspondiente.
Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten
equipo mvil, para uso en actividades de la institucin.

5. Departamento de Tecnologa
Custodiar el equipo de cmputo en stock y en reparacin.
Informar a los Departamentos de Servicios Generales y Contabilidad y
Finanzas por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario de
cualquier movimiento o retiro de Equipo de Cmputo, para que se
realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad.
Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias del
Equipo de Cmputo.
Coordinar la baja anual de equipo de cmputo que se considere obsoleto,
para su uso dentro de MACRO DISTRIBUCIONES, contando con el
diagnostico correspondiente.
Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten
equipo mvil de cmputo, para uso en actividades de la institucin.

6. Gerente o Jefe de rea

Velar por el resguardo de los activos fijos que estn pendientes de
asignar a nuevos usuarios, dentro de su departamento.

1. CONTENIDO DE LA POLITICA
1.1. Normas Generales

a)

Todas las reas son responsables de hacer cumplir la

presente poltica activos fijos.

b)

El uso inadecuado de los bienes, es una violacin a las

normas y polticas de la Institucin.

c)

La etiqueta debe colocarse en un lugar de fcil acceso para

la toma de inventarios.
d)

El responsable del bien deber verificar constantemente

que la etiqueta est en buen estado, en caso contrario deber

notificarlo

va

correo

electrnico

al

Departamento

de

Contabilidad y Finanzas para ser etiquetado nuevamente.

e)

La tarjeta de responsabilidad es individual y debe

elaborarse al momento de ingresar un usuario a la Institucin y

debe ser actualizada al momento de un traslado o retiro del
usuario y/o por movimiento de activos fijos.
f) Los bienes que estn en las reas comunes y que no estn bajo la
responsabilidad directa de una persona, sern registradas con una
tarjeta de responsabilidad denominada rea Comn bajo la
custodia del Deparatmento de Servicios Generales.
Todos los usuarios debern de estar familiarizados con la poltica de activos fijos. Es
responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios velar por la integridad de los bienes
de la Institucin aunque no estn a su cargo y reportar cualquier anomala o
incumplimiento a la poltica a cualquiera de los siguientes departamentos:

Departamento de Servicios Generales, Departamento de Tecnologa, Departamento de

Contabilidad y Finanzas, Gerencia Administrativa o Departamento de Contralora.
1.2. Alta de Activos Fijos
Es toda adquisicin de activos fijos, la cual puede ser realizada por una compra con
fondos propios o por una donacin.
1.3. Adquisicin con Fondos Propios

Todos los movimientos por altas de activos fijos deben ser previamente autorizados por
el Jefe inmediato, y evaluado por el Departamento de Servicos Generales y el
Departamento de Tecnologa (nicamente en los casos de Equipo de Computo), luego
de pasar la evaluacin, se gestionara la compra por medio de solicitud de pedido al
Departamento de Compras donde llevar las especificaciones de usuario responsable,
cdigo, clase de activo, quien realizar el proceso correspondiente de acuerdo a la
poltica de compras.

1.4. Adquisicin por Donacin

Toda alta de activos fijos por donacin procede al momento de recibir el Acta Notarial
en donde el donante especifica los bienes que transferir de dominio a titulo gratuito
para MACRO DISTRIBUCIONES.

1.5. Proceso de Identificacin de Activos Fijos:

Toda adquisicin de activos fijos nuevos o usados los Departamentos de Servicios
Generales y Tecnologa solicitan la creacin de su cdigo respectivo, etiquetacin,
ubicacin y se le asigna usuario por medio de la tarjeta de responsabilidad, en caso de
ser con fondos de cooperantes deben cumplir con lo requerido por el donante.

1.6. Traslado de Activos Fijos:

Los movimientos de activos fijos deben ser previamente autorizados por el Jefe
Inmediato, y gestionados con el Departamento de Servicios Generales y Departamento
de Tecnologa (nicamente en casos de Equipo de Cmputo).

1.7. Baja de Activos Fijos por Deterioro:

Los bienes que por su uso requieran ser reemplazados, el usuario deber notificar al
Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnologa, para que este

determine su reparacin o baja, quien emitir el dictamen si el equipo es til o no. Si se

determina que el bien no es til debe darse de baja notificando al Departamento de
Contabilidad y Finanzas, para realizar el registro contable correspondiente y actualizar
la tarjeta de responsabilidad.
Nota: Toda baja por deterioro de activos fijos debe ser autorizada por el Jefe
Inmediato, Jefe de Contabilidad y Finanzas o el Gerente Financiero Administrativo y
adjuntar el dictamen emitido por el Departamento de Servicios Generales y/o
Departamento de Tecnologa.

1.8. Baja de Activos Fijos por Donacin:

Toda baja por donacin de activos fijos, debe ser autorizada por la Direccin General,
para lo cual se realizar un Acta Notarial para el archivo y registro contable, el
Departamento de Contabilidad y Finanzas proveer el valor actual de los activos fijos
objeto de donacin o baja, asi mismo deber actualizar las tarjetas de responsabilidad
correspondientes.

1.9. Baja de Activos Fijos por Venta:

Toda venta de activos fijos menor o igual a 500.00 debe ser autorizada por el Jefe del
Departamento de Servicios Generales y/o la Gerencia Administrativa-Financiera,
cuando su valor sea mayor debe ser autorizado por Gerencia Administrativa-Financiera
y/o Contralora, el Departamento de Contabilidad y Finanzas determinar su valor en
libros para saber si en la venta existe ganancia o prdida y poder determinar el impuesto
correspondiente.

1.10. Repuestos de Activos Fijos:

Cuando un activo fijo requiera por desgaste propio de su naturaleza o deterioro, cambio
en alguna de sus partes o piezas, esta debe registrarse contablemente como un repuesto.
La pieza daada se entregar al Departamento de Servicios Generales y/o Departamento
de Tecnologa para determinar su reparacin o desecho.

1.11. Utilizacin de Activos Fijos No Movles Fuera de las Instalaciones:

Para los casos en que los activos fijos por la naturaleza del trabajo o actividad a realizar
por parte del usuario, sea necesario retirarlo de las instalaciones ya sea en forma
temporal o indefinida, deben tener una autorizacin por parte del Gerente o Jefe del
Departamento. Estos sern retirados bajo total responsabilidad del usuario solicitante,
ante robo, perdida o dao del bien.

7. FALTAS Y SANCIONES
El usuario que realice movimientos de activos fijos que no cuenten con
autorizacin del Gerente o Jefe de area y no haya notificado a los Departamentos
de Servicios Generales y/o Tecnologa, ser objeto de llamada de atencin
escrita y ser responsable del valor econmico del bien en caso no se encuentre
fsicamente el activo bajo su responsabilidad.
Cuando se retiren activos fijos de las instalaciones sin autorizacin previa, ser
considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sancin y pago del uso o
valor de los activos en caso sean extraviados o robados, segn sea considerado
por la administracin.
Cuando los activos fijos por negligencia o deliberado descuido sufran prdida o
deterioro ser considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sancin y
pago del costo de reposicin del activo, sustitucin por un bien nuevo de iguales
o mejores caractersticas, o el costo de reparacin segn sea el caso.
En los casos de equipo electrnico es terminantemente prohibido el cambio,
sustraccin o utilizacin de las partes sin previa autorizacin y visto bueno del
Departamento de Tecnologa. El incumplimiento es considerado una falta grave.
La falta grave ser documentada por escrito, como una llamada de atencin, con
copia al expediente personal.
Al momento de realizar inventario de los activos fijos que estn bajo
responsabilidad del usuario el que no se encuentre fsicamente deber de
justificar el motivo del faltante, y si no hay justificacin alguna es considerada
una falta grave, lo cual es motivo de sancin y pago del valor del activo fijo.

Alcance
Aplica para todos los activos fijos adquiridos en la organizacin, as como para todos
los colaboradores que deben participar en la adquisicin, administracin y custodia de
los activos fijos. Su vigencia ser a partir de la fecha de publicacin, razn por la cual
los procedimientos existentes debern ser revisados y ajustados a los lineamientos dados
por la presente poltica.
El modelo deber ser revisado y ajustado a las necesidades de cada compaa.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS
Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada en
la Gerencia Administrativa a travs de un Coordinador de Activos Fijos, que responda
por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la operacin de las
polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se
manejan los activos de La Universidad. As mismo, las reas deben asumir la
responsabilidad directa del manejo y control fsico para apoyar los requerimientos de
control exigidos por la Gerencia Administrativa en cuanto a movimientos,
transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems
situaciones que se puedan presentar.
INVENTARIOS
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.

2.

Controlar las entradas y salidas del activo fijo

3.

Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e

inmuebles.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN

OTRA MANERA DE CONTROL.
La empresa MACRO DISTRIBUIDORA para la autorizacin de la salida de vehculos
a diseado el siguiente esquema.

Valor residual El valor depreciable de un activo movilizado se determina

despus de deducir su valor residual. Generalmente, el valor residual de un
activo a menudo es insignificante, y por tanto irrelevante en el clculo del valor
depreciable. El valor residual de un activo podra aumentar hasta igualar o
superar el valor libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por depreciacin del
activo ser nulo, a menos que y hasta que ese valor residual disminuya
posteriormente y se haga menor que el valor libros del activo. En general, Chubb
aplicar un valor residual para sus activos movilizados de $1. Sin embargo,
cuando existan excepciones respecto de la asignacin de valor residual para un

activo movilizado, la Gerencia de Finanzas a travs del departamento de

Contabilidad ser responsable de tal determinacin.
Depreciacin Los activos tendrn un monto a depreciar que se asignar
sistemticamente a lo largo de la vida til estimada al bien. La estimacin de la
vida til, se realizar de acuerdo a la utilizacin de los activos mobiliarios y a lo
que se espera sea su expectativa de duracin. Esta estimacin debe ser revisada
anualmente por la Gerencia de Finanzas, a travs del departamento de
Contabilidad y en caso de existir cambio a las estimaciones de las vidas tiles o
errores contables, ambas se contabilizarn de acuerdo a la NIC 8 Polticas
contables, cambios en las estimaciones contables y errores (ver poltica
contable especfica).
Mtodo de Depreciacin El mtodo de depreciacin utilizado Chubb ser el
mtodo lineal, el cual ser revisado como mnimo al trmino de cada perodo
anual por la Gerencia de Finanzas, a travs del departamento de
Contabilidad.
Inicio Depreciacin La depreciacin comenzar cuando el activo mobiliario est
en condiciones de ser utilizado, esto es, cuando la administracin disponga del
lugar y las condiciones establecidas, para comenzar a registrar depreciacin.
Suspensin de la Depreciacin La depreciacin ser suspendida slo: - Cuando
el activo se clasifica como mantenido para la venta ; o - Cuando el activo es
eliminado de las cuentas contables.
Reconocimiento: activos no corrientes mantenidos para la venta
Clasificar a un activo no corriente (o un grupo de activos para su disposicin)
como mantenido para la venta, si su valor en libros se recuperar
fundamentalmente a travs de una transaccin de venta, en lugar de por su uso
continuado. Para aplicar la clasificacin anterior, el activo (o el grupo de activos
para su disposicin) debe estar disponible, en sus condiciones actuales, para su
venta inmediata, sujeto exclusivamente a los trminos usuales y habituales para
la venta de estos activos (o grupos de activos para su venta), y su venta debe ser
altamente probable. Se entender por altamente probable aquel nivel apropiado
de la gerencia, para estar comprometido con un plan para vender el activo (o

grupo de activos para su disposicin), y debe haberse iniciado de forma activa

un programa para encontrar un comprador y completar dicho plan.
Determinacin de evidencia de deterioro
Pautas Generales del deterioro de propiedades, planta y equipo Los criterios
generales que se enuncian a continuacin, sern necesarios para reconocer
evidencias de posibles deterioros de los activos. Los siguientes indicadores cuya
respuesta afirmativa, puede afectar el valor de los activos de mobiliarios y
equipos. Ante una respuesta positiva a los indicadores expuestos a continuacin,
se deben entregar las razones de la existencia de esta evidencia, en caso
contrario, no es necesario respaldar dicha respuesta. En su estructura, MACRO
DISTRIBUIDORA

tiene

un

conjunto

de

activos

movilizados

cuyos

componentes no se encuentran identificados como un valor recuperable en el

mercado. Todos los activos que caen dentro del alcance de esta poltica sern
evaluados al cierre de cada estado financiero, emitindose un informe con los
resultados de los indicadores de deterioro sealados ms adelante.
Baja de activo Se deben eliminar de las cuentas:
Cuando se enajene, o
Cuando no se espere obtener beneficios econmicos futuros por su uso o
enajenacin. La ganancia o prdida surgida al eliminar de las cuentas una partida
de activo inmovilizado se incluir en utilidad o prdida del perodo cuando la
partida sea eliminada de las cuentas Las ganancias no se clasificarn como
ingresos ordinarios. La ganancia o prdida derivada de la eliminacin de las
cuentas de una partida de activo inmovilizado, se determinar como la diferencia
entre el monto neto que, en su caso, se obtenga por la enajenacin y el valor
libro de la partida.

DEFINICIONES
Para efectos de esta poltica se define:
.1 Activo Fijo Se considera Activo Fijo el bien mueble: a. Cuya vida til es mayor a
un ao.
b. No est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de
la Universidad. c. Se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la
prestacin de servicios o en el desarrollo de labores de la Universidad. d. Cuyo valor de
adquisicin, donacin o construccin sea superior 10.000. Los activos fijos con un valor
inferior al establecido, se registraran como activos fijos menores para efectos contables.
1.1.1 Activo Fijo Mueble Bien tangible mvil, usado para el desarrollo de la actividad
econmica de la Universidad, entre otros se encuentran:
a. Equipos de cmputo
b. Maquinaria y equipo c. Equipos de oficina
d. Equipos de laboratorio
e. Equipos de telecomunicaciones
f. Equipos de radio y sonido
g. Vehculos
h. Obras de arte
i. Equipos de proyeccin y filmacin
j. Muebles y enseres
1 Bien fabricado por partes adquiridas independientemente cuyo origen se puede dar por
un proyecto acadmico o de investigacin.
1.2 Caractersticas de los Activos Fijos
1.2.1 Activo Fijo Controlado Bien sobre el cual se realiza seguimiento administrativo
(registro, seguimiento y control) por parte del rea de Gestin de Activos Fijos; para
efectos de seguimiento y control no se tendrn en cuenta muebles y enseres.
1.2.2 Activo Fijo No Controlado Bien que no requiere seguimiento y control. La Unidad
es responsable por su buen uso y cuidado.
1.3 Estado fsico del activo fijo Es la condicin de funcionamiento en la que se
encuentra el activo, la cual se ha definido como adecuado y no adecuado.
1.3.1 Adecuado Activo Fijo que se encuentra en condiciones adecuadas de
funcionamiento. 1.3.2 No adecuado Activo Fijo que presenta problemas o daos, que
impiden su normal funcionamiento.
1.4 Novedades de Activos Fijos

1.4.1 Traslado Cambio de ubicacin o centro de costo que tiene un Activo Fijo. No
incluye el reintegro.
1.4.2 Cambio de responsable Cambio que tiene un activo fijo en cuanto a su responsable
11 Devolucin de un activo fijo al Almacn del Departamento de Adquisiciones y
Suministros. . 1.4.4 Reutilizacin Uso de un activo fijo previamente reintegrado.
2. POLTICAS GENERALES
2.1 Compra de Activos Fijos La compra de Activos Fijos Muebles Controlados, ser
tramitada nicamente por la Direccin Administrativa a travs del Departamento de
Adquisiciones y Suministros y asignar como responsable del bien al funcionario
indicado en la Requisicin de Bienes (CM02);en el caso de requerirse este funcionario
deber tramitar oportunamente la reasignacin de los activos.
2.2 Valor mnimo establecido para registrar Activos Fijos Se registrarn como activos
fijos muebles los bienes cuyo valor de adquisicin, construccin o donacin superen
10.000.
2.3 Identificacin de Activos Fijos Muebles Todos los activos fijos propiedad de la
Universidad sern registrados en el Sistema Administrativo y Financiero y se les
asignar un nmero de identificacin. El nmero de identificacin deber ser adherido
al activo por el Departamento de Adquisiciones y Suministros a ms tardar cinco (5)
das despus de haberse recibido por la Universidad. El Departamento de Adquisiciones
y Suministros emitir el Acta de Entrega de Activos Fijos (AF01) y una vez obtenida la
firma del responsable, la enviar al rea de Gestin de Activos Fijos. El responsable del
activo deber reportar oportunamente al rea de Gestin de Activos Fijos el dao o
prdida del autoadhesivo que contiene el nmero de identificacin, para efectos de su
reposicin. 2.4 Registro y control administrativo de Activos Fijos La Direccin
Administrativa ser la Unidad encargada de identificar, registrar y controlar los Activos
Fijos de la Universidad, mediante su inclusin, a travs del Departamento de
Adquisiciones y Suministros, en la Base de Datos establecida para ello por la
Universidad y su seguimiento administrativo por parte del rea de Gestin de Activos
fijos. Las Unidades debern informar al rea de Gestin de Activos Fijos la existencia
de activos construidos o bienes recibidos en donacin, para que sean incluidos en el
inventario y dentro de la pliza de seguros respectiva. Responsables de Activos Fijos
Los profesores (planta o ctedra), empleados (planta o temporales) y estudiantes
vinculados con la Universidad bajo cualquier modalidad de contratacin, sern

responsables de los activos fijos a su cargo, los cuales le sern entregados con Acta de
Entrega de Activos Fijos (AF01) o Acta de Cierre de Inventario (AF02).