Microsoft Windows 8

Escuela Nacional de Estadstica e Informtica

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN

MICROSOFT EXCEL 2013

CA

CAPITULO
PITULO

FUNDAMENTOS DE MICROSOFT EXCEL

ENTORNO DE TRABAJO 2013

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios.
Para abrir el Excel existen dos opciones:
Desde la Opcin de Bsqueda: Escribir la palabra EXCEL en la opcin Bsqueda del Men
Inicio. Se filtraran todos los programas que contengan la palabra escrita, seleccionar Microsoft
Office Excel 2013.
De la lista de
programas filtrados,
seleccionar Microsoft
Excel 2013

En la Opcin de
Bsqueda, escribir la
palabra EXCEL

Desde el Botn Inicio: clic en el botn inicio, se despliega un men, al colocar el cursor sobre
todos los programas, aparece la lista de los programas que estn instalados en tu ordenador,
coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre
Microsoft Excel, y se iniciara el programa.

De la lista de
programas seleccionar
Microsoft Office Excel

Desde el Comando Ejecutar: pulsar las teclas Windows + R y escribir EXCEL.

VENTANA DE EXCEL
Barra de Acceso

Barra de Titulo

Hojas de Clculo

Cinta de Opciones

Barra de Zoom

Libro: El documento bsico para Excel. Sus archivos usan la extensin xlsx, como abreviatura
de Excel spreadsheet. Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo.
Hoja: Una sola hoja con datos. Una o ms hojas de trabajo forman un libro de trabajo. Piense
en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo.
Fila: Son divisiones horizontales en una hoja de trabajo en Excel. Estn nombradas con
nmeros desde 1 hasta 1048576.

Columna: Son divisiones verticales en una hoja de trabajo en Excel. Estn nombradas con
letras segn el patrn: A, B, C,Z, AA, AB, AC,AZ, BA, BB, BC, etc. Siendo la columna XFD.

Celda: Es la interseccin entre una fila y una columna.

CINTA DE OPCIONES
Los mens y las barras de herramientas de Office Excel 2003 se han reemplazado
principalmente por la cinta de opciones, en esta versin del Office 2010.

La cinta de Opciones consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos

especficos.

Ficha Inicio

Ficha Insertar

Ficha Diseo de Pgina

Ficha Frmulas

Ficha Datos

Ficha Revisar

Ficha Vista

Ficha Programador

Adems, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos. La cinta de opciones puede
incluir ms tipos de contenido que los mens y las barras de herramientas, como por ejemplo,
botones, galeras y el contenido de cuadros de dialogo.
El diseo de las fichas est
orientado a las tareas

Los botones de comando

de cada grupo ejecutan
un comando o muestran
un men de comandos

Los grupos dentro de

cada ficha dividen una
tarea en subtarea

BARRA DE ACCESO RPIDO

La barra de acceso rpido es una herramienta personalizable que contiene un conjunto de
comandos independientes de la ficha que se est mostrando, pues son los comandos ms
usados por el usuario.
Barra de Acceso
Rpido

EDITAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO

INGRESO DE DATOS
En cada una de las celdas dela hoja, es posible introducir textos, nmeros o formulas. Situar el
cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos y escribir el contenido. Aparecern
en dos lugares: en la celda activa y en la barra de frmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:

Para aceptar el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres mtodos que a
continuacin se detallan:

Intro o Enter: se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.

Teclas de Movimiento: se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa

cambiara dependiendo de la flecha pulsada, es decir si pulsamos FLECHA DERECHA ser la
celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de Aceptacin: es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic sobre el se

valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre el botn
cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el
valor que tenia.

EDICIN DEL CONTENDIO DE CELDAS

AUTOLLENADO
Excel tiene la propiedad de permitir llenar celdas automticamente, siguiendo unas
progresiones Aritmticas o Geomtricas o listas de meses o das.
Se ingresa los primeros valores de la serie.
Seleccionar las celdas.
Ubicar el cursor en la esquina Inferior Derecha de la Celda. (
Arrastrar el puntero hacia abajo.

Ubicar el puntero
y Arrastrar hacia
abajo

).

Celdas con
Autollenado

MOVIMIENTOS DE PUNTERO DE CELDA

Seleccionar partes de una hoja de calculo Excel solo es un poco diferente de hacerlo que en un
documento Word. Mucho de los mtodos son bastante parecidos a los que se utilizan en las
tablas de Word, pero a menudo son aun ms fciles.
Clic para seleccionar una sola celda, fila, columna, o una hoja.
Arrastrar para seleccionar varias celdas.
Algo que se debe tener siempre en cuenta en Excel es el puntero del Mouse, el cual puede
adoptar una cantidad de formas diferentes, segn la accin que se este desarrollando en
determinado momento.
En la siguiente tabla se resumen las formas de puntero del Mouse mas usadas en Excel.

FORMA

ACCIN
Seleccionar una celda o rango
Arrastrar la celda o el rango seleccionados.
En Excel, se puede mover una seleccin usando el
puntero en la Forma Mover.
Llenar (copiar valores dentro de las celdas a travs de
las que arrastra) o autollenar series de datos.
Ingresar o editar datos. El cursor (lnea vertical dentro
de la celda). (Doble clic en la celda)
Redimensionar columna
Redimensionar fila
Copiar los formatos de celdas con la herramienta,
Copiar Formato
Para seleccionar columnas, hacer clic en el nombre de
la columna a seleccionar
Para seleccionar Filas, hace clic en el nombre de la Fila
a seleccionar

RECORRER HOJAS
Para cambiar de una hoja de clculo a otra, simplemente se hace clic sobre la etiqueta o
nombre de la hoja a la que deseamos desplazarnos.

Etiqueta de las Hojas

RANGO DE CELDAS
Se denomina rango al conjunto de celdas (dos o ms). Las celdas de un rango pueden ser
consecutivas.
Consecutivas:

No consecutivas:

SELECCIN DE CELDAS ADYACENTES

La seleccin continua se realiza utilizando el Mouse, o tambin utilizando la
combinacin de teclas Shift +
,
, , ,.

SELECCIN DE CELDAS NO ADYACENTES

La seleccin continua se realiza utilizando el Mouse, acompaado de la tecla Ctrl.

MANEJO DE FILAS, COLUMNAS, Y HOJAS

Insertar Filas
Para Insertar una Fila, seguir una de las siguientes opciones:
Usando la Ficha Inicio:

Usando el Mouse:

Insertar Columnas
Para insertar una columna, seguir una de las siguientes opciones:
Usando la Ficha Inicio:

Usando el Mouse:

NOTA: En caso de no haber seleccionado ningn elemento (fila o columna), Excel toma como
referencia la columna donde est situado el cursor.

Insertar Hojas
La manera ms prctica de insertar hojas a un libro en Excel es dando clic al botn de
nueva Hoja.

Insertar nueva Hoja

Tambin se puede presionar la combinacin de teclas Shift + F11.
Otra opcin es dar anticlic sobre alguna hoja y seleccionar loa opcin Insertar.

Anticlic en la etiqueta de las hojas

Eliminar Filas
Para eliminar filas, seguir una de las siguientes opciones:
Usando la Ficha Inicio:

 Usando el Mouse:

Eliminar Columnas
Para eliminar una columna, seguir una de las siguientes opciones:
Usando la Ficha Inicio:

Usando el Mouse:

ELIMINAR HOJAS
Para eliminar hojas existen las siguientes opciones:
Desde la Ficha Inicio

Otra opcin es dar anticlic sobre la hoja a eliminar

PERSONALIZAR FILAS Y COLUMNAS

Alto de Fila
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:

Desde la Cinta de Opciones:

Seleccionar las filas alas que quieres modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizara la operacin a la fila en la que nos encontramos.
En la ficha inicio, en el grupo celdas, haga clic en Alto.

Aparecer el cuadro de dialogo Alto de la fila de la derecha en el que tendrs que

indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar el punto.

 Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

Utilizar el Mouse:
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como se
muestra:

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin, conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia.

Ancho de Columna
Si deseamos modificar el ancho de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:

Desde la Cinta de Opciones:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizara la operacin a la fila en la que nos encontramos.
En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en Ancho.

Aparecer el cuadro de dialogo siguiente:

Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar

Utilizar el Ratn:
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna
que desee modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como se
muestra:

 Mantener pulsado el botn del ratn y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa
como co0nforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

PERSONALIZAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS

Las etiquetas son los nombres de cada hoja, para cambiarlas se siguen los siguientes pasos:
mover el mouse hasta el nombre de la hoja y darle clic derecho cambiar nombre.

CAMBIO DE COLOR
A cada hoja del libro se le puede diferenciar con colores distintos.

INGRESO DE COMENTARIOS
Los comentarios son notas que se escriben para una celda. Para insertar un comentario se
realizan los pasos que se detallan en la figura siguiente:

 En la ficha revisar, en el grupo de comentarios, haga clic en Nuevo Comentario.

O simplemente presionar las teclas Shift + F2

Y en el recuadro que se muestra, escribir el texto correspondiente.

Los comentarios se muestran al ubicar el puntero del mouse encima de la celda.

En los comentarios se muestran el nombre del usuario del Sistema Operativo, si no

desea que aparezca el nombre del usuario en el comentario, seleccione le nombre y
elimnelo.

Modificar Comentarios
Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea Modificar.
En la Ficha Revisar, en el grupo Comentarios, hacer clic en Modificar comentario.
Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.

Revisar los Comentarios de un Libro

En la Ficha Revisar, en el grupo Comentarios, hacer clic en el botn Mostrar todos los
comentarios.

INGRESO DE VALORES
Para ingresar datos en una celda, podemos usar la Barra de Frmulas o simplemente
escribir directamente en las celdas respectivas.

Para modificar el contenido de una celda desde la Barra de Frmulas.

Cursor

Otra manera es presionando la tecla F2.

GRABAR UN LIBRO DE TRABAJO

Las opciones de guardar un libro en Excel estn el Botn de Archivo:
Seleccionar el botn Archivo.
Y le damos clic en Guardar como.

 Aparece un cuadro para ubicar la ubicacin en donde guardaremos nuestro

documento.
Le ponemos un nombre a nuestro documento a guardar.
Y finalmente clic en Guardar.

Excel 2010 permite grabar un libro de formatos compatibles para versiones anteriores:
Seleccionar el botn Archivo.
Y le damos clic en Guardar como.

 Aparece un cuadro para ubicar la ubicacin en donde guardaremos nuestro

documento.
Le ponemos un nombre a nuestro documento a guardar.
En la opcin tipo elegimos en que versin queremos que se guarde mi documento.
Y finalmente clic en Guardar.

PRCTICA GUIADA

Abrir Excel usando una de las opciones mencionadas en clase.

Copiar todos los datos tal como se muestran a continuacin.

Insertar Filas entre Luis Castillo e Ins Gonzales; y entre Percy Gonzales y Gonzalo
Alva.
Insertar Columnas entre Apellido y Edad; entre Curso y Promedio.
Usando las opciones de Autollenado, generar los cdigos hasta completar todos los
alumnos.
Personalizar el alto y ancho de las celdas a su criterio.
Completar los datos que faltan segn la siguiente figura y cambiar los nombres de las
etiquetas y los colores de las hojas segn como se muestra a continuacin.

Seleccionar las edades de todos los alumnos.

Seleccionar todos los datos de todos los alumnos.
Seleccionar las edades y los promedios de todos los alumnos.
Seleccio9nar la fila 5.
Seleccionar la columna C.
Seleccionar la fila 3 y la columna D.
Grabar el libro con el nombre de Clase 01 en su carpeta de trabajo.
Grabar el libro con el nombre Sesin 01 usando el mtodo compatible en su carpeta
de trabajo.

ESCUELA NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

Microsoft Word 2013

Ing. Vctor Manuel Huertas Honores