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CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT

Curso de Word 2016. ndice del curso


1. Mi primer documento
2. El entorno de Word 2016
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas
16. Documentos maestros
17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices
18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie
19. Seguridad
20. Macros
22. Compartir documentos. OneDrive
23. Pginas web con Word
24. Publicar en un blog con Word
25. Word Online y Word App

Noticias y novedades.

CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT

Word 2016. ndice detallado

Unidad 1. Mi primer documento

1.1. Novedades de Word 2016


1.2. Arrancar Word 2016
Conceptos iniciales
Otras formas de arrancar Word
Compaginar dos ventanas
1.3. El primer texto
1.4. Guardar un documento
1.5. Cerrar documento
1.6. Abrir un documento
1.7. Cerrar Word

Unidad 2. El entorno de Word 2016

2.1. Elementos de la pantalla


Personalizar barra de acceso rpido
Las barras de Word
2.2. La cinta de opciones
Personalizar Cinta de opciones
Importar y exportar el entorno personalizado
Modo mouse/tctil
2.3. La ficha Archivo
2.4. Ayuda de Word

Unidad 3. Edicin bsica

3.1. Introduccin de datos


3.2. Insertar smbolos
Insertar ecuaciones
3.3. Desplazarse por un documento
Desplazamiento con la rueda de ratn
3.4. Seleccionar
3.5. Eliminar
3.6. Deshacer y rehacer
3.7. Copiar, cortar y pegar
El Portapapeles
3.8. Opciones de pegado
3.9. Buscar
Opciones de bsqueda
3.10. Buscar y reemplazar
3.11. Las vistas
3.12. Ver varios documentos a la vez
3.13. Dividir la pantalla

Unidad 4. Guardar y abrir documentos

4.1. Guardar y Guardar como


Cambiar carpeta predeterminada al guardar
Estructura de archivos
4.2. Abrir un documento
4.3. Eliminar y recuperar archivos

CURSO EXPERTO MICROSOFT WORD 2016 RICOSOFT

Unidad 5. Ortografa y gramtica

5.1. Revisar mientras se escribe


Desactivar revisin automtica
5.2. Forzar la revisin. Paneles.
Opciones de ortografa
Gestionar diccionarios personalizados
Ejemplos de errores ortogrficos
Ejemplos de errores gramaticales
5.3. Autocorreccin
5.4. Ms funciones de revisin. Sinnimos y
traduccin
Traduccin y sinnimos

Unidad 6. Formato del documento

6.1. Los temas


Crear un tema personalizado
6.2. La portada
6.3. Cambiar el fondo de pgina
Marca de agua personalizada
Degradados, texturas y tramas
6.4. La fuente
Cuadro Fuente y caractersticas OpenType
6.5. Cambio maysculas/minsculas
6.6. Color y efectos de texto
Ventana de colores
Efecto de texto personalizado
6.7. WordArt
6.8. Formato prrafo
Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo)
Formato del prrafo
Guion y espacio de no separacin
6.9. Listas con vietas y numeradas
6.10. Tabulaciones
6.11. Copiar formato
Tabulaciones

Unidad 7. Estilos

7.1. Introduccin
7.2. Aplicar y quitar estilos
7.3. Apariencia de los estilos
7.4. Crear, modificar y borrar estilos
Utilizar un estilo en varios documentos
Propiedades de los estilos
7.5. Preferencias entre estilos
7.6. Ver los formatos aplicados del documento

Unidad 8. Diseo de pgina

8.1. Configurar pgina


8.2. Encabezados y pies de pgina
Bloques de creacin: El Autotexto
Fecha del sistema
8.3. Nmeros de pgina
8.4. Saltos de seccin

Unidad 9. Impresin

9.1. Antes de imprimir


9.2. Imprimir
9.3. Ventana de impresin
9.4. Configurar pgina
9.5. Otras opciones de impresin
9.6. La impresora

Unidad

10.1. Crear tablas


10.2. Anidar tablas
10.3. Aplicar un estilo de tabla
10.4. Ajustar la tabla
10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las
tablas
Modificar tabla desde la cinta
10.6. Combinar y dividir
10.7. Alineacin y direccin del texto
10.8. Tamao de las celdas
Convertir texto en tabla y viceversa
Margen y espacio entre celdas
10.9. Tratamiento de datos

Unidad

10. Tablas

11. Imgenes y grficos

11.1. Introduccin
11.2. Tipos de archivos
11.3. Insertar imgenes en lnea
11.4. Insertar imgenes desde archivo
11.5. Insertar captura de pantalla
11.6. Manipular imgenes
11.7. Insertar formas y dibujar
11.8. Manipular formas
11.9. Insertar grficos de Excel
11.10. Insertar vdeo

Unidad

13.1. Introduccin
13.2. Elementos que se guardan en una
plantilla
13.3. La plantilla por defecto
13.4. Utilizacin de las plantillas de Word
13.5. Trabajar con el documento creado
13.6. Modificar plantillas
13.7. Crear plantillas a partir de documentos
Word

Unidad

12. Organigramas y diagramas

12.1. Introduccin
12.2. Crear un organigrama
12.3. Modificar el diseo
12.4. Modificar el aspecto del diagrama
12.5. Tamao y organizacin

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16. Documentos maestros

16.1. Introduccin
16.2. Botones del documento maestro
16.3. Crear un documento maestro
16.4. Manipulando documentos maestros

Unidad
Unidad

15. Esquemas

15.1. Introduccin
15.2. Conceptos previos
15.3. Crear un esquema
15.4. Pestaa de Esquema
15.5. Modificar niveles de esquema
15.6. Desplazar, expandir y contraer texto

Unidad

14. Combinar correspondencia

14.1. Conceptos previos


14.2. Crear el documento principal
14.3. La pestaa Correspondencia
14.4. Insertar campos de combinacin
14.5. Ver datos combinados
14.6. Desplazarse por los registros
14.7. Buscar un registro
14.8. Destinatarios de combinar
correspondencia
14.9. Filtrar destinatarios
14.10. Ordenar destinatarios
14.11. Asignar campos
14.12. Combinar al imprimir
14.13. Combinar en correo electrnico
14.14. Sobres y etiquetas

Unidad

13. Plantillas

17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e

ndices

17.1. Introduccin
17.2. Conceptos bsicos
17.3. Tabla de contenido
17.4. Actualizar la TDC
17.5. Insertar marcas de ndice
17.6. Insertar ndice
17.7. Tablas de ilustraciones y otras

Unidad

18. Marcadores, referencias cruzadas y

notas al pie

18.1. Introduccin
18.2. Conceptos bsicos
18.3. Insertar marcadores
18.4. Referencias cruzadas
Ref. cruzadas con numeraciones
18.5. Notas al pie y notas al final

Unidad

19.1. Introduccin
19.2. Aadir contrasea al documento
19.3. Restricciones de formato y edicin
19.4. La firma digital
19.5. Otras opciones de seguridad
19.6. Gestin de derechos de informacin (IRM)

Unidad

21. Compartir documentos

21.1. Introduccin
21.2. La pestaa Revisar
21.3. Herramienta de resaltado
21.4. Comentarios
Modificar el autor de los comentarios
Modificar la apariencia de los comentarios
21.5. Control de cambios
21.6. Comparar cambios sobre un documento
21.7. Formularios
21.8. Propiedades comunes de los controles
21.9. Controles de contenido
21.10. Proteger formularios

Unidad

20. Macros

20.1. Introduccin
20.2. Macros de Word
20.3. Crear macros con la grabadora
20.4. Insertar la macro en la barra de acceso
rpido
El entorno del editor Visual basic
20.5. Ejecutar y eliminar macros

Unidad

19. Seguridad

22. Word e internet

22.1. Introduccin

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22.2. OneDrive
22.3. OneDrive como servicio
Cuenta correo Microsoft
Dentro de OneDrive
22.4. OneDrive como aplicacin
OneDrive frente a servicios similares
22.5. Compartir documentos Word usando
OneDrive
Preparar un documento para compartir
22.6. Compartir: Correo electrnico
22.7. Compartir: Presentar en lnea
22.8. Compartir: Publicar en blog
22.9. Compartir vnculos y redes sociales
22.10. Guardar en SharePoint

Unidad

23.1. Crear o editar pginas Web


23.2. Insertar y modificar hipervnculos
23.3. Guardar la pgina
23.4. Convertir a HTML
23.5. Publicar en Internet
23.6. Consejos de diseo

Unidad

24. Publicar en un blog con Word

24.1. Introduccin
24.2. Crear un blog
24.3. Enlazar el blog con Word
24.4. Entorno de Word para la edicin de blogs
24.5. Publicar una entrada
24.6. Modificar una entrada existente
24.7. Administrar cuentas
24.8. Organizar entradas en categoras

Unidad

23. Pginas web con Word

25. Word Online y Word App

25.1. Introduccin
25.2. Entrar a Word Online
25.3. Usar Word Online
25.4. Funciones
25.5. Compartir documentos
25.6. Comparacin con Google Drive
25.7. Word App . La aplicacin para dispositivos
mviles
25.8. Instalacin
25.9. Edicin
25.10. Abrir y Guardar
25.11. Compartir
25.12. Tabletas

Ejercicios paso a paso

1. Crear y guardar un documento


1. Abrir y cerrar documentos
2. Elementos de la pantalla
2. Cinta de opciones
2. Ayuda de Word
3. Introduccin de datos
3. Desplazarse por el documento
3. Copiar y pegar
3. Buscar y reemplazar
4. Guardar documento
4. Abrir documento
5. Revisar ortografa durante la redaccin
5. Revisar ortografa del documento
5. Sinnimos
6. Aplicar un tema
6. Crear una portada
6. Cambiar el fondo de pgina
6. Color y efectos de texto
6. Alineacin y sangra del prrafo
6. Listas
6. Texto tabulado
7. Aplicar estilos
7. Crear un estilo
8. Crear encabezado de pgina
8. Numerar las pginas
9. Vista previa a la impresin
9. Ventana de impresin
9. Configurar impresin
10. Crear tabla
10. Aplicar estilo a tabla
10. Desplazamiento en tablas
10. Ordenar datos de una tabla
11. Insertar imagen en lnea
11. Insertar imagen desde archivo
11. Insertar captura de pantalla
11. Manipular imgenes

11. Insertar y manipular formas


12. Crear un organigrama
12. Formato de un diagrama
13. Modificar la plantilla por defecto
13. Utilizar plantillas
13. Crear una plantilla
14. Combinar correspondencia
14. Opciones de la cinta Correspondencia
14. Editar destinatarios
14. Filtrar destinatarios
14. Combinar al imprimir
15. Establecer niveles de esquema
15. Trabajar con la ficha Esquema
16. Crear documentos maestros
16. Manipular documentos maestros
17. Crear tabla de contenido
17. Actualizar tabla de contenido
17. Crear un ndice de trminos
17. Crear tabla de ilustraciones
18. Referencias cruzadas
18. Notas al pie de pgina
19. Proteger con contrasea
19. Restringir edicin
20. Grabar una macro
20. Cdigo de una macro
20. Eliminar una macro
21. Herramienta de resaltado
21. Comentarios
21. Control de cambios
21. Crear formulario
22. Almacenamiento en OneDrive
23. Crear una pgina web
23. Convertir documento maestro a web
24. Publica en tu blog con Word
25. Editar en Word Online

Ejercicios propuestos
o
o
o
o
o
o
o
o
o
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o
o
o
o
o

1. Mi primer documento
2. El entorno de Word 2016
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas

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o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

16. Documentos maestros


17. Tablas de contenidos, de
ilustraciones e ndices
18. Marcadores, referencias
cruzadas y notas al pie
19. Seguridad
20. Macros
21. Revisar documentos
22. Compartir documentos.
OneDrive
23. Pginas web con Word
24. Publicar en un blog con
Word
25. Word Online y Word App

Unidad 1. Mi primer documento


1.1. Novedades de Word 2016
Esta versin de Word 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.
- Qu desea hacer? El nuevo comando

es realmente efectivo. Permite

buscar comandos y ejecutarlos desde ah mismo. Su principal utilidad es que nos ahorra el tiempo
de buscar en qu pestaa est cada comando. Al escribir una palabra o comando, nos muestra los
comandos ms frecuentes relacionados con esa palabra. Por ejemplo, si no recordamos cmo dar
estilos a una tabla, basta escribir "tabla" en la caja de

y aparecer un

desplegable como el siguiente:

Al hacer clic en Estilos de tabla podremos dar estilo a la tabla desde ah mismo. Si no aparece
el comando que buscamos podemos hacer clic en los dos ltimos elementos del desplegable para
obtener ms ayuda.
En el punto Ayuda de la siguiente unidad explicaremos este comando con ms detalle.
- Compartir es ms fcil que nunca. Ahora con el botn

se pueden compartir

documentos con otros usuarios y todos podrn editarlo en tiempo real, es decir, de forma
simultnea. Las modificaciones que van realizando los dems usuarios son etiquetadas con una
banderita

del

color

asignado

al

usuario,

todo

de

forma

casi

instantnea.
En la unidad 22 lo veremos con todo detalle.
- Con Word Online slo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para
acceder a una versin reducida de Word de forma gratuita. Podrs crear y modificar documentos
de Word desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar
Word. Lo veremos con detalle en la unidad 25.

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- Word App. Ya est disponible la versin de Word para telfonos mviles con sistemas Android
e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Word App se pueden crear y modificar documentos
de Word en el telfono mvil. Es totalmente gratuita, slo hay que disponer de una cuenta de correo
de Microsoft que tambin es gratuita. Lo veremos con detalle en la unidad 25.
- Bsqueda inteligente. Directamente desde Word se pueden realizar bsquedas con la
tecnologa de Bing. Basta seleccionar una palabra y con el botn derecho elegir Bsqueda
inteligente, se abrir un panel con definiciones de la Wikipedia y otras pginas web con informacin
relacionada.
- Ecuaciones de lpiz. Ahora se pueden escribir ecuaciones matemticas directamente sobre
las pantallas tctiles. Word las transformar en texto. Basta ir al panel Insertar --> Ecuacin ->Ecuacin de lpiz.
- Historial de versiones mejorado. Desde Archivo -> Historial se puede ver el historial
completo.
- Se ha mejorado el formato de Formas. Ahora al insertar formas desde la galera se puede
elegir entre una serie de rellenos preestablecidos y tambin los colores del tema.

1.2. Arrancar Word 2016


Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2016, si has
utilizado alguna versin anterior puedes pasar a la Unidad 2. Aqu aprenderemos a crear y guardar
nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es Word 2016 y esperamos que te
animes a seguir el resto del curso.
Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, el teclado o las ventanas visita el
tema bsico Conceptos iniciales .
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2016 es, obviamente, arrancar el
programa. Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el men Inicio.
Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn
instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botn Inicio

en Windows 10 (o en Windows 7

)se despliega un

men. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin de Windows, nosotros utilizaremos


Windows 10.
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Vamos a usar este men de dos formas:


La primera es escribiendo "word 2016" en la caja de bsqueda. As aparecer una lnea con el
icono de Word 2016 y bastar hacer clic para arrancarlo.

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opcin Todas las
aplicaciones que al desplegarse mostrar una lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador. Normalmente los programas estn ordenados alfabticamente. Buscamos en la
letra W y veremos lo que buscamos: Word 2016.

Desde un acceso directo en el escritorio:

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Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre l para iniciar el
programa.

Y si no dispones de acceso directo, pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa
Word en el men Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrstralo al
Escritorio, de esta forma se crear un acceso directo.

Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro,
memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca automticamente para permitirte
visualizarlo.
En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las
uses todas, pero es interesante conocerlas para elegir la que ms te guste.
Es conveniente que vayas poniendo en prctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso.
Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word.
Si no sabes cmo alternar rpidamente entre distintas ventanas o cmo asignar media ventana a
cada programa, aqu te lo explicamos Compaginar dos ventanas .

Unidad 1. Avanzado: Otras formas de arrancar Word


A continuacin, vamos a ver ms formas de arrancar Word 2016. Seguro que, de entre todas
ellas, hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta ms cmoda.

Crear acceso directo en Escritorio


Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que localizar el
icono de Word 2016 utilizando una de las formas que acabamos de ver desde el botn Inicio
, a continuacin basta hacer clic y arrastrar el icono de Word 2016 a una zona vaca del escritorio
de Windows 10.

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Esto har que aparezca un icono

que nos permite arrancar Word 2016 desde el

escritorio.
Este acceso directo funciona como una llamada al programa en su lugar de origen. Puedes
cambiarlo de lugar para disponer de l all donde te parezca, no tiene por qu estar necesariamente
en el escritorio, como veremos a continuacin.

Desde la barra de tareas de Windows


Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con
repetir los pasos anteriores y entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.
Otra forma de hacer lo mismo es pulsar con el botn derecho del ratn sobre el icono de Word
2016 y elegir Anclar a la barra de tareas, en el men que se abrir.

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11

Para quitar este acceso basta hacer clic con el botn derecho sobre el icono en la barra de taeas
y elegir Desanclar este programa de la barra de tareas.

Anclar al men Inicio o la barra de tareas


Para que aparezca un icono de Word en el men que se muestra nada ms pulsar Inicio, sin
necesidad de buscarlo en Todas las aplicaciones, debemos hacer lo mismo que en el punto
anterior y elegir Anclar a Inicio.

Ms usadas
Otra forma de arrancar Word es utilizable cuando hayas arrancado frecuentemente Word 2016,
ya que en ese caso, al hacer clic en el botn de Inicio

aparecer una lnea con Word 2016 en

la parte superior, debajo del rtulo Ms usadas.

Inicio automtico al encender el ordenador


Si queremos Word se inicie al encender el ordenador, deberemos situar su acceso directo en la
carpeta Inicio.
Para localizar donde est la carpeta Inicio podemos abrir la ventana de ejecucin de comandos
(CMD) buscando Ejecutar desde la caja de bsqueda de la barra de tareas. Hacemos clic en la
aplicacin Ejecutar y escribimos shell:Commom Startup, tal y como se ve en la siguiente imagen.

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12

Al ejecutar este comando se abrir el explorador de archivos mostrando la carpeta Inicio, aunque
vemos en nombre en espaol la ruta real tiene el nombre en ingls, por ejemplo en nuestro caso la
ruta es esta: C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\StartUp.
Ahora slo queda copiar en esa carpeta el acceso directo de Word 2016, para localizarlo hacer
lo mismo que hemos hecho anteriormente para abrir esta ventana

y elegir Abrir ubicacin de archivo.


Se abrir el explorador de Windows con la ubicacin del acceso directo para arrancar Word 2016,
como se muestra en la siguiente imagen.

Ahora hay que copiar el acceso directo para arrancar Word 2016 en la carpeta Inicio que ya
tenamos abierta.
De esta forma, la prxima vez que se arranque Windows 10, se abrir Word 2016.

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Unidad 1. Bsico: Compaginar dos ventanas


Trabajar con dos ventanas a la vez te permite utilizar Word 2016 para ir probando las cosas que
acabas de leer en el curso. Existen dos formas bsicas para trabajar con varias ventanas: ir
alternndolas u organizarlas de forma que se coloquen una junto a la otra.

Alternar ventanas
Presionando las teclas ALT+TABULADOR (la tecla tabulador est a la izquierda, encima de la
tecla para bloquear las maysculas). Si mantienes estas teclas pulsadas vers un listado de los
programas abiertos. Simplemente debers mantener ALT pulsado y hacer una pulsacin sobre la
tecla TABULADOR para ir recorriendo las ventanas de la lista. Cuando est marcada la que quieres
utilizar, suelta las teclas.
Haciendo clic en el botn que corresponde al programa, en la barra de tareas que hay en la
parte inferior de la pantalla.

Organizar ventanas
En algunas ocasiones puede ser interesante tener las dos ventanas a la vez en la misma pantalla.
Sobre todo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a
continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con
Word 2016.
1. Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word 2016.
2. Para Windows 10, basta colocar las dos ventanas en un mismo escritorio (podemos tener
varios escritorios) slo esas dos ventanas, no ms, y arrastrar una ventana hasta el borde
derecho o izquierdo de la pantalla, (hasta que el ratn toque el borde de la pantalla) en ese
momento, de forma automtica la ventana se adaptar a la mitad de la pantalla. Al hacer clic
sobre la otra pantalla, ocupar la otra mitad de la pantalla.
3. Para versiones de Windows anteriores, colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en
la parte inferior de la pantalla) y pulsar con el botn secundario del ratn, entonces aparecer
el men contextual.

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Como siempre, el aspecto depender de tu versin de Windows.


4. Para windows XP, elegir la opcin Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecer la
pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con Word.
Para versiones superiores como Windows 7 y Windows 8, las opciones sern Mostrar
ventanas apiladas o Mostrar ventanas en paralelo.

En las imgenes puedes apreciar el resultado. Elige la forma de organizacin que ms cmoda
te resulte. Nuestro consejo es que, para trabajar ms cmodamente en Word utilices la
organizacin horizontal o apilada, que permite visualizar mejor las herramientas de la cinta de
opciones. Si tienes una pantalla grande panormica seguramente te convendr ms la organizacin
vertical o paralela.
Ten en cuenta que la ventana se dividir en tantas partes como ventanas haya abiertas y no
minimizadas, de modo que te recomendamos que minimices todas las ventanas si ests utilizando
ms programas adems de Word y este curso, para luego restaurar estas dos y que sean stas las
que se organicen.
Aunque veas ambas ventanas al mismo nivel, recuerda que slo habr una ventana activa. Fjate
en la barra de ttulo para identificarla, ya que las acciones que realices se efectuarn sobre sta.
Si quieres que la ventana activa sea la otra, simplemente haz clic sobre cualquier parte de ella.

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1.3. El primer texto


Al arrancar Word 2016 aparece una pantalla inicial con la opcin Documento en blanco, al hacer
clic aparece una pantalla como sta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.
En el centro de la parte superior encontramos, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el nombre del programa, Word, en
este caso porque estamos en la versin Word de escritorio, pero podra aparecer Guardado en
OneDrive si

estamos

en

la

versin

gratuita

de

Word

Online

en

la

Web.

Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1. Cuando guardemos
el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los
pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan
automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma
explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de
una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele
ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).

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Una pequea barra vertical parpadeante

es la que marca tu posicin en el texto. Se llama punto

de insercin, porque all donde est situada es donde se introducir el texto que teclees.
Observars que va avanzando segn vas escribiendo.
No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn.
- El puntero tiene esta forma
- esta otra

cuando est dentro del rea de texto,

cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos

viendo ms adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
direccin del teclado, mueves el punto de insercin. Al hacer clic, colocas el punto de insercin en
el lugar donde estaba el puntero.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la
ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta
tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga
hacia la izquierda.

- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez
para que retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada,
seguir borrando letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para
controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras
ms. En ese caso no sera bueno que borraras toda la frase por un error que est al principio de
la misma. Lo normal es que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas
situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del
teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic
tras la letra que queremos borrar.
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17

Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el teclado para coger el
ratn y hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo que slo utilizaremos el ratn en los casos
en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar ms.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto
de insercin.

1.4. Guardar un documento


Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador,
se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro
del ordenador (o en un dispositivo externo, como una memoria USB, o en OneDrive) de forma
permanente.
Haz clic en el icono Guardar

de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y

aparecer una ventana similar a esta.

Aqu debes elegir en qu unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco duro de tu
ordenador selecciona Este PC (ms adelante veremos las otras opciones) y en la parte derecha
aparecern las carpetas usadas recientemente. Por ejemplo, en la imagen anterior
aparece Hoy con la carpeta PruebasWord2016. Si no quieres utilizar una de esas carpetas que se
muestran pulsa el botn Examinar para que se abra un cuadro de dilogo como el siguiente.

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Por defecto, abre la carpeta Documentos. Para guardar un documento debes indicar el nombre
con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que lo
contendr
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone informe.docx.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word(*.docx), que ya
viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente
se guardarn en la carpeta Documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. En ese
momento, la barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
En la Unidad 4 veremos con ms profundidad todo lo referente a guardar documentos.

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1.5. Cerrar documento


Despus de guardar un documento, Este contina en nuestra pantalla y podemos seguir
trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa

y luego hacer clic en Cerrar. Si

hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos
preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos
cmo este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue
abierto, permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicacin Word, lo veremos ms adelante.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear y
guardar documento

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Unidad 1. Ejercicio: Crear y guardar un documento


Arrancar Word
1. En Windows 10, escribe "word 2016" en la caja de bsqueda que hay junto al
botn Inicio

2. Haz clic en la lnea que habr aparecido con la aplicacin Word 2016. Esto har que se
arranque el programa.
En Windows 7 utiliza uno de los mtodos que hemos visto para arrancar Word 2016, por ejemplo,
haz doble clic en el icono del escritorio, si lo hay.

Escribir
Una vez iniciado Word, el programa abre una pantalla donde debes hacer clic en Documento
en blanco, automticamente se abre documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1.
Ahora copia el texto que ves a continuacin y sigue las instrucciones para corregir los errores
que contiene.
Este es el texto completo que debers teclear, pero no lo hagas an, hazlo siguiendo los pasos
que se detallan a continuacin.
Al asomat la cabeza, qued deslunbrado. Mir hacia abajo, hacia la penumbra de donde l
surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compaero mal
afeitado, prematuramente viejo.
1. Empieza a escribir el texto Al asomat, pulsa la tecla RETROCESO para borrar la letra "t" y
escribe la letra "r"
2. Escribe la cabeza, qued deslunbrado. Pulsa la tecla en forma de flecha para mover el punto
de insercin hacia la izquierda hasta que quede entre las letras "u" y "n" de la
palabra deslunbrado. Ahora pulsa la tecla SUPR y se borrar la letra "n", escribe la letra "m".
3. Pulsa la tecla FIN y el cursor ir al final de la palabra deslumbrado, contina escribiendo y
observa como salta de lnea automticamente cuando llegues al final de la lnea, observa
como no corta la ltima palabra, sino que la pasa a la lnea siguiente. Escribe Mir hacia
abajo, hacia la penumbra de donde el surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes,
vio el rostro de su compaero mal afeitado, prematuramente viejo.
4. Ahora vamos a usar el ratn para desplazar el punto de insercin. Haz clic con el ratn justo
detrs de la letra "e" donde dice "el surga". Observa cmo el punto de insercin se coloca
en esa posicin. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escrbela con tilde: "".

Guardar documento
1. Hacer clic en el botn Guardar
abrir la ventana siguiente

. Como es la primera vez que guardamos el documento, se

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2.
Pulsa en Examinar y se abrir Guardar como para que demos un nombre y una
localizacin al documento.

3. Normalmente al guardar la primera vez un documento, Word introduce en el


recuadro inferior Nombre de archivo las primeras palabras del documento, Al asomar la
cabeza, por si quieres darle ese nombre; si no es as empieza a escribir el nombre sin tocar
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nada, de esa forma sobrescribir el texto, porque este dato es el que est seleccionado
cuando se abre el cuadro de dilogo. El nombre que le daremos es Deslumbrado. Si
colocas el cursor en el recuadro tendrs que borrar manualmente la sugerencia.
Adems del nombre, es importantsimo saber la localizacin del archivo, es decir, dnde lo
estamos guardando. Se trata de la carpeta que se encuentra abierta en el momento en que
guardamos. La que suele mostrarse de forma predeterminada como sugerencia
es Documentos y es esa la que escogeremos.
4. Haz clic en el botn Guardar
. Observa como ahora ya aparece en la barra de
ttulo, en la cabecera del documento, el nombre que le has dado al documento.

Cerrar documento
Como hemos terminado de trabajar con el documento, lo cerramos desde el botn

,y

luego hacer clic en Cerrar Si no has tocado nada del texto despus de haber guardado se cerrar,
si lo has hecho se mostrar un mensaje preguntando si deseas conservar las modificaciones
realizadas.
Ahora puedes cerrar Word desde el botn de la esquina superior
derecha

o dejarlo abierto para seguir con el curso.

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1.6. Abrir un documento


Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la
pestaa

y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una

ventana similar a la que vemos aqu.


Tambin aparecer esta ventana si al abrir Word pulsas en Abrir otros Documentos.

Para abrir un documento de los que se muestran en la columna Recientes basta con hacer clic
sobre l.
Si el documento que queremos abrir no se encuentra en esa lista hacer clic en Este PC y se
abrir una ventana como la que ves a continuacin.

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Aqu podremos hacer clic en una de las carpetas que se muestran o hacer doble clic en el
botn Este PC, en ambos casos se abrir una ventana como la siguiente

Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic
sobre l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida

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de abrir el documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer


en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la carpeta seleccionada, en este
caso Documentos, y tambin otras carpetas. Las carpetas tienen el icono

y hemos de hacer

doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.

Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en el Explorador de Windows,


hacer doble clic sobre l ser suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.

1.7. Cerrar Word


Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, pulsaremos el
botn

y escogeremos la opcin Cerrar. La forma de proceder es la misma que cuando

cerramos un documento, es decir, que tambin nos preguntar si conservar los cambios no
guardados.
Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.
Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la mayora de
ventanas

en

Windows,

desde

el

aspa

de

la

esquina

superior

derecha

del

programa.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Abrir y
cerrar documentos

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Unidad 1. Ejercicio: Abrir y cerrar documentos


Vamos a abrir un documento de dos modos distintos: desde Word y desde Windows.

Abrir documento desde Word


Este modo es el ms conveniente si ya tenamos Word abierto o bien si hemos trabajado
recientemente con el archivo que queremos abrir.
1. Si no tienes Word abierto, brelo. Recuerda que para abrirlo debes escribir "word 2016" en
la caja de bsqueda que hay al lado del botn Inicio,
as aparecer una lnea con el icono
de Word 2016 y bastar hacer clic para arrancarlo. Tambin puedes utilizar otro de los
mtodos que hemos visto para arrancar Word 2016.
2. Haz clic en Abrir otros documentos y luego en Este PC y en el botn Examinar.
3. Se abrir el cuadro de dilogo Abrir. En l debes localizar el documento que guardaste en el
ejercicio anterior, llamado Deslumbrado. Est situado en Documentos. Seleccinalo
haciendo clic sobre l y pulsa Abrir.
4. Observa que ya has abierto el documento. Cirralo desde Archivo > Cerrar.
5. Ahora lo abrirs de un modo distinto,
archivo Deslumbrado en la lista y haz clic en l.

en Archivo > Abrir >Reciente busca

el

6. El resultado es el mismo, se muestra el documento en Word. Ahora cerraremos el programa


con las teclas ALT+F4 o desde el botn

escogeremos la opcin Cerrar.

Abrir documento desde Windows


Tambin puede ocurrir que estemos visualizando una carpeta con distintos archivos guardados
en ella. En ese caso no interesar abrir Word y luego el archivo desde all, sino hacerlo
directamente.
1. Lo primero es situarse en la carpeta. En nuestro caso accederemos
a Documentos escribindolo desde la caja de bsqueda de la barra de tareas.
2. Al hacer clic en la carpeta que encontrar, se abrir la ventana del explorador de archivos,
localiza Deslumbrado y haz doble clic en l. Fjate que su icono contiene el logo de Word. Se
iniciar el programa y se mostrar el documento.
Cierra Word, si lo deseas, utilizando el mtodo que ms cmodo te resulte de los que hemos
visto.

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Ejercicios unidad 1: Mi primer documento


En este primer tema hemos practicado con ejercicios paso a paso las operaciones bsicas para
trabajar con documentos de Word. Tambin hemos visto un video demostrativo de cmo hacerlo.
A continuacin, te planteamos unos ejercicios muy similares para que intentes resolverlos por tu
cuenta.

Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos

a) Escribir un documento.
Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto: Microsoft Word es un programa de
edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de escrito. Con l es muy sencillo dar
una apariencia profesional a un documento.
Luego, modifica el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto".
Recuerda utilizar las distintas formas de mover el punto de insercin, con el ratn y con las flechas
del teclado.
Por ltimo, convierte el punto y seguido en un punto y aparte de forma que cada frase quede en
una lnea distinta.
b) Guardar un documento.
Guarda el documento anterior con el nombre apuntes. Es recomendable que a lo largo del curso
utilices siempre la misma carpeta para guardar los ejercicios, por ejemplo, en Documentos.
Cierra el documento, pero no cierres Word.

Ejercicio 2: Abrir y cerrar documentos


a) Abrir un documento.
Abre el archivo apuntes que acabas de crear.
Ahora vuelve a convertir el punto y aparte en un punto y seguido.
b) Guardar un documento.
Cierra Word, guardando los cambios.
Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio tantas veces
como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso debers ir trabajando con archivos y
saber crearlos, guardarlos, recuperarlos (abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.
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Ayuda ejercicios unidad 1: Mi primer documento


Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos

a) Escribir un documento.
Abre Word haciendo doble clic en su icono del escritorio o bien desde Inicio > Todas las
aplicaciones > Word 2016. Se mostrar una pantalla donde debes hacer clic en Documento en
blanco, se abrir un documento donde debers escribir el texto: Microsoft Word es un programa
de edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de escrito. Con l es muy sencillo
dar una apariencia profesional a un documento.
Para modificar el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto",
coloca el punto de insercin tras la palara textos haciendo clic despus de la s. Pulsa la tecla
RETROCESO para eliminar el texto letra a letra hasta que ests situado tras la palabra un. Cuidado

de no dejar pulsada la tecla mucho tiempo, se borrar rpidamente una tras otra. Escribe "editor
de texto", asegurndote de que dejas los espacios adecuados entre las palabras nuevas y las que
ya existan.

Para convertir el punto y seguido en un punto y aparte, haz clic tras el punto y pulsa la
tecla INTRO (la tecla grande situada justo debajo de RETROCESO).
b) Guardar un documento.
Para guardar el documento hacemos clic en el botn de la barra superior

. Se abrir una

ventana, selecciona Este PC y pulsa el botn Examinar, se abrir una ventana con el nombre de
archivo seleccionado en azul. Teclea directamente la palabra apuntes sin hacer clic en el cuadro.
Como la palabra estaba seleccionada se ha sobreescrito directamente. Luego explora las carpetas
hasta situarte en la que desees utilizar para guardar tus ejercicios del curso. Por fin, pulsa el
botn Guardar de la zona inferior del cuadro. El cuadro se cerrar y observars que el nuevo
nombre de archivo se lee en la barra de ttulo superior (Apuntes.docx - Microsoft Word).
Para cerrar el documento sin cerrar Word haz clic en Archivo > Cerrar.

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Ejercicio 2: Abrir y cerrar documentos


a) Abrir un documento.
Para abrir el archivo apuntes que acabas de crear haz clic Archivo > Abrir. Se abrir una
ventana donde debers hacer clic en el archivo de la lista Documentos recientes.
Para volver a convertir el punto y aparte en un punto y seguido debers situarte al principio de la
segunda lnea y pulsar la tecla RETROCESO. Con ello, eliminars el salto de lnea que habis creado
anteriormente.
b) Cerrar Word.
Para cerrar Word guardando los cambios utiliza el aspa de la esquina superior derecha del
programa.

, o bien pulsa el botn

y escoge la opcin Cerrar.

Antes de cerrar, como hay cambios sin guardar, el programa te preguntar qu deseas
hacer: Guardar, No guardar o Cancelar el cierre y seguir trabajando. Escoge Guardar.

Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio tantas veces
como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso debers ir trabajando con archivos y
saber crearlos, guardarlos, recuperarlos (abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.

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Unidad 2. El entorno de Word 2016


Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos
cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente
tema.

2.1. Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso
como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.

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1. La barra de herramientas de acceso rpido


normalmente,

las

opciones

que

ms

frecuentemente

contiene,
se

utilizan.

Los

botones

son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la
accin que hemos deshecho) y Abrir. El ltimo botn abre el desplegable para personalizar los
botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado donde se explica cmo
hacerlo Personalizar la barra de acceso rpido ms adelante.
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento
abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa.
3 y 4. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una
franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se
organiza en pestaas que engloban categoras lgicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada
pestaa hay una cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle ms adelante.
5. Los botones para cambiar la presentacin de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y
cerrar.
6. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la
ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal. En la
imagen slo se ve la vertical.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao
real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.

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8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por
defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato de la hoja
tal cual se imprimir. Otros modos son para leer y para diseo web.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de
pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin
si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son botones.
Si quieres saber algo ms sobre las barras y botones, visita el siguiente tema bsico sobre las
barras de Word

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a


paso: Elementos de la pantalla

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Unidad 2. Avanzado: Personalizar barra de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido normalmente incorpora por defecto los


botones Guardar, Deshacer, Rehacer, Abrir y Personalizar. Pero esto lo podemos personalizar
agregndole o quitndole los botones que deseemos.
Al hacer clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas de acceso rpido, Personalizar,
se muestra un listado de los comandos ms comunes que puedes aadir a la barra. .

Haz clic en Ms comandos para aadir otros. Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a
continuacin.

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Otras formas de acceder al cuadro de personalizacin:


- Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rpido.
- O desde el men contextual de la propia barra (al que acceders haciendo clic con el botn
secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra de herramientas de acceso
rpido.

Agregar y quitar botones


Para agregar un botn:
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los
botones disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos seleccionar una opcin del
desplegable superior para cambiar de una lista a otra. Por defecto se mostrarn los Comandos
ms utilizados.

En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y
pulsa Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que hay
actualmente en la barra.

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El nuevo botn siempre se colocar en ltima posicin, lo que supone que en la barra estar a
la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel

, se puede cambiar su posicin de

forma que los botones estn en el orden que queramos.


- Otra forma ms rpida de agregar un botn es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre
el botn de la cinta de opciones que queremos agregar para que aparezca el siguiente desplegable:

Slo hay que hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para quitar botones:
- Selecciona el botn en el listado de la derecha y pulsa el botn Quitar.
- O bien, pulsa el botn
quitars

el

botn

seleccionado,

que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no slo


sino

que

dejars

la

barra

con

los

botones

predeterminados: Guardar,Deshacer y Rehacer.


- O tambin hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn que queremos eliminar para
que aparezca el siguiente desplegable:

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Y hacer clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Unidad 2. Bsico: Las barras de Word

Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en
ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional, por
ejemplo,Documento2, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
La barra de herramientas de acceso
rpido

contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas

de las operaciones ms habituales, como Guardar, Deshacer, etc.


Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos seleccionados,
colocar los mrgenes, etc. Es posible que no se muestren por defecto. Para visualizar las reglas
debers ir a la pestaa Vista y marcar la casilla Regla.

La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los
botones de visualizacin del documento.
En ella encontramos tambin una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presenta el
documento (equivalente a las opciones de la pestaa Vista).
Y una barra de Zoom, que permite verla ms grande o ms pequea (acercar y alejar).

Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento de
forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer
clic en los tringulos.
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Existen tambin grupos de herramientas que aparecen en una ventana o panel


flotante sobre el propio documento. Es decir, que son independientes de la cinta de opciones.
Los llamamos flotantes porque no estn anclados a una barra fija, sino que los podemos
desplazar por el entorno de trabajo simplemente arrastrndolos.
Normalmente slo se visualizan si se despliega un men contextual o se selecciona un
determinado objeto, por ejemplo, al seleccionar una palabra del texto.

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Unidad 2. Ejercicio: Elementos de la pantalla

Ejercicio 1: Barra de herramientas de acceso rpido


En este ejercicio practicaremos la utilizacin de la barra de herramientas de acceso rpido.
1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.
2. Haz clic sobre Documento en blanco para abrir un nuevo documento, escribe tu nombre
completo en el documento en blanco que se muestra.
3. Pulsa la tecla INTRO y escribe tu fecha de nacimiento debajo.
4. Ahora haz clic en la flecha Deshacer Escritura de la barra de acceso rpido que es la que
est situada en la zona superior izquierda.
Si no tienes claro qu botn es Deshacer, deja el cursor unos segundos sobre cada uno de
ellos para ver un pequeo globo informativo con sus nombres hasta localizarlo.
5. Comprobars que la ltima accin realizada se revertir. Es decir, la fecha de nacimiento ha
desaparecido.
6. Ahora, haz clic en Rehacer Escritura, que es el botn en forma de flecha que hay junto
a Deshacer. Sigue el mismo procedimiento que antes para comprobar cul es si no lo tienes
claro.
7. Observars que has recuperado la fecha.
8. Por ltimo, haz clic en Guardar en esta misma barra. Se abrir una ventana nueva. Observa
que el nombre que se va a dar al documento es tu nombre propio. Esto se debe a que Word
automticamente sugiere que el documento tome el nombre de la primera frase que encuentra
en su contenido, porque esta suele ser el ttulo. Pulsa el botn Guardar que hay en la zona
inferior de la misma. Elige la carpeta donde quieres guardarlo. No cierres el documento.
Puedes continuar con el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2: Barra de ttulo


En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de ttulo.
1. Localiza la barra de ttulo. Recuerda que se trata de la zona superior que ocupa todo el ancho
de la ventana.
2. Observa que se muestra tu nombre completo, al ser el nombre con el que guardamos el
archivo en el ejercicio anterior.
3. Ahora, cntrate en los botones que hay a la derecha del todo de esta
barra: Presentacin, Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Sita el cursor encima de
cada uno de estos botones para comprobar cul es cada uno leyendo el texto de ayuda que
se va mostrando.
4. Pulsa el primero, Minimizar. La ventana desaparecer. Para recuperarla, pulsa el logotipo de
Word en la barra inferior de la pantalla, donde se encuentra en botn de Inicio de Windows.
La ventana volver a mostrarse tal y como estaba.
5. A continuacin, debers pulsar el segundo botn, Maximizar. Comprobars que Word pasa a
ocupar toda la pantalla. Luego vuelve a pulsarlo para que recupere su tamao habitual.

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6. Por ltimo, pulsa el botn Cerrar. Si no has realizado ninguna modificacin sobre el
documento
tras
haberlo
guardado,
Word
se
cerrar.
En caso contrario se mostrar un mensaje que preguntar si guardar los ltimos cambios
realizados, debers responder si Guardar o No guardar para continuar con el cierre. En este
caso en concreto haz clic en Cancelar para cancelar el cierre y seguir con los ejercicios (o
bien cierra y vuelve a abrir si quieres probarlo).

Ejercicio 3: Barra de desplazamiento y zoom


En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de desplazamiento y del zoom.
1. Partimos del supuesto que el documento que has creado en este ejercicio est abierto.
Localiza la barra de desplazamiento vertical, en la zona derecha de la ventana. Haz clic en
ella y arrstrala hasta abajo. Lo normal ser que ya no veas en pantalla el texto que
introdujiste, sino que vers dibujado el final de la hoja.
2. Aumenta el zoom al mximo (500%) bien arrastrando el deslizador inferior o bien con el botn
en forma de +. Apreciars que el texto ahora se ve muy grande y que no se ve el ancho total
de la hoja. Fjate en la barra de desplazamiento vertical, la barra se ha hecho ms pequea,
esto indica que hay ms superficie oculta que no cabe en pantalla.
3. Ahora, centra tu atencin en la barra de desplazamiento inferior. Se trata de la barra horizontal,
que desplaza el documento a lo ancho. Arrstrala hacia la derecha hasta el final, poco a poco,
y observa cmo el texto con tu nombre va quedando a la izquierda hasta desaparecer. Luego,
regresa al punto inicial (a la derecha del todo).
4. Por ltimo, recupera el zoom al tamao real (100%). Para ello haz clic en el valor 500% y
selecciona la casilla donde se muestra el valor 100%. Luego, pulsa el botn Aceptar.

Ejercicio 4: Vistas
En este ejercicio veremos cmo cambiar de vista.

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1. Observa los botones de vista que hay junto al zoom, en la zona inferior derecha. Lo normal es
que est activada Diseo de impresin.
2. Activa el siguiente botn, Modo de lectura. Para salir de l debers pulsar Cerrar, arriba a la
derecha. Word volver a mostrar el documento en la vista de impresin.
3. Ahora activa el siguiente, Diseo web. Los bordes de final de pgina ya no se muestran, sino
que el texto se muestra sobre un lienzo infinito. Cambia el zoom al mnimo (10%) para ver
cmo, a pesar de que el texto se ha reducido, el espacio de trabajo sigue ocupando toda la
ventana. Luego, recupralo al 100%.
4. Vuelve a activar la vista Diseo de impresin.
5. Cierra Word.

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2.2. La cinta de opciones


Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas las
opciones que se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.

Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas


(Inicio, Insertar, Diseo...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen
vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia
durante el curso a la opcin Negrita, la nombraremos como Inicio >Fuente > Negrita.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaa.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su
esquina inferior derecha. Este botn abre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones
relacionadas con el grupo en cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en el
botn que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriramos el cuadro de
dilogo Fuente, y as consecutivamente.

Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el
usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la
ficha Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos
una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.

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42

sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el
men Archivo >Opciones > Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botn derecho
sobre la cinta de opciones y eligiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle
cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalizacin de la cinta de opciones. Adems,
si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que tambin te interese
aprender cmo exportar e importar la personalizacin del entorno.
En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa,
pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros con fondo gris en
lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde al comando Deshacer.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de
ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn

de

la zona derecha superior que abrir la ventana que se muestra a continuacin, con tres opciones.

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Ocultar automticamente la cinta de opciones. Mostrar slo las pestaas. Mostrar pestaas y
comandos.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparicin de pantallas tctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos
con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo
Toque. En este avanzado puedes ver como activarlo. Modo Mouse/Tctil.

Unidad 2. Avanzado: Personalizar Cinta de opciones


Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que trabajemos de forma
cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente las herramientas que ms frecuentemente
utilizamos. Para ello, disponemos de unas opciones de personalizacin que nos permiten gestionar
las opciones de las fichas:

- Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.
- Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los botones que ms utilizamos.
- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una pestaa y eligiendo la
opcin Personalizar cinta de Opciones en el men contextual.
Se abre una ventana como la siguiente:

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Vamos a ver cmo se utiliza.


Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que
podemos incluir en las fichas, y qu fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de
opciones).
- Comandos disponibles en: Podremos elegir entre los ms utilizados, los que no estn
disponibles

en

ninguna

ficha,

macros,

la

ficha

de

Archivo,

entre

otros.

- Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales
o las de herramientas.
Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn, en funcin de lo que
hayamos seleccionado en los desplegables explicados.
Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.
- Nueva pestaa permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel
que Inicio, Insertar, Frmulas, Datos, etc.
- Nuevo grupo permite crear una seccin dentro de la ficha ya existente (ya sea estndar o
personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podramos crear un grupo
llamado Documento que incluyera los botones Guardar y Cerrar, as no necesitaramos cambiar
a la ficha Archivo cada vez que guardamos.
- Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo, tendremos
que seleccionar el elemento y luego pulsar el botn. Se abrir un cuadro de dilogo donde
deberemos indicar el nuevo nombre.
- Restablecer permite recuperar el aspecto estndar de Word, sin mostrar las personalizaciones
realizadas.
- Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestaas.
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Simplemente seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posicin que
queremos que ocupe.
- Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botn (o comando) de las fichas.
A continuacin, veremos cmo utilizar estos elementos.

Aadir comandos a fichas existentes


Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya que
Word no nos permite modificar la organizacin de los grupos predeterminados. Los pasos a seguir
seran:
1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botn que necesitamos y visualizar la
ficha que queremos modificar.
2. Seleccionar la ficha y pulsar el botn Nuevo grupo.
3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre ms descriptivo.
4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botn Agregar. Repetir la operacin
con todos los comandos (botones) que se quieran incluir.
5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o el
grupo y moverlo hasta donde queramos.
6. Pulsar Aceptar.
El resultado ser el similar al siguiente:

En nuestro caso, hemos creado el grupo aulaClic en la ficha principal Inicio. Lo hemos situado
arriba de todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos incluido los
comandos Hipernculo y Agrandar fuente, que se encuentran en la lista de comandos
disponibles Comandos ms utilizados.

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Crear una nueva pestaa


Para crear una ficha con comandos personalizados dispares, que no se engloben en una
categora ya existente, lo mejor es crear una nueva pestaa.
1. Para ello, hacemos clic sobre el botn Nueva pestaa.
2.

Luego,

pulsamos Cambiar

nombre... y

le

indicamos

el

nombre

oportuno,

por

ejemplo, Personalizada.
3. Automticamente se crear un grupo dentro de ella, ya que las fichas deben tener como
mnimo un grupo que sirva de contenedor para los comandos.
4. Ya podras pulsar Aceptar y la ficha estara ah, vaca. Pero obviamente sto no sirve de nada,
as que lo lgico sera ir aadiendo los grupos y los comandos como hemos visto en el apartado
anterior, sobre la nueva barra que hemos creado.

Inhabilitar o habilitar fichas


Si alguna de las fichas no la utilizas nunca, puedes inhabilitarla para ocultarla y que deje de
aparecer la pestaa en tu entorno de trabajo.
Para ello, simplemente debers hacer clic sobre la casilla de verificacin que hay junto a su
nombre para desmarcarla

y para recuperarla, seguir el proceso

inverso, volver a hacer clic para que vuelva a quedar marcada.


Si lo que queremos es eliminarla definitivamente, haremos clic con el botn derecho del ratn
sobre ella y elegiremos Quitar en el men contextual. Ten en cuenta que no podrs eliminar las
fichas del propio programa, slo las personalizadas que hayas creado.

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Unidad 2. Avanzado: Importar y exportar el entorno personalizado


Cuando utilizamos frecuentemente un programa, como Word, suele ser habitual que lo
personalicemos: incluimos en la cinta fichas y los comandos que ms utilizamos. Esto nos ayuda a
trabajar ms cmodamente y con eficacia. Pero en ocasiones, tenemos que compartir un ordenador
con compaeros de otro turno en el trabajo, o debemos trabajar en otro equipo. Acostumbrarse a
trabajar con el entorno por defecto, despus de haber cogido agilidad utilizando nuestro propio
entorno supone un tiempo valioso.
Por eso es interesante exportar nuestras personalizaciones. Para luego poder importarlas en
cualquier momento y equipo que disponga de Word 2016. De sta forma podremos trabajar
cmodamente sin que ello suponga una molestia para el resto de usuarios del programa.
Lo primero es exportar nuestro entorno, desde el men Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta.

Elegimos

el

botn Importar

exportar y

seleccionamos Exportar

todas

las

personalizaciones. Se guardar un archivo con extensin .exportedUI en la carpeta que


indiquemos. Una buena costumbre es guardar este archivo en una memoria usb extrable o similar,
que nos permitan tenerla a mano en cualquier momento.

Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botn y escogeremos la opcin Importar
archivo de personalizacin.
Si vamos a importar en un equipo ajeno nuestra personalizacin, es interesante que guardemos
la del usuario propietario antes.
Para devolver el programa a su aspecto original y eliminar todas las personalizaciones,
deberemos pulsar el botn Restablecer.
Las opciones para importar y exportar la cinta tambin estn disponibles para la barra de
herramientas de acceso rpido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rpido> Ms comandos. Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior
izquierda.

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Unidad 2. Avanzado: Modo Mouse/Tctil

Word permite trabajar en modo Mouse o en modo Tctil.


El modo Mouse es el modo convencional utilizado para dispositivos que utilizan el ratn,
mientras que el modo Tctil est pensado para ser utilizado en dispositivos tctiles o para
personas con visin reducida.
Aqu tienes la misma ventana abierta en los dos modos:

En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos estn diseados para aprovechar
mejor el espacio, son ms pequeos y caben ms comandos en la cinta de opciones.

En el modo TOQUE los comandos son ms grandes y hay ms espacio entre ellos lo que
facilita su uso en dispositivos tctiles.
Una forma sencilla y rpida de poder cambiar de un modo a otro se consigue aadiendo la
opcin Modo mouse/tctil a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el ltimo botn y selecciona
la opcin Modo mouse/tctil:

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Como puedes ver en la imagen puesta a continuacin, en la barra se ha aadido un nuevo botn
que te permite seleccionar el modo que quieras de forma cmoda y rpida.

Para quitar el botn de la barra solo tienes que volver a abrir el men de la barra de herramientas
y hacer clic sobre la opcin para deseleccionarla.

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2.3. La ficha Archivo


La pestaa Archivo a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la
modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones referentes a la
aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un
panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir de la
siguiente imagen.

Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en
la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo.
La principal caracterstica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda
aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones aparecen
otras opciones ms en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el
comando Abrir genera las opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece
una lista con varios documentos recientes.
OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en la unidad 22, por
el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook, hotmail, ...) ya disponemos de
espacio en OneDrive para guardar documentos.

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Otra particularidad es la presencia del botn

para volver atrs que slo aparece en la

ficha Archivo.

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cinta de
opciones y ficha Archivo

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Unidad 2. Ejercicio: Cinta de opciones


Ejercicio 1: Cinta de opciones
En este ejercicio veremos cmo utilizar la cinta de opciones.
1. Abre Word. En la pantalla inicial vers los documentos Recientes. Si se muestra el documento
que lleva tu nombre, que creaste anteriormente, haz clic para abrirlo.
2. En otro caso haz clic en Abrir otros documentos y bscalo.
3. Ahora deber mostrarse el documento con el que hemos estado trabajando. Observa que
Word nos ha situado de nuevo en la ficha Inicio.
4. Ve haciendo clic en todas las pestaas, una por una y en orden, para observar cmo van
cambiando las opciones de la cinta.
5. Luego, regresa a la ficha Inicio y localiza el grupo Prrafo. Recuerda que el nombre de grupo
siempre est escrito en la zona inferior de la cinta, y que cada grupo est separado del resto
por unas lneas verticales que delimitan sus herramientas.
6. Haz clic en tu nombre y pulsa el botn Centrar del grupo Prrafo. Para saber cul es, como
siempre, recorre uno a uno los botones sin hacer clic en ellos. El nombre ahora aparecer
alineado horizontalmente al centro de la pgina.
7. Pulsa la tecla ALT en tu teclado. Aparecern una serie de nmeros y letras sobre la cinta que
te permitirn utilizarla mediante el teclado.
8. La tecla que corresponde al nmero 2 es la que ejecuta la accin Deshacer que ya
conocemos. Plsala y a continuacin pulsa INTRO. Observars que el nombre vuelve a su
posicin inicial, deshaciendo la accin de centrado que acabamos de realizar.
9. Ahora, haz clic en el botn de la esquina inferior derecha del grupo Prrafo, para ver ms
opciones del grupo. Se abrir un cuadro con ms opciones. Obsrvalo y cirralo.
10. Para finalizar, haz clic en el botn
que permite ocultar y mostrar la cinta, que est situado
a la derecha, junto al botn en forma de interrogacin. Oculta la cinta y vuelve a mostrarla,
observando el espacio de trabajo que se gana en la zona de redaccin del documento.

Ejercicio 2: Ficha Archivo


En este ejercicio profundizaremos en la ficha Archivo.
1. Haz clic sobre la ficha Archivo. Observa que ya no se ve el documento, sino que las opciones
ocupan toda la superficie de la ventana.
2. Pasa el ratn sin hacer clic por cada una de las opciones del men de la izquierda. Fjate en
que el fondo toma un color azul oscuro al hacerlo. Haz clic en Opciones y observa que se
muestra una nueva ventana con las diferentes opciones de personalizacin. Adems, te
sacar de la ficha Archivo, y no situar en la ficha Inicio con el documento abierto.
3. Regresa de nuevo a la ficha Archivo. Observa que la opcin Recientes tiene un texto con
fondo azul claro y muestra a su derecha la lista de archivos recientemente utilizados. En este
caso no abriremos ninguno.
4. Ahora haz clic en Nuevo y fjate en que el comportamiento es similar. Ahora se muestran las
plantillas para abrir documentos.
5. Para finalizar, haz clic en la flecha superior y luego en la X de la derecha para cerrar Word.
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2.4. Ayuda de Word


Tenemos dos mtodos para obtener ayuda en Microsoft Word.
Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos segundos para
que aparezca una ventanita con la explicacin sobre la funcin de dicho icono. Por ejemplo, en la
siguiente imagen vemos la explicacin sobre el icono Borrar todo el formato.

Qu desea hacer?.
Si
botn

con

la

ayuda

contextual

no

tenemos

suficiente,

podemos

hacer

clic

en

el

y se abrir una caja de bsqueda para que escribamos nuestra pregunta

o duda. Por ejemplo, si escribimos "tabla" veremos que nos ofrece un cuadro desplegable con las
opciones que muestra la siguiente imagen.

Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero adems, es capaz de ejecutar el
comando que estbamos buscando. Por ejemplo, en este caso, podemos insertar una tabla en el
documento, con el comando Agregar tabla, si queremos ejecutarlo en ese instante, tambin
podremos Obtenga ayuda sobre "tabla", que nos llevar a la clsica ayuda de Word, o Bsqueda
inteligente de tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra mediante el
buscador Microsoft Bing.
Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecer una cuadrcula para elegir cuantas filas y
columnas queremos que tenga la tabla que se va a insertar en ese momento.
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En realidad, es como si hubiramos ejecutado el comando Tabla de la pestaa Insertar.


Si elegimos la opcin

iremos a la clsica Ayuda de Word que ya

exista en las versiones anteriores. Aparecer la ventana de la Ayuda con los resultados para la
palabra "tabla", como muestra la siguiente imagen.

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A esta ventana de ayuda tambin se puede acceder pulsando la tecla F1, en ese caso, no habr
ninguna palabra en la caja de bsqueda, y se mostrarn las categoras de la ayuda. Como vemos
en la siguiente imagen.

En la parte superior tenemos un men con diversos botones


.
- Botones bsicos de navegacin: Adelante, Atrs. Y la opcin para volver a la pgina de Inicio.
- Y botones de accin que te permitirn Imprimir o Cambiar tamao de fuente, que te ayudar
a ver ms grandes (o pequeas) las letras de la documentacin.
- Caja de bsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos
mostrar una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a
la ayuda de Microsoft Office en Internet y tambin de otros sitios de Internet, entre ellos, la pgina
web de aulaClic.
En esta edicin de Office, la ayuda se encuentra, fundamentalmente, en la red. Si no dispones
de conexin a Internet aparecer un mensaje indicndolo, como muestra la siguiente imagen, en
ese

caso

bsqueda

slo

podrs

obtener

ayuda

bsica

escribiendo

en

el

cuadro

de

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Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Ayuda
de Word

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Unidad 2. Ejercicio: Ayuda de Word

Ejercicio 1: Ejecutar la ayuda


En este ejercicio practicaremos distintas formas de iniciar la ayuda de Word.
1. Pulsa la tecla F1 para abrir la Ayuda. Si dispones de internet en el equipo, aparecer una
ventana como esta:

2. Haz clic en el enlace Introduccin. Se abrirn varias opciones.


3. Haz clic en el artculo Novedades de Word 2016. Puedes leerlo.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en el icono superior en forma de casa. Volvers al men
principal.
5. Sitate en el cuadro de bsqueda y escribe "combinar correspondencia" y pulsa la tecla
INTRO.
6. Se mostrarn varios artculos relacionados con el tema. La estructura de cada artculo es la
siguiente: En la primera lnea aparece el ttulo del artculo, con el enlace al artculo completo,
a continuacin, hay dos lneas con la descripcin del artculo.
7. Mueve la barra de desplazamiento vertical de la ventana de ayuda para ir viendo todos los
artculos. Al llegar abajo, pulsa Prximo, para seguir viendo resultados. Puedes hacer clic en
aquel artculo que te resulte ms interesante para leerlo.
8. Cuando hayas comprobado cmo funciona, cierra la ventana de ayuda.
9. Ahora vamos a obtener la misma ayuda de una forma distinta. Haz clic en el
botn

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10. Sitate en el cuadro de bsqueda y escribe "combinar correspondencia".


11. Haz clic en la opcin Obtenga ayuda sobre "combinar ..."
12. Observa cmo se abrir la misma ventana que acabamos de ver en el punto 6 de este ejercicio.
13. Cierra la ventana de ayuda.
14. A continuacin, vamos a obtener ayuda de otras fuentes, probablemente, distintas de
Microsoft.
15. Haz clic en el botn

16. Sitate en el cuadro de bsqueda y escribe "combinar correspondencia".


17. Haz clic en la opcin Bsqueda inteligente en "combinar ..."
18. Se abrir un panel lateral con enlaces a diversos sitios web con informacin relacionada con
"combinar correspondencia", por ejemplo, pueden aparecer artculos de wikipedia,
aulaclic.es, monografas.com, etc.
19. Puedes hacer clic en alguno de ellos para leer el contenido.

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Ejercicios unidad 2: El entorno de Word 2016


Ejercicio 1: Identificar los elementos
Inicia Word e identifica los siguientes elementos: barra de herramientas de acceso
rpido, barra de estado, barra de ttulo, cinta y zoom.

Ejercicio 2: Vista Backstage


Qu es la vista backstage y dnde la encontramos?

Ejercicio 3: Ayuda de Word


Utiliza la ayuda para averiguar cmo guardar un documento en Word.

Ejercicio 1: Identificar los elementos

barra de herramientas de acceso rpido: pequea barra superior izquierda con las acciones
ms frecuentes: guardar, deshacer, rehacer y personalizar.

barra de estado: barra inferior izquierda que muestra en qu pgina estamos situados y el
nmero de palabras del documento, as como su idioma.

barra de ttulo: barra superior donde se encuentra el nombre del documento y del programa
y algunos botones de utilizacin de la ventana: minimizar, maximizar y cerrar.

cinta: banda sobre la cual se encuentran los botones y herramientas que permiten trabajar
con Word. Se sita en la zona superior y est organizada en fichas que se van intercambiando
a travs de unas pequeas pestaas.

zoom: pequea barra situada en la zona inferior derecha, donde encontramos el porcentaje
del zoom del documento (siendo 100% su tamao real) y una pequea barra deslizante para
modificarlo.

Ejercicio 2: Vista Backstage


La vista backstage se encuentra en la ficha Archivo. Al activarla, se cubre toda la superficie del
documento y se muestran una serie de opciones que ocupan toda la ventana y que se corresponden
con la opcin del men Archivo que est seleccionada (Reciente, Nuevo, Informacin, ...).

Ejercicio 3: Ayuda de Word


Para consultar la documentacin y saber cmo guardar un documento en Word:
1. Hacemos clic en el botn

2. Escribimos Guardar documento en el cuadro de bsqueda.


3. Aparecern
distintas
opciones
en
comandos: Guardar, Guardar como, ...

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el

desplegable

que

ejecutarn

los

60

4. Si estos comandos no solucionan lo que buscbamos, podemos hacer clic en Obtenga ayuda
sobre "Guardar..." que har que se abra la ventana de la Ayuda clsica de Word con los
temas encontrados referentes a la palabra buscada.
5. Por ltimo, podemos usar la opcin Bsqueda inteligente en "Guardar ..." que buscar en
Internet mediante el buscador de Microsoft Bing.

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Unidad 3. Edicin bsica


Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cmo desplazarnos, seleccionar, eliminar,
copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras y las distintas
formas de ver un mismo documento.

3.1. Introduccin de datos


Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de teclear el texto y
controlar siempre dnde est situado el punto de insercin. En este apartado vamos a ver algunas
consideraciones tiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato que
veremos ms adelante.
En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y cul los prrafos de
contenido. sta distincin no es nicamente esttica, sino que ayuda a Word a hacerse una idea
de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento
bien estructurado siempre es ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creacin
de ndices.
Desde la pestaa Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo
de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar que el texto
introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal.
Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel
ms bajo en la jerarqua estructural) para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el
estilo Prrafo.
Veremos en detalle los estilos ms adelante.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro
de unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene
saber que, si algn momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes
hacer con la combinacin de teclas MAYS+INTRO.

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A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es as.
Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de lnea, sino la intencin de empezar un
nuevo prrafo. En tus inicios esto carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo
a dar formato estableciendo una distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s que
puede afectar al resultado final.
Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al margen inferior de
una pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden insertar de forma manual si queremos
pasar a la pgina siguiente, aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaa Insertar >
grupo Pginas > opcin Salto de pgina.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques
mediante saltos de lnea o mediante prrafos. La encontrars en la pestaa Inicio > grupo Prrafo.
Tiene el siguiente aspecto:

. Si la utilizas, el documento se llenar de marcas como las que ves

en la imagen.
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar
un salto de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos
pulsando INTRO para empezar un prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros
smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una
marca de salto de pgina.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botn

Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin
de Word es saber cmo afrontar las acciones que Word realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por
ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a
continuacin un espacio y texto:

Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests
utilizando el asterisco como vieta.

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Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el texto tendr una
tabulacin, por lo que no estar al mismo nivel que el resto.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto
al texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en
contra de nuestros intereses.

Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas,
logotipos, tablas, grficos y muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo
lo iremos viendo a lo largo del curso.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Introduccin de datos

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Unidad 3. Ejercicio: Introduccin de datos

Los prximos ejercicios te orientarn en la creacin de un currculum vitae. La propuesta inicial


es que lo crees con tus propios datos de forma que te resulte ms interesante. Sin embargo, si no
deseas invertir tiempo en pensar qu escribir, puedes consultar el ejemplo que se muestra del
resultado final. salo como referencia, pero trata de hacerlo siguiendo el paso a paso de los
ejercicios siguientes en vez de realizarlo por tu cuenta.

Ejercicio 1: Creacin de un texto


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En este ejercicio practicaremos la creacin de un texto estructurado con estilos.


1. Abre Word. Se iniciar un documento en blanco.
2. Localiza el estilo Ttulo 1 en la ficha Inicio. Haz clic en l y escribe Currculum vitae en la hoja.
Luego, pulsa INTRO y observa que el estilo activo ahora es Normal.
3. Selecciona ahora el estilo Ttulo 2 y escribe Datos personales. Pulsa INTRO.
4. Escribe Nombre: y a continuacin tu nombre. A este texto se aplicar el estilo Normal por
defecto. Luego, pulsa MAYS+INTRO para crear un salto de lnea. Recuerda que debes
pulsar primero la tecla MAYS y luego sin soltarla pulsar INTRO una vez.
5. Escribe Ciudad: y a continuacin tu ciudad. Luego, pulsa de nuevo MAYS+INTRO para crear
un salto de lnea.
6. Escribe Contacto: y a continuacin tu correo electrnico (si tienes) y tu telfono, o cualquier
forma de contacto que consideres oportuna. Luego, pulsa INTRO para indicar a Word que
vamos a cambiar de elemento.
7. Selecciona el estilo Ttulo 2 de nuevo y escribe Formacin. Luego, pulsa INTRO.
8. Detalla tus estudios de la forma en que consideres conveniente. Preferiblemente de forma
breve, indicando tu ms alta titulacin conseguida y siguiendo un orden cronolgico de ms
actual a ms antiguo en caso de introducir varios estudios. Luego, pulsa INTRO.
9. Selecciona el estilo Ttulo 2 de nuevo y escribe Idiomas. Luego, pulsa INTRO.
10. A continuacin, introduce los idiomas que conoces, separndolos por MAYS+INTRO de
modo que quede cada uno en una lnea. Para finalizar, pulsa INTRO.
11. Selecciona el estilo Ttulo 2 de nuevo y escribe Experiencia laboral. Luego, pulsa INTRO.
12. Introduce tu experiencia laboral bsica, tal y como hiciste con la formacin. Luego, pulsa
INTRO.
13. Selecciona el estilo Ttulo 2 de nuevo y escribe Informacin de inters. Luego, pulsa INTRO.

Ejercicio 2: Herramientas de Word


En este ejercicio nos familiarizaremos con el comportamiento de Word y la forma de trabajar con
l.
1. Escribe datos que puedan resultar de inters a la hora de buscar empleo. Esta vez debers
introducirlos con un asterisco y un espacio. Por ejemplo: * Carn de conducir tipo B. Observa
que el asterisco automticamente es modificado por Word, que entiende que deseamos crear
una lista y lo transforma en una pequea esfera negra.
2. Sin embargo, nosotros no deseamos que realice esta modificacin. De modo que haremos
clic sobre el icono en forma de rayo que aparece junto al asterisco y elige la
opcin Deshacer vietas automticas. Ahora se mostrar el asterisco original y ya
podremos continuar introduciendo el texto.
Inserta tanta informacin de inters como desees, siempre separndola en distintas lneas
con MAYS+INTRO.
3. Localizamos en la ficha Inicio, grupo Prrafo, la herramienta Mostrar todo . Tambin se
puede activar con CTRL+I. Observa los smbolos que se muestran, que indican dnde
hacemos un salto de lnea y dnde finalizamos un prrafo. Se distingue perfectamente cundo

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hemos pulsado INTRO y cundo MAYS+INTRO. Luego, desactiva la opcin de nuevo para
volver a ocultarlos.
4. Es probable que tu currculum no ocupe toda la pgina, pero no importa. Vamos a ir a la pgina
siguiente para redactar una carta de presentacin. Para ello necesitaremos realizar un salto
de pgina. Haz clic en la pestaa Insertar y sitate en el grupo Pginas. All, haz clic en la
opcin Salto de pgina. Word situar el punto de insercin al principio de la pgina 2 y vers
que en la barra de estado superior indica que nos encontramos en la Pgina: 2 de 2.
5. Redacta una pequea carta de presentacin que introduzca tu currculum.

Ejercicio 3: Repasando lo que ya sabemos


En este ejercicio realizaremos operaciones que ya conocemos de anteriores temas. Esto
suceder as a lo largo del curso, ya que el aprendizaje es progresivo y cada vez se irn dando por
conocidas las acciones previamente estudiadas.
1. Cambia a la vista Modo lectura, bien desde el botn inferior (junto al zoom), bien desde la
ficha Vista. Observa el resultado final y luego cirrala. En nuestro caso el resultado se muestra
en la imagen.
2. Si deseas realizar alguna modificacin o retoque puedes hacerlo. Luego, pulsa CTRL+G o el
botn Guardar. Debers guardarlo en tu carpeta de documentos, all donde pienses
almacenar todos los ejercicios que vayas realizando. Gurdalo con el nombre que te propone,
el del ttulo: Currculum vitae. Y ya puedes cerrarlo.

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3.2. Insertar smbolos


Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu ocurre si queremos
insertar algn smbolo o un carcter especial? O si queremos insertar ecuaciones matemticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaa Insertar > grupo Smbolos.

El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita la insercin
de ecuaciones. Si deseas aprender cmo introducir ecuaciones y frmulas en el siguiente
avanzado te explicamos cmo utilizar el editor. Insertar ecuaciones.
Desde el botn Smbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como smbolos
monetarios, el smbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el
submen que se despliega, haz clic en Ms smbolos.... Se abrir una ventana como la siguiente:

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68

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un smbolo, o seleccionarlo y pulsar
el botn Insertar, se incluir en el documento all donde est situado el punto de insercin. La
ventana no se cerrar hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitir insertar
varios smbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.
Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la
fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable
Subconjunto el tipo de smbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo
insertan automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de
dilogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas
son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el
botn Teclas....

Unidad 3. Avanzado: Insertar ecuaciones

Word dispone de un editor de ecuaciones que nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas
matemticas.
Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar > grupo Smbolos >
opcin Ecuacin.
Al hacer clic en el botn Ecuacin, se muestra una pestaa nueva: Herramientas de
ecuacin > Diseo de ecuaciones. sta pestaa contiene una serie de herramientas tiles que se
organizan en los grupos Herramientas, Smbolos y Estructuras.

Tambin se observa en la hoja un lugar especfico donde podemos insertar la ecuacin/formula


que deseemos.

Este es el aspecto de la ecuacin en edicin:

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69

Pero el aspecto final lo apreciars si haces clic en cualquier zona del documento que no sea la
ecuacin:

Si en un momento dado necesitas cambiarla, simplemente haz clic sobre ella y aparecer de
nuevo el cuadro de edicin y la ficha de Diseo.

3.3. Desplazarse por un documento


Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y
corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la
modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla,
necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para
desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de
insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima
letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:


Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de
insercin se colocar en ese lugar. En las pantallas tctiles, en lugar de utilizar el ratn podemos
tocar con el dedo.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una
posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea
arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse

Presione las teclas

Una palabra a la izquierda

CTRL + flecha izquierda

Una palabra a la derecha

CTRL + flecha derecha

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70

Un prrafo arriba

CTRL + flecha arriba

Un prrafo abajo

CTRL + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:


Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad
que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor
mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse

Presione las teclas

Una pgina adelante

CTRL + AvPg.

Una pgina atrs

CTRL + RePg.

Al principio del documento

CTRL + Inicio

Al final del documento

CTRL + Fin

Nota: En

los

teclados

en

ingls

las

teclas

tienen

otros

nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.


Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma
grfica. La

longitud

de

barra de

desplazamiento

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vertical representa

la

longitud

del
71

documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto
de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una
pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo
movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de
la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.
-

Mediante

parte

las

flechas.

superior/inferior

Si

hacemos clic

en

la

flecha o

tringulo

de

la

nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos

pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de
desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos
seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble
flecha

superior/inferior

nos desplazaremos una pgina arriba/abajo.

Haciendo clic en el botn central del crculo

podemos cambiar el objeto pgina por otros, como

por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Las barras de desplazamiento horizontal.


Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en
sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la
izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo
que cabe en una pantalla.

En este tema bsico, puedes ver cmo utilizar la rueda del ratn para moverse a travs del
documento. Desplazamiento con la rueda del ratn .

Panel de navegacin.
En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el nmero de
pgina, se abre un panel de Navegacin similar a la que puedes ver en esta imagen.

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Tiene tres pestaas para navegar por:


1. El ndice con los ttulos que se generan automticamente al insertar ttulos en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que lo
contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta opcin con el nombre
anterior: Mapa del documento.

2. Por miniaturas de las pginas.


3. Por resultados de la bsqueda que hemos realizado utilizando la caja de bsqueda que hay
justo encima.
Tambin podemos abrir el panel de navegacin desde la pestaa Vista, opcin Panel de
navegacin, como se muestra en la imagen.

Ir a.
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incmodo realizar el desplazamiento de
las formas que hemos visto. Imagina que ests trabajando con un documento de 350 pginas y
quieres ir a la pgina 170. Sera una prdida de tiempo ir pgina a pgina. En esas ocasiones
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73

debemos utilizar la opcin Ir a. La encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Edicin >
men Buscar.

A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin
ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal),
un Comentario, etc.

Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Desplazarse por el
documento

Unidad 3. Ejercicio: Desplazarse por el documento

Abre Word. Despliega la ficha Archivo > Abrir y en Reciente escoge el documento Currculum
vitae, que realizamos en el ejercicio anterior. Trabajaremos con este archivo.

Ejercicio 1: Desplazarse por el documento


En este ejercicio practicaremos cmo desplazarnos a travs de un documento.
Queremos

modificar

los

estilos Ttulo

2,

es

decir,

los

apartados Datos

personales, Formacin, Idiomas, Experiencia laboral e Informacin de inters. Lo haremos


de modo que despus de cada uno de ellos haya dos puntos ( : ) que introduzcan los datos.
1. Haz clic despus de Datos personales y escribe los dos puntos (recuerda que debes hacerlo
con MAYS + tecla de punto). El resultado ser Datos personales:.
2. Repite la operacin para Formacin.
3. Ahora, pulsa la tecla FLECHA ABAJO hasta situarte en la lnea del ttulo Idiomas. Si el punto
de insercin est al final, teclea los dos puntos y sigue bajando con la flecha hasta el prximo
ttulo.
Si el ttulo es ms largo que el anterior, como ocurre con los ltimos ttulos, el punto de
insercin quedar a mitad palabra y no al final. En tal caso debers pulsar la tecla FIN para
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74

situarte al final de la lnea. Repite la operacin con el resto de ttulos (Experiencia


laboral e Informacin de inters).
Ahora queremos incluir el telfono de contacto en la carta de presentacin, por si hay algn
problema y se extrava el currculum que puedan solicitarlo de nuevo.
1. Pulsa CTRL+Av Pg para ir a la siguiente pgina. Te situar al principio de la misma, pero no
es eso lo que buscamos, sino que queremos ir al final para incluir el telfono bajo el nombre.
Por lo tanto, pulsamos CTRL+FIN que lleva el punto de insercin al final del documento.
2. Una vez al final, pulsamos MAYS+INTRO para crear un salto de pgina e introducimos
nuestro telfono.
3. Luego volvemos arriba del todo con la barra de desplazamiento. Lo podemos hacer
arrastrndola hacia arriba o con el botn para ir a la Pgina anterior .
4. Los botones Pgina anterior y Pgina siguiente de la barra de desplazamiento son muy
cmodos. Sin embargo, en documentos largos puede interesarnos ir rpidamente a una
determinada pgina. Practica cmo hacerlo haciendo clic en la barra de estado, sobre el
texto Pgina: 1 de 2.
5. Se abrir el panel Ir a y veremos en la lista de la izquierda que est seleccionado Pgina. Lo
nico que deberemos hacer es escribir 2 en el cuadro de texto Nmero de la pgina de la
derecha. Visualizaremos de nuevo la carta. Pulsamos el botn Cerrar para cerrar la ventana.

Ejercicio 2: Panel de navegacin


Finalizaremos viendo un elemento muy til para el desplazamiento: el panel de navegacin.
1. En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el nmero de
pgina, se abrir el panel de navegacin. Tambin desde la pestaa Vista y activamos la
casilla correspondiente a Panel de navegacin.
2. Se mostrar un panel en el lateral izquierdo. En l encontraremos ordenados jerrquicamente
y por orden de aparicin los distintos ttulos del documento. Haz clic en Formacin:. Word
nos situar en la primera pgina, exactamente en ese apartado. Prueba con varios de
ellos: Informacin de inters, Datos personales... Sera interesante que no los probaras en
orden, sino que apreciaras cmo va de delante a atrs y viceversa.
3. Pero no sirve nicamente para navegar a travs de los ttulos. Utiliza el cuadro buscador del
panel para introducir una palabra clave. Por ejemplo: RRHH. Observars cmo Word te sita
justo donde aparece esa palabra y la resalta de color amarillo de forma temporal.
4. Cierra el panel con su correspondiente aspa, en la esquina superior derecha del mismo. Word
vuelve a mostrar el ltimo ttulo mostrado, ignorando el desplazamiento de la bsqueda. En
cambio, si bajamos la barra de desplazamiento hasta abajo, comprobaremos que la palabra
que habamos buscado (RRHH) est seleccionada.
5. Ya puedes cerrar el documento guardando los cambios.

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75

3.4. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle
a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto
seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado
(normalmente en azul o negro).

Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado:


Ratn. Para seleccionar con el ratn hay dos mtodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn,
mover el cursor hasta el final de la seleccin.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedar seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se
convierte en una flecha

, hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si

hacemos dobleclic, el prrafo completo quedar seleccionado.


- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar
enmarcado por un recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar

Presione las teclas

Un carcter a la derecha

Mays. + flecha derecha

Un carcter a la izquierda

Mays. + flecha izquierda

Palabra a la derecha

Ctrl + Mays.+ flecha derecha

Palabra a la izquierda

Ctrl + Mays.+ flecha izquierda

Hasta el final de la lnea.

Mays. + Fin

Hasta el principio de la lnea.

Mays. + Inicio

Una lnea abajo

Mays. + flecha abajo

Una lnea arriba

Mays. + flecha arriba

Hasta el final del prrafo

Ctrl + Mays. + flecha abajo

Hasta el principio del prrafo

Ctrl + Mays. + flecha arriba

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76

Una pantalla abajo

Mays. + AvPg

Una pantalla arriba

Mays. + RePg

Hasta el final del documento

Ctrl + E

Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te
permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar

Presione las teclas

Un carcter a la izquierda

Retroceso (BackSpace)

Una palabra a la izquierda

Ctrl + Retroceso

Un carcter a la derecha

Supr

Una palabra a la derecha

Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra
seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

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3.6. Deshacer y rehacer


Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un
prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es
necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos
deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
La ltima accin realizada.
Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono Deshacer,

de la barra de acceso

rpido.
Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las ltimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer

, aparecer una lista

con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias
acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres
acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer,
por ejemplo, Escritura "la", Escritura "el", Negrita.

Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer

, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que

acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin


porque pensamos que no queda bien en cursiva, pero al cabo de un momento pensamos que s
queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.

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Repetir formato.
Cuando el botn Rehacer no est activo, en su lugar aparece el botn Repetir formato

que

permite repetir la ltima accin de formato realizada. Por ejemplo, si seleccionamos una palabra y
le cambiamos el tamao de fuente a 14, bastar con seleccionar otra palabra y pulsar este botn
para cambiarle el tamao a 14. Este botn es til si tenemos que aplicar una accin a varias
palabras distribuidas por distintas partes del texto.

3.7. Copiar, cortar y pegar


Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden
utilizar varios mtodos.
Mediante el ratn y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio:

1. Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar.


2. Hacer clic en el icono copiar

o cortar

,.

3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratn:
Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men
contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.

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Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta
que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las
personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos
de los ltimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar
una de ellas. Si quieres ver ms sobre el manejo del portapapeles, puedes verlo aqu El
Portapapeles

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Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Copiar y pegar

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Unidad 3. Avanzado: El Portapapeles


El portapapeles
En el portapapeles, Word 2016 se va guardando lo que copiamos o cortamos.
Cada vez que realizamos las acciones Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles,
aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automtico del portapapeles. Al copiar
se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ltimo elemento que se copi.
Pero el portapapeles tambin se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus
posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la caracterstica de copiado
selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qu elemento pegar (o
pegarlos todos). Tambin se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra
caracterstica interesante es que nos permite copiar y pegar fcilmente entre diferentes
aplicaciones de Microsoft Office.

Cmo se usa?
El portapapeles est siempre activo, pero no tiene sentido verlo en pantalla cuando slo
queremos pegar o copiar el ltimo elemento.
Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el panel Portapapeles de Office, para
ello ir a la pestaa Inicio, y hacer clic en el botn inferior derecho del grupo Portapapeles, segn
se ve en la figura.

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82

El

portapapeles

se

muestra

en

el

panel

como

puedes

ver

en

la

imagen.

En la parte superior tenemos los iconos para mover y cerrar el portapapeles.


Luego tenemos dos botones para Pegar todo y Borrar todo.
A continuacin, aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada elemento tiene un
icono delante que nos informa de su origen co un icono. Observa que en el caso de las imgenes,
se ve una previsualizacin de las mismas.

Aadir elementos al portapapeles


Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos aadir elementos en Word
2016 o en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la
funcin Copiar y Pegar (que son la mayora), para ello basta con ir al programa del que deseamos
copiar y hacer Copiar, al volver a Word 2016 observaremos que se ha aadido un nuevo elemento.
Esto nos permite, por ejemplo, poder copiar texto de pginas web.

Pegar
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento.
Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre l, o copiar todos los elementos
pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estndar o la
combinacin de teclas CTRL+V, se pegar el ltimo elemento del portapapeles.
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Vaciarlo
Pinchar en el icono Borrar todo

y se borrarn todos los elementos.

Si queremos borrar un slo elemento, colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecer una
pequea flecha, al hacer clic sobre ella aparecern las opciones Pegar y Eliminar (como puedes
ver en la imagen) para borrar el elemento seleccionar Eliminar.

Estructura
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como
cuando dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar aadimos un elemento que pasar a ser el ltimo de la pila, y cuando
hacemos Pegar sacamos de la pila el ltimo que se apil.
Si queremos aadir ms elementos cuando est llena, deberemos eliminar el primero de la pila.
Cuando hagamos Copiar la vigsimo tercera vez Word 2016 nos preguntar si queremos borrar lo
que copiamos en primer lugar.
Lo que diferencia al portapapeles de una pila en sentido estricto, es que aqu existe la posibilidad
de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que
hacemosPegar no se elimina el ltimo elemento de la pila, slo se pega en el documento.

Diferencias entre el portapapeles de Office y el de Windows.


El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin
embargo estn estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, tambin se copia
en el de Windows y cada vez que copiamos en el de Windows se aade un elemento al de Office.
Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicacin que tenga la
funcin Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el portapapeles de
Office slo se puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras
aplicaciones hay que usar el portapapeles de Windows. Tambin hay que tener en cuenta que
al hacer Borrar todo en el de Office tambin se borra el de Windows.

Ms cosas
1. Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen
diferentes iconos, los elementos copiados desde Word2016 tienen un icono con una letra W,

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84

los elementos de otros programas no la tienen. Por ejemplo, en la figura anterior, el


elemento office
2. Se puede personalizar el uso del portapapeles desde el botn Opciones. En la siguiente
imagen puedes ver las distintas opciones disponibles.
3.

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85

Unidad 3. Ejercicio: Copiar y pegar


Abre Word. Trabajaremos con un documento en blanco.

Ejercicio 1: Copiar y pegar un texto


En este ejercicio practicaremos cmo copiar y pegar texto.
1. Escribe una vez el texto En Word copiamos con CTRL+C y pegamos con CTRL+V.
2. Haz clic en el margen izquierdo de la hoja, a la altura de la lnea que acabas de escribir.
Asegrate de que el cursor apunta hacia la derecha y no, como suele hacerlo, hacia la
izquierda. De este modo seleccionaremos toda la lnea, ya que, el primer paso para copiar un
texto es seleccionarlo.
3. Pulsa CTRL+C o el botn Copiar de la ficha Inicio > grupo Portapapeles. Aparentemente no
ocurre nada.
4. Pulsa FIN para situar el punto de insercin al final de la lnea y quitar la seleccin. Luego pulsa
INTRO para empezar un prrafo nuevo.
5. Pulsa CTRL+V o el botn Pegar de la ficha Inicio. Para hacerlo, mantendrs pulsado CTRL
pero te asegurars de realizar una pequea pulsacin con la V. Sin soltar CTRL, haz tres
pulsaciones con la V. La copia se pegar tres veces, es decir, tendremos cuatro veces escrita
la misma frase con un mnimo esfuerzo.
6. Ahora, mantn pulsado CTRL y pulsa V de forma constante. Observars que se llenan hojas
y hojas con el mismo texto, hasta el momento en que soltamos la tecla.

Ejercicio 2: Practicando un poco ms


La utilidad real de copiar y pegar es muy vasta. Normalmente se utiliza para copiar un texto y
realizar pequeas modificaciones sobre l. Y especialmente se utiliza para pegar en Word
informacin

que

est

en

otro

documento

en

otra

fuente,

como

internet.

Este ejercicio tratar de la copia y modificacin de un texto de este curso en Word.


1. Primero, borraremos las frases anteriores. Para ello seleccionamos todo el texto del
documento con las teclas CTRL+E y pulsamos la tecla SUPR.
2. Selecciona el siguiente texto (clic antes de la primera letra y arrastrar sin soltar hasta la
ltima) y pulsa CTRL+C para copiarlo:
En ocasiones veo la luz mientras realizo los ejercicios de aulaclic. Entonces me doy
cuenta de lo mucho que me queda por andar, pero tambin de lo mucho que ya he
andado.
3. Luego, ve a Word y haz clic en Pegar o pulsa CTRL+V.
4. Ahora, haz doble clic sobre la palabra aulaclic en tu documento. Quedar seleccionada.
5. Escribe Word y de este modo el nuevo texto sustituir al seleccionado. El resultado ser la
frase:
En ocasiones veo la luz mientras realizo los ejercicios de Word. Entonces me doy cuenta
de lo mucho que me queda por andar, pero tambin de lo mucho que ya he andado.
6. Por ltimo, abre el panel del Portapapeles, haciendo clic en el pequeo botn de la esquina
inferior derecha de su grupo. Observars que sigue en la memoria la frase que has copiado,
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de modo que, si pulsas Pegar de nuevo, se pegar otra vez. Cierra el panel con su aspa en la
esquina superior derecha.
7. Cierra el documento sin guardar los cambios.

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3.8. Opciones de pegado


Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por
ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en
negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya
que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones
de pegado.
Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en
ella

se

despliega

una

lista

con

las

opciones

que

puedes

ver

en

esta

imagen.

De izquierda a derecha, las opciones permiten:


- Mantener el formato de origen (opcin predeterminada).
- Combinar formato.
- Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuacin.

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En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podras
convertir un texto que hayas copiado en formato HTML a formato RTF o viceversa.
Esta ventana ser diferente segn el objeto que vayamos a copiar, texto, imagen, etc.

Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo
de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista superior.

3.9. Buscar
Mediante el botn Buscar

podemos buscar texto en el documento.

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o con la
combinacin de teclas CTRL+B.

Se abrir el panel de Navegacin que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse

por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores
versiones de Word.

En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que
queremos localizar y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una
seleccin realizada. Si hay texto seleccionado buscar nicamente en la seleccin.
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Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no es sensible a
maysculas y minsculas. Es decir, que, si buscas el trmino apartado, tambin considerar como
resultado vlido Apartado. Si quieres que tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y
como lo has escrito en la caja de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas,
as: "apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendramos resultados, puesto que las 4
coincidencias estn escritas con A mayscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los trminos encontrados
con un fondo amarillo. Adems, Word nos situar en la pgina y posicin donde se encuentre la
primera coincidencia. Lo distinguirs porque la palabra, adems de encontrarse con fondo amarillo,
tendr el fondo de seleccin azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel
de Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de
una coincidencia a otra, en orden de aparicin.
La mayora de veces ser suficiente con esta bsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de
ms opciones de bsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado:

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Unidad 3. Avanzado: Opciones de bsqueda


Buscar desde el panel de Navegacin
De entrada, para buscar utilizamos el panel de navegacin que se abre al pulsar el
botn Buscar o

las

teclas CTRL+B,

pero

sus

opciones

son

algo

limitadas.

Si queremos acceder a otras opciones, debemos desplegar el men de la pequea flecha triangular
que hay situada junto a la lupa de bsqueda.

En el apartado Buscar del men encontramos las


opciones Grficos, Tablas, Ecuaciones, Notas al pie o notas al final y Comentarios.
Haciendo clic sobre una de ellas, podremos filtrar el tipo de objetos que queremos que nos
devuelva la bsqueda.
Si pulsas Opciones... se abrir un cuadro de dilogo que te permitir especificar ciertos
detalles referentes a la bsqueda.

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El botn Establecer como predeterminado te permitir especificar una determinada


configuracin como modo de bsqueda sin tener que configurarlo cada vez.

Buscar desde el cuadro Buscar y reemplazar


Si has utilizado anteriores versiones de Word, y solas manejar el cuadro de bsqueda, lo puedes
mostrar pulsando el pequeo tringulo del botn Buscar, del grupo Edicin, se abrir el
desplegable que ves en esta imagen:

Elige Bsqueda avanzada... y aparecer la siguiente ventana.

Este cuadro te puede ayudar a aprender a utilizar comodines en tus bsquedas. Pulsando
el botn Ms, adems de las opciones que hemos visto en el apartado anterior, encontrars el
botn Especial. Si activas la casilla de verificacin Usar caracteres comodn y a continuacin
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pulsas Especial, vers que se despliega un men con la lista de los comodines disponibles. Por
ejemplo, el comodn ? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye a cualquier conjunto
de caracteres, etc.
Un consejo: Practica con los comodines con esta pequea ayuda, y cuando ya los controles y
te sepas de memoria los ms frecuentes, deja activada la casilla Usar caracteres comodn y de
esta forma podrs trabajar con comodines directamente en el panel, sin tener que pararte a abrir el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Si no tienes activa la casilla Usar comodines puedes utilizar igualmente el botn Especial. En
tal caso, el men que desplegar no mostrar comodines, sino teclas que simbolizan caracteres
especiales u objetos, como saltos de lnea, grficos o prrafos. Al utilizarlos, se insertar su
correspondiente smbolo en la caja de bsqueda.
Por ejemplo, imagina que quieres buscar la palabra Hola, pero slo si se encuentra tras una
tabulacin. Para hacerlo, simplemente deberas pulsar el botn Especial y seleccionar la
opcin Marca de tabulacin, se introducira el texto ^t en la caja de bsqueda y a continuacin
deberas escribir Hola. El resultado sera la bsqueda de ^tHola.
Si queremos que tambin intervengan caractersticas de formato en la bsqueda utilizaremos
el botn Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra slo cuando est en negrita.
Desde este cuadro de bsqueda tienes acceso directo a la opcin Reemplazar, simplemente
haciendo clic en su pestaa. De esta forma podrs proceder a substituir los trminos que hayan
coincidido con una bsqueda ya realizada. Sus opciones son bsicamente las mismas que ya
hemos visto.

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3.10. Buscar y reemplazar


Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el
botn Reemplazar

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Reemplazar, o con la
combinacin de teclas CTRL+L.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar


con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora
podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin
preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Buscar y
reemplazar

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Unidad 3. Ejercicio: Buscar y reemplazar

Abre Word. Trabajaremos con el documento en blanco que se muestra. Copia y pega en l el
texto siguiente:
Me llamo Mara y soy de Valencia. Estoy siguiendo el curso de Word para aprender a sacar
partido a mi ordenador y progresar en el mbito laboral. Conocer este programa me ayudar a
redactar documentos con mayor eficacia.
Fdo.
Mara (Valencia).
Recuerda que para copiarlo debes seleccionarlo aqu y pulsar CTRL+C y luego, en Word, pulsar
CTRL+V.

Ejercicio 1: Buscar y reemplazar


Observa que el nombre y la ciudad se repiten en dos ocasiones en el texto. No importa si son
dos o dos mil, podremos reemplazarlo fcilmente de la siguiente forma:
1. Pulsamos las teclas CTRL+L o bien seleccionamos la herramienta Reemplazar en la
ficha Inicio, grupo Edicin.
2. En el cuadro de dilogo, escribe Mara como valor a buscar y en el cuadro de
texto Reemplazar con escribe tu nombre. Luego, pulsa el botn Reemplazar todos. Un
mensaje nos avisar de que se ha sustituido el valor en dos ocasiones. Lo aceptamos.
3. Repite la operacin para la ciudad. El valor a buscar ser Valencia y el valor a reemplazar la
ciudad donde vives.
El texto ahora est totalmente personalizado y de una forma rpida y sencilla. El resultado ser
similar al siguiente:
Me llamo Pablo y soy de Buenos Aires. Estoy siguiendo el curso de Word para aprender a
sacar partido a mi ordenador y progresar en el mbito laboral. Conocer este programa me
ayudar a redactar documentos con mayor eficacia.
Fdo.
Pablo (Buenos Aires).
Ya puedes cerrarlo, sin guardar los cambios.

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3.11. Las vistas


Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo
mismo, la vista

Desde esta barra tenemos acceso a las vistas Modo lectura,

Diseo de impresin y Diseo web.


Para acceder a todas las vistas debes hacerlo desde la pestaa Vista > grupo Vistas de
documento, que incluye Esquema y Borrador.

Diseo de impresin. Es la vista predeterminada. En esta vista se pueden aplicar formatos y


realizar la mayora de las tareas habituales. Se ve tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se ve el encabezado Parque Natural S. Bicuerca en la
parte superior derecha y un cuadro de texto con fondo azul, ajustado alrededor del texto.

Modo lectura. Esta vista permite visualizar la pgina de una forma muy limpia, con pocos
elementos para facilitar la lectura. En esta vista no se ven los los encabezados y pies de pgina. Si
el espacio de la pantalla lo permite, muestra dos pginas por pantalla.
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Podemos ver algunas diferencias respecto al modo impresin de la imagen anterior, aqu, en
modo lectura, no se ve el encabezado Parque Natural S. Bicuerca y el cuadro de texto con fondo
azul, se ve con menor tamao. El tamao de letra es mayor.

Esta pantalla de lectura tiene las siguientes tres caractersticas:


1. Cuando tenemos la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se mantiene una pantalla
con los mnimos elementos para que la lectura sea ms cmoda. As en la parte superior se ve tan
slo una pequea barra con cuatro botones tal como se muestra aqu
El primer botn hace desaparecer la barra de estado y la barra superior se hace de color gris
claro y con menos botones, como se ve a continuacin.
Los otros tres botones tienen el comportamiento que ya conocemos, minimizar, maximizar y
cerrar.

2. En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar pgina.
3. En la parte inferior la barra de estado cambia el diseo como muestra la siguiente imagen.

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Tiene un botn blanco que permite desplazarse rpidamente por todo el documento y en la barra
de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del nmero de palabras.
Cuando cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir ms tarde, Word nos
muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde dejamos el documento.

Basta con hacer clic en este aviso para ir al punto donde habamos dejado la lectura la ltima

vez. Pasados unos segundos, el aviso se hace ms pequeo.

Si no haces clic en el

aviso, este desaparece al poco tiempo. Este aviso tambin aparece en las otras vistas.

Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera si lo
publicramos en un navegador web, como Chrome, Internet Explorer o Firefox .
Respecto a los modos anteriores, en este modo no se ve el encabezado Parque Natural S.
Bicuerca y el cuadro de texto con fondo azul, se ve ajustado a la izquierda, en lugar de ajustado
al centro. Los mrgenes de la pgina son ms pequeos.

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Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los apartados que conforman
el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la
lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero
elimina elementos como grficos, encabezados o pies de pgina.

3.12. Ver varios documentos a la vez


En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventana, que nos ayudar a decidir cmo organizar
las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con ms de un documento a la vez.

El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los
documentos abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.

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Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro, permitindote ver
los dos de forma simultnea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra
de ttulo ms coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.

Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del
rea de la ventana.
Podemos variar el tamao y la posicin de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando
tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarn la altura, los bordes
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laterales la anchura y las esquinas ambas.


- Para cambiar la posicin, arrastra la ventana desde su barra de ttulo.

3.13. Dividir la pantalla


Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona
superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes
del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener que ir
cambiando de pgina una y otra vez.
En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite
esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin. No te
preocupes mucho por ajustarlo, ya que luego podrs arrastrarlo.

De esta forma, por ejemplo, podemos visualizar a la vez la primera y ltima pgina del
documento. Cada una de las divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las
herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se aplicarn all donde
se encuentre el punto de insercin o la seleccin.
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Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo de
nuevo la podremos eliminar.

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Ejercicios unidad 3: Edicin bsica

Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos


Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto. Para ello, debers utilizar los estilos
predefinidos.
La pgina 1 contendr:

La pgina 2 contendr:

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Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y, en caso de necesidad,
desplzate por el documento como hemos visto a lo largo del tema.
Para finalizar, guarda el documento con el nombre Fiesta.

Ejercicio 2: Buscar y reemplazar


Reemplaza el nombre Mara por Mara Prez. No lo hagas a mano, sino con la herramienta de
reemplazo.

Ejercicio 3: Deshacer
Deshaz la ltima accin, de forma que vuelva a llamarse Mara.

Ejercicio 4: Desplazarse
Incluye el nombre Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn,
en la pgina 2.

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Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos


1. Inicia Word desde el icono del Escritorio (doble clic) o desde el men Inicio (clic). Se abrir
automticamente
un
archivo
en
blanco
para
empezar
a
escribir.

2. Localiza los estilos de la ficha Inicio y pulsa sobre el estilo Ttulo 1. Teclea Invitados a la
fiesta: y pulsa la tecla INTRO.
Recuerda que si cometes algn error durante la introduccin del texto en el ejercicio, puedes
borrar con las teclas RETROCESO y SUPRIMIR una vez situado el punto de insercin junto
al error.
3. El punto de insercin estar en la lnea superior y el estilo seleccionado en la cinta
ser Normal. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de clase. Pulsa INTRO.
4. Escribe Teresa y pulsa MAYS+INTRO para realizar un salto de lnea simple, ya que el resto
de elementos que vamos a introducir formarn parte del mismo prrafo.
5. Repite la operacin con Ana, Paula, Carlos y Sebastin.
6. Escribe Pablo, que es el ltimo nombre, pero esta vez pulsa INTRO para indicar que finalizas
el bloque y que vas a insertar un prrafo nuevo. O, en este caso, un ttulo.
7. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de trabajo. Pulsa INTRO.
8. Escribe Marcos y pulsa MAYS+INTRO. Haz lo mismo con Patricia.
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9. Escribe Beln y finaliza pulsando la tecla INTRO.


10. Selecciona Ttulo 2 y teclea Familiares. Pulsa INTRO.
11. Escribe Roberto y pulsa MAYS+INTRO.
12. Escribe Claudia y pulsa INTRO.
13. Selecciona Ttulo 2 y teclea Contactos del gimnasio. Pulsa INTRO.
14. Escribe Mara y pulsa MAYS+INTRO.
15. Escribe Gloria y pulsa INTRO.
16. Para seguir escribiendo, pero esta vez en la pgina 2, haz clic en la pestaa Insertar. All,
localiza en el grupo Pginas la opcin Salto de pgina. El punto de insercin se situar al
principio de la segunda pgina, como podrs confirmar en la barra de estado inferior, donde
se leer Pgina: 2 de 2.
17. Selecciona el estilo Ttulo 2. Teclea Participan en regalo comn: y luego pulsa INTRO.
18. Escribe Teresa y pulsa MAYS+INTRO. Repite la operacin
con Carlos, Beln, Mara y Gloria.

19. Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y ver el resultado.
20. Pulsa Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido o bien en la ficha Archivo.
En el cuadro de dilogo, indica el nombre Fiesta y gurdalo en la carpeta donde tengas el
resto de ejercicios que has ido creando.

Ejercicio 2: Buscar y reemplazar


1. En la ficha Inicio, localiza la herramienta Reemplazar. La encontrars a la derecha, en el
grupo Edicin. Haz clic en ella para iniciar el cuadro de dilogo de reemplazo.
2. En el primer cuadro de texto, donde debemos introducir el trmino a buscar, escribe Mara.
3. En el segundo cuadro, donde debemos indicar el valor de reemplazo, escribe Mara Prez.
4. Haz clic en el botn Reemplazar todos. Se mostrar un mensaje que indica que se han
modificado dos instancias de este nombre, ya que Mara apareca tanto en la lista de invitados
como en la de personas que participan en el regalo. Pulsa Aceptar para cerrarlo.
5. Pulsa el botn Cerrar en la ventana de la herramienta reemplazar.
6. Observa el cambio en el documento, tanto en la hoja 1 como en la 2.

Ejercicio 3: Deshacer
Para deshacer el reemplazo, pulsa las teclas CTRL+Z o la flecha deshacer de la barra de
herramientas de acceso rpido.
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Comprueba que realmente se ha cambiado en ambas pginas, y que ahora vuelve a


llamarse Mara.

Ejercicio 4: Desplazarse
Para incluir a Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn nos
situamos en este apartado.
Hay muchas formas de hacer esto, lo ms sencillo sera desplazarse con CTRL+FIN, porque ya
sabemos que queremos ir al final del documento. Sin embargo, no siempre sabremos en qu
pgina est un determinado apartado, as que para practicar nos desplazaremos mediante
el Panel de navegacin.
1. En la pestaa Vista, activa la casilla Panel de navegacin.
Debera mostrarse un ndice con los ttulos de cada apartado. Si no es as, asegrate de que
ests situada en la primera de las tres solapas que hay dentro del panel. Se encuentran justo
bajo el cuadro de bsqueda del mismo.
2. Haz clic en el ttulo Participan en regalo comn:. Automticamente nos mostrar ese
apartado y situar el punto de insercin al principio del ttulo.
3. Haz clic justo despus del nombre Gloria o bien pulsa CTRL+FIN.
4. Pulsa INTRO e introduce el nombre Mara Fernndez.

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Unidad 4. Guardar y abrir documentos


4.1. Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la
pestaa Archivo, o bien el icono

de la barra de acceso rpido.

- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a
guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En
definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones
realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia
modificada por separado.
La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente.

En esta pantalla se puede elegir la ubicacin (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar
el archivo.
El dispositivo ms utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opcin Este PC. Tambin
podemos elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos
mostrar otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. Tambin podemos elegir otras
ubicaciones en la web.
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Una vez elegida la ubicacin podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicacin. Podemos
hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la pantalla o podemos
buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrir un cuadro de dilogo
similar al que ves a continuacin

- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono

no se abrir ningn cuadro de

dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido
guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin
que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. Aun as,
aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo
debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
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Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta
en que estamos situados, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo
en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un
documento y cuando pulsamos el botn Examinar la carpeta que se muestre sea la que est
destinada por defecto a guardar los documentos. Para ver cmo cambiar esa carpeta
predeterminada, visita este tema avanzado. Cambiar carpeta predeterminada al guardar
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 10.
Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las
subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Este
equipo > Documentos. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de
carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar.

Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar
el archivo.

Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos en Windows,
y cmo se organiza su estructura en el siguiente bsico: Estructura de archivos .

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Unidad 4. Avanzado: Cambiar carpeta predeterminada al guardar

Para

cambiar la

carpeta

predeterminada que

aparece

al pulsar Examinar, en el

comando Guardar como... debemos ir a la pestaa Archivo, y hacer clic en el botn Opciones.
Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora Guardar, donde
aparecern las opciones a modificar.

Aqu debemos seleccionar la carpeta que queremos que aparezca de forma predeterminada
cuando pulsemos Guardar. Lo haremos cambiando la Ubicacin predeterminada de archivos
locales, desde su correspondiente botn Examinar situado a su derecha.
Se abrir el cuadro de dilogo Cambiar posicin. Sitate dentro de la carpeta que quieras utilizar
para guardar la mayora de documentos y pulsa Aceptar.

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Observars que la ruta de la carpeta de ubicacin ha cambiado. Pulsa Aceptar en la ventana


de Opciones de Word para conservar el cambio.

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Unidad 4. Bsico: Estructura de archivos

Unidades, archivos y carpetas


Para comprender cmo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos

conceptos.
Unidad fsica. Son componentes fsicos que tienen la capacidad de almacenar informacin.
Algunos ejemplos son: el disco duro del ordenador, un DVD, una memoria USB, una tarjeta SD,
etc.
Unidad lgica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tal sino
que lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lgica es
el nombre con el que Windows se refiere a las unidades fsicas.
Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos puntos. As la unidad
fsica disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sera la
unidad B:, el primer disco duro sera la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o
el DVD, ... y as sucesivamente.
Puede darse el caso que una sola unidad fsica contenga dos unidades lgicas, por ejemplo, un
slo disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades
lgicas, por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.
Por otra parte, si nuestro equipo est en red, es posible que tengamos acceso a unidades que
no estn directamente conectadas a nuestro equipo. En este caso la unidad est conectada a otro
equipo y es un cable de red el que nos permite mantener la comunicacin con ella.

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113

Si utilizamos almacenamiento en la nube como, OneDrive o Dropbox tambin aparecern


como una carpeta ms.

Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos
caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos (extensiones). Hay diferentes tipos de archivos segn la clase de datos
que contienen, por ejemplo, hay archivos de imgenes, archivos de programas, archivos de
documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna
un tipo de archivo o documento.
Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo (o
extensin) separados por un punto, por ejemplo: carta.docx, programa.exe,... Actualmente ya
no es necesario incluir en el nombre la extensin, aunque internamente sigue existiendo.
Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.docx) y por defecto
siempre se crean de este tipo, salvo que explcitamente nosotros digamos lo contrario en el
momento de guardar el documento. Por lo tanto, el tipo de archivo viene definido por el
programa que se ha utilizado para crearlo y, cuando el programa permite guardar en distintos
tipos, el usuario podr elegir cul utilizar.
La funcin del tipo de archivo es la de indicar al sistema con qu programa se abre e
interpreta el documento. Por lo tanto, si creas un documento con la intencin de compartirlo con
terceras personas, lo ideal es que lo guardes con el formato de un programa que sepas que van a
poseer.

Por defecto, no se muestra el tipo de archivo, pero es muy fcil hacer que se muestren. Por
ejemplo, en Windows 10. Abre el explorador de archivos y pulsa el icono que muestra la flecha de
la siguiente imagen:

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Se abrir la cinta con las propiedades, desde la pestaa Vista, marca la casilla Extensiones de
nombre de archivo.

Desde la configuracin tambin se puede hacer lo mismo, en Opciones del Explorador de


archivos, pestaa Ver, desmarca la casilla Ocultar extensiones de archivos para tipos de archivos
conocidos.

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115

Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras,
nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay
un grupo de caracteres especiales que estn prohibidos ( ", ? , , \, >, <, | ).

Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas (tambin
llamadas directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una
carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas
reglas que los nombres de los archivos.

Estructura de archivos
La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de
Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un rbol invertido.
El tronco sera la unidad lgica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada rbol tiene
un slo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las
ramas estn las hojas.
Lo nico que rompe la analoga es que las ramas iniciales de los rboles no tienen hojas, mientras
que cualquier carpeta puede contener archivos, adems de otras carpetas.
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Veamos un ejemplo de estructura:

En la imagen estamos situados en la carpeta Ejemplos del curso, que a su vez posee dentro
las

carpetas Curso

Excel y Curso

Word y

un

listado

de

documentos

Word: Lorem

ipsum.docx, Notas escolares.docx, v1.docx, v2.docx... Si te fijas observars que normalmente


en los paneles de navegacin como el que se muestra a la izquierda no se visualizan los archivos,
sino simplemente las carpetas. Debemos estar situados en una carpeta para ver el detalle de
archivos que contiene.
Es interesante que aprendas a identificar los niveles correctamente. Siguiendo con el ejemplo,
las carpetas Ejemplo 1, Ejemplo 2 y Ejemplo 3 estaran dentro de Curso de Word, que a su vez
estaran dentro de Ejemplos del curso. Los niveles se identifican por una ligera tabulacin del
icono y nombre de la carpeta con respecto al nivel superior.
La forma en que construyamos la estructura de archivos y creemos jerarquas entre carpetas es
decisin nuestra, como usuarios propietarios del equipo. De modo que has de pensar cul es la
mejor forma en que te organizas y plasmarla, creando nuevas carpetas, borrndolas o movindolas
a otra ubicacin, tal y como lo haras al organizar los papeles en carpetas y archivadores de tu
escritorio. No entraremos en detalle de cmo hacerlo porque esto depender de tu versin de
Windows, pero puedes consultar los cursos de Windows de aulaclic para ver cmo se hace en tu
versin.
Como consejo bsico, te recomendamos que utilices la carpeta Mis documentos (Win XP o
Vista) o bien la biblioteca Documentos (Win 7, Windows 10) para guardar los archivos de Word.
Al ser carpetas que el propio sistema crea con este fin, te resultar ms fcil trabajar con ellas. Por
ejemplo, dispondrs de un enlace directo a ellas en los cuadros de dilogo o en el men de Inicio.
Por supuesto, puedes organizar los documentos en subcarpetas dentro de stas, de modo que no
se convierta en un "cajn desastre".

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El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.

El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.


Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos
elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta,
aparece un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan
tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el


nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de
dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
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3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando


al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
Guardar y sincronizar
Si el documento est guardado en OneDrive, el icono Guardar tendr esta forma

que nos

indica que al guardar se sincronizar con OneDrive. Es decir, que los cambios realizados en el
archivo estn disponibles para cualquiera que acceda a l desde otra ubicacin a travs de
OneDrive.

Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se
abre un men que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad
de red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones
generales, Opciones Web y Comprimir imgenes.

La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede
variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de
Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo
visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas
u otras, pero las opciones son muy similares:

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A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en Windows 7, y a la derecha, las vistas
en Windows 10.
La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los
archivos (como su fecha de creacin o modificacin, etc.) y adems te permite ordenar los archivos
por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en
el cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que
ms te guste.
Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mnimo, mientras que en la versin
de Word 2010, se poda hacer con un slo clic. Aunque, como ya hemos dicho, pulsando F12 se
abre cuadro de dilogo directamente.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar
documento

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Unidad 4. Ejercicio: Guardar documento

En este ejercicio practicaremos cmo guardar.


1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.
2. En el documento en blanco que se muestra, escribe: Este documento es una prueba para
practicar cmo guardar documentos.
O bien copia y pega el texto directamente con CTRL+C y CTRL+V.
3. Haz clic en el botn Guardar de la barra de acceso rpido.
4. Como es la primera vez que guardamos el documento, Word presenta la pantalla del
backstage Guardar como, haz clic en el botn Examinar, se abrir el cuadro de
dilogo Guardar donde deberemos indicar como mnimo la carpeta en que se guarda y el
nombre.
5. La carpeta de destino ser el Escritorio. Por lo tanto, deberemos localizarla y seleccionarla
en el cuadro.
6. Como nombre, se indica por defecto toda la frase. Seleccinala si no lo est ya y brrala con
la tecla RETROCESO.
7. Escribe el nuevo nombre: Probando cmo guardar.
8. Despliega el listado de tipos del documento, pero no lo cambies, ya que queremos que se
guarde con la opcin por defecto: Documento de Word.
9. Pulsa el botn Guardar. El documento se ha guardado y en la barra de ttulo observamos el
nombre que le hemos dado.
10. Pulsa INTRO para cambiar de prrafo y escribe: Esta frase es una modificacin que slo
se ver reflejada en una copia del documento.
11. Ve a Archivo > Guardar como. En principio debera proponer en Carpeta actual la
carpeta Escritorio, al ser la ltima que se utiliz para guardar. Si no es as, cmbiala para
guardar el documento ah.
12. Como nombre de archivo, lo llamaremos Probando cmo guardar Modificado.
13. Pulsa el botn Guardar. Con esto, lo que hemos conseguido, es crear un documento a partir
de otro. As podremos realizar modificaciones sin alterar el original.
14. Pulsa INTRO y escribe tu nombre.
15. Pulsa las teclas CTRL+G o bien el icono de Guardar de la barra de acceso rpido. Esta accin
es la que ms constantemente realizaremos, ya que conviene ir guardando de vez en cuando.
As, si hay algn problema tcnico o un corte de luz, tendremos nuestro trabajo siempre
guardado.
16. Cierra el documento desde Archivo > Cerrar.

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4.2. Abrir un documento


Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo.
Si acabamos de abrir Word veremos una pantalla con los documentos usados recientemente,
podemos hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso caso pulsaremos sobre el icono

En ese caso y tambin si utilizamos el comando Abrir de la pestaa Archivo, veremos una
pantalla similar a esta.

Desde aqu podemos abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la parte
derecha. Si el documento que queremos abrir no aparece entre los documentos recientes haremos
clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...
Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este PC y se abrir una pantalla similar a la
que hemos visto para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos buscar y se
abrir un cuadro de dilogo similar al siguiente.

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Tambin podemos abrir este cuadro de dilogo desde el documento pulsando CTRL+F12 sin
pasar por la pantalla anterior.
Si el documento que queremos abrir est en la lista que se nos muestra basta hacer doble
clic sobre l para abrirlo, en otro caso seguiremos buscando en las carpetas.
Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable
de tipo de archivo nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo.
De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en
que estemos situados. Si escribimos v, se desplegar una lista con los archivos que empiecen
por v que te permitir hacer clic en l directamente. sto es til en carpetas que contienen gran
cantidad de archivos.

Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del
archivo y hacer clic en el botn Abrir.
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Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si


elegimos un tipo en concreto ocultar todos los archivos que no se correspondan con el elegido.
Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podramos, por ejemplo,
elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que utilices el
buscador que encontrars en la parte superior derecha del cuadro de dilogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras,
en orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro
de Documentos, debers situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar el cuadro de
bsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Abrir documento

Unidad 4. Ejercicio: Abrir documento

En este ejercicio practicaremos cmo abrir documentos.


1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.
2. Haz clic en Archivo y selecciona Abrir.
3. Haz clic en Este PC y Localiza el Escritorio en la parte derecha. Si no est haz clic
en Examinar. Se abrir el cuadro de dilogo Abrir.
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escribe Pro. Se desplegar una lista con los
archivos cuyo nombre empiece por esas letras. Entre ellos encontrars los creados en el
ejercicio anterior: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar Modificado.
5. Abre el primero, seleccionndolo y pulsando el botn Abrir. Observa que slo contiene la frase
original: Este documento es una prueba para practicar cmo guardar documentos.
6. Repite estas operaciones para abrir la versin modificada del archivo.
7. Cierra ambos documentos.

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4.3. Eliminar y recuperar archivos


Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o
carpeta que est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento
y elegiremos la opcin Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar
un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta.
1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de
reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos
utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los elementos
seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser
eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en
vistaDetalle y fjate en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos,
ya que es ah donde lo guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden
recuperar los archivos por este mtodo.

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Ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos


Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
Abre el documento Probando cmo guardar que creamos a lo largo del tema. Debera
encontrarse en el Escritorio.
Una vez abierto, escribe tu nombre completo al final y guarda los cambios.
Luego, cierra el documento, pero sin cerrar Word.

Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos


Inicia el cuadro de dilogo Abrir y sitate donde estn los archivos del tema, es decir, en
el Escritorio.
Desde ah, borra los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar
Modificado.
Luego, recupera el archivo Probando cmo guardar. Comprueba que ha vuelto a aparecer en
el Escritorio y brralo de nuevo, ya que estos archivos no los volveremos a utilizar a lo largo del
curso.

Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos


1. Pulsa CTRL+F12 y localiza el archivo Probando cmo guardar que guardamos
anteriormente en el Escritorio. Luego, pulsa el botn Abrir.
2. Se mostrar el documento. Sitate al final pulsando CTRL+FIN y escribe tu nombre completo.
3. Pulsa CTRL+G para guardar.
4. Pulsa CTRL+F4 o selecciona Cerrar en la ficha Archivo.

Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos


1. Inicia el cuadro de dilogo Abrir con las teclas CTRL+F12 y sitate donde estn los archivos
del tema, es decir, en el Escritorio.
2. Para borrar los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar
Modificado, puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
- Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre uno y seleccionar Eliminar. Repetir la
operacin para el otro.
- Seleccionar uno y pulsar CTRL, sin soltarla, hacer clic en el otro. Ambos archivos quedarn
seleccionados. Luego, pulsa la tecla SUPR.
En ambos casos debers confirmar la accin, aceptando el mensaje que se muestra.
3. Ahora, los archivos han sido eliminados. Para recuperarlos, minimiza las ventanas de forma
que veas el Escritorio de Windows.
4. En l, localiza el icono de la Papelera de reciclaje y haz doble clic sobre l para abrirla.

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5. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento Probando cmo guardar. En el
men contextual, selecciona Restaurar.
6. Cierra la ventana para observar el Escritorio. En l debe estar nicamente este archivo y no
el modificado.
7. Seleccinalo y haz clic en SUPR de nuevo para borrarlo. Y confirma la accin.

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Unidad 5. Ortografa y gramtica


La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de
texto. Word 2016 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas
notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber
que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las
palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y Vasta de correr!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta"
son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta
es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son
errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como
por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con
los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos
gramaticales, que, al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.

5.1. Revisar mientras se escribe


De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las palabras que
considere que contienen errores ortogrficos en rojo y las que considere que contienen errores
gramaticales en azul. Lo har a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la
revisin de forma expresa. Word no podr detectar errores gramaticales hasta que la frase est
acabada, por ejemplo, con un punto.

stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se
imprimirn.

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Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botn
derecho del ratn. Entonces aparecer el men contextual que nos permitir elegir una de las
palabras sugeridas.
Ortografa. En este caso, para el error jugete nos ofrece este men contextual.

Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee.
Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma bsica de corregir nuestros
documentos.
Adems

de

las

palabras

sugeridas,

en

el

men

contextual

encontramos

otras opciones interesantes:


- Omitir todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando
nombres propios o marcas comerciales que no estn incluidos en el diccionario. En tal caso,
deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo
largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en
que la palabra en s no tiene ningn error, el error es producido por su dependencia con el contexto,
por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. Sin embargo, esta
opcin no aparece en el men contextual, para poder usarla deberemos abrir el
panel Ortografa pulsando F7, que explicaremos un poco ms adelante.
- Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la
volver a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo,
trminos cientficos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prcticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa
(aulaClic) y siempre presenta problemas, lo ms prctico es incluirlo en el diccionario, para no
tener que omitirlo en cada uno de los documentos.
Gramtica. En nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es Este, con lo
que la frase quedara "Este autobs ... "

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Vemos que ofrece la opcin Omitir una vez , con el significado que ya hemos visto, y la
opcin Gramtica ... que abre el panel de gramtica que veremos a continuacin.
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos
extensos, la carga del documento resulte lenta. Esto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar
automticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o
para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la
correccin. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cmo se hace en este
bsico Desactivar la revisin automtica

Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografa
durante la redaccin

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Unidad 5. Bsico: Desactivar revisin automtica


Para que Word no nos corrija mientras escribimos debemos ir al botn Archivo > Opciones y
all seleccionar el apartado Revisin.
Aparecer un cuadro de dilogo como este:

Debemos dejar sin marcar las casillas Revisar ortografa mientras escribe y Marcar errores
gramaticales mientras escribe.

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Unidad 5. Ejercicio: Revisar ortografa durante la redaccin

En este ejercicio practicaremos cmo corregir errores ortogrficos y de gramtica durante la


redaccin de un texto.
1. Abre Word. Se iniciar un documento en blanco. Teclea el siguiente texto, incluidos los
errores:
Al final de cada una de las frases, para un momento a observar las palabras subrayadas con
la marca de error ortogrfico.
2. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre cada una de las palabras errneas. En el men
contextual encontrars, en primer lugar, algunas sugerencias para la correccin. En cada caso
debers
hacer
clic
sobre
aquella
que
consideres
ms
adecuada.
Es decir, debers escoger espaola, contemporneos y ha, que son las nicas opciones
que se muestran. En narradors en cambio hay varias opciones, debers escoger narradores.
3. Guarda el documento con el nombre Ignacio Aldecoa.

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5.2. Forzar la revisin. Paneles.


Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar
la revisin una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaa Revisar > grupo
Revisin > opcin Ortografa y gramtica, o bien pulsando la tecla F7.

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se


detendr y lo mostrar en el panel Ortografa o en el panel Gramtica para que escojamos la
opcin ms correcta, de forma similar a como acabamos de ver con el men contextual, la
diferencia es que en el panel hay ms opciones disponibles.
Veamos cmo funciona:

Panel ortografa.

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En la parte superior del panel vemos el ttulo del panel: Gramtica. A continuacin, aparece la
palabra causante del error, en nuestro ejemplo, jugete.
En la siguiente lnea vemos los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al diccionario). El
significado es el mismo que hemos visto en el men contextual.
Debajo tenemos una zona que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrar la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cerciorarnos de que est
seleccionada

la

que

deseamos

aplicar

pulsar

uno

de

los

dos

botones

siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de
modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Cambiar. Cambia slo el error en la posicin del documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error una vez.
Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error todas las veces que se haya producido.
Ms abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz pronunciando la palabra.
A continuacin, vemos definiciones de la palabra tomadas de la pgina
web http://spanish.definitions.net/
En la parte inferior nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso,
el espaol (Espaa). Lo podemos cambiar haciendo clic en el tringulo de la derecha.
Hay ms elementos configurables en la revisin ortogrfica y gramatical que puedes cambiar
desde botn Archivo > Opciones y all seleccionar el apartado Revisin. Por ejemplo, cmo
desactivar la opcin de revisar mientras escribes que ya vimos en un tema bsico. Si quieres
ver ms opciones de configuracin visita el siguiente avanzado. Opciones de ortografa
Si quieres aprender ms sobre cmo Agregar al diccionario palabras que sueles utilizar y que
el corrector detecta como errores, visita el siguiente avanzado Gestionar diccionarios
personalizados
Y si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos aqu Ejemplos de
errores ortogrficos

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Panel Gramtica.

Este panel tiene las mismas opciones que hemos visto en el men contextual,
podremos Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicacin sobre por qu
Word lo ha considerado un error.
Si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores gramaticales

Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el
siguiente:

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Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarn


por alto y volvern a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una accin en Word,
y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por
ello, si te equivocas en alguna correccin, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la
accin, para luego proseguir con la revisin.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografa
del documento

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Unidad 5. Avanzado: Opciones de ortografa


Para modificar las opciones de ortografa debemos ir a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparecer un cuadro de dilogo, all seleccionar la categora Revisin.
Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:

Omitir palabras en MAYSCULAS. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las


palabras en maysculas cuando realice la revisin ortogrfica. De esta forma se evita que detecte
errores en los nombres de empresas, organismos, etc. que se suelen escribir en maysculas
Omitir palabras que contienen nmeros. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las
palabras que contienen nmeros (Informe34c, Ejercicio5) cuando realice la revisin ortogrfica.

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Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dar error en los
nombres de archivos (cuenta4.exe), ni en las direcciones de internet (http://www.aulaclic.com),
ni en las direcciones de correo electrnico (ejemplo@aulaclic.com).
Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuacin de otra, Word marcar
el error.
Exigir maysculas acentuadas en francs. Obligar a escribir textos con letras maysculas
acentuados en francs.
Sugerir slo del diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario
principal para ofrecer sugerencias. Si no est marcada utilizar todos los diccionarios disponibles.
Diccionarios personalizados. Word permite crear diccionarios con las palabras que nosotros
decidamos. En un tema avanzado que encontrars en esta unidad lo explicamos con ms detalle.
Revisar ortografa mientras escribe. Activa la revisin ortogrfica de modo permanente,
cuando cometamos un posible error lo subrayar en rojo ondulado.
Marcar errores gramaticales mientras escribe. Activa la revisin gramatical de modo
permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayar en verde ondulado.
Palabras que se confunden frecuentemente. Permite corregir palabras parecidas que se
confunden al escribirlas.
Revisar gramtica con ortografa. Si est marcada, permite la revisin permanente de
gramtica y ortografa en el texto.
Estadsticas de legibilidad. Si la activamos mostrar un resumen al finalizar la revisin, que
detallar el nivel de lectura del documento. Se mostrar una ventana con los totales de caracteres,
palabras, oraciones y prrafos, as como el promedio de caracteres por palabra, palabras por
oracin y oraciones por prrafo.
Excepciones para: Aqu podemos elegir entre las opciones que aparecen en el desplegable.
Es decir, entre Todos los documentos nuevos o uno de los documentos recientes del
desplegable. Lo que elijamos aqu se ver afectado por la siguiente casilla.
Ocultar errores de ortografa slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
rojo en las palabras errneas.
Ocultar errores de gramtica slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
azul en las palabras errneas.
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Unidad 5. Avanzado: Gestionar diccionarios personalizados

Word dispone de ciertos diccionarios los distintos idiomas. Pero, en ocasiones, es posible que
nos interese tener un diccionario personalizado con determinada jerga especfica que no suele
venir contemplada en diccionarios ordinarios. Para ello disponemos de un diccionario
llamado CUSTOM.DIC.
Recuerda el cuadro de dilogo con el que trabajamos cuando estamos corrigiendo un texto.

Imagina que una palabra aparece marcada como error, pero la utilizas muy frecuentemente (por
ejemplo, el nombre de tu empresa). Decides incluirla en el diccionario para que no vuelva a
considerarse errnea en ningn documento. Lo nico que deberas hacer es pulsar el
botn Agregar al diccionario y la palabra pasara a considerarse correcta. Lo que realmente ha
sucedido es que se ha incluido en el diccionario CUSTOM.DIC. De esta forma, no se compromete
la integridad del diccionario empleado, sea de la lengua que sea.
Utilizarlo resulta de lo ms cmodo y sencillo.
Pero, como siempre, podemos sacarle ms jugo a esta herramienta si profundizamos un poco
ms. En algunos casos ser absurdo e innecesario, pero en otros puede resultar muy prctico.
Ahora imagina que varias personas utilizan el mismo equipo. Cada uno tiene una
especializacin o jerga, por ejemplo, un abogado y un mdico. No sera til que cada uno
pudiese crear su propio diccionario?
Hacerlo es muy sencillo, accedemos botn Archivo > Opciones y all seleccionar el
apartado Revisin. Ah debemos pulsar el botn Diccionarios personalizados. Se abrir un
nuevo cuadro de dilogo donde podremos crear un nuevo diccionario fcilmente, desde el

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botn Agregar. Lo nico que necesitaremos hacer es indicar el nombre con que se guardar.

Observars que aparece en el listado. Podrs pulsar Cambiar predeterminado para que todas
las palabras que guardas cuando las decides Agregar al diccionario, se incluyan directamente en
el que prefieras.
Adems, es posible indicar a Word en qu idioma est. Lo haremos seleccionando el diccionario
y escogindolo del desplegable inferior. De esta forma podramos distinguir por ejemplo dos
diccionarios de medicina, uno en ingls y uno en espaol.
La ventaja de todo esto es que permite una mayor flexibilidad al usuario en la gestin de sus
diccionarios, pudiendo utilizar uno u otro en funcin del tipo de documento. Adems, al tratarse de
archivos independientes de tipo .DIC, es posible copiar un diccionario para disponer de l desde
cualquier equipo. El campo Ruta de acceso del archivo indica en qu carpeta se guarda el
archivo.

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Unidad 5. Bsico: Ejemplos de errores ortogrficos

Vamos a ver un ejemplo de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la ortografa.

En el caso de la imagen superior hemos escrito "bacalado" en lugar de bacalao, aunque Word
detecta el error, la primera sugerencia que nos ofrece, "bacalada", no es la mejor, por lo tanto,
debemos seleccionar la segunda sugerencia, "bacalao", y pulsar Cambiar. O ms rpido, hacer
doble clic en la segunda sugerencia.
Hay otro error detectado al escribir "pilpul" en lugar de "pilpil", en este caso Word nos ofrecer
la sugerencia correcta para corregir el error.

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Unidad 5. Bsico: Ejemplos de errores gramaticales

Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
gramtica.
En el caso de la imagen siguiente vemos que no hay concordancia entre el sujeto
(jugadores) y el verbo (dispuso). Esto es frecuente cuando modificamos una frase ya escrita.
Por ejemplo, en principio decidimos escribir "la seleccin" pero al final optamos por "los
jugadores" y olvidamos revisar el resto de la oracin.
Las dos sugerencias son correctas, pero en nuestro caso la segunda sugerencia es la adecuada,
por lo tanto deberamos seleccionarla y pulsar el botn Cambiar.

Otro error frecuente es la inconcordancia del gnero. En el ejemplo vemos que se ha escrito
"la calor", cuando realmente es una palabra masculina. Observa que la correccin tiene en cuenta
el contexto y propone "del" y no nicamente cambiar "la" por "el". La sugerencia ofrecida es
correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.

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Esta vez el corrector gramatical ha detectado que existe una oracin interrogativa a la que le
falta un signo. En este caso, Word es capaz de saber en qu momento empieza la interrogacin y
ofrece la sugerencia correcta. En otros casos ms complejos, puede detectar que falta un signo de
interrogacin, pero no es capaz de saber el lugar correcto por lo tanto, la forma de solucionar ese
error sera incluir el signo de interrogacin directamente en el documento.

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En este caso no ha encontrado correcto que despus de dos puntos aparezca un subrayado
en lugar de un espacio, sin embargo, en el contexto de este documento no se puede considerar
que eso sea un error. Podramos omitir cada uno de los errores pulsando Omitir.

Unidad 5. Ejercicio: Revisar ortografa del documento

En este ejercicio practicaremos cmo corregir errores ortogrficos y de gramtica despus


de la introduccin de un texto.
1. Abre el documento Ignacio Aldecoa creado en el anterior ejercicio. Copia y pega el siguiente
texto al final del documento, en un nuevo prrafo a continuacin del texto ya existente.
En julio, seores, siendo cobrador en un tramba, cuesta sonrer. En julio se suda
demasiado; la vadana de la gorra comprime la cabeza. En julio las calles son
blancas y cegadoras como platos, o negras y frescas como cuevas. En Julio es
precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicado,
docente y aburrido encargo de ensear al que no sabe; esto es, mostrar a los
aspirantes a trambiarios cmo se debe cobrar rpida y educadamente. (Cuentos
completos, Volumen1. IGNACIO ALDECOA)
Recuerda que para copiar el texto anterior debes seleccionarlo en esta pgina y pulsar CTRL+C.
Luego debes situarte al final del texto del documento de Word (haciendo clic o con CTRL+FIN)
y pulsar la tecla INTRO. Una vez situado el punto de insercin, pulsa CTRL+V para pegar.
2. Haz clic en la pestaa Revisar y escoge la opcin Ortografa y gramtica
3.
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, en el grupo Revisin.

4. Se abrir un cuadro de dilogo que mostrar el primer error. Nos sugiere cambiar a por ha. La
sugerencia es adecuada, por lo que pulsaremos el botn Cambiar. Si no sucede as,
comprueba que el idioma seleccionado en el cuadro sea Espaol. En nuestro caso utilizamos
el alfabeto internacional, pero puedes seleccionar el que creas ms adecuado.
5. Automticamente se muestra el siguiente error. Nos sugiere cambiar tramba por tranva. De
nuevo la aceptaremos pulsando Cambiar.
6. Luego veremos que, en el siguiente error, vadana, se muestran varias sugerencias.
Seleccionamos la primera y pulsamos Cambiar.
7. Por ltimo, cambiaremos tambin trambiarios por tranviarios.
8. Word
mostrar
un
mensaje
indicando
que
ha
finalizado
la
revisin.
En nuestro caso no hemos necesitado omitir ningn error y todas las primeras sugerencias
han sido vlidas. Sin embargo, no es recomendable utilizar la opcin Cambiar todo. Mirar
cada caso uno a uno nos garantizar que Word no cambie el sentido a nuestro texto sin que
nos demos cuenta.
9. Guardamos los cambios pulsando las teclas CTRL+G y cerramos el documento.

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5.3. Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos
ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien,
si detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos cometer
frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una
palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por
eso no recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no
tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal
es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado.
Si te falta prctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo:
1. Elegir la pestaa Archivo > Opciones.
2. Aparecer un cuadro de dilogo. All seleccionar en el men de la izquierda, Revisin.
3. Hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin....
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.

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Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos
maysculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una
minscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas
Seguidas.
Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra
despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un punto,
un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace
que empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la
semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera
letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las
siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
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Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la
columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores
como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin
va siempre con tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el
listado y pulsar Agregar.
- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace
por Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de Autocorreccin.

Por ejemplo, podemos especificar No poner maysculas despus de determinadas palabras,


agregndolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como podemos ver en
la imagen.
Tenemos otras dos pestaas para asignar excepciones en otros casos.

5.4. Ms funciones de revisin. Sinnimos y traduccin


Adems de la correccin de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la
redaccin y ayudarnos a crear documentos de bien elaborados. Para ello, nos ofrece los sinnimos,
la traduccin y una serie de fuentes de informacin y consulta.
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Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a internet, ya que en tal
caso tambin podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.
Para aprender ms sobre cmo utilizar estas funciones visita el siguiente avanzado. Traduccin
y sinnimos

Unidad 5. Avanzado: Traduccin y sinnimos

Cuando escribimos en papel de forma tradicional, acostumbramos a disponer de varios libros de


referencia. No tan slo diccionarios comunes con definiciones, sino tambin de sinnimos, o
bilinges para la realizacin de traducciones, etc. Esta funcionalidad tambin est disponible en
Word.
El

panel

de Referencia,

que

podemos

mostrar

desde

la

pestaa Revisar >

grupo Idioma > Traducir, es precisamente esto. Una pantalla para poder traducir, buscar
sinnimos y un listado de servicios de referencia.

Observa el ejemplo de las siguientes imgenes, donde hemos realizado una bsqueda de la
palabra aprender tanto en un diccionario de sinnimos en espaol como en un traductor espaolingls.

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En ambos casos la bsqueda se realizar despus de pulsar el botn verde con forma de flecha,
salvo que hayamos seleccionado la palabra previamente.

Sitios de referencia disponibles


Los sitios de referencia disponibles para la consulta son principalmente diccionarios y
traductores, pero si tu equipo est conectado a internet te resultar muy til utilizar el buscador web
de Microsoft, Bing, o cualquiera de las pginas de referencia. Para ello, selecciona uno de los sitios
de referencia en la lista de fuentes de informacin: Bing, Factiva iWorks, ... O bien escoge la
opcin Todos los sitios de referencia. y aparecern diversos sitios como Wikipedia, YouTube,
etc.

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Diccionario de sinnimos
Word da especial importancia a los diccionarios de sinnimos, por ser una herramienta de
frecuente consulta. Por eso facilita un botn de Sinnimos

en la pestaa Revisar que se

encarga de abrir el panel de Sinnimos. Este panel es similar a la opcin de Sinnimos del panel
de Referencia pero incluye tambin la definicin de la palabra.

Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Sinnimos

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Atajo de teclado
Si esto ya nos ahorrar mucho tiempo de hojear libros y pasar pginas, an podemos utilizar esta
herramienta de forma ms rpida. La mayora de veces las palabras que buscaremos en los libros
de referencia son palabras que hemos utilizado en nuestro documento. De modo que una forma
muy sencilla de ver informacin sobre ellas es utilizar un atajo de teclado. Para ello, debemos
mantener pulsada la tecla ALT y hacer clic en la palabra en cuestin. Se abrir el panel y se realizar
la bsqueda automticamente. Ten presente que el libro o el sitio de referencia que se utilizar ser
el ltimo que hubisemos seleccionado.

Men contextual
Algunas personas se sienten ms cmodas trabajando con el men contextual. Si es tu caso
ests de enhorabuena, porque al hacer clic sobre una palabra con el botn derecho del ratn vers

que tienes a tu alcance todas las opciones.

La opcin Buscar despliega el listado de sitios de referencia.

La opcin de Sinnimos muestra directamente en el men varios de ellos, de forma que


simplemente haciendo clic sobre uno la palabra empleada actualmente ser sustituida por su
sinnimo.

Por ltimo, Traducir abrir el panel de Referencia para mostrar el resultado de la traduccin.

Opciones de configuracin
Y ahora que ya sabes cmo utilizar las referencias perfectamente, slo queda mencionar
sus opciones de configuracin. En la parte inferior del panel Referencia encontrars algunos
enlaces que te permiten:

Obtener servicios del Catlogo de soluciones de Office.

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y acceder a las Opciones de referencia, donde podrs realizar estas mismas dos acciones y
adems decidir qu libros y sitios quieres que aparezcan en la lista de seleccin de fuentes.
Por ejemplo, pudiendo incorporar nuevos diccionarios de sinnimos en otros idiomas que en
principio estn ocultos.

Diccionario

El panel de Diccionario se abre desde la pestaa Revisar > grupo Revisin > Definir. Es el
icono azul de la lupa. O tambin pulsando Ctrl + F7.

El panel se muestra en la siguiente imagen para el caso del Diccionario Espaol.

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Como puede verse, el panel proporciona una definicin amplia de la palabra que tenamos
seleccionada al llamar al panel.
Es posible que la primera vez que se utilice este panel no est instalado ningn diccionario y
aparezca una pantalla como la siguiente.

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Basta hacer clic en el botn Descargar para instalar el diccionario de forma gratuita a travs de
internet.

Ejercicios unidad 5: Ortografa y gramtica


Ejercicio 1: Corregir un documento
Copia a Word el siguiente texto y corrgelo:
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de
texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas
notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante, conviene
saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
Para detectar las palabras errneas, comprueba si las palabras de nuestro documento existen
en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz
de hacer, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas
y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo
"Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con
los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos
gramaticales, que, al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.
No es necesario que lo guardes.

Ejercicio 1: Corregir un documento


Recuerda que para copiar el texto debes seleccionarlo y pulsar CTRL+C. Luego debes situarte
en el documento en blanco de Word y pulsar CTRL+V para pegar.
Puedes corregir el texto de dos modos:

Recorriendo una a una las palabras subrayadas y haciendo clic con el botn derecho del ratn
sobre ellas para escoger la palabra sugerida en el men contextual. O bien omitir la correccin.

Situndote en la ficha Revisar y seleccionando Ortografa y gramtica. Word ir mostrando


un error tras otro, en orden, y deberemos indicar con los botones de la derecha de la ventana
si Cambiar u Omitir el error.

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Unidad 6. Formato del documento


Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que
tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el
mismo.
La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para
facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo
se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms
generales a las ms especficas:

Aprenderemos a aplicar un tema.

Luego a incluir una portada y cambiar el color de pgina.

A modificar el formato del texto.

Y tambin el de los prrafos.

Adems, veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y
cmo copiar el formato de un texto a otro.

6.1. Los temas


Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que
introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.
Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar > grupo Estilos,
indicamos a Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y cul es el prrafo que compone
el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a travs de la aplicacin de estilos, definimos la
estructura del documento.
Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que
componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un
determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado
correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa Diseo >
grupo Formato del documento > opcin Temas.

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Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones
(observa que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos,
y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a la derecha del botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este
modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la
combinacin de colores del tema Faceta, la combinacin de fuentes del tema Orgnico y los
efectos del tema Circuito. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos
conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....
Y por qu debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos
nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema,

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si quieres ver cmo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado Crear un tema
personalizado

Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar un tema

Unidad 6. Avanzado: Crear un tema personalizado


La utilidad de los temas es incuestionable. La capacidad de cambiar el aspecto de un documento
radicalmente con un nico clic facilita mucho el trabajo. Pero en ocasiones, los temas predefinidos
no se adaptarn a nuestras necesidades. En ese caso nos puede interesar crear un tema
personalizado.
Para hacerlo, lo primero es ir a la pestaa Diseo > grupo Formato del documento >
opcin Temas. Seleccionamos el tema ms cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus
colores, fuentes y efectos nos proporcionarn un aspecto bsico sobre el cual iremos realizando
las modificaciones.

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A continuacin, deberemos pulsar el botn Colores.


Se mostrarn los colores de cada uno de los temas predeterminados.

Pero en este caso no queremos ninguno de ellos, as que hemos de pulsar la


opcin Personalizar colores ... Se abrir una ventana como la siguiente:

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En ella se mostrarn los colores del tema que hemos elegido al principio. en nuestro caso el
tema Office. Lo nico que deberemos hacer es ir cambiando cada uno de los colores para definir
cul utilizar en cada caso. En la zona de la derecha iremos viendo una vista previa del resultado.
Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos Guardar. De este
modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluir en el listado, dentro de la categora
Personalizados que antes no exista. Los colores personalizados se pueden, en caso de que
queramos realizar alguna modificacin, editar. Tambin se pueden eliminar y Agregar a la barra
de herramientas de acceso rpido. Lo haremos desde su men contextual, haciendo clic con el
botn derecho del ratn sobre ellos y eligiendo la opcin correspondiente. Los colores de office en
cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrn eliminar.

Ten en cuenta que la paleta de colores personalizada se guarda como entidad propia y no como
parte de un tema en concreto. Esto implica que podras utilizar la misma en varios temas
personalizados en que los colores seran los mismos, pero las fuentes y los efectos no, por ejemplo.

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Unidad 6. Ejercicio: Aplicar un tema


En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un tema.
1. Abre el archivo Unidad 1 de los ejercicios del curso.
2. Selecciona la pestaa Diseo.
3. Pulsa el botn Temas. El tema por defecto es Office.
4. Elige el tema Faceta, haciendo clic en l. Observa el cambio.
5. Despliega de nuevo el men y elige el tema Espiral.
6. Repite la operacin con In y Retrospectiva. Dejaremos este ltimo.
7. Junto al botn Temas encontrars los botones Colores del tema y Fuentes del tema. Haz clic
en uno de ellos y pasa el cursor sin clicar sobre las distintas opciones. Luego, repite la
operacin con el otro. Lo interesante es que vayas viendo cmo cambia el aspecto del
documento, y cmo se van aplicando previsualizaciones del resultado, no es necesario hacer
clic para modificar los valores.
8. Guarda los cambios como una copia en tu carpeta Mis documentos, o en la que ests
utilizando para guardar los documentos del curso. La utilizars en posteriores ejercicios.

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6.2. La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos,
memorndums, informes... Word 2016 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin
una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas >
opcin Portada.
Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva
pgina al principio del documento con el aspecto elegido.

La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo,
el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre
corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay
que indicar el nuevo texto.

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Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el
tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los
colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear una portada

Unidad 6. Ejercicio: Crear una portada


En este ejercicio practicaremos cmo crear una portada.
1. Abre el archivo Unidad, que guardaste en el ejercicio anterior.
2. Selecciona la pestaa Insertar.
3. Pulsa el botn Portada y selecciona Moderno.
4. Observars que se ha incluido una pgina al principio del documento con el diseo escogido.
En ella, encontrars texto de muestra que debe ser sustituido.
5. Haz clic en [Escriba el ttulo del documento] y escribe Primeros pasos en Word. El texto
seleccionado se sustituir.
6. Repite la operacin con el subttulo. Escribe en l Introduccin para no iniciados.
7. Lo mismo con la descripcin, pero con el texto Aprende lo bsico sobre uno de los editores
de texto ms utilizados.
8. En autor indicamos aulaClic y en fecha pulsamos el botn Hoy en el pequeo calendario que
se muestra si hacemos clic en la flecha triangular.
9. Haz clic en la pestaa Diseo y pulsa el botn Temas.
10. Ve pasando el cursor sobre los distintos temas para apreciar cmo la portada se va adaptando
a cada uno de ellos. No es necesario cambiar el tema que haba, ser suficiente con apreciar
el funcionamiento. Para que se cierre el men sin aplicar ninguno, hacemos clic en cualquier
zona de Word.
11. Guarda los cambios antes de cerrar
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6.3. Cambiar el fondo de pgina


Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de
las pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de
impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo >
grupo Fondo de pgina.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la
vez:
Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por
ejemplo Confidencial, No copiar, Borrador, Ejemplo y Urgente. Al hacer clic se desplegar el men
siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:

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Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua.
Si lo que quieres es personalizarla porque ningn texto se adapta a tus necesidades o quieres
que la marca de agua sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa), en este avanzado
explicamos cmo hacerlo Marca de agua personalizada

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Unidad 6. Avanzado: Marca de agua personalizada

En la pestaa Diseo > grupo Fondo de pginas > opcin Marca de agua se despliega un
men donde elegir una de las marcas disponibles. Pero para crear una personalizada que se adapte
a nuestras necesidades particulares, elegimos la opcin Marcas de agua personalizadas... en
este mismo men. Se abrir un cuadro de dilogo como el que sigue.

Por defecto est marcada la opcin Sin marca de agua, pero si marcas una de las otras dos
(Marca de agua de imagen o Marca de agua de texto) se activarn sus correspondientes
opciones y podrs modificarlas.

Marca de agua de imagen

Para aplicar una marca de agua que conste de una imagen, hay que pulsar el botn Seleccionar
imagen.... Se abrir un cuadro de dilogo que permite elegir la ubicacin y el archivo en concreto.
Una vez seleccionada, pulsamos Insertar y el cuadro se cerrar, mostrando la ruta de la imagen
elegida junto al botn (como se aprecia en la imagen de ejemplo).

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Si pulsas Aplicar la marca se mostrar centrada en la pgina, pero no se cerrar el cuadro de


dilogo. De este modo podrs ajustar los parmetros Escala y Decolorar e ir
pulsando Aplicar para ver cmo queda.
Si marcas la casilla Decolorar los colores de la imagen se aclararn. Esto es recomendable en
las marcas de agua, porque los colores muy fuertes pueden mezclarse demasiado con el texto que
se escribe encima. Por lo tanto, slo dejaremos la casilla desmarcada si la imagen original utilizada
ya tiene colores claros que pasan desapercibidos.
Este es un ejemplo de la misma marca de agua en los dos estados: con y sin decolorar.

Desplegando la lista Escala podrs elegir entre el tamao original. En la imagen anterior est
en Automtico, que es la opcin por defecto. De esta forma, la imagen tratar de ocupar casi
aproximadamente un tercio del tamao del folio. Pero puedes cambiar su tamao a 100% para que
se muestre en el tamao original, o bien escalarlo con los valores 500%, 200%, 150% o 50%.
Cuando hayas acabado, pulsa Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo conservando los
cambios.

Marca de agua de texto


En el caso del texto lo que deberemos hacer es elegir:

El idioma de los diccionarios instalados.

El texto, bien eligiendo uno de los textos predefinidos de Word en el desplegable, bien
escribiendo uno propio directamente en la caja.

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La fuente para darle una tipografa distinta de la indicada.

El tamao que, en vez de ser relativo como en el caso de la imagen, ser absoluto, como
cualquier tamao de fuente (en puntos).

El color en que se mostrar el texto y si se ver semitransparente.

Y su posicin, eligiendo la distribucin Diagonal u Horizontal.

Al igual que en el caso de la marca de agua de imagen, puedes ir aplicando los cambios para ver
el resultado y Aceptar cuando por fin hayas terminado de editarla.
Es interesante aplicar un texto de prueba sobre la marca de agua (sea del tipo que sea) para ver
el resultado final real. Por ejemplo, en nuestro caso quiz sera recomendable utilizar un color ms
suave:

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Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.

Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la
paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean
simplemente de un color, sino que utilicen degradados, texturas y tramas. Para aprender cmo
hacerlo puedes visitar el siguiente avanzado Degradados, texturas y tramas

Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.


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1. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado.


El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia
de dibujos. Por lo tanto, slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color
(cuando el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del
dibujo.

3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su
lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn:
todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...

Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar
las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un
color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cambiar el fondo
de pgina

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Unidad 6. Avanzado: Degradados, texturas y tramas

El cuadro de dilogo Efectos de relleno est compuesto por tres pestaas que nos permiten
crear efectos distintos como degradados, texturas o tramas, en vez de utilizar un color slido. El
funcionamiento siempre es el mismo: elegir las preferencias, visualizar el cuadro de muestra para
ver si nos gusta el resultado y pulsar Aceptar para guardar los cambios.
Este cuadro se puede utilizar, por ejemplo, para que las pginas tengan cierto fondo, en vez del
color blanco que viene por defecto. Podemos abrirlo desde la pestaa Diseo > grupo Fondo de
pgina > opcin Color de pgina > opcin del men Efectos de relleno....
Estas son las pestaas Degradado, Textura y Trama que vamos a ver en este avanzado:

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Degradado
La primera pestaa que nos encontramos es la de Degradado.
En ella podemos elegir qu colores queremos degradar:
- Un color: te permite escoger un color y luego desplazar una barra para indicar qu grado de
claridad o oscuridad aplicar de ese mismo tono para generar el contraste del degradado. En la
prctica observars que lo que haces es mezclarlo con un color ms bien negro, blanco o similar
al elegido.
- Dos colores: Elegir dos colores, que se mezclarn con un efecto degradado.
- Preestablecer: Muestra una lista desplegable que te permite elegir entre algunos diseos
preestablecidos por Word.

Tambin podemos especificar qu nivel de Transparencia aplicar en dos escalas: De y A. Por


ejemplo, partir de una transparencia del 50% y terminar en una transparencia del 5%.

Los estilos de sombreado bsicamente definen la direccin del efecto. Las


opciones son Horizontal, Vertical, Diagonal hacia arriba, Diagonal hacia abajo, Desde la
esquina y Desde el centro.
Dentro de cada estilo disponemos de cuatro variantes, que lo que hacen es modificar la
disposicin de los colores: el color 1 en los extremos y el color 2 en el interior y viceversa.
En la imagen puedes ver las variantes para un estilo vertical de dos colores.

Textura
La textura es una imagen que simula la textura de un determinado material o superficie: madera,
metal, corcho, piedra, pergamino... sta pequea imagen se aplica de forma repetitiva para crear
un efecto completo.
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Para el caso particular de fondo de pgina no te lo aconsejamos, ya que contiene colores muy
vivos y el texto sobre l apenas sera visible. A menos, claro, que vayas a introducir el texto dentro
de objetos o tablas de un color listo.
Las texturas no son modificables, pero puedes utilizar el botn Otra textura..., que abre un
cuadro de dilogo que te permite explorar en tu ordenador otras imgenes de texturas que puedas
tener.

Trama
Una trama es un motivo o serie de formas simples y repetitivasr. Puedes escoger el color del
primer plano y del fondo, para personalizarlas.

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Unidad 6. Ejercicio: Cambiar el fondo de pgina


En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el color blanco de las pginas por otro
coloreado y aplicar marcas de agua.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Selecciona la pestaa Diseo.
3. Colcate en la segunda pgina, pulsa el botn Color de pgina.
4. En la paleta de colores, escoge el ms claro de la primera columna de grises. Ten presente
que los colores fuertes o chillones pueden dificultar la lectura del texto.
5. Cambia el zoom de la pgina a 40% para echar un vistazo global. Recuerda que para ello
puedes utilizar la barra de zoom de la zona inferior derecha. Una vez observado el resultado,
vuelve a establecer el zoom al 100%.
6. Ahora, haz clic en el botn Marca de agua que encontrars en el mismo grupo (Fondo de
pgina).
7. Vers varias marcas de agua, desliza la barra de desplazamiento hasta encontrar Ejemplo en
diagonal y haz clic en ella.
8. Puesto que el color de pgina y la marca de agua son de colores muy similares, el texto de la
marca se percibe de una forma muy sutil. Vamos a modificar esto. Desplegamos de nuevo el
menMarca de agua y seleccionamos Marcas de agua personalizadas.
9. Los valores que se muestran en el cuadro de dilogo son los de la marca de agua actual.
Vamos a cambiar el color a un rojo claro. Luego, hacemos clic en el botn Aceptar.
10. El resultado ser similar al siguiente, gurdalo y cirralo:

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6.4. La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los
temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y
precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para
formatear todo el texto. Esto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional.
Afortunadamente con la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los
estilos y los temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos ms
concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaa Inicio > grupo Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o


frase.

Vamos a comentar las herramientas ms importantes de estos paneles.


Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre
el pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro
equipo.

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Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma
que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas
las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la
encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha
para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el
botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un
cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que
buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.

Tamao de la fuente

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De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en
el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados
son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma de A

que

tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno
de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta
hacia abajo lo disminuye.

Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse la opcin se


muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar
en

la

imagen

se

pueden

activar

varios

la

vez: Ejemplo.

Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.

Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.

Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea

flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea,
pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
-

Tachado: Dibuja una lnea sobre el texto.


Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del

texto.
-

Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto

del texto.
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Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque,
obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la
ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente.
Tambin puedes especificar qu fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos
los nuevos documentos que crees. Para saber ms visita el siguiente avanzado: Cuadro Fuente y
caractersticas OpenType

Unidad 6. Avanzado: Cuadro Fuente y caractersticas OpenType (I)

En la pestaa Inicio > grupo Fuente encontramos las opciones ms comunes para la
modificacin de las fuentes de nuestro documento. Pero podemos ver todas las opciones posibles
si accedemos al cuadro de dilogo Fuente. Para hacerlo hay que pulsar en la parte inferior
derecha del grupo.

El cuadro se organiza en dos pestaas: Fuente y Avanzado.

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Podremos cambiar cualquier caracterstica de stas.


En el cuadro Vista previa se muestra el resultado final. Si habas seleccionado un texto en
concreto aparecer Este. Si no se ver otro texto (+Cuerpo).
Cuando el resultado sea el buscado, pulsaremos Aceptar los cambios. El nuevo formato de
fuente se aplicar al nuevo texto que insertes, o bien al texto que hubieses seleccionado antes de
abrir el cuadro.
Si lo quieres es que se utilice el formato de fuente especificado en cada uno de los documentos
nuevos que crees en un futuro, pulsa el botn Establecer como predeterminado.
El botn Efectos de texto lo veremos en otro tema avanzado.
Vamos a ver algunas de las caractersticas de stas pestaas que no son accesibles
directamente desde la cinta, puesto que las de la cinta las veremos en el tema.

Fuente
La mayora de opciones son las que se encuentran en la cinta: tipografa y tamao de la fuente,
efectos bsicos, color de la fuente, estilos de subrayado...
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Pero adems encontramos otros efectos como:

Versales: Convierte todo el texto a maysculas, con el matiz de que las letras que realmente
eran maysculas en el formato original sern ligeramente ms grandes que el resto.

Oculto: Oculta el texto, de forma que no se ver en pantalla ni aparecer al imprimir el


documento. Para ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botn de la
pestaa Inicio. Aparecer con un color ligeramente ms claro para que sea fcil distinguir que
se trata de texto oculto. Si lo que quieres es que deje de estar oculto, cuando seas capaz de
verlo seleccinalo y cambia desactiva la casilla Oculto de este cuadro de dilogo.

Avanzado
Si hacemos clic en la pestaa Avanzado podremos cambiar el espacio entre caracteres y
configurar las caractersticas OpenType.

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Espacio entre caracteres.


- Escala afecta a la anchura de cada letra.
Se trabaja con valores relativos: 200%, 150%, 100%, 90%, 80%, 66%, 50% y 33%.
- Espacio slo afecta a la distancia de separacin entre caracteres.
Se establece el tipo de espaciado: Normal, Expandido o Comprimido. Y el valor absoluto exacto
(en puntos) que queremos que se expanda o comprima.
- Posicin altera la altura del texto en la lnea.
Las opciones son Normal, Elevado y Disminuido. Y el valor que se establece de alto (o bajo)
tambin es un valor absoluto en puntos.
Es decir, Elevado sera como un superndice y Disminuido como un subndice, con la diferencia
de que podemos especificar exactamente qu altura tendr.

Caractersticas OpenType.
Anteriormente Microsoft utilizaba en gran parte tipografas de tipo TrueType (un formato creado
por Apple y Microsoft). Ms adelante, la compaa la mejor, junto con Adobe, creando el
tipoOpenType. Casi todas las fuentes que utilices en Office sern de este ltimo tipo. La forma de
distinguirlas es observar el icono que hay dibujado a la izquierda de cada una de las tipografas en
la cinta de opciones.
El tipo de fuente tiene que ver con la forma en que se ha realizado e instalado. Las distintas
formas de desarrollo influyen en las caractersticas de las mismas, por ejemplo, les permite tamaos
mayores de fuente sin distorsionar su forma.
No vamos a entrar en detalle sobre el asunto. Simplemente esperamos que ya no te suele a
chino esto de Caractersticas de OpenType. Se trata de caractersticas que son posibles gracias al
desarrollo de este tipo de tipografas y que dan un mayor control sobre el texto ahora que este
formato est bastante extendido.
Las opciones de esta seccin bsicamente te permiten crear una caligrafa propia,
personalizando una existente. Este apartado se introdujo en Word 2010, vamos sus opciones con
ms profundidad:

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- Debes tener en cuenta que estas caractersticas no estn todas disponibles para todas las
fuentes. Las fuentes pueden ser desarrolladas por diseadores independientes o empresas (si es
que instalas alguna extra) o venir incluidas en el sistema operativo, etc. Te recomendamos que
utilices las fuentes de la coleccin ClearType de Microsoft
(Calibri, Cambria, Candara, Consolas, ConstantiaCorbel Gabriola) para probar, ya que son
compatibles con la mayora de caractersticas (de hecho llevan de forma predeterminada alguna
de ellas). Si utilizas Windows 10 tambin puedes probar con la fuente Gabriola.

- Las ligaduras permiten definir la unin de una letra con otra.


Puedes utilizar todas las ligaduras o ninguna, pero tambin:
* Slo estndar: Se utilizan las ligaduras estndar que Microsoft ha definido para cada idioma.
Por ejemplo, en ingls se uniran dos FF juntas.
* Estndar y contextuales: Incluye todas las ligaduras que el diseador de la fuente incluy en
su diseo.
* Histricas y discrecionales: Utiliza las ligaduras que antes eran estndar, pero que ya no lo
son. Dan un aspecto de tipografa de poca a tu texto.

- Espacio entre nmeros.


* Predeterminado: El establecido por defecto en la fuente.
* Proporcional: Se proporciona al tamao del nmero, al igual que ocurre con las letras. Por
ejemplo, el 4 tendr ms que el 1.
* Tabular: Todos los nmeros tienen el mismo ancho y por tanto ocupan el mismo espacio. Esto
favorece la alineacin en columnas de valores numricos.

- Formatos de nmeros.
* Predeterminado: El establecido por defecto en la fuente.
* Alineacin: Todos los nmeros tienen la misma altura y no se muestran en una posicin ms
baja que el resto del texto.
* Estilo antiguo: Los nmeros no tienen la misma altura, ni se sitan en la misma posicin, sino
que pueden estar ms o menos altos que la lnea de texto.
Un ejemplo de la misma tipografa (Gabriola) con ambos formatos de nmero:

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- Los conjuntos estilsticos permiten, dentro de una misma fuente, utilizar diferentes estilos que
hayan sido incluidos por el diseador. Esto implica que, dependiendo de qu fuente utilicemos,
podremos elegir un nico estilo, dos, veinte o los que haya incluidos. El desplegable muestra los
valores del 1 al 20.
Un ejemplo de la misma tipografa (Gabriola) con los estilos 1, 2, 3 y 4.

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6.5. Cambio maysculas/minsculas


En

la

minsculas...

pestaa Inicio >

grupo Fuente >

opcin Cambiar

maysculas

podemos desplegar un men desde la pequea flecha triangular que nos

permite cambiar el formato de maysculas a minsculas en el texto seleccionado. Las opciones


son:

Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas.

minsculas. Todas las letras en minsculas.

MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas.

Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el


resto de la palabra en minsculas.

Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.

Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas,
minsculas y tipo oracin.

6.6. Color y efectos de texto


Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas

que tambin se

pueden aplicar a la vez. Estn en la pestaa Inicio > grupo Fuente y desde el men contextual.
Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono es
el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores que se
muestra al pulsar su correspondiente flecha.

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Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y seleccionarlo de la paleta


ms completa que se mostrar en un cuadro de dilogo. Puedes ver en detalle la ventana en el
siguiente bsico Ventana de colores

Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto
degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma
independiente.

Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la
forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo
que resaltaramos sobre una hoja de papel con un rotulador.
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores
disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto
resaltado, pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el formato normal del cursor,
pulsa Detener resaltado.
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Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un men con 20 formatos
prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y
dems efectos.

Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un
efecto personalizado. Si quieres ver en detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado Efecto
de texto personalizado

Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Color y efectos de
texto

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Unidad 6. Bsico: Ventana de colores

Muchas herramientas permiten elegir un color de una paleta. Para simplificar, Word muestra una
paleta reducida, pero podemos acceder a una mayor variedad cromtica si pulsamos la opcin Ms
colores.... Por ejemplo, en la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Color de fuente.
En principio veremos la pestaa de colores Estndar:

Al hacer clic sobre un color, se mostrar en la previsualizacin inferior, en la mitad superior del
cuadro (Nuevo). De esta forma puedes compararlo con el que hay aplicado actualmente (Actual),
justo debajo.
Aunque tambin podemos acceder a la pestaa Personalizado para disponer de ms
opciones.

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Esta paleta es ms completa. Permite elegir un color y luego ajustar el tono deseado desde
la barra que hay justo a la derecha.
Si queremos utilizar un color en concreto no es factible seleccionarlo de la paleta de muestra. Lo
ms apropiado es establecer el valor exacto del mismo. El modelo de color utilizado por defecto es
la especificacin RGB, aunque se puede cambiar a HSL.
En el caso de utilizar RGB, deberemos especificar el nivel de rojo, verde y azul. Si utilizamos
HSL deberemos especificar el nivel de matiz, saturacin y luminosidad.
Tambin, como en el caso anterior, dispondremos de una vista previa.

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Unidad 6. Avanzado: Efecto de texto personalizado

Si has utilizado Word antes, vers que los efectos causan un resultado similar a WordArt, solo
que en este caso no creamos un objeto de tipo dibujo, sino que simplemente aplicamos sombras,
relieves y bordes al propio texto.
Hemos visto que en la cinta podemos establecer un efecto para el texto. Pero si lo que queremos
es crear uno personalizado, podemos acceder a la ventana Formato de efectos de texto:
1. Abrimos el cuadro de dilogo Fuente, desde la esquina de su grupo, en la pestaa Inicio:

2. En la zona inferior del cuadro, pulsamos el botn Efectos de texto.

El cuadro tiene el siguiente aspecto:

Permite elegir el aspecto que queremos modificar del texto: Relleno de texto o Contorno de
texto. Si hacemos clic en la letra A de la parte superior derecha accedemos a ms opciones:

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Esta son Sombra, Reflejo, Iluminacin, Bordes suaves y Formato 3D.


Al pulsar sobre cualquiera de las opciones se abrirn sus correspondientes herramientas para
fijar los parmetros. Por ejemplo, Para Relleno de color tenemos la siguiente pantalla:

En la que podemos fijar el tipo de relleno, el color y la transparencia.


Los cambios que vas aplicando no se previsualizan directamente en el cuadro de Formato de
efectos de texto, as que tendrs que pulsar Aceptar y cerrarlo para ver el resultado.
Veamos un ejemplo:
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El relleno es un degradado anaranjado. Tiene un efecto biselado que le da cierta profundidad,


se lo hemos dado con el formato 3D.
El contorno es rojo. En cambio, vemos como un aura morada, eso es un efecto de iluminado.
La sombra tiene una orientacin inferior derecha, se ve en tono gris. Tambin hay
un reflejo aplicado, que da un efecto espejo.
Ten en cuenta que, para aplicar relleno y contorno, debers elegir una fuente lo suficientemente
gruesa como para que se distingan. Nosotros hemos realizado el ejemplo con la Franklin Gothic
Heavy a tamao 72.
Este texto de ejemplo est algo cargado, pero es para que veas las posibilidades de las
herramientas. No vamos a detenernos en cada una de las herramientas, porque existen muchas.
En cambio, mostraremos a continuacin cada una de las secciones, las comentaremos brevemente
y explicaremos cmo manejar los mens y opciones en general. Te invitamos a que las pruebes
todas poco a poco.

Relleno y contorno de texto


El relleno tiene tres opciones generales: Sin relleno, Relleno slido y Relleno degradado. En
funcin de la opcin que elijas vers unas herramientas u otras.

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Para un relleno slido, nicamente elige el color y si quieres que tenga cierta transparencia
indica el grado de la misma.
Para un relleno degradado, debers elegir el color y tipo, la direccin de entre las del men y
su ngulo.
La mayora de selectores ya los conoces: mens, listas desplegables o barras deslizadoras.
Vamos a comentar el selector de Puntos de degradado, por ser algo diferente a lo que nos
solemos encontrar.

El degradado es una mezcla paulatina de dos o ms colores. Por lo tanto, esta barra nos permite
elegir en qu punto se introduce un color en la mezcla.
Desde los botones situados a la derecha de la barra puedes Agregar un delimitador nuevo
o Quitar el delimitador que est seleccionado. Tambin puedes deslizarlos a otra posicin,
arrastrndolos.
Al situar el cursor sobre uno de los limitadores, aparece un recuadro de ayuda (tooltip) que te
indica las caractersticas generales del mismo. Si haces clic en l, vers estas mismas
caractersticas plasmadas en las herramientas inferiores de color, posicin, brillo y transparencia.
Por tanto, las herramientas inferiores se modifican para cada uno de los delimitadores.

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No explicaremos las opciones de contorno de texto, porque son idnticas. La nica diferencia
es que afectan a la lnea de contorno del texto en vez de a su relleno.

Sombra, Reflejo e Iluminaciones


Para aplicar un efecto de sombra, de reflejo o iluminaciones, normalmente con seleccionar un
valor Preestablecido ser suficiente. Al hacerlo, se mostrarn debajo los valores de configuracin.
Si el diseo no acaba de ser lo que quieres, elige la que ms se parezca a lo que buscas y luego
realiza tus modificaciones.

Formato 3D
El formato 3D te permite darle cierta perspectiva y profundidad al texto. Y las herramientas de
superficie te ayudarn a conseguir un bonito acabado.

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Pulsando Reestablecer se elimina cualquier efecto 3D aplicado. De esta forma, podrs ir


probando sin problema, porque si no te gusta el resultado no ser necesario que borres todo el
formato del texto y lo vuelvas a aplicar (relleno, contorno...).

Unidad 6. Ejercicio: Color y efectos de texto

En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el color y cmo aplicarle efectos al texto.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Las opciones que utilizaremos estn en la pestaa Inicio, grupo Fuente.
3. Selecciona el ttulo de la portada Primeros pasos en Word, haz clic en la
herramienta Efectos de texto

y escoge uno de ellos. As, el ttulo cambiar de aspecto.

4. Haz doble clic sobre la palabra Word en la primera lnea del texto para seleccionarla.
5. A continuacin, localiza la herramienta Color de fuente
y haz clic en su pequea flecha
para desplegar la paleta de colores. Escoge un color haciendo clic en l y observa cmo se
modifica el texto.
6. Luego, localiza la frase que hay bajo el ttulo aprenderemos a crear y guardar nuestro
primer documento, y seleccinala.
7. Haz clic en la herramienta Color de resaltado.
8. Guarda los cambios antes de cerrar.

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6.7. WordArt
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo vistoso en
nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rtulos de forma
sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botn WordArt.

Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer
clic sobre la que ms nos guste.

A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos


seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro
texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino
de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las
Herramientas de dibujo, con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el

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corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt
seguir las reglas de alineacin de los grficos.
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la parte superior
central est el icono para girar y en la parte derecha el icono para alinearlo con el texto que lo
rodea.

6.8. Formato prrafo


Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar
las caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas
de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son
las secciones, que veremos ms adelante.
Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas
estn disponibles en la pestaa Inicio.

Alineacin.
Estos son los botones

para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:

Izquierda

Centrada

Derecha

Justificada

Este prrafo tiene


establecida
alineacin izquierda.

Este prrafo tiene


establecida la
alineacin centrada.

Este prrafo tiene


establecida
alineacin derecha.

Este prrafo tiene


una
alineacin
justificada.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto


de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las
celdas si el texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en
el captulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta
funcin permite escribir en cualquier parte de la pgina directamente sin tener que insertar lneas
en blanco. Puedes aprender cmo hacerlo en el siguiente avanzado: Hacer clic y escribir

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Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda.
Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones

de la pestaa

Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se
puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de
la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que
separa las lneas o interlineado. Formato del prrafo
Relacin entre saltos de pgina y prrafos.
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn
problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en
dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el
cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina. Tambin hay otras opciones
relacionadas con este tema que puedes ver aqu. Formato del prrafo

En el apartado, Lneas

y saltos de pgina.
En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien que dos palabras
no sean separadas en distintas lneas. Por ello, haremos una especial mencin las funciones de
guin y espacio de no separacin en el siguiente avanzado. Guin y espacio de no
separacin

Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Alineacin y
sangra del prrafo

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Unidad 6. Avanzado: Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo)


En versiones ms antiguas de Word, para escribir nicamente al principio y al final de la pgina,
por ejemplo, haba que ir pulsando INTRO para crear filas vacas. Una vez creadas, ya podamos
desplazarnos por el documento.
En las ltimas versiones, incluido Word 2016, se ha mejorado este aspecto. Ahora es
posible escribir en cualquier punto de la pgina directamente haciendo doble clic sobre el
lugar exacto, y sin necesidad de crear prrafos sin contenido.

Cmo se usa?
Al mover el cursor por una pgina de Word, en Vista Diseo, vemos que Este toma diferentes
formas. Es debido a la funcin que te permite escribir libremente o escribir "al vuelo".
Las formas del cursor simbolizan el tipo de alineacin de prrafo que adquirira el texto si fuese
insertado en el lugar sealado. Tambin se crear una sangra automticamente, a la altura de
donde hayamos situado el punto de insercin haciendo doble clic.
Al colocar el cursor junto al margen izquierdo aparece un pequeo prrafo alineado a la

izquierda.

Si posicionamos el cursor un poco ms a la izquierda y aparece con una sangra


Cuando colocamos el cursor por el centro de la pgina, veremos como el cursor toma la forma

de un pequeo prrafo centrado.


Y, si ponemos el cursor junto al margen derecho toma la forma de un prrafo alineado a la

derecha.
Esta funcin es til, por ejemplo, cuando creamos una pgina de ttulo para un trabajo. Podemos
escribir al principio de la pgina el lugar y la fecha, en el centro el propio ttulo del trabajo y al final
de la pgina el autor del trabajo. Todo en los lugares exactos, sin tener que ir insertando lneas en
blanco ni cambiar el tipo de alineacin desde la cinta.

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Unidad 6. Avanzado: Formato del prrafo (I)


En la cinta de opciones disponemos de las herramientas ms comunes de prrafo, dentro de la
pestaa Inicio > grupo Prrafo. Pero si queremos acceder a todas ellas, debemos abrir el cuadro
de dilogo pulsando el botn de la esquina inferior del grupo.

Sangra y espacio
Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, veremos la pestaa Sangra y
espacio. En ella encontramos las opciones para configurar la Alineacin, el Espaciado o
el Interlineado, entre otras. El Nivel de esquema lo veremos ms adelante.

Alineacin.
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En este campo tenemos un botn para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineacin
disponibles. Izquierda, centrada, derecha y justificada.

Truco: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco
para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO,
esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el
prrafo quedar perfectamente justificado.

Sangra.

Podemos fijar los centmetros que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como
a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.
Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana
que se despliega al hacer clic en el botn de la derecha.
Primera lnea: desplaza la primera lnea del prrafo un poco a la derecha.
Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea.
Espaciado.
Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el
prrafo anterior y posterior.
Interlineado.

El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la
ventana de Interlineado que nos ofrece las siguientes posibilidades:
Sencillo, es el establecido por defecto.
1,5 lneas.
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Doble. Dos lneas.


Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos
deseados, pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas.
Exacto, como la opcin anterior, pero permitiendo la superposicin de las lneas.
Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con
decimales.

Lneas y saltos de pgina


En esta pestaa podemos controlar como se comportan los saltos de pgina respecto de los
prrafos.

Control de lneas viudas y hurfanas.

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203

Si activamos esta casilla impediremos que por un salto de pgina automtico quede la ltima
lnea de un prrafo en la primera lnea de una pgina (lnea viuda). Tambin evitaremos que quede
la primera lnea de un prrafo como ltima lnea de una pgina (lnea hurfana).
Conservar con el siguiente.
Activando esta casilla impediremos que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados
por un salto de pgina.
Conservar lneas juntas.
Al activar esta casilla impediremos que un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo
seleccionado.
Salto de pgina anterior.
Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado, por lo
que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina.
Suprimir nmeros de lnea.
Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado del
prrafo seleccionado.
No dividir con guiones.
As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final
de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.

Establecer como predeterminado


En ambas pestaas dispondremos del botn Establecer como predeterminado, que guardar
la configuracin realizada y la utilizar por defecto en cada nuevo prrafo de cada documento.

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Unidad 6. Avanzado: Guin y espacio de no separacin

Por defecto, cuando escribimos en Word el texto se autoajusta y hace saltos de lnea para
evitar que una palabra quede dividida. Para que se utilicen los guiones de separacin nos
situaremos en la pestaa Formato , grupo Configurar pgina y cambiaremos la opcin Guiones.

Por defecto est activa la opcin Ninguno, que hace que la ltima palabra de la lnea no se
separe con guiones.
Aqu puedes ver un ejemplo del resultado si seleccionamos Ninguno, Automtico y Manual:

En el ltimo caso, en Manual, vemos que aparece un cuadro de dilogo que nos permite indicar
cmo se divide correctamente la palabra, aunque lo normal es que el sistema lo haga bien.
Ten presente que los guiones se aplicarn a todo el documento. Si quieres que slo se aplique
a una parte del mismo tendrs que utilizar el modo Manual con el texto a modificar previamente
seleccionado.

Si, por el contrario, lo que queremos es conseguir que dos palabras no se separen en
distintas lneas, por la razn que sea, lo que haremos ser pulsar la combinacin de
teclas CTRL + MAYS +ESPACIO, en vez de separarlas con un espacio simplemente. Si ya estaban
escritas debers borrar el espaciado e insertarlo de la forma descrita.
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Veamos un ejemplo. Hemos aplicado un espacio de no separacin en los lugares marcados,


observa la diferencia:

Como las tres palabras son ahora inseparables, y no caben en el espacio de la lnea superior, se
sitan juntas en la inferior.
Podras pensar que, visto lo visto, insertando un salto de lnea con la tecla INTRO se obtendra el
mismo resultado. Y as sera, al menos en apariencia. Pero de esta forma, al autoajustarse
automticamente, no habr ningn salto de lnea si modificamos el texto posteriormente.

En cambio, si hemos insertado un salto, se mantendr:

Por eso, te recomendamos que utilices siempre la herramienta ms adecuada.

Unidad 6. Ejercicio: Alineacin y sangra del prrafo

En este ejercicio practicaremos cmo cambiar la alineacin de un prrafo y cmo utilizar la


sangra.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Las opciones que utilizaremos estn en la pestaa Inicio, grupo Prrafo.
3. Empezaremos probando la alineacin. Pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el
documento.
4. Haz clic en Justificar o pulsa CTRL+J. As, las lneas se "estirarn" para ocupar de margen a
margen y dar una sensacin ms simtrica y ordenada.
5. Haz clic en el ttulo Arrancar Word 2013 que hay en la primera pgina, tras la portada.
6. Pulsa el botn Centrar.
7. Ahora vamos a modificar la sangra. Selecciona el texto que hay entre el ttulo Desde el men
Inicio y el ttulo Desde un acceso directo en el escritorio y haz clic en Aumentar sangra.
8. Repite la operacin con el texto que hay entre el ttulo Desde un acceso directo en el
escritorio y el ttulo El primer texto.
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El resultado ser similar al siguiente:

9. Guarda los cambios antes de cerrar.

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6.9. Listas con vietas y numeradas


En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio tambin encontramos herramientas para crear
listas.
Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un
smbolo, dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o por vietas dependiendo de si los
elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:

Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.

O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma
automtica.

Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender que
quieres introducir una lista de vietas.

Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una
lista, en este caso numrica.

Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la
tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un
salto de lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado ser el siguiente:

Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza
la opcin Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un prrafo normal, hay que
pulsar de nuevo la tecla INTRO despus del ltimo elemento, es decir, hay que pulsar dos veces la
teclaINTRO.

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Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabticamente.
Lo haremos seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar

que se encuentra tambin en la

pestaa Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es
escoger si queremos una ordenacin ascendente o descendente y aceptar.

Al pulsar el botn Aumentar sangra antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este
est un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas
multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.

Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de
lista

, si despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha

de cada uno de ellos.

Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones.

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Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del
men que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir
nueva vieta, Definir nuevo formato de nmero o Definir nueva lista multinivel.
Si no queremos que se creen lista de forma automtica podemos hacerlo desde Archivo
Opciones Revisin Opciones de autocorreccin
Listas automticas con vietas y Listas automticas con nmeros.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Listas

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Unidad 6. Ejercicio: Listas

En este ejercicio practicaremos cmo aplicar y modificar listas.


1. Abre Word. Trabajaremos sobre el archivo en blanco.
2. En la pestaa Inicio, selecciona el estilo Ttulo 1 y escribe Lo que llevar en la maleta y pulsa
INTRO.
3. En Inicio > Prrafo, haz clic en la herramienta Vietas. Aparecer un crculo negro en el
documento.
4. Escribe Ropa y pulsa INTRO. Aparecer un crculo idntico al anterior bajo l.
5. Pulsa el botn Aumentar sangra para indicar que vamos a introducir elementos
dependientes de Ropa. Se encuentra en el grupo Prrafo de la ficha Inicio, junto a las listas.
6. Escribe Ropa interior y pulsa INTRO. Repite la operacin para los elementos: Ropa de
abrigo, Vestido de fiesta, Zapatos de fiesta, Zapatos cmodos.
7. Tras escribir el ltimo elemento y pulsar INTRO, queremos introducir otro elemento al mismo
nivel que Ropa, as que pulsa el botn Disminuir sangra.
8. Escribe Higiene y pulsa INTRO.
9. Pulsa Aumentar sangra e introduce los elementos Pasta de dientes, Cepillo de
dientes, Peine, Champ, Gel, Desodorante, Toalla. Por supuesto, tras cada uno de ellos
debers pulsar INTRO.
10. Tras el ltimo INTRO, pulsa Disminuir sangra y escribe el texto Otros.
11. Pulsa INTRO y luego Aumentar sangra.
12. Escribe Paraguas, Cargadores, GPS, separados por la tecla INTRO. El resultado hasta el
momento deber ser el siguiente:

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13. Haz clic en una de las vietas en forma de crculo negro. Observars que se seleccionan en
color gris todas las vietas del mismo nivel.
14. Haz clic sobre la pequea flecha triangular de la herramienta Vietas para desplegar su men.
En l debes seleccionar otro estilo de vieta distinto. Te proponemos, por ejemplo, el quinto
en la Biblioteca de vietas. Se trata de uno coloreado.
15. Selecciona ahora una de las vietas del subnivel para seleccionarlas todas y repite la
operacin, pero esta vez selecciona la vieta en forma de cuadrado negro. El resultado ser
el siguiente:

16. Guarda el documento con el nombre Escapada fin de semana y cirralo.

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6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulacin TAB, como ves en esta imagen.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones.
Word 2016 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems, podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que
las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin
repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaa Vista >
grupo Mostar > opcin Regla.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la
tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente
diferentes iconos que corresponden a las siguientes
alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de
primera lnea y sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la
tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

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Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:


Izquierda en la posicin 2,5
Centrada en la posicin 4,7
Derecha en la posicin 6,7
Barra de tabulaciones en la posicin 8,2
Decimal en la posicin 9,2
Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la regla horizontal
para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha
donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Aprende ms sobre el cuadro
de Tabulaciones en el siguiente avanzado: Tabulaciones
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a
la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineacin de cada tabulacin: la columna de ctricos est alineada a la izquierda, la


de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulacin vertical y la
alineacin decimal.
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Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Texto tabulado

6.11. Copiar formato


En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar
formato

. Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a

otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:


Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de
herramientas y hacer clic en Copiar formato

, el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo

sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer

clic

sobre

la

hacer doble clic en Copiar formato

palabra

de

la

cual

queremos

copiar

el

formato,

, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin

hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de
copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez
el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar
sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo.

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Unidad 6. Avanzado: Tabulaciones

Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, iniciamos el cuadro de dilogo Prrafo. Se pueden
establecer las tabulaciones desde el botnTabulaciones que se encuentra en la parte inferior
izquierda. Tambin se pueden aplicar tabulaciones desde la regla horizontal.
Para establecer las tabulaciones se teclea la posicin en cm. en el campo Posicin, a
continuacin, hacer clic en el tipo de alineacin deseada, luego podemos elegir un tipo de relleno
con el que se rellenarn los espacios en blanco a la izquierda de la tabulacin y por ultimo pulsar
el botnFijar, esto har que la tabulacin que acabamos de crear aparezca en la lista de
tabulaciones.
Si queremos eliminar una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el
botn Eliminar. Tambin tenemos un botn para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en que
nos encontramos. Una vez tengamos todas las tabulaciones preparadas pulsaremos el
botnAceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal los iconos
de las tabulaciones que acabamos de fijar.
Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta ventana o la regla horizontal,
independientemente de la forma en la que se cre la tabulacin.
Por ltimo, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones
predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro nmero en la ventana.

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La siguiente imagen muestra un ejemplo, no muy elegante pero ilustrativo:

Primera tabulacin: alineacin izquierda y relleno 2 punteado.

Segunda tabulacin: alineacin centrada y relleno 3 de lnea alta.

Tercera tabulacin: alineacin derecha y relleno 4 de lnea baja.

Unidad 6. Ejercicio: Texto tabulado

En este ejercicio practicaremos cmo crear columnas de texto con distintas alineaciones gracias
a la tabulacin.
1. Abre Word. Trabajaremos sobre el documento en blanco.
2. Crearemos las tabulaciones y luego ya introduciremos el texto. Lo primero pues ser
asegurarnos de que estamos mostrando las reglas. Si no se muestra la regla, recuerda que
para activarla debes ir a la pestaa Vista > grupo Mostrar > opcin Regla.
3. En el cuadro que hay sobre la regla vertical izquierda es donde definimos el tipo de tabulacin.
Haz clic sobre l y observa cmo va cambiando el tipo. Djalo en Tabulacin izquierda. Si
no tienes claro cul es, deja el cursor sobre ella unos segundos y un globo informativo te dar
su nombre, como siempre.
4. Haz clic en el nmero 1 de la regla horizontal superior. Quedar una pequea marca con la
forma de la tabulacin izquierda.
5. Haz clic de nuevo en el cuadro para cambiar el tipo de tabulacin. Esta vez
utilizaremos Centrar tabulacin.
6. Haz clic en el nmero 5 de la regla superior. Tambin quedar marcado.
7. Repite la operacin con la Tabulacin derecha en el nmero 9.
8. Ahora, selecciona en el cuadro la Barra de tabulaciones e insrtala en el nmero 10.
9. Por ltimo, crea una Tabulacin decimal en el nmero 13.
El resultado que observars en la regla es el siguiente:
10. Haz clic en la hoja para empezar a introducir el texto.
11. Escribe Precios de ctricos y pulsa INTRO.
12. Pulsa la tecla TABULADOR (TAB) y escribe Ctricos.
13. Pulsa TAB y escribe Tipo.
14. Pulsa TAB y escribe Orgen.
15. Pulsa TAB y escribe /Kg.
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16. Pulsa INTRO.


17. Pulsa TAB y escribe Naranja.
18. Pulsa TAB y escribe Navelate.
19. Pulsa TAB y escribe Com. Valenciana.
20. Pulsa TAB y escribe 0,94.
21. Pulsa INTRO para empezar a introducir la siguiente lnea.
22. Pulsa TAB y escribe Limn.
23. Pulsa TAB y escribe Primofiori.
24. Pulsa TAB y escribe Valencia.
25. Pulsa TAB y escribe 0,898.
26. Pulsa INTRO para empezar a introducir la siguiente lnea.
27. Pulsa TAB y escribe Limones.
28. Pulsa TAB y escribe Vema.
29. Pulsa TAB y escribe CV.
30. Pulsa TAB y escribe 00,75.
31. Ahora, prate a observar el resultado. Las tres primeras columnas tienen una alineacin a la
izquierda, centrada y a la derecha, respectivamente. Luego hay una lnea de separacin y los
precios estn alineados por su coma, independientemente de cuntas cifras contengan como
enteros y cuntos decimales.
32. Podramos haber logrado un resultado similar insertando espacios entre los valores. Sin
embargo, la ventaja de las tabulaciones es que nos permiten modificar el texto en su conjunto
fcilmente. Selecciona las cuatro filas de datos y haz clic sobre el marcador de la regla que
est situado en el nmero 13. Arrstralo hasta el nmero 12.
33. Ahora, selecciona la primera fila, correspondiente a los encabezados
(Ctricos, Tipo, Orgen y /Kg.) y aplcale un estilo subrayado desde el grupo Fuente de la
ficha Inicio. El resultado final es este:

34. En la ficha Inicio, grupo Prrafo dispones del botn Mostrar todo . Recuerda que con l
puedes ver las marcas y smbolos de formato. Al trabajar con tabulaciones puede resultar
muy til, para ver dnde hemos introducido una. El mismo documento con esta herramienta
activada se vera as:

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Las flechas hacia la derecha representan las tabulaciones. Si en algn momento no te sale
bien puedes confirmar que has realizado correctamente las tabulaciones de esta forma.
35. Guarda el documento con el nombre Precios y cirralo.

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220

Ejercicios unidad 6: Formato del documento

Ejercicio 1: Receta
Abre el archivo Plato de la semana de los ejercicios del curso y dale formato para que quede
como el siguiente, o al menos lo ms parecido posible:

Algunas consideraciones a tener en cuenta son:

El tema empleado en el ejemplo es Office, y los ttulos se han formateado con sus estilos
predefinidos.

El texto relativo a los comensales est en verde y negrita.

Las columnas correspondientes a los tiempos se han creado con tabulaciones.

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221

Los ingredientes son una lista de vietas.

Los pasos de realizacin son una lista multinivel.

La fuente se ha cambiado a mano al tipo High Tower Text. Si no est disponible en tu


ordenador puedes utilizar otra.

Guarda los cambios.

Puedes consultar aqu las soluciones propuestas.

Ejercicio 2: Curso de SQL


Abre el archivo Curso bases de datos de los ejercicios del curso y aplica los cambios siguientes:

El texto Curso de SQL pasar a ser el ttulo de la portada.

Utilizar las tabulaciones para que, en los ejemplos y ejercicios del texto donde hay un SELECT
y un FROM, aparezcan cada uno en una lnea, pero a la misma altura, en columna. Observa
un
ejemplo:

Observa que, en el caso en que Ejemplo: est en la misma lnea que SELECT, hacemos un
retorno de carro para separarlo en distintas lneas.

Utilizar las tabulaciones para organizar bien la tabla de verdad, de forma que los valores AND,
TRUE, FALSE y NULL queden bien alineados.

Dar estilo de lista de vietas al texto Una constante, Una funcin de agrupacin, Una
columna de agrupacin y Una expresin basada en las anteriores. Se encuentran en el
apartado Determinacin de los valores mnimos y mximos, al final de la pgina 3.

Tras la lista de vietas anterior, insertar un salto de pgina.

Los ejercicios de la ltima pgina estn mal numerados, por haber sido numerados a mano y
posteriormente modificados. Cambia la numeracin por una lista numerada.

Adems, los ejercicios no presentan una homogeneidad. Los ejercicios de consultas simples
se resuelven tras el enunciado, y los ejercicios multitabla y de sumatorias separan enunciados
y soluciones en dos bloques distintos. Modifica los ejercicios de consultas simples para que
sigan el mismo patrn.

Modificar la fuente de todo el texto por una que te guste ms. Por ejemplo, Calibri.

Guarda los cambios.

Ejercicio 1: Receta
Para formatear el archivo Plato de la semana:

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222

1. En la ficha Diseo, grupo Fondo de pgina, selecciona la herramienta Color de pgina y


escoge el verde claro. Concretamente el Verde oliva, nfasis 3, Claro 80%. Antes de hacerlo
asegrate de que el Tema seleccionado es Office.
2. Selecciona el texto Plato de la semana y aplica el estilo Puesto desde la ficha Inicio.
3. En el grupo Prrafo de esta misma ficha, haz clic en la herramienta de alineacin centrada.
4. Selecciona el texto Berenjenas fritas y aplcale el estilo Ttulo 1.
5. Selecciona las filas correspondientes a los tiempos de preparacin, reposo y coccin y aplica
una Tabulacin
izquierda a 1,5 y
otra
a 6.
Recuerda que para activar la regla debes ir a la pestaa Vista > grupo Mostar > opcin Regla.
. Luego, escoger el tipo de tabulacin en el pequeo cuadro sobre la regla vertical izquierda y
hacer clic en los correspondientes valores (1,5 y 6) en la regla superior.
6. Para que se aplique la segunda tabulacin, debers pulsar la tecla TAB tras los valores
temporales. Es decir, antes de 10 minutos, 30 minutos y 12 minutos.
7. Aplica el estilo Ttulo 2 a las palabras Ingredientes: y Realizacin:.
8. Selecciona las cuatro lneas que corresponden con el apartado Ingredientes y pulsa la
herramienta Vietas para incluirlas en una lista. Esta herramienta se encuentra en la
ficha Inicio, grupo Prrafo.
9. Tabula ligeramente la lista, pulsando la herramienta Aumentar sangra que encontrars en
este mismo grupo, junto a las herramientas de lista.
10. Selecciona el texto que hay a continuacin del apartado Realizacin, hasta el final del
documento.
11. Aplica una Lista multinivel, desde el botn del grupo Prrafo. En el men debers escoger
la segunda opcin del apartado Biblioteca de listas. El formato es 1) a) i).
12. Ahora, los pasos van del 1 al 7, pero esto no es correcto. Vamos a establecer los niveles.
Selecciona los elementos que se corresponden con los valores 2, 3, 4 y 5. Es decir, las lneas
correspondientes a preparar los ingredientes. Luego, pulsa el botn Aumentar sangra.
13. Luego, haz clic en el elemento 3 (Enharinarlas, ponerlas a frer...) y pulsa Aumentar
sangra de nuevo.
14. Coloca el cursor despus de la coma y pulsa INTRO. Pulsa SUPR dos veces y escribe una P
mayscula, que es ms adecuada para empezar la lnea.
15. Repite la operacin para borrar la coma entre caliente y depositarlas.
vez, Depositarlas ser la palabra que comience por mayscula.

Esta

16. Ahora vamos a cambiar el tipo de fuente y algunos detalles de estilos bsicos. Pulsa CTRL+E
para seleccionar todo el texto.
17. Cambia la fuente por otra que te guste ms. Nosotros hemos aplicado una High Tower Text y
hemos utilizado posteriormente los botones para aumentar el tamao
. Al utilizar estos
botones en vez de indicar un valor absoluto en el listado de tamaos de fuente, evitamos que
el texto y los ttulos tengan el mismo tamao. Conseguimos conservar su proporcin.
18. Selecciona el texto Comensales: 4 personas y luego haz clic en la herramienta Negrita de
la ficha Inicio, grupo Fuente. O bien pulsa CTRL+N.
19. Sin perder la seleccin, despliega la paleta de colores del grupo Fuente y cambia el color del
texto a verde oscuro (Verde oliva, nfasis 3, Claro 25%).
20. Pulsa CTRL+G o Guardar para conservar los cambios.
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21. Cierra el documento.

Ejercicio 1: Curso de SQL


Para formatear el archivo Curso bases de datos:
1. Seleccionar el texto Curso de SQL que encabeza el documento y pulsar las teclas CTRL+X
para cortarlo.
2. En la ficha Insertar, grupo Pginas, desplegar el men Portada y seleccionar cualquiera de
ellas. Nosotros hemos escogido Puzzle.
3. En la portada, hacer clic sobre el texto [Escriba aqu el ttulo de la portada] y pulsar las
teclas CTRL+V para pegarlo. En cuanto al resto de elementos (Ao, subttulo, etc.), puedes
rellenarlos opcionalmente, o bien puedes seleccionarlos y pulsar SUPR para eliminarlos.
4. Para tabular las consultas, lo primero ser, en todos aquellos ejemplos en que quede la
consulta en la misma lnea que la palabra Ejemplo: u otro texto introductorio, situar el punto
de insercin al final de dicho texto y pulsar INTRO.
5. Una vez cada consulta se encuentra en filas encabezadas por sentencias como SELECT o
FROM, mostrar las reglas desde el botn que hay arriba de la barra de desplazamiento vertical.
Luego, escoger la Tabulacin izquierda en el pequeo cuadro sobre la regla vertical
izquierda.
6. Seleccionar cada consulta y hacer clic a la altura deseada en la regla superior. Nosotros las
insertamos a 2 todas ellas, para que d sensacin de homogeneidad. En el texto, debers
pulsar la tecla TAB para crear tabulaciones, o la tecla RETROCESO para eliminarlas, de modo
que
se
vaya
ajustando
a
las
marcas
de
tabulacin
de
la
regla.
Un truco para hacer esto podra ser pulsar la tecla CTRL y sin soltar ir seleccionando cada
consulta en todo el documento. Luego, aplicar la tabulacin al 2. As las haremos todas de una
tacada y luego ya podremos revisarlas una a una para ir ajustando las tabulaciones del texto.
7. Para modificar la tabla de verdad, hacemos clic entre los FALSE que aparecen pegados y
pulsamos la tecla TAB. Repetiremos la operacin para los FALSE y NULL que hay pegados,
separndolos.
8. Seleccionar el texto Una constante, Una funcin de agrupacin, Una columna de
agrupacin y Una expresin basada en las anteriores. Luego, en Inicio > Prrafo, hacer
clic en la herramienta Vietas.
9. Situarse al final de la lista y pulsar la herramienta Insertar > Pginas > Salto de pgina.
10. Repetir la operacin, pero con la herramienta Numeracin, para crear una lista numerada
sobre los ltimos ejercicios y soluciones del documento. Los nmeros que estaban
introducidos a manos deberemos borrarlos seleccionndolos y pulsando SUPR o
RETROCESO.
Para encuadrar a la misma altura la lista numerada de los enunciados con la de las soluciones,
debers jugar con los marcadores de sangra en la regla superior y dejarlos a la misma altura.
11. En el apartado de ejercicios de consultas simples:
- Selecciona cada uno de los enunciados y pulsa CTRL+X para cortarlo. Luego, sita el
punto de insercin tras el anterior y pulsa INTRO. Pulsa CTRL+V para pegarlos. De este
modo conseguirs tener los enunciados juntos y las soluciones juntas.
- Tras el ltimo enunciado, escribe el texto Soluciones ejercicios consultas simples.
- Selecciona los enunciados y pulsa la herramienta Numeracin de la ficha Inicio para crear
una lista numerada. Repite la operacin con las soluciones y retoca la sangra y las
tabulaciones si es necesario. Recuerda que en caso de que se inserte una numeracin en
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224

una fila que no corresponda (que no empiece por SELECT), puedes seleccionar el nmero y
pulsar SUPR para eliminarlo.
12. Pulsa CTRL+E para seleccionar todo el texto. En la ficha Inicio, grupo Fuente, selecciona el
tipo de fuente Calibri.
13. Pulsa CTRL+G o Guardar para conservar los cambios.
14. Cierra el documento.

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225

Unidad 7. Estilos
7.1. Introduccin
Los estilos sirven para para dar formato al texto ms fcilmente. Al aplicar un estilo podemos
dar varios formatos a la vez co un slo clic. Por ejemplo, un estilo puede incluir caractersticas del
formato fuente (negrita, tipo, color y tamao fuente, ...) y tambin del formato prrafo (alineacin,
sangra, ...). Word ya tiene predefinidos unos estilos que nos sern suficientes en muchos casos,
pero tambin podemos definir nuestros propios estilos personalizados.
La otra funcin de los estilos es indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo
(o cul es su naturaleza). Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no
son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el
ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos
desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Los estilos estn disponibles desde dos sitios, la cinta de opciones y el panel de estilos:
En la pestaa Inicio > grupo Estilos de la cinta de opciones .

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable

para ver todos los estilos

disponibles y ms opciones (Crear estilo, Borrar formato y Aplicar estilos)


Tambin puedes realizar funciones parecidas desde el Panel de estilos que se abre
haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del grupo Estilos o pulsando la combinacin
de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.

La principal diferencia con el grupo Estilos de la cinta de opciones, es que podemos elegir entre
mostrar o no mostrar una vista previa de su formato mediante la casilla inferior Mostrar vista
previa.

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226

Otra diferencia es que podemos elegir qu estilos se muestran (recomendados, en uso, todos,
...) desde el enlace Opciones...
Iremos viendo ms opciones del panel de estilos a lo largo del tema.

7.2. Aplicar y quitar estilos


Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro
estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin podemos
aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre
el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del
documento: Ttulo, Subttulo, Cita, nfasis, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por
motivos estticos, sino por ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto. El aspecto del
formato se puede modificar, as que no debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel
estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin de la verdadera naturaleza del texto.

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Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer
estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, dependiendo de los formatos manuales que hayas
especificado, al aplicar el estilo Normal, no desaparecen. En ese caso, hay que seleccionar el texto
en cuestin, y pulsar en el icono borrar formato

del grupo Fuente, o tambin, desplegar el men

que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente
igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos

7.3. Apariencia de los estilos


Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto global modificando
los estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho ms rpida utilizando los temas y los
conjuntos de estilos integrados. En ambos casos conviene revisar bien el documento para ver los
cambios efectuados.
Los estilos estn relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al
documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un
cambio radical de la imagen del documento con tan slo un clic, como vimos en la unidad anterior.
Si pulsamos los botones Colores y Fuentes podremos combinar distintas configuraciones de
colores y fuentes que estarn definidos en los Temas de que dispongamos.

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228

Desde la pestaa Diseo puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic
en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y prrafo de todo el documento. No
se puede aplicar slo a una seleccin del texto.

Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos
como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botn

y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo

conjunto de estilos aparecer en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de


estilos Integrados.

Unidad 7. Ejercicio: Aplicar estilos


En este ejercicio practicaremos cmo aplicar estilos mediante el panel de estilos.
1. Abre Word para empezar a trabajar en un documento en blanco.
2. Escribe el texto:
Internet
Los comienzos de la red
Internet surgi a partir de un proyecto militar.
3. Para mostrar el panel de estilos, haz clic en el pequeo botn que hay en la esquina inferior
derecha del grupo Estilos.
4. Selecciona la primera palabra, Internet, y haz clic en Ttulo 1 en el panel.
5. Selecciona la segunda lnea de texto y pulsa esta vez en Ttulo 2.
6. Luego, haz clic en Borrar todo para eliminar el estilo. Quedar seleccionado el estilo Normal.
7. Selecciona ahora el estilo Sin espaciado. Observars que disminuye la separacin entre lneas.
8. Cierra el documento sin guardar los cambios.

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229

7.4. Crear, modificar y borrar estilos


Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la
opcin de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo ms recomendable es aplicar un estilo ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo
que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo
1, lo aplicamos a un texto y desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botn Nuevo estilo.

Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el siguiente.

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Aqu podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente, negrita,
cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final.
Observa como en el campo Estilo basado en aparece Ttulo 1.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Para
remediarlo, existen varios sistemas, que puedes ver en el siguiente avanzado Utilizar un estilo en
varios documentos

Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los cuadros Tipo
estilo, Estilo del prrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los
estilos Propiedades de los estilos

. El tema de estilos es un poco ms complejo que lo que

habamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto, te recomendamos practicar primero los
conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.

Unidad 7. Avanzado: Utilizar un estilo en varios documentos

Al crear un estilo, debemos tener en cuenta su mbito.


Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Es posible
que esto suponga un inconveniente, ya que, en la mayora de casos, crearemos estilos para
utilizarlos en ms de un documento.
Una posible solucin es crear los estilos en una plantilla (las veremos con detalle ms
adelante).
En Inicio > Estilos, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo en cuestin y
elegimos Modificar....

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Luego, en el cuadro de dilogo, marcaremos la casilla Documentos nuevos basados en esta


plantilla.

De esta forma, el estilo estar disponible en los nuevos documentos que se creen a partir de ella,
aunque no en los que hayan sido creados con anterioridad.

Pero, y si queremos que el estilo aparezca en todos los nuevos documentos? Y si no


queremos basarnos en una plantilla en concreto? La solucin en tal caso es exportar los estilos a
la plantilla base "normal" sobre la cual se crean todos los documentos nuevos en blanco.
En Inicio > Estilos, pulsaremos el botn Ms para abrir el panel de Estilos.

Y haremos clic en el botn inferior Administrar estilos

. Se abrir el cuadro de dilogo desde

donde podremos eliminar, crear y modificar estilos, entre otras funciones. La que nos interesa en
este caso es Importar o exportar... as que pulsaremos este botn, que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.
Se cerrar la ventana Administrar estilos y se abrir el cuadro de dilogo Organizador. Lo
nico que deberemos hacer es seleccionar en el cuadro de la izquierda el estilo que nos interesa y
pulsar el botn Copiar. Vers que aparece en el cuadro de la derecha, que es el que corresponde
a Normal.dotm, es decir, la plantilla sobre la que se crean los nuevos documentos.

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Fjate que, una vez hayas copiado el estilo, podrs gestionar el que tienes en el documento y el
que est en la plantilla general de forma independiente. Por ejemplo, podrs eliminarlo del
documento original y dejarlo nicamente en la plantilla, o viceversa. Tambin podrs darle un
nombre distinto en la plantilla al que tena originalmente.

Unidad 7. Avanzado: Propiedades de los estilos

Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y
casillas de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en
este tema avanzado.

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234

Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos.
- Tipo de estilo.
- Estilo basado en.
- Estilo del prrafo siguiente.
- Agregar a la galera de estilos.
- Actualizar automticamente.

Tipo de estilo.
El cuadro Tipo de estilo admite cinco valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
caracter), Tabla y Lista.

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235

El estilo de carcter afecta a caracteres, y tiene definidas caractersticas como el tamao de


los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo carcter no puede contener caractersticas
de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto esas caractersticas estn
deshabilitadas en el cuadro de dilogo.
Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El
tipo carcter tiene como smbolo una "a" cmo puedes ver en la imagen.

El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo carcter y adems
tambin caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El smbolo

lo

identifica.

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El estilo vinculado, contiene estilos de prrafo y estilos de carcter. Si se aplica a un palabra


o frase dentro de un prrafo se comportar como un estilo de carcter. Pero si se aplica a un prrafo
actuar como un estilo de prrafo. El smbolo

lo identifica.

El estilo de lista, se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en la
imagen siguiente, como el cuadro "Empezar en" donde se indica el nmero o letra en que
empezar la lista, fuente, estilo, sangras, etc.

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237

El estilo de tabla, se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las
caractersticas del estilo carcter y adems tambin caractersticas de las tablas como tipo de
bordes, etc. El tipo tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula, como
puedes ver en la imagen.

Estilo basado en
Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma el estilo tomar
las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nueva que aadamos al
definirlo.
Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos
detalles, ahorrndonos trabajo.
Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro
despegable "Estilo basado en".

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238

Estilo del prrafo siguiente


Este cuadro solo est disponible para el tipo de estilo Prrafo.
Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir,
cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla INTRO dejar de aplicarse el estilo que
hemos definido y se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele
utilizar por ejemplo en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.

Agregar a la galera de estilos.


Si la casilla est activada, se incluir el estilo en la cinta. De lo contrario slo estar disponible
en el panel de Estilos.

Actualizar automticamente.
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifica manualmente. Adems
aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.

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Tambin es posible crear un nuevo estilo sin basarse en uno existente. Para ello basta dar
el formato deseado al texto, seleccionarlo y desde la pestaa Estilos desplegarla con el botn

pulsar el botn Crear estilo.

Se abrirael cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

Basta dar un nombre y pulsar Aceptar para crear el estilo.


El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendra definido su nivel jerrquico en
el documento, sino que simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar rpidamente.
Debemos tener esto presente si decidimos hacerlo de esta forma.

Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos hacer es hacer clic
con el botn derecho del ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar....

Pero tambin podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el
nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos
clic en l para desplegar el men de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....

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En ambos casos se abrir la ventana Modificar estilo que es igual a la que vimos
anteriormente Crear nuevo estilo a partir del formato.
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo
1. Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los subapartados
de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren automticamente. Para ello, desde la
ventana Modificar estilo, pulsar el botn Formato, elegir Numeracin y escoger uno de los tipos
de listas numeradas existentes.

Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizndolo
quedar sin formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del
estilo en cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.

Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto
con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el
panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el
men contextual de un estilo de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars
quitando el acceso directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el
formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Crear un estilo

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Unidad 7. Ejercicio: Crear un estilo

En este ejercicio practicaremos cmo crear estilos personalizados.


1. Abre Word para empezar a trabajar en un documento en blanco y escribe en l el
texto aulaClic.
2. Para mostrar el panel de estilos, haz clic en el pequeo botn que hay en la esquina inferior
derecha del grupo Estilos.
3. En el panel, pulsa el botn inferior Nuevo estilo.
4. Se abrir un cuadro de dilogo. Ah deberemos configurar las propiedades y el formato del
nuevo estilo. Que sern:

Nombre: Estilo aulaClic


Estilo basado en: Ttulo 1.
Estilo del prrafo siguiente: Subttulo.
Formato: fuente Verdana, tamao 18, Negrita activa, color verde oliva.
Alineacin: Centro.
Espaciado: intermedio.
5. Cuando est todo, pulsamos Aceptar.
6. Podemos aplicar el formato a la palabra aulaClic para ver el resultado, aunque ya lo habamos
visto en la vista previa de la propia ventana de creacin de estilos.
7. Cierra el documento sin guardar los cambios.

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7.5. Preferencias entre estilos


Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato
de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, Qu ocurre si un
prrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato manual?
Cmo interactan los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen cuando se
aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se
adivinan, la mayora de veces, con un poco de sentido comn.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos
conflictos que requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en
cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato
carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado?
Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que
Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el
resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante
lgico.

7.6. Ver los formatos aplicados del documento


Inspector de estilo y Mostrar formato.
Desde el panel de estilos, el botn Inspector de estilo

abre un cuadro de dilogo que

permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

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243

Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los estilos y formatos
en funcin de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de aulaClic azul y
adems del formato de prrafo que consiste en una alineacin centrada. Pero no slo esto, sino
que tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay una caracterstica de formato de nivel
de texto que tampoco formaban parte del propio estilo: cursiva.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su
derecha

, podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos

aplicados. O bien Borrar todo.

Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos
pulsar el botn Mostrar Formato

, que encontraremos desde el propio inspector. De este modo

se abrir un nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos aplicados de forma
manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente:

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244

Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un
conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el
elemento en un contexto y pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms
importancia a ver qu formato es exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen,
deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo, tal y como muestra la imagen. As
vemos que en el formato Fuente Desde el estilo aulaClic azul se han aplicado unas
caractersticas, y adems, de modo directo, tambin se ha aplicado Cursiva.

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245

Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que podremos cambiar
las caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic sobre el
enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de prrafo, Alineacin, Mrgenes o cualquiera de sus
caractersticas, se abrir directamente el cuadro de dilogo donde se edita, de forma que no ser
necesario conocer a fondo dnde se encuentra cada una de las herramientas de Word para poder
modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el documento.

Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato
de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y
deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos
que nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro.

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246

Ejercicios unidad 7: Estilos

Ejercicio 1: Curso de SQL


En este ejercicio combinaremos dos funciones que ya conocemos: la aplicacin de estilos y las
listas multinivel. Gracias a ello, lograremos crear una numeracin a los ttulos que se adaptar de
forma automtica si borramos o incluimos apartados en el documento.
Abre el archivo Curso bases de datos y realiza los siguientes cambios:
1. Debes

aplicar

estilos

los

ttulos

para

obtener

la

siguiente

estructura:

Recuerda que el primer nivel son estilos Ttulo 1 y el segundo nivel Ttulo 2.
2. Aplica el estilo nfasis al texto:
o

Listar nombres, oficinas, y fechas de contrato de todos los vendedores. Del


apartado Lista de seleccin.

Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de oficinas
y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del apartado Utilizacin
del *.

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247

3. Aplica una lista multinivel a uno de los ttulos. Observars que se numeran automticamente,
creando
el
siguiente
efecto:

Guarda los cambios.

Puedes consultar aqu las soluciones propuestas.

Ejercicio 2: Crear y modificar estilos


Si no lo tienes ya abierto, abre el archivo Curso bases de datos.
En l debes crear un estilo nuevo desde el panel de estilos. Este estilo debe aplicar el
efecto Negrita. Gurdalo con el nombre Resaltado propio.
Aplica ese estilo a los siguientes textos (los hemos resaltado en azul para que los veas mejor):

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248

Luego, modifica el estilo para que, adems de la negrita, el color de la fuente sea verde.
Observa cmo se ha aplicado la modificacin a todos los textos del documento que tenan este
estilo. Esta es la ventaja de los estilos, poder cambiar radicalmente el aspecto del documento,
conservando la coherencia y la homogeneidad sin apenas esfuerzo.

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249

Guarda los cambios.

Ejercicio 1: Curso de SQL


1. En el archivo Curso bases de datos, localiza los textos que se corresponden con la imagen
y aplica, desde la ficha Inicio, los estilos Ttulo 1 a los tres ttulos principales y Ttulo 2 a
todos los dependientes.

En ocasiones, los ttulos terminan en punto o dos puntos, etc. Elimina este tipo de caracteres
para lograr el resultado mostrado.
2. Luego, localiza las frases:
o

Listar nombres, oficinas, y fechas de contrato de todos los vendedores. Del


apartado Lista de seleccin.

Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de
oficinas y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del
apartado Utilizacin del *.
Una forma sencilla de hacerlo es mostrar el panel Navegacin desde la
ficha Vista. Aunque te adelantamos que estn al principio del documento, as que
no te resultar difcil localizarlas.

3. Aplcales el estilo nfasis.


4. Haz clic sobre uno de los ttulos, por ejemplo, el primero y aplica una Lista multinivel.
Concretamente debers escoger la siguiente en la Biblioteca de listas:
1. Ttulo 1
1.1 Ttulo 2
1.1.1 Ttulo 3
Sera interesante que tratases de intercalar un apartado entre otros dos y observases cmo
se reajustan los valores. Luego, elimina los elementos que hayas utilizado para la
comprobacin.
5. Pulsa CTRL+G para guardar.
6. Cierra el documento.
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250

En la carpeta de ejercicios del curso dispones del archivo Curso bases de datos 2, que es el
resultado final despus de haber modificado el formato en el tema anterior y los estilos en este.
As, si algn apartado te ha supuesto cierta dificultad, puedes ver el resultado final y observar sus
sangras, tabulaciones y estilos para entenderlo mejor.

Ejercicio 2: Crear y modificar estilos


1. Abre el archivo Curso bases de datos.
2. Abre el panel de estilos haciendo clic en el botn de su grupo, en la ficha Inicio.

3. Pulsa el botn inferior Nuevo estilo.

4. En la ventana para la creacin de estilos nuevos, escribe Resaltado propio como Nombre.

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251

5. En Tipo de estilo, selecciona Carcter.

6. Activa la Negrita y luego pulsa el botn Aceptar. Asegrate que el tamao de letra es igual
que en el texto, es decir 11.
7. Selecciona el texto que queremos resaltar y pulsa sobre el estilo para aplicarlo. Repite la
operacin todos los textos indicados.

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252

8. Despliega el men de opciones del estilo que acabas de crear y pulsa Modificar.

9. En la ventana donde se define el estilo, despliega la paleta de colores que hay junto al efecto
subrayado y escoge el color verde. Pulsa Aceptar.
10. Observa el resultado y cierra el panel de estilos.
11. Cierra el documento guardando los cambios.

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Unidad 8. Diseo de pgina


8.1. Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos
mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Formato, en el grupo de herramientas Configurar


pgina, donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientacin, Saltos
de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno
nos sirve, podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al
hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que

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254

en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la
opcin Ms tamaos de papel.

Tanto si escogemos la opcin de mrgenes personalizados, como si pulsamos el pequeo botn


de la esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente ventana:

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255

En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en
cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuadernacin, que es
un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
- Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para
aplicar el margen de encuadernacin.
- Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual)
o horizontal (tambin llamada apaisada).
- Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias
opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en
qu consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo
de la pgina.
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256

- Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales


sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc.
y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho
que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los encabezados y pies
de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de
pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior
del papel y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de
pgina y el borde inferior de la pgina.
Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con
la vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta
imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie de
pgina.
En la pestaa Vista, marca la casilla Regla, para observar como en las reglas horizontal y vertical
hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes,
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.

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257

Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen
superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que
identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar
hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

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258

8.2. Encabezados y pies de pgina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina.


Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el
autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie
de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de pgina > Diseo, que
contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y un rectngulo gris
indicndonos en que encabezado estamos, en este caso "Encabezado en primera pgina". Encima
de la lnea podemos escribir el texto del encabezado, por ejemplo "Curso de Base de Datos".

Si lo creemos conveniente podemos insertar numeracin de pgina, fechas o cualquier otro


elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos
acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar
encabezado y pie de pgina, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
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259

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.


Elementos rpidos.

Permite, desde la opcin Propiedad del documento,

escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya
que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor del documento o la fecha.

La

opcin

de Elementos

rpidos tambin

pestaa Insertar mediante este botn

est

disponible

directamente

en

la

, pero se incluye en la de Diseo de los encabezados y

pies de pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de ocasiones. De hecho, el
elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la personalizacin para mejorar la
comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo utilizars ms a menudo desde la
pestaa Insertar directamente. Con l podemos insertar rpidamente prrafos completos y dems
contenido que solemos repetir constantemente con un slo clic, como cabeceras o despedidas en
las cartas. Para aprender ms sobre el Autotexto puedes leer el siguiente avanzado. Bloques de
creacin: El Autotexto
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que elijas
entre Imgenes

prediseadas

de

Office.com o Bsqueda

de

imgenes

en

Bing.

Si

tienes OneDrive tambin aparecer como una opcin ms.

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260

Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione. Si no sabes lo
que es la fecha del sistema, visita el siguiente bsico. Fecha del sistema

En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada, por ejemplo, para cuando la primera
pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con
el nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado
y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el nmero de pgina
se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear
encabezado de pgina

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261

Unidad 8. Avanzado: Bloques de creacin: El Autotexto


Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte
del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las tpicas
frases de cortesa de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no
estn fijos en un determinado lugar ni son nicamente para un determinado tipo de documentos,
sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.
Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro
documento con un slo clic y que agiliza nuestro trabajo.
El texto no est a priori en el documento, sino que encontramos un botn que nos permite incluirlo
desde la cinta de opciones. Esta opcin Autotexto la encontraremos en la pestaa Insertar >
grupo Texto > Elementos rpidos. Veremos que se despliega un submen para escoger el que
necesitamos. Al hacer clic en l se insertar all donde tengamos el punto de insercin.
Conviene recalcar que, a pesar de su denominacin, tambin admite imgenes.

Crear autotexto
Con la instalacin de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante
de esta opcin es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo vamos
a
crearlo
con
un
texto
y
una
imagen.

2. Luego, vamos a Insertar > Elementos


seleccin en galera de autotexto.

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rpidos > Autotexto y

escogemos Guardar

262

3. Se abrir un cuadro de dilogo donde deberemos especificar varios parmetros.

- El nombre con el que se guardar y su descripcin, as como la forma en que se insertar.


- La galera, que de forma predeterminada ser Autotexto, aunque desde aqu podramos decidir
si queremos guardarlo como tabla, como pie de pgina, marca de agua o cualquiera de los tipos
de contenidos personalizables (o bloques de creacin) que admite Word en su galera.
- La categora, que en principio ser siempre General ya que es la nica por defecto, pero que
podemos cambiar. Por ejemplo, podramos tener una categora Cartas y dentro todos los
autotextos tpicos de cartas, otro para partes de incidencias, facturas. Se pueden crear nuevas
categoras desde el propio desplegable.
- La opcin Guardar en es la que permite que utilicemos el elemento en posteriores documentos,
porque Normal.dotm es la plantilla base que se utiliza como referencia para todos los nuevos
documentos. Desde luego podramos guardarlo en una plantilla distinta.

Organizador de bloques de creacin


Los contenidos personalizados que guardamos en Word para utilizarlos en posteriores
documentos, como puede ser un autotexto, se gestionan desde el Organizador de bloques de
creacin. Lo podemos iniciar desde el propio men de Elementos rpidos, seleccionando esa la
opcin.

Se abrir una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creacin, incluidos los
que existen de forma predeterminada.

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263

Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo,
categora, la plantilla en que se han guardado, su descripcin, etc.
Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo
haremos desde un cuadro de dilogo idntico al que acabamos de ver.
En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podramos utilizar el
botn Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rpido ms.
Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y
pulsaremos Eliminar.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudar a saber
si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.

Practcalo
Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No ser
necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fjate en el nombre para saber
identificarlo y gurdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el
documento sin guardar los cambios.
Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, as que lo
interesante sera que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vaco. Vers que, a pesar de no

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264

haber

guardado

los

cambios

encuentras

el

autotexto

en Insertar > Elementos

rpidos > Autotexto.

Unidad 8. Bsico: Fecha del sistema


En sistemas Windows, en la zona inferior derecha, dentro del rea de notificacin de la barra de
tareas encontramos un reloj. A este reloj lo denominamos fecha de sistema.
Ms all de ser un simple reloj informativo, la fecha de sistema es la referencia temporal que
tiene nuestro equipo. Cuando creamos documentos, por ejemplo, el ordenador guarda en qu fecha
fueron creados o modificados por ltima vez, por ello es importante tenerla correctamente
configurada. De esta forma podremos saber cundo modificamos por ltima vez un archivo o cul
es el ms reciente, ordenarlos por fecha, etc.
Podemos situar el cursor sobre la hora y esperar unos segundos para que aparezca la fecha
completa, que incluir el da de la semana. Es importante mantener la fecha y hora del sistema
bien configuradas. Normalmente haciendo clic o doble clic sobre ella podremos acceder a su
configuracin. En Windows 10, al hacer clic en la fecha aparce una ventana con el calendario y la
opcin Configuracin de fecha y hora.

No entraremos en detalle, ya que, dependiendo de tu sistema operativo, la forma puede variar


bastante. Por ejemplo, la imagen siguiente es de Windows 10, y la de ms abajo de Windows 7.

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En general, podrs modificar el meridiano o zona horaria por el cual nos guiamos, adems de
la fecha y la hora.

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266

Unidad 8. Ejercicio: Crear encabezado de pgina

En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un encabezado de pgina a cada una de las hojas
de nuestro documento.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Sitate en la pgina 2. Asegrate de que el punto de insercin est en ella y que no ests
simplemente visualizndola.
3. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Encabezado. En el men que se
muestra, escoge la primera opcin, que es el encabezado en blanco.
4. En la zona superior de la hoja aparecer un cuadro para introducir el texto en l.
Escribe www.aulaclic.es y escoge en la ficha Inicio la alineacin centrada (o pulsa CTRL+T).
5. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina de la ficha Diseo de la cinta.
6. Sitate en la pgina 1, que corresponde a la portada del documento y observa que no
contiene encabezado. Luego, ve bajando pgina por pgina (por ejemplo, con CTRL+Av
Pag) para observar que el resto s que tienen.
Al haber insertado una portada con las herramientas de Word (en anteriores ejercicios lo
hicimos de esa forma), el sistema sabe que hay que tratar esta pgina de un modo especial.
Esa es la razn por la cual no se inserta el encabezado en ella.
7. Cierra el documento guardando los cambios.

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267

8.3. Nmeros de pgina


Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y
eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de encabezado y pie de


pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de edicin.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos
el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada
ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con

cinta:

En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica

algn tipo de formato

En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag,


por ejemplo

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268

En la seccin pgina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por
ejemplo

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin
pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que
estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal.
Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del
nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del
captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando
un formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Numerar las
pginas

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Unidad 8. Ejercicio: Numerar las pginas

En este ejercicio practicaremos a numerar las pginas automticamente, y modificar los


parmetros de la numeracin.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Nmero de pgina. En el men que
se muestra, sita el cursor en la opcin Final de pgina y escoge la tercera opcin, que es
el Nmero sin formato 3, es decir, el nmero alineado a la derecha.
3. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina de la ficha Diseo de la cinta.
4. Observars que la numeracin no se incluye en la portada y que empieza por el valor 1. Vamos
a modificarlo para que empiece por 2, dando por supuesto que la portada es el 1 pero sin
incluir el nmero. Para hacerlo, vamos a Insertar > Nmero de pgina y seleccionamos la
opcin Formato del nmero de pgina.
5. En el cuadro de dilogo que se muestra, cambiamos el valor Iniciar en a 2, bien escribindolo
directamente, bien pulsando la pequea flecha hacia arriba.
6. Pulsamos Aceptar.
7. Comprueba que ahora la pgina 2 (la que hay tras la portada) est numerada con un 2, y as
consecutivamente.
8. Cierra el documento guardando los cambios.

8.4. Saltos de seccin


Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto
permite que los elementos que comnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie
de pgina o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma
distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de
un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo, podramos:

Aplicar un encabezado diferente para cada seccin, que se puede corresponder con los temas
o captulos.

Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante.

Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o
captulos.

Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento.

Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los establecidos


en el documento, etc.

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Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha Formato >
grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones
de la categora Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.

Si queremos establecer encabezados y pies de pgina diferentes para cada


seccin debemos romper el vnculo al anterior que Word crea por defecto, para ello, vamos al
modo edicin de Encabezado o Pie de pgina y situamos el cursor en la seccin adecuada y
pulsar el botn Vincular al anterior. Veremos cmo desaparece el recuadro gris

que dice

"Igual que el anterior"

Para eliminar un salto de seccin debemos visualizarlo, para ello :


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1. Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, activar las marcas de prrafo . De esta forma
veremos donde est exactamente el salto de seccin, como puedes ver en la siguiente imagen.

2. Situar el cursor en la lnea que representa el salto.


3. Pulsar la tecla SUPR.
Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del
mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior
al salto para adoptar el de la seccin inferior.
Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma
pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una
columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador,
la seccin superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto, de
una nica columna con mrgenes anchos.

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Ejercicios unidad 8: Diseo de pgina

Ejercicio 1: Encabezado de pgina


En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2 de la carpeta ejercicios
del curso.
Incluye un encabezado de pgina como el siguiente:

Se caracteriza por ser un encabezado predeterminado, concretamente el que corresponde al


motivo que estamos utilizando en este documento (Puzzle). Debers utilizar los encabezados de
pginas pares e impares para que la alineacin del texto cambie en cada pgina de forma
alternativa.
Globalmente se vera algo as:

Guarda los cambios.

Ejercicio 2: Pie de pgina


En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2.
Incluye un pie de pgina como el siguiente:

Ser el mismo para todo el documento.


No olvides guardar los cambios.

Ejercicio 1: Encabezado de pgina


1. Abre el archivo Curso bases de datos 2 de la carpeta ejercicios del curso.
2. Sita el punto de insercin en la pgina 2, es decir, en la primera pgina con contenido, tras
la portada.

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3. En Insertar > Encabezado y pie de pgina, haz clic en el botn Encabezado. En el men
debers escoger Puzzle (pgina impar).
4. El texto Curso de SQL aparecer directamente en el encabezado como el ttulo, ya que es el
que empleamos en la portada. Junto a l, veremos la numeracin de las pginas.
Observa la cinta. Se mostrar la ficha Diseo de las Herramientas para encabezado y pie
de pgina. En ella debes asegurarte de que est marcada la opcin Primera pgina
diferente. Esto es lo que evitar que el encabezado se muestre en la portada.
5. Marca la opcin Pginas pares e impares diferentes. Mueve la barra de desplazamiento
vertical para comprobar que el encabezado se ha aplicado a una pgina s, y otra no,
alternativamente.
6. Ahora, sitate en una de las pginas que tienen el encabezado en blanco. En la ficha Diseo,
pulsa Encabezado y selecciona Puzzle (pgina par) en el men. El resultado ser similar al
que obtenamos con las otras pginas. La diferencia es que la alineacin de sus elementos es
a la izquierda en vez de a la derecha.
7. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en la ficha Diseo.
8. Pulsa CTRL+G para guardar.

Ejercicio 2: Pie de pgina


1. Abre el archivo Curso bases de datos 2 si no lo tienes ya abierto.
2. En Insertar > Encabezado y pie de pgina, haz clic en el botn Pie de pgina. En el men
debers escoger Puzzle (pgina impar).
3. Modifica el texto para que el nombre de
texto Confidencial sea Ejercicio del curso de Word.

la

compaa

sea aulaClic y

el

4. Si la opcin Pginas pares e impares diferentes sigue marcada, observars que el pie slo se
aplica a la mitad de pginas. Desmrcala y observa lo que sucede: esta opcin afecta tanto al
pie como al encabezado, por lo tanto, al desmarcarla, perderemos el formato de alineacin
alternativa en el encabezado. La solucin ser dejar la opcin marcada.
5. Por lo tanto, para lograr el efecto deseado (que todas las pginas tengan el mismo pie, sin
modificar el encabezado), deberemos situarnos en una pgina con pie en blanco y repetir la
operacin. Es decir, insertar el mismo estilo de pie (Puzzle (pgina impar)).
6. El nombre de la compaa es comn al documento, por lo tanto pondr directamente aulaClic,
que es el valor que establecimos en el pie anterior. Sin embargo, el texto que va incluido a
mano sin ningn tipo de delimitacin (Confidencial) ser necesario volver a cambiarlo
por Ejercicio del curso de Word.
7. Pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en la ficha Diseo.
8. Pulsa CTRL+G para guardar.
9. Comprueba que el resultado es el que se solicitaba en el enunciado y cierra el documento.

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Unidad 9. Impresin
9.1. Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si
est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la
pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que
en la barra de estado est marcada esta opcin

Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word 2007 es posible que eches de menos la Vista
preliminar. En Word 2010, 2013 y 2016 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la
pestaa Vista las opciones ms interesantes, que son las de Zoom:

El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que
tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom

Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.

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Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un submen donde podremos
seleccionar cuntas pginas queremos ver y cmo debern estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6 pginas, as que
hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en
que queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 2x 3 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado
real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina
contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa
en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la
vista que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana de Word.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana
de Word.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Vista previa a la
impresin

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Unidad 9. Ejercicio: Vista previa a la impresin

En este ejercicio practicaremos cmo modificar el zoom para echar un vistazo al aspecto
general del documento antes de imprimirlo.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Vista y luego en la herramienta Zoom.
3. Activa la opcin Varias pginas.
4. Haz clic en el botn que hay justo debajo, con una pantalla dibujada. Se desplegar un men
que representa las hojas del documento. En principio se muestran dos filas de cuatro pginas
cada una.
5. Sita el cursor en la tercera pgina de la segunda fila, pero sin hacer clic. Observars cmo
se seleccionan 4 de ellas y se muestra el texto 2x2 pginas. Ahora, haz clic en la pgina que
estabas apuntado y arrastra el cursor hacia abajo. Vers que aparecen nuevas pginas.
6. Suelta el ratn en la pgina que hay justo debajo de la que habas hecho clic, de modo que el
texto que se presente sea 3x2 pginas. Observa en la ventana la vista previa y pulsa Aceptar.
7. Vemos las pginas en vertical, en tres filas de dos pginas cada una. Repetiremos la
operacin para verlas en horizontal.
8. Pulsamos el botn de Zoom de nuevo para modificar la forma de visualizar Varias pginas.
9. Esta vez nos situamos en la primera pgina de la fila, de forma que veremos seleccionadas
las 4 en un 1x4. Como nuestro documento tiene cinco pginas, hacemos clic y arrastramos un
poco el cursor a la izquierda. Aparecer una nueva. Soltamos el clic para dejarlo en 1x5
pginas. Luego, hacemos clic en Aceptar.
10. Word har lo necesario para mostrar estas cinco pginas en una nica fila, pero dependiendo
del tamao de la pantalla es posible que no quepan. En tal caso, podremos ajustar en zoom
desde la barra inferior de la ventana para ajustar las pginas.
11. Ahora, en la pestaa Inicio, grupo Zoom, pulsa el botn Dos pginas. Se vern
considerablemente ms grandes que en la vista anterior.
12. Vamos a modificar algunos detalles en la pgina 2 (la primera tras la portada) que no nos
gustara imprimir, ya que, en realidad, el hecho de utilizar estas vistas y zooms sirven
precisamente para eso, para detectar posibles cambios de ltima hora. Haz clic en ella y pulsa
el botn 100% en la cinta.
13. Selecciona el primer prrafo, que introduce la unidad.
14. En l vemos texto coloreado y texto resaltado, vamos a eliminarlo. Haz clic en la
pestaa Inicio y despliega la paleta de Color de fuente. Selecciona Automtico. As,
quitamos otros posibles colores.
15. El prrafo sigue seleccionado. Despliega la paleta de colores de la herramienta de Resaltado
de texto que hay justo al lado del color de fuente. Selecciona Sin color.
16. Ahora, vamos a cambiar la alineacin del primer ttulo de apartado, ya que en el documento el
resto estn alineados a la izquierda y este rompe la coherencia esttica. Haz clic sobre l y
pulsaAlinear texto a la izquierda o las teclas CTRL+Q.
17. Ya tenemos el documento listo para imprimir. Cirralo guardando los cambios.
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277

9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y
seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la
siguiente imagen.

A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el
resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es
todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos
ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del
tema.

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278

9.3. Ventana de impresin


Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. En caso de
tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar:
-

Utilizando

las

flechas

inferiores

escribiendo

el

nmero

de

la

pgina

visualizar.
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista
previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina. Lo
haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botn de la derecha permite
ajustar la pgina para que se vea entera con un slo clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuracin
de la impresin, que nos permitirn:

Elegir cuntas copias imprimir del documento.

Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que no


queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos
modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco
y negro.

Opciones de Configuracin como:

- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada
pgina, por ejemplo: 1,1,1

2,2,2

3,3,3

4,4,4 sera la impresin de tres copias de un

documento que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el


trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4

1,2,3,4

1,2,3,4

- La orientacin y el tamao del papel.


- Modificar los mrgenes.
- Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuracin de pgina.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Ventana de
impresin

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279

Unidad 9. Ejercicio: Ventana de impresin


En este ejercicio nos familiarizaremos con la ventana de impresin.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Archivo y luego en la opcin Imprimir del men. O bien pulsa CTRL+P.
En este ejercicio nos centraremos en la zona derecha de vista previa.
3. Mueve la barra de desplazamiento para ir cambiando de pgina. Observa cmo va cambiando
el nmero de pgina actual que se muestra debajo.
4. Haz doble clic en el cuadro de texto que muestra la pgina actual. Escribe 1 y pulsa INTRO
para ir a la portada.
5. Utiliza la pequea flecha de Pgina siguiente que hay justo a su derecha para ir pasando de
pgina.
6. Luego, desliza el marcador de zoom o utiliza sus botones para ir modificndolo.
7. Por ltimo, pulsa el botn que hay en la esquina inferior derecha, justo bajo la barra de
desplazamiento. Se mostrar una nica pgina, pero completa. El valor del zoom variar en
funcin del espacio de que disponga en pantalla Word para mostrarla. Puedes comprobarlo
maximizando y restaurando la ventana.
8. Cierra el documento. No necesitaremos guardar los cambios, puesto que no hemos modificado
el contenido ni formato.

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280

9.4. Configurar pgina


La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin en el cuadro de
dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar pgina.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas
con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Formato de la pgina,
pero s vamos a mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la
impresin de un nico documento.

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281

Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal el resto. En
versiones anteriores de Word habras tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las
pginas 1 a 5 y otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6
en la vista previa en el momento en que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin
y escoger la opcin De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable
en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo
de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber
configurado la impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Configurar
impresin

9.5. Otras opciones de impresin


La configuracin de Word tambin afecta a la impresin, aunque a veces no seamos conscientes
de ello.
Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se imprimen, como
los colores e imgenes de fondo. Normalmente est configurado as para ahorrar tinta en las
copias impresas, pero podemos cambiarlo.
En Archivo > Opciones abrimos la ventana de Opciones de Word. Deberemos situarnos en la
opcin Mostrar del men que se encuentra en el lateral izquierdo y ah es donde encontraremos
una serie de Opciones de impresin que podremos activar o desactivar segn nuestras
necesidades.

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282

Como puedes ver hay varias opciones que puedes activar: Imprimir colores e imgenes de
fondo, Imprimir propiedades del documento, Imprimir texto oculto, ...
Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado anterior tambin
podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos desde la pestaa Papel, pulsando
su correspondiente botn.

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Unidad 9. Ejercicio: Configurar impresin

En este ejercicio practicaremos cmo configurar las pginas que pensamos imprimir y
cmo lanzar la impresin.
1. Abre el archivo Unidad 1.
2. Haz clic en la pestaa Archivo y luego en la opcin Imprimir. O bien pulsa CTRL+P.
3. En este ejercicio nos centraremos en la zona de la izquierda, que contiene las herramientas
de configuracin.
4. Haz clic en el cuadro de texto Pginas: y observa que la opcin superior es Imprimir todas
las pginas. Escribe 1 en l y apreciars que la opcin cambia automticamente
por Impresin personalizada.
5. Ahora cambia la orientacin a Orientacin horizontal. Notars el cambio en la vista previa
de la derecha.
6. Por ltimo, cambia el margen desplegando el correspondiente men y seleccionando la
opcin Mrgenes estrechos.
7. Pulsa el enlace inferior Configurar pgina y observa el cuadro de dilogo que se muestra,
donde deben estar especificados los mismos valores que acabamos de seleccionar.
Pulsa Aceptar.
8. Ya hemos configurado la impresin. Ahora, observa en la zona superior el
apartado Impresora y fjate en el nombre de la impresora seleccionada. Si no se trata de la
que deseas utilizar para imprimir en este ejercicio, haz clic para desplegar la lista de
impresoras y selecciona otra.
Nota: Si no tienes ninguna impresora instalada o no quieres gastar papel y tinta,
selecciona Microsoft XPS Documento Writer.
9. Vamos a lanzar la impresin. Arriba, indica que deseas imprimir 2 Copias, asegrate de que
la impresora est conectada y pulsa el botn Imprimir.
Nota: Si escogiste la impresora en XPS se abrir un cuadro de dilogo donde elegir la
carpeta y el nombre del nuevo archivo.
10. El resultado ser la impresin de la portada en horizontal. Dos copias de ella. Cierra el
documento sin guardar lo cambios.

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9.6. La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la
mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la
nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada
para instalarla. Esto es especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como
Windows 7, Windows 8 y Windows 10, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no
vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la
tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema
operativo a otro.
Actualmente la mayora de impresoras disponen de la opcin de conectarla por Wifi, de forma
que no necesitas ni siquiera conectarlas a un ordenador, y puedes imprimir desde cualquier
ordenador conectado a la misma red de Wifi, incluso desde un smartphone. La instalacin de este
tipo de impresoras es muy sencilla, ellas solas detectan las redes Wifi disponibles y solo hay que
darles la clave para acceder a la red que nos interese.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de
entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora
virtual.

La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de
"engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de
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285

enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como
un archivo. Es decir, que aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el
archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen en PDF, por ejemplo, si tenemos instalado el
programa Adobe Acrobat veremos en la lista de impresoras Adobe PDF. Para obtener una imagen
jpeg, gif, png, ... al instalar el programa Snagit proporciona una impresora virtual.
Tambin podemos guardar un documento Word en formato PDF desde Guardar como
... eligiendo el tipo PDF, lo que equivale a imprimirlo en una impresora virtual.
Siempre disponemos de la impresora virtual que incluye Windows, llamada Microsoft XPS
Document Writer, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora
ya conoces el motivo.
Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la
utilices para realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As no gastars tinta ni papel.

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Ejercicios unidad 9: Impresin

Ejercicio 1: Imprimir listados para la fiesta


En anteriores ejercicios creamos un documento llamado Fiesta con la lista de invitados y de
participantes en el regalo comn, para una fiesta de cumpleaos.
Hemos decidido imprimirla. Lo haremos del siguiente modo:

Una copia impresa de todo el documento, que conservaremos nosotros y llevaremos


siempre encima, por si alguien ms se quiere apuntar, poder incluirle.
En este caso necesitaremos que la hoja ocupe poco espacio, porque sera incmodo ir con
dos hojas casi en blanco. Un consejo: imprime ambas listas en un mismo folio, y adapta el
tipo de papel a un tamao menor para que quepa fcilmente en la cartera. Hazlo sin
modificar el documento, jugando con la configuracin de impresin.

Tres copias de la pgina 2, donde se encuentra el listado de personas que quieren participar
en el regalo comn. As, dejaremos una copia en clase, otra en el trabajo y otra en el gimnasio,
que son los orgenes principales de invitados. De esta forma si alguien desea participar y no
se ve reflejado en la lista, podr apuntarse directamente. Al final de la semana recogeremos
las hojas modificadas.

Ejercicio 2: Imprimir en impresora virtual


Imprime una copia simple del archivo Currculum vitae que creaste en anteriores ejercicios.
No es necesario que modifiques ninguna configuracin, simplemente imprmelo en un archivo
XPS, y luego brelo para comprobar el resultado.

Ejercicio 1: Imprimir listados para la fiesta


Para la primera impresin:
1. Abre el documento Fiesta y haz clic en Archivo > Imprimir.
2. Cambia el ltimo valor de configuracin 1 pgina por hoja por 2 pginas por hoja. Este
cambio no se aprecia en la vista previa.
3. Cambia el tipo de papel, que por defecto es A4, por uno ms pequeo, por ejemplo, C5. Ahora
si se aprecia en la vista previa
4. Opcionalmente, si quisieras disponer de ms espacio, puedes cambiar los mrgenes y
establecer unos ms estrechos.
5. Pulsa el botn Imprimir. Observa que ocupa poco espacio, pero an tenemos sitio para
realizar anotaciones. Tambin podramos haber optado por imprimir cada hoja en una cara.

Para la segunda impresin:

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287

1. Pulsa CTRL+P para ir a la ventana de impresin.


2. Modifica el nmero de copias de 1 a 3, desde el recuadro de la zona superior.
3. En configuracin, cambia el valor Imprimir todas las pginas por Imprimir intervalo
personalizado y escribe 2 en el cuadro inferior. O bien sitate en la pgina 2 en la vista previa
que hay a la derecha y escoge Imprimir pgina actual.
4. Cambia la opcin 2 pginas por hoja que establecimos en la anterior impresin a 1 pgina
por hoja.
5. Asegrate de que la orientacin es vertical y que el papel es el que deseas. Probablemente
habr quedado seleccionado el papel C5 de la impresin anterior. Escoge A4 para que las
personas dispongan de ms espacio donde escribir.
En la vista previa observars que el texto quiz queda algo pequeo para un cartel, que
pretende ser legible a simple vista. Es tu decisin si deseas volver a la ficha Inicio y
modificar el tamao de fuente de la hoja 2 o dejarlo como est. Si lo haces, revisa que no
haya cambiado ninguna opcin de la configuracin de impresin al volver a esta ventana.
6. Pulsa el botn Imprimir.
7. Cierra el documento sin guardar los cambios.

Ejercicio 2: Imprimir en impresora virtual


1. Abre el archivo Currculum vitae.
2. Pulsa CTRL+P
3. Selecciona la impresora Microsoft XPS Document Writer.
4. Pulsa Imprimir.
5. En el cuadro de dilogo Guardar, selecciona como destino la misma carpeta en que guardas
los ejercicios y llmalo CVimpreso.
6. Cierra el documento.
7. Abre la carpeta donde hayas guardado el documento, desde el explorador de Windows. Por
ejemplo, si est en Mis documentos, haciendo clic en Inicio > Documentos. Localiza el
archivo y haz doble clic sobre l. Observa que se abre con el visor de Windows para archivos
XPS, y no con Word.

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Unidad 10. Tablas


Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre
todo en la construccin de pginas Web para Internet, aunque no est recomendado, ya que en
HTML hay otras posibilidades de maquetacin ms apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho ms potentes que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos.

10.1. Crear tablas


Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo Tablas >
botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa
una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al
hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En
el ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
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2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que
permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y
simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede
resultar muy til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupo
Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar el diseo deseado a la tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomar forma de pluma para que
modifiquemos el diseo de los bordes de la tabla.
Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaa de Herramientas de
tabla > Presentacin > grupo Dibujar, y a continuacin pulsar sobre Dibujar tabla

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor
y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear tabla

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Unidad 10. Ejercicio: Crear tabla

En este ejercicio practicaremos cmo crear una tabla para el seguimiento de nuestra evolucin
en el curso.
1. Abre Word. Partiremos del documento en blanco que se muestra al iniciar.
2. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Tabla.
3. En el men, selecciona Insertar tabla.
4. Indica 3 en Nmero de columnas y 25 en Nmero de filas y pulsa Aceptar. Se crear una
nueva tabla en el documento y el punto de insercin se situar en la primera.
5. Escribe Temas.
6. Pulsa la flecha hacia la derecha del teclado para pasar a la siguiente celda y escribe Nota.
7. Pulsa la flecha hacia la derecha de nuevo y escribe Comentarios.
8. Haz clic en Guardar y llmalo Notas Curso Word.
9. Cirralo.

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10.2. Anidar tablas


Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla
dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico
que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su
contenido, y esto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.
Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar
otra tabla.

10.3. Aplicar un estilo de tabla


Vamos a ver como modificar el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa Diseo >
grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las
herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar estilo a
tabla

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Unidad 10. Ejercicio: Aplicar estilo a tabla


En este ejercicio practicaremos cmo dar estilo a la tabla que creamos en el ejercicio anterior.
1. Abre el archivo Notas Curso Word, que creamos en anteriores ejercicios.
2. Haz clic en la pestaa Diseo de las Herramientas de tabla. Si no aparece en la cinta haz
clic en cualquier celda de la tabla del documento y aparecer.
3. Sitate en el grupo Estilos de tabla donde se muestra una previsualizacin de varios estilos.
Utiliza las flechas arriba/abajo y Ms para ir viendo todos los estilos. Selecciona la quinta de
la primera fila, Cuadrcula clara- nfasis 5.
4. Ahora nos centraremos en el grupo Opciones de estilo de tabla. Lo normal ser que estn
marcadas las opciones Fila de encabezado, Primera columna y Filas con bandas.
Desmarca Fila de encabezado y observa el cambio en la tabla. Luego, vuelve a activarla.
5. Las opciones tpicas de formato tambin sirven en las tablas. Selecciona la primera fila y
cambia la alineacin a centrada en la ficha Inicio o en el men contextual.
6. Cierra el documento guardando los cambios.

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10.4. Ajustar la tabla


Alineacin.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su
alineacin con respecto a la pgina y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas
de tabla. En la pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos clic en el botn Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el men contextual de la tabla.


Se abrir la ventana que vemos en la imagen.

Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno
o Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:

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294

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder
moverla. Al pasar el ratn sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono

en la

esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y lo arrastramos lograremos mover la tabla.


Ajustar tamao:
Tambin al pasar el ratn sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina
inferior derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y
visual el tamao de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificar la altura
del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posicin no variar, ya que el
punto que indica la posicin de la tabla es la esquina superior izquierda.

10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas


Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se
puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de
varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas
de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma
normal, pero, adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para
las tablas que vamos a ver a continuacin.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse

Presione las teclas

Una celda a la izquierda

MAYS + TAB

Una celda a la derecha

TAB

Una celda arriba

flecha arriba

Una celda abajo

flecha abajo

Al principio de la fila

Alt + Inicio

Al final de la fila

Alt + Fin

Al principio de la columna

Alt + RePg

Al final de la columna

Alt + AvPg

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.

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Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
colorear.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble
clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Al colocar el cursor al principio de la fila aparece un crculo con un signo mas dentro, si hacemos
clic, se insertar una fila en blanco en esa posicin.

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Borrar.
Para borrar una celda, columna o una

fila basta con seleccionarla y pulsar la

tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al
borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde la cinta. Modificar tabla desde la
cinta
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Desplazamiento
en tablas

Unidad 10. Bsico: Modificar tabla desde la cinta


Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de ella), en la
pestaa Presentacin se activan los comandos que nos permiten modificar las caractersticas de
la tabla y que vemos en la imagen de abajo. Vamos a enumerar los ms interesantes.
Insertar.
En el grupo Filas y columnas disponemos de botones para insertar una fila arriba o abajo con
respecto a la posicin del punto de insercin. De la misma forma, podremos insertar columnas a la
izquierda o a la derecha.

Y si lo que queremos es insertar una celda, debemos hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha. Se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas.

Eliminar.
La opcin Eliminar se encuentra en el mismo grupo, justo al lado. Al hacer clic sobre ella se
desplegar una lista donde podremos elegir qu elemento eliminar (columna, fila, tabla o celda).
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297

En el caso de eliminar celdas, como siempre, se mostrar la ventana anterior para decidir el tipo
de desplazamiento.

Seleccionar.
Si nos situamos en el grupo Tabla y hacemos clic en el botn Seleccionar, podremos seleccionar
fcilmente la celda, columna o fila donde se encuentre el punto de insercin, o bien la tabla
completa.

Todos estos comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla. Ten en cuenta
que al hacer clic con el botn derecho del ratn cambiars el punto de insercin, as que deberas
hacerlo sobre la celda en cuestin que te interese utilizar como referencia a la hora de seleccionar,
insertar o eliminar.

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Unidad 10. Ejercicio: Desplazamiento en tablas


En este ejercicio practicaremos cmo desplazarnos y seleccionar en la tabla que creamos en
el ejercicio anterior. El aspecto final del documento ser el siguiente:

1. Abre el archivo Notas Curso Word.


2. Haz clic en la segunda fila, primera columna, de la tabla. Es decir, justo bajo el encabezado
de Temas. Escribe 1. Mi primer documento en la celda.
Es posible que se aplique una numeracin automtica, en tal caso recuerda que debes hacer
clic en el botn en forma de rayo que aparece junto a la celda y seleccionar Deshacer
numeracin automtica en el men.
3. Pulsa la tecla flecha abajo y escribe el nombre del segundo tema: 2. El entorno de Word.
4. Repite la operacin para el resto de temas, que son los siguientes:

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Temas
1. Mi primer documento
2. El entorno de Word
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas
16. Documentos maestros
17. Tablas de contenidos
18. Marcas, referencias
cruzadas
19. Seguridad
20. Macros
21. Compartir documentos
22. Word e internet
23. Pginas web con Word
24. Publicar en un blog
5. Tras escribir el ltimo ttulo, haz clic con la tecla flecha derecha para posicionarte en la celda
contigua, que corresponder con la ltima fila de la segunda columna.
6. Luego pulsa las teclas ALT+RePag. El punto de insercin se colocar al principio de la
columna.
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300

7. Pulsa la flecha abajo para situarte en la segunda celda de la columna Notas. Escribe 10.
8. Haz clic sobre la primera columna de la tabla. Vers que el cursor toma la forma de una flecha
oscura apuntando hacia abajo y que se selecciona toda la columna.
9. En la pestaa Inicio, cambia la alineacin de toda la columna a Centrar. O bien pulsa
CTRL+T.
10. Como los ttulos ocupan casi todo el ancho de columna, apenas notars la diferencia de
alineacin. Sita el cursor en el borde que separa la primera celda (de texto Temas) de la
segunda (de texto Nota). Haz clic y arrastra hacia la derecha para aumentar el ancho de la
primera columna y disminuir, a su vez, el de la segunda. Con que quepa la palabra Nota en el
encabezado ser suficiente, ya que los valores de esta columna sern como mximo de dos
dgitos. Es posible que algunos temas antes ocuparan dos lneas en la celda, porque el ancho
era insuficiente. Ahora los ttulos caben perfectamente en una sola.
11. Selecciona la celda que contiene la nota 10, haciendo clic en ella cerca de su borde izquierdo.
Luego, pulsa SUPR para eliminar el texto.
12. Cierra el documento guardando los cambios.

10.6. Combinar y dividir


En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por
ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien
para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o ms celdas sin
afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo Combinar.

- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla.
Esto es as, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla
aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de insercin.

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301

10.7. Alineacin y direccin del texto


Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los
mrgenes de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna de sus propios elementos, es decir, la
alineacin del contenido de las celdas con respecto a stas.
Lo haremos desde la pestaa Presentacin > grupo Alineacin.

- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e
inferior). Lo nico que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera
aplicar la alineacin estn seleccionadas con anterioridad.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o
formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si
estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y
grficos donde se explica cmo trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la
direccin que sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de
lectura occidental). Las posibilidades son tres:

- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo
a las celdas de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas. Si no tienes muy clara la
diferencia entre ambos conceptos, aqu te los explicamos Margen y espacio entre celdas

10.8. Tamao de las celdas


Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo.
Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamao se vaya ajustando y la tabla
se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar el aspecto que
tendrn las celdas.

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302

- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el
borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado. El nico inconveniente es que esto lo
haramos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es
modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las
flechas

que permiten ir cambiando el valor en cm.

- Las opciones de distribucin

tambin pueden resultar muy interesantes. Toman como

referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo
de distribucin que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el
tamao al contenido de la celda.

Unidad 10. Bsico: Margen y espacio entre celdas


Cuando trabajamos con tablas existen dos conceptos que es interesante tener claros: el margen
de celda y el espacio entre celdas o cell spacing. Ambos valores se especifican desde las
Herramientas de tabla > pestaa Presentacin > grupo Alineacin > botn Mrgenes de celda.

Margen: Distancia entre los bordes de una celda y su contenido. Se puede especificar de
forma individual el margen superior, inferior, izquierdo y derecho.
Por ejemplo, en la siguiente imagen hemos especificado un margen superior e izquierdo
de 0,5cm y un margen inferior y derecho de 0cm.
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303

Espacio entre celdas: Distancia entre una celda y otra. Slo admite un nico valor en
centmetros. Por defecto no tiene, es decir, es 0cm.
Observa la tabla anterior con un espacio entre celdas de 0,5cm.

10.9. Tratamiento de datos


Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo ms importante
de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o ms importante saber sacarles
provecho.

Las

herramientas

que

veremos

continuacin

se

encuentran

en

la

pestaa Presentacin > grupo Datos.

Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No
importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos
ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.

Al hacer clic en el botn

se abrir una ventana como la siguiente:

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304

Como puedes observar, el proceso es sencillo:


1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado encabezados de
columna en la tabla detectar los nombres automticamente. En el caso de la imagen Temas.
2. Especificar el tipo de datos (texto, nmero o fecha) de la columna en cuestin.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos personas tienen
el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la
seccin Luego por inmediatamente inferior.
Repetir filas de ttulo.
En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico problema de que
los encabezados quedan nicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que
"adivinar" a qu equivale cada una de las columnas.
La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de ttulo

. De esta

forma, el encabezado se mostrar en todas las hojas que ocupe la tabla.


Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos
dentro de una tabla. Word 2016 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos
estructurados (por ejemplo, mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados
la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente.
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305

Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una
tabla a texto.
Si quieres ver cmo convertir texto en tablas y viceversa, en este tema avanzado lo
explicamos Convertir texto en tabla y viceversa

Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o
columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una
frmula. Lo nico que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pulsar el botn

en la pestaa Presentacin > grupo Datos.

Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por defecto se utilizar
la SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que
tambin podremos elegir qu formato utilizar para mostrar el resultado.

Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:


- Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre las que se encuentren
arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que
contenga la frmula. Por tanto, la sintaxis ser =FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los encabezados de tabla
de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras frmulas como pueden ser COUNT (para contar)
sobre valores de tipo texto, es posible que s que considere el encabezado como un valor ms a
contar. Debemos revisar el resultado para detectar este comportamiento incorrecto.
- El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido
en el clculo. Deberemos volverla a ejecutar.

Para practicar algunas de estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a
paso: Ordenar datos de una tabla
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306

Unidad 10. Avanzado: Convertir texto en tabla y viceversa

Convertir texto en tabla


Convertir un texto en una tabla puede ser muy til en ciertas ocasiones, tanto para ayudarnos a
realizar clculos con ellos, como por motivos estticos. Sin embargo, para poder hacerlo es
necesario que el texto tenga cierta estructura: que est encolumnado mediante tabulaciones o con
los datos separados mediante algn tipo de carcter separador. Nosotros mostraremos como
ejemplo visual un conjunto de datos tabulado.
Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y, en la pestaa Insertar, pulsamos el
botn Tabla. Del men que se despliega para la creacin de tablas, elegimos la opcin Convertir
texto en tabla....

Se abrir el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla.

En l Word nos presentar de qu manera va a convertir el texto en tabla. En nuestro ejemplo


podemos comprobar que se van a crear 3 columnas y 6 filas y que para separar el texto se han
usado Tabulaciones. Estos datos han sido generados por el sistema de forma automtica teniendo
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307

en cuenta el texto inicial, pero si detectamos algn error podremos corregirlo. Por ejemplo, si el
texto estuviese separado, no por tabulaciones, sino por prrafos o cualquier otro carcter.
Tambin podremos configurar el autoajuste. Nosotros lo hemos cambiado para que se ajuste al
contenido.
Una vez aceptemos el cuadro de dilogo se realizar la conversin y pasaremos a ver el
resultado en nuestro documento. En general, siempre que los datos iniciales tengan alguna
estructura los resultados que se obtienen son bastante buenos.

Convertir una tabla en texto


El proceso inverso al que acabamos de ver tambin es posible en Word. Es decir, convertir una
tabla en texto.
Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaa Diseo y seleccionar Convertir texto a. Se
mostrar el cuadro de dilogo Convertir tabla en texto donde podremos elegir qu carcter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda.

En nuestro caso elegir Tabulaciones devolvera la tabla a su aspecto original, as que vamos a
escoger Puntos y comas para que veas el resultado:

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308

Si escogemos Marcas de prrafo el resultado ser un dato por lnea, como ves a continuacin.

Unidad 10. Ejercicio: Ordenar datos de una tabla

En este ejercicio practicaremos cmo ordenar los datos de una tabla.


1. Abre el archivo Notas Curso Word, que creamos en anteriores ejercicios.
2. Completa la segunda columna con las notas de los resultados de los exmenes para cada
unidad. Indica los valores siguientes: 7; 8; 6; 10; 9; 8; 7; 8; 8; 9; 9; 8; 8; 7; 9; 8; 10; 7; 10; 9; 7;
9; 7; 10.
3. Haz clic en la pestaa Presentacin de las Herramientas de tabla.
4. Coloca el cursor en una celda de la columna Temas, pulsa el botn Ordenar en el
grupo Datos.
5. El sistema propone ordenar por Temas de forma Ascendente. Despliega la lista Temas y
escoge Nota y cambia la opcin a Descendente. As, los temas se ordenarn de mejor
asimilados a peor asimilados. Pulsa Aceptar.
Vemos que los temas que mejor se nos han dado son el 4, el 17, el 19 y el 24, donde
tenemos la puntuacin mxima.
6. Repite los pasos, pero esta vez ordenando por Temas de forma Ascendente, como estaba al
principio.
Observa la ordenacin de los temas. El orden 1 - 10 - 11 - 12 - 13... es incorrecto. Lo lgico

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sera que fuese 1 - 2 - 3... pero al interpretar el contenido de las celdas como texto, primero
sita los ttulos empezando con 1, luego por 2, etc. Vamos a solucionar este problema.
7. Abre de nuevo la ventana de ordenacin y fjate en el desplegable Tipo, cuyo valor es Texto.
Cmbialo por Numrico y pulsa Aceptar.
8. Ahora Word interpreta que se trata de una numeracin y ordena correctamente los temas.
Observa que siempre que se realizan modificaciones se mantiene la coherencia de las filas, y
se reordenan tambin el resto de columnas.
9. Cierra el documento guardando los cambios.

Ejercicios unidad 10: Tablas

En este conjunto de ejercicios trabajaremos sobre el archivo Notas Curso Word, que creamos
en anteriores ejercicios.

Ejercicio 1: Dibujar tabla


Haz que las celdas de la columna Comentarios se dividan en dos, verticalmente. Es decir, que
la celda de encabezado con el ttulo seguir completa, pero el resto de celdas se dividirn en dos
columnas. Hazlo con la herramienta Dibujar tabla.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 2: Desplazarnos por la tabla


Para el tema 1 de Mi primer documento, escribe dos comentarios, uno en cada columna: Qu
divertido! y Repetir evaluacin para mejorar la nota. El resultado ser similar al de la imagen.

Luego, sitate en el ltimo tema e inserta el comentario Estupendo!


Supondremos que ya has repetido la evaluacin con un resultado excelente. Borra el comentario
de recordatorio del primer tema.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 3: Seleccin y alineacin


Borra la columna de comentarios, de forma que slo queden Temas y Notas.
Modifica la alineacin de la tabla para que quede centrada.

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310

Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 4: Datos
Inserta una nueva fila al final de la tabla y escribe en la primera columna Media de los
resultados y en la segunda inserta una frmula que calcule el promedio de todos los valores. No
olvides indicar a Word que la tabla dispone de una fila de totales.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 1: Dibujar tabla


Para dividir la columna:
1. Selecciona la tabla y sitate en la ficha Diseo.
2. Escoge la herramienta Dibujar tabla del grupo Dibujar bordes.
3. Sita el cursor bajo el borde inferior de la celda Comentarios. Haz clic y arrastra hasta llegar
a la ltima celda de la columna. Al soltar se dibujar una lnea que dividir la columna en dos.
4. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 2: Desplazarnos por la tabla


Haz clic en la primera celda de comentarios y al terminar de escribir el texto, pulsa la tecla
FLECHA DERECHA para pasar a la siguiente y escribir tambin su correspondiente texto.

Para ir directamente al ltimo tema y escribir el comentario: Estupendo! pulsa las teclas
ALT+AvPag. El punto de insercin se mover automticamente a la ltima fila.
Luego, pulsa ALT+RePag para volver a subir pulsa una vez la FLECHA ABAJO para pasar del
encabezado al contenido. Utiliza las teclas RETROCESO y SUPR para borrar el texto.
Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 3: Seleccin y alineacin


1. Haz clic sobre la celda Comentarios para seleccionarla.
2. En la pestaa Presentacin, pulsa Eliminar y selecciona Eliminar columnas en el men.
3. Desde esa misma pestaa haz clic en el botn Propiedades del grupo Tabla.
4. Selecciona el botn Centro en el apartado Alineacin y pulsa Aceptar. Observa que la tabla
se ha centrado correctamente.
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5. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 4: Datos
1. Haz clic en la ltima fila que corresponde al tema 24.
2. En la pestaa Presentacin, grupo Filas y columnas, pulsa el botn Insertar debajo.
3. Aparecer una nueva fila. Ve a la ficha Diseo y marca la opcin Fila de totales, para indicar
que la tabla contiene una fila de totales.
4. En la ltima fila, vaca, escribe en la primera columna Media de los resultados.
5. Haz clic en la segunda columna o pulsa la tecla FLECHA DERECHA. Selecciona la
ficha Presentacin y, en el grupo Datos, pulsa el botn Frmula.
6. En la ventana se mostrar la frmula =SUM(ABOVE) que corresponde a sumar todos los
valores de la columna. Escribimos a continuacin /24 para que divida el resultado entre los 24
temas que tenemos y pulsamos Aceptar. La media ser 8,25.
7. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

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Unidad 11. Imgenes y grficos


11.1. Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si incorpora fotografas,
grficos, vdeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material ms visual. Por eso
cada nueva versin de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando
su insercin, retoque y ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones,
y son los siguientes:

- Imgenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imgenes fotogrficas
procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Sobre estas imgenes se pueden realizar
algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo, pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una
posicin, pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo
de imgenes no vectoriales.
- Imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que puedas buscar imgenes desde el
navegador web: Bsqueda de imgenes de Bing. Si tienes OneDrive tambin aparecer como
una opcin ms para buscar en tus carpetas de OneDrive. Tambin veremos unos botones para
buscar en Facebook y Flickr. Para todas estas opciones es necesario estar conectado a Internet.
En esta versin ha desaparecido la opcin Imgenes prediseadas de Office.com que exista en
Word 2013.
Podemos encontrar imgenes que estn construidas utilizando vectores,
llamadas Redimensionables por Microsoft, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas
sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir
cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una fotografa). Tambin
hay imgenes fotogrficas no vectoriales.
Si buscamos imgenes con Bing podremos encontrar diferentes clases de imgenes.

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- Formas. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin son
vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grfico. Representacin de datos en forma grfica.
- Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que
vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las
pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos conceptos.

11.2. Tipos de archivos


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los
ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la
extensin del archivo, por ejemplo, un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en
Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de
pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por
ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa
al GIF, porque tambin permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayora de las imgenes de la antigua galera de imgenes prediseadas
de Word, normalmente de las vectoriales.

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11.3. Insertar imgenes en lnea

Si hacemos clic en Imgenes en lnea

aparece la siguiente ventana.

Vamos a ver estas posibilidades.


Bsqueda de imgenes de Bing
En el cuadro Buscar en Bing introduciremos las palabras que describan lo que buscamos. Por
ejemplo, al escribir perro aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto.

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Aparecern una serie de imgenes, en principio, se muestran imgenes con licencia Creative
Commons que permiten usarlas segn cada tipo de licencia. Normalmente para usos no
comerciales. Tambin se puede quitar ese filtro y buscar entre todas las imgenes de la web,
pulsando en el botn Mostar todos los resultados web.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer dobe clic sobre ella, o hacer clic para
seleccionarla y luego pulsar Insertar. Esta ltima forma tiene la ventaja que podremos ver el
tamao de la imagen en la parte inferior izquierda antes de pulsar. La imagen se descargar de
Intenet.
Aunque se pueden buscar imgenes desde el cuadro de bsqueda no hay disponible una
bsqueda por categoras. Hasta el ao 2015 se poda ir a la web de Office.com donde haba
disponible una bsqueda de imgens por categoras y otras opciones de bsqueda. Actualmente
en el ao 2016, ya no existe esa galera de imgenes de Office.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
en lnea
OneDrive
Si tenemos una cuenta en OneDrive podemos buscar imgenes que se encuentren en las
carpetas de OneDrive desde aqu.

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Tambin insertar desde


Podemos vincular nuestras cuentas de Facebook y Flickr para insertar imgenes directamente
desde estos servicios en nuestro documento Word.

Unidad 11. Ejercicio: Insertar imagen en lnea

En este ejercicio practicaremos cmo insertar una imagen en lnea.


1. Abre el archivo Notas Curso Word que creamos en anteriores ejercicios.
2. Haz clic bajo la tabla, para situar el punto de insercin en un nuevo prrafo.
3. Selecciona la ficha Insertar y haz clic en el botn Imgenes en lnea.
4. Escribe el trmino ordenador en el cuadro de bsqueda de Bsqueda de imgenes de
Bing y pulsa la tecla INTRO o el botn de la lupa.
5. En el panel se mostrarn una serie de resultados. Localiza la siguiente imagen (o similar) y
haz clic sobre ella. Se insertar a continuacin de la tabla.

6. Haz clic en uno de los crculos de las esquinas y arrastra para reducir el tamao hasta los 3
cm. de lado, aproximadamente.
7. Cierra el documento guardando los cambios.

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11.4. Insertar imgenes desde archivo

En este caso haremos clic en la opcin Imgenes

. de la pestaa Insertar >

grupo Ilustraciones, se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir
un documento Word, y que ya conocemos.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que
cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el
documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay
en el lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.

Incluir imgenes de Internet


Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo. Lo nico que
deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haramos
con cualquier otra imagen.

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Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que
hacer clic con el botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin Guardar imagen como... del
men contextual. En la ventana que se mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre.
Dependiendo de tu navegador, puede que esta opcin se llame de forma ligeramente distinta.
Tambin existe la opcin Copiar que copia la imagen en el portapapeles y luego slo hay que
hacer Pegar desde Word.
Por otro lado, cuando utilizamos un buscador (Google, Bing,...) por defecto busca en la Web todo
tipo de documentos, pero tenemos la posibilidad de marcar Imgenes en la barra superior para
que slo busque imgenes.

Antes de usar una imagen obtenida de la web debes comprobar los derechos de autor a los que
est sometida.
Incluir imgenes desde otros programas
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa,
como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
desde archivo

Unidad 11. Ejercicio: Insertar imagen desde archivo


En este ejercicio practicaremos cmo insertar una imagen que tenemos guardada en el
ordenador. Utilizaremos la imagen foto.jpg que viene incluida en la carpeta de los ejercicios del
curso. Tenla localizada antes de empezar.
1. Abre el archivo Currculum Vitae que creamos en anteriores ejercicios.
2. Sita el punto de insercin antes del primer ttulo, por ejemplo pulsando CTRL+INICIO.
3. Selecciona la ficha Insertar y haz clic en el botn Imagen.
4. En el cuadro de dilogo que se muestra, explora las carpetas hasta localizar el
archivo foto.jpg de los ejercicios del curso. Seleccinala y pulsa el botn Abrir.
5. Aunque no quede bien as, no importa, guarda los cambios y cierra el documento,
modificaremos su posicin y ajuste ms adelante.

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11.5. Insertar captura de pantalla


Una opcin de la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones que puede resultar til es la
de Captura. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se est visualizando en la
pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, sin utilizar este comando,
son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen desde archivo.
En Word 2016 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botn.

Al hacer clic sobre Captura, se despliega un men que permite escoger qu pantalla queremos
capturar.
Se muestran cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Basta hacer clic sobre una de
ellas para que se copie en el documento de Word.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida
en Windows. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Despus de pulsar sobre Recorte de pantalla dispones de tres segundos para colocarte en la
pantalla que desees, suponiendo que tienes varias abiertas, a continuacin, basta mover el cursor
para capturar la zona de la pantalla elegida.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la
captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que Word nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la
imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.

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Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar captura
de pantalla

Unidad 11. Ejercicio: Insertar captura de pantalla


En este ejercicio practicaremos cmo incluir una captura de pantalla en nuestro documento.
1. Abre el archivo Unidad 1 que utilizamos en anteriores ejercicios.
2. Localiza el apartado Desde el men Inicio. Puedes hacerlo haciendo clic en Vista y activando
el Panel de navegacin. En l vers el apartado y haciendo clic sobre su texto, Word te
situar en ese apartado.
3. Este apartado contiene tres prrafos. Sita el punto de insercin al final del segundo, haciendo
clic. Luego, pulsa INTRO.
4. Ya estamos en el lugar donde queremos incluir la imagen. Selecciona la ficha Insertar. Pulsa
el botn Captura y selecciona la opcin Recorte de pantalla del men.
5. Nada ms pulsar el botn debes desplegar el men Inicio rpidamente, antes de que la
pantalla se muestre blanca. De esta forma podrs realizar una captura del men completo. Si
no lo consigues no te preocupes, en tal caso con una captura del botn Inicio sin el men
desplegado ser suficiente.
6. Cuando se vea la pantalla en blanco, y el cursor tome forma de cruz, debers hacer clic en la
esquina superior izquierda del men y arrastrar sin soltar el botn del ratn hasta la esquina
inferior derecha. De esta forma, trazars una diagonal que dibujar el recuadro que contendr
la zona que deseas recortar. Al soltar el botn del ratn, la imagen se incorporar directamente
en el documento. El resultado deber ser similar a este:

7. Cierra el panel de navegacin. Guarda los cambios y cierra el documento

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11.6. Manipular imgenes


Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen
quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas
de imagen agrupadas en la pestaa Formato.

Tamao
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden
arrastrar para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadraditos situados
entre cada una de las esquinas sirven para modificar nicamente la altura o la anchura,
dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos estableciendo la
altura y la anchura en centmetros.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de
la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramientaRecortar. Al hacer clic sobre
ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el
cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al
hacer clic fuera de la imagen se aplicar el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la
zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos de imagen

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322

En el grupo Estilos de imagen dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la


imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y
relieves.

Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn

Ms situado al lado de los

iconos de los estilos. Con los botones Contorno de imagen, Efectos de la imagen y Diseo de
imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustar
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con
unos pequeos retoques ser suficiente. Veamos las herramientas disponibles en grupo Ajustar.

Con Quitar fondo podemos dejar transparente el fondo de fotografas, vemos unas herramientas
que nos ayudarn a seleccionar el fondo, tal y como muestra la siguiente imagen.

Inicialmente Word detectar el fondo a eliminar con un color morado, podemos refinar esta
seleccin haciendo clic en el botn Marcar las reas para mantener y Marcar las reas para
quitar.

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323

Con estos botones podemos lograr buenos resultados, pero esta herramienta trabaja
correctamente cuando la imagen tiene un fondo bien definido, en otro caso la herramienta no puede
eliminarlo con precisin.
En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar
la nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos
valores, Word lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos
cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la opcin
de colorear la imagen, tambin con el mismo sistema de previsualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de
unas Opciones que abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen
aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar
tiles para dar un efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar,
voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.

- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen
respecto del texto que la rodea.

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324

- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las
opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su
aspecto original, desde el grupo Ajustar.

Panel Formato de imagen.


Muchas de las herramientas que hemos visto en estos ltimos puntos tambin estn accesibles
desde el panel Formato de Imagen.

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325

Puedes acceder a este panel haciendo clic en el botn

de la pestaa Formato > grupo Estilos

de imagen

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Manipular
imgenes

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326

Unidad 11. Ejercicio: Manipular imgenes

Ejercicio 1: Posicin con respecto a la hoja


En este ejercicio practicaremos cmo modificar la posicin de una imagen con respecto a la
hoja en que se encuentra.
1. Abre el archivo Notas Curso Word que utilizamos en anteriores ejercicios.
2. Haz clic en la imagen prediseada que insertamos en ejercicios anteriores para seleccionarla.
3. Selecciona la ficha Formato de las Herramientas de imagen. En el grupo Organizar, pulsa
el botn Posicin.
4. En el men que se despliega, selecciona la tercera opcin de la seccin Con ajuste de texto.
Se corresponde con la posicin superior derecha de la imagen en la hoja.
5. Observa que ahora la imagen aparece en esa posicin, y que, por lo tanto, la tabla se sita
junto a ella y no sobre ella. Adems, la tabla se ha alineado y ajustado a la izquierda para dejar
espacio a la imagen.
6. Guarda los cambios y cierra el documento.

Ejercicio 2: Posicin con respecto al contenido


En este ejercicio practicaremos cmo mover una imagen, ajustndola al contenido que la rodea.
1. Abre el archivo Currculum Vitae que utilizamos en anteriores ejercicios. Vamos a intentar
mover la foto a la esquina superior derecha de la hoja de forma manual.
2. Haz clic en la foto y arrstrala hacia el borde derecho.
Observa que al soltar no se queda donde la hemos arrastrado. No conseguimos posicionarla
manualmente como hicimos en el anterior ejercicio.
Para poder mover la imagen con libertad:
3. Selecciona la ficha Formato de las Herramientas de imagen. En el grupo Organizar, pulsa
el botn Ajustar texto y selecciona la opcin Cuadrado en el men.
Ahora, la imagen se ha quedado entre el texto, dividindolo.

4. Vuelve a intentar arrastrar la imagen hacia el margen derecho. Ahora el sistema s que nos
permite moverla libremente por el documento. El resultado deber ser similar al que se aprecia
en la imagen:

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327

5. Guarda los cambios, pero no lo cierres si vas a realizar el siguiente ejercicio.

Ejercicio 3: Redimensionar imgenes


En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el tamao de una imagen.
1. Abre el archivo Currculum Vitae, si no lo tienes ya abierto.
2. Sita el cursor en la esquina inferior izquierda de la foto. Haz clic y arrastra en diagonal hacia
la esquina superior derecha de la imagen.
Observars cmo el tamao se va reajustando de forma escalada, sin desproporcionar la
imagen. Cuando ocupe la misma altura que el apartado Datos personales puedes soltar el
clic para que se quede as.
3. Luego, sitate en Formato > Tamao y vara los valores de tamao a mano para
redondearlos.
Por ejemplo, en nuestro caso la habamos dejado a 2,99cm x 3,4cm. Modificaremos los
valores para que sean 3cm x 3,5cm. Es posible que sufra un pequeo ajuste automtico para
conservar la proporcin, de forma que, por ejemplo, en vez de ser 3cm sean 3,41 cm. No te
preocupes por esto, es lo de menos.
4. Guarda los cambios, pero no lo cierres si vas a realizar el siguiente ejercicio.

Ejercicio 4: Estilo y ajuste


En este ejercicio practicaremos cmo dar un aspecto ms atractivo a las imgenes, utilizando
los estilos.
1. Abre el archivo Currculum Vitae, si no lo tienes ya abierto.
2. Selecciona la foto haciendo clic en ella.
3. Sitate en la ficha Formato.
4. En el grupo Ajustar, selecciona Correcciones. En el men, escoge la tercera opcin de la
seccin Brillo y contraste. As, la foto se ver un poco menos oscura y realista, con un amarillo
menos intenso.
5. Ahora vamos a aplicar un estilo rpido, desde el grupo Estilos de imagen.
Selecciona Rectngulo redondeado reflejado (est en la quinta posicin) Los nombres se
aprecian al situar el cursor encima de los estilos, se trata de un estilo sin borde y con un
pequeo sombreado.

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328

6. Guarda el documento y cirralo.

11.7. Insertar formas y dibujar


Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias formas predefinidas
entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispondrs de rectas,
curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms
te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus caractersticas
a tu antojo.

Dentro de Formas bsicas, existe una forma llamada Cuadro de texto

que es un tanto especial,

porque permite insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma,
crendolo sobre ella y agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque
en las ltimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, simplemente
haciendo clic con el botn derecho y elegir Agregar texto.
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329

Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo
recuerdas, esto no ocurra as con otras herramientas como WordArt.
La ltima opcin, Nuevo lienzo de dibujo requiere una explicacin previa. Normalmente, al crear
una forma, est se incrusta en el texto del documento, y el texto se puede ajustar a su alrededor.
Esto funciona bien para una forma, pero si queremos hacer un dibujo complejo con varias formas
es ms til disponerlas todas dentro de un contenedor. Eso es precisamente lo que hace Nuevo
lienzo de dibujo, crea un espacio rectangular para dibujar formas dentro de l y poder tratarlo como
un conjunto.

11.8. Manipular formas


Tamao, posicin y forma
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y
proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello
hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado
de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de
las esquinas.

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330

Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo que vemos en la parte
superior central de la imagen. Moveremos el ratn y apreciaremos con una figura semitransparente
cmo quedar. Soltaremos el clic cuando est en la posicin deseada.

Adems, algunos grficos tambin tienen un crculo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar
la forma del grfico. En este ejemplo un tringulo issceles se ha convertido en escaleno.

El icono

de la derecha sirve para alinear la forma respecto al texto que la rodea.

Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno
o relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste
de tamao que ya hemos visto anteriormente.

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En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno slido verde.


- Lnea slida negra y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de sombra que puedes ver en el panel de Formato de forma de la siguiente imagen.

Para abrir el panel de Formato de forma hay que hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha del grupo Estilos de forma.
Desde el grupo Organizar tenemos opciones que son especialmente tiles cuando trabajamos
con ms de una forma a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una
nica imagen, alinearlas o definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al
frente y Enviar al fondo.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso:

Insertar y manipular

formas

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Unidad 11. Ejercicio: Insertar y manipular formas

En este ejercicio practicaremos cmo trabajar con las formas.


1. Abre el archivo Notas Curso Word.
2. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Ilustraciones, pulsa el botn Formas. En el men,
selecciona la forma Tringulo issceles que se encuentra en la seccin Formas bsicas.
3. Haz clic junto a la imagen que ya haba insertada y arrastra en diagonal para ir dibujando el
tringulo. No te preocupes si se solapa con la imagen prediseada. Esta es una
aproximacin del resultado que deberas obtener:

4. Arrastra el punto de la esquina para ajustar el tamao y que quede ms o menos como en la
imagen.
5. En Formato > Organizar, pulsa Enviar a atrs.
6. En esta misma ficha, escoge otro estilo rpido. Te proponemos que escojas Relleno
coloreado - Prpura, nfasis $4 u otro similar.
7. Mueve ligeramente el tringulo para ajustar los picos del logo en sus lados. En la imagen
vers el resultado:

8. Pulsa la tecla CTRL y haz clic en ambos objetos: la forma y la imagen prediseada. Ambos
quedarn seleccionados.
9. En la ficha Formato, pulsa la opcin Agrupar. Ahora, ambos objetos son uno slo y por lo
tanto se ha perdido la posicin que habamos establecido para la imagen y se ha reajustado
la tabla que est junto a ella.
10. Selecciona la figura que es la combinacin de ambas y arrastra su esquina para reducir un
poco su tamao. Observars que no conserva la proporcin como suceda en las imgenes.
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11. Pulsa el botn Deshacer.


12. Ahora, repite la operacin, pero manteniendo pulsada la tecla MAYS. Esta vez s que se
conservar la proporcin.

Ya hemos terminado nuestro sencillo logo, utilizando formas simples e imgenes.


13. Guarda los cambios y cierra el documento.

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11.9. Insertar grficos de Excel


Word 2016 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica.
En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde
donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos un tipo de la
lista de la izquierda y un subtipo de los iconos de la parte superior y pulsamos Aceptar.

Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.

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Junto con la tabla de datos correspondiente.

Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo
el estilo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e
introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las
celdas de la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar
automticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico

que

aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que
hemos ido viendo a lo largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto
globalmente como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Diseo desde
la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como estilos de diseo,
cambiar colores, etc.

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336

11.10. Insertar vdeo


Podemos insertar vdeos en nuestro documento de Word desde la pestaa Insertar con la
opcin Vdeo en lnea

Se abrir la siguiente ventana para buscar el vdeo.

Podemos buscar vdeos con el buscador de Microsoft, Bing, buscar un vdeo de YouTube o
insertar el cdigo que se encuentra en los sitios web. Una vez seleccionado un vdeo basta pulsar
el botn Insertar para poner el vdeo en el documento.
Una vez insertado el vdeo se puede mover y redimensionar como cualquier imagen. Para
reproducir el vdeo basta pulsar el botn Play que aparece en el centro del vdeo. En la siguiente
imagen puedes ver el aspecto de un vdeo insertado en un documento Word.

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Ejercicios unidad 11: Imgenes y grficos

Ejercicio 1: Imgenes prediseadas


Trabajaremos sobre el archivo Fiesta que utilizamos en anteriores ejercicios, para lograr el
siguiente resultado:

Ten presente que:

Se trata de una imagen prediseada que puedes encontrar buscando por el concepto Fiesta.

En la hoja se sita arriba a la derecha.

Hemos decolorado sus colores para que se vea ms clara.

Se muestra detrs del texto.

Guarda los cambios del documento.

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Ejercicio 2: Imgenes desde archivo


Trabajaremos sobre el archivo Plato de la semana para lograr el siguiente resultado:

Ten presente que:

La imagen incluida se encuentra en la carpeta "ejercicios" del curso. Se llama berenjenas.jpg.


Utilzala directamente o cpiala previamente en la carpeta donde guardes los ejercicios.

No hemos utilizado la opcin Posicin para mover la imagen, sino que hemos jugado con
el Ajuste de texto y la hemos desplazado a mano.

Utiliza los estilos y las correcciones para darle el aspecto que presenta.

Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 3: Capturas de pantalla


Trabajaremos sobre el archivo Unidad 1. Vamos a completar el documento con imgenes que
conseguiremos haciendo capturas de pantalla del propio programa de Word.
Para hacerlo, abriremos por un lado Word con el documento Unidad 1 y por otro lado otro Word
con el tpico documento vaco que se muestra al arrancar. Recuerda que puedes abrir el programa
tantas veces como quieras. Esto lo hacemos porque al pulsar la opcin para capturar pantalla en
Word, la ventana se oculta, as que realizaremos las capturas sobre la otra que contiene el
documento en blanco.
Como mnimo el archivo deber contener:

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Una imagen de toda la ventana de Word en el apartado El primer texto, tras el texto Al
arrancar Word 2013 aparece una pantalla inicial como esta. El resultado ser:

Una imagen de la pestaa Archivo en el apartado Cerrar documento, tras el texto Para
cerrar un documento hacer clic en la pestaa

La misma imagen tambin estar en el apartado Abrir un documento, tras el texto Para ello
hacer clic en la pestaa.

Una imagen de la opcin Cerrar


ello, escogeremos la opcin.

en el apartado Cerrar Word, tras el texto Para

Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 4: Practicando lo aprendido


En este ejercicio partiremos de un documento en blanco para crear una invitacin. Adems de la
insercin de imgenes, se recordarn otras funciones que ya se han estudiado anteriormente.
El efecto a lograr es el siguiente:

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Consideraciones:

El tamao del papel ser personalizado 16x13 cm

El marco es un borde de pgina que se aplicara a todas las pginas, si hubiese ms de una.

El ttulo principal est realizado con WordArt.

Hay cuatro imgenes prediseadas, que podrs encontrar buscando por los trminos Fiesta.

Guarda los cambios con el nombre Invitacin.

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Ayuda ejercicios unidad 11: Imgenes y grficos

Ejercicio 1: Imgenes prediseadas


1. Abre el archivo Fiesta que utilizamos en anteriores ejercicios.
2. En la ficha Insertar, pulsa la herramienta Imgenes en lnea.
3. Se abrir un panel, en Bsqueda de imgenes de Bing escribe Fiesta en l y pulsa el
botn Buscar.
4. Localiza la imagen u otra similar y haz clic en ella. Se incluir en el documento.
5. En la ficha Formato, grupo Ajustar, pulsa la herramienta Color y en el desplegable
selecciona la opcin cuarta, Decolorar que est dentro de Volver a colorear.
6. En el grupo Organizar de esta misma ficha, ajusta la Posicin a arriba a la izquierda. Se trata
de la primera opcin de la seccin Con ajuste de texto del men.
7. Indica, en el men Ajustar texto, que quieres ajustarlo Detrs del texto.
8. Arrastra el marcador de la esquina de la imagen para redimensionarla y conseguir que ocupe
ms o menos el mismo alto que la lista de invitados.
9. Pulsa CTRL+G o Guardar y cierra el documento.

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Ejercicio 2: Imgenes desde archivo


1. Abre el archivo Plato de la semana.
2. En la ficha Insertar, pulsa la herramienta Imgenes. En el cuadro de dilogo, debers
seleccionar la imagen berenjenas.jpg y pulsar el botn Abrir.
3. Se insertar en el documento, a tamao real y desplazando el texto, de cualquier manera.
Seleccinala. Luego, haz clic y arrastra el pequeo cuadrado de su esquina para darle un
tamao menor.
4. En la opcin Ajustar texto de la ficha Formato, selecciona Detrs del texto para evitar que
el texto se desplace cuando tratemos de ajustar la imagen cerca de l.
5. Luego, haz clic en el centro de la imagen y arrstrala hasta su posicin adecuada, a la derecha
de la informacin sobre comensales y tiempos.
6. Pasamos a darle un estilo. En Formato > Estilos de imagen, selecciona de la lista el estilo
rpido que est en la sexta posicin, Rectngulo de bordes suaves.
7. Por ltimo, en el grupo Ajustar, aplicaremos algunas Correcciones. En la seccin de nitidez,
hemos seleccionado Dar nitidez: 25%. El brillo seleccionando en nuestro caso es Brillo:
+20% Contraste: 0% (normal). Esta ha sido nuestra eleccin, pero puedes aplicar los valores
que prefieras.
8. Pulsa CTRL+G y cierra el documento.

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Ejercicio 3: Insertar capturas de pantalla


1. Abre el archivo Unidad 1. Luego, ejecuta Word de nuevo para tener ambos abiertos a la vez.
2. En la ficha Vista, activa el Panel de navegacin para localizar ms sencillamente los
apartados.
3. Sitate en el apartado El primer texto. Localiza el texto Al arrancar Word 2013 aparece una
pantalla inicial como esta y haz clic a continuacin para situar el punto de insercin donde
deseas insertar la imagen. Pulsa INTRO para cambiar de lnea. Ah ser donde introduciremos
la imagen.
4. Haz clic en la pestaa Insertar y pulsa Captura. En el men se mostrar una vista previa de
las ventanas abiertas, dentro de la seccin Ventanas disponibles. Haz clic sobre aquella
que represente la ventana de Word, con el documento en blanco abierto.

El resultado ser algo similar a la siguiente imagen:

5. Ahora, sitate en el apartado Cerrar documento. Localiza el texto Para cerrar un


documento hacer clic en la pestaa. Haz clic tras la palabra pestaa para situar ah el punto
de insercin.
6. Pulsa Captura en la pestaa Insertar. Esta vez, en el men, escogers la opcin Recorte de
pantalla.
7. Cuando la pantalla se vuelva blanquecina y el cursor tenga forma de cruz, trazars un
rectngulo que englobe la pestaa Archivo, del Word con el documento vaco. Al soltar el
clic, se incluir automticamente en el documento.

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345

En caso de error (por ejemplo, la ventana de Word est minimizada en el momento de


realizar la captura), simplemente debers pulsar la tecla ESC para cancelar la captura y
quitar ese efecto blanquecino.
8. Vamos a incluir esta misma captura en otro apartado:
- Copiamos la imagen seleccionndola del apartado Cerrar documento y pulsando
CTRL+C.
- Situamos el punto de insercin en el apartado Abrir un documento, tras el texto Para ello
hacer clic en la pestaa y pulsamos CTRL+V.
9. Repetiremos la operacin de captura de recorte con la ltima imagen. Vuelve al Word con el
documento vaco y pulsa la ficha Archivo para ver la opcin Cerrar del men.
10. En el apartado Cerrar Word del documento Unidad 1, sita el punto de insercin tras el
texto Para ello, escogeremos la opcin.
11. Haz clic en Insertar > Captura > Recorte de pantalla.
12. Traza un rectngulo con el cursor que englobe la opcin Cerrar.
13. Pulsa CTRL+G y cierra el documento.

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Ejercicio 4: Practicando lo aprendido


1. Abre Word para iniciar un documento en blanco.
2. Pulsa CTRL+G y guarda con el nombre Invitacion. Acostmbrate a ir guardando de vez en
cuando.
3. En la pestaa Formato, grupo Configurar pgina, selecciona la herramienta Tamao y
escoge Mas tamaos de papel ... se abrir la ventana Configurar pgina, en la
pestaa Papel escribe 16 en Ancho y 13 en Alto
4. En el mismo grupo, selecciona la herramienta Orientacin y aplica una
orientacin Horizontal.
5. En la pestaa Diseo, en el grupo Fondo de pgina, escoge la herramienta Bordes de
pgina.
6. Se abrir un cuadro de dilogo. Selecciona el Valor Cuadro. El Color azul y un motivo en el
listado Arte que se parezca al propuesto. Luego, pulsa Aceptar.
7. En el mismo grupo, escoge la herramienta Color de pgina y selecciona un color azul claro.
8. Escribe el texto Fiesta de fin de curso.
9. Selecciona el texto y pulsa la herramienta WordArt de la ficha Insertar. Escoge el tipo de ttulo
que prefieras y luego ajusta el tamao y posicin al gusto.
10. Escribe el texto:
Lugar: Restaurante Ca Taplam
Da y hora: 15 Junio a las 7pm
No faltes!
11. Desde las opciones de la ficha Inicio, dale formato con la negrita, cursiva... Cambia el tipo de
fuente y su tamao. Modifica su alineacin a centrado, etc.
12. En la ficha Insertar, haz clic en la herramienta Imgenes en lnea.
13. En el panel, busca la palabra Fiesta y escoge la imagen que prefieras y haz clic en ella para
que se inserte. Luego ajusta su tamao con los marcadores de su contorno y cambia el ajuste
de
texto
a
Detrs
del
texto para
que
no
desplace
el
texto.
Inserta tantas imgenes prediseadas como desees y ve realizando modificaciones con las
opciones de la cinta.
14. Guarda los cambios.

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Unidad 12. Organigramas y diagramas


12.1. Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un
organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente
jerrquica, por ejemplo, la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una
organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre
s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo, los pasos a seguir para poner en
marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en


cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

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348

12.2. Crear un organigrama

Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres
insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente
figura.

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349

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos, o utilizar el panel de texto que aparece en la siguiente imagen y que explicaremos ms
adelante.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando
sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar,
dependiendo en qu nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo, en el primer nivel
como es nico no puede tener compaero de trabajo.

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350

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo, B y C
son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo, B es compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo, A1 es
asistente de A.

12.3. Modificar el diseo

El botn Diseo

sirve para modificar el diseo del organigrama. Para activarlo hay

que seleccionar un elemento del organigrama.


Podemos elegir entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los
recuadros.

Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que
vemos en la imagen.

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351

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en


una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la
derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una


lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una


lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los
ayudantes.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del
recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.
Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de
derecha a izquierda.

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352

Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de
nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la
pestaa Diseo > grupo Diseos:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin
podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico
SmartArt, que hemos visto anteriormente.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no
sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar
en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro
diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando
este panel.

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353

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar


sus propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar
su aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se crear
un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift

Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Para eliminar elemento, sitate en el lugar que quieras borrar y pulsa RETROCESO.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear un
organigrama

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354

Unidad 12. Ejercicio: Crear un organigrama

Vamos a crear un organigrama tpico en el mbito empresarial.


1. Abre un nuevo documento en blanco.
2. En la pestaa Insertar selecciona la opcin SmartArt.
Aparece el dilogo Elegir un grfico SmartArt.
3. Selecciona la categora Jerarqua y escoge el primer elemento que se corresponde con
un Organigrama. Luego, pulsa Aceptar.
Se dibuja el organigrama en el documento y aparecen sus pestaas especficas en la cinta.
4. Si el Panel de texto no ha aparecido, en la pestaa Diseo, grupo Crear grfico, haz clic
sobre la herramienta Panel de texto.
Se mostrar el panel con el esquema de contenido del diagrama. Trabajaremos con l.
5. En el primer elemento, escribe Direccin.
6. El segundo elemento es de tipo asistente, no un subordinado. En este caso no lo necesitamos,
as que hacemos clic en l y pulsamos dos veces RETROCESO para eliminarlo.
7. Los siguientes tres elementos sern, por orden, Departamento RRHH, Departamento
financiero y Produccin.

8. Vamos a aadir los subordinados Mercado y Marketing a Direccin. Lo haremos desde


el Panel de texto. Para ello, haz clic al final del texto Produccin y pulsa INTRO.
Se crear un nuevo elemento donde podrs introducir el texto Mercado. Pulsa INTRO de
nuevo
y
escribe Marketing.
Observa
cmo
ha
cambiado
el
diagrama.
Esto mismo se podra haber realizado grficamente, seleccionando el elemento padre y
pulsando el botn
9. En el Panel de texto, sita el punto de insercin tras la palabra Mercado y pulsa INTRO. Se
crear un nuevo elemento al mismo nivel. Para indicar que se trata de un subordinado, pulsa
la tecla TAB. Ahora, escribe Compra. Pulsa INTRO y se crear otro elemento al mismo nivel
que Compra, esta vez escribe Venta. El resultado ser el siguiente:

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355

10. Guarda el documento con el nombre Organigrama empresa.

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356

12.4. Modificar el aspecto del diagrama

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo
relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas
y grficos muy vistosos.
En primer lugar, seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes
estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se
encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

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357

Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello,
simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar
la previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es
que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir
un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho, hay algunos
que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de
Word, los grficos 3D tienen una calidad muy buena.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes
selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.

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358

En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico

de la

pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial. La informacin se mantendr,


pero se eliminarn los cambios en la estructura y el estilo.

En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la esttica del


diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el


modo Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con
ms comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la
apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes
tareas:
Aumentar. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms
veces lo pulses ms grande se har.
Reducir. Este botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces
lo pulses ms pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un
elemento cualquiera del diagrama, bastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar
la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre
cualquier elemento del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

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359

Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros
diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos prestablecidos por Word
desplegando los estilos de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.

Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en
el diagrama del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para
modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos
diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que, en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el
fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el
elemento tendr un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn
elemento detrs (texto, imgenes, tablas) seran visibles a travs de l.

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360

Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr el
todo el diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar
su grosor y el tipo de lnea (slida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable
dedicado a cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a
la visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.

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361

Aun as diremos que haciendo clic en la flechita

de Estilos de Forma se abrir el

panel Formato de forma:

Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el
grfico y seleccionando Formato de forma.

12.5. Tamao y organizacin


Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la organizacin y tamao
de los diagramas.

Tamao. Las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del
grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego
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haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto, pero es mucho
ms visual.
Organizar. El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto
del documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los
grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la
ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se
comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.

La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado. Desde l


podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees, escogiendo la posicin vertical y
horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc.).

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Formato de un
diagrama

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Unidad 12. Ejercicio: Formato de un diagrama


Ejercicio 1: Estilos SmartArt
1. Abre el documento Organigrama empresa que has creado en el ejercicio anterior.
2. Haz clic en el organigrama para que se muestren las fichas especficas en la cinta.
3. Muestra la ficha Diseo.
4. Escoge uno de los Estilos SmartArt. Por ejemplo, el tercer estilo: Efecto sutil.
5. Haz clic sobre el botn Cambiar colores que hay en este mismo grupo.
6. Selecciona el segundo diseo de la seccin Multicolor. Observa el resultado.
7. Pulsa el botn Restablecer grfico. El diagrama volver a tomar el formato predefinido.
8. Pulsa CTRL+Z o Deshacer para recuperar el estilo aplicado. El resultado ser similar a este:

9. Cierra el documento guardando los cambios.

Ejercicio 2: Formato del diagrama


En este ejercicio vamos a crear un diagrama que represente grficamente la elaboracin de
nuestra receta. Luego jugaremos con sus opciones de formato.
1. Abre el archivo Plato de la semana que has creado en los ejercicios anteriores
2. Haz doble clic algo ms abajo del ltimo texto, tras las instrucciones de preparacin.
3. Haz clic en Insertar > SmartArt.
4. En la categora Proceso escoge el primero, Proceso bsico y pulsa Aceptar.
5. Utiliza el Panel de texto para introducir los distintos elementos. En orden
sern: Lavar, Cortar, Sazonar, Reposar 30 min, Enharinar, Frer 5 min.
Recuerda que tras introducir los tres elementos que vienen por defecto, slo hay que pulsar

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INTRO para crear un nuevo elemento.

6. Muestra la ficha Formato.


7. Vamos a modificar su posicin y ajuste. En el grupo Organizar, selecciona la Posicin inferior
centrada y el Ajuste de texto Detrs del texto. As, si modificamos alguna vez el texto o el
tamao del papel y el diagrama se solapa con el contenido, nos aseguraremos de que el texto
no se reajuste ni se vea afectado.
8. Reduce su tamao situando el cursor en la esquina y arrastrndola. Tambin puedes utilizar
las opciones del grupo Tamao de la cinta. Nosotros, por ejemplo, hemos establecido una
altura de 2cm y una anchura de 14cm.
De momento, el resultado ser el siguiente:

9. Muestra la ficha Diseo. En ella, pulsa Cambiar colores y escoge el primer diseo de la
seccin nfasis 3. Ahora, los elementos y las flechas que los separan sern verdes, en vez
de azules.
10. Volvamos a la ficha Formato. Puesto que los elementos del proceso se distinguan en la
receta en dos grupos: Preparar los ingredientes y Coccin, representaremos esta diferencia
coloreando el fondo de los elementos de cada proceso de forma distinta.
11. Selecciona los primeros cuatro elementos haciendo clic en ellos mientras pulsas la tecla CTRL.
12. En el grupo Estilos de forma, selecciona la herramienta Relleno de forma y escoge un color
morado claro.
13. Selecciona los otros dos elementos restantes, de la misma forma. Esta vez su Relleno de
forma ser naranja claro.
El resultado final ser el siguiente:

14. Pulsa CTRL+G para guardar y cierra el documento.

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Ejercicios unidad 12: Organigramas y diagramas

Crea un nuevo documento y llmalo Diagrama de mi rutina.


Deber contener el siguiente diagrama:

El formato se ha modificado utilizando las herramientas de estilo de la cinta, no es necesario


colorear cada elemento individualmente.

Ayuda ejercicios unidad 12: Organigramas y diagramas


Abre un documento en blanco en Word. Pulsa Guardar y llmalo Diagrama de mi rutina.
A continuacin, veremos paso a paso cmo conseguir el siguiente resultado:

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1. En la pestaa Insertar, grupo Ilustraciones, selecciona la herramienta SmartArt. Se abrir


una ventana con los distintos tipos de diagramas disponibles.
2. Selecciona la categora Ciclo y haz doble clic sobre el diagrama Ciclo continuo. Se dibuja
un diagrama de ciclo en el documento y aparecen las Herramientas de SmartArt en la cinta.
3. Para desarrollar el diagrama de la imagen, debes incluir los once elementos siguientes.
Recuerda que puedes hacerlo grficamente con el botn
de texto:

o desde el Panel

4. Cambia los colores y el estilo del diagrama para que se parezca ms al de la imagen. Lo
haremos desde la ficha Diseo.
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- Primero, en la opcin Cambiar colores hemos seleccionado el primer estilo de la


seccin Multicolor.
- Luego, desde la lista de estilos, hemos seleccionado Efecto sutil.
5. Ahora haremos ms grandes las tareas que nos gustan ms y ms pequeas aquellas que
nos cuesta ms hacer. Lo haremos desde la ficha Formato, grupo Formas.
- Selecciona el elemento que quieras y pulsa Mayor
agrandarlo.
- Selecciona otro elemento y pulsa Menor
pequeo.

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tantas veces como quieras para

tantas veces como quieras para hacerlo ms

368

Unidad 13. Plantillas


13.1. Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de
fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina,
etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los
datos, como en un fax, un currculum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en
formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los
datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarn en un documento normal de
Word de tipo .docx, sin alterar la plantilla.
Word 2016 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos
cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas
nuevas a partir de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de
introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir
documentos.

13.2. Elementos que se guardan en una plantilla


Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido
en ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2016. De ah la potencia de
las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2016.

13.3. La plantilla por defecto


En realidad, las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.
Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con
una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una
plantillaNormal.dotm que se aplica por defecto. La extensin del archivo es .dotm en lugar de
.dotx. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar

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369

a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la
plantilla con la nueva preferencia.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word,
como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es
sencillo.

En

Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos

al

final

de

todo

el

botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta
de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego
lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de
averiguar. Por ejemplo: C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Modificar la
plantilla por defecto

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Unidad 13. Ejercicio: Modificar la plantilla por defecto

Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que creemos estn
personalizados.
1. Abre Word de forma que se muestre un documento en blanco.
2. En la ficha Archivo, selecciona Opciones.
3. Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones de Word. Sitate en la categora Avanzadas.
4. Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha categora.
Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
5. Localiza las Plantillas personales y observa la ruta. Es probable que se vea acotada por unos
puntos suspensivos. Para averiguar la ruta completa, selecciona Plantillas personales y
pulsa el botn Modificar.
6. Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que haremos
ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.
7. Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el portapapeles.
Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la ventana
de Opciones.
8. En la ficha Archivo, seleccionamos Abrir.
9. En el cuadro de dilogo Abrir, borramos la ruta de la barra de direcciones superior, haciendo
clic sobre el espacio vaco y pulsando SUPR. Luego, pulsamos CTRL+V para pegar la ruta
que
habamos
copiado
anteriormente
y
pulsamos
la
tecla
INTRO.
Una alternativa a este proceso es situar el punto de insercin en la caja Nombre de archivo y
pulsar CTRL+V seguido de INTRO. El resultado ser el mismo: se muestra el contenido de la
carpeta donde se guardan las plantillas y veremos en ella Normal.dot.
10. Selecciona Normal.dotm haciendo clic en ella y pulsa el botn Abrir.
11. Se abrir una nueva ventana de Word con la plantilla base abierta. En principio, su aspecto es
igual que el de un documento en blanco.
12. Hacemos clic en Insertar > Encabezado > En blanco (el primer encabezado de la lista). En
la zona para Escribir texto, escribimos www.aulaclic.es y pulsamos Guardar o CTRL+G.
13. Cierra todos los documentos, y sal de Word.
14. Vuelve a abrirlo. Crea un documento en blanco Documento1, despus de iniciar Word, y vers
cmo contendr el encabezado que se ha creado en la plantilla. Al igual que hemos realizado
este cambio, podramos haber realizado cualquier otro: la fuente, el color de fondo, un
membrete, una marca de agua, etc.

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Vamos a deshacer este cambio, para que los nuevos documentos no tengan este encabezado.
Es decir, vamos a devolverlo a la normalidad.
1. En Archivo > Reciente, localiza la plantilla Normal.dotm y haz clic en ella para abrirla.
2. Una vez abierta, haz doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se
mostrarn en la cinta las Herramientas para encabezado y pie de pgina.
3. En la ficha Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulsa sobre Encabezado y
selecciona la opcin Quitar encabezado.
4. Luego, pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma ficha.
5. Guarda los cambios y cierra la plantilla.
6. En Archivo > Nuevo, crea un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se aprecia.
7. Cierra el documento.

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13.4. Utilizacin de las plantillas de Word


Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.
Normalmente hacamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento. Para
utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la
imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

- Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de
la seccin DESTACADA, por ejemplo, Espaciado simple. Como veremos ms adelante, nosotros
tambin podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecer al hacer clic en la

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373

seccin PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas
y luego pulsar Crear.

- Buscar plantillas en lnea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos


acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las
podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina web.
Adems, tambin hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Curriculo, Fax, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es
posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.

Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista
de categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para buscar
plantillas dentro de la misma.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.

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Observa que en la esquina superior derecha est el botn

Anclar que hace que la plantilla

quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.

13.5. Trabajar con el documento creado


Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal, pero con la
estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo
predeterminado como Platilla1, propio de los archivos no guardados.

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Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera,
en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum
funcional. En l distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas
al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Correo electrnico. Al hacer clic sobre el
texto [Correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un fondo gris etiquetado, en modo
edicin, para permitirnos cambiar el texto. Hay otros elementos como OBJETIVO que no deben
cambiarse.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La
plantilla no se ver afectada.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Utilizar plantillas

Unidad 13. Ejercicio: Utilizar plantillas

Ejercicio 1: Utilizar plantillas preinstaladas


En este ejercicio veremos qu fcil resulta realizar un currculum partiendo de una plantilla ya
existente.
1. Abre Word.
2. En la ficha Archivo, selecciona Nuevo. Aparecer una pantalla con un cuadro de bsqueda,
escribe curriculum.
3. Utiliza la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Estn ordenadas
alfabticamente.
4. Selecciona Currculu (Diseo origen) u otra similar, haciendo clic sobre ella.
5. Pulsa el botn Crear. El resultado ser similar al siguiente:

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6. Lo nico que deberemos hacer es rellenar la informacin y guardar el documento


normalmente. No es necesario que lo rellenes todo, si no quieres. Realiza cualquier
modificacin y guarda el documento con el nombre Documento a partir de plantilla.
7. Luego, cirralo.
8. Repite la operacin: Archivo > Nuevo > Selecciona la plantilla Currculo (Diseo
origen) que ahora debe aparecer en la primera pgina puesto que la has utilizado
recientemente, crea un documento a partir de ella. El resultado ser el mismo que la primera
vez y no se apreciarn las modificaciones realizadas, porque la plantilla no ha sido modificada,
slo se ha utilizado para crear un documento a partir de ella.

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13.6. Modificar plantillas

Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las
plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la
pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido currculum
ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual que si fusemos a crear un documento.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que
queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el
nombre JUAN LPEZ, y rellenar los campos correo electrnico, direccin postal y telfono. As ya
no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos clic en Guardar como y nos aparecer un cuadro de dilogo,
en Tipo de archivo aparecer Documento de Word, pero nosotros debemos cambiarlo a Plantilla
de Word (*.dotx), como puedes ver en la siguiente imagen.

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Observad una cosa importante.


Automticamente Word 2016 cambiar la carpeta a la carpeta predeterminada para las
plantillas. Por ejemplo, C:\Users\Asus\Documents\Plantillas personalizadas de Office, o similar. Hay
que guardarla en esta carpeta para que luego se comporte como una plantilla y aparezca en la
seccin PERSONAL, al buscar plantillas.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en la
seccin PERSONAL a partir de una original de las Plantillas prediseadas. Si quisiramos
modificar una plantilla prediseada como tal, lo nico que tendramos que hacer es guardarla como
plantilla, con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.
Si modificamos la plantilla Normal.dotm y queda inservible, podemos borrarla de su ubicacin
habitual C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, y al cerrar y volver a arrancar
Word 2016, volver a crearse la plantilla original, ya que Word guarda una copia de forma
automtica y si detecta que no existe, la restaura.

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13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word


Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2016 podemos crear una plantilla
simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2016 tendremos que:
1. Disear el documento Word 2016.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos
del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por
supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
2. Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx). Como ya
sabes, automticamente Word 2016 te propondr que la guardes en la carpeta por defecto para las
plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego se comporte como una plantilla
y aparezca en la seccin PERSONAL.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear una
plantilla

Unidad 13. Ejercicio: Crear una plantilla


En este ejercicio veremos cmo convertir un documento normal en una plantilla.
Utilizaremos el archivo foto-tipo.gif que se encuentra en la carpeta de ejercicios del curso.
Localzalo y cpialo en tu carpeta de trabajo antes de empezar.
1. Abre el archivo Currculum vitae con el que hemos trabajado a lo largo del curso.

2. En la ficha Archivo, selecciona Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar.


3. Deberemos desplegar el listado de tipos de archivo y seleccionar Plantilla de Word (*.dotx) y
la guardaremos en la carpeta de Plantillas personalizadas de Office, es decir en la que nos
propondr Word de forma automtica. El nombre que le daremos a la plantilla ser Currculum
personalizado, pulsar Guardar.
4. Puesto que la plantilla ahora servir para crear currculums con datos de otras personas,
vamos a eliminar los datos variables. Vuelve a la ficha Inicio.

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5. Selecciona y borra tu nombre, ciudad y forma de contacto, dejando intactos, esto s, los
textos que los preceden.
6. Elimina de igual forma el texto que hay dentro de cada uno de los otros apartados,
seleccionndolo y pulsando INTRO, para dejar un espacio entre cada uno de los ttulos.
7. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre la imagen y selecciona la opcin Cambiar
imagen.
8. Se abrir el cuadro de dilogo que permite escoger la imagen sustituta. Selecciona la
imagen foto-tipo.gif y pulsa el botn Insertar.
9. Vers que los efectos que se haban aplicado a la foto anterior se mantienen en esta. El
resultado hasta el momento ser similar al siguiente:

10. En la segunda pgina, donde se encuentra la carta de presentacin, elimina el nombre y la


forma de contacto que se incluan en la firma.
11. Guarda los cambios y cirrala.
12. Ya tienes lista una plantilla personalizada para crear tus currculums. Aparecer
en Archivo > Nuevo > seccin PERSONAL. En caso de que la guardes en la carpeta
adecuada, cuando accedas a la seccin PERSONAL del modo indicado podrs escoger si
modificar la plantilla o crear un documento a partir de ella.

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381

Ejercicios unidad 13: Plantillas

Crea una plantilla a partir de un documento en blanco. Se llamar Autorizacin paterna y tendr
el siguiente aspecto:

Gurdala en el lugar adecuado para que sea visible desde la seccin PERSONAL.
Ten en cuenta que:

La fuente es Courier New.

Las lneas de espacio para rellenar datos son el carcter barra baja _

El ttulo es un estilo ttulo 1.

El recuadro para la firma es una tabla de una nica celda.

Ayuda ejercicios unidad 13: Plantillas


1. Abre Word, se mostrar un documento en blanco.
2. Vamos a averiguar cul es la carpeta Plantillas personales para guardar ah nuestra nueva
plantilla.
3. En la ficha Archivo, selecciona Opciones. Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones
de Word. Sitate en la categora Avanzadas.

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382

4. Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha categora.
Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
5. Haz clic sobre Plantillas personales y pulsa el botn Modificar.
6. Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que haremos
ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.
7. Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el portapapeles.
Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos Cancelar en la ventana
de Opciones.
8. Haz clic en Guardar.
9. En el cuadro de dilogo Guardar como, haz clic en la caja Nombre de archivo y pulsa
CTRL+V seguido de INTRO. Esto har que se abra la carpeta de destino adecuado donde
guardar la plantilla.
10. Una vez situados en la carpeta, escribe Autorizacin paterna en el cuadro Nombre.
11. En el listado de Tipo de archivo, selecciona Plantilla de Word (*.dotx) y pulsa el
botn Guardar.
12. Comprueba que has realizado bien el proceso de guardado, desde Archivo > Nuevo > en la
seccin PERSONAL. Deber aparecer Autorizacin paterna en el cuadro de dilogo, con
sus correspondientes opciones para crear documentos a partir de ella.
13. Ahora ya podemos dedicarnos a crear el contenido de la propia plantilla. Para ello, volvemos
a la ficha Inicio y redactamos el texto. Puedes optar por copiar y pegar el texto siguiente:
MODELO

DE

AUTORIZACIN

PATERNA

(A CUMPLIMENTAR POR EL PADRE, LA MADRE O EL TUTOR/A DE LOS


MENORES DE

14

AOS)

D./D ______________________________ , con DNI/pasaporte en vigor nmero


_____________________,

en

mi

condicin

D./D_____________________________

por

de
la

padre/madre/tutor/tutora

presente

AUTORIZO

hijo/hija/pupilo/pupila

de
mi
a:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
____
En

_____________________,

__

de

____________

de

_____.

Fdo:
Adjunto copia de mi DNI/pasaporte en vigor.

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383

14. Aplica estilo al ttulo.


15. Utiliza las opciones de la ficha Inicio para modificar la alineacin, la negrita, o el tipo de fuente
a Courier New, entre otros cambios que consideres. No es necesario que te esmeres mucho
en ello, ya que lo ms importante de este ejercicio era saber crear una plantilla y guardarla en
el directorio adecuado.
16. Haz clic tras Fdo: y selecciona Insertar > Tabla para dibujar la celda.
17. Pulsa Guardar o CTRL+G para conservar los cambios en la plantilla. Y ya puedes cerrarla.

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384

Unidad 14. Combinar correspondencia


Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2016 nos permite generar varios
documentos a partir de uno, cada uno de estos documentos se diferenciar por los datos
obtenidos de una fuente de datos (Base de datos, tabla Excel, etc.).
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o
recibos, la impresin de sobres, etc.
Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento, pero con
los datos de personas distintas.

14.1. Conceptos previos


Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un
cliente, y los campos sern, por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de
los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar
esta potente utilidad de Word.

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385

14.2. Crear el documento principal


Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga
el texto fijo.
Seleccionar

de

la

pestaa Correspondencia el

men Iniciar

combinacin

de

correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque


en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso.
Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic
en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

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386

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

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387

Si

seleccionamos

la

opcin Utilizar

una

lista

existente aparece

la

opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella
y elegir la carpeta.
-

Si

seleccionamos

la

opcin Escribir

una

lista

nueva en

lugar

de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro
de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los
datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Por
ejemplo, en la imagen podramos tomar la base de datos Access contactos-accdb.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la
opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes
desplegar el men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que
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388

veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos,
etc.

En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es
que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar
su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

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389

Podemos

insertar

un Bloque

de

direcciones..., una Lnea

de

saludo..., Franqueo

electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms


elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la
lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el
asistente.

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390

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar, hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos aparecer un cuadro de dilogo para permitirnos elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un
documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar
correspondencia

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391

Unidad 14. Ejercicio: Combinar correspondencia

En este ejercicio personalizaremos el archivo Invitacin que creamos en ejercicios anteriores,


para que cada invitacin incluya el nombre del invitado. Para ello, utilizaremos el
archivocontactos.accdb de la carpeta de ejercicios del curso.
1. Abre el archivo Invitacin.
2. En la ficha Correspondencia, pulsa en Iniciar combinacin de correspondencia y
selecciona la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
3. Se abrir un panel en el lateral derecho. Deja marcada la opcin Cartas y pulsa el enlace
inferior Siguiente: Inicie el documento.
4. En el paso 2 dejamos marcada Utilizar el documento actual y pulsamos Siguiente.
5. En el paso 3 dejamos marcada Utilizar una lista existente. Un poco ms abajo,
pulsaremos Examinar....
6. Se abrir una ventana donde deberemos buscar el archivo que contiene los datos a combinar.
En este caso el archivo contactos.accdb. Localzalo, en la carpeta Ejercicios, seleccinalo
y pulsa Abrir.
7. Se abrir una ventana con la lista de destinatarios. Como la invitacin es a una fiesta de fin de
curso, slo invitaremos a los compaeros de clase. Para ello, haz clic en el
encabezado Categora. De esta forma, todos los contactos de Clase quedarn uno tras otro.
8. Desmarca la casilla de todos aquellos contactos que no pertenezcan a la categora Clase y
pulsa Aceptar.
9. De nuevo en el panel, pulsa Siguiente.
10. Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta. Haz clic en el
documento, tras la palabra faltes. Inserta una coma y un espacio. Luego, pulsa sobre Ms
elementos.
11. Selecciona Nombre y pulsa Insertar. Luego, pulsa Cerrar. La invitacin ahora termina con el
texto No faltes, <<Nombre>>!
12. Pulsa Siguiente. Ahora vers que el texto es No faltes, Esther! y que el panel dispone de
unos botones << y >> para ir movindonos por las distintas invitaciones. Al pulsarlos veremos
cmo va cambiando el nombre.
13. Pulsa Siguiente. Este ltimo paso permitira imprimir las invitaciones. Como se trata de un
ejemplo no vamos a pedirte que lo hagas, pero puedes hacerlo si lo deseas. En tal caso
simplemente indicaramos que queremos imprimirlo todo y se abrira la ventana para
configurar la impresin.
14. Cierra el panel y cierra el documento, guardando los cambios.

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392

14.3. La pestaa Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar
los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

Editar lista de destinatarios.

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de

combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.


Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal
como vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos
con el asistente.

Insertar campo combinado.

Permite insertar en la posicin del cursor un campo

del origen de datos.

Resaltar

campos

de

combinacin.

Permite resaltar

los

campos

combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados


aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

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393

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y retroceder
por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu
parte en la creacin de la carta.

14.4. Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono

de la

pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de


todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el
botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el
documento principal entre << y>> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un
valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

14.5. Ver datos combinados


Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el

botn

. Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o

bien con los datos.

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394

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar
los campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic

sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecern resaltados.

14.6. Desplazarse por los registros


El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se
generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.

Primer registro del origen.


Registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir
directamente a un registro determinado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica
que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los
datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
ltimo registro.

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395

14.7. Buscar un registro


Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza
el botn

. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y

en qu campo lo tiene que buscar.


Al hacer clic en el botn

aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que

vemos en la imagen.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.


En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si
ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el
registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio
del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro
de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Opciones de la
cinta Correspondencia

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396

Unidad 14. Ejercicio: Opciones de la cinta Correspondencia

En

este

ejercicio

aprenderemos

sacar

partido

de

las

herramientas

de

la

ficha Correspondencia.
1. Abre el archivo Invitacin. Se mostrar un aviso como el siguiente:

En l se nos informa de que abrir el archivo conlleva la ejecucin de una consulta sobre la
base de datos. Este aviso se muestra por razones de seguridad, si estamos seguros de la
procedencia y fiabilidad del archivo (como es este caso) pulsamos S.
2. Haz clic en la pestaa Correspondencia.
3. Observa el grupo Escribir e insertar campos. En l apreciars herramientas para incluir un
bloque de direcciones, una lnea de saludo o cualquier campo de la tabla enlazada. Pulsa el
botn Resaltar campos de combinacin. El nombre se resalta con un fondo gris. Desactiva
la opcin para devolverlo a la normalidad.
4. Ahora, nos centraremos en el grupo Vista previa de resultados. El botn con este mismo
nombre debe estar activado para que, al ir pulsando adelante y atrs, se vaya apreciando
cmo cambia el nombre del invitado.
5. Tambin disponemos, en este grupo, de la herramienta Comprobacin automtica de
errores. Al hacer clic sobre ella se muestra una ventana con varias opciones.

Selecciona la primera para Simular la combinacin e informar de los errores en un


documento nuevo. Luego, pulsa Aceptar.
6. Un mensaje nos informar de que no hay errores de combinacin. Lo aceptamos.
7. Para finalizar, practicaremos cmo buscar una invitacin en concreto. Haz clic en la
opcin Buscar destinatario.

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397

8. En el cuadro de trmino a buscar escribimos Paula y pulsamos Buscar siguiente. Se


mostrar su correspondiente invitacin. Repetimos la operacin con Marcos. El resultado ser
el mismo.
9. Ahora, intentaremos buscar un trmino que exista en la invitacin: Restaurante. Un mensaje
nos avisar de que no se ha encontrado tal informacin. Esto nos confirma que la bsqueda
se realiza slo sobre los datos que se han combinado, es decir, los datos cuyo origen es la
base de datos enlazada.
En caso de haber enlazado ms informacin (direccin, telfono, apellidos...) tambin se
incluiran en la bsqueda. Incluso podramos decidir si queremos buscar en un campo en
concreto (por ejemplo, la palabra Javier, pero slo dentro del campo direccin, no como
nombre).
10. Pulsa Cancelar para cerrar la ventana de bsqueda.
11. Cierra el documento, guardando los cambios.

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398

14.8. Destinatarios de combinar correspondencia


Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo
para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el

icono

se

abre

el

cuadro

de

dilogo Destinatarios

de

combinar

correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos
que se van a utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar
qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos
que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros
a la vez.

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399

Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos
en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin
podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que
nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo
que te explicamos en el siguiente apartado.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Editar
destinatarios

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400

Unidad 14. Ejercicio: Editar destinatarios

En este ejercicio aprenderemos modificar los destinatarios de la correspondencia combinada.


1. Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia,
haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrir la ventana con la lista
de contactos de la base de datos.
3. Sabemos que Ana no podr asistir a la fiesta porque al terminar el curso se va de viaje con su
familia. Por lo tanto, no vamos a enviarle la invitacin. Pulsa el enlace inferior Buscar
destinatario. En el cuadro, escribe Ana y pulsa Buscar siguiente. Luego
pulsa Cancelar para cerrar la ventana. Vers seleccionado el registro correspondiente a Ana.
Una vez encontrado, desmarcamos su casilla.
4. Hemos detectado otro error. A Mari Carmen le gusta que la llamen simplemente Carmen, as
que vamos a modificar el registro para que la invitacin sea de su agrado. Ten presente que
la modificacin se realizar sobre la base de datos.
5. Selecciona en el apartado Origen de datos la base contactos.accdb. Luego haz clic en el
botn Edicin.... Se abrir una ventana muy similar que nos permitir modificar registros.
6. Haz clic en el botn Buscando... para localizar a Mari Carmen.
7. Una vez aparece seleccionada, haz doble clic sobre la palabra Mari para que se seleccione,
y pulsa SUPR y pulsa Aceptar.
8. Debers aceptar el mensaje que te pregunta si deseas conservar las modificaciones.
9. Ahora se muestra de
Carmen pone Carmen.

nuevo

la

lista

de

destinatarios,

pero

en

vez

de Mari

10. Vamos a practicar cmo dar de alta nuevos registros y cmo eliminarlos. Vuelve a seleccionar
la base y a pulsar el botn Edicin....
11. Pulsa el botn Nueva entrada. En la lista veremos un registro en blanco. En cada columna
iremos introduciendo los datos:
Nombre: Bruno
Apellidos: Castaero
Categora: Trabajo
Direccin: Vallehermoso, 2
Telfono: 352418792
email: 352418792@aulaclic.es
12. Pulsa Aceptar y acepta los cambios. Vuelve a Aceptar la otra ventana.
13. En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, utilizamos los botones de
navegacin entre los registros hasta comprobar que Bruno dispone de invitacin.
14. Volvemos a pulsar Editar lista de destinatarios. Porque, en realidad, Bruno es un contacto
del trabajo, as que no pinta nada en la fiesta de fin de curso. Sera suficiente con desactivar
su casilla para que no se genere su invitacin, sin embargo, vamos a ver cmo eliminarlo.
15. Selecciona contactos.accdb y pulsa Edicin....

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16. En la lista de la ventana Modificar origen de datos, haz clic sobre el registro que hemos
introducido y pulsa el botn Eliminar entrada. Confirma la accin y acepta el cuadro de
dilogo.
17. Comprueba que ya no aparece en la lista de destinatarios.
18. Cierra el documento, guardando los cambios.

14.9. Filtrar destinatarios


Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado
valor en un campo de combinacin. Por ejemplo, podramos decidir utilizar nicamente los clientes
de Alicante.

En

la

pestaa Correspondencia hacemos

clic

en

En

el

cuadro

de

dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo


correspondiente, en este caso Poblacin, y se desplegar una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.


Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en
este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores,
seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems
no se combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir

haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar

. La

ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:


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402

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros
del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
Cada lnea es una condicin.
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a
realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se
compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo, si no queremos combinar los clientes sin
direccin,

seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No

est

vaco.

Veremos

que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no
tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: Categora es igual a Clase,
de esta forma slo apareceran combinados los clientes de Clase.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como, por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes
de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya
no se muestra negra, sino azulada.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar
destinatarios

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403

Unidad 14. Ejercicio: Filtrar destinatarios

Al combinar una tabla de datos con un documento puede que estemos combinando cientos o
miles de registros. Nos resultar ms fcil trabajar con ellos si ocultamos aquellos que no nos
interesen. En este ejercicio aprenderemos a filtrar los destinatarios de la correspondencia
combinada.
1. Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia,
haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrir la ventana con la lista
de contactos de la base de datos.
3. Observamos que hay muchas personas que, aunque hemos desmarcado sus
correspondientes casillas por no ser relevantes para las invitaciones, siguen mostrndose
listadas. Se trata de personas que no vamos a invitar por ser contactos de otros mbitos:
trabajo, familia, etc. Vamos a filtrar para que se muestren slo los contactos de Clase. Haz
clic sobre la pequea flecha situada en el encabezado Categora.
4. En el men que se muestra, selecciona Clase.

La lista de destinatarios se ha reducido considerablemente. Ahora slo aparecen aquellos


contactos cuya categora est definida como Clase.
Si quisiramos quitar el filtro lo nico que deberamos hacer es seleccionar en ese mismo
men la opcin (Todos).
5. Vamos a ver otra forma de filtrar. Haz clic en el enlace inferior Filtrar.... Si no has eliminado
el filtro anterior, aparecer en la ventana que se muestra.

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404

6. A la izquierda, veremos la opcin Y que nos permitir aadir condiciones de filtrado. Haz clic
en el desplegable y selecciona O, de forma que se muestren los resultados que coincidan bien
con un criterio o bien con el otro.
7. La siguiente condicin de filtrado ser:
Campo: Direccin
Comparacin: Contiene (no vamos a utilizar Es igual a porque en la direccin tambin se
incluye el nmero del portal)
Comparar con: Menor
De esta forma aparecern tanto los contactos de clase como los de la calle Menor, que es la
calle donde se encuentra el centro educativo.
8. Acepta el cuadro de dilogo y comprueba el resultado. Adems de los compaeros de clase,
se muestran dos compaeros de trabajo. Marcos vive en la calle Menor, pero Beln vive en
la calle Menorquina, que tambin aparece por contener la palabra Menor en ella.
De este ejemplo deducimos que, por ms que afinemos las condiciones de filtrado, es
importante revisar el resultado para evitar comportamientos inesperados. En este caso en
concreto, desmarcamos el registro que corresponde a Beln y pulsamos Aceptar.

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405

14.10. Ordenar destinatarios


Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo, nos interesa que las
cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados,
hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios
se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y

dentro

de

la

misma provincia por poblacin y

dentro

de

la

misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del
cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el
botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por Apellidos y dentro de un
mismo Apellido por Nombre.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

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406

14.11. Asignar campos


Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de
saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al
nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu coincidir con
los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad
de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en
nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria.
El icono

abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.

Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar
campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar
Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de
datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar,
Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos
que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.

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407

Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo, si no vamos a utilizar la


opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y
cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.

14.12. Combinar al imprimir


La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar
los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por

ejemplo,

del

segundo

al

quinto

(Desde: 2 Hasta: 5);

partir

del

segundo

(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar al
imprimir

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408

Unidad 14. Ejercicio: Combinar al imprimir

En este ejercicio imprimiremos una invitacin para cada invitado.


1. Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.
2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Finalizar, haz clic sobre el botn Finalizar
y combinar y selecciona Imprimir documentos.
3. Deja marcada la opcin Todos y pulsa Aceptar.
4. Se abrir la ventana Imprimir para seleccionar la impresora. Puedes utilizar tu impresora
convencional o Microsoft XPS Documento Writer para imprimirlo a un archivo y as evitar
gastar tinta y papel.
5. Pulsa Aceptar para proceder a la impresin. En caso de que hayas escogido imprimir como
archivo
XPS
debers
indicar
en
qu
carpeta
guardarlo.
El resultado ser que, a pesar de que el documento ocupa 1 pgina, se han impreso 11, una
por cada invitado.
6. Veamos ahora cmo personalizar de forma individualizada alguna invitacin. Pulsa de
nuevo Finalizar y combinar, pero esta vez selecciona Editar documentos individuales.
7. Se abrir una nueva ventana de Word con el documento. Esta vez ocupar 11 pginas y
podremos modificar libremente cada una de ellas. Es posible que se pierdan formatos propios
del diseo de pgina, como el color de fondo. En tal caso deberemos volverlos a aplicar.
8. No vamos a modificar nada, de momento es suficiente con que sepas cmo se hace. Cierra la
ventana de Word con el documento de 11 pginas sin guardar los cambios.
9. Cierra el documento Invitacin donde hemos estado trabajando con la combinacin de
correspondencia, guardando los cambios.

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14.13. Combinar en correo electrnico


Dentro

de Imprimir

documentos,

la

opcin Enviar

mensajes

de

correo

electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico.
Con la amplia utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho
trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu
grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos
completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook 2016, ya que se iniciar
para poder realizar el envo de correos.

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14.14. Sobres y etiquetas


A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia
para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la
nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos
tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes.
En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:

Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o
crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo
anteriormente con el ejemplo de las cartas.

O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico


de Microsoft Office.
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por

seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah


donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar
el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin.

Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin
del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra
la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la
bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

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En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En


el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y
luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante
completo, de modo que, si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y
ser capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no
aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus
propiedades.

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Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las
etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas
de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para
distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer
es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si
se desea, por ejemplo, incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista
de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia >
grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

En realidad, ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan
en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn

en forma de

agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la
orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre
podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo,
lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.

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Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es
necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en
determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal
operacin.

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Ejercicios unidad 14: Combinar correspondencia

En este ejercicio consultaremos el archivo Fiesta que creaste en ejercicios anteriores. Como
recordars, en ella haba un listado de invitados a una fiesta y tambin un listado de quienes
estaban interesados en participar en el regalo comn.

Utiliza lo aprendido sobre combinar correspondencia para enviar un correo electrnico a todos
los

invitados.

Los

datos

de

los

invitados

los

encontrars

en

la

base

de

Access contactos.accdb con la que ya has trabajado en los ejercicios paso a paso del tema.
Recuerda que la base est disponible en la carpeta de ejercicios del curso.
Debers seleccionar aquellos contactos que figuren en el listado del archivo Fiesta y elaborar un
correo donde les recordars la fecha, hora y lugar de la misma. A aquellos que hayan solicitado
colaborar con el regalo, les informars del importe a abonar.
El resultado deber ser similar al que se presenta en las siguientes imgenes.
Los invitados confirmados que no participan en el regalo recibirn un correo electrnico como
este:

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415

Y los invitados confirmados que s participan en el regalo, uno como este:

Es decir, que a groso modo las tareas a realizar son:

Crear y enviar un correo para todos los contactos de la base que aparezcan en el
listado Fiesta.

Crear otro correo (basado en el anterior) para los invitados que participan en el regalo.

Ten presente que el texto del saludo es una Lnea de saludo que hemos personalizado.

No es necesario que guardes el documento, una vez enviados los correos.

Ayuda ejercicios unidad 14: Combinar correspondencia

1. Abre el archivo Fiesta, lo utilizars slo a modo de consulta.


2. Crea un documento nuevo haciendo clic
blanco > Crear. Trabajaremos con este archivo.

en Archivo > Nuevo > Documento

en

3. Haz clic en Correspondencia > Iniciar combinacin de correspondencia > Paso a paso
por el asistente para combinar correspondencia.
4. En el panel, marca Mensajes de correo electrnico y pulsa Siguiente.
5. En el paso 2, deja marcado Utilizar el documento actual, es decir, el documento nuevo que
acabamos de crear, y pulsa Siguiente.
6. En el paso 3 la opcin adecuada ser Utilizar una lista existente. Haz clic en Examinar.
7. En la ventana, localiza, selecciona y abre el archivo contactos.accdb de la carpeta ejercicios
del curso.
8. Se mostrar el listado con los datos de los contactos. De momento pulsa Aceptar para cerrar
la ventana, luego nos preocuparemos de seleccionar slo a los asistentes a la fiesta.
9. Pulsa Siguiente en el panel. Vamos a redactar el mensaje.
10. En el panel, haz clic sobre el enlace Lnea de saludo.
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416

11. El tono de nuestro correo ser informal, de modo que, en la ventana que se muestra para
configurar el saludo, borra el texto Querido y escribe Hola. Observa la vista previa en el
cuadro inferior, el nombre queda pegado al saludo, de modo que despus del Hola debers
insertar un espacio en blanco.
12. Ahora cambiaremos la forma de dirigirnos al invitado. En el desplegable donde se muestra el
texto de ejemplo Javier Saavedra hijo, selecciona Javier. De esta forma slo emplearemos
el nombre de pila. Confirma que ahora la vista previa muestra el texto Hola Teresa: y
pulsa Aceptar.
13. En el documento se insertar el texto <<Lnea de saludo>> a continuacin pulsa INTRO para
hacer un salto de lnea e iniciar el texto del mensaje, que ser:
Recuerda que la fiesta de cumpleaos de Lola es este sbado 26 a las 21:00h. Se
celebrar en el local que tenemos alquilado. La direccin exacta es C/Trabajador, n27.
Nos vemos all!
14. Pulsa Siguiente para pasar al paso 5. Observars que la lnea de saludo ha cambiado y que
ahora se muestra el texto final Hola Teresa: Con los botones del panel << y >> podrs ir
movindote entre los correos adelante y atrs.
15. Ahora vamos a consultar la lista de invitados del fichero Fiesta para enviarles el correo
nicamente a ellos. Para ver ambas ventanas a la vez, haz clic en la ficha Vista >
grupo Ventana > herramienta Ver en paralelo. Este paso no es necesario, puedes organizar
tu miso las dos ventanas de Word para ver los dos documentos a la vez.
16. Nos centramos de nuevo en el panel del documento con la correspondencia combinada.
Concretamente en la seccin Realice cambios. Hacemos clic en el enlace Editar lista de
destinatarios.
17. Se abrir la ventana con sus datos. Haz clic en el encabezado Categora para que los
contactos se ordenen segn su origen tal y como estn ordenados en el archivo Fiesta.
18. Desactiva las casillas de aquellos contactos que no figuren en la lista de invitados
confirmados. Es decir, desactiva las casillas de:
- Esther, Carmen, Estefana y Marcos (de la categora Clase)
- Jose y Marta (de la categora Familia)
- Miguel (del Gimnasio)
19. Llegados a este punto, slo se generarn correos para aquellos que confirmaron su asistencia.
Sin embargo, como queremos enviar un correo distinto a quienes van a participar en el regalo,
tambin
los
excluiremos.
Desactiva pues las casillas de Teresa, Carlos, Beln, Mara y Gloria y pulsa Aceptar.
20. Pulsa Siguiente en el panel para ir al ltimo paso.
21. En el apartado Combinar, haz clic sobre el enlace Correo electrnico.
22. En la ventana que se muestra deberemos indicar:
- Para: email (para que el destinatario de cada correo sea la direccin electrnica que le
corresponde en la base de datos)
- Asunto: Cumpleaos Lola
- Formato de correo: HTML (para que el texto del documento se muestre tal cual, con
formato y como cuerpo del mensaje, no como archivo adjunto)
- Enviar a: Todos
Y pulsamos Aceptar.

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23. Se iniciar el gestor de correos Microsoft Outlook 2016 (u otro, si tenemos otro definido). En
caso de que nunca se haya utilizado te pedir en una serie de pantallas que insertes los datos
de acceso a tu propio correo, porque ser desde l desde donde se enviarn los emails.

Ya slo hay que esperar y el programa se encargar de enviar los correos.


24. Volvamos pues al documento de Word donde estamos realizando la combinacin de
correspondencia para preparar y enviar los correos que faltan. Tras la direccin, pulsa INTRO
y escribe El regalo son 7 por persona. Puedes venir el viernes a las 17:00h a comprarlo,
quedamos en mi casa. O bien puedes drmelo en la fiesta.
25. Pulsa Anterior en el panel, de modo que te sites en el paso 5 y haz clic en el enlace Editar
lista de destinatarios.
26. Desmarca la casilla que est en los encabezados. As, conseguirs desmarcar todas las
casillas de los registros a la vez.
27. Localiza a Teresa, Carlos, Beln, Mara y Gloria y activa sus correspondientes casillas.
Luego, pulsa Aceptar.
28. Pulsa Siguiente en el panel y haz clic en el enlace Correo electrnico. En la ventana se
mostrar la informacin (asunto, etc.) que se utiliz para el ltimo envo de correos. Acepta y
procede al envo del mismo modo que antes. NOTA: Dado que las direcciones de email
de contactos.accdb no existen, el programa de correo dar un error (Delivery Status
Notification.Failure) al intentar enviar el correo.

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Unidad 15. Esquemas


15.1. Introduccin
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un
esquema, el documento debe estar organizado en niveles; es decir, que el documento se pueda
dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un
ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso est dividido en unidades, cada unidad se va
dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.
Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas.
Con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarn perfectamente
estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos cmo crearlo.

15.2. Conceptos previos


Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que
utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que se puede
asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo, tambin
podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La
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419

creacin de esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema
previamente debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento.
Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar
directamente o por medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica normalmente a un
ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo
tiene sus propias caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel
de esquema definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel
de esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos
asignando el nivel de esquema correspondiente.
Tambin es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos o el mapa del
documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a
nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un esquema. Se trata
del Mapa del documento que es un esquema ms rudimentario creado por Word segn unos
criterios internos y que no podemos modificar. Si el documento est bien estructurado Word crear
un Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura clara
el mapa de documento creado por Word nos servir ms bien de poco. Lo apreciamos al mostrar
el Panel de navegacin, haciendo clic en sta opcin de la pestaa Vista, y sirve bsicamente
para ayudarnos a desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con
un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla
de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se
encuentra dicho punto. Adems, tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de
actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se explicar con profundidad en la Unidad
17.

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420

15.3. Crear un esquema


A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos
de dos estrategias:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la
pestaa Vista > Esquema.

Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.


- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos cmo Word le asigna Ttulo
1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento
asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones

de la pestaa de la

siguiente forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con
el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn
,y si queremos subir un nivel pulsamos el botn

. Tambin puedes utilizar el resto de los botones

de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.


- Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del documento en el
desplegable Nivel

de

esquema

hay

que

seleccionar Texto

independiente.
2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.
Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos
importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos
nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

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421

a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Ttulo 1, Ttulo 2... Ttulo
9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con
el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.

- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.


El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por
ejemplo, el Ttulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato
no se adapte a nuestro documento.

b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel


de esquema que creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo. Para asignar un nivel de esquema al estilo
hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar en el botn de la parte inferior
izquierda llamado Formato. Se abrir un desplegable, elegimos Prrafo y aparecer un cuadro de
dilogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel
que deseemos. Por ejemplo, en la imagen tenemos seleccionado el Nivel 2.

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422

Tambin podramos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro documento directamente,


es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para
llegar a este cuadro de dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable
es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa
Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.

15.4. Pestaa de Esquema

Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos


correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la
pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema.
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423

Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada
a su nivel de esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la
imagen de abajo.

A continuacin, detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma


esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente:
Los botones
Subir y

modifican el nivel del texto seleccionado.


Bajar. Trasladan el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba

o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con ms detalle.


Expandir y

Contraer. Expande el texto contrado, o contrae el texto expandido. Es decir,

muestra u oculta el texto de un determinado nivel.


. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos
todos los niveles mostrar el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre
este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos.
. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos maestros,


que veremos en la siguiente unidad didctica.

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424

15.5. Modificar niveles de esquema


En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles
del texto.
Con el botn

conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1

independientemente del nivel que tena anteriormente.


Con el botn

conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena

un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botn pasa a
tener nivel 1.
Este cuadro combinado

nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente

el texto y presionando sobre el tringulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles


niveles y aplicrselo directamente al texto.
Con el botn

conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un

nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botn

conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel ms bajo de todos

(Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto
independiente" equivale a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto
normal.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Establecer
niveles de esquema

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425

Unidad 15. Ejercicio: Establecer niveles de esquema


En este ejercicio utilizaremos los niveles para jerarquizar un esquema.
1. Trabajaremos con un documento en blanco desde Archivo > Nuevo > Documento en
blanco.
2. Empezaremos por redactar el documento. Lo puedes hacer en la vista Diseo de
impresin habitual.
- En la primera lnea, escribe Anlisis Matemtico, que ser el ttulo del documento.
- Escribe el resto de puntos del documento como ves a continuacin:
1. Nmeros Reales y Complejos.
1.1. Nmeros Naturales.
1.2. Nmeros Enteros.
1.3. Nmeros Racionales.
1.3.1. El cuerpo de los nmeros racionales.
1.3.2. Existencia de nmeros irracionales.
2. Sucesiones de Nmeros Reales
2.1. Conceptos generales.
2.2. Convergencia.
2.2.1. Sucesiones convergentes.
2.2.2. Unicidad del lmite.
3. Series Numricas.
3.1. Conceptos generales: Ejemplos.
3.1.1. Definiciones y clasificacin.
3.1.2. La serie geomtrica.
3.1.3. La serie armnica.
3.2. Propiedades generales de las series.
3.3. Series de trminos positivos.
Puedes copiar y pegar el texto para no tener que redactarlo.

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426

3. Ya tenemos los puntos del documento redactado, ahora hay que crear el esquema
asignndoles los tipos de niveles correspondientes a cada punto. Cambia a vista esquema
desde la pestaa Vista >Esquema.

4. Comprueba cmo cambia la vista y se aade la ficha Esquema a la cinta.


5. Selecciona

el

ttulo Anlisis

Matemtico y

esquema
1.

pulsa

sobre

la

herramienta Nivel

de

para cambiar el nivel de Texto independiente a Nivel

6. Asigna a cada punto principal el Nivel 1. Los puntos afectados sern:


1. Nmeros Reales y Complejos.
2. Sucesiones de Nmeros Reales.
3. Series Numricas.
7. Asigna a cada punto dependiente el Nivel 2. Los puntos afectados sern:
1.1. Nmeros Naturales.
1.2. Nmeros Enteros.
1.3. Nmeros Racionales.
2.1. Conceptos generales.
2.2. Convergencia.
3.1. Conceptos generales: Ejemplos.
3.2. Propiedades generales de las series.
3.3 Series de trminos positivos.
8. Asigna a cada punto terciario el Nivel 3. Los ttulos de Nivel 3 son:
1.3.1. El cuerpo de los nmeros racionales.
1.3.2. Existencia de nmeros irracionales.
2.2.1. Sucesiones convergentes.
2.2.2. Unicidad del lmite.
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427

3.1.1. Definiciones y clasificacin.


3.1.2. La serie geomtrica.
3.1.3. La serie armnica.
9. Cambia a la vista Diseo impresin de nuevo para ver cmo han afectado estos cambios al
aspecto. Observars que se han aplicado los estilos correspondientes a cada nivel.
10. Guarda el documento con el nombre Esquema matemticas.
Nota: Si quisieras volver a practicar cmo hacerlo, vuelve a seleccionar la vista Esquema. Pulsa
CTRL+E para seleccionar todo el texto y a continuacin selecciona el nivel Texto independiente
desde la ficha Esquema de la cinta.

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428

Unidad 15. Ejercicio: Trabajar con la ficha Esquema

En este ejercicio practicaremos con la ficha Esquema para que te familiarices con su uso.
1. Abre el archivo Unidad 1 que se encontraba en la carpeta de los ejercicios del curso y que
has ido modificando a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados. Por lo tanto ya
tiene definida una estructura y el esquema se mostrar sin problemas.
Entendemos que es mejor partir de este punto porque, a lo largo del curso, se ha practicado
bastante cmo aplicar estilos.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.

3. Se mostrar la ficha Esquema en la cinta.


4. Desactiva la casilla Mostrar slo primera lnea y observa que ahora se ve todo el texto.
Luego, vuelve a activarla.
5. Desactiva la casilla Mostrar formato de texto. Ahora el texto ocupa mucho menos, porque
toda la fuente tiene un tamao reducido.
6. Despliega la lista de opciones Mostrar nivel y selecciona Nivel 3. El contenido desaparece y
se muestran nicamente los ttulos de los distintos apartados, hasta el tercer nivel.
7. Cambia la opcin Mostrar nivel al Nivel 2. Los apartados dependientes de Arrancar Word
2013, que son de nivel 3, ya no se muestran.
8. Haz doble clic en el signo + que hay junto al ttulo Cerrar Word. Se mostrar su contenido.
9. Haz doble clic de nuevo para ocultarlo. El ttulo quedar seleccionado.
10. Repite la operacin, pero esta vez desde la cinta. Pulsa Expandir

y luego Contraer

11. Pulsa el botn Promover


o selecciona Nivel 1 en el men desplegable que hay junto a l.
Ahora el apartado Cerrar Word est al mismo nivel que Unidad 1: Mi primer documento.
12. Pulsa el botn Disminuir nivel
su posicin original.

o las teclas CTRL+MAYS+DERECHA para devolverlo a

13. Cierra la vista esquema con el botn de la cinta. El punto de insercin se encontrar en el
apartado Cerrar Word, que es el ltimo que hemos manipulado.
14. Cierra el documento, sin guardar los cambios.

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429

15.6. Desplazar, expandir y contraer texto


Desplazar texto utilizando los botones

Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que
hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de
subir

y el botn de bajar

Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer
punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por
un documento que tendr un nivel inferior al del ttulo principal y Este a su vez tiene tres puntos
en

su

interior

que

son Desplazamientos

cortos

dentro

de

una

misma

pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de


desplazamiento. que sern del mismo nivel los tres, pero evidentemente un nivel inferior al
ttulo Desplazarse por un documento.

En

un

documento

normal

si

queremos

que

el

punto Mediante

las

Barras

de

desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el


documento tendramos que seleccionar todo el texto de ese punto "cortar" y situndonos encima
del punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma ms fcil: simplemente
seleccionado el ltimo punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el
botn

de la barra de esquema. Y con esto desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar

por encima de donde estaba como podemos ver en la imagen.

Expandir y contraer el texto.


En las dos imgenes anteriores tenemos el esquema nicamente con los puntos claves del
documento. Con la ayuda de los botones

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podemos ampliar o reducir el contenido del

430

documento, es decir podemos ir introducindonos para ver el contenido del documento desde el
nivel 1 hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver
el ttulo principal del documento.
Si a continuacin pulsamos sobre el botn

estando con el cursor sobre este ttulo

conseguimos expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin.

Si volvemos a pulsar sobre el botn

estando de nuevo sobre el primer ttulo conseguimos

expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el nivel
3.

Y volviendo a hacer clic sobre el botn

desde el ttulo 1 del documento conseguiremos

expandir un nivel ms sobre el documento, en nuestro caso ya no existen ms niveles as que


despliega el documento en toda su extensin con el texto normal, como vemos en la siguiente
imagen.

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431

Haciendo doble clic en el botn redondo con el crculo ms


se consigue el mismo efecto que con los botones

que hay delante de cada ttulo,

, es decir, cuando est contrado se

expande y cuando est expandido se contrae.


Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Trabajar con la
ficha Esquema

Ejercicios unidad 15: Esquemas


En este ejercicio trabajaremos con el archivo Curso bases de datos que se encontraba en la
carpeta de los ejercicios del curso y que has ido modificando a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados.

Observa que cada ttulo de Nivel 1 contiene dos puntos dedicados a Ejercicios y
a Soluciones de los ejercicios. Su nivel actual es el 2, disminyelo a un Nivel 3.

Luego, muestra slo los elementos del Nivel 2.

Muestra ahora hasta el Nivel 3 y utiliza esta vista para devolver a los ejercicios y soluciones
su nivel original, el 2.

Expande y contrae el apartado 3.1. Definiciones.

Muestra y oculta el formato de los ttulos.

Cierra la vista esquema y el documento sin guardar los cambios.

Ayuda ejercicios unidad 15: Esquemas


1. Abre el archivo Curso bases de datos.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.

3. Se mostrar la ficha Esquema en la cinta.


4. Selecciona uno a uno los puntos correspondientes a los ejercicios y sus soluciones, y pulsa
el botn Disminuir nivel
o las teclas CTRL+MAYS+DERECHA para cambiarles el nivel
del 2 al 3.
Los puntos afectados sern los 1.5 y 1.6, los 2.4 y 2.5 y 3.4 y 3.5.
Observa que, como los ttulos tienen aplicado un estilo de lista multinivel de tipo ttulo, su
numeracin se reajusta al cambiar de nivel.
5. Para mostrar slo los elementos del Nivel 2 despliega la lista Mostrar nivel y selecciona
el Nivel 2. Observa que los ejercicios ahora no se muestran, ya que pertenecen al nivel 3.
6. Repite la operacin para que se muestren hasta el Nivel 3.
7. Selecciona los ejercicios y soluciones de nivel 3 haciendo clic en el signo + y
pulsa Promover

. As volvern a estar al mismo nivel que los apartados tericos.

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432

8. Para expandir y contraer el apartado 3.1. Definiciones, seleccinalo haciendo clic en su


signo + y luego pulsa los botones de la cinta Expandir

y Contraer

9. Para mostrar y ocultar el formato de los ttulos, debers activar y desactivar respectivamente
la casilla Mostrar formato de texto.
10. Pulsa el botn Cerrar vista Esquema.
11. Haz clic en Archivo > Cerrar para cerrar el documento. Cuando el cuadro de dilogo pregunte
si desea guardar los cambios, selecciona No guardar.

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433

Unidad 16. Documentos maestros


16.1. Introduccin
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento
normal (grficos, tablas, formato de texto, etc.) y adems contiene enlaces a un conjunto de
archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como
documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas
automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos
subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los
documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en
subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para
compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar
bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del
grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden
fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien, pero y qu ocurre con los nmeros de pgina, los
ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento final no estar organizado.
En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento,
teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen
gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos
causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar
con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.

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434

16.2. Botones del documento maestro


Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la
unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al
tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms
detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la
pestaa Vista - Esquema.

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:


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435

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.


Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a
raz de un ttulo. Lo veremos con detalle ms adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como
subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir
como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno
solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios
subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura
para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.

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436

16.3. Crear un documento maestro


Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:
Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy clara la organizacin, estructura y el desarrollo del
documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en
el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por
documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de
captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y
destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento.

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:


- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente.
- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.
- Presionamos sobre

para crear un subdocumento.

- A continuacin, podemos redactar el contenido del subdocumento.


Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento
por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el
documento maestro.

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437

Por ejemplo, en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3


subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma
carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el
primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.
Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos
en un nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un
documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso
sea el documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los
siguientes pasos:
- Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista > Esquema.

Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Captulo 1) presionamos sobre

Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento
queremos insertar.

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438

- Seleccionamos el Captulo 1.docx y pulsamos Abrir.


Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento
maestro formado por tres subdocumentos.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear documentos maestros

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439

Unidad 16. Ejercicio: Crear documentos maestros


En este ejercicio aprenderemos cmo convertir un documento en un documento maestro, que
enlazar con varios subdocumentos. Para ello, utilizaremos los archivos Temario y Unidad 1 de la
carpeta de ejercicios del curso.
En el archivo Temario encontrars los ttulos de los temas de este curso. La idea es enlazar cada
uno de ellos con un documento que contenga un resumen del tema o anotaciones personales y
apuntes sobre lo que consideres ms destacable. Por ejemplo, enlazando el archivo Unidad 1 al
texto 1. Mi primer documento, y el resto de unidades con documentos de creacin propia.
1. Abre el archivo Temario.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema. Observa cmo cambia la vista
y se aade la pestaa Esquema a la cinta.
3. Los documentos maestros se crean sobre documentos estructurados. Por lo tanto, selecciona
el primer elemento (1. Mi primer documento) y modifica su nivel de Texto
independiente a Nivel 1

4. En realidad, queremos que todos los elementos sean de Nivel 1. Modificarlos uno a uno sera
costoso, as que pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el documento y luego
selecciona el Nivel 1 en la cinta.
5. Ahora ya podemos crear el documento maestro. Pulsa Mostrar documento.
6. Selecciona 1. Mi primer documento y haz clic en Insertar para enlazar el documento con
nuestro archivo Unidad 1.
7. En la ventana Insertar subdocumento, localiza, selecciona y abre Unidad 1. Es posible que se
muestre un cuadro de dilogo preguntndonos si cambiar el nombre de los estilos
coincidentes, en tal caso indicaremos que S a todo.
8. Ahora, el documento maestro presenta el contenido de Unidad 1, rodeado por un borde que
delimita el subdocumento. A continuacin, se muestran el resto de ttulos de unidad.
9. Localiza y selecciona 2.
pestaa Esquema.

El

entorno

de

Word y

pulsa

el

botn

de

la

10. Repite este ltimo paso con el resto de unidades. Para no tener que ir uno por uno, te
recomendamos que los selecciones todos a la vez y luego pulses Crear.
Para seleccionarlos todos haz clic en el signo + que hay junto al ttulo de la unidad 3. Luego,
pulsa MAYS y sin soltar la tecla, haz clic sobre el signo + de la unidad 24. Quedarn
seleccionados todos los ttulos, y ya slo te quedar pulsar el botn.
Word se comportar de una forma inteligente, asignando un subdocumento a cada ttulo en
vez del mismo para todos.
11. Haz clic en Guardar
o pulsa las teclas CTRL+G. Si accedes a la carpeta donde se
encuentra Temario en tu disco duro, podrs comprobar que se han creado los archivos
correspondientes a cada una de las unidades. Se llamarn 2.docx, 3.docx, 4.docx...
hasta 24.docx.

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440

16.4. Manipulando documentos maestros

Contraer / expandir documentos.

Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la
manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos con un poco ms en detalle.

Con el botn

conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos

en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento
maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los
subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn

para quitar el

documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa
a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el
subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco duro.
Combinar / dividir subdocumentos.
Combinar.
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro
documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos de poca
extensin para tener menos subdocumentos, pero un poco ms extensos.

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441

Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando


primero sobre el icono

que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y

manteniendo pulsada la tecla MAYS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente
subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono

. Se fusionarn

todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios
subdocumentos seleccionados.
Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en
varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del
subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn

, este botn slo estar

habilitado si estamos en la posicin correcta.


Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios
subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando
un usuario est utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr
acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el
icono que tenemos en la barra esquema

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un


dibujo en forma de candado

. A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento,

slo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.


Para practicar este punto realiza el ejercicio Manipular documentos maestros

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Unidad 16. Ejercicio: Manipular documentos maestros

En este ejercicio aprenderemos cmo utilizar las opciones de la cinta correspondientes al


documento maestro. Mientras lo hacemos, iremos aprendiendo cmo se comportan los
documentos maestros cuando trabajamos con ellos.
Vamos a utilizar el archivo Temario que hemos modificado en el ejercicio anterior.
1. Abre el archivo Temario y usa la vista Esquema, si no lo ests haciendo ya. Es muy posible
que, en lugar del contenido, se muestren una serie de enlaces que apuntan a la direccin (o
ruta) de cada subdocumento.
2. Haz clic en Mostrar documento si esta opcin no se encuentra activa. As vers cada ruta
enmarcada con un fino borde gris, que indica dnde empieza y dnde acaba cada
subdocumento.
3. Prueba a activar y desactivar la opcin Expandir subdocumentos/Contraer
subdocumentos, de modo que se muestre o no el contenido de cada archivo. Al final, djalos
expandidos, de modo que se muestre el texto de la Unidad 1, y del resto.
4. Haz doble clic sobre el icono
que est situado en la esquina superior izquierda del
contenido del subdocumento. Se abrir una nueva ventana con el documento en cuestin,
abierto de forma independiente.
5. Minimzala y observa el pequeo candado que se ha dibujado bajo el icono. Se trata del
smbolo que identifica el subdocumento como bloqueado. Es decir, que no podremos modificar
el contenido deUnidad 1 desde el documento maestro hasta que cerremos la ventana donde
se encuentra abierto.
6. Comprueba que esto es as, intenta escribir algo en el documento maestro dentro del apartado
de la primera unidad. No podrs.
7. Pulsa el botn de la cinta Bloquear documento para desactivar el bloqueo. Un mensaje de
aviso nos indicar que no podemos desbloquearlo hasta que cerremos la ventana en que se
est mostrando el archivo.
8. Maximiza de nuevo la ventana Unidad 1 y cirrala. Observa como el candado del documento
maestro ha desaparecido.
9. Trata de realizar modificaciones en el apartado Unidad 1 del documento maestro. Observars
que ahora s que es posible.
10. Para finalizar, vamos a desvincular la Unidad 1 del documento maestro. Sita el punto de
insercin dentro del cuadro que delimita este subdocumento y pulsa el botn Desvincular de
la cinta. Observars que ahora ya no se muestra delimitado por el borde gris.
11. Pulsa Contraer subdocumentos. Ve bajando la barra de desplazamiento para observar que
el texto de la Unidad 1 ahora forma parte del propio documento, y que por eso es el nico
apartado que no muestra la direccin con la localizacin del archivo.
12. Selecciona todo el texto correspondiente a la Unidad 1 y elimnalo pulsando la tecla SUPR.
13. Pulsa Expandir subdocumentos y escribe 1. Mi primer documento antes del apartado 2. El
entorno de Word.

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443

14. Seleccinalo y aplcale un Nivel 1 como al resto de apartados. Luego pulsa Mostrar
documento y haz clic en la herramienta Crear.
15. Guarda los cambios, para que as se guarde en el disco duro el archivo 1.docx que
corresponder con este nuevo subdocumento.
16. Comprueba, en tu equipo, que el archivo Unidad 1 sigue existiendo y que no ha sufrido
ninguna modificacin. Esto es as porque no hemos modificado nada en l cuando ha
permanecido como subdocumento del maestro, y porque, en realidad, Desvincular slo
elimina la relacin entre ambos, no su contenido.

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Ejercicios unidad 16: Documentos maestros

Has de entregar un trabajo de clase sobre las clulas. El trabajo lo habis realizado en equipo,
de modo que cada uno ha preparado su parte de forma independiente. Tu tarea consistir en crear
un nico documento, que ser el que se le entregue al profesor, a partir de los archivos de las
aportaciones de todos.
Para realizar este ejercicio te proporcionamos, en la carpeta Clulas de los ejercicios del curso,
los archivos Historia y teora celular, Caractersticas, Estudio de las clulas, La clula
procariota y La clula eucariota, que son las aportaciones de los miembros del equipo.

Crea el documento Clulas - grupo 2, que ser un documento maestro que incluya los cinco
archivos mencionados, en el orden indicado.

Trata de dar un aspecto homogneo al documento. Puedes modificar cualquier caracterstica


que consideres oportuna: el tema, los mrgenes, aplicar un encabezado de pgina, una
numeracin... la idea es que sean caractersticas genricas que te hagan ver que el documento
se comporta como un documento nico.

Desvincula los archivos de modo que el documento maestro se convierta en un documento


independiente que contenga toda la informacin y que pueda ser entregado sin que sea
necesario adjuntar el resto de archivos.

Si lo deseas, puedes incluir una portada para lograr un resultado ms elegante.

Ayuda ejercicios unidad 16: Documentos maestros


1. Abre Word. Creamos un documento en blanco.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
3. Pulsa Mostrar documento. Aparecern una serie de herramientas en la cinta.
4. Haz clic en la herramienta Insertar.
5. Se mostrar un cuadro de dilogo para escoger un archivo. Busca, selecciona y abre el
archivo Historia y teora celular que encontrars entre los ejercicios del curso, dentro de la
carpeta Clulas. Si lo deseas, puedes realizar previamente una copia en tu ordenador para
no modificar el original.
6. Si se muestra un mensaje preguntando si cambiar el nombre del estilo coincidente,
responde S a todo.
7. Aparecer el contenido del archivo en el documento. Pulsa Insertar de nuevo y selecciona,
esta vez, el archivo Caractersticas.
8. Repite la operacin con los otros documentos, en el orden adecuado: Estudio de las
clulas, La clula procariota y La clula eucariota.
9. Ajusta los niveles del texto para que sigan el siguiente esquema:

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445

Se hace seleccionando cada uno de los ttulos y estableciendo el nivel 1, el nivel 2 y el nivel 3
a cada uno de ellos desde la cinta.
10. Activa la casilla Mostrar formato de texto. Observars que el formato se ha homogeneizado,
aplicando el mismo tema a todo el documento. Sin embargo, si abres en tu disco duro los
archivos de forma independiente, observars que en realidad cada uno tiene aplicado un tema
distinto.
11. Desactiva Mostrar formato de texto.
12. Haz clic en la vista Diseo de impresin y sitate en la ficha Formato de la pgina. En ella,
modifica el Tema actual por defecto por otro.
13. Haz clic en Insertar > Encabezado > En blanco y escribe como encabezado Las clulas Biologa Curso 2010-2011. Desde la pestaa Inicio, cambia la alineacin del encabezado a
la derecha y luego haz doble clic fuera de l para salir del modo edicin de encabezado.
14. Haz clic en Insertar > Nmero de pgina > Final de pgina > Nmero sin formato 1.
Luego, haz doble clic fuera de la zona de pie de pgina para continuar editando el documento.
15. Suele ocurrir que la primera pgina del documento maestro est en blanco. Si esto ocurre
sita el punto de insercin en ella y pulsa la tecla SUPR para eliminar cualquier salto de lnea
o de prrafo. De esta forma, la pgina se eliminar.
16. Vuelve a la vista Esquema y pulsa Mostrar documento.
17. Selecciona todo el texto pulsando CTRL+E y luego haz clic en la herramienta Desvincular de
la cinta. Ahora, el documento es independiente de los subdocumentos que haba enlazados.
Nos aseguraremos as de que el profesor no tenga problemas para visualizar el archivo una
vez se lo enviemos por correo electrnico, y tambin evitamos modificar, por error, los
originales.
18. Guarda el documento con el nombre Clulas - grupo 2.

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446

El ejercicio est terminado, pero como forma opcional se le poda aadir una portada y una tabla
de contenidos. Nosotros explicaremos cmo hacerlo, por si deseas practicar:
1. Pulsa Insertar > Portada y escoge el diseo que prefieras.
2. Rellena los campos con la informacin del trabajo, teniendo en cuenta que se trata de un
proyecto sobre Las clulas para la materia de Biologa, y que tu equipo es el Grupo 2.
3. Pulsa Insertar > Pgina en blanco. Se insertar tras la portada. Haz clic en ella para situar
ah el punto de insercin.
4. Guarda de nuevo los cambios y cierra el documento.

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Unidad 17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices


17.1. Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice
y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos
ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del
documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos
permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de
los lectores.

17.2. Conceptos bsicos


ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha
palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que
normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura
que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de
manera rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y


contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los ttulos del documento
un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla
de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.
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Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos
a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no
dejan de ser una vista que est slo disponible en la versin digital del documento.

17.3. Tabla de contenido


Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de
los apartados que aparecen en el documento. En la mayor parte de los libros la tabla de contenido
se llama ndice y aparece al principio del libro.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos
pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en
la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que
incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos
al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles
de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo
de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.

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3. Crear estilos de ttulos personalizados.


Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en
cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos
en la pestaa de Referencias, en el botn Tabla de contenido (que veremos a continuacin)
debemos pulsar sobre Tabla de contenido personalizada y luego en el botn Opciones...

Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos
creado el estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o no, los que ya
aparecan a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear la tabla de contenido basta
con dejar a blanco la casilla Nivel de TDC correspondiente.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por
lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar
dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente
una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias,
desplegar el men Tabla de contenido.

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Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una
tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir,
pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Tabla de contenido
personalizada, donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

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En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la


presentacin que tendr el estilo seleccionado.
Adems,

podemos

seleccionar

entre

varias

opciones

como Mostrar

nmeros

de

pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina
por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina. Si
dejamos marcada esta ltima opcin, desde el documento, bastar pulsar la tecla CRTL y hacer
clic en una lnea para colocarnos en esa parte del documento.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 4,
Ttulo 5, como se ve en la siguiente imagen.

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Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de
contenido.
En el men Tabla de contenido, si pulsamos en

Quitar tabla de

contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en
galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al
desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear tabla de contenido.

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Unidad 17. Ejercicio: Crear tabla de contenido


En este ejercicio aprenderemos a crear una tabla de contenido que contenga los ttulos de todos
los apartados del documento, con su correspondiente localizacin. Trabajaremos sobre el archivo
Unidad 1, que has ido modificando a lo largo de los temas, as que brelo.
Como el documento ya est estructurado mediante estilos, slo nos quedar incluir la tabla. Lo
haremos en la pgina que sigue a la portada.
1. Haz clic en la portada y pulsa Insertar > Pgina en blanco.
2. En la ficha Referencias, haz clic en Tabla de contenido y escoge, por ejemplo, el primer
estilo. Observars que se ha creado un ndice perfectamente.

3. Borra los espacios que haya antes de la tabla de contenido con la tecla SUPR de modo que
no quede espacio entre la portada y el ndice.
4. Sita el punto de insercin al final de la tabla de contenido y haz clic en Insertar > Salto de
pgina para que el contenido propiamente dicho empiece en una pgina nueva.
5. Guarda los cambios y cierra el documento.

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17.4. Actualizar la TDC


Una

de

las

mayores ventajas de

crear

una

TDC

es

que

podemos actualizarla

automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando


ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el
dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos si
deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Actualizar tabla de contenido.

Unidad 17. Ejercicio: Actualizar tabla de contenido

En este ejercicio aprenderemos a actualizar una tabla de contenido. Utilizaremos el


archivo Unidad 1 que has ido modificando a lo largo de los temas, as que brelo.
1. Modifica el ttulo Arrancar Word 2013 del documento. Escribe, en cambio, Ejecutar Word.
2. Luego, haz clic en la tabla de contenido y pulsa el botn Actualizar tabla que se muestra en
el borde superior.
3. Existen dos opciones: Actualizar slo los nmeros de pgina y Actualizar toda la tabla.
Debes seleccionar la segunda y pulsar Aceptar. Vers que el ttulo ha cambiado.
4. Guarda los cambios y cierra el documento.

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17.5. Insertar marcas de ndice


Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Existen dos formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos
tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el
ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese
texto idnticamente, si escribiramos captulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est
en minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo, podemos querer tener dentro
del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un
subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice

Aparece el dilogo de ndice.

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- Hacemos clic en el botn Automarcar...


Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro
texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente
apartado.

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De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la
combinacin de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer ya
escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la
entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.

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Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el
momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

17.6. Insertar ndice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un
cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo
de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.


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Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear un ndice de trminos.


Desde el dilogo de ndice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar el estilo del
ndice presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo como el que vemos en la
imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

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Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada
uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar....

Unidad 17. Ejercicio: Crear un ndice de trminos


En este ejercicio aprenderemos a crear un ndice de trminos con aquellas palabras que nos
parezcan ms interesantes. Trabajaremos sobre el archivo Unidad 1, que has ido modificando a lo
largo de los temas, as que brelo.
Lo primero ser marcar las palabras.
1. Selecciona el trmino a marcar. Por ejemplo, el texto botn Inicio que hay justo encima de la
primera imagen del documento.
2. En la ficha Referencias, grupo ndice, haz clic en la herramienta Marcar entrada.
3. Se abrir una ventana para configurar el marcado. Cambia la b por una B mayscula en el
campo Entrada. As, su nombre ser Botn Inicio, que queda ms elegante.
4. Luego, pulsa el botn Marcar y a continuacin, Cerrar.
Estos pasos debers repetirlos para todos los trminos que quieras destacar. Nosotros te
proponemos los siguientes trminos, que se encuentran en el apartado El primer texto:

barra de ttulo

cambio de lnea

punto de insercin

cursor

borrar texto

Una vez hayas terminado, puedes ocultar los smbolos que se muestran representando los
prrafos, saltos de lnea, etc. Recuerda que puedes hacerlo desde Inicio > Prrafo > Mostrar
todo o con las teclas CTRL+(.
Ahora, vamos a crear el ndice al final del documento:
1. Pulsa CTRL+FIN para situar el punto de insercin al final del documento.
2. En Insertar, haz clic en la herramienta Pgina en blanco. El punto de insercin pasar a
situarse en esta ltima pgina vaca.
3. En la ficha Referencias, grupo ndice, pulsa el botn Insertar ndice.
4. Se abrir la ventana que permite configurar cmo se mostrar el ndice. Dejaremos ms o
menos las opciones por defecto, creando un ndice de dos columnas, con sangra, sin alinear
los nmeros de pgina y sin carcter de relleno. Lo nico que debes cambiar es el formato,
establecindolo a Moderno. Luego, pulsa el botn Aceptar.
El resultado ser el siguiente:

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Ahora ya sabes crear un ndice. Si quieres practicar ms cmo hacerlo, brralo y marca tantos
trminos como desees en el documento. Luego, genera otro ndice nuevo, con el formato que
prefieras.

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17.7. Tablas de ilustraciones y otras

Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas.


Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar
las entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas
a la tabla de ilustraciones:
- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen, grfico, etc.),
acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos ver el ttulo se va a
insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.

Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser
incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems, vemos una serie de botones:
- Nuevo rtulo... Sirve para modificar el Ttulo y el Rtulo de la ilustracin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo
de la numeracin de los ttulos.

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- Autottulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo
podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits
(Bitmap image) que vayamos incluyendo en el documento.

- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.


Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos,
tablas, y dems objetos no son una excepcin. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios
estilos personalizados de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo
personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocer esos tipos personalizados.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la
ilustracin.
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Generar la tabla de ilustraciones.


Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la
pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo
de Tabla de ilustraciones.

Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el
contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.

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En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a
crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc.) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la
opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que
hayamos creado.

La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar


distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que
tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador
y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear tabla de ilustraciones.

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Unidad 17. Ejercicio: Crear tabla de ilustraciones


En este ejercicio aprenderemos a crear una tabla de ilustraciones. Utilizaremos el archivo Unidad
1 que has ido modificando a lo largo de los temas, as que brelo.
Empezaremos titulando las imgenes del documento. Para ello:
1. Haz clic en la primera imagen para seleccionarla. Se trata de la imagen del men inicio.
2. En la pestaa Referencias, grupo Ttulos, haz clic en la herramienta Insertar ttulo.
3. Se abrir la ventana para definir el ttulo, donde el Ttulo ser Ilustracin 1. A continuacin
de l, escribe dos puntos y Men inicio, para que el resultado final sea Ilustracin 1: Men
inicio.
4. Marca la casilla Excluir el rtulo del ttulo para que no aparezca la palabra Ilustracin en
cada uno de los ttulos. El resto de opciones las dejaremos como estn.
5. Haz clic en Aceptar. Bajo la imagen se mostrar el texto 1: Men inicio.
6. Repite la operacin para la imagen que hay tras el apartado El primer texto. La
llamars Ventana inicial de Word.
De momento con estas dos imgenes ser suficiente para apreciar el resultado.
Ahora, vamos a insertar la tabla de ilustraciones justo debajo del ndice de trminos que
creamos en ejercicios anteriores.
1. Pulsa CTRL+FIN para situar el punto de insercin al final del documento.
2. Pulsa INTRO para dejar un pequeo espacio entre tabla y tabla.
3. En la pestaa Referencias, haz clic en la herramienta Insertar tabla de ilustraciones, que
encontrars en el grupo Ttulo.
4. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. Cambia el valor de Formatos por Elegante.
5. Desmarca la casilla Incluir etiqueta y nmero, para que no se muestre Ilustracin 1: Men
inicio e Ilustracin 2: Ventana inicial de Word, sino directamente Men inicio y Ventana
inicial de Word.
6. El resto de opciones las dejaremos como estn. Simplemente asegrate de que la Etiqueta
de ttulo seleccionada es Ilustracin. Pulsa Aceptar y observa el resultado en el documento:

7. Sita el cursor justo antes de la tabla y escribe el ttulo Ilustraciones del documento:
8. Aplcale el estilo Ttulo 1 desde la ficha Inicio.
9. Guarda los cambios y cierra el documento.

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Ejercicios unidad 17: Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices

Ejercicio 1: Curso bases de datos


En este ejercicio trabajars con el archivo Curso bases de datos que ya has ido modificando en
ejercicios anteriores.
Crea una tabla de contenido que muestre los distintos apartados del documento. Deber estar
en una hoja en blanco donde no haya nada ms, justo despus de la portada.

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Ejercicio 2: Clulas
En este ejercicio trabajars con el archivo Clulas - grupo 2 que creaste en los ejercicios finales
del tema anterior.
Debers crear una tabla de ilustraciones en la ltima pgina del documento. En una pgina nueva
que no contenga nada ms. El resultado ser similar a este:

Ten presente que las imgenes tienen un pie de imagen escrito. Debers realizar las
modificaciones necesarias para que este pie de foto sea el ttulo de la imagen que se muestre en
la tabla de ilustraciones.

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Ayuda ejercicios unidad 17: Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices

Ejercicio 1: Curso bases de datos


1. Abre el archivo Curso bases de datos, que has ido modificando a lo largo de los temas.
2. Haz clic justo delante del ttulo Consultas simples. La sentencia Select.
3. Haz clic en Insertar > Pgina en blanco. Se insertar tras la portada.
4. Observa que, si en la pgina nueva aparece un ttulo con el valor 1, y el ttulo Consultas
simples. La sentencia Select de la pgina siguiente ahora empieza por un 2, debers
eliminar el 1 para que no se reajuste la numeracin de la lista. Para ello, haz clic tras el 1 y
pulsa RETROCESO. Luego, confirma que el ttulo vuelve a ser el nmero 1.
5. En la ficha Referencias, haz clic en Tabla de contenido y escoge, por ejemplo, el segundo
estilo. Observars que se ha creado el ndice.
6. Borra los espacios que haya antes de la tabla de contenido con la tecla SUPR de modo que
no quede espacio entre la portada y el ndice.
7. Sita el punto de insercin al final de la tabla de contenido y haz clic en Insertar > Salto de
pgina para que el contenido propiamente dicho empiece en una pgina nueva.
8. Guarda los cambios y cierra el documento.

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Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie


18.1. Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar
informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer
aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles
de utilizar.
Al redactar un documento, Cuntas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando
de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera acceder a ello
desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la
pgina dnde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos
el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no
nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las
referencias cruzadas, como vamos a ver a continuacin.

18.2. Conceptos bsicos


Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un
nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un
documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con
notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una
manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos
puntos de manera rpida y sencilla. Adems, son la base para crear referencias cruzadas en
nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no
ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando
hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en
la imagen para el marcador [aulaClic]

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Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento
que se encuentra en el documento. Por ejemplo, cuando estamos recordando algn concepto
que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin
podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico
dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tienen la ventaja de actualizarse
automticamente, por ejemplo, si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina
3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen siguiente vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El
bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada
nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se
encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suelen utilizarse para aadir informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo,
una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se
pondr quin es el autor de esa cita.

En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo
o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para
aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual,
la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto
y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.

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18.3. Insertar marcadores

Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays +
F5.

Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del
marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.

Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.


Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando
un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado
el marcador.

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Cmo ver los marcadores de nuestro documento?


Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para
mostrar Mostrar marcadores. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista
de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas
aMostrar contenido de documento , all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.

Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento


aquellos marcadores que hemos incluido. El marcador aparece entre corchetes [ ], como puedes
ver en la siguiente imagen.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio,


desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista
despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo debemos pulsar
el botn Ir a.

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18.4. Referencias cruzadas


Ya hemos comentado qu es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores.
Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de
nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos
insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y, dentro del grupo Vnculos, hacer clic en
el botn Referencia cruzada

. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia

cruzada, similar al de esta imagen.

En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los
marcadores que hayamos creado previamente.

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Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.


Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que
podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones,
tablas, notas al pie, ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En
la imagen puedes ver un ejemplo de tipos disponibles.

El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el documento cuando


creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el
nombre que dimos al marcador cuando lo creamos.

Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican


adaptndose al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo
hace falta que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo
tipo Tabla. A continuacin, vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos
(Ttulo 1, Ttulo 2, ... Ttulo 9). Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de

formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.


Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
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Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.


Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en
el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Notas al pie o Notas al final.


Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya
podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
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Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms
atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el
documento.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina
con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero debemos crear
los marcadores correspondientes, para el caso de ilustraciones lo vimos con detalle en el tema
anterior, en el punto Tablas de ilustraciones y otras.
De todas formas, vamos a recordarlo brevemente. Para crear el marcador debemos situarnos en
la ecuacin, ilustracin o tabla y luego ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.

En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin, Ilustracin o


Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que
creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el
botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia
cruzada segn el campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un marcador al
que asignar la referencia cruzada.

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Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada,
para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
donde hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Elemento numerado.
Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando
las opciones de Numeracin y Vietas).
Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo hacerlo visita nuestro
avanzado Referencias

cruzadas

de

elementos

numerados. Ref.

cruzadas

con

numeraciones

Unidad 18. Avanzado: Ref. cruzadas con numeraciones

De las diferentes referencias cruzadas que podemos crear, es posible que las referencias
cruzadas a prrafos numerados sean las ms difciles de entender a primera vista.
Por este motivo vamos a verlo mejor con un ejemplo.
Lo haremos en dos pasos, primero vamos a ver como crear un prrafo numerado y luego cmo
establecer una referencia cruzada a l.
Crear prrafos numerados.
Podemos insertar un prrafo numerado antes de redactarlo o bien despus. Nos situamos al
inicio de este y accedemos a la pestaa Insertar y desplegamos la lista Elementos rpidos, all
hacemos clic sobre la opcin Campo.

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Nos aparece el dilogo Campo donde podemos seleccionar la Categora de Numeracin, el


nombre de campo dentro de esta categora y las propiedades de las que disponga ese campo.

En el caso que nos ocupa que es insertar un prrafo numerado debemos seleccionar en
Categoras Numeracin.

En la lista nombres de campo debemos seleccionar ListNum y en formato seleccionamos el que


ms nos convenga. Por defecto se selecciona (ninguno).

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De esta forma tendremos unos prrafos numerados como muestra esta imagen.

Ahora podemos ir al segundo paso, insertar la referencia cruzada, para ello vamos a la
pestaa Insertar y,

dentro

cruzada

del

grupo Vnculos,

hacer

clic

en

el

botn Referencia

. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, seleccionamos

el Tipo, Elemento numerado, nos aparece la lista con los prrafos que tenemos numerados, como
muestra la siguiente imagen.

Veamos las distintas opciones que podemos hacer sobre elemento numerado en el
desplegable Referencia a.

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Nmero de pgina. Esta opcin muestra el nmero de pgina donde se encuentra el prrafo.
En nuestro ejemplo se encuentra en la pgina 1.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo numerado. En el ejemplo con el prrafo
seleccionado es i).
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero del prrafo numerado sin mirar el
contexto de donde se encuentra el prrafo. En el ejemplo es i) puesto que no mira el contexto en
el que se encuadra el prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero del prrafo al completo. En el ejemplo es
1)a)i) ya que es el primer prrafo y que est en la primera pgina.
Texto de prrafo. El texto que aparece en el prrafo de la referencia. En el ejemplo nos mostrara
el texto perteneciente al prrafo I) "Una de las ventajas que han aportado...".
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de
donde situemos la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Veamos con el ejemplo de una forma ms sencilla, si la referencia al prrafo i) la hacemos en la
primera lnea del documento al insertar la referencia con la opcin Ms adelante o ms atrs nos
mostrar ms adelante ya que est posteriormente en el documento, pero si la referencia la
insertamos en la ltima lnea del documento nos mostrar ms atrs.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Referencias cruzadas

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Unidad 18. Ejercicio: Referencias cruzadas


Trabajaremos con el archivo Unidad 1, as que brelo.

Ejercicio 1: Referenciar ttulos


En este ejercicio vamos a crear unas referencias cruzadas a los ttulos del documento.
1. Sitate al final del ltimo apartado (Cerrar Word). Se trata de la penltima pgina.
2. A continuacin, crea el ttulo Conclusin, que utilizar el estilo Ttulo 2.
3. Como contenido de este apartado, escribe En esta unidad hemos aprendido a terminando
la frase con un espacio.
4. Luego haz clic en Insertar > Referencia cruzada.
5. En el cuadro de dilogo Referencia cruzada, selecciona Ttulo como Tipo.
6. Justo abajo, en el apartado Para qu ttulo, vers un esquema con los ttulos del documento.
Selecciona Ejecutar Word.
7. En Referencia a, selecciona Texto del ttulo.
8. Presiona Insertar y despus Cerrar. El texto se insertar como una referencia, de modo que
ahora podremos leer En esta unidad hemos aprendido a Ejecutar Word.
9. Podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a nuestro ttulo.
Por ejemplo, cambia Ejecutar por iniciar.
10. Al dejar el cursor sobre el texto iniciar Word, un recuadro informativo nos indicar que pulsando
CTRL y haciendo clic sobre l podremos seguir el enlace.
11. Contina editando el texto de este nuevo apartado. Incluye un punto final y un espacio. A
continuacin, escribe Tambin hemos estudiado lo bsico para crear terminando la frase
con un espacio.
12. Haz clic en el botn Referencia cruzada de la ficha Insertar.
13. Lo normal ser que el tipo Ttulo se mantenga seleccionado. Selecciona el ttulo El primer
texto y asegrate de que en la opcin Referencia a est seleccionado Texto del ttulo.
14. Presiona Insertar y despus Cerrar.
15. El texto ser Tambin hemos estudiado lo bsico para crear El primer texto.
Cambia El por un.
16. Ahora vamos a comprobar que el enlace funciona. Pulsa la tecla CTRL y haz clic sobre el
texto un primer texto. Word te situar en el apartado El primer texto del documento.
17. Guarda los cambios, pero no cierres el documento, ya que lo utilizars en el ejercicio siguiente.

Ejercicio 2: Referenciar ilustraciones


En este ejercicio seguiremos ms o menos los mismos pasos que en el anterior. La diferencia
ser que el tipo de referencia no ser a un ttulo, sino a una imagen.
1. Sita el punto de insercin tras el texto que has incorporado en el apartado Conclusin, en el
ejercicio anterior. Luego, pulsa INTRO para crear un nuevo prrafo.
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2. En l, escribe En el prximo tema te familiarizars con la ventana de Word que


introdujimos en la pgina finalizando la frase con un espacio.
3. Accede a la pestaa Insertar y haz clic en el botn Referencia cruzada.
4. En el dilogo Referencia cruzada, selecciona el Tipo Ilustracin.
5. Debers seleccionar en la lista 2: Ventana inicial de Word.
6. En Referencia a selecciona Nmero de pgina. De esa forma se insertar en el texto el
nmero de pgina donde se encuentre la imagen. Si posteriormente modificamos el
documento y la imagen pasa a estar situada en otra pgina, el nmero se actualizar.
7. Presiona Insertar y despus Cerrar.
El texto ser En el prximo tema te familiarizars con la ventana de Word que
introdujimos en la pgina 4. Aade un punto final.
8. Si quieres puedes pulsar CTRL y hacer clic sobre el nmero de pgina para ver cmo Word
muestra el lugar exacto donde se encuentra el epgrafe de la ilustracin.
9. Cierra el documento guardando los cambios.

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18.5. Notas al pie y notas al final


Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no
tendremos que realizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el
cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequea flecha situada en
la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el dilogo que vemos en la imagen.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.


Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
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- Incluir la nota al Final de la pgina o Debajo de la seleccin.


Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se
muestre como subndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo...


Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada
nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a
mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece
un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el
superndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Notas al pie de pgina.

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Unidad 18. Ejercicio: Notas al pie de pgina

En este ejercicio aprenderemos a crear notas al pie. Trabajaremos sobre el archivo Clulas grupo 2.
Hemos sealado los lugares donde hay que incluir notas con un pequeo nmero, como el que
resultara si insertramos notas al pie. Sin embargo, estos nmeros son intiles, ya que estn
puestos a mano y no estn relacionados con ninguna nota. Lo que debes hacer es localizarlos en
el texto y borrarlos, sustituyndolos por notas al pie correctas.
Crearemos una como ejemplo. Si deseas seguir practicando repite la operacin con el resto de
palabras marcadas.
1. Al final del primer apartado (Historia y teora celular), borra el nmero 5 y selecciona el
texto siglo XX que hay junto a l.
2. Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final haciendo clic en la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas
al pie.
3. Selecciona Notas al pie y Final de pgina.
4. En formato de nmero escoge 1,2,3,....
5. Iniciar en: 1
6. Numeracin: Continua.
7. Aplicar cambios a: Texto seleccionado.
8. Haz clic sobre Insertar.
9. Escribe Bechtel, William (2005). Discovering Cell Mechanisms: The Creation of Modern
Cell. Cambridge University Press.
Observa que ahora el texto siglo XX tiene un superndice con nmero 1 y que en el pie de pgina
est el nmero 1 con la nota que hemos escrito. Adems, si sitas el ratn encima del superndice
aparece un bocadillo con esa frase.
No olvides guardar los cambios antes de cerrar.

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Ejercicios unidad 18: Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie

Ejercicio 1: Utilizar marcadores


En este ejercicio trabajars con el archivo Curso bases de datos.
1. El primer tema contiene unos ejercicios en el apartado 1.5 y sus soluciones en el 1.6. Crea
marcadores en cada una de las soluciones. Luego, crea referencias en los enunciados de
modo que al pulsar CTRL y hacer clic sobre el texto Solucin ms adelante, Word nos dirija
a su correspondiente solucin.

2. Ve al final del documento y luego utiliza la opcin Ir a para situarte en la solucin al ejercicio
2.
No es necesario que guardes los cambios.

Ayuda ejercicios unidad 18: Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie

Ejercicio 1: Referenciar marcadores


1. Abre el archivo Curso bases de datos.
2. Activa el panel de navegacin en la ficha Vista. Luego, haz clic en el apartado 1.6 y cierra el
panel.
3. Selecciona la primera solucin, por ejemplo, seleccionando su correspondiente numeracin
de lista (1).
4. En la ficha Insertar, haz clic en la opcin Marcador.
5. Como nombre del marcador, en la ventana, escribe solucion1 para representar que es la
primera solucin del primer tema. Asegrate de que est marcada la
opcin Posicin en Ordenar por, y pulsa Agregar.
6. Luego, selecciona el nmero 2 que corresponde a la segunda solucin. Pulsa el
botn Marcador y esta vez llmalo solucion2. Agrgalo y repite la operacin con el tercer y
ltimo ejercicio.
Ya hemos creado los marcadores. Ahora vamos a insertar las referencias.
1. Sitate en el apartado 1.5 y haz clic tras el primer enunciado. Escribe Solucin
2. En la ficha Insertar, haz clic en Referencia cruzada.
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3. El Tipo ser Marcador y el marcador seleccionado deber ser su correspondiente solucin


(solucion1).
4. La casilla Insertar como hipervnculo deber estar activada.
5. La opcin Referencia a ser Ms adelante o ms atrs.
6. Pulsa Insertar y luego Cerrar.
7. Repite la operacin para los enunciados de los ejercicios 2 y 3.
8. Comprueba que los enlaces funcionan con CTRL+clic sobre el texto ms adelante.

Para desplazarte por el documento mediante los marcadores como solicita el ejercicio:
1. Pulsa CTRL+FIN para ir al final del documento.
2. Pulsa CTRL+I para abrir el cuadro de dilogo Ir a. O bien pulsa la opcin
desde Inicio > Buscar.
3. En el cuadro Ir a selecciona Marcador. Luego, en el desplegable selecciona solucion2.
4. Pulsa el botn Ir a y luego Cerrar. Word debera mostrar la solucin al segundo ejercicio del
tema 1.
5. Cierra sin guardar los cambios.

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Unidad 19. Seguridad


19.1. Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad
en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus, especialmente si el sistema
tiene acceso a internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es
muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos
de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una
empresa un empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera poder
modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En
esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:

Aadir contrasea a un documento.

Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento.

Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.

Proteger el documento contra virus de macros.

Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene
completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

19.2. Aadir contrasea al documento


Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea pueda
abrir y modificar el documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto
letras como nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en
una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn Proteger documento

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490

y elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que
introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la
contrasea. As el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores
tipogrficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contrasea no podrs abrir el documento.

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491

Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y
cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la contrasea actual dejando
el cuadro de texto en blanco.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Proteger con contrasea

Unidad 19. Ejercicio: Proteger con contrasea

En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento de Word, para que nadie pueda abrirlo
si desconoce la contrasea de acceso. Trabajaremos sobre el archivo Currculum Vitae que
creaste y modificaste en ejercicios anteriores, as que brelo.
1. Accede a la pestaa Archivo > Informacin y pulsa el botn Proteger documento.
2. Escoge la opcin Cifrar con contrasea.
3. Se abrir el cuadro de dilogo donde debers introducir la contrasea aulaclic.
4. Pulsa Aceptar.
5. Vuelve a introducir la misma contrasea, aulaclic, y acepta de nuevo.
6. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
7. Vuelve a abrirlo haciendo clic en l desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes.
8. Una ventana solicitar la contrasea. Escribe una incorrecta, por ejemplo, ac. Un mensaje nos
avisar de que no tenemos permiso para acceder al documento.
9. Vuelve a tratar de abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes,
pero esta vez indica la contrasea correcta aulaclic. El documento se mostrar.
Ahora veremos cmo quitar la contrasea de acceso.
1. Vuelve a la opcin Archivo > Informacin > Proteger documento > Cifrar con contrasea.
2. Borra los puntos que representan la contrasea en la caja de texto y pulsa Aceptar.
3. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
4. Vuelve a abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes.
documento se mostrar sin solicitar contrasea de acceso.

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El

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19.3. Restricciones de formato y edicin


Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el
formato de nuestro documento.

Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no
pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y
seleccionar Restringir edicin.

Se abrir el panel Restringir edicin.

La primera opcin es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

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493

Pulsando sobre el enlace Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos


seleccionar qu tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara
dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.


En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el
botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos
veces la misma contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender
la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y
pulsar Aceptar.
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Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos sobre el documento.
Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas
opciones en el panel de Restringir formato y edicin.

Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la


lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qu usuarios
pueden realizar las modificaciones.
Marcas de revisin. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el
documento, pero los cambios realizados sern resaltados como marcas de revisin.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el
documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los
formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a
slo lectura.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Restringir edicin

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Unidad 19. Ejercicio: Restringir edicin

En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento para que no sea editado por terceras
personas. Es decir, para que puedan abrirlo, pero no modificarlo.
Trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos, as que brelo.
1. En la pestaa Revisar y selecciona Restringir edicin. Se abrir el panel Restringir formato
y edicin.
2. Nos centraremos en el segundo apartado, correspondiente a las Restricciones de edicin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se activa un men
desplegable. En l debers escoger la opcin Sin cambios (slo lectura).
3. Como no vamos a aadir excepciones, pulsa el botn S, aplicar la proteccin, en la parte
inferior del panel.
4. Establece la contrasea que te permitir cancelar la restriccin en cualquier momento.
Ser aulaclic. Debers incluirla en ambas cajas de texto y pulsar Aceptar.
5. Intenta realizar modificaciones en el documento: escribir texto, borrar texto, incluir imgenes,
etc. No podrs, y la mayora de herramientas de la cinta estarn deshabilitadas.
Ahora veremos cmo quitar la proteccin.
1. En el panel, pulsa el botn Suspender la proteccin.
2. Introduce la contrasea, que es aulaclic.
3. Observa que las herramientas de la cinta vuelven a estar activas y que puedes editar el texto.
4. Cierra el panel y cierra el documento, sin guardar los cambios.

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19.4. La firma digital


En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos la opcin Agregar
una firma digital.

Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar documentos y nos
permite abrir el catlogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando
dispongamos de internet para conectar con la pgina web correspondiente.

Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora
como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o DocuSign. Estas y otras compaa ofrecen
certificados de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar
una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el
documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de clave para un mismo
usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de
quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que
nicamente debe conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser vlida para
identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital
puedes utilizar esta alternativa.

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497

Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.

Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de
que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto
que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el
documento est finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no
podr modificarlo sin romper la firma digital.

19.5. Otras opciones de seguridad


Seguridad de macros.
En la pestaa Archivo > Opciones podemos escoger la categora Centro de confianza. All
encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin:
Configuracin del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre
los documentos.

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498

Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros. En


ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma maliciosa, comprometiendo la
seguridad de Word y del sistema al ser ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un
agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad
que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la
ejecucin de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del
usuario. cuando abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros
se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las
macros con firma digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso
puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las macros.
En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios
o compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.
En la categora Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de
confidencialidad, como vemos en esta imagen:

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499

Podemos marcar o desmarcar las casillas correspondientes segn nuestros intereses, pero es
recomendable dejar las opciones por defecto si no estamos seguros de lo que significan.

19.6. Gestin de derechos de informacin (IRM)


El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso, impresin,
copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una forma bastante completa. Con l
conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y
modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos.
Es una herramienta que necesita realizar una configuracin especfica en un servidor de RMS
para Windows Server.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que, aunque el
archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguir
vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada impide que por ejemplo la persona que visualiza el
archivo haga una captura o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.

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500

Ejercicios unidad 19: Seguridad


Ejercicio 1: Proteger un documento
Si lo recuerdas, el planteamiento del archivo Clulas - grupo 2 era que se trataba de un trabajo
en equipo cuya finalidad era entregarlo al profesor para su valoracin.
Puesto que no nos interesa que el profesor pueda realizar cambios, debers protegerlo para que
no se pueda editar. Sin embargo, s que deber poder incluir comentarios, si lo cree conveniente.
La contrasea para la proteccin ser aulaclic. No olvides guardar los cambios que realices.

Ayuda ejercicios unidad 19: Seguridad


Ejercicio 1: Proteger documento
1. Abre el archivo Clulas - grupo 2.
2. En la pestaa Revisar, grupo Proteger, selecciona Restringir edicin. Se abrir el
panel Restringir formato y edicin.
1. Nos centraremos en el segundo apartado, correspondiente a las Restricciones de edicin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se activa un men
desplegable. En l debers escoger la opcin Comentarios.
2. Como no vamos a aadir excepciones, pulsa el botn S, aplicar la proteccin, en la parte
inferior del panel.
3. Escribe como contrasea aulaclic. Debers incluirla en ambas cajas de texto y
pulsar Aceptar.
4. Cierra el panel.
5. Comprueba que est activa la opcin Nuevo comentario de la ficha Revisar, pero que no se
puede editar nada ms.
6. Guarda los cambios y cierra el archivo.

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501

Unidad 20. Macros


20.1. Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse
automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el
usuario decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la
empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si
fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

20.2. Macros de Word


Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de comandos
ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
- Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista con
los comandos disponibles en Word.

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502

Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si estn
compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos
modificarlos.

20.3. Crear macros con la grabadora


Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que
vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos (o
acciones) que vayamos realizando. As pues, todo lo que hagamos se guardar y posteriormente
al ejecutarla se llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin
innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qu tipo de
macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy
recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin
ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el
ratn para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las
opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edicin bsica.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces
no podremos utilizarla para posteriores documentos. Una macro debe ser genrica.

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503

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y desplegar el


men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen.


Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:


- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word
las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba
antes. Por tanto, debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr
ser un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado
aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario

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504

utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para
crear todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento
podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado pulsando en el
botn cuadrado.

Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin
que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de
guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero
es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Grabar una macro

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Unidad 20. Ejercicio: Grabar una macro

En este ejercicio aprenderemos a grabar una macro. Abre Word. Trabajaremos con un
documento en blanco.
Empezaremos por crear la macro.
1. En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra triangular,
y selecciona la opcin Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala encabezado y deja la opcin Guardar
macro en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionado. As la macro estar
disponible para los nuevos documentos que se creen. Como descripcin escribe el
texto Incluir encabezado corporativo.
3. Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
4. Se abrir la ventana de Opciones de Word y se mostrar la categora Barra de herramientas
de acceso rpido. En la columna de la izquierda se mostrarn las macros disponibles,
debers seleccionar la nica que hay: Normal.NewMacros.encabezado. Luego, pulsa el
botn Agregar que hay entre las columnas.
5. La macro se incluir en la columna de la derecha. Pulsa el botn Modificar... que hay justo
bajo ella.
6. Escoge el icono que tiene forma de nube (est al final).
7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Encabezado corporativo. Luego,
pulsa Aceptar. Vers que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.

8. Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de opciones.


Volvers a apreciar la pgina en blanco y al colocar el cursor sobre ella, vers que tiene un
aspecto distinto

. Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que detengamos la grabacin,

todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear el encabezado.
1. Haciendo clic en Insertar > Encabezado > Editar encabezado creamos el encabezado.
2. Escribe:
www.aulaclic.es.
Cursos de informtica
3. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
4. Pulsa

el

botn Detener

grabacin de

la

barra

de

estado

inferior.

La macro ya est grabada. Vamos a comprobar que funciona correctamente.


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1. Cierra el documento desde Archivo > Cerrar. Escoge la opcin No guardar cuando el
mensaje te pregunte si quieres conservar los cambios.
2. Crea un nuevo documento desde Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
3. Pulsa el icono en forma de nube de la barra de acceso rpido superior. Se crear un
encabezado con el texto, tal y como habamos hecho.

20.4. Insertar la macro en la barra de acceso rpido


Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categora del men izquierdo
Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas las


macros que hayamos grabado.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a la barra.
La macro se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y haciendo clic en
el botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para
que puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.

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507

Asignar una combinacin de teclas a la macro.


En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de Word, en Personalizar cinta de
opciones, dispondremos del botn Personalizar..., que es el que permite escoger el acceso de
teclado a la accin.

Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente imagen, que es el mismo que veramos
si pulsramos la opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto
anteriormente.

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En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro en


concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es
donde deberemos especificar la combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos
como si fusemos a ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+M. Deberemos
hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
Editar el cdigo de la macro.
Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems, puede servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic, para corregir posibles errores
que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y pulsamos el
botn Modificar. Tambin podemos editar la macro con la combinacin de teclas ALT + F11 y
dentro del dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en
la imagen.

En este tema bsico puedes consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic

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Unidad 20. Bsico: El entorno del editor Visual Basic

El lenguaje de programacin que utiliza Word para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic
Applications) que como podemos deducir est basado en Visual Basic.

En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
El men del editor de Visual Basic

Esta es la barra de men del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas
opciones y comandos del propio editor.
La barra de botones

Esta es la barra de botones de visual basic, donde podemos acceder de una manera ms rpida
a las opciones ms comnmente utilizadas, como son la volver a Word, Insertar UserForm, guardar,
etc.

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En la parte izquierda de la pantalla podemos ver el proyecto con sus mdulos y objetos.
En la parte derecha tenemos el espacio dedicado a redactar el cdigo de los
procedimientos/funciones, y en la parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos
seleccionar los objetos y las propiedades de ese objeto respectivamente.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Cdigo de una macro

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Unidad 20. Ejercicio: Cdigo de una macro

En este ejercicio aprenderemos cmo visualizar el cdigo fuente de una macro. Esto nos
permitira editarla, si disponemos de conocimientos de programacin.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que se creaba la
macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el mismo equipo en que
hicimos el anterior, ya que la macro se guard en la plantilla bsica Normal.
Abre Word para mostrar un documento en blanco.
Primero la abriremos desde la opcin que nos permite modificarla:
1. En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
2. Ah vers la macro encabezado. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el
botn Modificar.
3. Se abrir una ventana de Visual con el cdigo que especifica las acciones que realiza la macro.
Observa el cdigo.
4. Cierra la ventana.
Veamos ahora otra forma de abrir el cdigo de una macro:
1. Pulsa ALT+F11. Se abrir la misma ventana.
En este caso se mostrar la macro encabezado, pero eso no tiene por qu ser as siempre,
ya que se mostrar el cdigo de aquello que se haya consultado por ltima vez.
2. Para mostrar la macro adecuada, debers abrirla desde el panel izquierdo.
En este caso, la ruta adecuada ser Normal (el nombre de la plantilla a la que se ha aplicado
la macro) > Mdulos > NewMacros.
3. Cierra la ventana de cdigo.

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20.5. Ejecutar y eliminar macros


Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:
- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros. Veremos una ventana similar a la que
puedes ver a continuacin.
- Seleccionar la macro de la lista. Por ejemplo, LogoAulaClic.
- Pulsar Ejecutar.

Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.

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Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar el botn Eliminar.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Eliminar una macro
Por otro lado, tambin podemos crear macros que se autoejecuten, para ello, al crear la macro
debemos asignarle uno de estros nombres:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos
la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
Por ejemplo, si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de
pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

Unidad 20. Ejercicio: Eliminar una macro

En este ejercicio aprenderemos cmo eliminar una macro.


Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el primer paso a paso de esta
unidad, en que se creaba la macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo
en el mismo equipo en que hicimos el otro ejercicio, ya que la macro se guard en la plantilla
bsica Normal.
1. Abre Word para mostrar un documento en blanco.
2. En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
3. Ah vers la macro encabezado. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el
botn Eliminar.
4. Se abrir un mensaje que te pedir que confirmes la accin. Escoge S.
5. En la lista ya no aparece la macro en cuestin.
6. Cierra la ventana.
La macro se ha borrado, pero no el botn que la ejecutaba en la barra de acceso rpido.
Comprobemos qu ocurre si lo ejecutamos y veamos cmo solucionarlo:

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1. Pulsa en el botn de la barra de acceso rpido que tiene forma de nube y que ejecutaba la
macro Encabezado corporativo.
2. Un mensaje te informar de que la macro ha sido deshabilitada o eliminada. Pulsa Aceptar.
3. Para eliminar este botn que ha dejado de ser til, haz clic con el botn derecho del ratn
sobre l. Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
4. El botn ya no est, ya puedes cerrar Word.

Ejercicios unidad 20: Macros

Ejercicio 1: Personalizar barra de acceso rpido


Incluye un botn personalizado con el siguiente icono

en barra de acceso rpido. Al hacer

clic en l, se crear un nuevo documento en blanco.


Comprueba que funciona correctamente.

Ejercicio 2: Crear y eliminar macros


Crea una macro asociada a la combinacin de teclas CTRL+ALT+F. Al ejecutarla, escribir el
texto:
Un cordial saludo,
aulaClic
Luego elimnala.
Si consideras que la macro del ejercicio anterior no te va a resultar de utilidad, brrala tambin,
as como el botn que la ejecuta.

Ayuda ejercicios unidad 20: Macros

Ejercicio 1: Personalizar barra de acceso rpido


Empezaremos por crear la macro.
1. En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra triangular,
y selecciona la opcin Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala nuevo y deja la opcin Guardar macro
en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionada.
3. Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
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515

4. Se abrir la ventana de Opciones de Word y se mostrar la categora Barra de herramientas de


acceso rpido. En la columna de la izquierda se mostrarn las macros disponibles, debers
seleccionar la nica que hay: Normal.NewMacros.nuevo. Luego, pulsa el botn Agregar que
hay entre las columnas.
5. La macro se incluir en la columna de la derecha. Pulsa el botn Modificar... que hay justo
bajo ella.
6. Escoge el icono

7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Nuevo documento en blanco. Luego,


pulsa Aceptar. Vers que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.
8. Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de opciones.
Volvers a apreciar la pgina en blanco y al colocar el cursor sobre ella, vers que tiene un
aspecto distinto

. Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que detengamos la grabacin,

todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear un nuevo
documento.
1. Haciendo clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco y pulsa Crear.
2. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
3. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.
No importa si lo haces en la ventana nueva que se ha abierto al crear un documento o en la
otra, la grabacin se parar igualmente.
La macro ya est grabada. Vamos a comprobar que funciona correctamente.
1. Pulsa sobre el botn
de la barra de acceso rpido. Plsalo varias veces, y observars
como cada vez que lo haces se abre una nueva ventana con un documento nuevo en blanco.
Fjate
que
la
barra
de
ttulo
va
mostrando
nombres
correlativos
(Documento2, Documento3, Documento4, etc.)
2. Cierra todas las ventanas, excepto una, si pretendes seguir con el ejercicio siguiente.

Ejercicio 2: Crear y eliminar macros


Crea una macro asociada a la combinacin de teclas CTRL+ALT+F. Al ejecutarla, escribir el
texto:
Un cordial saludo,
aulaClic
Para crear la macro indicada asociada a la combinacin de teclas CTRL+ALT+F:
1. Haz clic en Vista > Macros > Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala despedida y deja la opcin Guardar
macro en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionada.
3. Pulsa el botn Teclado.
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516

4. Se abrir la ventana Personalizar teclado. Pulsa las teclas CTRL+ALT+F y al soltar vers que
aparece la combinacin de teclas escrita en el campo Nueva tecla de mtodo abreviado.
5. Pulsa el botn Asignar y luego pulsa Cerrar. Volvers a apreciar la pgina en blanco. A partir
de ahora y hasta que detengamos la grabacin, todas las acciones realizadas se guardarn
como una macro.
6. Escribe el texto:
Un cordial saludo,
aulaClic
7. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.

La macro ya est grabada. En caso de tener problemas para ejecutarla, por restricciones de
seguridad, a continuacin, te recordamos cmo habilitar las macros (se explic en el tema
anterior de seguridad):
1. Desde Archivo > Opciones > Centro de confianza.
2. Ah debers pulsar el botn Configuracin del centro de confianza....
3. Se mostrar una ventana. Asegrate de estar en la categora Configuracin de macros.
4. En el apartado Configuracin de macros haz clic en Habilitar todas las macros...
5. En el apartado Configuracin de la macro del programador haz clic en la casilla Confiar...
Vamos a eliminar la macro.
1. En la ficha Vista, pulsa el botn Macros o escoge Ver macros en el men.
2. Ah vers la macro despedida. Asegrate de que est seleccionada y pulsa el botn Eliminar.
3. Se abrir un mensaje que te pedir que confirmes la accin. Escoge S.
4. En la lista ya no aparece la macro en cuestin. Si quieres puedes repetir la operacin para la
otra macro.
5. Cierra la ventana.
6. En caso de que hayas eliminado la macro nuevo que se ejecutaba desde el botn
de la
barra de acceso, debers borrarlo. Para ello haz clic con el botn derecho del ratn sobre l.
Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.

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Unidad 21. Revisar documentos


21.1. Introduccin
Actualmente podemos trabajar en equipo con documentos de Word en varias formas, en esta
unidad veremos herramientas de revisin como el resaltado, los comentarios y el control de
cambios, en el tema siguiente veremos cmo podemos guardar documentos desde OneDrive y
compartirlos con otros usuarios para trabajar de forma prcticamente simultnea.
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes
manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tambin
en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en
trabajos de estudiantes.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y
poderlo

compartir

con

diversos

usuarios.

Los

diferentes

usuarios

pueden

realizar cambios sobre l y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para
saber

quin

coment

modific

el

documento

original.

Tambin

existe

la

herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos
cmo manejar diferentes versiones de un mismo documento mediante el control de cambios.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen
las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.
No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los
elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, una vez
insertado el comentario dibuja un globo o bocadillo

en la parte derecha y si hacemos clic sobre

l aparece el texto del comentario, con fondo morado aparece el texto al que se refiere el
comentario.

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La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que
subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.

Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante textos informativos los
diferentes cambios producidos en el documento.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en
el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.

La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector
o la persona que ha hecho los comentarios.

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21.2. La pestaa Revisar


La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir
documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios que


se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento podrs resaltar texto, insertar
comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.

La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los
grupos Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imgenes:

Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.

21.3. Herramienta de resaltado

Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar


Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas, pero igual de efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.

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520

Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic


sobre

La segunda opcin es:


- Hacer clic sobre el botn

- El puntero del ratn tomar esta forma

, ya podemos seleccionar el texto y quedar

resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botn

, para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su

forma normal.
Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar,
pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que as quite el
resaltado.
Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos podemos
presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de hacer clic en Sin color.
Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es
situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio y desplegar el men del
botn Buscar para seleccionar la opcin Bsqueda avanzada.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y hacer clic en
el

botn Ms que

despliega

ms opciones

de

bsqueda.

Pulsamos

sobre Formato y

seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo
hacemos de forma habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Herramienta de resaltado

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521

Unidad 21. Ejercicio: Herramienta de resaltado


En este ejercicio aprenderemos a resaltar texto y a utilizarlo para realizar bsquedas en el
documento.
Abre el documento Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso.
Vamos a resaltar dos o tres palabras o frases al azar en cada pgina (exceptuando en la
portada y las que contienen los ndices y tablas de contenido). Para ello:
1. Despliega la paleta de colores de la herramienta de resaltado, en la ficha Inicio >
grupo Fuente.

Y haz clic sobre el color verde, por ejemplo.


2. El cursor cambiar de forma cuando lo situemos sobre el texto. Ve seleccionando las palabras
que desees y observa cmo se van resaltando.
Ahora, vamos a practicar cmo realizar una bsqueda entre el texto resaltado.
1. En la pestaa Inicio, despliega
opcin Bsqueda avanzada.

el

men

del

botn Buscar para

seleccionar

la

2. Aparece el dilogo Buscar y reemplazar. Haz clic en la pestaa Buscar y luego haz clic en
el botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda.
3. Pulsa sobre Formato y selecciona Resaltar.
4. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma
habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento. Si recuerdas alguna
palabra que hayas resaltado, escrbela en la caja de bsqueda para observar cmo la busca
nicamente entre el texto resaltado.
Por ltimo, quitaremos el resaltado a todo el documento.
1. Pulsa CTRL+E para seleccionar todo el texto.
2. Despliega la paleta de colores de la herramienta Resaltar y escoge la opcin Sin color.
3. Recorre el documento para ver que ya no hay texto resaltado. Si lo quieres puedes repetir la
bsqueda de trminos resaltados que acabas de practicar para comprobar que ya no
encuentra las palabras que introduces.
Cierra el documento sin guardar los cambios.

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522

21.4. Comentarios

Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o
apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de
personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento, pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos
expresamente a la hora de lanzar la impresin.

Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario

Nos resalta el texto seleccionado en color morado, y aparece una ventana flotante en la parte
derecha del documento donde debemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por
ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece un globo

en el lateral, si hacemos

clic en el globo veremos una ventana flotante con el texto del comentario y en fondo morado el
texto al que se refiere el comentario, como puedes ver en la siguiente imagen.

En cambio, si tenemos activada la casilla Mostrar comentarios, de la pestaa Revisin, y


colocamos el cursor encima, los veremos as:

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Y al colocar el cursor encima veremos en fondo morado el texto al que se refiere el comentario,
como puedes ver en la siguiente imagen.

El comentario lo primero que indica es el rtulo Comentarios. A la izquierda aparece el logo del
autor y su nombre (aula Clic) y a continuacin muestra el texto del comentario. En la parte derecha
aparece un tringulo que abre un desplegable con las opciones Mover, Tamao y Cerrar, a la
derecha aparece el aspa X para cerrar el comentario. Si colocamos el cursor encima del comentario
aparece la hora/fecha en que se hizo el comentario y un icono para contestar al comentario.

En otras vistas, como Esquema el texto aparece con fondo morado y para poder ver los
comentarios deberemos hacer clic en el texto morado.
Podemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar,
en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones vertical se vera como vemos en la
siguiente imagen.

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524

Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres ver cmo puedes consultar este
tema avanzado. Modificar el autor de los comentarios

Veamos el resto de botones de la ficha de revisin que hacen referencia a comentarios.

Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento, desde la
opcin que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular inferior.

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525

Unidad 21. Avanzado: Modificar el autor de los comentarios

Hemos visto que en los comentarios aparecen las iniciales del autor en el globo del comentario
y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Este nombre Word lo
puede tomar de dos sitios: Por defecto, lo toma del usuario de la cuenta de Office con que nos
hemos conectado, pero podemos hacer que lo tome del nombre que pongamos en el
panel Opciones de Word, cmo puedes ver dos imgenes ms abajo.
Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaa Revisar y desplegar el
men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos aparecer el siguiente cuadro
de dilogo:

Aqu pulsamos el botn Cambiar nombre de usuario y se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

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526

Si marcamos la casilla Usar siempre estos valores sin tener en cuenta el inicio de sesin en
Office, usar los valores de los dos cuadros de texto que hay ms arriba, Nombre de usuario y
Iniciales.
Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. Los comentarios
introducidos antes del cambio no sern modificados, pero los siguientes que introduzcamos
mostrarn la nueva identidad.
Por otro lado, siempre podemos cambiar el nombre de nuestra cuenta de Office haciendo
clic en el tringulo que hay al lado del nombre para que aparezca el siguiente desplegable.

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Al hacer clic en Cambiar nombre y foto aparece la pantalla para cambiar el perfil de la cuenta.
Esto afecta a todo lo relacionado con la cuenta, correo, OneDrive, etc.

Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una
persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,
desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a., o presionando la combinacin de
teclas Ctrl+I o bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la
lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los
que han aadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo
dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

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Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita nuestro
avanzado para aprender cmo hacerlo. Modificar la apariencia de los comentarios

Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o
desmarcar la opcin que pone Comentarios. Ssi la opcin est seleccionada los comentarios
sern visibles de lo contrario no se vern.

Tambin podemos ocultar/mostrar los comentarios por su autor. En la opcin Personas


especficas podemos elegir el autor que queremos mostrar u ocultar.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben imprimirse. Debemos
acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la
esquina, nos aparecer el siguiente un cuadro de dilogo donde debemos pulsar el
botn Opciones

avanzadas...,

aparecer

un

cuadro

de

dilogo

donde

veremos

la

opcin Orientacin del papel al imprimir, como muestra la siguiente imagen:

Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.

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Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor
los globos.
Adems de esto, al lanzar la impresin, en el dilogo de Imprimir, seccin Configuracin,
debemos tener la precaucin de tener seleccionada la opcin Imprimir documento con
revisiones.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Comentarios

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Unidad 21. Avanzado: Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder a la pestaa Revisar y


desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:

Hacer clic en el botn Opciones avanzadas y aparece el dilogo Opciones de Control de


cambios, con varias posibilidades.

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En Inserciones y Eliminaciones podemos modificar el estilo con el que aparecen, (subrayado,


tachado, ...) y el color. Por defecto se asigna un color distinto a cada autor, pero si deseamos ver
todas las inserciones y eliminaciones del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos,
independientemente del autor. Lo mismo ocurre para los Comentarios respecto al color.
Como puedes ver, hay ms opciones que permiten un amplio control del formato.

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Unidad 21. Ejercicio: Comentarios

Los siguientes ejercicios los debers realizar sobre el archivo Curso bases de datos, con el que
hemos ido trabajando a lo largo del curso. Por lo tanto, brelo.

Ejercicio 1: Crear comentarios


En este ejercicio aprenderemos a insertar comentarios en un documento, para realizar
aclaraciones o correcciones en l sin modificar su contenido.
1. Sita el punto de insercin donde quieras incluir el comentario. En nuestro caso, selecciona
el ttulo de apartado 1.6 Soluciones ejercicios consultas simples.
Recuerda que para encontrarlo fcilmente puedes ir a Vista y activar el Panel de
navegacin.
2. Haz clic en la pestaa Revisar, y en el grupo Comentarios pulsa Nuevo comentario

3. Aparece un globo en la parte derecha de la pantalla donde especifica el nombre del usuario
que est escribiendo el comentario. Ah es donde debes escribir el texto del comentario.
Escribe Quitar la palabra ejercicios para que guarde coherencia con los enunciados de
las soluciones de otros temas.
4. Repetimos las acciones para un segundo comentario. Sitate en el ttulo de apartado 2.4
Ejercicios MULTITABLA y seleccinalo.
5. Haz clic en Nuevo comentario

6. Escribe en l el texto Cambiar a minsculas.


7. Pulsa Guardar.

Ejercicio 2: Desplazarse por los comentarios


En este ejercicio veremos cmo movernos a travs de los comentarios.
1. Sitate en el inicio del documento presionando las teclas CTRL+INICIO del teclado. As se
apreciar mejor el desplazamiento.
2. En la ficha Revisar, grupo Comentarios, pulsa los botones Comentario
siguiente

y Comentario anterior

para desplazarte a travs de ellos.

Ejercicio 3: Bsqueda sobre comentarios


En este ejercicio vamos a buscar un comentario en concreto dentro del documento.
1. Abre la pestaa Inicio, despliega el men Buscar y selecciona Ir a. O bien pulsa las teclas
CTRL+I. Se abrir el dilogo Buscar y reemplazar.
2. En la pestaa Ir a selecciona de la lista de la izquierda la opcin Comentario y en el cuadro
despegable debes seleccionar el revisor de los comentarios que quieres ver. En este caso
ser tu mismo usuario, ya que slo t has insertado comentarios en el documento.
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3. Con los botones Anterior y Siguiente puedes navegar entre tus comentarios.

Ejercicio 4: Ocultar comentarios


En este ejercicio veremos cmo ocultar los comentarios.
1. En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, haz clic sobre Mostrar marcas y haz clic
sobre Comentarios para desactivar la opcin. Observars que ya no se muestran en el
documento.
2. Sin embargo, no se han borrado. Haz clic de nuevo en la opcin para activarla de nuevo y
volver a mostrarlos.

21.5. Control de cambios

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los
miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente
a cada miembro del equipo que realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.

Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones, los cambios de formato
estn especificados pero otras modificaciones no estn tan claras. A continuacin, estudiemos qu
tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya. Por ejemplo, en

esta imagen se ve que se ha aadido "de la BD" .


Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto con el prefijo Con formato, y
despus indica qu tipo de formato se ha aplicado. En este caso se ha cambiado la fuente a negrita
en las palabras "en una sola tabla".

Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor, en este caso
color rojo.
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Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical gris,
indicando que el documento ha sido editado y modificado.

Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada, igual que ya vimos para los comentarios
en el tema avanzado, personalizar los cambios.

Unidad 21. Avanzado: Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder a la pestaa Revisar y


desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:

Hacer clic en el botn Opciones avanzadas y aparece el dilogo Opciones de Control de


cambios, con varias posibilidades.

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En Inserciones y Eliminaciones podemos modificar el estilo con el que aparecen, (subrayado,


tachado, ...) y el color. Por defecto se asigna un color distinto a cada autor, pero si deseamos ver
todas las inserciones y eliminaciones del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos,
independientemente del autor. Lo mismo ocurre para los Comentarios respecto al color.
Como puedes ver, hay ms opciones que permiten un amplio control del formato.

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536

Para

activar

el Control

de

cambios debemos

pulsar

el

botn

de

la

pestaa Revisar en el momento que queramos que se registren los cambios. Otra forma de activar
el control de cambios es pulsando Ctrl+Mays+E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en
el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el
documento final tras los cambios.
Botones

de

la

pestaa

Revisar

pertenecientes

al

control

de

cambios.

El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el
documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas
verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la
derecha, es la opcin por defecto.
Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas, pero sin ninguna
marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as evitamos que por cada
cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar
bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.
Tambin podemos controlar el grado de revisin desde el men Mostrar marcas ya que
podemos elegir lo que queremos ver, basta marcarlo en la lista que se muestra, como se ve en la
imagen siguiente.

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Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una
ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento. Podemos elegir entre
formato horizontal o vertical.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.


Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el
control de cambios, despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas
de navegacin de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
- Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento
podemos desplazarnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar

para aplicar el cambio

propuesto.
- O automticamente
Desplegando la opcin Aceptar encontramos varias opciones:
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538

Aceptar y continuar con la siguiente.


Aceptar todos los cambios. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con
respecto al documento original.
Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios. Desplegando la
opcin Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la siguiente imagen.

Para practicar las revisiones realiza el ejercicio Control de cambios


Aparte de lo que estamos viendo en esta unidad, Word 2016 tambin muestra instantneamente
los cambios que realizan otros usuarios cuando se comparte un documento con el botn
Compartir

como veremos con detalle en la siguiente unidad.

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Unidad 21. Ejercicio: Control de cambios


En este ejercicio realizaremos algunos cambios en un documento y aprenderemos cmo llevar
un control sobre ellos, aceptndolos o rechazndolos.
1. Abre el archivo Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso
2. Pulsa el botn Control de cambios de la ficha Revisar.
Ahora, realizars los cambios que proponan los comentarios que insertamos en el ejercicio
anterior.
3. Modifica el ttulo 1.6 Soluciones ejercicios consultas simples eliminando la palabra
ejercicios.
Observa que la palabra sigue apareciendo, pero en rojo y tachada. El cambio se ha producido
correctamente.
4. Cambia a minsculas la palabra MULTITABLA del ttulo 2.4 Ejercicios MULTITABLA.
Hazlo eliminando la palabra y escribindola de nuevo.
Observars que la palabra en maysculas aparece en rojo tachada y la palabra nueva en
minsculas aparece junto a ella, en rojo y subrayada.
5. En
la
ficha Revisar,
grupo Seguimiento,
en
el
desplegable Todas
las
revisiones elige Original. Vers el documento tal y como estaba antes de realizar los
cambios.
6. Ahora, cambia el valor por Ninguna revisin. Vers cmo quedar tras las modificaciones,
pero sin ningn tipo de marca.
7. Vuelve a dejar el valor por defecto Todas las revisiones.
8. Cntrate ahora en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Contiene las herramientas para
aceptar
o
rechazar
cambios.
Pulsa
el
botn Aceptar.
Es posible que un mensaje te indique que no hay cambios ms all de donde est situado el
punto de insercin, en tal caso debers responder que S que deseas empezar a analizar el
documento desde el principio.
9. Se aceptar el primer cambio, realizado en el apartado 1.6, desapareciendo as las marcas de
revisin. Pulsa Siguiente para ir al siguiente cambio en el apartado 2.4 y pulsa el
botn Rechazar.
10. Observars que el cambio rechazado ha sido el ltimo realizado, es decir, la eliminacin de la
palabra MULTITABLA. En cambio la insercin de la palabra multitabla no se ha cancelado,
de modo que el texto que se muestra es 2.4 Ejercicios MULTITABLA multitabla
Este tipo de cosas ocurren a veces, por eso es interesante siempre, despus de aceptar o
rechazar cambios, observar el resultado.
11. Selecciona el texto MULTITABLA del ttulo y brralo.
12. Ahora, despliega el men del botn Aceptar haciendo clic sobre la pequea flecha triangular
que contiene. En l, elige Aceptar todos los cambios.
En realidad, esta accin no era necesaria, con Aceptar habra bastado, porque no tenamos
ms cambios en el documento, pero as prcticas para utilizar esta accin.
13. Pulsa los botones Siguiente y Anterior del grupo Cambios. Comprobars que no se realiza
ningn desplazamiento, y que un mensaje informa de que no se han encontrado cambios.
Esto es as porque ya no existe ningn cambio pendiente de ser aceptado o rechazado.
14. Pulsa Guardar.

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540

21.6. Comparar cambios sobre un documento


Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea
modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el
documento se guardarn los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre ellos, por
tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia
del documento original y lo podamos comparar.

Comparar el documento original con el documento modificado.

Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener
guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn
cambio sin activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos
utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios
debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar,

seleccionar la opcin Comparar...


Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.

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541

- Debemos seleccionar el documento original y el documento revisado, es decir el documento


con los ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra una pantalla nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de
los cambios producidos con respecto al documento original., como puedes ver en la siguiente
imagen.

Si hacemos clic en el botn Ms >> para ver ms opciones nos encontraremos varias opciones,
entre ellas, es muy interesante la que aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en,
que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.

Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.


Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento. Esta es la opcin
por defecto.

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542

Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios
producidos.
Aparte de estas opciones, tenemos todava otra posibilidad ms de mostrar la comparacin: Si
queremos ver una comparacin en la que aparezcan el documento original, el revisado y el
comparado, debemos abrir el desplegable Comparar, y luego en Mostrar documentos de origen,
elegimos, Mostrar ambos, como muestra la siguiente imagen.

Al hacer clic aparecern los tres documentos, como muestra la siguiente imagen.

Esta visin con los tres documentos permite ver en detalle todos los cambios.

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543

Comparar en paralelo dos documentos.


Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos el
documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).
- Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccionamos Ver en paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin vertical un
documento al lado del otro.

En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:

Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o desactivarse. Si est


activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro
documento tambin se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas
ventanas de los documentos, por si las habamos modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la edicin normal.

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544

21.7. Formularios
Los formularios son documentos normales de Word que estn diseados con campos para que
los usuarios los completen con informacin, por ejemplo, un formulario para rellenar los datos
necesarios para contratar un seguro de automvil. Por lo tanto, para crear un formulario partiremos
de un documento de texto, en el que incluiremos cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el
lector del documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o como una
plantilla. Lo ms habitual es protegerlo para que slo se pueda escribir en los campos preparados
para ello y no se pueda alterar el resto del documento. Ms adelante veremos cmo hacerlo.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha
de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaa
Archivo. En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Desarrollador en
el cuadro de la derecha que muestra las fichas disponibles.

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545

Aceptamos el cuadro de dilogo y ya disponemos de una nueva pestaa, llamada Desarrollador.

21.8. Propiedades comunes de los controles


En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al
documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer
clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Desarrollador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionndolo haciendo clic
sobre l, y pulsando en

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre: se
mostrara

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo
Diseo.

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546

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el


lector pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su
contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen
las vern.

Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.

Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido
por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en

, hacer clic sobre el control e introducir

el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrar como ayuda.

21.9. Controles de contenido


Los controles Texto enriquecido

y Texto

permiten introducir un cuadro de texto que

el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el control Texto
enriquecido permite usar y guardar textos con formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no,
que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se
crear como texto normal y el control desaparecer.

El control Imagen

, permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.

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547

Los controles Cuadro de lista

y Cuadro combinado

permiten al usuario elegir entre

una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado
aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista
aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del
control.

El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.


Podemos modificar o eliminar uno existente, con los
botones Modificar... y Quitar respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se
mostrarn con los botones Subir y Bajar.

El Selector de fecha

, despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.

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548

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formato
queremos que aparezca la fecha.

21.10. Proteger formularios


Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando
estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe
introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar
y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos
proteger el documento de la siguiente forma:

Primero,

debemos

marcar

la

opcin Restringir

edicin.

Abrimos

as

el

panel Restringir formato y edicin.

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549

La opcin que nos interesa la elegimos en la seccin Restricciones de edicin, activando la


casilla y seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como
una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado,
y guardar lo que rellenen como un documento normal.

Para practicar con los formularios realiza el ejercicio Crear formulario.

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550

Unidad 21. Ejercicio: Crear formulario

En este ejercicio aprenderemos a realizar un formulario.


La principal ventaja de este tipo de documentos es que podremos compartirlo con terceras
personas para que rellenen los datos en l. El usuario no podr modificar el diseo del formulario,
slo introducir los datos.

Preparacin previa del documento y el entorno:


Abre un documento en blanco de Word y edtalo para conseguir que presente el aspecto de
formulario. De momento slo debers preocuparte del texto fijo, sin incluir controles de ningn tipo.

Guarda el documento y llmalo Formulario cursos Office.

Ten en cuenta las siguientes consideraciones:

Hemos utilizado el tema por defecto Office.

El texto aulaClic tiene aplicado el estilo Ttulo, y adems una alineacin centrada.

El texto Informacin sobre los cursos de Office es un Ttulo 1.

Luego hemos introducido dos tablas de una columna y dos filas, que tienen el estilo
rpido Lista clara - nfasis 1.

Si tienes problemas para realizar este documento, debers repasar las unidades relativas al
formato y las tablas de este curso. En la carpeta de ejercicios del curso encontrars el

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551

archivo Formulario cursos Office para que puedas realizar el ejercicio a pesar de no conseguir el
resultado indicado.
Creacin del formulario:
1. Para insertar los controles necesitaremos utilizar la ficha Programador de la cinta. Si no se
muestra, haz clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activa la
casilla de la ficha en la columna de la derecha. Luego, pulsa Aceptar.
2. Pon el punto de insercin detrs de Nombre:
3. En la pestaa Desarrollador, grupo Controles, pulsa el icono Texto

4. Introduce otro control de Texto detrs de e-mail: y de Pregunta:


5. Introduce un Cuadro de lista

detrs de Curso:

Modificar las propiedades de algunos controles.


1. Haz clic sobre el control Cuadro de lista y pulsa el botn Propiedades del grupo Controles.
Vamos a introducir los valores que el usuario puede elegir.
2. En la lista de valores inferior, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. As eliminamos la
opcin de ejemplo.
3. Pulsa en Agregar.
4. Escribe Word y pulsa Aceptar.
5. Repite los dos ltimos pasos para introducir los valores Excel, Access y PowerPoint.
6. Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabticamente.
7. Pulsa Acepar.
8. Selecciona el control de texto que est junto a Pregunta: y pulsa el botn Propiedades.
9. Marca la opcin Permitir retorno de carro para poder escribir varias lneas y pulsa Aceptar.

A continuacin, modificaremos los textos informativos que se muestran en los controles


cuando stos an no han sido rellenados.
1. Activa el Modo Diseo pulsando en

2. Pulsa sobre el control de texto del Nombre y borra su contenido. Escribe Introduzca aqu su
nombre.
3. Repite la operacin con el resto de controles. Los textos sern:
email: Escriba su direccin aqu.
Curso: Seleccione un curso.
Pregunta: Escriba aqu su consulta.

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552

4. Ya puedes hacer clic de nuevo en el botn

para ver el resultado. Ser el

siguiente:

Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que
rellenen el formulario con sus datos modifiquen su diseo y contenido.
1. En la ficha Desarrollador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edicin.
2. Se abrir el panel Restringir formato y edicin. Marca la opcin Permitir slo este tipo de
edicin en el documento.
3. En el desplegable elige Rellenando formularios.
4. Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegrate de que has
desactivado el Modo Diseo.
5. Establece la contrasea aulaclic y pulsa Aceptar.

Por ltimo, vamos a guardar este documento como una plantilla.


1. Haz clic en Archivo > Guardar como.
2. El nombre Formulario cursos Office se mantendr, pero como tipo de archivo
escogeremos Plantilla de Word (*.dotx).
3. Pulsa Guardar. Ahora tendrs, por una parte, el documento normal de tipo docx, sin
controles, y la plantilla con el formulario completo, de tipo dotx.
4. Cierra el panel y el documento.

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553

Ejercicios unidad 21: Revisar documentos

Ejercicio 1: Resaltar
Abre el archivo Fiesta que creaste y modificaste en ejercicios anteriores. Debers resaltar
a Teresa, Beln y Gloria en la lista de personas que participan en el regalo en comn de la
pgina 2, para indicar que ya han entregado el dinero.
Supn que la lista fuese muy larga, y quisieras saber si una determinada persona ha pagado.
Realiza una bsqueda en que slo se tengan en cuenta las personas resaltadas para comprobar
si Pablo ha pagado.
No guardes los cambios.

Ejercicio 2: Comentar
Abre el archivo Clulas - grupo 2. Si lo recuerdas, creaste este archivo bajo el supuesto de que
debas entregarlo al profesor como un proyecto escolar. En el tema de seguridad lo protegiste para
que slo se pudiesen realizar comentarios sobre l.
Inserta un comentario en la portada con el texto No habis citado las fuentes, aunque es
evidente que ha sido la Wikipedia.
Si leste el avanzado sobre cmo cambiar el nombre del revisor, haz que el comentario aparezca
bajo el nombre de Profesor.

Luego, oculta los comentarios y guarda los cambios en el documento.

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554

Ayuda ejercicios unidad 21: Revisar documentos


Ejercicio 1: Resaltar
1. Abre el archivo Fiesta.
2. Despliega la paleta de colores de la herramienta de resaltado, en la ficha Inicio >
grupo Fuente.

Y haz clic sobre el color que prefieras.


3. El cursor cambiar de forma cuando lo situemos sobre el texto. Sitate en la pgina 2 y
selecciona a Teresa, Beln y Gloria en la lista de personas que participan en el regalo en
comn. Observa cmo se van resaltando.
4. Para comprobar si Pablo ha pagado, es decir, si est resaltado, utilizaremos la herramienta
de bsqueda. En la pestaa Inicio, despliega el men del botn Buscar para seleccionar la
opcin Bsqueda avanzada.
5. Aparece el dilogo Buscar y reemplazar. Haz clic en la pestaa Buscar y luego haz clic en
el botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda.
6. Pulsa sobre Formato y selecciona Resaltar.
7. Para comenzar la bsqueda pulsa sobre Buscar siguiente como siempre. Como Pablo no
est resaltado, un mensaje indicar que no hay coincidencias. Acepta.
8. Cierra el documento sin guardar los cambios.

Ejercicio 2: Comentar
1. Abre el archivo Clulas - grupo 2.
2. En caso de que vayas a cambiar el nombre del revisor, deber ser lo primero que hagas. Para
ello, haz clic en la pestaa Revisar y despliega el men Control de cambios, all
seleccionaremos Cambiar nombre de usuario. En la ventana que se muestra,
escribe Profesor como Nombre de usuario y Profe como Iniciales. Luego pulsa el
botn Aceptar.
3. Ya puedes insertar el comentario libremente. Haz clic en la zona vaca de la portada, o
selecciona un elemento de la misma (el ttulo, el nombre del grupo...) por completo.
4. Haz clic en la pestaa Revisar, y en el grupo Comentarios pulsa Nuevo comentario

.
5. El globo del comentario mostrado indicar que el autor es Profe1. Escribe dentro de l el
texto No habis citado las fuentes, aunque es evidente que ha sido la Wikipedia.
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555

6. Ahora ocultaremos el comentario. En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, haz clic


sobre Mostrar marcas y haz clic sobre Comentarios para desactivar la opcin. Observars
que ya no se muestra en el documento.
7. Guarda los cambios.

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Unidad 22. Compartir documentos. OneDrive


22.1. Introduccin
Hoy en da es cada vez ms importante el uso de internet para compartir documentacin y
trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas. Tambin es frecuente trabajar con
versiones de programas que no necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan
en la red, como, Word Online. Incluso podemos trabajar desde los tablets y telfonos mviles con
ducumentos de Word mediante la aplicacin Word App. En lugar de guardar los documentos en
nuestro dispositivo local (ordenador, tablet, smarphone) podemos guardarlos en internet, mediante
el servicio de Microsoft llamado OneDrive.
En esta unidad vamos a ver como compartir documentos Word de varias formas, aunque vamos
a hacer hincapi en compartir a travs de OneDrive por ser la ms importante. Por lo tanto, vamos
a explicar primero todo lo referente a OneDrive.
En la unidad 25 veremos Word Online, el Word gratis que se ejecuta en el navegador; y Word
App, el Word gratis para los smartphones y tablets.
En general, podemos decir que las ventajas del uso de internet para trabajar con documentos
superan a las desventajas, entre las ventajas podemos citar las siguientes:

Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintas
ubicaciones.

Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha


sufrido.

Facilita el acceso desde cualquier ubicacin a los documentos, inclusive desde terminales
mviles.

Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir prdidas o robos de


informacin de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.

Permite ejecutar programas desde la propia internet, sin instalar nada en nuestro dispositivo.

Tambin tiene algunas desventajas:

Si falla la conexin a internet no podremos acceder al documento.

La privacidad ya no depende de nosotros, debemos confiar en una empresa privada.

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557

22.2. OneDrive
Desde que Internet se extendi de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas
conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal caracterstica
es que no estn instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir
en "la nube". Para usar este tipo de programas slo necesitamos un navegador web y una conexin
a Internet.

Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es Office Online (Word online, Excel online, ...)
que permiten crear documentos de texto, hojas de clculo etc. El elemento inicial de estos
ecosistemas informticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una cuenta de
correo para tener acceso a todos estos servicios.
El complemento imprescindible para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es
poder guardar los archivos tambin en la nube. De ah han surgido servicios como OneDrive de
Microsoft. Aparte de estos programas que trabajan en la nube (Office Online y Word App) OneDrive
tambin se puede utilizar para guardar archivos de Word escritorio.
Tambin existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan
aparejados otros programas, como Dropbox o Box. A estos servicios se les suele llamar discos
duros virtuales o discos duros en la nube.
OneDrive es una buena solucin para compartir archivos entre diferentes dispositivos de
distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu mvil Android y
envirsela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa
y envirsela al ordenador MacBook de un familiar.

Qu es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un
ordenador o desde un dispositivo mvil (telfonos y tablets) se pueden subir archivos a la nube y
luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, OneDrive nos permite trabajar con
el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos
conectados a la red. OneDrive funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y
Android. Y tambin desde una aplicacin que podemos instalar en el ordenador y en dispositivos
mviles

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558

OneDrive tambin permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para cada
archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que
modifiquen el archivo o slo para que lo lean. Ms adelante ampliaremos este punto.
Para usar OneDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...).
Slo por eso Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 30 GB (en Febrero de
2015) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se ampla a
1 TB.

Qu se puede subir a OneDrive?


Como decamos, OneDrive est pensado fundamentalmente para usar con los programas de
Office y por lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y
Bloc de notas, pero tambin se pueden subir fotografas, msica y vdeos, as como archivos
comprimidos zip y en general, cualquier archivo de los tipos ms comunes.
Cmo usar/instalar OneDrive?
Bsicamente, hay dos formas de utilizar OneDrive:
1- OneDrive como servicio, sin instalar nada en el dispositivo (ordenador, tablet, smartphone). Lo
veremos a continuacin.
2- OneDrive como aplicacin de escritorio (o App) instalada en nuestro dispositivo (ordenador,
tablet, smartphone) que veremos un poco ms adelante.
En ambos casos hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.

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559

22.3. OneDrive como servicio


Puedes usar OneDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft
sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo mvil.
Es decir, para usar OneDrive como servicio slo necesitas darte de alta en una cuenta de
Microsoft.
Para acceder slo necesitas ir a la web de onedrive.com (o outlook.com) y dar tus datos de
acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenas ya. En este tema bsico lo tienes detallado. Cuenta
de correo de Microsoft
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya necesitaras hacer prcticamente nada ms
con OneDrive, simplemente iniciar sesin en Word con ese usuario y a partir de ese momento ya
podras guardar tus documentos de Word en OneDrive porque cada vez que vayas a guardar un
documento te aparecer una unidad OneDrive como un dispositivo ms.
Es decir, al hacer clic en el icono Guardar

desde Word aparecer una ventana similar a esta.

Y al hacer clic en OneDrive: Personal podrs guardar tu documento en la nube como si se


tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de OneDrive. Observa como
debajo aparece la cuenta con la que ests usando OneDrive.

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560

De todas formas, OneDrive tambin tiene su propia interfaz desde el navegador web para
manejar los archivos. Si vas a almacenar otro tipo de archivos distintos de documentos de Word es
interesante que la conozcas, en este tema bsico te la explicamos brevemente. Dentro de
OneDrive
Sincronizacin.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automticamente los archivos, de esta forma, los
archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro ordenador sin hacer nada ms.
Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet y del tamao de los archivos la
sincronizacin puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si ests dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo
desaparecer de tu pantalla de forma automtica,

Unidad 22. Bsico: Cuenta correo Microsoft

La empresa Microsoft, al igual que lanza los productos Office de escritorio como Excel, Access o
Word, tambin dispone de otros servicios que se ofrecen de forma gratuita a travs de internet. Un
ejemplo son los servicios Office Online, el programa de mensajera instantnea Skype o el correo
electrnico Outlook, entre otros. El nico requisito es poseer una credencial Microsoft.
Una credencial o cuenta Microsoft no es ms que un correo electrnico proporcionado por
Microsoft, con una clave de acceso. Para conseguirlo, debemos ir a la pgina web de Outlook o
de OneDrive.

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561

Ah encontraremos un enlace para proceder al registro, como Suscrbase gratuitamente. A


continuacin, encontraremos el formulario de alta:

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Los datos imprescindibles son:


- Elegir el correo electrnico que deseas (si ya est siendo ya utilizado por otra persona te
avisar).
- Elegir la contrasea secreta que te dar acceso a tu correo y confirmar tu identidad, validando
la credencial.
Con estos datos crear tu cuenta, dispondrs de una credencial que te permitir identificarte para
disfrutar de los servicios de Microsoft, como correo, OneDrive o la versin online gratuita de Office
2016, Word App, etc.
Luego puedes hacer clic en el icono de la parte superior derecha y se abrir un desplegable como
este:

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563

Al hacer clic en Ver cuenta o Configurar cuenta vers una pantalla donde puedes rellenar el
resto de tus datos, como muestra la siguiente imagen.

- Agregar una foto para tu perfil.


- Editar nombre para elegir el nombre que vern los dems.
- Cambiar la contrasea.
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564

- Agregar una opcin de pago, si vas a realizar compras en la tienda de Microsoft.


Tambin tienes un enlace para Ver bandeja de entrada del correo.

Unidad 22. Bsico: Dentro de OneDrive

Ya hemos dicho que para usar OneDrive desde Word como un disco duro en la nube no es
necesario hacer nada ms, ni siquiera entrar dentro de OneDrive.
Sin embargo, si quieres usar OneDrive para subir archivos distintos de Office dispones de la
interfaz propia de OneDrive.
Par entrar en ella debes ir a la web de OneDrive y dar tu usuario y contrasea. Si ests ya
conectado a Outlook, otra forma de entrar en OneDrive es hacer clic en la flecha que hay junto al
icono de Outlook y se abrir un desplegable donde podrs hacer clic en OneDrive.

Una vez dentro de OneDrive, la pantalla principal tiene el aspecto que puedes ver en la siguiente
imagen.

En la parte central tenemos las carpetas y los archivos que hay en ese momento subidos a la
nube. Puedes ver como hay archivos de varios tipos, de msica, de texto, documentos de excel,
de Word y presentaciones PowerPoint.

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565

En la parte superior tenemos el botn

que nos permite subir un archivo de nuestro

ordenador a la nube.
Sobre cada archivo se pueden realizar varias acciones, basta seleccionar el archivo para que
aparezcan en la barra superior

(tambin se puede pulsar con el botn derecho sobre el archivo para que aparezca un
desplegable con estas mismas opciones).
- Nuevo. Este comando permite abrir la aplicacin web correspondiente, segn se trate de un
archivo de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, ms adelante veremos cmo trabajar con estas
aplicaciones gratuitas en la nube.
- Cargar. Permite subir a la nube archivos de nuestro ordenador.
- Compartir. Podemos compartir el archivo con otros usuarios de OneDrive, podemos dar
permiso slo para leer el archivo, o tambin para escribir sobre l.
- Descargar. Permite bajar de la nube a nuestro ordenador el archivo.
- Mover a . Mueve el archivo seleccionado a otra carpeta.
- Copiar en . Copia el archivo seleccionado a otra carpeta.
- ... . Aqu hay otros comandos como renombrar, ver las propiedades, ...
El botn Nuevo

es el que nos permite crear un nuevo documento de Word, Excel,

PowerPoint o OneNote, y abrir la correspondiente Web App.

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566

En la columna izquierda de la pantalla principal de OneDrive tenemos los botones para ver
los Archivos,

slo

los

archivos Recientes, Fotos,

slo

los

archivos Compartidos.

los Equipos en los que el usuario tiene acceso a OneDrive.

22.4. OneDrive como aplicacin


En lugar de acceder desde dentro de Word o desde el navegador web, como acabamos de ver
en el punto anterior, podemos acceder a OneDrive desde una aplicacin. Hay dos tipos de
aplicacin, el primer tipo es para instalar en los dispositivos mviles, se llama OneDrive App y se
instala de la misma forma que Word App que veremos en la unidad 25, es decir desde la tienda de
aplicaciones correspondiente (Google Play, App Store, Tienda Windows) y el otro tipo de aplicacin
es un programa para instalar en el ordenador con sistema operativo Windows, que vamos a ver
a continuacin.
Puedes instalar en tu ordenador la versin aplicacin de OneDrive, de esta forma podrs ver
OneDrive como una unidad ms desde el explorador de archivos, sin necesidad de abrir Word o
ir a la web onedrive.com. La aplicacin OneDrive se ejecutar en tu ordenador y no en la nube,
aunque los archivos seguirn guardndose tambin en la nube.
Si no dispones de conexin a Internet podrs guardar un archivo en OneDrive en tu ordenador,
y cuando se restablezca la conexin, el archivo se subir a la nube automticamente.

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Si utilizas Windows 8 o Windows 10, la versin de escritorio de OneDrive ya viene instalada de


serie. En otro caso, para instalar el programa en un PC con Windows puedes ir a la pgina web de

OneDrive y pulsar en el botn

que se encuentra al final de la pgina.

Una vez instalada podrs anclarla en el men inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra
aplicacin de escritorio de Windows.
En Windows 10 se ve de esta forma

y en Windows 7

de esta otra
Al arrancar OneDrive vers la carpeta de OneDrive como una carpeta ms en el Explorador de
archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos normalmente. Lo mejor es que todos
los cambios se sincronizarn de forma automtica cuando haya conexin con Internet.

OneDrive no es el nico servicio existente de estas caractersticas, hay otros muy similares
como GoogleDrive (que apareci antes) y otros que slo ofrecen caractersticas de disco duro
virtual como DropBox. En este tema bsico lo explicamos un poco ms. OneDrive frente a servicios
similares
OneDrive no slo se puede ejecutar en un ordenador personal, tambin tiene versiones
adaptadas a los dispositivos mviles y tablets. Adems, funciona tanto en Windows Phone como
en Android y Apple. En las siguientes unidades lo veremos con detalle.

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568

Se puede desinstalar o desvincular OneDrive del equipo. En Windows 7 se desinstala como


cualquier otro programa, desde el Panel de control, Desinstalar un programa.
En Windows 10, puesto que OneDrive forma parte del sistema operativo, no se puede desinstalar,
pero si se puede desvincular, de forma que los archivos ya no se sincronizarn. Para ello hay que
hacer clic con el botn derecho en el icono de OneDrive en la barra de tareas de Windows 10 y
elegir Configuracin, en la ventana que se abrir. Aparecer una pantalla como la que ves a
continuacin.

Ya slo quedara pulsar en el botn Desvincular OneDrive, para realizar la desvinculacin. Esto
no supone que se pierdan los archivos de OneDrive, seguirn estando accesibles desde OneDrive
como servicio, en la web onedrive.com, y en otros dispositivos donde est instalado el programa
OneDrive.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Almacenamiento en OneDrive

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Unidad 22. Bsico: OneDrive frente a servicios similares

OneDrive es similar a Google Drive, actualmente Google Drive ofrece 15 GB. gratis mientras que
OneDrive da 30 GB. gratis. Google Drive tambin dispone de aplicaciones online gratuitas para
crear documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo, formularios y dibujos. Para usar
Google Drive hay que tener una cuenta de correo Gmail.

Hay otros servicios como Dropbox y Box que slo ofrecen almacenamiento, pero no tienen
correo, procesador de texto, hoja de clculo, ni presentaciones. Una ventaja de Dropbox es que es
muy conocido y fcil de utilizar, adems puedes crearte una cuenta con tu actual cuenta de
correo, ya sea esta de Gmail, Outlook, Yahoo, o cualquier otra. Con lo cual es ms fcil compartir
archivos con tus amigos ya que no tienen por qu crearse otra cuenta de correo.
Por ejemplo, si quieres compartir un archivo en OneDrive, todos tus amigos necesitarn estar
dados de alta en una cuenta Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...) mientras que, si lo haces
en Dropbox, pueden darse de alta con cualquier cuenta de correo que estn usando ya.
Apple tambin tiene un sistema de almacenamiento en la nube llamado iCloud con 5 GB. gratis.
Nota: Las cantidades de espacio ofrecido suelen cambiar cada cierto tiempo. Consltalas para
la fecha actual.

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Unidad 22. Ejercicio: Almacenamiento en OneDrive

En este ejercicio aprenderemos a acceder a OneDrive para guardar un documento. Si no


dispones de conexin a internet no podrs realizarlo.
1. Si no dispones de una cuenta Microsoft (Hotmail, Outlook...) debes crearla para realizar este
ejercicio.
2. Accede a la pgina web de Outlook o de OneDrive.
3. Pulsa en el enlace que dice Suscrbase gratuitamente. A continuacin, rellena el formulario
de alta.
4. Una vez ests dado de alta, entra en OneDrive, desde tu cuenta de Outlook pulsa en la flecha
que hay junto al icono de Outlook y se abrir un desplegable donde podrs hacer clic
en OneDrive.

5. Deja abierto OneDrive y abre Word 2016. Inicia una sesin en Word 2016 con la misma cuenta
que en OneDrive.
6. Abre un documento en blanco en Word escribe Mi primer archivo de Office en internet.
7. Haz clic en Archivo > Guardar.
8. En la parte izquierda aparecer el icono de OneDrive, haz clic sobre l.
9. En la parte derecha se mostrarn las carpetas predefinidas de OneDrive, elige una y da un
nombre al documento. Llmalo Primero y pulsa Guardar. Este archivo no existir en tu equipo,
a partir de ahora estar guardado en internet, para acceder a l desde cualquier lugar, siempre
y cuando dispongas de conexin.

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22.5. Compartir documentos Word usando OneDrive


A lo largo del curso ya hemos ido utilizando OneDrive para guardar documentos como si se
tratase de una ubicacin ms, de forma que podamos abrir el documento desde distintos
dispositivos, lo que puede considerarse como una forma de compartir el documento, desde
diferentes dispositivos, con nosotros mismos usando una sola cuenta de OneDrive. Ahora
utilizaremos OneDrive para compartir documentos con otros usuarios, usando cuentas diferentes
de OneDrive.
Desde la aplicacin Word escritorio podemos compartir un documento que tenemos abierto
pulsando en el botn

. Si el documento no est guardado en OneDrive, aparece este

panel pidindonos que lo guardemos primero en OneDrive:

Si el documento ya est guardarlo en OneDrive aparece directamente este otro panel para que
invitemos a otra persona:

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572

Debemos escribir la direccin de correo electrnico (email) en el campo Invitar a personas. Si lo


tenemos en la agenda de contactos de Outlook podemos pulsar en el botn de la derecha para
tomarlo desde la agenda.
A continuacin, podemos dejar la opcin por defecto Puede editar o abrir el desplegable para
elegir Puede visualizar, segn deseemos que el invitado pueda modificar el archivo o slo pueda
leerlo.
Tambin podemos incluir un mensaje (opcional) en el correo de invitacin que se enviar.
Al pulsar en el botn Compartir aparecer un mensaje diciendo que se est enviando un correo
electrnico a la persona invitada. Una vez esta acepte, el propietario del documento ver un panel
como el siguiente.

En este panel nos informa que el usuario aulaC ejemplos es el propietario en modo Edicin y
que el usuario aula Clic Puede modificar el documento (es el invitado).
A su vez, al invitado le llegar un email similar al que se muestra a continuacin:

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573

En este email, se informa al invitado que el propietario quiere compartir el documento


llamado Pedro.docx. Para aceptar la invitacin, slo hay que hacer clic en el nombre del
documento, o en el botn Ver en OneDrive. En este caso se abrir el documento en Word Online,
ya con el usuario del invitado (aula Clic) tal y como se ve en la siguiente imagen.

Ahora el invitado, si desea modificarlo, puede hacer clic en Modificar documento para que
aparezcan estas dos opciones:

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574

En la unidad 25 veremos cmo utilizar Word Online. Ahora usaremos Modificar en Word.
Obviamente, si el invitado no tiene instalado Word, no le aparecer la primera opcin.
Al hacer clic para Modificar en Word aparecen mensajes del navegador (por ejemplo, Chrome)
y del propio Office advirtiendo que el archivo que vamos a abrir puede ser peligroso, si no
conocemos a la persona que nos invita conviene hacer caso a estas advertencias y no abrir el
archivo, ya que cualquiera que conozca nuestra direccin de correo puede invitarnos.

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575

Si aceptamos abrir el archivo, se abre una ventana de Word escritorio con un mensaje de
advertencia y un botn Habilitar edicin, en la parte superior, como muestra la siguiente imagen.

Una vez hemos habilitado la edicin, ya podemos modificar el documento compartido. Cuando
guardemos el documento se sincronizar en OneDrive de forma que cuando la persona que nos
invit a compartir lo abra ver nuestras modificaciones.
Para saber si hay otros usuarios autorizados a modificar el documento basta hacer clic en el
botn

y en el panel Compartir veremos quienes tienen permiso para usar el

documento. Por ejemplo, la imagen siguiente muestra que el usuario aula Clic est editando el
documento y el usuario aulaC Ejemplos es el propietario del documento, pero no lo est editando
en ese momento.

Pero no slo eso, podramos estar modificando el mismo documento dos personas a la vez y
Word se encarga de gestionarlo todo para que nadie borre sin querer lo que ha modificado el otro.
Es decir, es posible modificar simultneamente un documento sin mayores problemas. Vamos a
verlo con ms detalle.
Modificar en tiempo real (simultneamente) un documento por ms de un usuario.
Cuando varios usuarios modifican un mismo documento a la vez aparece una ventana en la parte
derecha avisndolo, como puedes ver en la siguiente imagen

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576

Si contestamos que S, a cada usuario se le asigna un color, de forma que podemos ver las
modificaciones que est realizando la otra persona, ya que veremos una pequea bandera con el
color del usuario que las ha realizado.
Si mantenemos el cursor encima de la banderita, aparecer el nombre del usuario que lo ha
modificado.
Es decir, cuando estamos modificando un documento y otro usuario al que hemos invitado, lo
modifica al mismo tiempo, nos va apareciendo el texto que introduce marcado por la banderita de
su color. Dependiendo del ancho de banda de las conexiones a internet, el texto del otro usuario
tardar ms o menos en aparecer. En el caso de conexiones a 300 MB tarda apenas unos
segundos.

Cuando uno de los dos usuarios simultneos guarda o cierra el documento, el otro usuario recibe
un aviso de ello diciendo "El usuario xxx ya no est editando el documento", y puede continuar
modificando l solo el documento que habr incorporado los ltimos cambios realizados por el otro
usuario.
En cualquier momento, haciendo clic en el botn

veremos si hay otro usuario con

autorizacin a modificar el documento, y si lo est modificando en ese momento aparecer bajo su


nombre el rtulo Edicin en tiempo real, como se ven en esta imagen.

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Si al pulsar Guardar, otro usuario lo ha modificado desde que nosotros lo abrimos y esos
cambios no se han hecho visible todava en nuestro documento, nos aparece una ventana
avisndonos, como puedes ver en la siguiente imagen.

Al pulsar Aceptar, se guarda el documento incluyendo los cambios realizados por el otro usuario
y veremos esos cambios con un color de fondo verde claro.
Si, en el caso anterior, en lugar de pulsar en Guardar, pulsamos en Archivo, veremos un
mensaje con fondo amarillo, avisndonos que al guardar se incluirn los cambios realizados por el
otro usuario. Como muestra la siguiente imagen.

En principio, con este sistema no hay problema, el documento siempre conserva los cambios
realizados por los usuarios simultneos y somos conscientes de ello.
Sin embargo, se pueden dar algunas situaciones delicadas cuando dos usuarios intentan
modificar al mismo tiempo, la misma parte del documento. Es decir, hay algunas situaciones que
generan un conflicto.
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578

Conflictos en las modificaciones simultneas.


Cuando el ancho de banda es suficientemente amplio para ver las actualizaciones en tiempo
real, aunque no es muy probable, si es posible que dos usuarios intenten modificar en el mismo
instante una misma palabra. Si esto sucediese, un usuario vera como lo que acaba de escribir es
modificado como por arte de magia, ya que justo en ese instante el otro usuario lo ha cambiado, lo
cual no sera lgico. O quizs, no se dara cuenta que lo que acaba de escribir ha sido modificado
por otro.
Para evitar estas situaciones conflictivas, Word ha optado por evitarlas, es decir, no dejar que se
produzcan. Para ello, cuando un usuario intenta modificar el texto que el otro usuario est
modificando en ese momento, Word no le deja hacerlo, es decir, Word bloquea el texto en conflicto
y aparece un mensaje advirtiendo de ello al usuario bloqueado. Como se ve en la siguiente imagen,
en la barra de tareas aparece el texto "No puede hacer este cambio porque la seleccin est
bloqueada"

Al cabo de pocos segundos, el bloqueo desaparece automticamente, ya que el otro usuario


habr acabado de modificar esa parte del texto, y entonces s podremos modificarlo, incluso borrar
lo que acaba de escribir. Pero al haber unos segundos de margen el usuario se da cuenta de lo
que est ocurriendo porque aparecen las banderitas de colores de las que ya hemos hablado. De
esta forma, el usuario es consciente que el otro usuario est modificando la misma zona de texto.
Como estamos viendo el sistema de compartir documentos en Word 2016 es bastante completo
y funciona bien.

Dejar de compartir.
Desde OneDrive hay que situarse en el archivo que queremos dejar de compartir, para ello desde
el men lateral de OneDrive podemos ir a la secin Compartido y seleccionar el archivo, entonces,
hacer clic en Puede editar para desplegar las opciones, y elegir Dejar de compartir.

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579

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el documento para
compartir. Puedes aprender cmo en el siguiente avanzado: Preparar un documento para
compartir

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580

Unidad 22. Avanzado: Preparar un documento para compartir

Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que comprobemos que no
contiene informacin oculta o algn componente no compatible con versiones anteriores, as como
que est realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen
alguna discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas
comprobaciones de forma automtica. Las encontramos en la pestaa Archivo > Informacin y
pulsamos el botn Comprobar si hay problemas.
Se desplegar un men con tres opciones:

Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de dilogo que permite escoger qu caractersticas se inspeccionarn de entre
las

siguientes: Comentarios,

revisiones,

versiones

anotaciones, Propiedades

del

documento e informacin personal, Datos XML personalizados, Encabezados, pies de


pgina y marcas de agua, Contenido invisible y Texto oculto. Simplemente debemos dejar
marcadas las casillas de verificacin de las caractersticas que queremos que se inspeccionen y
pulsar el botn Inspeccionar.
Se mostrar el resultado de la inspeccin en la propia ventana, con botones que te
permitirn Quitar todo el contenido que podra generar problemas. Si decides quitarlo, los cambios
no se podrn deshacer.
Comprobar accesibilidad:

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581

Aparecer un panel de accesibilidad en el lateral derecho del documento. En l podremos


encontrar una serie de advertencias si el documento contiene errores que puedan dificultar la
accesibilidad al documento.

En el ejemplo de la imagen vemos varios errores y advertencias.


En la zona inferior informacin adicional explicando el motivo por el cual se recomienda realizar
la modificacin y el procedimiento a seguir para corregirlo.
Debers realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que el documento sea accesible.
Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa situada arriba a la derecha. Y si quieres,
puedes comprobar de nuevo el archivo para ver si ya est todo solucionado.
Comprobar compatibilidad:
Te permitir saber si el documento lo podrn abrir y visualizar sin problemas las personas que
no utilizan Word 2016, sino una versin anterior.
Al hacer clic en la opcin se abrir una ventana que te informar de si hay caractersticas
incompatibles.
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582

Desde el botn Seleccionar versiones para mostrar se puede elegir qu versiones queremos
que se comprueben si son compatibles. Existen tres posibilidades: Word 97-200, Word 2007 y
Word 2010. Se pueden marcar todas.
En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarn en el resumen. Pulsamos Aceptar.
Para que el documento sea compatible, deberemos pulsar el botn Guardar. Es posible que se
muestre un aviso. En l podremos elegir entre:
- Pulsar Continuar, para que el archivo se convierta a un formato compatible, y se pierda as la
informacin que no se pueda adaptar.
- Pulsar Cancelar. Y guardar una copia del archivo en un formato reciente. De sta forma
dispondrs de una copia compatible pero no perders la original. Para hacerlo, recuerda que debes
ir a Archivo > Guardar como. All escogers el tipo de archivo Libro de Word (.docx). Cuando
abras el nuevo documento se abrir en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma
ms fidedigna posible a la copia original.

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583

22.6. Compartir: Correo electrnico


Una tarea muy comn suele ser la de compartir el documento a travs de internet. Word 2016
facilita esta tarea.
Accede al men Archivo > Compartir. Y veremos estas cuatro posibilidades una por una. La
primera Invitar a personas es el mismo caso que ya vimos anteriormente en el punto Compartir
documentos Word usando OneDrive

Adems, si el documento que queremos compartir ya est guardado en OneDrive al pulsar


en Archivo > Compartir aparecen

dos

opciones

ms: Obtener

un

vnculo

de

uso

compartido y Compartir en redes sociales, que veremos al final.


Empezaremos por Correo electrnico.
Al hacer clic en Correo electrnico aparecen las siguientes posibilidades:

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584

Enviar como datos adjuntos, consiste en enviar un correo electrnico con una copia simple
del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del
mensaje no dispone del programa Word, ni de ningn lector de este tipo de archivos, no podr
leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimtico capaz de
interpretarlo.
Enviar un vnculo, lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del correo electrnico.
Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin
acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opcin debemos guardar
previamente el documento en una ubicacin compartida, por ejemplo, OneDrive.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informacin,
solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar
informacin que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es
que el receptor no necesitar tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es
gratuito.
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Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no es estndar,
ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no
sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax
online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente
botn.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envo ordenando
al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una
cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.

22.7. Compartir: Presentar en lnea


Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opcin Presentar en lnea.

En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente informacin descriptiva sobre lo que es


una presentacin en lnea.

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586

Bsicamente, una presentacin la lnea consiste en enviar un vnculo para que los usuarios a
los que se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la presentacin del documento
durante el tiempo que dure esta. Durante la presentacin los espectadores pueden enviar notas al
propietario. Tambin pueden dejar que sea el propietario el que vaya desplazando el documento
para que todos tengan la misma visin en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar el documento,
marcando la casilla correspondiente.
Cuando el propietario del documento decida acabar con la presentacin pulsar un
botn Finalizar y el documento desaparecer de los navegadores de los espectadores.
Aunque se llama presentacin, y est especialmente pensada para presentaciones de
PowerPoint, tambin puede hacerse para un documento de Word.

22.8. Compartir: Publicar en blog


Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opcin Publicar en blog.

En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente informacin descriptiva sobre lo que es


una publicar en un blog.

Como sabemos un blog es un sistema de publicacin de artculos en la web estructurada por


fechas. Si estamos dados de alta en uno de los blogs compatibles ( WordPress, Blogger, ...)
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podremos publicar nuestro documento de Word como un artculo ms de ese da de forma


prcticamente automtica.
Una vez pulsado el botn Publicar en blog nos aparecer una pantalla para asociar nuestra
cuenta de Microsoft con la cuenta del blog. Deberemos indicar el blog y entraremos en un asistente
que nos guiar en el proceso de publicacin. Es necesario conocer el usuario y contrasea del
blog. En la unidad 24 ampliaremos este punto.

22.9. Compartir vnculos y redes sociales


Si el documento que queremos compartir ya est guardado en OneDrive al pulsar en el
botn Compartir

aparecen

dos

opciones

ms: Enviar

como

datos

adjuntos y Obtener un vnculo para compartir.

Con la opcin Enviar como datos adjuntos aparece el siguiente panel con dos opciones.

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Si elegimos la primera opcin Enviar una copia, se abrir la pestaa Mensaje para que
enviemos el documento Word como un archivo Adjunto, como puedes ver en la siguiente imagen.
Slo habr que rellenar el campo Para... con la direccin electrnica de la persona a quien se lo
enviamos, en el campo Adjunto ya se habr incluido el archivo. Por supuesto, tambin puedes
rellenar el campo del cuerpo del mensaje.

Si elegimos la segunda opcin Enviar un PDF, se abrir igualmente la pestaa Mensaje para
que enviemos el documento Word en versin PDF como un archivo Adjunto, como puedes ver en
la siguiente imagen. En el campo Adjunto ya se habr incluido el archivo en PDF.

Con la opcin Obtener un vnculo para compartir podemos obtener un vnculo para
colocarlo en una pgina web y que cualquier persona que acceda a esa pgina pueda ver el
documento de Word. De esta forma podemos compartir el documento con un gran nmero de
personas sin necesidad de conocer su correo electrnico. Podemos elegir entre crear un vnculo
de visualizacin que slo permite leer Vnculo de slo vista , o un vnculo de edicin que permite
modificar el documento Editar vnculo.

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Para crear el vnculo hay que hacer clic en uno de los dos botones y aparecer el vnculo con
un botn Copiar al lado, como puedes ver en la siguiente imagen.

Ya slo quedar pegar el vnculo en la pgina web o lugar que deseemos, por ejemplo en las
redes sociales.
Podemos hacer que el vnculo deje de funcionar en cualquier momento, pulsando el botn
derecho y eligiendo Deshabilitar vnculo, como se ve en la siguiente imagen.

Compartir en redes sociales.


Otra forma de compartir el vnculo en las redes sociales es desde OneDrive. Ves a la pgina
web de OneDrive y selecciona el documento, luego pulsa el botn Compartir, y a continuacin
pulsa en Obtener un vnculo, elige Solo lectura o Editar y pulsa el botn Crear vnculo, vers
una pantalla como la que se muestra a continuacin.

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Slo tienes que hacer clic en el icono de la red social que desees (Facebook, Twitter,) y se abrir
la ventana para que des tu usuario en la red social.

22.10. Guardar en SharePoint


Microsoft SharePoint, es una aplicacin orientada a la empresa de que permite trabajar junto con
el paquete Office 2016. Permite crear un entorno comn mediante el cual compartir documentos,
contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organizacin. Tambin
existe la versin SharePoint Online.
Por ello, en Word 2016, si disponemos de SharePoint, en el
men Archivo > Compartir podremos guardar el documento en SharePoint. As guardaremos el
documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:
- Centralizacin de recursos. Varias personas pueden trabajar simultneamente sobre un
documento.
- Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que
se les enven notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en
distintos puntos geogrficos, porque les permite trabajar contra un servidor comn.

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Ejercicios unidad 22: Compartir documentos. OneDrive


Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet. Practicaremos como subir
a OneDrive archivos que no sean documentos Word.

Ejercicio 1: Guardar imgenes en OneDrive


Abre OneDrive desde el navegador web, entrando por OneDrive.
Crea una carpeta llamada fotos.
Sube un archivo de imagen a esa carpeta. Por ejemplo, el archivo foto.jpg que encontrars en
la carpeta de ejercicios del curso, u otra foto que tengas en tu ordenador.
Vuelve a Word para insertar la foto dentro del documento, al final del mismo.
Guarda los cambios.

Ayuda ejercicios unidad 22: Compartir documentos. OneDrive


Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet.

Ejercicio 1: Guardar imgenes en OneDrive


1. Accede a la pgina web de OneDrive con tu usuario.
2. Haz

clic

en

el

botn Nuevo de

la

barra

superior

elige Carpeta

3. Se abrir un cuadro de dilogo, escribe el nombre de la capeta fotos y pulsa el botn Crear.
4. Se crear la carpeta fotos, haz clic sobre ella para entrar.
5. Ahora pulsa el botn Cargar
se abrirn dos opciones, elige Archivo, y se abrir
el navegador de archivos de Windows. Busca el archivo foto.jpg que encontrars en la carpeta
de ejercicios del curso, u otra foto que tengas en tu ordenador.
6. Abre el documento Primero, que creaste en el ejercicio paso a paso de esta unidad, bscalo
en tu OneDrive.
7. Pulsa Ctrl + Fin para ir al final del documento.
8. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en Imgenes en lnea.
9. Aparecer un cuadro de dilogo para que busques en Bing o en OneDrive, haz clic en el
botn Examinar que aparece al lado de One Drive
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10. Haz clic en la carpeta fotos para entrar dentro.


11. Selecciona la foto que acabas de subir (foto.jpg) y pulsa el botn Insertar.
12. La foto se insertar en el documento de Word. Guarda el documento.
Lo importante de este ejercicio es que comprendas que Word est perfectamente integrado con
el servicio de OneDrive, podemos insertar objetos que se encuentren almacenados en l fcilmente

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Unidad 23. Pginas web con Word


Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que est especialmente diseado
para crear pginas web, pero su utilizacin requiere un cierto nivel de especializacin en ese tema.
Ante el poco xito de Expression Web, Microsoft ha decidido parar su desarrollo en la versin 4 y
dejarlo para su descarga gratuita, con lo cual es una buena opcin como un programa gratis de
edicin web.
Dado que una pgina web, en el fondo, no es ms que texto, Word incorpora un editor de
pginas Web bsico para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una
forma sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una pgina en lenguaje
HTML sin conocimientos previos de programacin o diseo. En esta unidad descubrirs lo fcil que
es.
Aunque si vamos a trabajar habitualmente con pginas web, Word no es la herramienta ms
adecuada y nos interesar utilizar un editor especfico para pginas web. Los hay gratuitos, como
el citado Expression Web o Kompozer, y de pago como Dreamweaver.

23.1. Crear o editar pginas Web


Para crear una nueva pgina, lo haremos creando un documento normal. Ya nos
preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Para editar una pgina ya existente:

Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el
men contextual, elegir Abrir con > Word.
Puede ocurrir que Word no pueda abrir la pgina HTML por algn problema con el
contenido. Por ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, si usa DTD. En estos casos
hay que eliminar la instruccin que impide el acceso.

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594

Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o
en la pestaa Vistas.

A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para
el resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los
formatos de Word, y al guardarla, se modificarn.

23.2. Insertar y modificar hipervnculos


Un hipervnculo (o hiperenlace) puede ser una palabra, frase o grfico. Se caracteriza porque al
hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hipervnculo. Cuando pasamos el
cursor por encima de un hipervnculo, Este cambia de forma y toma la forma de una mano.
Los hipervnculos pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el
mismo servidor o en uno distinto, a una direccin de correo electrnico, a un archivo PDF, etc.
Para insertar un hipervnculo ir a la pestaa Insertar, pulsar el botn Vnculo, y
luego Hipervnculo.

Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el


campo Texto y el campo Direccin, veamos cmo hacerlo:

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Texto.
Es el texto que contiene el hipervnculo, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya
aparecer en este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen,
deberemos seleccionarla antes de hacer clic en el botn de hipervnculo, y veremos que el texto
que se muestra es <Seleccin del documento>.

Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin
completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.aulaclic.es/index.htm .
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la
primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.es)
Si

la

pgina

estuviese

en

otro

directorio

habra

que

indicarlo,

por

ejemplo, Word2016/tema_14_word.htm.
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo
nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos
haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace
colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde la pestaa Insertar,

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596

seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre del
marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores.
3.- Crear nuevo documento. El hipervnculo nos llevar al documento que vamos a crear en
este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el
campo Nombre

del

nuevo

documento.

En

el

documento

original

se

rellenar

el

campo Direccin con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de
correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hipervnculo se
abrir el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para
enviar el correo a esta direccin.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.

Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el
texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hipervnculo y lo mantenga
un cierto tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hipervnculo. Slo
funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un archivo, con este botn podemos
elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos
el comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la
pgina a la que queremos que nos lleve el hipervnculo que estamos insertando. La direccin (URL)
de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos
seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en
una ventana como esta para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el
usuario pulse en el hipervnculo, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se
insert el marcador.

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Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames, aqu podemos
elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo. Al hacer clic en
este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco de
destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.

Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word
genera automticamente un hipervnculo a esa direccin.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hipervnculo y pulsar el botn derecho del ratn
aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de
dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
caractersticas del hipervnculo.

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23.3. Guardar la pgina


Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no
lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos
guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar la pestaa Archivo y la opcin Guardar o Guardar
como. El proceso ser el mismo, tanto si se trata de una pgina nueva como si queremos guardar
un documento de Word como pgina web.

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El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo,


eligiendo Pgina web en el desplegable donde especificamos el tipo:
Podemos elegir varias opciones:

La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web, pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una en un
archivo y estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos pgina Web de un slo archivo, se genera un nico archivo que lleva incorporadas
las imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro del
documento, en un archivo .htm las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto donde se especifica
el Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
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Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando
guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web, que est definido
por la etiqueta <title>. Este ttulo es el que se ver en la barra de ttulo del navegador y en lista
de Favoritos, cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos, y tambin el ttulo que se suele ver
cuando un buscador lista nuestra pgina.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de
Word, escogiendo el tipo adecuado.

23.4. Convertir a HTML


Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas
de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina
en un navegador como Internet Explorer, Firefox o Chrome.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y
el contorno no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas
caractersticas de formato desaparecen.
Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos
los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el
texto en varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas
hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin
puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de
lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.
Convertir con Dreamweaver
Como ya hemos dicho Word no es muy adecuado para trabajar con pginas web pero la
posibilidad de transformar un documento word en pgina web si puede ser muy til en determinadas
circunstancias. Si tenemos un documento escrito en word que queremos transformar en una pgina
web y disponemos de un editor de pginas web como, por ejemplo, Dreamweaver, podemos
hacerlo de dos formas.
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601

Si es un documento corto y sencillo, sin mucho formato aplicado, podemos copiar el texto desde
el documento de Word y pegarlo en un documento HTML en blanco, abierto desde el editor de
pginas web, teniendo activa la vista Diseo en Dreamweaver.
Si el documento contiene muchos elementos de formato que queremos conservar, podemos
hacerlo en dos pasos, primero guardaremos el documento Word como pgina web, y luego
abriremos ese documento html desde el editor de pginas web para retocarlo, si fuese necesario.
Concretamente el editor Dreamweaver tiene un comando especfico para este caso, se trata del
comando Limpiar HTML de Word, como puedes ver en la siguiente imagen.

Al guardar un documento Word como pgina web desde el propio Word, se genera mucho cdigo
en el documento resultante que puede hacerlo dificil de tratar desde Dreamweaver, en ese caso el
comando Limpiar HTML de Word puede resultar muy til, ya que simplifica el cdigo HTML.
Para practicar lo visto hasta ahora realiza los ejercicios Crear una pgina web y Convertir
documento maestro a web

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Unidad 23. Ejercicio: Crear una pgina web

En este ejercicio aprenderemos a crear una pgina web a partir de un documento de Word.
Tambin veremos cmo incluir hipervnculos, ya que son un recurso imprescindible en cualquier
pgina.
1. Abre el documento Unidad, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso.
2. Selecciona el encabezado Unidad 1. Mi primer documento.
3. Haz clic en la ficha Insertar, grupo Vnculos, y pulsa Hipervnculo.
4. En la ventana que se muestra, asegrate de que est marcada la opcin Archivo o pgina
web existente de la botonera de la izquierda.
5. En el cuadro de texto inferior llamado Direccin es donde debers escribir la ruta de la pgina
que quieras enlazar. En nuestro caso escribimos http://www.aulaclic.es/word-2016 que
enlazar con el curso de Word de la web de aulaclic.
6. Luego, pulsamos Aceptar.
7. Al situar el cursor sobre el ttulo del apartado, un pequeo globo informativo nos indicar que
pulsando la tecla CTRL y haciendo clic sobre l se seguir el enlace. Hzlo para comprobar
que funciona correctamente. Recuerda que si no dispones de conexin a internet en ese
momento se mostrar un mensaje de error.
8. Ahora, guardaremos el resultado como una pgina web, en vez de sobreescribir el archivo de
Word docx existente. Para ello, haz clic en Archivo > Guardar como.
9. Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo de la pgina. Por defecto ser el texto que se estableci con el estilo Ttulo o
el que indicamos en la portada. Podramos modificarlo desde el botn Cambiar ttulo. En esta
ocasin no lo haremos.
10. Pulsa el botn Guardar. Si existe alguna incompatibilidad de formato que Word no pueda
pasar a formato HTML propio de las pginas web, nos informar en un mensaje. Deberemos
considerar si son incompatibilidades relevantes o no. En nuestro caso slo nos informa de que
no podr adaptar los estilos subrayados, pero eso no es de demasiada trascendencia, as que
pulsa Continuar.
11. Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, en caso de tener
varias pginas numeradas, los nmeros de pgina desaparecen puesto que slo tenemos una
pgina web.
12. Slo nos queda comprobar que el enlace que hemos creado en este ejercicio funciona
correctamente. Haz CTRL+clic sobre el ttulo Unidad 1. Mi primer documento. La pgina de
aulaclic se abrir en el navegador.
13. Cierra el documento.

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603

Unidad 23. Ejercicio: Convertir documento maestro a web


En este ejercicio veremos lo fcil y cmo que resulta crear un sitio web a partir de un documento
maestro y sus subdocumentos.
1. Crea una carpeta llamada CursoTemario.
2. Copia en esta carpeta el archivo temario.docx que utilizamos en el tema de los documentos
maestros. Recuerda que este documento es un documento maestro que tiene asociados unos
subdocumentos (uno por cada tema), cada subdocumento est guardado en un archivo docx
que hemos llamado 1.docx, 2.docx, etc.
3. Copia tambin en esta carpeta todos los subdocumentos. Ya podemos empezar.
4. Abre en Word el documento Temario, el que est en la carpeta que acabas de crear.
5. Aplica el comando Expandir subdocumentos.
6. Haz clic en Archivo > Guardar como.
7. Cambia el tipo de archivo a Pgina web filtrada.
8. Pulsa el botn Cambiar ttulo y escribe Curso de prueba.
9. Pulsa el botn Guardar. Si existe alguna incompatibilidad de formato que Word no pueda
pasar a formato HTML propio de las pginas web, nos informar en un mensaje. Deberemos
considerar si son incompatibilidades relevantes o no. En este caso respondemos S.
10. Slo nos informa de que no podr adaptar los estilos subrayados, pero eso no es de
demasiada trascendencia, as que pulsa Continuar.
11. Luego, sale otro mensaje en el que nos avisa que guardar automticamente los
subdocumentos en nuevos archivos... Pulsa en Aceptar para que se cree una pgina web por
cada subdocumento.
12. Al cabo de un momento (si tienes muchos subdocumentos puede que le cueste un poco),
tendrs el archivo Temario con hipervnculos a las dems pginas (los subdocumentos que
se han convertido en pginas).
13. Slo nos queda comprobar el resultado. Cierra el documento y Word.
14. Abre la carpeta CursoTemario y vers en ella los documentos htm creados.
15. Abre el archivo temario.htm, es una pgina web normal y corriente que en este caso slo
tiene enlaces, un enlace a cada subdocumento que ahora se ha convertido en pgina web.
16. Haz clic sobre el primer enlace, observa cmo se abre la pgina correspondiente al primer
tema. Con la flecha Atrs del navegador vuelves al ndice.
Hemos partido de documentos con poco contenido y no queda demasiado vistoso, pero te da
una idea de lo fcil que puede llegar a ser la creacin de un sitio web a partir de por ejemplo unos
apuntes tuyos que tengas en Word.
Imagina que tienes los temas de tu asignatura redactados en Word, en un documento por tema.
Slo tienes que crear el documento maestro e incluir en l cada tema como subdocumento y
luego Guardar como Pgina web.

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604

Si tuvieras que redactar las pginas web desde cero entonces sera ms recomendable utilizar
un programa especfico de diseo de pgina web.

23.5. Publicar en Internet


Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista
desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que te vamos a indicar, sin
gastarte un duro.
Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un
servidor de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP
fija, una conexin a la red y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es
gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que
comparten su informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan
hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor tiene cierta complejidad y se sale del mbito de este curso,
adems necesitaras una conexin permanente a Internet y un ordenador con el servidor web en
funcionamiento las 24 horas del da. S es ms accesible instalar en servidor local como WAMP,
en el curso de Dreamweaver de aulaClic lo tienes explicado.
Sin embargo, hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios
gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A
continuacin, te vamos a indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es
muy similar.
Obtener espacio gratuito
Inscribirse en un sitio que ofrezca servicio de almacenamiento web gratuito como Google
Sites o Galen
Proveedores de acceso
Cuando contratas un servicio de conexin a Internet a travs de un proveedor, suelen ofrecer de
forma gratuita un espacio web en sus servidores. Si ya tienes contratada una conexin a Internet,
revisa las condiciones porque probablemente tienes derecho a un espacio gratuito en el servidor.
Servidores de pago
Si quieres tener un lugar ms profesional donde colocar tus pginas o las de tu empresa puedes
utilizar los servicios de empresas especializadas que por menos dinero de lo que piensas te ofrecen
muchos servicios, prueba a visitar Arsys , Acens o Alojalia y ver sus condiciones y tarifas.
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605

Colocar tus pginas en internet.


Una vez hayas elegido el espacio web donde hospedars tus pginas debes seguir las
instrucciones que te darn para transferir tus pginas web a su servidor. Normalmente se hace
mediante un programa de transferencia por FTP, como Ws_Ftp, utilizando el usuario, contrasea
y DSN que te proporcionen. Los proveedores tambin suelen proporcionar ftp va web, fcil de
usar y sin tener que instalar nada en tu ordenador. Una vez accedes vers dos ventanas, una con
los ficheros de tu ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, y mediante unos botones
podrs pasar los ficheros de un lado al otro. As de fcil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en internet
tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo.
Http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm. Si la direccin que te asignan es larga y
complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin como la que ofrecen algunos
sitios web gratuitamente o bien utilizar un dominio gratuito, durante un ao, como los
dominios Dot TK.

23.6. Consejos de diseo


Con lo visto hasta ahora ya podramos salir del paso si quisiramos crear una pgina web sencilla
y publicarla en internet. Sin embargo, vamos a darte algunos consejos que te resultarn tiles en
su diseo.
Conviene no hacer las pginas demasiado pesadas, cuanto ms grandes ms tardarn en
cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina. El material grfico y
multimedia es el que ms espacio ocupa, por eso no es recomendable sobrecargar las pginas con
imgenes de alta resolucin. Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn
el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en
porcentaje) que absolutas (en pixels). Y an mejor utilizar tcnicas de diseo web fluido o
adaptativo.
Conviene utilizar etiquetas DIV para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que
se siten en el sitio que ms nos interese, es decir, para maquetarla.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG.
Facilitar la navegacin con ndices o mens, ttulos en cada pgina y flechas para avanzar y
retroceder. Esto es fundamental, ya que un sitio web no es ms que un conjunto de pginas y el
usuario que la utilice siempre debe saber cmo moverse de una a otra y en qu apartado est
situado en cada momento.

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Ejercicios unidad 23: Pginas web con Word

Ejercicio 1: Guardar como pgina web


Crea una pgina web que contenga la informacin del archivo Curso bases de datos. El ttulo
de la pgina ser Curso de bases de datos. Bsicamente, se trata de guardar el archivo como
una pgina web.

Ayuda ejercicios unidad 23: Pginas web con Word

Ejercicio 1: Guardar como pgina web


1. Abre el documento Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del
curso.
2. Haz clic en Archivo > Guardar como.
3. Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo de la pgina. Por defecto es Curso de SQL. Pulsa el botn Cambiar ttulo y
escribe Curso de bases de datos.
4. Pulsa el botn Guardar.
5. Se mostrar un mensaje con las incompatibilidades. Haz clic en Continuar.
6. Ahora, el documento se muestra en la vista Diseo web.
7. Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, la tabla de
contenidos que tenamos a modo de ndice en la primera pgina ha cambiado de estilo y es
ahora una lista de enlaces que podemos probar con CTRL+ clic.
8. Ahora puedes practicar la creacin de hipervnculos como se ha visto en la unidad de teora.
9. Cierra el documento.
Ya tienes la pgina lista para ser publicada.

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607

Unidad 24. Publicar en un blog con Word


24.1. Introduccin
Hace unos aos quien quera estar a la ltima y tener presencia en internet quera crear una
pgina web. Los usuarios menos expertos trataban de buscar soluciones como la que hemos visto
en la unidad anterior para crear sus pginas personalizadas de forma sencilla y sin invertir
demasiado capital en ello. Fue la poca en que requeramos tener un pequeo informtico dentro,
en que sentamos que nos quedbamos atrs si no invertamos tiempo en aprender informtica a
nivel tcnico.
Hoy en da eso ya no es as. Existen muchas soluciones gratuitas y fciles de utilizar que permiten
la publicacin de contenidos en internet sin necesidad de disponer de ningn conocimiento tcnico.
El concepto ha cambiado, ahora las grandes compaas especializadas son las que se preocupan
de disear buenas herramientas que estn a disposicin de los usuarios de forma gratuita. As,
nosotros nos preocupamos nicamente de generar informacin. Un ejemplo de ello son los blogs.
Un blog no es ms que una pgina web donde se publican noticias (entradas) que pueden
ser comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas publicaciones se ordenan
automticamente en un rbol cronolgico que sirve de archivo, como un cuaderno de bitcora.
Tienden a ser espacios donde compartir informacin muy concreta, sobre una empresa, una aficin
o un tema en concreto. Lo habitual es que su contenido sea pblico, es decir, est al alcance de
cualquier internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades podremos hacer que su
acceso est limitado a ciertas personas, por ejemplo, los empleados de una compaa.
La gestin de un blog es muy sencilla, nicamente hay que registrarse en un sitio que ofrezca
este tipo de servicio, como blogger.com (de Google) o WordPress.com. Luego deberemos
identificarnos con el usuario y contrasea que hayamos escogido y ya podremos gestionar su
contenido, diseo, formato y preferencias de configuracin a travs de su pgina. La mayora de
los blog son gratuitos.
Y qu papel juega Word en todo esto?
Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sera que cada vez que quieras publicar una
nueva entrada o noticia en l, iniciaras tu navegador web, accedieses a la pgina del blog, te
identificases y escogieses la opcin de publicacin de entradas. Word pretende facilitarte este
proceso, de modo que configurando tu cuenta en el programa Word puedas escribir y publicar
entradas desde el propio programa sin necesidad de acceder a la web.
Esta opcin es muy cmoda, especialmente para las personas que estn acostumbradas a
trabajar sus documentos con Word y que ya manejan con soltura las distintas opciones del
programa.

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608

24.2. Crear un blog


El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un espacio donde
publicar.
Para quienes an no dispongan de uno, aprenderemos a crearlo con WordPress. Podramos
utilizar cualquier otro, como Blogger, pero hemos escogido este por ser el servicio de blogs ms
utlizado. Su portal en espaol es es.wordpress.com. Debemos acceder y pulsar el botn que nos
invita a crear un sitio web.

En primer lugar nos presenta unos temas de diseo, podemos elegir uno ahora o hacerlo ms
tarde, luego nos pregunta por el nombre que queremos ponerle al blog (o si tenemos ya un dominio
de internet). El nombre no debe de existir, debe ser nico en el mundo. Observa que junto a l se
dibujar un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de color verde si lo es. Prueba
nombres hasta conseguir una direccin vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe
dar una idea clara del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores.
Si quieres tener una direccin propia, sin que aparezca "wordpress" puedes solicitar un dominio
propio por una cantidad al ao (18 $ para los acabados en .com)
A continuacin,

debes elegir la

versin gratis o

una

de

pago, y veremos un

breve formulario como el que ves a continuacin.

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Se te solicita el nombre para el blog, que constituir la direccin URL de acceso al mismo y los
datos de identificacin para tu posterior acceso.
Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Crear mi cuenta, es decir, el hecho de
completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso del blog. Las puedes
leer si sigues el enlace situado justo encima. Esto es algo que siempre se solicita cuando utilizamos
un servicio online. No quiere decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los
que se basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio.
Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado. All habrs recibido
un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una medida de seguridad que trata de evitar
que se d de alta el servicio con datos falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que
debemos hacer es hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya
est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el blog tal y como lo
vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a configurarlo.
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No entraremos en detalles sobre cmo personalizar el blog, porque no es el tema que nos ocupa.
Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de acceso como propietario del blog tendrs
a tu disposicin un panel de control con muchas opciones de personalizacin para cambiar
radicalmente el aspecto del mismo, as como para publicar contenidos.
Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en tu idioma. Si no es
as y deseas cambiarlo para trabajar ms cmodamente debers ir a Configuracin y desde ah
podrs establecer el Idioma.

24.3. Enlazar el blog con Word


Para publicar en el blog desde Word, debers crear previamente tu cuenta en el blog
correspondiente (WordPress, Blogger, ... ) para despus indicarle a Word tus datos de acceso al
blog. De esta forma Word acceder al servicio por ti y tendr va libre para enviar las publicaciones
que vayas redactando. A continuacin vamos a verlo con ms detalle.
Lo primero es crear el documento de Word que queremos publicar en el blog. Luego,
desde Archivo > Compartir elegimos la opcin Publicar en blog.

En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente informacin descriptiva sobre lo que es


publicar en un blog.

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Pulsamos el botn Publicar en blog y aparecer el siguiente mensaje:

Pulsamos en Registrarse ahora y veremos la siguiente pantalla en la que debemos seleccionar


el blog de la lista que nos presenta.

En nuestro caso elegimos WordPress y pulsamos Siguiente.

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Aparecer la siguiente pantalla.

Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea del blog. Es decir, los
datos que habas indicado previamente en el formulario a la hora de registrar el blog. Lo ms
importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final /xmlpc.php de la direccin.
As, si la url de nuestro blog es, por ejemplo, http://aulaclicblog.wordpress.com, en el
campo Direccin URL de entrada en el blog, debe
quedar http://aulaclicblog.wordpress.com/xmlrpc.php
Si todo es correcto, aparecer la confirmacin.

Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que
deseamos continuar. Si no consigues conectar asegrate de que has introducido correctamente los
datos y que no tienes ningn Firewall activado que impida la conexin.
Ya estamos listos para publicar!
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24.4. Entorno de Word para la edicin de blogs


Una vez disponemos de un blog dado de alta tendremos disponible un nuevo entorno dentro de
Word, conviene que nos familiaricemos con l.
La vista utilizada por defecto ser Diseo web. Recuerda que se trata de una vista en que no
hay lmite de tamao como en el caso de un folio que va a ser impreso, ni mrgenes u otras
caractersticas.
La cinta constar de tres pestaas: Entrada de blog, Insertar y Complementos.
Desde la pestaa Entrada de blog escribiremos el texto que queremos publicar de modo normal.

En esta ficha es donde encontraremos la mayora de opciones: estilos, revisin ortogrfica,


opciones de formato de prrafo y herramientas del portapapeles. Es decir, una seleccin de las
herramientas que ya conocamos, aunque en absoluto dispondremos de tantas como cuando
confeccionamos un documento de Word.
Ten presente que el contenido que estamos generando actualmente se va a publicar en una
pgina web y por lo tanto habr muchos elementos incompatibles que se han excluido en este
entorno, como por ejemplo las macros, los temas, las opciones de correspondencia o las de diseo
de pgina. Por otro lado, veremos un nuevo grupo denominado Blog. En l encontraremos
herramientas especficas que veremos ms adelante.

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Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imgenes, grficos,
organigramas, vnculos o rtulos de WordArt.
La ficha Complementos est indicada para publicar en sitios como Contribute, que no vamos
a ver en este curso.

24.5. Publicar una entrada


Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word, dispondremos de una
zona para redactar el documento. La pequea peculiaridad de la redaccin de entradas para blogs
es que deberemos indicar un ttulo para las mismas. Lo haremos en el espacio especialmente
reservado para ello indicado entre corchetes. El resto del documento ser el cuerpo de la entrada.

Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para dar el
formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar del grupo Blog.
Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos segundos, la publicacin estar
disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del
texto que nos proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin Pgina principal.
Esta opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la ltima entrada publicada, la
veremos inmediatamente tal y como la vern nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est almacenando nada
en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el concepto de trabajar en la nube,
es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica que
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615

se insertar directamente en el blog a la vista de todos. Esto genera una duda, y si quiero escribir
una entrada, pero an no est lista para su publicacin?
Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que encontramos haciendo
clic en la pequea flecha triangular del botn Publicar. La entrada en este caso se guardar en
internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs (en nuestro caso WordPress). La diferencia
ser que no se publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se
almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.
Pulsar el botn Publicar y aparecer una lnea indicando la fecha de publicacin en el
documento Word.

Si vamos al blog pulsando en

veremos la entrada que acabamos de crear ya publicada

en el blog:

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Para practicar este punto realiza el ejercicio Publica en tu blog con Word

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Unidad 24. Ejercicio: Publica en tu blog con Word

En

este

ejercicio

aprenderemos

a crear

un

blog y enlazarlo

con

Word para

poder publicar directamente desde l. Es imprescindible disponer de conexin a internet para


poder realizar este ejercicio completo.
En este primer apartado, crearemos un blog. Si ya dispones de uno puedes pasar
directamente al siguiente punto y utilizar tus datos de acceso para trabajar con Word.
1. Accede a la pgina es.wordpress.com para darte de alta en el servicio. Recuerda que es
gratuito.
2. Pulsa el botn Crea tu propio sitio web de la parte inferior de la pgina
3. Escoge la que ser la direccin de tu blog, trata de que sea descriptiva con la finalidad del
mismo. Adems, ten presente que debe ser nica en el mundo, as que deber ser un tanto
original.
4. Rellena el resto de datos: Nombre de usuario, Contrasea, y Direccin de correo electrnico y
procede al registro segn indica la propia pgina web.
Ahora, slo queda enlazar Word para tener acceso al blog y empezar a publicar.
1. Abre Word.
2. Haz clic en Archivo > Compartir > Publicar en blog y pulsa el botn Publicar en blog.
3. En la siguiente ventana, selecciona el proveedor del blog. En nuestro caso, WordPress. Y
pulsa Siguiente.
4. La ventana que se muestra a continuacin es donde realmente se configura el acceso. Es
importante rellenarla correctamente para que funcione. En el cuadro de texto para indicar la
direccin URL asegrate de que escribes la direccin completa exactamente en el espacio
que se reserva para hacerlo, y que viene delimitado por el texto <Inserte la direccin URL de
blog aqu>. El resto de texto que bordea a este no debers tocarlo. En nuestro ejemplo el
resultado ser el texto siguiente: http://aulaclicblog.wordpress.com/xmlrpc.php
5. Luego, introduce el Nombre de usuario y Contrasea y activa, si lo crees conveniente, la
casilla Recordar contrasea.
6. Un mensaje nos avisar de que el enlace se ha creado correctamente.
Para finalizar, crearemos la primera publicacin.
1. Escribe Primera publicacin en espacio reservado para el ttulo [Introducir aqu ttulo de la
entrada del blog].
2. Justo bajo la lnea divisoria, escribe lo que ser el cuerpo del texto. En nuestro caso ser
breve, porque es slo un ejemplo. Escribe Esta es mi primera publicacin y la he realizado desde
Word.
3. Luego, pulsa Publicar en la cinta. Se mostrar un mensaje en el documento indicando la
ltima fecha y hora de publicacin.

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4. Accede a tu blog haciendo clic en el botn Pgina principal de la cinta. La entrada aparecer
publicada.
5. Vuelve a Word y realiza una pequea modificacin. Escribe a continuacin As seguro que lo
actualizo con frecuencia!
6. Vuelve a pulsar el botn Publicar y luego pulsa Pgina principal para comprobar que no se
ha insertado como una entrada nueva, sino que se ha modificado la existente.
7. Cierra el documento de Word sin guardar los cambios, ya que la informacin realmente se
almacena en internet y guardar el documento implicara, nicamente, conservar una copia de
la publicacin en formato Word.

24.6. Modificar una entrada existente


Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre podremos acceder desde
Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo.
Lo haremos desde la opcin Abrir existente, que inicia un cuadro de dilogo con un listado de
todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la imagen muestra dos entradas: la nuestra
y la de ejemplo que genera automticamente WordPress cuando creamos el blog.

Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de Word con esa
entrada para que trabajemos con ella.

24.7. Administrar cuentas


Hasta ahora no lo habamos mencionado, pero es una cuestin de lgica. Una persona puede
poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, as que el sistema est preparado para
que podamos configurar el acceso a cada uno de ellos. Sabiendo esto cobra ms sentido el
desplegable del apartado anterior, en el que seleccionbamos de qu blog queramos listar las
entradas.

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Si hacemos clic en el botn Administrar cuentas podremos aadir, modificar o quitar blogs. Eso
s, deberemos Establecer como predeterminado slo uno de ellos.

Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En ningn
caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar realmente el blog. Cualquier cambio que se
desee efectuar en la cuenta, por ejemplo, modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel
de control del blog directamente, y no desde Word.

24.8. Organizar entradas en categoras


Cuando generamos grandes volmenes de entradas, en la mayora de casos nos convendr
organizarlas en categoras. Word no permite crear categoras, esto es algo que se debe gestionar
desde la pgina del blog. Lo que s permite es asignar a una determinada entrada una categora
ya existente.
Lo que Word hace bsicamente es leer la lista de categoras que el proveedor (como WordPress)
le ofrece, y listarlas. A travs del botn Aadir una categora nueva podremos mostrar bajo el
ttulo un desplegable que nos permitir escoger una de entre las disponibles.

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Ejercicios unidad 24: Publicar en un blog con Word


Adems, damos por hecho que has realizado el ejercicio paso a paso de esta unidad en que se
enlazaba el blog con Word. De modo que, si no lo has hecho o si ests trabajando con un ordenador
distinto, realiza el ejercicio antes de proseguir con este.

Ejercicio 1: Publicar en blog


Realiza una publicacin en tu blog a travs de Word.
Te proponemos la siguiente como ejemplo, pero eres libre de introducir el texto que desees.

Inclyelo en una nueva categora llamada General.

Ayuda ejercicios unidad 24: Publicar en un blog con Word


Ejercicio 1: Publicar en blog
Partimos de la premisa de que ya has creado un blog y lo has enlazado a Word.
1. Haz clic en Archivo > Compartir > Publicar en blog.
2. Escribe el ttulo. Por ejemplo, Mi segunda publicacin.
3. Escribe el cuerpo de la noticia. Por ejemplo, Publicar en Wordpress desde Word es muy
sencillo. Cualquiera puede hacerlo, de modo que ya no tienes excusa para no disponer
de tu propio blog.
4. Te aconsejamos que modifiques algunos aspectos estticos desde la cinta. Que pruebes a
revisar la ortografa, aplicar estilos rpidos, etc.
5. Pulsa el botn Insertar categora.
6. Aparecer una lnea nueva para escribir el nombre de la categora o crear una nueva.
Escribe General.
7. Pulsa el botn Publicar.
8. Pulsa el botn Pgina principal para comprobar que la publicacin se ha realizado con xito.
9. Cierra el navegador y cierra el documento sin guardar los cambios.

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Unidad 25. Word Online y Word App


25.1. Introduccin
Ya vimos en la unidad 22 como crear una cuenta de Microsoft para compartir documentos a
travs OneDrive, y dijimos que el hecho de poseer una cuenta de Microsoft tambin permita usar
Word Online y Word App, pues en esta unidad vamos a verlo con detalle.
Word Online es algo similar a los Documentos de Google Drive que ya hace aos que llevan
funcionando. Aunque menos, Word Online tambin lleva un tiempo funcionando, y antes se llamaba
Word Web App.

25.2. Entrar a Word Online


Una de las opciones que ofrece Microsoft en su versin 2016 de Office es la existencia
una versin gratuita online llamada Office Online que
incluye Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, One Note Online y dos
nuevas Sway Online y Docs.com.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas
con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego
volver a subir la versin modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del
archivo dispondr siempre de la informacin actualizada.
En la versin Word Online hay menos funciones que en la versin Word de escritorio. Por
ejemplo, no permite usar diccionarios personalizados, ni corregir la gramtica, ni traducir, ni ejecutar
macros, ni insertar WordArt, ni documentos PDF, etc. Aunque para ser justos hay que decir que
Word Online s permite las funciones ms comunes de Word y para la mayora de las ocasiones
resulta suficiente. Teniendo en cuenta que es gratuito la valoracin es muy positiva.
Cmo entrar en Word Online?
Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a OneDrive y a todas las
aplicaciones de Office en su versin web, incluida Word Online. Podrs crear documentos Word
desde la nube, usando un navegador web y sin tener instalado Microsoft Word en tu ordenador.
Adems, dispondrs de la ltima versin actualizada de la aplicacin.
Puedes abrir Word Online desde la pgina web de Office.com haciendo clic en el icono de Word
que encontrars en la pgina, como muestra la siguiente imagen.
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Al hacer clic en el icono de Word aparecer una imagen para que des tu cuenta o te registres, si
todava no la tienes.

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Si no tienes cuenta debers hacer clic en Regstrese para obtener una cuenta, en el primer
tema bsico de la unidad 22 ya vimos cmo registrarse. Si tienes cuenta haz clic en Iniciar sesin
con una cuenta de Microsoft y despus de dar tu usuario y contrasea aparecer una pantalla
similar a la que ves a continuacin.

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En la parte izquierda aparecern tus documentos recientes y en la parte derecha las plantillas
recientes y para abrir un documento en blanco.
Tambin puedes abrir Word Online desde dentro de cualquier otra de las aplicaciones de Office
Online (OneDrive, Outlook, Excel Online, ...), basta pulsar el botn

que encontrars en la

parte superior, se abrir una ventana con todas las aplicaciones de Office Online, tal y como
muestra la siguiente imagen, al pulsarlo desde OneDrive.

25.3. Usar Word Online


Una vez ya sabemos entrar en Word Online vamos a ver cno usarlo.
La pantalla de Web Word App tiene el siguiente aspecto.

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Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Chrome, pero tambin funciona con
otros navegadores (Firefox, Internet Explorer, Edge, ...)
El diseo de la pantalla de la versin Online es prcticamente idntico a la versin de escritorio,
salvo por el hecho de que incluye menos funciones.
El tipo de documento es el mismo (.docx), por lo que podemos abrir un documento en ambas
versiones.
Al Guardar como un documento podemos elegir entre guardarlo en OneDrive, o Descargar una
copia en nuestro ordenador (en diferentes formatos) como muestra la siguiente pantalla.

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Observa que en la ltima lnea nos avisa que en Word Online no hay botn Guardar porque se
guarda automticamente cada vez que lo modificamos.
El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y algunos inconvenientes. Algunas
ventajas ya las hemos citado, se puede ejecutar desde cualquier navegador web conectado a
internet y no hay que instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no hay que preocuparse
de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos espacio de nuestro
disco duro para almacenar el programa y los archivos. Tambin es muy fcil compartir documentos
con otros usuarios.
Una desventaja de la versin Online es la dependencia de la velocidad de la conexin. Con
velocidades de conexin altas no hay ningn problema ya que Word Online responde rpidamente.
Pero cuando la velocidad es baja puede haber algn problema ya que cada accin que realizamos
la estamos enviando a travs de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de
espera. Aparte de la velocidad de nuestra conexin, tambin interviene la disponibilidad del servidor
de Microsoft, si este responde lentamente, de poco servir que nuestra conexin sea rpida.

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Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2016, es mejor que las grandes modificaciones
las realices desde ah, y no desde la versin online. Al visualizar un archivo que est online, en
OneDrive, tienes la opcin de Abrir en Word. De forma que editars el archivo en local (en tu
ordenador), pero los cambios se guardarn en la versin online (en internet) y estarn disponibles
en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
Incluso si no disponemos de ordenador, tambin podemos acceder a una versin para telfonos
inteligentes (smartphones) como veremos en este tema con las aplicaciones de Office para mviles
(Word App,)
Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versin online de
office no est pensada para sustituir a la aplicacin de escritorio, sino para complementarla.
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de Microsoft crea cierta
incertidumbre sobre la privacidad. Qu garanta tenemos que nadie ver nuestros archivos?

25.4. Funciones
Hemos dicho que Word Online no tiene todas las funciones de Word escritorio pero las
funciones ms habituales si estn incluidas. Para la mayora de los documentos tendremos
suficiente con lo que nos ofrece Word Online. Podemos cambiar el formato del texto incluyendo,
negrita, cursiva, cambiar el color, el tamao, el tipo de letra, alinear los prrafos, sangras, vietas,
insertar imgenes, tablas, vnculos, encabezados, saltos de pginas, numerar pginas, cambiar
mrgenes, revisar ortografa, ...
Sin embargo, no podremos abrir documentos con formato de pgina web (html), ni texto
enriquecido (RTF), tampoco podremos abrir documentos cifrados con contrasea, ni crear nuevos
estilos, la funcin Reemplazar no est disponible, no se pueden modificar los temas, ni los fondos
de pgina, se puede revisar la ortografa pero no la gramtica, no se pueden usar diccionarios
personalizados, las correcciones automticas se pueden deshacer pero no se pueden personalizar,
y algunas opciones avanzadas de las tablas y las imgenes no estn disponibles en Word Online.
Las formas, grficos, cajas de texto, Smart Art, Word Art se pueden visualizar y borrar, pero no
modificar, ni insertar. Algo parecido ocurre con las tablas de contenido, los ndices, notas al pie y
bibliografia. En Word Online no se pueden ejecutar documentos con macros.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Editar en Word Online

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Unidad 25. Ejercicio: Editar en Word Online

En este ejercicio aprenderemos a acceder a Word Online para editar un documento. Si no


dispones de conexin a internet no podrs realizarlo.
1. Si no dispones de una cuenta Microsoft (Hotmail, Outlook,...) debes crearla como hemos visto
en la unidad 22.
2. Accede a la pgina web de Word Online bien buscando en Google o desde la pgina web
de Office.com haciendo clic en el icono de Word que encontrars en la pgina,
3. Pulsa en el enlace que dice Iniciar sesin con una cuenta de Microsoft. A continuacin,
rellena los datos de acceso.
4. Una vez ests dentro de Word Online, pulsa en Documento en blanco, se abrir un
documento en blanco.
5. Escribe un pequeo texto, por ejemplo: Aprendiendo con aulaClic a crear un documento en Word
Online. Observa como en la parte superior aparece el rtulo Documento 1 - Guardado, es decir
el documento se ha guardado automticamente con el nombre Documento 1 ( o el nmero
correspondente).
6. Haz clic en Archivo, y luego en Guardar como, de nuevo en Guardar Como (Guardar una
copia en OneDrive) y dale el nombre PruebaOnline.
7. Ahora se abrir de nuevo el documento, pero en la cabecera aparecer ese
nombre PruebaOnline.
8. Puedes probar varias herramientas de edicin, poner negrita, aplicar estilo Ttulo 1, cambiar
fuente, tamao y color del texto, insertar una imagen, etc. Comprueba que hay funciones que
no estn disponibles, como, por ejemplo, los temas, o cambiar el color de fondo de pgina.
Puedes ver si las funciones disponibles son suficientes para el tipo de documentos que sueles
crear. Al modificar el texto, vers cmo cada pocos segundos el documento se va guardando
automticamente.
9. Para acabar puedes pulsar en el botn Cerrar sesin.
10. Si dispones de otro ordenador conectado a internet, o desde casa de un amigo, entra a Word
Online con tu usuario y vers tu archivo en los documentos recientes, podrs modificarlo a tu
gusto.
11. Si te conectas desde otro ordenador que no sea el tuyo, recuerda cerrar la sesin, cerrar el
navegador y volver a entrar para comprobar que no se ha almacenado tu contrasea. Algunos
navegadores estn configurados para almacenar la contrasea.

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25.5. Compartir documentos


Al igual que sucede en Word versin escritorio, la funcin compartir est muy bien resuelta en
Word Online, es muy fcil compartir un documento con otros usuarios, slo hay que dar su nombre
de usuario. Por defecto, podrn modificar el documento, pero podemos hacer que los documentos
compartidos no se puedan modificar, slo leer.
Adems, un documento se puede modificar simultneamente por varios usaurios, a cada usuario
se le asigna un color y, al colocar el cursor encima de una palabra veremos una pequea bandera
con el color del usuario que la ha modificado
Si mantenemos el cursor aparecer el nombre del usuario que lo ha escrito o
modificado.
Para aumentar la seguridad, en ciertas ocasiones, como al intentar compartir un archivo nada
ms crear la cuenta, Word Online pide el nmero de telfono mvil para confirmar la cuenta.

25.6. Comparacin con Google Drive


Una de las diferencias con Google es que Microsoft dispone de una aplicacin "hermana mayor"
de Word Online, se trata del Word de escritorio de forma que podemos empezar a redactar un
documento en Word Online cuando nos encontremos fuera de nuestro domicilio u oficina, y cuando
lleguemos a casa descargarlo y continuar editndolo con Word de escritorio para incluir funciones
ms avanzadas si fuera necesario.
Si ya ests acostumbrado a trabajar con Word escritorio no te costar nada adaptarte a Word
Online, mientras que Google Drive es un poco diferente a Word, aunque es muy fcil de usar.
Word Online forma parte de Office Online y tambin podemos usar Excel Online, PowerPoint
Online, ... mientras que, aunque Google Drive tambin tiene hoja de clculo y presentaciones, no
son tan conocidas como Excel y PowerPoint de Microsoft.
Office Online est bien integrado en Windows 10 mientras que Google Drive lo est con el
navegador Chrome y otros productos de Google, como Gmail.
Como hemos dicho, Google Drive lleva ya bastante tiempo en marcha y funciona muy bien, han
ido puliendo los pequeos defectos iniciales y hoy en da es la aplicacin ms usada para escribir
y compartir documentos en la web.

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25.7. Word App. La aplicacin para dispositivos mviles

No slo podemos usar Word desde el navegador web con Word Online, ahora tambin est
disponible la app Word para telfonos mviles con Windows Phone, Android o iOS.
Hasta 2015 exista una sola aplicacin Office Mobile para telfonos mviles, ahora, en la versin
de Office 2016, hay seis apps independientes que se pueden instalar por separado, Word, Excel,
PowerPoint, Outlook, OneDrive y OneNote. Todas estas aplicaciones se pueden instalar en los
dispositivos mviles (telfonos mviles y tabletas) de forma gratuita.
Las nuevas versiones de 2016 han sufrido cambios importantes, tienen ms funciones y son ms
fciles de manejar.
Ahora ya se pueden instalar gratis tambin en tabletas de menos de 10,1". Para tabletas a partir
de 10,1" se requiere comprar Office 365, y tambin hay que pagar para poder usar todas las
funciones en los telfonos mviles. No obstante, la versin gratuita de Word App 2016 tiene
suficientes funciones para editar sin problemas la mayor parte de los documentos.

25.8. Instalacin
Para descargar Word App 2016 de forma gratuita hay que ir a la tienda correspondiente al
sistema operativo de cada mvil (smartphone). Por ejemplo, para Android, Google Play, para Apple,
iTunes y para Windows Phone, tienda Windows.
Vamos a ver el proceso de instalacin para Android. Entramos en Google Play y buscamos
Microsoft Word, veremos una lista con aplicaciones, enseguida identificaremos la que buscamos
por el logo de Word,

al pulsar sobre ella, nos aparecer una imagen similar a esta:

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Pulsamos el botn Instalar y se descargar e instalar la aplicacin. Veremos una pantalla que
nos dir "Configurando para el primer uso". Luego aparecer la siguiente pantalla.

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Aqu nos presenta tres opciones, la primera Iniciar sesin, la usaremos en el caso de que ya
dispongamos de una cuenta de correo de Microsoft, (outlook, hotmail, ...), la segunda
opcin, Registrarse de forma gratuita, la usaremos si no tenemos cuenta de Microsoft, en pocos
pasos podremos crear una cuenta de correo gratuita, la tercera opcin es Omitir.
A continuacin nos pedir el usuario y la contrasea.

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Finalmente aparecer una pantalla para comenzar a usar Word App.


Tambin aparecer una pantalla que nos dice que esperemos mientras se cargan los archivos.
Finalmente entraremos en Word App 2016 y veremos una opcin para crear el primer documento
en blanco y una lista de plantillas, como puedes ver a continuacin.

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Las siguientes veces que entremos en la aplicacin veremos una lista con los archivos que
hayamos creado, que tendr un aspecto similar al que muestra la siguiente imagen.

25.9. Edicin
Escribir documentos en un telfono tiene cierta dificultad debido al tamao de la pantalla, y al
uso de un teclado virtual, pero despus de un tiempo uno acaba acostumbrndose y realmente es
til en ciertas ocasiones. Por ejemplo, para revisar un documento mientras esperamos el tren, el
autobs o el avin. En estos casos viene muy bien poder corregir pequeos errores. Tambin es
til para empezar a redactar un documento y acabarlo ms tarde en el ordenador, dndole un
formato ms elaborado.
Actualmente la mayora de los mviles tienen un sistema de reconocimiento de voz que
funciona muy bien. Podemos usarlo para dictar el texto en lugar de escribirlo. Para dictar solo hay
que tocar el icono del micrfono

que aparece en la parte superior derecha del teclado (en los

mviles Android).

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Word App tiene un sistema de correccin de errores bastante completo. Los errores
ortogrficos claros los corrige de forma automtica. Por ejemplo, si escribimos "leon", sin acento
(tilde) corrige a"len". Otro ejemplo es que la primera letra de una frase la pone en maysculas.
Adems, cuando hay un error que no puede corregir lo subraya en rojo, si tocamos esa palabra
nos ofrece varias posibilidades, como puedes ver en la siguiente imagen para la palabra "word".

Como "word" es una palabra que no existe en espaol la detecta como un error, en este caso
podemos hacer tres cosas, si tocamos en el botn Word corregir "word" por "Word", si tocamos
en +word, lo dejar tal cual est, "word", y lo aadir al diccionario para no volver a considerarlo
error a partir de ese momento, si tocamos Ignorarlo todo, no har nada, dejar la palabra "word",
y acabar de revisar el resto del documento.
Tambin son ya habituales en los mviles los sistemas predictivos que muestran las palabras
que se parecen a las letras que estamos escribiendo, por ejemplo, si escribimos "murci" nos
ofrecer Murcia y murcilago, de forma que podemos ahorrarnos escribir muchas letras si
queramos escribir "murcilago", ya que slo tendremos que tocar ese botn.

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Una vez hemos introducido el texto podemos pasar a darle forma para que quede mejor, para
ello, primero, debemos seleccionar una parte del texto. Al tocar una palabra con una pulsacin

larga, queda seleccionada y aparecen dos tiradores azules

que podemos mover a

izquierda y derecha para modificar la seleccin.


Una vez seleccionada una parte del texto podemos pulsar en el primer botn de la cinta de

opciones, el botn Formato

que tiene varias posibilidades:

Podemos cambiar el tipo y el tamao de la fuente (tipo de letra), poner en negrita, cursiva,
subrayado, tachar, resaltar, cambiar el color de la fuente y borrar formato. Si desplazamos la
pantalla hacia abajo aparecern ms opciones: vietas, numeracin, sangra, estilos, etc.

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Si pulsamos en Inicio podremos elegir el men Insertar:

Que nos permite insertar tablas, imgenes, formas, cuadros de texto, comentarios, encabezados
y pies de pginas, etc.

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Otra opcin que aparece al pulsar en Inicio es Formato que nos permite establecer mrgenes,
orientacin, tamao, columnas, saltos de pgina, ...

Una opcin ms que aparece al pulsar en Inicio es Revisar que nos permite corregir la
ortografa, contar palabras, etc.

El segundo botn de la cinta de opciones es buscar

. Podemos buscar texto de

diferentes formas, por ejemplo, en la siguiente pantalla vemos que si buscamos "es" marcando la
casillaCoincidir maysculas y minsculas, y desmarcando Coincidir palabras, encuentra lo que
vemos marcado en amarillo, pero no encuentra "Es fcil ..." porque est en mayscula.

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Si marcsemos la casilla Coincidir palabras, slo encontrara " ...pero es ms ..." porque es una
palabra completa, no una parte de la palabra como en "escribir".
Como estamos viendo Word App para dispositivos mviles tiene bastantes funciones para editar,
dar formato, corregir, insertar diversos elementos y buscar. Sin embargo, no todas las funciones
que aparecen estn disponibles para la versin gratuita. Aunque la mayora de las que hemos visto
si lo estn, hay algunas que slo estn activadas para versiones de pago mediante una suscripcin
a Office 365.
Al tocar en una de estas funciones, por ejemplo, insertar salto de pgina, aparecer una pantalla
como esta:

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Como se puede ver, en lugar de insertar un salto de pgina, nos aparece un mensaje avisando
que esta caracterstica es de Office 365, y que hay que comprar una suscripcin. Si pulsamos en
el botn Obtener informacin nos llevar a una web de Microsoft donde podremos comprar una
suscripcin a Office 365 desde 7 al mes. Incluyendo Word de escritorio, Word Online desde un
navegador web y Word App para mviles. Office 365 tambin incluye Excel, PowerPoint, Outlook y
OneNote.
Tambin podremos utilizar la versin de prueba durante un mes de forma gratuita, sin embargo,
es obligatorio dar los datos de pago para activarla, aunque no te cobrarn nada si solicitas la baja
antes del mes de prueba.
Por otro lado, en esta versin de Word para dispositivos mviles que estamos viendo, hay
algunos elementos que pudieron ser insertados, previamente, en el documento desde Word
escritorio y que no pueden modificarse desde Word App. Por ejemplo, Smart Art, Word Art, tablas
de contenido, los ndices, bibliografa, y algunas ms, aunque se pueden visualizar no pueden
modificarse. Tampoco se pueden ejecutar documentos con macros.

Volviendo a la barra superior, al hacer clic en el tercer botn, Ajustar

, se ajusta el tamao

al ancho de la pantalla, si no lo pulsamos, se ver la letra muy pequea porque se ajusta al ancho
del documento. Dado el pequeo tamao de la pantalla de un telfono mvil este botn viene
bastante bien para poder leer mejor el texto.

25.10. Abrir y Guardar


En la parte superior izquierda de la pantalla tenemos el botn de Men

, que contiene

las opciones que puedes ver en la siguiente imagen.

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La opcin Nuevo crea un documento nuevo que puede ser un documento en blanco, o basado
en alguna de las plantillas que nos ofrecer Word.
Si desde el men tocamos en Abrir, veremos la siguiente pantalla.

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Desde Word App podemos abrir y guardar archivos desde varios lugares o ubicaciones, como se
ve en la imagen anterior.
1. La forma ms usual de guardar es OneDrive, que es la denominacin que Microsoft ha dado
a su sistema de almacenamiento en la nube (en servidores de internet). La principal ventaja de
usar OneDrive es que podremos abrir los documentos desde cualquier dispositivo conectado a
internet, independientemente del lugar donde nos encontremos. OneDrive es similar a un
administrador de archivos, podemos crear carpetas y guardar otros tipos de archivos, aparte de
documentos de Word, como fotos, vdeos, etc. Actualmente, Microsoft regala 15 GB de espacio en
OneDrive.
2. Otra forma de abrir y guardar archivos es en Este dispositivo. Es decir, utilizar el propio
telfono o tableta para guardar los archivos. Nos aparecer una lista con las carpetas del dispositivo
para que elijamos la que queramos utilizar, como se ve en la siguiente imagen. Obviamente, lo que
guardemos aqu slo podremos usarlo desde este mismo dispositivo.

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3. Otra forma de abrir y guardar archivos es Agregar un sitio, que nos permite agregar ms
sitios de OneDrive, SharePoint, y tambin del servicio de almacenamiento Dropbox.

5. La ltima forma de abrir y guardar archivos es Examinar, que nos permitir tomar archivos de
otros servicios de almacenamiento. Por ejemplo, Google Drive que es el equivalente a
OneDrive por parte de Google, u otras aplicaciones que tengamos instaladas en nuestro
dispositivo. Al tocar en Examinar se abrir una pantalla similar a esta (si usamos Google
Drive).

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Guardar los archivos en la nube tiene grandes ventajas pero a veces la sincronizacin puede
fallar, puede que borremos un archivo desde un dispositivo, por ejemplo, el ordenador, y ese
archivo siga apareciendo en la lista de archivos de otro dispositivo, por ejemplo, el mvil, debido a
que la lista de archivos no se ha actualizado. En ese caso, al tocar sobre el archivo borrado aparece
un mensaje No se puede abrir el archivo, como vemos en la siguiente imagen.

Para estos casos, vendra bien un botn para actualizar la lista de archivos. Seguramente estos
pequeos inconvenientes se irn corrigiendo en futuras versiones.

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25.11. Compartir
Otra de las grandes ventajas de usar aplicaciones que usan sistemas de almacenamiento en la
nube, como Word App, es que es muy fcil compartir archivos. Si desde el men tocamos
enCompartir, veremos una pantalla que nos preguntar cmo queremos compartir:

Si optamos por compartir un vnculo, a la otra persona le llega un vnculo en un email, WhatsApp,
Google+, mensaje, etc. y esa persona tendr que elegir con qu aplicacin abre el vnculo
(OneDrive, GoogleDrive, ...), mientras que si elegimos compartir cmo datos adjuntos le llegar un
email con un archivo adjunto a su correo (Gmail, Outlook, ...)
Tanto en un caso como en otro, Word tambin nos preguntar si queremos que esa persona
pueda modificar el archivo o slo verlo.

Como decamos, dependiendo de las aplicaciones que tengas instaladas en tu mvil te


aparecern unas u otras:

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En Word App, compartir archivos no incluye la edicin simultnea, es decir, editar el mismo
documento por dos usuarios distintos al mismo tiempo. Algo que s puede hacerse desde la versin
Word Online para navegadores web. Aqu, el documento compartido ha de ser modificado por un
usuario, guardado, y luego, modificado por otro usuario.
Si se modifica un documento por dos usuarios a la vez, a la hora de guardarlo surge un conflicto:
si se guardan los cambios del usuario A, los cambios del usuario B se perdern, y viceversa. Por
esto, Word nos avisa con un mensaje como el que muestra la siguiente imagen.

En este caso debemos optar por una de las tres opciones. Guardar una copia, guarda el
documento con otro nombre para salvar nuestros cambios, Descartar cambios, deshace los
cambios que hemos hecho, y Descartar, cancela el comando Guardar. En ninguna de las tres
opciones se borran los cambios realizados por el otro usuario. La solucin menos mala al conflicto
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puede ser guardar una copia, que el otro usuario guarde su versin, abrirla nosotros con sus
cambios incorporados, y aadir nuestros cambios que habamos guardado en la copia.

25.12. Tabletas
Aunque en telfonos mviles Word App 2016 funciona bien, donde se le puede sacar ms partido
en tabletas con pantallas ms grandes.
Al instalar la aplicacin en una tableta la interfaz cambia para adaptarse a una pantalla ms
grande. Aparece una barra de men con las opciones ms habituales en una segunda fila. Por
ejemplo, para el men Inicio se ven los comandos de edicin ms habituales, negrita, cursiva, etc.,
como puedes ver en la siguiente imagen tomada de un tablet Nexus 10, en orientacin vertical:

Si colocamos la tableta en orientacin horizontal, puesto que hay ms espacio, aparecen ms


comandos en la segunda fila. Por ejemplo, aparece el tipo y tamao de la fuente, tachado, rotular,
..., como puedes comprobar en la siguiente imagen.

Hay un botn en la esquina inferior derecha para seleccionar el modo escritorio que hace que
no aparezca el teclado virtual y que es til cuando tenemos un teclado fsico conectado a la tableta.
El modo vista lectura permite leer un documento con el estilo de un ebook, desplazando las
pginas de izquierda a derecha y viceversa. Adems, tiene botones para aumentar el tamao del
texto y cambiar el color de fondo.

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Ejercicios unidad 25: Word Online y Word App

Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet.

Ejercicio 1: Office Online y Word App


Accede al archivo Primero que has creado en el ejercicio paso a paso de la unidad 22 y que est
guardado

en

OneDrive.

Hazlo

desde

Word

Online

desde

el

navegador,

entrando

poroffice.microsoft.com y escribe, al final del documento, el texto Qu fcil ha sido con


aulaClic!
Guarda los cambios. Luego, abre ese mismo archivo, pero esta vez desde Word 2016 de
escritorio, y comprueba que los cambios se reflejan.
Realiza un segundo cambio, esta vez desde el programa de escritorio. Por ejemplo, resalta la
palabra aulaClic con negrita.
Si tienes instalado Word App en un dispositivo mvil, abre el archivo y aade la frase Modificado
desde mi mvil, gurdalo, y brelo desde Word escritorio y desde Word Online y comprueba que
el archivo tambin se ha actualizado de este modo.

Ayuda ejercicios unidad 25: Word Online y Word App

Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet.

Ejercicio 1: Office Online y Word App


1. Abre tu navegador web y busca "word online", accede a la pgina web de Word Online.
2. Aparecer una pantalla para que inicies sesin con tu cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook,
...)
3. Una vez iniciada la sesin en Word Online, en la parte izquierda aparecern los documentos
recientes, si aparece Primero, haz clic sobre l, si no aparece bscalo desde el botn Abrir
desde OneDrive.
4. Haz clic en Modificar documento y luego en Editar en Word Online.
5. Ahora vemos el contenido del archivo, que era el texto Mi primer archivo de Office en
internet. Sita el punto de insercin al final de dicho texto y escribe Qu fcil ha sido con
aulaClic!
6. Al cabo de muy pocos segundos en la parte superior pondr Guardado en OneDrive, cierra
el navegador.

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7. Ahora abre Word escritorio. Desde Archivo > Reciente, localiza el fichero Primero.docx y
brelo. Si no aparce bscalo en OneDrive. En el documento abierto se muestra el texto que
acabamos de escribir desde el navegador.
8. Selecciona aulaClic y aplica negrita. Luego, pulsa el botn Guardar o las teclas CTRL+G.
9. Si dispones de un dispositivo mvil, instala la aplicacin Microsoft Word, que encontrars en
la tienda de aplicaciones.
10. Abre la aplicacin y entra con tu cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook, ...) Si no aparece el
documento Primero.docx entre los archivos recientes, pulsa Abrir y busca en OneDrive el
documentoPrimero.docx y brelo.
11. Comprueba cmo tiene el texto aulaClic en negrita, colcate en el final de documento y
escribe el texto, Modificado desde mi mvil, pulsa el icono Guardar y sal de la aplicacin.
12. De la forma que acabamos de ver, abre el documento desde Word escritorio y desde Word
Online y comprueba que el archivo tambin se ha actualizado de este modo.
Lo importante de este ejercicio es que comprendas que un mismo documento guardado en
OneDrive puedes modificarlo desde Word escritorio, Word Online y Word App sin ningn problema.

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