Abea Prospekt 09 F

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GESTION DES COMMANDES
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EFFICIENCE MAXIMALE
ALE
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POUR LES ENTREPRISES
Prpar au changement
Les exigences requises pour une entreprise augmentent sans arrt, les besoins
des clients et les situations du march changent de faon permanente. Il est
d'autant plus important, face la concurrence, de pouvoir ragir ces dfis
avec un logiciel de gestion efficient et flexible, voire de pouvoir agir pro-activement. Lapplication de Gestion des commandes ABACUS propose des outils
performants, qui permettent une adaptation sans problme aux exigences du
march.
Intgration harmonieuse
La Gestion des commandes est la pice matresse du logiciel de gestion intgr ABACUS et garantit un traitement efficient des processus d'entreprise.
Dans les tches de chaque entreprise, une multitude d'tapes s'imbriquent
la Gestion des commandes reproduit des processus complexes et des structures en rseau.
Transparence au sein de l'entreprise

Pour une vue claire de l'entreprise, il faut des informations jour et pertinentes. La Gestion des commandes met tout moment la disposition du
management l'ensemble des informations commerciales importantes des
informations plus dtailles celles condenses au niveau de l'entreprise.
Logiciel standard particulirement flexible

La Gestion des commandes ABACUS est employe comme un instrument
performant dans bon nombre de secteurs divers, grce sa flexibilit et son
adaptabilit.
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ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QUUN SIMPLE LOGICIEL
Performant et ayant fait ses preuves

Le logiciel ABACUS sest avr parfaitement efficace dans plus de 35'000
entreprises issues des secteurs les plus divers. Ses aptitudes universelles et ses
performances font leurs preuves au quotidien, aussi bien dans les petites que
dans les grandes entreprises. Les logiciels ABACUS sont utiliss par des socits fiduciaires suisses renommes, qui les recommandent leurs clients.
Intgr et flexible
Grce la conception modulaire des programmes ABACUS et la possibilit
d'opter pour une configuration poste unique ou intgre en rseau, on peut
procder lextension ou l'adaptation de lapplication tout moment. Le
seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans
de nombreux domaines, grce aux fonctions Customizing, garantit une parfaite adquation du logiciel standard.
Une technologie des plus modernes

Les fonctions qui entrent galement en vigueur dans la Gestion des commandes, dans le cadre du <digital erp> ABACUS, sont:
> Archivage lectronique de lensemble des documents digitaux dans
larchive / dossier
> Fonction scanner pour digitaliser les documents originaux papier, comme
p. ex. les bulletins de livraison ou factures des fournisseurs, avec attribution
automatique la commande client concerne ou la commande fournisseur.
> Fonctionnalit e-Business pour l'change automatique avec les clients et les
fournisseurs d'offres, de commandes fournisseurs, de confirmations de
commande, de bulletins de livraison et de factures.
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Dveloppement
Des amliorations permanentes scurisent les investissements effectus dans
le logiciel et la formation.
Hotline
L'assistance tlphonique ABACUS assiste l'utilisateur tout moment, rapidement et de faon comptente.
Revendeur
Les distributeurs ABACUS ayant une longue exprience offrent toutes les comptences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succs et en
assurer le suivi. Les revendeurs qualifis reoivent le statut de partenaires logo.
Ils suivent chaque anne des cours obligatoires et emploient un minimum de
conseillers ABACUS. Les partenaires logiciels assurent galement le suivi de
toute la gamme des produits et offrent une assistance tlphonique permanente.
Formation
Une formation complte offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une
utilisation productive des programmes.
Certification du logiciel
Le respect des normes comptables en vigueur par les logiciels de comptabilit
ABACUS, a t contrl par une entreprise de vrification des comptes renomme.
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GESTION DES COMMANDES LE COEUR DE CHAQUE ENTREPRISE
Les exigences auxquelles doivent faire face les entreprises deviennent de plus
en plus complexes et des quantits dinformations toujours plus nombreuses
doivent tre traites dans un temps de plus en plus court. Les exigences quant
la qualit des informations de gestion, devant pratiquement tre disponibles
tout instant, augmentent dans le mme temps. Seul un logiciel intgr permet de rpondre ces exigences.
La Gestion des commandes joue pour cela un rle central, elle contrle donc
la plupart des processus, qui affectent galement des applications telles que la
Facturation de prestation/projet, la GPAO, le SAV, la Comptabilit des dbiteurs, des cranciers et financire avec Comptabilit analytique intgre.
ABACUS permet dobtenir une solution globale performante avec un haut

niveau de confort dutilisation, grce lintgration complte de tous les domaines. La synergie de la Gestion des commandes avec le Shop Web intgr,
la gestion des achats et des commandes fournisseurs, la gestion des stocks et
de la production, la cration personnelle de masques de saisie et de formulaires de commande, le soutien de processus fonds sur la pratique, galement
par plate-formes e-Business etc., permettent une solution professionnelle.
La Gestion des commandes ABACUS est utilisable en logiciel standard indpendamment du secteur dactivit, dispose de nombreuses fonctions de
Customizing et est, grce son dveloppement continu, un logiciel orient
vers lavenir.
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Les pages suivantes prsentent en dtail les possibilits
> Vente et distribution
multiples de la Gestion des commandes ABACUS.

> Achat et approvisionnement
> E-Business
> Gestion des stocks
> Gestion des donnes de base
> Customizing / Programmes systme
Vous trouverez plus d'informations et d'options sur les

pages complmentaires en annexe.
> Set de produits

> Caisse
> Gestion des abonnements
> Gestion des lots / numros de srie
> AQ: Gammes et ordres de contrle
> Saisie mobile des donnes (SMD)
> Interfaces vente, achat, stock, donnes
de base
> Monnaies trangres
> AbaView cration de rapports /
Design de formulaires
Vous trouverez les configurations actuelles requises sur la
> ABACUS Tool-Kit
page d'accueil ABACUS sous le lien

www.abacus.ch/links/recommandations-systeme
> Outils ABACUS
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VENTE ET DISTRIBUTION
Une gestion des commandes efficace ncessite des

masques de saisie sur mesure: des programmes de
saisie pouvant tre personnaliss volont et
adapts de faon optimale aux exigences spcifiques de chaque entreprise permettent un gain de
temps dans le traitement des commandes.
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Plusieurs adresses par commande
De faon standard, trois adresses sont disposition par commande client:
> Donneur d'ordre
> Adresse de livraison
> Adresse de facturation
Reprise automatique de l'offre

Les offres existantes peuvent automatiquement tre reprises dans une commande. De mme, des commandes existantes peuvent servir de modle pour
la cration d'une nouvelle commande. La cration dune note de crdit est
possible depuis une commande facture par simple pression d'un bouton.
Textes
Des textes d'en-tte et de pied de page pour chaque document, ainsi que des
textes de position de commande offrent des possibilits multiples pour la disposition du texte.
Contrle automatique du stock

Si le module Stock est licenci, l'tat du stock est vrifi et actualis en ligne.
Des aperus de disponibilit, tenant compte des commandes fournisseurs et
des commandes clients, renseignent sur les possibilits de livraison actuelles.
Planification des commandes

La planification des commandes contrle la disponibilit de stock et attribue
automatiquement les quantits correspondantes aux commandes, le cas chant.
Volume de commandes
Des aperus sur les commandes en attente et les reliquats renseignent sur le
volume de commandes actuel
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Donnes de commande avances
Un largissement des donnes de commande, au moyen de champs de saisie
propres chaque entreprise, peut facilement tre effectu dans la base de
donnes.
Gestion automatique du traitement

Les possibilits damnagement des processus sont dcisives pour une utilisation efficiente dune Gestion des commandes. Cette dernire surveille toutes
les tapes du processus et contrle limpression des documents, ainsi que la
cration automatique de reliquats.
Divers documents
Un nombre illimit de documents, tels que confirmation de commande, bon
de livraison, facture, etc., peut tre intgr dans la gestion du traitement.
Statut des commandes

La gestion du traitement renseigne immdiatement sur le statut actuel dune
commande.
Divers genres de factures

Une facturation immdiate, au comptant, groupe, mensuelle, dassociation
ou priodique peut tre slectionne par client ou individuellement par commande. BVR et IPI prennent en charge les oprations de paiement en Suisse ou
internationaux.
Intgration de la Comptabilit des dbiteurs

Gestion des commandes et Comptabilit des dbiteurs sont entirement connectes. Ainsi, le solde des postes ouverts dans la Gestion des commandes est
par exemple affich ou la limite de crdit vrifie. Les factures cres sont
imputes en ligne dans la Comptabilit des dbiteurs et font ainsi immdiatement partie de la Comptabilit financire et de la Comptabilit analytique.
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Autorisation pour la gestion du traitement
Dans la gestion des traitements, il est possible de dfinir quel utilisateur est
autoris dclencher quelle tape du traitement.
Systme de prix / rabais flexible

Des systmes de prix et de rabais complexes peuvent tre reproduits simplement et de faon claire.
> Prix et taux de rabais actuels

Tous les prix et les rabais sont grs en fonction de leur date. Ainsi, les modifications de prix et de rabais peuvent tre saisies lavance. Grce la
fonction justificatif de prix, il est tout moment possible de voir avec quels
prix et taux de rabais une position de commande a t saisie.
> Genres de prix grs

En plus des prix courants et des listes de prix clients, qui dpendent des
groupes de rfrence ou des monnaies, il existe galement des prix spciaux, chelonns ou d'action.
> Genre de rabais grs

Rabais normaux, spciaux, d'action, chelonns, en nature, assortis ou de
commande permettent de reprsenter l'ensemble des conditions de vente.
Factures partielles
Le fait que les factures partielles soient prises en charge dans le traitement de
facturation partielle ou d'acompte offre les possibilits suivantes:
> Gnration automatique de factures partielles bases sur la commande
> Un nombre illimit de factures partielles par commande
> Dduction automatique des factures partielles mises lors de la facture finale
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Commandes cadre
La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le
traitement des commandes cadre:
> Quantit cadre
> Quantit d'appel minimale/maximale
> Nombre maximum d'appels
> Gnration automatique des appels selon un rythme choisi
> Valable du/au
> Prix libre ou fix
> Rabais libre ou fix
> Indication systme automatique lors de la saisie des commandes, s'il existe
des commandes cadre
> Gestion de plusieurs articles dans la mme commande cadre
> Programme d'extraits pour un aperu clair
> Archivage des commandes cadre closes
Systme de gestion de l'information (MIS)

Le MIS fournit tout moment les indices et ratios actuels. Au moyen de la
compression des donnes sur les classifications 9 niveaux dfinies librement,
chaque bnficiaire d'informations obtient la transparence ncessaire. Les
informations de clients, de produits et de fournisseurs donnent immdiatement les valeurs de chiffre d'affaires et de quantits. Il est possible d'affiner
graduellement ces valeurs jusquau niveau des positions.
> Informations clients, produits et fournisseurs

Les chiffres d'affaires mensuels, reprsents par quantits et par valeurs sur
plusieurs annes, sont la disposition des utilisateurs. De manire simple et
confortable vous pouvez zoomer sur les chiffres daffaires mensuels pour
arriver aux dtails du mois et mme jusqu'aux dtails des positions. Les
quantits et les valeurs peuvent tre reprsentes sur un graphique 3D si
ncessaire. D'autres aperus sont disponibles: liste de toutes les positions de
commandes clients et de commandes fournisseurs en attente, ainsi que les
prlvements de clients et de fournisseurs.
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> Entre de commandes, volume d'offres, sortie de commandes fournisseurs
Des informations importantes, compltant les extraits de chiffres d'affaire,
sont tout moment disponibles au moyen d'un zoom avant sur les informations dtailles:
- Entre de commandes et/ou volume d'offres par mois
- Sortie de commandes fournisseurs par mois
Les quantits et les valeurs peuvent au choix tre reprsentes sur un graphique 3D.
> Budget
Les valeurs de budget peuvent tre saisies par produit, par client ou par
combinaison produit / client, et tre exploites par la suite.
> Informations immdiates

Le MIS permet de consulter immdiatement d'autres informations telles
que:
- Evolution des besoins, disponibilits, rservations et reliquats par produit
- Analyse ABC pour les clients, les fournisseurs, les produits
- Renseignements de prix pour les demandes de clients
- Aperu des limites de crdit par client
> Gestion de l'information pour l'analyse de donnes

L'application Gestion de l'information est l'outil idal pour les extraits ou les
analyses de donnes plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au
choix divers lments de donnes au moyen de Business Intelligence-Tools,
sur la base des cubes de donnes, pour diter des extraits prcis.
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Gestion des commandes ABACUS comme outil de facturation

Le module Vente est souvent aussi utilis comme outil de facturation, non
seulement pour les diffrentes applications ABACUS AbaProject, Service aprsvente, mais galement pour diverses solutions professionnelles. De nombreuses interfaces standardises pour le traitement de donnes de commande
externes d'un systme tiers, sont galement disponibles en option.
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HIGHLIGHTS
Gestion du traitement
La gestion du traitement permet de contrler de faon
efficiente le flux des documents et toutes les tapes de
traitement d'une commande:
> Impression de documents en ligne/par batch ou envoi
par e-mail sous forme de PDF
> Gnration automatique des reliquats
> Blocage/validation de commande
> Excution de programmes externes
> Cration d'activits d'adresse
Gestion des dossiers

Tous les documents pertinents pour une commande peuvent tre attribus au dossier de commande. Des copies de
certains documents (p. ex., factures) seront automatiquement sauvegardes dans ce dossier selon les paramtres de
la gestion du traitement. Le module optionnel AbaScan
permet d'importer et dattribuer des documents externes
tels que commandes de client, bons de livraison signs, etc.
Masques de saisie individuels

Les masques de saisie des commandes peuvent tre crs
individuellement pour chaque groupe dutilisateurs et
s'adapter aux besoins de l'entreprise. Les champs de saisie
principaux sont placs dans le masque principal, les exceptions sont saisies dans les masques complmentaires. Des
fonctions tendues individuelles et spcifiques peuvent
tre ralises avec le langage Java-Script.
AbaShop e-Business
AbaShop offre un accs simple et conomique le-business et permet dinaugurer un nouveau rseau de distribution, tourn vers lavenir, par lequel les clients peuvent
commander 24h/24 et 7j/7. Pour plus dinformations concernant la solution e-Business d'ABACUS, veuillez vous
reporter la documentation AbaShop.
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A C H AT E T A P P R O V I S I O N N E M E N T
Avec le module optionnel Achat, le responsable

des achats dispose dun instrument pour une saisie,
un traitement et un suivi efficients des commandes
fournisseurs. Ceci permet dassurer une disponibilit maximale avec un tat de stock optimal.
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Gestion optimale des achats
Le module d'achat tient en permanence compte des besoins en matriel des
modules Vente, Production, Rapport de projet et SAV.
Commandes fournisseurs automatiques

Des commandes fournisseurs peuvent tre cres automatiquement daprs
les propositions de commande. Une autre possibilit est de reprendre comme
modle pour de nouvelles commandes, des demandes aux fournisseurs, des
commandes fournisseurs standards ou archives.
Reprise automatique de l'appel d'offres

Les appels d'offres existants peuvent tre repris dans une commande fournisseur dfinitive. Des commandes fournisseurs existantes peuvent galement
tre reprises comme modles. La cration davoirs fournisseurs est possible
directement depuis une commande fournisseur facture.
Textes
Des textes d'en-tte et de bas de page pour chaque document, ainsi que les
textes de positions de commande fournisseur, offrent des possibilits multiples
de disposition libre du texte.
Donnes commandes fournisseurs tendues

L'extension des donnes de commandes fournisseurs, grce des champs de
saisie personnels spcifiques chaque entreprise, est aise dans la banque de
donnes.
Renseignement sur la disponibilit

Des aperus de disponibilit, tenant compte de la vente, des ordres de fabrication et des commandes fournisseurs ouvertes, renseignent sur les possibilits
de livraison actuelles.
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Changement de programme rapide
Des menus contextuels votre disposition sur les principaux champs de saisie,
tels que numro de fournisseur ou de produit, permettent de basculer directement dans les donnes de base et les programmes d'information correspondants, sans quitter le traitement en cours.
Disponibilit rapide des renseignements
Des aperus de disponibilit, tenant compte des commandes en cours et des
reliquats, renseignent sur le volume de commandes fournisseurs.
Traitement des commandes fournisseurs
Depuis l'appel d'offres jusqu' la dissolution directe de reliquats, en passant
par la planification automatique, le processus des commandes fournisseurs est
ajustable individuellement chaque entreprise.
Articles saisonniers
Des articles qui ne sont disponibles qu' un certain moment de l'anne peuvent tre exclus de la planification automatique le reste de lanne.
Divers documents
La commande fournisseur, le bulletin de rception et la facture fournisseur
sont crs par dfaut dans la gestion du traitement. Celle-ci peut toutefois
grer un nombre illimit de documents et dtapes de processus et peut tre
adapte individuellement, tout comme les formulaires, chaque entreprise.
Gestion des dossiers
Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent tre
attribus au dossier de commande. Des copies de certains documents, comme
p.ex. une commande de fournisseur, seront automatiquement sauvegardes
dans ce dossier selon les paramtres de la gestion du traitement. Le module
optionnel AbaScan permet d'importer et dattribuer des documents externes, tels que bon de livraison ou facture du fournisseur.
Statut de la commande fournisseur
La gestion du traitement renseigne immdiatement sur le statut actuel d'une
commande fournisseur et les prochaines tapes de traitement.
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Contrle des dlais de livraison
Les fournisseurs en retard sont rpertoris sur une liste et une lettre de rappel
leur est envoye si ncessaire. Si l'on travaille avec les confirmations de livraison, il est possible de rappeler les positions de commandes fournisseurs non
confirmes.
Imputation de stock
Selon les besoins de l'entreprise, les entres en stock peuvent tre traites
sparment par valeurs et par quantits.
Entres en stock prvisionnelles
Une gestion optimale des entres en stock est obtenue, en fonction des livraisons de fournisseurs attendues.
Frais d'achat
Les frais de transport, d'assurance, de douane etc. peuvent tre attribus
une commande fournisseur ou transmis la Comptabilit des dbiteurs en
tant que document spar.
Dissolution de reliquat
Aprs l'entre en stock, la quantit livre par le fournisseur peut automatiquement tre rpartie sur les commandes clients en attente. La rpartition se
fait en tenant compte des dlais de livraison.
Factures collectives
Les livraisons isoles d'un fournisseur peuvent tre regroupes en une facture
collective.
Donnes fournisseurs par article
Maximum 99 fournisseurs sont dfinissables par article, pour lesquels entre
autres les donnes suivantes peuvent tre saisies:
> Numro d'article du fournisseur
> Dsignation d'article
> Quantit de commande minimale
> Type de fournisseur (Fournisseur A, B ou C)
> Code EAN
> Unit d'achat
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Pour chaque fournisseur, les conditions d'achat comportent une propre liste de
prix, des prix chelonns, des prix d'action, des prix spciaux, des rabais, des
rabais chelonns, des rabais d'action, des rabais spciaux et des rabais gnraux par commande fournisseur.
Commandes fournisseurs cadre
La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le
traitement des commandes fournisseurs cadre:
> Quantit minimale/maximale d'appel et nombre maximum d'appels
> Gnration automatique des appels selon un rythme choisi
> Valable du/au
> Prix et rabais libres ou fixs
> Indication systme automatique lors la saisie des commandes fournisseurs,
s'il existe des commandes fournisseurs cadre
> Gestion de plusieurs articles dans la mme commande fournisseur cadre
> Programme d'extraits pour un aperu clair
> Archivage des commandes fournisseurs cadre closes
Intgration de la Comptabilit des cranciers
Gestion des commandes et Comptabilit des cranciers sont entirement connectes. Les sections de frais et les informations de centre de frais sont, en plus
des possibilits d'attribution de compte, galement prises en considration.
Systme de gestion de l'information (MIS)
Le MIS fournit galement tout moment les indices et ratios actuels pour le
service des achats. Les informations de produits et de fournisseurs renseignent
immdiatement sur les valeurs du chiffre d'affaires et les quantits. Les extraits
peuvent tre affichs condenss par niveau de classification de produits, mais
aussi pour chaque produit individuellement. L'analyse ABC est un outil simple
la disposition de l'acheteur pour la dtermination des fournisseurs pouvant
livrer rapidement.
Gestion de l'information pour l'analyse de donnes
L'application Gestion de l'information est l'outil idal pour les extraits ou les
analyses de donnes plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au
choix divers lments de donnes au moyen de Business Intelligence-Tools, sur
la base des cubes de donnes, pour diter des extraits prcis.
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HIGHLIGHTS
Stock direct
Grce la fonction stock direct, un approvisionnement en
fonction des commandes clients est possible, du fait que les
positions de commandes clients ou d'ordre de fabrication
sont directement lies une position d'achat. Les frais d'approvisionnement exacts sont ainsi consigns dans la commande, toutes les donnes importantes, comme p. ex. le prix
d'achat pay, tant transmis la position de la commande.
Planification des achats

La planification automatique des achats peut seffectuer
selon les besoins ou selon la consommation. Selon les
besoins, elle prend en compte les commandes fournisseurs ouvertes, les ordres de fabrication, les quantits de
commande, les quantits minimales en stock et les quantits ngatives. Il est possible de crer des appels d'offres,
des commandes fournisseurs et des ordres GPAO depuis
les dclarations de besoins. Selon la consommation, les
chiffres dans le pass servent valuer les besoins futurs.
Dissolution automatique des reliquats

Des positions de commandes dont la quantit livrable est
infrieure la quantit commande, peuvent tre rpertoris dans une liste selon diffrents critres (p.ex. numro de produit, date de livraison, information dutilisateur).
Le systme propose plusieurs possibilits de dissolution
des reliquats, en fonction de la situation de stock actuelle.
Dossier lectronique pour documents originaux

Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent tre attribus au dossier de commande
d'achat. Une copie de la commande fournisseur sera automatiquement sauvegarde dans ce dossier selon les paramtres de la gestion du traitement. Le module optionnel
AbaScan permet d'importer / dattribuer des documents
externes, tels que bon de livraison et facture du fournisseur.
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E-BUSINESS
La Gestion des commandes ABACUS permet aux

entreprises un commerce lectronique et un change
de donnes aiss. La solution e-Commerce AbaShop propose une plateforme pour prsenter et
vendre ses produits sur internet. L'application
e-Business standard AbaNet permet un change
lectronique de documents avec clients et fournisseurs et un traitement automatique.
L'e-Business d'ABACUS garantit un commerce avec

ses partenaires commerciaux via internet, sans interruption et particulirement automatis 24 heures
sur 24 et 7 jours sur 7.
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E-Commerce avec Shop Web intgr
AbaShop est parfaitement intgr dans le logiciel de Gestion des commandes.
Les donnes de base des produits, incluant classification, prix, dsignations,
ainsi que donnes de stock, peuvent facilement tre transfres depuis la
Gestion des commandes vers l'AbaShop; l'actualisation des donnes de produits est galement possible par un simple clic de souris. Les commandes
entres sur le shop sont automatiquement transmises la Gestion des commandes, o elles seront traites.
Fonctionnalits du Shop
> Prix et rabais spcifiques aux clients
> Variantes de produits telles que coloris, tailles, designs, etc.
> Articles accessoires pour les ventes additionnelles
> Liste d'achats pour les acheteurs rguliers
> Divers modes de paiement tels que facture, contre remboursement, cartes
de crdit et Postcard
> Calcul des frais de port en fonction de nombreuses rgles et dfinitions
> Prsentation libre de l'AbaShop sur la page internet de l'entreprise, intgr
sans transition
> Possibilit de limiter le cercle des utilisateurs certains clients, p. ex. aux revendeurs ou aux employs internes
> Assortiment de produits en fonction des clients
> Plusieurs monnaies
> Recherche plein texte dans toutes les donnes de produits
> Egalement utilisable comme plateforme de tlchargement pour des fichiers
tels que PDF, MP3 etc.
Conception graphique du Shop

Le design de l'AbaShop est personnalisable galement en respectant l'identit graphique de l'entreprise. La ralisation de conceptions graphiques de
haut niveau est garantie par des revendeurs ou des graphistes Web certifis
AbaShop.
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E-BUSINESS
Hbergement Shop
AbaShop est hberg sur la grappe de serveurs AbacusCity. L'AbaShop est
reli au logiciel de Gestion des commandes, install localement dans l'entreprise, au moyen d'une connexion Internet classique.
Communicateur e-Business
Des documents crs dans la Gestion des commandes peuvent tre transmis
par voie lectronique aux partenaires commerciaux au moyen du programme
Communicateur e-Business. Le document PDF est compos, d'une part de
la partie visuelle pour l'utilisateur, d'autre part d'un fichier XML, dans lequel
les donnes du document sont mmorises structures et peuvent tre lues et
traites par le systme du destinataire. Le Communicateur e-Business est aussi
responsable de la rception de documents lectroniques, qu'il rceptionne,
contrle et traite ensuite.
Tous les documents peuvent tre envoys ou rceptionns par divers mdias:
avec le rseau ABACUS AbaNet, par e-mail ou FTP.
Rseau e-Business AbaNet

Le rseau ABACUS AbaNet offre une connexion divers rseaux d'e-Business
tels que PayNet, Postfinance, Conextrade de Swisscom IT Services, ainsi quaux
rseaux EDI certifis GS1. Grce ces connexions, la conversion des documents transmis par voie lectronique est garantie. Les factures lectroniques
sont entirement intgres via PayNet ou yellowbill.
Fonctionnalit e-Business
L'tablissement, la transmission et le traitement de tous les documents commerciaux lectroniques tels quoffre, commande fournisseur, confirmation de
commande, bon de livraison, facture etc. font partie des fonctions standards
e-Business d'ABACUS. Formules et tables d'expression offrent la possibilit de doter les documents lectroniques d'une logique supplmentaire et de les traiter.
Intgr dans la Gestion des commandes

Les documents lectroniques sont crs directement depuis la gestion du traitement de la commande ou de la commande fournisseur. Dans la gestion du
traitement, les documents devant tre transmis au communicateur e-Business
sont dfinis. L'employ du service vente ou achat ne doit pas s'en occuper.
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HIGHLIGHTS
Variantes de produits dans l'AbaShop
Les produits avec diverses caractristiques sont facilement
reprsents grce aux variantes de produits. Les variantes
aux choix disponibles par produit sont prsentes au client
du shop. Il est ainsi possible de proposer dans l'e-Shop par
exemple des produits du secteur du textile ou des articles
de sport, tels que maillots de supporter de divers coloris,
tailles et annotations, ou dans le secteur du mobilier, des
meubles de divers coloris ou dimensions.
Rgles d'expdition pour les commandes Shop

Grce de nombreuses rgles d'expdition, l'AbaShop
offre la possibilit de tenir compte aussi bien des divers
modes d'expdition que des distances gographiques. Le
systme calcule, selon le mode d'expdition et l'adresse
de livraison choisis, les frais de port exacts, qui seront
ensuite transmis pour facturation la commande dans la
Gestion des commandes.
Envoi de documents avec l'e-Business

Tous les documents traits dans la Gestion des commandes et prts tre expdis, sont consigns dans la bote
d'envoi du Communicateur e-Business. L'utilisateur peut
lancer l'envoi des documents avec la fonction tlcharger. Une autre alternative possible est la gestion automatique des tlchargements (upload/download), selon
une frquence dfinie.
Rseaux e-Business
Divers rseaux, supports dans le standard de la solution
e-Business ABACUS AbaNet, sont disponibles dans le programme Configuration e-Business. La connexion un
rseau supplmentaire seffectue facilement et permet
une multitude de nouvelles relations commerciales potentielles.
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GESTION DE STOCK
Avoir des articles en stock a ses cots. Une gestion

de stock efficiente ne permet pas seulement de
faire des conomies, elle donne galement des renseignements sur la disponibilit d'un article une
date prcise, ce qui garantit d'excellentes possibilits de livraison.
La gestion de stock de la Gestion de commandes a

une fonction centrale pour tous les modules ayant
des effets sur le stock, tels que Vente, Achat, Production, SAV et Facturation de prestations/projets.
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Lieux de stock et emplacements
La gestion de stock prend en charge le multi-stockage, c'est--dire que chaque
article peut tre gr sur un nombre infini de lieux de stock et d'emplacements.
Gestion de lots/numros de srie
Le module en option Gestion de lots / numros de srie ajoute la dimension
de lots ou de numros de srie dans la gestion de stock. Pour plus de dtails,
reportez vous la fiche d'options.
Gestion des quantits en stock
Les quantits en stock, rserves, commandes et disponibles sont actualises
en ligne depuis les modules dachat, de vente et de production intgrs.
Toutes les quantits sont gres par article et par lieu de stock/emplacement.
Planification des besoins / disponibilit
Les entres et sorties de stock tant gres par date, il est possible de consulter la disponibilit en fonction de l'tat de stock actuel ou en tenant compte
des mouvements de stock futurs.
Units de mesure
Diffrentes units d'achat, de stock et de vente sont automatiquement converties en units correspondantes par des facteurs de conversion.
Mouvements de stock manuels
Pour tous les mouvements de stock ne provenant ni de l'Achat ni de la Vente,
il est possible d'effectuer des mouvements de stock manuels telles qu'entres,
sorties ou transferts.
Evaluations de stock
Lvaluation de quantits en stock peut seffectuer tout moment ou de faon
rtroactive pour une date donne. Les critres dvaluation disponibles sont:
prix d'achat moyen, dernier ou plus bas prix d'achat, prix de vente et prix
d'valuation.
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GESTION DE STOCK
Journal de stock
Des extraits relatifs aux entres, sorties et corrections d'inventaires par article
et lieu de stock/emplacement peuvent tre tablis pour une priode au choix.
Correction valeur de stock
Le programme Correction des valeurs de stock, avec lequel les prix de stock
d'un article, p.ex. le prix de revient moyen, peuvent tre modifis manuellement pour les quantits en stock et la diffrence impute en COFI, complte
le vaste programme d'inventaire.
Listes de comptage pour l'inventaire
Tries selon la slection dinventaire dtermine, elles forment la base de linventaire normal ou permanent. Le programme de saisie de linventaire propose automatiquement les positions darticles saisir.
Interface d'inventaire
La liste de comptage peut galement tre dite comme fichier d'interface
puis charge plus tard, par exemple avec des appareils SMD.
Imputation de l'inventaire
Les carts de valeurs, dues des pertes ou des rvaluations, peuvent la
demande tre directement imputs dans la Comptabilit financire.
Listes d'carts
La quantit en stock est compare la quantit compte et les carts peuvent
tre revus.
Evaluation d'inventaire
Les inventaires dfinitivement imputs au niveau des quantits peuvent tre
valus selon les critres suivants: selon le prix d'achat moyen, le dernier ou le
plus bas prix d'achat, ainsi que le prix dvaluation. Les indications de prix peuvent tre rvalues tout moment jusqu limputation.
Indices de stock
La quantit en stock moyenne, la dure de stockage, le taux de rotation et les
analyses ABC sont une source d'informations prcieuses pour la planification
de stock.
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HIGHLIGHTS
Informations de stock
Dans la base d'articles, la saisie de commandes clients ou
fournisseurs, ainsi que dans les ordres de fabrication, l'utilisateur obtient tout moment les valeurs de stock actuelles par lieu de stock/emplacement, telles que le stock disponible, les quantits rserves pour les clients ou pour la
production, les quantits commandes auprs de fournisseurs, de sous-traitants ou de la production, etc.
Aperu des besoins

Une reprsentation de laperu des besoins indique clairement les entres et sorties de stock prvues pour un article, savoir quelles quantits sont rserves pour quels
clients, et de quels fournisseurs des livraisons sont attendues. Les colonnes de soldes affichent les quantits disponibles relles et planifies une date prcise.
Stock bloqu
Chaque lieu de stock/emplacement peut tre dfini
comme un Stock bloqu, les articles qui sy trouvent
sont alors bloqus la vente, l'achat, pour la production
ou le module de service. Des cas pratiques sont les stocks
pour la rparation ou les pices de rechange, les stocks de
contrle qualit l'entre de marchandise etc. Des prlvements de stock sans autorisation ne sont plus possibles.
Inventaire permanent avec slections

L'inventaire permanent permet d'inventorier ensemble les
articles et lieux de stock/emplacements slectionns, au
travers de produits et slections de stock au choix. Les
possibilits suivantes sont disponibles pour l'tablissement
individuel d'une telle slection:
> Numro de produit de/
> Lieu de stock/emplacement de/
> Dfinition libre de slections de produits
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GESTION DES DONNEES DE BASE
Des donnes de base compltes et adaptes aux

besoins de lentreprise sont une condition ncessaire pour un bon fonctionnement du logiciel de
Gestion des commandes. L'entretien permanent
des donnes de base est le travail de l'utilisateur;
des programmes et masques de saisie confortables
et simples l'aident dans cette tche.
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Types de produits
La base de produits est divise en types de produits Articles (proposition par
dfaut), Prestations, Majorations et Divers.
Critres de recherche d'article
Les principaux critres de recherche et didentification votre disposition sont le
numro d'article, le terme de recherche, la dsignation technique, le numro
EAN, la cl de recherche individuelle et le numro d'article du fournisseur.
Les cls individuelles de recherche peuvent tre dfinies par chaque utilisateur
selon ses propres besoins.
Classification d'articles
Les articles peuvent tre regroups en 3 niveaux. De plus, vous pouvez dterminer des classifications individuelles alternatives, de 9 niveaux maximum.
Elles permettent de retrouver rapidement un numro darticle dans la hirarchie de classification et sont la base dextraits comprims pour le MIS.
Langues trangres
Les descriptions d'articles peuvent tre sauvegardes dans un nombre indfini
de langues.
Objets / Dossiers
Images, fichiers Word, tableaux Excel, etc. compltent les donnes de produits.
Prix
En plus des prix courants, un nombre indfini de listes de prix alternatives peut
tre gr par article. Devise et soumission la TVA peuvent tre dfinies par
liste de prix. Des routines de modification automatiques permettent dtablir
de nouvelles listes de prix une date dfinie, selon une modification proportionnelle, un montant dtermin ou au moyen d'un schma de calcul.
Units
Les units dachat, de stock, de vente, de prix et demballage sont relies les
unes aux autres par des facteurs de conversion. Le tableau des units permet
de dfinir de faon trs simple des liaisons complexes.
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GESTION DES DONNEES DE BASE

Donnes de produits/d'achat
Un maximum de 99 fournisseurs, avec leurs donnes de base correspondantes, peut tre affect chaque produit.
Produits de remplacement, accessoires ou de choix
Plusieurs produits de remplacement, ainsi qu'une liste de produits accessoires
ou de choix, peuvent tre dfinis pour chaque produit. Lors de lenregistrement du produit dans une commande, les produits accessoires sont proposs
automatiquement.
Base de clients, de fournisseurs
Toutes les adresses et informations requises dans les diffrents programmes
sont enregistres un niveau central et sont disponibles dans toutes les applications ABACUS.
Il existe de nombreuses classifications plusieurs niveaux pour les clients et les
fournisseurs, particulirement importantes pour les programmes d'valuation
et les statistiques.
Adresses de livraison et de facturation
Les adresses de livraison et de facturation sont fixement relies une adresse
de client. Des listes daperus correspondantes sont disponibles dans la saisie
de commande.
Limite de crdit
Un mcanisme d'avertissement ou de blocage peut tre dfini pour chaque client.
Notes
Des notes consignes dans la base des clients ou des fournisseurs, informant
l'employ sur leurs particularits importantes, sont automatiquement affiches
lors de la saisie de commandes clients et fournisseurs.
Design des masques, extension de base de donnes et programmation de scripts
Des masques de saisie personnalisables, des champs libres supplmentaires et
des fonctions tendues par le biais de programmation Java-Script permettent
de rpondre aux besoins individuels de chaque utilisateur.
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HIGHLIGHTS
Conditions de vente et d'achat
Un systme de conditions flexible permet dadapter les
prix et rabais pratiquement toutes les conditions possibles dans la pratique. Toutes les conditions sont gres
avec une date d'effet valable partir de. Des mcanismes de dtermination de prix et de rabais spcifiques peuvent tre dfinis au moyen de schmas de prix et de
rabais.
Calculation
Tables de calculation dfinissables pour les articles, les prestations et les composs. Elles servent de base pour la calculation proprement dite. En plus des donnes de base
telles que le total d'article et le total de prestation, des
majorations, rductions et sous-totaux peuvent tre ajouts au choix. Le rsultat calcul peut tre tre retranscrit
sur l'article.
Variantes de produits
En option, il est possible de travailler avec des variantes
dans la base de produits. Celles-ci offrent la possibilit de
grer un article diverses excutions et caractristiques.
Un maximum de 10 dimensions, avec un nombre illimit
de valeurs par dimension, peut tre gr par article. Des
exemples classiques de variantes de produits sont des articles tels que t-shirts et chaussures, qui peuvent tre grs
par tailles et coloris.
Reprsentants
Dans la base de reprsentants, vous pouvez saisir un nombre illimit de reprsentants. Le systme de rtribution permet de choisir entre un simple taux de commission au
niveau du reprsentant et un systme complexe de commissions tenant compte des clients et des produits. Le dcompte des commissions est ralis au moyen du module
optionnel Commission dans la Comptabilit de dbiteurs.
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CUSTOMIZING / PROGRAMMES SYSTEME
Au vu de toutes les possibilits offertes par la

Gestion des commandes, le Customizing nest pas
quun simple slogan. L'adaptation des logiciels aux
exigences de lentreprise est une ncessit pour un
systme de Gestion des commandes performant et
moderne. Des programmes de rorganisation correspondants sont galement indispensables pour
l'entretien d'un systme aussi vari et complet.
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Customizing
Le Customizing comprend une multitude de possibilits de dfinition et s'articule autour des domaines gnralits, vente, achat, stock, donnes de base,
production, MIS, ainsi que programmes d'aide et de systme.
Donnes gnrales de mandants

Le domaine Gnralits permet de dfinir les donnes gnrales de mandants
telles que la devise de base, le code langue, les units, les tables, les textes
standards etc.
Documents clients et fournisseurs

Il est possible de dfinir un nombre illimit de documents clients et fournisseurs dans les domaines Vente et Achat et de les intgrer ensuite dans la
gestion du traitement. Divers paramtres tels que rapport utiliser, plage
numrique, genre d'impression, nombre d'exemplaires, textes d'en-tte et de
bas de page fixes, peuvent tre dtermins par document.
Paramtrages divers
De nombreux autres paramtrages peuvent tre effectus, tels que:
> Rgles d'arrondi, p.ex. arrondi de position de commande
> Rgles d'attribution des comptes, p.ex. mthode d'attribution des comptes
la vente
> Rgles d'actions, p.ex. dissolution automatique des reliquats
> Valeurs de gestion et propositions, p.ex. numro de gestion du traitement
pour les commandes
Design des masques

Grce au design de masques, l'administrateur du systme dispose d'un outil performant pour adapter les masques de saisie et de traitement aux besoins des
utilisateurs. Il est possible de dfinir plusieurs jeux de masques par programme
et de les attribuer une catgorie d'utilisateurs. Par exemple, la catgorie d'utilisateurs Vente nationale pourra avoir un autre jeu de masques que la catgorie Vente export, pour la saisie et le traitement des commandes clients.
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CUSTOMIZING / PROGRAMMES SYSTME

Tables extensibles
Grce aux tables extensibles, il est possible de complter les donnes de base
des produits avec un nombre infini de champs de saisie individuels.
Complments de programmes avec programmes scriptes

Pour rpondre aux exigences et besoins spcifiques des entreprises, les fonctionnalits de la Gestion des commandes peuvent tre tendues au moyen de
scriptes en langage Java.
Valeurs par dfaut

Les valeurs par dfaut sont une aide prcieuse lors de la saisie de nouvelles
donnes de base. Les numros d'article, de compte, les groupements et bien
d'autres donnes peuvent tre dfinis grce des valeurs par dfaut et permettent une saisie rapide et rationnelle des donnes de base.
De plus, la proposition de copie d'article peut particulirement faciliter les travaux quotidiens de saisie, du fait quelle permet de reprendre des articles existants dans un nouvel article.
Droit des utilisateurs

Les utilisateurs forment la base du systme de droit des utilisateurs, grce au
mot de passe qu'ils ont eux mmes mmoris. Pour rduire le temps ncessaire
la gestion, les utilisateurs sont regroups dans des catgories auxquelles les
droits sont attribus. Il est possible de limiter les droits certains mandants et
certaines parties de la Gestion des commandes, mme jusqu'au niveau des
positions dans le menu.
De plus, il est galement possible d'attribuer des rles un utilisateur, par lesquels il est automatiquement autoris utiliser des programmes dfinis. Des
informations complmentaires concernant la gestion des utilisateurs et des
rles sont disponibles sur la feuille jointe ABACUS Tool-Kit.
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HIGHLIGHTS
Modifications globales
En plus des divers programmes de rorganisation, un programme de modifications globales des donnes de base
produits est galement disponible, pour effectuer simplement des modifications en masse. L'ensemble des champs
de la base de produits est disponible et peut tre modifi
par simples entres de valeur ou l'aide de formules.
Unit de mesure
Un nombre illimit d'units de mesure, utilisables dans la
base de produits, ainsi que dans les domaines Vente,
Achat et Production, peut tre dfini. Pour la combinaison
de plusieurs units de mesure, il est possible de mmoriser des facteurs de conversion, dont le systme tient
compte pour le calcul de prix et de quantit. L'on peut
ainsi reprsenter des combinaisons complexes telles que
Ft de 50 litres, Pack de 10 ou un article Exemplaire
unique.
Gestion du traitement
La cration de documents et chaque tape de traitement
pour l'Achat, la Vente et la Production peuvent tre adaptes aux procdures individuelles de chaque entreprise. Il
est de ce fait possible de dfinir un nombre indfini de
gestions du traitement pour chaque domaine. L'on peut
ainsi p.ex. choisir dans la commande client la gestion de
traitement adapte au processus choisi. De nombreuses
actions pr-dfinies sont disponibles par dfaut.
Phase de test
Avant le dmarrage productif de la Gestion des commandes, il est possible d'effectuer tous les tests avec les donnes productives, aprs saisie des donnes de base.
L'utilisateur a ainsi un environnement de test proche de la
ralit. Rinitialiser aprs phase de test supprime tous
les fichiers de mouvement dans les traitements de test.
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LOGICIELS INTGRS POUR RPONDRE TOUS LES BESOINS
Interfaces standard
Produits tiers /
Solutions
individuelles
Programmes
de messagerie
Intranet, Internet
Systmes
de saisie des heures
Moteur de recherche
Syst. de notification
Scanning des rapports
E-Commerce
E-Business
EBPP
Gestion
des commandes
Gestion
de la production
Gestion de projets /
prestations
Service
aprs-vente /
SAV
Comptabilit
des dbiteurs
Comptabilit
des cranciers
Comptabilit
financire /
analytique
Gestion
des adresses /
CRM
Electronic Banking
Comptabilit
des immobilisations
Comptabilit
des salaires
Ressources
Humaines
Archivage /
Signature
lectronique
Gestion
de linformation
Workflow
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SET DE PRODUITS
Ce module optionnel permet la dfinition de sets de produits. Un set de vente et/ou dachat contient un
nombre illimit darticles et de prestations. Les sets pr-dfinis dans la base darticles peuvent tre modifis individuellement par commande lors de la saisie des commandes.
Dtail de set
Les sets de produits sont pr-dfinis dans la base darticles et comportent galement, en plus des donnes
propres du set de produits, une nomenclature compose darticles, prestations et leurs quantits.
Dfinitions de set
Les dfinitions de set fixent dune part la faon deffectuer les imputations de stock, dautre part les consignes pour la dtermination des prix et rabais. Au choix, il est possible deffectuer les imputations de
stock, tout comme la dtermination des prix et rabais, sur le set de produits lui-mme ou au niveau des
positions de set subordonnes.
Gnration automatique de positions
Un set de produits est trait comme un article dans la saisie des commandes. Lors de la sauvegarde dun
article set, tout le dtail du set est automatiquement repris dans la commande.
Adaptation individuelle
Chaque position de set peut tre modifie ou supprime aprs la reprise de celui-ci dans une commande
client ou fournisseur. Il est bien entendu galement possible de complter un set avec de nouvelles positions.
Edition de sets dans les formulaires
Ldition de sets de produits dans les formulaires est flexible et personnalisable. Ldition peut tre compose individuellement au moyen de toutes les donnes disposition. Lon peut ainsi par exemple uniquement imprimer les articles set, ou seulement les positions de set subordonnes, mais aussi les deux.
Domaines dutilisation
Contrairement aux composs / nomenclatures de la GPAO, les sets de produit ne sont en rgle gnrale
pas fabriqus. Aprs reprise dans une commande, les articles et prestations subordonns permettent de
reprsenter un dtail de nomenclature un niveau. Loption set de produit est de plus en plus utilise,
lorsquil sagit de facturer un produit compos de plusieurs positions individuelles assembles ou assorties.
La dfinition de set peut aussi comporter une variante de base de set de produits, pouvant tre adapte
par commande si ncessaire. Le contrle de stock pouvant au choix tre effectu sur le dtail du set, une
gestion aise des reliquats est possible pour les pices individuelles manquantes.
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CAISSE
Le module optionnel Caisse offre la possibilit de vendre marchandises et prestations par le biais dun
terminal de caisse PC. La caisse reprsente en principe une variante la saisie et au traitement habituels
de commandes clients. Par consquent, tous les processus de la caisse sont entirement intgrs dans la
Gestion des commandes, savoir les quantits en stock sont automatiquement actualises en ligne.
De mme, tous les mouvements comptables seront, sur demande, transmis aux applications financires
ABACUS.
Loption Caisse sillustre par une saisie simple et efficiente des ventes. Le systme excute un maximum
de fonctions automatiquement, afin de proposer lutilisateur une opration de caisse rapide.
Intgr dans lexploitation de marchandises
Le module en option Caisse est entirement intgr dans la gestion des marchandises GECO:
> Vaste base de produits
> Base dadresses et de dbiteurs
> Gestion de stock en ligne avec multi-stockage
> Gestion des commandes en ligne
> Gestion de rabais et de prix varie
> Statistiques de vente et de caisse tendues
> Cration directe de bons de livraison et de factures (vente crdit)
> Paiement de commandes factures
Intgr dans les applications financires
Le module en option Caisse est galement entirement intgr dans les applications financires:
> Base de comptes et de sections de frais
> Comptabilisation automatique des frais et produits
> Contrle des limites de crdit des clients
> Transfert des ventes crdit dans les postes ouverts de la Comptabilit des dbiteurs
> TVA intgre
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Fonctions de caisse
Gestion de 99 terminaux de caisse PC ainsi quun nombre illimit dutilisateurs de caisse. Cette option offre
les fonctions suivantes:
> Supporte le lecteur de code-barres
> Prise en charge de lecteurs de code-barres
> Dfinition libre de laffichage sur lcran client
> Dfinition libre du bon de caisse
> Contrle de caisse immdiat tout instant
> Prlvements et versements de caisse
> Dcompte automatique de caisse
> Nombre illimit de monnaies trangres
> Masque individuel de saisie de positions
> Suspension ou suppression des ventes au comptant saisies
> Certifi pour terminaux de paiement intgrs
Modes de paiement
Dans les donnes de base de la caisse, vous pouvez dfinir un nombre illimit de modes de paiement qui
pourront tre slectionns lors de lopration de caisse elle-mme, par exemple :
> Paiement au comptant en toutes monnaies
> Vente crdit
> Avoir
> EC-direct
> PC-direct
> Eurocard
> Visa
> American Express
> Autres cartes
Les ventes au comptant sont regroupes par mode de paiement lors du dcompte de caisse et transfres
dans la comptabilit avec limputation pr-dfinie.
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GESTION DES ABONNEMENTS

Le module en option Gestion des abonnements permet de raliser des facturations priodiques de faon
simple et efficace. Des applications typiques que lon trouve en pratique sont par exemple :
> Prestations de services
> Articles
> Abonnements
> Consommation compteur
> Divers
Slection de facturation
La slection est la base de la cration de factures priodiques. Elle comporte des indications sur:
> Priodicit
- date dfinie librement
- facturation mensuelle
- facturation trimestrielle
- facturation semestrielle
- facturation annuelle
- selon un modle
> Positions
Un nombre illimit de positions gnrer automatiquement par facture.
> Clients
Les variantes de saisie suivantes sont disponibles:
- clients / groupes de clients de /
- saisie manuelle des clients
- groupement dadresses (la Gestion dadresses est alors requise)
Adaptation individuelle dun abonnement
Chaque abonnement peut tre modifi par lutilisateur:
> Attribution libre dautres positions facturer par client
> Modles pour le flux de documents
> Adaptation des donnes den-ttes de commandes
Masques individuels dabonnement
Les masques de saisie des abonnements sont personnalisables par groupes dutilisateurs. Pour la saisie de
donnes dabonnement diffrentes, il est possible dattribuer un jeu de masques individuel un abonnement
et de ladapter ses besoins.
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Cration de commandes
La gestion des abonnements cre des commandes clients en fonction des consignes de labonnement. Ces
commandes sont traites selon les paramtres de la gestion du traitement.
Facturation rptitive
Aprs la cration des commandes, les donnes de facturation sont dtermines selon la priodicit. En cas de
facturation dindex compteurs, la valeur est automatiquement reporte comme valeur de.
Mise jour des abonnements
Les modifications se limitent :
> Suppression de clients
> Saisie de nouveaux clients
> Suppression de positions de facturation
> Saisie de nouvelles positions de facturation
> Modifications globales
Des modifications de prix et de rabais peuvent tre prises en compte automatiquement.
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GESTION DES LOTS / NUMROS DE SRIE
La gestion de lots / numros de srie permet de dfinir un niveau supplmentaire par article et par stock
pour grer les informations concernant les lots et les numros de srie. Parfois les entreprises utilisent galement les termes de charge ou de batch. Cette option permet de grer trois variantes :
> Lots
> Numros de srie lentre en stock
> Numros de srie la sortie de stock
Le lot diffre du numro de srie lentre en stock dans le sens o chaque lot comprend une quantit illimite, alors que le numro de srie est toujours attribu une quantit gale 1.
Donnes de base de lots / numros de srie
Sur la base de produits, lon dtermine dans la section lots / numros de srie si larticle est gr par lots /
numros de srie, ainsi que la variante applique cet article. Lorsque la variante est dfinie, il faut ensuite
slectionner le tri :
> par lots / numros de srie
> par date dentre (FiFo)
> par date dexpiration
Toutes les listes de slection sont classes selon le tri dfini et les prlvements sont effectus selon cet ordre,
si le prlvement de lots / numros de srie est rgl sur automatique.
Les donnes de base comportent galement des indications telles que la date dexpiration, le dlai de consommation, lattribution automatique de lots / numros de srie, le prlvement automatique, les conditions de garantie, etc.
La saisie des lots / numros de srie proprement dits seffectue dans les programmes de saisie de commande vente, achat et production.
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Mouvements de lots / numros de srie

Lorsquun article est soumis lattribution de lot / numro de srie, ceci est pris en compte dans tous les
programmes de saisie de commande:
> Entres
Selon la configuration, le lot / numro de srie est saisi manuellement lors de lentre en stock ou bien attribu automatiquement par le systme. Les entres proviennent des programmes achat, ordre GPAO, entres
en stock manuelles, transferts de stock et inventaire.
> Sorties
Selon la configuration, le lot / numro de srie est choisi manuellement lors de la sortie de stock ou bien
attribu automatiquement par le systme. La position de sortie, p. ex. une position de commande, peut se
voir attribuer un nombre illimit de numros de lots / de srie; le systme compare nanmoins la quantit
totale du numro de lot / de srie avec la quantit de la position. Les sorties proviennent des programmes
vente, ordre GPAO, sorties de stock manuelles et transferts de stock.
> Edition sur des documents
Les lots / numros de srie peuvent tre imprims, selon le format dfini individuellement, sur tous les documents souhaits tels que bon de livraison, facture, etc..
Traabilit de lots/numros de srie
Un numro de lot ou de srie est unique et univoque. Afin dassurer tout moment cette caractristique,
un numro conscutif, ayant en rgle gnrale la valeur 0, est ajout au numro de lot / de srie. Si toutefois une entre en stock provenant dune note de crdit de client devait avoir lieu, lentre en stock sera enregistre avec le numro de lot / de srie dorigine, mais avec un numro de squence portant la valeur 1.
Ce mcanisme permet une traablit intgrale de tous les mouvements, mme en cas dentres et de sorties rptes dun mme lot / numro de srie.
Lots / numros de srie en production
En cas de fabrication dun produit avec nomenclature, comprenant des articles soumis aux numros de lots
ou de srie, ces derniers peuvent tre pr-rservs dans lordre de fabrication.
Aprs la fabrication, les lots ou articles avec numros de srie utiliss pourront tre attribus de faon effective la pice produite. Ainsi, un suivi sans faille des cas demploi est garanti.
Pour plus de dtails concernant la GPAO ABACUS, veuillez vous reporter la documentation spare.
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ASSURANCE QUALIT
Des standards de qualit et de scurit levs ont de plus en plus dimportance dans la fabrication.
Lassurance qualit nest pas seulement un thme dactualit pour les produits pharmaceutiques ou alimentaires, elle joue de plus en plus un rle central dans des secteurs tels que la vente, les prestations de
service ou lentretien.
Loption Assurance qualit offre un instrument pour le contrle de qualit lors de lentre en stock de
produits grs avec des numros de lot ou de srie. Ces fonctions peuvent tre utilises aussi bien lors de
rceptions de marchandise achete que dentre depuis la fabrication.
Spcifications
Les spcifications correspondantes doivent tre fixes pour chaque produit dans les donnes de base. Il
sagit l de profils dexigence produit, qui peuvent contenir une description des proprits ainsi que des
directives et des limites.
Il est possible dattribuer chaque spcification une place de contrle et un moyen de contrle, grables
depuis des tables dfinissables librement.
Pour chaque spcification, il est possible de dfinir si elle doit tre satisfaite en tant que critre obligatoire
pour la libration.
Gammes de contrle
Une gamme de contrle regroupe toutes les spcifications importantes pour un contrle de produit. Une
gamme de contrle se compose de donnes den-tte et de donnes de position. Les donnes den-tte
contiennent des informations gnrales telles que le descriptif de la gamme de contrle, lindicateur inactif ou une date de dbut de validit. Si la libration dun ordre de contrle, un transfert de stock doit
tre effectu par exemple dun lieu de stock bloqu un lieu de stock de vente il est possible de dfinir une proposition de lieu de stock/emplacement.
Les positions reprsentent la gamme de contrle et correspondent aux spcifications dfinies, reprises dans
les donnes de position. Les spcifications peuvent bien entendu tre adaptes par position de contrle.
Donnes de base des produits Dfinitions AQ
Dans les donnes de base des produits, il est possible de dterminer dans les informations de lots / numros
de srie, si un contrle de la qualit doit tre exig lors de lentre en stock. Pour le contrle, une proposition de gamme de contrle est attribue au produit.
Ordre de contrle par lots / numros de srie
Lors dune entre en stock manant dune commande fournisseur, dun ordre de fabrication ou dun retour
client, les numros de lots / de sries correspondants sont saisis et imputs. Sil sagit dun article soumis
lAQ, le systme cre en mme temps un ordre de contrle en fonction de la gamme de contrle enregistre.
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En quarantaine
Les lots / numros de srie enregistrs recoivent le statut en quarantaine, qui est maintenu jusqu ce que
lordre de contrle soit clos et toutes les positions de contrle confirmes par un OK. La libration des lots /
numros de srie a lieu avec la clture de lordre de contrle, dans la mesure o tous les rsultats du contrle
sont positifs.
Gestion du traitement de lordre de contrle
Le traitement dun ordre de contrle est fix par la gestion du traitement, les actions/tapes suivantes peuvent tre dfinies:
Action
Description
Imprimer ordre de contrle
Imprime un ordre de contrle avec le Gnrateur de rapports AbaView
Dfalquer quantit de contrle
Une quantit de contrle peut tre fixe pour le contrle. Ceci est indispensable, si une quantit partielle du produit est utilise ou dtruite lors
du contrle. Laction dfalquer quantit de contrle cre automatiquement limputation de stock correspondante.
Transfert de stock
Si un stock de transfert est dfini sur lordre de contrle, le lot / numro

de srie sera transfr, aprs contrle positif, du lieu de stock/emplacement actuel celui figurant sur len-tte de lordre de contrle, p.ex. le
stock de vente ou de production.
Transfrer quantit chantillon
Si ncessaire, il est possible de dfinir une quantit chantillon, ainsi quun

lieu de stock/emplacement, sur len-tte de lordre de contrle. Laction
transfrer quantit chantillon cre un transfert de stock correspondant,
savoir une quantit partielle du lot est transfre sur le stock chantillon.
Imprimer procs-verbal dessai
Imprime un rapport de test avec le Gnrateur de rapports AbaView
Bloquer / librer des lots
Cette action est en gnrale dfinie comme la dernire tape de travail.

Cette action vrifie les rsultats de contrle saisis et les visas existants. Sil
devait manquer un OK pour une position de contrle ou un visa, lordre
de contrle ne peut tre clos. La libration des lots / numros de srie est
seulement possible, si tous les rsultats de contrle et visas sont positifs.
Dans le cas contraire, les lots / numros de srie seront bloqus et seulement librs par un nouvel ordre de contrle.
Nouveau test
Dans les donnes de base produits, il est possible de dfinir un dlai en jours lexpiration duquel le contrle
dun lot ou dun numro de srie devra tre rpt. Ceci est particulirement important pour les produits avec
date de premption.
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SAISIE MOBILE DES DONNEES (SMD)
La saisie mobile des donnes (SMD) permet de simplifier des transactions existantes dans les domaines vente, achat, stock, etc. Ladd-on
se compose en principe de trois lments:
> Le terminal portable de SMD pour la saisie optique des
donnes
> Le logiciel de base de SMD sur le terminal portable de SMD
pour le traitement des donnes
> Les interfaces de SMD pour le transfert des donnes entre la GECO, respectivement le PC, et le terminal portable
de SMD
Terminaux portables de SMD
LAdd-on SMD est compatible avec les appareils de saisie mobile des donnes de la marque DENSO. Chaque terminal
portable de SMD en cours dutilisation reoit un numro dappareil unique qui est toujours transmis avec les donnes.
Ceci permet de garantir sans difficults un usage multi-utilisateurs.
Logiciel de base SMD
Le logiciel de base SMD contient pour lessentiel les fonctions de base suivantes:
> Saisie dune ou plusieurs commandes
> Saisie dune ou plusieurs commandes de projet
> Transfert des donnes de commande du PC au terminal portable SMD pour la prparation des positions de
commande
> Saisie dune ou plusieurs commandes fournisseurs
> Saisie dentres, sorties ou transferts de stock
> Saisie alatoire de positions dinventaires
> Transfert dune liste de comptage dinventaire du PC au terminal portable de SMD pour linventaire contrl
> Transfert de donnes du terminal portable de SMD au PC et du PC au terminal portable de SMD
Customizing
Chaque terminal portable de SMD est adaptable aux exigences de lentreprise au niveau du logiciel, car des masques
de saisie spcifiques sont disponibles pour le paramtrage des domaines vente, achat et inventaire. Ainsi, il est par
exemple possible de dfinir si certains champs de donnes sont activs pour la saisie et si une saisie est obligatoire ou
facultative dans ces champs.
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Exemple de Customizing dans la pratique

Dans une quincaillerie, les articles dsirs sont prlevs dans le stock avec le client, saisis en mme temps avec le
terminal portable de SMD, puis transfrs dans le traitement des commandes par la station de transmission.
Lutilisateur naura plus qu saisir ou slectionner ladresse du client et lancer limpression du bon de livraison ou
de la facture.
Saisie optique avec codes-barres
La plus grande utilit de la saisie de donnes au moyen du terminal portable de SMD est la saisie optique des donnes.
Des informations comme les numros de produits, lidentification du stock, les numros de lots etc. peuvent tre
saisies plus rapidement, et surtout sans erreur de frappe, par la lecture du code-barres. Afin de permettre la saisie simultane de plusieurs informations, le logiciel de SMD peut tre configur avec des dits sparateurs de champs, afin
que plusieurs champs de donnes contenus dans le code-barres puissent tre lus en mme temps, par exemple le
numro de produit, le lieu de stock et lemplacement.
Transfert de donnes du terminal portable SMD vers le PC
Le transfert des donnes saisies dans le terminal portable de SMD vers la Gestion des commandes seffectue au moyen
dune station de transmission optique relie au PC. Le traitement des donnes dinterface est ralis ensuite, en
fonction du domaine dapplication, dans les divers programmes de la Gestion des commandes tels que la saisie de
commandes clients ou fournisseurs ou bien la saisie dinventaire. Dans tous les cas, le terminal portable de SMD gnre les fichiers dinterface ASCII standards correspondants, qui seront automatiquement traits par le logiciel
ABACUS. Les enregistrements dinterface contenant une erreur seront consigns dans un protocole, comme lors du
chargement de fichiers normaux dinterface ASCII.
Programmation et distribution:
Spirig Systems GmbH
St. Gallerstrasse 31
CH-9470 Buchs SG
Tlphone 081 740 40 80
info@spirig-systems.ch
www.spirig-systems.ch
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INTERFACE DE VENTE
Linterface de vente prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de donnes de commandes
- Commandes
- Offres
- Commandes de projet
- Offres de projet
- Factures partielles
> Interface OLE
Importation de donnes de commandes
La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des donnes de commandes provenant dun systme externe. En principe, chaque champ pouvant tre rempli manuellement
dans la commande peut galement tre charg au moyen de linterface.
Les options dimportation suivantes sont prises en charge:
> Reprendre date de commande, de livraison et de dtermination du prix depuis
- linterface
- la saisie manuelle
> Reporter la gestion du traitement depuis
- linterface
- le client resp. Customizer GECO
> Prix / rabais
- selon linterface
- effectuer la dtermination de prix / rabais
Exportation de donnes de commandes
En cas de gestion des commandes dcentralise, les donnes de commande saisies peuvent tre exportes
avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre systme externe.
La slection des donnes de commande seffectue selon les critres suivants:
> Numro de commande
> Date de commande
> Numro de client
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Les donnes de commandes peuvent tre charges entirement ou partiellement. Les domaines partiels
suivants sont alors pris en compte:
> Donnes dadresse des clients
> Donnes dadresse du lieu de livraison
> Donnes dadresse du lieu de facturation
> Donnes de produits
> Champs individuels utilisateur en-tte de commande / positions
> Champs individuels utilisateur adresse
> Numro de commande
Lexportation des donnes est effectue par ligne au format ASCII et chaque champ est reprsent sur une
ligne spare avec le nom du fichier et le numro de champ.
La structure des donnes et de linterface est dcrite dans la documentation dinterface.
Format dinterface variable
Des propres modles dinterface ASCII pour limportation ou lexportation permettent de convertir des
donnes depuis des systmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les donnes ABACUS dans un
format externe.
Simulation
Avant de lancer un traitement dinterface dfinitif, tout le processus de chargement peut tre simul. En cas
dirrgularits, les erreurs sont consignes dans un fichier protocole.
Traitements prliminaire et ultrieur
Limportation et lexportation peuvent tre effectues avec un traitement individuel prliminaire et / ou
ultrieur. Celui-ci peut seffectuer en dmarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script.
Par exemple, le fichier interface charg est copi dans un rpertoire de sauvegarde au moment du traitement
ultrieur.
Interface OLE
Linterface OLE peut par exemple tre intgre dans des propres routines de programme. Elle prend en
charge les fonctions suivantes:
> Saisie dune nouvelle commande / position de commande
> Slection de commande / position de commande
> Modification de commande / position de commande
> Enregistrement de commande / position de commande
> Suppression de commande / position de commande
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I N T E R F A C E A C H AT
Linterface achat prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de donnes de commandes fournisseurs
- Commandes fournisseurs
- Appels doffres
- Commandes fournisseurs de projet
- Frais dachat
- Frais dachat de projet
> Interface OLE
Importation de donnes de commandes fournisseurs
La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des donnes de
commandes fournisseurs provenant dun systme externe. En principe, chaque champ pouvant tre rempli
manuellement dans la commande fournisseur peut galement tre charg au moyen de linterface.
> Reprendre date de commande fournisseur et de dtermination du prix depuis
- linterface
> Reporter la gestion du traitement depuis
- linterface
- le fournisseur resp. Customizer GECO
> Prix / rabais
- selon linterface
- effectuer la dtermination de prix / rabais
> Divers
- effectuer automatiquement la confirmation des quantits
- rechercher les positions sans numro de position
- rechercher des fournisseurs si aucun nest dfini
Exportation de donnes de commandes fournisseurs
En cas de gestion des commandes dcentralise, les donnes de commandes fournisseurs saisies peuvent tre
exportes avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre systme externe.
La slection des donnes de commande fournisseur seffectue selon les critres suivants:
> Numro de commande fournisseur
> Date de commande fournisseur
> Numro du fournisseur
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Les donnes de commandes fournisseurs peuvent tre charges entirement ou partiellement. Les domaines
partiels suivants sont alors pris en compte:
> Donnes dadresse du fournisseur
> Donnes dadresse du lieu de livraison
> Donnes dadresse du lieu de facturation
> Donnes de produits
> Champs individuels utilisateur en-tte de commande fournisseur / positions
> Champs individuels utilisateur adresse
> Numro de commande fournisseur
Lexportation des donnes est effectue au format ASCII par lignes et chaque champ est reprsent sur une
format externe.
Simulation
ultrieur.
Interface OLE
> Saisie dune nouvelle commande fournisseur / position de commande fournisseur
> Slectionner commande fournisseur / position de commande fournisseur
> Modifier commande fournisseur / position de commande fournisseur
> Enregistrer commande fournisseur / position de commande fournisseur
> Supprimer commande fournisseur / position de commande fournisseur
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INTERFACE STOCK
Linterface stock prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de mouvements de stock
- Entres en stock
- Sorties de stock
- Transferts de stock
> Importation et exportation de donnes dinventaire
Importation de mouvements de stock
La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des donnes de stock
provenant dun systme externe. En principe, chaque champ pouvant tre saisi manuellement comme entre
en stock, sortie de stock ou transfert de stock peut galement tre charg au moyen de linterface.
> Prix / rabais
- selon linterface
- redfinir les prix
- redfinir les prix, si le champ Prix aprs dtermination du prix affiche la valeur zro dans linterface.
> Options gnrales
- clture de mouvements de stock aprs importation
- crer attribution de stock si elle nexiste pas encore pour ce produit
> Transfert / Sortie de stock
- ignorer numro de squence du lot
Exportation de mouvements de stock
En cas de gestion des commandes dcentralise, les mouvements de stock saisis peuvent tre exports avec
la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre systme externe.
ligne spare avec le nom du fichier et le numro de champ. La structure des donnes et de linterface est
dcrite dans la documentation des interfaces.
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Simulation
Limportation et lexportation peuvent tre effectus avec un traitement individuel prliminaire et / ou
ultrieur.
Importation de donnes dinventaire
La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des donnes dinventaire provenant dun systme externe. En principe, chaque champ qui peut tre rempli manuellement dans la
saisie de commande fournisseur peut galement tre charg au moyen de linterface.
Des donnes saisies au moyen dun terminal portable de saisie de donnes (CMD) peuvent tre charges dans
un inventaire au moyen dune fonction dimportation.
Exportation de donnes dinventaire
Charge les donnes dinventaire dans un fichier ASCII. Ce fichier peut par exemple tre charg dans un terminal portable de saisie des donnes (CMD) et permet ainsi un inventaire guid.
Lexportation des donnes seffectue au format ASCII. La structure des donnes et de linterface est dcrite
dans la documentation des interfaces.
format externe.
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INTERFACE DONNES DE BASE
Linterface donnes de base prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de donnes de produit
> Interface OLE
Importation de donnes de base des produits
La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des donnes de base de
produits provenant dun systme externe. En principe, chaque champ pouvant tre rempli manuellement dans
la base de produit peut galement tre charg au moyen de linterface.
Les donnes de base des produits peuvent tre charges entirement ou partiellement. Les domaines partiels
> Donnes de base produits
> Descriptions de vente
> Textes de vente
> Attributions de stock
> Donnes dachat
> Prix dachat / rabais
> Prix de vente / rabais
> Objets
> Classifications
> etc.
Exportation de donnes de base des produits
Si la base de produits est gre et actualise de faon centrale au sein dune entreprise avec des succursales,
la fonction exportation permet de transfrer les fichiers dans les diffrentes gestions des commandes.
La slection des donnes de base des produits seffectue selon les critres suivants:
> Numro de produit
> Terme de recherche
> Dsignation technique
> Classification standard
> Slection de produit
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Les donnes de base des produits peuvent tre charges entirement ou partiellement. Les domaines partiels
> Numro de produit
> Descriptions de vente
> Textes de vente
> Attributions de stock
> Donnes dachat
> Prix dachat / rabais
> Prix de vente / rabais
> Objets
> Classifications
> etc.
format externe.
Simulation
ultrieur.
Interface OLE
> Saisir un nouveau produit
> Copier un produit
> Slectionner un produit
> Modifier un produit
> Enregistrer un produit
> Supprimer un produit ou une partie de celui-ci
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MONNAIES TRANGRES
Le module en option Monnaies trangres permet de grer des clients et des fournisseurs dans diffrentes
devises, en plus de la monnaie de base. Le traitement de commandes clients et fournisseurs prend automatiquement en compte la devise correspondante.
Listes de prix en monnaie trangre
Paralllement la liste de prix en monnaie de base, 9999 listes de prix alternatives peuvent tre gres dans
diffrentes devises.
Conversion automatique des prix
Une commande ou une commande fournisseur est toujours ouverte dans la devise du client respectivement
du fournisseur. Pour la saisie de commandes, les prix sont automatiquement convertis depuis la devise de la
liste de prix dans la devise du client.
Rvaluation automatique
Vous pouvez insrer laction recalculer la monnaie trangre tout moment de la gestion du traitement
Les prix sont ainsi automatiquement recalculs avec le cours actuel de la devise provenant du tableau de cours
de change.
Table centrale des monnaies trangres
Dans le tableau de monnaies trangres, gr de faon centrale pour toutes les applications ABACUS, plus
de 70 devises sont dj prdfinies. Lintgration dans la Comptabilit financire par la Comptabilit des
dbiteurs et des cranciers prend en compte des comptes de pertes ou bnfices de change qui peuvent tre
dfinis individuellement pour chaque devise.
Table des cours
La table des cours de change gre les cours comptabiliss et cours dvaluation pour toutes les monnaies
trangres actives. Les cours de change peuvent tre dfinis en fonction de la date et proposs lutilisateur
selon la date de commande client ou fournisseur. Le dveloppement du cours de change sappuie sur des
cours historiques. En plus des cours dimputation et dvaluation globaux, il est galement possible de saisir
des cours dimputation et dvaluation propres la Gestion des commandes.
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G E N E R AT E U R D E R A P P O R T S A B AV I E W /
DESIGN DE FORMULAIRES
AbaView est un gnrateur de formulaires et de rapports disposant de multiples fonctions. AbaView permet
de crer des listes personnalises dans tous les programmes ABACUS, excepte la Comptabilit financire.
Plus de 120 bases de donnes
Plus de 120 bases de donnes peuvent tre utilises pour les extraits dans la Gestion des commandes.
Ci-dessous, un petit extrait du catalogue des donnes de la Gestion des commande:
> Base de fournisseurs et de clients
> Statistiques de vente et dachat
> Base des adresses
> Base des articles et des prix
> En-tte et positions de commande
> Quantits et mouvements de stock
> En-tte et positions de commande fournisseur
> Numros de lot / de srie
Cl daccs propre
AbaView peut utiliser les cls des fichiers ABACUS ou gnrer des index temporaires si ncessaire.
Relations
Il est possible de traiter les liens dfinis entre les fichiers ABACUS. Des menus permettent de crer de nouvelles relations ou de supprimer celles qui existent dj. Il est ainsi possible dditer des donnes en provenance de diffrents programmes ABACUS dans un seul rapport.
Slection des donnes
Les donnes diter peuvent tre slectionnes selon des critres librement dfinissables. Il est possible
dassocier plusieurs critres laide doprateurs logiques comme ET et OU.
Pour augmenter la convivialit dutilisation des rapports, lutilisateur peut crer ses propres masques de
saisie pendant la dfinition du rapport. Lutilisateur choisit un extrait depuis lenvironnement ABACUS habituel, slectionne les donnes souhaites et obtient le document dsir sans se proccuper du fonctionnement dAbaView.
Fonctions de prsentation
En plus des lments de prsentation tels que des images, des dgrads, des titres de colonnes dfinis librement et des fonctions dencadrement automatique, diffrents blocs de rapports sont disponibles:
> En-tte et pied de page du rapport
> Titres de colonnes et totalisations tous les niveaux
> Positions dtailles
> Blocs de textes propres lutilisateur, relis entre eux
La prsentation dispose des fonctions suivantes:
> Attributs des polices
> Polices Truetype et polices dimprimantes
> Agrandir/rduire la taille des champs
> Supprimer/insrer/dplacer des champs
> Renommer les champs
> Dfinitions dexpressions
> Champs de sommes au choix
> Lignes libres pour titres et totaux
> Utilisation de variables systme telles que

numros de pages, date, etc.
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Designer de formulaires avec AbaView

AbaView permet de crer nimporte quel document (confirmation de commande, bon de prparation, bon de livraison, facture) relatif aux diffrents domaines de la vente,
lachat, le stock. Lapparence du document est aussi personnalise que limage de lentreprise. Grce
AbaView, tous les documents peuvent tre crs sur mesure et rpondre aux exigences des clients.
Structure du formulaire
Elle dfinit la prsentation et ldition dun formulaire. Le formulaire se divise en sections. Des textes standards sont dfinis dans chaque section contenant les champs diter.
Les sections suivantes se distinguent:
> Len-tte de rapport comprend les donnes dadresses, les informations sur le client, ainsi que des
donnes concernant la commande client ou fournisseur
> Len-tte de la page apparat partir de la deuxime page du document et peut contenir les mmes
informations que len-tte de rapport.
> Le dtail contient les donnes de position comme le numro darticle, les quantits, les prix, les rabais
et les textes.
> Le total est dit en dernier et contient les informations relatives au montant de la TVA, aux rabais et
aux valeurs de la commande.
> Le pied de page est dit jusqu la dernire page, sur les documents de plusieurs pages
> Le pied de page du rapport termine le document et contient, par exemple, le bulletin de versement.
Formats de fichiers supports
Les formats de fichiers suivants peuvent tre traits et combins les uns aux autres:
> Dtaflex
> Pervasive.SQL
> ODBC
> ADO ActivX Data Objects
> BDE Borland Database Engine
> ASCII
Formats ddition supports

Ldition des donnes peut seffectuer dans les formats suivants:
> Report
> xFlex
> ODBC
> ADO
> BDE
> ADF
> RTF
> Fichier dimpression
> HTML
> ADF
> XML
> Anciens formats:
> Windows Meta File
- Excel 4
> ANSI
- dBase
> ASCII
- Paradox
> Microsoft Excel
- Lotus 1-1-3
> Formats lettre en srie
- DIF
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ABACUS TOOL-KIT
ABACUS Tool-Kit est le systme de base des applications

ABACUS. Pour complter la convivialit et lefficacit des programmes, ABACUS Tool Kit vous permet de bnficier des technologies les plus modernes:
Systme de menus ABACUS
Avec lAbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent dun menu principal, qui permet un passage
facile et rapide dune application lautre ou un programme tiers.
> Un choix de programme en fonction du mandant
Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandants concern sont affiches dans le
menu avec les programmes correspondants.
> Un choix de programme en fonction de lutilisateur
LAbaMenu naffiche lutilisateur que les programmes pour lesquels il possde les droits daccs ncessaires.
> Menus de programme en fonction des rles
Un ou plusieurs rles peuvent tre attribus un utilisateur. Il dfinissent les programmes afficher, lorsque
lutilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les
tches prvues par le rle slectionn.
> Fonction QuickSearch
Des programmes, ainsi que des donnes manant des bases de donnes ABACUS peuvent tre recherchs et
interrogs laide de mots-cls.
> Recherche dans des manuels
Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-cls.
> Favoris
Les programmes les plus utiliss peuvent tre mmoriss par lutilisateur sous ses favoris.
> Gestion des dossiers
Cette fonction permet darchiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels
que p. ex. bulletins de livraison, factures ou galement documents Word, Excel, etc. Si lon dispose des
droits daccs ncessaires, il est ensuite trs facile de retrouver, consulter et prsenter ces documents.
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AbaVision
AbaVision est un complment intgrant entirement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En sappuyant
sur les Business Objects dABACUS (ABO), Excel devient un vritable Management Informations System (MIS)
avec un accs online aux transactions et critures comptables.
La transmission fastidieuse des informations dun logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa fait partie du pass. Grce cette nouvelle intgration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par
exemple, tablir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les donnes seront toujours mises jour automatiquement.
Utilisation pratique pour les utilisateurs dAbaVision:
> Possibilit de raliser un systme de gestion de linformation (MIS) avantageux et souple avec Excel et
ABACUS.
> Nouvelles possibilits de prparation, daffichage et dchange de donnes et dinformations.
> Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise jour automatique des feuilles de calcul
Excel. Les sources derreurs survenant la saisie ou la transmission sont ainsi vites.
> Accs online aux donnes ABACUS
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OUTILS ABACUS
Archivage
En plus de la gestion des dossiers, gratuitement votre disposition dans le cadre de lABACUS Tool Kit, le
module ABACUS darchivage vous propose un classement lectronique complet des extraits et documents
crs dans les diffrents programmes ABACUS ou dans des programmes externes.
> Directement intgr dans le logiciel ABACUS:
Larchivage ABACUS est entirement intgr dans les programmes ABACUS. Lors de limpression dun rapport, une copie lectronique du document peut automatiquement tre sauvegarde dans larchive correspondante. Des dcomptes de TVA dfinitifs, des bilans, des dcomptes de salaire etc. sont ainsi directement
archivs, indpendamment de lutilisateur qui a dit lextrait. Simplicit et scurit lintgrit des donnes
est donc garantie.
> Archivage depuis les programmes Office
Lintgration de larchivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilit denregistrer
des documents Word, des tables Excel et des prsentations PowerPoint directement depuis lenvironnement
Office dans les archives ABACUS.
> Numrisation et archivage de documents originaux
Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels
que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses datelier, etc. Les documents ainsi digitaliss peuvent
alors tre enregistrs dans larchive souhaite. Ces documents sont galement dots automatiquement dune
indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch.
> Complet et invariable
Tous les extraits, documents et donnes sauvegards dans des archives sont enregistrs de faon invariable.
Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de faon slective.
> Codage et droits daccs
Les donnes sont codes lors de lenregistrement et laccs aux donnes est rgl de faon ce que seules
les personnes autorises puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des donnes
des archives.
La scurit est assure, la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits daccs de la gestion des utilisateurs.
> Recherche aise dinformations
Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhait, mme parmi des
milliers dautres, aprs un court instant. Ce systme vous offre galement:
- une recherche de fragments de mots
- une combinaison de diffrents lments de texte
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AbaPilot: Systme de navigation et de recherche

Avec AbaPilot, lutilisateur ABACUS dispose dun accs rapide
et direct toutes les donnes et informations enregistres dans
le logiciel ABACUS.
Lors de la saisie dun terme de recherche, tous les enregistrements correspondants sont affichs avec toutes
les informations, donnes et tous les documents associs (Word, Excel, originaux digitaliss).
Un clic de la souris suffit pour afficher des informations dtailles sur les enregistrements. Dans le cas de
donnes ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant peut tre lanc directement afin dditer
le document au besoin.
AbaNotify:
Systme dinformation et de notification
AbaNotify permet toutes les personnes lenvoi par e-mail planifi dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou de
rapports AbaView. La prparation de listes et de rapports peut
tre faite par responsable dobjet, avec envoi ou sauvegarde.
Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC, HTML, TXT
sont pris en charge.
Le programme informe immdiatement en cas dvnements
tels que cration, modification ou suppression dun enregistrement. Lexportation et le regroupement de modifications de
base de donnes sous les formats XML, HTML, TXT, DAT est possible.
AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme p.ex. avis en cas de modifications de champs dfinis, tels que changement de prix dans la base de produits. Une notification la
direction des ventes peut galement se faire au moyen dAbaNotify, si un montant doffre ou de commande
est dpass.
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29.5.2009
14:13 Uhr
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ABACUS Research SA, Business Software

En Budron H14, CH-1052 Mont-sur-Lausanne
Tlphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20
www.abacus.ch info@abacus.ch
ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software
Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen
Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00
www.abacus.ch info@abacus.ch
Ecknauer + Schoch ASW / scho 300 f-05.09
ABEA_Prosp_09_f

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page d'accueil ABACUS sous le lien

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Gestion automatique du traitement

Statut des commandes

Divers genres de factures

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> Prix et taux de rabais actuels

> Genres de prix grs

> Genre de rabais grs

Systme de gestion de l'information (MIS)

> Informations clients, produits et fournisseurs

> Informations immdiates

> Gestion de l'information pour l'analyse de donnes

Gestion des commandes ABACUS comme outil de facturation

Gestion des dossiers

Masques de saisie individuels

Avec le module optionnel Achat, le responsable

Commandes fournisseurs automatiques

Reprise automatique de l'appel d'offres

Donnes commandes fournisseurs tendues

Renseignement sur la disponibilit

Planification des achats

Dissolution automatique des reliquats

Dossier lectronique pour documents originaux

La Gestion des commandes ABACUS permet aux

L'e-Business d'ABACUS garantit un commerce avec

Conception graphique du Shop

Rseau e-Business AbaNet

Intgr dans la Gestion des commandes

Rgles d'expdition pour les commandes Shop

Envoi de documents avec l'e-Business

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La gestion de stock de la Gestion de commandes a

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