Reporte de estada para obtener el ttulo de

Licenciado en Ingeniera en:

Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

Periodo: 2016

SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS FISCALES

Realizado en la empresa
Sofiscal S.A. de C.V.

Presentado por:
MOYA BOLAOS JUAN ALBERTO
OROZCO VELAZQUEZ GUSTAVO ALFONSO
TEXTA LUCAS BACILIO
VAZQUEZ SANTIAGO SAMUEL IVAN

SEGUNDO AVANCE DE ACTIVIDADES

Guadalajara, Jalisco, diciembre 2016

Contenido
Resumen..............................................................................................Error! Bookmark not defined.
1. Introduccin................................................................................................................................... 3
1.1 Antecedentes.......................................................................................................................... 4
1.2 Planteamiento del problema ................................................................................................ 6
1.3 Objetivo ................................................................................................................................... 8
1.3.1 Objetivos especficos ......................................................................................................... 8
1.4 Hiptesis o supuesto ...............................................................Error! Bookmark not defined.
1.5 Justificacin ..............................................................................Error! Bookmark not defined.
1.2 Alcance del proyecto ...............................................................Error! Bookmark not defined.
2. Marco terico y de referencia .......................................................Error! Bookmark not defined.
3. Desarrollo: Mtodos y tcnicas .................................................................................................. 9
4. Anlisis de resultados ...................................................................Error! Bookmark not defined.
5. Conclusiones y recomendaciones ...............................................Error! Bookmark not defined.
6. Glosario ...........................................................................................Error! Bookmark not defined.
7. Bibliografa ......................................................................................Error! Bookmark not defined.
8. Anexos .............................................................................................Error! Bookmark not defined.

1. Introduccin

La notara Sofiscal S.A. de C.V. localizada en la zona metropolitana de

Guadalajara, Jal. Que cuenta con slo un solo despacho legal ha crecido
bastante en los ltimos aos y necesita administrar la gestin de documentos
fiscales, los cuales son generados actualmente en Microsoft Office y base de
datos propias de los clientes, los cuales son impresos y almacenados de manera
fsica, pero generan perdida de informacin debido a la gran cantidad de
documentos fiscales utilizados a diario.

Para lo cual se propone un software para gestionar los documentos fiscales de

manera digital, desde una plataforma web y con la capacidad de utilizarlo en
dispositivos mviles, donde se lleve un orden de documentos foliados y una
asignacin a los abogados que laboran en la empresa Sofiscal S.A. de C.V., con
el objetivo de perder la menor cantidad de informacin; que pueda ser
modificado de acuerdo a la etapa del proceso legal y archivado de acuerdo al
expediente del cliente.

De este proyecto se espera obtener un contrato con la empresa Sofiscal S.A. de

C.V., en la cual nuestra casa desarrolladora Sotex S. de R.L. localizada en
Guadalajara, Jal. dedicada a soluciones tecnolgicas en TIC y Mecatrnica para
casas u oficinas; pueda prestar el servicio de outsourcing para la
implementacin y desarrollo de productos fiscales y legales que ayuden a
agilizar y mejorar el entorno de trabajo actual presentado como problemtica por
la empresa Sofiscal S.A. de C.V.

1.1 Antecedentes

La notaria Sofiscal S.A de C.V con 5 aos de experiencia en el mercado es un

despacho u oficina autorizadas por el Gobierno del estado para la realizacin de
ciertos actos jurdicos; los notarios tienen fe pblica, esto significa que esos
actos solo pueden realizarse a travs de notarios, la firma ante notarios es lo
que le da formalidad y validez al acto jurdico.
El objeto de una notara es realizar actos jurdicos de personas que acuden a
solicitar servicios como los siguientes (testamentos, escrituras de compraventa
de inmuebles, constitucin de todo tipo de empresas, mercantiles, civiles,
cooperativas), protocolo de actas de asambleas de empresas, poderes,
contratos, etc.
Tambin realiza otro tipo de actos relacionados con la notaria, como por ejemplo
trmites ante el Registro Pblico de la Propiedad, Municipios, etc.
Para la realizacin de cada acto jurdico es necesaria determinada
documentacin e incluso en algunas veces realizar algn trmite ante alguna
autoridad o pagos como impuesto predial, agua, etc.
De tal manera la finalidad de la actividad dentro de la notaria es la calidad en el
servicio, el control de informacin y de procesos; acortar los tramites y no perder
la etapa de los documentos que se encuentra en trmite, hasta que se entregue
los documentos resultantes al cliente.
Ya que dicho proceso y control se tiene administrado en hojas de Excel,
Plantillas en Word soporte de la informacin en archivo, produce perdida de
informacin y tramites postergados, entre otras cosas.
Existen tareas generales que todos los servicios que presta la notaria deben de
hacerse, estas tareas se describen a continuacin:
1. Registrar la informacin previa del cliente que acude a la notaria, en este
registro se guardan las circunstancias de importancia que den
oportunidad de entender la problemtica y el alcance de este, este
registro se hace en un documento de Word.
2. Definido el tipo de procedimiento jurdico que se va a brindar al cliente se
solicita una recopilacin de documentos necesarios para llevar el trmite.
En este proceso el cliente acude a la notaria con los documentos
requeridos y se archivan fsicamente para dar seguimiento al acto jurdico
brindado.
3. Se generan citas con el cliente dependiendo de las necesidades que el
servicio requiera estas citas son generadas en distintas ocasiones y a lo
largo del proceso, estas citas son guardadas en un documento Excel que
es creado por el notario para poder administrar las citas pendientes del
4

notario con el cliente.

4. Una vez que se le dio un correcto y exitoso procedimiento se deben de
certificar el acto jurdico, esto implica enviar a las instituciones pblicas la
informacin necesaria para que se de fe de legalidad al acto. Para revisar
el avance de este proceso, solo el notario es quien sabe en qu estatus
se encuentra el acto jurdico.
Finalmente, cuando el procedimiento est completo, el expediente de cada
proceso jurdico debe de ser autorizado para que el acto se tome como
autentico esto implica recoleccin de firmas y sellos de autenticidad legal. Una
vez que el acto jurdico es legal y finalizado se archiva fsicamente con su
nmero de expediente correspondiente para que, en futuras consultas, este
nmero es registrado en un documento de Excel que indica el lugar fsico donde
se resguardo la informacin ligada a este acto jurdico, para posibles
aclaraciones.

1.2 Planteamiento del problema

Actualmente todos los servicios de actos jurdicos que presta la notara Sofiscal
S.A de C.V, la notara cuenta con un despacho jurdico donde se encuentran
secretarios, registradores, notarios y personal administrativo. Se solicit un
programa escalable para la gestin de documentos legales enfocado
actualmente al proceso de escrituras.
Sofiscal S.A de C.V define que su proceso de administracin actualmente le
genera mala calidad del servicio al cliente y la eficiencia de sus procesos no es
la adecuada. Los problemas ms recurrentes de la organizacin y en la cual se
necesita mayor atencin son los siguientes:
La recoleccin de la documentacin es tarda y ocupa espacios fsicos
para ser archivada, as mismo la consulta a estos documentos no es
eficiente puesto que se debe de solicitar al encargado de archivos la
documentacin requerida, y la respuesta en tiempo depender de la
carga de trabajo que este tenga en el momento de la solicitud.
El seguimiento a cada trmite no es transparente para quien requiera
saber un estatus del expediente, debido a que el seguimiento de cada
tramite puede encontrarse internamente en la notaria como tambin en
instituciones pblicas , puesto que esta informacin la tiene cada uno de
los notarios en particular al caso que estn llevando, al momento de que un
cliente requiere informacin respecto a un servicio que se le est
prestando, la respuesta depender de la disponibilidad de trabajo del
notario, causando insatisfaccin del servicio al cliente, se han generado
casos de que la respuesta al seguimiento del trmite no es adecuada y el
cliente termina por declinar al servicio.

La agenda de cada notario es llevada en particular por cada notario, lo cual

para la organizacin no es transparente, todas las actividades que lleva a
cabo el notario. Para el notario la agenda puede llegar a encimarse y tener
actividades a abarcar al mismo tiempo.
Un expediente es revisado antes de ser enviado a las instituciones
pblicas para que este no sea rechazado, sin embargo, no existe un
registro que demuestre o avale que el expediente fue revisado, en caso de
que el expediente contenga un error, el expediente tiene que regresar a la
notaria y volver a generar el proceso, perdiendo tiempo excesivo.
Cada tramite incurre en los pagos correspondientes a las instituciones
pblicas, una vez que un trmite es aceptado por estas tiene un plazo para
que se haga el pago del servicio en caso de no hacerlo el tramite est
perdido e incurre en una irresponsabilidad del notario al momento de no
6

notificar correctamente al cliente, por otra parte, los desgloses de pagos no

es el adecuado al cliente, puesto que se generan dudas al no mostrar los
desgloses de impuesto que genera el tramite solicitado.
Referente a los reportes de control de informacin, el notario mes a mes
debe de enviar informacin al SAT referente a los tramites generados en
ese periodo de tiempo, la recopilacin de esta informacin requiere tiempo
que debe de abarcar el notario para generar este reporte, As mismo existe
una fiscala del estado la cual mes a mes genera auditorias del control de la
informacin y expedientes, este reporte tambin es generado por el notario
teniendo la misma problemtica de requerir tiempo para generar el reporte.

La notara Sofiscal S.A de C.V presenta estas problemticas que actualmente es

preocupante para la organizacin pues la calidad del servicio est siendo deficiente lo
cual se refleja en la prdida de clientes, as mismos clientes insatisfechos. El sistema
solicitado deber apoyar en el control de la informacin de gestin de documentos legales
enfocados a el proceso de escrituras como primera de desarrollo, con la posibilidad de
aadir otros mdulos para la mejora de otras reas de la empresa.

1.3 Objetivo

Desarrollar una aplicacin web para la gestin de documentos legales

enfocados en el proceso de escrituras que ayude a gestionar el proceso de
legalizacin de escrituras para la notaria Sofiscal S.A de C.V.

1.3.1 Objetivos especficos

Generar una ptima recoleccin de informacin preliminar entre el

notario y el cliente para llevar a cabo el proceso de legalizacin de
escrituras.
Controlar y agilizar la recoleccin y revisin de la documentacin
personal, brindada por el cliente.
Generar un seguimiento transparente a cada trmite, para los
involucrados a cada acto jurdico; organizacin, notario (abogado) y
cliente.
Gestionar las agendas de citas al cliente, para el proceso de
escrituras en la fecha definida.
Controlar la revisin de documentos de cada trmite jurdico antes de
ser enviado a las instituciones pblicas.
Generar informacin desglosada de los pagos necesarios que debe
de cumplir el cliente para cada servicio brindado.
Generar mensualmente los reportes obligatorios que debe de entregar
el notario.
Agilizar la consulta de expedientes solicitados al archivo de estos.

2. Diagrma de Gantt

3. Desarrollo: Mtodos y tcnicas

4.Analisis

Desarrollo del proyecto:

La empresa Sofiscal S.A. de S.V. ofrece servicios de notara en Guadalajara,

Jalisco, pero tiene un control de documentos fsicos que utiliza diariamente los
cuales han llevado a perdida de informacin, adems de que esos documentos
deben seguir un proceso legal para el servicio de escrituras que se busca mejorar,
ya que el cliente no sabe el proceso legal ni el estatus en el que se encuentra su
trmite.
Por lo que la empresa pretende mejorar la gestin de estos documentos ya que
involucra su despacho principal, sus abogados y administrativos.
El sistema permitir llevar el control de los documentos recabados con el cliente,
permitir conocer el proceso en el cual se encuentra el trmite de escrituras,
gestionar los documentos de manera digital manejados por folio, dar permiso a
los abogados de consultar, modificar, eliminar y actualizar los documentos de
acuerdo al proceso en el que se encuentren las escrituras y permitir al cliente
tiene acceso al sistema para consultar el estatus de su trmite, as como las
fechas de inicio/fin de cada proceso.

Requerimientos:

De acuerdo a la entrevista realizada en la empresa, se identificaron las siguientes

reas en las que se deber realizar la primera etapa de obtencin de
requerimientos.

Debido a su importancia se clasific en el siguiente orden: recabado de

documentos necesarios para las escrituras, proceso de escrituras.

10

Extracto de entrevista realizada a la empresa Sofiscal S.A. de C.V.

Qu servicio es el ms requerido y necesitan mejorar?
-

El servicio de escrituras.

Qu datos utiliza o produce este proceso?

-

Datos personales, datos registrales y catastrales.

Quines los realizan?

-

Clientes y personal de la notaria.

Cules son las personas claves que utilizaran el sistema desarrollado? Por qu
son importantes?
-

Todo el personal, quien atiente al cliente, integra expediente, realiza

escrituras, hace gestora en dependencias de gobierno, etc. Son los
encargados del proceso de inicio a fin.

Existen manuales de procedimientos, polticas o lineamientos de desempeo

documentados oficial o no oficialmente? Si los hay, Se cumplen en forma cabal
en el 100% de las ocasiones?, es decir, se respetan dichos procedimientos?
-

Si existen, si se respetan.

Especifique funciones que le gustara que el sistema eficiente en su proceso?

-

Expedientes y documentos en digital, datos personales de clientes.

Qu reas necesitan un control especfico?

-

Integracin de expedientes, elaborar escrituras, pago de impuestos y gestora,

entrega de escrituras.

11

Diagrma de requerimiento general:

No. 00

Ref#
PG-SE-01
PG-SE-02
PG-SE-03
PG-SE-04

PG-SE-05
PG-SE-06

PG-SE-07

PG-SE-08

PG-SE-09

PG-SE-10
PG-SE-11

PG-SE-12

PG-SE-13
PG-SE-14
PG-SE-15

Nombre: Proceso general del servicio de escrituras

Funcin.
El cliente inicia sesin en el sistema: ingresa
usuario(e-mail) y contrasea.
Elige el servicio de escrituras.
El servicio solicitado se agrega a la base de
datos.
Se le notifica al cliente del trmite a realizar y
los documentos necesarios para iniciar su
trmite.
Se abren los campos para registrar
documentos al sistema.
El cliente ingresa su documentacin previa
para iniciar el trmite: Comprobante de pago
predial, certificado de escrituras, INE, datos
personales, comprobante de domicilio.
El notario comprueba la libertad de gravamen,
realiza un evalo catastral y genera
comprobante de no adeudo predial y agua
potable.
El sistema agrega los documentos y entra en
una nueva etapa: abre plantilla Proyecto
escritura realizada por el notario.
El notario llena los campos del proyecto
escritura y llena los campos para los pagos
pertinentes: bsqueda de clave de libertad de
gravamen (solo si fue requerida), certificado
de no adeudo predial y agua potable, registro
de las escrituras, certificado de no adeudo
avalo, impuestos sobre la renta (ISR),
impuestos de transmisin de la propiedad
(ITP), cualquier otro pago, pago de honorarios
a notario.
El sistema almacena la plantilla, genera nota
de pago y enva notificacin al cliente.
El cliente recibe notificacin para acudir a la
notara a firmar sus escrituras y recibe nota de
pagos correspondientes.
Se abren los campos para registrar
documentos al sistema. El cliente firma las
escrituras y el notario sube una copia de la
escritura al sistema.
Se envan los pagos a contabilidad.
Se genera recibo de gastos pagados.
Se enva notificacin al cliente que sus
escrituras estn en proceso.

Categora
Evidente
Evidente
Oculto
Evidente

Oculto
Evidente

Evidente

Oculto

Evidente

Oculto
Evidente

Evidente

Oculto
Evidente
Oculto

12

PG-SE-16
PG-SE-17

PG-SE-18
PG-SE-19
PG-SE-20
PG-SE-21
PG-SE-22
PG-SE-23
PG-SE-24
PG-SE-25

El cliente recibe notificacin de gastos

pagados.
El notario acude a las instituciones pblicas:
Catastro para cambio de propiedad y cambia
estatus de las escrituras.
El sistema manda notificacin de estatus al
cliente.
El notario inscribe las escrituras en el registro
pblico y cambia estatus de escrituras.
El sistema manda notificacin de estatus al
cliente.
El notario enva fecha de entrega de escrituras
al cliente.
El sistema enva notificacin al cliente
El cliente obtiene fecha de entrega de
escrituras.
El notario entrega escrituras al cliente y
cambia el estatus del servicio a completo.
Finaliza el proceso de escrituras en el
sistema, se almacena en la base de datos y
se cambian los permisos a slo lectura del
acta.

Evidente
Evidente

Oculto
Evidente
Oculto
Evidente
Oculto
Evidente
Evidente
Oculto

13

Diagramas de requerimientos especficos:

Caso de estudio:
No. 01

Ref#
P-AC01
P-AC02
P-AC03
P-AC04
P-AC05
P-AC06

No. 02

Ref#
P-LSG01
P-LSG02
P-LSG03
No. 03

Ref#
P-RDE01
P-RDE02
P-RDE03

P-RDE04
P-RDE05

Nombre: Proceso dar de alta cliente

Funcin.
Registrar usuario: el cliente inicia proceso de
registro en el sistema.
Registro de Nombre, CURP y contrasea.

Categora
Evidente

El usuario se agrega a la base de datos.

Oculto

Selecciona el tipo de usuario.

Evidente

Si el usuario es abogado se enva notificacin al

administrador del sistema.
Se notifica al usuario que su cuenta ha sido
creada.

Oculto

Evidente

Evidente

Nombre: Proceso Login al sistema gestor

Funcin.
El sistema requiere el usuario (e-mail) y
contrasea.
La pgina procesa la peticin.

Categora
Evidente

El usuario entra en el sistema.

Evidente.

Oculto

Nombre: Proceso de recabados documentos para escrituras

Funcin.
El cliente elige el servicio de Escrituras: Inicia
proceso de escrituras.
El sistema inserta tablas para el ingreso de
documentos
El cliente entrega documentos necesarios para
legalizar sus escrituras: Recibo de luz, Recibo
de telfono, Comprobante de propiedad,
Comprobante de impuestos, Informacin
personal.
El sistema manda la peticin al registrador.

Categora
Evidente

El Registrador comprueba que los documentos

sean verdicos y su fecha no sean mayor a tres

Evidente

Oculto
Evidente.

Oculto

14

P-RDE06
P-RDE07

No. 04

Ref#
P-VDE01
P-VDE02
P-VDE03
P-VDE04
P-VDE05
P-VDE06
P-VDE07

meses.
El cliente es notificado sobre su proceso legal,
as como las fechas de inicio y fin para cada
proceso.
El cliente verifica el estatus de su proceso legal

Evidente

Evidente

Nombre: Proceso de validacin de documentos para escrituras

Funcin.
El registrador inicia el proceso de validacin

Categora
Evidente

Verifica que los documentos no tengan ms de

tres meses desde su emisin.
El registrador certifica la libertad de gravamen

Evidente

El registrador comprueba no adeudo predial y

agua
Los documentos son guardados en la base de
datos
El registrador realiza evaluacin

Evidente

El cliente es notificado el inicio de su trmite

legal

Evidente

Evidente

Oculto
Evidente

15

Diagrama de flujo - Proceso de Escrituras

16

Diagrama de flujo - Proceso de recabado de documentos para escrituras

17

Diagrama de agregacin y composicin

Diagrama de clases

18