NECESIDAD DE UNA EMPRESA

IVAN RENE CARTAGENA SERRANO

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA CORHUILA

INGENIERIA SISTEMAS
9011110880

NEIVA, HUILA 08/06/2015

NECESIDAD DE UNA EMPRESA

PRESENTADO POR:
IVAN RENE CARTAGENA SERRANO
PRESENTADO A:

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA CORHUILA

INGENIERIA SISTEMAS
9011110880

NEIVA, HUILA 08/06/2015

TABLA DE CONTENIDO

1. Resumen
2. Introduccin
3. Justificacin
4. Objetivos
5. Misin y Visin
6. Marco Terico
7. Metodologa
8. Recursos
9. Cronograma de Actividades
10. Conclusin

1. RESUMEN
Este proyecto busca evaluar, analiza y definir las necesidades en el rea de Sistemas que
presenta el Colegio Colombo Ingles del Huila y definir ciertas soluciones para este
problema.
Se realiz una entrevista con la Secretaria Acadmica del Colegio y se aplic una encuesta
a diferentes personas de la Institucin, con el fin de tener un conocimiento del personal de
la Institucin y realizar un anlisis de estas y las posibles soluciones que se pueden dar a
este problema.
Con el anlisis de los resultados obtenidos por la encuesta se puede concluir que el colegio
necesita implementar un software para agilizar el Proceso de Matriculas de la Institucin,
por tanto se sugiere el diseo del programa y capacitacin del personal que se encuentra a
cargo de este proceso, teniendo en cuenta las sugerencias dadas por los implicados.

2. INTRODUCCION

En este proyecto se analizar las necesidades que pueden presentarse en una empresa en el
rea de sistemas, con el objetivo de poder dar solucin de manera prctica a este problema.
Para realizar este trabajo se eligi a la Institucin Educativa Colegio Colombo Ingles del
Huila, puesto que es una empresa que maneja muchos procesos y se pueden definir varias
necesidades.
Por tanto, un software o programa realizara un mejoramiento en los procesos que
beneficiaran en la organizacin y desarrollo de las actividades, adems de un manejo
eficiente de la informacin.
Entonces se analizara todo este proceso para dar a una buena solucin a la institucin y
lograr que se agilice los procesos.

3. JUSTIFICACION

El Colegio Colombo Ingles Del Huila, presenta un problema en el Proceso de Matricula de

la Institucin, por lo que se debe crear un software para mejorar la calidad del servicio en
este proceso.
Este programa beneficiara tanto al colegio como a los trabajadores que realizan este
proceso, para que sea ms organizado y rpido. Y a medida que va avanzando el tiempo, se
vayan familiarizando con el software y as utilizarlo con todo su potencial y mirar si va
haber un impacto a corto, mediano o largo plazo.

4. OBJETIVOS

Disear un software para el proceso de Matricula, a travs de un programa por

la web, enlazndolo con el programa de notas de la institucin con el fin de
agilizar el proceso.

Tener una calidad y objetivo en el software.

5. ESTRATEGIA
MISION
El proyecto sobre la necesidad de una empresa, tiene como propsito general organizar
efectiva y eficazmente la solucin de problemas tecnolgicos en una empresa, a travs de la
coordinacin unnime con el personal involucrando valores como responsabilidad,
asertividad y trabajo en equipo.

VISION
El proyecto tiene como enfoque al 2016 tener implementado sus procesos a nivel
tecnolgico, que sea de una forma rpida y organizada para sus empleados y comunidad en
general.

6. MARCO TEORICO

Est. Antiguos

Est. Nuevos

Secreta
ria

Secreta
ria

Notas

Venta Formularios

Est. Nuevos
Psicolog
a

Tesorer
a

Admitidos

Libreta

DIAGRAMA DE FLUJO
IINICIO

ANTIGUOS

S
i

Secretaria
Academica

N
o
Secretaria

TESORERIA

Rectora

Psicologa (Admitido)

S
i
Tesorera

Secretaria
Rectora

FIN

Secretara
Rectora

BASE DE DATOS
Compra_formulario
Id_formulario (P)
Fecha
Secretaria_rectoria
Nombre
Id_matricula (P)
Apellido
Id_estudiante (F)
Pago_formulario
estado
Datos_estudiantes
Psicologa
Id_estudiante (P)
Id_formularioId_tesoreria_pago
(F)
(F)
Id_examen (P)
Nombre
Prueba_estudiante
Apellido
Grado
Sexo
Tesorera
Id_examen (F)
Id_tesoreria (P)
Id_estudiante_sa (F)
Pago_tesoreria

Secretaria_academi
ca
Id_estudiante (P)
Estado_aprobacion

7. METODOLOGIA

El proyecto se desarroll investigando al personal administrativo del Colegio Colombo

Ingle Del Huila, si tenan alguna necesidad en el rea de sistemas, encontrando un problema
en la parte del proceso de la matrcula, ya que este lo hacen de manera manual y entorpece
muchas ocasiones en procesos de ventas de nuevos cupos. Por esta razn y para mayor
informacin se entrevist a la seora Secretaria Acadmica Claudia Liliana Tocora Barrera,
quien nos dio mayor informacin del problema.
Despus de hablar con la Secretaria Acadmica se escogi a 5 personas, con el fin de
conocer la amplitud del problema institucin.
Para esta solucin se lleg a tener una nica opcin, desarrollar un software capaz de
agilizar, organizar y facilitar el uso de este proceso. Al personal administrativo garantizar
que su trabajo sea ms eficiente y a la comunidad general le sea ms cmoda la ubicacin
de la compra de los formularios y la separacin de cupos de la institucin

Anexo: Entrevista

Buenas Tardes, voy a realizar la entrevista a la Seora Secretaria Acedemica

del Colegio Colombo Ingles Claudia Liliana Tocora barrera, con el fin de conocer
la necesidad del rea de sistemas que tiene en estos momentos la institucin

Muy Buenas Tardes

Entrevista

1. Que necesidad en el rea de sistemas hay en el colegio colombo

ingls?
El colegio colombo ingles a medida que ha ido en crecimiento, ha
encontrado un problema en el proceso de matrcula.
2. Porque esta afirmacin?
A medida que avanza el proceso de matrcula la nica forma de saber
cuntos estudiantes van es contarlos manualmente con las libretas
entregadas.
3. En que podra ayudarlos un programa?
Nos servira agilizar y a controlar diariamente la venta de formularios
para los estudiantes nuevos y al mismo tiempo ir verificando el nmero
de alumnos por cada curso teniendo en cuenta la pre matricula de los
estudiantes antiguos.
4. Como realizan en estos momentos la pre matricula de los
estudiantes antiguos?
El colegio en estos momentos est haciendo la pre matricula de manera
manual, teniendo en cuenta las decisiones tomadas por el consejo
acadmico. Esta funcin la realiza la secretaria acadmica despus de
haber recibido el formato firmado por los padres de familia.
5. Entonces cual seria la manera que el programa pueda organizar
a los estudiantes antiguos?
Como el colegio ya dispone un programa de notas en la web, podra
adherir esta necesidad.
6. Y como se hara con los estudiantes nuevos?
Como el colegio ya cuenta una disposicin de estudiantes por curso, la
secretaria de rectora debe alimentar este programa con los formularios
vendidos.
7. Ustedes reciben a todos los estudiantes?

No, la idea es que el departamento de Psicologa autorice en el sistema

los estudiantes admitidos, para que sean entregadas las libretas.
8. Que papel cumple la persona encargada de la entrega de las
libretas?
Es uno de los pasos importantes porque es all donde se encuentra la
financiera de la institucin, por tanto, ellos deben saber quines son los
estudiantes autorizados tanto antiguos como nuevos.
9. Y ah termina el proceso?
No, el proceso termina con la matricula general, es decir, donde se
registran la documentacin y firman los padres de familia la libreta final.

Anexo: Encuesta

1. En esta encuesta se mostrara las preguntas y la tabulacin de las personas

encuestadas del Colegio Colombo Ingles Del Huila.

Encuesta Necesidad rea De Sistemas Colegio Colombo Ingles

.
1. Usted cree que el colegio tiene necesidades en el rea de sistemas?
a. Si
b. No
PREGUN
TA
1

SI
5

NO
0

TOTAL
5

Pregunta 2
5
4
3
2
1
0

si

no

El 100% personal encuestado opinaron SI, a que el colegio tiene necesidades en el

rea de sistemas.

2. Los programas que el colegio maneja cumplen completamente la funcin?

a. Si
b. No
Pregunt
a
1

SI
3

NO
2

TOTAL
5

Pregunta 2
5
3
1
-1

si

no

El 60% del personal encuestado dicen que los programas que manejan estn
acordes a la utilizacin que se les da.

3. Conoce el proceso de matrcula de la institucin?

a. Si
b. No
PREGUN
TA
1

SI
5

NO
0

TOTAL
5

Pregunta 3
5
3
1
-1

si

no

El 100% del personal encuestado conocen totalmente el proceso de la institucin.

4. Cree que para realizar este proceso es necesario un programa?
a. Si
b. No
PREGUN
TA
1

SI
5

NO
0

TOTAL
5

Pregunta 4
5
3
1
-1

si

no

El 100% del personal encuestado dijeron que SI, que se necesitan un programa,
porque tienen muchos problemas al hacerlo manual y que adems el proceso es
largo.

5. Piensa que uno de los programas q la institucin maneja pueda adaptarse al proceso
de matrcula?
a. Si
b. No
PREGUNT
A
1

SI
4

NO
1

TOTAL
5

Pregunta 5
5
3
1
-1

si

no

El 100% del personal encuestado dijeron que se necesita un programa que enlace el proceso
de pre matrcula para evitar volver a subir todos los datos a un nuevo programa.

6. Que departamentos de la institucin estaran involucrados en este proceso?

____________________________________________________________________
7. Es necesario que la institucin adquiera un programa para esta necesidad
_____________________________________________________________________

TABULACI GENERAL
PREGUN
TA
1.
2.
3.
4.
5.

SI
5
3
5
5
4

NO
0
2
0
0
1

COLEGIO COLOMBO INGLES

ENCUESTA NECESIDADES
AREA DE SISTEMAS
5

5
4

4.5
4
3

3.5
3

2.5
2

1.5
1
0.5
0

1.

2.

3.
SI

4.

5.

NO

Observaciones:
6. Que departamentos de la institucin estaran involucrados en este proceso?

En esta observacin las 5 personas respondieron de acuerdo a los que han visto
en la institucin:
-

Todos.
Tesorera, secretaria.
Todos aquellos relacionados con el proceso.
Departamentos de sistemas, coordinacin y contabilidad.

7. Es necesario que la institucin adquiera un programa para esta necesidad

Las personas encuestadas, respondieron segn lo que han visto:

-

Sera ms rentable
Si
Si
Proceso matricula

Si, pues es necesario agilizar la atencin y los procesos

CONCLUSIN
En la encuesta se vio que todos los funcionarios conocen el proceso de pre matricula pero
no hay un programa que haga esta funcin. Entonces se requiere crear un software para que
realice el proceso y as las personas encargadas no tienen que hacerlo manual y les
quedara ms sencillo a la institucin hacer este proceso.

8. RECURSOS

Tcnico: Ing. Sistemas

Tiempo duracin del proyecto: 6 meses
Financieros:
El software: 5.000.000 millones de pesos.
Mantenimiento: 50.000 mil pesos mensuales

9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

Bsqueda
necesidad
Empresa
Averiguacin
Empresa

Empresa
encontrada
Bsqueda
Informacin
Empresa
Entrevista
Secretaria
Acadmica
Pregunte
sobre la
necesidad
empresa al
personal del
rea sistemas
Aplicacin
Encuesta
Tabulacin
Encuesta

X
X

Socializacin
Profesor

X
X
X
X

Elaboracin
Proyecto
Final
Proyecto

X
X

10. CONCLUSION

En este proyecto se solucion en la parte del rea de sistemas la necesidad del Colegio
Colombo Ingles Del Huila en desarrollar un software para el proceso de Matricula. Se fue
investigando, recogiendo informacin al personal administrativo, que a medida que fue
avanzando se fue mirando que poca gente tena conocimiento acerca de esta problemtica.
Pero las personas que saben de este inconveniente recomendaron hacer un software para
esta solucin. Gracias a esta necesidad la institucin avanzara en la parte tecnolgica de sus
procesos internos.