Professional Documents
Culture Documents
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN
El <FLUJO> de la informacin contable es importante para el desarrollo de una
institucin y para su imagen, el departamento de contabilidad es el lugar donde
se concentra toda la informacin contable de la <UNIVERSIDAD DE PLAYA
ANCHA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION>, por eso es importante que este
departamento reciba y entregue toda la informacin de la manera ms rpida y
fluida posible.
Al ser un departamento estratgico, debe manejar mucha informacin sobre los
procesos y tiempos que demora un documento, para ser cancelado,
por eso
solicitado.
Se puede concluir que un sistema en lnea, que pueda estar disponible en
todas las oficinas que manejan documentos contables, y que pueda ser visto
desde cualquier lugar, dentro y fuera de la institucin, esto ayudar a mantener
un flujo de la informacin contable de la universidad disponible en cualquier
tipo de situacin.
INTRODUCCION
Este informe busca mostrar una mejora en la administracin en el proceso de la
gestin documental, dentro de las unidades que conforman la Vicerrectora de
Administracin y Finanzas de la Universidad de Playa Ancha, mirado desde la
perspectiva del departamento de contabilidad.
La gestin de documentos dentro del rea finanzas de la Universidad de Playa
Ancha, consiste en la emisin o recepcin del documento, trmite interno
(adjuntar documentos solicitados segn disposicin de cada departamento),
cancelacin del documento y archivo de este, participan en estas actividades
los departamentos de adquisiciones, presupuesto, contabilidad, tesorera, los
requerimientos solicitados a estas unidades vienen desde toda la universidad
por lo tanto se trabaja indirectamente con todas las facultades, instituto,
proveedores, docentes, funcionarios a honorarios, alumnos.
El objetivo es mostrar la importancia que tiene en una empresa la informacin
veraz y oportuna, demostrar que es necesario que las unidades deben trabajar
en conjunto con las dems, ya que el trabajo en equipo y entre equipos es lo
que puede dar a una institucin un buen nombre y as publicitar una institucin
con la buena atencin al cliente.
Implementar una mejora que ayude a las secretarias a llevar un detalle de los
pasos que sigue cada documento es importante, ya que son estas funcionarias
son la cara visible en cada departamento y las primeras en responder en caso
de que un cliente externo o interno, tenga un requerimiento.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear un sistema on line que permita administrar la informacin de los
documentos en todas las unidades que manejan documentos contables.
Lograr que las secretarias que son las primeras en ser consultadas por los
usuarios, estn actualizadas sobre cualquier proceso por el cual debe pasar un
documento contable dentro de la institucin.
CAPITULO I
Importancia del Flujo de Trabajo
Al trabajar en el Departamento de Contabilidad de la Universidad de Playa
Ancha, llegue a la conclusin que el flujo de la informacin en el rea de
finanzas, es precario ya que cada departamento trabaja como una isla sin saber
los procesos de los dems departamentos, esto no permite que saber el estado
del documento, dando una mala atencin al usuario.
Los documentos contables llegan a los distintos departamentos segn el tipo de
proceso que necesiten:
Unidad de adquisiciones: Recepcin de facturas directamente del proveedor o
de los receptores de distintas unidades de la universidad,
Departamento de presupuesto: Recepcin de facturas sin orden de compra
enviadas por las facultades por gastos extraordinarios, facturas electrnicas de
gastos bsicos, resoluciones exentas por concepto de devolucin de dinero de
funcionarios y administrativos, ayudas de viaje, confeccin de viticos,
documentos por concepto de presupuesto, fondos fijos para revisin y devengo,
solicitudes de devolucin de dinero de alumnos para enviar al departamento
jurdico.
Departamento de contabilidad: Se reciben todos los documentos trabajados por
la unidad de adquisiciones y departamento de presupuesto, adems de giros a
rendir de alumnos, funcionarios y docentes, solicitados por sistema y derivados
desde la Vicerrectora de Finanzas, adems de las devoluciones de arancel de
alumnos, pagos por concepto de emprstitos, todos los pagos de funcionarios a
honorarios de la universidad, habilitacin de centros de costo en sistema
interno, ingreso de profesores a sistema de informacin docente, adems de
toda la informacin financiera de la universidad para su registro y
contabilizacin.
es
importante
que
trabaje
en
conjunto
con
los
dems
departamentos.
Al terminar el proceso correspondiente en cada departamento, el documento es
entregado al siguiente segn su amerite su proceso.
VICERRECT
VICERRECT
ORIA
ORIA
FINANZAS
FINANZAS
FACULTAD
FACULTAD
ES
ES
DEPARTAMEN
DEPARTAMEN
TO
TO JURIDICO
JURIDICO
UNIDAD
UNIDAD DE
DE
ADQUISICIO
ADQUISICIO
NES
NES
DEPARTA
MENTO
CONTABL
E
DEPARTAMENT
DEPARTAMENT
O
O DE
DE
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
USUARI
O
EXTERN
O
.ENTREGA DOCUMENTOS Y
SOLICITA IFORMACION AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
TESORERIA
TESORERIA
.RECEPCIONA DOCUMENTOS
Y SOLICITA INFORMACION
DESDE EL DEPARTAMETO DE
CONTABILIDA Y ENTREGA
DOCUMENTOS ORIGINALES
FISICOS CANCELADOS AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
.SOLICITA INFORMACION AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
CAPITULO II
En este informe se utilizara la metodologa FODA, ya que este mtodo permite
identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la
institucin.
Utilizaremos este mtodo, ya que es ms sencillo, para ver de mejor forma los
posibilidades de llevar a cabo nuestro proyecto y si este puede tener futuro,
este anlisis cuenta con un cuadro de cuatro cuadros los cuales nos muestra la
situacin externa e interna del problema encontrado en la institucin y nos
ayudar a darnos cuenta si es factible su implementacin.
EXTERN
O
INTERNO
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Trabajo en equipo
Informacin clara
Trazabilidad del documento
CAPITULO III
CONCLUCIONES
GLOSARIO
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS