REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA VENEZUELA
CTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

LA DOCUMENTACION
Profesor: Rosario Vertu

Integrantes:
Niledys Camacho Cod: 3.001.044
Darling Colmenarez Cd.:1.033.174

Caracas, 24 de Mayo 2016

1. Resea Histrica Documentacin

Los orgenes de la documentacin hay que buscarlos en el pasado ms remoto de
la historia de los documentos. Se podra situar en torno al ao 3000 a.C , cuando
las tabletas de arcilla se utilizaban como material escriptorio para la informacin
administrativa, contable en la gestin de los recursos de la civilizacin Sumeria y
de la Antigua Mesopotamia.
En un repaso muy rpido, se pueden observar otras culturas como la Egipcia,
Griega y Romana que generan una mayor variedad de documentos no slo en
funcin al material escriptorio, (papiros, pergaminos, tabletas de madera
encerada) sino tambin en funcin a la temtica que se ampla a la literatura y
tcnico-cientfica.
Todo este proceso de evolucin queda marcado por un periodo de letargo y
lentitud en la produccin documental durante la edad media, periodo en el que el
acceso a la cultura queda restringido a los monasterios y centros religiosos que
tenan una misin formativa, educativa y cultural. La produccin documental era
costosa y basada en el pergamino, por lo que el trabajo de edicin y
documentacin fue lento.
Pero esta situacin cambia a partir de la invencin de la imprenta de Gutemberg,
unido al descubrimiento de la pasta de papel en Europa, durante el siglo XV. La
imprenta, permite lo que se conoce como la Primera Explosin Demogrfica de la
Documentacin, por permitir un trabajo en serie de la impresin de los
documentos. La utilizacin de tipos y letrearas que permitan la composicin de
los textos de cada pgina y la solucin de imprenta por imposicin, permitieron a
la imprenta generar importantes tiradas de ejemplares, o lo que es lo mismo
generar decenas y centenares de copias de una obra concreta. Esto supuso que
el libro o documento empezara a estar al alcance de ms sectores de la poblacin
y por ende, la cultura y la educacin. Unido a ello, las universidades que empiezan
a consolidarse entre el siglo XV y XVI, actan como puntos de difusin de esa
cultura, permitiendo un primer avance en la generalizacin de la cultura.

En siglos posteriores y con relacin a las mejoras planteadas en las imprentas, la

produccin documental aumenta de forma sobresaliente, generando un problema
de control de la informacin. Entre toda la produccin documental, llegaba a ser
complicado o tedioso, localizar una obra determinada que versara sobre un
determinado asunto o materia. El problema adquiri un alcance internacional,
puesto que la produccin documental no slo se ofreca a nivel de un nico pas o
regin. La variable idiomtica y el periodo de maduracin de las lenguas
vernculas, hizo coexistir una misma obra en diferentes idiomas.
La solucin al problema de control de las publicaciones producidas, apareci de
forma concluyente como resultado de las experiencias aprendidas hasta el Siglo
XVIII. Durante este siglo, (el de las luces), tiene lugar un movimiento en Europa y
en especial en Francia, que se denomina el Enciclopedismo y la Ilustracin, que
trata de crear obras de referencia de carcter universal que contemplen todo el
saber y conocimiento existente. Uno de los primeros problemas a los que se
enfrentan, es localizar precisamente las fuentes de informacin o libros y
documentos que les sirvan como base de sus artculos cientficos. En
consecuencia se toma conciencia de la necesidad de crear un instrumento que
fuese capaz de poner en contacto la comunidad cientfica y sus obras respecto de
sus estudiosos y hombres ilustrados. Esta necesidad, hace que se creen las
primeras

bibliografas.

Como se sabr, el Siglo XVIII y XIX se caracterizan por un segunda explosin

demogrfica de la publicacin de libros, obras de referencia, artculos de revistas,
publicaciones cientficas, congresos, literatura gris... que hacen cada vez ms
difcil el control documental de la informacin publicada. Ser en este contexto
cuando la bibliografa se constituye como una ciencia o disciplina emergente que
viene a gestionar el descontrol de publicaciones.

En sentido restringido, la documentacin como ciencia documental se podra

definir como la ciencia del procesamiento de informacin, que proporciona un
compendio de datos con un fin determinado, de mbito multidisciplinar o
interdisciplinar.
Siguiendo a Fuentes y Pujol se puede sealar a la Documentacin como una
ciencia auxiliar e instrumental. Tambin es una ciencia en si misma y una de las
finalidades primordiales de la Documentacin es informar. , en sentido general, las
ciencias de la documentacin y la documentacin como sinnimos, si el contexto
no perturba la intencin del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del
interlocutor porque no se d ambigedad semntica.
2. Importancia De La Documentacin:
Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institucin o por una
persona, ya sea fsica, jurdica, pblica o privada. Este acto o hecho se recoge en
un soporte, bien sea en un papel o, como la tecnologa ha avanzado muchsimo,
actualmente puede hacerse en un cd, una cinta, fotografa, o cualquier otro tipo de
soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un archivo, que puede ser
de

todo

tipo,

desde

el

arqueolgico,

audiovisual,

legal,

etc.

El valor que se encuentra en el documento est en que no slo recoge un acto,

hecho, sino que una vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte
en una parte de la historia, que puede ser pequea o grande.
Los documentos son fuente de la historia de cada pas y del mundo, recogen
muchos hechos histricos de todo tipo, ya sean legales, jurdicos, blicos,
sociales, ldicos, culturales, etc. Gracias a estos podemos hacernos una imagen
histrica y real de cmo vivan nuestros antepasados y como se organizaban en
todos los aspectos de la vida.
Un documento, adems de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser

humano. Cada vez ms, al avanzar la tecnologa, podemos guardar en espacios

mucho ms pequeos muchsimas ms cantidad de informacin de todo tipo. Si
bien es fundamental entender que el conocimiento hoy da, si no infinito, se le
acerca, gracias a las tecnologas como los ordenadores, Internet y todas las
relaciones sociales, laborales, culturales, etc. que se establecen dentro de la red,
existen numerosos filtros de todo tipo que nos ayudan a recoger lo esencial de
todo el conocimiento que tenemos y guardarlo.
La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido
tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y,
de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentacin hoy da para
que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cmo era nuestra
sociedad.
El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger
cualquier tipo de acto o hecho por escrito, para que ste quede registrado y, en
caso de que una de las dos partes lo niegue, se pueda presentar como elemento
que

dirima

la

veracidad

del

acto

en

s.

Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la

historia de otras muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra
propia historia actual, nuestro registro de la economa, de la cultura, de la
legalidad, etc., etc., etc., y guardarla para que sea consultado en cualquier
momento.
Resumiendo, referirse al valor de un documento implica salvar un hecho que, por
mucho tiempo que pase -a menos que se destruya- se puede conservar para
siempre.

3. Definiciones y Aplicacin:

a. Documentacin Cientfica: puede considerarse como un elemento del

sistema de informacin o como un sistema en s mismo. En el primer caso,
la documentacin alarga o prolonga el sistema de informacin en cuanto
recoge, ordena, clasifica, analiza y conserva los documentos en los que se
contienen informaciones, con el fin de ofrecer a las personas interesadas
una informacin determinada: informacin sobre los documentos que la
contienen, con o sin resumen, o incluso mediante el documento mismo.
Se pueden encontrar antecedentes de la documentacin, considerada como
conservacin de
Documentos informativos, en tiempos muy remotos. Sin embargo, es en nuestro
tiempo cuando la documentacin est experimentando un desarrollo en progresin
geomtrica. La razn de esta evolucin se encuentra en la llamada explosin
informativa que caracteriza el mundo moderno, explosin extensible a los
documentos, que son los soportes materiales de la informacin. La proliferacin de
documentos hace que muchas veces sea difcil encontrar el que nos interesa, o
que cuando lo encontremos no nos sirva para mucho o nos de una informacin
intil. Esto ha hecho necesario el desarrollo paralelo de las tcnicas de
Anlisis, conservacin y difusin de los documentos. Este desarrollo encuentra su
expresin ms reveladora en la denominada tele documentacin que emplea los
ordenadores para efectuar las operaciones documentales. En la actualidad estar
bien informado, no es disponer de muchas ideas y noticias almacenadas en la
memoria, sino poder acceder a una buena documentacin y saber utilizarla. La
Documentacin cientfica es una ciencia para la ciencia, para la investigacin, es
interdisciplinar. La publicacin completa el trabajo cientfico, porque se fija y se
transmite conocimiento. La comunicacin cientfica se transmite por dos vas: el
canal informal entre investigadores, y el canal formal o institucional (el ms
habitual actualmente, ya que la informacin en este campo tiene un gran valor
econmico).
b. Ciencia: La Documentacin es energa, mercanca y comunicacin. Las
Ciencias de la Documentacin buscan estudiar e incrementar el saber, y se
dedican al estudio de:

Las personas (como fuentes de informacin).

Los mensajes.

La organizacin de sistemas de informacin, y cmo intervienen en la

transferencia de la propia informacin.

El contexto econmico y poltico-social en donde se produce el proceso

informativo.
c. Informtica Cientfica: La tecnologa aplicada, que es informacin
para

lograr

mejores

resultados

(informtica,

telemtica,

telecomunicaciones...) Los propios sistemas de informacin, en tanto

en cuanto se les pueden aplicar mtodos cientficos que resuelvan
los problemas prcticos que se nos presentan en el centro de
documentacin. La Biblioteconoma y Documentacin: Por una parte,
el estudio cientfico de estas disciplinas independientemente de
cmo se comunique esa informacin a la sociedad, y por otra, el
estudio de dicha ciencia teniendo en cuenta el modo en que se
transmite a la sociedad. En cualquier caso, todo estudio terico va a
ser aplicado a ese proceso de comunicacin en el que intervienen un
emisor, un mensaje, un canal, y un receptor. Hay que tener en
cuenta tanto el aspecto terico como el prctico. es el campo de
estudio relacionado con la construccin de modelos matemticos y
tcnicas numricas para resolver problemas cientficos, de ciencias
sociales y problemas de ingeniera. Tpicamente es la aplicacin de
modelado numrico y otras formas de clculo de problemas en
varias disciplinas cientficas. Este campo es distinto a la informtica
(el estudio matemtico de la computacin, computadores y el
procesamiento de informacin). Tambin es diferente a la teora y
experimentacin, que son las formas tradicionales de la ciencia y la
ingeniera. El enfoque de la computacin cientfica es para ganar

entendimiento, principalmente a travs del anlisis de modelos

matemticos

implementados

en

computadores.

Cientficos

ingenieros desarrollan software, aplicaciones informticas para

modelar sistemas que estn siendo estudiados, y correr estos
programas con diferentes conjuntos de entradas. Por lo general,
estos modelos requieren una gran cantidad de clculos (usualmente
de punto flotante) y son a menudo ejecutados en supercomputadores
o plataformas de computacin distribuida.
d. Informtica:

De

esta

forma,

la

informtica

se

refiere

al

procesamiento automtico de informacin mediante dispositivos

electrnicos y sistemas computacionales. Los sistemas informticos
deben contar con la capacidad de cumplir tres tareas bsicas:
entrada (captacin de la informacin), procesamiento y salida
(transmisin de los resultados). El conjunto de estas tres tareas se
conoce como algoritmo.
La informtica rene a muchas de las tcnicas que el hombre ha desarrollado con
el objetivo de potenciar sus capacidades de pensamiento, memoria y
comunicacin. Su rea de aplicacin no tiene lmites: la informtica se utiliza en la
gestin de negocios, en el almacenamiento de informacin, en el control de
procesos, en las comunicaciones, en los transportes, en la medicina y en muchos
otros sectores.
e. Libro:

De acuerdo a la UNESCO, un libro debe tener 50 o ms

hojas. En el caso contrario, es considerado un folleto. Cabe destacar,

de todas formas, que existen los libros digitales (los e-books, que no
tienen hojas sino que son archivos para leer en una computadora o
en algn dispositivo electrnico especfico) y los audiolibros (el
registro de alguien leyendo, de modo tal que el libro sea accesible
para los no videntes, por ejemplo). Por lo general, se conoce como
libro a toda obra literaria, cientfica o de otro tipo, que cuenta con la

extensin necesaria para formar un volumen: El Premio Nobel

colombiano ha presentado su ltimo libro, Mi sueo es publicar un
libro de poesa, Siempre tengo un libro sobre mi mesa de luz.
As, por ejemplo, tambin dentro del mbito empresarial o administrativo existe lo
que se conoce como libro de asientos. Este es un documento que se utiliza para
poder anotar en l todas las cuestiones que se consideren importantes y vitales.
Un ejemplo, de ello son los libros de asientos que existen en las distintas
empresas y que tiene como misin servir de gran utilidad para la labor contable.

3. Definicin y Aplicaciones:

a. Monografa: El trmino monografas corresponde al plural de la

palabra monografa y por monografa se refiere a aquel estudio o
investigacin que una persona lleva a cabo acerca de una temtica o
tema en

particular.

Una herramienta relevante para el estudio y el conocimiento

b. Centro de Informacin: Son centros especializados, creados con el

propsito de recopilar datos, producir informacin y ponerla al

alcance de todas aquellas instituciones, universidades, gremios y
asociaciones

empresariales,

as

como

para

la

cooperacin

internacional.
Adems brindan apoyo con informacin especializada en educacin de manera
organizada y actualizada, a todas las actividades de investigacin y postgrado de
la institucin, proporcionando la difusin y uso de la informacin para incrementar
el conocimiento y el desarrollo investigativo.
c. Sistema de Almacenamiento: Los sistemas de almacenamiento
son elementos, dispositivos... capaces de almacenar informacin.

Puesto que almacenan miles de datos con gran valor, una buena
gestin de los mismos es esencial.
d. Decisiones

Programadas:

Son

aquellas

que

se

toman

frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina

tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan
con cierta regularidad ya que se tiene un mtodo bien establecido de
solucin y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este
tipo de problemas, por esta razn, tambin se las llama decisiones
estructuradas. La persona que toma este tipo de decisin no tiene
la necesidad de disear ninguna solucin, sino que simplemente se
rige por la que se ha seguido anteriormente. Las decisiones
programadas se toman de acuerdo con polticas, procedimientos o
reglas escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en
situaciones recurrentes porque limitan o excluyen otras opciones.
Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el
ramo salarial de un empleado recin contratado porque, por regla
general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y
salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios
para tratar problemas rutinarios.
4. Estndares Bsicos de la documentacin: Toda documentacin que se
relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o
complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente
indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.
Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita
deber ser legible.
La documentacin deber ser completa.

Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados La documentacin

siempre se conserva actualizada.
Normalizacin
Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados, documentados y
legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares.
Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.
Teora General De Los Manuales De Documentacin
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en
marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones
se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el
sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan
diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el
sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un
sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y
completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se
har disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.
El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser: Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados
Utilizar prrafos cortos, utilizar ttulos y subttulos, Utilizar formas activas en lugar
de pasivas. No emplear frases largas que presenten hechos distintos.

No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia

a. Manual Administrativo: Los manuales administrativos son documentos que

sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de

la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo
expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez
lograda la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del

Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentacin.

El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la
informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir

como fuente dc consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.

Contenido
Nombre del sistema
Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene
como propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de
la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre
del sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en

todos los documentos referentes a ese sistema.

Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de

partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:

Dependencia que requiri el trabajo.
Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el
trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros)

Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo

Fechas correspondientes.
Objetivos Del Sistema
Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en

forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin.

Entradas Del Sistema (Informacin A Captar)
Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que
inician las operaciones del sistema as como la informacin detallada de
aquellos conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se debern
mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada

importante al sistema.
Ejemplo:

Nombre del Documento Fuente

Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener)

En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor
importancia obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe
dar mayor nfasis a la informacin que el sistema proporciona cuidando de
no hacer tan slo mencin de los resultados a obtener. Ejemplo:

Nombre de la salida

Diagramacin General Del Sistema

Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de
las dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma
generalizada. La tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por

los interesados.
Explicaciones De Las Fases Del Sistema

Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se

muestra grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los
procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en
detalles tcnicos o especficos. Se deber resaltar aquellas fases del
proceso en las cules se obtengan resultados de importancia as como

aquellas que requieran una supervisin especial.

Requerimientos Del Sistema
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son
necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y

descripcin, adems de las cantidades que se requieran.

Estimacin De La Fecha Probable De Implementacin Del Sistema
Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser
la terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales

como: anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros.

Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el

perodo de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.

Ejemplo:
Escala del tiempo en semanas

Actividades a realizar

Presentacin de la Propuesta

Anlisis
Costo / Beneficio

Adquisicin del Equipo

Entrenamiento

Consideraciones Generales Del Nuevo Sistema

En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales
diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad,
disminucin de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros.
Adems, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que
no file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados.
b. Manual de Usuario: Un manual de usuario es, por lo tanto, un documento
de comunicacin tcnica que busca brindar asistencia a los sujetos que
usan un sistema. Ms all de su especificidad, los autores de los manuales
intentan apelar a un lenguaje ameno y simple para llegar a la mayor
cantidad posible de receptores. Expone los procesos que el usuario puede
realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se
detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y
la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los usuarios conocer
el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la consecucin
de

los

objetivos

documentacin

del

sistema.

necesaria

para

Rene
que

el

la

informacin,

usuario

conozca

normas
y

utilice

adecuadamente la aplicacin desarrollada.

Objetivos

Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida
Servir como manual de aprendizaje
Servir como manual de referencia
Definir las funciones que debe realizar el usuario
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.

Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema.
Definir el diferente tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios

que

usaran

el

sistema.

Ejemplo:

usuarios

directos,

indirectos.

Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos o
procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y clara.
Importancia Del Manual De Usuario
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se pueden dar entrada por computadora
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es
decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el
introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla
para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido
Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las
actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
Diagrama particular detallado.

Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento
usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de
entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones
que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases sealando:

El proceso principal que se desarrolla

La entrada de la informacin
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin Del Sistema

La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de
instalar el sistema en un ambiente particular.
Iniciacin Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar
sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de
un problema cuando las cosas funcionan mal.
Manual De Referencia: Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser
completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes
de error generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por
separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan
que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final

Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo
de retencin y un destino especificado.
Manual de Captacin: Permite tener una clara visin del proceso de Captacin
de los latos fuentes previo al procesamiento electrnico de los mismos.
Objetivos
Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema.
Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la
ejecucin del sistema.
Contenido
Diagrama General Del Sistema
Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar
los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama
que se presenta en el Manual Administrativo).
Diagramas De Pantalla
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla
Formato de los datos a captar
Formato en que son captados los datos
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el

diagrama general.
Equipo Utilizado Para La Captacin
Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.
Debe contener los siguientes puntos:
Uso del equipo:
Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captacin de
la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y del
material que se usa como medio de captacin de los datos.
Entrenamiento del Software de la aplicacin:
Explicacin del software utilizado en complemento al sistema.
Ejemplo: como entrar y salir del sistema.
Situaciones Anormales
Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o
cualquier condicin fuera dc lo normal. Ejemplo:

Situacin anormal

Entregas Al Computador
Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un
horario para la obtencin de resultados.

El calendario determina marca cundo las actividades deben llevarse a cabo dc

manera que la gestin del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en lnea
no se requiere. Ejemplo:

Operacin

Solicitud de reporte

Caducidad De Documentos Fuentes

Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a
que han de destinarse ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin en
un archivo.
5. Estndares Bsicos de la Documentacin:
a. Manual de Referencia: Es el documento definitivo de cara al usuario
y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema
y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que
surgen esos errores.
b. Manual de Proyecto: el manual de proyecto ayuda en la operacin
del mismo fijando diversos mbitos como la responsabilidad o los
procedimientos de trabajo para los participantes. Piensa que los
recursos humanos del proyecto rotarn, por estar establecido en el
programa o bien por qu se producirn bajas no programadas que
deben ser sustituidas cuntas veces hemos participado en
proyectos en los que nadie nos deca con claridad cmo hacer las
cosas?, si has pasado por esto sabes el valor que adquiere un
manual de proyecto. Considero que es el gerente o jefe de proyecto
el perfil indicado para responsabilizarse de su redaccin, publicacin,

difusin y actualizacin. En este manual deben quedar recogidas las

directrices operativas y metodolgicas del proyecto, de tal forma que
sirva de referencia nica a todas las personas implicadas. Es un
instrumento vivo que se ir modificando y adaptando a lo largo del
ciclo de vida del proyecto, pudiendo ser muy distinto en la fase final
si lo comparamos con la versin 1 del inicio del proyecto.
Por ejemplo, en un proyecto de organizacin archivstica el sumario de partida del
manual podra ser:

Introduccin. Objetivo del manual

Descripcin del proyecto, objetivos, recursos humanos, materiales y

planificacin.

Perfiles profesionales y delimitacin de responsabilidades.

Procedimientos operativos: inventario previo, organizacin, descripcin

Seguimiento y gestin de proyecto: registro de informacin, informes de

gestin y seguimiento, gestin de cambios

Otros

6. Desarrollo e Implementacin de un Sistema de Informacin Gerencial:

Se entiende como Sistema de Informacin Gerencial al mtodo que pone a
disposicin de los gerentes la informacin confiable y oportuna que se
necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las
funciones de planeacin, control y operaciones se realicen eficazmente en
la organizacin. Sistema de Informacin Gerencial Evolucin de los
Sistemas de Informacin Gerencial Sistemas de Procesamiento Electrnico
de Datos Sistemas de Informacin Basado en la computadora Sistemas de

Soporte a las decisiones Canales de Comunicacin informales en

estructura y utilizacin Todas las funciones gerenciales; Planeacin,
Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo
organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el
Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial. Por tanto el
valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos bsicos: Planeacin y Control Calidad
Oportunidad Cantidad y Relevancia
Fases en el Desarrollo de un S.I.G. Conceptualizacin: La Empresa debe
esclarecer sus necesidades y llevar a cabo una evaluacin inicial de las
alternativas viables. Evaluacin y diseo: La Empresa evala cuidadosamente los
sistemas que podran ser adquiridos. Si sta ha decidido modificar un sistema
existente o disear un sistema personalizado tendr que analizar los problemas de
diseo. Desarrollo e implementacin: La Empresa desarrolla (perfecciona o
adapta) el sistema escogido y lo implementa. Mantenimiento: La Empresa
examina aquellos aspectos que debern ser tratados despus de que el SIG ha
sido desarrollado e implementado / el mantenimiento del sistema, las
modificaciones y las auditorias peridicas que se debern llevar a cabo para
asegurar que el sistema funcione adecuadamente. Estructura de un S.I.G. El
S.I.G. se puede presentar como una Estructura Piramidal: SIG para la planeacin
de polticas y tomas de decisiones. Informacin administrativa para la planeacin
tctica y la toma de decisiones. Informacin administrativa para la planeacin
operacional, la toma de decisiones y el control. Procesamiento de transacciones
Respuestas a preguntar. Personal de Oficina 1er Nivel de Administradores
Personal Especialista Gerentes Pasos para Analizar un S.I.G. Establecer los
objetivos a largo y corto plazo de la organizacin. Determinar cules de los
formularios y procedimientos actuales son los ms sencillos, utilizados para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin. Identificar la
informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a
desempearse efectiva y eficientemente dentro de rea de trabajo. Establecer los
sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la

informacin, para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores. Identificar a

todos aquellos agentes que estn utilizando distintos tipos de informacin
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
7. Mantenimiento del Sistema de Informacin Gerencial: Antes de usar el
sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la
entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba
con datos de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El
mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema
de Informacin.
8. Auditoria de SIG:
a. Definicin: La auditora de los sistemas de informacin se define
como cualquier auditora que abarca la revisin y evaluacin de
todos los aspectos (o de cualquier porcin de ellos) de los sistemas
automticos de procesamiento de la informacin, incluidos los
procedimientos no automticos relacionados con ellos y las
interfaces correspondientes. El objetivo final que tiene el auditor de
sistemas es dar recomendaciones a la alta gerencia para mejorar o
lograr un adecuado control interno en ambientes de tecnologa
informtica con el fin de lograr mayor eficiencia operacional y
administrativa.

La auditoria en sistemas de la informacin es la

revisin y la evaluacin de los controles, sistemas, procedimientos

de informtica; de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y
seguridad, de la organizacin que participan en el procesamiento de
la informacin, a fin de que por medio del sealamiento de cursos
alternativos se logre una utilizacin ms eficiente y segura de la
informacin que servir para una adecuada toma de decisiones.
b. Funcin: la auditoria es la que se encarga de promover la eficiencia
en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las
operaciones.
La Auditoria Operacional es una actividad que conlleva como

propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la

administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones
que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una
entidad.
An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoria
Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no
nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la
funcin de esa operacin.
9. Auditoria Internos de SIG:
a. Procedimientos y Tcnicas de auditora: Participacin en el desarrollo
de nuevos sistemas: evaluacin de controles, cumplimiento de la
metodologa.
Evaluacin de la seguridad en el rea informtica.. Evaluacin de
suficiencia en los planes de contingencia, respaldos, proveer qu va a
pasar si se presentan fallas, Opinin de la utilizacin de los recursos
informticos., resguardo y proteccin de activos, Control de modificacin
a las aplicaciones existentes. Fraudes, control a las modificaciones de
los programas, Participacin en la negociacin de contratos con los
proveedores, Revisin de la utilizacin del sistema operativo y los
programas, utilitarios, control sobre la utilizacin de los sistemas
operativos , programas utilitarios, Auditora de la base de datos,
estructura sobre la cual se desarrollan las aplicaciones, Auditora de la
red de teleprocesos, Desarrollo de software de auditora, Es el objetivo
final de una auditora de sistemas bien implementada, desarrollar
software capaz de estar ejerciendo un control continuo de las
operaciones del rea de procesamiento de datos.
FINES DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS:
1. Fundamentar la opinin del auditor interno (externo) sobre la confiabilidad de los
sistemas de informacin.
2. Expresar la opinin sobre la eficiencia de las operaciones en el rea de TI.

Similitudes y diferencias con la auditora tradicional:

Similitudes:

No se requieren nuevas normas de auditora, son las mismas.

Los elementos bsicos de un buen sistema de control contable interno

siguen siendo los mismos; por ejemplo, la adecuada segregacin de
funciones.

Los propsitos principales del estudio y la evaluacin del control contable

interno son la obtencin de evidencia para respaldar una opinin y
determinar la base, oportunidad y extensin de las pruebas futuras de
auditora.

Diferencias:

Se establecen algunos nuevos procedimientos de auditora.

Hay diferencias en las tcnicas destinadas a mantener un adecuado control

interno contable.

Hay alguna diferencia en la manera de estudiar y evaluar el control interno

contable. Una diferencia significativa es que en algunos procesos se usan
programas.

El nfasis en la evaluacin de los sistemas manuales est en la evaluacin

de transacciones, mientras que el nfasis en los sistemas informticos, est
en la evaluacin del control interno.

ASPECTOS DEL MEDIO AMBIENTE INFORMATICO QUE AFECTAN EL

ENFOQUE DE LA AUDITORIA Y SUS PROCEDIMIENTOS.

Complejidad de los sistemas.

uso de lenguajes.

metodologas, son parte de las personas y su experiencia.

Centralizacin.

departamento de sistemas que coordina y centraliza todas las operaciones

relaciones los usuarios son altamente dependientes del rea de sistemas.

Controles del computador.

Controles manuales, hoy automatizados (procedimientos programados).

Confiabilidad electrnica.

debilidades de las mquinas y tecnologa.

Transmisin y registro de la informacin en medios magnticos, ptico y

otros.

almacenamiento en medios que deben acceder a travs del computador

mismo.

Centros externos de procesamiento de datos.

Dependencia externa.

RAZONES PARA LA EXISTENCIA DE LA FUNCION DE A.S.

1. La informacin es un recurso clave en la empresa para:

Planear el futuro, controlar el presente y evaluar el pasado.

2. Las operaciones de la empresa dependen cada vez ms de la sistematizacin.

3. Los riesgos tienden a aumentar, debido a:

Prdida de informacin

Prdida de activos.

Prdida de servicios/ventas.

4. La sistematizacin representa un costo significativo para

la empresa en cuanto a: hardware, software y personal.

5. Los problemas se identifican slo al final.

6. El permanente avance tecnolgico.
REQUERIMIENTOS DEL AUDITOR DE SISTEMAS
1. Entendimiento global e integral del negocio, de sus puntos claves, reas
crticas, entorno econmico, social y poltico.
2. Entendimiento del efecto de los sistemas en la organizacin.
3. Entendimiento de los objetivos de la auditora.
4. Conocimiento de los recursos de computacin de la empresa.
5. Conocimiento de los proyectos de sistemas.

10. AUDITORES EXTERNOS DE SIG:

a) Definicin: Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de

informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador
Pblico sin

vnculos

laborales

con

la

misma,

utilizando

tcnicas

determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la

forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente
tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin
generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica,
que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin
examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de
informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los
mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su
sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez
ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado
el trmino Auditora Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se
observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del
Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin
Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
b) OBJETIVO: La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar
la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y
documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la
organizacin.
c) CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA.Las Tcnicas de Auditora se pueden clasificar de la siguiente forma:
1. - Estudio General.-Es la apreciacin y juicio de las caractersticas generales de
la empresa, las cuentas o las operaciones, a travs de sus elementos ms

significativos para elaborar las conclusiones se ha de profundizar en su estudio y

en la forma que ha de hacerse.
2. - Anlisis.-Es el estudio de los componentes de un todo. Esta tcnica se aplica
concretamente al estudio de las cuentas o rubros genricos de los estados
financieros.
3. - Inspeccin.-Es la verificacin fsica de las cosas materiales en las que se
tradujeron las operaciones, se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen una
representacin material, (efectivos, mercancas, bienes, etc.).
4. - Confirmacin.-Es la ratificacin por parte del Auditor como persona ajena a la
empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operacin, en la que participo y
por la cual est en condiciones de informar vlidamente sobre ella.
5. - Investigacin.-Es la recopilacin de informacin mediante entrevistas o
conversaciones con los funcionarios y empleados de la empresa.
6. - Declaraciones y Certificaciones.-Es la formalizacin de la tcnica anterior,
cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas
deban quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por
alguna autoridad (certificaciones).
7. - Observacin.-Es una manera de inspeccin, menos formal, y se aplica
generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la prctica.
8. - Clculo.-Es la verificacin de las correcciones aritmticas de aquellas cuentas
u operaciones que se determinan fundamentalmente por clculos sobre bases
precisas.
Procedimientos de auditora de aplicacin general Procedimientos de
auditora: Son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o
a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a

examen, mediante los cuales el contador pblico obtiene las bases para
fundamentar su opinin.
Aspectos a considerar: Naturaleza. Extensin o alcance. Oportunidad.

Naturaleza: Decidir cul tcnica o procedimiento de auditora o conjunto

de ellos, sern aplicables en cada caso (debido a que todas las entidades
son diferentes).

Extensin o alcance: La relacin de las transacciones examinadas

(pruebas selectivas) respecto del total que forman el universo.

Oportunidad: La poca en que los procedimientos de auditora se van a

aplicar (Algunos procedimientos de auditora son ms tiles y se aplican
mejor en una fecha anterior o posterior a la fecha de los estados financieros
dictaminados).

11. CENTRO DE ANALISIS DE INFORMACION.

Es una unidad de informacin que rene, gestiona y difunde la documentacin de
un rea del conocimiento determinado o la producida por un organismo o
institucin a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosin
documental, principalmente de contenido cientfico-tcnico. Presenta similitudes
con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus
funciones, en especial el anlisis documental de contenido, para lograr una mejor
recuperacin de la informacin, utilizando las nuevas tecnologas de la
informacin. Coloca su atencin en la informacin que contienen los documentos,
en su significado; as como en las fuentes, en su autoridad.
El centro de anlisis de informacin, por su parte, es una forma de investigacin,
cuyo objetivo es la captacin, evaluacin, seleccin y sntesis de los mensajes
subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del anlisis de sus
significados, a la luz de un problema determinado. As, contribuye a la toma de

decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias. Es el

instrumento por excelencia de la gestin de la informacin.
En el contexto actual, el anlisis de informacin adquiere una relevancia
extraordinaria, porque desbroza el camino, "intoxicado" por la creciente circulacin
de datos e informacin. Su realizacin exitosa y eficiente genera una mejor
utilizacin del conocimiento disponible en aras de acelerar el proceso de su
implementacin.
12. DEFINICION Y
INFORMACION.

EXPLICAR

LO

QUE

ES

UN

SISTEMA

DE

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos orientados al

tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listos para su
uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.
Dichos elementos formarn parte de alguna de las siguientes categoras:

Personas

Actividades o tcnicas de trabajo

Datos

Recursos materiales en general (recursos informticos y de comunicacin,

generalmente, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactan para procesar los datos (incluidos los procesos
manuales y automticos) y dan lugar a informacin ms elaborada, que se
distribuye de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin,
en funcin de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de
informacin es de conocimiento pblico, recientemente se ha revelado que desde
finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de informacin
para el espionaje de carcter secreto.

Habitualmente el trmino "sistema de informacin" se usa de manera errnea

como sinnimo de sistema de informacin informtico, en parte porque en la
mayora de los casos los recursos materiales de un sistema de informacin estn
constituidos casi en su totalidad por sistemas informticos. Estrictamente
hablando, un sistema de informacin no tiene por qu disponer de dichos recursos
(aunque en la prctica esto no suela ocurrir). Se podra decir entonces que los
sistemas de informacin informticos son una subclase o un subconjunto de los
sistemas de informacin en general.
Los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra rea
funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o
produccin. En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concientizado de la
importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que
brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.
Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su
implementacin desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de la
concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una
organizacin.
Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la
organizacin, pues es diferente hacer el anlisis desde el punto de vista de una
empresa comercial a una de tipo acadmico que pretende prestar un servicio
social como lo es la salud o educacin pblica.
VENTAJAS:

Dentro de los beneficios de usar sistemas de informacin se encuentra el

tener un control ms efectivo de las actividades de la organizacin.

La integracin de las diferentes reas que conforman la empresa, la ayuda

a incrementar la efectividad en la operacin de procesos.

Proporcionar ventajas competitivas y valor agregado, la disponibilidad de

mayor y mejor informacin para los usuarios en tiempo real.

la eliminacin de la barrera de la distancia trabajando con un mismo

sistema en puntos distantes.

la disminucin de errores, tiempo y recursos superfluos, pues permite

comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines
de evaluacin y control.

CARACTERISTICAS:

Son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en

las organizaciones. Tiene la propiedad de ser recolectores de informacin.

Son intensivos en entradas y salidas de informacin Son adaptables de aplicacin

que

se

encuentran

en

el

mercado

Sistemas transaccionales. Su principal caracterstica es:

A travs de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido
a que automatizan tareas operativas de la organizacin.
Sistemas de apoyo a las decisiones. La principal caracterstica de estos es:
Apoyan la toma de decisiones, por su misma naturaleza, son repetitivos y
soportan decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Este tipo de
sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales,

flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios,

modelos de inventarios, etctera.
Sistemas de apoyo de las decisiones. La principal caracterstica de estos es que:
Suelen introducirse despus de la implantacin de los sistemas transaccionales
ms relevantes de la empresa, porque estos ltimos constituyen su plataforma de
informacin.
Sistemas estratgicos. Su principal caracterstica es:
Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni
proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.
OBJETIVOS:
1. Automatizacin de procesos operativos.
2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas por medio de su implantacin y uso.
REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO.
RELEVANCIA: La informacin es relevante cuando es importante para el usuario
de la misma; es decir, es significativa para l.
Puede haber mucha informacin, muy valiosa, pero que no necesito en estos
momentos y, en consecuencia no es relevante para m.

Como observas, el concepto de relevancia es subjetivo, es decir, depende

de las necesidades del usuario. As una informacin puede ser relevante
para una persona y no serlo para otra.

OPORTUNIDAD: La oportunidad est relacionada con el momento en que la

informacin es suministrada al usuario. El que necesita una informacin la

necesita en un momento determinado, es decir en una oportunidad, pasada la cual

ya no le es til.
CONFIABILIDAD: El que recibe una informacin debe tener la seguridad de que
la informacin es confiable; es decir, no debe tener dudas de que expresa
correctamente los hechos y circunstancias que debe expresar.
La informacin ser confiable, si al elaborar el informe no se omitieron datos y si
se realiz un riguroso control para evitar errores en la misma.
INTEGRIDAD: La informacin es ntegra cuando es completa en relacin con los
requerimientos del usuario.
Por ejemplo, si tienes que decidir respecto de la compra de una impresora para tu
oficina, solicitars a los distintos comercios informacin ntegra sobre ella. Esto
incluir las caractersticas tcnicas, precio, condiciones de pago, garanta, servicio
pos venta, etc.
13. CENTRO DE DOCUMENTACION.
El centro de documentacin es una unidad de informacin que rene, gestiona y
difunde la documentacin de un rea del conocimiento determinado o la producida
por un organismo o institucin a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a
la explosin documental, principalmente de contenido cientfico-tcnico. Presenta
similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas
de sus funciones, en especial el anlisis documental de contenido, para lograr una
mejor recuperacin de la informacin, utilizando las nuevas tecnologas de la
informacin.
En

resumen

podramos

decir

que

se

trata

de unidad

de

informacin

especializada adscrita a un organismo (propietario de este centro), donde se

encuentran conservados y almacenados los documentos necesarios para el
funcionamiento de un servicio o una actividad de la propia institucin o empresa, y
cuya finalidad es servir de referencia y ayuda a los profesionales o investigadores.

OBJETIVO.
Tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz las necesidades
de informacin de sus usuarios, que en general son investigadores en un rea
especfica del conocimiento, a travs de informacin precisa. Cumple el rol de
intermediario entre el usuario y el conocimiento. Su fin es ahorrar tiempo, esfuerzo
y dinero al investigador y a las empresas.
CLASIFICACION.
Los centros de documentacin se pueden clasificar atendiendo a mltiples
criterios:
1.-Su mbito geogrfico de actividad.
2.- Su nivel o modalidad de servicios.
3.-Su orientacin temtica y por el tipo de informacin.
4.-Su adscripcin institucional o su ubicacin dentro del organigrama empresarial
1.-Por su mbito geogrfico de actividad:
1.1.- Centros de documentacin nacionales: Su tarea esencial es procesar
(seleccionar, analizar y difundir) toda la informacin y documentacin producida en
el pas y, en algunos casos, parte de la extranjera. Trabajan con campos
cientficos amplios. Dependen, por lo general, de organismos gubernamentales.
Ayudan a elaborar la poltica documental del pas. Son centros productores de
bases de datos en su campo cientfico. Ofrecen publicaciones impresas o
magnticas o electrnicas de su fondo bibliogrfico y analtico.
1.2.-Centros de documentacin internacionales: Son centros especializados en
un campo de la ciencia muy definido y que procesan toda la informacin y

documentacin que se produce mundialmente sobre esta disciplina. Pertenecen a

grandes instituciones o asociaciones.
2.- Su modalidad de servicios

2.1.- Centros de depsito: (acceso al documento) Son centros o bibliotecas

cientficas cuyo principal objetivo reside en conservar y proporcionar todos los
documentos originales cientficos a nivel territorial, nacional o internacional. El
calificativo de depsito vino determinado por el hecho de que este tipo de
bibliotecas abra cuentas de depsito (en forma de talonarios de cupones) a sus
clientes (otras bibliotecas y usuarios), de forma que para solicitar la reproduccin
(fotocopia o microforma) de un documento bastaba con enviar los cupones que
correspondan al nmero determinado de pginas que se desea obtener. Este
mtodo de los cupones ya no se emplea en la actualidad. Estos centros deben
proporcionar los documentos con la mxima rapidez posible.
2.2.- Servicios de anlisis : Organismo encargado de analizar, evaluar,
condensar, sintetizar, acondicionar y difundir el contenido de los documentos y la
informacin derivada de experimentos, investigaciones, trabajos de desarrollo y de
ingeniera y ensayos y de resumir y dar a conocer tales evaluaciones. Trata de dar
respuestas concretas a preguntas planteadas, atienden a usuarios que necesitan
informacin evaluada que les proporcione ayuda en su trabajo.
Su origen es muy reciente, se encuentra a partir del momento en que empresas o
grupos de cientficos y tecnlogos han tenido necesidad de una informacin rpida
y evaluada que les ayude en la toma de decisiones.
Sus objetivos son: Reunir lo conocido sobre un rea temtica determinada.
Analizar y evaluar la informacin. Condensar y almacenar y difundir la informacin.
Proporcionar informacin rpida, fiable y econmica en forma de productos
documentales como resmenes, extractos, informes de tendencias, anlisis

anuales, estudios No son gratuitos ya que actan como asesoras de

informacin y su titularidad es privada. Sus usuarios son empresas, cientficos,
tecnlogos.
2.3.- Centros de referencia: UNE 50/113: Centro de referencia/Referral centre/
Centre dorientation: Organismo que remite a los peticionarios, a la fuente de
informacin ms adecuada, para proporcionar una respuesta satisfactoria.
2.4.- Centros de datos: Son productores de bases de datos fuente numrica o
textual numricas.
2.5.-Centro de intercambio de informacin: Organismo encargado de reunir,
conservar y dar a conocer documentos y datos sobre estudios e investigaciones
en proyecto, en curso o ya realizados, as como orientar a los usuarios a otras
fuentes de informacin.
Sus funciones son: Dar a conocer la informacin disponible, del tema en que
est especializado, y facilitar el acceso del pblico a sta. Contribuir a elevar y
certificar la calidad de la informacin ofrecida. Impulsar proyectos de cooperacin
interinstitucional de organismos pblicos o privados para la produccin y
distribucin de informacin del rea de inters. Elaborar estndares que describan
la informacin disponible y asistan a sus productores.
2.6.-Mediador de informacin: Organizacin comercial (o a veces una sola
persona) que se encarga de localizar, recuperar y suministrar informacin sobre
cualquier tema.
3.-Su el tipo de informacin y la orientacin temtica:
Se pueden distribuir en varios grupos:
3.1.-Los centros de informacin de actualidad (de medios de comunicacin, radio,
televisin)

3.2.-Los centros de informacin cientfica y tcnica (los distintos institutos del

CINDOC) 3.3.-Los centros de informacin industria y comercial (centros del
parque tecnolgico)
3.4.-Los centros de informacin cultural (centro de documentacin teatral, musical)
3.5.- Los centros de informacin jurdica y legislativa
3.6.- Centros de documentacin especializados
3.1.- Los

centros de informacin de actualidad o de medios

de

comunicacin: Se caracterizan por gestionar, primero, la produccin propia y

segundo, la informacin periodstica (textual, audiovisual, sonora o grfica) de
otros medios de comunicacin, adems de informacin en general no
necesariamente periodstica (obras de referencia, monografas especializadas,
memorias, recursos informativos en internet). Desde el punto de vista temtico son
multidisciplinares, deben cubrir todo tipo de temas. Dan servicio, en el caso de
centros de documentacin de televisiones, en primer lugar a los redactores de
informativos diarios y especiales (Informe Semanal, Dossiers, Crnica, Europa al
da, A primera hora) luego a guionistas de programas y finalmente a grafistas
decoradores, vestuario y el resto de departamentos. En los diarios y revistas de
informacin de actualidad sus usuarios son los redactores y los fotgrafos.
Sus funciones son: Satisfacer las necesidades de informacin de sus usuarios proporcionndoles
informacin cognitiva (cultural, cientfica y tcnica en general) ; informacin
puntual (datos, direcciones, cifras, fechas) .
Informacin retrospectiva ( con ms de 24 horas de antigedad) ;.
Informacin prospectiva (agenda de temas importantes para las prximas horas y
das). Servicio de bsqueda,

-Producir informacin de valor aadido: bases de datos, seleccin recursos en

internet de inters para periodistas, etc.
-Facilitar la reutilizacin del material informativo producido por el propio medio.
Gestiona la memoria histrica del medio de informacin como patrimonio de la
empresa a la que pertenece.
3.2.- Los centros de informacin cientfica y tcnica: Tiene por objeto
posibilitar la transferencia tecnolgica y cientfica identificando la informacin ms
adecuada de entre los distintos recursos existentes. Contribuyen en la bsqueda
de informacin especializada para facilitar el desarrollo tecnolgico y cientfico.
3.3.-Los centros de informacin industria y comercial: Son instituciones
documentales de cometidos concretos, con fines econmicos. Orientan su
actividad a un mercado informativo especfico, con objeto de conseguir beneficios
para sus promotores, o al menos para mantener su presencia en los mercados.
3.4.-Los centros de informacin cultural: Pretenden fomentar el conocimiento
referido a su rea temtica. Ejemplos: Centro de Documentacin Teatral Centro de
Documentacin Musical Centro de Documentacin del Instituto Andaluz de
Patrimonio Histrico
3.5.- Los centros de informacin jurdica y legislativa: Estn especializados en
un tipo de informacin especial el jurdico legislativo, jurisprudencial y doctrinal.
Sus funciones son similares a otros centros e incluye la seleccin, ordenacin,
tratamiento, difusin y publicacin de este tipo de informacin para proveer las
necesidades de informacin de los miembros de la carrera judicial. Pueden
producir bases de datos o no.
3.6.- Centros de documentacin especializados: Trabajan en una disciplina o
en reas muy concretas pero de manera profunda, teniendo en cuenta las
necesidades

de

sus

propios

usuarios.

Normalmente

publican

boletines

bibliogrficos o de resmenes. Pueden o no elaborar bases de datos propias.

4.-Su adscripcin institucional o su ubicacin dentro del organigrama

empresarial
4.1.-Los centros de documentacin de organismos pblicos: No hay que
confundirse. El hecho de que un centro de documentacin pertenezca a una
institucin pblica no significa que el centro sea pblico.
4.2.- Los centros de documentacin de empresas: Requieren la informacin
para la toma de decisiones y como fundamento para la accin con el objetivo de
aumentar la productividad, la competitividad, la capacidad de liderazgo e
incrementar las oportunidades de negocio. Ya se comienza a hablar de un quinto
poder: el control y acceso a la informacin.
4.3.-Centros de documentacin de gabinetes. Se designa por Gabinetes de
Comunicacin a las fuentes activas y organizadas de informacin, que cubren las
necesidades

comunicativas,

tanto

internas

como

externas,

de

aquellas

organizaciones y personas de relieve que desean transmitir de s mismas una

imagen positiva a la sociedad, influyendo de esta forma en la opinin pblica. Los
gabinetes de comunicacin se pueden clasificar en cinco grandes grupos: -GC de
la administracin o instituciones (gobiernos, ayuntamientos, diputaciones, entes
autnomos, instituciones oficiales) -GC de partidos polticos y sindicatos -GC
vinculados al mundo de la empresa -GC de movimientos sociales y
Organizaciones

No

Gubernamentales

-Gabinetes

externos

(asesoras

consultoras de comunicacin) El departamento de documentacin, anlisis e

investigacin es parte esencial dentro del gabinete de comunicacin. Su funcin
primordial ser: - Establecer un preciso chequeo sobre la imagen interna y externa
que posee la organizacin en cuestin, una radiografa que nos ayude a discernir
en cada momento si se estn cumpliendo o no los objetivos marcados en un
principio. -Adems debe poner a disposicin de todos los miembros de la
organizacin, un completo servicio de documentacin al que poder recurrir cuando
se quieran elaborar informes o trabajos especializados relacionados con su
actividad.

-Diferencias entre bibliotecas y centros de documentacin

.La informacin dada al usuario. Las posibilidades de resolver las distintas
necesidades informativas de los usuarios marcar la principal diferencia. Ningn
alumno puede adquirir todas las obras representadas en la bibliografa de cada
asignatura y tiene que recurrir a las bibliotecas que las adquieren. Pero, las
necesidades de Biblioteconoma. Segundo cuatrimestre. Curso 2004-2005 Tema
2. Clasificacin de los centros de documentacin Prof. Asco.: Lourdes Castillo 12
informacin, en muchas ocasiones no cuentan con un referente concreto (un
documento conocido). Esta necesidad da origen a las bases de datos que unos
centros elaboran, y otros centros adquieren para su consulta. Al centro de
documentacin se recurre cuando no se conoce el documento concreto pero se
tiene una necesidad de informacin. (Ejemplos: cultivo de algodn en el siglo XIX;
influencia de la publicidad en los nios, historia de las clases sociales sajonas) La
biblioteca suministra documentos en estado bruto, el cid proporciona informacin
extrada de los documentos. Cuando un usuario pregunta el centro de
documentacin responde con las referencias que describen los documentos que
pueden contener la informacin demandada. El usuario elimina los que no le
interesan sin necesidad de consultarlos completos.
PROCESAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
Colecta o entrada: Son las operaciones que conducen a la formacin de los
depsitos documentales de una biblioteca. Consta de tres pasos:

Seleccin: selecciona los documentos que van a formar parte de una

biblioteca y es necesario que conozca los documentos y los recursos
econmicos y humanos con los que puede contar. La funcin de este paso es
poner a disposicin de los usuarios aquellos documentos que les pueden ser
tiles.

Adquisicin: adquirir los documentos que se han seleccionado. Lo ms

habitual es que esta adquisicin se haga mediante compra. Se pueden adquirir
libros tambin mediante canje.

Donaciones: la donacin de documentos por parte de una persona o una

biblioteca.

Tratamiento documental: Es el resultado de aplicar tcnicas normalizadas a un

conjunto documental con el fin de hacerlo ms controlable y utilizable.
El tratamiento comprende dos fases:

Anlisis documental: conjunto de operaciones destinada a representar el

contenido y las formas de un documento para facilitar su consulta o
recuperacin o incluso para generar un producto que le sirva como sustituto. El
documento tiene dos partes: el contenido del documento y el soporte que es la
parte extensa del documento.

El anlisis externo y una descripcin bibliogrfica: sirven para hacer

esta descripcin bibliogrfica. Se recogen aquellos elementos del documento
que hacen posible su identificacin dentro del conjunto de todos los
documentos de una coleccin, esta descripcin de los elementos externos del
documento se hacen siguiendo unas normas y tiene varias etapas: examen del
documento, determinar el tipo de documento que es para saber que normas
aplicar, y decidir el nivel de descripcin que se va a utilizar, segn las reglas de
catalogacin.

Difusin de la informacin: Se define como la operacin que consiste en hacer

llegar a los usuarios la informacin que responda a sus necesidades.

14. BANCO DE DATOS

Es aquel que se utiliza para hacer referencia a un conjunto de datos, de

informaciones que son agrupadas y mantenidas en un mismo soporte a modo
de facilitar su acceso.
Los bancos o bases de datos pueden tener distintas caractersticas, siendo
alguno de ellos estticos y otros dinmicos.
Los bancos de datos estticos son aquellos que se realizan con informacin
que cambia muy poco o que directamente no cambia porque es algo que ya no
se va a modificar. Estos bancos de datos se conocen como bancos de datos
solo de lectura.
Bancos de datos tipo dinmico es aquel que varia con el tiempo y puede
deberse su alteracin a la entrada o salida permanente de datos desde la
fuente.
Para poder elaborar un Banco de Datos contamos con una gran cantidad de
aplicaciones, e inclusive se puede elaborar uno contando simplemente con un
Editor de Texto, pero tambin tenemos programas que son exclusivamente
diseados para la creacin de los mismos, siendo llamados Sistemas Gestores
de Bases de Datos, que nos ayudan bastante a la hora de elaborar una
estructura y tienen esta tarea bastante automatizada.
Las aplicaciones de un Banco de Datos son tan variadas como los datos que
all se alojen, encontrndose las ms comunes que estn relacionadas a
Bibliotecas y Obras Literarias, y otras aplicadas a nivel estatal, como lo son los
Documentos y Registros que cuentan con informacin sensible, como lo son
los Datos

Personales.

TIPOS DE BASES DE DATOS

Bases de datos estticas

Son bases de datos nicamente de lectura, utilizadas primordialmente para

almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el
comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar
proyecciones, tomar decisiones y realizar anlisis de datos para inteligencia
empresarial.
Bases de datos dinmicas

Son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo,

permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y edicin de datos, adems
de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo, puede ser la base de
datos utilizada en un sistema de informacin de unos supermercados.
Bases de datos bibliogrficas

Slo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite

localizarla. Un registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene
informacin sobre el autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una
determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la
publicacin original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaramos en
presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias ver
ms abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o nmeros. Por
ejemplo, una coleccin de resultados de anlisis de laboratorio, entre otras.
Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas
las ediciones de una coleccin de revistas cientficas.
Bases de datos jerrquicas
En este modelo los datos se organizan en forma de rbol invertido (algunos dicen
raz), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo

que no tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los
conoce como hojas.
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de
aplicaciones que manejan un gran volumen de informacin y datos muy
compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de
representar eficientemente la redundancia de datos.
Base de datos de red
ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental
es la modificacin del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga
varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerrquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una
solucin eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad
que significa administrar la informacin en una base de datos de red ha significado
que sea un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por
usuarios finales.
Bases de datos transaccionales
Son bases de datos cuyo nico fin es el envo y recepcin de datos a grandes
velocidades, estas bases son muy poco comunes y estn dirigidas por lo general
al entorno de anlisis de calidad, datos de produccin e industrial, es importante
entender que su fin nico es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad
posible, por lo tanto la redundancia y duplicacin de informacin no es un
problema como con las dems bases de datos, por lo general para poderlas
aprovechar al mximo permiten algn tipo de conectividad a bases de datos
relacionales.

15. CLASIFICACION Y ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE

UNA ORGANIZACIN.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA DOCUMENTACION:
Es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestin de una empresa
que anteriormente se trabajaban en forma independiente con el fin de reducir
costos y maximizar resultados.
OBJETIVO:
Su objetivo es agrupar una base documental nica que anteriormente esta
compuesta

por

una

seria

de

manuales,

procedimientos,

instrucciones,

documentos, y personal exclusivo para cada proceso en un solo modulo que va a

auditar y supervisar todo el proceso reportando directamente a la gerencia de la
organizacin.
16. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION DENTRO DE UNA
ORGANIZACIN.
Es importante tener un sistema de gestin documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobacin con la
documentacin (facturas, contratos,), el sistema de gestin documental le
permite definir los flujos de aprobacin que tiene que tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio sistema de gestin documental realiza gran
parte del trabajo de asignacin, recordatorios y registro de toda esta
documentacin.
La gestin documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestin de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja

competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatizacin de documentos para

bufetes

de

abogados

beneficia

la

administracin

eficiente

de

toda

la

documentacin en papel.
El sistema no slo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino
tambin los integra de una manera nica. De esta manera, se convierte en muy
fcil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestin documental no
terminan aqu, sino que tambin nos permite organizar y recuperar documentos a
travs de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a
todos los documentos de la empresa con facilidad.
La importancia de un sistema de gestin documental se basa entre otros en
los siguientes puntos base:

Se evita la prdida de documentos, ya que estn todos seguros en un

servidor documental central.

Se evita la prdida de tiempo debido a que varias personas tengan que
recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.
Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que

est buscando la informacin.

Seguridad: Acceso a la informacin y los documentos de manera segura
y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los

datos y documentos dentro del sistema de gestin documental.

Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos

que se realizan a los documentos.

Colaboracin entre usuarios para la creacin, modificacin y gestin de

la misma documentacin.
Captura y extraccin de la informacin de los documentos en papel y la

integracin en el sistema de gestin documental como metadatos.

Indexacin de los metadatos para su fcil recuperacin mediante
bsquedas personalizadas.

Integracin de la documentacin del sistema de gestin documental con

los dems sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc
Recuperacin de los documentos en formato electrnico y tambin la

situacin de archivado de las copias fsicas.

Distribucin fcil mediante los conectores

de

salida

de

la

documentacin, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo
Postal, FTP, Web, etc cualquier documento que tengamos integrado

en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un
documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para
los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a

contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al
automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la
documentacin y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al
encontrar la documentacin al instante, se ahorra dinero al no tener que
utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer ms rpidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera
inmediata, etc.

17. GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS.

DEFINICION: Un sistema GED es un software que le posibilita guardar toda la
informacin de su empresa; por un lado, la que procede de archivos fsicos en
papel y, por otro, la contenida en ficheros informticos. Utilizando un sistema GED,
puede crearse una serie de estructuras clasificatorias donde organizar su
informacin, segn las necesidades propias de la empresa y permitir su
localizacin de forma precisa e inmediata.
Para que la implantacin de estos sistemas resulte exitosa, es necesario contar
con los conocimientos de profesionales que le asesoren en la fase de definicin de
las estructuras, en las que posteriormente organizar toda la informacin de su
asesora.

VENTAJAS:
Entre sus ventajas podemos destacar:

ahorro de espacio, ya que un disco ptico de 12 cm, por ejemplo, puede

contener unos 20.000 documentos, el equivalente a 20 archivadores de
carpetas colgantes con cuatro cajones,

aumento de la velocidad de recuperacin de informacin en relacin a los

sistemas manuales,

posibilidad de mltiples criterios de recuperacin de la informacin gracias a

los distintos ndices de la bdd asociada a la imagen de los documentos,

seguridad, ya que los discos worm pueden proporcionar siempre copias

exactas del original, con una vida garantizada entre 10 y 100 aos.

DESVENTAJAS:

Coste de implantacin: Implantar uno de estos sistemas puede suponer

un alto coste econmico.

Tiempo de implantacin: si el volumen de datos a introducir en el sistema
la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta
digitalizacin.

18. DOCUMENTO ELECTRONICO VS DOCUMENTO EN PAPEL.

En las asesoras, documentos que hasta hace poco se guardaban y utilizaban en
papel han dejado de ser una realidad fsica para convertirse en una realidad
virtual. En esta situacin ha influido el uso extendido de las aplicaciones ofimticas
y los programas de gestin, la aceptacin del correo electrnico como canal de
comunicacin y las facilidades de algunas administraciones como la Agencia
Tributaria o la Tesorera de la Seguridad Social.

Esta realidad se ir imponiendo a medida que se implante la administracin

electrnica y se extienda el uso de las firmas digitales. De todas formas, se ha de
tener en cuenta la realidad mixta (documentos en papel/documentos electrnicos)
en que todava nos encontraremos durante bastante tiempo.
Un documento electrnico difiere de un documento impreso en el material que lo
conforma. Tablas de cera o arcilla, papiro, pergamino y papel han abierto paso a
los discos y cintas magnticas (casete, cinta de vdeo, disquete, disco duro de un
ordenador, tarjetas de memoria, etc.) y a los discos pticos (CD-ROM, DVD, etc.)
que se imprimen y leen mediante lser sin que exista un contacto directo con
el soporte. Ambos, documento impreso y documento electrnico, pueden contener
el mismo texto, lo que cambia es el soporte.
Un documento electrnico es aquel contenido en un soporte electrnico que, para
su visualizacin requiere una pantalla textual, una pantalla grfica, y/o unos
dispositivos de emisin deaudio, vdeo, etc; segn el tipo de informacin que
contenga. En algunos casos tambin se precisa la mediacin de un ordenador
(cuando la informacin est digitalizada), en otros no (si se trata de informacin
analgica).
19. FIRMA ELECTRONICA.
La firma electrnica es un concepto jurdico, equivalente electrnico al de la firma
manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrnico a
travs de cualquier medio electrnico vlido.
Ejemplos:

Usando una firma biomtrica.

Firma con un lpiz electrnico al usar una tarjeta de crdito o dbito en una
tienda.

Marcando una casilla en una computadora, a mquina o aplicada con el

ratn o con el dedo en una pantalla tctil.

Usando una firma digital.

Usando usuario y contrasea.

Usando una tarjeta de coordenadas.

BIBLIOGRAFIA

http://www.importancia.org/documento.phphttp://definicion.de/informatica/#ixzz49
XA8SgF6

http://definicion.de/libro/#ixzz49XAsPwRM
http://www.definicionabc.com/general/monografias.php
http://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml#ixzz49XF9Csoc
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http://www.monografias.com/trabajos38/centros-informacion-

documentacion/centros-informacion-documentacion.shtml#defin#ixzz49XCOKgR8
http://www.monografias.com/trabajos89/sistemas-informacion-gerencial-y-

estrategico/sistemas-informacion-gerencial-y-estrategico.shtml#ixzz49XR6ouH2
http://auditool.org/blog/auditoria-externa/2158-tecnicas-y-procedimientos-deauditoria-lo-que-todo-auditor-debe-conocer

http://www.monografias.com/trabajos92/procedimientos-deauditoria/procedimientos-de-auditoria.shtml#ixzz49aVJaUBn

https://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_documental