Anexo A.

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno

Contable
NOTA: El contenido de la calificacin de las preguntas de este cuestionario con las respectivas
observaciones es el mismo que se remiti en lnea a la Contadura General de la Nacin a travs
del aplicativo SCHIP. (24 de Febrero 2012)
Los valores calculados de los tems de 1. Control interno contable, etapas de 1.1 Reconocimiento y
1.2 Revelacin y las, actividades (1.1.1 Identificacin, 1.1.2 Clasificacin, 1.1.3 Registro y ajuste,
1.2.1 Elaboracin de estados contables y dems informes, 1.2.2 Anlisis interpretacin y
comunicacin de la informacin) y 1.3Otros elementos, son calculados directamente por el
aplicativo CHIP, por lo tanto sus valores pueden diferir en centsimas.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA EVALUADA: 2011
ITEM

CALIFICACIN

CONTROL INTERNO CONTABLE

4.84

ETAPA DE RECONOCIMIENTO

4.86

1
1.1
1.1.1 IDENTIFICACIN

Opciones de
respuesta

5.00

Se tienen debidamente identificados los productos del

proceso contable que deben suministrarse a los dems
procesos de la Universidad y a los usuarios externos?
1

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Se tienen debidamente identificados los productos de

los dems procesos que se constituyen en insumos del
proceso contable?
2

Se tienen identificados en la Universidad los procesos

que generan transacciones, hechos y operaciones y que
por lo tanto se constituyen en proveedores de
informacin del proceso contable?
Existe una poltica mediante la cual las transacciones,
hechos y operaciones realizados en cualquier
dependencia acadmica y/o administrativa, son
debidamente informados a la Divisin Financiera
(seccin de contabilidad) a travs de los documentos
fuente o soporte?
Se cumple la poltica mediante la cual las transacciones,
hechos y operaciones realizados en cualquier
dependencia acadmica y/o administrativa, son
debidamente informados a la Divisin Financiera
(seccin de contabilidad) a travs de los documentos
fuente o soporte?

EVIDENCIAS
Para cada pregunta se debe
registrar
la evidencia (documental u otra)
que respalda su respuesta
Se tiene la caracterizacin del proceso
financiera. Los estados e informes
financieros estn establecidos como
salidas.
Las
politicas
contables
establecen la forma de rendir los
informes a la CGN y dems organos de
control, as como a los
grupos de inters
En la caracterizacin del Proceso
financiera se tienen establecidos las
entradas y los proveedores. En las
Polticas contables se establece la
necesidad de presentar informacin
por
parte
de
los
procesos
proveedores.
La
caracterizacin
del
proceso
financiera y los procedimientos

Resolucin 3179 de 3179 de diciembre

de 2010.
5.00

Se cumple
plenamente

Las polticas y prcticas contables

anualmente son divulgadas.
5.00

Se cumple
plenamente

Los hechos financieros, econmicos, sociales y

ambientales realizados por la Universidad son de fcil
y confiable medicin monetaria?
5.00

ITEM

Se cumple
plenamente

CALIFICACIN

CONTROL INTERNO CONTABLE

4.84

ETAPA DE RECONOCIMIENTO

4.86

1
1.1
1.1.1 IDENTIFICACIN

Opciones de
respuesta

Los
Estados
Financieros
son
presentados en miles y todos los
registros en pesos y a valor presente.
La poltica contable establece como
prctica: Los estados financieros se
llevaran
en
miles
de
pesos
aproximando los saldos del libro
mayor al mil siguiente (POR EXCESO O
DEFECTO) si pasa de 500 o al mil
anterior si es menor de 500.
EVIDENCIAS
Para cada pregunta se debe
registrar
la evidencia (documental u otra)
que respalda su respuesta

5.00

Las cifras existentes en los estados, informes y

reportes contables se encuentran soportadas con el
documento idneo correspondiente?

5.00

Se cumple
plenamente

Los estados financieros se soportan en

los
comprobantes
de
diario
debidamente soportados.

Son adecuadas y completas las descripciones que se

hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el
documento fuente o soporte?

5.00

Se cumple
plenamente

Los soportes documentales expresan

claramente las descripciones de las
transacciones

Las
personas
que
ejecutan
las
actividades
relacionadas con el proceso contable conocen
suficientemente
las
normas
que
rigen
la
administracin pblica?

5.00

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas

con el proceso contable conocen suficientemente el
Rgimen de Contabilidad Pblica aplicable para la
Universidad?
10

Los hechos financieros, econmicos, sociales y

ambientales que han sido objeto de identificacin
11 estn soportados en documentos idneos y de
conformidad con la naturaleza de los mismos?
Los documentos fuente que respaldan los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales
contienen la informacin necesaria para realizar su
adecuada identificacin?
Los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales que han sido objeto de identificacin
13 fueron
interpretados de conformidad con lo
establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica?
12

1.1.2 CLASIFICACIN

14

15

16

Los hechos financieros, econmicos, sociales y

ambientales llevados a cabo en los procesos
proveedores de la Universidad han sido incluidos en el
proceso contable?
Los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales realizados por la Universidad son de fcil y
confiable clasificacin en el Catlogo General de
Cuentas?
Son adecuadas las cuentas utilizadas para la
clasificacin de las transacciones, hechos u
operaciones realizadas por la Universidad?

17

La clasificacin de las transacciones, hechos y

operaciones corresponde a una correcta interpretacin
tanto del marco conceptual como del Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica?

18

El Catlogo General de Cuentas utilizado para la

clasificacin de los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales, corresponde a la ltima versin
publicada en la pgina Web de la Contadura General de
la Nacin?

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Los
manuales
de
funciones
y
responsabilidades
establecen
los
perfiles necesarios para ejercer los
cargos de la
Seccin de Contabilidad
La Seccin de contabilidad cuenta con
todos
los
recursos
informticos
disponibles en la Universidad que le
permitan mantener una comunicacin
oportuna y efectiva con la Contadura
General de la Nacin para elevar todas
las consultas que requiera con miras
al buen desarrollo de la funcin
contable.
Se
verifica
que
los
soportes
documentales
tienen:
facturas,
ordenes de pago, comprobantes de
egresos
y
dems
documentos
requeridos.
Los
documentos
continen
la
informacin
para la adecuada identificacin
Se aplica el Regimen de Contabilidad
Pblica

4.75

5.00

Se cumple
plenamente

4.00

Se cumple en
alto grado

4.00

Se cumple en
alto grado

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Todos los hechos financieros conocidos

fueron incorporados

Se realiza la clasificacin conforme al

Catlogo General de Cuentas

Se realiza la clasificacin conforme a l

Catlogo General de Cuentas
Se aplican los conceptos emitidos por
la
CGN, las polticas estn acordes con el
Rgimen de Contabilidad pblica
Se utiliza la versin del PGCP

19

20

21

Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para

la clasificacin de las transacciones, hechos u
operaciones realizadas ?
Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones
bancarias para establecer los valores objeto de
clasificacin, registro y control del efectivo?
Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos
recprocos con otras entidades pblicas?

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

ITEM
1

CONTROL INTERNO CONTABLE

ETAPA DE RECONOCIMIENTO

1.1
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

CALIFICACIN

4.84
4.86

4.00

Las
cuentas
y
subcuentas
utilizadas
revelan
adecuadamente
los
hechos,
transacciones
u 5.00
operaciones registradas?
Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que
los registros contables se han efectuado en forma
5.00
adecuada y por los valores correctos?
Se efectan los registros contables en forma cronolgica
y guardando el consecutivo de los hechos,
5.00
transacciones u operaciones realizadas, cuando a este
ltimo haya lugar?
Se generan listados de consecutivos de documentos
para hacer verificaciones de completitud de registros?
5.00
Se conoce y aplica los tratamientos contables
diferenciales existentes entre entidades de gobierno
5.00
general y empresas pblicas?
El proceso contable opera en un ambiente de sistema
de integrado de informacin y este funciona
adecuadamente?
Son adecuadamente calculados los valores
correspondientes a los procesos de depreciacin,
provisin, amortizacin, valorizacin, y agotamiento,
segn aplique?
Los registros contables que se realizan tienen los
respectivos documentos soportes idoneos?
Para el registro de las transacciones, hechos u
operaciones se elaboran los respectivos comprobantes
de contabilidad?
Los libros de contabilidad se encuentran debidamente
soportados en comprobantes de contabilidad?

ITEM

CONTROL INTERNO CONTABLE

4.00

ETAPA DE REVELACIN
ELABORACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS

1.2.
INFORMES
1

EVIDENCIAS
Para cada pregunta se debe
registrar
la evidencia (documental u otra)
que respalda su respuesta

Se cumple
plenamente

Se verifica conciliacin con Tesorera,

Secretaria General (Demandas)
Almacn
General,Biblioteca;presupuesto y
reportes de nmina.
No requiere observaciones

Se cumple en
alto grado
Se cumple
plenamente

Se cumple
plenamente

Se aplica el PGCP

Se realizan revisiones mensuales al

libro mayor y balances dejando marcas
de auditoria como prueba de la
revisin

Se cumple
plenamente

Los comprobantes de contabilidad son

generados a travs de PCTG, el cual
los genera de manera cronologica.

Se cumple
plenamente

A travs de PCTG se pueden generar

los listados de consecutivos

Se cumple
plenamente

Se cumple en
alto grado

Se conoce y aplica el PGCP

Se tiene un sistema (PCTG) que

integra: Presupuesto, contabilidad,
tesoreria y almacn. Nmina y cartera
an no estan integrados.
Se aplican las polticas y prcticas
contables. Se tienen soportes de
amortizacin y depreciacin de
edificios.
Facturas, consignaciones, altas de
almacen, notas de bancarias,,
contratos y sus soportes

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Comprobantes diario:
Ingreso,
egreso,cuentas
por
cobrar,
entradas y salidas de almacen

5.00

Se cumple
plenamente

Comprobantes diario:
Ingreso,
egreso,cuentas
por
cobrar,
entradas y salidas de almacen

CALIFICACIN

4.84

1
1.2

Se verifica que se enva oficio a otras

entidades pblicas con el fin de
realizar conciliaciones de saldos
recprocos.

4.83

Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de

saldos entre las secciones de Presupuesto, Contabilidad,
Tesorera, y dems reas y/o procesos de la
5.00
Universidad?
Se realizan periodicamente tomas fsicas de bienes,
derechos y obligaciones y se confronta con los registros
contables para hacer los ajustes pertinentes?

Opciones de
respuesta

Se aplican los conceptos emitidos

por la CGN, las polticas estn
acordes con el Rgimen de
Contabilidad pblica.
Se realizan conciliaciones bancarias
mensuales.

Opciones de
respuesta

EVIDENCIAS
Para cada pregunta se debe
registrar la evidencia (documental
u otra) que
respalda su respuesta

4.83
5.00

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de

conformidad con los parmetros establecidos en el 5.00
34 Rgimen de Contabilidad Pblica?

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes

contables coinciden con los saldos de los libros de
5.00
contabilidad?
Se efecta el mantenimiento, actualizacin y
parametrizacin necesarios para un adecuado
36
5.00
funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la
informacin?
Se elaboran oportunamente los estados, informes y
reportes contables al Rector, Consejo Superior, a la
Contadura General de la Nacin, a los organismos de
37
5.00
inspeccin, vigilancia y control, y a los dems usuarios
de la informacin?

35

Las notas explicativas a los estados contables

cumplen con las formalidades establecidas en el
38 Rgimen de Contabilidad Pblica?
El contenido de las notas a los estados contables revela
en forma suficiente la informacin de tipo cualitativo y
39 cuantitativo fsico que corresponde?

40

Se verifica la consistencia entre las notas a los estados

contables y los saldos revelados en los estados
contables?

Se cumple
plenamente

Se cumple
plenamente

Se cumple
plenamente

Se esta aplicando el regimen de

contabilidad pblica 2007. En el SGC
de la
UTP se identifica con codigo del SGC
134DE-01
Libro mayor con CGN2005-001
Anexos 1, 2, 3 y 4
Se realiza actualizacin permanente al
momento de ser requerido.

Se cumple
plenamente

Los informes son presentados a los

Entes de Control en el tiempo
estipulado. Los informes a la Alta
Direccin se presentan cuando sean
requeridos, y trimestralmente se
elabora el resumen ejecutivo

5.00

Se cumple
plenamente

Las notas explicativas se eleaboran

conforme a lo estipulado por la CGN,
se tienen las notas de carcter general
y las notas especificas.

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Adems de las notas que se remiten

por el CHIP a la CGN, se tiene el
documento de notas explicativas a la
informacin contable a diciembre 31
de 2011
En el documento de Notas
explicativas a la informacin contable
a diciembre 31 de 2011

ANLISIS, INTERPRETACIN Y COMUNICACIN DE

1.2.
LA
2

4.67

INFORMACIN
Se presentan oportunamente los estados, informes y
reportes contables al Rector, Consejo Superior, a la
Contadura General de la Nacin, y a los organismos de
41 inspeccin, vigilancia y control?

5.00

Se publica mensualmente en lugar visible y de fcil

acceso a la comunidad el balance general y el estado de
42 actividad financiera, econmica, social y ambiental?
5.00

Se cumple
plenamente

Se cumple
plenamente

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e

interpretar la realidad financiera, econmica, social y
ambiental de la entidad?

5.00

Se cumple
plenamente

44

La informacin contable se acompaa de los respectivos

anlisis e interpretaciones que facilitan su adecuada
5.00
comprensin por parte de los usuarios?

Se cumple
plenamente

45

La informacin contable es utilizada par cumplir

propsitos de gestin?
Se asegura la Universidad de presentar cifras
homogeneas a los distintos usuarios de la informacin?

46

ITEM

4.00

Los informes son presentados a los

Entes de Control en el tiempo
estipulado. Los informes a la Alta
Direccin se presentan cuando sean
requeridos, y trimestralmente se
elabora el resumen ejecutivo
Se publican en el siguiente link:
http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/ad
mini strativa/divisionfinanciera/contabilidadypresupuesto.html
Se presentan los indicadores en el
resumen ejecutivo: Indicadores de
liquidez, rendimiento y endeudamiento
Trimestralmente se presenta el informe
ejecutivo y las notas explicativas
permiten el anlisis y comprensin.

Se cumple en alto La informacin es presentada a las

grado
Directivas.

Debido a que el informe de Acta al

culminar la gestin deba ser
presentado antes de la validacin de la
informacin contable para la CGN; se
presentaron ajustes posteriores que
generaron diferencias en la
informacin financiera presentada en
el acta de gestin y la validada en el
Se cumple en alto
4.00
CHIP. Se aclara que las Polticas y
grado
Prcticas contables internas versan
(art. 13 Numeral 5 literal i): La
publicacin y suministro de los Estados
Financieros a Entes de Control o
particulares estar condicionada a la
validacin que por medio del software
de la Contadura General de la Nacin
(CHIP) se realiza.
CALIFICACIN

EVIDENCIAS

CONTROL INTERNO CONTABLE

4.84

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

4.81

Opciones de
respuesta

1
1.3

1.3. ACCIONES IMPLEMENTADAS

1
47

48

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado

a los riesgos de ndole contable de la Universidad en
forma permanente?
Existe y funciona una instancia asesora que permita
gestionar los riesgos de ndole contable?

Se realizan autoevaluaciones peridicas para

determinar la efectividad de los controles
49 implementados en cada una de las actividades del
proceso contable?

50

Se han establecido claramente niveles de autoridad y

responsabilidad para la ejecucin de las diferentes
actividades del proceso contable?

Las polticas contables, procedimientos y dems

prcticas que se aplican internamente se encuentran
51 debidamente documentadas?

52

Los manuales de polticas, procedimientos y dems

prcticas contables se encuentran debidamente
actualizados, y sirven de gua u orientacin efectiva del
proceso contable?

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra tcnica o

mecanismo, la forma como circula la informacin a
travs de la entidad y su respectivo efecto en el
53 proceso contable de la entidad?

4.81

4.00

Se cumple en
alto grado

4.00

Se cumple en
alto grado

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Se ha implementado y ejecuta una poltica de

depuracin contable permanente y de sostenibilidad de
la calidad de la informacin?
4.00

54

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran

debidamente individualizados en la contabilidad, bien
sea por el rea contable o en bases de datos
administradas por otras dependencias?
55

Los costos histricos registrados en la

contabilidad
son
actualizados
56 permanentemente de conformidad con lo
dispuesto en el Rgimen de Contabilidad
Pblica?
ITEM

5.00

5.00

Se cumple en
alto grado

Se cumple
plenamente

Se cumple
plenamente

CALIFICACIN

CONTROL INTERNO CONTABLE

4.84

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

4.81

1
1.3

Para cada pregunta se debe

registrar
la
evidencia
(documental u otra) que
respalda su respuesta

Opciones de
respuesta

El mapa de riesgos del proceso

financiera se contempla un riesgo de
ndole contable, el cual tiene controles
asociados.
Existe la metodologa de administacin
de riesgos, la cual es administrada por
la Vicerrectora Administrativa
Se realizan conciliaciones entre las
reas
(Tesorera,
Almacen,
Biblioteca,
Jurdica, Presupuesto, cartera), se
realizan conciliaciones bancarias
se tienen los manuales de funciones y
responsabilidades que determinan el
quehacer de los diferentes cargos de
la
Universidad y por ende de la Divisin
Financiera, Seccin de Contabilidad
Las Polticas y Prcticas contables se
encuentran documentadas Resolucin
de Rectora No. 3179 de 2010.
Anualmente se publican en Campus
informa.
Se siguen los lineamientos del
Regimen de contabilidad pblica
Los manuales de procedimientos de
la
Seccin
de Contabilidad
y
Presupuesto se tienen documentados
en el SGC. Y son revisados para ser
actualizados (134-CTB01, 134-INF01, 134-CTB-07)
El flujo de informacin financiero y
contable, se realiza a travs del
sistema integrado PCTG.
Adems se tiene establecido el flujo de
informacin a travs de los
procedimientos aplicados en el SGC.
Se establecio el Comit de
Sostenibilidad Contable (Resolucion
4138 de 2006), el cual se reune para
el anlisis de las polticas contables.
Las polticas contables internas
establecen el seguimiento que se debe
realizar para el sostenimiento de la
informacin contable
Los bienes se encuentran registrados
por cuentadante.
Los derechos, se tiene la cartera por
edades y por deudor. Las propiedades
tienen registro de escritura pblica
Las obligaciones, se tienen registradas
por cada uno de los acreedores.
Se realizan avaluos de acuerdo a las
instrucciones emitidas por la CGN y las
respectivas vigencias.

EVIDENCIAS
Para cada pregunta se debe
registrar
la
evidencia
(documental u otra) que
respalda su respuesta

1.3. ACCIONES IMPLEMENTADAS

57

58

59

60

61

62

4.81

La Seccin de Contabilidad esta debidamente

estructurada de conformidad con la complejidad,
desarrollo tecnolgico y estructura organizacional de
la Universidad?

Los funcionarios involucrados en el proceso contable

cumplen con los requerimientos tcnicos sealados por
la Universidad de acuerdo con la responsabilidad que
demanda el ejercicio de la profesin contable en el
sector pblico?
Se ha implementado una poltica o mecanismo de
actualizacin permanente para los funcionarios
involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en
forma satisfactoria?

Se producen en la Universidad informes de empalme

cuando se presentan cambios de Rector, o cambios de
contador?
Existe una poltica para llevar a cabo en forma
adecuada el cierre integral de la informacin producida
en todas las dependencias acadmicas y
administrativasque generan hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales?
Los soportes documentales de los registros contables se
encuentran debidamente organizados y archivados de
conformidad con las normas que regulan la materia
(manual de gestin documental, tablas de retencin
documental)?

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

5.00

Se cumple
plenamente

Los siguientes cargos pertenecen al a

Seccin de Contabilidad y Presupuesto:
Jefe Contabilidad y Presupuesto
Tcnico, Presupuesto (Planta)
Tcnico , Presupuesto (Transitorio)
Tcnico, Cartera
Tcnico, Contabilidad
Adems se cuenta con un contador
externo
De acuerdo a los manuales de
funciones, el personal contratado en el
rea contable cumple con los
requisitos y las competencias para
ejercer el cargo.
La Universidad tiene una poltica de
capacitacin institucional.
Los funcionarios del rea contable,
tienen acceso a consultas en la CGN, a
travs de su pgina Web
El ltimo informe de acta de gestin
fue presentado a travs del SIRECI,
aplicativo de la CGR en la fecha
estipulada.
Se tienen directrices para el cierre
integral de la informacin, en las
polticas y prcticas contables de la
UTP (art. 4).
La Seccin de Contabilidad cuenta con
la tabla de retencin documental
actualizada.