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Le dossier individuel des agents publics, gr sur support lectronique, se compose des documents figurant
dans la nomenclature en annexe.
Chaque document du dossier gr sur support lectronique est class par rfrence cette nomenclature.
Une dure de conservation pour la gestion courante est fixe pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait lobjet, soit dun archivage
intermdiaire, soit dune destruction, selon les indications figurant dans la dernire colonne de la nomenclature.
Larchivage intermdiaire prend fin lissue de la dure dutilit administrative du document, fixe 80 ans
compter de la date de naissance de lagent.
Au terme de leur dure dutilit administrative, les documents font lobjet dun versement dans un service
public darchives au titre des archives dfinitives, ou sont limins sous le contrle scientifique et technique de
lEtat sur les archives.
Les informations attaches aux documents sont soumises aux mmes rgles de conservation ou de
destruction.
Les observations libres, annexes aux documents en application de larticle 13 du dcret du 15 juin 2011 sont
soumises aux mmes rgles de gestion que les documents quelles commentent ou compltent.
La dure de conservation des traces de consultation est de 3 ans.
En marge de cette gestion du dossier individuel sur support lectronique, je vous rappelle que le Centre
de Gestion met disposition des collectivits le logiciel de ressources humaines AGIRHE. Celui-ci permet un
accs dmatrialis et personnalis pour chaque agent leur situation individuelle et leurs donnes personnelles.
La collectivit souhaitant ouvrir un accs leurs agents peut contacter le service informatique du
Centre de Gestion.
Type de document
Sauf mention contraire, le dlai
court compter de la date de lacte
Photographie
Numro dimmatriculation au rpertoire
national des personnes physiques
Extrait dacte de naissance
1. Etat Civil
2. Situation de famille
A:
10 ans
10 ans
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
10 ans
A
A
D
Remarque : dune faon gnrale, les pices dtat civil (extraits et copies intgrales) sont valables quelle que soit leur date de dlivrance. Un acte de
naissance, de mariage ou de PACS demeure valable tant que les lments qui y figurent nont pas t modifis. Dans ce cas, seul lacte le plus rcent est
conserv. Les autres actes sont dtruits.
3. Situation militaire
4. Recrutement - Titularisation
Extrait de casier judiciaire (bulletin n 2)
Certificat mdical daptitude (sans aucune
mention de pathologie lorigine dun
ventuel handicap)
Etat des services accomplis
4.1 Recrutement
titulaire - non titulaire
4.3 Recrutement
contractuel handicap
10 ans
10 ans
A
A
3 mois
10 ans
15 ans
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
A
A
A
A
A
A
D
A
D
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
10 ans
D
A
D
A
10 ans
A
A
A
Rubrique
Type de document
6. Commission de
dontologie
10 ans
10 ans
A
A
10 ans
7. Cumul demploi
public
Dure du cumul + 1 an
Dure du cumul + 1 an
A
A
A
A
9. Cumul dactivit
accessoire
Demande dautorisation
Dcision de ladministration
Dure du cumul + 1 an
Dure du cumul + 1 an
A
A
10. Changement de
modalits de temps
de travail
10 ans
10 ans
10 ans
Rubrique
Type de document
12. Evaluation
notation/avancement
dchelon
10 ans
A
A
15 ans
15 ans
Rubrique
Type de document
10 ans
Rapport daptitude
Arrt ou dcision
Notification individuelle de changement de
grade/corps/cadre demploi
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
A
A
D
10 ans
10 ans
A
A
D
15 ans
15 ans
15 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
D
A
Demande de radiation
Arrt de radiation des cadres
Notification de larrt de radiation des
cadres
Demande dadmission la retraite
Dcision dadmission la retraite
Notification dadmission la retraite
Dcompte provisoire des droits pensions
Demande de cessation progressive dactivit
Acte portant cessation progressive dactivit
(la DGFIP a prcis : uniquement en reprise)
Demande de dmission
Arrt/notification de dmission
Dcision/notification de rvocation
Dcision/notification de licenciement pour
insuffisance professionnelle
Dcision/notification dabandon de poste
19. Distinctions
honorifiques
Distinctions honorifiques
Lettre de flicitations (suite
distinctions honorifiques ou autres)
des
D
A
D
D
A
D
A
D
D
A
A
10 ans
10 ans
Rubrique
Type de document
20. Accident de
service /
Maladie
professionnelle
10 ans
10 ans
10 ans
10 ans
A
A
A
3 ans
10 ans
3 ans
10 ans