Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Microsoft Excel 2013

INTRODUCCIN, EDICIN DE DATOS Y ADMINISTRACIN DE HOJAS
QU ES EXCEL?
Es un programa de hojas de clculo, permite crear y aplicar formato a libros (un
conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre
aspectos de un negocio (contabilidad, definicin de presupuestos, facturas y ventas,
informes, etc.)
ENTORNO DE TRABAJO
Cuando accedemos al programa se nos muestra la siguiente pantalla de inicio en Excel 2013

1. Lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrar
ningn archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados
recientemente ir creciendo.
2. Abrir otros Libros el cual nos permitir abrir archivos localizados en nuestro equipo.
3. Libro en blanco nos crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel.
4. Bienvenido a Excel comenzars a dar un paseo por la herramienta donde aprenders ms de su
uso y beneficios.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 1

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

5. Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver
la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.
6. Bsqueda de plantillas se conecta con el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de
bsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.
7. Sugerencias de bsqueda de plantillas que adems son vnculos y que al hacer clic sobre ellos
mostrarn las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de bsqueda.
8. Iniciar sesin en lnea y que es una opcin que ser de utilidad para acceder a recursos y servicios
en Internet a travs de Excel 2013.
Cuando creamos un libro en blanco o un archivo ya existente, el programa nos mostrar la siguiente
ventana:

1. La barra de herramientas de acceso rpido nos permite colocar los comandos que deseamos tener
siempre disponibles en dicha rea. De manera predeterminada tenemos el botn Guardar y los
comandos Hacer y Deshacer.
2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayora de los comandos de
Excel que nos ayudan a interactuar con el programa. La cinta de opciones est divida en fichas y de
manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,
Datos, Revisar y Vista. Las fichas a su vez agrupan los comandos en reas o grupos, por ejemplo
la ficha Inicio tiene las siguientes reas: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y
modificar.
Adicionalmente al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botn Archivo que nos llevar a la
vista donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro as como
algunos comandos adicionales.
3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de frmulas que es de suma importancia ya
que nos permite ingresar y editar las frmulas para realizar clculos con los datos. As mismo en esta
rea tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la direccin de la celda que est
actualmente seleccionada.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 2

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

4. El rea de trabajo de una hoja est representada por columnas y filas. Las columnas estn
identificadas por letras y las filas por nmeros y en esta rea es donde colocamos nuestros datos.
De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede
encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del rea de trabajo. Junto a dicha
etiqueta se encuentra un botn con el smbolo + que nos permite crear nuevas hojas.
5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la
herramienta mostrar mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones
para cambiar la manera en la que visualizamos un libro (Zoom) as como el nivel de acercamiento
de la hoja.
CONCEPTOS BSICOS
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384
columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por
ejemplo A, B, C,.......AA, AB
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se

especifica con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin
el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A
y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar
con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna
de la celda activa.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 3

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango,

que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

INGRESO DE DATOS
Para ingresar datos a una celda seguir los siguientes pasos:
1. Lleve en indicador a la celda donde se desea ingresar la informacin.
2. Escriba la siguiente tabla (use enter para cada entrada de datos)

Al pulsar enter el indicador se desplaza a la fila siguiente. Se puede modificar este comportamiento
haciendo lo siguiente:
1. Hacer clic en la ficha Archivo y elija opciones.
2. Seleccionar la opcin Avanzadas, luego en la seccin opciones de edicin cambiar el cuadro de
direccin de acuerdo a:

3.

Ahora en la celda B3 escribir Lima y presionar enter. Observa el desplazamiento del indicador de
celdas.

4.

Restablezca la direccin del enter hacia abajo.

EDICIN DE DATOS
Consiste en modificar la informacin de una celda.
1. Lleve el indicador a la celda que quiera editar. En el grfico la celda A1 de la hoja 1
2. Pulse la tecla F2, haga doble clic sobre la celda o haga clic en la barra de frmulas.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 4

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

ESCRIBIR 2 LNEAS EN UNA FILA

Una celda puede contener dos lneas como parte de su contenido, logrando efectos como los mostrados
a continuacin.
Para lograr este efecto haremos lo siguiente:
1.
2.
3.

En la hoja 2, lleva el cursor a la celda A1

Escriba el texto Nro y presiona las teclas Alt + enter.
Escribe orden y pulse enter para finalizar.

FUNCIONALIDAD AUTOCOMPLETAR
Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el grfico de abajo, en una lista de reas,
al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la palabra Ventas que ya existe
lneas ms arriba (Celda C5).

RELLENAR SERIES
Usando el controlador de relleno
El puntero del mouse permite ingresar en forma rpida y sencilla valores en nuestras celdas. As, el
puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango de celdas.
La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse

Seleccionar cuando se Cuadro de relleno, Modo Mover cuando se

seala al centro de la cuando se seala a la seala alguno de los
celda.
esquina
inferior borde.
izquierda.
Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 5

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Seleccin
En la hoja 3 escriba la siguiente tabla:

Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo Seleccin. Para
que el puntero cambie a modo seleccin:
1. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2)
2. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea
3. Para seleccionar rangos de celdas:

... O para seleccionar filas y columnas completas

Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el final.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 6

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

COPIAR, GENERAR SERIES Y GENERAR LISTAS

El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serle o generar una lista. La copla o generacin
de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto
en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por
ejemplo A001 o Nota1) se crear una serie.
Para generar una serie:
1. Haga clic en la celda A3
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el smbolo + realice un arrastre

Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr COPIAR...

Opciones de Autorrelleno
Para hacer ms fcil el ingreso de datos, Excel muestra, al hacer el arrastre del cuadro de relleno, una
etiqueta inteligente llamada Opciones de Autorelleno.

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 7

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

1. En la hoja4, escriba el nmero 1

2. Luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

3. Elija la opcin Rellenar serie. Observe el resultado en la imagen de arriba.

Qu se genera ahora?
4. Escriba el texto Aula 1001 y realice un arrastre.
Qu sucede s\ en la etiqueta inteligente elije la opcin Copiar celdas?
5. Escriba en una celda 27-mar y realice un arrastre.
Qu opciones se muestran en la etiqueta inteligente?
Listas
Con el cuadro de relleno, podr tambin generar listas pre definidas. Para ver las listas:
1.
Haga clic en la ficha Archivo y elija Opciones.
2.
Hacer clic en la opcin Avanzadas, luego en la seccin General haga clic en el botn Modificar
listas personalizadas.
3.
Aqu se muestran los elementos que Excel usa para generar las listas.
4.
Cierre esta ventana.
Para usar una lista
1.
En una celda escriba Enero y realice un arrastre.
2.
Observe el resultado
3.
En otra celda, escriba el texto lunes y haga el arrastre correspondiente.
Cul es el resultado?
4.
En otra celda escriba Nov y realice un arrastre. Cul es el resultado?
5.
En otra celda escriba Azul y realice un arrastre.
Por qu no se genera una lista de colores?
Crear una lista personalizada
1.
Haga clic en la ficha Archivo y elija Opciones.
2.
Hacer clic en la opcin Avanzadas, luego en la seccin General haga
clic en el botn Modificar listas personalizadas.
3.
En el cuadro Entrada de listas escriba 10 distritos
4.
Haga clic en Aceptar
5
Luego cierre el cuadro Opciones de Excel

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 8

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Para probar que la lista se ha agregado:

6.
En alguna celda de Excel, escriba el nombr de algn distrito que incluyo en la lista.
7.
Observe que mientras arrastra, se muestran los elementos que se van a generar:

Ingreso de datos a un rango

Puede ingresar datos a un rango siguiendo estos pasos:
1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el rango B5:C15
2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2013.
3. Presione CTRL + Enter Cul es el resultado?

ADMINISTRACIN DE HOJAS
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO
En estos ejercicios se ver las distintas formas de desplazarnos a travs de una tabla de Excel.
1. Abra el libro llamado listas de la carpeta SESION 01
2. Haga clic en la celda A5 realice cada uno de los procedimientos sugeridos y anote el resultado.
Si usted pulsa
Excel desplazar el indicador a:
Flecha arriba / abajo
Flecha izquierda / derecha
TAB / Shift TAB
Re Pg / Av Pg
CTRL + Av Pg / Re Pg
F5 A210
Haga clic en la celda A5 de la hoja 1 y
presione las teclas que se solicitan:
CTRL + Inicio
CTRL + Fin
Fin + Flecha derecha / Izquierda
Fin + flecha arriba / abajo

Excel utiliza el concepto de hojas para organizar mejor sus tablas. As, la organizacin de estas se realiza
en hojas, tratando en lo posible de tener cada tabla en su hoja respectiva.
DESPLAZARSE POR LAS HOJAS DE UN LIBRO
1. Abrir el archivo Excel llamado Libros y hojas de la carpeta SESIN 01.
2. Pulse las siguientes combinaciones de teclas en indique su comportamiento:
CTRL + Av Pg
CTRL + Re Pg
Si hay muchas hojas, use la barra de desplazamiento de hojas (parte inferior de
su pantalla) para ver las dems.
Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 9

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Una forma rpida de cambiar entre mltiples hojas, es usando el botn derecho
sobre la barra de hojas y elija la hoja donde desea cambiar.
3. Usando este mtodo, vaya a la hoja 3. Cul es el ttulo de la tabla de esta hoja?
INSERTAR HOJAS NUEVAS
Se pueden insertar todas las hojas que necesite. El nmero mximo de hojas que se pueden insertar
est limitado por la memoria RAM de la PC.
Para insertar hojas en blanco, realice el siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en el botn con el smbolo de + de la barra de hojas.
Qu nmero de hoja se inserta? Dnde?
2. Realice el procedimiento para tener 10 hojas.
CAMBIAR NOMBRE
Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos, como Hoja1, Hojas2, etc. A los mismos se le puede definir
un nombre diferente. Para cambiar de nombre a una hoja realizar lo siguiente:
1. Haga doble clic sobre la pestaa de la hoja y digite el nombre.
2. Cambie de nombre a las hojas del libro tal como se indica a
continuacin:
Hoja
Nombre
Hoja1
Ventas
Hoja2
Produccin
Hoja3
Personal
Hoja4
Encomienda
Hoja5
Transporte
Hoja6
Comisiones
Hoja7
Evaluacin
Hoja8
Bonificaciones
COLORES DE LAS PESTAAS
Se puede elegir un color para organizar las secciones de un libro de
trabajo.
1. Haga clic derecho sobre la pestaa de la hoja.
2. Elija un color.
3. Realice el procedimiento para que cada hoja muestre un color
diferente.
MOVER Y COPIAR HOJAS
1. Crear un nuevo libro de Excel, realice lo necesario para tener las siguientes hojas: Enero, Marzo,
Abril y Mayo.
2. Ponerle color a cada una de las pestaas de hojas.
3. Inserte una hoja con el nombre de Febrero y otra con el nombre Tabla Resumen.
4. Eliminar la hoja Mayo, el libro deber quedar de la siguiente forma:

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 10

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

5. Luego con un arrastre en el nombre de las hojas, cambia la ubicacin de cada hoja hasta tener la
siguiente forma:
Para copiar una hoja realizar lo siguiente:
1. Hacer clic en la hoja Enero, luego use la tecla CTRL y arrastre la pestaa de Enero a la derecha. El
resultado debe ser el siguiente:
2. Realice el mismo procedimiento para copiar la hoja Marzo.
3. Luego elimine las copias creadas.
TRABAJAR CON MLTIPLES HOJAS
Se puede trabajar con mltiples hojas en forma simultnea, ya sea para ingresar datos, aplicar formatos
o escribir frmulas. Agrupar las hojas nos permite tratarlas como una sola.
AGRUPAR HOJAS
Para agrupar usar las teclas CRTL o SHIFT.
Agruparemos las hojas Enero, Febrero y Marzo, para ello realizaremos el siguiente procedimiento:
1. Hacer clic en la hoja Enero.
2. Hacer CTRL clic en la hoja Febrero, y luego en la hoja Marzo.
Obsrvese que Excel muestra en la barra de ttulo el texto Grupo:

y las hojas se seleccionan:

A partir de ahora, cualquier ingreso de datos en cualquiera de las hojas del grupo, se copiara para el
resto de hojas.
3. Escriba en la hoja Enero lo siguiente:

4. Hacer clic en la hoja Febrero y se podr apreciar que la tabla se muestra tambin en esa hoja.
5. Aplique los siguientes formatos a sus celdas:
Celda A2: Cambria / 16 / negrita
Rango A4:B4 Cambria / 12 / negrita / centrada
Rango A5:A9 Negrita / alineado a la derecha.
DESAGRUPAR HOJAS
Ahora se debe ingresar valores diferentes a cada tabla de Enero, Febrero y Marzo. Para ello
desagruparemos las hojas tal como se indica a continuacin.
1. Hacer clic en la Hoja Enero.
2. Hacer CTRL clic en la hoja Febrero y luego en la hoja Marzo.
3. Una vez desagrupadas las hojas, escriba valores diferentes en cada tabla.
Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 11

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

FORMATO

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 12

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 13

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 14

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 15

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 16

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 17

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 18

Universidad Nacional

Centro de Produccin de Bienes y Servicios

CEPROBBSS

Tecnolgica de Lima Sur UNTELS

Prof. Jos A. Flores Valeriano

Microsoft Excel 2013

Pg. 19