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El presente material tiene como objetivo ofrecer una guía que oriente
las acciones de los Coordinadores de Envío a nivel local una vez que
reciben aspirante a los Programas Cortos.
Contenido
El contenido de los programas varía dependiendo de su objetivo y el
se abrevia de la siguiente manera:
Ciclos
Los programas de envío se llevan a cabo en los siguientes ciclos:
Resultado
El resultado de la combinación de estas siglas nos identificará el tipo
de programa, objetivo, duración y época de inicio. Por ejemplo:
Un programa con las siguientes siglas:
VSenNH08
Matrix (Matriz)
Anualmente todos los socios del sistema establecemos un sistema de
matriz mediante la cual planificamos los cupos que mutuamente nos
otorgamos para los programas con un año de anticipación. En el
caso de los programas cortos, tenemos desde ya algunos cupos
planificados para el 2008. Aquellos programas para los cuales no
tengamos cupos solicitados pero si candidatos interesados, debemos
hacer la solicitud con al menos 6 meses de anticipación. La matriz ya
establecida para los programas cortos del 2008 es la siguiente:
Procedimiento
Paso 1
El primer paso que debemos realizar cuando recibimos a una persona
interesada en los programas cortos de envío es indagar el perfil del
candidato en términos de: edad, intereses y disponibilidad de tiempo.
Esta información nos permitirá ofrecerle un programa que se ajuste a
estas variables.
Paso 2
Una vez que se tiene identificado el perfil del participante,
procedemos a ubicar en la matriz del año correspondiente la
disponibilidad de cupos con ese programa. En paralelo, le hacemos la
explicación correspondiente al aspirante sobre el programa que más
se ajusta a sus necesidades. Si tenemos cupos establecidos con ese
socio para ese programa seguimos al paso 3. Si no disponemos de
cupo pero si hay algún programa entre los que se ofrecen en la red
de AFS que pudiera ajustarse al perfil del aspirante seguimos al paso 4.
Paso 3
Para cumplir plenamente con este paso, debemos verificar los
siguientes aspectos:
.- El aspirante cumple con el perfil del programa (edad, requisitos del
programa, intereses y disponibilidad)
.- Disponemos de cupos en el programa
.- El aspirante tiene la disponibilidad de tiempo (por la duración del
programa)
.- Estamos en la fecha límite para la aplicación al programa
Paso 4
Si el participante está interesado en un programa del cual no tenemos
cupos previamente asignados, se le notifica a la Oficina Nacional
para que la Coordinación Nacional de Envío haga la solicitud del
cupo. Si logramos obtener el cupo con el país anfitrión se continúa
con el paso 3. Si la respuesta es negativa se puede ofrecer otro
programa.
Paso 5
Una vez que la planilla internacional esté llena la misma será
transferida vía Global Link por la Oficina Nacional al país socio
correspondiente, dentro del límite de tiempo establecido
previamente. El país anfitrión procederá a leer la planilla y a
garantizar (o no) el candidato. Durante este proceso de garantización,
el país puede hacer unas preguntas o solicitar algunos requisitos antes
de garantizar al aspirante. Los mismos deberán ser consignados y/o
respondidos para poder cumplir con este requisito.
Paso 6
Una vez garantizado el participante procede con:
1.- Pago de la porción en Bolívares/Bolívares Fuerte del programa.
2.- Trámite en CADIVI para el pago de la porción en Dólares.
3.- Trámite de la visa
Paso 7
Antes de la fecha de salida, el participante recibirá la información de
su familia anfitriona, el welcome book y dependiendo del programa
información sobre su proyecto. De igual manera, el participante
deberá recibir su orientación de salida a nivel local.
Paso 8
Salida del participante
Anexos
Anexo Nº 1: Descripción de los programas
En este material encontrarán la descripción de todos los programas
cortos que ofrece la red de AFS, sus requisitos, lapsos de postulación
(entre los cuales se debe enviar la planilla internacional) y duración
del mismo. Es importante tomar en cuenta toda esta información en
el momento de asesorar a un aspirante a estos programas.
1.7. Preguntas
CADIVI PERSONAL
ESTUDIANTE ESTUDIANTE
(nombre del estudiante)____________ (nombre del estudiante)____________
N° SOLICITUD: _______ N° SOLICITUD: _______
BANCO MERCANTIL
ESTUDIANTE
(nombre del estudiante)_____________
N° SOLICITUD: _______
Finalmente deben llevar las tres carpetas, sus respectivas etiquetas y todos los
recaudos adentro al banco de su preferencia para iniciar el trámite.
Por otra parte, el trámite de la remesa solo puede ser iniciado una vez que el
participante ya esté viviendo en su país anfitrión. Las familias naturales pueden
optar por una de estas dos solicitudes: Remesa estudiantil o Remesa familiar, de
acuerdo al monto que deseen enviarle al participante. En el primer caso, el
participante deberá solicitar en su Colegio Anfitrión la constancia de estudio y
enviársela a su familia natural para que éstos inicien el trámite. Esta remesa
también exige la inscripción del participante en el Consulado Venezolano del
país anfitrión. Para la obtención de este documento (el Registro Consular) el
participante deberá, previa comunicación a su familia anfitriona, Comité Local
anfitrión y AFS anfitrión, trasladarse hasta la ciudad en la que se encuentre el
Consulado/Embajada Venezolana. El procedimiento para la obtención de
ambos documentos (Constancia de Estudios y Registro Consular) es
responsabilidad exclusivamente del participante. Recomendamos a los
participantes que una vez que lleguen al país anfitrión le informen a su familia
anfitriona la necesidad de realizar estos trámites, de manera que los realicen lo
más pronto posible y no esperar hasta que tengan la necesidad urgente del
dinero.
CARTA MODELOS:
Ciudad, _______de ___________ de 2008
Señores
CADIVI
Presente.
Estimados Señores:
Nos comprometemos a suministrar ese documento tan pronto nuestro hijo lo tramite a
su llegada a ____________________(País de intercambio)
Atentamente,
Nombre del Padre
CI ___________________
Cel. __________________
E mail: ___________________
Nombre de la madre
CI : ___________________
Cel. _________________________
E mail: ________________________
Telf. Hab. ________________________
CARTA MODELOS:
SEÑORES
BANCO ______________________________________
PRESENTE
Estimados Señores:
Atentamente,
Nombre de la madre
CI : ___________________
Cel. _________________________
E mail: ________________________
cc: CADIVI
CARTA MODELOS:
Mérida, _______ de __________ de 2007
Señores
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CADIVI
Presente.
Estimados Señores:
De los cuales, los cuatro primeros reglones son REQUISITOS PARA OBTENER LA
VISA de ____________________
Solicitamos su apoyo a objeto que podamos contar con ese pago, de tal manera que se
nos permita obtener los recaudos necesarios para adquirir la Visa, la cual les
consignaremos de inmediato una vez que la tengamos.
Atentamente,
Nombre de la madre
CI ______________________
Cel. _____________________
E mail: __________________
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