DIPLOMADO EN

GESTION DE
PROYECTOS

Mdulo de Cierre del Proyecto

QU ES EL CIERRE?

Algunas definiciones

Accin y resultado de cerrar.

Lo que sirve para ello: el cierre de la maleta.
Unin de las partes de algo, de forma que su
interior quede oculto: el cierre de una herida.
Unin o plegado de las partes de un todo: el
cierre del abanico.
Conclusin de un proceso o de una accin: el
cierre del balance.
Clausura de un espacio: el cierre del local.
Finalizacin de una actividad o de un plazo: el
cierre de una edicin.

QU ES EL CIERRE DE
UN PROYECTO?

Cierre de Proyecto

Es el proceso que finaliza todas las

actividades programadas de una etapa o
del proyecto en su conjunto.

Cierre de Proyecto
Cundo se hace cierre?

SIEMPRE!!!!!!!

Cierre de Proyectos

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso

proyectual, y el momento de hacer balance del mismo.
Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se ha
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos
(beneficios) previstos.
En los proyectos que se llevan a la prctica, el equipo ejecuta
las tareas del cronograma durante el 80% del perodo del
proyecto.
En la mayora de ellos, el equipo finaliza de construir los
entregables, la conclusin del proyecto lleva media hora y el
equipo se desarticula.
En muchas ocasiones, a medida que los trabajos van
concluyendo, nos retiran los recursos para otros proyectos,
por lo que el concepto de cerrar el proyecto parece no
tener razn de ser.

QU DEBERA HACER EL GERENTE DE

PROYECTO PARA CONCLUIR EN
FORMA APROPIADA LAS TAREAS,Y EN
QU CONSISTIRA UN CIERRE DE
PROYECTO PERFECTO, O POR LO
MENOS DESEABLE? VEAMOS CMO SE
DAN LAS COSAS:

Cierre de Proyectos
El equipo del proyecto comunica que finaliz los entregables,
sealando que los criterios de prueba fueron aprobados.

El gerente del proyecto debe llamar al patrocinador y/o al
cliente y solicitarles que validen los entregables.

El gerente de proyecto debe cerrar formalmente el proceso
de administracin de las contrataciones, pero, generalmente,
en Latinoamrica esa responsabilidad se halla bajo la rbita
del rea de compras y no del gerente.

El cierre formal de las obligaciones con los proveedores
implica que debemos supervisar que el rea de compras
tambin haya cerrado los contratos con dichos proveedores
(si esto aplica en la organizacin).

Cierre de Proyectos

Junto con el equipo, llevaremos a cabo un anlisis de las

lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto,
no con la intencin de criticar, sino para que esta
experiencia pueda ser aprovechada en proyectos futuros.
Precisamente, uno de los ltimos outputs del proyecto
consiste en la evaluacin del desempeo de nuestro
equipo, sobre todo si el proyecto tuvo una considerable
extensin o si nos encontramos en una organizacin
matricial, en la que como se ha mencionado- los
integrantes del proyecto reportan al gerente de proyecto
y al gerente funcional.

Cierre de Proyectos

Debemos archivar los documentos del proyecto para

poder volver a utilizarlos. Es decir, procuraremos que cada
miembro del equipo vuelque la informacin en un
repositorio comn, que en realidad debera ser el
resultado de la recopilacin de todos los documentos que
se han ido elaborando en el desarrollo de los trabajos.
Finalmente, luego de archivar los documentos con la
colaboracin de nuestro equipo, realizamos un proceso de
transferencia de conocimiento, que servir para la
operacin del producto que hemos creado, lo que ms
adelante realizar otro equipo.

Objetivos principales del cierre de

proyecto
Analizar desde la perspectiva
econmica; balance de los recursos
gastados y los beneficios obtenidos.

Diagnosticar el funcionamiento,
tratando de analizar las desviaciones
entre las previsiones iniciales y el
resultado.

Corregir (proyectos futuros) las
actuaciones que dieron pie a tales
desviaciones.

Objetivos secundarios:
Consolidar los resultados tcnicos del
proyecto en el curriculum de la
empresa (conocimientos
adquiridos,
tecnologa
utilizada,
documentacin,
productos, etc. ...).

Evaluacin
de
proyectos
futuros.
Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la
consecucin del proyecto y darle
continuidad con nuevos contratos.

Cierre de Proyecto
Involucra:

Entrega de resultados del proyecto.

Aceptacin formal de los resultados del
proyecto.
Debern considerarse los requerimientos
formales de aceptacin y conclusin
involucrados en el contrato.
Notificacin formal escrita, segn lo defina el
contrato.

GESTIN DE
ADQUISICIONES EN EL
CIERRE DE PROYECTOS

Cerrar las Adquisiciones

Cierre de Adquisiciones
Cierre de adquisiciones.

Cierre de cuentas de costo y contratos
de Proveedores.

El cierre de contratos involucra:

 La verificacin final de los productos.
 La actualizacin de los registros que reflejan los
resultados finales.
 El archivo de tal informacin para usos futuros.

Los trminos y condiciones del contrato

pueden describir procedimientos especficos
para el cierre.

Documentacin Contractual
Requerida
Incluye pero no se limita a:

El contrato mismo y sus cambios aprobados.

Programas de soporte.

Documentacin tcnica desarrollada por el
proveedor.

Informes de situacin del proveedor.

Facturas y registros de pago.

Reportes de inspeccin.
Aspectos importantes a considerar:

Bases de datos histricos.

Evaluacin post contrato de los proveedores.

Cerrar Adquisiciones
Inputs
Plan de Gestin
del Proyecto.
Documentos de
las Adquisiciones.

Tcnicas &
Herramientas
Auditorias de la
adquisicin
Negociacin de
Adquisiciones
Sistema de
gestin de
registros.

Outputs
Adquisiciones
cerradas.
Actualizacin de
los activos de
procesos
organizacionales.

ENTRADAS

20

Cerrar las Adquisiciones

Entradas
Plan de Gestin del Proyecto.
Documentos de las Adquisiciones.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

22

Cerrar las Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
Auditorias de la adquisicin
Negociacin de Adquisiciones
Sistema de gestin de registros.

Auditoras de Proveedores

Revisin estructurada de los procesos de

aprovisionamiento.
Desde la planificacin hasta el control de los
contratos.

Propsito
Identificar los xitos y fallas del proceso.
Garantizar otros trabajos de adquisicin.

Entrega formal
La entidad responsable de la administracin del
contrato proveer al vendedor de comunicacin
formal sealando que el contrato ha sido
completado.

SALIDAS

25

Cerrar las Adquisiciones

Salidas
Adquisiciones cerradas.
Actualizacin de los activos de procesos
organizacionales.

INTEGRACION EN EL
CIERRE DEL PROYECTO

27

Cerrar Proyecto o Fase

Cierre de Proyecto

Es el proceso que finaliza todas las

actividades programadas de una etapa o
del proyecto en su conjunto.

Un proyecto ha finalizado cuando:

cuando:

Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades

hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya
agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

Desde el punto de vista administrativo, que no van a

presentarse costos adicionales y de que se han facturado
todas las cantidades al cliente (independientemente de que
an no se hayan cobrado)

Cierre de Proyecto
Cundo se hace cierre?

SIEMPRE!!!!!!!

Cierre del Proyecto o Fase

Inputs
Plan de Gestin
del Proyecto.
Entregables
Aceptados.
Activos de los
Procesos
Organizacionales.

Tcnicas &
Herramientas
Juicio de
expertos.
Tcnicas
Analticas.
Reuniones.

Outputs
Transferencia del
Producto o
resultado final.
Actualizacin de
los activos de
procesos
organizacionales.

ENTRADAS

33

Cerrar Proyecto o Fase

Entradas
Plan de Gestin del Proyecto.
Entregables Aceptados.
Activos de los Procesos Organizacionales.

Ejemplo de acta de recepcin..

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

36

Cerrar Proyecto o Fase

Herramientas y Tcnicas
Juicio de expertos.
Tcnicas Analticas.
Reuniones.

SALIDAS

38

Cerrar Proyecto o Fase

Salidas
Transferencia del Producto o resultado final.
Actualizacin de los activos de procesos
organizacionales.

Informe de Cierre de proyecto

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos

y resumir todo lo sucedido en el proyecto que
pueda ser de importancia para proyectos futuros
de la empresa; contiene la informacin de si el
proyecto obtuvo o no los resultados previstos,
en caso negativo, tambin incluye un anlisis de
las razones de ello.

Existen en los informes de cierre de

proyecto otras utilidades:
Detectar errores sistemticos en los
presupuestos de los proyectos y ofertas.

Analizar la tendencia histrica de los
proyectos gestionados por cada
responsable.

Analizar la tendencia histrica de los
proyectos contratados con cada cliente.

Establecer nuevas tendencias para
abordar mercados clsicos o emergentes.

La documentacin del cierre se

compone:
Balance de ingresos y gastos.

Informes de situacin finales.

Lista de documentacin generada.

Lista de productos generados.

Otros, en funcin de la empresa y del
proyecto concreto.

Informe de situacin final

Descripcin general, en lenguaje no tcnico,
del ciclo de vida del proyecto, desde la
adjudicacin hasta el cierre contable.

Debe contener:

- Datos bsicos del proyecto (nombre,

responsable, duracin, presupuesto, etc..).
Descripcin general de los hechos ms
significativos del mismo (modificaciones,
dificultades, medidas para resolverlas, relaciones
con terceras partes, posibles acciones futuras).
Cualquier otra informacin de inters.

Formato de informe de situacin

final

Cierre del Proyecto

Archivo de Informacin Tcnica y Administrativa.

Cierre de las comunicaciones.
Involucra generar, recopilar y distribuir la informacin
para formalizar la terminacin de la fase o proyecto.

Elementos clave:
Archivos del proyecto
 Registros del Proyecto.
 Actualizacin de base de datos histricos.
 Registros financieros.

Lecciones aprendidas
 Desviaciones
 Razones para acciones correctivas.
 Creacin de base de datos histricas.

Cierre del Proyecto

Relocalizacin de los RRHH, instalaciones
y equipo solicitado.

El equipo de proyecto deber ser
evaluado;

Contra el perfil originalmente solicitado.

Contra el perfil mostrado post proyecto.

La gerencia funcional deber ser

informada:
Logros y fracasos.
Capacitacin recomendada.

Cierre del Proyecto

Evaluacin del Proyecto

Revisin del archivo del proyecto.
Conducir entrevistas, recolectar y analizar
datos.
Revisin de las aceptaciones del cliente/
usuario.
Evaluacin de pronsticos y determinacin de
metas.
Verificacin de sostenimiento de metas del
proyecto.

Cierre del Proyecto

Evaluacin de relaciones de comunicacin.

Medicin del xito en el mejoramiento de la
calidad.
Evaluacin al proceso de gestin del proyecto.
Evaluacin de los costos y beneficios obtenidos.
Medicin de la eficiencia operacional.
Medicin del desempeo del sistema del
proyecto.
Evaluacin del enfoque tcnico.
Evaluacin de la capacitacin y la documentacin.
Recomendar cambios.

TRATAMIENTO DE LA
DOCUMENTACIN GENERADA

La experiencia y el saber hacer (know-how)

de la empresa debe prevalecer sobre la
dinmica de idas y venidas de los
trabajadores.
La experiencia obtenida en la realizacin de
un proyecto no se habr perdido si se
conservan documentados:
Diseos hardware y software del sistema.
Cdigos fuente y ejecutable de la aplicacin.
Documentacin especfica del proyecto.

Los procedimientos de tratamiento de la

informacin interna de una empresa deben
orientarse a:

Propiciar
la
conservacin
de
la
documentacin generada por los proyectos y
difusin de su existencia a los empleados
para que puedan utilizarla en otros proyectos.

Propiciar la conservacin de los productos
generados u obtenidos en los proyectos y
difusin de su existencia a los empleados
para que puedan utilizarla en otros proyectos.

Asegurar su custodia, evitando filtraciones a
la competencia.

Es necesario conservar y custodiar

siempre:
Documentacin interna del proyecto
(minutas, informes, etc..).

Documentacin generada dentro del
mbito del proyecto.

Documentacin obtenida de terceros
(clientes, proveedores, bibliografa, etc..).

Descripcin detallada de los productos
generados (diseos, planos, cambios,
manuales, etc..).

INDICADORES OBJETIVOS DEL

RESULTADO DEL PROYECTO:

INDICADORES ECONMICOS DE PRIMER ORDEN:

Facturacin del proyecto. Indicador del volumen del proyecto, sirve de
referencia a la hora de evaluar otros parmetros.
Margen del proyecto. Diferencia entre los ingresos y los costos asociados,
tanto en valor absoluto como porcentaje referido al precio de venta del
proyecto.
Beneficio del proyecto. Margen obtenido, una vez restados los costos de
oportunidad del capital material y humano. Como costo de oportunidad se
suele tomar el valor del IPC (ndice de Precios de Consumo) o el precio
oficial del dinero.
Costo por hora trabajada. Distribucin de los costos del proyecto entre las
horas de esfuerzo dedicadas, una vez detradas las de trabajo ajeno
(subcontrataciones) y a gastos en materiales y equipos (suministros), as
como el importe reservado a incontinencias de ambos.

INDICADORES ECONMICOS DE
PRIMER ORDEN

Precio de venta de la hora trabajada. Referido a la

facturacin del proyecto. Se calcula detrayendo de la facturacin del
proyecto (sin impuestos) el valor de las partidas de
subcontrataciones y suministros, junto a sus contingencias y
beneficio medio. El valor resultante se divide entre el nmero de
horas de trabajo.

Desglose a nivel contable de los

costos laborales:

1) Sueldos y salarios;
2) Cotizaciones obligatorias; pago de la empresa a la
Seguridad Social
3) Cotizaciones voluntarias; premios a los trabajadores, pagos
de prejubilaciones y pagos de asistencia mdica (seguro
mdico).
4) Prestaciones sociales; documento (empresa) se llama TC1,
aportaciones en planes de desempleo, jubilacin o ILT
(Incapacidad Laboral Transitoria).
5) Indemnizaciones por desempleo; costos para la empresa.
6) Gastos de la empresa en pago de comedor para los
trabajadores, cursos de formacin en otras empresas u
organizaciones, transporte, etc..

Costos generales:
Alquiler de locales; si es en propiedad los
gastos de amortizacin del local.

Luz, agua, costo del telfono
administrativo (el de cada proyecto est
reflejado en su costo).

Tasas e impuestos.

Otros.

Otros costos:

costos informticos:
Mantenimiento de la red local, ordenadores y
perifricos.
costo provocado por el empleo de
aplicaciones de carcter general (licencias).

costo de material fungible o consumible

(material de imprenta, CDs, etc..).

PASOS PARA REALIZAR

EL CIERRE

Pasos para realizar el cierre de un

proyecto
1.

2.
3.

Asegrese que se han cumplido los objetivos

del proyecto, es decir, que los entregables de
cada etapa se han completado y cumplen con
los requerimientos especificados.
Documente la metodologa utilizada para
validar los entregables.
Informe a los promotores y/ o clientes el
cierre del proyecto.

Pasos para realizar el cierre de un

proyecto
Obtenga la aceptacin formal de todos los
entregables del proyecto.
Cierre
formalmente
el
proyecto,
asegurndose de haber concluido con todos
los contratos realizados para el proyecto.

4.
5.

Esto implica que debemos supervisar que el

rea de compras tambin haya cerrado todos
los contratos con los proveedores.

Pasos para realizar el cierre de un

proyecto
Complete los reportes correspondientes:

6.

7.
8.

Desempeo.
Costos.
Uso de recursos.
Otros.

Documente las lecciones aprendidas.

Libere el resto de los recursos.

Lecciones aprendidas
Contiene:

Todo lo que sali mal durante la ejecucin
del proyecto.

Metodologa empleada para solucionar
contratiempos.

Todo lo que sali bien.

Todo
conocimiento nuevo, generado
durante la ejecucin del proyecto, que
ayude a incrementar el know how de la
empresa.

FIN DEL MODULO DE

CIERRE