1.1. Caractersticas Generales de los Sistemas.

1.1.01. Concepto de Sistemas.

Segn G. GMEZ. Es una serie de elementos que forman una actividad, un
procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas
comunes, mediante la manipulacin de datos, energa o materia.
Segn F. CATACORA. Es un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relacin entre si, y que funcionan para lograr un objetivo comn
Componentes de los Sistemas

1.1.02. Ubicacin y

Delimitacin.

Todas las cosas que existen en el universo pueden considerarse sistemas: las
clulas, las plantas, el hombre, las sociedades, los planetas, las galaxias y por
supuesto, las organizaciones, o cada una de sus partes.
La delimitacin de un sistema depende del inters de la persona que pretende
analizarlo.
1.1.03. Clasificacin

Sistemas Naturales

Sistemas Elaborados

Sistemas Determinsticos

Sistemas Probabilsticas

Sistemas Fsicos o Concretos

Sistema Abstractos

Sistemas Abiertos

Sistemas Cerrados

1.2.03. Leyes y Principios.

1.2.03.01. Principio de Equifinalidad.
Este principio consiste en la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios
para llegar a un mismo fin, lo cual permite una gran variedad de
comportamientos.
1.2.03.02. Principio de Homeostasis.
La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta
y de adaptacin al contexto.
1.2.03.03. Ley de Requisito de Variedad.
Esta ley indica la cantidad de elementos de un sistema y, por el otro, sus
potenciales interacciones y el nmero de estados posibles que se producen a
travs de estos.
1.2.03.04. Principio de Entropa.
El desorden, la desorganizacin, la falta de estructura u organizacin al azar de
un sistema se conoce como entropa.
1.2.03.05. Teora de la Recursividad.
Proceso que hace referencia a la introduccin de los resultados de las
operaciones del sistema en l mismo. (Retroalimentacin).
1.2.04. Enfoque de Sistemas.

Mtodo emprico intuitivo

Teora General de Sistemas.

Mtodo Teora deductiva de sistemas.

ENFOQUE DE SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO DESDE EL PUNTO

DE VISTA ADMINISTRATIVO.
Sistema Abierto (enfoque externo). Criterio Eficacia.

Sistema Cerrado
(enfoque
interno). Criterio Eficiencia.

LA TEORA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES.

Definicin de sistema desde el punto de vista organizacional y de la
administracin, segn G. Gmez.
Es una organizacin compuesta de hombres y mquinas empeadas en una
actividad coordinada y dirigida hacia una meta, enlazados mediante sistemas
de informacin e influidos por el ambiente externo.
1.3. Sistemas y Procedimientos.
1.3.01. Concepto.
Procedimiento: Puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial
de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad, en
funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un
mbito predeterminado de aplicacin.
Sistemas y Procedimientos:
Vctor Lazzaro define como: "el estudio y anlisis de programas, polticas,
formas, informes, registros y equipo de una empresa, con el fin de estandarizar
y simplificar las operaciones de la misma".
1.3.02. Objetivos.

Estandarizar las operaciones de las organizaciones.

Simplificar las operaciones de las organizaciones.

Lograr mayor eficiencia, efectividad y economa.

1.3.03. Clasificacin.
De acuerdo al autor Vctor Lazzaro, se clasifican en:
Los de la Fbrica o Taller.
Son aquellos identificados con la fbrica, el taller, el patio de
mantenimiento y el proyecto de construccin.
Los de la Oficina.
Son aquellos que se identifican con la funcin administrativa en el
sentido ms amplio, como operaciones de oficina, tales como manejo de
documentacin, tenedura de libros, contabilidad, informes, proyectos,
programas de trabajo, presupuestos.
1.3.04. Actividades
1. Diseo de sistemas y procedimientos para el proceso de nuevos trabajos
que sern ejecutados posteriormente (planeacin de procedimientos).
2. Preparacin escrita, por primera vez, de los procedimientos para el
proceso de trabajos que han sido ejecutados.
3. Preparacin, publicacin y mantenimiento de manuales de sistemas y
procedimientos.
4. Revisin, anlisis y mejoramiento de sistemas y procedimientos.
5. Establecimiento y operacin de control de los sistemas y
procedimientos.
6. Aumentar la competencia de supervisores y administradores para que
conozcan y resuelvan sus propios problemas de sistemas y
procedimientos.
1.4. El Departamento de Sistemas y Procedimientos.
Necesidad de Creacin del Departamento de Sistemas y
Procedimientos.
a) Los jefes de lnea no tienen la preparacin tcnica especfica que
requiere la eficiencia del servicio que ellos deberan; por ejemplo, las
tcnicas de seleccin de personal, de organizacin.

b) Los jefes de lnea o funcionales, aun en el caso de que tengan la

preparacin suficiente que demanda la especializacin, por lo general no
tienen mucho tiempo para llevarla a cabo, de ah que requieran de
segundas manos, los especialistas por ejemplo, diseo e instalacin de
un sistema de informacin.
c)

Por razones de uniformidad en su aplicacin, conviene encomendarle los

servicios especializados a un tcnico en la materia que directamente
coordine y supervise el trabajo.

Principios fundamentales que sirven de base a la funcin de los

Sistemas y Procedimientos:
Primero: la norma de una organizacin de sistemas, as como el enfoque para
construir tal organizacin, deben ser hechos a la medida para la situacin que
exista en una compaa especfica.
El segundo punto fundamental consiste en que el proyecto del departamento
de sistemas debe prever las revisiones para el futuro conforme los objetivos se
van logrando y de acuerdo con la variacin de situaciones. Esto asegura una
flexibilidad esencial sin la cual el departamento pudiera encontrarse a la zaga
del progreso en conjunto de la compaa.
La tercera base fundamental consiste en que el departamento debe
proporcionar un proceso continuo de asesora, programacin y planeacin de
proyectos.
Cmo participa la funcin del departamento de sistemas y procedimientos en
el desarrollo de la empresa?

Apoyo logstico
Diagnsticos Administrativos
Distribucin de espacios
Diseo, elaboracin y control de formas
Sistemas de informacin
Proyectos especiales
Estructuras organizacionales
Estudios de cargas de trabajo
Indicadores y/o estndares de gestin
Propuestas de organizacin
Manuales administrativos
Simplificacin administrativa
Normatividad.