LOS SUBSISTEMAS DE RETENCIN Y DESARROLLO

EL PROCESO DE CAPACITACIN
Robert Valle (Efiaula MOOC)
La vida es un proceso de aprendizaje. Desde el momento en que nace, el ser humano
interacta con el medio ambiente recibiendo continuamente influencias que asimila de
acuerdo a sus inclinaciones personales (determinismo estructural), las cuales modifican
posteriormente su comportamiento. ste genera acciones que se ven reflejadas en
distintos mbitos, uno de los cuales es la vida laboral. Se necesita entonces un nivel de
conocimientos que le permita adaptarse y desempearse eficientemente en su trabajo. Y
cmo los adquiere?, a travs de la capacitacin.
La capacitacin puede auxiliar en el desarrollo de una persona para realizar de la mejor
manera posible su labor dentro de la organizacin y futuras responsabilidades, buscando
mejorar asimismo el sistema. Los beneficios que nos otorga la capacitacin se pueden
prolongar a travs de toda su vida laboral.
Qu es capacitacin?
Simn Dolan dice que la capacitacin del empleado consiste en un conjunto de
actividades cuyo propsito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su
capacidad a travs de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes.
El programa de capacitacin implica brindar conocimientos, que luego permitan al
trabajador desarrollar su labor y sea capaz de resolver los problemas que se le presenten
en su desempeo. stas repercuten en el individuo de dos maneras diferentes:

Elevan su nivel de vida; la manera directa de conseguir esto es a travs de

mejoramiento de sus ingresos, por medio de esto tiene la oportunidad de lograr una
mejor plaza de trabajo y aspirar a un mejor salario.
Elevan su productividad; esto se logra cuando el beneficio es para ambos, es decir,
empresa y empleado.

Segn Gary Dessler, la capacitacin consiste en proporcionar a los empleados nuevos o

actuales, las habilidades necesarias para desempear su trabajo. La capacitacin, por
tanto, podra implicar mostrar a un operador de mquinas cmo funciona su equipo, a un
nuevo vendedor cmo vender el producto de su empresa, o inclusive a un nuevo
supervisor cmo entrevistar y evaluar a los empleados.

El entrenamiento1 para Idalberto Chiavenato, es un proceso educacional a corto plazo,

aplicado de manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas adquieren
conocimientos especficos relativos al trabajo; actitudes frente a aspectos de la
organizacin, de la tarea y del ambiente; y desarrollo de habilidades que necesitan para
realizar de manera efectiva su trabajo.

Por qu capacitar?
Las empresas tienen la necesidad de adaptarse a los cambios y aprovechar las
oportunidades que les ofrece el medio, para as alcanzar la viabilidad. Sin embargo, en
este mismo medio hay otras empresas presentes, la competencia, las cuales se dedican
al mismo rubro y que tambin buscan su propia viabilidad. Entonces, stas deben buscar
un alineamiento entre las habilidades y los requerimientos de las propias organizaciones,
y as mejorar su productividad, y una de las estrategias para lograrlo es la capacitacin.
Las empresas que se niegan a brindar capacitacin a sus empleados se privan de contar
con los recursos humanos que se necesitarn para prosperar, o incluso sobrevivir.
Para qu nos sirve la capacitacin?
De manera general, la capacitacin sirve para preparar al personal, proporcionando las
habilidades necesarias para realizar de manera inmediata las diversas funciones o tareas
de la organizacin. Adems, proporciona oportunidades para el continuo desarrollo
personal, no slo en las laborales actuales, sino tambin para otras funciones en las
cuales se pueda desarrollar en un futuro. Por ltimo, la capacitacin ayuda a cambiar las
actitudes de las personas, con el propsito de crear un clima ms agradable entre los
trabajadores, incrementar su motivacin, lograr en ellos una mejor receptividad en las
instrucciones de supervisores o clientes, potenciar las actitudes de comunicacin y
solucin de problemas.
Cules son las etapas del proceso de capacitacin?
La capacitacin es un ciclo, el cual se representa en el siguiente grfico:

1 Se entender entrenamiento como sinnimo de capacitacin, aunque hay diferencias en las

terminologas.
2

Entradas: Individuos en entrenamiento, recursos empresariales, etc.

Procesamiento u operacin: Proceso de aprendizaje individual, el programa de

capacitacin, etc.
Salidas: Personal habilitado, xito o eficacia organizacional, etc.

Retroalimentacin: Evaluacin de los procedimientos y resultados de la capacitacin

a travs de medios informales o de investigaciones sistemticas.

Cmo se determinan las necesidades de capacitacin?

Debemos realizar un buen proceso de deteccin de necesidades de capacitacin (DNC),
ya que es fundamental para que la capacitacin sea exitosa.

An

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Estudia factores generales de la empresa (cultura, ambiente, etc.)

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Estudia el t

Cules son los medios para determinar estas necesidades?

El diagnstico debe ser asertivo, por lo tanto, toda la informacin debe ser recogida y
agrupada cuidadosa y sistemticamente. Para ello contamos con diferentes medios:

Qu procede a la determinacin de necesidades?

Fijar objetivos de capacitacin concretos y evaluables es la base que debe producirse a
partir de haber determinado las necesidades de capacitacin. Entonces, despus del
diagnstico, se deben elegir los medios de tratamiento para sanar las necesidades
percibidas, es decir, la programacin de las necesidades de entrenamiento.
La determinacin de necesidades de capacitacin debe entregar las siguientes
informaciones para que la programacin de entrenamiento pueda disearse:

Qu tipos de contenidos incluye un programa de capacitacin?

1. Transmisin de informaciones: es uno de los elementos ms importantes dentro de un

plan de capacitacin: distribuir informaciones entre los empleados como un cuerpo de
conocimientos. Tambin comprende la transmisin de nuevos conocimientos.
2. Desarrollo de habilidades: este se refiere a las destrezas, habilidades y conocimientos
directamente relacionados con el cargo actual u ocupaciones futuras (tareas u
operaciones).
3. Desarrollo o modificacin de actitudes: se tratan de cambiar actitudes negativas por
positivas, aumentando la motivacin y desarrollo de sensibilidad tanto del empleado como
el supervisor.
4. Desarrollo de conceptos: se trata de elevar el nivel de conocimiento, con respecto a
ideas y filosofas, con el fin de llevar a la aplicacin conceptos de la prctica
administrativa, o para elevar el nivel de conocimiento de los empleados o gerentes.
Estos 4 tipos de contenidos de la capacitacin pueden utilizarse separadamente o
conjuntamente.
Cules son las tcnicas ms conocidas para capacitar?
La tcnica de capacitacin que se utilice depende de variados aspectos, como por
ejemplo, la naturaleza de las tareas y la experiencia que hay que obtener, el nmero de
empleados a capacitar y los recursos de la empresa. Se clasifican en:


en
cu
a
nt
o
au
so

Orientadas al contenido: diseadas para la transmisin de conocimientos o de informacin.

Orientadas al proceso: diseada para cambiar actitudes, desarrollar conciencia acerca de s mismo y de los dems.
Mixtas de entrenamiento.

Integracin a la empresa:
En el lu
Despus del ingreso al tra
Fuera d

Qu herramientas utilizamos para capacitar?

Estas tcnicas se pueden utilizar tanto dentro del lugar de trabajo, como fuera de l. Se
puede recurrir a muchas herramientas para realizar el entrenamiento, pero las ms
usadas son:
7

Diapositivas y cintas de video (medios audiovisuales): Proporcionan informacin

coherente y, si se hacen bien, pueden resultar interesantes y provocar la reflexin. Una de
sus ventajas es que permite la economa de tiempo as como de recursos y una de sus
desventajas es que no permite a los trabajadores realizar preguntas o recibir
explicaciones complementarias. Lo ideal es que sea utilizada como un complemento de
otra herramienta.
Enseanza en aula: sta entrega conocimientos a los empleados en formacin de parte
de un instructor, no es muy atractiva para los trabajadores, pero puede cobrar vida si se
utilizan otras herramientas como videos, sesiones de discusin, etc.
Simulaciones: Son aparatos o situaciones que replican exigencias similares del puesto
de trabajo en un lugar fuera de ste. Las empresas usan estas herramientas cuando la
informacin que deba ser transmitida es compleja, el equipo es muy caro, los costos de
una decisin equivocada son caros, o cuando resulta peligroso capacitar a los empleados
directamente en el lugar de trabajo. Por ejemplo, los simuladores de vuelo.
Realidad virtual: Utiliza una tecnologa que permite replicar el entorno real del trabajo, en
lugar de reproducir slo aspectos de ste, como en el caso de las simulaciones. En este
tipo de entorno tridimensional, el usuario puede interactuar con objetos, manipularlos en
tiempo real. Tiene las mismas ventajas que las simulaciones.
E-learning: Se refiere a que el aprendizaje se puede llevar a cabo mediante un medio
electrnico a distancia, por ejemplo, a travs de un computador. En el e-learning el
aprendizaje es a distancia, pues el interesado est en el lugar que desee y conectado al
curso mediante un computador. En este caso es el alumno el que planifica su aprendizaje,
selecciona la secuencia de temas a estudiar y avanza segn su propio ritmo. Las ventajas
principales son:

Facilidad de acceso a programas y cursos.

Permite acceder a contenidos de ltima generacin y en actualizacin
permanente.
Mejora las experiencias de aprendizaje pues los contenidos son mayoritariamente
dinmicos y personalizados.
Incrementa la colaboracin con pares y colegas.
Facilita la comunicacin con expertos, con el profesor o algn otro personaje
destacado en el tema.
El participante ahorra tiempo y costo, pues no tiene que desplazarse a ningn lugar
y aprovecha la totalidad del tiempo que est conectado con el curso.
En general este tipo de capacitacin permite entrenar a una fuerza laboral grande y
dispersa, como por ejemplo a personal de empresas que poseen sucursales en
distintos puntos de la ciudad u otras regiones.

Cmo se lleva a cabo el entrenamiento?

Una vez determinadas las necesidades de la entidad y elaborada la programacin, lo que
nos falta es ejecutar dicho programa. Se necesita siempre un instructor y un aprendiz.
Los aprendices son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico de la empresa y
que necesitan aprender, o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o
trabajo. El instructor es la persona que transmite sus conocimientos de manera
organizada a los aprendices.
La ejecucin depende de 5 factores:

Adecuacin del programa de entrenamiento a las necesidades de la organizacin.

La calidad del material del entrenamiento presentado.

La cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa.

La calidad y preparacin de los instructores.

La calidad de los aprendices.

Cul es la etapa final del proceso?
Muy a menudo no se dedica mucho tiempo a evaluar los resultados de la capacitacin o
se pasan por alto. Esto equivale a realizar una inversin sin siquiera determinar si se
estn produciendo los resultados esperados. Existen dos etapas bsicas que se
consideran en la evaluacin de un programa de capacitacin:
La primera es disear el estudio de evaluacin y en particular, si se utilizar la
experimentacin controlada. La segunda es qu efecto de la capacitacin se debe medir.
o Experimentacin controlada: Se realiza una comparacin entre dos grupos, uno
que es capacitado y el otro no. Es necesario comparar los datos relevantes antes y
despus de la capacitacin, de esta manera determinamos el cambio en el
desempeo y los beneficios obtenidos con la capacitacin.
o Efectos de la capacitacin que se deben medir: Hay 4 categoras bsicas:
Reaccin: Opinin de los empleados con respecto al entrenamiento.
Aprendizaje: Realizacin de pruebas para medir los conocimientos adquiridos.
Conducta: Si hay cambios en el comportamiento de las personas sometidas a
este proceso.
Resultados: Para determinar si se lograron los objetivos previamente
determinados.
Conclusiones

El valor de una empresa lo determina su personal. Es por ellos que se pueden alcanzar
los objetivos establecidos y tambin se puede llegar a un mejor desarrollo de la empresa
para alcanzar un alto nivel de competitividad.
Despus de que los empleados han sido seleccionados, es posible que an deban
adquirir las habilidades, conocimientos y las actitudes necesarias para desempearse en
forma adecuada, es por esto que existe la capacitacin.
La capacitacin no se debe considerar como un gasto, sino como un beneficio a corto
plazo, ya que sta responde a las necesidades que tienen las organizaciones en un lugar
y tiempo determinado.
Se piensa que la capacitacin es importante porque contribuye al desarrollo personal y
profesional de las personas, eleva su nivel de optimismo, confianza, logro de metas
dentro y fuera de la empresa. Si una persona ha recibido capacitacin, es mucho ms
fcil para ella conseguir un nuevo empleo, ya que la empresa que lo contrate se ahorrar
el gasto de capacitarlo.
Un factor importante para poder desarrollar este entrenamiento son los Jefes. stos
deben estar conscientes de las ventajas que otorga esta inversin, de lo contrario, slo lo
considerarn como una prdida de tiempo y de recursos. Por lo tanto, son unos de los
principales responsables de la capacitacin y deben estar siempre alerta y detectar en
forma permanente las necesidades de capacitacin, para as poder alinear los objetivos
de sus reas con los objetivos de la organizacin.
Capacitar el personal nos otorga muchas ventajas, dentro de las cuales resaltan:

Incrementa la productividad.
Mejora la calidad de vida para las personas involucradas y el clima de trabajo.
Ayuda al personal a identificarse con los objetivos organizacionales.

La incorporacin de la educacin a distancia ser el hito que dar mayor fortaleza en la

gestin de la capacitacin, al entrar en un medio que combina tecnologa, las diferentes
opciones de un mundo competitivo, optimizar la adquisicin de conocimientos, bajos
costos, etc.
Anexo
1. Tipos de anlisis para la determinacin de necesidades de capacitacin:

Anlisis Organizacional: Este anlisis se ocupa de estudiar factores generales de

la empresa, como su cultura, sus fines, el clima empresarial, sus objetivos a corto y
largo plazo y su estructura; intenta verificar cul es el comportamiento de la
organizacin. Tambin estudia el ambiente socioeconmico y tecnolgico en el cual la
organizacin est situada. Este anlisis ayuda a responder una interrogante de lo que
debe ensearse en trminos de un plan y establece filosofas de entrenamiento para
toda la empresa. Estudia factores generales de la empresa (cultura, ambiente).

Anlisis de los Recursos Humanos: En este anlisis se identifican dos aspectos:

el primero relacionado con las exigencias actuales y futuras de cada cargo, o sea, con
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el desempeo del trabajador; y el segundo, referido a sus potenciales proyecciones

como trabajador y como persona.

En relacin con sus potenciales: Su objetivo es desarrollar y perfeccionar

el personal, lo que es a largo plazo, y no se limita a los requisitos exigidos por el
cargo actual. Pretende el crecimiento profesional y personal del trabajador, ya
sea para permitirle desarrollar una carrera en la entidad o estimular su eficiencia
y productividad.

En relacin con su desempeo: Se trata de investigar el desempeo del

trabajador en su cargo especfico, procurando verificar si ste est o no
realizando correctamente las funciones asignadas a partir de los requisitos
exigidos, por ejemplo, verificar donde haya evidencia de trabajo ineficiente,
como excesivo dao de equipos, atrasos con relacin al cronograma, prdida
excesiva de materia prima, nmero acentuado de problemas disciplinarios, altos
ndices de ausentismo, etc.; y determinar si sus competencias estn acordes
con dichas exigencias, para as establecer las necesidades reales de
capacitacin.

Anlisis del puesto de trabajo: Es el estudio sistemtico, objetivo, real y completo

del trabajo que se va a realizar, determinando en l las tareas que comprenden la
ocupacin, los conocimientos tecnolgicos y acadmicos. Las aptitudes,
responsabilidades, medidas de seguridad e higiene y su evolucin. Esto es el anlisis
del perfil ptimo de desempeo. Sin embargo, cada trabajador que ocupa un
determinado cargo posee un perfil real de desempeo, representado por las
competencias adquiridas en un momento determinado y, que no son necesariamente
iguales a las identificadas en el perfil ptimo. Esto conlleva a que se pueda presentar
una diferencia entre el perfil ptimo y el perfil real del trabajador, lo que denominamos
brecha del desempeo. Esta es la que permite determinar las necesidades de
capacitacin de los trabajadores estudiados.
Concepto de necesidad de entrenamiento a nivel del cargo:

Requisitos exigidos porHabilidades

el cargo actuales del ocupante del
Necesidad
cargo de entrenamiento

2. Tcnicas de capacitacin en cuanto al lugar de aplicacin:

Capacitacin en el lugar de trabajo: Contempla que una persona aprenda una

responsabilidad mediante el desempeo real. En muchas compaas, este tipo de
capacitacin es la nica clase de capacitacin disponible, y generalmente incluye la
asignacin de los nuevos empleados a los trabajadores o los supervisores
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experimentados, quienes se encargan de la capacitacin. Existen varios tipos de

capacitacin en el puesto:
o Mtodo de asesoramiento o sustituto: Aqu el empleado recibe
capacitacin de parte de un empleado experimentado el supervisor mismo.
Esta tcnica es utilizada en la alta gerencia.
o Rotacin de puestos de trabajo: Permite a los empleados adquirir
experiencia en una serie de puestos de trabajo de la empresa definidos con
precisin.

Capacitacin fuera del lugar de trabajo: Se utiliza generalmente como

complemento de la capacitacin en el lugar de trabajo.

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