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Captulo
5. Project Management
114
5.1.1.3. Restricciones
Para la puesta en marcha de estas actividades tenemos que tener en cuenta,
principalmente, que todas las acciones que se realicen deben respetar en todo momento el
patrimonio.
Otra restriccin que nos encontramos es el presupuesto, contamos con la posible
financiacin de los bancos y el capital que, por el momento disponga el establecimiento.
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Para diferenciar los entregables los dividiremos por secciones, stas sern las actividades
principales que tenemos a la hora de poner en marcha el negocio, dichas tareas son:
. Project Management
. Identificacin de Compaas
. Logstica
. Publicidad
. Ventas
116
Actividad
Project
Management
Identificar
compaas
Negociacin
con compaas
Logstica
Publicidad
Venta
Cdigo
E01
E02
E03
E04
E05
E06
E07
E08
E09
E10
E11
E12
E13
E14
E15
E16
E17
E18
E19
E20
E21
E22
E23
Entregable
Acta de constitucin del proyecto
Plan de Proyecto
Informe de Seguimiento del proyecto
Documentacin de cierra de proyecto
Lista de compaas teatrales
Informe sobre compaas teatrales
Datos e informacin de compaa seleccionada
Propuesta de negocio
Clausulas
Contrato
Contrato ( Si es necesario ms personal)
Materiales para escenarios
Listado de la msica
Atuendos para los actores
Reserva de Hotel
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios de radio y prensa
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en webs
Tickes de entrada
Facturas de pago
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. E02_Plan de Proyecto:
El Plan de Gestin de Proyecto, es un documento donde se documentan las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Es la
fuente primaria de informacin para determinar de qu manera se planificar, ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar el proyecto.
El plan de proyecto incluye el alcance, cronograma, costes, calidad, recursos, compras,
riesgos y comunicaciones.
El documento se entrega al comienzo antes de puesta en marcha del proyecto, y ser
aprobado por los promotores del mismo.
. E03_Informe de Seguimiento del Proyecto:
El informe de Seguimiento del Proyecto, es un informe que incluye el estado en el que se
encuentran los entregables, el estado de la implementacin de cambios, las acciones
correctivas y preventivas, el trabajo completado, los riesgos, el rendimiento del
cronograma y los costes, y las fechas de inicio y fin de las actividades planificadas.
Se entrega para que los promotores e interesados del proyecto, tengan conocimiento del
estado y avances del mismo. Por lo tanto, dicho entregable est dirigido a ellos.
. E04_Documentacin de cierre de proyecto:
El documento de Cierre de Proyecto, es el que aprueba el Project Manager y el promotor
del proyecto, donde se especifica que el proyecto est formalmente acabado.
Incluye un checklist, con todos los requerimientos del proyecto y las lecciones aprendidas
a raz de la realizacin del mismo proyecto.
. E05_Lista de compaas teatrales:
Se trata de un documento donde se especifican el resultado de la bsqueda de posibles
compaas teatrales que atraer al teatro.
La realizacin de la lista se hace mediante contacto con diferentes teatros, donde puedan
recomendarnos algunas y contarnos su experiencia, mediante contacto con asesores
teatrales, los cuales pueden representar algunas compaas, y mediante informacin
extraa de diferentes webs o prensa especializada.
. E06_Informe sobre compaas teatrales:
Una vez entregada la lista, se elabora un informe con las caractersticas importantes sobre
las compaas seleccionadas de la misma, y sta se le entrega a los responsables para que
puedan elegir cual es oportuna para actuar en el establecimiento.
En el informe contar el cach de la compaa, tipos de actuaciones, tipo de pblico al que
llegan, nmero de personas de la compaa e impresiones de las personas tras
actuaciones en otros teatros.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
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Conciertos y espectculos
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Actividad
Project
Management
Identificar
espectculos
Negociacin
Logstica
Publicidad
Venta
Cdigo
Entregable
E24
E25
E26
E27
E28
E29
E30
E31
E32
E33
E34
E35
E36
E37
E38
E39
E40
E41
E42
E43
E44
E45
Una vez analizados los entregables los describimos como anteriormente hemos hecho.
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. E25_Plan de Proyecto:
El Plan de Gestin de Proyecto, es un documento donde se documentan las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Es la
fuente primaria de informacin para determinar de qu manera se planificar, ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar el proyecto.
El plan de proyecto incluye el alcance, cronograma, costes, calidad, recursos, compras,
riesgos y comunicaciones.
El documento se entrega al comienzo antes de puesta en marcha del proyecto, y ser
aprobado por los promotores del mismo.
. E26_Informe de Seguimiento del Proyecto:
El informe de Seguimiento del Proyecto, es un informe que incluye el estado en el que se
encuentran los entregables, el estado de la implementacin de cambios, las acciones
correctivas y preventivas, el trabajo completado, los riesgos, el rendimiento del
cronograma y los costes, y las fechas de inicio y fin de las actividades planificadas.
Se entrega para que los promotores e interesados del proyecto, tengan conocimiento del
estado y avances del mismo. Por lo tanto, dicho entregable est dirigido a ellos.
. E27_Documentacin de cierre de proyecto:
El documento de Cierre de Proyecto, es el que aprueba el Project Manager y el promotor
del proyecto, donde se especifica que el proyecto est formalmente acabado.
Incluye un checklist, con todos los requerimientos del proyecto y las lecciones aprendidas
a raz de la realizacin del mismo proyecto.
. E28_Lista de posibles conciertos y espectculos:
Se trata de un documento donde se especifican el resultado de la bsqueda de espectculo
que ofrecer posteriormente en el teatro.
La realizacin de la lista se hace mediante contacto con diferentes salas de espectculos,
donde puedan recomendarnos algunas y contarnos su experiencia, mediante contacto con
representantes diferentes artistas y espectculos, y mediante informacin extraa de
diferentes webs o prensa especializada.
. E29_Informe sobre posibles conciertos y espectculos:
Una vez entregada la lista, se elabora un informe con las caractersticas importantes sobre
las opciones ms viables de espectculos, y sta se le entrega a los responsables para que
puedan elegir cual es oportuna para actuar en el establecimiento.
En el informe contar el cach del espectculo, tipos de actuaciones, tipo de pblico al que
llegan, nmero de personas implicadas e impresiones de las personas tras actuaciones en
otros teatros.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
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Ir dirigido y aprobado por los responsables del teatro y las personas contratadas o la
agencia que subcontratar dicho personal.
. E35_Materiales para escenarios:
Son los materiales que se reciben para el montaje de los escenarios, algunos pertenecern
a las propias actuaciones y otros tendrn que ser adquiridos por el teatro.
En cualquier caso, la recepcin debe estar acompaada de documento de recepcin donde
se detallarn los materiales recibidos, la fecha y la persona que lo entrega. Firmado por la
misma y la persona que los recibe.
. E36_Listado de msica:
Se trata de un documento con la msica que requiere el espectculo o concierto para
poder realizarse.
. E37_Reserva de hotel:
Documento que acredita la reserva de hoteles, o lugares de residencia para las personas
implicadas en la realizacin del concierto o espectculo.
. E38_Octavillas y marquesinas impresas:
Se trata de la recepcin de las octavillas y marquesinas impresas con la publicidad del
teatro. Se entregar un documento de recepcin donde se contemplar la mercanca
recibida, la fecha, si la mercanca cumple con lo establecido en la compra y la firma de las
personas que lo reciben y las que lo entregan.
. E39_ Contratos de anuncios en radio y prensa:
Documento donde se detalla toda la informacin de la compra de anuncios publicitarios
que se emitirn en radio o publicarn en prensa.
El contrato contemplar el nmero de emisiones y la duracin de las mismas as como el
contenido. Con respecto a los anuncios en prensa, el contrato especificar la posicin de la
publicacin y la frecuencia de publicacin del anuncio.
El documento deber ser firmado y aprobado por los responsables de las publicaciones
tanto en prensa como en radio y por los responsables del teatro.
. E40_ Contratos de anuncios en webs:
Documento donde se especifica la informacin de compra de sitios web para la publicacin
de anuncios del teatro.
En el contrato constarn el tipo de pginas donde ser publicado, el tipo de publicacin
que se desea, y el contenido de la misma.
Dicho documento deber ser aprobado y firmado por los dirigentes del teatro, tanto como
por los dirigentes de la empresa de publicidad online.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
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PT
PT1
PT2
PT3
PT4
PT5
PT6
Actividad
Project Management
Identificar Compaas
Negociacin con Compaas
Logstica
Publicidad
Ventas
Responsable
Project Management
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Responsable de publicidad
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Cada equipo de trabajo tendr que definir la EDT y el diccionario de la EDT que considere
adecuados. A continuacin se muestran las fichas de los PT.
. PT1_Project Management
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Actividad
Project Management
Responsable
Project Manager
Objetivos
Desarrollar y gestionar el plan para la direccin del proyecto (alcance, costes, riesgos,
comunicaciones, ...)
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Monitoreo y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cerrar el proyecto o fase
Actividades asignadas
1.1 Planificacin
1.2 Gestin de costes
1.3 Gestin de riesgos
1.4 Gestin de la calidad
1.5 Gestin de cambios
1.6 Gestin de comunicaciones
1.7 Cierre del proyecto
Principales entregables
Acta de constitucin del proyecto
Plan del Proyecto
Informes de seguimiento del proyecto
Documento de cierre del proyecto
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-4. Ficha PT Project Management de Atraccin de Compaas Teatrales
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. PT2_Identificar compaas
Actividad
Identificar Compaas
Responsable
Objetivos
Identificar las posibles compaas de teatros que puedan ser accesibles a actuar en el
teatro
Estudiar las posibilidades y la rentabilidad que traern consigo las mismas
Elegir la opcin que contemple dos aspectos importantes, la rentabilidad y la atraccin de
personas a ver la funcin
Actividades asignadas
2.1. Informe con compaas teatrales
2.2. Contacto con compaas teatrales
Principales entregables
Lista de posibles compaas teatrales
Informe sobre compaas teatrales
Datos e informacin de la compaa seleccionada
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-5. Ficha PT Identificar Compaas de Atraccin de Compaas Teatrales
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Actividad
Responsable
Objetivos
Exponer a los responsables de las compaas de trabajo la propuesta de negocio, para que
ste las apruebe.
Firmar el contrato que formalice y asegure la actuacin de dicha compaa en el teatro.
Discutir y decidir entre ambos que tipos de actuaciones o funciones se harn.
Actividades asignadas
3.1. Propuesta de Negocio
3.2. Contrato
Principales entregables
Propuestas
Clusulas
Contrato
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Compaas Teatrales
Tabla 5-6. Ficha PT Negociacin con Compaas de Atraccin a Compaas Teatrales
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
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. PT4_Logstica
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Actividad
Logstica
Responsable
Objetivos
Adecuar y modificar el teatro para prepararlo para la obra de teatro que se representar.
Satisfacer todas las necesidades de seguridad, limpieza y tareas varias del teatro.
Preparar la msica con la que contar la obra de teatro.
Cumplir lo especificado en el contrato en cuestiones de exigencias de Backstage
Dar alojamiento a los integrantes de la obra de teatro mientras su estancia en la localidad.
Actividades asignadas
4.1. Personal adicional
4.2. Escenarios
4.3. Msica
4.4. Alojamiento de la compaa
Principales entregables
Contrato (si fuese necesario personal adicional)
Materiales para el escenario
Listado de la msica de la obra
Atuendos de los personajes de la obra
Reserva de hoteles
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Compaas Teatrales
Tabla 5-7. Ficha PT Logstica de Atraccin a Compaas Teatrales
133
. PT5_Publicidad
Actividad
Publicidad
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
5.1. Medios de comunicacin
5.2. Propaganda
5.3. Internet
Principales entregables
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios en prensa y radio
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en web
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-8. Ficha PT Publicidad de Atraccin de Compaas Teatrales
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
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. PT6_Ventas
Actividad
Ventas
Responsable
Objetivos
Vender entradas
Obtener un buen beneficio de la venta
Subsanar los pagos de compaas y otros gastos con los ingresos de las entradas
Actividades asignadas
6.1. Venta de entradas
6.2. Pago de gastos
6.3. Beneficios
Principales entregables
Tickets de entrada
Facturas de pago
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-9. Ficha PT Ventas de Atraccin de Compaas Teatrales
135
Conciertos y espectculos
136
PT
PT7
PT8
PT9
PT10
PT11
PT12
Actividad
Project Management
Identificar Espectculos
Negociacin
Logstica
Publicidad
Ventas
Responsable
Project Management
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Responsable de publicidad
Jefe de equipo de trabajo del teatro
Cada equipo de trabajo tendr que definir la EDT y el diccionario de la EDT que considere
adecuados. A continuacin se muestran las fichas de los PT.
. PT7_Project Management
137
Actividad
Project Management
Responsable
Project Manager
Objetivos
Desarrollar y gestionar el plan para la direccin del proyecto (alcance, costes, riesgos,
comunicaciones, ...)
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Monitoreo y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cerrar el proyecto o fase
Actividades asignadas
1.1 Planificacin
1.2 Gestin de costes
1.3 Gestin de riesgos
1.4 Gestin de la calidad
1.5 Gestin de cambios
1.6 Gestin de comunicaciones
1.7 Cierre del proyecto
Principales entregables
Acta de constitucin del proyecto
Plan del Proyecto
Informes de seguimiento del proyecto
Documento de cierre del proyecto
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-11. Ficha PT Project Management de conciertos y espectculos
138
. PT8_Identificar compaas
Actividad
Identificar Espectculos
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
2.1. Informe de posibilidades
2.2. Contacto con opciones viables
Principales entregables
Lista de posibles conciertos y espectculos
Informe sobre posibles conciertos y espectculos viables
Datos e informacin del espectculo seleccionado
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-12. Ficha PT Identificar Compaas de conciertos y espectculos
139
. PT9_Negociacin
Actividad
Negociacin
Responsable
Objetivos
Exponer a los responsables de los espectculos la propuesta de negocio, para que ste las
apruebe.
Firmar el contrato que formalice y asegure la actuacin de dicho espectculo en el teatro.
Discutir y decidir entre ambos que tipos de actuaciones o funciones se harn.
Actividades asignadas
3.1. Propuesta de Negocio
3.2. Contrato
Principales entregables
Propuestas
Clusulas
Contrato
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Responsables y titulares de los espectculos
Tabla 5-13. Ficha PT Negociacin con Compaas de conciertos y espectculos
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
140
. PT10_Logstica
141
10
Actividad
Logstica
Responsable
Objetivos
Adecuar y modificar el teatro para prepararlo para que sea adecuado al espectculo que
se ofrecer.
Satisfacer todas las necesidades de seguridad, limpieza y tareas varias del teatro.
Preparar la msica con la que contar el espectculo.
Cumplir lo especificado en el contrato en cuestiones de exigencias de Backstage
Dar alojamiento a los integrantes de la obra de teatro mientras su estancia en la localidad.
Actividades asignadas
4.1. Personal adicional
4.2. Escenarios
4.3. Msica
4.4. Alojamiento de la compaa
Principales entregables
Contrato (si fuese necesario personal adicional)
Materiales para el escenario
Listado de la msica Reserva de hoteles
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Compaas Teatrales
Tabla 5-14. Ficha PT Logstica de conciertos y espectculos
142
. PT11_Publicidad
Actividad
Publicidad
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
5.1. Medios de comunicacin
5.2. Propaganda
5.3. Internet
Principales entregables
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios en prensa y radio
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en web
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-15. Ficha PT Publicidad de conciertos y espectculos
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
143
. PT12_Ventas
Actividad
Ventas
Responsable
Objetivos
Vender entradas
Obtener un buen beneficio de la venta
Subsanar los pagos que acarrean los espectculos y otros gastos con los ingresos de las
entradas
Actividades asignadas
6.1. Venta de entradas
6.2. Pago de gastos
6.3. Beneficios
Principales entregables
Tickets de entrada
Facturas de pago
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-16. Ficha PT Ventas de conciertos y espectculos
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5.1.4. Calendario/Hitos
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa
para supervisar el progreso del proyecto.
Los hitos nos permiten organizar el proyecto por etapas y gestionar mejor el resultado
final mediante el cumplimiento de pequeos objetivos.
Diferenciamos dos tablas diferentes de hitos para cada una de las actividades principales
que estableceremos en el teatro.
Dividiremos los hitos por secciones, los cuales correspondern a las tareas que
desglosamos con anterioridad, y los codificaremos para que puedan ser fcilmente
reconocibles y cuantificables en la puesta en marcha del proyecto. sta codificacin se
har con un cdigo compuesto por la letra H seguida de una numeracin correlativa que
comenzar por 01.
Una vez determinados todos los hitos, tendremos el proyecto completamente definido, y
tendremos una lista de todas las actividades y acontecimientos que tendrn lugar durante
la puesta en marcha del mismo.
145
Actividad
Project
Management
Identificar
compaas
Negociacin
con compaas
Cdigo
H01
H02
H03
H04
H05
H06
H07
H08
H09
H10
H11
H12
H13
H14
H15
H16
Entregable
Entrega de acta
Entrega de plan de proyecto
Trasladar al responsables del teatro los cambios o
modificaciones del proyecto
Comprobacin de errores del proyecto
Firma del contrato
Busqueda de compaas teatrales
Anlisis de las compaas teatrales
Contacto con las compaas
Eleccin de la compaa que actuar
Reunin con responsables de compaas teatrales
Exposicin de la oferta, presupuesto, condiciones y
pblico
Aceptacin o rechazo de la oferta
Firma del contrato
Identificar si es necesario ms personal
Contratacin de personal adicional si fuese necesario
Montaje de escenario
Logstica
H17
H18
H19
H20
Publicidad
Venta
H21
H22
H23
H24
H25
H26
H27
H28
H29
H30
146
Conciertos y espectculos
Actividad
Project
Management
Identificar
compaas
Negociacin
con compaas
Logstica
Publicidad
Venta
Cdigo
H31
H32
H33
H34
H35
H36
H37
H38
H39
H40
H41
H42
H43
H44
H45
H46
H47
H48
H49
H50
H51
H52
H53
H54
H55
H56
H57
H58
H59
H60
Entregable
Entrega de acta
Entrega de plan de proyecto
Trasladar al responsables del teatro los cambios o
modificaciones del proyecto
Comprobacin de errores del proyecto
Firma del contrato
Busqueda de posubles conciertos y espectculos
Anlisis de los espectculos
Contacto con las posibilidades viables
Eleccin de espectculo que actuar
Reunin con representantes de los espectculos
Exposicin de la oferta, presupuesto, condiciones y
pblico
Aceptacin o rechazo de la oferta
Firma del contrato
Identificar si es necesario ms personal
Contratacin de personal adicional si fuese necesario
Montaje de escenario
Preaparacin de la msica para las actuaciones
Preparacin del Backstage
Ensayos
Buscar hoteles para la pernoctacin de las personas de
la compaa
Encargo de impresin de octavillas y marquesinas
Reparto de publicidad
contratacin de cuas de radio y anuncios en prensa
Contratacin de anuncios en portales webs
Gestin de pgina web del teatro
Venta de entradas en taquilla del teatro
Venta de entradas en internet
Contabilidad del dinero recaudado
Pago de los espectculos y otros gastos
Invertir beneficios
147
TEATRO
Organizacin
Externo
Tcnico
Direccin de
proyectos
Personal
Clientes
Tecnologa
Planificacin
Financiacin
Normativa
Publicidad
Control
Materiales
Impresin
Espacio
Costes
148
Actividad
Cdigo
R01
R02
R03
R04
R05
R06
R07
R08
R09
R10
Organizacin
Externo
Tcnico
Direccin de proyectos
R11
R12
R13
R14
Riesgo
Personal poco cualificado
Retirada de financiacin
Cach de compaas alto
Retraso en la recepcin de materiales
No se cumpla el xito esperado
Creen excesivo el precio de entrada
Cambio de normativa
Retraso, Fallo o Problemas con la impresin
Problemas con publicidad
Espacio insuficiente, o excesivo para el pblico
obtenido
Problemas con luces o msica
La planificacin no se adapte a la realidad
Controles insuficientes
Aumentos de los costes
149
150
Esto hara necesaria una reimpresin que aumentara los gastos del teatro, y en el caso de
retraso falta de publicidad o necesidad de buscar un remedio temporal para entregar las
entradas al pblico que desea adquirir una.
. R09_Problemas con publicidad:
El riesgo puede ser que no se publicite correctamente, que fallen a la hora de proporcionar
los datos del teatro o las actuaciones que se realizarn en l. Tambin podra haber un
aumento repentino del coste de la publicidad que repercutira negativamente en los gastos
del teatro.
Esto provocara una confusin en el pblico que podra cambiar su buena opinin sobre el
teatro, y con respecto al aumento repentino del coste hara que el presupuesto con el que
cuenta el teatro para implantacin de las actividades propuestas se viera afectado.
. R10_Espacio insuficiente o excesivo para el pblico obtenido:
Este riesgo pude aparecer de dos maneras. Una de ellas vendra provocado si se obtuviera
poco pblico, en este caso las instalaciones y espacios destinados a ellos sera demasiado
grandes lo que generara prdidas econmicas, ya que se estara invirtiendo dinero en
espacio que no llegara a ser utilizado. Por el contrario, si se produjera un aumento
considerable del volumen de pblico podran aparecer deficiencias en el espacio existente,
necesitando un lugar ms grande para albergar a todo el pblico obtenido. Esto tambin
tendra consecuencias negativas al perder el dinero de las entradas de esas personas que
querran acceder al teatro y no pueden por falta de espacio.
. R11_Problemas con luces o msica:
Riesgo que sera importante si apareciera en medio de una actuacin o funcin. Si en ese
caso, fallara la msica y/o las luces la imagen del teatro a vistas del pblico podra verse
negativamente afectada, lo que podra hacer que el pblico perdiera el inters por acudir
al teatro en cuestin.
. R12_La planificacin no se adapta a la realidad:
Una vez estn implantndose las actividades propuestas, puede aparecer un riesgo que sea
que lo planificado en el proyecto no sea exactamente lo que ocurre en la realidad. Esto
puede ser bueno, en el caso de que las condiciones y resultados sean ms favorables, o por
el contrario negativo si el panorama al que hacer frente es mucho ms negativo que lo
reflejado en el proyecto.
. R13_Controles insuficientes:
Cuando se est implantando el proyecto, se prevn varios controles para asegurar que el
proyecto y su implantacin se est cumpliendo correctamente, el riesgo al que nos
enfrentamos en este caso es que los controles planificados no sean lo suficiente y esto
provoque que la puesta en marcha de las actividades no se realice con exactitud.
151
Probabilidad
Para hacer el anlisis cualitativo de los riesgos realizaremos una matriz de probabilidad e
impacto para clasificar los riesgos segn importancia.
Alto
Medio
Bajo
Alto
Medio
Bajo
Impacto
En primer lugar realizaremos una evaluacin de cada riesgo, dnde se valorar el nivel de
importancia del 1 al 5, de menor a mayor importancia.
Riesgo
Personal poco cualificado
Retirada de financiacin
Cach de compaas alto
Retraso en la recepcin de materiales
No se cumpla el xito esperado
Creen excesivo el precio de entrada
Cambio de normativa
Retraso, fallo o problemas con la impresin
Problemas con la publicidad
Espacio insuficiente o excesivo
Problemas con luces o msica
Planificacin no se adapta a la realidad
Controles Insuficientes
Aumento de los costes
Cdigo
Probabilidad (P)
Impacto (I)
R01
R02
R03
R04
R05
R06
R07
R08
R09
R10
R11
R12
R13
R14
2
1
3
2
2
3
1
3
2
3
1
2
3
4
4
5
4
3
5
2
3
2
2
3
3
3
3
5
152
153
154
pagar, tampoco es usual que se vea fuertemente aumentado sin previo aviso, dicho lo cual
el valor que tendr ser de 2.
Impacto: El impacto que provocar este riesgo, no es muy notable. Puede ser que la
confusin en datos del teatro pueda hacer que algunos clientes dejen de asistir, o que haya
un poco ms de repercusin econmica, pero en general el valor que tendr ser de 2.
. R10_Espacio insuficiente o excesivo para el pblico obtenido:
Probabilidad: Puede darse tanto un caso como otro, y tambin puede ser que sea
dependiendo de la obra que se ofrezca en el momento. En cualquier caso, la probabilidad
de que esto se ocasione es media, por lo tanto tendr un valor de 3.
Impacto: El impacto que produce esto, puede ser negativo ya que podra perderse dinero
manteniendo un teatro ms grande de la clientela que tenemos o perdiendo clientela en
caso de no poder acoger a todas en un espacio pequeo para ello, o positivo, en el caso de
que la gran demanda haga que se prolongue la estancia de la funcin en el teatro. La
compensacin de uno y otro impacto har que el valor sea de 3.
. R11_Problemas con luces o msica:
Probabilidad: Teniendo en cuenta de que se hacen revisiones peridicas, y pruebas de
iluminacin y sonido antes de cada funcin, es muy poco probable que se produzcan este
tipo de problemas. Por esto el valor que se le dar ser de 1.
Impacto: Este riesgo, tendra un impacto medio en el teatro. Si se produjera, podra hacer
que el pblico disminuyese, as como la fama del teatro, debido a una falta de confianza en
que las funciones se produzcan correctamente en el teatro. Esto har que el valor otorgado
sea de 3.
. R12_La planificacin no se adapta a la realidad:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo se produzca es baja, ya que se hacen los
proyectos atendiendo a la situacin actual, y suelen adaptarse bastante. Por esto mismo el
valor es de 2.
Impacto: En el caso de producirse, el impacto que tendr ser medio ya que tendra que
realizarse cambios de proyecto o actividad. Tanto es as que el valor ser de 3.
. R13_Controles insuficientes:
Probabilidad: Es probable que, a menudo, hagan falta ms controles de los que se
proyectan en un principio. Por lo tanto podra ser un riesgo para la puesta en marcha del
proyecto. As pues, el valor que se le otorgar a este riesgo ser de 3.
Impacto: El impacto que provocar este riesgo, es medio, por lo mismo tendr un valor de
3.
.R14_Aumento de los costes:
155
Una vez evaluados todos los riesgos, y definidos al detalle todos los impactos y
probabilidades posibles, se representan grficamente, en un diagrama de dispersin
donde podemos ver la importancia de los riesgos, en funcin de estos dos parmetros.
156
Anlisis de riesgos
4,5
R01
Probabilidad
R02
3,5
R03
R04
R05
2,5
R06
R07
R08
1,5
R09
1
R10
R11
0,5
R12
0
R13
0
R14
Impacto
Probabilidad
Alto
R14
Medio
R08
R03
Bajo
R09
Bajo
Medio
Alto
Impacto
Grfico 5-18. Matriz de probabilidad e impacto de riesgos del Teatro
Tras analizar los dos grficos, podemos apreciar que los riesgos ms importantes y en los
que habra que poner especial atencin. Numeramos todos los riesgos en funcin de la
prioridad para poder establecer una respuesta a los mismos:
1. Aumento de costos.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
157
ste ser el orden de preferencia al que tendremos que atender a la hora de solventar un
problema que pueda aparecer a la hora de la puesta en marcha del proyecto. Teniendo en
cuenta que es necesario intentar solventar los primeros, y que si los ltimos quedan sin
hacerlo tampoco generara grandes problemas.
158
. Mitigar: Mitigar el riesgo consiste en reducir el impacto del mismo de forma que ste est
entre los lmites aceptables. Es conveniente la adopcin de esta estrategia en acciones
tempranas con el fin de reducir el riesgo lo mximo posible.
. Aceptar: Esta estrategia se adopta cuando no se han podido utilizar ninguna de las
anteriores, o en el caso de haberlas utilizado ha sido sin xito, por tanto slo queda
aceptarla y procurar utilizar una estrategia en la que este riesgo afecte lo mnimo posible.
159
Riesgo
Cdigo
Respuestaa
Asegurarse de que el personal contratado est
suficientemente cualificado para el puesto de
trabajo
Atender siempre a las recomendaciones de las
entidades financieras, no realizar cambios
drsticos que les hagan perder la confianza en
la rentabilidad del teatro.
Tratar, en la medida de lo posible, de contratar
conciertos o compaas cuyo cach nos permita
seguir con la planificacion de actuaciones del
teatro.
R01
Retirada de financiacin
R02
R03
Retraso en la recepcin de
materiales
R04
R05
Estrategia
Evitar
Mitigar
Mitigar
Transferir
Mitigar
R06
Cambio de normativa
R07
R08
R09
R10
Aceptar
R11
Evitar
Planificacin no se adapta a la
realidad
R12
Mitigar
Controles Insuficientes
R13
Mitigar
R14
Aceptar
Mitigar
Aceptar
Mitigar
Aceptar
160
5.2.1.3Restricciones
Para la puesta en marcha de estas actividades tenemos que tener en cuenta,
principalmente, que todas las acciones que se realicen deben respetar en todo momento el
patrimonio.
Otra restriccin que nos encontramos es el presupuesto, contamos con la posible
financiacin de los bancos y el capital que, por el momento disponga el establecimiento.
161
Para diferenciar los entregables los dividiremos por secciones, stas sern las actividades
principales que tenemos a la hora de poner en marcha el negocio, dichas tareas son:
. Project Management
. Identificacin
. Negociacin
. Planificacin
. Publicidad
. Ventas
162
Actividad
Project
Management
Identificacin
Negociacin
Planificacin
Publicidad
Venta
Cdigo
E01
E02
E03
E04
E05
E06
E07
E08
E09
E10
E11
E12
E13
E14
E15
E16
E17
E18
E19
E20
E21
E22
Entregable
Acta de constitucin del proyecto
Plan de Proyecto
Informe de Seguimiento del proyecto
Documentacin de cierra de proyecto
Lista de posibles autores y actores
Informe sobre autores y actores
Informe detallado sobre la opcin seleccionada
Propuesta de negocio
Clausulas
Contrato
Contrato ( Si es necesario ms personal)
Materiales para decorados
Atuendos para los actores
Reserva de Hotel
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios de radio y prensa
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en webs
Tickes de entrada
Facturas de pago
163
. E02_Plan de Proyecto:
El Plan de Gestin de Proyecto, es un documento donde se documentan las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Es la
fuente primaria de informacin para determinar de qu manera se planificar, ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar el proyecto.
El plan de proyecto incluye el alcance, cronograma, costes, calidad, recursos, compras,
riesgos y comunicaciones.
El documento se entrega al comienzo antes de puesta en marcha del proyecto, y ser
aprobado por los promotores del mismo.
. E03_Informe de Seguimiento del Proyecto:
El informe de Seguimiento del Proyecto, es un informe que incluye el estado en el que se
encuentran los entregables, el estado de la implementacin de cambios, las acciones
correctivas y preventivas, el trabajo completado, los riesgos, el rendimiento del
cronograma y los costes, y las fechas de inicio y fin de las actividades planificadas.
Se entrega para que los promotores e interesados del proyecto, tengan conocimiento del
estado y avances del mismo. Por lo tanto, dicho entregable est dirigido a ellos.
. E04_Documentacin de cierre de proyecto:
El documento de Cierre de Proyecto, es el que aprueba el Project Manager y el promotor
del proyecto, donde se especifica que el proyecto est formalmente acabado.
Incluye un checklist, con todos los requerimientos del proyecto y las lecciones aprendidas
a raz de la realizacin del mismo proyecto.
. E05_Lista de posibles autores y actores que representarn a los personajes:
Se trata de un documento donde se especifican el resultado de la bsqueda de posibles
autores de cmics que podrn hacer presentaciones en el teatro, o de actores los cuales
harn la representacin de los personajes de cmic.
La realizacin de la lista se hace mediante contacto con diferentes museos, donde puedan
recomendarnos algunas y contarnos su experiencia, mediante contacto con representantes
teatrales, los cuales pueden representar algunos actores interesados, y mediante
informacin extraa de diferentes webs o prensa especializada.
. E06_Informe sobre autores y actores:
Una vez entregada la lista, se elabora un informe con las caractersticas importantes sobre
los autores y actores seleccionados, y sta se le entrega a los responsables del museo para
que puedan elegir cual es oportuna para actuar en el establecimiento.
En el informe contar el cach de ambos, tipos de actuaciones, tipo de pblico al que
llegan, nmero de personas que vendrn con ellos, impresiones de las personas tras haber
estado en otros museos de cmic.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
164
165
166
Dicho documento deber ser aprobado y firmado por los dirigentes del museo, tanto como
por los dirigentes de la empresa de publicidad online.
. E18_ Cuas de radio:
Son las cuas publicitarias emitidas en la radio segn las especificaciones en contrato.
. E19_ Anuncios en prensa:
Los anuncios en prensa de tirada local, segn lo establecido en el contrato.
. E20_ Anuncios en webs:
Anuncios en pginas webs que se publican segn las condiciones del contrato.
. E21_ Tickets de entrada:
Son el comprobante de compra-venta de entradas de acceso al museo del cmic, al cliente
se le entrega el ticket con una numeracin y la empresa se queda con un comprobante con
la misma numeracin, con ello se puede cuantificar la venta de entradas y hacer frente a
cualquier problema o queja que pueda tener el cliente.
. E22_ Facturas de pago:
Una vez obtenidos los beneficios del museo, es el momento de hacer frente a los pagos que
han llevado la actuacin de los personajes del cmic o las presentaciones de autores, tales
como la pernoctacin en hoteles, o el propio pago a los mismos y dems gastos posteriores
que deban realizarse. Todos esos pagos se realizarn con factura, las cuales se conservarn
para poder cuantificar los gastos.
167
Actividad
Cdigo
Project
Management
Talleres
Exposiciones
Logstica
Publicidad
Venta
E23
E24
E25
E26
E27
E28
E29
E30
E31
E32
E33
E34
E35
E36
E37
E38
E39
E40
E41
E42
E43
Entregable
Acta de constitucin del proyecto
Plan de Proyecto
Informe de Seguimiento del proyecto
Documentacin de cierra de proyecto
Lista de talleres posibles
Materiales para talleres
Contrato profesor
Lista de posibles exposiciones
Contrato con autores elementos expuestos
Permiso de autores de elementos expuestos
Material para exposiciones
Contrato ( Si es necesario ms personal)
Materiales para decorados
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios de radio y prensa
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en webs
Tickes de entrada
Facturas de pago
Una vez analizados los entregables los describimos como anteriormente hemos hecho.
168
169
Este documento tendr que ser aprobado y firmado por la directiva del museo y la persona
que impartir el taller.
. E30_Lista de posibles exposiciones:
Se trata de un documento donde se especifican las posibles exposiciones que tendrn
objeto de ser expuesta en el teatro. Estas exposiciones pueden ser de cualquier tipo, ya sea
de cmics de renombres, de los resultados de los talleres realizados con anterioridad, o de
cualquier posible exposicin de inters para los potenciales clientes del museo.
Para realizar la lista se podrn hacer estudios de investigacin, informndose de las
exposiciones de actualidad, de las realizadas en diferentes salas de exposiciones o de los
gustos y preferencias del pblico.
. E31_Contratos con autores o propietarios de los elementos a exponer:
Documento donde se detalla toda la informacin del museo, de la exposicin que se
realizar, los representantes y responsables de la misma, el objeto de la contratacin, las
clusulas que invalidarn el contrato de no ser cumplidas y la firma del mismo.
Este documento tendr que ser aprobado y firmado por la directiva del teatro y los
responsables de los espectculos.
. E32_Permisos de autores de elementos expuestos:
Documento, que ser necesario cuando se expongan los resultados de los talleres
realizados en museo.
En este documento, la persona propietaria del elemento a exponer, dar su autorizacin a
exponerlo. Ser firmado por los responsables del museo as como por la propietaria del
elemento en cuestin.
. E33_Material de exposicin:
Son los elementos que se expondrn, ya sean cmics de autores de renombre o cualquier
otro tipo de exposiciones. Los materiales debern ser tratados con el mayor cuidado y muy
bien conservados, ya que son cesiones de los propietarios de los mismos.
La recepcin debe estar acompaada de documento de recepcin donde se detallarn los
materiales recibidos, la fecha y la persona que lo entrega. Firmado por la misma y la
persona que los recibe.
. E34_Contrato personal (si fuese necesario):
Documento que se realizar exclusivamente si fuere necesario contratacin de personal
adicional. En ste se detallarn el objeto del mismo, las clusulas, los honorarios y la firma
del mismo.
Ir dirigido y aprobado por los responsables del museo y las personas contratadas o la
agencia que subcontratar dicho personal.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
170
171
172
173
PT
PT1
PT2
PT3
PT4
PT5
PT6
Actividad
Project Management
Identificacin
Negociacin
Planificacin
Publicidad
Ventas
Responsable
Project Management
Jefe de equipo de trabajo del museo
Jefe de equipo de trabajo del museo
Jefe de equipo de trabajo del museo
Responsable de publicidad
Jefe de equipo de trabajo del museo
Cada equipo de trabajo tendr que definir la EDT y el diccionario de la EDT que considere
adecuados. A continuacin se muestran las fichas de los PT.
. PT1_Project Management
174
Actividad
Project Management
Responsable
Project Manager
Objetivos
Desarrollar y gestionar el plan para la direccin del proyecto (alcance, costes, riesgos,
comunicaciones, ...)
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Monitoreo y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cerrar el proyecto o fase
Actividades asignadas
1.1 Planificacin
1.2 Gestin de costes
1.3 Gestin de riesgos
1.4 Gestin de la calidad
1.5 Gestin de cambios
1.6 Gestin de comunicaciones
1.7 Cierre del proyecto
Principales entregables
Acta de constitucin del proyecto
Plan del Proyecto
Informes de seguimiento del proyecto
Documento de cierre del proyecto
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-25. Ficha PT Project Management de atraccin de personajes de cmic
175
. PT2_Identificacin
Actividad
Identificacin
Responsable
Objetivos
Identificar los posibles personajes que atraer al teatro y los autores que sera interesante
atraer.
Estudiar las posibilidades y la rentabilidad que traern consigo las mismas
Elegir la opcin que contemple dos aspectos importantes, la rentabilidad y la atraccin de
personas.
Actividades asignadas
2.1. Informe autores
2.2. Informe actores
2.3. Contacto con autores y actores
Principales entregables
Lista de posibles actores y autores.
Informe sobre autores y actores.
Informe detallado sobre la opcin seleccionada.
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Tabla 5-26. Ficha PT Identificacin de atraccin de personajes de cmic
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
176
. PT3_Negociacin
Actividad
Negociacin
Responsable
Objetivos
Exponer a los actores y/o autores de trabajo la propuesta de negocio, para que ste las
apruebe.
Firmar el contrato que formalice y asegure la actuacin de dicha actor en el museo, o la
presentacin de algn autor en el mismo.
Discutir y decidir entre ambos que tipos de actuaciones o presentaciones se harn.
Actividades asignadas
3.1. Propuesta de Negocio
3.2. Contrato
Principales entregables
Propuestas
Clusulas
Contrato
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Autores de cmics
Actores
Tabla 5-27. Ficha PT Negociacin de atraccin de personajes del cmic
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
177
. PT4_Planificacin
Actividad
Planificacin
Responsable
Objetivos
Adecuar y modificar el teatro para prepararlo para la recepcin de los autores o los actores.
Satisfacer todas las necesidades de seguridad, limpieza y tareas varias del museo.
Decorar el museo de acuerdo con las presentaciones que se realizarn.
Dar alojamiento a los integrantes de la obra de teatro mientras su estancia en la localidad.
Actividades asignadas
4.1. Personal adicional
4.2. Decoracin
4.3. Alojamiento
Principales entregables
Contrato (si fuese necesario personal adicional)
Materiales para decorados
Atuendos para actores
Reserva de hoteles
Interesados involucrados
Responsables del Teatro
Autores
Actores
Tabla 5-28. Ficha PT Planificacin de atraccin de personajes de cmic
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
178
. PT5_Publicidad
Actividad
Publicidad
Responsable
Objetivos
Dar a conocer el museo del cmic y sus funciones no slo por la localidad.
Atraer al pblico a las nuevas propuestas del museo
Actividades asignadas
5.1. Medios de comunicacin
5.2. Propaganda
5.3. Internet
Principales entregables
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios en prensa y radio
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en web
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Tabla 5-29. Ficha PT Publicidad de Atraccin de personajes de cmic
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
179
. PT6_Ventas
Actividad
Ventas
Responsable
Objetivos
Vender entradas
Obtener un buen beneficio de la venta
Subsanar los pagos de autores y actores y otros gastos con los ingresos de las entradas
Actividades asignadas
6.1. Venta de entradas
6.2. Pago de gastos
6.3. Beneficios
Principales entregables
Tickets de entrada
Facturas de pago
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Tabla 5-30. Ficha PT ventas de atraccin de personajes de cmic
180
181
PT
PT1
PT2
PT3
PT4
PT5
PT6
Actividad
Project Management
Talleres
Exposicin
Planificacin
Publicidad
Ventas
Responsable
Project Management
Jefe de equipo de trabajo del museo
Jefe de equipo de trabajo del museo
Jefe de equipo de trabajo del museo
Responsable de publicidad
Jefe de equipo de trabajo del museo
Cada equipo de trabajo tendr que definir la EDT y el diccionario de la EDT que considere
adecuados. A continuacin se muestran las fichas de los PT.
. PT7_Project Management
182
Actividad
Project Management
Responsable
Project Manager
Objetivos
Desarrollar y gestionar el plan para la direccin del proyecto (alcance, costes, riesgos,
comunicaciones, ...)
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Monitoreo y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cerrar el proyecto o fase
Actividades asignadas
1.1 Planificacin
1.2 Gestin de costes
1.3 Gestin de riesgos
1.4 Gestin de la calidad
1.5 Gestin de cambios
1.6 Gestin de comunicaciones
1.7 Cierre del proyecto
Principales entregables
Acta de constitucin del proyecto
Plan del Proyecto
Informes de seguimiento del proyecto
Documento de cierre del proyecto
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Tabla 5-32. Ficha PT Project Management de talleres y exposiciones temporales
183
. PT8_Talleres
Actividad
Talleres
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
2.1. Propuesta y seleccin de talleres
2.2. Planificacin de taller
Principales entregables
Lista de talleres posibles
Materiales para talleres
Contrato profesor
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Profesor de talleres
Tabla 5-33. Ficha PT Talleres de talleres y exposiciones temporales
184
. PT9_Exposiciones
Actividad
Exposiciones
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
3.1. Seleccin tipo de exposicin
3.2. Planificacin del museo
Principales entregables
Lista de posibles exposiciones
Contrato con autores de elementos expuestos
Permisos de autores de elementos expuestos
Material para exposiciones
Interesados involucrados
Responsables del museo
Responsables de elementos a exponer en el museo
Tabla 5-34. Ficha PT exposiciones de talleres y exposiciones temporales
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
185
. PT10_Planificacin
Actividad
Planificacin
Responsable
Objetivos
Adecuar y modificar el museo para prepararlo para que sea adecuado a la exposicin que se
ofrecer.
Satisfacer todas las necesidades de seguridad, limpieza y tareas varias del museo.
Actividades asignadas
4.1. Personal adicional
4.2. Acondicionamiento de la sala
Principales entregables
Contrato (si fuese necesario personal adicional)
Materiales para decorados
Interesados involucrados
Responsables del museo
Tabla 5-35. Ficha PT planificacin de talleres y exposiciones temporales
186
. PT11_Publicidad
Actividad
Publicidad
Responsable
Objetivos
Actividades asignadas
5.1. Medios de comunicacin
5.2. Propaganda
5.3. Internet
Principales entregables
Octavillas y marquesinas impresas
Contrato de anuncios en prensa y radio
Contrato de anuncios en webs
Cuas de radio
Anuncios en prensa
Anuncios en web
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Tabla 5-36. Ficha PT publicidad de talleres y exposiciones temporales
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
187
. PT12_Ventas
Actividad
Ventas
Responsable
Objetivos
Vender entradas
Obtener un buen beneficio de la venta
Subsanar los pagos que acarrean las exposiciones y otros gastos con los ingresos de las
entradas
Actividades asignadas
6.1. Venta de entradas
6.2. Pago de gastos
6.3. Beneficios
Principales entregables
Tickets de entrada
Facturas de pago
Interesados involucrados
Responsables del Museo
Tabla 5-37. Ficha PT ventas de talleres y exposiciones temporales
188
5.2.4. Calendario/Hitos
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa
para supervisar el progreso del proyecto.
Los hitos nos permiten organizar el proyecto por etapas y gestionar mejor el resultado
final mediante el cumplimiento de pequeos objetivos.
Diferenciamos dos tablas diferentes de hitos para cada una de las actividades principales
que estableceremos en el museo del cmic.
Dividiremos los hitos por secciones, los cuales correspondern a las tareas que
desglosamos con anterioridad, y los codificaremos para que puedan ser fcilmente
reconocibles y cuantificables en la puesta en marcha del proyecto. sta codificacin se
har con un cdigo compuesto por la letra H seguida de una numeracin correlativa que
comenzar por 01.
Una vez determinados todos los hitos, tendremos el proyecto completamente definido, y
tendremos una lista de todas las actividades y acontecimientos que tendrn lugar durante
la puesta en marcha del mismo.
189
Actividad
Project
Management
Identificacin
Cdigo
H01
H02
H03
H04
H05
H06
H07
H08
H09
H10
H11
Negociacin
Planificacin
H12
H13
H14
H15
H16
H17
Publicidad
Venta
H18
H19
H20
H21
H22
H23
H24
H25
H26
H27
Entregable
Entrega de acta
Entrega de plan de proyecto
Trasladar al responsables del teatro los cambios o
modificaciones del proyecto
Comprobacin de errores del proyecto
Firma del contrato
Busqueda de posibles actores y autores de cmics
Anlisis de la viabilidad de las opciones
Eleccin de la opcin seleccionada
Contacto con actor y/o autor seleccionado
Reunin actor o autor
Exposicin de la oferta, presupuesto, condiciones y
pblico
Aceptacin o rechazo de la oferta
Firma del contrato
Identificar si es necesario ms personal
Contratacin de personal adicional si fuese necesario
Montaje y decoracin del museo para recibir al autor
o personaja del cmic
Buscar hoteles para la pernoctacin de las personas
que actuarn como personajes o para los autores
Encargo de impresin de octavillas y marquesinas
Reparto de publicidad
Contratacin de cuas de radio y anuncios en prensa
Contratacin de anuncios en portales webs
Gestin de pgina web del museo del cmic
Venta de entradas en taquilla del museo
Venta de entradas en internet
Contabilidad del dinero recaudado
Pago de gastos
Invertir beneficios
190
Actividad
Project
Management
Talleres
Exposiciones
Planificacin
Publicidad
Venta
Cdigo
H27
H28
H29
H30
H31
H36
H37
H38
H39
H40
H41
H42
H43
H44
H45
H46
H47
H47
H48
H49
H50
H51
H52
H53
H54
Entregable
Entrega de acta
Entrega de plan de proyecto
Trasladar al responsables del teatro los cambios o
modificaciones del proyecto
Comprobacin de errores del proyecto
Firma del contrato
Busqueda de posubles conciertos y espectculos
Anlisis de los espectculos
Contacto con las posibilidades viables
Eleccin de espectculo que actuar
Seleccionar el tipo de exposicin.
Montaje y decoracin de la sala destinada a la
exposicin
Recepcin del material destinado a ser expuesto
Identificar si es necesario ms personal
Contratacin de personal adicional si fuese necesario
Acondicionamiento del museo para exposicin
Encargo de impresin de octavillas y marquesinas
Reparto de publicidad
contratacin de cuas de radio y anuncios en prensa
Contratacin de anuncios en portales webs
Gestin de pgina web del teatro
Venta de entradas en taquilla del museo
Venta de entradas en internet
Contabilidad del dinero recaudado
Pago de los espectculos y otros gastos
Invertir beneficios
191
192
MUSEO
Organizacin
Externo
Direccin de
proyectos
Tcnico
Personal
Clientes
Tecnologa
Planificacin
Financiacin
Normativa
Publicidad
Control
Materiales
Impresin
Espacio
Costes
Actividad
Cdigo
R01
R02
R03
R04
R05
R06
R07
R08
R09
R10
R11
Organizacin
Externo
Tcnico
Direccin de proyectos
R12
R13
R14
Riesgo
Personal poco cualificado
Retirada de financiacin
Cach de alto de autores
Retraso en la recepcin de materiales
No se cumpla el xito esperado
Creen excesivo el precio de entrada
Cambio de normativa
Retraso, Fallo o Problemas con la impresin
Problemas con publicidad
Espacio insuficiente, o excesivo.
Problemas con iluminacin y distribucin del
espacio
La planificacin no se adapte a la realidad
Controles insuficientes
Aumentos de los costes
193
194
reconocida importancia el precio ascender. Adems habr factores que fijarn un precio
mnimo de entrada, como pueden ser los gastos fijos que tenga el teatro o la amortizacin
de los gastos de reforma y aplicacin de nuevas actividades en l.
. R07_Cambio de normativa:
Es un riesgo que podra aparecer, si cambiara la normativa de repente y las condiciones y
requisitos que se exigen son mayores o diferentes de los que cumple el teatro en la
actualidad.
Esto podra provocar problemas con la autoridad competente y un gasto mayor al tener
que cambiarlos si as se exigiera.
. R08_Retraso, fallo o problemas con la impresin:
Cuando hablamos de impresin bien podemos hablar de entradas o de anuncios
publicitarios o panfletos. Al tratarse de una actividad externa puede darse el caso de que
haya retrasos en los plazos de entrega, que estn mal impresos o que haya fallos en el
contenido de la entrada o panfleto a imprimir.
Esto hara necesaria una reimpresin que aumentara los gastos del museo, y en el caso de
retraso falta de publicidad o necesidad de buscar un remedio temporal para entregar las
entradas al pblico que desea adquirir una.
. R09_Problemas con publicidad:
El riesgo puede ser que no se publicite correctamente, que fallen a la hora de proporcionar
los datos del museo o las actividades que se realizarn en l. Tambin podra haber un
aumento repentino del coste de la publicidad que repercutira negativamente en los gastos
del museo.
Esto provocara una confusin en el pblico que podra cambiar su buena opinin sobre el
museo, y con respecto al aumento repentino del coste hara que el presupuesto con el que
cuenta el museo para implantacin de las actividades propuestas se viera afectado.
. R10_Espacio insuficiente o excesivo:
Este riesgo pude aparecer de dos maneras. Una de ellas vendra provocado si no se
realizaran suficientes exposiciones o si los cmics expuestos sean demasiado pocos, en
este caso las instalaciones y espacios destinados a ellos sera demasiado grandes lo que
generara prdidas econmicas, ya que se estara invirtiendo dinero en espacio que no
llegara a ser utilizado. Por el contrario, si se produjera un aumento considerable del
volumen de exposiciones podran aparecer deficiencias en el espacio existente,
necesitando, tal vez, una ampliacin para albergar todas las actividades planificadas Esto
tambin tendra consecuencias negativas al perder pblico que podra atraerse con todas
las actividades previstas.
195
196
Riesgo
Personal poco cualificado
Retirada de financiacin
Cach de alto de autores
Retraso en la recepcin de materiales
No se cumpla el xito esperado
Creen excesivo el precio de entrada
Cambio de normativa
Retraso, fallo o problemas con la impresin
Problemas con la publicidad
Espacio insuficiente o excesivo
Problemas con iluminacin y distribucin
Planificacin no se adapta a la realidad
Controles Insuficientes
Aumento de los costes
Cdigo
Probabilidad (P)
Impacto (I)
R01
R02
R03
R04
R05
R06
R07
R08
R09
R10
R11
R12
R13
R14
2
1
3
2
2
3
1
3
2
4
4
2
3
4
4
5
4
3
5
2
3
2
2
2
3
3
3
5
197
que tienen un cach ms alto debidas las circunstancias. Por lo tanto lo valoraremos como
un medio, un valor de 3.
Impacto: El impacto que tendra la contratacin de autor con un cach de estas
caractersticas sera alto debido a que, aunque esta funcin tendra mucho pblico, la cada
en el resto debido a que no son del todo a fines a los gustos de los clientes hara una
prdida muy importante para el museo, de esta manera el valor que tendra sera de 4.
. R04_Retraso en la recepcin de materiales:
Probabilidad: Los envos de materiales para exposiciones se realizan por parte de los
propietarios de los mismos, por lo que ellos contabilizan el tiempo de envo as como los
posibles problemas que pueda haber. Adems, tambin se reciben materiales adquiridos
para decorados o vestuarios de actores que representarn a personajes de cmic que
pueden sufrir los mismos retrasos y que en principio controlara la empresa que los enva.
Por lo tanto el retraso debe estar ya previsto, esto quiere decir que la probabilidad de que
este riesgo ocurra es bajo. Valor de 2.
Impacto: El impacto que generara sera medio, el pblico no percatara demasiado este
riesgo, ya que lo ms que implicara sera un trabajo doble por parte de los trabajadores
del teatro y los de montaje de las propias compaas. Tanto es as que el valor de impacto
sera 3.
. R05_No se cumpla el xito esperado:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo acontezca, sera dependiendo de lo
mucho o poco que atendamos a los gustos y necesidades de los clientes. Por lo general
intentar cumplirse este factor, pero habr restricciones impuestas por el presupuesto
que tiene el teatro para contrataciones. Esto quiere decir que la probabilidad de que no se
cumpla el xito esperado puede ser baja, ya que en la medida de lo posible cumplimos con
lo citado anteriormente. As pues tendr un valor de 2.
Impacto: El impacto sera muy alto. Siendo el principio de decadencia del museo del cmic.
Por lo tanto lo contabilizaremos con un valor de 5.
. R06_Creen excesivo el precio de entrada:
Probabilidad: Teniendo en cuenta que se intentar atraer a los personajes del cmic ms
populares, los autores ms actuales y hacer exposiciones y talleres temticos de las
preferencias de los clientes, y que la entrada vara en funcin de la actividad o exposicin
est ofreciendo en el museo, es posible que en muchas ocasiones el precio ascienda del
habitual y que los clientes piensen que el precio es elevado. Por lo mismo el valor que se le
otorgar ser de 3, probabilidad media.
Impacto: El impacto que tendr este riesgo ser bajo, debido que, a pesar de que las
entradas puedan tener un elevado precio, son funciones de actualidad y muy interesantes
para el pblico, con lo que incluso al parecerles elevado el precio es muy posible que
asistan a verlas. Esto hace que se considere un nivel de impacto bajo, en este caso de 2.
198
. R07_Cambio de normativa:
Probabilidad: Es poco probable que la normativa cambie o evolucione de modo que pueda
ser un riesgo para el museo, por lo tanto el valor que se le otorgar ser de 1, probabilidad
muy baja.
Impacto: El impacto que podra tener el hecho de que hubiera cambios importantes en la
normativa que pudieran ser un riesgo para el museo, sera un impacto medio, ya que de
ser as habra que hacer cambios en el museo que podra tenerlo parado por un tiempo.
As pues el valor de impacto ser de 3.
. R08_ Retraso, fallo o problemas en la impresin:
Probabilidad: Es posible que al imprimir las entradas o publicidad haya fallos de
impresin, o errores, ya que la impresin se externaliza. Esto hace que el valor de
probabilidad sea de 3.
Impacto: No afectar demasiado este riesgo, en el caso de que las entradas tengan algn
fallo de impresin podrn corregirse o subsanarse para la prxima impresin, y en el caso
de la publicidad el impacto sera el mismo. Por lo tanto el valor de ste sera de 2.
. R09_Problemas con la publicidad:
Probabilidad: Es poco probable que existan problemas de este tipo, ya que la publicidad se
contrata y supervisa para que no existan esos fallos. En cuanto al cambio de tarifas a
pagar, tampoco es usual que se vea fuertemente aumentado sin previo aviso, dicho lo cual
el valor que tendr ser de 2.
Impacto: El impacto que provocar este riesgo, no es muy notable. Puede ser que la
confusin en datos del teatro pueda hacer que algunos clientes dejen de asistir, o que haya
un poco ms de repercusin econmica, pero en general el valor que tendr ser de 2.
. R10_Espacio insuficiente o excesivo:
Probabilidad: Puede darse tanto un caso como otro, y tambin puede ser que sea
dependiendo de las exposiciones que se ofrezca en el momento. En cualquier caso, la
probabilidad de que esto se ocasione es alta, por lo tanto tendr un valor de 4.
Impacto: El impacto que produce esto, puede ser negativo ya que podra perderse dinero
teniendo abiertas las salas con pocas exposiciones o con demasiada. La compensacin de
uno y otro impacto har que el valor sea de 3.
. R11_Problemas con iluminacin y distribucin de espacio:
Probabilidad: Es probable que la iluminacin no sea correcta para que no haga sombra con
los cmics o para q sea perfecta y adecuada para los clientes. Adems una correcta
distribucin es muy importante, que no se vean los cmics muy juntos, que las
exposiciones estn distribuidas a lo largo del museo de modo que puedan a la vez verse
cmics y elementos expuestos pero sin parecer agobiado, y es algo que puede darse a
menudo. Por lo tanto la probabilidad de riesgo puede ser algo, valorndolo en 5.
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
199
Impacto: Este riesgo, tendra un impacto medio en el teatro. Si se produjera, podra hacer
que el pblico disminuyese, as como la fama del museo, debido a que podran pensar que
no es agradable ir a un establecimiento donde no se cumplan unos factores importantes
como son estos dos. Esto har que el valor otorgado sea de 3.
. R12_La planificacin no se adapta a la realidad:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo se produzca es baja, ya que se hacen los
proyectos atendiendo a la situacin actual, y suelen adaptarse bastante. Por esto mismo el
valor es de 2.
Impacto: En el caso de producirse, el impacto que tendr ser medio ya que tendra que
realizarse cambios de proyecto o actividad. Tanto es as que el valor ser de 3.
. R13_Controles insuficientes:
Probabilidad: Es probable que, a menudo, hagan falta ms controles de los que se
proyectan en un principio. Por lo tanto podra ser un riesgo para la puesta en marcha del
proyecto. As pues, el valor que se le otorgar a este riesgo ser de 3.
Impacto: El impacto que provocar este riesgo, es medio, por lo mismo tendr un valor de
3.
.R14_Aumento de los costes:
Probabilidad: La probabilidad de que se produzca este riesgo, es alta ya que en la
implantacin de un proyecto se producen cambios de ltima hora, retrasos, problemas que
hay que resolver con premura, y todos estos hacen que el coste del mismo aumente
considerablemente. Esto hace que el valor de probabilidad que se le otorgue a este riesgo
sea de 4.
Impacto: Si se produjera este riesgo, el impacto que tendra sera muy grande, ya que en la
aportacin econmica que se tendra que realizar sera fuerte, lo que podra provocar que
redujera el presupuesto posteriormente para la contratacin de espectculos o compaas
teatrales, ya que la financiacin no variara.
Por otra parte, este riesgo traera consigo retrasos que provocaran trastornos del
calendario de actuacin, e incumplimiento de fechas de contrato con las funciones
contratadas.
Por todos estos motivos calificaremos el impacto del aumento de los costes en muy alto, lo
que supondra u valor de 5.
Una vez evaluados todos los riesgos, y definidos al detalle todos los impactos y
probabilidades posibles, se representan grficamente, en un diagrama de dispersin
donde podemos ver la importancia de los riesgos, en funcin de estos dos parmetros.
200
Anlisis de riesgos
4,5
R01
Probabilidad
R02
3,5
R03
R04
R05
2,5
R06
R07
R08
1,5
R09
1
R10
R11
0,5
R12
0
R13
0
R14
Impacto
Probabilidad
Alto
R10
R11
R14
Medio
R08
R06 R13
R03
Bajo
R09
Bajo
Medio
Alto
Impacto
Grfico 5-35. Representacin de matriz de probabilidad e impacto de los riesgos del museo
201
Probabilidad
Tras analizar los dos grficos, podemos apreciar que los riesgos ms importantes y en los
que habra que poner especial atencin. La prioridad de los riesgos la evaluamos segn la
matriz de referencia.
Alto
Medio
Bajo
Alto
Medio
Bajo
Impacto
Grfico 5-36. Matriz de prioridad de los riesgos
Numeramos todos los riesgos en funcin de la prioridad para poder establecer una
respuesta a los mismos:
1. Aumento de costos.
2. Problemas con iluminacin y distribucin de espacio.
3. Cach alto de autores.
4. Espacio insuficiente o excesivo.
5. Precio de la entrada excesivo.
6. Controles insuficientes.
7. Personal poco cualificado.
8. Retirada de financiacin.
9. No se cumple el xito esperado.
10. Retraso, fallo o problemas en la impresin.
11. Retraso en la recepcin de los materiales.
12. Cambio de normativa.
13. La planificacin no se adapta a la realidad.
14. Problemas con la publicidad
ste ser el orden de preferencia al que tendremos que atender a la hora de solventar un
problema que pueda aparecer a la hora de la puesta en marcha del proyecto. Teniendo en
Claudia Candil Castro. Ingeniera de Organizacin Industrial
202
cuenta que es necesario intentar solventar los primeros, y que si los ltimos quedan sin
hacerlo tampoco generara grandes problemas.
203
Riesgo
Cdigo
Respuestaa
Asegurarse de que el personal contratado est
suficientemente cualificado para el puesto de
trabajo
Atender siempre a las recomendaciones de las
entidades financieras, no realizar cambios
drsticos que les hagan perder la confianza en
la rentabilidad del teatro.
Tratar, en la medida de lo posible, de contratar
conciertos o compaas cuyo cach nos permita
seguir con la planificacion de actuaciones del
teatro.
R01
Retirada de financiacin
R02
R03
Retraso en la recepcin de
materiales
R04
R05
Estrategia
Evitar
Mitigar
Mitigar
Transferir
Mitigar
R06
Cambio de normativa
R07
R08
R09
R10
R11
Planificacin no se adapta a la
realidad
R12
Mitigar
Controles Insuficientes
R13
Mitigar
R14
Aceptar
Mitigar
Aceptar
Mitigar
Aceptar
Aceptar
Evitar
204